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Software de Administración de Seguros y Fianzas

1. instituci n bancaria de la cuenta 16 Manual Adminsyf Nota Si la instituci n bancaria no se encuentra en la lista se puede dar doble clic al campo para que aparezca la ventana de captura de Bancos para dar de alta la nueva instituci n Tipo Cuenta Para identificar si la cuenta bancaria es Tarjeta de Cr dito Tarjeta de D bito Cuenta de Cheques etc Nota Si el tipo de cuenta no se encuentra en la lista se puede dar doble clic al campo para que aparezca la ventana de captura de Tipos de Cuenta para dar de alta el nuevo tipo No Cta Tarjeta Clabe El n mero identificador de la tarjeta cuenta o clave interbancaria Vence Mes y A o en que vence la tarjeta de cr dito o d bito Operador TC En caso de cuentas de tarjetas de cr dito o d bito para identificar al operador de la tarjeta como Visa MasterCard American Express etc Nota Si el operador de la tarjeta no se encuentra en la lista se puede dar doble clic al campo para que aparezca la ventana de captura de Operadores de Tarjetas para dar de alta el nuevo operador C digo TC En caso de cuentas de tarjetas de cr dito o d bito para identificar el n mero de seguridad de la tarjeta Cancelada En caso de cuentas bancarias que hayan sido canceladas por el cliente o que a petici n del mismo nos indique que no deben ser usadas podemos marcar este campo para identificar que ya no se debe utilizar esta cuenta para el pago de las p lizas Notas
2. creado autom ticamente en su disco duro la carpeta cladminsyf en la cual se encuentran los archivos del programa El archivo datossyf mdb que se encuentra en dicha carpeta es el archivo donde se guardar toda nuestra informaci n Este archivo hay que respaldarlo constantemente para que tengamos nuestra informaci n resguardada por si se llegara a da ar nuestra PC y no sea necesario capturar todo nuevamente Nuestro sistema cuenta con una utiler a para realizar el respaldo r pido de la base de datos Puede conocer el procedimiento puede revisar el manual del usuario que se instala junto con el sistema Paso 5 Como el sistema est escrito con lenguaje de Microsoft Access y se utilizan macros para su operaci n es necesario adecuar nuestro equipo para la operaci n del sistema Hay que entrar a la carpeta de accesos directos del sistema a trav s de la barra de tareas Inicio luego Programas luego buscar en el men de programas instalados la carpeta Sistema Adminsyf ingresar a dicha carpeta y dar clic al acceso directo Crear Carpeta Segura Office 2007 Esto genera un proceso que le indica al programa Access que la carpeta c kadminsyf es segura para su ejecuci n Paso 6 Arrancar nuestro sistema dando clic en el icono de acceso directo creado en el escritorio o en la carpeta de accesos directos del sistema creada en el men Inicio Programas Sistema Adminsyf Nota si su PC usa un sistema en ingl s es posible que
3. ltimos 30 d as 1 Tabla C P lizas vencidas ltimos 60 d as E ENEE C P lizas por vencer pr ximos 30 d as C P lizas por vencer pr ximos 60 d as Abrir Reporte C P lizas vencidas ltimos 30 d as y por vencer pr ximos 30 d as r P lizas vencidas ltimos 60 d as y por vencer pr ximos 60 d as QQ Se puede generar un listado general o un listado de p lizas seleccionados por CONDUCTO AGENTE CLIENTE GRUPO CONDUCTO DE PAGO ASEGURADORA o tambi n combinaciones entre estos campos de acuerdo a nuestras necesidades Con el campo OPCIONES podemos seleccionar diversos rangos de fechas a partir de la fecha en que se realice la consulta como 30 d as atr s 60 d as atr s 30 d as adelante 60 d as adelante y una mezcla de estas opciones para poder detectar p lizas en nuestra base de datos que tienen su fecha de vencimiento dentro del rango de d as seleccionado Nota Si queremos seleccionar diferentes fechas podemos utilizar el Reporte General de P lizas con la opci n Por Vencimiento No Canceladas Con el campo TIPO DE DOCUMENTO podemos seleccionar 3 reportes diferentes que dependen del campo RENOVACION que se captura en la pantalla principal de captura de p lizas y endosos o con la opci n TODAS aparecen todos los documentos que vencen tengan alg n dato o no en el campo RENOVACION o con la opci n NO RENOVADAS aparecen solo los documentos que tienen el campo RENOVACION vac o o con
4. nico al cliente que tenemos en pantalla para mandarle alg n recordatorio sobre su p liza o endoso Para que esta funci n opere es necesario que el cliente tenga registrado su direcci n de correo electr nico en nuestra base de datos 33 INFORMACI N SOBRE SU P LIZA DE AUTOS NO 201 55293 DE ROYAL amp SUNALLIANCE Mensaje OJEJ Archivo Edici n ver Insertar Formato Herramientas Acciones 2 JEnviar Cuentas Y Li is AA ELA mestradacancuntdhotmail com Asunto INFORMACI N SOBRE SU P LIZA DE AUTOS NO 201 55293 DE ROYAL amp SUNALLIANCE cuerpo Una vez que se abra la ventana para el mensaje nuevo nicamente hay que ingresar el texto que queramos mandar a nuestro cliente como recordatorios avisos promociones etc Generar solicitud Con este bot n podemos elaborar de forma r pida una solicitud para alg n movimiento que le vayamos a hacer a la p liza o endoso desplegado para hacer solicitudes para otros documentos deber desplegarlo en esta pantalla o acudir al Men de Solicitudes Al presionar el bot n nos manda a la siguiente pantalla ES Captura de Texto para Solicitud BAX Solicitud i P liza Texto Tipo de fria mun ui ESTAM IEA ERE Ka Firma del agente C Firma del agente y Asegurado Generar Solicitud C Firma del agente y Contacto como Rep Legal Solo encabezado sin datos de p liza 33 Ju
5. 03 2009 2303 2008 2306 2008 3 086 z7 3 93294 341 99 ul 13 03 2009 F4564333 2 4 13 05 2009 23 06 2008 23 09 2008 308631 353044 30599 Z 13 05 2009 TARJETA 344 230802008 2320008 3 086 31 3530 44 30689 C 4 4 2312 2008 23 03 2009 3 086 31 353044 30699 VE Deshacer Registro 14 1 CADI de 1 Filtrado Agregar Nuevos Documentos Esta opci n abre la ventana principal de captura de documentos como p lizas endosos u rdenes de trabajo temporales mientras nos llega la p liza correspondiente directamente en modo agregar para dar de alta dichos documentos Jul 09 26 Manual Adminsyf Ventana Principal de Captura En esta ventana se realiza la captura de datos de p lizas y endosos que nos permitir n llevar el control completo de nuestra cartera EAACRESTIITEA 1 To 12345 25 Node infra me iee it in msi fea DD ta 30302009 23030008 23 06 2008 308631 393284 341 99 al 13 03 2009 ES 24 tsmsroos asmeroos 23 09 2008 3 08631 3 53044 30699 9 13 05 2009 TARJETA I 3a 2340922008 23412 2008 308631 353044 30699 C E qa 23200008 23032009 308531 3 530 44 30699 C a E PRESSE A ESPACE EA EPI IE O ETRE IE o 14 mm OEA do Esta ventana se puede dividir en 3 secciones AREA DE DATOS GENERALES AREA DE RECIBOS y AREA DE BOTONES AREA DE DATOS GENERALES En esta secci n se capturan todos los datos de la p liza o documento y que m s adelante nos permitir conocer
6. 124652212123 FAX 640546464654 Grupo GENERAL Dir Fiscal MV OJALUHTEMOC NO 1234 COL ROMA DEL BENTO JUAREZ MEXICO D F CP 01100 Dir Correo Correo cliertepruebasQhotrail com RFC CLIED0101285 Contacto Fechanac 05har70 Sexo MASCULINO Notas REFERIDO POR JUANPEREZ gina 14 4 1 Pi da m ha Datos Completos x Cliente Permite la impresi n del detalle de todos los datos del cliente que se tengan capturados incluyendo los dependientes y las cuentas bancarias La impresi n se genera separada en una hoja por cada cliente ingrese un titulo principal ingrese un subtitulo ingrese su direccion Tes ingrese sutdefno Fax ingrese su fax Correo ingrese su email ingrese un texto adicional Detalle de Cliente CLIENTE DE PRUEBAS RFC CLEO 10101285 Grao GENERAL Telefono Qa 12452212123 FAX 64554454654 Fecha Nac Q5Mer 70 Telefono Movil CEL 124224565455 NEXTEL 495454545655 Sera MASCULINO Telefono CESE 464534554564 6546540065 Ocupacion GERENTE DE VENTAS Correo cliertepeusbes Dhotmailcom Giro Ac vidad BIENES RAICES Dir Fiscal Av CUAUHTEMOC NO 1234 COL ROMA DEL BENTO JUAREZ MEXICO D F CP 01400 Conicto Puesto Comme do Dir Corvesp Nons REFERIDO POR JUANPEREZ Dependentes Nombre De permoferde Fecha Nac Edad Felaci n Notas WANITO PEREZ ORTIZ 0203 2000 3 Hijo LAUR A40RTIZ MAZA 150611975 34 Esposa Cuentas Tiula Gena Banco Tipo Cuarta No Tarta dabe vero OperadbriCcodi cano Notas CLENTEDE PRUEBAS Banamex T
7. Cr dito 12345675901235456 0541 Masterard 045 O a Ju Tabla tipo Excel Con esta opci n abrimos una tabla tipo Excel que nos permite revisar los datos de todos los clientes ya capturados o del grupo seleccionado pudiendo utilizar esta opci n para exportar esta informaci n a una tabla de Excel Jul 09 20 Manual Adminsyf O ente Grupo RFC TelefonoOficina Telefono Movil Telefono Casa G CLIENTE DE PRUEBAS GENERAL CLIE010101285 124652212123 FAX 6465464 CEL 124224565465 NEXT 464684654564 Y 65462 Registro 14 4 1 gt BJr de 1 Nota Al hacer doble clic en el nombre del cliente nos abrir la pantalla de captura de clientes donde podremos realizar consultas o modificaciones a la informaci n capturada referente a ese cliente Etiquetas 100 x 50mm Se genera un formato especial para impresi n de etiquetas para correspondencia de 100mm x 50mm con los campos NOMBRE nombre del CONTACTO TELEFONO OFICINA y DIRECCION FISCAL 0 la DIRECCION POSTAL si esta ltima fue capturada por ser diferente a la fiscal CASTILLO MORENO CUAUHTEMOC GOMEZ ZAMORA MARIO ALBERTO Tek 887 61 69 Tek 8435 67 54 STA 65 MZA 2 LOTE 4 CANCUN QUINTANA ROO C P CALLE 16 EDIF 1431 DEPTO6 REGION 96 CANCUN 77500 Q ROO CP 77535 AGUILAR CANTO HAYDEE GUADALUPE Tek 998 125 5417 AY KABAH MZA 50 LOTE 1 NO 42 UNIDAD MORELOS SMA 58 CANCUN Q R OO CP 77515 P gina 14 4 111 gt i e Reporte de cumplea os Con est
8. Cualquier informaci n relevante sobre la cuenta AREA DE BOTONES En el lado derecho de la ventana se encuentran varios botones JJ ES Agregar f Datos P lizas Doctos i UEF nY iE ME Agregar Nuevo Esta opci n nos sirve para iniciar la captura de un nuevo cliente Imprimir Datos Imprime todos los datos del cliente desplegado en la pantalla actual incluyendo los datos en las pesta as que no est n visibles Jul 09 17 Manual Adminsyf Ver P lizas Al dar clic en este bot n el sistema nos abre una tabla con todas las p lizas tanto vencidas como vigentes y canceladas y endosos donde el cliente actual aparezca como contratante Nota en esta tabla se le puede dar doble clic al n mero de p liza para abrir la ventana principal de captura de documentos y ver la informaci n detallada de la misma as como sus recibos e Ver Doctos Con este bot n se abre la ventana del gestor de Documentos Relacionados Con este gestor podemos relacionar cualquier tipo de archivo como im genes de car tulas de p lizas im genes de identificaciones fotos archivos de texto archivos de Excel etc que se encuentre en nuestra PC con el cliente actual Esto nos sirve para tener un acceso r pido a los documentos del cliente desde nuestro sistema Nota el sistema no guarda o duplica el archivo sino solo es una referencia para su r pida localizaci n y apertura MS Credencial IFE Ctadminsyfidocumentos1FE cliente
9. Ingrese su drean E s se su klefono Fax Ingrese su tax C omeo ingrese suem al rgrese un kx b aikiorai Recibos Pendientes de Pago del 25 07 2007 at 25 07 2009 Paul andara N SN rro a eguradara Nacido Momi ParmNempcon inca Roncar avo Conducto CONDUCTO 1 Agente AGENTE Subroal er NICONAL Subromi en Mo nedal faconal Total en Moneda Nacional Sabado 25 de JuBo de 009 Otra opci n que tenemos es el campo FORMATO que nos permite seleccionar si queremos un REPORTE IMPRESO o si queremos una opci n que nos genera una tabla que podemos copiar y pegar en EXCEL La opci n DETALLADO nos permite mostrar el desglose de cada recibo o un resumen con los subtotales La opci n SALTO DE PAGINA X CONDUCTO nos permite emitir reportes separados para cada conducto En caso de no seleccionarse saldr un solo reporte corrido para todos los conductos Con la opci n RANGO DE FECHAS podremos seleccionar la fecha INICIAL y la fecha FINAL de los recibos que se seleccionar n de acuerdo al campo OPCIONES La fecha final no debe ser anterior a la fecha inicial Con la opci n RECORDATORIOS POR CLIENTE nos genera un recordatorio de pago dirigido al cliente que nos puede servir como notificaci n para nuestros clientes Es necesario seleccionar el texto predeterminado para recordatorios Nota Dando doble clic en este campo se abre la ventana de textos predeterminados para modificar un texto actual o capturar un texto nuevo Con la opci n Eti
10. carpeta CAADMINSYF de la computadora SERVIDOR a la carpeta CAADMINSYF de la computadora laptop Puede realizar este proceso a trav s de una memoria USB o desde el CD de respaldo del sistema Otra opci n es enviar por correo electr nico desde la computadora SERVIDOR el archivo DATOSSYF MDB a una cuenta de correo que se pueda abrir en la computadora laptop Este archivo deber enviarlo comprimido con el programa WINZIP o similar ya que mientras m s informaci n capture en su sistema m s grande ser la base de datos Una vez que el usuario de la computadora laptop reciba el correo con el archivo anexo lo nico que deber hacer es descomprimir el archivo en la carpeta CAADMINSYF de la computadora laptop Deber realizar este proceso tan frecuentemente como quiera recomendamos cuando menos una vez a la semana para tener actualizada la base de datos de la computadora laptop Importante el sistema le permitir realizar capturas en la computadora laptop pero al hacer la copia de la base de datos de la computadora SERVIDOR a la computadora laptop toda la informaci n que haya capturado en la computadora laptop se perder Jul 09 9 Manual Adminsyf Por Donde Comenzar Para iniciar la utilizaci n ptima del sistema es necesario realizar primero los siguientes pasos en el men Utiler as del sistema e Ingresar a la opci n Datos de la Empresa y Directorios y all ingresar nuestros datos generales e Ingresar a la opci n Par metr
11. control de la entrega de primas y devoluci n de recibos no cobrados En el cuadro STATUS RECIBOS podemos seleccionar los documentos de acuerdo a su estatus de vigencia o Pendientes aparecen todos los recibos que se encuentren pendientes de marcar como pagados Nota Esta opci n nos sirve para localizar r pidamente un recibo para consultarlo o aplicar el pago o para conocer cuales recibos est n pendientes de pago o Pagados aparecen todos los recibos que se encuentren marcados como pagados Nota Esta opci n nos sirve para localizar r pidamente un recibos que se hayan pagado ltimamente o todos los recibos pagados o Cancelados aparecen todos los recibos que se encuentren marcados como cancelados o Nota Esta opci n nos sirve para verificar que p lizas han sido canceladas por nuestros clientes y poder establecer una estrategia de recuperaci n de cartera o de auditor a Todos aparecen todos los recibos pendientes o pagados y los que ya hayamos cancelado O Jul 09 36 Manual Adminsyf 3 Pago de Reci bos a A A A A A o A E a Fe EE A O3 ESTRADA CANT N MANUEL 4 4 19 06 2006 19 09 2006 109 34 11480 SITASDOLA Cm ERA jii ESTRADA CANT N MANUEL 4 4 17 06 2006 17 09 2006 5134517 1 527 77 134 52 Nac C al 201 100077107 ESTRADA CANTON JOSE LL 2 2 29 04 2006 29 0 2006 06 03 2006 615 07 691 09 e615stmacic C 0 201 107143 CARDENAS VAZQUEZ MARI 2
12. cuentas bancarias que no est n consideradas en la base de datos Jul 09 54 Manual Adminsyf 3 C Cheques 1 T Cr dito 2 T D bito o Tipos Dependientes En esta opci n podemos dar de alta los diversos tipos de dependientes que no est n considerados en la base de datos Esposa 2 Esposo 7 Hermana 8 Hermano 3 Hija 4 Hijo 5 Madre 6 Padre e Textos Predeterminados En esta opci n se pueden dar de alta modificar o eliminar los textos predeterminados que se utilizan en la generaci n de las solicitudes Esta opci n nos evita tener que introducir todo el texto de la solicitud cada vez que utilicemos una y nos permite hacer las modificaciones que requiere en particular el movimiento a solicitar JET AAA a AA MT EE ESET RS WE pica ie AY Bai EN pes s pr Ae e ES E pio F E E ES qo REM Jul 09 55 Manual Adminsyf Respaldo de la Base de Datos Este es un proceso importante que se debe realizar constantemente semanal de preferencia para evitar que en algun caso fortuito se pierda la informaci n de nuestro sistema y tengamos que volver a capturar toda la informaci n nuevamente El fallo m s comun es que la computadora que contiene la base de datos sufra alguna descompostura irrecuperable que la base de datos quede dafiada al haber un fallo en el suministro de energia el ctrica o por un borrado accidental de la base El proceso para el respaldo es tan simple como co
13. la opci n RENOVADAS aparecen solo los documentos que tienen el campo RENOVACI N con alg n dato como el n mero de la p liza de renovaci n o la leyenda ENDOSO Con el campo PRESENTACION podemos seleccionar si queremos que se genere un reporte para imprimir o que se abra una tabla con el listado de las p lizas para poder capturar los datos de la renovaci n Se recomienda generar este reporte una vez al mes y con un mes de anticipaci n de los vencimientos Reporte general de recibos En esta opci n podremos generar una gran variedad de reportes sobre los recibos ingresados a nuestra base de datos 41 Jul 09 Manual Adminsyf Consulta e Impresi n de Reportes de Recibos Ja Ey Recibos pendientes de pago C Recibos pendientes de recibir C Recibos pagados sin comisiones C Recihos pagados por Mes C Recihos pagados por Ramo C Recibos pagados por Grupo C Recibos pagados concomisiones pg ksin C Liquidaci n de primas Ea esos SAA C Recibos cancelados o Recibos cancelados y no cancelados Subramo Forma Pago Conducto Pago Rango de Fecha TRT A id Cr Desde 25 07 2009 Hasta 25 07 2009 Se puede generar un listado general o un listado de recibos seleccionados por CONDUCTO AGENTE CLIENTE GRUPO ASEGURADORA MONEDA RAMO SUBRAMO FORMA DE PAGO CONDUCTO DE PAGO o tambi n combinaciones entre estos campos de acuerdo a nuestras necesidades Con el campo OPCIONES podemos selecciona
14. neta total y comisi n del 1er recibo y subsecuentes calculados con la ayuda En caso de no corresponder con los importes oficiales estos importes se pueden modificar manualmente para ingresar los valores correctos Una vez terminado el c lculo se presiona el bot n CONTINUAR para generar los recibos u OMITIR para suspender la generaci n de los recibos En caso error en la generaci n de los recibos o de omitir este proceso se podr realizar nuevamente utilizando el bot n de GENERAR RECIBOS ubicado en la barra lateral de botones Si es por error en los recibos se deber n eliminar primero los recibos y luego realizar nuevamente el proceso AREA DE RECIBOS En esta secci n se capturan manualmente o se generan autom ticamente como vimos anteriormente los recibos que corresponden a la p liza o endoso Tambi n en esta secci n se capturan el pago o la cancelaci n de los recibos LL a CE 17 09 2003 17422008 17 03 2004 17 06 2004 17 09 2003 1742 2003 17 03 2004 17 06 2004 17122003 1703 2004 17 06 2004 17 09 2004 1 567 41 1 667 41 1 667 41 1 667 4 245136 1 931 28 1 931 28 1 991 20 166 74 4 166 74 El 166 74 e 166 74 44 17092003 AZ 1503 2004 1508 2004 E N mero En este campo se ingresa el n mero de recibo de acuerdo a la forma de pago de la p liza o endoso como 1 1 1 2 2 2 1 4 etc Fecha Recepci n En este campo ingresamos la fecha e
15. solicitud correspondiente para solicitar una p liza a la compa a de seguros Proceso con Adminsyf El sistema Adminsyf cuenta con un m dulo para la elaboraci n de solicitudes sencillas pudiendo guardar los textos como plantillas para acelerar la velocidad de captura en p lizas nuevas se recomienda llenar los formatos institucionales de las aseguradoras Se puede capturar la informaci n con un n mero de orden de trabajo temporal y luego se cambia este n mero por el n mero de p liza que le corresponda El agente recibe la p liza de la compa a de seguros junto con Se captura la p liza en el sistema Adminsyf generando los recibos el recibo inicial de primas iniciales y subsecuentes en caso de pago fraccionado mu y El agente recibe de la compa a de seguros los recibos subsecuentes del mes El agente revisa que haya recibido todos los recibos subsecuentes por vencer Se ingresa en el sistema la fecha de recepci n de cada recibo subsecuente para confirmar la recepci n del mismo El sistema genera un reporte de recibos pendientes de pago Con este reporte se verifica que todos los recibos por vencer hayan llegado en caso contrario se solicita a la compa a de seguros los recibos subsecuentes pendiente El agente programa el cobro de los recibos iniciales y El sistema genera un reporte de recibos pendientes de pago subsecuentes ordenados por fecha de vencimiento para programar la cobranza El agente ma
16. total de la p liza Nota este dato nos servir para conocer las primas totales emitidas en cierto per odo utilizando el REPORTE GENERAL DE POLIZAS 29 Manual Adminsyf Documento Cancelado Con este campo se cancela la p liza o endoso cuando el cliente la pide cancelar o se cancela por falta de pago Nota al marcar esta opci n autom ticamente se cancelar n todos los recibos que est n pendientes de pago del presente documento En caso de anular la cancelaci n rehabilitaci n es necesario anular manualmente la cancelaci n de los recibos pendientes Al terminar la captura de esta secci n para dar de alta una p liza o documento o si modificamos los datos capturados de una p liza o endoso con anterioridad el sistema nos pregunta si queremos guardar los datos si contestamos Sl se guardan los datos y si contestamos NO se elimina el documento o las modificaciones hechas Calculo Autom tico de Recibos Posteriormente al guardado del documento el sistema nos pregunta autom ticamente si queremos generar los recibos del documento Al contestar SI nos aparece la ventana de ayuda para el c lculo de importes de los recibos Sl Ayuda para calculo de importes Jin E3 Prima Neta P liza _ 1234525 Prima Total P liza N mero de recibos AS Derecho de P liza IVA em P liza Vo Comisi n Producto Comisi n S Derecho P liza Seleccione una opci n AA SEAS AA AS RRE E RR RR A a ES AA IA RES A Divi
17. venta no necesariamente el agente A conoucto 1 2 CONDUCTO 2 3 CONDUCTO 3 Autonum rico K Es do Ta gt ES MA SA AU gs a DAS San DAA i A i PRSA o SE pa ERA Hr A A DISPARES ESC ANN CRESI i e AAA PENNS PA MS S TAPT S O J AGENTE 1 2 AGENTE 2 3 AGENTE 3 A um rico e E ad aa e J E IA Vas ae CO ANA y CREE ELA xa y PAN at T YATE A A pa AS RAS L RN Re 4 DI lb de 4 Y SE TEN A o Con el bot n ASIGNAR CLAVE X ASEGURADORAS asignamos a cada agente que demos de alta la clave de agente que le corresponda en cada aseguradora donde est dado de alta como agente Jul 09 51 Manual Adminsyf PEO E t ES Si RANET a INW OETA IE PR NEAAF Y TAANA m nss N e A E E Aae x EEF a AMASA REREN A os nd s2 p JP SE o dy E SS ee Aseguradora Clave Agente A LOU FED ei IS AR i A ae E no RS ES E A La clave del agente por compa a aseguradora se utiliza en la generaci n de solicitudes para que las compa as respectivas puedan dar tr mite a lo solicitado o Con el bot n VER LISTADO COMPLETO nos despliega una tabla de los agentes que est n asignados a las diversas aseguradoras con su n mero o clave de agente E E E SEE CEA SSI IO III SO TESE IRIA DS EE CR MAPFRE AXA ATLAS METLIFE INTERACCIONES AXA o Conductos de pago En esta opci n podemos dar de alta diver
18. 2 17 05 2006 ATMADOOS 285557 3 35348 28s56macic C E vBA848640001 CARDENAS VAZQUEZ CLAL 2 2 16 05 2006 16 1 2006 05 04 2006 3 843 90 4 641 49 322 86 mac Mall vBass6070000 CARDENAS VAZQUEZCLAL22 01 06 2006 0152 2008 3 637 08 4 391 76 30550Nacic Mad 06547200 200 A O CARDENAS VAZQUEZ MAR 214 15 06 2006 15 09 2008 483 64 507 82 81 25 DOLA E 201 200063860 ESTRADA CANT N MANUEL 1 4 0204 2006 0207 2006 0404 2005 1 080 00 1 446 63 108 00 Nace C O YBc130790000 CASTILLO MORENO CUAUH 4 2 07 04 2006 07 10 2006 1304 2006 2 836 87 3 606 58 283 68 Macic 7 fal Nota Al hacer doble clic en el n mero de p liza nos abrir la pantalla de captura de p lizas donde podremos realizar consultas o modificaciones a la informaci n capturada referente a esa p liza o endoso Al hacer doble clic en el nombre del cliente nos abrir la pantalla de clientes donde podremos realizar consultas o modificaciones a la informaci n capturada referente a ese cliente Jul 09 3 Manual Adminsyf Men Solicitudes Con este bot n podemos elaborar de forma r pida una solicitud para alg n movimiento que le vayamos a hacer a la p liza o endoso Al presionar el bot n nos manda a la siguiente pantalla Captura de Texto para Solicitud JE Tipo de firma ae 9 Firma del agente Firma del agente y Asegurado Generar Solicitud C Firma del agente y Contacto como Rep Legal Solo encabe
19. IN ARONA OEI Nombre Dependiente Fecha Nac Edd Relaci n Ws R DAL E No Ex ee ms A 5 SEE A E Ro fo A i F gt AS a a a EEE o 3 ISE LEE ESRA en Ri A E AA EA IE dna AO CASA DAR Em art SEA A a A RES lda Y A AA APTE RS o pres fia Ra A Registro 14 Nota es necesario ingresar la fecha de nacimiento del dependiente para que se realice autom ticamente el c lculo de la edad actual a la fecha de consulta En caso de que en la lista de dependientes no exista la relaci n con el contratante se puede abrir la ventana de captura de Tipo de Dependientes para capturar la nueva relaci n dando doble clic al campo En la pesta a CUENTAS BANCO se pueden capturar los datos de las cuentas bancarias del cliente para los pagos o cargos autom ticos de sus p lizas Los datos que se capturan nen ane A a PEER RARA AO ORA POE MERRITT AO COS Te Generales Adicionales Dependentes Cuentas Banco y ER RS ER a PET CER ASTA STE NANI 5 E Titular Cuenta Tipo Cuenta No Tarjeta Cta Clabe BA EM SE E Ga ET FE SETO AN ARAS 5 ESAS 8 A e p Aj TA S F ONES OE A GUARRA ERIN AREA no ENTER IRS prio EU TAM SSR a Registro son Titular Cuenta Nombre del titular de la cuenta bancaria Nota dando doble clic aparece autom ticamente el nombre del cliente Banco Nombre de la
20. Jul 09 Manual Adminsyf Nota Esta opci n nos permite localizar p lizas para su consulta de forma m s detallada o m s general de acuerdo a los par metros que hayamos ingresado en esta ventana En algunos FILTROS podremos encontrar opciones especiales para buscar documentos entre los que se incluyen O P liza u OT Esta opci n nos permite seleccionar r pidamente todos los documentos que correspondan a una sola p liza a trav s de su n mero de p liza o tambi n para poder revisar que rdenes de trabajo que tenemos pendientes de actualizar a p lizas Ingresamos el texto OT y el sistema nos mostrar s todas las rdenes de trabajo que no han sido registrada con su n mero de p liza correspondiente Nota Esta opci n nos permite abrir una p liza y revisar los movimientos endosos que ha tenido una p liza as como su r pida localizaci n para la aplicaci n de los pagos Texto en Notas Esta opci n nos permite seleccionar r pidamente todos los documentos que contengan la cadena de texto ingresada en este campo en el campo Notas de la p liza Por ejemplo siu cuando capturamos los documentos de autos ingresamos el texto amplia en el campo notas con esta opci n nos aparecer n todos los documentos que contengan el texto amplia Serie o C digo Esta opci n nos permite seleccionar r pidamente todos los documentos de una sola p liza a trav s de su n mero de serie autom viles o de alg n c digo en pa
21. Manual Adminsyf Adminsyf Versi n 14 0 Software de Administraci n de Seguros y Fianzas Manual del Usuario Jul 09 1 ndice Manual Adminsyf Altas y Modificaciones a Registros Eliminaci n de oO Men Principal Abrir todos los Clientes Buscar Clientes Agregar Clientes Ventana principal de Clientes o Datos Principales Datos Generales Datos Adicionales Dependientes Cuentas Banco Impresi n a Detalle de Cliente Listado de p lizas del Cliente o Documentos Relacionados del Cliente Reportes de Clientes Reportes de Cumplea os Alta y Modificaci n de Grupos de Clientes O O OOOO Mel DA MS Abrir todos los Documentos Buscar Documentos Agregar Nuevos Documentos Ventana Principal de Captura o rea de Datos Generales Calculo Autom tico de Recibos rea de Recibos Generaci n de Recibos Generaci n de Renovaciones Generaci n de Endosos Generaci n de Correo Electr nico Generaci n de Solicitudes Impresi n a Detalle de P liza Documentos Relacionados del Cliente O O O O O OOOO Men Reportes er Recibos Pendientes de Pago P lizas Pendientes de Renovar Reporte General de Recibos Reporte General de P lizas Reporte De Documentos Capas mm Men Utiler as Jul 09 Directorios y respaldos Datos de la Empresa y Cuentas de Usuarios Par metros Generales o Aseguradoras Jul 09 O O O O O 0 O O DO O Conductos de Venta Agentes Conductos de Pago Formas De Pago Monedas Ram
22. a base Buscar Clientes Con esta opci n podemos generar una consulta filtrada de clientes para localizarlos m s r pido ca Busqueda de Clientes prende una si Nombre del Cliente 3 Texto em Nombre SNS Abrir Clienteo oc o Tablade Cliente En esta ventana tenemos las siguientes opciones de filtrado Nombre del Cliente Esta opci n nos permite seleccionar en forma individual al cliente por su nombre tal como est n capturados en el sistema y nos despliega sus datos en la ventana principal de Clientes El listado est en orden alfab tico y para acelerar la selecci n se pueden ingresar las primeras letras del nombre del cliente para que el sistema autom ticamente nos vaya desplegando el nombre del cliente que concuerde con las letras ingresadas Texto en Nombre Esta opci n nos permite ingresar un texto que servir como b squeda en el campo del nombre del cliente y nos seleccionar todos los registros que contengan ese texto abriendo una tabla para desplegar los resultados Por ejemplo si ponemos VAZQUEZ nos seleccionar todos los clientes que tengan dicho apellido en cualquier parte del nombre Grupo Esta opci n nos desplegar en una tabla todos los clientes que pertenezcan al Grupo seleccionado Jul 09 14 Jul 09 Manual Adminsyf Al dar clic al bot n Abrir Cliente o Tabla de Clientes nos desplegar la ventana principal de clientes o una tabla con los clientes que cumplan las con
23. a dicho grupo seleccionado Reporte de Clientes Total o por Jia Ey C Directorio Telef nico x Grupo C Listado Datos Completos C Datos Completos x Cliente Tabla tipo Excel Etiquetas 100 x50 mon Directorio Telef nico General Se genera una relaci n por orden alfab tico de los clientes que ya tenemos dados de alta o que pertenecen al grupo seleccionado con los campos NOMBRE TELEFONO CORREO ELECTRONICO y nombre del CONTACTO Tek hgese si elebro Fax ligrese sa Ta Co meo agrese s1 emall hgrese ti terb adicbial ingrese un titulo principal ingrese un subtitulo h t hgrese sa direccion Directorio Telef nico Clientes Nombre Telefonos Correo Contacto CUENTE DE PRUEBAS 124652212123 FAX 646546446554 dientpruebasidho imil com Directorio Telef nico x Grupo Se genera una relaci n similar al anterior pero agrupando a los clientes seg n el Grupo al que est n asignado con los campos NOMBRE TELEFONO CORREO ELECTRONICO y nombre del CONTACTO Jul 09 19 Manual Adminsyf Listado Datos Completos Se genera una relaci n por orden alfab tico de los clientes que ya tenemos dados de alta o que pertenecen al grupo seleccionado con los campos m s relevantes ingrese un titulo principal ingrese un subtitulo ingrese su direccion Tels ingrese sutelefono Fax ingrese su fax Correo ingrese su email ingrese un texto adicional Listado de Clientes CLIENTE DE PRUEBAS Telefonos
24. a haya conocido nuestro sistema y desee adquirir la licencia de uso del mismo es necesario que se ponga en contacto con nosotros a trav s del correo electr nico contacto O adminsyf com para que le indiquemos los costos y forma de pago de la licencia correspondiente 3 registro AR x Para realizar el proceso de registro de su sistema y desbloquear la limitante de fecha y capacidad de la versi n demo deber realizar los siguientes pasos Ventana de Registro 7 Ed Clare de Usuario 1583525165 Paso 1 Al ingresar al sistema en versi n demo le preguntar si desea registrar el eane OE an sistema D clic en el bot n Si para ingresar a la ventana de registro O Regee MOS o Continuar Salir Paso 2 Para poder registrar el sistema Usted nos debe enviar por correo electr nico E TE la Clave de Usuario que se despliega en el primer recuadro Esta Clave de Usuario es Para obtener la Clave de Registra nica por cada PC donde se instale el sistema por lo que s est adquiriendo varias envienos un correo a licencias de uso para varios equipos es necesario que nos env e la Clave de Usuario E A a i raz n social y la Clave de Usuario para que de cada equipo gt le enviemos la Clave de Registro Al registrar el programa Usted acepta los terminos y condiciones de nuestra licencia de uso de software Paso 3 En base a la informaci n que nos mande nosotros le proporcionamos la Clave de Registro que d
25. a opci n podemos generar una carta de felicitaci n a los clientes que cumplan a os en el mes seleccionado y de acuerdo al texto que seleccionamos en el campo Texto Predeterminado Jul 09 07 Manual Adminsyf Una vez que se despliega el texto seleccionado podemos modificarlo de acuerdo a nuestras necesidades en la ventana de texto Con la opci n DOCUMENTOS A IMPRIMIR podemos seleccionar si queremos que se genere la carta de felicitaci n o las etiquetas para el envio de la correspondencia ing rese un titulo prin cipal ingrese un subtitulo hgrese su die color Tek hgese si kpo Fax Ingrese sa tax Coro agrese s1 email agrese ni texto adtbial Felicitaci n de Cumplea os S uda 25 de Julio de W09 Cliente CLIENTE DE PRUEBAS Contacto Direcci n AW CUAUHTEMOC NO 1234 COL ROMA DEL BENTO JUAREZ MEXICO D F CP 01100 Telefono 124652212123 FAX 646546464654 Grupo GENERAL Correo clienteprue bas ghotrail com Fecha de Nacimiento 05 de Marzo En nombre de todo el personal que integra nuestra empresa le enviamos un cordial abrazo y una felicitaci n por su cumplea os esperando que este d a sea de gran dicha en compa a de sus seres queridos FELICIDADES Alta y Consulta de Grupos de clientes En esta opci n se dan de alta los grupos para poder conjuntar en los reportes todas las p lizas de los clientes que son asignados a un mismo grupo Los grupos aparecen en orden de menor a mayor seg n el ID del gru
26. a solicitar dicha modificaci n a la compa a de manera gil con todos los datos previamente capturados seguros El agente recibo de la compa a de seguros el endoso En el sistema se ingresa el endoso ligado a la p liza correspondiente correspondiente y en su caso el recibo de primas del endoso o y en su caso se generan los recibos de primas y o notas de cr dito la nota de cr dito correspondiente para que cuando se reciban los recibos de cobro subsecuentes se pueda verificar que se reciban tambi n los recibos o notas de cr dito de los endosos Tambi n para controlar el pago o cancelaci n de los mismos Otros procesos en los que el sistema Adminsyf tambi n apoya Directorio telef nico de clientes Directorio con datos completos de los clientes Reporte de cumplea os de clientes o contactos Reporte de primas pagadas por cliente grupo ramo mes aseguradora etc Reporte de primas canceladas por cliente grupo ramo mes aseguradora etc Reporte de p lizas emitidas por cliente grupo ramo mes aseguradora etc Reporte de p lizas canceladas por cliente grupo ramo mes aseguradora etc Jul 09 6 Manual Adminsyf Manual de instalaci n y Registro El procedimiento de instalaci n de nuestro sistema es el siguiente Paso 1 Verifique si su equipo cuenta con el programa Microsoft Access 2007 que forma parte del paquete Microsoft office 2007 Esto lo puede checar entrando a la carpeta de accesos directos de Mic
27. alla actual pero con los datos en blanco y que utilizaremos para dar de alta y capturar un nuevo registro en el grupo Si presionamos el cuarto bot n nos despliega el ltimo registro del grupo en este caso nos llevar a al registro 30 Eliminaci n de Registros Para la eliminaci n de registros de clientes o p lizas y endosos recomendable nicamente cuando se ha realizado una captura incorrecta o duplicada es necesario realizar el siguiente procedimiento Jul 09 11 Manual Adminsyf Con los botones de navegaci n de registros se localiza el documento que queremos eliminar Una vez localizado el registro se hace clic con el Mouse en la barra del lado izquierdo de la ventana marcada en un c rculo rojo para que quede seleccionado el registro Se presiona la tecla Eliminar o SUPR para eliminar el registro El sistema nos pedir la confirmaci n de la eliminaci n 3 Captura de Clien Nota en el caso de que se quiera eliminar una p liza o endoso es necesario eliminar primero los recibos que se hayan dado de alta para la p liza o endoso con este mismo procedimiento y posteriormente ya se puede eliminar la p liza o endoso completamente En caso contrario si no se eliminan los recibos al hacer alguna consulta sobre recibos podr an aparecer como pendientes y no se podr an modificar ni eliminar posteriormente Para eliminar los recibos se hace clic con el Mouse en los cuadros del lado izquierdo de la ventana de r
28. arios tengan acceso a la base de datos esta computadora SERVIDOR deber estar prendida En caso contrario no podr n acceder a la base de datos 2 Luego de realizar la instalaci n y que se haya creado la carpeta CIADMINSYF es necesario configurar esta carpeta como COMPARTIDA para que todos los dem s usuarios en red tengan acceso a los archivos instalados en esta carpeta Esto se realiza dando clic a MI PC luego dar clic a UNIDAD DE DISCO C luego seleccionar la carpeta ADMINSYF y dar clic con el bot n derecho del Mouse para que se abra el men contextual y seleccionar la opci n COMPARTIR Y SEGURIDAD Se abre una ventana con las propiedades de carpeta y en el rea de Uso Compartido y Seguridad de Red se selecciona la opci n COMPARTIR ESTA CARPETA EN LA RED y en el recuadro de Recurso Compartido asignarle un nombre a esta carpeta puede ser ADMINSYF tambi n Si desea que los dem s usuarios puedan consultar y capturar datos en la base de datos entonces tiene que seleccionar la siguiente opci n PERMITIR QUE LOS USUARIOS DE LA RED CAMBIEN MIS ARCHIVOS En caso de no seleccionar esta opci n los dem s usuarios no podr n realizar capturas y modificaciones a datos sino nicamente realizar consultas Dar clic en Aceptar para concluir la configuraci n de la carpeta compartida 3 Instalar el sistema en cada una de las dem s computadoras que tendr n acceso a la base de datos para poder utilizar los sistemas adicionales deber adquirir la lic
29. as necesidades Tambi n hay una opci n de buscar p lizas o endosos que contengan cierto texto en el campo notas Con el campo TIPO podemos seleccionar las p lizas y endosos de acuerdo a la situaci n que tienen en el rango de fecha que solicitaremos como o POLIZAS POR INICIO DE VIGENCIA NO CANCELADAS se seleccionar n todas las p lizas y endosos no cancelados y que su fecha de inicio de vigencia se encuentre dentro del rango de fechas solicitado Tambi n podemos seleccionar el reporte de p lizas por inicio de vigencia agrupados seg n nuestras necesidades como por MES por RAMO o por GRUPO de clientes Nota con este reporte podremos generar el listado de p lizas y endosos en vigor as como listados de p lizas y endosos para primas de apoyo por cliente o grupo Se recomienda cuando menos cada cierre de a o o cuando se requiera presentar relaci n de primas de apoyo por cliente o grupo de clientes o P LIZAS POR INICIO DE VIGENCIA CANCELADAS se seleccionar n todas las p lizas y endosos que hayan sido marcadas como canceladas y que su fecha de inicio de vigencia se encuentre dentro del rango de fechas solicitado Nota con este reporte podremos auditar nuestra cartera de p lizas y endosos cancelados as como para poder conocer las p lizas que se cancelaron y tratar de recuperar dicha cartera Se recomienda generar este reporte una vez al mes o POLIZAS POR VENCIMIENTO NO CANCELADAS se seleccionar n todas las p lizas y e
30. bos pendientes de pago en este punto se puede utilizar la ayuda par el c lculo de prima total y comisi n por recibo aunque no es indispensable ya que se podr n capturar estos datos al momento de aplicar el pago La captura de los documentos se puede hacer en forma corrida con todos nuestros expedientes o irlos capturando de acuerdo a c mo nos vaya llegando Cabe hacer menci n que mientras m s completa sea la informaci n capturada mejor es el uso que le damos a nuestro sistema Por ltimo les recomendamos leer constantemente este manual en todas sus partes para ir conociendo el sistema y las ayudas que nos ofrece para realizar una m s gil y r pida captura de informaci n as como la informaci n que podemos obtener de nuestro sistema Jul 09 10 Manual Adminsyf Informaci n b sica sobre la operaci n del sistema La parte central del sistema se maneja como un conjunto de registros clientes p liza y endosos etc agrupados en forma general o por filtros por lo que a continuaci n daremos una peque a explicaci n de los comandos comunes en la ventana de captura de registros de una base de datos en Access Altas y modificaciones a registros Registro 14 d Po 1 E de 30 Cuando la ventana en la que estamos trabajando presente en la parte inferior los controles arriba mostrados significa que es una ventana que agrupa varios registros que han sido seleccionados por ejemplo un grupo de clientes un grupo de p lizas vigent
31. cto En caso de no seleccionarse saldr un solo reporte corrido para todos los conductos La opci n COMUNICADOS O SOLICITUDES MASIVAS nos permite generar avisos dirigidos a los clientes de las p lizas que solicitemos En el campo texto se selecciona el texto predeterminado de la comunicaci n o carta Nota Dando doble clic en este campo se abre la ventana de textos predeterminados para modificar un texto actual o capturar un texto nuevo La opci n ETIQUETAS CORRESPONDENCIA 100 X 50 MM nos permite imprimir las etiquetas con las direcciones de los clientes cuyas p lizas hayamos solicitado Con la opci n RANGO DE FECHAS podremos seleccionar la fecha INICIAL y la fecha FINAL de los recibos que se seleccionar n de acuerdo al campo OPCIONES La fecha final no debe ser anterior a la fecha inicial Reporte de Documentos Capturados Con esta opci n podemos llevar el control por fechas de los documentos que vamos capturando en nuestro sistema En caso de un fallo y que tengamos que reinstalar nuestra base de datos previamente respaldada podremos saber cuales son los documentos que ya hab amos capturado y que no se encuentran en nuestro respaldo para completar nuestra informaci n Jul 09 45 Manual Adminsyf Se recomienda que este reporte se elabore m nimo de forma semanal igual que el respaldo de la base de datos como veremos m s adelante Jul 09 46 Manual Adminsyf Men Utiler as En este men podremos seleccionar los
32. de pruebas gif credencial IFE FE Car tula p liza amp SD1 23456 Ctadminsyfidocumentostpoliza 45D1 23456 pg Las opciones son Cliente Aparece el nombre del cliente actual Comentarios Alguna referencia al tipo de documento que estamos relacionando P liza Se despliega el n mero de p liza en caso de que el documento aplique para un n mero de p liza en particular como puede ser una car tula de p liza Ruta Documento Aparece la direcci n completa donde se ubica el documento en nuestra PC Nota si el archivo relacionado fue eliminado de la PC o se cambi su lugar de ubicaci n entonces la Ruta del Documento aparecer en gris quedando deshabilitado para su apertura Para poder reactivar la Ruta deber dar de alta nuevamente el documento con el bot n AGREGAR DOCTO Selecci n de n mero de p liza Esto sirve para ver todos los n meros de las p lizas relacionado con el cliente para que si va a dar de alta un nuevo documento que aplique espec ficamente para una sola p liza se pueda seleccionar dicho n mero para que aparezca en la tabla superior Agregar Docto Al dar clic a este bot n nos pide primero que localicemos y seleccionemos el archivo a relacionar y luego nos pregunta el texto para el comentario sobre el archivo relacionado Si el documento aplica para una p liza espec fica del cliente deber seleccionar el n mero de p liza correspondiente con el campo anterior Eliminar Docto Para el
33. diciones seg n el filtro utilizado E Tabla de Clientes La E Nombre Cliente ll Grupo RECO Telefonos DireccionFiscal gt A a MARCO ANTONIO CAR CAWC7205072X5 5552 3958 00 JOSE F GUTIERREZ NO 334 COL ANGEL ZIMBRON E CARDENAS VAZQUEZ MARCO ANTONIO MARCO ANTONIO CAR CAWM 7404054B6 777 100 2207 ofna 555 239 5 PALMA ARECA EDIF 19 DEPTO 2 4 SMZA 48 CANCI marco VAZQUEZ MEDINA CARLOS ALBERTO FAMILIARES VAMC611104923 862 02 16 CALLE ALVARO OBREGON MZA 62 LOTE 1 COL ALI E VAZQUEZ MEDINA LAURA ANGELICA MANUEL ESTRADA WAML750428 898 97 54 ESMERALDA LOTE 28 MZA 57 SMZA 523 RESIDENCI lau ha EE VAZQUEZ MEDINA MARIA MAGDALENA DEL FAMILIARES WAMM6D0723 880 50 47 PALMA ARECA EDIF 19 DEPTO 2 4 SMZA 48 FRACC magda GENERAL Al dar doble clic sobre el nombre del cliente se desplegar la ventana principal de clientes con el detalle de la informaci n del cliente Agregar clientes Abre la ventana principal de clientes en modo agregar con todos los campos vac os para dar de alta un cliente nuevo VENTANA PRINCIPAL DE CLIENTES k E f p Y p y 2 BERL TE CREATE a 423 Y En esta opci n se dan de alta los clientes y sus datos PRINCIPALES como Nombre se recomienda capturar a todas las personas f sicas iniciando con sus apellidos o Raz n Social RFC Tel fonos de Oficina Moviles o de Casa En la pesta a GENERALES se capturan los datos como Grupo al que pertenece el cliente
34. dir en todos los recibos ler Reciho Subsecuentes Prima Neta 3 086 31 3 086 31 Prima Total 3 989 82 3 544 87 Comisi n 507 37 462 37 Continuar Omitir Prima Neta P liza Aparece el importe capturado en el AREA DE DATOS GENERALES Prima Total P liza Aparece el importe capturado en el AREA DE DATOS GENERALES N mero de recibos Aparece el n mero de recibos que se van a generar de acuerdo a la frecuencia de pago Nota Este dato se puede modificar en caso de endosos donde el n mero de recibos ser menor que en los de la p liza por la vigencia transcurrida Derecho de p liza Se captura el derecho de la p liza Este dato nos sirve para el c lculo en caso de que este derecho se vaya a cargar en el primer recibo de la p liza VA en P liza Se ingresa el impuesto correspondiente Comisi n del producto Este dato nos sirve para el c lculo de la comisi n que corresponde a cada recibo Comisi n sobre derecho de p liza Algunas aseguradoras otorgan el mismo porcentaje de comision del producto sobre el derecho de p liza o un monto especial que puede ser ingresado en este campo Opci n de desglose de recibos Se debe seleccionar una de las siguientes opciones para la generaci n de los importes de los recibos en cuanto al derecho de p liza ya sea CARGAR DERECHO DE POLIZA EN EL PRIMER RECIBO o DIVIDIR EN TODOS LOS RECIBOS Jul 09 30 Manual Adminsyf En el desglose nos aparecen los importes de prima
35. diversos par metros de uso de nuestra base de datos como Jul 09 Directorios y respaldos En esta opci n nos aparece el directorio de instalaci n de nuestra aplicaci n el directorio de nuestra base de datos que es el archivo que debemos respaldar as como la opci n para poder redireccionar nuestra base de datos por ejemplo en caso de sistemas en red COMPACTAR NUESTRA BASE DE DATOS para reducir su tama o y CREAR RESPALDO DE BASE DE DATOS que nos permite guardar una copia de nuestra base de dato como respaldo Se recomienda guardar este archivo en otra PC o en medio f sico para evitar p rdidas por da os en nuestra PC AI 47 Jul 09 Manual Adminsyf Con el bot n BUSCAR se abre la ventana de b squeda de archivos para buscar y seleccionar el archivo de la base de datos a la cual queremos enlazarnos Una vez que hayamos seleccionado el archivo presionamos el bot n REVINCULAR para correr el proceso Datos de la empresa y cuentas de usuarios En esta opci n podemos modificar los t tulos y datos generales que aparecen en el encabezado de todos los reportes Datos del encabezado Ja ingrese un titulo principal ingrese un subtitulo ingrese su direccion Telefono ingrese su telefono Otros ingrese un texto adicional Logotipo Para modificar el logotipo de la empresa que aparece en los reportes es necesario copiar su logotipo al directorio ciadminsyf o donde se haya realizado la instalaci n sust
36. donde haya instalado el sistema Le recomendamos respaldar este archivo para reinstalarlo en caso de p rdida accidental en alguno de los equipos ALTA NUEVOS USUARIOS Al dar clic en el bot n ABRIR para administrar cuentas de usuarios y contrase as se abrir un asistente que nos permitir dar de alta nuevos usuarios para restringir el uso y acceso a datos y cambiar contrase as de los mismos 48 Manual Adminsyf Cuentas de usuario y de grupo PR i Usuarios Grupos Cambiar contrase a de inicio de sesi n Usuario Nombre Saman a hueva Eliminar Borrar contrase a Miembro del grupo Grupos disponibles Miembro de Actualizar Administradores Administradores Usuarios Agregar datos Agregar gt gt Permisos totales S lo lectura Usuarios Imprimir usuarios Y grupos El proceso para dar de alta usuarios adicionales a los que incluimos por default es dar clic en Nueva asignar un nombre al usuario y un id puede ser cualquier clave aleatoria Nuevo usuario o grupo mm 1d personal Posteriormente a este usuario se le asigna uno o varios de los grupos de trabajo predeterminados el grupo Usuario siempre estar asignado por dafault Nuestro sistema viene precargado con 6 grupos de trabajo O Actualizar los usuarios que pertenezcan a este grupo solo puede modificar los datos de un registro no pueden dar de alta nuevos registros ni eliminar registros Admin
37. doso Nota para dar de alta a un conducto que no se encuentre en la base de datos se da doble clic sobre el campo para que se abra la ventana de ALTA DE CONDUCTOS Al terminar la captura y cerrar la ventana aparece en el listado el nuevo conducto Aseguradora En este campo se selecciona la Aseguradora que expide la p liza o endoso Nota para dar de alta a una aseguradora que no se encuentre en la base de datos se da doble clic sobre el campo para que se abra la ventana de ALTA DE ASEGURADORAS Al terminar la captura y cerrar la ventana aparece en el listado la nueva aseguradora Cliente En este campo se selecciona el contratante de la p liza o endoso Nota para dar de alta a un cliente que no se encuentre en la base de datos se da doble clic sobre el campo para que se abra la ventana de ALTA DE CLIENTES Al terminar la captura y cerrar la ventana aparece en el listado el nuevo cliente Al dar clic al bot n VER DATOS aparece la pantalla CLIENTES con todos los datos generales del cliente seleccionado Serie C digo En este campo se ingresa el n mero de serie del veh culo o el c digo de identificaci n de la p liza o endoso o alg n dato agrupador ciudad etc Nota al capturar este campo se puede localizar una p liza o documento con la ventana de CONSULTA POR SERIE O CODIGO Notas En este campo se ingresan notas sobre la p liza o endoso que nos permitan identificar que bienes se cubren marca modelo bien asegurado giro e
38. eber ingresar en el segundo recuadro de la Ventana de Registro Dar clic a la tecla Enter para que quede grabada la Clave de Registro y presionar el bot n Continuar para que nuestro sistema quede listo para su uso y operaci n Para las siguientes ocasiones que entre al sistema ya no se le solicitar ingresar nuevamente la clave de registro Le recomendamos anotar estas 2 claves como respaldo por si llegara a tener que reinstalar su sistema Para conocer m s sobre nuestra licencia de uso favor de ingresar a nuestra p gina de internet www adminsyf com y en el men Costo podr encontrar el enlace para descargar y abrir las condiciones y caracter sticas de la Licencia de Uso de nuestro sistema Adminsyf Para dudas adicionales sobre estos procedimientos u otros procedimientos puede contactarnos a trav s de correo electr nico a la cuenta contacto O adminsyf com Utilizaci n del sistema en versi n multiusuario Una de las versatilidades con que cuenta el sistema ADMINSYF es su capacidad para poder acceder desde diversas computadoras en red donde los usuarios podr n capturar o consultar datos de la base de datos El proceso de instalaci n es el siguiente Jul 09 8 Manual Adminsyf 1 Se instala el sistema completo en una computadora que ser designada como SERVIDOR En esta computadora estar el archivo DATOSSYF MDB que contiene la base de datos con toda nuestra informaci n Importante para que los dem s usu
39. ecibos marcada en un c rculo rojo para que quede seleccionado el recibo se pueden seleccionar varios a la vez Se presiona la tecla Eliminar o SUPR para eliminar el o los recibos El sistema nos pedir la confirmaci n de la eliminaci n EJN e aoaaa 1709 2003 17M2 2003 1 86741 2 151 36 z a AARO draoa Arase 14 667 41 1 931 28 ar 17032004 17032004 176 2004 1 667 41 1 931 28 404 17 06 2004 17 06 2004 17 09 2004 1 66741 1 831 28 as RL pn Dalai Eis CAE Rino TR Epis dei E TA NE Registro 14 4 1 IJ de 115 Para eliminar clientes ramos subramos monedas etc por protecci n del sistema y para evitar borrar por error un volumen alto de informaci n ser necesario primero borrar todos los recibos p lizas o endosos que est n relacionados con el dato que se quiera borrar para que el sistema permita su eliminaci n Jul 09 12 Manual Adminsyf Men Principal Este es el men principal desde donde se pueden acceder a los submen s para los diversos tipos de operaciones con el sistema Jul 09 3 Men Principal Cj Clientes Documentos remos Solicitudes Reportes 1 Pomme ao Eo Clientes Altas consultas y bajas de clientes y grupos de clientes reporte de relaci n de clientes totales y por grupo reporte de cumplea os Documentos Altas consultas y bajas de p lizas endosos y rdenes de trabajo generaci n de recibos aplicaci n de pagos generaci n de s
40. elecciona el tipo de moneda en que fue contratada la p liza o endoso Nota para dar de alta una moneda que no se encuentre en la base de datos se da doble clic sobre el campo para que se abra la ventana de ALTA DE MONEDAS Al terminar la captura y cerrar la ventana aparece en el listado la nueva moneda Forma de Pago En este campo se selecciona la forma de pago contratada para la p liza o endoso Nota para dar de alta una forma de pago que no se encuentre en la base de datos se da doble clic sobre el campo para que se abra la ventana de ALTA DE FORMA DE PAGO Al terminar la captura y cerrar la ventana aparece en el listado la nueva forma de pago Conducto de Pago En este campo se selecciona el conducto de pago contratado para la p liza o endoso Nota para dar de alta un conducto de pago que no se encuentre en la base de datos se da doble clic sobre el campo para que se abra la ventana de ALTA DE CONDUCTO DE PAGO Al terminar la captura y cerrar la ventana aparece en el listado la nueva forma de pago Agente En este campo se selecciona el agente que intermedia la p liza o endoso Nota para dar de alta a un agente que no se encuentre en la base de datos se da doble clic sobre el campo para que se abra la ventana de ALTA DE AGENTES Al terminar la captura y cerrar la ventana aparece en el listado el nuevo agente 28 Jul 09 Manual Adminsyf Conducto En este campo se selecciona el conducto o subagente que coloc la p liza o en
41. encia de uso para cada una de ellas 4 Una vez instalado el sistema e ingresando la clave de registro en cada equipo adicional deber reasignar la base de datos de cada computadora adicional con los siguientes pasos 5 Arrancar el sistema ADMINSYF en la computadora adicional Una vez abierto entrar al men UTILERIAS seleccionar la opci n DIRECTORIOS Y RESPALDOS luego dar clic en el bot n ABRIR para vincular la nueva base de datos 6 Se abrir una nueva ventana en la que buscaremos la base de datos ubicada en el servidor Dar clic en el bot n MIS SITIOS DE RED del lado izquierdo y en la ventana deber aparecer la carpeta ADMINSYF ubicada en la computadora que utilizaremos como SERVIDOR Darle clic a la carpeta ADMINSYF para que se abra y aparezcan los archivos contenidos en ella seleccionar el archivo DATOSSYF MDB y darle clic al bot n ABRIR El sistema realizar un proceso y nos avisar que ya qued actualizado Dar clic en el bot n Aceptar y luego dar clic en el bot n cerrar para regresar al sistema 7 Con esto ya qued vinculado nuestro sistema a la base de datos ubicada en la computadora SERVIDOR 8 Realizar el mismo proceso del paso 3 al paso 7 para cada una de las computadoras adicionales En caso de que desee instalar el sistema en una computadora laptop para tener la movilidad de la base de datos deber instalar el sistema completo en la computadora laptop y luego deber copiar el archivo DATOSSYF MDB que se ubica en la
42. es un grupo de p lizas de un cliente un grupo de recibos etc por lo que utilizaremos este control para ir desplegando de uno en uno los registros que integran el grupo seleccionado En este ejemplo la ventana nos indica que el grupo seleccionado consta de 30 registros Cuando aparezca la leyenda FILTRADO junto al n mero de registros quiere decir que la base de datos tiene m s registros pero nicamente se est n desplegando los registros que cumplieron con la condici n de selecci n que pedimos EE El cuadro central nos indica el registro desplegado actualmente en este caso es el registro 1 de 30 k j i L Si presionamos el primer bot n empezando por la izquierda la ventana nos despliega el primer registro del grupo por ejemplo si estamos en el registro 5 y presionamos el bot n nos lleva al registro 1 Jar Si presionamos el segundo bot n la ventana nos despliega el registro anterior al actual en este caso aparece deshabilitado ya que estamos en el registro 1 Si estamos en el registro 5 y presionamos el bot n nos lleva al registro 4 z MA E FE o Si presionamos el tercer bot n nos despliega el registro siguiente en este caso nos desplegar a el registro 2 ij Con estos botones podemos localizar alg n registro en particular para realizar consultas o modificaciones DPH En algunos casos aparece un quinto bot n flecha hacia la derecha con el asterisco que nos lleva a la pant
43. haya que modificar en los accesos directos la ruta del archivo msaccess exe cambiando el texto archivos de programa por program files Si al arrancar el sistema le aparece un mensaje de que la base de datos se cre con una versi n posterior de Microsoft Access 2007 entonces deber actualizar su sistema Microsoft Office instalando el Office 2007 Service Pack 2 a trav s de las actualizaciones autom ticas de su computadora o a trav s del siguiente enlace htto www microsoft com downloads es es details aspx FamilylD b444bf18 79ea 46c6 8281 9db49b4ab6e5 Al dar clic en el enlace se abrir la p gina de Microsoft con las opciones para descargar gt P A p 9 i p p 9 In cio de sesi n el service pack de acuerdo a su sistema operativo y lenguaje Nombre Adman Para poder entrar al sistema tanto a la versi n demo como a la registrada se le pedir un nombre de usuario y contrase a El usuario es Admon y la contrase a es demo Posteriormente podr cambiar la contrase a de acuerdo a sus necesidades Contrase a Cancelar Jul 09 7 Manual Adminsyf A partir de este momento ya puede utilizar nuestro sistema sin costo alguno por tiempo determinado y limitado a cierta capacidad de registros Le recomendamos ingresar al Manual del Usuario para conocer los primeros pasos a realizar en nuestro sistema y c mo personalizarlo de acuerdo a sus necesidades Registro del Sistema Una vez que y
44. ida la p liza de renovaci n que hayamos solicitado de la p liza que tenemos en la pantalla actual ya que se copian todos los datos de la p liza en el nuevo documento Antes de presionar este bot n para generar los datos de la renovaci n es necesario incluir en el documento actual el n mero de p liza de la renovaci n en el campo RENOVADA para no perder la continuidad de la p liza Nota Es importante modificar los datos que no se repiten en la nueva p liza y verificar que la vigencia corresponda a la vigencia real de la renovaci n En los casos donde las renovaciones tienen el mismo n mero de p liza que la p liza que vence es necesario agregar en el campo endoso alg n identificador para diferenciarla de la primera p liza por ejemplo a o 2 a o 3 etc 32 Jul 09 Manual Adminsyf Generar Endoso Con esta opci n podemos capturar en forma m s r pida un endoso que hayamos solicitado de la p liza que tenemos en la pantalla actual ya que se copian a un nuevo registro todos los datos de la p liza en el nuevo documento Antes de presionar este bot n se debe localizar y desplegar la p liza a la cual se le est realizando el endoso para que el sistema autom ticamente tome los datos correspondientes Nota Es importante ingresar el n mero de endoso correspondiente as como verificar que la vigencia de inicio corresponda a la vigencia real del endoso Generar correo Con este bot n podemos generar un correo electr
45. iminar un documento del listado superior primero posicionamos el cursor en el documento a eliminar dando clic sobre el campo comentario y luego damos clic al bot n Eliminar Docto Jul 09 18 Manual Adminsyf Nota Esto elimina solo la relaci n del documento con el cliente y no elimina fisicamente el archivo de la PC Abrir Docto Para abrir y ver un documento del listado superior primero posicionamos el cursor en el documento a abrir dando clic sobre el campo comentario y luego damos clic al bot n Abrir Docto Nota Para poder abrir el documento relacionado deberemos tener instalado el programa espec fico del mismo Por ejemplo si queremos abrir un documento de Word deberemos tener instalado el programa Word Cerrar Al dar clic a este bot n se cierra la venta de Documentos Relacionados e Guardar cambios Con este bot n se guardan los cambios realizados al cliente y se contin a en la misma pantalla e Deshacer cambios Con este bot n se eliminan las modificaciones realizados al cliente y nos regenera los datos iniciales que ten a al inicio e Cerrar Con este bot n se cierra la pantalla actual Reporte de clientes Con esta opci n podemos generar varios reportes de nuestros clientes Con la ventana de selecci n de grupos podemos dejar en blanco el campo GRUPO si queremos que aparezcan en el reporte todos los clientes de la base de datos o se puede seleccionar un grupo si queremos solo la relaci n de clientes que pertenecen
46. ir de la fecha actual en que se realice la consulta como 30 dias atr s 60 d as atr s 30 d as adelante 60 d as adelante y una mezcla de estas opciones para poder detectar recibos pendientes de pago en nuestra base de datos Jul 09 40 Jul 09 Manual Adminsyf Nota Si queremos seleccionar diferentes fechas podemos utilizar el Reporte General de Recibos con la opci n Recibos Pendientes de Pago Otra opci n que tenemos es el campo TIPO DOCUMENTO que con la opci n RELACION POR FECHA nos genera el listado de los recibos pendientes de pago ordenados por fecha RELACION POR AGENTE nos genera el listado de los recibos pendientes de pago agrupados por agente Nota con este reporte podremos verificar si tenemos en nuestro poder todos los recibos iniciales o subsecuentes y solicitar los faltantes a la aseguradora correspondiente as como dar seguimiento a nuestra cobranza para evitar que los clientes tengan per odos descubiertos Se recomienda generar este reporte cada 2 0 3 d as ya que la informaci n del sistema se actualiza constantemente P lizas pendientes de renovar En esta opci n podremos generar de forma r pida un informe sobre las p lizas reci n vencidas o pr ximas a vencer 3 Reporte de Vencimientos de p lizas Ja Conducto Agente Chente E Tipo Documento Todas Grupo mo Conducto Pago SONAS A Aseguradora Presentaci n ir OPCIONES Net ea a C Reporte I P lizas vencidas
47. istradores los usuarios que pertenezcan a este grupo puede dar de alta modificar o eliminar registros tambi n pueden dar de alta usuarios y borrar contrase as de los dem s usuarios Agregar datos los usuarios que pertenezcan a este grupo solo pueden dar de alta registros no pueden modificar registros ni eliminar registros Permisos Totales los usuarios que pertenezcan a este grupo puede dar de alta modificar o eliminar registros pero a diferencia de los administradores no pueden dar de alta usuarios ni borrar contrase as de los dem s usuarios Solo Lectura los usuarios que pertenezcan a este grupo no pueden dar de alta registros no pueden modificar registros ni eliminar registros Usuarios Este es un grupo por default del sistema en el cual se incluir n todos los usuarios que no hayan sido dados de alta como administradores Si al usuario no se le asigna ninguno de los otros grupos no podr utilizar el sistema ALTA DE GRUPOS DE USUARIOS El sistema permite dar de alta nuevos grupos pero recomendamos utilizar nicamente los grupos predeterminados CAMBIAR CONTRASE A DE INICIO DE SESION Cada usuario podr acceder a esta opci n para actualizar su password de acuerdo a sus necesidades El usuario ingresa su contrase a anterior y su contrase a nueva La pr xima vez que ingrese al sistema tendr que ingresar la nueva contrase a Jul 09 49 Manual Adminsyf Cuentas de usuario y de grupo Usuarios Grupos Cambiar con
48. ituyendo el archivo logo gif con otro archivo con el mismo nombre con formato gify con medidas de 2 40 cmx 2 40 cm Administrar Cuentas de Usuarios y Contrase as Abrir j Para modificar el logotipo de la empresa que aparece en los reportes es necesario copiar su logotipo al directorio donde se encuentra instalado el sistema com nmente en la carpeta c adminsyf sustituyendo al archivo logo gif que se encuentra en dicha carpeta CUENTAS DE USUARIOS Nuestro sistema viene precargado con 6 usuarios predeterminados uno de uso exclusivo para nuestros dise adores de acuerdo a la siguiente tabla que les permitir accesar al sistema y realizar las tareas que tengan autorizadas de acuerdo al grupo asignado puede dar de purrs password grupo asignado a uena os redireccionar base de datos administrador uso exclusivo administradores admon demo administradores permisos totales Estos usuarios tienen un password predeterminado que se podr cambiar como explicamos m s adelante Si va a instalar el sistema en varios equipos y va a dar de alta o modificar los usuarios y contrase as para evitar tener que hacer las modificaciones en cada equipo puede realizar las modificaciones en un solo equipo y posteriormente copiar el archivo usuarios mdw ubicado en la carpeta de instalaci n por default cladminsyf del equipo donde modific los usuarios y pegar este archivo usuarios mdw en cada uno de los otros equipos
49. l 09 Manual Adminsyf En esta pantalla podemos seleccionar los textos predeterminados que hayamos cargado a nuestra base de datos para reducir la captura de los datos Primero se selecciona el texto predeterminado y luego lo podemos completar con los datos particulares de la solicitud Con la opci n TIPO DE FIRMA podemos elaborar una solicitud con solo la FIRMA DEL AGENTE una solicitud que tenga la FIRMA DEL AGENTE Y DEL ASEGURADO o tambi n una solicitud que tenga la FIRMA DEL AGENTE Y DEL REPRESENTANTE LEGAL en caso de clientes que sean personas morales Para estas 3 opciones se requiere forzosamente seleccionar una p liza o endoso para completar el encabezado de la solicitud Con la opci n SOLO ENCABEZADO se puede generar una solicitud o memo en donde solo aparece como encabezado nuestros datos generales sin necesidad de seleccionar una p liza o endoso y con la posibilidad de utilizar un texto predeterminado o un texto nuevo Cuando acabemos de ingresar todos los datos podemos presionar el bot n GENERAR SOLICITUD para ver como quedaria nuestro texto y mandarlo a imprimir Nota si queremos dar de alta un texto predeterminado que no aparece en la lista actual podemos dar doble clic en el campo SOLICITUD para que aparezca la ventana de ALTA DE TEXTOS PREDETERMINADOS Una vez terminada la captura y que cerremos esta ventana aparecer el nuevo texto predeterminado en el listado de solicitudes ingrese un titulo principal ingrese un subt
50. la p liza realmente ha sido cancelada y no fue marcada como pagada auditoria El sistema genera un reporte de recibos pendientes de pago con conducto de cobro tarjeta para que el agente pueda comprobar los recibos que se cargan autom ticamente Si se realiz el cargo autom tico entonces el agente procede a capturar la fecha de pago y el n mero de comprobante de caja El sistema genera un reporte de primas pagadas con comisiones para verificar que todos los pagos registrados en el sistema concuerden con todos los pagos registrados en el estado de cuenta auditoria El sistema genera un reporte de vencimiento de p lizas En este reporte solo aparecer n las p lizas que no han sido canceladas previamente El agente solicita la renovaci n de las p lizas por vencer El sistema permite la elaboraci n r pida de solicitudes de renovaci n de p lizas Jul 09 Manual Adminsyf El agente recibe la renovaci n de la p liza junto con el recibo En el sistema se ingresa en la p liza anterior el nuevo n mero de inicial de primas p liza para efectos de seguimiento se genera un nuevo registro con toda la informaci n de la p liza nueva y se dan de alta los recibos inicial y subsecuentes en caso de pagos fraccionados faltan por renovar p lizas renovadas y las p lizas pendientes de renovar El cliente solicita una modificaci n a su p liza por lo que el El sistema genera una solicitud de modificaci n a la p liza de agente necesit
51. mpresa ubicaci n del bien etc que riesgos se cubren amplia limitada b sica plan magno plan superior etc y personas aseguradas esposa hijos etc Nota este campo aparece impreso en la mayor a de los reportes de p lizas por lo que es necesario ingresar informaci n concisa para poder identificar a que p liza se refiere P liza Anterior En este campo se ingresa el n mero de la p liza anterior para no perder la continuidad de la p liza o endoso Nota cuando se utiliza el bot n de GENERAR RENOVACI N este campo se llena autom ticamente en la siguiente ventana con el n mero de la p liza anterior Renovaci n En este campo se ingresa el n mero de la p liza que renueva a la presente p liza o endoso para no perder la continuidad Nota cuando se renueve una p liza es importante ingresar esta informaci n en la p liza renovada para que al generar el reporte de VENCIMIENTO DE POLIZAS podamos identificar las p lizas que ya se renovaron y de las que ya tenemos el documento correspondiente Cuando se genera un endoso de un documento en este campo aparece una leyenda que dice ENDOSO esto nos sirve para que no aparezca el endoso como un documento pendiente de renovaci n Prima Neta En este campo se ingresa la prima neta total de la p liza Nota este dato nos servir para conocer las primas netas emitidas en cierto per odo utilizando el REPORTE GENERAL DE POLIZAS Prima Total En este campo se ingresa la prima
52. n Recibos Este es el men donde podemos capturar de forma r pida y gil los pagos recibidos de recibos reci n vencidos pr ximos a vencer o todos los vencidos a la fecha Tambi n podemos localizar los recibos pagados cancelados o todos Nos permite hacer una selecci n general de recibos o especificar la P LIZA CONDUCTO AGENTE CLIENTE GRUPO CONDUCTO DE PAGO o una combinaci n de ellos para poder seleccionar con mayor rapidez los recibos para aplicar los pagos realizados ES Pago de Recibos o Jg Conducto Pago Opciones Recibos pendientes a la fecha y pr ximos 30 d as C Recibos pendientes a la fecha y pr ximos 60 d as IN Tobe bs rodka pellenies da Pela C Recibos pendientes ltimos 30 d as C Recibos pendientes ltimos 60 dias A Recibos pendientes pr ximos 30 d as C Recibos pendientes pr ximos 60 dias Esta opci n nos sirve para depurar nuestra base de datos cuando tenemos ya muchos recibos sin pagar y queremos darlos de baja de nuestro sistema para que no sigan apareciendo como pendientes Tambi n nos puede servir para realizarnos una auditoria para saber que recibos debemos devolver a las aseguradoras por cancelaci n por falta de pago pudiendo elaborar las cartas de devoluci n directamente con la opci n de solicitudes Tambi n nos puede servir en caso de que contemos con un cobrador para entregarle los recibos junto con un listado para el
53. n que estamos recibiendo el recibo inicial o los recibos subsecuentes Nota Con este campo podemos identificar cuales son los recibos que todav a no nos han entregado y solicitarlos a la aseguradora respectiva Al dar doble clic en el campo aparece autom ticamente la fecha actual Inicio En este campo ingresamos la fecha de inicio de vigencia del recibo respectivo Vencimiento En este campo ingresamos la fecha de vencimiento del recibo respectivo Prima Neta En este campo ingresamos la prima neta del recibo respectivo Prima Total En este campo ingresamos la prima total del recibo respectivo Comisi n En este campo ingresamos la comisi n total del recibo respectivo Pagado Este campo se selecciona cuando se realiza el pago del recibo para marcarlo como pagado y que no aparezca como pendiente Nota para agilizar la captura de los pagos al marcar este campo autom ticamente aparece la fecha actual en el campo FECHA DE PAGO Si no se realiz el pago el mismo d a de la captura entonces es necesario cambiar la fecha manualmente Fecha Pago En este campo se ingresa la fecha en que se realiz el pago del recibo respectivo Comprobante En este campo se ingresa la clave si existe del comprobante de pago de primas Cancelado Este campo se selecciona cuando se realiza la cancelaci n de un recibo para marcarlo como cancelado y que no aparezca como pendiente Jul 09 31 Manual Adminsyf Nota para agilizar la capt
54. nda aviso de cobranza a sus clientes El agente recibe e ingresa el pago de los recibos iniciales y subsecuentes El agente archiva los recibos pagados El agente cancela los recibos no pagados r El agente devuelve a la compa a de seguros los recibos no pagados El agente recibe de la compa a de seguros el reporte de p lizas canceladas El agente recibe su estado de cuenta de comisiones y revisa que todas las p lizas con cargo autom tico a tarjeta de cr dito hayan sido cargadas El agente revisa que todos los pagos que haya realizado a la compa a de seguros hayan sido aplicados en su estado de cuenta El agente revisa los vencimientos de p liza para solicitar las renovaciones de las p lizas pr ximas a vencer El sistema genera un aviso de cobranza pendiente por cada asegurado grupo con sus recibos pendientes de pago El sistema genera un reporte de liquidaci n de primas para ingresar a la compa a de seguros junto con los pagos correspondientes Se ingresa en el sistema para cada recibo pagado la fecha de pago y el n mero de comprobante de caja Se ingresa en el sistema para cada recibo no pagado la fecha de cancelaci n Se cancelan los recibos subsecuentes pendientes y tambi n la p liza para que ya no aparezca como p liza a renovar Se genera una solicitud de cancelaci n de p liza con la devoluci n del recibo original de primas El sistema genera un reporte de p lizas canceladas para comprobar que
55. ndosos no cancelados y que su fecha de terminaci n de vigencia se encuentre dentro del rango de fechas solicitado Nota con este reporte podremos conocer los vencimientos de p lizas y endosos para su renovaci n Se recomienda generar este listado una vez al mes o POR INICIO DE VIGENCIA CANCELADAS Y NO CANCELADAS se seleccionar n todas las p lizas y endosos vigentes vencidas o canceladas y que su fecha de inicio de vigencia se encuentre dentro del rango de fechas solicitado 44 Manual Adminsyf ingrese un titulo principal ingrese un subtitulo rgrese sudirecdon Telis rores su kletno Fax ingrese su tax Correo rgrese suemall Ingrese un lexlo adicional P lizas Emitidas del 25 07 2007 at 25 07 2009 Pala Endara Aoa Sabre o Cin b Natas Agave hto Honce Pn Wome fome Pago Monedas C P Conducto CONDUCTO 1 Moreda NAGONA Asegura dona ATA Sutra MACIOMNAL Sudene me NACIONAL 12 44 25 TomiDocumaos del conducto 100 00 Tomi eu Minado 1 cional 1234525 Total Documentos general Toti en Moneda Nacional 1234525 Sabado 25 de Tubo de 2009 Otra opci n que tenemos es el campo FORMATO que nos permite seleccionar si queremos un REPORTE IMPRESO o si queremos una opci n que nos genera una tabla que podemos copiar y pegar en EXCEL La opci n DETALLADO nos permite mostrar el desglose de cada recibo o un resumen con los subtotales La opci n SALTO DE PAGINA X CONDUCTO nos permite emitir reportes separados para cada condu
56. o tenga que generar nuevamente sus usuarios personalizados Realice el respaldo constantemente para evitar tener que capturar toda su informaci n nuevamente Jul 09 96
57. oder establecer una estrategia de recuperaci n de cartera o de auditor a En el cuadro PRESENTACION podemos seleccionar si queremos que los documentos que estamos solicitando se presenten en una TABLA TIPO EXCEL donde podremos ver varios documentos a la vez para identificarlos y tambi n copiar la informaci n y exportarla a una tabla de Excel o en forma INDIVIDUAL en la pantalla individual de captura donde se desglosa la informaci n completa de cada documento y solo nos permite ver un documento a la vez Tabla tipo Excel 25 Manual Adminsyf Toi TESS TESES TESTES TS prima total Forma Pagi AUTOS AUTO IND 23 03 2008 23 03 2009 12 345 25 14 524 26 CLIENTE DE PRUEBAS NACIONAL TRIMESTRAL Registro 14 4 111 CAS de 1 Filtrado Nota Esta tabla nos permite que si damos doble clic al n mero de p liza se abra la ventana con todos los detalles de la p liza Individual Tel fono Direcci n Generar AUTO IND Fiscal Renovacion Inicio de Vigencia 23 03 2008 UNE Fi Correo riem com Generar Fin de Vigencia 23 03 2009 Soles GENERAL Datos Soin aoad je ieda NACIONAL o A A E a o Ge Forma Pago pres e 1 D AE CORVETTE STD PIEL MOD 2008 COB AMPLIA Correo Conducto Pago AGENTE vli Comprar Pol anterior ASD12345 2345 Prima neta 1254525 123525 345 25 Documento Cancelado Conducto CONDUCTO 1 ms Agente AGENTE1 m 144 13
58. olicitudes renovaciones etc Recibos Acceso r pido a recibos pr ximos a vencerse o reci n vencidos para aplicar el pago realizado o cancelar Solicitudes Elaboraci n de solicitudes para tr mites regulares y especiales Reportes Generaci n de diversos reportes tanto de p lizas como de recibos as como de documentos capturados Utiler as Alta consulta y baja de par metros de uso del programa como directorio de archivos respaldos datos de la empresa usuarios y contrase as agentes conductos aseguradoras ramos subramos textos predeterminados etc Acerca de Pantalla de entrada con informaci n sobre el sistema as como la direcci n de correo electr nico para consultas t cnicas y ventas y tambi n permite el acceso a la ventana de registro Salir Para salir del sistema 13 Manual Adminsyf Menu Clientes En este men podemos dar de alta modificar o dar de baja a los clientes y grupos de clientes que utilizaremos para el control de la cartera as como la impresi n de la relaci n de clientes ya sea en forma general o por grupos Modulo Clientes o Abrir todos los Clientes TF Beci Clientes ES Agregar Nuevos Clientes AR E Reporte de Clientes al Reporte Cumplea os a a Alta y Consulta de Grupos de Clientes Er mo Regresar Abrir todos los clientes En esta opci n se despliegan individualmente en la ventana principal de Clientes todos los clientes que hemos capturado en nuestr
59. os Subramos Bancos Operadores TC Tipos de Cuenta Bancos Tipos Dependientes Textos Predeterminados Manual Adminsyf Manual Adminsyf Presentaci n Entrada Jo ADMINSYF Sistema de Administraci n de Seguros y Fianzas Cargando Version 10 0 espere un momento www adminsyf com Ventas y o Soporte contacto dadmmsy com Abrir Ventana de Registro El sistema de base de datos ADMINSYF est dise ado para que de una manera f cil amigable y gil se pueda llevar el control y administraci n de cartera de un agente de seguros y fianzas El tiempo de captura es menor con respecto a otros sistemas ya que nicamente se capturan los datos m s importantes de las p lizas y endosos suficientes para poder obtener los reportes necesarios que nos servir n para llevar un control ptimo de nuestra cartera Adem s por su sencillez no es necesaria la contrataci n de personal exclusivo para el manejo del sistema sino que un agente con un volumen de cartera de peque a a mediana puede llevar por l mismo o por su secretaria o asistente la operaci n del sistema sin dedicarle gran tiempo a esta actividad Como ejemplo este sistema nos puede proporcionar reportes en forma general o mediante filtros de acuerdo a los par metros que se manejan en el sistema por agente por conducto por aseguradora por moneda por fechas etc como P liza emitidas por agente ramo mes grupo de clientes Vencimien
60. os Generales para dar de alta o modificar los datos de Aseguradoras Conductos subagentes Agentes Claves de Agentes Ramos Subramos Monedas Bancos Tipos de Cuentas Tipos de Dependientes actualizar los tipos de cambio Formas de Pago y Conductos de Pago Varios de estos pasos se pueden realizar tambi n desde la pantalla de captura de documentos seg n se vayan necesitando al ir capturando las p lizas y endosos Despu s de estos pasos lo siguiente es iniciar la captura de nuestras p lizas y endosos en el men Documentos y despu s entrando a la opci n de Agregar Nuevos Documentos que nos lleva a la pantalla principal de captura 3 Men Principal Recibos Reportes Utiler as E Acerca de salir All empezamos a capturar nuestros documentos con sus datos generales n mero p liza vigencia forma pago conducto etc seleccionar al cliente cuando se est comenzando a capturar la base de datos de los clientes est vac a por lo que no aparecer ning n cliente al dar doble clic se abrir la pantalla para capturar los datos generales del cliente y al cerrar la ventana ya nos permitir seleccionar dicho cliente capturar la prima neta y la prima total de la p liza nos pasamos a la ventana de los recibos para generar los recibos autom ticamente de acuerdo a la forma de pago este paso es importante ya que si no generamos los recibos de la p liza o endoso el sistema no nos podr generar el reporte de reci
61. piar un archivo a un disco de respaldo como un CD u otra computadora El proceso es el siguiente 1 Enel men UTILERIAS entrar a la opci n DIRECTORIOS Y RESPALDO para que nos abra la dicha ventana 2 All le damos clic al bot n CREAR RESPALDO DE BASE DE DATOS y nos preguntar si queremos realizar la copia de respaldo 3 Damos clic en ACEPTAR para que se inicie el proceso de copiado Se abrir una nueva ventana donde nos pregunta en que carpeta queremos que aparezca nuestro respaldo All podemos seleccionar cualquier carpeta para guardar el archivo que se va a generar 4 Copiar el archivo generado DATOSSYF MDB m s la fecha de respaldo a una unidad de respaldo como un CD unidad de USB o su dispositivo favorito Si el archivo es muy grande se recomienda compactarlo primero utilizando un software de compactaci n como Winzip y luego realizar el respaldo En caso de da o a la base de datos para reactivar la base de datos al ltimo respaldo solo se tiene que seguir el procedimiento inverso es decir copiar el archivo DATOSSYF MDB de nuestra unidad de respaldo a la carpeta CAADMINSYF para que nuestra base reinicie con los datos cargados hasta el ltimo respaldo En caso de que haya hecho cambios a los usuarios por default que vienen precargados en el sistema le recomendamos tambi n respaldar el archivo usuarios mdw ubicado en la carpeta de instalaci n por default cladminsyf para que en caso de reinstalaci n del sistema n
62. po que le hayamos asignado Jul 09 22 Manual Adminsyf LAURA CAMACHO MARCO ANTONIO CARDENAS ANTONIO ZAMORA DIANA CRUZ LUIS TAMAYO MANUEL ESTRADA HOSPITEN LIANA LESHER Jul 09 23 Manual Adminsyf Men Documentos Este es el men en el cual se realizan los principales movimientos dentro de nuestra base de datos Es importante mencionar que si metemos los datos correctamente en el sistema toda la informaci n que obtengamos de l ser correcta si ingresamos datos incorrectamente es muy probable que el sistema nos d tambi n informaci n incorrecta Todas estas opciones nos llevan a la VENTANA PRINCIPAL DE CAPTURA que explicaremos m s adelante Abrir todos los documentos Abre todos los documentos de la base de datos para su consulta sin ning n filtro Aparecen en orden de captura de acuerdo a la fecha en que se haya ingresado el movimiento a la base de datos Esta opci n nos lleva a la pantalla principal de captura que explicaremos m s adelante Buscar Documentos Esta opci n nos permite seleccionar r pidamente los documentos por n mero de p liza o todos los documentos agrupados por diferentes campos conducto por agente por cliente por grupo de clientes por aseguradora por moneda por ramo por subramo por forma de pago y o conducto de pago tambi n de acuerdo al status de las p lizas y si queremos la presentaci n en tabla o en pantallas individuales 1 4 Tt Es Jul 09 24
63. por ejemplo pueden ser varias razones sociales que pertenezcan a un mismo corporativo Correo Electr nico Direcci n Fiscal Fecha de Nacimiento para nuestro reporte de cumplea os Sexo Ocupaci n Giro o Actividad del cliente o de la empresa Nota si el cliente pertenece a un grupo que todav a no est dado de alta se puede dar doble clic en el campo GRUPO para abrir la ventana de alta y modificaci n grupos Al capturar el nuevo grupo y cerrar esta ventana ya aparece en el listado el grupo dado de alta Los clientes que no pertenezcan a un grupo en especial deben ser asignados a un grupo general 15 Jul 09 Manual Adminsyf En la pesta a ADICIONALES se capturan datos como nombre del Contacto o Representante Legal en caso de que el cliente sea persona moral el Puesto del Contacto o Representante Legal la Direcci n para Correspondencia Postal solo si es diferente a la direcci n fiscal y Notas en general en referencia a este cliente PRA Ea nb E 3H SUIS A TS HS ANER IRAS Rito esa Rag nao CA H gt w y a E E Pu est o ps E E s Aee E EO ERRAR EARRA TATE EA a Rs 34 HSA ADS is En la pesta a DEPENDIENTES se pueden capturar los datos generales de los dependientes del cliente para poder tener las referencias en casos futuros para venta cruzada como seguros personales de Vida o Gastos M dicos e AAN PM AN IRSA Generales cr Dependientes Cuentas Banco ET A N e a A E AN ERRATAS
64. que se ingresen como si fueran p lizas con vigencia anual y en este campo endoso se captura la anualidad que corresponda seg n la vigencia a o 1 20 a o 2 20 etc Ramo En este campo se selecciona el ramo al que corresponda el documento ya sea p liza o endoso Nota En caso de que el ramo del documento no exista se puede acceder a la ventana de alta de ramos dando doble clic sobre el campo RAMO Una vez dado de alta el ramo se puede cerrar la ventana de ramos y ya aparece en el listado el nuevo ramo Subramo En este campo se selecciona el subramo al que corresponda el documento de acuerdo al ramo seleccionado en el campo anterior Nota En caso de que el subramo del documento no exista se puede acceder a la ventana de alta de subramos dando doble clic sobre el campo SUBRAMO Una vez dado de alta el subramo se puede cerrar la ventana de subramos y ya aparece en el listado el nuevo subramo Inicio de Vigencia En este campo se ingresa la fecha del inicio de vigencia de la p liza o endoso Nota para acelerar la captura si la vigencia del documento inicia en la fecha de captura se da doble clic en el campo INICIO DE VIGENCIA para que aparezca la fecha actual Fin de Vigencia En este campo se ingresa la fecha del fin de vigencia de la p liza o endoso Nota para acelerar la captura al dar doble clic sobre este campo aparece autom ticamente como fecha de fin de vigencia la fecha de inicio m s un a o Moneda En este campo se s
65. quetas 100 x 50mm se genera un formato especial para impresi n de etiquetas para correspondencia de 100mm x 50mm con los campos NOMBRE TELEFONO CORREO ELECTRONICO y nombre del CONTACTO de los recibos que se hayan seleccionado Reporte general de p lizas En esta opci n podremos generar una gran variedad de reportes sobre las p lizas y endosos ingresados a nuestra base de datos 43 Jul 09 Manual Adminsyf ES Consulta e Impresi n de Reportes de P lizas n ER Tipo de selecci n de fechas y Agrupaci n Rango de Fecha Inie a jar 09 08 2008 E Final fosmaizoos Por inicio de vigencia no canceladas sh i y Por inicio de vigencia no canceladas por Ramo A Eis Por inicio de vigencia no canceladas por Mes SE a Por inicio de vigencia no canceladas por Grupo EE Ea Por in cio de vigencia canceladas He YI Porvencimiento no canceladas lp r Por inicio de vigencia Caes yio Canceladas r F Formato o Subramo Reporte Impreso Ee oh a Ml Detallado cin n XI C Incluir Salto de p gina x conducto Conducto Pago w C Tabla en formato Excel Tex em Notas or ca o solicitudes masivas a r Etiquetas Correspondencia 100 mim X 50 mm Se puede generar un listado general o un listado de p lizas y endosos seleccionados por CONDUCTO AGENTE CLIENTE GRUPO ASEGURADORA MONEDA RAMO SUBRAMO FORMA DE PAGO CONDUCTO DE PAGO o tambi n combinaciones entre estos campos de acuerdo a nuestr
66. r MES por RAMO o por GRUPO de clientes Nota con este reporte podremos auditar los recibos y comisiones que nos pagan las aseguradoras y verificar que todos los recibos que hayamos pagado dentro del rango de fechas aparezcan aplicados en nuestro estado de cuenta que no hayan primas en dep sito y tambi n que las comisiones aplicadas correspondan a las capturadas Se recomienda auditar los estados de cuenta mensualmente o menos de acuerdo al volumen de pagos realizados LIQUIDACION DE PRIMAS se seleccionar n todos los recibos que hayan sido marcados como pagados y que su fecha de pago se encuentre dentro del rango de fechas solicitado Nos genera un reporte con letra m s grande que nos puede servir como liquidaci n de primas para ingresar a las diferentes aseguradoras 42 Jul 09 Manual Adminsyf o RECIBOS CANCELADOS se seleccionar n todos los recibos que hayan sido marcados como cancelados y que su fecha de cancelaci n se encuentre dentro del rango de fechas solicitado Nota con este reporte podremos auditar nuestra cartera de recibos cancelados as como para poder conocer las p lizas que se cancelaron y tratar de recuperar dicha cartera Se recomienda generar este reporte una vez al mes o TODOS LOS RECIBOS se seleccionar n todos los recibos pendientes de pago pagados o cancelados y que su fecha de inicio de vigencia se encuentre dentro del rango de fechas solicitado ingrese un titulo principal ingrese un subtitulo
67. r los recibos de acuerdo a la situaci n que tienen en el rango de fecha que solicitaremos como O RECIBOS PENDIENTES DE PAGO se seleccionar n todos los recibos que no est n pagados y que su fecha de inicio de vigencia se encuentre dentro del rango de fechas solicitado Nota con este reporte podremos auditar nuestra cartera de recibos pendientes de pago que no hemos cancelado as como para poder solicitar al conducto o agente respectivo la devoluci n de los recibos de primas originales para su cancelaci n Se recomienda auditar cada mes los recibos pendientes de pago que tengan m s de 3 meses de vencidos para su cancelaci n RECIBOS PENDIENTES DE RECIBIR se seleccionar n todos los recibos que no est n pagados y que su fecha de recepci n est vac o Nota con este reporte podremos auditar que hayamos recibido todos los recibos iniciales y subsecuentes por parte de las diversas aseguradoras Esto significa que los recibos que aparecen en este listado no nos han sido entregados por la aseguradora correspondiente RECIBOS PAGADOS SIN CON COMISIONES Y AGRUPADOS se seleccionar n todos los recibos que hayan sido marcados como pagados y que su fecha de pago se encuentre dentro del rango de fechas solicitado La opci n SIN COMISIONES la podemos utilizar en los casos donde debemos manejar la confidencialidad de dicha informaci n Tambi n podemos seleccionar el reporte de recibos pagados agrupados seg n nuestras necesidades como po
68. rimero el ramo correspondiente Jul 09 93 Manual Adminsyf e AUTO INDIVIDUAL CAMIONES FLOTILLA AUTOS FLOTILLA CAMIONES FLOTILLA MOTOS JAUTOS MOTOCICLETAS Jjauros TURISTAS E H EMPRESARIAL PDE red eS tg SE e SEGA TESE de Es PRE PLUS Es o a PAQUETE EMPRESARIAL MILENILIM HOGAR PBF E INCENDIO INCENDIO PURO TRANSPORTES AVIONES TRANSPORTES EMBARCACIONES TRANSPORTES ESPECIFICA TRANSPORTES POR DECLARACION TRANSPORTES PRONOSTICO DE VTA po _ COLECTIVA DOTAL EDUPLAN ORDINARIO VIDA ra Er E t 7 P a ETA IDO EE adj ESAS Ei TT REI k fo A EL e a TA ess A Ta Sa EE a Te E A is es q Es CE A ASNES AAA caca JF a as ije EF MAD Rib ST OS CET DA E PLEASE CEDAR gi pa a 4 i ET a po de 1 o Bancos En esta opci n podemos dar de alta las diversas instituciones bancarias que no est n consideradas en la base de datos SEA FE z po j American Express 2 Banamex 12 Banco Azteca 6 Banorte 1 BBVA Bancomer S HSBC 8 Inbursa 3 Santander Serfin 4 Scotiabank Inverlat TESNE T m as CEA E ED 27 o Operadores TC En esta opci n podemos dar de alta los diversos operadores de tarjetas de cr dito o d bito que no est n considerados en la base de datos n 3 AmEx A Mastercard o Tipos de Cuentas Bancos En esta opci n podemos dar de alta los diversos tipos de
69. rosoft Office a trav s de la barra de tareas con la opci n Inicio luego opci n Programas luego carpeta Microsoft Office y verificar si se encuentra instalado el programa Microsoft Access 2007 En caso de no contar con este programa puede descargar desde la p gina de Microsoft la versi n gratuita ejecutable runtime de Microsoft Access 2007 Puede encontrar el enlace para la descarga a trav s de nuestra p gina de internet www adminsyf com men Descargas o con el siguiente enlace http www microsoft com downloads es es details aspx FamilvlD d9ae78d9 9dc6 4b38 9fa6 20c745a175aed Al dar clic en el enlace se abrir la p gina de Microsoft con las opciones para descargar el runtime de acuerdo a su sistema operativo y lenguaje Al dar clic en el bot n descargar le preguntar si desea Ejecutar o Guardar el archivo Le recomendamos Ejecutarlo para que se instale autom ticamente Paso 2 Descargar de nuestra p gina de Internet el archivo de instalaci n AdminsyfV142007 exe que contiene todos los archivos necesarios para la operaci n del sistema Al dar clic en el enlace le preguntar si desea Ejecutar o Guardar el archivo Le recomendamos guardarlo en su disco duro para utilizarlo en esta y en futuras instalaciones Paso 3 Al terminar la descarga dar clic en la opci n ejecutar para que se ejecute el proceso de instalaci n autom tica Paso 4 al terminar el proceso anterior se habr
70. rticular que se haya ingresado en el campo de captura SERIE CODIGO de la venta principal de captura de p lizas y endosos Nota Esta opci n nos permite localizar una p liza para su consulta cuando contamos solo con el n mero de serie del veh culo asegurado o del c digo que hayamos asignado al documento as como su r pida localizaci n tambi n para la aplicaci n de los pagos En el cuadro DOCUMENTOS podemos seleccionar los documentos de acuerdo a su estatus de vigencia O O Todos aparecen todos los documentos vigentes o vencidos y los que ya hayamos cancelado Vigentes aparecen todos los documentos que a la fecha de consulta se encuentren en vigor es decir que la fecha actual se encuentre entre la fecha inicial y la fecha final de vigencia Nota Esta opci n nos sirve para localizar r pidamente una p liza vigente para consultarla aplicar un pago solicitar un endoso elaborar una solicitud etc Vencidos aparecen todos los documentos que a la fecha de consulta se encuentren fuera de vigencia es decir que la fecha actual se encuentre despu s de la fecha final de vigencia Nota Esta opci n nos sirve para localizar r pidamente una p liza vencida y cuya renovaci n vamos a ingresar a nuestra base de datos Cancelados aparecen todos los documentos que a la fecha de consulta se encuentren marcados como cancelados Nota Esta opci n nos sirve para verificar que p lizas han sido canceladas por nuestros clientes y p
71. sos conductos de pago forma en que se cobra la p liza o recibo que no est n consideradas en la base de datos Al Registro 19 4 1 gt JP gt de 3 mani A ea Ae do EN a o Formas de pago En esta opci n podemos dar de alta diversas formas de pago que no est n consideradas en la base de datos Tambi n damos de alta el n mero de pagos al a o que representa cada forma de pago Jul 09 52 Manual Adminsyf Da gt Gus ta i a E E a CONTADO MENSUAL SEMESTRAL TRIMESTRAL E A Wa E y E o Monedas En esta opci n podemos dar de alta las diversas monedas con las que trabajan las compa as aseguradoras as como su tipo de cambio a la fecha para tener la referencia en los reportes de producci n Estos tipos de cambio no se resguardan hist ricamente y solo nos sirven para tener un monto aproximado en Moneda Nacional de la cartera o Ramos En esta opci n podemos dar de alta ramos que no est n considerados en la base de datos TES aptura af amos OT A ENE REN an Ra RO E TAS E a a A OR Nombre i AS TS o Na EO SAN EMPRESARIAL CASA HABITACION E JPEU ALR xs 5 PERE y Y 2 TRANSPORTES mel f GASTOS MEDICOS __ ACCIDENTES PERSONALES E DS ASE ata o Subramos En esta opci n podemos dar de alta los diversos subramos o productos que no est n considerados en la base de datos Para dar de alta el subramo es necesario seleccionar p
72. texto predeterminado en el listado de solicitudes Jul 09 38 Manual Adminsyf ingrese un titulo principal ingrese un subtitulo ingrese su direccion Tes ingrese sutdefno Fax ingrese su fax Correo ingrese su email ingrese un texto adicional Cambio de Contratante S budo 25 de Judo de 2009 Asegurado CLIENTE DE PRUEBAS P liza ASD123455 inicio Vigencia 23 Mar 08 Erdoso Fim Vigencia 2Z3 Mar09 Ramo AUTOS Moneda NACIONAL Subramo AUTO IND Forma Pago TRIMESTRAL Aseguradora AA Grupo GENERAL Descripci n CHEVROLET CORVETTE STD PIEL MOD 2008 COB AWP UA Observaciones A sdicitud del Asegurado se solicita modificar el nombre del contratante a quedar en Los demas t rminos y condiciones no sufren modificaci n alguna Stertamente AGENTE 1 Clave 12345 Jul 09 39 Manual Adminsyf Men Reportes En este men podremos obtener la mayor a de los informes que nos ayudar n a tener un mayor control sobre nuestra cartera de documentos Las opciones que tenemos en este men son Recibos pendientes de pago En esta opci n podremos generar de forma r pida un informe sobre los recibos pendientes de pago ad gs Voa TI Veado Se puede generar un listado general o un listado de recibos seleccionados por CONDUCTO AGENTE CLIENTE GRUPO CONDUCTO DE PAGO o tambi n combinaciones entre estos campos de acuerdo a nuestras necesidades Con el campo OPCIONES podemos seleccionar diversos rangos de fechas a part
73. to de p lizas P lizas renovadas P lizas canceladas Recibos pendientes de pago Recibos pagados por agente ramo mes grupo de clientes Recibos cancelados Directorio de clientes Relaci n de clientes etc El sistema est dise ado en el programa para bases de datos Access 2007 de Microsoft Office por lo que es necesario tener instalado este programa en nuestra PC para que se pueda utilizar el sistema ADMINSYF Si no cuenta con este programa puede descargar la versi n runtime gratuita de Access 2007 desde la p gina Web de Microsoft Adicionalmente es posible se requiera tener instalado el service pack 2 de Microsoft Office que tambi n puede descargar directamente desde la p gina de internet de Microsoft o a trav s de las actualizaciones autom ticas de su equipo Consulte el enlace en nuestra p gina de Internet www adminsyf com Jul 09 4 Manual Adminsyf Como ayuda el sistema Adminsyf al Agente de Seguros Dentro del proceso administrativo que diario lleva un agente de seguros hay muchos pasos en los que el sistema Adminsyf apoya al agente para poder elaborar la mayor a de dichos proceso en una forma gil y precisa Esto lo ayuda a ahorrar mucho tiempo y llevar una perfecta administraci n de su cartera de seguros A continuaci n le exponemos un ejemplo de las actividades que realiza el agente y c mo apoya el sistema Adminsyf en este proceso Proceso administrativo del Agente de Seguros El agente llena la
74. trase a de inicio de sesi n Nombre de usuario Admon Contrase a anterior Contrase a nueva Confirmar OLVIDO DE CONTRASE AS En caso de que un usuario olvide su contrase a solo un usuario asignado al grupo ADMINISTRADOR que por default hemos precargado al usuario Admon podr borrar su contrase a para que el usuario pueda ingresar una nueva contrase a Solo debe seleccionar al usuario y presionar el bot n Borrar contrase a Cuentas de usuario y de grupo Usuarios Grupos Cambiar contrase a de inicio de sesi n Ueniario Mombre Consulta Y Nueva Eliminar Borrar contrase a Miembro del grupo Grupos disponibles Miembro de Actualizar S lo lectura Administradores Usuarios Agregar datos grega Permisos totales S lo lectura lt lt Quitar Usuarios Imprimir usuarios Y grupos Acepta NOTA NO SE DEBE ELIMINAR NI CAMBIAR LA CONTRASE A AL USUARIO ADMINISTRADOR e Par metros Generales Esta opci n nos manda a la ventana donde podemos entrar a modificar y adecuar la base de datos de acuerdo a nuestros par metros del uso personal parametros Jul 09 50 Manual Adminsyf o Aseguradoras En esta opci n se dan de alta y baja las compa as aseguradoras con las que trabajan los agentes registrados o Conductos de Venta En esta opci n se dan de alta y baja los conductos de venta o subagentes persona que realiza la
75. tulo ingrese su direccion Tds ingrese autelefono Fax ingrese su fax Correo ingrese su email ingrese un texto adicional Cambio de Contratante Sbado 25 de Ju o de 2009 Asegurado CLIENTE DE PRUEBAS P liza ASD123455 Inicio Vigencia 23 Mar 08 Endoso Fin Vigencia 23 Mar 09 Ramo AUTOS Moneda NACIONAL Subramo AUTO IND Forma Pago TRIMESTRAL Aseguradora AXA Grupo GENERAL Descripci n CHEVROLET CORVETTE STD PIEL MOD 2008 COB ANP LIA Chservaciones A sdicitud del Asegurado se solicita modificar el nombre del contratante a quedar en Los demas t rminos y condiciones no sufren modificaci n alguna entamente AGENTE 1 Clave 12345 Imprime registro Imprime el documento desplegado en la pantalla Esta opci n nos sirve si queremos tener impreso todos los datos del presente documento Ver doctos Abre la ventana del gestor de documentos externos relacionado con el cliente Su funcionamiento se explica en la ventana de Clientes 34 Manual Adminsyf EE AE ENERGIAS RIDE CE ESSES da ps O CUENTE DE E ES e Guardar cambios Con este bot n se guardan los cambios realizados a la p liza o endoso y se contin a en la misma pantalla e Deshacer cambios Con este bot n se eliminan las modificaciones realizadas a la p liza o endoso y nos regenera los datos iniciales que ten a la p liza o endoso e Cerrar Con este bot n se cierra la pantalla actual Jul 09 35 Manual Adminsyf Me
76. ura de las cancelaciones al marcar este campo autom ticamente aparece la fecha actual en el campo FECHA DE CANCELACI N Si no se realiz la cancelaci n el mismo d a de la captura entonces es necesario cambiar la fecha manualmente Fecha Cancelaci n En este campo se ingresa la fecha en que se realiz la cancelaci n del recibo respectivo AREA DE BOTONES En esta rea encontramos un grupo de botones que nos permiten realizar varias opciones Jul 09 Nuevo Registro Generar Recibos Generar Renovacion Generar Endoso Generar Correo Generar Solicitud Imprime Registro Yer Doctos Guardar Cambios Deshacer Cambios Cerrar Nuevo Registro Con este bot n iniciamos la captura de una nueva p liza o endoso Generar recibos Con este bot n podemos generar en forma m s r pida los recibos que correspondan a la p liza que estamos capturando Esta opci n puede utilizarse nicamente si no se han ingresado recibos a la p liza Al presionar el bot n autom ticamente se generan los recibos correspondientes de acuerdo a la forma de pago que se haya seleccionado es decir si se selecciona pago anual o de contado se genera un solo recibos si se selecciona semestral se generan 2 recibos etc Nota Cuando se generan recibos para endosos se recomienda verificar bien la fecha de inicio y vencimiento de los recibos que corresponden al endoso Generar Renovaci n Con esta opci n podemos capturar en forma m s r p
77. y seleccionar la informaci n de acuerdo a los par metros que en esta secci n se establecen 12 345 25 a a y A AA E ria e r Seri AER VA sam ra o von si ERRE AO Fecha de captura En este campo se ingresa autom ticamente la fecha en que se captura el documento Este dato nos servir para conocer las fechas en que se capturaron los documentos as como para dar seguimiento a nuestra captura diaria semanal o mensual y poder controlar los documentos capturados y pendientes por capturar Jul 09 27 Jul 09 Manual Adminsyf P liza En este campo se ingresa el n mero de p liza correspondiente En el caso de los endosos tambi n se ingresa el n mero de p liza correspondiente Cuando se hace una consulta por n mero de p liza autom ticamente se seleccionar la p liza y los endosos que tengan el mismo n mero de p liza que se seleccion Nota Al dar doble clic en este campo se genera autom ticamente un n mero temporal de orden de trabajo iniciando con las letras OT que le servir para capturar alg n documento en tr mite mientras recibe la p liza correspondiente Posteriormente podr cambiar este n mero temporal por el n mero de p liza correspondiente Endoso En este campo se ingresa el n mero de endoso En el caso de las p lizas iniciales este campo se deja en blanco para que no se confunda con un endoso Nota En el caso de las p lizas multianuales del ramo de Vida se recomienda
78. zado sin datos de p liza En esta pantalla podemos seleccionar los textos predeterminados que hayamos cargado a nuestra base de datos para reducir la captura de texto Primero se selecciona el texto predeterminado luego la p liza o endoso de p liza de donde vamos a obtener los datos el texto predeterminado lo podemos modificar con los datos particulares de la solicitud Con la opci n TIPO DE FIRMA podemos elaborar una solicitud con solo la FIRMA DEL AGENTE una solicitud que tenga la FIRMA DEL AGENTE Y DEL ASEGURADO o tambi n una solicitud que tenga la FIRMA DEL AGENTE Y DEL REPRESENTANTE LEGAL en caso de clientes que sean personas morales Para estas 3 opciones se requiere forzosamente seleccionar una p liza o endoso para completar el encabezado de la solicitud Con la opci n SOLO ENCABEZADO se puede generar una solicitud o memo en donde solo aparece como encabezado nuestros datos generales sin necesidad de seleccionar una p liza o endoso y con la posibilidad de utilizar un texto predeterminado o un texto nuevo Cuando acabemos de ingresar todos los datos podemos presionar el bot n GENERAR SOLICITUD para ver como quedar a nuestro texto y mandarlo a imprimir Nota si queremos dar de alta un texto predeterminado que no aparece en la lista actual podemos dar doble clic en el campo SOLICITUD para que aparezca la ventana de ALTA DE TEXTOS PREDETERMINADOS Una vez terminada la captura y que cerremos esta ventana aparecer el nuevo

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