Procedimiento para la Administración de Bienes Muebles
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1. de alg n bien patrimonial de sta F CIPLADE CC 01 REV 02 UADY C digo P DGF CGDF 06 AUT NOMA Procedimiento para la Administraci n de Bienes Muebles yr EE ii NIVEL DE SECCION a A FECHA DE MODIFICACI N REVISI N Y O P GINA DESCRIPCI N DE LA MODIFICACI N Y MEJORA E A DEARA Todo el Revisi n y adecuaci n de la descripci n de las tareas del procedimiento Acci n correctiva derivada de la auditor a 04 en atenci n a la norma ISO 9001 2000 punto 01 documento 4 2 3 T 28 de Julio de 2008 5 p g 6 DESCRIPCI N DEL PROCEDIMIENTO pag Se elimin la tarea 5 de la versi n 00 02 Tonel Revisi n y adecuaci n de las tareas y formatos del procedimiento 15 de Abril de 2010 documento i Se modific la numeraci n se detallan los datos de las etiquetas en la 3 3 y se 03 Tareas a ade la 3 4 Y 3 5 31 de Agosto de 2012 Diagrama Se revis y adecu el diagrama incluyendo las tareas que se adicionaron 9 eliminando la tarea 9 que estaba duplicada F CIPLADE CC 01 REV 02 a cios AUT NOMA Procedimiento para la Administraci n de Bienes Muebles AUT NOMA DE YUCAT N encia y Verdad Se modifico la Tarea 1 Punto 1 2 1 3 1 4 y 1 5 se vuelven nota Se modifico la Tarea 2 Punto 2 1 Se modifico la Tarea 3 Se modifico la Tarea 4 Se modifico la Tarea 5 Se modifico la Tarea 6 Se modifico la Tarea 7 Descripci n Se modifico la Tarea 8 del Se modifico la Tarea 9 23 de2. organizador y debera pegar la etiqueta de los bienes que se guarden en l En el resguardo deber anotarse en observaciones que el bien no puede ser etiquetado 3 5 Los resguardos deber n ser autorizados en un plazo no mayor de 2 d as h biles de acuerdo al calendario de patrimonio siempre y cuando cumplan con todos los requisitos se alados en las tareas de este Procedimiento F CIPLADE CC 01 REV 02 UADY C digo P DGF CGDF 06 AUT NOMA Procedimiento para la Administraci n de Bienes Muebles AUT NOMA DE YUCAT N RESPONSABLE DE PATRIMONIO DE LA RESPONSABLE DE PATRIMONIO DELA DEPENDENCIA COORDINACI N GRAL DE FINANZAS T1 Registro del Bien Mueble en el SI SBM T2 Solicitud de autorizaci n del resguardo T3 Autorizaci n de resguardo del BM Alta de BM Firma y archivo del resguardo del BM Identificaci n F sica del BM T6 Identificaci n de transferencia de un BM Entre Empleados T7 Transferencia de BM entre empleados activos Solicitud de transferencia de BM al almac n Autorizaci n de transferencia al almac n T10 Baja de BM Tii Inventario F sico anual T12 Cierre anual de inventario F CIPLADE CC 01 REV 02 a cios AUT NOMA Procedimiento para la Administraci n de Bienes Muebles AUT NOMA DE YUCATAN Luz Ciencia y Verdad 1 1 Recibe instrucci n del rea de contabilidad para dar de alta a un BM de acuerdo a la factura y documentos contables 1 2
3. Captura en el SIl SBM los datos Financieros Contables presupuestales y espec ficos del BM para generar el Resguardo de Bienes Muebles y obtener la asignaci n del n mero de inventario Deber verificar que la cuenta contable del resguardo coincida con la del documento contable Nota 1 Si la clave del art culo o marca a registrar no se Responsable de encuentran en los cat logos respectivos del SII solicita el alta Registro de Bien Patrimonio en al rea de patrimonio de la CGDF y regresa a la actividad 1 2 K Mueble en el SII SBM Dependencia N A Nota 2 Si el alta es generada por resarcimiento de da o patrimonial los datos contables del bien ser n los mismos del art culo dado de baja pasa a la actividad 1 2 anotando en observaciones que el bien es en sustituci n del extraviado o robado y env a al rea de Patrimonio de la CGDF la documentaci n que ampara la baja de acuerdo al punto 7 2 3 6 de la Pol tica para la Administraci n de Bienes Muebles junto con la copia de la nueva factura Nota 3 Siel alta es por donaci n se realiza de acuerdo con los lineamientos del punto 7 2 1 10 de la Pol tica para la Administraci n de Bienes Muebles 2 1 Remite al rea de Patrimonio de la CGDF copia de los Solicitud de Responsable de documentos que amparan la adquisici n de acuerdo con y registro del BM los documentos contables seg n tipo de I DGF CGDF 06 aplicaci n de acuerdo con el Instructivo para Recepcionar Documentaci n d
4. Octubre del 2012 procedimiento Tarea 8 cambia a Tarea 9 y los puntos 8 se cambian a 9 el 8 3 se vuelve nota del punto 9 2 en el punto 9 3 cambian las referencias de las tareas Tarea 9 cambia a Tarea 10 se unifican los responsables y los puntos 9 pasan a ser puntos 10 consecutivamente la nota se convierte en el punto 10 4 y se agregan el 10 5 y 10 6 Se agrega la tarea 11 Inventario f sico anual La tarea 10 se cambia a tarea 12 y se numera la tarea 12 1 Nota La secci n 10 ser utilizada a partir de la primera modificaci n a este documento La revisi n 00 se mantendr en blanco Elabor Revis C P Luc a de la Guerra Tenorio F j Jefa del Departamento de Adquisiciones y C P Mercedes C rdenas Ru z C P Aureliano Mart nez Castillo Patrimonio Coordinadora General de Desarrollo Director General de Finanzas Financiero Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que elaboran el documento revisan su adecuaci n y aprueban para su implementaci n dentro del Sistema de Gesti n de la Calidad de la Universidad Aut noma de Yucat n F CIPLADE CC 01 REV 02
5. T7 entre empleados dependencia o entre empleados de diferente dependencia 7 1 1 Si la transferencia es entre empleados de la misma dependencia 7 1 1 1 Captura en el SBM los datos que se solicitan en el formato de Transferencia de Bienes Muebles y autoriza el movimiento 7 1 1 2 Imprime el formato de Transferencia de BM del SBM y recaba las firmas de los empleados origen y destino entregando una copia a cada uno y otra para sus respectivas reas Nota En este caso no ser necesario recabar el Vo Bo del director 7 1 1 3 Imprime la etiqueta con los datos nuevos y la pega en el bien transferido y archiva la transferencia Nota El Secretario Administrativo ser el encargado de dar la instrucci n al Responsable de Patrimonio para elaborar la transferencia de BM en los siguientes casos e Personal Jubilado reubicado o de baja que se deber hacer antes de concluya el tr mite y e Personal fallecido 7 1 2 Si la transferencia es entre empleados de diferente dependencia 7 1 2 1 Captura en el SBM los datos que se solicitan en el Formato de Transferencia de Bienes Muebles y da F DGF CGDF 58 F DGF CGDF 60 F DGF CGDF 56 F CIPLADE CC 01 REV 02 e n AUTONOMA Procedimiento para la Administraci n de Bienes Muebles AUT NOMA DE YUCATAN Luz Ciencia y Verdad aviso v a telef nica o por correo electr nico al responsable de patrimonio de la dependencia destino para que autorice l
6. UADY am V UT NOMA Procedimiento para la Administraci n de Bienes Muebles ma de i 4 Mantener un adecuado registro y control de los Bienes Muebles BM que forman parte del patrimonio universitario Todas las Dependencias de la Universidad Aut noma de Yucat n 3 1 El registro y control de todos los bienes muebles de las Dependencias de la UADY se regir por la Ley Org nica el Estaturo General de la Universidad Aut noma de Yucat n y el Manual de Pol ticas Administrativo Financieras de Aplicaci n General M DGF CGDF 03 emitido por la Direcci n General de Finanzas 3 2 Los movimientos de Alta Baja y Transferencia de BM deber n realizarse utilizando los formatos generados por el Subsistema de Bienes Muebles del SII 3 3 Todos los bienes muebles deber n estar identificados con una etiqueta que contenga como m nimo los datos siguientes ejemplo a Nombre completo de la Instituci n b Centro c Sub centro d C digo de barras en caso de imprimir del subsistema de BM e N mero de Inventario f Nombre del art culo g Nombre del usuario responsable del bien mueble F CIPLADE CC 01 REV 02 VADY a O UT ONOMA Procedimiento para la Administraci n de Bienes Muebles my dei de 4 iencia y Verdad 3 4 Los bienes muebles que por su tama o o necesidades de funcionamiento no puedan ser etiquetados deber n identificarse pegando la etiqueta en su estuche en caso de no contar con ste se pondr en un
7. a las acciones correctivas F CIPLADE CC 01 REV 02 C digo P DGF CGDF 06 Procedimiento para la Administraci n de Bienes Muebles Registro de Responsable Descripci n de la actividad detallada Calidad c digo Descripci n Decisi n nombre necesarias para solventarlas 11 4 Env a a la CGDF el reporte con el inventario actualizado Responsable de P Cierre Anual de Patrimonio de la 12 1 Genera el reporte de cierre anual en el SBM y entrega al rea N A T12 inventario CGDF de contabilidad el n mero total de registros procesados a 00 Nombre del documento Lugar de almacenamiento N A Ley org nica de la Universidad Aut noma de Yucat n T tulo P gina WEB de la UADY Quinto Art culo 25 Legislaci n Universitaria N A Estatuto General de la Universidad Aut noma de Yucat n P gina WEB de la UADY Art culo 44 incisos XVII y XVIII Legislaci n Universitaria M DGF CGDF 03 pal Pol ticas Administrativo Financieras de Aplicaci n P gina WEB del SGC M DGF CGDF 06 Manual del Usuario del Subsistema de Bienes Muebles SBM P gina WEB del SGC I DGF CGDF 06 Instructivo para Recepcionar Documentaci n de Patrimonio P gina WEB del SGC N A C digo Fiscal de la Federaci n Art culo 30 P gina WEB del Instituto de Investigaciones Jur dicas Lugar de Responsable de su Tiempo de Disposici n de almacenamiento protecci n retenci n los registros Id
8. a transferencia 7 1 2 2 El responsable de Patrimonio de la dependencia destino imprime el Formato de Transferencia de Bienes Muebles y recaba la firma del empleado destino 7 1 2 3 Env a la documentaci n a la dependencia origen para recabar el Vo Bo del director o secretario administrativo y la firma del empleado origen 7 1 2 4 El responsable de la dependencia del empleado destino imprime el Formato de Resguardo de Bienes Muebles y recaba la firma del empleado destino 7 1 2 5 Genera e imprime la etiqueta con los datos nuevos y la pega en el bien transferido 7 1 2 6 Ambas partes archivan el Formato de transferencia correspondiente debidamente firmado 7 2 El Responsable de patrimonio de la CGDF 7 2 1 Elabora formato Recibo de Bienes Muebles del Almac n Trasferidos a otras Dependencias y recaba la firma de la persona que retira el BM del almac n 7 2 2 Hace la transferencia del almac n a la dependencia 7 3 El Responsable de patrimonio de la dependencia imprime el Formato de Resguardo de Bienes Muebles y recaba la firma del empleado destino genera la etiqueta para identificar el bien y Archiva el resguardo correspondiente 8 1 Ingresa al SBM y elige el apartado de Bajas opci n Transferencias al Almac n selecciona y marca los art culos a F DGF CGDF 59 transferir e imprime el Formato de Bienes Muebles Solicitud de Res ble d Transferidos al Almac n Recaba la firma del Director o Transferencia de BM ponsao e ce S
9. e Patrimonio T2 autorizaci n del Patrimonio en resguardo Dependencia F CIPLADE CC 01 REV 02 UNIVERSIDAD AUT NOMA Procedimiento para la Administraci n de Bienes Muebles uE DE YUCAT N Fecha de emisi n 30 Abr 08 P gina 5 de 14 Luz Ciencia y Verdad Si el BM es un autom vil a Deber remitirse al rea de patrimonio de la CGDF la Factura y Tenencia originales y copia de la tarjeta de circulaci n y de la car tula del seguro para su control y resguardo b En caso de que la adquisici n sea con ingresos N A propios adem s de la documentaci n original se enviar copia del Folio de egreso de Ingresos Propios c Se enviar una copia firmada de recibido por la Encargada del rea de Patrimonio de la CGDF para la recepci n y autorizaci n del resguardo 3 1 Verifica que la documentaci n enviada cumpla con los requisitos se alados en la Tarea 2 y que el registro contable sea correcto anta Personal de Nota Si se detectan diferencias entre los datos capturados y o Autorizaci n de l 2 T3 resguardo del BM Patrimonio de la la documentaci n no se recepciona la documentaci n y se A BM CGDF indican las correcciones necesarias en el espacio de Alta de Observaciones DGF del resguardo para modificaci n del responsable de Patrimonio de la Dependencia 3 2 Recepciona copia de la factura y documentos que amparan el registro del BM sell ndola de recibido y asigna fol
10. ecretario Administrativo de la Dependencia T8 al almac n Patrimonio de la 8 2 Env a copia del Formato de Bienes Muebles Transferidos Dependencia al Almac n el rea de patrimonio de la CGDF para solicitar horario de recepci n en el almac n de acuerdo al calendario publicado en la Web institucional Sin el formato F DGF CGDF 59 no se programar cita de recepci n F CIPLADE CC 01 REV 02 UADY A Y AUT NOMA Procedimiento para la Administraci n de Bienes Muebles DE YUCAT N Fecha de emisi n 30 Abr 08 P gina 9 de 14 9 1 Recibe en el almac n los BM relacionados en el Formato de Bienes Muebles Transferidos al Almac n emitido por el SBM y coteja que el No de inventario y descripci n del art culo coincidan con el BM recepcionado Autorizaci n de Responsable de 9 2 Autoriza o rechaza la trasferencia al almac n en el SBM F DGF CGDF 59 T9 Trasferencia al Patrimonio de la Nota Si se rechaza un BM ste regresa a su estado activo en Almac n CGDF el SBM 9 3 Resguarda en el almac n de la DGF los BM recepcionados para subastar o para transferir a cualquier dependencia que lo solicite ver tarea 7 2 Responsable de 10 1 Realiza la subasta de los BM transferidos al Almac n y al l A O ES F DGF CGDF 90 Patrimonio de la concluirla registra las bajas en el SBM e imprime la relaci n de los CGDF BM vendidos y entrega copia al archivo de la D G F 10 2 Si el motivo de la baja del BM e
11. ederal estatal programas ingresos propios convenios y donativos mismos que son propiedad de la instituci n y le son necesarios para el desarrollo de sus actividades Toda aquella unidad administrativa que forme parte de la UADY Mobiliario maquinaria y equipo etc objetos o art culos que se caracterizan por su movilidad es decir por la posibilidad de traslado de un lugar a otro Tienen por objeto a el uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad b la producci n de art culos para su venta o para el uso de la propia entidad y c la prestaci n de servicios a la entidad a su clientela o al p blico en general La adquisici n de estos bienes denota el prop sito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las operaciones de la entidad Son los formatos de reembolso liquidaci n saldo p lizas de egreso o de diario que amparan la adquisici n de un bien mueble Autorizaci n del resguardo de un bien mueble que efect a el rea de Patrimonio al ser adquirido por las dependencias de la UADY que genera un n mero de inventario para su control Eliminaci n de un n mero de inventario correspondiente a un BM de una dependencia debido a robo o extrav o desecho o destrucci n o venta por subasta Es el cambio del registro de un BM de un empleado a otro M dulo del SII donde se registran y controlan los bienes muebles propiedad de la UADY Persona que mantiene una relaci n laboral con la UADY y es responsable
12. entificaci n c digo Nombre del registro Archivo de la CGDF Hasta la baja del A F DGF CGDF 56 Resguardo de Bienes Muebles Dependencia Responsable de Archivo BM Archivo Responsable de Patrimonio Archivo de la F DGF CGDF 58 Transferencia de Bienes Muebles Archivo de la Dependencia de la Dependencia 1 a o Dependencia F DGF CGDF 59 Bienes Muebles Transferidos al Archivo de la Dependencia Responsable de Patrimonio 5 a os Archivo F CIPLADE CC 01 REV 02 E dd AUTONOMA Procedimiento para la Administraci n de Bienes Muebles AUT NOMA DE YUCATAN Luz Ciencia y Verdad Almac n de la Dependencia Recibo de Bienes Muebles del Responsable de Patrimonio P F DGF CGDF 60 Almac n Transferidos a otras Archivo de la CGDF de DE 1 a o Archivo Dependencias Concentrado de Solicitudes y Archivo del Responsable Responsable de Patrimonio cs a F DGF CGDF 75 Autorizaciones de Resguardo de Patrimonio de la CGDF de la CGDF 1 a o Destrucci n J z 4 Reporte de Bienes Muebles Archivo de la CGDF Responsable de Archivo de 5 a os Destrucci n F DGF CGDF 90 Vendidos la CGDF J z y Baja de Bienes Muebles por Archivo de la CGDF Responsable de Archivo de 5 a os Destrucci n F DGF CGDF 91 Destrucci n o Desecho la CGDF 3 E Solicitud de Baja de BM por Robo Archivo de la CGDF Responsable de Archivo de canos Destrucci n F DGF CGDF 92 o Extrav o la CGDF e e R
13. esponsable de Patrimonio i F DGF CGDF 93 Inventario por Empleado Dependencia y Archivo de la Dependencia y el 1 a o Destrucci n Empleado personal del Empleado e Bienes Muebles adquiridos e Resguardo de BM por la UADY a trav s de Comit Institucional de Asignaci n de n mero de cualquier medio autorizado Adauisici inventario Todas las Dependencias que Licitaci n P blica Invitaci n quisiciones e Transferencia de BM conforman la UADY a trav s Tener un adecuado registro y Restringida o Compra Directa e Relaci n de BM por de su encargado de control de los BM de la UADY dependencia Patrimonio e SBM DEPUES SADU e Etiqueta de identificaci n del BM F CIPLADE CC 01 REV 02 UNIVERSIDAD AUT NOMA DE YUCAT N ncia y Verdad C digo P DGF CGDF 06 Procedimiento para la Administraci n de Bienes Muebles E Fecha de emisi n 30 Abr 08 P gina 12 de 14 9 1 SIGLAS BM Bienes Muebles Sil Sistema Institucional de Informaci n SBM Subsistema de Bienes Muebles UADY Universidad Aut noma de Yucat n CGDF Coordinaci n General de Desarrollo Financiero 9 2 DEFINICIONES Patrimonio Universitario Dependencia Bienes Muebles Documentos Contables Alta de Bien Mueble Baja de Bien Mueble Transferencia de BM Subsistema de Bienes Muebles SBM Empleado Es aquel que est constituido por todos los bienes muebles e inmuebles adquiridos a trav s del subsidio f
14. io F CIPLADE CC 01 REV 02 e n AUTONOMA Procedimiento para la Administraci n de Bienes Muebles AUT NOMA DE YUCATAN Luz Ciencia y Verdad 3 3 Coteja que los datos de la factura y de la documentaci n contable coincidan con los registrados en el SBM Nota Si se detectan diferencias entre los datos capturados y o la documentaci n no se autoriza el resguardo pendiente y se indican las correcciones necesarias en el espacio de Observaciones DGF _del_resguardo para que el personal encargado de Patrimonio en la Dependencia realice la modificaci n 3 4 Recepciona y revisa la documentaci n con las correcciones sugeridas en el punto 3 3 ya sea v a electr nica o f sica 3 5 Autoriza imprime y archiva el resguardo autorizado 4 1 Imprime del SBM el Resguardo de Bienes Muebles y recaba firma del empleado responsable del B M entregando F DGF CGDF 56 una copia al usuario 4 2 Env a al responsable de contabilidad de su dependencia el resguardo para que realice su tr mite de pago seg n lo establecido en el P DGF CGDF 04 Nota 1 Si la adquisici n es a trav s de ingresos propios Firma y archivo del Responsable de y o proyectos de dependencias el tr mite de pago se i do del BM Patrimonio en realiza en la misma E Dependencia Nota 2 Si el folio de reembolso es rechazado y se sustituye con otro deber enviar una copia del nuevo documento al rea de patrimonio y solici
15. s por destrucci n o desecho el responsable de patrimonio de la dependencia llena el formato F DGF CGDF 91 Responsable de Baja de Bienes Muebles por Destrucci n o Desecho y sigue los Patrimonio de la lineamientos del punto 7 2 3 4 de el Manual de Pol ticas Dependencia y Administrativo Financieras de Aplicaci n General M DGF Responsable de CGDF 03 emitido por la DGF Patrimonio de la DGF 10 3 Si la baja es originada por robo o extrav o sta sigue el tr mite T10 Bajas de BM estipulado ia los EURE 7 2 3 5 y 7 2 3 6 de el Manual de F DGF CGDF 92 Pol ticas Administrativo Financieras de Aplicaci n General M DGF CGDF 03 emitido por la DGF y pasa a la tarea 1 nota 2 10 4 Al concluir las actividades de los puntos anteriores deber enviar al responsable de patrimonio de la DGF la documentaci n que sustenta la baja que solicita 10 4 El responsable de patrimonio de la DGF recepciona la documentaci n que sustenta la baja solicitada recaba la firma del Rector y autoriza la baja en el SBM 10 5 Genera el reporte lo imprime y archiva con la documentaci n de soporte 11 1 Genera en el SBM los reportes de inventario por empleado activo Responsable de 11 2 Realiza la verificaci n f sica de los bienes muebles contra el 11 Inventario F sico Anual Patrimonio de la reporte generado Dependencia 11 3 Entrega al funcionario responsable de patrimonio un reporte del resultado del inventario f sico Nota Si existen diferencias realiz
16. tar la modificaci n de los datos presupuestales del resguardo Nota 3 S lo el personal del rea de Patrimonio de la CGDF podr realizar cambios en los resguardos activos 4 3 Archiva copia de factura documentos contables y resguardo firmado F DGF CGDF 93 F CIPLADE CC 01 REV 02 UADY UNIVERSIDAD AUT NOMA DE YUCATAN Luz Ciencia y Verdad Procedimiento para la Administraci n de Bienes Muebles C digo P DGF CGDF 06 Fecha de emisi n 30 Abr 08 P gina 7 de 14 Nota A solicitud del empleado se podr emitir el Reporte de inventario por empleado del SBM Identificaci n f sica del Responsable de 5 1 Imprime una etiqueta por cada BM dado de alta y pega la etiqueta en un lugar visible del BM activos Responsable de Patrimonio de la CGDF e BM Patrimonio S Nota En caso de ser art culos muy peque os aplicar la pol tica 3 4 N A Dependencia de este documento 6 1 Identifica el tipo de transferencia Identificaci n de Responsable de 6 1 1 Si se desea realizar una transferencia entre empleados T6 Transferencia de un Patrimonio de la se pasa a la tarea 7 N A BM Dependencia 6 1 2 Si se desea realizar una transferencia al almac n se pasa a la tarea 8 Responsable de Patrimonio de la 7 1 El responsable de patrimonio de la dependencia Identifica si la Transferencia del BM Dependencia y transferencia de BM es entre empleados de la misma
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