Rapports financiers Manuel d`instructions
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1. Canada Foundation for Innovation Fondation canadienne pour l innovation Rapports financiers Manuel d instructions Mars 2009 Rapports financiers Manuel d instructions Table des mati res 1 Acc der aux formulaires des rapports financiers 24 Rapport Merna E une uen een 2 1 Apercu d proj t esurienti ee E E E E E E E E 2 2 Contributions totales des partenaires admissibles s nnnssenssesseeseosseesreseesseeseeseessee 2 3 Co ts admissibles TOUR nan dem ane mn ntettaent 2 4 Contribution de la PORN en 2 5 Changements importants sessesseseeeseesseseeeseessesersstessesstestessesstssresseeseesresseeseesenssre 3 Rapport neseueelianeneinetenansroleieinitmeueuaneneianeanstemuel 3 1 Aper u duU DEO Rte oe ion EAE EEEE EEE O EEE 3 2 Contributions totales des partenaires admissibles d tails 3 3 Co ts admissibles totaux C AS a nlein 3 4 catts sssssssssesesssesessreeesstteessttetssttetsttttst tt sste stt tt tt kt stt tt s11 bb strebas teo stetan st rean sstes reete 3 5 Contributions de la FCI Sa ERTE EER ERE 3 6 Demande de dernier versement esessseseeeseeseeseeeseesreseteseesstserssessesseestesseeseeseesste 3 1 LPO OMS ne SR E a 4 V rification en OR EE tete nat nintendo inner 5 OT LORS CR TA DORE dan E nent den ent Rapports financiers manuel d instructions Le pr sent manuel indique comment remplir s par ment les rapports interm diaire et final l1 Acc der aux formulair2. rapport Il est important de noter que pour pouvoir tre prises en compte dans la colonne Total r el les contributions en esp ces et en nature doivent d j avoir t re ues Les promesses de contribution en esp ces ou en nature ne doivent pas figurer dans cette colonne mais dans celle correspondant la p riode laquelle on pr voit recevoir ces contributions NOTE Uniquement pour le financement provincial Si vous recevez un appui financier d un gouvernement provincial et que celui ci retient une partie de ce montant indiquez dans la colonne 3 le montant brut y compris le montant retenu du financement accord jusqu aujourd hui Par exemple si un gouvernement provincial vous a octroy 100 000 mais en a retenu 10 000 vous devez entrer 100 000 comme montant r el re u m me si vous ne recevrez le montant retenu qu une date ult rieure Colonnes 4 et 5 Totaux pr vus pour les deux p riodes venir Entrez les contributions que l on pr voit recevoir au cours des deux prochaines p riodes NOTE Somme des contributions totales admissibles Les contributions totales admissibles repr sentent la somme des lignes 5 11 Quand vous cliquez sur le bouton Sauvegarder cette somme est calcul e automatiquement et le total s affiche automatiquement la ligne 1 de la section Contribution de la FCI Fondation canadienne pour l innovation Rapports financiers manuel d instr
3. d doit tre inscrit dans la cellule Retenue r elle de la FCI de la colonne 3 ligne 2 qui se trouve la section Contribution de la FCI Il est noter que le montant du solde d calcul la fin du projet peut tre diff rent de celui retenu pendant la dur e du projet si les co ts finaux admissibles sont inf rieurs ceux qui avaient t pr vus au moment de la signature de l Entente de contribution financi re Il est galement important de noter qu en cas de solde d n gatif l tablissement doit rembourser le montant vers en trop par la FCI 3 7 Certification Entrez dans cette section le nom de l administrateur des comptes et celui du recteur pr sident ou chef de la direction ou la personne d sign e aux termes de la D claration d adh sion En plus de soumettre le rapport en ligne l tablissement doit galement soumettre la FCI une copie imprim e du rapport financier sur laquelle figurent les signatures originales Le rapport doit tre sign par deux personnes l administrateur des comptes et le recteur le pr sident ou le chef de la direction ou la personne d sign e aux termes de la D claration d adh sion Le solde d ne sera vers qu la r ception de la copie sign e du rapport 4 V rification en ligne La FCI encourage vivement les tablissements s assurer de l exactitude des donn es avant de lui soumettre un rapport Vous pouvez tout moment valid
4. e des contributions de vos partenaires admissibles par types de partenaire financier et de faire la distinction entre les contributions en esp ces et celles en nature Elle contient cinq colonnes Fondation canadienne pour l innovation Rapports financiers manuel d instructions Colonne 1 Totaux pr vus aux termes de l Entente de contribution financi re Les montants de la premi re colonne intitul e Totaux pr vus aux termes de P Entente de contribution financi re proviennent du Sommaire des contributions confirm es soumis l tape de la finalisation de la contribution ou au moment de la derni re modification approuv e Colonne 2 Totaux pr vus r vis s Entrez dans cette colonne la meilleure estimation ce jour des contributions totales re ues et recevoir des partenaires Cette colonne repr sente la somme des colonnes 3 4 et 5 en plus de tout montant que l on pr voit recevoir apr s les deux p riodes de pr vision pr sent es dans le rapport financier les p riodes qui vont au del de celle indiqu e la colonne 5 Le montant de cette colonne permet la FCI de d terminer si le projet a fait l objet de changements importants depuis la conclusion de l Entente de contribution financi re et de s assurer que le financement pr vu est toujours appropri Colonne 3 Total r el ce jour cumulatif Entrez le total des contributions re ues du d but du projet jusqu la date du
5. enaire financier Entrez les contributions re ues pour le projet dans la colonne Totaux r els Il est noter que si vous avez inscrit le nom d un partenaire l origine mais que ce dernier n a pas effectu la contribution pr vue vous devez tout de m me le mentionner dans cette section en indiquant dans le Sommaire des contributions confirm es le montant initialement pr vu et en entrant un montant nul dans le champ correspondant au financement r ellement re u L tablissement peut obtenir une version en lecture seulement de la Finalisation de la contribution Sommaire des contributions confirm es titre de r f rence en cliquant sur le lien Voir le Sommaire des contributions confirm es Pour ajouter un partenaire cliquez sur Ajouter Il est possible d effectuer une recherche par nom ou par type dans la liste des partenaires Si le nom d un partenaire n est pas affich cliquez sur Demande pour l ajout d un partenaire Dans la fen tre contextuelle entrez les renseignements demand s puis cliquez sur Soumettre la FCI Il faut compter un deux jours ouvrables pour que la FCI ajoute le nouveau partenaire la liste 3 3 Co ts admissibles totaux d tails Le premier cran affiche un sommaire pour chaque type de d pense Pour entrer l information d taill e cliquez sur Afficher d tail Les montants inscrits dans les colonnes Totaux pr vus aux te
6. er le rapport en cliquant sur Cliquer ici pour v rifier dans l cran Rapports financiers du projet La liste des erreurs qui doivent tre corrig es avant que le rapport puisse tre soumis la FCI s affiche 5 Soumission du rapport Vous pouvez imprimer une copie du rapport en cliquant sur l ic ne de l cran Rapports financiers du projet qui repr sente une imprimante Le rapport doit tre envoy par voie lectronique la FCI par l administrateur des comptes la seule personne qui dispose du Fondation canadienne pour l innovation Rapports financiers manuel d instructions code et de l autorisation n cessaires pour le faire Pour soumettre le rapport cliquez sur Soumettre la FCI Les tablissements doivent soumettre une copie imprim e du rapport sur laquelle figurent les signatures requises mais uniquement dans le cas des rapports finaux Fondation canadienne pour l innovation
7. es des rapports financiers Si vous disposez d un num ro d identification personnel et d un mot de passe vous pouvez ouvrir une session et acc der tous les rapports financiers en vous rendant la section La FCI en ligne du site Web de la FCI www innovation ca fr cfi online Pour obtenir un num ro d identification personnel et un mot de passe veuillez crire help aide innovation ca 2 Rapport int rimaire Vous devez remplir les sections suivantes du rapport financier en ligne Aper u du projet Contributions totales des partenaires admissibles Co ts admissibles totaux Contribution de la FCI Changements importants Vous pouvez acc der ces sections l aide du menu d roulant ou en cliquant sur le bouton Continuer pour remplir les sections les unes apr s les autres 2 1 Aper u du projet Cette section contient de l information en lecture seulement sur le montant maximum de la contribution approuv par la FCI aux termes de l Entente de contribution financi re la date de d but du projet et la date pr vue de fin du projet Si la date de fin du projet doit tre modifi e communiquez avec la FCI Dans cette section vous devez r pondre la question S agit 1l du rapport final Pour le rapport int rimaire s lectionnez Non et passez la section suivante 2 2 Contributions totales des partenaires admissibles Cette section vous permet de fournir le sommair
8. issibles d tails Le syst me inscrit galement la ligne 2 de la colonne 1 le montant maximum de la contribution de la FCI conform ment l Entente de contribution financi re Une fois les donn es sauvegard es le syst me calcule automatiquement les montants des lignes 3 et 4 NOTE V rification avant la validation Une fois l information sauvegard e le syst me met automatiquement jour les lignes 3 et 4 Avant de soumettre les donn es il est possible de les valider en s assurant que le total de la ligne 3 Contributions admissibles totales est gal celui des Co ts Fondation canadienne pour l innovation Rapports financiers manuel d instructions admissibles totaux qui figure dans la section du m me nom Si ce n est pas le cas vous devez retourner dans la section Contributions totales des partenaires admissibles d tails et au besoin corriger le montant de la contribution de votre tablissement 3 6 Demande de dernier versement Cet cran sert calculer le dernier versement demand la FCI Si vous avez indiqu que vous souhaitez soumettre un rapport final les donn es provenant des autres sections seront automatiquement copi es dans les bo tes Toutefois l tablissement doit alors s assurer de l exactitude des informations En cas d erreur vous devez retourner dans la section o se trouve l erreur et apporter les changements qui s imposent Le Solde
9. lle correspondant la p riode durant laquelle les biens ou les services sont cens s tre obtenus Colonnes 4 et 5 Totaux pr vus pour les deux p riodes venir Ces colonnes repr sentent les co ts que l on pr voit engager au cours des deux prochaines p riodes comptables Pour la FCI il est extr mement important que l on fasse la distinction entre les d penses r ellement engag es colonne 3 et celles que l on pr voit engager au cours des deux prochaines p riodes comptables car cela lui permet de s assurer que les calendriers de versements sont appropri s NOTE Somme des co ts admissibles totaux Les co ts admissibles totaux repr sentent la somme des lignes 13 22 Ce champ est mis jour automatiquement quand vous cliquez sur le bouton Sauvegarder Pour s assurer de la validit du rapport il faut v rifier que le montant des co ts admissibles totaux est gal la somme des montants du financement de la FCI et des contributions totales admissibles qui figurent dans la section Contribution de la FCI Si ce n est pas le cas vous devez retourner la section Fondation canadienne pour l innovation Rapports financiers manuel d instructions Contributions totales des partenaires admissibles et ventuellement corriger le montant de la contribution de votre tablissement 2 4 Contribution de la FCI Cette section comprend un sommaire des contributions totales des partenaires ad
10. missibles de la contribution de la FCI des contributions admissibles totales ainsi que du montant retenu par la FCI Elle indique aussi la contribution de la FCI exprim e en pourcentage des contributions admissibles totales Vous devez seulement remplir la ligne 2 Contribution de la FCI Dans la colonne 3 vous devez inscrire le montant r el des versements que vous avez re us de la FCI en date du rapport Dans la premi re partie de la ligne 2 entrez le montant des versements re us de la FCI en date du rapport en excluant tout montant retenu Dans la seconde partie de la ligne 2 entrez le montant de la somme retenue en date du rapport Dans les colonnes 4 et 5 inscrivez le montant des contributions brutes pr vues y compris les sommes retenues pour les deux ann es venir qui figurent dans l Entente de contribution financi re initiale ou dans l Entente de contribution financi re r vis e Le syst me copie automatiquement la ligne 1 les montants de la ligne Contributions totales admissibles dans la section Contributions totales des partenaires admissibles Le syst me inscrit galement la ligne 2 de la colonne 1 le montant maximum de la contribution de la FCI conform ment l Entente de contribution financi re Une fois les donn es sauvegard es le syst me calcule les montants des lignes 3 et 4 NOTE V rification avant la validation Une fois l information sauvegard e le syst me met automatiq
11. rmes de l Entente de contribution financi re correspondront ceux inscrits dans la Liste d taill e soumise l tape de la finalisation de la contribution ou au moment de la derni re modification approuv e Entrez le nombre d articles achet s et les d penses engag es pour le projet dans la colonne Totaux r els Il est noter que si vous avez mentionn un article l origine mais que cet article n a pas t achet par la suite vous devez quand m me le mentionner dans cette section en indiquant le montant initial qui figure dans la Liste d taill e et en entrant un montant nul dans les champs correspondant au nombre d articles et aux d penses engag es Les articles achet s en plus doivent galement tre indiqu s dans cette section Cliquez sur Ajouter un article pour ajouter un nouvel article Fondation canadienne pour l innovation Rapports financiers manuel d instructions 3 4 carts Il y a deux sous sections Changements importants Dans cette section indiquez les changements importants r els ou pr vus conform ment la d finition figurant dans la section 6 6 du Guide des politiques et des programmes de la FCD qui n ont pas t approuv s par la FCI et pr cisez quand vous comptez soumettre la FCI une demande d approbation leur gard carts dans les co ts du projet Cette section permet de signaler les carts importants entre le Total pr vu au
12. uctions 2 3 Co ts admissibles totaux Cette section sert r capituler l information concernant les d penses admissibles du projet et faire la distinction entre les co ts en esp ces et en nature Colonne 1 Totaux pr vus aux termes l Entente de contribution financi re La premi re colonne intitul e Totaux pr vus aux termes de l Entente de contribution financi re provient de la Liste d taill e soumise l tape de la finalisation de la contribution ou au moment de la derni re modification approuv e Colonne 2 Totaux pr vus r vis s Entrez dans cette colonne la meilleure estimation ce jour du total des d penses engag es et venir pour le projet Cette colonne repr sente la somme des colonnes 3 4 et 5 en plus des co ts pr vus apr s les deux p riodes de pr vision pr sent es dans le rapport financier les p riodes qui vont au del de celle indiqu e la colonne 5 Colonne 3 Total r el ce jour cumulatif Entrez le total des d penses engag es du d but du projet jusqu la date du rapport Il est important de noter que les articles biens services etc doivent tre re us au plus tard la date du rapport pour tre pris en compte dans cette colonne Les promesses d achat ou la r ception de biens ou de services une date ult rieure ne sont pas consid r es comme des d penses engag es si bien qu elles ne doivent pas figurer dans cette colonne mais dans ce
13. uement jour les lignes 3 et 4 Avant de soumettre les donn es il est possible de les valider en s assurant que le total de la ligne 3 Contributions admissibles totales est gal celui des Co ts admissibles totaux qui figure dans la section du m me nom Si ce n est pas le cas vous devez retourner dans la section Contributions totales des partenaires admissibles et au besoin corriger le montant de la contribution de votre tablissement 2 5 Changements importants Dans cette section indiquez les changements importants r els ou pr vus conform ment la d finition figurant dans la section 6 6 du Guide des politiques et des programmes de la FCI qui n ont pas t approuv s par la FCI et pr cisez quand vous comptez soumettre la FCI une demande d approbation leur gard Fondation canadienne pour l innovation Rapports financiers manuel d instructions 3 Rapport final Vous devez remplir les sections du rapport financier en ligne suivantes Aper u du projet Contributions totales des partenaires admissibles d tails Co ts admissibles totaux d tails carts Contribution de la FCI Demande du dernier versement Certification Le rapport final doit tre soumis dans les six mois suivant la date r elle de fin du projet La date r elle de fin du projet est la date laquelle infrastructure du projet financ par la FCI a t acquise ou d velopp e et to
14. utes les d penses ont t engag es les articles ont t re us les services ont t rendus ou le travail a t effectu infrastructure financ e par la FCI est en tat de marche 3 1 Aper u du projet Cette section contient de l information en lecture seulement sur le montant maximum de la contribution de la FCI selon l Entente de contribution financi re la date de d but du projet et la date pr vue de fin du projet Dans cette section vous devez r pondre la question S agit 1l du rapport final S lectionnez Oui si tel est le cas En outre vous devez indiquer s il s agit d un projet multi tablissement Si tel est le cas cliquez sur Ajouter pour indiquer les tablissements participants ainsi que leur part du total des co ts admissibles Le syst me affiche une fen tre dans laquelle vous pouvez s lectionner les tablissements Rappel N oubliez pas d inclure votre tablissement et sa part des co ts admissibles totaux Notez galement que la somme de la part des co ts admissibles totaux doit tre gale aux co ts admissibles totaux qui figurent dans la section Co ts admissibles totaux d tails Fondation canadienne pour l innovation Rapports financiers manuel d instructions 3 2 Contributions totales des partenaires admissibles d tails Cette section donne une ventilation du total des contributions des partenaires admissibles par types de part
15. x termes de l Entente de contribution financi re ou la derni re entente et les co ts r els inscrits par types de d pense dans la section Co ts admissibles totaux d tails Cliquez sur Afficher d tails pour pouvoir inscrire les raisons des carts pour chaque article Seuls les carts sup rieurs 5 du total des co ts admissibles l tape de la finalisation de la contribution ou d un montant sup rieur 50 000 suivant le montant le moins lev doivent tre expliqu s 3 5 Contribution de la FCI Cette section comprend un sommaire des contributions totales des partenaires admissibles de la contribution de la FCI des contributions admissibles totales ainsi que du montant retenu par la FCI Elle indique aussi la contribution totale de la FCI exprim e en pourcentage des contributions admissibles totales Vous devez seulement remplir la ligne 2 Contribution de la FCI Dans la colonne 3 vous devez inscrire le montant r el des contributions de la FCI que vous avez re ues en date du rapport Dans la premi re partie de la ligne 2 entrez le montant des contributions de la FCI re ues en date du rapport en excluant tout montant retenu Dans la seconde partie de la ligne 2 entrez le montant de la somme retenue en date du rapport Le syst me copie automatiquement la ligne 1 les montants de la ligne Contributions totales admissibles dans la section Contributions totales des partenaires adm
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