Manuel d`instructions du superviseur de codification (RGPH
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1. Nom et Pr nom du Superviseur de V rification Critique et Codification Fiche CODIF 02 DIVISION DE TRAITEMENT DES DONNEES UNITE DE VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION FICHE DE RECEPTION DES LOTS D partement Commune Ville Quartier Section Communale Code G ographique de la SDE II I I I I I II Num ro d ordre de la SDE LI SE 1 Nombre de Formulaires re us du Superviseur Nombre de Formulaires trouv s dans le lot re u Date de R ception du lot Nombre de Formulaires apr s r ception Nombre de questionnaires apr s r ception Remarques Nom et code de l Agent de V rificateur Codeur Nom et code du Superviseur 22 Fiche CODIF 03 DIVISION DE TRAITEMENT DES DONNEES UNITE DE VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION FICHE D ENREGISTREMENT DES ERREURS COMMISES II IDENTIFICATION DE L AGENT CODIFICATEUR D partement Nom I IDENTIFICATION GEORAPHIQUE DE LA SDE Commune Pr nom Ville Quartier Section Communale Code de l Agent 11111 1 Code G ographique de la SDE 1111 11111 Nom du Superviseur Num ro d ordre de la SDE 11111 1 Code du Superviseur F kW At No d ordre No de question et nombre d erreurs par question Nombre Total du Questionnaire d erreurs 23 Fiche CODIF 04 DIVISION DE TRAITEMEN2. Date de R ception Debut de l op ration Fin de l op ration Date de Contr le et de V rification Date de Remise au Superviseur Principal Remar ques No d ordre de Code G ographique la SDE de la SDE II III y DS OY E PR E E E A E EE E E E E E EH II III y Y OY E E ES SR E A II III ee EEE CU CE E III IF LAT RSR En EB A IE LI FE LET II III y Y RS E E E E A IIIA IJ_______ DIVISION DE TRAITEMENT DES DONNEES UNITE DE VREIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION FICHE DE TRANSMISSION DES LOTS 20 Fiche CODIF O1 Nom et Pr nom No d ordre Code G ographique Nombre de FES Signature d Nombre de Nombre de Remar E Date de Transmission L Agent 3 2 Date de Remise de l Agent SDE de la SDE Formulaires f Formulaires Questionaires ques S Codificateur Codificateur YAAAAAH IAAHAAAAAA 1A II III II LI III III 11 11 1 11 YAAAAAH DEP D PE D D D II III II LS III 11 MONO LA AAAA EE AAAA D D II III II LS III 11 11 11 1 1 LI E E E AE E LEP E EE DE D D II III II LI AA AA 11 11 1 1 11 L O EAR EE EE II II III II LI III YA ETA OLJ YAAAAA E E A EE D E a II E E E S E LS 11 E 11 11 1 11 YAAAAAH LEP EE D D D II III II LS III 11 11 11 1 1 LI ERRIA LEP D D D D D II III II LS III 11 MONO ES ES ED PR RER E SR SER BER i 4 4 III I 11 11 I III ER E EI I 1 1 11 111
3. encadrer les Agents charg s de r aliser les travaux de v rification critique et codification 1 1 OBJECTIFS DU MANUEL Ce Manuel a pour objectifs de fournir aux Superviseurs de v rification critique et codification des l ments d information et de formation leur permettant de saisir d abord l importance de la t che qui leur est confi e et d acqu rir ensuite les connaissances n cessaires une parfaite ex cution de leur travail d finir de mani re claire et pr cise toutes les directives administratives et proc durales de supervision adopt es dans le cadre de l op ration de critique et de codification des questionnaires du IV Recensement G n ral de la Population et de l Habitat mettre la disposition des Superviseurs de Codification des instructions utiles l orientation de leur travail 1 2 CONTENU DU MANUEL C est un manuel r dig en sept 7 modules Ces modules pr sentent par ailleurs avec suffisamment de d tails la d finition des concepts li s l op ration certains aspects administratifs et les proc dures de supervision adopt es dans le cadre de l op ration v rification critique et codification MODULE I PRESENTATION DU TRAITEMENT MANUEL VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION L op ration v rification critique et codification est un ensemble d activites qui se r alisent lors du traitement manuel des questionnaires Elle rentre dans le processus r gu
4. 1 O Oui 2 0 Non PERRI DN 111 LILI II TER Date s Eur 5 1 O Oui 2 01 Non RE e EI 3 ed Pb II HI HAAS EES ed 1 O Oui 2 01 Non PRESS EL E Sl RER II 14 d AE fh We DEE 1 O Oui 2 0 Non T N AE EE EE LEA III PET PLN TE De N Be 1 O Oui 2 01 Non TE EE Ds ER RE 111 LUI HILL II LII Date A A E A 1 O Oui 2 0 Non MERREN a ET PS 1117 DVI Ir MI MI LI Be En en Signature du Superviseur de Codification
5. 2 RELATIONS AVEC LE SUPERVISEUR PRINCIPAL uussssessesssssssnnnennnssessnnnnnneenneneennnssnnnnnnen 12 5 3 RELATIONS AVEC LES AGENTS DE VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION 12 MODULE VI PROCEDURES DE SUPERVISION ccsssssssssssssonnsssssssnnnnsnnnnssnnsnnnssnnnnsssnsnnnsssnnnnee 13 6 1 CONTROLE DES LOTS DE QUESTIONNAIRES ueeeeesssssssesssssssnnnnnnennessennnnnnnnnnensennnssnnnnnsssnnnenn 13 6 2 VERIFICATION DES QUESTIONNAIRES CRITIQUES ET CODIFIES Re 13 6 2 1 Choix des questionnaires v riffer nennen een nennen 14 6 2 2 Proc dures de H riffecatton ss 14 6 3 ENCADREMENT DES AGENTS DE VOTRE EQUIPE eeneg 15 6 4 RAPPORTS D ACTIVITES unse Rn SIR Reich 15 MODULE VII GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET MATERIELLES ss 16 Z2GESTION DU PERSONNEL eg Eed E 16 E SEENEN 16 7 2 1 Enregistrement des lots de ouesttonnaires 16 7 2 2 Distribution des lots de questionnaires 17 7 2 3 Rapports sur la gestion des ressources humaines et mat rtclles nennen 17 ANNEXE TAA E EAE TEE EAT EAA 18 MODULE I PRESENTATION DU MANUEL Le manuel du Superviseur de v rification critique et codification a t pr par pour la supervision des activit s de traitement manuel des questionnaires au sein de l Unit de v rification critique et codification Bien qu il soit con u sp cifiquement l intention des Superviseurs de v rification critique et codification ce manuel doit servir de guide tous ceux qui auront
6. FORMULAIRE DE REQUETE Nom et Pr nom du Superviseur de Codification ssusssssssssnsnsnnnnnnnnnnnnsnsnnnnnnnnnsnsnnenee Code du Superviseur de Codification If TI III Date _ _ _ _ I DESCRIPTION QUANTITE UNITE SIGNATURE DU REQUERANT Requ te approuv e par le Superviseur Principal Oui O Non O Visa du Responsable d Unite sussosssssnssnnnsnnnnnnnnnsnnsnsnnnnsnsnnsnsnnnnnnnsnsnsnnnnsnsnnnnnnnnennene DIVISION DE TRAITEMENT DES DONNEES UNITE DE VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION RAPPORT DU TRAVAIL DES AGENTS CODIFICATEURS Fiche CODIF 05 Identification d Etat See es Identification du lot de questionnaire d avancement Etat d avancement du lot Agents Codificateurs du lot Nombre de No d ordre Nombre de questionnaires Achev Nom et Pr nom Code Code g ographique de la SDE de la SDE questionnaires Date de R ception trait s 1 0 Oui 2 01 Non III III AS E E Ek LLLA EEI EA ff IE 11 PE Da ee 1 O Oui 2 O Non N S Ep hi ri 117 III II HI HITS III EE 1 O Oui 2 O Non TERRES III III IA ee LUI III MIMI LII Date S aA yA 1 O Oui 2 0 Non HO DN ikid LILI LIHI HII TAR Date el
7. travail des Agents plac s sous leur supervision Les Superviseurs Principaux coifferont les Superviseurs de Codification et s occuperont de la gestion de la salle de codification Chaque Superviseur Principal encadrera trois 3 Superviseurs de Codification Le r le des Superviseurs Principaux ne se limitera pas seulement la gestion du personnel mais ils seront l pour appuyer les Superviseurs Ils feront des interventions ponctuelles en vue de r soudre certains probl mes techniques qui d passeront les Superviseurs de Codification Ils fourniront une assistance technique aux Superviseurs de codification et contr leront r guli rement le travail de ces derniers Ils pourront tre sollicit s chaque fois que le besoin se fait sentir au niveau de la salle de codification Outre ces t ches ils seront charg s galement d alimenter r guli rement les quipes en lots de questionnaires 3 2 DESCRIPTION DU PROCESSUS D EXECUTION DE L OPERATION L ex cution de l op ration d bute avec la r ception des lots de questionnaires en provenance de l Unit des Archives Apr s avoir re u les lots de questionnaires de l Unit des Archives le Superviseur Principal proc de d abord leur enregistrement avant de les remettre aux Superviseurs de Codification Ceux ci leur tour v rifient les lots re us et en font la distribution aux Agents plac s sous leur contr le Dans ce partage chaque Agent doit recevoir une SDE Apr s
8. ELATIONS AVEC LES AUTRES MEMBRES DE L UNITE Vous avez pour obligation d entretenir d troites relations avec tout le personnel intervenant dans le processus de Traitement manuel des questionnaires 5 1 RELATIONS AVEC LE RESPONSABLE DE L UNITE Vous avez pour obligation de garder avec le Responsable de l unit des relations cordiales empreintes de respect d son rang Toutes les instructions et les consignes relatives l op ration maneront du Responsable Aussi devez vous manifester son gard un minimum de respect 5 2 RELATIONS AVEC LE SUPERVISEUR PRINCIPAL Vous relevez directement du Superviseur Principal qui lui re oit des instructions du Responsable de l Unit Le Superviseur Principal est votre plus proche collaborateur Il tablit le lien entre le Responsable de l unit et vous Ainsi toutes vos requ tes et vos rapports doivent tre adress s lui Vous devez entretenir avec lui une relation de travail transparente dans le but d atteindre quotidiennement les objectifs C est de lui que partent en principe toutes les directives qui vous sont destin es et c est vers lui que convergent toutes les actions entreprendre En cas de probl mes ou de difficult s rencontr es dans l ex cution de votre t che vous avez pour obligation de lui faire part de ces inconv nients Aussi devez vous tre en contact permanent avec le Superviseur Principal afin de pouvoir tout instant solliciter son a
9. T DES DONNEES UNITE DE VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION FICHE DE REMISE DES LOTS Departement Commune Ville Quartier Section Communale Code G ographique de la SDE L E E E AI IS Num ro d ordre de la SDE Nombre de Formulaires critiques et codifies L DE zu ER PE Nombre de questionnaires critiques et codifies III Date de d but de l op ration III III II Date de fin de l op ration LT EE E TE LT Nom et Pr nom de l Agent Codificateur Code de l Agent Codificateur Remarques L DER ES OS HERR SE 24 Fiche CODIF 06 DIVISION DE TRAITEMENT DES DONNEES UNITE DE VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION FICHE DE SUIVI ET DECONTROLE DU TRAVAIL DES AGENTS CODIFICATEURS D partement Commune Ville Quartier Section Communale Code G ographique de la SDE AA II AI II Num ro d ordre de la SDE III 1 Questionnaires Critiqu s et Codifi s D Me ee E PB E PB JR E TES III III II Date de d but de l op ration Date de fin de l op ration Nom et Pr nom de l Agent Codificateur Code de l Agent Codificateur EN RE EN OBER EE E Visa du Superviseur de V rification Critique et Codification 25 Fiche CODIF 07 DIVISION DE TRAITEMENT DES DONNEES UNITE DE VERIFICATION CRITIQUE ET DODIFICATION
10. TABLE DES MATIERES MODULE I PRESENTATION DU MANUDEL uueusssssssssonssssnsssssssnnnnnsnsssnnnssnnnnsssnssnnnssnnnsnssnssnssssnnnnee 2 1 I OBJECTIFS DU MANUEL nun ai esgiia ein ii o nun 2 1 2 CONTENU DU MANUEL euer 2 MODULE II PRESENTATION DU TRAITEMENT MANUEL VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION en net es nt sine de dee 3 2 1 DEFINITION DU TRAITEMENT MANUEL uuueessssssssssessssssssnsnnnnunsssssnnnnnnnnnnnssensnssnnennssssnsnssnnnn 3 2 2 IMPORTANCE DE L OPERATION VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION 3 MODULE III ORGANISATION DE L OPERATION VERIFICATION CRITIQUE ET CODIEICATION EE E AT T ennhpenes sen sbedhereshssbuinshnshehtsssssnnsehnssee 4 3 1 STRUCTURE ORGANISATIONNELLE EE SET EEN A 3 2 DESCRIPTION DU PROCESSUS D EXECUTION DE L OPERATION us 5 3 3 DOCUMENTS ET MATERIELS DE TRAVAIL eessssesessssssnnnnnennnessssnnnnnnnnnnnssensnnsnnnnnsssennnssnsanon 6 MODULE IV TACHES ET DEVOIRS DU SUPERVISEUR DE VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION 22er nt rot E ene a a see tennis dde ian oeeo aa ene latest see 8 4 1 TACHES DEVOLUES AU SUPERVISEUR DE VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION 8 4 2 DEVOIRS DU SUPERVISEUR DE VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION 9 4 2 Ceg evo s devez falten 22 2 0 9 4 2 2 Ce que vous ne devez pas fame 10 MODULE V RELATIONS AVEC LES AUTRES MEMBRES DE L UNITE cc0ssssssssssssoonnee 12 5 1 RELATIONS AVEC LE RESPONSABLE DE UNITA 12 5
11. avoir re u le lot de questionnaires l Agent doit accomplir sa t che suivant le sch ma d crit dans le manuel Il v rifie les questionnaires du lot re u de son Superviseur de Codification inscrit sur la fiche CODIF 02 toutes les informations relatives l identification de la SDE puis commence la critique Chaque jour l Agent a pour obligation de dresser un bilan de sa journ e de travail en utilisant la fiche de suivi et de contr le des activit s Fiche CODIF 06 Il devra remettre cette fiche au Superviseur de Codification la fin de l op ration de v rification critique et codification d une SDE Le Superviseur de Codification doit recueillir des mains de ses Agents les questionnaires critiqu s et codifi s au cours d une journ e de fa on ce qu il les contr le et les v rifie Au d but de l op ration il proc de une v rification syst matique et au fur et mesure que progressent les activit s il v rifiera un chantillon de questionnaires critiqu s et codifi s par chaque Agent Le Superviseur de Codification produira deux types de rapport un rapport journalier et un rapport hebdomadaire Dans ces rapports 1l fera tat de l avancement des activit s au sein de son quipe des probl mes li s la gestion et l accomplissement des t ches Ces rapports seront achemin s directement aux Superviseurs Principaux qui en feront une copie qui sera son tour remis au Responsable d Unit Les Superv
12. contact avec le Superviseur Principal afin de recevoir les fiches de contr le et tous autres mat riels n cessaires pour l ex cution de l op ration Ces mouvements de mat riel sont synth tis s dans les bordereaux de transmission Voir formulaire en annexe CODIF 01 Toutes les informations relatives la description du mat riel la quantit la date de transmission le nom du destinataire seront d j inscrites sur le bordereau Vous n aurez qu contr ler le mat riel re u et donner votre visa Ce contr le revient v rifier l tat et la quantit de mat riels re ue A tout moment vous devez tre en mesure d valuer le stock disponible afin de pouvoir disposer du temps n cessaire pour vous approvisionner au moment opportun En effet toute rupture de stock toute insuffisance risquent d avoir un impact n gatif sur le bon d roulement des op rations de v rification critique et codification Aussi devez vous tablir de concert avec votre Superviseur Principal un plan de gestion rationnelle du mat riel n cessaire 7 2 1 Enregistrement des lots de questionnaires En m me temps que les autres mat riels le Superviseur Principal vous remettra le cahier d enregistrement des lots de questionnaires Il a t tabli un cahier d enregistrement pour chaque Superviseur de Codification La tenue du cahier d enregistrement a pour objectif de fournir toutes les informations relatives au mouvement des lots de questionna
13. devez pas faire En votre qualit de Superviseur de V rification Critique et Codification il vous est interdit de di vous faire remplacer par une autre personne pour accomplir votre t che communiquer qui que ce soit les informations contenues dans les questionnaires reproduire pour votre compte ou pour le compte d un tiers tout ou partie des informations sous peine de sanctions pr vues par la loi p n trer sans autorisation du Responsable de l Unit ou du Superviseur Principal dans l enceinte de l Unit de Critique et de Codification en dehors des heures de travail manger boire ou fumer dans l enceinte de l Unit de V rification Critique et Codification apporter avec vous des documents ou mat riels autres que ceux qui vous ont t remis lors de votre affectation radios baladeurs Walkman livres revues etc froisser la susceptibilit de l Agent en rectifiant une erreur constat e au sein du questionnaire utiliser pour la supervision une plume autre que celle de couleur verte autoris e par le Responsable effacer des informations avec une gomme ou du liquide correcteur faire des ratures et biffer une information enregistr e dans le questionnaire troubler l atmosph re de travail par le bavardage la musique etc 11 laisser la salle de codification sans autorisation du Superviseur Principal pendant les heures de travail 12 MODULE V R
14. e v rifier leur exactitude en vous r f rant aux diff rents manuels de codification Apporter des corrections lorsque les erreurs constat es ne requi rent pas le retour des questionnaires l Agent A ce moment vous utiliserez la plume de couleur verte pour le faire Vous pouvez organiser de concert avec le Superviseur Principal des s ances des rencontres ou des r unions de travail au cours desquelles vous pourrez stimuler les Agents de v rification Critique et Codification de votre quipe pour qu ils am liorent La Fiche CODIF 03 est utilis e par l Agent de V rification Critique et Codification pour enregistrer tous les types d erreurs rencontr es dans l ex cution de l op ration 15 leur travail apporter certaines pr cisions sur des points obscurs traiter et solutionner les probl mes 6 3 ENCADREMENT DES AGENTS DE VOTRE EQUIPE Vous avez pour obligation de fournir aux Agents de votre quipe toute l assistance n cessaire Ceci leur permettra d am liorer leur performance au jour le jour pendant le d roulement des activit s de v rification critique et codification Durant les premiers jours de l op ration vous devez au fur et mesure que l Agent travaille v rifier les questionnaires trait s L Agent aura besoin continuellement de votre appui technique pour r aliser et am liorer son travail Vous serez souvent sollicit par eux et votre intervention va leur permettre d ava
15. er la qualit du travail fourni valider le travail r alis par ces derniers Elle permet de v rifier le contenu des questionnaires en vue de chercher relever les diff rentes erreurs telles qu omissions incoh rences commises et laiss es par l Agent Codificateur dans le questionnaire Ainsi chaque jour vous devez recueillir des mains de vos Agents les questionnaires critiqu s et codifi s Apr s les avoir re us vous devez proc der d abord leur v rification Vous devez tre tr s attentif et vigilant en v rifiant les premiers 14 questionnaires critiqu s et codifi s par les Agents de votre quipe car c est au d but de l op ration que les Agents vont commettre le plus d erreurs Ces erreurs doivent tre corrig es le plus t t possible afin d viter toute r p tition par la suite Pour emp cher l accumulation des erreurs commises vous devez les noter retourner les questionnaires aux Agents concern s Avant le d but d une nouvelle journ e de travail vous devez discuter avec eux des erreurs commises et des corrections apporter En recevant les questionnaires corriger l Agent Codificateur devra arr ter la v rification la critique et la codification des questionnaires sur lesquels il travaille afin de pouvoir effectuer les corrections sur les questionnaires que vous lui avez retourn s 6 2 1 Choix des questionnaires v rifier V rifiez les questionnaires en utilisant un chant
16. es informations contenues dans ces questionnaires ne sont pas toujours compl tes ni coh rentes Ainsi avant le traitement informatique ces questionnaires sont sujets tout un ensemble de contr le leur permettant d tre trait s manuellement A ce titre l op ration v rification critique et codification repr sente non seulement une phase pr liminaire importante au traitement automatique des donn es mais aussi elle compl te le travail de terrain en s assurant de la compl tude de l exactitude et de la coh rence des r ponses enregistr es De plus elle facilite le traitement informatique en transformant certaines informations litt rales en codes facilement compr hensibles par le programme de saisie En conclusion disons qu elle renforce le travail de terrain par le nettoyage et la correction en apportant aux donn es enregistr es les rectifications n cessaires permettant de pr parer les questionnaires pour l op ration de saisie MODULE Il ORGANISATION DE L OPERATION VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION L Unite de V rification Critique et Codification d pend directement de la Division de Traitement des Donn es du IN Recensement Elle a pour attributions principales de proc der la v rification du contenu des questionnaires et la codification des donn es collect es 3 1 STRUCTURE ORGANISATIONNELLE Dans le cadre du IV me Recensement G n ral de la Population et de l Habitat RGPH le t
17. ide en cas de besoin 5 3 RELATIONS AVEC LES AGENTS DE VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION Vous tes plus que tout autre responsable la premi re personne qui l Agent doit se r f rer en cas de probl mes ou de difficult s Apr s avoir d tect leurs failles leurs d ficiences vous devez le signaler votre Superviseur Principal afin que vous puissiez organiser de concert avec lui des s ances de recyclage leur intention Vous devez assister superviser et encourager r guli rement les agents de votre quipe en vue de l am lioration de leurs travaux Cr ez la motivation et maintenez le moral de vos Agents pour que la qui tude d esprit puisse r gner au sein de votre quipe 13 MODULE VI PROCEDURES DE SUPERVISION Vous devez tre avant tout un bon Agent de v rification critique et codification car en tant que Superviseur vous tes charg de superviser les travaux r alis s par les Agents de votre quipe et de prendre les dispositions n cessaires pour maintenir le niveau de qualit requis pour l ex cution de l op ration Votre travail de supervision porte sur le contr le de la qualit du travail r alis par vos Agents de v rification critique et codification Les proc dures de supervision combinent la fois les activit s de supervision proprement dites et les activit s organisationnelles et administratives Ainsi vous tes charg de diriger les activit s relatives la v rification
18. illon al atoire La v rification devra porter sur 10 du nombre de questionnaires re us journellement Si au moment de la v rification certains questionnaires pr sentent un taux d erreurs relativement lev remettez les et donnez lui les directives pouvant lui permettre d apporter les corrections appropri es et de prendre les dispositions n cessaires pour que ces genres d erreurs ne se reproduisent plus par la suite L agent est tenu de vous remettre un travail fini Vous prendrez le soin de signaler votre Superviseur Principal les Agents pour lesquels aucune am lioration n a t constat e au cours de l volution de leur travail 6 2 2 Proc dures de V rification Pour effectuer la v rification vous devez Analyser les questionnaires la lumi re des instructions pass es aux Agents de v rification critique et codification Toutefois l analyse que vous aurez effectu e sera plus pouss e et ax e plus particuli rement sur les erreurs d tect es et les corrections apport es Utiliser la fiche d enregistrement des erreurs CODIF 03 et le tableau de d tection et de correction des incoh rences A partir de ces deux instruments vous prendrez connaissance des erreurs d tect es et des corrections qui ont t apport es par l Agent au niveau du questionnaire Inspirez vous de ces l ments pour v rifier si les rectifications apport es sont exactes et correctes Valider les codes c est dir
19. ionnaires critiqu s et codifi s par les Agents de votre quipe f Faire une r partition rationnelle et quilibr e du travail entre les membres de votre quipe g Assister techniquement les Agents de votre quipe h Faire le suivi journalier du travail des Agents de votre quipe i Evaluer p riodiquement le travail de vos Agents j R cup rer les lots de questionnaires critiqu s et codifies k Tenir le registre des activit s au sein de votre quipe 1 Produire p riodiquement des rapports d activit s m Remplir les diff rentes fiches de contr le et de gestion 4 2 DEVOIRS DU SUPERVISEUR DE VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION En votre qualit de Superviseur de V rification Critique et Codification vous devez savoir ce que vous devez faire et ce que vous ne devez pas faire Tout ceci se trouve troitement li votre fonction et vous aidera accomplir le plus efficacement possible votre travail 4 2 1 Ce que vous devez faire Pour r aliser les t ches d crites plus haut en tant que Superviseur vous devez manipuler avec soin les questionnaires utiliser correctement des mat riels qui vous seront remis pr venir temps le Superviseur Principal ou le Responsable de l Unit de vos besoins en mat riels et questionnaires reprendre le travail r alis chaque fois qu il est jug de mauvaise qualit par le Superviseur Principal ou le Responsable de l Unit consulter le Supe
20. ires au sein des diff rentes quipes de codification A tout moment vous devez tre en mesure de localiser un lot de questionnaires et de fournir des informations y relatives ce lot Ainsi avant de proc der la distribution des lots de questionnaires vous devez proc der r guli rement leur enregistrement dans le cahier pr par cet effet De m me avant de remettre les lots au Superviseur Principal vous devez galement les enregistrer dans votre cahier d enregistrement 17 7 2 2 Distribution des lots de questionnaires Vous tes charg d effectuer la distribution des lots aux Agents de votre quipe Assurez vous que chacun de vos Agents travaille sur une SDE Utilisez la fiche de transmission des lots CODIF 01 voir formulaire en annexe en remettant les lots de questionnaire vos subalternes La fiche CODIF 01 vous permet de g rer efficacement les lots de questionnaires et donne des informations sur les mouvements des lots au sein de chaque quipe de codification Elle est utilis e la transmission des lots c est dire au moment de la distribution des SDE aux Agents Vous devez remplir cette fiche en portant la premi re colonne les nom et pr noms de l Agent la deuxi me et troisi me colonne le num ro d ordre et le code g ographique de la SDE qui lui a t remise la quatri me colonne le nombre de formulaires que contient cette SDE la cinqui me colonne la date de transmission du lo
21. iseurs Principaux doivent galement proc der la v rification et au contr le du travail r alis par les Superviseurs de Codification Ils produiront galement des rapports d tape qu ils devront soumettre au Responsable de l Unit Ces rapports permettront au Responsable de s enqu rir de l tat d avancement des activit s au sein de l unit Apr s le traitement manuel des lots de questionnaires ces derniers seront remis aux Superviseurs Principaux qui apr s v rification et enregistrement les feront valider par le Responsable de l Unit avant de les acheminer l unit des Archives 3 3 DOCUMENTS ET MATERIELS DE TRAVAIL Pour ex cuter les diff rentes t ches qui lui sont assign es le personnel de l unit de v rification critique et codification va utiliser non seulement le document qui lui est destin mais galement d autres documents de r f rence qui interviennent des tapes bien pr cises du processus Ces documents sont les suivants Manuel d Instructions aux Agents Recenseurs Questionnaire du RGPH Questionnaire des Sans Logis Manuel de Codification des Nouvelles Divisions Territoriales de la R publique d Haiti Classification Internationale Type par Industrie de toutes les Branches d Activit Economique Manuel de Codification des Pays Etrangers Classification Internationale Type des Professions Nomenclature du Niveau d Instruction Cahier d enregistrement des l
22. la critique et la codification et d en assurer son succ s Une telle responsabilit exige que vous obteniez d s le d part la collaboration et la compr hension de vos subalternes Pour ce faire vous devez porter une attention particuli re aux comportements des Agents de votre quipe afin d assurer une gestion rationnelle et un contr le efficace de leur travail 6 1 CONTROLE DES LOTS DE QUESTIONNAIRES Au d but de l op ration vous devez suivre pas pas l volution du travail de vos Agents Vous devez pour cela d s le d marrage de l op ration leur accorder une attention particuli re pendant la premi re tape de l op ration v rification physique des questionnaires remplis pour une SDE Celle ci doit tre r alis e avant toute autre activit et il est difficile d y revenir une fois que l on progresse dans l op ration Vous prendrez le soin de v rifier de concert avec chacun de vos Agents l ordre de num rotation des questionnaires Vous devez vous assurer qu il n y a pas d ambiguites au niveau de la s quence du num ro de formulaire et du num ro de questionnaires appartenance d un questionnaire au lot ou la SDE la compl tude des informations du module A 6 2 VERIFICATION DES QUESTIONNAIRES CRITIQUES ET CODIFIES La v rification des questionnaires critiqu s et codifi s est une op ration qui consiste r viser les questionnaires produits par les diff rents Agents valu
23. lier de traitement des donn es qui repr sente g n ralement la troisi me phase de toute op ration de terrain recensement ou enqu te 2 1 DEFINITION DU TRAITEMENT MANUEL Le traitement manuel est d fini comme un ensemble d activit s qui consistent examiner minutieusement suivant des r gles bien sp cifiques les questionnaires remplis provenant des op rations de collecte Il pr c de n cessairement la saisie et l exploitation des informations recueillies et comprend trois 3 activit s distinctes 1 la v rification elle consiste faire un contr le physique sur les lots de questionnaires remplis 2 la critique elle consiste analyser les informations enregistr es dans les questionnaires remplis afin de d tecter et de corriger si possible les ventuelles erreurs commises par les Agents de terrain notamment les incoh rences les omissions les valeurs invalides ou manquantes 3 la codification elle a pour objectif de transformer en codes num riques certaines r ponses litt rales enregistr es dans les questionnaires remplis 2 2 IMPORTANCE DE L OPERATION VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION Malgr la structure mise en place pour la supervision des travaux de terrain lors des op rations statistiques ant rieures enqu tes recensement on remarque g n ralement qu un certain nombre de questionnaires arrivent au Bureau du Recensement entach s d erreurs de toutes sortes c est dire que l
24. mportement des agents de votre quipe Dans ce rapport vous devez en plus lister tous les probl mes et difficult s que vos Agents de Codification et vous aurez rencontr s et les strat gies utilis es pour les r soudre Vous devez utiliser les fiches de contr le et de suivi remplis par les Agents pour laborer vos rapports Ce rapport doit faire enfin l objet des travaux de supervision que vous aurez effectu s un rapport mensuel qui reprend de mani re synth tique l ensemble des activit s r alis es au cours d un mois de travail 16 MODULE VII GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET MATERIELLES En votre qualit de Superviseur de V rification Critique et Codification vous tes charg de g rer la fois le mat riel qui vous sera confi ainsi que le personnel se trouvant sous votre responsabilit Ainsi vous devez tre en mesure d assurer une gestion rationnelle du personnel et du mat riel 7 2 GESTION DU PERSONNEL La gestion du personnel est une t che difficile et d licate G rer c est pr voir et seul votre degr de leadership vous permettra de mener bien une t che aussi complexe Face vos Agents vous devez faire montre la fois de fermet et de souplesse dans vos prises de d cision En cas de conflits au sein de votre quipe essayez de les r soudre S ils vous d passent r f rez vous votre Superviseur Principal 7 2 GESTION DU MATERIEL D s votre affectation vous devez prendre
25. ncer dans l ex cution de leurs t ches Vous serez galement amen faire certaines suggestions et critiques tr s constructives sur le travail qu ils auront accompli Il leur faudra un peu de temps avant qu ils se familiarisent avec les diff rents manuels de codification Ainsi vous devez les aider trouver dans ces manuels les codes appropri s Vous serez amen analyser de concert avec eux certains cas qui leur paraissent difficiles et trouver en m me temps les solutions ad quates Tout au long du processus votre pr sence et votre soutien seront d une grande utilit aux Agents de votre quipe 6 4 RAPPORTS D ACTIVITES En vue de rendre compte vos sup rieurs hi rarchiques du d roulement et de l tat des activit s au sein de votre quipe vous aurez laborer des rapports d activit s Les rapports seront achemin s directement votre Superviseur Principal qui fera le n cessaire afin qu une copie soit remise au Responsable de l Unit A partir de ces rapports vos sup rieurs hi rarchiques Superviseur Principal Responsable d Unite pourront tre inform s de tout ce qui se passe au sein de votre quipe et galement de l volution de l op ration Hormis le rapport final d activit s vous aurez r diger deux 2 types de rapports un rapport hebdomadaire qui fournit les details sur l volution des activit s r alis es et permet d avoir galement des informations sur le co
26. ots de questionnaires Manuel de Codification du Domaine d tudes En plus des documents techniques cit s plus haut les Agents de V rification Critique et Codification utiliseront comme support de travail quatre 4 types de fiches a la fiche de r ception de lots Fiche CODIF 02 b la fiche d enregistrement des erreurs commises dans le questionnaire Fiche CODIF 03 c la fiche de suivi et de contr le du travail des Agents Codificateurs Fiche CODIF 06 d la fiche de remise des lots Fiche CODIF 04 Ce sont des fiches de contr le qui lui permettront de suivre le processus de v rification critique et codification et de dresser des rapports d tape Ces fiches CODIF sont galement d une grande utilit pour les Superviseurs de Codification puisqu elles leur permettent de r diger des rapports d activit s Etant donn que l enregistrement des informations collect es a t r alis par les Agents de terrain l encre bleu pour viter toutes confusions d autres couleurs seront utilis es lors de l op ration de Critique et de Codification Ainsi les Agents de V rification Critique et Codification devront se servir d une plume de couleur rouge pour effectuer les corrections et assigner les codes Les Superviseurs de Codification pour r aliser son travail de contr le et de v rification sur les questionnaires d j codifi s et critiqu s utiliseront une plume ou un feutre de couleur verte Les au
27. raitement manuel se r alise au Bureau Central par une quipe d Agents sp cialement recrut s et form s au processus de v rification de critique et de codification Le personnel de cette unit est compos de cent vingt 120 Agents de v rification critique et codification douze 12 Superviseurs de Codification et quatre 4 Superviseurs Principaux A la t te de ce personnel se trouve le Responsable de l unit qui est charg de coordonner les activit s au sein de l unit Organigramme de l Unit de V rification Critique et Codification DIVISION de Traitement des Donn es Responsable d Unit 1 Superviseur Principal Superviseur Principal 2 2 Superviseur de Codification 6 Agent de V rification Critique et Codification Superviseur de Codification 6 Agent de V rification Critique et Codification 60 60 L unite travaillera en double vacation Chacune de ces vacations fonctionnera avec un personnel compos de soixante 60 Agents de v rification critique et codification six 6 Superviseurs de Codification et deux 2 Superviseurs Principaux R partis en quipe les Agents Codificateurs proc deront la r alisation des activit s d crites dans le module pr c dent Les Superviseurs de Codification de leur c t auront chacun la responsabilit d une quipe de dix 10 Agents Codificateurs Leur principale t che consistera superviser et contr ler le
28. rviseur Principal ou le Responsable de l Unit quand un point du questionnaire ou des instructions ne vous paraissent pas clair vous vous trouvez en pr sence de cas o vous devez prendre des d cisions de jugement vous avez des doutes sur ce que vous devez faire respecter les recommandations de vos sup rieurs hi rarchiques Avoir la certitude que les Agents de votre quipe comprennent clairement ce qu on attend d eux et r alisent correctement leurs t ches r aliser votre travail de fa on convenable respecter les d lais impartis ainsi que les normes de qualit requise respecter les r gles de pr sence et de ponctualit maintenir constamment au sein de votre quipe l esprit de travail et de discipline motiver encourager et stimuler vos Agents de V rification Critique et Codification en vue de l am lioration de la qualit de leur travail examiner ensemble avec l Agent de V rification Critique et Codification les causes de certains probl mes rencontr s et d terminer avec lui les solutions appropri es 10 couter attentivement les plaintes et griefs formul s par vos Agents de v rification Critique et Codification et apporter les solutions n cessaires suivre les instructions donn es dans ce manuel et celles prodigu es par l quipe technique charg e de vous encadrer respecter scrupuleusement les r glements du Bureau du Recensement 4 2 2 Ce que vous ne
29. t de questionnaires Avant de remettre les questionnaires de la SDE vous devez exiger l Agent de signer la sixi me colonne Les autres colonnes de cette fiche seront utilis es la fin de l op ration au moment de la r cup ration du lot 7 2 3 Rapports sur la gestion des ressources humaines et mat rielles Comme pour les rapports d activit s vous aurez galement rendre compte de l utilisation des mat riels qui vous ont t remis d s votre affectation Ceci permettra vos sup rieurs d tre imbus de la gestion que vous effectuez au sein de votre quipe Ce rapport doit tre approuv par votre Superviseur Principal avant d tre remis au Responsable de l Unit Pour viter toute rupture vous devez faire vos requ tes aupr s de votre Superviseur Principal qui se chargera de faire le n cessaire Ces requ tes devront tre accompagn es du rapport faisant tat de l utilisation des mat riels au sein de votre quipe 18 ANNEXE Annexe 1 Cahier d Enregistrement des lots Annexe 2 Fiche CODIF 01 Annexe 3 Fiche CODIF 02 Annexe 4 Fiche CODIF 03 Annexe 5 Fiche CODIF 04 Annexe 6 Fiche CODIF 06 Annexe 7 Fiche CODIF 07 Annexe 8 Fiche CODIF 08 Departement Commune Ville Quartier Section Communale Code G ographique UNITE DE VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION DIVISION DE TRAITEMENT DES DONNEES CAHIER D ENREGISTREMENT DES LOTS DE QUESTIONNAIRES J A __
30. tres niveaux de supervision n auront pas intervenir directement sur les questionnaires leurs remarques seront not es ailleurs et seront transmises aux Superviseurs de v rification critique et codification MODULE IV TACHES ET DEVOIRS DU SUPERVISEUR DE VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION En votre qualit de Superviseur de V rification Critique et Codification vous appartenez l Unite de V rification Critique et Codification qui se trouve sous la coordination de la Division de Traitement des Donn es En tant que tel vous aurez effectuer la supervision du traitement manuel des questionnaires remplis dans le cadre du IV Recensement G n ral de la Population et de l Habitat Pour r aliser cet important travail vous devez avoir une id e pr cise de vos t ches et de vos devoirs afin de fournir un travail de qualit appr ciable 4 1 TACHES DEVOLUES AU SUPERVISEUR DE VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION Vous tes charg de superviser et de contr ler la qualit du travail fourni par les Agents de V rification Critique et Codification se trouvant sous votre responsabilit Vous avez pour t ches de a Recevoir du Superviseur Principal les lots de questionnaires b V rifier les lots de questionnaires re us du Superviseur Principal c Proc der l enregistrement des lots re us d Distribuer les lots de questionnaires aux diff rents Agents de votre quipe e V rifier et contr ler les quest
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