Manual oficial Administracion
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1. til para hacer consultas directamente a las tablas de la Base de Datos de la empresa actual instrucciones SQL scripts como se puede observar en la figura 24 Para realizar estas consultas debe digitar Esta ventana se divide en tres secciones Manual de Usuario Visual TNS 14 Administraci n e Secci n de Botones 1 Anterior Muestra el script anterior 2 Siguiente Muestra el script siguiente 3 Ejecutar Ejecuta el script SQL e Secci n de Script Aqu se escribe las instrucciones de SQL e Secci n de Resultados Muestra los campos y la informaci n acorde con las instrucciones SQL antes ejecutadas Instrucciones SOL Script Consultas SOL d Anterior Gi Siguiente E Ejecutar ld Exportar Resultado SELECT FROM PLANCUENTAS Resultados de la Consulta Poco conco g ACTIVO H EFECTIVO BANCOS Y CORPORACIONES D 10 111005 CORRIENTE BARNCARTA H 11 111005 003 Bogota cta 2062 1 E 130 CTAS DE PLAMEACION Y PTO D 14 02 PRESUPUESTO DE INGRESOS 15 0201 INGRESOS APROBADOS DB H 16 020148 VTA SERVICIOS DE SALUD H 17 020148 001 Yta Servicios de Salud x Cerrar Figura 20 Ventana para Consultas SQL 6 4 CONFIGURACION Esta opci n se utiliza para activar y desactivar la integraci n del modulo de Tesorer a con contabilidad y el bloqueo de periodos entre los diferentes m dulos Versi n 001 Manual de Usuario Visual TNS 15 Administraci n Configuraci n Tesoreria Co2. A a Menu Contablidad permite dar acceso a cada una de las opciones del men que forma parte del m dulo seleccionado En este caso Contabilidad Para denegar o conceder el acceso a cualquier opci n del men solo debe dar click sobre la opci n y esta se Habilitar o deshabilitar seg n sea necesario Al dar click en el bot n Seleccionar todo selecciona todas las opciones del men del m dulo Acceso a Men Contabilidad Archivo Movimientos Imprimir Herramientas So Figura 16 Accesos al Men de los M dulos 6 OPCION AUDITORIA Por medio de esta opci n el Administrador del sistema podr consultar o borrar el log de auditoria para tener un control sobre las acciones que llevaron a cabo los usuarios sobre la base de datos y as analizarlos para tomar decisiones de seguridad del sistema y detectar operaciones ejecutadas por los usuarios Tambi n el Administrador podr hacer consultas directas a la base datos mediante el lenguaje de consulta estructurado SQL Versi n 001 Manual de Usuario Visual TNS 11 Administraci n Auditoria Log de Empresa Contrase a Supervisor Consultas SQL Configuraci n Retornar Figura 17 Ventana Opci n Auditoria 6 1 LOG DE EMPRESA Esta opci n registra todas las operaciones realizadas sobre las Empresas La funci n de esta opci n es revisar las operaciones realizadas por los usuarios en cada Empresa creada y utilizada Estas operaciones pueden ser insertar bor
3. a a ADMIN para restringir el acceso a cada empresa 3 PANTALLA PRINCIPAL Administraci n EMPRESA OFICIAL Base de Datos Lisuarios LOG y Configuraci n Seleccionar Empresa T D E A E E az D D e D e Soluciones inform ticas de hoy Figura 5 Ventana Principal 4 OPCION BASE DE DATOS Sirve para dar mantenimiento al Archivo de la Base de datos de la Empresa actualmente seleccionada Las operaciones de crear empresas actualizar base de datos y copias de seguridad se deben ejecutar en el Servidor La pantalla de opciones es la siguiente Versi n 001 Manual de Usuario Visual TNS 4 Administraci n Base de Datos o Actualizar Base de Datos Copia de Seguridad Optimizar Base de Datos Retornar Figura 6 Ventana Base de Datos 4 1 ACTUALIZAR BASE DE DATOS Es muy probable que cada vez que se instale una actualizaci n del programa la base de datos cambie de versi n debido a la inclusi n de nuevos campos nuevas tablas o nuevas relaciones Por tanto se debe ejecutar la opci n Actualizar Base de datos con el objetivo de sincronizar la versi n de la base de datos de la empresa actual con la base de datos gu a del programa Antes de Iniciar la Actualizaci n de la Base de datos el sistema Confirmar el inicio del proceso y advertir sobre la importancia de realizar una copia de seguridad antes de actualizar Information zw Recuerde Realizar una copia de Seguridad antes de Ejecutar e
4. DUCCION CADATOS TNSIGUIAPRODUCTCIOM GDB IO CADATOS TNSUMGALUD200e GDE INGENIERIA Y SUMINISTROS 5 4 CADATOS TNSIINGSUMOS GDG INVERSIONES RIVERA MU OZ CADATOS TNS RIVERAZ0D6 GDE J C RIOS CADATOS TNSLC RIOS 2006 GDB Figura 4 Ventana de Empresas En esta ventana el usuario puede Crear Modificar o Eliminar Ver Manual de Operaciones Generales Numeral 5 Elementos Comunes Los datos de Empresa son CAMPO DESCRIPCION C digo de la Empresa Es un campo obligatorio Raz n Social de la Empresa NIT de la Empresa Representante legal Nombre del representante legal de la Empresa A o fiscal de la Empresa Tipo de Empresa Tipo de Empresa Puede ser Oficial Comercial o Cooperativa Ruta Archivo Ruta del Archivo donde se encuentra la Empresa Tabla 1 Datos de Empresa Para asignar el nombre del archivo donde se encuentra la empresa basta con colocar un nombre representativo a la empresa y el programa adicionar por defecto la extensi n GDB y la ruta por defecto C 1DATOS TNS El servidor por defecto ser el mismo que se haya asignado en la configuraci n inicial con el programa CONFIG La ruta debe ser local al servidor luego no se necesita crear unidades l gicas o conectarse a unidades de red Versi n 001 Manual de Usuario Visual TNS 3 Administraci n El usuario ADMIN se encuentra creado y tiene todos los permisos sobre los m dulos Inicialmente no tiene contrase a de acceso Se recomienda asignar una contrase
5. MAIER P g 1 CONSIDERACIONES GENERALES ica 1 2 EJECUTANDO ADMINISTRATION ee ekekeRRRKRREKER KREE KKK ENKER Nk 2 S PANTALLA PRINCIPAL minar 4 4 OPCION BASE DE DATOS iria 4 4 1 ACTUALIZAR BASE DE DATOS NNN 5 42 COPIA DE SEGURIDAD ara ran 6 42 1 Realizar COPIA are 6 4 2 2 Recuperar CODA sicario jo enos pi eemarajan a ieaantacootiscibeaos 7 CG OPHMZAR BASE DE DATOS E 7 5 OPCION RT CHEN Ate EEN 8 6 OPCION AUDETORIA corria 11 Sul LOS DE EMPRESA E 12 OLL CON UA AAA e O oil OO OA 12 6 2 CONTRASE A SUDPERVISOR rn rnnrc cnn 14 3 CONSUETA E 14 6 4 CONFIGURACION tara 15 7 OPCION SELECCIONAR EMPRESA siria danna 16 8 OPCION SALIR iia co 17 1 CONSIDERACIONES GENERALES e El M dulo de Administraci n debe instalarse en el Servidor de Aplicaciones e Antes de Ejecutar el programa se debe configurar la Ruta del Archivo de Administraci n y el nombre del servidor de la base de datos Para esto se debe ejecutar el programa CONFIG cuyo acceso directo se puede conseguir en Inicio Programas Visual TNS Oficial Administraci n Configurar Servidor Datos Aqu aparecer la siguiente ventana A Configuraci n IN Configuraci n de Achivo ADMINBD INF e Aceptar Puta Base de Datos Administraci n CAMISUAL TNS OFICIAL DMIN GDA X Cancelar Mornbre del Servidor de Datos 192 160 1 07 Predeterminado Mornbre del Servidor de Licencia 1192 168 1 87 Funciones de Administraci n desde Terminales Figura 1 Ven
6. ar x Cancelar Figura 10 Recuperar Copia de Seguridad Al igual que al realizar la copia el sistema recuperar toda la informaci n relacionada con tablas maestras y documentos de todos los m dulos de la empresa y los reemplazar sobre la base de datos actual Luego queda toda la informaci n de la empresa con los datos iguales al momento que se hizo la copia 4 3 OPTIMIZAR BASE DE DATOS Esta opci n se usa para corregir errores o da os f sicos en la base de datos causados por apagadas incorrectas del servidor Ejemplo Fallas en el fluido el ctrico Versi n 001 Manual de Usuario Visual TNS 7 Administraci n Esta opci n se debe usar cuando el programa reporte errores al abrir una empresa o al intentar insertar o modificar datos en cualquier documento del sistema El sistema confirmar el inicio del proceso Se recomienda realizar una copia de seguridad antes de realizar este proceso Optimizar Base de Datos Este Proceso Puede durar mucho tiempo y debe Ejecutarse en el SERYIDOR Ning n Usuario debe estar A ccesando la Base de Datos Desea Optimizar la Base de Datos w Si XK No p Personalizar lt lt e Validar Iw Optimizar Y Actualizar Figura 11 Optimizar Base de Datos 5 OPCION USUARIOS Solo el usuario ADMIN tiene acceso a esta opci n para la cual se debe digitar la clave o contrase a Ver figura 12 w Inicio de Sesi n Acceso a THS USUARIO ADMIN CONTRASE A Y ace
7. cada empresa ADMIN es quien tiene las funciones de crear usuarios asignar permisos y consultar el log de Auditoria As por ejemplo el supervisor puede ser la persona encargada de sistemas y el ADMIN el contador o revisor fiscal Cuando se ejecuta por primera vez la aplicaci n el supervisor no tiene contrase a pero el usuario posteriormente puede asignar una clave para restringir estas operaciones Supervisor Visual Oficial 106 4 dministraci n Febrero 25 de 006 CONTRASE A e Aceptar x Cancelar Figura 2 Ventana de Supervisor Despu s de asignar la contrase a de supervisor aparece la ventana de Seleccionar Empresa Se muestra la ltima empresa en que le trabaj Seleccion de Empresa IMSALUD Mit IMSALUD Rep Legal IMSALUD a o Fiscal 2006 Archivo CiADATOS THS IMSALUD2006 6DB Servidor E Listado de Empresas D Salir Figura 3 Ventana de Seleccionar Empresa Versi n 001 Manual de Usuario Visual TNS 2 Administraci n En el bot n Listado de Empresas aparece la ventana de Empresas donde se muestra el c digo nombre ruta del archivo y a o fiscal de las empresas creadas hasta el momento Ver Figura 4 EMPRESA OFICIAL CADATOS TNSOFICIALE005 G06 EMPRESA OFICIAL CADA TOS TN51GH7J GDE EMPRESA OFICIAL Aa CADA TOS TNSOFICIALE006 G06 FERRETERIA SAN EDUARDO CADA TOS TNSFERDE 2006 GDB FERRETERIA SAN EDUARDO CADATOS TNSIFERRE2005 GDE GUIA PRODUCCION CADATOS TNSIPROZ006 GUB GUIA PRO
8. es dia horas minutos ZIP Esto con el objetivo de evitar que se reemplacen copias de seguridad ya existentes Sin embargo el usuario tiene la libertad de dar un nombre cualquiera a su copia de seguridad Versi n 001 Manual de Usuario Visual TNS 6 Administraci n Realizar Copia de Seguridad Mombre de la Copia wisual TNS Oficial Copias1GHJJ 20060308 0831 Z1P Recordad Copia en Dias E Copia Autom tica en Dias ana e Aceptar Ka Cancelar Figura 9 Realizar copias de Seguridad La informaci n que contendr la copia de seguridad ser de todos los datos relacionados con tablas maestras plan de cuentas terceros art culos etc documentos comprobantes compras ventas etc de todos los periodos y de todos los m dulos que maneje la empresa Se recomienda realizar copias de seguridad diarias tomado un disquete por d a reemplazable una semanal y una mensual no reemplazable a manera de hist rico 4 2 2 Recuperar Copia Permite recuperar copias de seguridad de la base datos que se encuentren en disquete CD disco duro o cualquier medio de almacenamiento Para recuperar una copia de seguridad se debe digitar el nombre completo de la copia de seguridad incluida su ruta o seleccionarlo de la lista de archivos que proporciona el sistema presionando el bot n de navegaci n Recuperar Copia de Seguridad Mombre de la Copia a Recuperar C Wisual TNS Oficiall Copias ALCA 2006 20060223 1657 ZIP EX e Acept
9. mero de la tabla y el tercer d gito la acci n que se hace sobre esa tabla Despu s de digitar todos los datos debe dar clic en el bot n Aceptar para que muestre el informe Ver Figura 21 Versi n 001 Manual de Usuario Visual TNS 13 Administraci n 22 Preview Log de Auditoria tio Ge MS Ki x Fecha 22 08 2003 P g 1 LOG DE AUDITORIA DEL 01 08 2003 AL 22 08 2003 HORA OPER DOCUMENTO USUARIO TERMINAL FECHA 03 07 06 27 p m 03 07 06 27 p m 03 07 08 37 pm 03 07 08 38 p m 03 07 08 38 nm 03 07 08 38 p m 03 07 10 20 p m 03 07 10 20 p m 03 07 10 20 pm 03 07 10 26 p r 03 07 10 45 p r 03 07 10 50 p m 03 07 11 32 p m Inicio Versi n 001 12 08 20 521 525 523 521 521 525 522 523 523 522 523 522 522 Cambiar Contrase a Su Insertar Comprobarte Cancelar Inserci n de Comprobante Grabar Comprobante No 00007 Insertar Asierto Contable Insertar Asiento Contable Cancelar Inserci n de Asiento Editar Comprobante No 007 Grabar Comprobante No 007 Grabar Asiento No 511030 UI Editar Comprobante No 007 Grabar Comprobante No 007 Editar Asiento No 511030 01 Editar Comprobante No 007 LY Manual Adrninistr Administraci n Figura 19 Reporte de Log de Empresa 6 2 CONTRASE A SUPERVISOR Permite cambiar la contrase a del Supervisor E CONTRASE A ma CONFIRMAR CONTRASE A e y Aceptar x Cancelar 6 3 CONSULTAS SQL Herramienta
10. misos permite Asignar derechos y responsabilidades sobre cada una de las tablas que conforman la base de datos de la empresa as como permitir el acceso a los diferentes men s incluidos en los m dulos de la aplicaci n Permisos de Usuario Modulo Contabilidad hal Acceso a Menu Contabilidad Tablas Permisos Plan de Cuentas Terceros Centros de Costo Areas Administrativas Sucursales Prefijos de Documento Fuentes de Recurso W Insertar w Pop Menu W Borrar W Asentar W Modificar w Reversar Seleccionar Todos Figura 15 Permisos de Usuarios Al dar click en el campo Modulo muestra una lista de los m dulos que actualmente pertenecen al Programa Contabilidad Inventario Facturaci n etc La Secci n Tablas muestra una lista de todas las tablas que pertenecen a cada m dulo seleccionado La secci n de Permisos permite asignarle los permisos a la tabla del modulo seleccionado Si la casilla esta chequeada indica que tiene ese permiso sobre la tabla y sino indica lo contrario Versi n 001 Manual de Usuario Visual TNS 10 Administraci n Los Permisos de una Tabla y o documentos son Insertar Permiso de insertar registros o documentos Modificar Permiso de editar o modificar registros o documentos Borrar Permiso de borrar o eliminar registros o documentos Pop Men Permiso de ver men emergente Asentar Asentar documentos Reversar Reversar documentos El bot n Acceso a Men d
11. ntabilidad A Aceptar Xx Cancelar Figura 21 Ventana para Configuraci n Configuraci n AE A Sucursales Periodos Bloqueados Hasta Contabilidad Enero si Tesoreria Enero ei A Aceptar A Cancelar Figura 22 Ventana para Configuraci n para bloqueo de periodos 7 OPCION SELECCIONAR EMPRESA Esta opci n se utiliza para escoger la Empresa sobre la que aplicar n las funciones de Supervisor y ADMIN por ejemplo crear usuarios y asignar permisos Para Seleccionar la empresa aparecer la siguiente ventana Ver figura 25 Versi n 001 Manual de Usuario Visual TNS 16 Administraci n Seleccion de Empresa IMSALUD Mit IMSALUD Rep Legal IMSALUD A o Fiscal 2006 Archivo C ADATOS THS IMSALUD2006 GDE Servidor Listado de Empresas Dt Salir Figura 23 Ventana de Seleccionar Empresa Se presiona Lista de Empresas y con Tabulador se selecciona la empresa deseada 8 OPCION SALIR Permite salir del M dulo de Administraci n Versi n 001 Manual de Usuario Visual TNS 17 Administraci n
12. ptar E Cancelar Figura 12 Validaci n de Usuario ADMIN Si la clave es correcta aparecer la siguiente ventana Ver Fig 13 Versi n 001 Manual de Usuario Visual TNS 8 Administraci n ES Listado de Usuarios bg a e mo e a ca OG Filtrar Por Nombre EN Modo Filtrado Nombre Desc O O O D ACMIM ADMINISTRADOR DEL SISTEMA Al ALEXANDRA A ALEZANDRA CR Copiar Usuario como Eh Cambiar Contrase a EEN Permisos Figura 13 Listado de Usuarios Esta ventana contiene la Tabla de usuarios en donde se puede e Crear un usuario con perfiles acorde a sus responsabilidades sobre la Base de datos e Modificar los datos perfiles de un usuario e Eliminar un usuario e Crear un usuario basado en los perfiles de otro Los datos de un usuario son CAMPO DESCRIPCION C digo del Usuario Es un campo obligatorio Descripci n Nombre o Descripci n del usuario Contrase a Contrase a del usuario Tabla 2 Datos de Usuario 7 y S Copiar Usuario como El bot n Copiar Usuario como LE Copiar Usuario como permite crear usuarios con las mismas caracter sticas del usuario actualmente seleccionado Es muy til al momento de crear usuarios que tienen los mismos permisos Versi n 001 Manual de Usuario Visual TNS 9 Administraci n Copiar Usuario Copiar Usuario ADMIN como Mombre Descripci n Contrase a e Aceptar x Cancelar Figura 14 Copiar Usuario El bot n Permisos Per
13. rar o modificar cualquier tabla de la base de datos Adem s registra procesos de recalculo actualizaci n de saldos asentar y reversar Cada Operaci n efectuada sobre la base de datos quedar registrada con la fecha hora usuario que la efectu y desde que terminal fue hecha El Log de empresa muestra la siguiente pantalla 6 1 1 Consultar Permite generar un reporte de las operaciones y o actividades realizadas en las tablas y documentos de Visual TNS de la Empresa que se eligi al ejecutar el programa de Administraci n El sistema muestra la siguiente ventana Ver figura 18 Versi n 001 Manual de Usuario Visual TNS 12 Administraci n Consultar Log de Auditoria Rango de Fechas Inicial Esro3 2006 Final 08 03 2006 Filtros Usuario Terminal Documento y Aceptar Xx Cancel Figura 18 Consultar Log de Empresa Los par metros que se deben configurar para generar el reporte son Rango de fechas es el rango de fechas entre las cuales desea conocer el Log de Empresa Rango de Operaciones es el rango de operaciones de las que desea conocer el Log de Empresa Dando clic en el bot n muestra las operaciones Ver figura 20 Filtros Se puede saber el log de un determinado Usuario desde que terminal se hizo o hacer seguimiento de LOG a un determinado documento comprobantes facturas etc Cada operaci n tiene un c digo que consta de tres digitos Los dos primeros d gitos me indican el n
14. ste proceso Desea Actualizar la Base de Datos Figura 7 Mensaje de Advertencia El tiempo que dure el proceso de actualizaci n depende del volumen de informaci n que actualmente este almacenado en la base de datos Si al instalar la nueva actualizaci n no se actualiza base de datos cualquier m dulo que se ejecute que la versi n de la base de datos actual es diferente a la Versi n 001 Manual de Usuario Visual TNS 5 Administraci n del programa saldr mensaje que se deber actualizar utilizando el m dulo de administraci n Warning A La versi n actual de la Base de Datos no corresponde con la del programa h Debe Actualizar Base de Datos por el M dulo de Administraci n Desea sin embargo Abrir la Empresa Si por condiciones de premura de tiempo no se puede actualizar en ese momento la base de datos y si la actualizaci n no afecta el m dulo en uso se puede abrir la empresa y posteriormente hacer la actualizaci n 4 2 COPIA DE SEGURIDAD Esta opci n le permite realizar o recuperar copias de seguridad de la base de datos El men es el siguiente gt Copia de Seguridad A e ji Realizar Copia Recuperar Copia Retornar Figura 8 Ventana Copia de Seguridad 4 2 1 Realizar Copia Permite realizar una copia de seguridad comprimida en formato WinZip de la base datos en el disco duro o en disquete El programa sugiere como nombre de la copia la combinaci n de Vombre de la empresa a o m
15. tana de Configuraci n del servidor de datos Ruta Base de Datos Administraci n es la ruta y el nombre del Archivo de Administraci n donde se va a almacenar el listado de empresas Nombre del servidor es el nombre o IP del equipo donde se almacenar n los archivos de las bases de datos de las empresas y donde debe estar instalado el Motor de la Base de Datos Si la aplicaci n se va a ejecutar en un solo equipo es decir Monousuario se puede escribir como nombre de servidor LOCALHOST Predeterminado Indica si todas las bases de datos de las empresas se crear n en el mismo servidor indicado en esta configuraci n Si deshabilita esta opci n el sistema preguntar el nombre del servidor por cada empresa creada Esto permite un ambiente Cliente Servidor donde el mismo aplicativo puede accesar diferentes empresas ubicadas en diferentes servidores La seguridad est garantizada ya que como se detalla mas adelante cada empresa tiene dentro de la base de datos su propio ADMIN lista de usuarios y permisos Versi n 001 Manual de Usuario Visual TNS 1 Administraci n 2 EJECUTANDO ADMINISTRACION Cuando se ejecuta el M dulo de Administraci n aparece una ventana en la cu l se debe digitar la contrase a de Supervisor El Supervisor es el encargado de dar mantenimiento a las bases de datos luego puede crear empresas actualizar versiones validar realizar y recuperar Copias de seguridad Se diferencia del usuario ADMIN que es propio de
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