INFORMATIONS NECESSAIRES 2 Merci de joindre tout document
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1. REMPLI PAR LE CEPD NUMERO DE REGISTRE 926 REMPLI PAR LE CEPD NOTIFICATION DE CONTROLE PREALABLE DATE DE SOUMISSION 09 11 2012 NUMERO DE DOSSIER 2012 0971 INSTITUTION EUROPEAN PARLIAMENT BASE LEGALE ARTICLE 27 5 DU REGLEMENT CE N 45 2001 INFORMATIONS NECESSAIRES 1 NOM ET ADDRESSE DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT MR FRANCISCO ESTELA BURRIEL CHEF UNITE FRAIS DE VOYAGE ET SEJOUR DES DEPUTES BUREAU ATRO3KO1 1 BRUXELLES FRANCISCO ESTELA EUROPARL EUROPA EU 2 SERVICES DE L INSTITUTION OU DE L ORGANE CHARGES DU TRAITEMENT DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL EP DG Finances UNITE FRAIS DE VOYAGE ET SEJOUR DES DEPUTES 3 INTITULE DU TRAITEMENT MIME BO MIME 4 LA OU LES FINALITES DU TRAITEMENT Le traitement a pour but le paiement des frais de voyage et de s jour des d put s sur la base des exigences de la r glementation Ces donn es sont manipul es par les diff rents secteurs de l unit Le traitement concerne l encodage des demandes de remboursement produites par les d put s donn es la pr paration des paiements via r gie d avance les virements bancaires le contr le des frais post paiements et l ordonnancement des d penses Le suivi budg taire la pr paration des pr visions JOL 8 12 01 2001 2 Merci de joindre tout document utile 0926 2012 0971 1 budg taires et l tablissement de reporting p riodiques sont galement inclus dans le traitem2. BASE LEGALE ET LICEITE DU TRAITEMENT Base l gale Statut des d put s du Parlement Europ en mesures d application du statut des d put s r glement financier et ses modalit s d ex cution d cisions et r glementations sp cifiques du bureau et autres organes du Parlement Europ en et r gles internes Lic it du traitement le traitement r pond une n cessit fonctionnelle du service Art 5 a 12 DESTINATAIRES OU CATEGORIES DE DESTINATAIRES AUXQUELS LES DONNEES SONT SUSCEPTIBLES D ETRE COMMUNIQUEES Les destinataires des donn es sont les suivants Autorit s politiques du Parlement Europ en hi rarchie du Parlement Europ en sous r serve aux autorit s judiciaires qui en auraient fait la demande motiv e OLAF et la Cour des comptes 0926 2012 0971 3 13 POLITIQUE DE CONSERVATION DES DONNEES PERSONNELLES OU CATEGORIES DE DONNEES LA DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES EST LA SUIVANTE DUA DECHARGE 5 ANS 13 BIS DATES LIMITES POUR LE VERROUILLAGE ET L EFFACEMENT APRES REQUETE LEGITIME DE LA PART DE LA PERSONNE CONCERNEE NON APPLICABLE CAR CES ACTIONS BLOQUERAIT TOTALEMENT LE SYSTEME Merci d indiquer les dates limites pour chaque cat gorie si n cessaire 14 FINALITES HISTORIQUES STATISTIQUES OU SCIENTIFIQUES Si vous conservez les donn es pour des p riodes plus longues que celles mentionn es ci dessus merci d indiquer si n cessaire ce pourquoi les do
3. cer d opposition Les d put s ont un droit d acc s et de rectification pour l ensemble des d clarations qu ils ont effectu s via demande crite aupr s de l ordonnateur subd l gu responsable du traitement En cas de litige le d put peut introduire une r clamation aupr s du secr taire g n ral Si un accord n intervient pas les questeurs prennent une d cision sur avis du secr taire g n ral apr s consultation du Bureau Les fonctionnaires et agents ont un droit d acc s sur demande crite aupr s de l ordonnateur subd l gu responsable du traitement Ils disposent galement d un droit de rectification sur la base d l ments probants et motiv e par demande crite aupr s du responsable du traitement L entretient annuel de rapport de notation permet galement au not une proc dure contradictoire si des l ments du traitement taient utilis s pour son valuation Voir dispositions g n rales d ex cution relatives a la mise en uvre de l article 43 du statut des fonctionnaires et des articles 15 2 et 87 1 du r gime applicable aux autres agents d cision du Bureau du 06 juillet 2005 9 PROCEDURES DE TRAITEMENT AUTOMATISEES MANUELLES Le traitement des donn es est automatis en tout ou en partie traitement non automatis mais susceptible de l tre 10 SUPPORT DE STOCKAGE DES DONNEES Les donn es sont conserv es dans un serveur sur le r seau du PE g r par la DG ITEC 11
4. donn es Les donn es trait es sont Cat gorie particuli res donn es relatives aux opinions politiques et donn es relatives la sant donn es relatives aux suspicions infractions condamnations p nales ou mesures de s ret trait es au cas par cas uniquement si la situation l exige donn es servant valuer certains aspects de la personnalit comp tence rendement professionnel fiabilit ou comportement traitement permettant des interconnexions entre des donn es trait es pour des finalit s diff rentes donn es sous forme de num ros d identification personnels donn es concernant la sph re priv e de la personne donn es concernant les r mun rations indemnit s et comptes bancaires donn es concernant la carri re donn es concernant les cong s et absences donn es concernant les missions et voyages nationalit ou Etat membre d lection 7 INFORMATIONS DESTINEES AUX PERSONNES CONCERNEES Les d put s seront inform s via l intranet du Parlement Europ en et l information sera mise leur disposition lors de leur passage physique la caisse des d put s Les fonctionnaires et agents seront inform s via note de service par e mail et l information va tre introduite dans la prochaine version du manuel de service 0926 2012 0971 2 8 PROCEDURES GARANTISSANT LES DROITS DES PERSONNES CONCERNEES Droits d acc s de faire rectifier de faire verrouiller de faire effa
5. ent Des statistiques peuvent tre tir es du traitement ou via une interface Business Intelligence pour la tra abilit des op rations leur suivi le planning le degr d accomplissement des objectifs l laboration de rapports d activit s la r partition du travail et la pr vention des risques financiers de I Institution ainsi que l information aux organes de l institution En outre les donn es relatives la qualit aux volumes et aux valeurs des op rations effectu es peuvent tre ponctuellement utilis es par le responsable du traitement qui est galement l ordonnateur subd l gu comme des l ments factuels de comp tence et de rendement des fins d valuation ref Art 3 1 DGE rapnot du 06 07 2005 Ces l ments servent galement de base pour la r partition des t ches l int rieur de l unit qui est r partie sur plusieurs sites Le traitement inclut galement les fichiers remplis manuellement susceptibles d tre automatis s informatis s utilisant des informations extraites du traitement 5 DESCRIPTION DE LA CATEGORIE OU DES CATEGORIES DE PERSONNES CONCERNEES Les personnes concern es sont les suivantes d put s fonctionnaires et autres agents du Parlement Europ en DG FINS Dir B unit frais de voyage et de s jour des d put s 6 DESCRIPTION DES DONNEES OU DES CATEGORIES DE DONNFES en incluant si n cessaire les cat gories particuli res de donn es Article 10 et ou l origine des
6. nn es doivent tre conserv es sous une forme permettant l identification UN TRAITEMENT ULTERIEUR A DES FINS HISTORIQUES STATISTIQUES OU ET SCIENTIFIQUE EST PREVU L ANONYMISATION ETANT IMPOSSIBLE LES DONNEES STATISTIQUES SONT CONSERVEES SOUS FORME CODIFIEE ET SEULES LES DONNEES FACTUELLES ET NON LES DONNEES PERSONNELLES SONT UTILISEES 15 TRANSFERTS DE DONNEES ENVISAGES A DESTINATION DE PAYS TIERS OU D ORGANISATIONS INTERNATIONALES NON 16 LE TRAITEMENT PRESENTE DES RISQUES PARTICULIERS QUI JUSTIFIENT UN CONTROLE PREALABLE Merci de d crire le traitement COMME PREVU A Article 27 2 b OUI les traitements destin s a valuer des aspects de la personnalit des personnes concern es tels que leur comp tence leur rendement ou leur comportement 0926 2012 0971 4 17 COMMENTAIRES LIEU ET DATE 18 10 2012 DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES MR SECONDO SABBIONI INSTITUTION OU ORGANE COMMUNAUTAIRE PARLEMENT EUROPEEN 0926 2012 0971 5
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