Question number 1: "Have you envisaged a period during
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1. rale figurant dans le cahier des charges et la description d taill e donn e au point 3 de l annexe IIT du cahier des charges est valable Le contractant prendra donc en charge tous les aspects organisationnels d crits au point 3 de l annexe III Question 4 1 Au point 15 Organisation du transport de l h bergement vous demandez une offre de prix pour les r servations d h tel et ou de transport S agit il du co t r el d une chambre d h tel ou simplement des frais d organisation de l h bergement les d l gu s et ou conf renciers payant eux m mes le prix de la chambre d h tel Si vous souhaitez une offre de prix pour la chambre d h tel veuillez nous indiquer quelle cat gorie d h tels nous devons pr ciser h tel 2 3 ou 4 toiles R ponse 4 Le point 15 ne pr voit aucun frais de d placement et d h bergement Le prix indiquer concerne l organisation des d placements et de l h bergement des conf renciers d l gu s Question 5 Quelles sont les langues pr vues pour la r daction du projet Est il possible de r diger en italien R ponse 5 Il est pr cis au point 7 1 du cahier des charges que les offres doivent tre r dig es dans une des langues officielles de l Union europ enne de pr f rence en anglais et remises en cinq exemplaires L italien est une des langues officielles de l Union europ enne Question 6 Nous avons une question concernant votre appel d offres Organisation e2. d cider de la mani re dont il pr sentera les tudes de cas Question 32 Nous avons des questions concernant les deux tudes de cas devons nous pr voir a la fourniture de mat riel technique pour l interpr tation b l intervention d interpr tes Si oui pour combien de langues et lesquelles R ponse 32 Veuillez vous reporter la r ponse 21 Question 33 Question g n rale Pourriez vous nous fournir le manuel d utilisation des l ments graphiques de votre organisation R ponse 33 Veuillez vous reporter la r ponse 6 Question 34 Dans la mesure o les sous sites de l v nement sur le site de la DG permettront des inscriptions en ligne le site doit il tre h berg sur Europa ou sur un site externe s il est h berg sur Europa quelles sont les technologies et les bases de donn es autoris es pour mettre en uvre la proc dure d inscription 2009 S 108 155725 o sur le site de la DG Recherche convient il d int grer le sous site qui doit tre cr par l Agence s il est h berg sur un site externe est ce l Agence de choisir les technologies R ponse 34 Les sites internet des conf rences doivent tre h berg s sur Europa Pour des raisons techniques la page d inscription peut tre h berg e sur un site externe mais elle doit avoir le m me aspect que le reste du site de la conf rence et comporter un lien ramenant vers celui ci L inscription aux petites conf rences
3. en bonne et due forme Nous estimons donc qu une telle r union serait dans l int r t de toutes les parties prenantes y compris de la DG RECHERCHE tant donn la proximit de l ch ance et le nombre de points restant claircir nous souhaiterions aussi vous proposer de repousser la date limite Nous vous remercions de votre attention R ponse 26 En premier lieu veuillez vous reporter la r ponse 3 concernant les aspects li s au contenu Deuxi mement il y a lieu d indiquer le prix ind pendamment du pays o se d roule l v nement puisque ce prix se rapporte aux aspects organisationnels sauf dans le cas du point 6 Location de salles d emplacements o le co t peut varier en fonction du pays Troisi mement une r union d information n est pas autoris e dans le cadre du pr sent appel d offres Question 27 Le soumissionnaire est il tenu de respecter les l ments graphiques de la DG RTD ou est il cens concevoir une nouvelle identit visuelle R ponse 27 Veuillez vous reporter la r ponse 6 concernant le manuel d utilisation des l ments graphiques Question 28 Le bordereau de prix figurant dans le cahier des charges est il non modifiable ou est il possible pour le soumissionnaire d ajouter des points qui lui semblent manquer 2009 S 108 155725 R ponse 28 Comme indiqu au point 7 2 du cahier des charges toute offre comportant un bordereau de prix incomplet ou modifi
4. nous devons inclure les frais de port dans les prix et que ces frais diff rent selon la destination pouvez vous sp cifier la destination R ponse d Il est indiqu Prix par v nement Pour vous aider vous pouvez vous r f rer la liste des conf rences que nous avons organis es dans le pass la page 4 du cahier des charges et au point 6 du bordereau de prix L offre doit comporter un prix forfaitaire applicable tout v nement organis dans le cadre du futur contrat 2009 S 108 155725 e points 12 1 12 8 ces prix varient norm ment en fonction du nombre d unit s prendre en compte Pourriez vous pr ciser le montant total que vous pr voyez R ponse e Veuillez vous reporter la r ponse 57 f 14 1 la puissance d amplification et des enceintes varie grandement selon l importance du public Pourriez vous tre plus pr cis R ponse f L offre doit comporter un prix forfaitaire applicable tout v nement organis dans le cadre du futur contrat g 14 7 et 14 8 la location d un PC multim dia doit elle tre comprise dans ce prix R ponse g Non h 14 11 14 13 la location d un cran plat de 21 pouces doit elle tre comprise dans ce prix R ponse h Non 1 14 23 et 14 24 m me remarque et m me question que pour le point 14 1 quelle est la taille de la salle et quel est le nombre de personnes pr vues parmi le public R ponse i L offre doit comporter un prix fo
5. qui ne n cessite pas que le contractant ait directement acc s aux informations d inscription peut se faire l aide d outils fournis par la Commission europ enne et int gr s dans le site de la conf rence si cette solution est jug e pr f rable Les technologies Europa sont d taill es sur la page IPG du site Europa http ec europa eu ipg tools index_en htm L emplacement sur le site de la DG Recherche peut varier et n a pas d incidence sur la production du site Le contractant a le choix de la technologie d inscription si la page est h berg e par lui Question 35 Combien de versions linguistiques faut il pr voir sur le sous site Quel sera le tirage pour les produits imprim s R ponse 35 Il appartient au soumissionnaire de d cider de la mani re dont il pr sentera les tudes de cas Question 36 En ce qui concerne l tude de cas 1 les 5000 participants l v nement sont ils des professionnels qui doivent s inscrire au pr alable R ponse 36 Les 5000 participants peuvent tre aussi bien de simples particuliers que des professionnels Question 37 Pensez vous que nous devrions pr voir une salle capable d accueillir les 5000 participants en m me temps ou est 1l pr vu que l v nement qui se d roulera sur plusieurs jours selon une programmation th matique s adresse un public plus large mais un nombre de participants limit 5000 participants pr vus au total R ponse 37 Il s agit d une tu
6. se rapportent la cr ation et la mise en place de la signalisation signalisation est le terme g n rique utilis pour d signer les panneaux signaux affichant des informations ou des directions lors d un v nement Les points 9 13 9 17 concernent la cr ation et la mise en place de la signalisation avec adaptation d une identit visuelle et enfin les points 11 1 11 5 font r f rence la production d affiches ou de banderoles les affiches et banderoles sont g n ralement des supports suspendus en plastique portant une inscription Question 24 Annexe III point 15 Qui paie la note d h tel et les frais de transport des participants Le contractant prend il ces frais en charge Si oui quelles sont les modalit s de remboursement 2009 S 108 155725 R ponse 24 Non le contractant ne prend pas en charge les frais d h tel et d h bergement Veuillez galement consulter la r ponse 4 Question 25 Annexe III point 7 faut il indiquer le prix en jours personne en tenant compte du nombre de jours en fonction de l ampleur de l v nement R ponse 25 Comme le pr cise l annexe III point 7 le prix doit tre indiqu en jJours personne Question 26 X souhaiterait une r union d information sur l appel d offres susmentionn ce stade il nous est impossible d tablir une proposition technique et financi re sur la base du cahier des charges et du bordereau de prix En particulier nous ne p
7. 1A828790 instance 1 DataFlow N_one_doc_access dfl amp Template TED N_one _result_detail_curr htm amp d ocnumber 190425 2009 amp doc1d 190425 2009 amp StatLang FR Question 53 Nous sommes deux PME sp cialis es dans l organisation d v nements scientifiques internationaux et nous souhaiterions introduire une candidature commune mais nous ne savons pas si nous sommes ligibles Une des soci t s a t fond e en mars 2007 Par cons quent elle est dans l impossibilit de soumettre un compte rendu de ses activit s pour les trois derni res ann es En revanche son personnel dispose d une longue exp rience professionnelle dans le domaine plus de huit ans L autre soci t a t fond e en 2001 mais a chang de raison sociale en avril 2008 de sas srl en raison de la croissance de ses activit s Le pr sident et le personnel sont inchang s et disposent d une longue exp rience professionnelle plus de dix ans dans le domaine Pouvons nous participer cet appel R ponse 53 Veuillez vous reporter l article 136 paragraphe 3 des modalit s d ex cution 3 Un op rateur conomique peut le cas ch ant et pour un march d termin faire valoir les capacit s d autres entit s quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui m me et ces entit s Il doit dans ce cas prouver au pouvoir adjudicateur qu il disposera des moyens n cessaires pour l ex cution du march par exemple par la pr
8. 2009 S 108 155725 Question 1 Avez vous pr vu une p riode pour permettre aux op rateurs potentiels de poser des questions R ponse 1 Oui il est possible de poser des questions jusqu six jours avant la date de cl ture du pr sent appel c est dire jusqu au 17 juillet 2000 Question 2 Cette question concerne le prix par v nement vis l annexe III point 6 Location de salles d emplacements Sur quelle dur e d v nement le soumissionnaire doit il se baser pour tablir ce prix R ponse 2 Le prix par v nement est le prix par jour par v nement Question 3 Dans la liste des activit s figurant au point 4 Objet du march de l appel d offres 1l n est pas fait mention d activit s telles que la d finition du contenu d un v nement la s lection des conf renciers la d finition du public vis etc Or il est pr cis l annexe III point 3 Pr paration et organisation d un v nement que le contractant prendra en charge des t ches telles que laboration du programme et s lection des conf renciers d finition et s lection des publics vis s Nous souhaiterions donc des pr cisions sur le champ des activit s assur es par le contractant Avons nous bien compris que ces t ches laboration du programme et s lection des conf renciers d finition et s lection des publics vis s entrent dans les attributions du contractant R ponse 3 L annexe III pr cise la description g n
9. Si tel n est pas le cas pourriez vous pr ciser la diff rence entre r alisation et impression R ponse 44 Non la r alisation ne fait pas r f rence aux co ts r els du papier La r alisation d signe l laboration d un produit fini par ex fichier pdf CD DVD qui doit ensuite passer par le stade de l impression La r alisation couvre la conception et la cr ation d une affiche banderole 2009 S 108 155725 Question 45 Nous souhaiterions participer l appel d offres susmentionn et nous avons une question au sujet de la liste d taill e de l quipement technique employ pour l ex cution des services requise dans le cadre de la proposition technique deuxi me partie Quel doit tre le niveau de d tail de cette description Faut il fournir toutes les caract ristiques techniques de tous les instruments que le soumissionnaire ou son prestataire de services a en stock Si tel est le cas il va falloir d crire plusieurs milliers d instruments Y a t il une orientation privil gier R ponse 45 Il appartient au soumissionnaire de fournir toutes les informations qu il estime n cessaires pour d montrer les capacit s requises pour les crit res d finis dans le cahier des charges En ce qui concerne le volume des fournitures et des services requis pour un march donn veuillez vous reporter au point 4 du cahier des charges Objet du march Question 46 Que voulez vous dire par Le soumissionna
10. a mesure o il s agit d un contrat cadre nous ignorons le volume de services prester et de produits fournir au cas o nous remporterions le march R ponse 42 Comme indiqu au point 9 2 du cahier des charges en cas de sous traitance les documents vis s au point 10 qui sont fournir par tout soumissionnaire remportant un march ne sont exig s que des sous traitants dont la part dans le contrat est sup rieure 10 ou dans les cas o la part cumul e de la sous traitance est sup rieure 20 Question 43 Nous ne trouvons pas de num ro de r f rence d attribution du march dans l avis de march ou dans le cahier des charges pourriez vous nous renseigner R ponse 43 Cette question concerne manifestement le pr c dent avis d attribution de march Le nom des soumissionnaires retenus est publi dans le suppl ment au Journal officiel de l Union europ enne http ted europa eu s rie S sous la forme d un avis d attribution du march Veuillez cliquer sur le lien suivant http ted europa eu Exec DataFlow N_one_doc_access dfl amp Template TED N_one_result_d etail_curr htm amp docnumber 171294 amp docld 171294 2005 amp StatLang EN Question 44 Qu entendez vous par r alisation d affiches banderoles et impression d affiches banderoles aux points 11 et 12 du cahier des charges page 45 Nous supposons que r alisation fait r f rence aux co ts r els du papier est ce de cela qu il s agit
11. arvenons pas d terminer si et dans quelle mesure le prestataire de services sera charg des aspects li s au contenu Sans cette information nous sommes dans l impossibilit comme tout autre organisme n ayant pas d j particip aux pr c dentes phases du pr sent contrat cadre de pr voir des ressources humaines pr cises par v nement et de garantir la disponibilit de l expertise requise Malheureusement la r ponse qui a t donn e notre question sur cet aspect n apporte pas les claircissements n cessaires Nous ne comprenons pas non plus tr s bien comment nous pourrions indiquer des prix fermes si le bordereau de prix ne permet pas de pr ciser dans quel pays l v nement aura lieu Nos autres questions concernent principalement la structure du bordereau de prix dans certains cas notamment pour les cat gories de personnel nous estimons n cessaire d adapter l g rement les tableaux mais d apr s les instructions cela n est pas autoris et entra nerait l limination du soumissionnaire et la composition de l quipe charg e du projet Selon nos informations d autres parties int ress es connaissent les m mes difficult s ce qui les a jusqu pr sent dissuad es de participer l appel d offres Une r union d information qui porterait sur ces questions non r solues permettrait aux parties concern es de mieux comprendre les besoins de la DG RECHERCHE et partant de les satisfaire par des propositions tablies
12. de de cas et il appartient au soumissionnaire de d cider de la mani re dont il pr sente les tudes de cas Question 38 Vous demandez deux tudes de cas pr senter dans un dossier de maximum 5 pages en plus des annexes qu entendez vous par annexes S agit il des plans des maquettes des chantillons du budget ventil par postes Le nombre de pages des annexes est il limit R ponse 38 Veuillez vous reporter la r ponse 21 Question 39 Dans le budget pr visionnel demand souhaitez vous que nous d taillions les co ts comme dans le bordereau des prix 2009 S 108 155725 R ponse 39 Le budget pr visionnel des tudes de cas doit tre tabli sur la base du bordereau de prix figurant l annexe III du cahier des charges Question 40 Souhaitez vous que nous pr voyions un espace d exposition avec des stands modulaires R ponse 40 Il n est fait nulle part mention d une exposition ou de stands Question 41 Combien de sessions parall les dur e de chaque session parall le et nombre de participants faut il pr voir R ponse 41 Il appartient au soumissionnaire de proposer la meilleure solution pour l tude de cas Question 42 Au sujet de la sous traitance le secteur de l v nementiel n cessite diverses fournitures partir de quel pourcentage de fournitures un fournisseur devient il un sous traitant Par ailleurs nous souhaitons attirer votre attention sur le fait que dans l
13. entit visuelle Se peut il que dans ces deux cas l unit Prix jours homme figurant dans les tableaux soit erron e R ponse 67 Le point 9 1 Cr ation d une identit visuelle concerne les t ches li es la cr ation d une seule identit pour l ensemble de l v nement qui est ensuite tendue aux autres produits Les produits se trouvent dans la partie suivante du bordereau de prix qui comprend un minimum de mise en page C est pourquoi le prix doit tre exprim en jours homme pour la cr ation de l identit visuelle et l unit pour les produits
14. es d autres non Qu adviendra t il des recettes des conf rences Font elles partie du budget R ponse 49 Non Veuillez galement vous reporter la question et la r ponse 20 2009 S 108 155725 Question 50 Dans le bordereau de prix point 7 Gestion informatique Par gestion informatique faut il comprendre que la saisie des inscriptions des participants dans une base de donn es incombe au contractant D apr s le bordereau de prix est il exact que ces inscriptions ne seront pas enregistr es par l interm diaire d un site d inscription sur internet R ponse 50 Veuillez vous reporter la question et la r ponse 34 Question 51 Dans le bordereau de prix point 7 Envoi des invitations par voie postale ou lectronique l envoi des invitations par voie postale ou lectronique implique deux types de r ponses diff rents courrier postal et courrier lectronique Sommes nous cens s r pondre aux deux ou devons nous nous contenter de mentionner le co t du courrier postal R ponse 51 Cela signifie les deux Veuillez galement vous reporter au point 4 du cahier des charges Question 52 Nous vous crivons pour savoir si l appel en question a fait l objet de modifications corrigendum Nous souhaiterions notamment conna tre la date limite exacte R ponse 52 Veuillez consulter le site suivant qui contient les nouvelles dates limites http ted europa eu Exec jsessionid DFEF2E4CDD6F1963674C7492
15. ier les soumissionnaires doivent apporter la preuve d au moins trois ans d exp rience professionnelle dans le domaine de l organisation et de la gestion d v nements Question 10 Veuillez pr ciser quel type de preuve il y a lieu de fournir pour attester de la capacit du soumissionnaire travailler dans un environnement muticulturel R ponse 10 Les soumissionnaires sont invit s d crire leurs capacit s dans leur CV Question 11 CV des membres de l quipe propos e y a t il un mod le de CV utiliser Y a t il un nombre maximal ou minimal de CV inclure dans la proposition Faut il produire des CV pour toutes les cat gories de personnel num r es dans le bordereau de prix rubriques 1 1 1 11 Des justificatifs sont ils requis pour chaque CV par exemple copie des dipl mes ou des certificats de travail Le nombre de pages des CV est il limit 2009 S 108 155725 R ponse 11 Il n existe pas de mod le de CV obligatoire Veuillez galement vous reporter au point 10 2 3 4 Dipl mes et qualifications professionnelles copie des curriculums vitae du personnel d encadrement du soumissionnaire responsable de la prestation de services prouvant au mois trois ans d exp rience dans les domaines du pr sent appel ainsi qu l annexe VI Question 12 Proposition financi re le paragraphe 8 du cahier des charges pr cise que le montant de la TVA sera indiqu s par ment Veuillez nous indiq
16. ire doit pr senter un dossier d un maximum de cinq pages en plus des annexes au format A4 dans lequel il propose un concept pour cet v nement y compris la localisation et la dur e une identit visuelle un budget pr visionnel ventil par poste ainsi qu une approche g n rale pour la logistique et l organisation de l v nement Cela signifie t 1l que nous devons envoyer 5 pages des annexes 1llustrant notre proposition ou seulement 5 pages R ponse 46 Comme indiqu l annexe II 2 il est demand au soumissionnaire de pr senter un dossier d un maximum de cinq pages et des annexes Veuillez galement vous reporter la question et la r ponse 21 Question 47 Nous voudrions vous demander si la Commission europ enne a l intention de confier le march une agence de relations publiques classique ou si elle est davantage int ress e par un prestataire de services qui assurerait l interface vers diverses autres agences R ponse 47 Cette information n est pas disponible pour le moment Question 48 L tude de cas 1 fait elle partie du projet La conf rence doit avoir lieu en 2010 Nous supposons que le lieu Bruxelles est d j d cid R ponse 48 Comme indiqu au point 10 3 1 du cahier des charges l tude de cas 1 fait partie de l valuation Il appartient au soumissionnaire de d cider de la mani re dont il pr sentera les tudes de cas Question 49 Certaines conf rences seront gratuit
17. le moyen de preuve n iii nous impose d envoyer l annexe IV crit res d exclusion sign e par une autorit administrative ou judiciaire comp tente Pourtant le dernier paragraphe de la page 11 stipule que seul l adjudicataire retenu devra fournir les documents relatifs aux crit res d exclusion Pouvez vous nous confirmer quels sont les documents que nous devons joindre notre proposition a les crit res d exclusion sign s par un responsable juridique ou b les crit res d exclusion sign s par une autorit administrative ou judiciaire comp tente R ponse 55 Veuillez vous reporter la r ponse 7 Question 56 Concernant l appel en objet nous vous saurions gr de nous pr ciser o et comment obtenir toutes les annexes et les autres documents pour l appel dont la date limite a t report e au 19 ao t prochain R ponse 56 Veuillez consulter le site web suivant qui contient tous les documents aux formats PDF et WORD http ec europa eu research dgs tenders rtd 2009_s108 155725_en cfm Question 57 En ce qui concerne l laboration de la liste de prix pourriez vous nous donner une estimation du tirage pour les produits imprim s R ponse 57 Le point 10 3 2 valuation financi re du cahier des charges pr cise Les l ments du bordereau de prix sont soumis des pond rations annexe II Ces pond rations sont fond es sur une estimation des services qu il sera possible de fournir dans u
18. les mod les de ces formulaires Tous les partenaires offre conjointe sous traitants sont ils tenus de remplir ces deux formulaires R ponse 8 Tous les soumissionnaires doivent produire les formulaires Signal tique financier et Entit l gale vis s l annexe VI Le formulaire Entit l gale peut tre obtenu l adresse suivante http ec europa eu budget execution legal_entities_fr htm et le formulaire Signal tique financier cette adresse http ec europa eu budget execution ftiers_en htm en_es_fr Pour les offres conjointes seul le partenaire principal et ou en cas de sous traitance seul le contractant principal fournit le formulaire Signal tique financier et Entit l gale Question 9 Liste des principaux services fournis au cours des trois derni res ann es avec attestations Cette liste de 10 r f rences au maximum comprend elle les services en rapport avec le march ou ceux ci doivent ils tre num r s sur une liste distincte de 10 autres r f rences au maximum R ponse 9 Veuillez vous reporter au point 10 2 3 1 qui mentionne une liste des principaux services fournis au cours des trois derni res ann es avec indication des montants des dates et des destinataires tant publics que priv s de ces services pr cise que les services directement li s au secteur concern par le pr sent appel d offres doivent tre num r s s par ment et enfin que en particul
19. n certain d lai sur la base du contrat cadre conclure cependant elles ne d terminent en aucun cas l utilisation r elle du pr sent contrat cadre Pour obtenir l l ment prix de l offre chaque prix sera multipli par le coefficient de pond ration correspondant et les r sultats individuels seront ensuite additionn s Question 58 Un consultant free lance d une soci t organisatrice d v nements dans le cadre d une joint venture peut il pour le pr sent appel soumettre les tats financiers et l exp rience relatifs une soci t qu il a d tenue pr c demment ou est il oblig de pr senter les projets et tats financiers relatifs sa carri re de consultant free lance 2009 S 108 155725 R ponse 58 En ce qui concerne la capacit conomique et financi re veuillez vous reporter la r ponse 53 En ce qui concerne la capacit technique et professionnelle l article 137 paragraphe 4 des modalit s d ex cution s applique dans le cas suivant 4 Un op rateur conomique peut le cas ch ant et pour un march d termin faire valoir les capacit s d autres entit s quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui m me et ces entit s Il doit dans ce cas prouver au pouvoir adjudicateur qu il disposera des moyens n cessaires pour l ex cution du march par exemple par la production de l engagement de ces entit s de les mettre sa disposition Dans les m mes co
20. nditions un groupement d op rateurs conomiques vis l article 116 paragraphe 6 peut faire valoir les capacit s des participants au groupement ou d autres entit s Question 59 Au point 16 de l annexe III du cahier des charges traiteurs faut il indiquer le prix du service ou le prix des mets R ponse 59 Le point 16 du bordereau de prix indique Prix fix pour un v nement dans un Etat membre de l Union europ enne Service et location d quipements compris ainsi que tous les autres co ts aff rents ce qui inclut le prix de la restauration mets Question 60 Quel est le dernier jour pour soumettre des questions au sujet du pr sent appel R ponse 60 Veuillez vous reporter la r ponse 54 Question 61 Toutes les questions ci dessous concernent le bordereau de prix a point 1 9 interpr tes quelle diff rence devons nous faire entre ce prix et les prix vis s aux points 2 2 et 2 3 R ponse a Frais de personnel servant de base pour le calcul des prix au point b points 2 2 et 2 3 devons nous inclure dans le prix les frais de d placement des interpr tes R ponse b Les d placement ne sont pas mentionn s c point 5 1 ici le prix d pend du nombre de questionnaires Sur la base de quelle quantit devons nous calculer notre prix R ponse c L offre doit comporter un prix forfaitaire applicable tout v nement organis d points 8 1 8 6 tant donn que
21. oduction de l engagement de ces entit s de les mettre sa disposition Dans les m mes conditions un groupement d op rateurs conomiques vis l article 116 paragraphe 6 peut faire valoir les capacit s des participants au groupement ou d autres entit s l R glement CE Euratom n 2342 2002 de la Commission du 23 d cembre 2002 tablissant les modalit s d ex cution du r glement CE Euratom n 1605 2002 du Conseil portant r glement financier applicable au budget g n ral des Communaut s europ ennes JO L 357 du 31 12 2002 p 1 10 2009 S 108 155725 Question 54 tant donn que la date limite de soumission des offres a t report e au 19 8 2009 pouvez vous me pr ciser si la date limite d envoi des questions a galement t report e et si tel est le cas quelle est la nouvelle date limite R ponse 54 Oui la date limite d envoi des questions a galement t report e au 12 8 2009 Veuillez consulter le site suivant qui contient les nouvelles dates limites http ted europa eu Exec jsessionid DFEF2E4CDD6F1963674C74921A828790 instance _1 DataFlow N one doc access dfl amp Template TED N one result detail curr htm amp d ocnumber 190425 2009 amp doc1d 190425 2009 amp StatLang FR Question 55 Madame Monsieur nous avons trouv dans le cahier des charges les informations suivantes Pourriez vous les clarifier Au paragraphe 10 1 page 12 v rification des motifs d exclusion
22. rfaitaire applicable tout v nement organis dans le cadre du futur contrat j 17 1 17 21 comment pouvons nous inclure les frais de transport dans le prix par unit Aucune soci t ne proc de de la sorte Pouvez vous nous donner une quantit indicative R ponse j L offre doit comporter un prix forfaitaire applicable tout v nement organis dans le cadre du futur contrat Question 62 Pourriez vous claircir les points 12 1 12 8 de la liste de prix il faut en effet indiquer le co t de l impression de documents mais aucune quantit n est mentionn e Devons nous indiquer un prix unitaire R ponse 62 Veuillez vous reporter la r ponse 57 Question 63 Voici une question li e au co t du photographe les droits d auteur relatifs aux photos doivent ils tre inclus dans le prix la demi journ e et la journ e R ponse 63 l annexe II point 1 Frais de personnel point 1 11 Photographe vous devez inclure les droits d auteur pour une demi journ e ainsi que pour une journ e compl te car la Commission demande au photographe d attribuer les droits d auteur aux photos prises dans le cadre du contrat Question 64 1 En ce qui concerne l laboration de la liste de prix points 7 1 7 6 Gestion informatique que signifie Prix jours homme a Le prix multipli par le nombre de participants l v nement multipli par le nombre de jours par exemple 20 x 75 pe
23. roits de participation Devons nous pr voir un paiement en ligne s curis sur le site consacr l v nement R ponse 20 Conform ment l article 57 du r glement financier la Commission ne peut confier des actes d ex cution sur des fonds en provenance du budget des entit s ou des organismes ext rieurs Question 21 tude de cas Le soumissionnaire doit pr senter un dossier d un maximum de cinq pages en plus des annexes Pourriez vous pr ciser ce quoi correspondent un dossier et des annexes S agit il d une proposition de cinq pages d taillant le lieu l approche g n rale suivie pour la logistique et l organisation la strat gie propos e pour la promotion de l v nement OU souhaitez vous une introduction notre proposition en cinq pages maximum avec budget d taill en annexe identit visuelle etc R ponse 21 Il appartient au soumissionnaire de d cider de la mani re dont il pr sentera les tudes de cas Question 22 tude de cas 1 les conf rences CER 2004 et 2005 sont elles cit es uniquement pour information ou doivent elles tre consid r es comme des exemples de ce que pourrait tre l v nement en 2010 R ponse 22 Uniquement titre d information Question 23 l annexe III quelles sont les diff rences entre les points 11 1 11 5 et les points 9 5 9 9 ou les points 9 13 9 17 R ponse 23 Comme indiqu l annexe III les points 9 5 9 9
24. rsonnes 2009 S 108 155725 x 1 journ e ou b le co t du personnel de la cat gorie concern e multipli par le nombre de Journ es de travail par exemple 300 00 x coordinateur n 1 x 3 jours R ponse 64 Le point 1 Frais de personnel de l annexe IM pr cise que les frais de personnel servent de base pour le calcul des prix au point 7 Gestion et suivi des participants points 7 1 7 11 Question 65 2 En ce qui concerne l laboration de la liste de prix points 7 6 7 11 Envoi des invitations par voie postale ou lectronique que signifie Prix jours homme a le prix de l envoi de chaque invitation y compris les frais de port etc par exemple 1 x 75 personnes ou b le co t du personnel de la cat gorie concern e multipli par le nombre de journ es de travail plus les frais de port etc par exemple 300 00 x coordinateur n 1 x 3 jours R ponse 65 Veuillez vous reporter la r ponse 64 Question 66 En ce qui concerne la liste de prix Page 42 tableau 1 Envoi des invitations par voie postale ou lectronique Quel prix faut il indiquer ici Le prix par jours homme ou le co t de production de ces invitations R ponse 66 Le point 7 Gestion et suivi des participants de l annexe III ne mentionne pas la production d invitations Question 67 Page 43 point 9 9 1 Quel prix faut il indiquer ici Le prix par jours homme ou le prix de la cr ation de l id
25. s d attribution du march Veuillez cliquer sur le lien suivant http ted europa eu Exec DataFlow N_ one _ doc_access dfl amp Template TED N_one_result_d etail_curr htm amp docnumber 171294 amp docId 171294 2005 amp StatLang EN Question 17 Quel a t le budget global consacr au r cent contrat cadre au cours des deux derni res ann es 2007 et 2008 R ponse 17 Le budget global du r cent contrat cadre a t publi dans le suppl ment au Journal officiel de l Union europ enne http ted europa eu s rie S sous la forme d un avis d attribution du march Veuillez cliquer sur le lien suivant http ted europa eu Exec DataFlow N_ one _ doc_access dfl amp Template TED N_one_result_d etail_curr htm amp docnumber 171294 amp docld 171294 2005 amp StatLang EN 2009 S 108 155725 Question 18 Quand le nouveau contrat entrera t il en vigueur R ponse 18 Cette information devrait tre publi e dans le courant du dernier trimestre 2009 Question 19 Point 4 Objet du march qu entend on par promotion de l v nement Cela comprend il la publicit ou l achat d espace publicitaire dans les m dias R ponse 19 Veuillez vous reporter la description d taill e du point 4 figurant l annexe II correspondant au bordereau de prix Question 20 Point 4 Objet du contrat en cas de frais de participation aux v nements le contractant est il habilit g rer et percevoir les d
26. sera exclue de la proc dure d valuation Question 29 Y a t il d j pour les deux v nements des exigences par exemple des slogans dont le soumissionnaire doit tenir compte R ponse 29 Veuillez vous reporter la r ponse 21 il appartient au soumissionnaire de d cider de la mani re dont il pr sentera les tudes de cas Question 30 Dans quelle mesure la strat gie de promotion de l v nement proposer et le concept laborer pour que l v nement capte la plus grande attention possible de par son caract re attrayant et repr sentatif comprennent ils des outils de communication tels que ceux qui sont illustr s sur la page internet http ec europa eu research conferences 2005 cer2005 index_en html par exemple le bulletin quotidien produit durant l v nement ce qui impliquerait le recours des professionnels qui ne sont pas pr vus dans le bordereau de prix Faut il plut t que nous limitions nos propositions de strat gies de promotion aux personnels associ s aux rubriques 4 1 4 2 4 3 4 6 et 4 7 correspondant aux co ts de promotion de l v nement et d assistance sur site qui sont indiqu es dans le bordereau de prix R ponse 30 Veuillez vous reporter aux r ponses 21 et 22 Question 31 Convient il de choisir le lieu en consid rant qu il faudra galement pr voir de l espace pour une exposition des stands comme dans le cas de CER2005 R ponse 31 Il appartient au soumissionnaire de
27. t gestion d v nements dans les domaines de la recherche et du d veloppement technologique Pourriez vous nous fournir le manuel d utilisation des l ments graphiques de votre organisation R ponse 6 Il n y a pas de manuel d utilisation des l ments graphiques officiel 2009 S 108 155725 Question 7 Veuillez pr ciser si nous sommes cens s inclure dans notre proposition les preuves documentaires relatives aux motifs d exclusion en plus de la d claration sur l honneur Annexe IV Le cahier des charges point 10 1 pr cise que le soumissionnaire auquel le march doit tre attribu est tenu de fournir les documents num r s ci apr s avant la signature du contrat Toutefois dans la liste de contr le de l int gralit du dossier d appel d offres l annexe IV les documents li s aux crit res d exclusion sont num r s en tant qu l ments devant n cessairement tre inclus dans la proposition R ponse 7 Comme indiqu au point 10 1 du cahier des charges le soumissionnaire auquel le march doit tre attribu est tenu de fournir les documents num r s ci apr s avant la signature du contrat les documents seront pr sent s uniquement par le soumissionnaire retenu ce stade de la proc dure la d claration sur l honneur remplie Annexe IV est suffisante Question 8 Faut il inclure et les formulaires Signal tique financier et Entit l gale dans les propositions O peut on trouver
28. uer o et comment nous pouvons indiquer le montant de la TVA dans le mod le de bordereau de prix fourni R ponse 12 Nous confirmons que le montant de la TVA doit tre indiqu s par ment comme pr cis au point 8 par exemple dans la note de couverture de l offre financi re Question 13 Proposition financi re la rubrique 2 du bordereau de prix Services d interpr tation mentionne des services d interpr tation simultan e et de traduction partir de ou vers toutes les langues ou toutes les autres langues Pourriez vous pr ciser quelles langues couvre cette formulation R ponse 13 Par toutes les langues toutes les autres langues il faut entendre les langues qui ne sont pas des langues officielles de l UE Question 14 Faut il signer chaque page de la proposition technique R ponse 14 Comme indiqu au point 7 1 du cahier des charges l offre doit tre sign e par les repr sentants autoris s Il n est pas n cessaire que chaque page de la proposition technique soit sign e Question 15 Cinq exemplaires de la proposition pour nous cela signifie 1 original 4 copies Pourriez vous confirmer R ponse 15 Oui cette interpr tation est correcte Question 16 Qui tait le contractant lors de la derni re p riode R ponse 16 Le nom des soumissionnaires retenus est publi dans le suppl ment au Journal officiel de l Union europ enne http ted europa eu s rie S sous la forme d un avi
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