Actualización Guía al Verificador – Sistema de Reportes del
Contents
1. 09 Created by Julia Clark Modified by Julia Clark Approved by Nathan Smith Page 5 of 5 Created on 03 13 09 Date last modified 05 12 09 Date approved 05 12 09 92. CA 94608 Tel 510 452 8000 e Fax 510 452 8001 http www scscertified com SCIENTIFIC CERTIFICATION SYSTEMS indicadores de cero tolerancia adem s de los requisitos del muestreo Si la referencia del ID anterior no est disponible en el SRV favor de pedirle a su cliente la informaci n de verificaci n previa para determinar el muestreo apropiado Portada de la Aplicaci n Una vez que la aplicaci n haya sido solicitada los verificadores deben ingresar la Fecha Planeada de verificaci n en campo en la portada Los verificadores deben ingresar la Fecha de inicio de la verificaci n en campo en la portada de la aplicaci n tan pronto como la primera inspecci n ocurra y llenar la Fecha de cierre de la verificaci n en campo al terminar el trabajo de campo 2 Actualizaciones de Reporte a Nuevo Interface de Inspector El nuevo interface de inspector para el SRV fue emitido a todas las organizaciones verificadoras el 9 de marzo de 2009 Los inspectores ahora pueden escribir reportes sin una conexi n al internet usando el nuevo interface de inspector Solo se necesita una conexi n al internet para poder mandar recibir sincronizar datos con el servidor central Este ahora es el UNICO interface de inspector Las instrucciones para usar el nuevo interface de inspector y una lista de preguntas frecuentes y respuestas FAQ est n disponibles en el tab Archivos del SRV La lista FAQ incluye informaci n imp
3. 2 8000 e Fax 510 452 8001 http www scscertified com SCIENTIFIC CERTIFICATION SYSTEMS Kun i Es de suma importancia que los inspectores y verificadores sigan este procedimiento inmediatamente al encontrar esta discrepancia En algunos de los casos arriba mencionados la oficina en Costa Rica tendr que emitir una aplicaci n nueva incluyendo la informaci n correcta Sin embargo esto solo se har como ltima opci n ya que reconocemos el inconveniente Cuando es posible SCS proveer instrucciones especiales para como modificar la aplicaci n para reflejar la cadena de suministro actual Aun en casos donde un nuevo ID de la aplicaci n tiene que ser asignado el inspector podr continuar realizando reportes en la aplicaci n existente hasta que el nuevo ID de la aplicaci n haya sido solicitado Las nicas discrepancias de aplicaci n que no requieren que se siga el procedimiento arriba son cambios menores al tama o de finca por ejemplo 8 ha a 10 ha Si el cambio resulta en el cambio de categor a de tama o O el cambio es m s grande que el 50 una finca de 60 hect reas que realmente es de 113 hect reas todav a categorizada como grande pero una diferencia muy grande favor de seguir el procedimiento explicado arriba e ID Anterior En el SRV el ID anterior ahora es parte de la p gina principal para todas las aplicaciones si est disponible Overview of Sample application 1 67895 Application Applicat
4. e Scientific Certification Systems Inc 2200 Powell Street Suite 725 Emeryville CA 94608 Tel 510 452 8000 e Fax 510 452 8001 http www scscertified com SCIENTIFIC CERTIFICATION SYSTEMS o i Actualizaci n Gu a al Verificador Sistema de Reportes del Verificador Estimados Verificadores La intenci n de este documento es darles gu a con aspectos t cnicos del Sistema de Reportes del Verificador SRV Se distribuir n actualizaciones de gu a de forma recurrente e incluir n gu a espec fica al ingresar y modificar la informaci n en las aplicaciones y reportes Actualizaci n N mero 3 0 05 2009 1 Actualizaciones de actividades previas a campo a Formato de planificaci n de Verificaci n Las organizaciones deben enviar a SCS un formato actualizado para la planificaci n de verificaci n siempre cuanto se firmen nuevos contratos Este formato se ha enviado a todas las organizaciones verificadoras aprobadas como un archivo adjunto a este mensaje y estar disponible en SCS a su solicitud b Carta de Primera Respuesta Los proveedores de C A F E Practices reciben una carta de Primera Respuesta de la oficina en Costa Rica una vez que una aplicaci n haya sido aprobada La carta de Primera Respuesta tiene dos ap ndices 1 el Ap ndice de Entidad No Cumplimiento que contiene cualquier entidad en la aplicaci n que tuvo evaluaciones de cero tolerancia en el ciclo de verificaci n anterior y 2
5. el Ap ndice de Beneficio que incluye todos los beneficios en la aplicaci n con validez actual quiere decir que no se requiere la re verificaci n al menos que el cliente lo pida Los verificadores siempre deben pedir una copia de la carta de Primera Respuesta y los ap ndices si se aplican del proveedor Esto asegurar que las entidades con no cumplimiento ser n incluidas en el muestreo y que los beneficios apropiados ser n inspeccionados por la organizaci n verificadora c Revisi n de Aplicaci n Los verificadores tienen la capacidad de revisar una aplicaci n en el SRV antes de terminar con el proceso de descarga Una revisi n de la aplicaci n en esta etapa siempre debe ocurrir para verificar que la aplicaci n del proveedor en el SRV est correcta y conforme con la versi n de la aplicaci n dada por el solicitante a la organizaci n verificadora Para revisar la aplicaci n haga clic en Solicitar Aplicaci n de proveedor a Starbucks en la p gina principal Luego ingrese el c digo de seguridad en el SRV y haga clic en Solicitar Los verificadores ver n un resumen del n mero total de fincas por tipo de tama o Los Released by Steven Handley Filename VGU_VRS_N3 0_051209FinalSpanish docx Date released 05 12 09 Created by Julia Clark Modified by Julia Clark Approved by Nathan Smith Created on 03 13 09 Date last modified 05 12 09 Date approved 05 12 09 Page 1 of 5
6. ion 1D 67895 Sample application 1 Progress Incomplete Percentage Complete 0 egacy ID no legacy ID reference Verified during harvest Yes El ID anterior es el ID de la aplicaci n del reporte de verificaci n previo El ID anterior solo aparecer si la aplicaci n actual no ha cambiado por m s del 50 despu s de la verificaci n anterior Los verificadores pueden hacer clic en el ID anterior para ver que entidades fueron incluidas en la muestra la ubicaci n GPS para las fincas y revisar una lista de entidades con no cumplimiento Esta informaci n solo estar disponible si la verificaci n previa fue hecha despu s de que se implementara el SRV Los verificadores deben revisar la informaci n del ID anterior una vez que hayan solicitado la aplicaci n en el SRV antes de seleccionar el muestreo para asegurar que el 15 de las fincas muestreadas visitadas en la verificaci n previa est n inspeccionadas ver Secci n 6 4 3 del Manual de Procedimientos para Verificadores e Inspectores igual que todas las entidades que tuvieron no cumplimiento con Released by Steven Handley Filename VGU_VRS_N3 0_051209FinalSpanish docx Date released 05 12 09 Created by Julia Clark Modified by Julia Clark Approved by Nathan Smith Created on 03 13 09 Date last modified 05 12 09 Date approved 05 12 09 Page 3 of 5 i o Scientific Certification Systems Inc 2200 Powell Street Suite 725 Emeryville
7. na finca Ejemplo el rea productiva de una finca es diferente de lo que fue dado en la aplicaci n y la diferencia resulta en el cambio de tipo del tama o de la finca Peque a a Mediana Grande Mediana Grande a Peque a O una finca cambia por el 50 o m s Ejemplo una finca reportada como de 60 ha en la aplicaci n y se verifica como de 113 ha o Cambios en el Procesamiento Ejemplo el inspector descubre que una finca tiene actividades de beneficio h medo en el lugar cuando la aplicaci n reportaba las actividades de beneficio h medo en una instalaci n separada o cuando la aplicaci n dice beneficiado en el lugar pero la finca de hecho no hace beneficiado h medo de su caf o Entidades incorrectas fincas o beneficiados incluidas en la aplicaci n Ejemplo todas las fincas en la aplicaci n mandan caf a un beneficio seco no incluido en la aplicaci n En todos los escenarios arriba el verificador tiene que mandar un correo electr nico al cliente con una copia a SCS y la oficina en Costa Rica explicando la discrepancia Released by Steven Handley Filename VGU_VRS_N3 0_051209FinalSpanish docx Date released 05 12 09 Created by Julia Clark Modified by Julia Clark Approved by Nathan Smith Page 2of5 Created on 03 13 09 Date last modified 05 12 09 Date approved 05 12 09 9 e Scientific Certification Systems Inc 2200 Powell Street Suite 725 Emeryville CA 94608 Tel 510 45
8. o i Scientific Certification Systems Inc 2200 Powell Street Suite 725 Emeryville CA 94608 Tel 510 452 8000 o Fax 510 452 8001 http www scscertified com SCIENTIFIC CERTIFICATION SYSTEMS verificadores tambi n ver n una lista de todas las entidades incluidas en la aplicaci n con informaci n incluyendo el ID nombre y tama o de la finca Si esta informaci n no coincide con la informaci n recibida de su cliente en la aplicaci n favor de seguir el procedimiento para discrepancias en cadenas de suministro se explica abajo Una vez que los verificadores hayan confirmado que la aplicaci n est correcta pueden hacer clic en el bot n Solicitar otra vez Discrepancias de la Cadena de Suministro Si los verificadores o inspectores descubren una discrepancia entre la aplicaci n y la realidad en el campo o la aplicaci n como aparece en el SRV deben enviarle un correo electr nico a su cliente con una copia a SCS clarkOscscertified com y shandleyOscscertified com y la oficina en Costa Rica cafepracOOstarbucks com y williamGstarbucks com explicando que una correcci n puede ser necesaria La oficina en Costa Rica se comunicar con el proveedor para hacer ajustes necesarios a la aplicaci n Los verificadores no deben hacer ning n cambio a la portada de una entidad que afecte la tarjeta de puntuaci n sin confirmaci n previa de SCS Ejemplos de estas discrepancias incluyen o Cambios al tama o de u
9. ortante para evitar problemas con el nuevo interface de inspector Es especialmente importante para los usuarios que act an como verificador e inspector revisar las precauciones necesarias Nueva Herramienta para Movimientos de Caf SCS envi un comunicado a las organizaciones verificadoras el 15 de febrero de 2009 con instrucciones para llenar los movimientos de caf en el SRV Favor de revisar las instrucciones cuidadosamente y comunicarse con SCS con cualquier pregunta con respecto a la nueva funci n Las instrucciones para usar la herramienta automatizada de movimientos de caf est n disponibles en el tab Archivos en el SRV 3 Revisi n y Aprobaci n de Reportes por el Cliente a Generar Reportes de Cliente Los verificadores deben mandar una versi n copia de reporte dentro de 20 d as h biles para aplicaciones sin muestreo o 30 d as h biles para aplicaciones con muestreo del d a de la ltima inspecci n de campo Para instrucciones para generar los reportes de versi n copia Released by Steven Handley Filename VGU_VRS_N3 0_051209FinalSpanish docx Date released 05 12 09 Created by Julia Clark Modified by Julia Clark Approved by Nathan Smith Page 4 of 5 Created on 03 13 09 Date last modified 05 12 09 Date approved 05 12 09 9 o i Scientific Certification Systems Inc 2200 Powell Street Suite 725 Emeryville CA 94608 Tel 510 452 8000 e Fax 510 452 8001 ht
10. tp www scscertified com SCIENTIFIC CERTIFICATION SYSTEMS para el cliente favor dirigirse a las Secci n 6 1 del Manual del SRV disponible en el tab Archivos del SRV Si el cliente no puede revisar los reportes de cliente usando el hiperv nculo que env a la organizaci n verificadora a causa de conectividad limitada al internet los verificadores deben comunicarse con SCS para instrucciones para mandar los reportes de cliente en otro formato El Env o del Reporte Final de Verificaci n al Cliente Los verificadores siempre deben mandar un Reporte Final de Verificaci n al cliente antes de entregar la aplicaci n a Starbucks SCS Dirigirse a la secci n 6 3 del Manual del Usuario del SRV para instrucciones para crear un Reporte Final de Verificaci n Funci n En Disputa Los verificadores ya no tienen la opci n de marcar una aplicaci n en disputa en el SRV Si un cliente no aprueba una versi n copia de un reporte los verificadores deben comunicarse con SCS y ver la Secci n 7 0 del Manual de Procedimientos del Verificador e Inspector para iniciar el proceso de resoluci n para apelaciones y disputas Si SCS determina que una disputa es v lida SCS a adir en disputa a la aplicaci n en el SRV y esto ser visible al verificador para ayudar con el manejo de la aplicaci n Released by Steven Handley Filename VGU_VRS_N3 0_051209FinalSpanish docx Date released 05 12
Download Pdf Manuals
Related Search