SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUIPUX SGDQ
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1. iia 16 BUSCar aa rr 18 1 1 2 4 Usuarios ii da ia RD 19 20 ZELANDA 20 mao al AAA A A 20 1 1 2 7 Editar e 23 2 1 9 85 A 25 1 1 2 8 Crear Area a E AA ANO 25 A A AA AO O 26 1 1 2 T0 Bandeja Compartida cin 28 O ad da de 29 ZO MS CUCA S le ls alada 29 2 1 7Numeraci n de aa ada ada Ada EA AE anna nen arena EA ananena 30 2 2 CARPETAS VIRTUALES S 31 2 2 1Administraci n de Carpetas 31 Carpetas VITUO S 0 A IA 32 2 2 3Copiar estructura de Carpetas Virtuales a otras 33 233 ARCHIVO FISICO ius a 34 23 LO amizaci n F SICA Ol 34 Z7 F 27NUeva UDICACI N F SICA tis dois A e eo dee e de o 35 2 3 3Consultar Estructura del Archivo 36 2 3 4Ubicaci n F sica de 36 2 3 5Consultar Ubicaci n del Docu2. Administraci n de Carpetas Virtuales Seleccione el rea ALMACEN Bj MODIFICAR 2009 prroaaa oficios ENVIADOS nuevaaa bb cc Nombre Tiempo Archivo Gesti n Tiempo Archivo Central ENVIADOS nuevaaa bb cc 5 a os 15 a os Acciones Guardar Desactivar Borrar Nombre de Carpeta Estado Acci n Crear 2009 prroaaa Activo Editar Crear 9 oficios Activo Editar Crear ENVIADOS nuevaaa bb cc Activo Editar Crear O 2010 Activo Editar Crear 9 2011 Activo Editar Crear O 2012 Activo Editar Crear 2 2 2 Consultar Carpetas Virtuales En esta funcionalidad se puede consultar las carpetas virtuales que ya est n creadas y tambi n imprimir las mismas Se visualiza en forma jer rquica a manera de rbol Consulta de Carpetas Virtuales Tmn Fiaura 54 Consulta de carpetas virtuales Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux 2 2 3 Copiar estructura de Carpetas Virtuales a otras reas Esta funcionalidad permite copiar la estructura de las carpetas virtuales de un rea a otra Para ello se debe seleccionar en la secci n izquierda el rea origen y en la derecha el rea destino para finalizar dar clic en Copiar Copiar Carpetas Virtuales entre rea rea ALMACEN rea ADQUISICIONES y Inactivo Inactivo Inactivo Activo Inactivo Inactivo Inactivo Inactivo Figura 55 Copia de Carpetas Virtuales Si el proceso termina se muestra el mensaje que
3. Correo Abr y T tulo i i i SE EE E correo institucional gob ec Puesto Analista IN Analista La p gina en http cap gestiondocumental gob ec dice Perfil Normal Los datos ingresados no coinciden con los devueltos por el registro Civil Desea continuar Firma E cancelar aceptar Figura 21 Validaci n de datos al crear usuario 1 1 2 2 Buscar usuario La funcionalidad de buscar usuario permite ubicar a un usuario Esta pantalla muestra filtros de b squeda para buscar por nombre o parte del nombre n mero de c dula correo electr nico rea a la que pertenece permiso estado y perfil Al dar clic en el bot n Buscar se desplegar en la misma ventana el listado de los usuarios que coincidan con los filtros establecidos Regresar Buscar Nombre Puesto Correo rea Cie 3 Buscar usuario del sistema Permiso N lt lt Seleccione gt gt Buscar Estado Activos Perfil Todos Figura 22 B squeda de usuario para edici n Cuando se encuentra al usuario y dando clic sobre el nombre se desplegar la ventana con los datos del usuario y SUS permisos para modificar los datos requeridos Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux Cambio de Contrase a Permite Reiniciar la Contrase a Usuario Activo Activa Usuario Desactiva Usuario 17142981 SE 1714298187 Es Pasaporte Johanna Orti
4. ECONOMISTA COORDINADOR ES Ipazmino mods gov ec Adivo Borar DESARROLLO SOCIAL E n Ministerio de Coordinaci n Ministro Coordinador de la Ministerio de Coordinaci n n 3 F stes Pa Semi ai smia dborja mope gov a ego nao de la Pol tica Econ mica Pol tica Econ mica de la Pol tica Econ mica nn queen gt Aceptar Figura 10 Edici n de Lista de Env o 1 1 1 3 Consultar lista de env o Esta opci n permite consultar los datos de las listas de env o ya creadas Para ello se debe seleccionar la lista y se desplegar n los usuarios pertenecientes a la misma Est pantalla es la misma de Editar Lista Creaci n y Modificaci n de Listas de Envio Seleccione la lista Nombre Tipo de lista P blica Tipo de Usuario Todos los usuarios y Buscar Usuarios Nombre C l Puesto RESULTADO DE LA B SQUEDA DATOS A COLOCAR EN LA LISTA Tipo Nombres Instituci n T tulo Puesto rea E mail Estado Acci n Ministerio de Agricultura Ganader a Acuacultura y Economista Viceministro de Estado Viceministro jdominguez magap gov ec Activo Pesca m Juan Manuel Dominguez So Andrade Ministerio de Agricultura Ganader a Acuacultura y Economista Ministro de Estado Ministro ministro magap gov ec Activo Pesca Ram n Leonardo Espinel Mart nez uncionario Ministerio de Coordinaci n VETS Vicemi
5. Tipo de Usuario es Servidor P blico y seleccion una Instituci n Dar clic en el bot n Buscar Creaci n y Modificaci n de Listas de Envio Aceptar ar Figura 8 B squeda de usuarios para lista de env o Una vez que se despliega la lista de usuarios seg n los filtros ingresados se elige a cada uno de ellos y se da clic en Seleccionar para agregarlos a la lista Si desea agregar a todos los usuarios que se listan en el resultado de la b squeda debe dar clic en el bot n Seleccionar Todos Los usuarios que se seleccionan para la lista se visualizar n en la parte inferior Datos a colocar en el listado En esta secci n podr borrar alg n usuario que no desea incluir en la lista dando clic en el bot n Borrar Al finalizar la selecci n de los usuarios que desea incluir en la lista de clic en Aceptar para guardar los cambios Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux sto Buscar Usuarios Instituci n Presidencia de la Rep blica 5 rea Seleccionada dh Selecionar rea RESULTADO DE LA B SQUEDA Rep bl Secretaria ARCHIVO PASIVO augusta armas Qpresidencia gov ec Seleccionar i Alicia Cumanda Presidencia de la s COORDINACION E i Pelaez Lopez Rep blica Se ora SECRETARIA DIPLOMATICA alicias pelaez presiden
6. rea Se elige esta opci n para un s lo usuario del rea y sirve para indicar la persona responsable de los documentos que se emiten en su rea est asociado al campo Iniciales de la sumilla y no es necesario que el usuario tenga el perfil de Jefe Cuando se activa esta opci n en el pie del documento aparecer siempre en primer lugar y con may sculas las iniciales de sumilla del responsable y luego de la s persona s que han participado en la elaboraci n o modificaci n del contenido del documento Por ejemplo MA lamp Donde MA son las iniciales del responsable de rea y lamp las iniciales de la persona que ha modificado el mismo Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux Adem s en la parte superior del formulario se encuentran las siguientes opciones Cambio de contrase a Permite modificar la contrase a del usuario Al seleccionar esta opci n y grabar los cambios el sistema env a al correo electr nico al usuario donde se encuentra un enlace link para que pueda cambiar su contrase a Usuario Activo Activa desactiva el usuario Se debe desactivar un usuario cuando el Servidor P blico sale definitivamente de la Instituci n lo que elimina el acceso al sistema Permisos de usuario En la parte superior se dispone de una pesta a para los diferentes permisos que el administrador institucional deber otorgar a cada uno de los usuarios dependiendo del perfil y de las
7. NUEVO gt Texto a Buscar N N i Buscar b ipo de Documento Todos Bandejas b Administraci n Otras Bandejas O NoLeidos O Le dos O Todos Bandeja Recibidos Documentos recibidos No de a encontrados 1 Administraci n Usuario Anterior Carpetas Virtuales O i i Archivo F sico B On Ma Mauricio Orlando Haro Acosta Documento de prueba firmado CIUDADANO Mauricio Orlando Haro Acosta CIUDADANO electr nicamente por un ciudadano 2012 07 12 02 49 13 207 Dri E CIU 2012 0008 CIUDADANO Otros B squeda Avanzada P gina 1 1 Seguimiento de documento Carpetas Virtuales Reportes Figura 3 Estructura del Sistema Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux 2 Ingreso a administraci n En la regi n lateral izquierda se encuentra el men vertical con las funcionalidades del sistema En la secci n Administraci n hay 3 opciones Administraci n Carpetas Virtuales Carpetas Virtuales Archivo f sico A Figura 4 Secci n de Administraci n 2 1 Administraci n Al seleccionar esta opci n se despliega el siguiente listado de funcionalidades para administrar el sistema 1 Cambio de contrase a 2 Listas de env o 3 Ciudadanos 4 Usuarios internos 5 reas 6 Instituciones 7 Numeraci n de documentos 8 Respaldo de Documentos 9 Metadatos
8. O BandejaSuperior005 Activo bandeja O CajoninteriorSG005 Inactivo cajon O Caj ioSG005 Activo cajon FolderAB Activo folder FolderCD Activo folder Q EstanteSG Activo archivador O BandejaSuperior009 Activo bandeja O Cajon1 Activo cajon FolderAB Activo folder Figura 61 Administraci n de Archivo F sico Sistema de Gesti n Documental Quipux 2 9 4 Ubicaci n F sica de Documentos Esta funcionalidad sirve para archivar un documento en una ubicaci n f sica determinada Para esto se debe buscar en el sistema el documento que se desea archivar se presentar una lista de documentos que cumplan con la condici n de b squeda se debe seleccionar y dar clic en el bot n Archivar en Buscar Documento PR UT 20120078 O No de registros encontrados 2 O SS tro Jo o es Js T 2 PR UT 2012 0078 0 2012 05 29 14 10 52 GMT 5 pruebas de datos Juan Antonio Tintin Cuazapaz PR Juan Antonio Tintin Cuasapaz PR DIRECCION TECNOLOGICA Oficio PR UT 2012 0078 0 2012 05 29 14 10 52 GMT 5 pruebas de datos Juan Antonio Tintin Cuazapaz PR Juan Antonio Tintin Cuasapaz PR DIRECCION TECNOLOGICA Oficio P gina 1 1 Archivar en Regresar ra 62 Ubicaci n de documentos en Archivo F sico Figu Se desplegar una pantalla donde se debe dar clic en la opci n Seleccionar para elegir la ubicaci n f sica en la cual se archivar el documento para terminar dar clic en Archivar Manual de Ad
9. Usuarios internos Crear o Editar seleccionar al usuario y en el campo Perfil escoger Jefe S lo se puede tener un jefe por cada rea b En la funcionalidad Editar rea hay una regi n llamada Datos del Jefe de rea en donde se puede seleccionar al usuario Jefe dando clic sobre el nombre y luego poner Aceptar Seleccione una Persona para Jefe de esta rea Jefe de rea Personas en el rea Puesto Acci n Silvia Patricia Samaniego S nchez gura 44 Asignaci n de Jefe a rea Una vez que se selecciona el Jefe los datos del mismo se pasan a la derecha y se podr compartir bandeja en caso de requerir Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux Seleccione una Persona para Jefe de esta rea Personas en el rea Jefe de rea Diego Javier Basurto Guerrero Nombre Puesto Acci n Edison Mera Guevara TS Eduardo Alvear Simba Director de Soporte eliminar Johanna Aracely Cabrera Pilataxi Luis Javier L pez Sardi Mario Fernando Hidalgo Almeida Paola Geovanna Vera Pozo Silvia Patricia Samaniego S nchez 1 1 2 10 Bandeja Compartida La bandeja compartida se configura desde la edici n del rea como prerrequisito el rea debe tener un jefe Una vez definido el Jefe de rea se podr visualizar la regi n para compartir bandeja de documentos recibidos El jefe puede compartir su bandeja con una o m s personas de su prop
10. de Registros Encontrados 7 NOMBRE PUESTO EMAIL REA CIUDAD ESTADO 1720821816 Se or Torres Cadena Victor Hugo Asistente victor torres presidencia gob ec DIRECCI N ADMINISTRATIVA Quito D M Activo 1703273985 Se ora Garc a Rosales Zonia Ruth SECRETARIA Sonia Garcia Qpresidencia gob ec DIRECCI N ADMINISTRATIVA Quito D M Activo 1706065248 Se ora Freire Silva Leticia Leonor SECRETARIA leticia freile QOpresidencia gob ec DIRECCI N ADMINISTRATIVA Quito D M Activo 1709599094 Se ora Aquirre Acu a Lorena Karina Asistente lorena aguirre Opresidencia gob ec DIRECCI N ADMINISTRATIVA Quito D M Activo 1714263629 Se ora Cornejo Tapia Silvia Marcela Secretaria marcela cornejo O presidencia gob ec DIRECCI N ADMINISTRATIVA Quito D M Activo 1311328015 Se ora Arquitecta Moreno Recalde Mar a Carolina Directora Administrativa carolina moreno O presidencia gob ec DIRECCI N ADMINISTRATIVA Quito D M Activo 1714757547 Se ora Ingeniera Fajardo Gavidia Diana Soraya Asistente diana fajardo O presidencia gob ec DIRECCI N ADMINISTRATIVA Quito D M Activo Figura 30 Reporte de usuarios Los datos que se muestran son c dula t tulo nombre puesto correo electr nico rea ciudad y estado 2 1 4 Ciudadanos Esta opci n contiene algunas funcionalidades como 1 Crear 2 Editar Figura 31 Administraci n de ciudadanos 1 1 2 6 Crear ciudadano Esta funcionalidad permite crear a un ciudadano registrando los datos personales del mis
11. Edici n AREA SUBSECRETARIA DE IMAGEN GUBERNAMENTAL gt SUBSECRETARIA GENERAL Grabar Figura 27 Auditor a de cambios en datos de usuario 1 1 2 3 Buscar usuario La funcionalidad de buscar permite visualizar los datos de alg n usuario de la instituci n Esta pantalla muestra filtros de b squeda por nombre parte del nombre n mero de c dula rea a la que pertenece permiso y estado Al dar clic en el bot n Buscar se desplegar en la misma ventana el listado de los usuarios que coincidan con los filtros establecidos Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux Nombre C I Puesto Correo pania se rea ADQUISICIONES Buscar usuario del sistema Permiso Activar Acciones sobre Documentos Estado Activos nn Perfil Todos Figura 28 Buscar datos de usuario 1 1 2 4 Usuarios sin rea Permite asignar a un grupo de usuarios a un rea determinada Esto se utiliza cuando se ha realizado carga masiva de usuarios y no se ha asignado el rea a la que pertenecen Para seleccionar todos los usuarios de la lista se lo puede realizar marcando desde el primer usuario hasta el ltimo con el puntero rat n y manteniendo presionada la tecla Shift Para seleccionar un grupo de usuarios de manera alternada se debe marcar con el puntero rat n a cada usuario presionando a la vez la tecla CTRL Luego de ello se debe seleccionar el rea a la cual se va a
12. Integraci n Regulaci n y Regresar j i DIRECCION DE PROYECTOS La Direcci n de are Libre Puesto Subsecretario de Inform tica T tulo Se or Ingeniero SUBSECRETARIA NACIONAL DE LA 3 ADMINISTRACION PUBLICA SAP A SECRETARIA NACIONAL DE Ciudad Quito COMUNICACION 53 SECRETARIA NACIONAL JURIDICA Ciniira A7 Lietada da rnaae 2 1 6 Instituciones En esta funcionalidad solamente el AGO podr crear una nueva instituci n Para el caso de los podr n visualizar los datos de la Instituci n a la que pertenecen Se podr editar los siguientes campos RUC y sigla de la Instituci n Correo Este correo se presentar en el link de Ayuda para los usuarios que pertenecen a dicha instituci n Si la instituci n no tiene configurado el correo se presentar soporte Oinformatica gob por defecto Tel fono de informaci n de la Instituci n este campo sale impreso en el comprobante que se entrega a la persona que deja un documento externo Frase de despedida para oficios Por ejemplo DIOS PATRIA Y LIBERTAD Logo de la Instituci n Se desplegar en el comprobante que se entrega a la persona que deja un documento externo Administrador de Instituciones Nombre Presidencia de la Rep blica Ruc 1701555111 PR Correo soporteO informatica gob ec 3000000 Frase Para A DIOS PATRIA Y LIBERTAD oficios Logo Examinar Figura 48 Administraci n de Ins
13. asignar los usuarios y por ltimo dar clic en el bot n Asignar rea En la parte inferior se mostrar n los usuarios con su respectiva rea si se desea eliminar la asignaci n se debe dar clic en el bot n que dice Quitar rea al usuario para luego volver a asignar la que corresponda Administraci n de Usuarios y Permisos Asignar Usuarios por Areas CORE a AEE COORDINACI N DIPL OENERAL DE CONTROL DE CESI N COMPROMISOS PREMOCICALES COORDINACI N GENERAL DE PLANIFICACI N SC COORDINACI N GENERAL DE PLANIFICACI N SG Listado de usuarios EA CE Administrador Admin PRESIDENCIA DE LA REP BLICA Quitar rea 0603157322 Administrador Presidencia SUBSECRETARIA GENERAL DEL DESPACHO PRESIDENCIAL Quitar rea 0603429499 Adriana Alejandra Bonilla Huilca SOPORTE TECNICO DE HARDWARE Y SOFTWARE Quitar rea K 2 a Noianari n da raace a varine Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux 1 1 2 5 Reporte usuarios Esta funcionalidad sirve para visualizar los usuarios de cada rea de la Instituci n Se puede filtrar por estados de usuario Activos Inactivos Todos En esta opci n tambi n se puede exportar usuarios a un archivo PDF rea DIRECCI N ADMINISTRATIVA Buscar usuarios por Buscar Estado Activos v Usuarios del rea DIRECCI N ADMINISTRATIVA del rea DIRECCI N ADMINISTRATIVA No
14. debe notificar a la STI para que inactive los usuarios Ciudadanos duplicados en caso de que los hubiera o gestione la inactivaci n del usuario Servidor P blico con el correspondiente a otra Instituci n 3 Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux A EE e E N _ _ oOorrr A de SES b Figura 2 Usuario con Cargo m ltiple Regi n Izquierda Se encuentra el men vertical con las bandejas y opciones que le permitir n al usuario acceder a las funcionalidades del sistema seg n los permisos que tenga asociados Adem s se presenta al final las estad sticas que muestran Cantidad de usuarios conectados cantidad de usuarios registrados documentos generados y enlace para acceder al detalle de estad sticas Es la informaci n general de todas las Instituciones Regi n Central Esta regi n es el rea de trabajo donde se van a desplegar las funcionalidades que el usuario haya seleccionado en el men vertical ID B squeda En esta secci n permite realizar b squeda de documentos en la bandeja que se encuentra seleccionada ID Acciones Se presentan todas las acciones que se pueden realizar sobre uno o varios documentos ID Lista de documentos Se presenta el listado de los documentos asociados con la bandeja actual si tiene filtro se presentar n los documentos que cumplen con el mismo i Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador uipux
15. dula RUC 171384451 No tiene No de c dula Otro Documento Nombre Paola Apellido Pozo AA Se ora Ingeniera Abr T tulo ci n UNIDAD DE FORMACI N ARTESANAL FISCAL PRIMERO DE M Puesto Tel fono CU _ vera a hotmail com Contrase a Cambiar contrase a Direcci n Principal Referencia JyK Barrio N mero Calles Transversales A Quito Pichincha Ecuador Ingrese los primeros caracteres de la Ciudad o Pais y seleccione de la lista Fiaura 37 Edici n de datos de ciudadano Cuando se ingresa a la pantalla de edici n el sistema realiza tambi n las 2 acciones mencionadas al crear ciudadanos e Consulta a la base del Registro Civil los nombres completos correspondientes a la c dula digitada y los muestra al usuario e Consulta si el usuario que se est creando ya existe como usuario Ciudadano o Servidor P blico en otra Instituci n En la pantalla de edici n en la pesta a de Modificaciones aparece la instituci n nombre de la persona que realiz la ltima modificaci n de ese ciudadano la fecha y hora del cambio acci n y detalle de los datos modificados cambios Realizados Actualizaciones a Paola Geovanna Vera Pozo Instituci n Usuario Responsable Fecha de Cambio Acci n Detalle Presidencia de la Rep blica Paola Geovanna Vera Pozo 2012 12 20 08 53 21 GMT 5 Edici n EMAIL pgeovanna vera gmail com gt geovanna vera Q hotmail com Presidencia de la Rep blica Blanca Rosaur
16. funciones que realiza Jefes Descripci n Activar Acciones sobre Documentos Visualiza el combo de Acciones requeridas en la bandeja de Reasignados Enviar notificaciones al correo El sistema envia notificaciones sobre los documentos recibidos al correo electr nico del usuario Creaci n de documentos de Salida Permite al usuario crear documentos de Salida Documentos que salen de la instituci n a otra instituci n o a un ciudadano Asistentes Secretarias Recibir documentos externos dirigidos Permite al usuario recibir directamente documentos externos dirigidos a otro usuario Recibir documentos de ciudadanos Permite al usuario recibir documentos firmados electr nicamente por ciudadanos Reportes Permite visualizar reportes estad sticos de documentos recibidos por los usuarios de la instituci n Firma Digital Define si el usuario puede firmar digitalmente los documentos Omitir estructura org nica funcional Un usuario por instituci n Permite reasignar documentos a cualquier usuario p blico saltandose la estructura org nica funcional de la instituci n Bandeja de Entrada Administrador Usuarios Especiales R R H H Figura 18 Permisos de usuario Los permisos se encuentran clasificados de la siguiente manera Generales Al momento de desactivar el usuario el sistema muestra un listado de los usuarios existentes dentro del rea a la que pertenece el usuario que se est desactivando par
17. la lista y seleccionarlos Para borrar los usuarios de la lista debe dar clic en el bot n Borrar que se encuentra a lado derecho de cada uno de los usuarios que pertenecen a la misma Al terminar de modificar se debe dar clic en Aceptar para guardar los cambios Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux Creaci n y Modificaci n de Listas de Env o Ministros Secretarios Coordinadores Autoridades de la Administraci n P blica Central y Gabinete A Nombre Ministros Secretarios Coordinadores Autoridades de Descripci n para los miembros de gabinete ampliado Orden en el que se Tipo de lista P blica mostrar n los usuarios en En orden de selecci n v el documento Tipo de Usuario Todos los usuarios Nombre C l Puesto RESULTADO DE LA B SQUEDA DATOS A COLOCAR EN EL DOCUMENTO Tipo Nombres Instituci n T tulo Puesto rea E mail Juan Manuel Dominguez Ministerio de Agricultura pe Funcionario Andrade Ganader a Acuacultura y Economista Viceministro de Estado Viceministro jdominguezAQmagap gov ec Activo 5 Pesca Ministerio de Agricultura Ram n Li rdo Espinel 2 A S Funcionario As pedia a Ganader a Acuacultura y Economista Ministro de Estado Ministro ministro magap gov ec Activo Borrar Pesca di VICEMINISTRO y Minist de Coord Vi tra Coordin Funcionario Mauricio Le n
18. las carpetas han sido copiadas correctamente Las Carpetas Virtuales fueron copiadas correctament Figura 56 Mensaje de proceso terminado 2 3 Archivo F sico Archivo f sico se lo debe realizar para cada una de las reas y se debe configurar de acuerdo a los archiveros f sicos que se tenga en ellas Para esto se tiene las siguientes opciones Ubicaci n F sica de Documentos Consultar Ubicaci n del Documento en el Archivo F sico Nueva Ubicaci n F sica Consultar Estructura del Archivo F sico Organizaci n F sica del Archivo Pas PINE Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux Men de Archivo F sico 1 Ubicaci n F sica de Documentos 2 Consultar Ubicaci n del Documento en el Archivo F sico 3 Nueva Ubicaci n F sica 4 Consultar Estructura del Archivo Fisico 5 Organizaci n Fisica del Archivo Fiaura 57 Men de Archivo F sico 2 3 1 Organizaci n F sica del Archivo En esta secci n se debe seleccionar el rea y especificar los niveles que va a tener el archivo f sico El nombre de los niveles de organizaci n f sica del archivo est definido por la normativa del Sistema Nacional de Archivos SINAR Por ejemplo si deseamos crear el rea los nombres de los niveles ser an Archivo Estanter a Bandeja Caj n Folder Una vez creados se guarda los cambios dando clic en Aceptar Organizaci n F sica del Archivo Seleccione Area Area E No
19. n A ET ET area soporte4 ARSOP Area Prueba Desactivar Direcci n de Soporte DS SUBSECRETARIA DE TECNOLOG AS DE LA INFORMACI N Direcci n de Soporte GYE DS GYE SUBSECRETARIA DE TECNOLOG AS DE LA INFORMACI N P gina 1 1 Cinira 49 Artirari niMacartnaci n da raae Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux Al dar clic sobre el nombre del rea encontrada se selecciona y se carga la pantalla de edici n con los datos de la misma para que puedan ser Nombre Sigla soporte Buscar No de registros encontrados 3 E ET area rte4 ARSOP Area Prueba Desactivar de DS SUBSECRETARIA DE TECNOLOG AS DE LA INFORMACI N Desactivar Desactivar Direcci n de Soporte GYE DS GYE SUBSECRETARIA DE TECNOLOG AS DE LA INFORMACI N P gina 1 1 Nombre area soporte4 Sigla ARSOP Ciudad Quito xi Padre rea Prueba x Ubicaci n del Archivo F sico area soporte4 zj de la que se copiar la plantilla del PAS j Cargar Plantilla Ei La plantilla debe estar en formato pdf y su tama o m ximo 100 Kb Pinira AN CAalanni n doa ran nami mn hi nsanmiinarda Para grabar los cambios debe dar clic en el bot n Aceptar para cancelar los cambios en Regresar Jefe de rea Para asignar el jefe de rea se lo puede hacer de cualquiera de las 2 formas siguientes a Con la opci n de Administraci n
20. n debe decir Escuela Montevideo y en el campo Puesto s lo deber decir Director En los puestos no debe ir palabras como Estudiante de 3er A o de Derecho Particular Tr mite personal etc Direcci n Debe estar en may scula s lo la primera letra quitar y otros caracteres especiales No debe haber abreviaturas por ejemplo Rec debe ser Recinto En el caso de Avenidas se puede poner Av Tel fono No debe ir ninguna palabra ni caracteres especiales S lo deben ir n meros y si hay varios tel fonos separarlos con P Ejemplo 2456879 2974546 Email Se debe digitar correctamente sin espacios en blanco y si hay m s de un correo separar por comas Contrase a Al seleccionar esta opci n y grabar los cambios se enviar un correo electr nico al ciudadano para que pueda establecer su contrase a Nota Todos los art culos de del los la las que se encuentren en cualquier texto debe ir en min sculas excepto los nombres de Los R os El Oro que son provincias Tampoco se debe crear servidores p blicos como ciudadanos Regresar Editar Datos Registro Civil El n mero de c dula ingresado no es v lido Usuarios Info Ciudadano Modificaciones C dula RUC No tiene No de c dula Otro Documento Nombre D Apellido L T tulo Abr T tulo Instituci n Puesto
21. que se copiar la plantilla del P E H Por favor cargue una plantilla para los documentos del rea Examinar Cargar Plantilla La plantilla debe estar en formato pdf y su tama o m ximo 100 Kb Figura 40 Creaci n de rea 1 1 2 9 Editar rea Esta funcionalidad permite modificar los datos de un rea de la Instituci n Se valida que no se modifique reas con el mismo nombre de una ya existente Se valida que no se cree reas con la misma sigla de una ya existente O espacios en blanco Mediante la b squeda el sistema permite listar las reas que coiciden con el nombre ingresado Administraci n de reas po mg OESTE a portar reas a Ca ls rea Prueba 2 A pP R No de registros encontrados 3 A Paulina Rodas z L Fy PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Y AA Acci n i E Area Prueba BG area soporte4 ARSOP Area Prueba Desactivar SECRETARIA GENERAL Direcci n de Soporte DS SUBSECRETARIA DE TECNOLOG AS DE LA INFORMACI N Desactivar SUBSECRETARIA DE TECNOLOG AS DE LA INFORMACI N Desactivar Direcci n de Soporte GYE DS GYE P gina 1 1 E gt gt Fi gura 41 Buscador de reas Unicamente por esta opci n se podr Activar Desactivar reas esta opci n de muestra en la parte derecha del listado de reas No se puede desactivar reas que contengan usuarios o sub reas activas Nombre Sigla soporte No de registros encontrados 3 Acci
22. Nombre Item Descripci n Item Archivo Descripci n de archivo Estanteria Descripci n de estanteria Bandeja Descripci n de bandeja Folder Descripci n de folder 1 2 3 4 Caj n Descripci n de caj n 5 6 2 3 2 Nueva ubicaci n F sica En esta funcionalidad se debe crear las carpetas que representan al archivo f sico para ello se deber empezar creando la carpeta para cada uno de los niveles Los nombres deber n establecerse de acuerdo a c mo se tiene codificado cada uno de los archivadores f sicos del rea Para crear la carpeta del primer nivel se deber dar clic en el link que dice Crear nombre dado al primer nivel establecer el nombre la sigla y guardar los cambios RR A de areno Fisica Se ha creado el Item ArchivoSG CREAR ESTANTERIA ArchivoSG Nombre Item Sigla peces KE ARCHIVO gt gt ESTANTERIA gt gt BANDEJA gt gt CAJON gt gt FOLDER Nombre Item Sigla Tipo Acci n M a n a Crear archivo ArchivoSG ASG001 ARCHIVO Editar Crear estanteria Figura 59 Administraci n de Archivo F sico Sistema de Gesti n Documental Quipux Una vez creada la carpeta correspondiente al primer nivel se debe ir creando las carpetas de los niveles siguientes Al dar clic en la acci n Editar permite realizar lo siguiente Modificar Datos del archivo f sico Ejemplo nombre o sigla Desac
23. Sistema de Gesti n Documental Quipux SISTEMA DE GESTI N DOCUMENTAL QUIPUX SGDO MANUAL DE USUARIO ADMINISTRACI N Marzo 2013 Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux SUBSECRETARIA DE TECNOLOG AS DE LA INFORMACION e NI vene rE de O Administraci n P blica MANUAL DE ADMINSTRACI N C digo STI DS SGDQ AD Versi n 1 4 N mero de P ginas 40 Elaborado por Ing Paola Vera Analista de Soporte Revisado por Ing Eduardo Alvear Director de Soporte Aprobado por Ing MarioAlbuja Subsecretario de Tecnolog as de la Informaci n Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux Versi n del documento Fecha de revisi n Cambio realizado mm aa V 1 0 Septiembre 2011 Creaci n de Manual V 1 1 Enero 2012 Actualizaci n de contenido V 1 2 Abril 2012 Actualizaci n de contenido V 1 3 Septiembre 2012 Modificaciones de contenido V 1 4 Marzo 2013 Actualizaci n de interfaz de administraci n Licencia Usted es libre de Copiar distribuir y comunicar p blicamente la obra Hacer obras derivadas Condiciones Reconocimiento Debe reconocer los cr ditos de la obra de la manera especificada por el autor o el licenciador pero no de una manera que sugiera que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra Compartir bajo la misma licencia Si alt
24. Tel fono Email Contrase a Cambiar contrase a Barrio N mero Calles Transversales Ciudad Pa s Ingrese los primeros caracteres de la Ciudad o Pais y seleccione de la lista Figura 32 Registro de datos de ciudadano Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux Cuando se ingresa la c dula de identidad el sistema realiza 2 acciones a Consulta a la base del Registro Civil los nombres completos correspondientes a la c dula digitada y los muestra al usuario Datos Registro Civil Datos traidos desde el Registro Civil Nombres G nero Femenino Estado Civil Casado Direcci n Terra Figura 33 Consulta de datos en Registro Civil Junto al campo Nombre y Apellido aparece un cono M para que al dar clic copie los nombres completos que se obtuvo del Registro Civil Info Ciudadano Modificaciones C dula RUC 1713844510 No tiene No de c dula Nombre Vera Pozo Paola Geovanna E Copiar datos del Registro Civil Puesto Figura 34 Funci n para copiar de datos consultados b Adem s de ello consulta si el usuario que se est creando ya existe como usuario Ciudadano o Servidor P blico en otra Instituci n Usuarios Existen usuarios registrados con el mismo n mero de c dula No de registros encontrados 3 CT CT Serv Paola Pozo Administradora de Sistemas Direcci n de Soporte Serv Paola Pozo Admini
25. a Esta advertencia indica al administrador que debe verificar los datos para no duplicarlos y notificar a la STI para que inactive los usuarios Ciudadanos duplicados en caso de que los hubiera o gestione la inactivaci n con el correspondiente de otra Instituci n 4 Cargo M ltiple El AIQ podr crear a un mismo usuario m s de una vez en la Instituci n y el sistema permitir que la c dula se vuelva a registrar Esto se debe realizar s lo si el Servidor P blico tiene una subrogaci n de cargo autorizada Para ello se deber seguir el Procedimiento para Subrogaci n de Cargo Si una persona tiene varios usuarios cargos las contrase as no se crean sino que se copian del usuario registrado anteriormente esto para que ingrese a sus cuentas con el mismo usuario y contrase a original Si tiene una cuenta de Servidor P blico y otra de Ciudadano la contrase a que prevalece es la de Servidor P blico a pesar que modifique la contrase a del usuario Ciudadano Procedimiento para Subrogaci n de Cargo http www informatica gob ec index php guipux descargas Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux Datos Registro Civil Datos tra dos desde el Registro Civil Nombres Vera Pozo Paola Geovanna G nero Femenino Estado Civil Casado Direcci n Terranova Usuarios A Existen usuarios registrados con el mismo n mero de c dula No de reg
26. a Salinas Secaira 2012 11 26 10 51 57 GMT 5 ici REFERENCIA J gt J y ABR TITULO Ingeniera gt Doctora Presidencia de la Rep blica Blanca Rosaura Salinas Secaira 2012 11 26 10 15 03 GMT 5 ici REFERENCIA J y K gt J ABR T TULO Se registr Ingeniera REFERENCIA J gt J y K EMPRESA Se registr UNICIUDAD DE FORMACI N ARTESANAL FISCAL PRIMERO DE MAYO Presidencia de la Rep blica Administrador Sistema 2012 11 12 16 41 07 GMT 5 ici REFERENCIA Se registr J Presidencia de la Rep blica Blanca Rosaura Salinas Secaira 2012 11 26 09 58 48 GMT 5 Figura 38 Datos de ltima actualizaci n Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux 2 1 5 reas Esta funcionalidad permite Administraci n de reas L Crear rea 1 Crear rea 2 Editar rea 3 Lista de rea N List de rea 2 Editar rea Ciruira 20 Adminiectrari n da raae 1 1 2 8 Crear rea La creaci n de reas se debe realizar seg n la estructura org nica de la instituci n Los datos que se deben registrar son Nombre Se debe ingresar el nombre del rea sin abreviaturas ni caracteres especiales Se valida que no se cree reas con el mismo nombre de una ya existente Sigla Se debe poner una sigla al rea Se valida que no se cree reas con la misma sigla de una ya existente o espacios en blanco Ciudad Se debe identificar en qu ciudad se encuentra el r
27. a clase de documento Formato de la Numeraci n de Documento Seleccione Area SUBSECRETARIA INFORMATICA Ja Clase de N Digitos N Digitos Secuencia D i Copiar Formato del rea Formato del Separador 2 Institucion Area A o Secuencial Ab Documento Oficio SUBSECRETARIA INFORMATICA Instci n A ade Borrar Sl o a E E A AAA Area A o Secuencial Ab Documento EXT 4 1 144 Institucion 5 A adir Borrar Area A o Secuencial Ab Documento institucion jej A adir Borrar Area A o Secuencial Ab Documento Institucion z A adir Borrar Acuerdo SUBSECRETARIA INFORMATICA 4 4 1 Institucion A adir Borrar Memorando SUBSECRETARIA INFORMATICA E E Eh H WJ Circular SUBSECRETARIA INFORMATICA EN Figura 49 Numeraci n de Documentos 2 2 Carpetas Virtuales La configuraci n de carpetas virtuales se lo debe realizar para cada rea de la Instituci n y les permite organizar en ubicaciones de carpetas virtuales los documentos elaborados o registrados en el SGDO 7 Norma T cnica NTE INEN 2410 2011 http www informatica gob ec ndex php component docman doc_download 43 norma tecnica ecuatoriana 2410 Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux 1 Administraci n de Carpetas Virtuales 2 Consultar Carpetas Virtuales 3 Copiar estructura de Carpetas Virtuales a otras reas Admi
28. a poder reasignar los documentos de elaboraci n y recibidos a un usuario activo de la instituci n Activar Acciones sobre Documentos Visualiza el combo de Acciones al momento de reasignar un documento siempre y cuando la instituci n tenga parametrizado las acciones tambi n son conocidas estas acciones como sumillas para reasignar Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux Enviar notificaciones al correo Se puede habilitar o deshabilitar la opci n de notificar al usuario a su correo electr nico que ha recibido un documento en el sistema y alertas de documentos vencidos Creaci n de documentos de salida Habilita la opci n Nuevo del men del sistema para creaci n de documentos de salida oficios memorandos circulares acuerdos pueden ser emitidos a destinatarios de la misma instituci n de otra instituci n o a ciudadanos Asistentes o Secretarias Manejar Archivo Permite a los usuarios del archivo buscar y ubicar documentos en el archivo f sico de la instituci n Habilita los permisos para visualizar el documento sus anexos el recorrido y los documentos asociados Consultar documentos Permite al usuario consultar documentos que pertenecen a otros usuarios de la misma rea o de reas con menor jerarqu a Impresi n de Documentos Muestra en el men la opci n Por Imprimir para visualizar los documentos que deber n ser impresos firmados manualmente y enviados de for
29. ada en el sistema Usuario Servidor P blico o Ciudadano que utiliza el SGDQ Subrogante Usuario que reemplaza por un tiempo determinado a otro usuario que no se encuentra en funciones Usuario Focal Usuario capacitado por la STI en los cursos de bandeja de entrada y bandeja de salida encargado de brindar soporte de primer nivel y capacitar a los servidores p blicos de la Instituci n donde labora Documentaci n del sistema Son los documentos que se generan en el sistema Oficios memorandos acuerdos y circulares Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux Bandeja de Entrada Se refiere a la recepci n de documentaci n externa que se va a registrar en el sistema Bandeja de Salida Se refiere a la generaci n y emisi n de documentaci n hacia otras instituciones ciudadanos o servidores p blicos de la propia instituci n Manual de Administraci n
30. cia gov ec Seleccionar Alicia Guadalupe Presidencia de la SUBSECRETARIA RETAR Alicia Jacome presidencia gov Seleccionar Jacome Ponoe Rep blica NACIONAL JURIDICA icia Jacome Qpresidencia gov ec Seleccionar SUBSECRETARIA DE Alicia Reyes Nobo Presidencia de aaa T Estudiante TECNOLOG ASDELA alicia gmail com lencia dl INFORMACI N SUBSECRETARIA Al Il P del io a Qs T Abogado Subsecretario General GENERAL DE LA Alvaro Orellana Qpresidencia gov ec A Seleccionar PRESIDENCIA has i ASESORIA DEL A angenbera Ao Spangenberg P Rep blica ANALISTA ERSS Anabella SpangenbergQ presidencia gov ec Seleccionar 5 s rea E mail ARCHIVO PASIVO Ximena CaisachanaQpresidencia gov ec ctivo SUBSECRETARIA DE TECNOLOGIAS DE LA aliciafMgmail com INFORMACION ARIA NERA residencia de la Rep blica Abogado Subsecetario General Opa EA Alvaro Orellana presidencia gov ec Figura 9 Creaci n de Lista de Env o 1 1 1 2 Editar lista de env o Esta opci n se presenta en la misma pantalla de creaci n de lista tan solo que se seleccionar el nombre de la lista que se desea editar Esta opci n permite seleccionar una lista ya creada para editar datos como Nombre de la lista la Descripci n y agregar o borrar los usuarios pertenecientes a la misma Para agregar un usuario a la lista se realizar igual Crear una lista de env o buscar los usuarios que desea agregar a
31. de Documentos M dulo de Administraci n 1 Cambio de contrase a 2 Listas de env o 3 Ciudadanos 4 Usuarios internos 5 reas 6 Instituciones 7 Numeraci n de documentos 8 Respaldo de Documentos 9 Metadatos de Documentos Figura 5 Administraci n del sistema 2 1 1 Cambio de contrase a En esta opci n el usuario administrador puede cambiar su contrase a para lo cual debe digitar la contrase a anterior luego la nueva contrase a y volver confirmar la misma La contrase a debe ser m nimo 6 y m ximo 15 caracteres entre n meros y letras Al finalizar debe Aceptar los cambios Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux Por favor ingrese los siguientes datos Usuario ADMNISTRADOR Contrase a anterior Contrase a Re escriba la contrase a Figura 6 Cambio de contrase a 2 1 2 Listas de env o Al ingresar a esta opci n se presentar una pantalla en la cual se podr crear editar o eliminar una lista de env o Creaci n y Modificaci n de Listas de Envio lt Crear Huewa Lista Figura 7 Administraci n de Listas de Env o 1 1 1 1 Crear lista de env o Esta funcionalidad permite al usuario crear varias listas de env o cada una de ellas con varios usuarios de su Instituci n de otra instituci n ciudadanos o mixta De esta manera se facilita el env o de documentos a varios destinatarios Al ingresar a esta opc
32. de Gesti n Documental Quipux 2 3 7 1 Administraci n de Metadatos En esta secci n se va a crear metadatos del rea seg n los niveles que se requiera Cada rea puede tener SUS propias carpetas virtuales Para ello se debe Seleccionar el rea Realizar la creaci n del primer nivel para lo cual se da clic en el link que dice Crear que se encuentra en la columna Acci n a lado derecho de la pantalla se registra el metadato palabra y se da clic en Guardar Nombre de Metadato Estado Acci n Crear Regresar Figura 66 Creaci n de Metadatos Se sigue el mismo procedimiento para crear las carpetas para los siguientes niveles Seleccione Instituci n rea Direcci n de Soporte ha PROVINCIA N Mejia Pujili Quito Regresar Fiaura 67 Creaci n de niveles de metadatos 3 Al dar clic en la acci n Editar permite realizar lo siguiente 4 Modificar Nombre palabra del metadato Ejemplo Montecristi 5 Desactivar Una vez desactivada el metadato no se podr ligar a un documento al mismo pero permitir que los documentos antes ligados se puedan consultar Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux Desactivar Regresar Ciniira Enici n da matarnatn Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux GLOSARIO T RMINOS SNAP Secretar a Nacional de la Administraci n P blica STI Sub
33. dos t tulos debe ir el de m s alto nivel Si no tiene t tulo o se desconoce s lo se debe poner Se or Se ora etc No se debe ingresar la especializaci n por ejemplo Ingeniero en Minas Licenciado en Sicolog a Infantil Abreviatura de t tulo Debe ser la primera con may scula y se debe poner la abreviatura perteneciente al t tulo Por ejemplo Ing Lic Si no tiene t tulo la abreviatura es Sr Sra Instituci n No debe haber siglas se debe digitar el nombre de la instituci n completa Pueden ir comillas dobles por ejemplo Asociaci n 24 de Mayo No se debe escribir abreviaturas por ejemplo Coop debe ser Cooperativa Puesto Debe ir en may scula s lo la primera letra se debe poner la funci n que realiza en la instituci n o empresa Este campo no debe ser igual al campo cargo por ejemplo Servidor P blico 1 si est de esta forma se debe corregir Si tiene E se debe poner el puesto coma Encargado s lo la primera letra en may scula Ejemplo Director Financiero Encargado En este campo tampoco debe haber abreviaturas ni las siglas de la Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux instituci n Por ejemplo es incorrecto Director Provincial FUT Zamora la forma correcta es Director Provincial de Zamora No se debe poner la instituci n luego del puesto por ejemplo es incorrecto Director de la Escuela Montevideo ya que en el campo Instituci
34. e vuelva a revisar los datos Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux Datos tra dos desde el Registro Civil G nero Femenino Direcci n Tomas De Berlanga Y San Cristo Existen usuarios registrados con el mismo n mero de c dula C dula 1718353612 Usuario A z or rea BIENESTAR SOCIAL z Ciudad Quito z Se ora Sra y Correo 5 r Abr y Titulo Sra Se ora lelectr nico COMeoOinstitucional gob ec Puesto Analista Cabecera Analista Figura 26 Validaci n de datos al crear usuario Luego de modificar los datos del usuario se debe Grabar los cambios para cancelar se puede dar clic en Regresar En la pesta a de Modificaciones aparece la instituci n nombre de la persona que realiz la ltima modificaci n del usuario que se est editando la fecha y hora del cambio y detalle de los datos modificados tanto en datos del usuario como en permisos habilitados desactivados Info de Usuario Permisos Sol Respaldos Actualizaciones a Administrador Presidencia Instituci n Usuario Responsable Fecha de Cambio Acci n Detalle Presidencia de la Rep blica Nancy 2013 01 22 16 43 12 GMT 5 Edici n ER Presidencia de la Rep blica Nancy 2013 01 22 16 37 07 GMT 5 Edici n E EEEn ON a Nancy 2013 01 21 14 48 53 GMT 5
35. ea rea Padre Es el rea a la que pertenece el rea actual que se est ingresando Por esta raz n siempre se deber crear en orden jer rquico Ubicaci n del archivo f sico Se debe seleccionar el rea en la cual se almacenan f sicamente los documentos f sicos rea de la que se copiar la plantilla del documento Se puede establecer el rea que ya tiene cargada una plantilla para en el caso de que se vaya a compartir la misma Si se va a utilizar una plantilla para cada rea se deber dejar la opci n por defecto rea Actual Cargar Plantilla Permite seleccionar el archivo PDF con el dise o de la plantilla que el rea va a utilizar El tama o m ximo del archivo debe ser de 50 Kb El sistema valida que no se ingrese nombres o siglas de reas que ya fueron ingresadas el mensaje que se muestra es Intente otro nombre de rea y o Intente otras siglas Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux Conforme se vaya creando en la parte izquierda de la pantalla se crea un rbol que muestra las reas con Sus respectivas sub reas ars A A Paulina y y PRESIDENCIA E direcci n de soporte Intente otro nombre de rea Sigla ds Intente otras Siglas Ciudad Quito zj Padre lt lt rea Actual gt gt Ubicaci n del Archivo F sico lt lt rea Actual gt gt rea de la
36. era o transforma esta obra genera una obra derivada s lo puede distribuir la obra generada bajo una licencia id ntica a sta e Alreutilizar o distribuir la obra tiene que dejar bien claro los t rminos de la licencia de esta obra e Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso del titular de los derechos de autor e Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales del autor Versi n del sistema de Gesti n Documental Quipux 5 3 Para ver la licencia completa visite http creativecommons org licenses by sa 2 5 es legalcode es Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux NDICE MANUAL DE URSS 1 INTRODUCCION caian 1 oia 1 LINGRESO AL SISTEMA dad 2 2 ESTRUCTURA DEL SISTEMA occccccccccococococrocococrrr nn 2 2 I NGRESO A ADMINISTRACI N coocccccooconnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnanrrrrnnnnannnrrrannnss 4 2 LADMINISTRACIO Ni o a da e e eo 4 2 Jd I Ta pio lo 0 NAO 810 E 1 8 E EUA DS DA TU DA DD A A ES dA MNE 4 LLE ZIISLAS dO CIV O a o do 5 LILLE lista desen e ea a ai 5 11 2 Edita AS E e ene center racer cera codoco dado de AA AS aupa 7 Tik 1 3 Consultar lista de envi O id andadas 8 2T ZUSUAIOS ANETO A AS INTE AIDA EE LIS a a aia 9 1 AA A 9 1 22
37. i n se despliega la siguiente pantalla donde el usuario debe Seleccine la lista Es un combo que permite seleccionar la opci n de Crear Nueva Lista o el nombre de una lista existente para editarla Nombre Se debe ingresar el nombre con el cual se identificar la lista Descripci n Se ingresa una descripci n general de la lista que permite identificar brevemente que usuarios est n asociados a la misma Tipo de lista Existen el tipo de lista Personal y P blica Cuando se trata de una lista Personal s lo el usuario que crea la lista puede utilizar y editar si se trata de una lista P blica todos los usuarios de la instituci n pueden utilizarla pero s lo el editarla Creado por El nombre del usuario que crea la lista Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux Luego de ello debe ingresar los filtros para buscar a los usuarios que desea incluir en la nueva lista Seleccionar el tipo de usuario que desea buscar para ello podr seleccionar entre Servidor P blico Ciudadano o Todos los usuarios Digitar el nombre parte del nombre o c dula del usuario que se desea buscar Digitar el puesto que ocupa es opcional en caso que se seleccione Servidor P blico Seleccionar la instituci n a la que pertenece el Servidor P blico Tambi n puede seleccionar el rea de una instituci n para filtrar datos Esto solo si el
38. ia rea para lo cual debe seleccionar el usuario y dar clic en Aceptar De esta manera los usuarios podr n ver desde su propia cuenta de usuario los documentos de la bandeja de recibidos del usuario con perfil Jefe Si se desea quitar el permiso para que un usuario vea los documentos recibidos del jefe se debe dar clic en el bot n de Eliminar junto al nombre del usuario Seleccione una Persona para Jefe de esta rea Mario Fernando Hidalgo Almeida Paola Geovanna Vera Pozo Silvia Patricia Samaniego S nchez Compartir Bandeja de Documentos Recibidos Diego Javier Basurto Guerrero Edison Mera Guevara Ficuira Randaia Oamnartida 1 1 2 11 Lista de rea Permite consultar los datos del rea seleccionada El listado de reas se puede exportar a un archivo PDF Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux Administraci n de reas Informaci n del rea Seleccionada Ca rea Padre SECRETARIA GENERAL DE LA ADMINISTRACION PUBLICA 3 65 PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Nombre AYUDA HUMANITARIA 53 DESPACHO PRESIDENCIAL e SUBSECRETARIA INFORMATICA Sigla SUBINFO 3 SECRETARIA GENERAL E Quito Ez SECRETARIA GENERAL DE LA Ubicaci n del Archivo F sico SUBSECRETARIA INFORMATICA ADMINISTRACION PUBLICA Area de la que se copiar la plantilla del SUBSECRETARIA INFORMATICA gt SUBSECRETARIA INFORMATICA Soca Direcci n de
39. idos ciudad t tulo acad mico direcci n tel fono correo electr nico y dem s Cuando se digita la c dula de identidad el sistema realiza 2 acciones DO Consulta a la base del Registro Civil los nombres completos correspondientes a la c dula digitada y los muestra al usuario Nombres Vera Pozo Paola Geovanna G nero Femenino Estado Civil Casado Direcci n Terranova Figura 14 Consulta de datos de usuario Junto al campo Nombre y Apellido aparece un cono M para que al dar clic copie los nombres completos que se obtuvo del Registro Civil Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux Info de Usuario Permisos Modificaciones g Cambio de Contrase a Permite Reiniciar la Contrase a g Usuario Activo Activa Usuario Desactiva Usuario 1713844510 Es Pasaporte Vera Pozo Paola Geovanna lt lt seleccione gt gt lt lt seleccione gt gt y lt lt seleccione gt gt gura 15 Funci n para copiar de datos consultados Adem s de ello consulta si el usuario que se est creando ya existe como usuario Ciudadano o Servidor P blico en otra Instituci n Usuarios Existen usuarios registrados con el mismo n mero de c dula No de registros encontrados 2 Sem Paola Geovanna Vera Pozo Analista de Soporte DIRECCI N DE SOPORTE Presidencia de la Rep blica Ciu Paola Geovanna Vera Pozo AAA ia un 1 A A A P
40. istros encontrados 2 CT Teruesto rea Serv Paola Geovanna Vera Pozo Analista de Soporte DIRECCI N DE SOPORTE Presidencia de la Rep blica Ciu Paola Geovanna Vera Pozo P gina 1 1 Info de Usuario Permisos Modificaciones g Cambio de Contrase a Permite Reiniciar la Contrase a g Usuario Activo Activa Usuario Desactiva Usuario 1713844510 Es Pasaporte Nombre Vera Pozo Paola Geovanna Apellido rea lt lt seleccione gt gt z Ciudad lt lt seleccione gt gt Fi gura 17 Creaci n de usuario Adicionalmente se debe ingresar la siguiente informaci n rea Se debe seleccionar el rea de la Instituci n a la que pertenece el usuario Perfil Hay 2 tipos normal y jefe En el caso de perfil Jefe solo se puede elegir un usuario por cada rea Puesto Es la funci n que desempe a dentro de la Instituci n este campo a aparecer en el pie de firma Puesto cabecera Es la funci n que desempe a dentro de la Instituci n y es el campo que va a aparecer en la cabecera de los documentos de tipo Oficio cuando el usuario sea destinatario de un documento Generalmente este campo va a ser igual al de Puesto pero es posible cambiarlo en caso de requerirlo Iniciales de la sumilla Son las iniciales del usuario las cuales se van a visualizar en la parte inferior de un documento cuando participa en la elaboraci n o modificaci n del contenido del documento Responsable del
41. ma Para ingresar al Sistema de Gesti n Documental Quipux se debe digitar la siguiente direcci n en el navegador de internet www gestiondocumental gob ec El sistema QUIPUX funciona adecuadamente en el navegador Mozilla Firefox hasta la versi n 17 0 En otros navegadores no se certifica un adecuado funcionamiento Al realizar esto se desplegar la p gina web donde se debe ingresar la c dula y la contrase a Gobierno Nacional De La Rep blica Del Ecuador Ayuda Soporte y jimi Implantaci n del Capacitaci n pro entes Sistema prueba 4 A Figura 1 Ingreso al sistema 2 Estructura del Sistema Al ingresar al sistema se puede visualizar que las funcionalidades se encuentran distribuidas en tres regiones lo que permite una navegaci n f cil para el usuario Las regiones son a Regi n Superior En esta regi n se encuentran los datos generales del sistema los datos del usuario que ha ingresado la funcionalidad de Firma Digital Ayuda sobre el sistema y la opci n para Salir del mismo Si el usuario tiene cargo m ltiple le aparecer una lista desplegable con los usuarios asignados a la persona Esto en caso de que subrogue un cargo con la autorizaci n correspondiente o que tenga un usuario Ciudadano si realiz un tr mite personal 2 Se recomienda utilizar el navegador de Internet gratuito Mozilla Firefox para el correcto funcionamiento del sistema Se
42. ma f sica Redireccionar a edici n al ingresar a un documento Cuando el usuario accede a un documento en elaboraci n el sistema le presentar directamente la pantalla de edici n Esta funcionalidad permite saltar el paso de ir a la pantalla de Informaci n del documento para luego seleccionar la opci n Editar Mostrar documento autom ticamente en la informaci n general Muestra el documento en la parte inferior de la pantalla de Informaci n del documento sin necesidad de hacer clic en la opci n Ver Documento Usuario p blico Permite al usuario ser visto desde otras reas de una misma instituci n ver a usuarios jefes y usuarios de otra rea para realizar reasignaci n de documentos Jefes Recibir documentos externos dirigidos Permite al usuario recibir directamente documentos externos dirigidos para responder o reasignar al usuario correspondiente Esta funcionalidad se utiliza en bandeja de entrada o registro de documentos Recibir documentos de ciudadanos Permite que los usuarios Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux ciudadanos con firma electr nica puedan remitir documentos al usuario jefe a n as el documento enviado por el ciudadano no llegar directamente a la bandeja del Servidor P blico Se recomienda la habilitaci n de este permiso a las m ximas autoridades de la Instituci n Reportes Permite visualizar reportes estad sticos de documen
43. men la opci n para asociar documento digital imagen del documento a los documentos registrados en bandeja de entrada Creaci n de Ciudadanos Permite ingresar nuevos ciudadanos en el sistema para el definirlos como destinatarios de documentos Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux 5 Creaci n de documentos de entrada Permite al usuario registrar documentos externos que son aquellos que llegan a la instituci n de manera f sica se registran y se digitalizan para que se gestionen internamente en la instituci n Administrador Administrar Archivo Muestra en el men la opci n para administraci n de archivos f sicos creaci n de organizaci n y ubicaciones f sicas Administraci n del Sistema Muestra en el men la opci n de administrar el sistema nicamente en las reas seleccionadas el usuario podr administrar usuarios lista de usuarios numeraci n de documentos Administraci n de carpetas virtuales Muestra en el men la opci n de administraci n de Carpetas Virtuales Informar a todos los usuarios Permite realizar la acci n Informar a todos los usuarios activos de la Instituci n este permiso va de la mano con el de Administrar Sistema Administrar listas de env o Con este permiso el administrador estar en la capacidad de visualizar las listas de env o tanto las p blicas como privadas Administrador Institucional Permite administrar toda la instit
44. mento en el Archivo 37 Zi OM ES DOLO S entanto eos duo deta da Na itinere Dt AA DA EDU 38 2 3 7 1 Administraci n de 38 NN GLOSARIO DE aa aa aa aa UE UU RESE REN RUN UU aa aa 40 Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux MANUAL DE ADMINISTRACI N I INTRODUCCI N El presente documento es el Manual de Administraci n del Sistema de Gesti n Documental Quipux Versi n 1 13 herramienta inform tica que le apoyar en la gesti n documental realizada por los servidores p blicos de las Instituciones El documento est dirigido a los Administradores Quipux de cada Instituci n quienes podr n guiarse de ese manual para realizar la parametrizaci n del Sistema y administraci n de la informaci n institucional Il ALCANCE El presente documento abarca la gu a necesaria para que el Administrador Quipux realice la parametrizaci n del sistema que implica creaci n de reas usuarios numeraci n de documentos carpetas virtuales archivo f sico y mantenimiento de la informaci n general del sistema necesaria para gestionar la documentaci n de toda la Instituci n y los usuarios que la utilizan Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux 1 Ingreso al siste
45. ministraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux ARCHIVO gt gt ESTANTERIA gt gt BANDEJA gt gt CAJON gt gt FOLDER Tipo O ArchivoSG archivo O EstantesG estanteria O BandejalnferiorSG bandeja Cajons1 cajon folder bandeja Nueva ubicaci n ArchivoSG EstanteSG BandejalnferiorSG CajonS1 FolderAB Archivar Regresar Fiaura 63 Selecci n de ubicaci n f sica de documento 2 3 5 Consultar Ubicaci n del Documento en el Archivo F sico Esta funcionalidad permite consultar la ubicaci n f sica de un documento para esto se debe ingresar el n mero o parte del n mero de documento en la caja de texto luego se pone Buscar Cuando se encuentra al documento se da clic en la opci n Ver para visualizar la ubicaci n f sica del mismo Ubicaci n F sica de Documentos El Documento No PR ADS 2010 0001 E se encuentra ubicado en ArchivoSG EstanteSG BandejalnferiorSG CajonSi FolderAB Figura 64 Consulta de Ubicaci n F sica de Documento 2 3 6 Metadatos La funcionalidad de Metadatos permite ligar a un documento con una O varias palabras claves tags para ampliar el criterio de b squeda Con esta funcionalidad se puede realizar lo siguiente Administraci n de Metadatos Consulta de Metadatos Administraci n de Metadatos 1 Administraci n de Metadatos 2 Consultar Metadatos Manual Finira AE Adminictraci n da Matadatne Sistema
46. mo Los datos deben estar escritos sin faltas de ortograf a sin abreviaturas ni caracteres especiales en los campos Al terminar de registrar los datos se debe dar clic en el bot n Aceptar para guardar los cambios Usuarios Ciudadanos son aquellos usuarios que no pertenecen a una Instituci n P blica registrada en el sistema Quipux Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux Los campos que se deben registrar son los siguientes C dula RUC Se debe solicitar al ciudadano y registrar el n mero de c dula de identidad de la persona o el n mero de RUC de la empresa o instituci n sin espacios y sin gui n De esta manera se evita duplicar ciudadanos ya registrados en el sistema Solo en casos excepcionales se crear n ciudadanos sin c dula Otro Documento En este campo se deber registrar el n mero de pasaporte en caso de que la persona sea extranjera Nombre y Apellido Se debe registrar s lo la primera letra con may sculas sin faltas de ortograf a y en lo posible nombres y apellidos completos Por ejemplo en los casos de Mar a de los ngeles de los va con min sculas Las may sculas tambi n deben ser tildadas ngeles T tulo Se debe registrar el t tulo acad mico en espa ol anteponiendo siempre la palabra Se or Se ora o Se orita Ejemplo Se or Ingeniero Se ora Licenciada Se or Mag ster etc Si es Phd debe ser Se or Doctor Si tiene m s de
47. nistra Coordinadora uncionario Mauricio Le n de D rrollo Social ECONOMISTA COORDINADOR DE de Dolo Social DESARROLLO SOCIAL Ministerio de Coordinaci n Giona Ministro Coordinador de la Ministerio de Coordinaci n de la Pol tica Econ mica Pol tica Econ mica de la Pol tica Econ mica IpazminoQmods gov ec Activo dborja mcpe gov ec Activo Borrar uncionario Diego Borja Figura 11 Consulta de Lista de Env o Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux 2 1 3 Usuarios internos La opci n de Usuarios internos permite realizar las siguientes funciones 1 Usuario 2 Crear Subrogaci n de Puesto Administraci n de usuarios y permisos 3 Desactivar Subrogaci n de Puesto 2 Crear Subrogaci n de Puesto 4 Usuarios sin rea 3 Desactivar Subrogaci n de Puesto 4 Usuarios Sin rea 5 Reporte a usuarios 5 Reporte Usuarios 8 Permisos a Usuarios Regresar Figura 12 Administraci n de usuarios y permisos 1 1 2 1 Usuario Esta opci n permite al administrador ingresar a la pantalla para Crear o Buscar usuarios pertenecientes a la Instituci n Como se muestra en la figura N 13 Regresar Buscar Crear 3 gy AE Ai lola Figura 13 Acciones de usuarios Crear usuario Al dar clic en la acci n de Crear se presentar un formulario en el cual se deben ingresar los datos personales c dula nombres apell
48. nistraci n de Carpetas Virtuales 1 Administraci n de Carpetas Virtuales 2 Consultar Carpetas Virtuales Ciniira EN Anhminictraci n Aa ODarnntac Virtualao 2 2 1 Administraci n de Carpetas Virtuales En esta secci n se va a crear las carpetas virtuales del rea seg n los niveles que se requiera Cada rea puede tener sus propias carpetas virtuales Para ello se debe Seleccionar el rea Realizar la creaci n del primer nivel para lo cual se da clic en el link que dice Crear que se encuentra en la columna Acci n a lado derecho de la pantalla se registra el nombre de la carpeta virtual y se da clic en Guardar ejemplo de carpeta Acciones Se sigue el mismo procedimiento para crear las carpetas para los siguientes niveles seccion fe ejemplo de carpeta Acciones Fiara 52 Aministraci n de rarnetac virtiialas Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux Al dar clic en la acci n Editar permite realizar lo siguiente Modificar Datos de la carpeta Ejemplo nombre Desactivar Una vez desactivada la carpeta no se podr guardar m s documentos en la misma pero permitir que los documentos antes guardados se puedan consultar Borrar S lo se podr borrar si la carpeta no tiene ning n documento en ella Para eliminar un grupo completo se debe realizar esta acci n desde lo m s interno a lo m s externo
49. secretar a de Tecnolog as del a Informaci n de la SNAP STI DS Direcci n de Soporte de la STI Instituci n P blica Entidad del Sector P blico perteneciente a cualquier funci n del Estado SGDO Sistema de Gesti n Documental Quipux que permite el env o de memorandos memorandos circulares oficios oficios circulares dentro o entre Instituciones P blicas SGDQ PRO Sistema de Gesti n Documental Quipux Producci n http www gestiodocumental gob ec SGDQ CAP Sistema de Gesti n Documental Quipux Capacitaci n http cap gestiodocumental gob ec SFED Sistema para Firma Electr nica de Documentos Subsecretario STI Persona designada para cumplir las funciones de Subsecretario de Tecnolog as de la Informaci n de acuerdo a la legislaci n existente Director STI DS Persona designada para cumplir las funciones de STI DS de acuerdo a la legislaci n existente AIQ Persona designada por la m xima autoridad de una Instituci n P blica para cumplir las funciones de Administrador Institucional del SGDQ AGQ Persona designada por el Director STI DS para cumplir las funciones de Administrador Gubernamental SGDQ Servidor P blico Persona perteneciente a alguna de las Instituciones P blicas registradas en el sistema y que utiliza el SGDQ Ciudadano Persona externa a una Instituci n P blica que utiliza el SGDQ y que no est asociado a ninguna Instituci n registr
50. stradora de Sistemas Subdirecci n de Zona de Carga A rea Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Ciu Paola Pozo UNIDAD DE FORMACI N ARTESANAL FISCAL PRIMERO DE MAYO P gina 1 1 Figura 35 Advertencia de usuarios ya registrados Esta advertencia indica al administrador que debe verificar los datos para no duplicarlos y notificar a la STI para que inactive los usuarios Ciudadanos duplicados en caso de que los hubiera o gestione la inactivaci n con el correspondiente a otra Instituci n 1 1 2 7 Editar ciudadano Esta funcionalidad permite modificar los datos de un ciudadano ya registrado anteriormente Para esto se debe realizar la b squeda del ciudadano utilizando el filtro Nombre C ingresando el n mero de c dula o parte del nombre del ciudadano y dar clic en Buscar Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux En la parte inferior se lista todas las coincidencias seg n el filtro que utilizamos una vez que se lo encuentra se selecciona dando clic sobre el nombre de la persona Nombre C l hi Puesto Correo Instituci n P32 ura 36 B squeda y selecci n de ciudadano Al seleccionar al ciudadano se despliega los mismos campos que en la funcionalidad de creaci n de ciudadano y se debe seguir las mismas recomendaciones para el correcto ingreso de la informaci n Modificaciones Usuarioly O A C
51. tituci n 2 1 7 Numeraci n de documentos Se define la numeraci n para cada clase de documento que se genera en el SGDQ por cada rea Esta parametrizaci n se lo debe hacer para cada una de las reas que existen en la instituci n y para lo cual se debe guiar Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux de la Norma T cnica NTE INEN 2410 2011 Copiar Formato del rea En caso de que m s de un rea vaya a utilizar la misma secuencia y formato de otra rea se puede copiar esta informaci n para las reas y clases de documentos determinados Formato Se deber establecer el orden en que se desplegar los campos que conforman la numeraci n de documentos Los campos son Instituci n rea a o secuencial y abreviatura de documento Abreviatura del documento Es la letra o varias letras que abrevian a la clase de documento Por ejemplo para Oficio es OP Separador Es el car cter que va a separar cada campo del formato N mero de d gitos A o Es el n mero de d gitos que se van a desplegar para el a o del documento Por ejemplo si es 4 ser a o 2010 si es 2 d gitos el a o ser 10 N mero de d gitos Secuencial Es el n mero de d gitos que va a tener el secuencial del documento Por ejemplo si es 3 d gitos la secuencia ser 001 002 003 etc Secuencial actual Es el n mero a partir del cual se va a generar los secuenciales posteriores para cad
52. tivar Una vez desactivado el archivo no se podr guardar m s documentos en la misma pero permitir que los documentos antes guardados se puedan consultar Borrar S lo se podr borrar el archivo si no tiene ning n documento Para eliminar un grupo completo se debe realizar esta acci n desde lo m s interno a lo m s externo Administraci n de Archivo F sico MODIFICAR FOLDER Archivador Secretar a Bandeja Superior Cajon Derecho Superior Folder A B 2011 Nombre Item Sigla Folder A B 2011 FAB278 Acciones Guardar Desactivar Borrar ARCHIVADOR gt gt BANDEJA gt gt CAJ N gt gt FOLDER Nombre Item Crear archivador 9 Archivador Secretar a Crear bandeja O Bandeja Superior Crear caj n Cajon Derecho Superior Editar Crear folder Folder A B 2011 O ArchivadorSG i Crear bandeja O Archivador Soporte i Crear bandeja 9 Archivador Soporte 1 i Crear bandeja Archivador Soporte 55 i Crear bandeja Regresar Figura 60 Modificaci n de Archivo F sico 2 3 3 Consultar Estructura del Archivo F sico Para consultar se debe seleccionar el rea se desplegar n a manera de rbol las carpetas de archivo f sico El nombre estado y tipo Manual d ARCHIVADOR gt gt BANDEJA gt gt CAJON gt gt FOLDER Nombre Item Estado Tipo O ArchivadorFinanciera Activo archivador O Bandeja Superior Activo bandeja Cajon Izquierdo Activo cajon FolderA C Activo folder O ArchivadorSG Activo archivador
53. tos recibidos por los usuarios de la instituci n Firma Digital Define si el usuario puede firmar digitalmente los documentos Junto a este permiso se encuentra una lista desplegable para seleccionar el tipo de certificado Archivo BCE Al parametrizar esta opci n la pantalla que se presentar al usuario cuando firme digitalmente le permitir seleccionar el archivo que contiene su Certificado Digital y luego deber poner la clave del mismo Token BCE Al selecciona esta opci n la pantalla que se presentar al usuario cuando firme digitalmente le solicitar la clave para firmar con el dispositivo token Figura 19 Permisos de usuario de Firma Digital Omitir estructura org nica funcional Un usuario por instituci n Permite reasignar documentos omitiendo el nivel jer rquico salt ndose la estructura org nica funcional de la instituci n Bandeja de Entrada Bandeja de Entrada Visualiza todos los documentos de la instituci n sin verificar en qu nivel se encuentre y se activan las opciones dentro de B squeda Avanzada Ver Documentos del rea y Ver Documentos del Usuario Tramitar documentos ciudadano Habilita la Bandeja de Documentos de Ciudadanos donde se alojar n todos los documentos enviados por ciudadanos con firma electr nica para que sean enviados o dirigidos al usuario que vaya a dar tr mite a esos documentos Digitalizar Documentos Muestra en el
54. uci n tanto reas como usuarios a n as es necesario que se active tambi n el permiso de Administraci n del Sistema R R H H Si Administraci n de viajes Habilita las opciones para dar permisos nicamente a los usuarios de RRHH y utilizar el sistema de viajes http viajes informatica gov ec administracion usuario_permiso_nuevo php y TV Presidencia de la Rep blica del Ecuador Fecha Viernes 29 de Octubre del 2010 Permisos de Acceso para personal de RRHH Figura 20 Permisos de usuario para el sistema de viajes al Grabar los cambios al menos uno de los nombres y uno de los apellidos no coincide con los obtenidos del Registro Civil aparece una http viajes informatica gov ec Manual de Administraci n Sistema de Gesti n Documental Quipux advertencia para que se vuelva a revisar los datos Datos tra dos desde el Registro Civil G nero Femenino Estado Civil Casado Direcci n Tomas De Berlanga Y San Cristo Existen usuarios registrados con el mismo n mero de c dula No de registros encontrados 6 CT CO institucion Serv Lorena Gicela Torres J come Administrador Quipux Direcci n de Soporte Presidencia de la Rep blica Pagina 1 1 C dula 1718353612 Usuario pas par nn BIENESTAR SOCIAL u x Nombre F Ciudad Quito Se ora Sra
55. z lt lt seleccione gt gt E johana presi gob ec Ingeniera Desarrollo Cargados Manualmente 20 09 2011 Figura 23 Edici n de datos de usuario Cuando se ingresa a la pantalla de edici n el sistema realiza 2 acciones a Consulta a la base del Registro Civil los nombres completos correspondientes a la c dula digitada y los muestra al usuario Vera Pozo Paola Geovanna Femenino Casado Figura 24 Consulta de datos de usuario b Adem s de ello consulta si el usuario que se est editando ya existe como usuario Ciudadano o Servidor P blico en otra Instituci n Usuarios Existen usuarios regisrados con el mismo n mero de c asta usuarios registrados con el mismo n mero de c dula No de registros encontrados 2 ACC Teruesto rea Serv Paola Geovanna Vera Pozo Analista de Soporte DIRECCI N DE SOPORTE Presidencia de la Rep blica Ciu Paola Geovanna Vera Pozo Figura 25 Advertencia de usuarios ya registrados Esta advertencia indica al administrador que debe verificar los datos para no duplicarlos y notificar a la STI para que inactive los usuarios Ciudadanos duplicados en caso de que los hubiera o gestione la inactivaci n con el correspondiente a otra Instituci n Si al Grabar los cambios al menos uno de los nombres y uno de los apellidos no coincide con los obtenidos del Registro Civil aparece una advertencia para que s
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