Manuel d`utilisation de la liste
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1. OF Dossier incomplet N le 0 0 Note Coordonn es Judo Dossier Cotisation 0 00 Certificat m dical Montant N ch que Banque Hom d biteur 1 F OO U o 2 3 4 Remarque Paiement complet Derni re modif 7 13 2005 11 12 32 as Annuler houyeau p vai es LES SATISTIQUES ET LES LISTES En cliquant sur le bouton Mise jour stats de la feuille Chiffres et stats on acc de aux fonctions statistiques et la g n ration de fichiers annexes qui peuvent servir aux besoins des membres du bureau tout au long de l ann e C est probablement ce niveau qu il y a le plus grand potentiel d volution 12 V 0 2 9 septembre 2005 LA DOCUMENTATION DE L OCC JUDO Listes et statistiques D nombrements G n ration fichier coordonn es G n ration fichier liste par cat gories G n ration fichier list pat groupes Liste des dossiers incomplets Liste des paiements e i I pi i Dengan 8 Les d nombrements La mise jour des cat gories est faite en premier Elle permet de g n rer le contenu detoutes les feuilles suppl mentaires du classeur Exca principal les feuilles de cat gories Ces feuilles de poussins v t rans vont alors contenir les adh rents de chaque cat gorie avec le nom le pr nom l ann e de naissance et le s groupes de chacun L affichage des gar ons s fait en noir et celui des filles en rouge dans les pages de ca2. 1 12 N T GSM Ou 3 n de t l lere insc Ann e de 1 inscription pour faire des stats ESS S Grade De Blanc noir 4 dan on peut r ver a U Passeport Une bonne partie de ces donn es est format e pour faciliter la g n ration de statistiques et l extraction de listes diverses Il est donc recommand de ne pas les modifier la main L ordre des colonnes peut para tre surprenant Effectivement l volution de l application n a pas toujours suivi une logique implacable On pourrait presque croire une logique f minine non l j exagere Pour toute impression ou autre besoin voir par exemple le fichier des coordonn es je peux cr er une g n ration automatique avec une s lection de colonnes dans l ordre voulu 5 V 0 2 9 septembre 2005 LA DOCUMENTATION DE L OCC JUDO DOSSIERS L encore on retrouve la m me liste d adh rents mais les donn es sont relatives au dossier d inscription Les donn es suivantes sont disponibles Dose moo pe G N chq Ch que n 1 H Banque Ch que n 1 I D biteur Ch que n 1 Montant Ch que n 2 L Banque Ch que n 2 M D biteur Ch que n 2 N Montant Ch que n 3 Banque Ch que n 3 D biteur Ch que n 3 Montant Ch que n 4 S N chq Ch que n 4 U D biteur Ch que n 4 Un maximum de 4 ch ques pour le paiement d une cotisation a t envisag voir sp cification donn lors de la r union de bureau de ju
3. DOCUMENTATION DE L OCC JUDO pourraient tre d velopp es Cette liste est bien videmment compl ter au cours des jours mois et ann es venir Le plus important est que a serve effectivement Il n y a pas de mauvaise id e la base mais il n y a rien de plus d motivant que de r aliser un travail en sachant qu il ne servira jamais rien Certaines id es sont difficilement r alisables d autres sont tr s simples certaines peuvent para tre saugrenues pas de probl me EXEMPLES 1 G n rer une liste de tous les foyers adresses diff rentes pour faire du publipostage 2 G n rer automatiquement des feuilles de pr sence par groupe 3 Calculer automatiquement la somme totale pay e par les adh rents en cotisations 4 G rer les poids des comp titeurs en des cat gories pour faciliter la gestion des quipes 5 g rer la date du passeport sportif 6 G rer la date du certificat m dical passage auto Dossier incomplet quand le certif n est plus bon 16 V 0 2 9 septembre 2005
4. ER dite cena ceentncle 14 L MICHEL Te SDA MENLSS nl a 15 Precautions d URE 55 tin te 15 OO OR ee cs 15 LA DOCUMENTATION DE L OCC JUDO Chapitre Le fichier des adh rents de l OCC J udo Un moyen de faciliter l exploitation et la communication des informations relative nos adh rents sur le plan sportif et administratif l exploitation des donn es relatives nos adh rents pour toutes les t ches que le bureau est susceptible de r aliser au cours d une saison sportive Ce document ainsi que l application qu il d crit sont amp olutifs et tous les membres du bureau sont appel s faire part de leurs remarques et suggestions tant sur le contenu des donn es que sur TOUCHE ICONE les modes op ratoires d exploitation qui seront prises est avec plaisir que je vous pr sente de document destin faciliter C retenir en compte pour am liorer l efficacit et le gain de Z Test temps Je souhaite que cette application se d veloppe dans les R vision ann es venir et soit utilis aussi naturellement que possible 1 Objectif et moyens Une liste des adh rents existe d depuis plusieurs ann es Cette liste est bas e sur un fichier Excel Ce format pr sente l avantage d tre reconnu par une tr s grande majorit du parc informatique quipant les membres du bureau L objectif tant de faciliter le travail de chacun et de faire gagner du temps lors des t ches fastidieuses il tait impo
5. naissance Il est vivement recommand d utiliser les listes de choix pour la d nomination des groupes d entrainement LES DONNEES DE DOSSIER C est l que sont visibles les donn es du dossier d inscription informations sur le paiement de la cotisation et le certificat m dical 9 V 0 2 9 septembre 2005 LA DOCUMENTATION DE L OCC JUDO Coordonn es Judo Dossier Cotisation 148 00 certificat m dical Banque Banque Larnak ss 56789 Banque Ignol Le voisin du cousin Montant He ch o E 123456 ro Re marque 60 centimes en bons au porteur Paiement co mplet m Le montant affich de la cotisation d pend de l ann e de naissance Il et pr amp u 2 champs pour le mois et l ann e du certificat m dical pour v rification automatique de sa dur e de validit Non fonctionnel actuellement Un maximum de 4 ch ques pour le paiement d une cotisation est pr vu suite la demande formul e en r union de bureau de juin 2005 Les montant s des ch ques ne sont pour l instant utilis s dans aucun calcul Le choix de la banque est acc l r par la liste de choix automatique La quantit de noms de banques dans cette liste peut tre augment e volont Un champ de remarque suppl mentaire relatif au paiement pame de mentionner les cas particuliers tels que paiement en esp ces utilisation de coupons sports paiement group avec une autre cotisation Les 2 ca
6. ATS C est le c ur de l application C est l que sont les acc s aux fonctions sp ciales de statistiques de d nombrement et d tablissement de listes annexes ainsi que l acc s au masque de saisie qui a pour objectif de faciliter la maintenance des diff rentes listes Ces fonctions sp ciales seront d crites ult rieurement Grades Blanc lanciJaune Poussins C Jaune Jaune Orange O odification liste Benjamins 3 Orange Orange ent 6 Ver Ven Bleu 3 Bleu Maron O 5 ea o y v t rans eus Groupes Mercredi 1h00 O Mercredi d5had o f O 7 Vendredi din O Bases Chiffres et stats JIRE C est sur cette feuille que sont affich s les principaux chiffres caract risant l ensemble de l application Dune adh rents 7 ARRET Anciens d Poussi x li LISTE C est la liste des adh rents proprement dite Cette feuille contient toutes les coordonn es de chaque adh rent ainsi que les informations sportives Les donn es suivantes sont disponibles 4 V 0 2 9 septembre 2005 LA DOCUMENTATION DE L OCC JUDO D N en Ann e de naissance E Groupe 1 Groupe d entra nement jour et heure F Groupe 2 2 groupe d entrainement pour les grands G Cat Cat gorie Poussin v t ran H E mail I Remarque Remarque g n rale membre du bureau T l maison K T l boulot Ou 2 n de t l L Jour Jour de naissante 1 31 M Mois Mois de naissance
7. UMANN Ma l BERKANE EL BERTHELOT Nolwenn BESMNARD JAYAUCIMN Eug ne BERTRAND Quentin BIDAULT Tristan BESNAR ED Magali SMOENE AUTER BOURSICOT Delphine BOIVIN Jeanne i BOUTHEM Y Gurvan BRELILLET BOULANGER thibault BOUZAZA Samy CAMBQT COURRAU Chlo BOFEC Morgan CHALYEL Antoine ERASSET Antoine Terminer Notes 1 Le mode transfert n est activable que lorsqu il n y a pas de modification sur la fiche en cours Si un refus d activation apparait il suffit de sauver la fiche courante pour pouvoir entrer en mode transfert 2 Le mode transfert doit tre d sactiv avant toute modification de fiche D ailleurs la quasi totalit des champs est verrouill e durant l activation du mode transfert 3 Tant que l on est en mode transfert il n est pas possible d ajouter de nouveaux adh rents ou de supprimer des fiches Nouveaux adh rents C est le masque de saisie pour les nouveaux adh rents Pour faciliter les traitements statistiques il est recommand de remplir un maximum de champs Les coordonn es le v cu sportif avec les groupes d entra nement et les informations de paiement et de certificat m dical L information minimum comprend le nom le pr nom la date de naissance Si un de ces champs est vide ou incorrect l enregistrement de la fiche est impossible 11 V 0 2 9 septembre 2005 LA DOCUMENTATION DE L OCC JUDO Maintenance de la liste des adh rents D XE Nom EM 26 Pr nom
8. Volume OCC JUDO Le fichier des adh rents OCC JUDO Manuel de l utilisateur Historique du document 13 juillet 2005 P Baudeloche 7 septembre 2005 P Baudeloche Protection mode transfert fichier paie d nombrement simplifi Table des mati res A D 5 Objectif eA MOYES rnei E A aa 2 Accessibilit des donn es eneeeeeeeeeeeeeeseeeeeeeeecccecceecceeeeeceeeeeeeeeecececeseeseseeeeee 3 Environnement n cessairement 3 Description g n rale du fichier nn 3 BASC sine send de ne sent ntm A E i denses t ide date ti le lens tee 4 CHIPS t STARS Sr an aaa a a a a a 4 LISTE ass E E S AI I E E E E T N S E 4 D LRO LS SO D Re 6 ANCICNS rise sn tenecce rates stone clins ss d esse etat A ess et d ane d asset rene 7 Les applications SD GUIES ee 7 Mise a Jour dela liSt s ns nn tn id tessdese ent ire ta ns d ide cases 7 Mise Ou une HOME ne hernie 8 S CODIAONN CS ER nn neue 9 L s donnees SHOVE Ssnin eaid EEE E O E E 9 L es donn es d OSSI eat silent 9 L MO ANSE ro lon nana niiin 10 NOUVEAU AAH TENESS RER rte Non 11 Les satistiques et les listes ssssececccsssssececcccssssceccccsssssceeccosssssscceccsssssseeescsssssseeeoso 12 Les d nOMDI M NES se n A a a A 13 Lagcnceraionde Tehicrs ANNE Men E E E 13 Generation THEME Coordonn es aior ei lient 14 G n ration fichier liste par CALE SOMMES RU Rosie he tee 14 Generation LICE liste pai groupes SR ete dense 14 Liste desdossier HICOMPICIS
9. d biteur Si une remarque sur le paiement a t ajout e lors de la saisie celleci est aussi mise dans le fichier de mani re visible Banque de Bretagne Alphonse Danita Brice de Nice Banque Populaire de l Ouest Le p re Banque Fopulare de l Ouest a L Ce fichier est destin faciliter la t che du tr sorier 6 Pr cautions d usage Ce d eoppement n est pas une application professionnalle Sa stabilit et sa robustesse pour l instant ne sont pas compl tes Les donn es tant dans des tables Exca il est toujours possible de faire des corrections directement sans passer par les applications Ces manipulations sont r server aux initi s Je recommande par exemple de n avoir que le fichier excel principal d ouveart lors de l utilisation des fonctions sp ciales En cas de crainte de corruption des donn es il est toujours facile de r cup rer la version de r f rence disponible sur le site Il est toujours possible d enlever le mot de pass du fichier pour une utilisation domestique plus pratique Fichier Enregistrer sous dans la fen tre Enregistrer sous cliquer sur Outils droite puis Options g n rales Il ne reste plus qu enlever le mot de passe et valider 7 L volution Il y a plusieurs axes qui peuvent orienter les d veloppements venir Voici quelques id es certaines ayant d j t cit es lors de r unions de bureau qui 15 V 0 2 9 septembre 2005 LA
10. e le piratage des donn es mais elles sont en rapport avec l int r t que ces donn es pourraient repr senter pour des tiers Un niveau de protection sup rieur n cessiterait la mise en uvre de solutions techniques plus co teuses en terme d h bergement de site 3 Environnement n cessaire Pas de recommandation particuli re pour le hardware Il appara t toutefois que Windows XP pr sente une stabilit sup rieure aux syst mes d exploitation plus anciens Les applications de ce manuel ne sont pas test es sur Mac L application absolument n cessaire au fonctionnement de l application est e Excel 2003 non test sur versions ant rieures N anmoins les fichiers annexes cr s partir du fichier principal sont basiques et peuvent tre exploit s avec des versions ant rieures d Excel 4 Description g n rale du fichier Les donn es de cette application sont stock es dans un fichier Exca Comme tout fichier Excel celui ci est organis en feuilles de calcul Ces feuilles de calcul se r partissent de la mani re suivante Bases ARTE Et PARCS Anciens Poussins Benjamins Mini 3 V 0 2 9 septembre 2005 LA DOCUMENTATION DE L OCC JUDO BASE Bases Cette page devrait tre masqu terme et donc non visible par les utilisateurs Ce sont les donn es qui ne servent pas directement l utilisateur standard Les listes pr d finies ann es mois noms de groupes noms de villes CHIFFRES ET ST
11. in 2005 Les paiements autres esp ces coupons sports pourront tre renseign s dans le champ remarque 6 V 0 2 9 septembre 2005 LA DOCUMENTATION DE L OCC JUDO ANCIENS Cette feuille a pour but de faciliter la mise jour des donn es au moment de la r nscription Elle reprend l quivalent de la feuille Liste pour les adh rents de l ann e pr c dente En revanche les donn s de la feuille Dossiers n ont pas tre report es d une ann e sur l autre Le mode de transfert de la feuille Anciens Liste sera vu ult rieurement 5 Les applications sp ciales A la date de r daction de ce manud il existe 2 applications sp ciales principales L une a pour but de faciliter la mise jour des listes principalement au moment des inscriptions et l autre est orient e vers l exploitation de ces donn s principalement pour des calculs statistiques et l tablissement de listes annexes MISE A J OUR DE LA LISTE Cette fonction a pour but de faciliter la mise jour des listes principalement au moment des inscriptions L ensemble des infos relatives chaque adh rent peut tre saisi dans un environnement convivial et format de mani re tablir des traitements automatis s par la suite Au lancement de la fonction les options par d faut sont les suivantes e C est la fiche du premier adh rent dans l ordre alphab tique qui est affiche e Le mode transfert est inactif e C es
12. odification directe des informations dans les champs en blanc Le nom le pr nom et la date de naissance restent affiches en pemanence Pour rester avec une taille de fen tre raisonnable les informations de chaque adh rent ont t divis es en 3 cat gories accessibles par les 3 onglets suivants e Coordonn es e Judo e Dosier 8 V 0 2 9 septembre 2005 LA DOCUMENTATION DE L OCC JUDO Les caract ristiques de ces 3 onglets sont expliqu es ci dessous LES COORDONNEES Il s agit des coordonn es de l adh rent affich Adresse num ros de t l phone adresse E mail Coordonn es Judo Dossier Adresse 1458 rue Tabaga Ville Trifouily les oies Code postal Cp T l phone ET Maison Travail Portable E mail ouindoze microsoft nul Pour la plupart de nos adh rents il suffit de choisir la ville si elle existe dans la liste de choix et le code postal est automatiquement mis jour La liste des villes code postal peu tre tendue au besoin LES DONNEES SPORTIVES Dans cet onglet apparaissent la cat gorie le grade le ou les groupes d entrainement l ann e de premi re inscription et il est indiqu si l adh rent a un passeport sportif Coordonn es Judo Dossier Cat gorie V t ran Grade MI Groupe s Lundishoo vendredi 19h00 Passeport Mote Ann e de premi re inscription 1905 La cat gorie est directement calcul e partir de l ann e de
13. rtant d utiliser un support qui ne soit pas d paysant C est pourquoi Excad a t pr f r Access mieux adapt nos besoins mais n cessitant des connaissances g n rales plus tendues De plus les outils additionnels d crits dans ce manuel ne sont pas strictement indispensables l exploitation des donn es Ils ne sont l que pour nous faciliter la vie La gestion de la liste est donc toujours bas e sur des tables Excel qui peuvent tre trait es seules Les t ches d automatisation et de statistiques sont crites en Visual Basic 2 V 0 2 9 septembre 2005 LA DOCUMENTATION DE L OCC JUDO 2 Accessibilit des donn es L acc s des donn s du club jour a parfois pos des probl mes par le pass C est pourquoi la mise disposition de ces donn es au travers du site du club http occjudo org a t adopt e L acc s se fait selon le chemin suivant Le club Pr sentation Bureau puis cliquer sur l paule gauche du vice pr sident Cette mise disposition n cessite n anmoins les pr cautions suivantes e Pour des raisons de confidentialit les donn es contenues dans le fichier principal ne doivent pas tre accessibles tout le monde L acc s la page de t l chargement est n est donc pas explicite e Pour ces m mes raisons la page web n tant pas prot g e les fichiers en t l chargement sont prot g s par mot de passe Ces pr cautions ne sont pas une garantie absolue contr
14. ses cocher certificat m dical et paiement complet sont importantes car tant que ces 2 cases ne sont pas coch ss la mention Dossier incomplet appara t en rouge en haut de la fiche de l adh rent Il est aussi possible de cr er une liste des dossiers incomplets voir les fonctions stats et de g n ration de fichiers annexes Le mode transfert Ce mode srt au moment des r nscriptions Pour ne pas avoir ressaisir les donn es d un adh rent il suffit de le transf rer de la liste des anciens la liste des inscrits Il est prudent de v rifier l ensemble des infos l occasion de cette op ration Les informations de Dossier paiement et certificat m dical tant n cessairement renouvel es chaque ann e toute la partie Dossier doit tre remplie chaque ann e pour l ensemble des adh rents 10 V 0 2 9 septembre 2005 LA DOCUMENTATION DE L OCC JUDO Maintenance de la liste des adh rents SEXE Mom BAUDELOCHE 5 M ua Pr nom Pascal C F Dossier incomplet H le 20 Octobre 1962 Note Bureau Vice pr sident Coordonn es Judo Dossier Cat gorie V t ran Grade REA Hoir 2d Groupe s Lundi 19h00 vendredi 13h00 Ann e de premi re inscription 1996 Attention pas de modif en mode transfert Derni re modif 07 09 2005 23 41 54 Mode transfert Y ALYESTEGUI ANDIOC AUGE ARTZMER Julien BAR D AUBAULT Brice BAUDELOCHE AFIL Yohann BAILLY Hugo BA
15. t gories Ensuite l outil g n re l affichage de toutes les informations statistiques et d nombrements de la feuille Chiffres et stats La g n ration de fichiers annexes Les fichiers g n r s sont syst matiquement enregistr s dans le r pertoire ou se trouve le fichier principal Liste adherents 2005 2006 xls Le nom des fichiers g n r s est constitu de sa date de g n ration suivie d un suffixe indiquant son sujet Ce syst me permet de rep rer facilement les fichiers g n r s et de voir l volution au long de l ann e pour les crit res int ressants en les classant par date 13 V 0 2 9 septembre 2005 LA DOCUMENTATION DE L OCC JUDO GENERATION FICHIER COORDONNEES C est une concat nation des colonnes principales de la feuille Liste du fichier principal C est le moyen le plus pratique pour avoir une liste compl te de la population de la section avec juste les informations de base e Nom e Pr nom e Date de naissance e Adresse compl te e Num ros de t l phone Une impression de cete liste devrait rester en permanence la salle GENERATION FICHIER LISTE PAR CATEGORIES C est aussi une simple concat nation des pages de cat gories du fichier principal Pratique pour avoir une vue rapide de la population de la section par cat gories pour constitution des quipes par exemple Les colonnes sont Nom Pr nom Ann e de naissance Groupes Les gar ons sont en noir et les filles en ro
16. t l onglet coordonn es qui est actif Par exemple l affichage peut ressembler a 7 V 0 2 9 septembre 2005 LA DOCUMENTATION DE L OCC JUDO Maintenance de la liste des adh rents Hi x SEXE Hom AYMARD EM aa Pr nom Jean CF Dossier incomplet H le 10 Mai 1930 Note Champion olympique de bilboquet Coordonn es Judo Dossier Adresse 1458 rue Tabaga Ville Trifouill les oies Code postal Cp T l phone ET Maison Travail Portable E mail auindoze ricrosoft nul Derni re modif 7 13 2005 11 12 32 AM Mode transfert 7 BAUDEL OLHE Chlo BAUDELO HE Pascal BESMHARDO Magali BESMNARD JAYAUCIM Eug ne GOURSICOT Delphine CALVYEZ Emmanuel CAMBQT COURRAU Chlo CHATEL Micolas CONNAN Yoland DION Alexis EHGUSS OIL David GUILLOU Erwann HILPFR OM Typhaine KLARIC Antoine Nouveau Valider Supprimer Terminer Tous les param tres sur fond blanc peuvent tre modifi s Il est recommand d utiliser les listes de choix lorsque celles ci sont disponibles date de naissance D s qu une modification est produite l outil proposera de sauver la fiche courante avant de passer une autre fiche ou d activer une nouvelle fonction Le bouton Terminer gt pamet de sortir de l application et retourne automatiquement la feuille Excel Chiffres et stats Mise jour d une fiche La mise jour d une fiche se fait par m
17. uge GENERATION FICHIER LISTE PAR GROUPES Pour ce fichier une feuille est g n r e pour chaque groupe d entra nement Il peut s agir d une bonne base pour cr er des listes d appel par groupe Attention le nom exact du groupe te que d fini dans la liste de choix est n cessaire au bon fonctionnement de la cr ation de ce fichier C est une des raisons pour lesquelles il est important de s servir des listes de choix automatiques lors de la mise jour des listes Les colonnes de chaque feuille de ce fichier sont Nom Pr nom Ann e de naissance LISTE DES DOSSIERS INCOMPLETS Ce fichier est g n r e partir des informations de la feuille Dossiers du fichier principal Il permet de conna tre la liste des adh rents dont le dossier n est pas complet Les crit res pris en compte sont Le certificat m dical et le paiement complet Pour faciliter les rappels sur le terrain les groupes d entra nements sont aussi dans ce fichier 14 V 0 2 9 septembre 2005 LA DOCUMENTATION DE L OCC JUDO Les colonnes sont Nom Pr nom catificat m dical paiement complet groupel et groupe LE FICHIER DES PAIEMENTS Ce fichier est g n r e partir des informations de la feuille Dossiers du fichier principal Il reprend sous une forme plus facile exploiter et imprimer les informations de paiement des cotisations pour chaque adh rent Montant du des ch ques num ro s de ch que s banque nom du
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