Empresa de Administración de Infraestructura Eléctrica S.A
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1. Fecha Expediente ZOST Fecha Limite Atencion 31 12 2013 Destinatario Trabajador Tipo avuna memoria x Nro 555555552 Tipo 2 Tramite Regular Normal e ley de transparencia y acceso a la informaci n Procedencia euecreorero O O O Remitente INGENIERO ELECKTRO PERU DOCUMENTO ATENDER URGENTE Asunto obsession 5 Al ingresar los datos correspondientes en la interfaz anterior el usuario da clic al icono del diskette para guardar los datos se va a generar un n mero de registro al guardar el informe seguidamente se muestra un bot n para continuar con el tramite documentario Q Inido gP Bandeja de entrada Y Procesos Y Consultas 3 Ayuda soporte cerrar sesi n ne zahle e Ingreso de Expedier Guardar E201300011 Expediente A o 2013 Sucursal ADINELSA Fecha Expediente 21 05 2013 Fecha Limite atencion Destinatario 92201 GERENCIA GENERAL as Trabajador FALCONI SALAZAR CARLOS ARTURO W Tipo Nro Tipo 2 Tramite Regular Normal ley de transparencia y acceso a la informaci n Procedencia Remitente INGENIERO ELECTRO PERU DOCUMENTO ATENDER URGENTE Asunto E Observacion et pesan EMPRESA DE ADMINISTRACI N DE INFRAESTRUCTURA EL CTRICA S A ADINELSA TRAMITE DOCUMENTARIO Empresa de Administraci n de Infraestructura El ctrica S A Adinelsa 6 Una vez obtenido el n mero de registro en la siguiente interfaz se visualiza los datos cargados y se ingresa2. de facilitar su comprensi n y a la vez despejar todas las dudas existentes Este manual sirve de Gu a para acceder al Sistema de TRAMITE DOCUMENTARIO Conocer c mo utilizar el sistema mediante una descripci n detallada e ilustrada de las opciones Conocer el alcance de toda la informaci n por medio de una explicaci n detallada e ilustrada de cada una de las opciones que lo conforman EMPRESA DE ADMINISTRACI N DE INFRAESTRUCTURA EL CTRICA S A ADINELSA TRAMITE DOCUMENTARIO Empresa de Administraci n de Infraestructura El ctrica S A Adinelsa 3 TR MITE DOCUMENTARIO 1 Usuario ingresa los siguientes datos e usuario asignado e contrase a asignada ES electrificaci n rural Sistema Tramite Documentario Ba mn Contrase a Iniciar sesi n 2 Si el usuario desea generar un nuevo proceso documentario seleccionar nuevo expediente 9 Inicio 3 Bandeja de entrada Procesos Y Consultas Ayuda 2 soporte cerrar sesi n Derivar Archivar Bandeja de Entrada bajador y Ejercicio Contable A o 2013 v Documento por Recibir RECIBIR Documento por Recibir en Copia EMPRESA DE ADMINISTRACI N DE INFRAESTRUCTURA EL CTRICA S A ADINELSA TRAMITE DOCUMENTARIO Empresa de Administraci n de Infraestructura El ctrica S A Adinelsa 3 Al seleccionar el campo nuevo expediente se carga una nueva interfaz donde visualizamos las opciones a ele
3. los siguientes campos e Acci n a tomar Seleccionar que acci n va a tomar la persona que recibir dicho documento como Tramitar atender urgente etc e Derivar a Seleccionar a que rea se va a derivar el documento e A quien se deriva Nombre de la persona a quien se va a derivar el documento e Nota de derivaci n Ingresar alguna observaci n extra en la documentaci n e Con copia a Copiar el documento a diferentes personas seg n el requerimiento del usuario e Adjuntar archivo Buscar el nombre del archivo seleccionar y cargar en el sistema para ser enviado Y Inicio P Bandeja de entrada TJ Procesos Y Consultas CJ Ayuda soporte cerrar sesi n Derivacion de Documentos NUMERO REGISTRO E201300011 FECHA DE INGRESO 21 05 2013 10 24 56 a m FECHA LIMITE DE ATENCION 01 01 1900 DESTINATARIO GERENCIA GENERAL ADJUNTAR ARCHIVO No se ha seleccionado ning n archivo PERSONA FALCONI SALAZAR CARLOS ARTURO DOCUMENTO MEMORIA 500000088 PROCEDENCIA ELECTROPERU ASUNTO DOCUMENTO ATENDER URGENTE DBSERVACION PRUEBA VIENE DE GERENCIA GENERAL PARA FALCON SALAZAR CARLOS ARTURO ACCION CONOCIMIENTO Y FINES NOTA PRUEBA ACCION A TOMAR CONOCIMIENTO Y FINES DERIVAR A 32201 GERENCIA GENERAL FALCONI SALAZAR CARLOS ARTUF ATENDER DERIVACI N DEL DOCUMENTO NOTA DE DERIVACION CON COPIA A EMPRESA DE ADMINISTRACI N DE INFRAESTRUCTURA EL CTRICA S A ADINELSA TRAMITE DOCUMENTARIO Empresa de Admi
4. Empresa de Administraci n de Infraestructura El ctrica S A Adinelsa MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE TR MITE DOCUMENTARIO EMPRESA DE ADMINISTRACION DE INFRAESTRUCTURA TRAMITE DOCUMENTARIO EL CTRICA S A ADINELSA Empresa de Administraci n de Infraestructura El ctrica S A Adinelsa INDICE i INTRODUCCION oi 3 2 OBJETIVO DE ESTE MANUAL 4 3 TR MITE DOCUMENTARIO is 5 EMPRESA DE ADMINISTRACION DE INFRAESTRUCTURA TRAMITE DOCUMENTARIO EL CTRICA S A ADINELSA Empresa de Administraci n de Infraestructura El ctrica S A Adinelsa 1 INTRODUCCI N y El sistema TRAMITE DOCUMENTARIO es un software dise ado y desarrollado para el Control de documentos dentro de la empresa El sistema TRAMITE DOCUMENTARIO tiene como finalidad llevar un control personalizado de cada uno de los documentos por cada rea y por tipo de asunto dentro de la empresa En el presente documento se detalla cada una de las opciones del sistema as como tambi n los pasos a seguir para realizar cada una de las Operaciones EMPRESA DE ADMINISTRACI N DE INFRAESTRUCTURA EL CTRICA S A ADINELSA TRAMITE DOCUMENTARIO Empresa de Administraci n de Infraestructura El ctrica S A Adinelsa 2 OBJETIVO DE ESTE MANUAL El objetivo primordial de ste Manual es ayudar y guiar al usuario a utilizar el Sistema de TRAMITE DOCUMENTARIO con el fin
5. brir la interfaz el usuario selecciona el nombre del archivo que desea abrir y le da doble clic para visualizar el documento N DE EXPEDIENTE E201300026 DATOS GENERALES DESTINATARIO GERENCIA GENERAL Fecha de Ingreso 04 06 2013 PERSONA GERENCIA GENERAL Fecha Limite 31 12 2013 DOCUMENTO AYUDA MEMOR 4 600005 PROCEDENCIA OSINERGHMIN ING MARCOS SOLIS OBSERVACION ES UNA PRUEBA ESTADO PENDIENTE DETALLE SEGUIMIENTO Order E Cerbi Ciebi Trabajador FechaRecibe Accion Dbservaci n Recibido Artho GERENCIA GERENCIA i D MEDAL EMERAL 0408 4013 i ES UHA PRUEBA i gt o GERENCIA GERENCIA E E URGENTE E UHA PRUEBA DE a Henu corregido Beciropsru 05 06 LEYENDA DE CODIGOS DE ACCION 01 CONOCIMIENTO Y FINES TRAMITAR ATENDER DEWOLWER INFORME O AYUDA MEMORIA REVISAR O WE COORDINAR URGENTE 10 PENDIENTE 11 RESPUESTA 12 ARCHIWO DRTIADE EA EMPRESA DE ADMINISTRACI N DE INFRAESTRUCTURA EL CTRICA S A ADINELSA TRAMITE DOCUMENTARIO Empresa de Administraci n de Infraestructura El ctrica S A Adinelsa 13 Al dar doble clic al nombre del archivo se muestra la siguiente interfaz y el usuario da clic a ver archivo adjunto entonces el sistema muestra la opci n para de descargar y la opci n para guardar dicho archivo NUMERO REGISTROE201300026 PARA GERENCIA GENERAL GERENCIA GENERAL ACCION ATENDER NOTA ES URGENTE ES UNA PRUEBA DE SISTEMA 14 Seleccionar en que parte se descargara
6. eda del expediente se visualiza N mero de expediente Fecha registro Entidad origen e Documento Trabajador Asunto Observaci n Estado Q Inido JP Bandeja de entrada UY Procesos Y Consultas Ayuda soporte cerrar sesi n Buscar Expedientes Nro Documento y Seleccione Campo Fara Trabajador Nro Documento Procedencia Remitente pe ASUNTO CAMPO 1 VALOR CAMPO 1666666 Y Inido JP Bandeja de entrada Y Procesos Qf Consultas CJ Ayuda soporte cerrar sesi n Buscar Expedientes CAMEO i Nro Documento v VALOR CAMPO 11666566 AGREGAR CONDICION Buscar Expediente ESTO ES UNA PRUEBA 201 ELECTROPERU INGENIERO AYUDA MEMORIA FALCONI SALAZAR CARLOS DOCUMENTO ATENDER Es1300011 2105 4013 ARTURO EMPRESA DE ADMINISTRACION DE INFRAESTRUCTURA TRAMITE DOCUMENTARIO EL CTRICA S A ADINELSA Empresa de Administraci n de Infraestructura El ctrica S A Adinelsa Consulta transparencia Se puede hacer consultas por tr mite regular consulta reclamo solicitud de informaci n Q Inido JP Bandeja de entrada S Procesos Y Consultas CJ Ayuda soporte cerrar sesi n Expedientes para Transparencia Tramite Regular Normal Ejercicio Contable A o 2013 Tramite Regular Normal TE Consulta Originales m Reclamo NumersExpediente Fechalimite Documento Solicitud de informacion Al ingresar la consulta de transparencia del expediente se visuali
7. el archivo y guardarlo para posteriormente visualizarlo E Escritorio w Buscar en Escritorio pP Organizar Mueva carpeta a yr Favoritos Bibliotecas Carpeta de sistema Practicante TIC Carpeta de sistema sl Sitios recientes a Bibliotecas 3 Equipo gt Documentos quip Carpeta de sistema b Im genes E b a M sica S Red b EE Videos Carpeta de sistema w Nombre tmp2013060 10127 1016477230 Tipo Hoja de c lculo de Microsoft Excel 97 2003 a Ocultar carpetas EMPRESA DE ADMINISTRACION DE INFRAESTRUCTURA TRAMITE DOCUMENTARIO EL CTRICA S A ADINELSA Empresa de Administraci n de Infraestructura El ctrica S A Adinelsa 15 El usuario para recepcionar el archivo que se encuentra en la bandeja de entrada tiene que seleccionar con un chec y dar clic al bot n recibir para que autom ticamente el archivo se cargue en el campo Derivar Archivar despu s de haber seguido cada uno de los pasos anteriores 4 Inido gP Bandeja de entrada Y Procesos Q Consultas J Ayuda asisgg cerrar sesi n e a GERENCIA GENERAL y Ejercicio Contable A o 2013 y Documento por Recibir Menu e 1 2201300005 555555 SET ING MARCOS GERENCIA GENERAL EEA i Jrioxis Documento por Recibir en Copia No Existe Expedientes 16 Una vez terminado el proceso anterior autom ticamente el documento se carga en la pesta a derivar Archivar Seleccionar el nombre del usuar
8. ensparenca soporte cerrar sesi n Ejercicio Contable A o 2013 v Trabajador FechaReg to Estado Originales EMPRESA DE ADMINISTRACI N DE INFRAESTRUCTURA EL CTRICA S A ADINELSA TRAMITE DOCUMENTARIO Empresa de Administraci n de Infraestructura El ctrica S A Adinelsa Expedientes Enviados Seleccionar el nombre del trabajador para ver los expedientes enviados donde se visualiza los siguientes datos e N mero de expediente e Asunto del documento e Destino e Para e Fecha de derivaci n e Observaci n e Numero de Orden e Estado e Recibido e Nombre de archivo Inicio AP Bandeja de entrada Q Procesos Consultas CI Ayuda H Expedientes Recibidos soporte cerrar sesi n Expedientes para Transparencia E Ejercicio Contable Originales CB Docs con Plazos NumerExpediente Fechalimite lt Documento ME 2 Transparencia herrat Originales EMPRESA DE ADMINISTRACI N DE INFRAESTRUCTURA EL CTRICA S A ADINELSA TRAMITE DOCUMENTARIO Empresa de Administraci n de Infraestructura El ctrica S A Adinelsa B squedas Seleccionar la opci n de b squeda dentro del campo v Para trabajador Seleccionar el nombre del trabajador de la empresa v Nro de documento Ingresar el n mero del archivo Y Procedencia Entidad o rea de donde procede Y Remitente Nombre de quien remite el archivo v Asunto Ingresar el tipo de asunto Al ingresar la b squ
9. gir esta interfaz muestra el tipo de expediente a llenar si es interno o externo de Ingresar los siguientes datos para tramite interno e Fecha de expediente Fecha actual del expediente e Fecha l mite de atenci n Fecha en que ser atendido el documento en caso de no figurar ninguna fecha en el documento ingresar un periodo aproximado de atenci n por ejemplo 31 12 2013 e rea que se remite rea donde se va a derivar el documento e Nombre del trabajador Ingresar el nombre de la persona de acuerdo al rea que se remite e Tipo de documento Elegir el tipo de documento como cartas oficio proforma facturas etc e N mero de documento Ingresar el n mero de documento que se encuentra en el mismo e Asunto Ingresar tipo de asunto del documento e Observaci n Ingresar alguna observaci n adicional para derivar el documento gt Inicio P Bandeja de entrada C Procesos g Consultas A Ayuda OZ EA soporte cerrar sesi n Ingreso de Expedientes Expediente INTERNO A o 2013 Sucursal ADINELSA EXTERNO Fecha Expediente A Fecha Limite Atencion Remite Trabajador mpole Nro Nro Documento externo relacionado DOCUMENTO ATENDER URGENTE Asunto Observacion PRUEBA EMPRESA DE ADMINISTRACI N DE INFRAESTRUCTURA EL CTRICA S A ADINELSA TRAMITE DOCUMENTARIO Empresa de Administraci n de Infraestructura El ctrica S A Adinelsa 4 Ingresar los siguientes datos para
10. io para ver los documentos a derivar Se visualiza los siguientes campos e Documentos externos e internos e N mero de expediente e N mero de documento e Nombre de asunto e Fecha de expediente E Nuevo Expedie asisgg cerrar sesi n Documentos Por Derivar y o E Ejercicio Contable A o 2013 w Documentos Externos GERENCIA GENERAL m E2011 5555 208013 301300008 EE PRUEBA E amaw prie 20 05 2013 2301300006 225 presta 205a Documentos Internos 1301300005 001 4043 PRUEBA 205a A q POZ RHAG PUNDO TALCA DISTRITO DE YALUCA DEL ROSA RTO ICA Amo EMPRESA DE ADMINISTRACI N DE INFRAESTRUCTURA EL CTRICA S A ADINELSA TRAMITE DOCUMENTARIO Empresa de Administraci n de Infraestructura El ctrica S A Adinelsa 17 De la misma forma realizamos las siguientes consultas como gt Expedientes recibidos gt Expedientes enviados gt B squedas gt Transparencia Expedientes recibidos Seleccionar el nombre del trabajador para ver los expedientes recibidos donde se visualiza los siguientes datos e N mero de expediente e Asunto del documento e Origen e Viene de e Fecha de derivaci n e Numero de Orden e Estado e Recibido e Nombre de archivo Q Inido JP Bandeja de entrada Y Procesos Y Consultas CJ Ayuda a Expedientes para Transparencia 62 Expedientes Enviados ls OOO uea Originales 8 Docs con Plazos Numenstapeciente Fechalimile Documento E 2 Tr
11. l usuario que recibe el archivo inicia sesi n ingresa usuario y contrase a y se dirige a bandeja de entrada selecciona su nombre ya definido por el sistema y verifica si el documento se encuentra en su bandeja de entrada 9h Inico yy Bandeja de entrada Procesos 7 Consultas CJ Ayuda asisgg cerrar sesi n Bandeja de Entrada Ejercicio Contable A o 2013 w _Seleccione Trabajador EXTERNO RODRIGUEZ MORI RICARDO NAZARIO FALCONI SALAZAR CARLOS ARTURO I SERENCIA GENERAL LE N ACUNA DE PINILLOS IDA SABE NOGUERA SANCHEZ LUIS MANUEL VERA SOLORZANO EDMUNDO Documento por Recibir Mumero 1 201300025 J55 Documento por Recibir en Copia No Existe Expedientes EMPRESA DE ADMINISTRACION DE INFRAESTRUCTURA TRAMITE DOCUMENTARIO EL CTRICA S A ADINELSA Empresa de Administraci n de Infraestructura El ctrica S A Adinelsa 11 En esta interfaz se puede visualizar el documento que ha llegado a la bandeja de entrada de gerencia general usuario da doble clic al n mero o nombre del archivo y se abre autom ticamente otra interfaz Q Inido J Bandeja de entrada J Procesos Q Consultas C Ayuda 613 asisgg cerrar sesi n Bandeja de Entrada GERENCIA GENERAL y Ejercicio Contable A o 2013 Documento por Recibir RECIBIR 1 ESd1500126 605556 20113 q GERENCIA GENERAL ESTO ES UNA PRUESA Setra 04 08 3043 2 krizs Documento por Recibir en Copia No Exite Exped 12 Al a
12. nistraci n de Infraestructura El ctrica S A Adinelsa 7 En esta interfaz podemos ver como el usuario realiza la b squeda del archivo para adjuntarlo en el sistema selecciona el nombre y le da abrir al documento Qh Inicio A Bandeja de entrada E Procesos Y Consultas C Ayuda soporte cerrar sesi n Derivacion de Documentos NUMERO REGISTRO E201300011 FECHA DE INGRESO 21 05 2013 10 24 56 a m FECHA LIMITE DE ATENCION 01 01 1900 DESTINATARIO GERENCIA GENERAL ADJUNTAR ARCHIVO No se ha seleccionado ning n archivo PERSONA FALCON SALE DOCUMENTO MEMORIA 598 PROCEDENCIA ELECTROPER ASUNTO DOCUMENTO A f di a gabri SISTEMAS TE w E Buscar en SISTEMAS TERMIN 2 a Organizar Mueva carpeta q w NA 17 VIENE DE GERENCIA Q A PARA FALCONI SA a M sica is Mombre Fecha de modifica Tipo M B V deos TO MANUAL DE ANDROID BASICO UNI 04 08 2012 03 32 Adobe NOTA PRUEBA L NOTAS 26 04 2013 08 09 a Docun ACCION A TOMAR El Equipo Us PRESUPUESTO 30 04 2013 08 56 a Es Disco local C Ga Disco local D E Unidad de CD F y lt 20 05 2013 10 59 a 6 04 2013 1231 Docun w DERIVAR A 9320 Tipo Documento de Microsoft Word Mi Tama o 787 KB Fecha de modificaci n 30 04 2013 08 56 a m NOTA DE DERIVACION EMPRESA DE ADMINISTRACI N DE INFRAESTRUCTURA EL CTRICA S A ADINELSA TRAMITE DOCUMENTARIO Empresa de Admini
13. straci n de Infraestructura El ctrica S A Adinelsa 8 En esta interfaz se puede ver que el archivo presupuesto docx se carg en el sistema y seguidamente el usuario selecciona el bot n procesar Y Inicio 3 Bandeja de entrada Y Procesos Y Consultas Ayuda soporte cerrar sesi n Derivacion de Documentos NUMERO REGISTROE 201300011 FECHA DE INGRESO 21 05 2013 10 24 56 a m FECHA LIMITE DE ATENCION 107 015900 DESTINATARIO GERENCIA GENERAL ADJUNTAR ARCHIVO Seleccionar archi PERSONA FALCON SALAZAR CARLOS ARTURO DOCUMENTO MEMORIA 566086888 PROCEDENCIA ELECTROPERU ASUNTO DOCUMENTO ATENDER URGENTE OBSERVACION PRUEBA VIENE DE GERENCIA GENERAL PARA FALCONI SALAZAR CARLOS ARTURO ACCION CONOCIMIENTO Y FINES NOTA PRUEBA ACCION A TOMAR CONOCIMIENTO Y FINES Ea DERIVAR A 23201 GERENCIA GENERAL mM FALCONI SALAZAR CARLOS ARTL sa ATENDER DERIVACI N DEL DOCUMENTO EMPRESA DE ADMINISTRACION DE INFRAESTRUCTURA TRAMITE DOCUMENTARIO EL CTRICA S A ADINELSA Empresa de Administraci n de Infraestructura El ctrica S A Adinelsa 9 Para terminar el proceso el sistema Autom ticamente genera un n mero de registro procesado Q Inicio 3P Bandeja de entrada UY Procesos Q Consultas J Ayuda soporte cerrar sesi n SITMDITCICI N de fr amites y reducci n de tiempo A Registro Procesado E201300011 21 05 2013 10 33 45 a m 10 Una vez terminado el proceso documentario e
14. tramite externos e Fecha de expediente Ingresar fecha actual del expediente e Fecha l mite de atenci n Ingresar fecha en que ser atendido el documento en caso de no figurar ninguna fecha en el documento ingresar un periodo aproximado de atenci n por ejemplo 31 12 2013 e Destinatario Ingresar rea donde se va a derivar el documento e Nombre del trabajador Ingresar nombre de la persona de acuerdo al rea que se remite e Tipo de documento Seleccionar el tipo de documento como cartas oficio proforma facturas etc e Numero de documento Ingresar el n mero de documento que se encuentra en el mismo e Tipo de tr mite Seleccionar el tipo de tr mite E Consulta de Tr mite regular E Reclamo e Procedencia Si el documento es externo ingresar el nombre de la entidad de donde procede el documento e Remitente Ingresar el nombre de la persona que remite el documento de acuerdo a la entidad donde procede e Asunto Ingresar tipo de asunto del documento e Observaci n Ingresar alguna observaci n adicional para derivar el documento EMPRESA DE ADMINISTRACION DE INFRAESTRUCTURA TRAMITE DOCUMENTARIO EL CTRICA S A ADINELSA Empresa de Administraci n de Infraestructura El ctrica S A Adinelsa Q Inido 4 Bandeja de entrada Y Procesos Y Consultas J Ayuda as 1 soporte cerrar sesi n Ingreso de Expedientes Expediente EXTERNO A o 2013 w Sucursal ADINELSA w EXTERNO INTERNO eL
15. za N mero de expediente e Fecha limite e Nombre del documento e Entidad origen e Tipo de asunto e Observaci n e Centro de costo e Nombre del trabajador e Fecha del registro e Tipo de estado Y Inido 3 Bandeja de entrada Y Procesos Y Consultas C9 Ayuda soporte cerrar sesi n Expedientes para Transparencia Tramite Regular Mormal Ejercicio Contable A o 2013 m Originales 01300002 31 12 3013 CARTA 555 REGIOMAL DE prueba GERENCIA GEMERAL DE PINILLOS a Ne h REGISTRADO LELA EMPRESA DE ADMINISTRACION DE INFRAESTRUCTURA TRAMITE DOCUMENTARIO EL CTRICA S A ADINELSA
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