Manuel d`instructions du superviseur (RGPH 2003)
Contents
1. Ce manuel a t pr par l intention de tous ceux qui auront encadrer les Agents de l Unit de V rification Critique et Codification dans le processus du traitement manuel des questionnaires Il a t con u sp cifiquement l intention du Superviseur Principal dont la t che principale est de g rer sa salle de travail tout en suivant l volution des activit s au sein de son quipe de travail 1 1 OBJECTIFS DU MANUEL Ce Manuel a pour objectifs de fournir aux Superviseurs Principaux des l ments d information et de formation leur permettant de saisir d abord l importance de la t che qui leur est confi e et d acqu rir ensuite les connaissances n cessaires une parfaite ex cution de leurs t ches d finir de mani re claires et pr cises toutes les directives administratives et proc durales de supervision et de gestion adopt es dans le cadre de l op ration de critique et de codification des questionnaires du DN Recensement G n ral de la Population et de l Habitat mettre la disposition des Superviseurs Principaux des instructions utiles l orientation de leur travail 1 2 CONTENU DU MANUEL C est un manuel r dig en sept 7 modules Ces modules pr sentent avec suffisamment de d tails la d finition des concepts li s l op ration certains aspects administratifs et les proc dures de supervision adopt es dans le cadre de l op ration v rification critique et co2. Unit des Archives pour chaque unit administrative les lots de questionnaires codifi s et v rifi s h Tenir jour le registre de production des Agents Codificateurs et des Superviseurs de Codification i Contr ler les entr es les sorties les absences la ponctualit les retards du personnel se trouvant sous sa responsabilit j Assurer le d marrage et la fin des travaux aux jours et heures pr vus k Examiner de concert avec les Superviseurs de Codification les causes de certains probl mes rencontr s de fa on trouver les solutions appropri es D Fournir une assistance technique aux Superviseurs de Codification m Analyser et approuver les fiches de contr le ainsi que les rapports produits par les Superviseurs de Codification se trouvant sous sa responsabilit n Participer aux r unions de travail fix es par ses sup rieurs hi rarchiques o Produire p riodiquement des rapports d activit s p Assurer une saine ambiance de travail au sein de ses quipe 3 2 DEVOIRS DU SUPERVISEUR PRINCIPAL En votre qualit de Superviseur Principal vous devez savoir ce que vous devez faire et ce que vous ne devez pas faire Tout ceci se trouve troitement li votre fonction et vous aidera accomplir le plus efficacement possible votre travail 3 2 1 Ce que vous devez faire Pour r aliser les t ches d crites plus haut en tant que Superviseur Principal vous devez manipuler avec soin les lots de qu
3. critique et codification Vous tes la premi re personne qui les Superviseurs de Codification se trouvant sous votre responsabilit doit se r f rer en cas de probl mes Vous assurez la communication entre eux et le Responsable de l Unit Au d marrage de l op ration certains Superviseurs pourraient avoir besoin plus d aide que d autres cependant ils n cessiteront tous des directives durant les premiers jours de l op ration Vous ne devez aucun moment faire des remarques ou des observations un Superviseur en pr sence de ses Agents Faites les rectifications avec tact de mani re amicale et en priv de fa on ne pas toucher leur susceptibilit Tout au long du processus encouragez les stimulez les tout tant pour eux un exemple Vous ne devez pas donner l impression que vous travaillez moins que les autres membres de l quipe Impliquez les Superviseurs dans vos prises de d cision coutez les avec patience quand ils formulent des revendications essayez de r soudre avec eux les difficult s auxquelles ils font face au cours de l ex cution de leurs t ches 6 1 3 Rapports d Activit s Vous devez produire des rapports d activit s permettant de juger de la qualit du travail accompli par vos subalternes et de l tat d avancement de l op ration au sein de chaque quipe de codification Les rapports seront r dig s en tenant compte des rapports qu auront transmis vos Superviseurs de v rific
4. trouvant sous votre responsabilit 4 1 RELATIONS AVEC LE RESPONSABLE DE L UNITE Vous d pendez directement du Responsable de l Unit Ainsi vous devez entretenir avec le Responsable de l unit de bonnes relations empreintes de cordialit et de respect Etant votre sup rieur hi rarchique imm diat la plupart des ordres consignes et instructions que vous aurez ex cuter ou suivre maneront directement de lui Tous les rapports que vous aurez produire et toutes vos requ tes doivent tre adress s au Responsable de l Unit Il est l pour valider le travail que vous aurez accompli au sein de votre salle de travail Vous devez entretenir avec lui une relation de travail transparente dans le but d atteindre quotidiennement les objectifs C est de lui que partent en principe toutes les directives qui vous sont destin es et c est vers lui que convergent toutes les actions entreprendre En cas de probl mes ou de difficult s rencontr es dans l ex cution de votre t che vous avez pour obligation de lui faire part de ces inconv nients Aussi devez vous tre en contact permanent avec le Responsable de l Unit afin de pouvoir tout instant solliciter son aide en cas de besoin 4 2 RELATIONS AVEC LE SUPERVISEUR DE CODIFICATION Vous aurez sous votre responsabilit trois 3 Superviseurs de Codification En tant que sup rieur hi rarchique de ces derniers vous devez entretenir avec eux des relations empre
5. Superviseurs de Codification et apporter les solutions n cessaires suivre les instructions donn es dans ce manuel et celles prodigu es par l quipe technique charg e de vous encadrer respecter scrupuleusement les r glements du Bureau du Recensement 3 2 2 Ce que vous ne devez pas faire En votre qualit de Superviseur Principal il vous est interdit de d vous faire remplacer par une autre personne pour accomplir votre t che communiquer qui que ce soit les informations contenues dans les questionnaires reproduire pour votre compte ou pour le compte d un tiers tout ou partie des informations sous peine de sanctions pr vues par la loi manger boire ou fumer dans l enceinte de l Unit de V rification Critique et Codification apporter avec vous des documents ou mat riels autres que ceux qui vous ont t remis lors de votre affectation radios baladeurs Walkman livres revues journaux etc effacer dans les informations contenues dans les questionnaires avec une gomme ou du liquide correcteur faire des ratures et biffer une information enregistr e dans le questionnaire troubler l atmosph re de travail par le bavardage la musique etc MODULE IV RELATIONS AVEC LES AUTRES MEMBRES DE L UNITE En tant que Responsable d une salle de travail vous avez pour obligation d entretenir de bonnes relations d abord avec le Responsable de l Unit puis avec tout le personnel se
6. TABLE DES MATIERES MODULE I PRESENTATION DU MANUEL ssssssneenmeneneenssesnessesesseeesensessee Z MODULE II PRESENTATION DU TRAITEMENT MANUEL VERIFICATION CRITIQUE ET 2 1 DEFINITION DU TRAITEMENT MANUEL AE A 2 2 IMPORTANCE DE L OPERATION VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION MODULE III TACHES ET DEVOIRS DU SUPERVISEUR PRINCIPAL ss seesseessese 4 3 1 TACHES DEVOLUES AU SUPERVISEUR PRINCIPAL An 3 2 DEVOIRS DU SUPERVISEUR PRINCIPAL nn HR ne 4 3 2 1 Ce que vous devez TEE 5 3 2 2 Ce que vous ne devez pas CET 6 MODULE IV RELATIONS AVEC LES AUTRES MEMBRES DE L UNITE cccccccccccccecccccesccea 7 4 1 RELATIONS AVEC LE RESPONSABLE DEL UNIEN 4 2 RELATIONS AVEC LE SUPERVISEUR DE CODIFICATION un aanraken 4 3 RELATIONS AVEC LES AGENTS CODIFICATEURS nine MODULE V RELATIONS AVEC LES AUTRES UNITES DE LA DIVISION DE TRAITEMENT 8 5 1 RELATIONS AVEC L UNITE DES ARCHIVES nat SARELATIONS AVE CE UNIT DE SAISIE eeneg ege tenta Eeer get Deh MODULE VI PROC DURES DE SUPERVISION seen 10 6 1 CONTROLE DU TRAVAIL DES AGENTS DE VOTRE SALLE in 10 6 1 1 Proc dures d Controle srai m n Seege NEES AEN nine 10 6 1 2 Assistance aux Superviseurs de V rification critique et codification E 6 13 Rapports T Active Snos aa dent Cer Gottes at E ardent et ee EE De 11 MODULE VII GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET MATERIELLES cucu 12 ZI GESTON EE E EE EEN MODULE I PRESENTATION DU MANUEL
7. ation critique et codification Les rapports d activit s que vous produirez doivent tre synth tiques c est dire ils doivent reprendre sur une forme agr g e les diff rents rapports re us de vos Superviseurs de Codification Vous devez faire tat de l volution de la supervision des probl mes rencontr s par vos Superviseurs et inclure galement les solutions apport es aux diff rents probl mes soulev s MODULE VII GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET MATERIELLES Votre t che principale est de vous assurer que le traitement manuel des questionnaires remplis se r alise selon le calendrier tabli et suivant les m thodes et techniques requises Pour atteindre cet objectif vous devez tre en mesure de g rer le personnel et les mat riels qui vous seront confi s 7 1 GESTION DU PERSONNEL A tout moment vous devez tre en mesure de fournir un rapport sur le comportement du personnel se trouvant sous votre responsabilit Ainsi vous devez disposer des informations sur les entr es sorties absences et retards des Agents se trouvant sous votre responsabilit Vous devez effectuer un contr le direct et rigoureux sur le mouvement des Superviseurs de v rification critique et codification l int rieur de l Unit Toute autorisation les habilitant accomplir une t che doit venir de vous Les fiches d autorisation doivent tre sign es par vous et approuv es par le Responsable de l Unit Vous devez recevoir po
8. devez inscrire d abord l ensemble de mat riel re u du Responsable de l Unit Sur chaque ligne vous porterez la description du mat riel la quantit la date de r ception le nom de l exp diteur et le visa de ce dernier Vous porterez galement dans le bordereau tous les mat riels transmis aux Superviseurs de v rification critique et codification A partir des informations obtenues par ces derniers vous pourrez dresser un inventaire p riodique du mat riel
9. dification MODULE II PRESENTATION DU TRAITEMENT MANUEL VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION L op ration v rification critique et codification est un ensemble d activit s qui se r alisent lors du traitement manuel des questionnaires Elle rentre dans le processus r gulier de traitement des donn es qui repr sente g n ralement la troisi me phase de toute op ration de terrain recensement ou enqu te 2 1 D FINITION DU TRAITEMENT MANUEL Le traitement manuel est d fini comme un ensemble d activit s qui consistent examiner minutieusement suivant des r gles bien sp cifiques les questionnaires remplis provenant des op rations de collecte Il pr c de n cessairement la saisie et l exploitation des informations recueillies et comprend trois 3 activit s distinctes 1 la v rification elle consiste faire un contr le physique sur les lots de questionnaires remplis 2 la critique elle consiste analyser les informations enregistr es dans les questionnaires remplis afin de d tecter et de corriger si possible les ventuelles erreurs commises par les Agents de terrain notamment les incoh rences les omissions les valeurs invalides ou manquantes 3 la codification elle a pour objectif de transformer en codes num riques certaines r ponses litt rales enregistr es dans les questionnaires remplis 2 2 IMPORTANCE DE L OPERATION VERIFICATION CRITIQUE ET CODIFICATION Malgr la structure mise
10. en place pour la supervision des travaux de terrain lors des op rations statistiques ant rieures enqu tes recensement on remarque g n ralement qu un certain nombre de questionnaires arrivent au Bureau entach s d erreurs de toutes sortes c est dire que les informations contenues dans ces questionnaires ne sont pas toujours compl tes ni coh rentes Ainsi avant le traitement informatique ces questionnaires remplis sont sujets tout un ensemble de contr le leur permettant d tre trait s manuellement A ce titre l op ration v rification critique et codification repr sente non seulement une phase pr liminaire importante au traitement automatique des donn es mais aussi elle compl te le travail de terrain en s assurant de la compl tude de l exactitude et de la coh rence des r ponses enregistr es De plus elle facilite le traitement informatique en transformant certaines informations litt rales en codes facilement compr hensibles par le programme de saisie En conclusion disons qu elle renforce le travail de terrain par le nettoyage et la correction en apportant aux donn es enregistr es les rectifications n cessaires permettant de pr parer les questionnaires pour l op ration de saisie MODULE ITI TACHES ET DEVOIRS DU SUPERVISEUR PRINCIPAL En votre qualit de Superviseur Principal vous d pendez directement du Responsable de l Unit de V rification Critique et Codification En tant que tel vou
11. estionnaires faire une utilisation rationnelle des mat riels qui vous seront remis pr venir temps le Responsable de l Unit de vos besoins en mat riels maintenir l ordre au sein de votre salle de travail suivre l volution des activit s au sein de quipes se trouvant sous votre responsabilit consulter le Responsable de l Unit quand um point du questionnaire ou des instructions ne vous paraissent pas clair vous vous trouvezen pr sence de cas qui d passent le champ de vos comp tences vous avez des doutes sur ce que vous devez faire accorder une attention particuli re aux recommandations du Responsable de l Unit r aliser votre travail de fa on convenable dans les d lais impartis et selon les normes de qualit requise respecter les r gles relatives la pr sence et la ponctualit maintenir constamment l esprit de travail l ordre et la discipline au sein de votre salle de travail motiver encourager et stimuler vos Agents et vos Superviseurs de Codification en vue de l am lioration de la qualit de leur travail rectifier avec tact l erreur constat e au sein d un questionnaire g rer les conflits existants au sein de votre salle de travail faire des interventions ponctuelles en vue de r soudre certains probl mes techniques rencontr s par vos subalternes couter attentivement les plaintes et griefs formul s par vos Agents et
12. intes de franche collaboration Ainsi sans pour autant perdre votre autorit vous devez tablir avec eux de bonnes relations de travail pouvant conduire la r ussite de l op ration de v rification critique et codification En cas de probl mes ou de difficult s rencontr s par vos Superviseurs de Codification vous serez la premi re personne qu ils devront informer En tant que tel vous devez toujours pr ter une attention particuli re toute demande ou toute requ te provenant de vos Superviseurs A tout moment vos Superviseurs de Codification pourront solliciter votre aide en vue de r soudre certains probl mes tels que conflits manque de respect insubordination survenus au sein de leur quipe respectif d Agents Codificateurs Ils peuvent aussi vous r clamer une assistance technique pour les membres de leur quipe Vous tes l galement pour leur fournir tout l appui et l encadrement n cessaires pouvant leur permettre de r aliser un travail de bonne qualit Cr ez la motivation et maintenez le moral de vos Superviseurs pour que la qui tude d esprit et la s r nit puissent r gner au sein de votre salle de travail 4 3 RELATIONS AVEC LES AGENTS CODIFICATEURS Les Agents Codificateurs de votre salle de travail pourront vous solliciter en cas d indisponibilit de leur Superviseur Ainsi maintes occasions vous aurez remplacer vos Superviseurs lorsqu ils s adonneront d autres t ches telles que
13. it de Saisie a pour mission d effectuer le traitement automatique des questionnaires Vous devez tre disponible tout moment en vue de r soudre les probl mes ventuels auxquels est confront e l Unit de Saisie et qui proviennent des erreurs commises par les Agents de vos quipes au moment de l ex cution de l op ration Ainsi en tant que Superviseur Principal vous devez tre constamment en relation avec les Superviseurs de Saisie en vue de satisfaire toute demande li e une difficult rencontr e ou une erreur constat e au sein d un questionnaire par les Agents de saisie dans l ex cution du traitement informatique Vous avez ainsi pour mission de vous enqu rir de ces difficult s de les analyser de commun accord avec eux et de demander vos Agents de porter les rectifications n cessaires lorsque cela s av re n cessaire MODULE VI PROC DURES DE SUPERVISION Bien que repr sentant le deuxi me niveau de supervision le Superviseur Principal doit r unir et combiner la fois les qualit s d un bon Agent Codificateur et celles d un bon Superviseur de Codification Pour accomplir ses fonctions administratives et techniques il doit tre en mesure de ma triser non seulement les instructions donn es l Agent Codificateur dans le manuel d instructions mais aussi les techniques de supervision utilis es par le Superviseur de Codification pour effectuer le contr le et la v rification des questionnaires a
14. la v rification des questionnaires trait s par leurs Agents Codificateurs Vous aurez pour t ches d effectuer des interventions ponctuelles aupr s des Agents Codificateurs afin de les aider techniquement r aliser correctement leur travail MODULE V RELATIONS AVEC LES AUTRES UNITES DE LA DIVISION DE TRAITEMENT En votre qualit de Superviseur Principal tant donn la t che qui vous incombe en plus des relations que vous avez entretenir avec le personnel qui se trouve au sein de votre unit vous aurez entretenir diverses relations avec les autres unit s de la Division de Traitement des donn es De mani re sp cifique vous maintiendrez des relations avec l Unit des Archives et l Unit de Saisie 5 1 RELATIONS AVEC L UNITE DES ARCHIVES L Unit des Archives ayant pour mission d archiver tous les questionnaires et formulaires provenant du terrain est charg e dans ce cas de vous procurer tout au long du processus de v rification critique et codification les questionnaires et les formulaires n cessaires l ex cution des t ches au sein de votre quipe Ainsi vous tes tenu d entretenir avec le personnel de cette unit d troites relations professionnelles ax es sur la compr hension et le respect Vous devez vous approvisionner en lots de questionnaires aupr s du Responsable de l Unit des Archives En recevant les lots vous devez signer la fiche de transmission FT1 voir Fiche en annexe d
15. s avez sous votre responsabilit trois 3 quipes de dix 10 Agents Codificateurs ayant leur t te chacune un 1 Superviseur de Codification Vous repr sentez l l ment interm diaire entre les quipes de Codification et le Responsable de l Unit Vous avez ainsi pour t che principale de g rer la salle de travail de ces quipes Afin d tre la hauteur du r le jouer au sein de cette structure vous devez avoir une id e pr cise de vos t ches et de vos devoirs de fa on fournir un travail de bonne qualit 3 1 TACHES DEVOLUES AU SUPERVISEUR PRINCIPAL En tant que Superviseur Principal vous tes charg de superviser et de contr ler la qualit du travail accompli par les diff rents membres de vos quipes Ainsi vous avez pour t ches de a Passer les commandes de questionnaires l Unit des Archives et recevoir les lots y aff rents b Assurer la gestion des lots de questionnaires c V rifier contr ler et enregistrer les lots avant d effectuer la distribution d Transmettre au Responsable d Unit les formulaires d enregistrement des lots critiqu s et codifi s la fin de la semaine e Effectuer la distribution des lots de questionnaires aux Superviseurs de Codification se trouvant sous sa responsabilit et passer les critures de mouvements appropri es f Assurer une r partition rationnelle et quilibr e du travail entre les Superviseurs de Codification g Acheminer l
16. tenue par cette unit Avant d apposer votre signature sur cette fiche vous devez v rifier et contr ler le lot afin de vous assurer que le nombre de formulaires remis est conforme au nombre d clar par l unit des archives Pour ce contr le assurez vous que le num ro d ordre et le code g ographique de la SDE correspondent aux informations port es sur le cartable renfermant les questionnaires Vous devez demander au Responsable de cette unit de vous fournir les lots de questionnaires par commune jusqu puisement d un d partement tout en respectant l ordre s quentiel de la SDE Vous tes galement charg de communiquer l unit des archives toutes les informations concernant une SDE apr s le traitement manuel de son lot de questionnaires Une fois que votre quipe aura finie de travailler sur les lots apr s avoir effectu le contr le et la v rification vous avez pour obligation de retourner les lots l unit des archives En remettant les lots vous devez enregistrer sur la fiche de transmission toutes les informations relatives au num ro s quentiel nombre de questionnaires code g ographique et faire les remarques appropri es s il y a lieu A la r ception des lots la personne d sign e pour accomplir cette t che doit galement contr ler et v rifier en votre pr sence les lots qui lui ont t remis ainsi que toutes les fiches les accompagnant 5 2 RELATIONS AVEC L UNITE DE SAISIE L Un
17. tuelles et surtout d apporter opportun ment les corrections n cessaires Les crit res de validation et de correction que vous devez utiliser correspondent exactement ceux propos s aux Superviseurs de v rification critique et codification Dans la mesure du possible essayez de suivre pas pas l volution de l op ration afin de pouvoir d celer au pr alable les probl mes qui pourraient subvenir Avant de transmettre les lots de questionnaires trait s l unit des archives proc der la v rification de 3 du lot trait par Agent Codificateur 6 1 2 Assistance aux Superviseurs de V rification critique et codification Vous devez assister les Superviseurs de v rification critique et codification dans l accomplissement de leurs t ches Vous devez encadrer superviser et stimuler vos subalternes en vue de l am lioration de leurs travaux Ainsi vous devez leur venir en aide toutes les tapes de l op ration Vous devez fournir votre appui dans l organisation de chacune des quipes plac es sous votre responsabilit la r partition et la distribution des t ches au sein de chaque quipe _l encadrement des Agents de v rification critique et codification se trouvant sous votre contr le Votre pr sence r guli re aupr s de vos Superviseurs constitue pour eux une source de motivation Vous tes plus que tout autre responsable le collaborateur le plus proche des Superviseurs de v rification
18. ur chaque quipe la fin de chaque semaine des mains des Superviseurs de v rification critique et codification un rapport d taill sur le comportement des Agents de V rification Critique et Codification Vous devez approuver quand les justifications fournies en appui sont exactes et correctes les autorisations accord es un Agent par le Superviseur de Codification Vous signerez une autorisation pour un Agent seulement si son Superviseur de Codification s est absent A la fin de chaque mois vous devez remettre un rapport sur le personnel se trouvant sous votre responsabilit Vous devez comptabiliser dans ces rapports les heures de sortie les retards et les absences des Agents de votre quipe 7 2 GESTION DU MATERIEL A tout moment vous devez tre en mesure d valuer le mat riel disponible afin de pouvoir vous approvisionner temps de fa on ne pas causer du retard au sein de l op ration Vous devez vous assurer que les Superviseurs de Codification ont leur disposition tout le mat riel n cessaire pour accomplir leurs t ches Vous devez g rer efficacement le mat riel re u effectuer rationnellement la distribution du mat riel aux Superviseurs de v rification critique et codification inventorier le mat riel disponible dresser des rapports p riodiques sur l tat du mat riel Ces mouvements du mat riel sont synth tis s dans le bordereau de transmission Dans ce bordereau vous
19. yant d j subi le processus de traitement manuel 6 1 CONTROLE DU TRAVAIL DES AGENTS DE VOTRE SALLE Ce contr le consiste effectuer la v rification de la qualit du travail des Superviseurs de v rification critique et codification Vous devez valuer en permanence le travail r alis par les Superviseurs de v rification critique et codification et vous assurer de leur bonne performance Sans intervenir personnellement vous pouvez ainsi appr cier leur travail leur juste valeur et observer s ils ont respect les directives donn es pour la supervision le contr le et la v rification 6 1 1 Proc dures de Contr le Vous devez contr ler les diff rents rapports produits par vos Superviseurs de v rification critique et codification R f rez vous aux diff rentes fiches remplies par les Agents de v rification critique et codification afin de v rifier l exhaustivit et la pertinence des informations consign es dans les rapports Avant toute validation d un lot vous devez proc der la v rification et au contr le de ce lot Pendant toute la dur e de l op ration vous avez pour obligation de r aliser des contr les syst matiques sur le travail r alis au sein d une quipe de codification Aussi devriez vous tablir un syst me de contr le p riodique du d roulement des travaux une valuation progressive de la qualit des informations collect es afin d tre en mesure de d celer les failles ven
Download Pdf Manuals
Related Search