Diagnostic institutionnel de SOGESOL
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1. MViicrofnanza Diagnostic institutionnel de SOGESOL DAIFINNET ANIMH HAITI D cembre 2004 CONFIDENTIALITE Le rapport appartient exclusivement l institution MVlicrofinanza Diagnostic institutionnel de SOGESOL DAI FINNET ANIMH HAITI D cembre 2004 Au moment de recevoir le rapport l institution s engage envoyer DAI FINNET cette page sign e et dat e qui servira comme accus de r ception Date Signature CONFIDENTIALITE Le rapport appartient exclusivement l institution DIAGNOSTIC INSTITUTIONNEL SOGESOL INDEX 1 OBJECTIFS D 2 METHODOLOGIE UTILISEE 2 1 PLAN DE TRAVAIL SUIVI 2 2 RAPPORT FINAL POUR L INSTITUTION 2 3 RAPPORT FINAL POUR ET DAJ FINNET 3 REVUE DES POINTS CLE a ND N 4 ANNEXE ANALYSE DETAILLEE DE DOMAINES TABLEAU 1 PROPRIETE ET GOUVERNANCE TABLEAU 2 PLANIFICATION STRATEGIQUE ET OPERATIONNELLE TABLEAU 3 RESSOURCES HUMAINES ET PERSONNEL TABLEAU 4 SYSTEME D INFORMATION ET DE GESTION TECHNOLOGIE DE L INFORMATION TABLEAU 5 PROCESSUS ET GESTION DE RISQUES DE CREDIT TABLEAU 6 GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE TABLEAU 7 GESTION FINANCIERE TABLEAU 8 CONTROLE INTERNE ET ADMINISTRATION DU RISQUE ON ON EN VAE MICROFINANZA Srl 1 DAL FINNET et ANIMH Microfinanza DIAGNOSTIC INSTITUTIONNEL SOGESOL 1 Objectifs L objectif g n ral du travail t d effectuer une analyse d tail2. le efficace et ad quat L audit interne du groupe SB rapporte CA de SS Il pas un control complet de administration du risque et de plus actuellement il n y pas un control interne technique de la technologie d information Nous recommandons l introduction d un contr le technique p riodique de et moins prioritaire la cr ation d un responsable d administration du risque qui rapporte au CA SOGESOL Relevance Moyenne basse Basse Moyenne basse MICROFINANZA Srl 5 DA I FINNET et ANIMH DIAGNOSTIC INSTITUTIONNEL SOGESOL 4 Annexe Analyse d taill e de domaines Tableau 1 Propri t et gouvernance Statut l gal Composition et qualit du CA Fonctionnement et fonctionnes de la gouvernance Communication avec la direction et information 5 5 Tableau 2 Planification strat gique et op rationnelle Conformation du plan d affaires Processus et structure du plan d affaires Pertinence et coh rence du plan d affaires Tableau 3 Ressources humaines et personnel Organisation Politiques du personnel Formation du personnel Reporting 4 ne se 5 Tableau 4 Syst me d information et de gestion technologie de l information Organisation Plateforme informatique logiciels et technologie d information Politiques et proc dures Reporting 4 se se Tableau 5 Processus e
3. l importance du domaine m me pour le type d institution aussi bien que du poids des faiblesses identifi es 2 Une analyse d taill e de domaines valu s et des recommandations correspondantes sous forme de mesures correctives mettre en uvre Les recommandations sont reparties court moyen au dessous de 18 mois et moyen long terme Les recommandations court moyen terme adoptent une chelle de priorit 5 niveaux A avec A le prioritaire Il est important de souligner que le rapport appartient exclusivement l institution et que Microfinanza srl aura soin d assurer la confidentialit des donn es re ues L institution aura la possibilit de partager son rapport personnalis avec qui lui conviendra DAI FINNET se rend disponible collaborer avec l institution l o l institution le souhaiterait pour identifier les mesures entreprendre 2 3 Rapport final pour ANIMH et DAV FINNET et DAI FINNET recevront un rapport final de synth se des r sultats et des conclusions du travail incluant des recommandations g n rales et les modalit s propos es afin de contribuer la r solution des probl mes soulev s pour les membres de qui ont pris part cet exercice Pour ce qui concerne la confidentialit il faut remarquer que le rapport final n inclura pas d informations ponctuelles et donn es sensibles des institutions participant dans le diagnostic VAE MICROFINANZA Srl 3 DAL
4. FINNET et ANIMH Microfinanza DIAGNOSTIC INSTITUTIONNEL 3 Revue des points cl Domaines Propri t et gouvernance Planification strat gique et op rationnelle Syst me d information et de gestion et technologie d information Points cl et recommandations L implication personnelle du PDG dans la Sogesol a jusqu maintenant garanti une certaine quilibration des int r ts de la banque dont il est employ et membre du CA et de ceux de la soci t de service cr e sous son impulsion Il est n cessaire que ce balancement d int r ts soit assur afin de garantir un suffisant d gr e d autonomie la Sogesol surtout au moment o elle se renforce institutionnellement et devient de plus en plus int ressante du point de vue des performances Nous recommandons l int gration d j pr vue par la Pr sidence DG de deux nouveaux membres au afin d assurer la repr sentation de l actionnariat minoritaire et un contr le de la pr pond rance de la Sogebank dans le Conseil Cela est de tant plus important puisque la participation des membres internationaux ne peut pas tre assur e pour chaque mois Les projections actuelles couvrent les besoins pr vus jusqu Septembre 2005 La direction de SOGESOL est en train de planifier le processus de conception et r daction du nouveau plan d affaires Il est important que le nouveau plan et projections financi res soient approuv s dans le premie
5. du contexte des op rations et du cadre l gal ont t tenues en compte dans l valuation de diff rentes caract ristiques et des points faibles partir de cette analyse on a labor une gamme de recommandations ponctuelles Ces recommandations aideraient dresser une ligne de travail pour l am lioration des capacit s op rationnelles organisationnelles et strat giques de l institution dans le but de s attaquer aux pratiques d faillantes identifi es et dans un deuxi me temps de pouvoir se soumettre une valuation externe 2 1 Plan de travail suivi Analyse Visite de bauche pr liminaire l institution de rapport Pendant la visite des entretiens approfondis ont t effectu s avec les membres du conseil d administration avec le management et avec le personnel Informations demand es avant la mission par le biais d un questionnaire qualitatif et quantitatif Analyse des r sultats et pr paration de l bauche de rapport transmise pour avoir un feedback VA MICROFINANZA Srl 2 DAI FINNET et ANIMH Microfinanza DIAGNOSTIC INSTITUTIONNEL SOGESOL 2 2 Rapport final pour l institution Le rapport personnalis pour l institution inclut 1 Une revue des points cl qui synth tise les principales pratiques d faillantes identifi es et nos recommandations pour faire face La relevance attribu e chaque domaine d pend de
6. efl ter dans un ralentissement du processus de prise de d cisions Nous encourageons d impl menter le plus t t possible le plan de Sogesol qui compte sur lautomatisation des remboursements d caissements sur C E pour contourner ce probl me d erreurs de caisse et ou l introduction de la carte intelligente smart cards dans la limite des accords pris avec la banque Une autre solution peut tre l introduction d un deuxi me code de v rification par le cassier de la SB maintenant il y a un seul code le num ro de pr t qui a travers le batch doit fonctionner pour la conciliation de comptes comptables si ne fonctionne pas le premi re code Nous sugg rons aussi l adoption d une tenue formelle d un tracking des changements des politiques et proc dures comptables pour viter erreurs de comparaison entre donn es comptables de diff rentes p riodes Sans urgence et avec moins de priorit nous sugg rons la r daction d un manuel de politiques et de proc dures financi res DD O La fonctionne de contr le interne relativement nouvelle a d j atteint une bonne formalisation des proc dures de contr le Cependant on a remarqu qu il y a eu peu de visites en Province probablement d aux v nements de la derni re ann e qui ont rendu difficile les d placements Pour cela nous encourageons comme a t pr vu dans le calendrier de visites 04 05 de faire plus de visites en Province afin d avoir l bas aussi un contr
7. l e de l institution en pr tant une attention particuli re aux aspects organisationnels et qualitatifs afin d valuer son niveau de d veloppement et d identifier les principales d faillances internes et menaces externes aussi bien que les opportunit s port e de l institution Cet exercice a entendu produire a un outil op rationnel qui puisse aider la direction de l institution renforcer ses capacit s institutionnelles et am liorer ses politiques et proc dures b une synth se des r sultats du travail soumettre l Association Nationale des Institutions de Microfinance d Ha ti ANIMH qui aide dessiner un programme global d assistance technique et formation 2 M thodologie utilis e Les politiques et proc dures mises en place par chaque institution ont t compar es avec les meilleures pratiques reconnues au niveau international En particulier a t effectu une valuation d taill e des domaines suivants Propri t et gouvernance Planification strat gique et op rationnelle Ressources humaines et du personnel Syst me d information et de gestion technologie de l information Processus et gestion de risques de cr dit Gestion administrative et comptable Gestion financi re Contr le interne et administration du risque Par chaque domaine on a entendu cerner les cons quences potentielles et les risques li s aux principales d faillances relev es Les particularit s
8. nn es produites par le syst me n cessit de manipulation ce qui peut se refl ter dans un ralentissement du processus de prise de d cisions syst me de double code ou comme on est en train de consid rer l utilisation de smart cards devrait rapidement tre impl ment dans la limite des accords pris avec la banque v aussi domaine GESTION ADMINISTRATIVE et COMPTABLE Absence d un manuel d utilisateur Il est important qu un manuel soit d velopp par le d partement m me ou par un consultant externe ce qui pourrait aussi am liorer la capacit d int gration de nouveaux membres au d partement la transmission d information et l optimisation de l utilisation du logiciel Au m me temps il est n cessaire que la responsable du d partement poursuive une formation sp cifique avanc e afin de mieux pouvoir manipuler le syst me selon les besoins de l institution et de r duire le risque de cr ation de bugs au moment de d veloppement du logiciel SOGESOL Relevance Moyenne haute Moyenne Moyenne ICROFINANZA Srl 4 DAI FINNET et ANIMH Microfinanza DIAGNOSTIC INSTITUTIONNEL Domaines Processus de cr dit et gestion de risque de cr dit Gestion administrative et comptable Gestion financi re Contr le interne et administration du risque Points cl et recommandations serait souhaitable de diversifier territorialement les back ups du logiciel de cr dit faits au ni
9. rs mois de 2005 pour que la direction puisse d terminer les objectifs et les politiques de cr dit adopter Nous sugg rons le progressif tablissement d un poste de responsable de ressources humaines qui puisse coordonner la gestion du personnel tout en soulageant les directeurs des d partements financier et commercial Cela devrait permettre de g rer plus efficacement certains aspects d licats de la vie institutionnelle v politique salariale plan de carri re etc dans lesquels la Sogesol na pas toujours fait preuve de performance et qui pourraient aider cr er un milieu de travail plus motivant et en garantir la stabilit Ce poste pourrait se d velopper partir de l existant poste de coordinateur de formation Nous recommandons de cr er un poste d assistant de directeur financier qui puisse prendre la rel ve d un poste cl qui jusqu maintenant repr sent un pilier de l volution de l institution Cela assurerait la continuit des fonctionnes soulageant l institution d une d pendance de la personne en charge du poste et donnant une majeure flexibilit la structure organisationnelle par exemple en permettant au DF de passer la DG Nous consid rons de toute urgence la r solution du probl me de rentr e incorrecte des donn es de remboursement au niveau de la caisse de Sogebank Cela affecte l efficience op rationnelle de l institution v r conciliation des carts et la fiabilit de do
10. t gestion de risques de cr dit Organisation et structure des agences Politiques de cr dit de gestion de risque de cr dit Processus Reporting et communication 4 55 Tableau 6 Gestion administrative et comptable Organisation Manuels et politiques comptables et administratives Processus Reporting 5 55 se Tableau 7 Gestion financi re Organisation Politiques et manuels Processus Reporting et communication 5 o Tableau 8 Contr le interne et administration du risque Organisation Politiques et proc dures du contr le interne Politiques et proc dures de l administration du risque audit interne Reporting et communication ANNEXE Qu est ce que c est que le contr le interne SCS lt MICROFINANZA Srl 6 DAL FINNET et ANIMH Microfinanza
11. veau des agences et si possible pr voir un back up de la province au si ge central Les rapports qui constituent la base de travail et prise de d cisions au niveau de portefeuille sont tr s lourds et pas imm diats dans leur utilisation La production de rapports doit tre am lior e et simplifi e pour optimiser la communication est n cessaire que le suivi de proc dures de recouvrement et la coordination entre les officiers de cr dit et ceux de recouvrement soit am lior L utilisation syst matique du formulaire de recouvrement serait tr s utile pour optimiser un processus qui implique plusieurs phases et personnes La proc dure formelle de ren gociation de pr ts n est pas efficace et une modification du logiciel est requise pour mieux g rer cette pratique potentiellement utile en particulier dans cette phase RE r La conciliation automatique des donn es comptables et du logiciel de cr dit SICREDITO d gage des diff rences qui sont relev es au niveau des comptes de transit Cela est d au fait que les cassiers de la SB font des erreurs l enregistrement de num ro de pr ts qui permet l imputation par batch dans le logiciel de cr dit de SOGESOL des transactions sur le portefeuille Cela affecte l efficience op rationnelle de l institution 2 employ s travaillent sp cifiquement sur la r conciliation des carts de comptes de transit et la fiabilit de donn es produites par le syst me ce qui peut se r
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