Dispos/177r et
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1. doivent tre remis par l animateur au comptable Toute commande de plus de F 500 doit faire l objet d une commande crite fax courriel lettre D s la somme de F 1 000 plusieurs offres doivent tre confront es a Les limites suivantes sont impos es pour qu un engagement financier soit consid r comme valable Une signature individuelle est autoris e pour un montant maximum de F 200 Une signature deux est exig e pour engager jusqu F 1 000 D s F 1 000 la signature deux dont celle du Pr sident de l association est exig e pour engager valablement l association sous r serve des conditions num r es ci avant Signatures Tout pr l vement aupr s d un tablissement financier effectu au nom de l association devra tre muni de deux signatures au moins selon les signatures autoris es La liste de signatures autoris es en conformit avec les statuts de l association sera transmise la commune et la FASe D biteurs Une gestion des d biteurs doit tre clairement mise en place et comptabilis e dans les comptes et les compensations entre charges et produits ne seront pas autoris es Les pertes sur d biteurs ou rabais accord s seront comptabilis s sur un compte de charges distinct Recettes Les recettes de l association doivent tre scrupuleusement enregistr es et comptabilis es et v rifiables en tout temps Les moyens mis en uvre pour ce faire doivent tre2. pr sent au Conseil de Fondation En vous souhaitant bonne r ception nous vous adressons nos salutations les plus cordiales CE 327 Genevi ve Mottet Durand Claude Dupanloup Pr sidente Secr taire g n ral Copie aux Communes concern es FASe Etats financiers des centres Page 3 Annexe 4 la convention Commune FASe Dispositif et modalit s de contr le des tats financiers des centres Disposition g n rale Les comptes des Centres de loisirs et ou Maisons de Quartier doivent tre g r s sous responsabilit des associations respectives selon les directives et r glements d application de la Loi sur la gestion administrative et financi re de l Etat de Gen ve D 1 05 La comptabilit financi re de chaque centre est tenue conform ment aux principes d finis par la FASe dans le cadre du plan comptable en vigueur pour l ensemble des centres rattach la Fondation Comptes Toutes les prestations en nature fournies par un tiers doivent appara tre clairement dans les comptes valeur locative notamment Chaque association de centre a la responsabilit de la nomination d un organe de contr le tenu de v rifier la conformit des comptes annuels L organe de contr le tablit un rapport l intention de l assembl e g n rale du centre qui doit approuver les comptes annuels de l association Selon les directives de l inspection cantonale des finances ICF et celles communiqu
3. sont impos es pour qu un engagement financier soit consid r comme valable Une signature individuelle est autoris e pour un montant maximum de F 200 Une signature deux est exig e pour engager jusqu F 1 000 D s F 1 000 la signature deux dont celle du Pr sident de l Association est exig e pour engager valablement l association sous r serve des conditions num r es ci avant Aucun pr t ne peut tre octroy titre priv quelque titre que ce soit a Les avances de salaire ne sont pas autoris es et doivent faire l objet d une demande au Service administratif de la FASe Signatures Tout pr l vement aupr s d un tablissement financier effectu au nom de l association devra tre muni de deux signatures au moins selon les signatures autoris es La_liste de signatures autoris es en conformit avec les statuts de l association sera transmise aux communes de subventionnement et la FASe D biteurs Une gestion des d biteurs doit tre clairement mise en place et comptabilis e dans les comptes et les compensations entre charges et produits ne seront pas autoris es Les pertes sur d biteurs ou rabais accord s seront comptabilis s sur un compte de charges distinct Recettes Les recettes des associations doivent tre scrupuleusement enregistr es et comptabilis es et v rifiables en tout temps Les moyens mis en uvre pour ce faire doivent tre imp rativement signal
4. Fondation genevoise pour l animation socioculturelle Dispositif et modalit s de contr le des tats financiers des centres o Dispositions pr vues l annexe 4 de la convention Commune FASe o Directives aux centres et recommandations aux organes de contr le FASe Secr tariat g n ral 16 janvier 2006 FASe Etats financiers des centres Page 2 10 rue Blavignac q e Carouge Gen ve t l 022 700 15 77 Fondation genevoise pour fax 022 593 57 24 l animation socioculturelle http www fase ch Aux Pr sidentes et Pr sidents des Comit s Aux membres des quipes professionnelles des centres de loisirs et de rencontres maisons de quartier terrains d aventure et jardin Robinson Gen ve le 16 janvier 2006 Concerne Etats financiers des centres Madame Monsieur Les questions relatives la gestion financi re de la FASe et des centres sont p riodiquement abord es au sein de la Fondation Elles d bouchent maintenant sur l laboration de cadres de r f rence pour l laboration du budget de la FASe d une part et concernant la tenue des tats financiers des centres d autre part A ce sujet en raison des remarques formul es plusieurs reprises par l Inspection cantonale des finances le Bureau a examin un projet de directive et de recommandations l intention des centres H s agit d un guide tabli notamment l intention des Comit s et des personnes en charge de la com
5. ICF et celles communiqu es par la commune la FASe proc de au contr le annuel des comptes d exploitation et du bilan de chaque centre elle mandate cet effet le secteur finances de son service administratif La FASe est charg de communiquer aux associations concern es avec copie la commune les remarques relatives la gestion des comptes de chaque centre Les comptes pr sent s doivent tre d finitifs Le bilan et le compte d exploitation seront sign s collectivement par le Pr sident et un membre du comit Prestations et subventions en nature Toutes les prestations en nature que fournies par un tiers ainsi que les aides publiques dont l association a b n fici doivent appara tre clairement dans les comptes mise disposition de locaux de personnel Leasing L engagement de leasing doit faire l objet d un accord pr alable de la Commune R serves et provisions Les constitutions de r serve sont tout fait exceptionnelles et limit es dans le temps Elles doivent faire l objet d un accord pr alable de la Commune Les r serves doivent tre affect es explicitement aux buts pour lesquels elles ont t cr es par ex f te d anniversaire du centre Les op rations effectu es sur les fonds de r serves en cours d exercice seront indiqu es en annexe au bilan Une r serve non utilis e doit tre dissoute en fin d exercice a Seules les d penses reposant sur des justificatifs probants d b
6. e l Assembl e g n rale du centre et adoption des rapports d activit et des comptes Envoi des rapports et des comptes bilan et exploitation la a commune et la FASe CENTRE Examen des rapporte de section et financiers d des centres et v rifications des tats financiers Transmission des observations au centre et la commune SAFASe i concemee ma Rapport du Service administratif de la FASe SAFASe sur le contr le des tats financiers des centres l intention du Bureau de la FRSE Fin du 1 semestre BUREAU Transmission du Apport contenant les donn es agr g os ainsi que les observations formul es au Conseil de Fondation aux associations et aux communes concern es au D partement de l instruction publique l inspection cantonale des finances f si des anomalies sont d col es par le secteur finances SAFASe Ventilation d finitive des sections auilidires selon les crit res
7. es par la commune la FASe proc de au contr le annuel des comptes d exploitation et du bilan de chaque centre elle mandate cet effet le secteur finances de son service administratif La FASe est charg e de communiquer aux associations concern es avec copie la commune les remarques relatives la gestion des comptes de chaque centre R serves et provisions Les constitutions de r serve doivent obtenir au pr alable l aval de la Commune Seules les d penses reposant sur des justificatifs probants pourront tre prises en consid ration au titre de transitoires Salaires et indemnit s Seules les indemnit s dues selon les dispositions de la convention collective de travail du personnel de la FASe CCT annexe 8 sont vers es au personnel par l association Ces frais doivent tre engag s en accord avec le comit de l association qui appose sa signature sur les justificatifs concern s L engagement de personnel correspondant aux fonctions types existants dans la CCT doit imp rativement faire l objet d un contrat entre la FASe et la personne concern e Les associations ne sont pas autoris es verser des salaires compl mentaires L engagement du personnel pour des fonctions n existant pas dans la CCT professeurs intervenants doit faire l objet d un contrat entre l association et la personne concern e Les dispositions en la mati re sont fix es en accord avec la FASe Les charges sociales do
8. imp rativement signal s aux autorit s de subventionnement FASe Commune s Les cotisations sont de pr f rence pay es sur les comptes postaux ou bancaires des associations ou par le biais de carnets souche num rot s Tout encaissement de plus de F 200 doit tre effectu par mandat postal ou virement bancaire La m me limite est valable pour des paiements des tiers L association prend toutes mesures utiles pour se mettre en conformit avec la loi notamment en ce qui concerne les patentes vente de denr es alimentaires autoris es non p rim es ou de boissons alcoolis es et l assujettissement aux imp ts indirects TVA Les recettes de cafeteria buvette ou bar font obligatoirement l objet d un relev de la caisse enregistreuse qui est annex la pi ce comptable avec la signature du responsable de la caisse En l absence de caisse enregistreuse un relev mensuel de recette est tabli Il est annex la pi ce comptable Tout encaissement doit tre justifi par une quittance tablie sur un carnet souche num rot La Commune et la FASe veilleront l application par les centres des dispositions pr vues dans le cadre de cette annexe FASe Etats financiers des centres Page 5 D cision du Conseil de Fondation Contr les sur les tats financiers des centres La FASe doit tablir l intention des centres des principes relatifs la tenue des tats financiers des ce
9. iteurs et cr anciers pourront tre prises en consid ration au titre de transitoires une liste des transitoires sera tablie et annex e au bilan FASe Etats financiers des centres Page 8 a Les provisions ne peuvent rev tir un caract re de r serve Elles ne peuvent servir qu couvrir des charges et pertes qui li es l valuation de certains actifs r alisables court terme sont connues quant leurs motifs mais pas quant leur importance par ex d biteurs douteux Les engagements et les charges existants d j la date du bilan mais dont le montant et l ch ance ne peuvent tre d termin s avec pr cision par ex facture de t l phone dont on ne conna t pas le montant exact Une liste des provisions pass es en compte lors de l exercice concern ainsi que des provisions dissoutes en cours d ann e sera tablie et annex e au bilan R sultat Les tats financiers doivent faire ressortir le r sultat de l exercice apr s dotation aux amortissements provisions et r serves La liste des dotations doit figurer en annexe aux comptes Amortissements Les amortissements sont calcul s sur la valeur d acquisition en appliquant un taux fixe correspondant soit au r glement sur les taux et cat gories d amortissement D 1 05 03 cf annexe des r gles propres constantes d finies en accord avec l autorit communale Un amortissement exceptionnel est possible apr s acco
10. ivent imp rativement tre pr lev es et vers es aux organismes concern s AVS Les cachets vers s des tiers pour des prestations d animation doivent faire l objet d un contrat sign entre le tiers et l association appartient aux responsables des centres de s assurer si ces cachets doivent tre exon r s des charges sociales Toute personne professionnellement ind pendante devra le prouver en pr sentant obligatoirement les justificatifs ad quats L association est responsable d analyser les d tails des appels t l phoniques Tout abus titre priv fera l objet d une facturation aux utilisateurs concern s FASe Etats financiers des centres Page 4 Aucun pr t ne peut tre octroy titre priv quelque titre que ce soit Le personnel n est pas habilit fournir des prestations gratuites ni en recevoir Les boissons ou repas pris par le personnel titre purement priv doivent tre d ment comptabilis es et rembours s de m me que les t l phones ou sessions internet effectu es Avances de liquidit s Les avances uniquement pour des frais professionnels vers es aux collaborateurs du centre sont soumises une ch ance de remboursement indiqu e sur un re u d ment sign Tous les mois voire tous les 15 jours l tat de la caisse doit tre v rifi par le comptable du centre et tous les justificatifs comptables commandes tickets factures quittances etc
11. mmandation l intention des organes de contr le d sign s par chaque Association v rificateurs d sign s par l assembl e g n rale ou fiduciaire mandat e comportant les instructions respecter dans les op rations de r vision des tats financiers des centres 3 de poursuivre les contr les des comptes de chaque centre effectu s actuellement durant le 1 semestre de l ann e suivante soit v rifier la coh rence de la tenue des comptes de chaque centre avec les principes comptables de la FASe s assurer que l ad quation entre attribution et utilisation des fonds ou prestations ait t agr e par l autorit communale cas ch ant adresser aux centres concern s et aux communes respectives une note relevant les constats et observations effectu s au cours de l examen des comptes tablir l intention du Conseil de Fondation un rapport d ensemble pr cisant le type et les modalit s du contr le effectu et formalisant les observations adress es chaque centre ce rapport agr g sera remis au d partement et l ICF FASe Etats financiers des centres Page 6 Directives et recommandations en mati re de gestion financi re Lors de sa s ance du 19 d cembre 2005 le Conseil de Fondation a pris acte des dispositions pr sent es par le Bureau et tudi es pr alablement par le Service administratif de la FASe en collaboration avec ela D l gation la jeunesse de la Ville de Gen
12. n g n rale de l Office de la jeunesse inspection cantonale des finances ICF Organe de contr le externe de la FASe et Fiduciaire Conseil Commission des finances de la FASe Service administratif de la FASe nooo FASe Etats financiers des centres Page 7 Directive relative la tenue des tats financiers des centres Dispositions g n rales Les comptes des Centres de loisirs et ou Maisons de Quartier doivent tre g r s selon les directives et r glements d application de la Loi sur la gestion administrative et financi re de l Etat de Gen ve D 1 05 La comptabilit financi re de chaque centre est tenue conform ment aux principes d finis par la FASe dans le cadre du plan comptable en vigueur pour l ensemble des centres rattach la Fondation et contenus notamment dans le manuel d utilisation du plan comptable destination des lieux d animation Chaque association de centre a la responsabilit de la nomination d un organe de contr le tenu de v rifier la conformit des comptes annuels L organe de contr le tablit un rapport l intention de l assembl e g n rale du centre qui doit approuver les comptes annuels de l association L association proc de au renouvellement de l organe de contr le chaque ann e Le mandat donn l organe de contr le ne peut tre renouvel plus de 4 fois Selon les directives de l inspection cantonale des finances
13. ntres ainsi qu aux contr les de gestion En effet afin de respecter les dispositions de la Loi sur la gestion administrative et financi re LGF Finspection cantonale des finances dans ses rapports d audit de gestion et de contr le des comptes a enjoint la FASe de formaliser les principes de gestion et de contr le des comptes dans le cadre d un document ad hoc En pr ambule il convient de rappeler que les centres sont plac s sous la responsabilit d associations l galement constitu es qui doivent r pondre de la gestion des biens et subventions mis leur disposition par les Communes concern es et garantir leur bon usage e que les charges et produits des centres comptabilis s par ces derniers rel vent enti rement de budgets d cid s en accord avec l autorit communale qui octroie directement chaque centre les ressources sous forme de subventions annuelles vot es par le Conseil municipal et de prestations en nature mise disposition des infrastructures Compte tenu de ces principes de base la FASe peut s engager afin 1 d tablir en accord avec les communes et transmettre chaque centre une directive relative aux tats financiers pr sentation des comptes bilan d biteurs immobilisations provisions dettes r serves capitaux propres compte d exploitation subventions indemnit s et prestations en nature 2 de produire et diffuser en accord avec les communes concern es une reco
14. ociations rattach es la FASe L organe de contr le s assure du respect des directives de la FASe relatives la tenue des tats financiers des centres et des exigences l gales LGF et tablit un rapport l attention de l assembl e g n rale de l association Le mandat de l organe de contr le ne peut tre renouvel plus de 4 fois Points devant faire l objet d un contr le Amortissements Application d une m thode et de taux d amortissement constants Provisions Examen du bien fond des provisions R serves V rification que les r serves constitu es sont conformes aux directives et ont re u l aval de la Commune V rification de la constitution et de la dissolution des r serves D biteurs V rification de la liste tenue jour R sultat V rification de l existence d une d cision du comit pour l affectation du r sultat Recettes V rification de l int gralit des recettes Affiliation et paiement des cotisations aux assurances sociales Contr le de l affiliation du personnel engag directement par le centre aux assurances sociales Les ventuelles d rogations doivent tre justifi es par une attestation officielle Indemnit s diverses et prestations en nature Examen de la liste des personnes b n ficiant d indemnit s ou de prestations en nature et contr le de l existence d une d cision du comit justifiant ces indemnit s Signatures Les relations avec le
15. ptabilit ainsi qu une liste de points prendre en consid ration par les organes de contr le v rificateurs et ou fiduciaires lors de la v rification annuelle des comptes Ces dispositions ont t pr sent es lors de la derni re s ance du Conseil de Fondation et il a t d cid de les communiquer chaque centre Vous trouverez donc ci joint l acte de d cision relatif aux contr les sur les tats financiers des centres Ces l ments seront galement int gr s dans le cadre d une nouvelle annexe au r glement interne de la FASe ils seront bien entendu disposition de tout un chacun sur le site internet www fase ch H a t convenu que ces principes de gestion devront tre appliqu s d s l exercice 2006 Toutefois il est souhaitable que les recommandations l intention des organes de contr les soient prises en consid ration lors de la v rification des comptes 2005 Par cons quent vous voudrez bien d ores et d j remettre aux v rificateurs concern s le feuillet correspondant recommandation l attention des organes de contr le des tats financiers des associations de centres Enfin nous vous signalons que les l ments relatifs l laboration budg taire font actuellement l objet d une description d taill e par le service administratif Le Bureau de la Fondation en traitera prochainement afin de les int grer au cahier des proc dures gestion financi re et ressources humaines qui sera
16. rd pr alable de la Commune Les montants destin s au renouvellement de mat riel ou de v hicule doivent figurer sous la rubrique Fond d amortissement s Les amortissements sont d bit s charge du compte d exploitation de l exercice Salaires et indemnit s Seules les indemnit s dues selon les dispositions de la convention collective de travail du personnel de la FASe CCT annexe 8 sont vers es au personnel par l association Ces frais doivent tre engag s en accord avec le comit de l association qui appose sa signature sur les justificatifs concern s L engagement de personnel correspondant aux fonctions types existants dans la CCT doit imp rativement faire l objet d un contrat entre la FASe et la personne concern e Les associations ne sont pas autoris es verser des salaires compl mentaires L engagement du personnel pour des fonctions n existant pas dans la CCT professeurs intervenants doit faire l objet d un contrat entre l association et la personne concern e Les dispositions en la mati re sont fix es en accord avec la FASe Les charges sociales doivent imp rativement tre pr lev es et vers es aux organismes concern s AVS Les cachets vers s des tiers pour des prestations d animation doivent faire l objet d un contrat sign entre le tiers et l association appartient aux responsables des centres de s assurer si ces cachets doivent tre exon r s des charges sociales Tou
17. s tablissements bancaires ou la poste doivent faire l objet de signatures collectives 2 FASe Etats financiers des centres Page 12 ETATS FINANCIERS DES CENTRES Modalit s de contr le et ch ances annuelles ch ance uoi Remise au secteur finances SAFASe de l autorisation CENTRE crite d acc s la comptabilit financi re S sam ere provisoire pour premi res v rifications Importation PROVISOIRE de la comptabilit financi re i dans la comptabilite analytique Obolus SAFASe chaque centre en est averti par courrier avec demande de compl ments d critures Fin f vrier D but mars Mi mars D but janvier Mi janvier SAFASe ste Fin janvier Eu z Pa Mi f vrier CENTRE de modificati Bouclement des comptes de chaque centre avse int g ration des corrections ventuelles effectu es Les critures de la a comptabilit fi financi re de chaque centre Sgsam sont t figeest apres avertissement pr alable al au centre Importation DEFINITIVE de la comptabilit financi re dans la Comptabilit analytique SAFASe i SAFASe de r partition des co ts fix s epar chaque centre 1 trimestre Avant fin mars 2 trimestre V rification des comptes du centre par l organe de contr le ou les v rificateurs de comptes lus par l AG Tenue d
18. s aux autorit s de subventionnement FASe Communes Les cotisations sont de pr f rence pay es sur les comptes postaux ou bancaires des associations ou par le biais de carnets souche num rot s Tout encaissement de plus de F 200 doit tre effectu par mandat postal ou virement bancaire La m me limite est valable pour des paiements des tiers FASe Etats financiers des centres Page 10 a Les associations prennent toutes mesures utiles pour se mettre en conformit avec la loi notamment en ce qui concerne les patentes vente de denr es alimentaires autoris es non p rim es o de boissons alcoolis es et l assujettissement aux imp ts indirects TVA Les recettes de cafeteria buvette ou bar font obligatoirement l objet d un relev de la caisse enregistreuse qui est annex la pi ce comptable avec la signature du responsable de la caisse En l absence de caisse enregistreuse un relev mensuel de recette est tabli Il est annex la pi ce comptable Tout encaissement doit tre justifi par une quittance tablie sur un carnet souche num rot Capital Le montant de capital maximum doit tre d termin en accord avec la Commune FASe Etats financiers des centres Page 11 Recommandations l aftention des organes de contr le des tats financiers des associations de centres Dispositions g n rales Les recommandations sont applicables aux organes de r vision des ass
19. te personne professionnellement ind pendante devra le prouver en pr sentant obligatoirement les justificatifs ad quats par ex attestation d ind pendant L Association est responsable d analyser les d tails des appels t l phoniques Tout abus titre priv fera l objet d une facturation aux utilisateurs concern s FASe Etats financiers des centres Page 9 Le personnel n est pas habilit fournir des prestations gratuites ni en recevoir Les boissons ou repas pris par le personnel titre purement priv doivent tre d ment comptabilis es et rembours s de m me que les t l phones ou sessions internet effectu es Les frais de formation d charge de temps de travail frais de d placement et de repas frais d inscription ne peuvent tre engag s sans l accord de la FASe Avances de liquidit s a Les avances uniquement pour des frais professionnels vers es aux collaborateurs du centre sont soumises une ch ance de remboursement indiqu e sur un re u d ment sign Tous les mois voire tous les 15 jours l tat de la caisse doit tre v rifi par le comptable du centre et tous les justificatifs comptables commandes tickets factures quittances etc doivent tre remis par l animateur au comptable Toute commande de plus de F 500 doit faire l objet d une commande crite fax courriel lettre Un contre devis est souhait d s la somme de F 1 000 Les limites suivantes
20. ve avec l aval du contr le financier ela Commune de Vernier ele Secr tariat permanent de la FCLR Afin de suivre les recommandations de l ICF et les engagements pris en la mati re en accord avec le DIP un document a t labor comportant deux parties distinctes 1 les directives pour la tenue des tats financiers l intention des centres 2 les recommandations concernant la v rification des comptes l intention des organes de contr le Pour la mise au point de ces dispositions les r f rences suivantes ont t prises en consid ration e Loi sur la gestion administrative et financi re LGAF D 1 05 Directive du DIP relative aux tats financiers des institutions subventionn es e Instructions du DIP aux organes de r vision des institutions subventionn es Dispositif et modalit s de contr le des tats financiers des centres annexe 4 la Convention Communes FASe Sur proposition du Bureau le Conseil de Fondation a ent rin l ensemble de ce dispositif pr sent ci apr s qui sera communiqu aux centres pour tre appliqu d s l exercice 2006 Genevi ve Mottet Durant Pr sidente Claude Dupanloup Secr taire g n ral 12 janvier 2006 Diffusion Centres Equipes professionnelles et Comit s F d ration des associations de centres de loisirs FCLR Communes concern es et ACG D l gation la jeunesse de la Ville de Gen ve DIP Services administratifs et financiers et Directio
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