Manual de Usuario Sistema de Trámite Documentario
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1. Adjuntos Historial Consultar a Refrescar Esta Opci n le permite actualizar la informaci n manejada de todas las bandejas del Sistema de Tr mite Documentario b Recepcionar Para Recepcionar documentos haga lo siguiente Marque el los documento s a Recepcionar luego haga clic derecho y seleccione la opci n a continuaci n se har la recepci n del documento mostr ndole un mensaje www ingemmet gob pe tdp Tra_Mantenimiento Tra_M E Fecha Recepcion 01 08 2013 v Hora Recepcion 11 50 AM x Atencion Presione el bot n Recepcionar para descargar el documento a la Bandeja de Documentos Recepcionados o Redactados O presione Archivar para directamente de la bandeja de salida pase a la bandeja de Archivados c Adjuntos Opci n que le permite consultar si el documento se encuentra adjunto a otro d Historial Opci n que muestra el seguimiento que se hace del documento desde su creaci n hasta su estado actual del mismo e Consultar Esta opci n le permite ver la informaci n ingresada del documento que haya sido seleccionado previamente2. INSTITUCI Memo 000228621 0001 2013 INGEMMET OS CONFORMIDAD DE SERVICIOS i a S E A ANGEMMETOS RESOLUCION DE CONTRATO D OOOO AT Li 010 INGEMMET OS DESCANSO FISICO A CUENTA E HR PROCEDIMIENTO DE ACCESO ASUNTO CORREO ELECTR N Memo 000182725 0002 2072 INGEMMET OS APAS DE LOS BOLETINES DE E JOCUMENTO DIRIGIDO A LA INi Memo o 000228777 0002 2013 INGEMMET OS DEl Registro de Memo 000031338 l0003 2008 INGEMMETIOS JIA A CUENTA DE VACACIONES Documento a JESIGNACION DE PROYECTO Memo 0006142 90032008 NGEMMETIOS INGENIERO ALVARO CHANG E MINE 000105752 0003 2010 1NGEMMETIOS E T DELF Mina INT ATA AA e RS nmen mam AnA I iman PT q e U rea de Botones a 2 Doc Recibidos En la siguiente opci n podemos visualizar todos los documentos que se dieron recepci n en la Bandeja de documentos de recepci n redactados Igual que en el caso anterior puede filtrar los documentos o buscar un determinado documento por las opciones de b squeda de documento detallada en el caso anterior Las partes y funcionalidades de esta ventana son similares a lo descrito para la ventana de Doc Emitidos Registro de Documentos Recibidos Periodo De 01 01 2007 w hasta 12 09 2007 X a MOMO 60 encontrados Kero TO 000054 J020 200 NGEMMETDGARG Remisi n Informe de viaje a Espa a AN heno 000022889 J0153 2007 INGEMMET OA DESIGNACION DE COORDINADOR Nero 000022711 541 2007 INGEMMET O
3. para ello haga clic derecho sobre la bandeja de Documentos para visualizar las opciones manejadas en esta bandeja DOCUMENTOS SALIENTES q Refrescar 0050 20 pas 0086 20 Imprimir Cargo 0000209437 0076 20 e A lona Adjuntos Historial Consultar a Refrescar Esta Opci n le permite actualizar la informaci n manejada de todas las bandejas del Sistema de Tr mite Documentario b Devolver Esta opci n le permitir retornar los documentos seleccionados a la bandeja origen Bandeja de Documentos Recepcionados Redactados c Imprimir Cargo Esta opci n permite generar un reporte del cargo a imprimir en formato PDF con la informaci n del documento seleccionado d Adjuntos Opci n que le permitir consultar si el documento se encuentra adjunto a otro e Historial Opci n que muestra el seguimiento que se hace del documento desde su creaci n hasta su estado actual del mismo f Consultar Esta opci n le permite ver la informaci n ingresada del documento que haya sido seleccionado previamente 6 Descripci n de Bandeja de Documentos por Recepcionar A continuaci n se describe las opciones que presenta la Bandeja de Documentos por Recepcionar del Sistema de Tr mite Documentario para ello haga clic derecho sobre la bandeja de Documentos para visualizar las opciones manejadas en esta bandeja DOCUMENTOS POR RECEPCIONAR 14 Refrescar Recepcionar
4. reli GDel go0o Minnto y Metal rgico CIO PORTAL INSTITUCIONAL GEOLOGIA DERECHOS MINEROS LABORATORIO BIBLIOTECA TRAMSPARENCIA EEC CUE Quienes Somos g Carta Geologica Nacional Concesiones Mineras Tr mites Marin y Vianos 9 Gecdogia legionai gt Derecho de vigencia Tr mites Urzaregrara An Esolog a Ambiental y Riesgo Geologico W Padr n Minero Nacianal 3013 Funcionarios WS informes Teomcos Y E Catastro Minero Y Recursos minerales y energ ticas S Catastro Minero Google Earth A a 3 de Productos Geol gicas Ey Corsulta de distribuci n de Derecho de Vigencia y Peraidad PORTAL DE s Ver tods der ikes TRANSPARENCIA CONSULTA AL SIDEMCAT Deerchcs Mineros Deocenos de Voenna y Pensiiad Visusiranon de Cstederass El Sistema le mostrar la p gina de inicio de la Intranet con una lista de las aplicaciones a las que usted tiene acceso Finalmente para ingresar al Sistema de Tr mite Documentario debe seleccionar la opci n Tr mite Documentario y inicia Imraret inge CAGA amanet MGEIMEr Boat deta arg AG Dicen Ye Fevenmitos Ejerrarmientes Ayude JD pres Intranet A ir a la Fara nati l PAJUITIMLA maa La benis de toy 20 de jan las mtalacion es cbi att Colorao Mies y Mobbing 7 IRURE TUETTA JAVIER EIA TE CEPAS se licof de patrias patirs a la PEAD DIE PERENA P 3 A continuaci n se muestra la pantalla Principal del Sistema el cual contiene las tres 3 Bandejas princi
5. stos se generan autom ticamente cuando uno emite o recepciona un documento en las bandejas principales del Sistema es decir que estos Registros sirven m s que todo de consulta de los documentos que pasaron por el rea para lo cual se ha integrado un motor de b squeda que se detallar en los sub tems Doc Emitidos Doc Recibidos a 1 Doc Emitidos A continuaci n haga clic en la opci n de Doc Emitidos para poder visualizar los documentos que fueron emitidos desde nuestra Bandeja de documentos recepcionados redactados hacia la Bandeja de Documentos Salientes tal como se muestra en la siguiente figura Las partes de esta ventana se muestran a continuaci n A Documentos Emitidos Windows Internet Explorer el N de Documentos encontrados por la b squeda A http fwww ingemmet gob pe tdp Tra_Busqueda Tra_BusRegDocEmitidos aspx w_Area 6 Registro de Documentos Emitidos Opciones de B squeda de Documentos De 01 01 2007 hasta 12 09 2020 y 4052 encontrados HTA OO asignaci n de nuevas tareas a WI Memo 00061410 IS Ai ESIGNACION DE PROYECTO Tabla de HE 0 00 NGEMMET OS CUSTODIA DE CARTA FIANZA N Documento fo Jero ooooseoz poor 2oio noemmerosi CONTRATACION DE PERSONAL Memo matara JO0OT 2011INGEMMETIOS EVALUACI N DEL PLAN OPERA Emitidos FERENCIA CORREO ELECTF i Yee ooa pooraotzanaenveTos PLAN ESTRAT GICO
6. 9 14 encontrados 000259 Autonzaci n de Ingreso de Personal Hoja de Remisi n niorme emo Comite Especsal 000258714 ros AAA Rendici n de Cuent 3 A TA aporte de Prod E Actualizar Corre lativos Windows Ir TOS SALIENTES 3 E Requerimiento de Y me j Solicitud de Vi ticos e entas por CD 4 AI s 1291 8 E G G c 2 Emisores Esta opci n permite al usuario actualizar la informaci n de un emisor externo dar de baja emisores externos y registrar nuevos emisores tal como se muestran en las siguientes im genes Caso 1 Actualizar Informaci n de Emisor Realice la b squeda del Emisor al cual se actualizar la informaci n luego de ubicar el mismo haga clic sobre el Emisor luego aparecer una ventana con los datos del emisor realice los cambios a la informaci n del emisor luego de ello presione el bot n Guardar l ato de Emaon Wirciows Irmermet Explorer sti E htm ooo mgemmet gob peto Tr Mertenmento Ta Marker apt Anm Ib DES JACKELIME pro ik e sia i pr e a a DE AR OC a Mantenimiento de Emisor Externo FNTOS POR RECEPCIONAR Nombre o Emprasa 30 COM DEL PERU SA A A Enpresa Uma petias purdicas A A au A i eo RUC Pura paranas anacat maae SPONE ROSALES OILLAM JUA ONI C Para guernuras ma as A l Caso 2 Dar de Baja Emisor es Seleccione al Emisor o emisores a dar de baja luego d
7. A UP Resoluciones de Contratos Memo TO 102m 200 INGEMMETOA UL REMITO COPIA DE CONTRATO PAE Memo 000022726 0316 2007 NcemmeToauL PUBLICACION EN LA PAGINA WEB on Remo T ooa 0299 2007 INGEMMETIOA UL JREMITO COPIA DE CONTIRATO P Memo Y ZO 010 200 NGEMMET SG SERVICIO DE TELEFONIA MOVIL VA E ODIFICACION DE VALOR REFERE C few O NENET OA MENO T7E 200 ANGEMNETOS pe O ooe NOOO NGEMMETDDV SOLICITA INFORMACION PARA ATI sE INSTALACION DE SOFTWARE eo Y 002478 JO122 2007 INGEMMETISGUUADA AMPLIACION DEL MODULO DE CO fe OATES RETA ANCEMMENIDGARS Especticaciones de calidad de sofa emo ooi OSA NGENNETPCO Formulaci n de encargos al Organo d Remisi n de Informe S N 2007 INGEI emo 000022111 0160 2007 INGEMMET DCM prueba efectuada de la comprobaci n petitoros en dicha Ciudad o a a dada UE DT puto cc Opes OA NENET PESIGNACIONDE COORDINADOR emo Y oea ore 2007 NcEMMErDOM Folcita Adquisici n de equipos Mon ern 0000274 18 T 2007 INGEMMETIDGR Solicitud de instalaci n de software eo AT POSO INGEMMENSG OPE EVALUACI N DE INDICADORES DE Y Emo JUDOZ1 100 0103 200 INGEMME T OS SELECCI N DE PERSONAL PARA b Bandejas El siguiente tem te presenta solo una opci n la Bandeja de Doc Archivados y Anulados la cual entrega al usuario una bandeja extra a consultar por los documentos que pudo haber archivado o bien por los documentos que anulo De esta bandeja es posible recuperar los archivos que
8. Manual de Usuario Sistema de Tr mite Documentario 01 de agosto de 2013 O O JO UL OQ0N INDICE Introducci n Acceso al Sistema de Tr mite Documentario Descripci n de Ventana Principal Descripci n de Opciones Principales Registros Bandejas Mantenimiento Consulta Manual Salir Descripci n de Bandeja Documentos Recepcionados o Redactados Caso 1 Registrar Documentos Internos Caso 2 Registrar Documentos Externos Descripci n de Bandeja de Documentos Salientes Descripci n de Bandeja de Documentos por Recepcionar Introducci n El Sistema de Tr mite Documentario es un aplicativo de uso interno que tiene como fin el seguimiento de la documentaci n generada en la Instituci n a nivel nacional y o recepcionada en cada una de sus mesas de parte Los documentos ya sean de origen interno o externo que necesiten circular por cualquier Area de la Instituci n son registrados en el Sistema en donde se le aplica los movimientos de env o recepci n y archivo seg n corresponda El Sistema provee al operador Bandejas donde podr inspeccionar la situaci n de los documentos que tiene asignados luego ste podr efectuar las Operaciones correspondientes al documento para su atenci n Para ingresar al Sistema de Tr mite Documentario los usuarios deber n ingresar al Portal Web de INGEMMET http www ingemmet gob pe luego al hacer clic en la opci n Intranet en la cual muestra la imagen DIA ss PA MUA IIA AA
9. a informaci n manejada de todas las bandejas del Sistema de Tr mite Documentario 6 2 Nuevo Esta opci n permite generar documentos de origen Interno Externo a continuaci n se detalla casos pr cticos para cada uno de ellos HJDEMIET Nasva Darumerto T arma roo pa EJ Caso 1 Registrar Documentos Internos Para el siguiente caso tome en cuenta los siguientes pasos para el llenado de los campos solicitados 1 Verifique que el origen del documento que se viene creando sea el de tipo INTERNO Origen Interno At 2 Luego de haber seleccionado el tipo de Origen Interno autom ticamente el campo de Nro De documento se configura con el ltimo correlativo del documento registrado 3 Los campos referidos a documentos externos no ser n visibles para el usuario como la caja de edici n de un Emisor Externo y su fecha y hora de recepci n de este documento 4 Verifique que la fecha del documento sea la correcta 5 En el campo Referencia del Documento indique a quien va dirigido el documento 6 En el campo asunto detalle brevemente el pedido a solicitar 7 Asigne la prioridad al documento ingrese el n mero de folios que contiene el documento f sico impreso m s documentaci n adjunta al mismo as mismo agregue el n mero de copias a generar del documento 8 En caso de que el Destino sea interno o externo seleccione este en la caja de selecci n Seg n sea la selecci n se visualizar o ocultar la t
10. abla que lista a los destinatarios internos ingresados o la caja de edici n de un destinatario externo Desting Interno wt 9 Para el registre de Destinatarios Internos para ello seleccione el bot n ubicado en la parte derecha de la cabecera del rea donde se lista los destinatarios internos dentro de la ventana Mantenimiento de Documentos autom ticamente se abrir una nueva ventana Buscar Destinatario como se muestra en la siguiente figura en sta seleccione el usuario o usuarios a quienes ser dirigido el documento si este aparece dentro del listado de usuarios mostrado sino puede utilizar las herramientas de b squeda como por nombre del usuario o por seleccionando un rea definida CHACALTANA Chacaltana Budiel Cesar Aponte Victor Asesoria Jundica i WSS Minerales Y getos RUJBIOM Rubio Mon Cesar Oficina De Administracion 2003 alo Directivo Las Aries rre nidad De Personal iniiad Ciazmrara Torrama A Tic ir i En caso de haber seleccionado err neamente a un destinatario o destinatarios marque a los usuarios en la lista de destinatarios de la ventana Mantenimiento de documento y presione para eliminarlo vuelva a ingresar a la pantalla de selecci n de destinatario 10 Para el caso de que el documento contenga documentos adjuntos al mismo es decir memos oficios etc En la Opci n Anexo de la ventana de Mantenimiento de documento seleccione el icono l ubicado en la p
11. anulo archivo devolvi ndolos a la bandeja de documentos de recepci n redactados o bien se puede s lo consultar el documento donde podemos ver sus datos anexos y ver el historial del documento Doc Archivados f Anulados E IGN T Desanular y Desarchivar Documentos Correlativo I al e cl ip w G 15 encontrados Cajas de Selecci n TS rs Lorrelatiuo H Documento Pe 000021030 149 2007 ANGEMMETACA LF INFORME DE AUDITORIA E 000020935 0722007 INGEMMETIOAJ a AS 000020724 457 2007 IMGEMMET OA UP ADQUISICI N DE UNIFOR ELECCI N DE COLOR Y huh 000021402 479 2007 ANGEMMET A4 LP EL PERSONAL FEMENINO 000022016 187 2007 IMGEMMETtDGRA Solicitud de apoyo administre MBA MARIO HUERTA ROD 000021976 094 2007 IMGEMMETPCD Resoluci n 083 2007 IMGE Hi pago oportuno del Derecho di Publicaci n en el Diario Ofici 000021835 501 2007 IMGEMMET20 L1P RENTAS ABOG D WALER 000021661 1856 2007 IMGEMMETDOR Encargatura de funciones 00020657 150 2007 IMGEMMETA0S se remite originales de Contr gt aere Las partes de esta ventana son similares a las descritas en la ventana de Doc Emitidos y la funcionalidad es tambi n similar con la excepci n que esta ventana tiene un campo adicional con cajas de selecci n que le ayudar a seleccionar varios documentos archivados o anulados para posteriormente d ndole clic en el bot n recuperar se restaurar en la bandeja de recepci n o redactados de
12. arte derecha del encabezado presione el icono para realizar la b squeda de todos los documentos que se encuentran en la Bandeja de documentos recepcionados redactados seleccione el documento o documentos dando clic sobre los mismo 4 encontrados a PRA rn FEE A abi vo Neo Topet INE car a LILA Se SETE PAN ee 1 Tipo Corr H ento Pe 000252064 1139 2013 INGEMMET OA ADQUISICION DE TABLETS CONVEN UL N A AA a o E Guardar 11 Si a n no se requiere del env o del documento presione el bot n e 12 Caso contrario presione bot n a Enviar el documento autom ticamente pasa a la Bandeja de Salida a la espera de la recepci n por parte del destinatario 13 En caso que desease archivarlo puede utilizar esta opci n desde la ventana Mantenimiento de E Documentos haciendo clic en el bot n AAN Dto wwa ingereratgob petiz Tos Mestre Tre Vortag emerin mp Drrpertat gt Mb ler D Usario JGUZMAN GUZMAN PAREDES JACK LINE w Aus OFICINA DE SISTEMAS 5 Oige intemo v Tyr amo o v 10548 o o e A zz U aga WN Decumano 2013 INGEMMET LE anes C EA ree D cerststivs IT Worms Y Far Dec 0108 201 3 io Famatu Abryyyy Rat Docurento Asumo Priondad Normal w gt Liicacdon Ferca l Ta ye o We Faber 11 e capta 10 z Destieu inamo l Dian de Plazo C B Y i B warea giem Gw j mi Caso 2 Registrar Documentos Externos Pa
13. el mismo presione el bot n Eliminar para terminar con el proceso EE Y CASELLA LURS ALBI A a a El5l5 E peA Opss i psa hs E E a un cpe pss E i A e AA IDA ZO A IDEA gt A AE LE omm Ml Eliminar 141 Lima ar Mica Caso 3 Registro de Nuevo Emisor Para registrar un nuevo Emisor presione bot n Nuevo luego aparecer una ventana donde se har el llenado de los datos del Emisor luego presione bot n Guardar para el registro del nuevo Emisor NOTA Tener en cuenta que los campos resaltados en color Rojo y con asterisco son campos obligatorios a llenar i KTOS RECEPCIONADOS O REDACTADOS 29 i mt DOCUMENTOS POA RECEPCIONAR j i b ho i E o pes DBE lt a Menta GE ESTUSC WEAS MEL LADA _ 8 ras hato waw mem gob pe tal Tra Ira Manterurveraa Tra ManEmanr asp y Ases gima Hi ai a Momira p Empresa Ha OM RUC E Emisor Windows inier plo pea cad a s ingemmetgob pe do Tre Mertenmmne Te MarFegimes apetlipo z gt E 4 i j i t pnu Py ya 0900 0 9 o o ad E E a E E a a E a ul UB NUI LRE AFA A Consulta Este tem cuenta con solo una opci n la cual es una consulta general de documentos y movimientos donde se puede ubicar cualquier documento y sus movimientos o bien solo un determinado movimiento del documento que haya sido registrado en el Sistema de Tramite Docume
14. este grupo Es posible ocultar los detalles de los documentos para cada grupo haciendo clic en el icono que aparece en la parte izquierda de los encabezados de cada grupo Inicialmente aparecen todos los grupos abiertos es decir todos los detalles de los documentos visibles Se presenta tambi n una leyenda para la Bandeja de Documentos de recepci n Redactados en donde se lee que los documentos guardados o creados por el usuario activo se mostrar de color verde y los documentos de origen externo se mostrar n de color rojo Ejemplo de esto se puede apreciar en la figura Para la identificaci n de los documentos que tienen documentos adjuntos se ha colocado en la parte izquierda de cada registro un c rculo rojo Ejemplo se puede apreciar en la figura 5 Descripci n de Opciones Principales A continuaci n se describe las opciones que presenta la Pantalla Principal del Sistema de Tr mite Documentario En la margen superior izquierda de la ventana principal del Sistema se puede apreciar el men de opciones con los siguientes tems Registros Bandejas Mantenimiento Consulta Manual Salir a Registros Este tem nos presenta 2 opciones los Registros de los Documentos Emitidos y los Registros de los Documentos Recibidos stos vienen a remplazar a los libros f sicos que com nmente utilizaban para registrar todos los documentos que entraban o sal an de una rea La diferencia con estos Registros de Documentos del Sistema es que
15. la ventana principal del sistema es decir se desarchivar o desanular seg n sea el caso c Mantenimiento El este tem se presenta dos opciones ambas relacionadas con el mantenimiento de datos la primera opci n brinda un mantenimiento de los correlativos de los documentos y la segunda opci n permite al usuario dar mantenimiento a los emisores externos al sistema incluyendo opciones para agregar actualizar y eliminar emisores Correlativos Emisores c 1 Correlativos En la siguiente figura se presenta el caso que el usuario desear reiniciar el correlativo de la serie de alg n tipo de documento es posible hacerlo esto por a o Para hacerlo podemos seguir los siguientes pasos una vez situado en la ventana de Mantenimiento de Correlativos haga clic sobre el tipo de documento a modificar aparecer una peque a ventana en la cual se mostrar el tipo de documento el a o de la numeraci n y una caja editable para el n mero de correlativo ha ser asignado por el usuario luego presione bot n Guardar para actualizar los cambios tal como se muestra en la imagen COPE MR Area OFICINA DE SISTEMAS DE INFORMACION ECEPCIONADOS O 2 Mantenimiento de Correlativos Windows Internet Explorer iam x POR RECEPCIOI e http www ingemmet gob pe tdp Tra_Mantenimiento Tra_ManCorrelativo aspx w El 00025813 Actualizar Correlativos 000258 000258 000259 A o 2007 v 000258312 00025
16. lic derecho y Atenci n seleccione la opci n aparecer una ventana donde puede hacer el cambio de estado para el documento tal como se muestra en la figura e Atenci n del Documento Windows Internet Explorer pr us jo ME E SIMIT Atencion Documento Tipo Carta Tipo de Atenci n Numero 074 2013 TIS SIPF Atencion PENDIENTE v i pre e a B Detalle ca l Detalle del Documento i Opci n Archivar EZ Archivar Cancelar Cambio Guardar Atenci n 4 7 Adjuntos Adjuntos Seleccione el documento a consultar luego haga clic derecho y seleccione la opci n aparecer una ventana donde figuran los documentos adjuntos al documento principal tal como se muestra a continuaci n Documentos Adjuntos Windows Internet Explorer provided by INGEM O e Documentos Adjuntos Carta 074 2013 T15 SIPF Campo donde se Visualizan los documentos adjuntos al principal 4 8 Devolver Seleccione el los documento s que ser n devueltos al usuario remitente del mismo para ello haga E o Deol clic derecho y seleccione la opci n 2 autom ticamente el los documento s que fueron seleccionados se encontrar n en la Bandeja de Documentos por Recepcionar 4 9 Archivar Seleccione el los documento s para ello haga clic derecho y seleccione la opci n tE luego de ello los documentos pasar n a archivarse si se desea hacer c
17. ntario Consulta Consulta General ede General Windows inteme Lspion 2 tty i waw agemmet gob pets Tre_Dumueda Tim_DusDoc ener an Opciones de i Fecre f DN lamar T 7 wa Mamo aa Os 01 01 2007 je son 10092007 B squeda Doc Suda m na i orbe Todas Ta LEIA pacto o 01 01 2007 e sama 10092007 Teona de Mas AANY cen be 01 01 0007 Der Todas Botones A A a a con funciones espec ficas rea donde se visualizar Resultado e Manual Esta opci n le permite visualizar el Manual de Usuario del Sistema en caso de tener alg n inconveniente con el manejo del Sistema f Salir Opci n para finalizar la sesi n de Usuario en el Sistema de Tr mite Documentario 6 Descripci n de Bandeja Documentos de recepci n o Redactados A continuaci n se describe las opciones que presenta la bandeja Documentos recepcionados Redactados del Sistema de Tr mite Documentario para ello haga clic derecho sobre la bandeja de Documentos para visualizar las opciones manejadas en esta bandeja DOCUMENTOS RECEPCIONADOS O REDACTADOS 32 MONADA 77 NTA MALTI spp Ri MITE ENTF Refrescar NEGOCIO j Nuevo R 2013 C MAI Actualizar Consultar A 2013 C MAI EI A Aira Enviar Atenci n Adjuntos Devolver Archivar Anular Historial j Imprimir Bandeja Imprimir Bandeja Nuevo 6 1 Refrescar Esta Opci n le permite actualizar l
18. onsulta de la ubicaci n del mismo acceda a trav s de la Barra de Herramienta del Sistema Bandeja gt Doc Archivados Anulados NOTA Debe tener en cuenta que los documentos que vayan a archivarse no deber n estar en un Estado de Atenci n PENDIENTE o en alg n estado que indique que el documento esta aun en proceso de atenci n 4 10 Anular Seleccione el los documento s para ello haga clic derecho y seleccione la opci n Ane luego de ello los documentos son anulados si se desea hacer consulta de la ubicaci n del mismo acceda a trav s de la Barra de Herramienta del Sistema Bandeja gt Doc Archivados Anulados Seleccione el documento para ello haga clic derecho y seleccione la opci n luego de ello se visualizar la ventana de seguimiento del documento tal como se muestra a continuaci n 4 11 Historial E Historial del Documento Windows Internet Explorer provided by INGEM CEN gt E INGEMMET Historial de Documento Tipo Carta Numero 074 201 I TIS SIPF Fecha Doc 22 07 2013 Usuario Envio CHAWARRIA PAREDES VANESA Area Envio UADA SEDE AV LAS ARTES 1 encontrados ETA MM leeutoae AV LAS ARTES VOHAVARRIA 4 Leyenda e E Tramitado Recepcionado 7 Archivado 1 Enviado Anulado Erer aee 5 Descripci n de Bandeja de Documentos Salientes A continuaci n se describe las opciones que presenta la Bandeja de Documentos Salientes del Sistema de Tr mite Documentario
19. pales del Sistema Bandeja de Documentos Recepci n Redactados Bandeja de documentos Salientes y Bandeja de Documentos por Recepcionar FIADEMAET N 4 Ususario GUZMAN FAST JACHEL ME Servidor aradin Mes OPINA DE MITEMAS OU INFORMADON DOCUMENTOS AECEPCIONADOS O REDACTADOS 1 20 DOCUMENTOS POR RECEPCIONAR 25 wasae Domeriosrss A mmer sa 10 A pamona ots IIED v W DOI DOI 4 Descripci n de la Ventana Principal del Sistema En la siguiente imagen se describe todas las partes de la ventana principal inicial del Sistema de Tr mite Documentario D i Barra de Men de Opciones A UMano Y Datos del Servidor de Informaci n Usuaria GUZMAN PAREDES JACHEL MWE Ares OFICINA DE HATEGBAS DE INFORMACION DOCUMENTOS POR RECEPCIONAR 25 j Bandeja de Documentos por Recepcionar Bandeja de Documentos Recepcionados o Redactados Bandeja de Documentos Salientes Leyenda de los Documentos Recepcionados Las 3 bandejas de esta pantalla tienen como encabezado el t tulo de la bandeja y entre par ntesis el n mero de documentos que existen en sta y como cuerpo el listado de documentos ordenados y agrupados por el tipo de documento Cada grupo de documentos creado a partir del tipo de documento tiene como encabezado el nombre del tipo de documento seguido de la palabra Registrados y el n mero de documento en
20. ra el siguiente caso tome en cuenta los siguientes pasos para el llenado de los campos solicitados 1 Verifique que el origen del documento que se viene creando sea el de tipo EXTERNO Cuando se escoge esta opci n se visualizar informaci n requerida para este tipo de usuario como el ingreso del usuario externo y fecha y hora de recepci n Emisor El Fecha Recepcion 01 08 2013 k Formato dd mmuyyyy Hora Recepcion 30 2 PM E Formato hh mm am pm 2 Luego de haber seleccionado el tipo de Origen Externo autom ticamente el campo de Nro De documento se configura W Buscar Emisor Windows at et Exp arer provided by ING Di Busqueda de Emisor Externo Emprena Nombre o DNI RUC A 0 encontrados 3 Seleccione al Emisor Externo presionando en la ventana de Mantenimiento de Emisor se abrir la ventana para Buscar Emisor como se muestra a continuaci n en esta ventana puede buscar un Emisor Externo por Nombre del Natural o por el nombre de su Empresa o Instituci n esto seleccion ndolo de una barra desplegable presione para realizar la b squeda selecci nelo haciendo clic sobre el nombre del emisor 4 Contin e con el llenado de los dem s campos seg n Caso 1 VER Caso 1 desde punto 4 en adelante 4 3 Actualizar Seleccione el documento que se requiere actualizar la informaci n Ejm luego haga clic derecho y seleccione la opci n Actualizar Luego de haber modificado la informaci n del documen
21. to presione el bot n Enviar NOTA Tener en cuenta que si el documento fue derivado por otra Oficina no se podr modificar toda la informaci n del documento para este caso el sistema advertir si el documento fue creado en la bandeja de documentos redactados o proviene de otro usuario 4 4 Consultar Esta opci n le permite ver la informaci n ingresada del documento que halla sido seleccionado previamente tal como se muestra en la siguiente imagen Mantenimiento de Documento Windows Internet Explorer provided by ie O E INGEMINET Consultar Documento Correlativo Usuario ERAMOSC RAMOS DE LA CRUZ ELIZABETH Area SECRETARIA GENERAL CANADA Origen Interno Tipo Memo N Documento Fec Doc jd Formato dd mm yyyy Ref Documento Asunto Prioridad Normal Ubicacion Fisica N Folios P7 N Copias f Destino interno Niso da Dia gt n E 4 5 Enviar Seleccione el los documento s que se requieran enviar a los destinatarios luego haga clic derecho y Di Enviar ld l seleccione la opci n de autom ticamente los documentos ser n trasladados hacia la bandeja de Salida a la espera de la recepci n de los mismos NOTA No olvide asignar a cada documento a enviar un dato importante DESTINATARIO puesto que en caso omita este campo no podr enviar el documento 4 6 Atenci n Seleccione el documento al cual se desea cambiar el estado de atenci n luego haga c
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