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1. NAME Valeur Nom du destinataire affich sur la page de garde du bon tirer COMPANY Valeur Nom de soci t du destinataire affich sur la page de garde du bon tirer OTHER_ADDRESS_N Ces commandes permettent d envoyer des BAT OTHER_TITLE_N suppl mentaires Elles ne sont prises en compte OTHER _ NAME N uniquement quand la commande ADDRESS a t OTHER_COMPANY_N sp cifi e N repr sente un index de destinataire commen ant 1 et devant tre incr ment pour chaque destinataire Il ne doit pas y avoir d interruption dans la num rotation Par exemple si on sp cifie ADDRESS albert durand soci t com OTHER_ADDRESS_1 0489871099 OTHER _ADDRESS_3 0102030405 Le BAT sera envoy par email albert durant soci t com par Fax au 0489871099 et OTHER_ADDRESS_3 sera ignor parce que OTHER_ADDRESS_2 n est pas sp cifi BAT_SENDER Adresse Permet de sp cifier l adresse email de l exp diteur du BAT Elle permet au destinataire de r pondre directement la bonne personne qui peut tre diff rente du gestionnaire du mailing Quand cette adresse n est pas sp cifi e c est l adresse du gestionnaire du mailing REPORT qui est utilis e ou d faut celle de celui qui cr le mailing FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network 71V 4 10 4 Manuel utilisateur Commandes avanc es Il est possible de sp cifier des commandes FAX commandes ou DEFAULT comman
2. Exp diteur OEE Exp diteur Tm oe La oues eme Vous pouvez trier les cat gories en cliquant sur Il est possible d effectuer des regroupements hi rarchiques en utilisant plusieurs colonnes Date Y Exp diteur EEDE E Group par date La semaine derni re ser et Ge o dans cette zone la colonne Exp diteur H Group par date Ce mois ci FAXBOX 22 Copyright 1997 2009 RTE Network 71V 4 10 4 Manuel utilisateur Pour supprimer un regroupement cliquez sur le champ concern dans la zone 5 et glissez le en dehors de cette zone Date 7 Ce m oute a Zone 6 Ent te de liste Les colonnes affich es dans la liste peuvent tre d finies dans l onglet Personnaliser vous pouvez e trier les colonnes en cliquant sur le texte de la colonne un second clic permettant de changer l ordre de tri La fl che a indique que la colonne est tri e ainsi que le sens du tri e Changer la taille des colonnes en cliquant et en d pla ant les s parateurs e D placer les colonnes en cliquant dans l ent te en dehors du texte et la d placer l endroit voulu La case cocher pr sente au d but de l ent te permet de s lectionner ou de d s lectionner les l ments visibles dans la liste Ne sont pas concern s les l ments cat goris s dont les cat gories ne sont pas d velopp es ni les l ments qui se trouvent sur une autre page Zone 7 Liste
3. Objet et corps du message L objet et le corps du message sont repris sur la page de garde du Fax envoy notez que seul le texte est repris les changements de fontes les attributs gras soulign italique couleur taille et les images ne sont pas envoy s Il est possible d entrer dans l objet ou le message une ligne DEFAULT commandes permettant de sp cifier des commandes avanc es pour l ensemble des destinataires Fax compte de facturation page de garde CertiFax SecureFax etc Cette ligne de commande pn apparat pas sur le Fax le destinataire ne la voit pas Reportez vous la liste des commandes avanc es la fin de cette documentation Documents joints Il est possible de joindre des documents au message ils seront transform s en Fax Les formats de fichiers utilisables sont Microsoft Word Microsoft Excel et PDF Si vous envoyez d autres types de documents ils ne seront pas trait s Vous devez v rifier dans l accus d mission que le Fax correspond votre envoi Si ce n est pas le cas utilisez le pilote d impression qui permet d envoyer tout type de document et de visualiser le Fax avant envoi Enregistrement dans le carnet d adresses Vous pouvez enregistrer les correspondants habituels dans le carnet d adresses de la messagerie Vous devez sp cifier l adresse Fax dans l adresse de messagerie au format d crit au chapitre pr c dent Si vous voulez joindre un m me correspondant par Email et pa
4. D s que possible Envoyer en haute r solution O P riode conomique Recevoir l accus d envoi dans la messagerie O 24 04 2008 10 15 C Ce Fax doit tre approuv C SecureF ax le contenu du Fax n est pas archiv sur le serveur C CertiFax Envoi recommand certifi par un organisme tiers Compte de facturation Comptabilit C Utiliser les valeurs ci dessus comme configuration par d faut Envoyer le Fax i Annuler Compte de facturation e Ia plupart du temps vous ne remplissez pas cette information Si n cessaire une valeur par d faut a t sp cifi e sur le serveur par votre administrateur e Le compte de facturation a deux finalit s o Permettre une refacturation interne dans votre entreprise partir du fichier de facturation d taill e fourni votre administrateur o Quand il existe une notion de Suivi de trafic pour un groupe voir le chapitre Suivi du trafic c est le compte de facturation utilis au moment de l envoi qui d termine le groupe qui le droit de visualiser le Fax SecureFax e Le contenu du Fax n est pas archiv sur le serveur cette fonction permet d avoir une confidentialit accrue le Fax n tant visible que par le destinataire et dans l accus d envoi re u dans votre bo te aux lettres e Dans l outil de suivi du trafic il existe une ligne indiquant l exp diteur le destinataire et les informations techniques sur l envoi Il n est pas
5. FAXBOX Manuel Utilisateur Client de messagerie SMTP iV 4 10 4 Manuel utilisateur Table des mati res A PROPOS DE CETTE DOCUMENTATION cccccecccccssccsssscccssosocasosoossssoonesesosesaseaeassooenassonenas 4 INFORMATIONS SPECIFIQUES A VOTRE SOCIETE scccccsssssesococcassssssosoooooasssssaoooaeaaaasasoeens 5 DEPUIS LE CLIENT DE MESSAGERIE cccco0000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000 9 APPROBATION DES ENVOIS etter ettres ert reete eree ttes eertse e terree eerereeenen 6 DONNEES PRISES EN COMPTE cccccccccccsseesocccocesssssosaooooossssssoooooensssssaooonesasssssseooeenasasssesens 7 ENREGISTREMENT DANS LE CARNET D ADRESSES sseeeecccccssssssosooocasasssssoooooaaaasssasooeneness 7 DEPUIS UN COPIEUR MFP OU UN SCANNER essssssseseccccccsssseccccooccsssesecccocsssssecececosssssesseeesosss FONCTION SCAN TO MAIL e 9 FONCTION KI FAX EES EES 9 NUMERISATION PAR TWAIN ni EE EREA 9 DEPUIS LE PILOTE D IMPRESSION cccccccocoooccccccco00ooooooocco0000eoeoocoeeu00eoeooooee0e000eeooooeues00ooeooee FONCTION FICHIER IMPRIMER a 10 PANIER D IMPRESSION s n 5 demie nn tdi entendent EES 11 OPTIONS AVANCEES ee EEN 12 CARNETS D ADRESSES 2 22 1230004029004502 nenes EEEEEEEEENEENE donnent GEERT AE 13 E BE RK RE 16 DEPUIS LE CLIENT DE MESSAGERIE cccccoooo0ooo000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000 7
6. le mod le est automatiquement s lectionn La s lection du fichier de donn es est persistante ce qui permet d envoyer facilement plusieurs mailings une liste de destinataires habituelle Options d envoi Par d faut le Gestionnaire du mailing est celui qui le g n re Il est possible de pr ciser une autre adresse Il est possible de demander une confirmation avant l envoi Dans ce cas la base de donn es est analys e par le Connecteur d interfaces et un message demandant de Confirmer ou d annuler l op ration de mailing est envoy e au gestionnaire La base de donn es analys e est jointe au message les num ros sont transform s au format international et le pays du destinataire est pr cis Si suite l analyse on veut envoyer les donn es une autre base de donn es il faut annuler l op ration en cours et la recommencer en donnant l autre base Pour cela le plus simple est d utiliser le programme Envoyer un mailing le fichier mod le n est pas effac et il peut tre s lectionn pour cette nouvelle op ration Quand il s agit d un mod le directement g n r depuis le pilote d impression il se trouve dans le r pertoire de travail de l imprimante FAXBOX par d faut C Program Files RTE RTE FAX Client Add Ins Spooler FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network i 4 10 4 Manuel utilisateur Vous pouvez programmer une heure pour le d but du mailing par exemple la nuit afin de n
7. DONNEES PRISES EN COMTE 17 ENREGISTREMENT DANS LE CARNET D ADRESSE 18 NIVEAUX DE CONSULTATION lt scsciessiescsessscscicccsesssconscsusccssccutesese sscessvss css csssscossoc csesesv cvssess es LI FAX DE E BEEN CONSULTATION DU TRAFIC EN 9 PAGE D ACCUEIL CONNEXION cccccccccccccccccccccccccc0000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000 20 ZONES D INFORMATIONS ET D ACTIONS ccccccccccccccccccccccccccccoccccooooocecooooeoooooooooooooooooooooococooo0 Z ZONE 1 ONGLETS DE NAVIGATION cccsccccciceccccccocccssocccssosocesssoassssoooasssooaasssoenasonenesasnenas 21 ZONE 2 5 INFORMATIONS Eege Eed EE dE EE 21 ZONE Ee tg Le EEN NEE 22 ZONE 4 MODE D UTILISATION G ss EREM G4 nes A0 NEG C CRAC CRA SC IER RAGA aire Ce SN da 22 ZONE 5 REGROUPEMENT PAR CATEGORIE serres seenesscsennsseseennneeseennsecceennecccenesseceennnnsee 22 ZONE 6 PNTETEDELUISTER r etette r tettes reer s retete rereresereresereeee 23 ZONE 7 LISTE DES ELEMENTS ineosrsisros sonerien eera EA EEAS OSATEN ANNESS AESi 23 ZONE 8 PAGINA TION ege SES EES EE EE 23 CONSULTATION DES JOURNAUX ceeccccocosososososesesososesesssesesesssesesesesesesesesesesesesesesesesesesesesesesens ZA EFFACER rues iccsneccececnetteasamatecnadebanacastecattentna names tenapaetaneterentesoiee OE 24 RENOMMER git 24 EIER EE 24 REEXPEDIER e 25 EXPORTER E 25 EEN OC 25 PERSONNALISER L AFFICHAGE DES JOURNAUX esssesssesssesssosssoosseosssosss
8. alis et il est envoy par Fax ou par email celui qui est charg de le v rifier e Quand il y a demande de confirmation un message est envoy au gestionnaire du mailing Il contient le nombre d enregistrements avec num ro de Fax en erreur sans Fax ou num rotation ne correspondant aucun pays et interdits par une r gle de num rotation e Tl faut r pondre au message pour lancer annuler ou modifier l heure d envoi du mailing par la suite il n est pas possible d annuler un mailing en cours d envoi Ces diff rentes op rations sont r alis es en fonction de mots cl s qui sont ajout s au sujet original qui contient un identifiant de mailing o STOP Indique qu il faut annuler le mailing o OK Indique qu il faut commencer le mailing imm diatement ou la date initialement pr vue o OKDATE AAAAMMJIJHHMMSS indique qu il faut commencer le mailing la date et l heure indiqu e dans la commande DATE Pour que cette commande soit prise en compte il est n cessaire de sp cifier exactement 14 chiffres qui repr sentent la date et l heure d envoi Par exemple 20070205183000 pour le 5 f vrier 2007 18h30 Le gestionnaire du mailing re oit un message indiquant que l op ration est lanc e En r pondant ce message il peut recevoir un rapport de suivi e Quand le mailing est termin le gestionnaire re oit le rapport final avec un fichier CSV contenant la base de donn es laquelle des champs de traitement ont
9. ation ou importation d un carnet d adresses e Le bouton se trouvant c t de la liste des carnets d adresses permet de cr er des nouveaux carnets ou d importer des carnets existants e Une premi re bo te de dialogue vous invite choisir un fichier celui ci peut exister provenir d une importation ou vous pouvez entrer un nouveau nom Cr ation Quand le fichier existe d j vous pouvez cocher la case Ouvrir en lecture seule dans ce cas les fonctions de modification et d ajout de destinataire manuel ou automatique ne seront pas disponibles e La deuxi me bo te permet de saisir le nom qui sera affich dans la liste et d effectuer la correspondance entre les noms de champs existants dans le carnet import et ceux qui seront d finis dans le carnet FAXBOX FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network FAXBOX Manuel utilisateur Nouveau carnet d adresses x Carnet d adresses Contacts Outlook r Correspondance des champs Nom Form Soci t Soci te x Eas T l copie bureau X Identifiant CSID Identifiant Fax gt x Page de garde Pagedegarde x Compte Compte Commandes commandes gt gt E Mail Adresse de messagerie Annuler Le fichier d adresses est au format Texte CSV Comma Separated Values Valeurs s par es par des virgules Ce format est g r par la plupart des clients de messagerie lors de l exportation pour les utilisateurs du produit FotoW
10. L pr nom k Fonction Afficher Albert DUPONT Surnom Adresses de messagerie 0601020304 rtesms com Envoyer des messages lectroniques en texte brut uniquement FAXBOX 18 Copyright 1997 2009 RTE Network FAXRBOX Manuel utilisateur Naweb 3 Consultation par Internet e Tout le trafic Fax et SMS mis et re u en utilisant FAXBOX est stock dans une base de donn es sur les serveurs FAXBOX e Pour consulter votre trafic vous devez vous connecter https www httpsdomain net FAXBOX Cette documentation d crit l ensemble des fonctionnalit s existantes cependant en fonction des choix de votre entreprise et de la configuration adopt e lors de l installation il est possible que des options document es dans ce manuel ne soient pas disponibles sur votre poste de travail Niveaux de consultation Naweb 3 permet de consulter le trafic de FAXBOX d envoyer des documents par Fax et d administrer les utilisateurs plusieurs niveaux d utilisation existent 1ls sont d finis par l administrateur lors de la cr ation de votre compte e Utilisateur vous avez acc s la consultation et l envoi des Fax e Utilisateur avec pouvoir vous pouvez en plus modifier certains param tres de votre configuration utilisateur e lt Administrateur Vous pouvez en plus cr er et modifier des utilisateurs et des Fax de groupe Il est possible de structurer les utilisateu
11. avec la fonction Utilisation d une liste existante e Vous avez la possibilit de s lectionner manuellement les destinataires par d faut tous les destinataires de la liste sont s lectionn s ou de modifier des enregistrements notamment ajouter des num ros de Fax ceux qui n en n ont pas e Cliquez sur Suivante Ecriture de votre lettre Ecriture de votre lettre e A ce stade vous d finissez le mod le de votre lettre et vous ins rez les champs qui prennent une valeur sp cifique en fonction du destinataire e Vous devez au minimum sp cifier un champ de la base sinon le publipostage n a pas de sens et il est pr f rable d envoyer le m me document plusieurs destinataires en utilisant une des autres possibilit s d envoi de Fax e Iln est pas obligatoire d ins rer le champ o se trouve le num ro de Fax dans le document l utilisation de cette donn e par la macro n est pas li e son affichage dans le document e Cliquez sur Autres l ments dans l assistant Fusion et publipostage pour afficher la liste des champs disponibles et les ins rer dans le document e Vous pouvez continuer l assistant pour visualiser les lettres personnalis es cela n est pas obligatoire pour utiliser la fonction QuickFax FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network iV 4 10 4 Manuel utilisateur Fin de la fusion A ce stade l assistant propose d Imprimer ou de Modifier les lettres individuelles e
12. bases de donn es ODBC FAXBOX a la capacit d envoyer des Fax en utilisant les fonctions d acc s ODBC pour d terminer les adresses des correspondants Cette fonction n est disponible que dans le mode interactif quand le client de messagerie n est pas utilis directement La liste des drivers ODBC install s sur votre machine peut tre consult e en cliquant sur l ic ne ODBC du panneau de contr le de Windows Il est n cessaire de disposer au minimum du driver ODBC pour Microsoft Access pour pouvoir utiliser ces fonctions L interface d acc s aux sources de donn es ODBC est appel e lorsque l on clique sur le bouton Adresses ODBC lors de l impression vers l imprimante Fax Cette interface vous aide cr er supprimer modifier ou ouvrir une source de donn es pour FAXBOX Apr s sa cr ation l utilisation de la source de donn es consiste essentiellement choisir les enregistrements utiliser pour g n rer les destinataires des Fax Source de donn es pour FAXBOX Une source de donn es pour FAXBOX contient une source de donn es ODBC plus les informations n cessaires la g n ration des adresses Fax Les informations entr es lors de la cr ation de la source de donn es seront enregistr es et pourront tre utilis es lors des prochaines impressions Source de donn es x Avant d acc der une base vous devez d finir une source de donn es pour RTE FAX Cette op ration n est n cessaire qu une fois p
13. chaque accus d mission L URL utiliser est du type http www faxbox com download setup exe Zones d informations et d actions http chewie NAWEB 3 Web SentHistory aspx Windows Internet Explorer G gt v E http f chewie NAWEB3 Web SentHistory aspx x E M http chewie NAWEB3 Web SentHistory aspx RTE FAX 1 JE FAX MAIL INTEGRATION a T S Fax envoy s 3 a e 9 6 r Destinataire Num ro l Identifiant Facturation Emis Essais Dur e 18 10 17 24 Autre test Scientifiques Test RTE 449 1 1 7 o A 18 10 17 10 Envoide test Albert EINSTEIN Test RTE 446 SCIENTIFIQUES 1 1 g 18 10 _ 17 04 Facture de prestation _ Albert EINSTEIN Andy Newton 0489871141 SCIENTIFIQUES 1 1 8 4 4 1 HET Go gt H Pour afficher tous les r sultats cliquez ici K VJ Local intranet R100 7 Toutes les pages de Naweb 3 sont organis es de la m me fa on et ont une logique de fonctionnement identique Il existe deux cat gories de fonctionnalit s e La visualisation des journaux accessible tous les types d utilisateurs elle permet la visualisation des Fax re us envoy s en cours d envoi et la personnalisation de ces listes Quand on se connecte Naweb on se trouve dans ce mode La visualisation avanc e permet le m me type d actions mais sur un ensemble d utilisateurs elle est accessible aux utilisateurs d sign s par l administrateur e L administration accessible
14. com o soci t nom num ro faxbox com e Quand le copieur poss de un carnet d adresses vous pouvez enregistrer les adresses Fax de la m me mani re que les adresses SMTP e Le fichier joint doit tre au format PDF ou TIFF multipages e Les meilleurs r sultats sont obtenus avec des scans en noir et blanc Fonction I Fax e Cette fonction est pr vue sp cifiquement pour envoyer des Fax par Internet e Le principe de fonctionnement est le m me que celui de la fonction Scan To Mail sauf que le domaine de messagerie utiliser est configur dans le MFP vous n avez alors qu saisir le num ro de Fax e Configurez faxbox com comme domaine de messagerie Fax cette op ration ne doit tre faite qu une fois sur le MFP elle a probablement t faite par l administrateur e Vous ne devez saisir que le num ro de Fax quand un carnet d adresses sp cifique au Fax est utilis vous ne saisissez que le num ro de Fax e En g n ral les param tres de num risation sont diff rents pour les fonctions Scan To Email et 1 Fax e Pour la fonction Fax les param tres optimums sont o Noir et blanc o Format TIFF multipages le PDF est aussi utilisable o R solution 200 dpi les autres r solutions sont galement utilisables Num risation par TWAIN e TWAIN est un protocole d change de donn es standard entre un scanner et les applications bureautiques e Vous devez disposer d une application sur vo
15. envoi que vous utilisez Le mode interactif pilote d impression en g n ral des messages unitaires Le mode QuickFax d crit dans la suite de cette documentation en g n ral des envois en nombre mailings FAXBOX MIE Copyright 1997 2009 RTE Network i 4 10 4 Manuel utilisateur Param tres SMTP Connexion SMTP Fax par Internet Domaine faxbox com Si le domaine n est pas renseign ou si vous devez le modifier demandez le fichier de configuration par email ou t l chargez le sur le site de votre fournisseur Param tres SMTP de l exp diteur Serveur smtp laposte net Port 25 Adresse Email nom prenom laposte net Sile serveur SMTP n cessite une authentification entrez Compte nom prenom Mot de passe lee Mode Utiliser le client de messagerie Messagerie Microsoft Outlook Afficher le Carnet d adresses avant d appeler le client Fax par Internet Le domaine configur doit tre celui qui a t attribu votre soci t pour l envoi de Fax savoir faxbox com Si ce n est pas le cas l envoi ne fonctionnera pas t l chargez alors une mise jour des extensions client RTE COM Service sur http www faxbox com download SETUP EXE Param tres SMTP de l exp diteur e Ces param tres Serveur Compte et mot de passe permettent d envoyer des messages SMTP depuis votre poste de travail Si votre client de messagerie e
16. la messagerie et sur le site de suivi du trafic si vous envoyez une page de garde il y sera affich e Le message est affich sur la page de garde Cochez le bouton Ne pas envoyer la page de garde et le message aux destinataires Fax quand toutes les informations n cessaires l identification du destinataire se trouvent d j dans le document e Le bouton Options permet d acc der des options d envoi avanc es elles sont d crites dans la suite de cette documentation e Le bouton Visualiser permet de visualiser les documents imprim s au format Fax La page de garde sera ventuellement ajout e sur le serveur Panier d impression L objectif du Panier d impression est de permettre de regrouper les impressions en provenance d applications diff rentes et de les envoyer dans un seul Fax Cette fonction est particuli rement int ressante quand les l ments envoyer ne peuvent pas tre enregistr s dans un document e Pour utiliser cette fonction il suffit de laisser la bo te de dialogue ouverte en arri re plan et de r aliser toutes les impressions n cessaires vous voyez le compteur de pages augmenter FAXBOX 11 Copyright 1997 2009 RTE Network iV 4 10 4 Manuel utilisateur e Le bouton Visualiser permet de voir l ensemble du Fax qui sera mis Options avanc es e Elles sont accessibles depuis le bouton Options dans la bo te de dialogue principale Options d envoi
17. pages ainsi que le nombre maximum d enregistrements retourner dans une requ te standard influent sur les performances du site et peuvent tre configur s dans l onglet Personnaliser Quand une requ te concerne plus d enregistrements que le maximum permis le texte Pour afficher tous les r sultats cliquez ici est affich en cliquant dans la zone pr vue les requ tes suivantes dans cette liste prendront en compte l ensemble des enregistrements FAXBOX 23 Copyright 1997 2009 RTE Network iV 4 10 4 Manuel utilisateur concern s Pour une meilleure exploitation des r sultats il est conseill de filtrer les l ments recherch s Consultation des journaux Il existe trois journaux les Fax re us envoy s archives et en cours d envoi La plupart des actions disponibles sont similaires dans ces journaux il est possible que certaines actions d crites dans cette documentation ne soient disponibles que pour certains journaux ou qu elles n apparaissent pas diff rences entre Naweb Express et Naweb Custom options d sactiv es lors de l installation A Voir Cette action s applique un ou plusieurs Fax En g n ral les documents sont archiv s au format PDF si une application g rant ce format le plus souvent Acrobat Reader est install e sur votre poste elle est ouverte pour afficher le Fax tel qu il est visible par votre correspondant Ta Imprimer M Sa Cette action n existe que
18. qui permet de le r exp dier plus tard d autres destinataires sans avoir le reconstituer manuellement Envoi par programmation QuickFax Ce mode d exp dition permet aux applications qui l utilisent d envoyer des t l copies directement sans que l utilisateur doive saisir les informations n cessaires l exp dition en particulier les coordonn es des destinataires Ce mode n est disponible que dans l installation int grale des extensions client Il est compatible avec le mode QuickFax d velopp pour le produit FotoWin Des macros simples utilisant ce mode sont fournies pour le produit Microsoft Word Pour mettre en uvre ce mode les applications modifient le fichier RTE INI et envoient les donn es sur le pilote d impression Fax Quand l envoi est termin le fichier RTE INI est remis dans son tat initial et les impressions suivantes sur le pilote d impression Fax seront trait es en mode interactif c est l utilisateur qui doit entrer les informations n cessaires Il existe un mode avanc qui permet d envoyer des documents en mode QuickFax sans les imprimer directement l impression tant r alis e directement par le ou les programmes qui g rent ces documents par exemple Microsoft Office Word pour les documents DOC Il est possible et conseill d utiliser la base de registres pour transmettre les param tres Cette m thode est plus fiable que RTE INI notamment quand on utilise Terminal Services ou Citrix
19. s sp cifiquement l un des groupes auxquels vous tes rattach FAXBOX 25 Copyright 1997 2009 RTE Network 71V 4 10 4 Manuel utilisateur En mode Visualisation avanc e vous pouvez afficher e Les Fax attribu s un membre d un groupe OU et de ses OU filles Les Fax attribu s un utilisateur effac ou n ayant pas acc s Naweb cela permet notamment de r affecter facilement le trafic orphelin Les Fax attribu s sp cifiquement un utilisateur ou un Fax de groupe directement membre d un des groupes OU laquelle vous pouvez acc der vous devez s lectionner l OU dans la premi re liste puis le propri taire dans la seconde Modifier amp Cette action n est disponible que dans la bo te d envoi elle permet de Tm reprogrammer l envoi du Fax Quand la file d attente est importante vous pouvez changer la priorit d envoi Pour un Fax dont l envoi est programm dans le futur vous pouvez modifier la date ou l heure d envoi Pour un Fax en erreur vous pouvez modifier le num ro appel R pondre Ns Cette action n est disponible que dans le journal des Fax re us elle permet d envoyer un nouveau Fax aux exp diteurs des Fax s lectionn s Quand il existe plusieurs num ros d exp diteurs ils sont tous pr s lectionn s dans la bo te d envoi Il est n cessaire que l quipement t l phonique permette d identifier l exp diteur et que celui ci n ait pas masqu s
20. uniquement aux utilisateurs de type Administrateur On acc de cette partie par le bouton Administrer de la zone 4 On peut revenir la visualisation des journaux depuis la partie administration en utilisant le bouton Journaux de la zone 4 Zone 1 Onglets de navigation Ces onglets permettent d afficher des informations diff rentes dans la zone principale de l cran Il suffit de cliquer sur l onglet pour afficher la liste concern e Zone 2 Informations Cette zone contient les mformations sur l utilisateur connect son r le et sur le type de filtre appliqu pour l affichage de la liste Chaque filtre correspond une liste la partie Filtre actif change chaque fois qu on s lectionne une liste FAXBOX SEA Copyright 1997 2009 RTE Network FAXRBOX Manuel utilisateur Zone 3 Boutons d actions Cette zone permet de r aliser des actions sur les l ments coch s de la liste Pour la plupart de ces actions des informations suppl mentaires et une confirmation vous sont demand es dans la m me zone par exemple pour la suppression de 4 fax 2 Etes vous certain de vouloir supprimer ces 4 fax RV A Les actions disponibles d pendent de la liste s lectionn e Zone 4 Mode d utilisation Le contenu de cette zone est variable en fonction du niveau d administration dont vous disposez Elle permet de modifier le mode d utilisation de Naweb Ce bouton est affich quand vo
21. utilisant votre authentification Windows Utilisateur albert einstein scientifiques com Mot de passe M moriser ma connexion T l charger le pilote d impression Dans la zone Utilisateur entrez votre adresse email Dans la zone Mot de passe entrez le mot de passe qui vous a t envoy par mail fourni par votre administrateur ou que vous avez d fini En cas de perte de votre mot de passe vous pouvez demander un administrateur d en g n rer un nouveau vous pourrez ensuite le modifier onglet Personnaliser Fonction Mot de passe Si vous cochez la case M moriser ma connexion vous serez automatiquement connect lors de votre prochaine visite depuis le m me poste de travail Si vous fermez explicitement la connexion par le bouton EH votre mot de passe vous sera demand la prochaine connexion Quand vous tes connect la session a une dur e maximale de 10 minutes c est dire que si vous ne faites rien pendant ce d lai vous tes d connect du site Le fait d avoir m moris la connexion vous permettra de vous reconnecter sans avoir redonner votre nom d utilisateur et votre mot de passe FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network iV 4 10 4 Manuel utilisateur Le lien T l charger le pilote d impression permet de t l charger les extensions clients RTE COM Services Ce lien peut aussi tre rappel dans chaque Fax re u ou
22. 1000 M oO Filtrage Langue d affichage Explorateur vi _ avanc wee Nb de fax page so x S lection des colonnes afficher dans les diff rentes listes Fax re us Fax envoy s Boite d envoi Destinataire Exp diteur V Exp diteur Identifiant Destinataire V Destinataire Pages Num ro V Emis Dur e Identifiant V Total Infos compl mentaires Facturation V Echecs V Emis V Ligne Etat Essais V Date Cr ation Dur e V Date Programm e Nombre de Fax par recherche Cette valeur influe sur les performances g n rales de votre base de donn es fixez une valeur en rapport avec les performances de vos serveurs et de votre machine Il n est pas utile d utiliser une valeur lev e en g n ral il est plus efficace de limiter la port e de la recherche par un filtre plut t que rechercher un l ment particulier dans plusieurs pages de r sultats Quand la recherche effectu e atteint la limite fix e cela est signal et un bouton permet alors d effectuer une recherche remontant l ensemble des l ments concern s Quand vous faites une exportation des donn es le serveur ne tient pas compte de cette limite et renvoie syst matiquement l ensemble des donn es en appliquant l ventuel filtre Nombre de Fax par page Cette valeur permet de fixer le nombre d l ments trait s en m me temps dans la liste quand la recherche retourne plus d l ments la liste comporte alors autant de
23. 1l est plus efficace d exporter les donn es plut t que les afficher dans la liste en effet le langage HTML quand il est utilis avec une interface avanc e telle que Naweb 3 g n re des pages tr s volumineuses qui sont longues afficher Quand on exporte toutes les donn es le serveur revoie galement les donn es qui ont t limit es par la requ te de filtrage nombre maximum d enregistrements cela est donc un bon moyen d avoir une vue d ensemble du trafic Le fichier export est au format CSV il peut tre trait par un tr s grand nombre d applications de bases de donn es Microsoft Excel ou un diteur de texte Filtrer a Naweb 3 permet l utilisation de filtres simples ou avanc s le type de filtre est MON configur dans l onglet Personnaliser Dans Naweb Custom le filtre avanc permet notamment une recherche texte dans la base de donn es pour cela il est n cessaire que la base de donn es utilis e supporte cette fonction cela n est pas le cas de SQL Express et que l indexation Full text ait t configur e se reporter au manuel d installation de Naweb 3 et au manuel de r f rence de la base de donn es utilis e En mode Visualisation standard vous pouvez afficher e Les Fax qui vous sont attribu s ou que vous avez envoy s personnellement e Les Fax qui sont attribu s vous m me ou l un des Fax de groupe auxquels vous tes rattach Les Fax attribu
24. Ajouter automatiquement les nouveaux correspondants est coch e les adresses non d finies dans le dernier carnet d adresses s lectionn es sont ajout es lors de l envoi y compris quand l interface du carnet d adresses n est pas ouverte Cette option n est pas disponible quand le carnet d adresses est en lecture seule e Le bouton S l Tout permet de copier l ensemble des adresses de l annuaire dans la liste des destinataires courants Il s agit des adresses E mail et des adresses Fax il peut donc arriver qu un destinataire re oive le message par son adresse Email et par Fax e Notez que si vous s lectionnez plusieurs adresses E mail un seul message sera envoy et chaque destinataire verra l ensemble de la liste des correspondants Si vous voulez une gestion plus pr cise des destinataires non Fax destinataires principaux en copie et invisibles cochez la case Utiliser directement le client de messagerie pour la saisie du message et des adresses dans le programme de configuration des extensions FAXBOX FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network 79 4 10 4 Manuel utilisateur Configuration de la s lection d adresses La s lection d un grand nombre d adresses entra ne un trafic Fax important Par d faut un message d avertissement est affich quand on s lectionne plus de 10 adresses Quand un utilisateur r alise souvent des mailings ou si vous trouvez que ce nombre est trop important il e
25. Metaframe Fonctionnement du mode QuickFax Param trage par RTE INI e Cette m thode est obligatoire sous Windows 95 98 ME elle est d conseill e sur les serveurs Windows Terminal Services ou Citrix Metaframe Le programme voulant utiliser le mode QuickFax doit modifier le fichier RTE INI se trouvant dans le r pertoire d installation de Windows C WINDOWS ou C WINNT par d faut Sous Windows NT Terminal Server Edition le r pertoire contenant RTE INI est le sous r pertoire WINDOWS du profil utilisateur courant Le FAXBOX E34 Copyright 1997 2009 RTE Network i 4 10 4 Manuel utilisateur programme doit indiquer le nom d une section o seront d finis les param tres utilis s pour l envoi Ce nom est libre il est indiqu dans la variable QuickFaxPrint de la section FAX General par exemple FAX General QuickFaxPrint QF_Params Avant de lancer l impression il est n cessaire de renseigner la section QF_Params avec les param tres n cessaires l exp dition Ces param tres sont d taill s au paragraphe Param tres d exp dition QuickFax Lancer l impression en envoyant le document exp dier au pilote d impression Fax Pour cela utiliser les fonctions d impression de Windows ces fonctions sont disponibles dans la plupart des langages de programmation e Quand vous ne voulez plus utiliser le mode QuickFax et revenir au mode interactif vous devez remettre la variable QuickFaxPrint de la
26. Outlook Express 5 FR D Ss Adresses s lectionn es pour l envoi Z Albert DUPONT 0102030405 AA Albert EINSTEIN 0102030404 H BA Albert EINSTEIN einstein science cor Blaise PASCAL 0102030406 S l tout gt gt gt SA Thomas EDISON edison science con S lectionner gt lt Copier Nouveau Modifier Effacer Retirer Retirer tout l Ajouter automatiquement les nouveaux correspondants Annuler e Le menu d roulant permet de choisir le carnet d adresses affich dans la liste de gauche Le bouton permet de s lectionner un nouveau fichier contenant un carnet d adresses Ce fichier peut tre vide ou provenir de l exportation de donn es effectu e partir de carnets d adresses d autres applications Pour supprimer un carnet d adresses de la liste il faut supprimer ou renommer le fichier attach lors de la d finition du carnet d adresses e Les destinataires peuvent tre joints soit par Fax par E mail ou par les deux types d adresses Quand un destinataire poss de les deux types d adresses dans l exemple Albert EINSTEIN les deux adresses sont affich es dans la liste ce qui permet de s lectionner le type d adresse utiliser Fax ou E mail e La liste de droite contient les Adresses s lectionn es pour l envoi Ces adresses peuvent provenir de diff rents carnets d adresses ou avoir t saisies dans la bo te d envoi de message e Quand la case
27. SOCIETE Enregistrement 0489871099 Albert DUPONT ACME 1 Enregistrement 0100000000 Nicolas DURAND La Soci t 2 Si vous faites l envoi depuis le pilote d impression ou depuis le programme Envoyer un mailing le nom du fichier est libre Si vous faites l envoi depuis un client de messagerie le nom est obligatoirement e _MAILING CSV ou _MAILING DBF Constitution du mod le de Fax Le mod le de Fax est un fichier FCD Plusieurs m thodes sont possibles pour r aliser ce type de fichier e A partir du pilote d impression par d tection automatique des champs personnalisables dans le document imprim La syntaxe est XXX o XXX est le nom du champ tel qu il se trouve dans la base de donn es Avec la base d exemple on peut utiliser FAX NOM et SOCIETE e A partir du pilote d impression en visualisant le Fax en cours d impression puis en lenregistrant apr s avoir ventuellement ajout des champs manuellement e Depuis le Visualisateur de Fax en constituant directement le document partir d images TIFF ou BMP existantes Quand on entre les champs directement par un traitement de texte la place r serv e pour le remplacement des champs est celle qui est occup e par le mot cl lui m me Il est possible de r server une place plus grande en faisant suivre le nom du champ par par exemple NOM Les caract ristiques typographiques du champ sont celles qui sont utilis es par le mot cl
28. Vous ne devez utiliser aucune de ces fonctions En effet m me si vous imprimez en utilisant l imprimante FAXBOX cette fonction ne permettra pas la s lection automatique des destinataires le num ro de Fax sera demand une seule fois et toutes les lettres seront envoy es ce num ro e Cliquez sur le bouton RTE QuickFax on vous demande les derni res informations de configuration et le publipostage est lanc Les documents personnalis s sont affich s un un et envoy s FAXBOX ce processus peut tre long plusieurs minutes en fonction du nombre d enregistrements et de la rapidit d acc s aux donn es Le bouton Y permet d interrompre la fusion dans ce cas les documents qui ont d j t g n r s seront soumis au serveur FAXBOX en cas d erreur demandez l administrateur d interrompre le processus d envoi Param tres RTE QuickFax Param tres RTE QuickFax Champs d identification du destinataire T l copie_Bureau Nom C Envoi suspendu C Envoi en p riode conomique annuler e Vous devez s lectionner dans la liste Fax le champ o sont d finis les num ros de Fax des destinataires e Le champ Nom permet d indiquer le champ de la base de donn es qui sera affich sur la page de garde ou dans les listes d envoi des Fax Son utilisation n est pas obligatoire e S lectionnez le type d envoi Si FotoWin est install vous pouvez utiliser Envoi suspendu les fax apparaissent alo
29. XBOX Copyright 1997 2009 RTE Network FAXRBOX Manuel utilisateur Pr sentation FAXBOX vous permet d envoyer et de recevoir des Fax et des SMS sans installer de mat riel en utilisant le protocole SMTP envoi de messages par Internet Vous pouvez envoyer des Fax depuis e Votre client de messagerie SMTP y compris un Webmail aussi simplement qu un Email e Votre copieur multifonctions s il permet d envoyer des Email fonction Scan to Mail et qu il est connect un serveur SMTP Les applications Windows en utilisant le pilote d impression FAXBOX par la fonction Fichier Imprimer e Depuis le site Web https www httpsdomain net FAXBOX Web SentHistory aspx Vous pouvez recevoir des Fax e Dans votre client de messagerie de la m me mani re qu un email Vous pouvez consulter le trafic Fax mis et re u e Depuis le site Web https www httpsdomain net FAXBOX Vous pouvez envoyer des SMS depuis e Les extensions client FAXBOX RTE SMS e Votre client de messagerie aussi simplement qu un Email e Depuis le site Web https www httpsdomain net FAXBOX Web sms aspx A propos de cette documentation Les exemples qui se trouvent dans cette documentation ont t r alis avec Microsoft Outlook Express 6 0 Ils s appliquent galement aux autres versions d Outlook Express ainsi qu aux autres clients de messagerie SMTP Il existe des versions sp cifiques de ce manuel pour les clients de messager
30. au moment de l criture de ce manuel Quand l installation est correctement effectu e une nouvelle barre d outils est affich e RTE QuickFax di elle permet de d marrer la macro avec le bouton RTE QuickFax et de l arr ter avec le bouton di Fonctionnement de la macro QuickFax La macro QuickFax s appuie sur la fonction de Fusion et publipostage de Word il est n cessaire de cr er un document mod le et de cr er ou de sp cifier une liste de destinataires avec cette fonction Cette documentation d taille le fonctionnement avec Microsoft Office Word 2003 il est similaire avec les versions pr c dentes de Word Lancer la fonction de Fusion et publipostage e Menu Outils Lettres et publipostage Fusion et publipostage e Un assistant est affich S lection du type de document e S lectionnez Lettres o Cliquez sur Suivante Document de base FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network 71V 4 10 4 Manuel utilisateur S lection du document de base e Indiquez comment vous souhaitez composer vos lettres e Si vous s lectionnez un document existant et qu il a d j t utilis pour un publipostage la derni re base des destinataires utilis e est automatiquement s lectionn e e Dans cet exemple on s lectionne Utiliser le document actuel e Cliquez sur Suivante S lection des destinataires S lection des destinataires Utilisation d une liste existante vous pouvez s lectionner une bas
31. aut le message re u est au format HTML et il contient les deux premi res pages du Fax directement dans le corps du message Dans le cas o votre client ou votre serveur de messagerie ne supporte pas ce format l administrateur peut demander de recevoir les informations au format HTML Simplifi sans les images incluses ou au format texte TXT Le fax complet en pi ce jointe au format PDF ou TIFF Si le format utilis par d faut PDF ne vous convient pas l administrateur a la possibilit de le modifier Si vous voulez imprimer le Fax re u il est conseill d ouvrir la pi ce jointe et de imprimer directement depuis l application qui la visualise plut t que d imprimer directement le contenu du message FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network i 4 10 4 Manuel utilisateur Envoyer un SMS Vous pouvez envoyer un SMS e Depuis votre client de messagerie e Depuis les extensions client FAXBOX e Depuis votre navigateur Internet se reporter au chapitre Naweb 3 Depuis le client de messagerie Nouveau message Fichier Edition Affichage Insertion Format Outils Message 2 Gi Envoyer 0601020304 rtesms com EE Objet Mon premier envoi de SMS arial Test de FAXBOX Entrez directement l adresse SMS dans la zone A Vous pouvez utiliser l un des formats suivants e num ro rtesms com e nom num ro rtesms com Rappel une adresse SMTP correcte ne doit pas cont
32. cement Commentaire Imprimante virtuelle RTE COM Services Fax Rechercher une imprimante tendue de pages Tout Nombre de copies 1 3 O Pages 1 65535 Jh Hl fl Entrez un num ro ou une tendue de pages Par exemple 5 12 FAXBOX EDE Copyright 1997 2009 RTE Network iV 4 10 4 Manuel utilisateur Envoyer la t l copie par la messagerie Pour ajouter un autre document ce fax imprimer nouveau sans fermer cette fen tre 0489871099 Ajouter gt KE m Albert DUPONT Soci t Le soci t des scientifiques Retirer tout 9 Adresses ODBC Adresses Page de Garde v Options Ne pas envoyer la page de garde et le message aux destinataires Fax C Envoyer un mailing Objet titre Mon premier Fax envoy par le pilote FAXBOX Mon premier Fax envoy par le pilote FAXBOX Annuler Le contenu de ce message est envoy sur la page de garde une page Visualiser Enregistrer e Pour chaque destinataire Fax vous devez sp cifier le num ro de Fax et optionnellement le nom et le nom de la soci t Vous pouvez sp cifier plusieurs destinataires en utilisant le bouton Ajouter e Le bouton Adresses vous permet d acc der des carnets d adresses contenant les num ros de Fax Cette fonction sera expliqu e en d tails par la suite e L objet vous permettra d identifier le Fax dans les l ments envoy s de
33. des dans l objet ou le corps du message Cela n est pas n cessaire quand vous utilisez l interface d envoi FAXBOX les commandes sont accessible par l interface utilisateur et incluses dans le fichier _RTEFAX_ TXT joint au message La syntaxe compl te permet de sp cifier l ensemble des informations affich es sur la page de garde num ro nom du destinataire soci t le compte de facturation le nom de la page de garde et des commandes pour le traitement du message Pour qu une adresse soit valide il faut au minimum sp cifier le num ro de Fax f num ro sauf quand on sp cifie les valeurs par d faut avec la commande DEFAULT Quand les commandes FAX et DEFAULT sont incluses dans l objet ou le corps du message elles sont effac es par FAXBOX et ne sont pas visibles sur le Fax Syntaxe Explication Exemple F Num ro du Fax obligatoire 0102030405 N Nom du destinataire Pascal DURAND C Nom de la soci t du destinataire Banque de l Est Identifiant fax utiliser CSID 33 0 1 12 13 14 15 S Nom de la page de garde utiliser Urgent Attention la page de garde doit exister sur le Serveur A Compte de facturation P T l phone du destinataire info sur la page de garde X N de Fax de l exp diteur info sur la page de garde E Nom de l exp diteur info sur la page de garde K Accus d envoi
34. des l ments Cette zone contient la liste des l ments qui r pondent la recherche en base selon le filtre s lectionn La pr sentation de cette liste est diff rente selon qu il existe ou non des regroupements par cat gorie Le nombre d l ments retourn s par la recherche ainsi que le nombre de lignes affich es dans une page de la liste sont configurables dans l onglet Personnaliser Les performances globales sont affect es par les param tres que vous utilisez si vous trouvez que la r activit des listes n est pas suffisante diminuez le nombre d l ments par page Quand il y a des regroupements ils sont effectu s sur la page courante il est donc possible que des l ments ramen s par une recherche ne se trouvent pas un regroupement parce qu ils sont dans la liste affich e La case cocher permet de s lectionner ou d s lectionner individuellement chaque ligne Vous pouvez s lectionner une ligne unique les autres lignes seront d s lectionn es en cliquant dans la ligne mais en dehors de la case cocher Vous pouvez s lectionner un groupe de lignes avec la souris ou en cliquant en dehors des cases cocher en appuyant sur les touches Maj ou Ctrl Zone 8 Pagination Cette zone est affich e quand tous les enregistrements ramen s par une requ te ne peuvent pas tre affich s sur une seule page Elle permet d afficher les enregistrements d une autre page La taille des
35. des colonnes qui ne seraient pas affich es Pour que la recherche Full text soit disponible il est n cessaire que la base de donn es utilis e supporte cette fonction cela n est pas le cas de SQL Express et que l indexation Full text ait t configur e se reporter au manuel d installation de Naweb 3 et au manuel de r f rence de la base de donn es utilis e Le filtrage avanc permet galement la recherche des Fax entre deux dates donn es Changement de mot de passe L action Mot de passe vous permet de modifier votre mot de passe en sp cifiant l ancien et le nouveau mot de passe Utilisez cette fonction apr s la cr ation de votre compte par l administrateur le mot de passe que vous fournit l administrateur est g n r automatiquement Si vous avez oubli votre mot de passe un administrateur peut en g n rer un nouveau automatiquement selon la configuration de Naweb ce nouveau mot de passe vous est envoy par email ou directement par l administrateur il est conseill de modifier ce mot de passe d s la premi re connexion Administrer Le bouton Administrer permet des actions diff rentes en fonction du r le d administration de l utilisateur connect Utilisateur sans pouvoir Le bouton n est pas affich ce type d utilisateur n a pas de pouvoir d administration Utilisateur avec pouvoir Le bouton est affich dans la partie gauche de l cran il permet de modifier les param tr
36. destinataire Cette base de donn es peut aussi contenir plusieurs autres champs qui seront utilis s pour personnaliser le document e Un fichier mod le au format FCD provenant de l impression d un document par le pilote FAXBOX ou fabriqu avec le Visualisateur de Fax Ce fichier mod le peut contenir des champs de personnalisation qui seront remplac s par les donn es aff rentes chaque destinataire par le connecteur d interfaces Plusieurs m thodes d envoi sont possibles e Depuis le pilote d impression FAXBOX automatiquement quand des champs de mailings sont d tect s dans le document imprim ou manuellement en cliquant sur le bouton Envoyer par mailing e Depuis le menu Tous les programmes Extension client FAXBOX Extensions client Envoyer un mailing FAXBOX 43 Copyright 1997 2009 RTE Network 79 4 10 4 Manuel utilisateur e Depuis un client de messagerie SMTP FAXBOX 44 Copyright 1997 2009 RTE Network i 9 4 10 4 Manuel utilisateur Constitution de la base de donn es Cette base de donn es contient la fois le num ro de Fax dans destinataires dans le champ FAX et d autres champs dont le nom est libre et qui pourront servir pour la personnalisation des Fax Les formats support s sont e CSV Texte d limit par des e TXT Texte d limit par des tabulations e DBF Format dBase III Exemple de fichier Ligne d ent te FAX NOM
37. e pas surcharger le serveur en exploitation normale Dans ce cas m me si vous confirmez l op ration plus t t le mailing ne d marrera qu la date et l heure indiqu e Bon tirer On appelle Bon tirer un Fax d exemple destiner v rifier que la fusion des champs et que la mise en page du Fax correspond ce qu on attend Il peut tre envoy par Fax ou par email une personne qui n est pas n cessairement dans la base de donn es Quand le bon tirer est envoy par email le Fax se trouve en pi ce jointe au format TIFF ou PDF selon la configuration du connecteur d interfaces Le bon tirer est pr c d d une page de garde sp cifique indiquant son destinataire la conduite tenir notamment la personne qui il faudra confirmer l envoi La gestion du processus de validation reste manuelle Une fois le bon tirer accept le gestionnaire du mailing doit confirmer le d but de l op ration manuellement D roulement du mailing Le mailing est pr par sur un poste de travail donn es et mod le e TIlest soumis au Connecteur d interface soit depuis le pilote d impression soit depuis un client de messagerie e La base de donn es est analys e par le Connecteur d interface un identifiant de mailing est g n r si une confirmation a t demand e elle est envoy e au gestionnaire du mailing sinon le mailing est r alis e S il y a une demande de bon tirer un Fax d exemple est r
38. e de donn es ou un fichier Si vous utilisez Foto Win les annuaires partag s se trouvent sur le serveur dans le partage r seau Serveur FotoWin annuaire vous pouvez s lectionner le fichier DBF qui vous convient Si les extensions client FAXBOX sont install es les annuaires sont des fichiers texte au format CSV s lectionnez le fichier qui vous convient Si vous voulez utiliser un carnet d adresses Lotus Domino Notes vous devez d abord lexporter au format CSV avec le client Lotus Notes Pour utiliser le carnet d adresses Windows Outlook Express WAB vous devez d abord l exporter partir d Outlook Express ou de WAB en utilisant le menu Fichier Exporter Autre carnet d adresses et en s lectionnant le type Fichier texte valeurs s par es par des virgules e S lection partir des contacts Outlook il est n cessaire que Microsoft Outlook soit install sur la machine Choisissez un dossier de Contacts dont les fiches contiennent des num ros de Fax e Saisie d une nouvelle liste vous devez en plus des champs de fusion cr er un champ FAX qui contiendra les num ros des destinataires Si vous ne vous servez pas de l un des champs pr d finis par exemple le t l phone vous pouvez aussi l utiliser pour sp cifier les num ros de Fax Entrez manuellement la liste des destinataires et les infos de fusion correspondantes La base saisie est stock e dans un fichier MDB que vous pourrez ensuite r utiliser
39. e n est pas sp cifi e Quand vous faites un envoi depuis un MFP et que celui ci ne demande pas de vous identifi l accus d mission est envoy l adresse de r ponse ou exp diteur sp cifi e par d faut dans le MFP Quand vous effectuez un envoi anonyme l accus d mission est envoy une adresse sp cifi e sur le serveur par l administrateur FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network FAXRBOX Manuel utilisateur Recevoir un Fax Fonctionnement La r ception des Fax n est pas une fonction dont vous avez directement la ma trise Un ou plusieurs num ros de Fax sont attribu s votre entreprise Pour chaque num ro de Fax il est possible de d finir une ou plusieurs adresses Email qui re oivent les Fax L administrateur dispose des outils lui permettant de d finir l attribution des Fax vous devez lui adresser vos demandes concernant la r ception ou la non r ception des Fax ainsi que pour la s lection du format du fichier joint contenant le Fax Quand un Fax est re u par plusieurs adresses Email les l ments sont dupliqu s les effacements et les modifications r alis es sur sa propre copie du Fax sont sans influence sur les autres copies pouvant exister Le Fax re u est galement stock dans une base de donn es sur le serveur cette base peut tre consult e par Internet dans ce cas les modifications sont visibles par tous les utilisateurs de la base El ments re us Par d f
40. enir d espace Si vous sp cifiez un nom de destinataire ou de soci t remplacez les espaces par des _ Par exemple Albert_Dupont 0489871099 rtesms com Donn es prises en compte Objet et corps du message L objet et le corps du message sont repris dans le corps du SMS Notez que la taille maximum d un SMS est de 160 caract res FAXBOX permet de g n rer plusieurs SMS de 160 caract res pour un message SMTP le maximum de SMS g n r s pour un message est de 9 FAXBOX 17 Copyright 1997 2009 RTE Network FAXRBOX Manuel utilisateur Documents joints Les documents joints ne sont pas envoy s par SMS Enregistrement dans le carnet d adresses Vous pouvez enregistrer les correspondants habituels dans le carnet d adresses de la messagerie Vous devez sp cifier l adresse SMS dans l adresse de messagerie au format d crit au chapitre pr c dent Si vous voulez joindre un m me correspondant par Email et par SMS vous devez cr er deux entr es dans le carnet d adresses Si vous voulez que le nom apparaisse dans l historique d envoi vous devez le sp cifier dans l adresse Albert_Dupont 0601020304 rtesms com Les champs T l phone mobile ne sont pas utilis s pour l adressage Propri t s de Albert DUPONT Nom Domicile Bureau Personnel Autre NetMeeting Identificateurs num riques C Entrez ici le nom et l adresse de messagerie de ce contact Pr nom Albert Deuxi me Nom DUPONT
41. es FAXBOX de l utilisateur courant La liste des champs modifiables est fix e lors de l installation de Naweb Administrateur Le bouton est affich dans la partie droite de l cran il permet d administrer l ensemble des utilisateurs et les Fax de groupe de l unit d organisation laquelle l utilisateur courant appartient ces fonctions sont d crites dans le Manuel administrateur FAXBOX 29 Copyright 1997 2009 RTE Network i 4 10 4 Manuel utilisateur Extensions client FAXBOX Installation Les extensions client FAXBOX sont disponibles en t l chargement sur http www faxbox com download setup exe e Elles comportent des fonctions de base pilote d impression envoi de message Fax et de documents l envoi de SMS et des fonctions avanc es e Les fonctions avanc es ne sont pas install es par d faut Lors de l installation ou de la mise jour des Extensions client FAXBOX vous devez choisir une Installation personnalis e et s lectionner les modules optionnels T Assistant RTE Software de RTE COM Services Client Add Ins Installation personnalis e S lectionnez les fonctions du programme que vous souhaitez installer Pour modifier les param tres d installation d une fonction cliquez sur l ic ne correspondante dans Description de la Fonction Pilote d impression Fax vers la messagerie Pilote d imprimante Fax Visualiseur de Fax Outils QuickFax Outils de suivi d activit Adres
42. ffich es dans la liste En effet le nombre d adresses peut tre tr s important et l op ration d affichage peut tre longue surtout en cas de s lection de la base compl te ou de requ te SQL Vous pouvez ajouter manuellement des adresses ou en s lectionner d autres dans les carnets d adresses de la messagerie Le Fax sera envoy toutes les adresses apparaissant dans la liste et toutes les adresses s lectionn es dans la base ODBC Les doublons sont automatiquement supprim s Vous pouvez v rifier et modifier les adresses ODBC s lectionn es tant que l envoi n a pas t effectu en cliquant sur le bouton Adresses ODBC La base s lectionn e est toujours la m me pour en changer vous devez annuler l envoi et recommencer l exp dition Gestion des mailings Ce mode de fonctionnement permet d envoyer un Fax personnalis ou non un grand nombre de destinataires La fabrication des Fax personnalis s est effectu e par le connecteur d interfaces Contrairement aux autres m thodes d envoi en nombre on ne re oit pas autant d accus d mission que de destinataire mais un seul rapport envoy automatiquement la fin du traitement et contenant la liste des destinataires et l tat d mission correspondant Les l ments fournir sont e Une base de donn es au format CSV Texte d limit ou DBF dBase contenant au minimum le champ Fax dont la valeur sera utilis e pour fixer le num ro de Fax du
43. g non modifiable contenant uniquement les pages r ellement transmises S SecureFax seul le rapport de transmission est conserv sur le serveur Il est impossible un tiers de lire le contenu du Fax X Force l approbation d envoi Ces commandes peuvent tre combin es FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network FAXRBOX Manuel utilisateur Envover des SMS Le Client RTE SMS des Extensions FAXBOX permet D envoyer des SMS un ou plusieurs destinataires D utiliser des param tres d envoi avanc s De conserver l historique des SMS envoy s par ce programme De g rer un annuaire sp cifique de destinataires SMS L envoi SMS est r alis par SMTP envoi d un email L accus d mission est re u dans le client de messagerie classique qui g re l adresse SMTP de l exp diteur Envoi du SMS Envoi d un message court SMS Destinataires Albert DUPONT lt 33601020304 gt Message Pierre DURAND gt Options d envoi Envoi imm diat O Envoi diff r 16 01 2006 w 09 54 45 Classe du message lt 4 gt Classe non sp cifi e P riode de validit Maximale v Priorit Normale Recevoir l accus de remise au mobile du destinataire Gestion des messages longs C Autoriser le d coupage des messages en plusieurs messages courts En t te de message amp P Page amp T Total Objet Titre non transmis au de
44. ie d entreprise e Microsoft Outlook Office avec Exchange Lotus Notes avec Domino Si vous disposez de l une ou l autre de ces messageries reportez vous aux documentations sp cifiques de FAXBOX Cette documentation tient compte d l ments sp cifiques votre soci t Si vous la communiquez d autres soci t s 1l est possible que les noms de domaine ne puissent pas tre utilis s tels quels FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network FAXRBOX Manuel utilisateur Informations sp cifiques votre soci t Domaine de messagerie pour l envoi des Fax faxbox com Pour envoyer un message entrez num ro faxbox com dans la zone destinataire lors de l envoi du mail Domaine de messagerie pour l envoi des SMS rtesms com Pour envoyer un SMS entrez num ro rtesms com dans la zone destinataire lors de l envoi du mail L objet et le contenu texte du message seront envoy s par SMS Adresse Internet pour la consultation du trafic https www httpsdomain net FAXBOX T l chargement des extensions client FAXBOX http www faxbox com download setup exe FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network FAXBOX Manuel utilisateur Envoyer un Fax Vous pouvez envoyer un Fax Depuis votre client de messagerie e e Depuis un copieur MFP ou scanner ayant l option Scan to mail e Depuis le pilote d impression e Depuis votre navigateur Internet se reporter au chapitre Naweb 3 Dep
45. ilisateur ou Fax de groupe La case Utiliser le compte de facturation du nouveau propri taire permet de modifier le compte de facturation existant FAXBOX 24 Copyright 1997 2009 RTE Network 71V 4 10 4 Manuel utilisateur En mode Visualisation standard les listes de groupes OU et de propri taires contiennent des l ments qui font partie du groupe OU de l utilisateur ou d une OU fille Il n est pas possible d affecter le Fax une OU parent ou s ur En mode Visualisation avanc e il est possible d affecter le Fax en dehors de limites d OU li es l ancien propri taire on peut aussi visualiser et r affecter les Fax d utilisateurs effac s ou qui n ont pas acc s Naweb R exp dier Cette action s applique un ou plusieurs Fax Quand vous s lectionnez plusieurs Fax chaque Fax est r exp di individuellement si ces Fax avaient des destinataires diff rents aucun num ro est affich si vous laissez la zone Num ro vide les Fax sont r exp di s leurs destinataires originaux si vous entrez un nouveau num ro ils seront tous r exp di s au num ro sp cifi Exporter Cette action s applique soit aux Fax s lectionn s dans la liste soit l ensemble des Fax qui r pondent la requ te de filtrage courante Si la base contient un nombre important de Fax notamment s il y en a plus de 1000 qui r pondent la requ te de filtrage courante
46. in il est possible d exporter les carnets d adresses ce format en passant par l interm diaire d une application lisant le format dBase et permettant l enregistrement au format CSV Les produits Microsoft Excel ou Access permettent cette op ration Pour les produits Exchange Outlook 2000 XP 2003 Outlook Express 5 6 Eudora light les formats sont reconnus automatiquement Par d faut le carnet d adresses permet d utiliser le champ Fax et le champ E mail Si vous ne voulez jamais envoyer des E mails depuis le pilote d impression videz le contenu du champ E mail lors de la correspondance ou supprimez les adresses E mail du fichier CSV Notez que si ce fichier provient d une exportation de votre client de messagerie et que vous avez enregistr des adresses Fax au format SMTP num ro faxbox com elles ne seront pas prise en compte dans l annuaire FAXBOX Accus d mission Quelle que soit la m thode choisie pour l envoi vous pouvez recevoir un accus d mission ou de non remise dans votre bo te aux lettres il contient e Les informations techniques sur l envoi exp diteur destinataire e En cas de non remise la raison de l chec e Les deux premi res pages du Fax visibles directement dans le message e Un document joint contenant l ensemble du Fax L adresse laquelle l accus d mission est envoy est e En priorit l adresse de r ponse e L adresse de l exp diteur quand l adresse de r pons
47. joint Fax soumis au serveur O par d faut 1 en cas d erreur 2 en cas de succ s 3 toujours 4 jamais H T l phone de l exp diteur info sur la page de garde O Nom de la soci t de l exp diteur info sur la page de garde T Date et heure d envoi sous la forme stricte 19980807123500 AAAAMMJJHHMMSS FAXBOX 52 Copyright 1997 2009 RTE Network iV 4 10 4 Manuel utilisateur Syntaxe __ Explication Exemple M Commandes Mode NEI N normal 200 x 100 dpi H haute 200 x 200 dpi Pour envoi I imm diat force l envoi pour ce destinataire quand le message est envoy en mode diff r ou R solution en p riode conomique normale E conomique force l envoi en p riode P riode conomique pour ce destinataire quel que soit le conomique mode d envoi du message Un seul essai 1 9 permet de fixer le nombre maximal d essais en cas d occupation de la ligne D Ne pas envoyer de page de garde s il y a un fichier attach Pxxx Force l utilisation d une priorit xxx de 32000 32000 Mxxx Force l utilisation d une plage de lignes Xxx peut tre un chiffre seul indiquant un num ro de ligne une plage par exemple 1 2 ou 0 pour utiliser toutes les lignes disponibles en mission C CertiFax l envoi du Fax est certifi par le fournisseur l accus d mission est un fichier PDF prot
48. l email du Fax de groupe comme adresse exp diteur Consultation du trafic Il existe plusieurs niveaux de consultation FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network FAXRBOX Manuel utilisateur e Visualisation standard Permet de voir son propre trafic ainsi que celui des Fax de groupe auxquels on est rattach Dans ce mode on peut attribuer ses propres Fax d autres utilisateurs ou Fax de groupe qui se trouvent dans la m me OU Unit d organisation Ce mode est accessible l ensemble des utilisateurs e Visualisation avanc e Permet de voir le trafic des autres utilisateurs et des Fax de groupe de son OU Unit d organisation il n est pas n cessaire d tre rattach un Fax de groupe pour voir son trafic Il est possible de changer l affectation des Fax entre les utilisateurs de son groupe OU y compris pour les utilisateurs effac s de l annuaire ou qui n ont pas acc s Naweb Ce mode d administration des affectations est accessibles aux utilisateurs d sign s par l administrateur Les fonctions li es la transmission des Fax envoi r exp dition r ponse ne sont pas disponibles dans ce mode Ce mode peut ne pas exister dans certaines configurations de Naweb ou tre d sactiv lors de l installation du produit Page d accueil Connexion Dans certaines impl mentations de Naweb 3 cette page n existe pas vous tes directement connect Naweb 3 en
49. mailing Envoyer la t l copie par la messagerie 6 Pour ajouter un autre document ce fax imprimer nouveau sans fermer cette fen tre Donn es C Documents and SettingsAdministrateur RTETEST Mes la Mod le C Program Files RTENRTE FAX SMTP Client Add Ins Spo l Editer j Options d envoi EE entrez une adresse e mail Gestionnaire du mailing vide exp diteur du message Compte de facturation MAILING Programmer le mailing O D s que possible O P riode conomique 28 04 2006 23 00 C Envoyer en haute r solution Demander une confirmation avant l envoi du mailing Envoyer un mailing Objet titre OP Mailing TEST Envoyer zech Envoyer un bon tirer Annuler _ Fax ou Email 0489871099 D une page Nom du contact Alphonse DELFAX TTA Si ee Visualiser Soci t M8ILEURS ASSOCIES nregistrer Titre Monsieur L interface d envoi de mailing est appel e depuis le programme Envoyer un mailing ou depuis le pilote d impression quand on clique sur la case Envoyer un mailing Les champs Donn es et Mod les permettent respectivement de s lectionner la base de donn es et le fichier mod le Les boutons permettent de s lectionner d autres fichiers et les boutons Editer de les afficher et de les modifier Quand il y a eu une d tection automatique des champs dans un fichier imprim
50. mettent de se d placer dans la table et de visualiser diff rents enregistrements FAXBOX 41 Copyright 1997 2009 RTE Network i 4 10 4 Manuel utilisateur Une fois les associations termin es et l enregistrement de la source effectu e il ne reste plus qu choisir les enregistrements des adresses Fax S lection des enregistrements S lection Choix des enregistrements Filtrer les enregistrements Trier les enregistrements Requ te avanc e Enregistrements affich s 250 FAX NOM 489871099 Test RTE Network 102030002 Albert EINSTEIN Scientifiques 102030003 John DOE ACME 102030004 Jane DOE ACME 102030005 Henri DUPONT Les moustaches 6 Ren DUPOND Les moustaches 7 Paul BERGER Moutons amp Co Base Romain Y Table Mailing 100000 csv Ajouter _ Y 7 F4 Enregistrements s lectionn s 2 FAX NOM COMPANY 102030002 Albert EINSTEIN Scientifiques 102030004 Jane DOE ACME La liste du haut vous permet de visualiser tous les enregistrements de la table s lectionn e dans la base de donn es La liste du bas visualise les enregistrements s lectionn s pour FAXBOX Les boutons Enlever permettent soit la suppression des enregistrements s lectionn s soit la suppression de tous les enregistrements de la liste de sortie La base de donn es originale n est pas modifi e L onglet Choix des enregistrements Permet de s lectionner directement un ou plusieurs enregistrements Les boutons Ajou
51. n permet aussi d afficher la liste des fichiers et d effacer ceux qui ne sont pas utiles Les fichiers seront transform s sur le serveur dans l ordre op ils ont t s lectionn s Envoyer en tant que Cette liste permet de choisir qui sera attribu le Fax envoy il peut s agir de l utilisateur courant ou de l un des Fax de groupe qui lui sont rattach s Quand un fax est envoy depuis un client de messagerie on peut sp cifier un Fax de groupe en utilisant la fonction Envoyer en tant que Il est possible que cette liste ne soit pas visible voir le manuel d installation de Naweb dans ce cas l exp diteur est toujours l utilisateur lui m me Num ro de Fax Cette zone vous permet de saisir un ou plusieurs num ros de Fax pour entrer plusieurs num ros les s parer par des virgules Page de garde Les champs Nom Soci t Objet Titre et Message sont affich s sur la page de garde Quand vous sp cifiez plusieurs num ros les m mes informations sont utilis es pour tous les destinataires dans ce cas il est conseill de ne pas envoyer la page de garde ou d effectuer des envois successifs pour chaque destinataire Il est possible de ne pas envoyer la page de garde quand il y a au moins un fichier joint FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network 79 4 10 4 Manuel utilisateur Personnaliser l affichage des journaux i 4 Personnaliser Nb de fax recherche
52. nt en utilisant la variable SignalEnd pour attendre que le Fax soit trait ou annul La variable RunOnce permet de d finir que le mode QuickFax n est utilis qu une fois la cha ne QuickFaxPrint est supprim e la fin du premier envoi Cette m thode est utilisable quand ce n est pas le m me programme qui met en place QuickFax et qui r alise l impression notamment quand on soumet l impression de documents directement FAXBOX La valeur 1 permet d utiliser cette fonction Quand la base de registres est utilis e cette variable est du type DWORD La variable SignalEnd permet de demander ce que la fin du traitement Fax soumis au serveur soit signal e Pour utiliser cette fonction mettre SignalEnd 1 et attendre le passage une valeur diff rente de 1 Les valeurs possibles sont Le processus de signalisation n est pas utilis La signalisation est demand e Le processus est termin le Fax a t soumis au serveur Le processus est annul le Fax n a pas t soumis au serveur LA D ba O FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network iV 4 10 4 Manuel utilisateur Format du fichier d adresses Ce fichier est au format texte il utilise le jeu de caract res ANSI de Windows Chaque ligne termin e par lt CR gt ou lt CRLF gt contient les informations pour un destinataire Les champs sont s par s par un des caract res suivants lt gt virgule lt gt point virgule lt Tab gt tab
53. on num ro lors de l envoi En dehors de la s lection automatique des num ros de destinataires les fonctions disponibles sont les m mes que pour l action Faxer Faxer e SS Cette action permet d envoyer un Fax vous pouvez sp cifier un ou plusieurs destinataires Pour les utilisateurs qui ne disposent pas d une adresse de messagerie cette m thode est la seule qui permet d envoyer un Fax FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network iV 4 10 4 Manuel utilisateur Envois FAX G Heft t D Vous pouvez ajouter des documents gr ce au bouton Attacher Envoyer ES Emwoyer Annuler Envoyer en tant que D veloppement M Selectionner un document en cliquant sur parcourir Fax 0102030405 D s que possible puis l attacher en cliquant sur le bouton Joindre Nom John DOE O 23 10 2007 09 03 2 O Soci t ACME we frais de d placements xis Page de garde Standard b Objet Titre Frais de d placement Message Attacher des fichiers En passant la souris sur ce bouton la bo te de s lection est affich e Cliquez sur le bouton Parcourir pour s lectionner un fichier sur votre poste de travail La liste des formats support s est configur e par l administrateur lors de l installation de Naweb Pour attacher plusieurs fichiers repassez avec la souris sur le bouton Attacher la bo te de s lectio
54. osseosssosssososososesssess 2D FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network i 4 10 4 Manuel utilisateur NOMBRE DE FAX PAR RECHERCHE ss 3050204340306455 5 04406030 2 0004 S20 4964 ARAE 2044 28 NOMBRE DE FAX PAR PAGE TEE 28 FILTRAGE AVANCE EE 29 CHANGEMENT DE MOT DE PASSE cccccccccccccccccccccccococococooooooooonononooenononosenononenononenonononenanasn 29 ADMINISTRER 2625 0548062500290329 0424034500290300 E EE 29 CR E E Et CONFIGURATION ES D UTILISER LE CLIENT DE MESSAGERIE cccccccccccccceccccccicccsssooccccccssesesococcesensesooocceeeess 31 GESTION DES ACCUSES D E EE 31 PARAMETRES SMTP EN 32 ENVOYER UN MESSAGE PAR E EEN 33 ENVOYER DES DOCUMENTS ccccccccccccccccc000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000 DI ENVOI PAR PROGRAMMATION QUICKFAX cccccccccccocoocococoe000000000000000000000000000000000000000000000000 34 FONCTIONNEMENT DU MODE QUICKFAX ccc ccccccceceisisisesisosesososocacoooaecesececeaaceaeaeaaaeeaens 34 PARAMETRES D EXPEDITION QUICKFAX ccccccicccccccccccicicccccocccccccesoeooccccccsssoooooccenenaes 35 UTILISATION DE LA MACRO QUICKFAX POUR MICROSOFT WOR 37 ADRESSAGE PAR BASES DE DONNEES ODBC cccccccccccccccccccccccccccccccccccccocccccccccccocccccccceuaaaaa 4 SOURCE DE DONNEES POUR FAXBOX iii 40 Ke Te ER ee 41 Lean ege CEET 46 INTERFACE D ENVOI DE Ee 48 ENVOLDU SMS EE 54 PARAMETRES D ENY OD Se nd E e E E R uen 55 FA
55. our chaque base de donn es r Sources de donn es Source_Base3 Vous souhaitez C Cr er une nouvelle source Nom Ouvrir la source s lectionn e C Modifier la source s lectionn e FE Supprimer la source s lectionn e Annuler Cr ation d une source de donn es La cr ation d une source de donn es ODBC peut se faire de deux mani res FAXBOX 40 Copyright 1997 2009 RTE Network iV 4 10 4 Manuel utilisateur e Soit en utilisant l interface ODBC de Windows qui est accessible en cochant la case Ouvrir une base ODBC ou par le panneau de contr le de Windows Voir la documentation Microsoft sur l administration des sources de donn es ODBC e Soit en choisissant directement un fichier base de donn es en appuyant sur le bouton Choisir un fichier de donn es Dans ce cas le driver ODBC correspondant au fichier sera automatiquement utilis et une source de donn es ODBC sera cr e Pour les cas courants nous vous conseillons d utiliser cette m thode S lection d une table La base de donn es choisie pr c demment est ouverte et la liste des tables rattach es cette base de donn es est affich e Il faut pr sent choisir la table qui sera utilis e pour g n rer les adresses Pour cela il suffit de la s lectionner dans la liste Le bouton Options permet d afficher les diff rents types de tables La case Afficher l aper u permet de visualiser le d but des enregi
56. pages que n cessaires Cette valeur doit tre choisie en fonction des performances de votre machine plus la liste contiendra d l ments plus sa manipulation sera ralentie le code g n r taille de la page est tr s gros c est pourquoi il n est pas possible de manipuler l ensemble des l ments retourn s dans une seule page Il est conseill d utiliser au minimum une valeur permettant de remplir une page en fonction de la place disponible sur votre cran Quand plusieurs pages sont n cessaires et que le regroupement par cat gories est actif les tris n cessaires la cat gorisation sont effectu s sur le serveur sur l ensemble des donn es retourn es par la recherche chaque page contiendra une ou plusieurs cat gories afin que quand tous les l ments sont affich s la liste contienne au maximum la valeur fix e Dans ce cas il est possible que les l ments d une m me cat gorie soient affich s sur plusieurs pages successives FAXBOX 28 Copyright 1997 2009 RTE Network iV 4 10 4 Manuel utilisateur Cette valeur est prise en compte dans toutes les listes y compris dans les pages d administration des utilisateurs et des Fax de groupe voir le chapitre Administration des utilisateurs Filtrage avanc Cette valeur s applique aux actions Filtrer dans les diff rentes listes Le filtrage avanc permet notamment d utiliser la recherche en mode texte dans l ensemble des donn es y compris sur
57. police taille gras italique ATTENTION Il n est pas possible de modifier les caract ristiques dans le nom du champ lui m me par exemple NOM ne sera pas reconnu Quand on effectue l impression d un document texte contenant des champs de mailing le pilote d impression reconna t ces champs et demande s il faut les traiter en tant que champs de mailing Si vous r pondez Oui le Visualisateur de Fax est lanc et vous avez la possibilit de modifier les champs qui ont t d tect s et ventuellement d en ajouter d autres FAXBOX BCE Copyright 1997 2009 RTE Network iV 4 10 4 Manuel utilisateur Exemple de mailing R alisez votre fichier de donn es avec Excel un traitement de texte ou tout outil permettant de g n rer des fichiers au format CSV ou DBF Si vous voulez l envoyer directement par le client de messagerie son nom doit tre _MAILING CSV sinon le nom est libre e _mailing csv Bloc notes Fichier Edition Format Affichage FAX NOM SOCIETE 0489871099 Albert DUPONT ACME 0100000000 Nicolas DURAND La Soci t R alisez le document mod le partir de votre traitement de texte habituel et entrez les noms de champs en les pr fixant avec le caract re E Document WordPad Fichier Edition Affichage Insertion Format DG E l me B Arial v 10 Occidental ER ENEE CURE 31114111 5 116 1172108 179110407 1047 1 1421 0137 1 0147 IH Mon premie
58. possible de visualiser le contenu d un Fax SecureFax e Utilisez cette fonction quand il Fax ne doit pas pouvoir tre vu par un administrateur ou par une personne du m me groupe que vous CertiFax e L envoi du Fax est certifi par un organisme tiers ne d pendant ni de votre soci t ni du destinataire La valeur juridique du Fax est quivalente celle d une lettre recommand e Le destinataire re oit une page d avertissement lui indiquant la nature CertiFax de l envoi De plus chaque page contient la mention CertiFax dans la bande d informations Fax en haut du document e L accus d mission que vous recevez contient uniquement les pages qui ont t re ues par le destinataire il est crypt et non modifiable FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network iV 4 10 4 Manuel utilisateur Carnets d adresses A partir du pilote d impression ou des programmes Envoyer un message Envoyer des documents dans la bo te de saisie du message le bouton Adresses permet d acc der aux Carnets d adresses FAXBOX Il est possible de configurer les extensions clients FAXBOX pour utiliser le client de messagerie la place de l interface d crite au chapitre pr c dent Dans ce cas on utilise le carnet d adresses du client de messagerie il est n anmoins possible d utiliser en plus les carnets d adresses FAXBOX voir le chapitre Configuration du client FAXBOX S lection d adresses x
59. pour les Fax envoy s il s agit d afficher un rapport ES imprimable de la communication Selon la configuration de FAXBOX ce rapport contient les informations sur la date le correspondant les param tres de la communication et tout ou partie du Fax Comme pour la fonction Voir il est n cessaire qu une application install e sur votre poste de travail prenne en charge le format PDF utilis pour l affichage Notez que l impression n est pas r alis e directement mais qu elle est possible par Acrobat Reader une fois que le document est affich d Effacer Cette action s applique un ou plusieurs Fax Vous devez la valider en cliquant sur le bouton OK Renommer Permet de changer le titre de Fax mis ou re us s applique un ou plusieurs Fax ES Cette information n est modifi e que dans la base de donn es Quand on modifie le titre d un Fax attribu un Fax de groupe cette modification est visible pour tous les utilisateurs de ce Fax de groupe cette m thode permet donc de partager une information pour ce Fax Attribuer 2 Permet d attribuer les Fax s lectionn s dans la liste un autre utilisateur ou un Fax de groupe Attribuer ACME Paris wv Commercial Fax de groupe v a Utiliser le compte de facturation du nouveau propri taire X OK Annuler Attnibuer La premi re liste permet de s lectionner le groupe OU et la seconde le nouveau propri taire du Fax ut
60. r Fax vous devez cr er deux entr es dans le carnet d adresses Si vous voulez que le nom apparaisse sur la page de garde vous devez le sp cifier dans l adresse de messagerie par exemple Albert_Dupont 0489871099 faxbox com Les champs T l copie ne sont pas utilis s pour l adressage FAXBOX 7 Copyright 1997 2009 RTE Network Manuel utilisateur FAXBOX Propri t s de Albert DUPONT Nom Domicile Bureau Personnel Autre NetMeeting Identificateurs num riques C Entrez ici le nom et l adresse de messagerie de ce contact pr nom Fonction We Afficher w Surnom Adresses de messagerie i Ge we Ajouter Modifier Supprimer Par d faut Envoyer des messages lectroniques en texte brut uniquement FAXBOX ME Copyright 1997 2009 RTE Network 71V 4 10 4 Manuel utilisateur Depuis un copieur MFP ou un scanner Pour envoyer un Fax par FAXBOX depuis un copieur MFP ou un scanner r seau il est n cessaire quil dispose de la fonction Scan To Mail ou la fonction Fax par Internet 1 Fax et qu il fournisse les documents au format PDF ou TIFF multipages Fonction Scan To Mail e Cette fonction permet d envoyer les documents par email en saisissant l adresse du destinataire sur le MFP e Pour envoyer un Fax utilisez les m mes syntaxes que depuis votre client de messagerie o num ro faxbox com o nom num ro faxbox
61. r Mailing Nom NOM Soci t SOCIETE T l copie FAX Imprime le document actif Imprimez le document sur FAXBOX Les champs de mailing sont automatiquement reconnus Confirmez que vous voulez r aliser un mailing Envoi de t l copie par la messagerie 2 Des champs CSV ont t d tect s Voulez vous cr er un mod le de mailing S lectionnez le fichier de mailing base de donn es que vous voulez utiliser Transformation des champs mailing TEST Mes documents DEEE Changer FAX NOM SOCIETE lt FAXBOX LE Copyright 1997 2009 RTE Network iV 4 10 4 Manuel utilisateur Tous les champs d tect s dans le document mod le sont affich s dans la liste Les champs qui se trouvent dans la base de donn es sont coch s et ils seront transform s 0005 _RTE FCD Visualisateur Fax Fichier Edition Page Champ Affichage D H A fr 688 Ra on Mon premier Ma ing Soci t SOCI T T l copie FAX Les champs qui avaient des _ _____ la suite du nom ont une taille correspondante par exemple NOM et FAX Vous pouvez modifier la taille des champs directement en cliquant dessus par exemple SSOCIETE Il est possible de modifier les propri t s des champs avec le menu Champ Propri t s Vous pouvez notamment e Changer les caract ristiques typographiques des champs e Ins rer des champs Texte fixe cela est pratique quand le document d o
62. rigine est une image e Ins rer des champs de mailing qui se trouvent dans la base de donn es mais qui ne se trouvent pas dans le mod le d origine e Concat ner des champs de fusion par exemple PRENOM NOM permet de concat ner le pr nom et le nom d un contact e Sp cifier un texte contenant une partie fixe et des champs de fusion par exemple Cher Monsieur PRENOM NOM veuillez trouver ci joint notre meilleure offre Une fois que la personnalisation est termin e enregistrez le document et quittez le Visualisateur de Fax Syntaxes autoris es pour d finir les champs de fusion e Le champ ne commence pas obligatoirement par un nom de champ de fusion e Les champs de fusion commencent par suivi d une s rie de lettres ou de chiffres il est interdit de mettre un en seconde position r serv aux champs de page de garde e Les s parateurs de fin de champ sont espace virgule point point virgule CR LF TAB e Il n est pas possible de mettre un dans un champ par exemple PRIX US concat ne les valeurs des champs PRIX et US et ne repr sente pas le champ PRIX US FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network FAXRBOX Manuel utilisateur e Les mots cl s qui ne se trouvent pas dans le fichier CSV sont laiss s tels quels Par exemple si on indique PRIX US que le fichier CSV ne contient pas de champ US et que les valeurs de PRIX sont 18 et 20 on obtiendra 18 US 20 US Interface d envoi de
63. rs dans la liste d mission en mode suspendu vous pourrez les visualiser puis les envoyer depuis FotoWin si FotoWin n est pas install il n est pas conseill d utiliser le mode suspendu qui n cessiterait l intervention d un administrateur S lection des enregistrements en fonction des num ros de Fax e Les enregistrements dont le champ s lectionn comme num ro de Fax est vide sont ignor s e Quand la base contient plusieurs champs qui peuvent d finir un num ro de Fax dans le cas des contacts Outlook on a T l copie Bureau t l copie Domicile T l copie Autre seul le champ s lectionn est pris en compte Par exemple avec un contact Outlook Albert DUPONT a un champ T l copie Bureau vide et un champ T l copie Domicile renseign Si le champ T l copie Bureau est s lectionn dans les Param tres RTE QuickFax Albert DUPONT ne recevra pas de Fax si c est le champ T l copie Domicile il le recevra FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network FAXRBOX Manuel utilisateur e Si on veut envoyer le Fax en utilisant plusieurs champs Fax il faut lancer la macro RTE QuickFax autant de fois que n cessaire en s lectionnant chaque fois un autre champ dans les Param tres RTE QuickFax Dans ce cas quand un utilisateur a plusieurs champs fax renseign s il recevra le document sur chacun des num ros Il est possible de d s lectionner des enregistrements avant d appeler la macro Adressage par
64. rs et Fax de groupes de l entreprise en O Unit s d organisation et de d l guer d autres utilisateurs les fonctions d administration sur tout ou partie de l annuaire e Visualisation avanc e Il s agit d un r le suppl mentaire pouvant tre attribu aux trois types d utilisateurs d finis ci dessus par leur r le d administration Quand ce r le est attribu il permet de visualiser en plus de son propre trafic celui d autres utilisateurs qui se trouvent dans le m me groupe d administration OU Ce type de visualisation doit tre donn aux personnes qui sont charg es d attribuer le trafic d utilisateurs qui n ont pas acc s Naweb ou qui ont t effac s de l annuaire Fax de groupe Un Fax de groupe est une entit particuli re permettant qu une partie du trafic soit visible par plusieurs utilisateurs y compris en dehors de la visualisation avanc e Il poss de une adresse email qui re oit les accus s d envoi et les Fax re us cette adresse peut tre virtuelle ou r elle par exemple un dossier public Il est possible d envoyer un Fax depuis son client de messagerie et qu il soit visible par plusieurs utilisateurs en utilisant la fonction Envoyer en tant que et en sp cifiant l adresse email du Fax de groupe concern Cette notion permet galement d utiliser des imprimantes multifonctions MFP impl mentant la fonction Scan to mail en configurant
65. section FAX General blanc cha ne vide ou supprimer cette variable Param trage par la base de registres e Son utilisation est conseill e dans les environnements multi utilisateurs tels Windows Terminal Services et Citrix Metaframe e Indiquer un nom de cl utiliser dans la cl HKEY_CURRENT_USER Software RTE QuickFax Valeur cha ne QuickFaxPrint e Si nom de la cl commence par HKCU ou HKEY_CURRENT_USER la suite de la cha ne contient un emplacement par rapport la racine de HKEY_CURRENT_USER par exemple HKCU Software Mon entreprise Mon application QuickFax e Si nom de la cl commence par HKLM ou HEEN LOCAL MACHINE la suite de la cha ne contient un emplacement par rapport la racine de HKEY_LOCAL_ MACHINE par exemple HKEY_LOCAL_MACHINE Software Mon entreprise Mon application QuickFax e Dans les autres cas il s agit d une sous cl de HKEY_CURRENT_USER Software RTE QuickFax par exemple Mon application sera stock dans HKEY_CURRENT _USER Software RTE QuickFax Mon application e Pour revenir au fonctionnement normal il faut supprimer la valeur QuickFaxPrint ou y mettre une cha ne vide Param tres d exp dition QuickFax Il est possible d envoyer le m me document une s rie de destinataires dont les coordonn es sont sp cifi es dans un fichier La variable Address File contient le nom complet du fichier d adresses son format est d fini au paragraphe suivant Quand cette variable est
66. ses ODBC Client RTE SMS Cette fonction n cessite Oko d espace disque e Outils QuickFax macro de publipostage pour Microsoft Word e Adresses ODBC s lection de destinataires dans des bases de donn es tierces par interrogation ODBC Configuration e Les extensions sont pr vues pour fonctionner avec Microsoft Outlook connect un serveur Exchange Lotus Notes connect un serveur Domino ou avec un client de messagerie SMTP par exemple Outlook Express e Lors de l installation l interface la plus appropri e est automatiquement s lectionn e si vous voulez en utiliser une autre s lectionnez la manuellement e Cette configuration ne concerne que les fonctions Fax Le m me type de configuration existe pour RTE SMS l acc s se fait par le menu Fichier Param tres d envoi e Cette documentation d crit l utilisation de l interface SMTP pour les autres cas demandez la documentation ad quate votre administrateur FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network 79 4 10 4 Manuel utilisateur Z Configuration de RTE COM Services Interface d envoi des messages et de saisie des adressses s Simple MAPI SMTP int gr ou client de messagerie SMTP Outlook Expres Les num ros de Fax sont lus dans un carnet d adresses sp cifique C Utiliser directement le client de messagerie pour la saisie du message et des adresses Recevoir un accus d mission en mode interactif pilote d impres
67. sion C Recevoir un accus d mission en mode QuickFax mailing Param tres SMTP Utiliser le client de messagerie e Lors des impressions sur FAXBOX votre client de messagerie habituel sera ouvert et un nouveau message Email sera en cours de composition e L avantage de cette m thode est que le message figurera dans la liste des l ments envoy s dans le cas contraire vous ne recevez que l accus d mission comme trace de l envoi e L inconv nient est que vous ne disposez pas d une partie des fonctions d crites au chapitre Envoyer un Fax par le pilote d impression notamment le panier d impression et la possibilit de demander facilement les fonctions CertiFax et SecureFax e Quand vous utilisez le client de messagerie les param tres SMTP de celui ci sont pris en compte dans le cas contraire c est ceux que vous configurez en cliquant sur le bouton Param tres SMTP e Normalement le client de messagerie utilis est celui qui est configur par d faut sur votre poste de travail Si vous disposez de plusieurs clients de messagerie vous pouvez en s lectionner un autre en cliquant sur le bouton Param tres SMTP Gestion des accus s d mission e Vous pouvez recevoir un accus d mission pour les Fax envoy s l adresse SMTP de r ponse ou si elle n est pas pr cis e l adresse SMTP de l exp diteur e Ce param tre peut tre configur en fonction de la m thode d
68. ssage et des adresses Fax est la m me que celle qui est d crite au chapitre Envoyer un Fax par le pilote d impression e Notez que si vous faites des impressions sur l imprimante FAXBOX tout en gardant la bo te de dialogue ouverte les pages imprim es sont ajout es au message et envoy es dans le m me Fax Envoyer des documents e Cette fonction est appel e par le men D marrer Tous les programmes FAXBOX Extensions client Envoyer des documents e Permet de regrouper plusieurs documents et de les envoyer dans le m me Fax S lectionnez les documents faxer Regarder dans B Mes documents v ki Ce a i Commande Whirlpool 2 doc E Cotation technique ai Commande Whirlpool doc Coupon de r servat CA Comparatif PDFmail 1 9 doc couverture adsl 06 COMES doe El couverture adsl 06 M Cont le qualit de NetAlert doc Wl CREDIT CARD INFC a Contrat de prestations externalis e DOC EDetxmenu_src zip E gt Fichiers de type T ous les fichiers z v Nom du fichier Coupon de r servation renvoyer au secr tariat doc Liste des documents envoyer par ATE Fax Fichier Emplacement settings RomainMes docu Monter SI Coupon de r ser tettings RomainMes docu Retirer tout Retirer Retirer tout 72 QV A propos de S al Utiliser FAXBOX F e La liste des fichiers du haut permet de s lectionner un ou plusieurs fichiers vous po
69. st Microsoft Outlook Express ils ont t r cup r s automatiquement e L adresse Email est celle qui sera utilis e pour recevoir les accus s d mission des Fax que vous exp diez e Ces param tres ne sont utilis s qu en envoi SMTP direct si vous avez coch la case Utiliser directement le client de messagerie pour la saisie du message et des adresses dans la bo te de dialogue pr c dente ils seront ignor s Mode Utiliser le client de messagerie e Ces param tres ne sont utilis s que si vous avez coch la case Utiliser directement le client de messagerie pour la saisie du message et des adresses dans la bo te de dialogue pr c dente Au d part le client de messagerie par d faut est s lectionn vous pouvez en utiliser un autre en le s lectionnant dans la liste FAXBOX 32 Copyright 1997 2009 RTE Network 79 4 10 4 Manuel utilisateur e Vous pouvez demander afficher le carnet d adresses de FAXBOX avant d appeler le client Vous aurez alors la possibilit de g rer des adresses Fax de la m me fa on que celle qui est expliqu e au chapitre Envoyer un Fax par le pilote d impression Envoyer un message par Fax e Cette fonction est appel e par le menu D marrer Tous les programmes FAXBOX Extensions client Envoyer un message e Elle vous permet d envoyer un message c est dire uniquement une page de garde par Fax e L interface utilis e pour la saisie du me
70. st possible de modifier cette limite dans la base de registres Dans HKEY_CURRENT_USER Software RTE Ma lConnect SMTP Cr ez la valeur DWORD WarningMaxDest et lui affecter la valeur voulue Une valeur de OxFFFFFFFF ou de 0 signifie qu il n y a pas de limite Vous pouvez aussi masquer le bouton S lectionner tout en cr ant la valeur DWORD DisableSelectAIl et en lui affectant la valeur 1 Propri t s d un destinataire Les boutons Nouveau et Modifier permettent d afficher et de modifier les propri t s des destinataires Ces boutons ne sont pas accessibles quand le carnet d adresses est en lecture seule Modification de l adresse x Nom Albert EINSTEIN Soci t Scientifiques associ s Ba 02034 E Mail einstein science com gt gt gt m Param tres du Fax Identification CSID Page de garde Message Compte Scientifiques M Haute r solution l Envoyer en p riode conomique Annuler Les zones Fax et E Mail permettent de saisir les adresses Il est obligatoire de saisir au moins une adresse Le m me enregistrement se trouvera dans la liste une ou deux fois selon les adresses d finies Les autres zones permettent de fixer des param tres utilis s lors de l envoi par Fax uniquement Quand les param tres ne sont pas d finis au niveau du destinataire on utilise ceux qui sont sp cifi s au niveau du message de l exp diteur ou du groupe d interface sur le serveur E Cr
71. stinataire Envoy depuis RTE SMS Envoyer Annuler Cette bo te de dialogue est accessible depuis le menu Fichier nouveau message Le bouton permet d afficher le carnet d adresses SMS et de s lectionner un ou plusieurs destinataires Le contenu du message est envoy tel quel il est possible et conseill de le pr fixer par votre nom afin que le destinataire puisse vous identifier l exp diteur SMS qu il verra tant un num ro court li l op rateur L objet non transmis au destinataire vous permet d organiser le classement de vos SMS envoy s dans l historique local et dans l historique visible depuis le site Web Vous pouvez utiliser une s rie de param tres li s au protocole SMS FAXBOX 54 Copyright 1997 2009 RTE Network i 4 10 4 Manuel utilisateur Param tres d envoi Param tres SMTP SMS par internet Adresse Email sms rtesms com Si l adresse n est pas renseign e ou si vous devez la modifier demandez le fichier de configuration par email ou t l chargez le sur le site de votre fournisseur Param tres d envoi M thode d envoi Mode direct x Serveur SMTP smtp laposte net Port Adresse Email nom prenom laposte net Si le serveur SMTP n cessite une authentification entrez Compte Cette bo te de dialogue est accessible par la commande Fichier param tres d envoi e Par d faut la m thode d en
72. strements de la table s lectionn e Association des champs Cette tape permet d associer les champs de la table que vous avez choisie avec ceux utilis s par RTE FAX SESSION Champ Associ Aper u Fax VOIE 001 Nom PROPRIO Soci t SERVICE lt Public gt T l phone NUMERO 03 89 78 10 Identifiant FAX_ID R T E KA Page de garde Compte de fa Commandes RESOL Y 5 Ki 1 ril Associer le champ Dissocier le champ Associer automatiquement Dissocier tous les champs lt Pr c dent Suivant gt Annuler Pour faire le lien entre la base de donn es et FAXBOX il faut associer les champs n cessaires FAXBOX avec certains champs de la base Le champ Fax contenant le num ro de Fax du destinataire est obligatoire Les champs utilisables avec FAXBOX sont affich s dans la premi re colonne la deuxi me colonne visualise les champs d j associ s et la troisi me permet un aper u de l enregistrement Pour r aliser les associations s lectionnez le champ associer puis cliquez sur le bouton Associer le champ un menu s affichera alors avec la liste des champs de la base de donn es associer Un clic avec le bouton droit de la souris sur un champ permet galement de r aliser les associations Le bouton Associer automatiquement permet l association automatique des champs ayant le m me nom Les diff rents boutons Avance et Retour arri re per
73. t ajout s Le champ X Status contient un code d tat dont les principales valeurs sont o l destinataire analys o 101 erreur d mission la raison de l erreur se trouve dans le champ X Info FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network iV 4 10 4 Manuel utilisateur o 102 envoi annul par l administrateur o 103 Fax envoy correctement o 104 num ro interdit Envoi d un mailing depuis un client de messagerie Un message doit tre adress rtefax faxbox com L objet du message est le titre de l op ration de mailing Il doit y avoir deux fichiers attach s e La base de donn es le nom du fichier est obligatoirement _MAILING CSV ou _MAILING DBF C est ce nom qui permet au Connecteur d interfaces de d terminer qu il s agit d un mailing et non d un envoi de Fax unitaire e Le fichier mod le il doit tre obligatoirement au format FCD il peut contenir ou non des champs fusionner avec la base de donn es Par d faut l op ration de mailing est lanc e d s la r ception du message par le Connecteur d interfaces il est possible de sp cifier des champs de commande dans le corps du message Une seule commande par ligne la ligne devant obligatoirement commencer par le mot cl de la commande La syntaxe utiliser tant COMMANDE VALEUR Commande Description SEND 1 L op ration doit tre envoy e d s la r ception du message SEND 0 En
74. ter permettent de recopier e _ lles enregistrements s lectionn s w e ltous les enregistrements lus de la liste source h A e __Zltous les enregistrements de la table m me s ils n ont pas pr alablement t lus dans la liste source Le bouton permet de lire les 250 enregistrements suivants et le bouton E permet de lire toute la table dans la liste source L onglet Filtre des enregistrements Permet de cr er des filtres sur les enregistrements de la base de donn es s lectionn e Pour cela vous devez indiquer les r gles de s lection Pour chaque r gle vous devez sp cifier les l ments suivants e un champ de la source de donn es s lectionn e une expression de comparaison telle que est sup rieur ou contient e le texte ou les nombres que vous souhaitez comparer avec le contenu du champ de donn es FAXBOX 42 Copyright 1997 2009 RTE Network i 4 10 4 Manuel utilisateur Vous pouvez indiquer jusqu trois r gles de s lection l aide des op rateurs logiques ET OU L onglet Requ te SQL Vous pouvez entrer directement votre requ te SELECT SQL elle sera m moris e et vous sera propos e lors de la prochaine utilisation de cette source de donn es FAXBOX Fin de la s lection et exp dition du Fax Le bouton Ok vous permet de m moriser la s lection courante et de retourner la bo te d exp dition du Fax Vous remarquez que les adresses s lectionn es ne sont pas a
75. tilis e comme objet du Fax Soumission de documents En utilisation basique l application qui utilise QuickFax imprime elle m me directement sur l imprimante FAXBOX mais il est possible de pr parer un ou plusieurs documents imprimer et de lancer une op ration QuickFax les documents sont imprim s par les applications qui les g rent ces applications doivent impl menter une fonction d impression OLE PrintTo ou Print la fa on la plus simple de v rifier que cette fonction existe est de prendre un document et de le glisser d poser sur une imprimante il doit tre imprim sans que l utilisateur ait besoin d intervenir plus de pr cisions sur le fonctionnement de l impression OLE sont disponibles dans le manuel de r f rences de RTE FAX Serveur Vous devez d finir une ou plusieurs variables DocumentX avec le chemin d acc s complet au fichier X tant un chiffre compris entre 1 et le nombre total de documents La variable Delete Documents permet d indiquer quand elle est 7 que les documents doivent tre effac s une fois qu ils ont t trait s Quand cette variable est 0 ou qu elle n est pas sp cifi e les documents ne sont pas effac s par FAXBOX Cette valeur est prise en compte pour tous les documents il n est pas possible d effacer certains d entre eux et de conserver les autres Une autre possibilit est que cela soit l application appelante qui se charge de ce traiteme
76. tre poste de travail pour rapatrier les donn es issues du scanner e Une fois les donn es disponibles dans l application vous pouvez les envoyer par Fax en les imprimant l aide du pilote d impression FAXBOX FAXBOX 9 Copyright 1997 2009 RTE Network i 4 10 4 Manuel utilisateur Depuis le pilote d impression e Le pilote d impression FAXBOX fait partie des Extensions client FAXBOX e Tlest utilisable depuis toutes les applications Windows disposant de la fonction Fichier Imprimer e Les syst mes d exploitation support s sont Windows Vista toutes versions Windows XP Home dition et Professional Windows 2008 Windows 2003 Serveur avec client Terminal Services Windows 2000 toutes versions e Vous devez t l charger les extensions client l adresse http www faxbox com download setup exe Pour les installer vous devez tre administrateur de votre poste e Dans la majorit des cas la configuration utiliser est d tect e automatiquement si vous rencontrez des difficult s lors de l envoi reportez vous au chapitre Configuration des extensions client Fonction Fichier Imprimer Lors de l impression s lectionnez l imprimante FAXBOX E Imprimer EREA G n ral S lection de l imprimante LPD LPR Test PostScript SET Microsoft Office Document Image Writer Xerox 4510 PS a PDFmail lt tat Pr t C Imprimer dans un fichier Empla
77. uis le client de messagerie Nouveau message Fichier Edition Affichage Insertion Format Outils Message E Envoyer 0489871099 taxbox com ELSE Objet Mon premier envoi de Fax dM E 97 8A DEFAULT S urgent A Comptabilit Ceci est mon premier envoi de Fax par FAXBOX Entrez directement l adresse Fax dans la zone A Vous pouvez utiliser l un des formats suivants Rappel une adresse SMTP correcte ne doit pas contenir d espace Si vous sp cifiez un nom de destinataire ou de soci t remplacez les espaces par des _ Par exemple Albert_Dupont 0489871099 faxbox com Approbation des envois Il est possible d approuver l envoi d un Fax avant son exp dition une fois qu il a t pr par sur le serveur Fax Dans ce cas on visualise l ensemble du Fax tel qu il sera re u par le destinataire y compris la page de garde L approbation peut se faire par une tierce personne configur e sur le serveur Fax La m thode la plus simple pour forcer une approbation est de faire pr c der le num ro de Fax par la lettre a Un message demandant d approuver l envoi est exp di il contient en pi ce jointe le Fax Il suffit de r pondre ce message sans modifier l objet pour approuver l envoi Pour interdire l envoi il faut r pondre en ajoutant ou raison du refus la fin de l objet FAXBOX EE Copyright 1997 2009 RTE Network FAXRBOX Manuel utilisateur Donn es prises en compte
78. ulation Les champs sont d finis dans l ordre ci dessous le premier champ contenant le num ro de Fax est obligatoire et les autres sont optionnels Quand deux s parateurs se suivent cela indique une valeur vide pour le champ concern L ordre des champs est le suivant Num ro de Fax Nom du destinataire Soci t T l phone du destinataire Identifiant Fax envoyer au destinataire Nom de la page de garde utiliser Compte de facturation Commandes d envoi Le champ commandes peut contenir les valeurs H Haute r solution ou N r solution normale I Envoi imm diat ou E envoi en p riode conomique chiffre de Z 9 nombre d essais en cas d chec de connexion occupation Utilisation de la macro QuickFax pour Microsoft Word Installation Cette macro est install e automatiquement pour les versions 97 2007de Microsoft Word la condition que Word soit install sur la machine pr alablement l installation des Extensions clients FAXBOX Dans le cas o vous installez Word apr s FAXBOX vous trouverez le fichier RTEMAIL DOT dans le r pertoire d installation des extensions clients Vous pouvez lancer manuellement ce fichier ou le copier dans le r pertoire ad quat de Word en fonction de la version de Word par exemple pour la version 2003 C Program Files Microsoft Office OFFICEII STARTUP Le fonctionnement de cette macro n est pas garanti avec les versions de Word sup rieures 2007 non connues
79. us tes Administrateur et que vous tes en mode Consultation des journaux I permet de passer en mode Administration des utilisateurs et des Fax de groupe Ce bouton est affich quand vous disposez du r le Visualisation avanc e qui est attribu par un administrateur Ce r le vous permet de visualiser et d attribuer le trafic des utilisateurs et des Fax de groupe du groupe OU auquel vous appartenez Il permet de passer en mode Visualisation avanc e le bouton Journaux permet de revenir au mode de Visualisation standard Ce bouton est affich quand vous tes Administrateur et que vous tes en mode Administration des utilisateurs et des Fax de groupe ou quand vous tes en mode Visualisation avanc e Il permet de passer en mode Consultation des journaux e fei d R Ce bouton est affich dans tous les modes Il permet de quitter Naweb en fermant ail votre session Si lors de la connexion vous aviez coch la case M moriser ma connexion votre adresse email et votre mot de passe vous seront demand s lors de votre prochaine visite Pour vous reconnecter automatiquement quittez directement le navigateur Zone 5 Regroupement par cat gorie Cette zone permet de regrouper les l ments de la liste par cat gorie La plupart des colonnes peuvent tre utilis es Pour activer un regroupement cliquez sur un ent te de colonne et faites un Glisser d placer vers la zone de regroupement Pour grouper les l
80. uvez aussi utiliser directement l Explorateur de fichiers Les documents FAXBOX 33 Copyright 1997 2009 RTE Network iV 4 10 4 Manuel utilisateur s lectionn s peuvent tre ajout s dans la liste des documents envoyer en bas l aide de la souris avec Cliquer D placer L cher e Les documents sont envoy s dans l ordre de la liste du bas Il est possible de modifier la position d un document en cliquant dessus avec le bouton droit et en utilisant les commandes Monter ou Descendre e Quand on clique sur le bouton Envoyer les applications g rant les documents sont appel es pour les imprimer et les transformer en Fax l aide du pilote d impression s lectionn dans la liste Utiliser Seules les imprimantes FAXBOX et RTE FAX sont list es Cela vous permet de choisir le mode d envoi quand des connecteurs de plusieurs types sont install s sur la m me machine Quand vous s lectionnez des documents depuis d autres machines prennez garde ce que l application permettant de g rer le document soit pr sente sur votre machine et qu elle puisse g rer la version du format utilis e Cette application permet d envoyer plusieurs documents de formats diff rents en r alisant la transformation en Fax sur la machine locale et non sur le serveur et en ma trisant l ordre d mission Une fois l interface du pilote d impression affich e il vous est possible d enregistrer le document r sultant dans son ensemble ce
81. vide que le fichier n existe pas ou qu il ne contient pas d adresses les informations ne concernent qu un destinataire et elles sont d finies dans les autres variables de la section La variable SendMode est utilis e dans tous les cas une seule adresse ou liste dans un fichier elle peut prendre la valeur 0 par d faut indiquant un d part imm diat ou Z indiquant un d part en p riode conomique Quand la base de registres est utilis e cette variable est du type DWORD FAXBOX 35 Copyright 1997 2009 RTE Network i 4 10 4 Manuel utilisateur Les variables suivantes ne concernent qu un destinataire elles ne sont prises en compte que quand il n y a pas de fichier contenant la liste des adresses LastNumberDial contient le num ro de Fax appeler sans le pr fixe d acc s au r seau C est la seule variable obligatoire Les autres variables sont optionnelles elles permettent de personnaliser l envoi en fonction du destinataire Elles sont particuli rement utiles quand une page de garde est g n r e LastNameDial contient le nom et le pr nom du destinataire LastCompanyDial contient le nom de la soci t du destinataire Account contient le nom du compte de facturation utiliser pour l envoi ce destinataire Cover contient le nom de la page de garde utiliser pour ce destinataire pr ciser NULL comme nom pour ne pas utiliser de page de garde Subject contient une chaine de caract re qui sera u
82. voi est votre client de messagerie Ainsi les SMS envoy s se trouvent dans la liste des l ments envoy s de votre client de messagerie e Si vous n avez pas de chent de messagerie ou s il n est pas configur pour permettre l envoi de messages depuis une autre application vous pouvez utiliser le Mode direct a l envoi SMTP se fait alors directement depuis RTE SMS Dans ce cas seuls les accus s d mission des SMS seront visibles dans votre client de messagerie condition qu il g re la m me adresse exp diteur que celle que vous avez sp cifi ici FAXBOX 55 Copyright 1997 2009 RTE Network
83. voyer un message de confirmation avant l envoi au gestionnaire du mailing ECONOMIC 1 Le mailing doit tre envoy dans les p riodes conomiques RETRIES N Nombre maximum d essais en cas d erreur ou d occupation N est un chiffre compris entre 1 et 9 Quand cette valeur n est pas sp cifi e c est la valeur par d faut du compte qui effectue l envoi qui est utilis e MODE N Force un mode d envoi r solution Quand ce param tre n est pas sp cifi c est le mode d envoi d fini pour l exp diteur sur le serveur qui est utilis 1 mode fin 200x200 dpi 2 mode normal 200x100 dpi avec lissage 3 mode normal 200x100 dpi sans lissage BAT ONLY Permet d envoyer le s BAT s et de supprimer ensuite l op ration Dans ce cas il est conseill de joindre un fichier CSV ne comportant qu un enregistrement afin de r duire les temps de calcul DATE AAAAMMIJJHHMMSS Le mailing doit commencer la date et l heure sp cifi e au format AAAAMMJJHHMMSS par exemple DATE 20070205183000 pour le 5 f vrier 2007 18h30 ACCOUNT Valeur Compte de facturation REPORT Adresse Adresse email du gestionnaire du mailing ADDRESS Adresse Num ro de Fax ou adresse email pour le bon tirer TITLE Valeur Titre Monsieur Madame affich sur la page de FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network 71V 4 10 4 Manuel utilisateur garde du bon tirer

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