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Guide d`accompagnement des entreprises à la dématérialisation

1. C Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Rappel les offres m mes volumineuses doivent parvenir compl tes dans les d lais fix s par l acheteur public En cas d envoi d un document candidatures offres copie de sauvegarde c est l heure d arriv e qui est prise en compte et non sa date d envoi proc dure identique au papier L op rateur conomique est responsable de l envoi de son pli lectronique dans les d lais fix s Son attention sera appel e par une mention sur le profil d acheteur sur le d lai de transmission des fichiers volumineux cf point 3 6 page 33 du guide pratique DAJ Le risque Les plis qui quel que soit leur support ont t re us apr s la date et l heure limites de d p t annonc es dans l avis d appel public la concurrence ne sont pas ouverts et sont d clar s irrecevables Il appartient l entreprise de prendre ses dispositions pour anticiper une ventuelle difficult technique cf point 7 2 page 48 du guide pratique DAJ Par ailleurs l horodatage de la r ception des enveloppes virtuelles peut tre issu du syst me informatique de l acheteur public ou du prestataire de services de d mat rialisation dans des fonctions de tiers horodateur Les r f rences horaires utilis es et en particulier le fuseau horaire auquel elles se rattachent doivent tre affich s sur le profil d acheteur Le recours un tel syst m
2. La candidature et l offre doivent faire l objet d un mode de transmission identique Dans certains cas remise d chantillon de maquettes et de plans le candidat peut se heurter l impossibilit mat rielle de transmettre int gralement son dossier par voie d mat rialis e L acheteur public devra alors accepter une transmission par une autre voie papier CD Rom cl USB cf point 6 1 2 page 42 du guide pratique DAJ voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics 32 Fiche 14 Qui signe lectroniquement en cas de soumissionnaire unique Qui signe lorsque le candidat est une entreprise La personne ayant qualit pour engager la soci t vis vis des tiers et disposant d un certificat de signature lectronique Cette personne titulaire du certificat de signature lectronique signe e la candidature e l offre acte d engagement Qui signe lorsque le candidat est une filiale Deux cas de figure doivent tre distingu s e Soit une filiale r pond pour elle m me dans ce cas signe la personne titulaire du certificat de signature lectronique et qui a qualit pour engager la filiale e Soit le responsable d une filiale est habilit signer les march s de chacune des filiales du groupe Son nom appara tra c t de celui de la filiale soumissionnaire en tant que titulaire du cer
3. 39 L offre d mat rialis e peut elle tre re mat rialis e 39 Quels sont Les probl mes li s la transmission des fichiers 39 Quelles sont Les pistes d am lioration 39 Fiche 19 Quelles sont les cons quences de la d mat rialisation pour les march s publics Quelles sont Les cons quences de la d mat rialisation sur les r ductions de d lais 40 Quelles sont Les cons quences de la d mat rialisation en cas de recours 42 Fiche 20 Que savoir sur le syst me d acquisition dynamique SAD Qu est ce que le syst me d acquisition dynamique 43 Quelles sont Les tapes de cette proc dure 43 Fiche 21 Quelles sont Les dispositions r glementaires applicables la d mat rialisation Jurisprudence relative la d mat rialisation des march s publics Glossaire Remerciements Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Fiche 1 Quels sont Les points retenir Depuis le 1 janvier 2010 l acheteur public peut imposer aux candidats d envoyer leurs candidatures et leurs offres exclusivement par voie lectronique Depuis le 1 janvier 2010 pour les achats de fournitures de mat riels et de services informatiques d un montant sup rieur 90 000 HT les documents requis des candidats sont transmis par voie lectronique Depuis le 1 janvier 2072 pour les achats de fournitures de services ou de travaux d un m
4. Celui correspondant l offre fut horodat par la plate forme 2h49 plus tard et hors d lai L offre fut rejet e Le juge estima que l offre tait valablement transmise et aurait d tre ouverte d s lors qu il n est pas contest d une part que le fichier correspondant son acte d engagement comportait bien une signature lectronique valide de son repr sentant et d autre part qu elle n a transmis avant les date et heure limites de r ception des offres qu un seul fichier correspondant son acte d engagement TA Limoges 10 mai 2011 Profils 1 Egal 2 24 Dans une autre affaire un al a technique a g n les op rations de signature de l offre Mais les circonstances sont diff rentes et vont conduire une solution inverse le candidat cart perd son proc s car le juge consid re que l offre n est pas sign e lectroniquement et qu en outre le probl me technique provient du propre ordinateur du candidat Le pouvoir adjudicateur estime qu une offre d mat rialis e doit tre sign e lectroniquement alors que celle ci a t sign e de fa on manuscrite scann e puis transmise lectroniquement cette s quence d op rations ne vaut pas signature lectronique Le probl me provenait d un mauvais dialogue interne entre le navigateur et le syst me d exploitation Le juge estime que le pouvoir adjudicateur n est pas responsable du mauvais dialogue entre le navigateur et
5. Selon elle il lui aurait t possible par des manipulations identiques d acc der galement aux offres des autres soci t s candidates avant comme apr s leur date limite de r ception La Cour administrative d appel a consid r que la CNAVTS n a pas assur la confidentialit des candidatures et des offres au regard de la soci t requ rante alors que celle ci avait t prestataire de l tablissement public lors d un pr c dent march ce qui pouvait tre le cas d autres soci t s candidates 9 Ainsi la CNAVTS a m connu son obligation d assurer la confidentialit des candidatures et des offres au sens des articles 32 et 56 du Code des march s publics manquement de nature alt rer le libre jeu de la concurrence que le pouvoir adjudicateur avait d cid d organiser au sein de la proc dure litigieuse La Cour a jug que la m connaissance de l obligation de confidentialit des candidatures et des offres constitue un manquement de nature avoir eu une incidence d terminante sur le choix de l attributaire jus tifiant l annulation du contrat CAA Paris 20 mars 2012 CNAVTS n 11PA02323 b Formation des fournisseurs aux techniques de la d mat rialisation 3 Rupture d galit Un pouvoir adjudicateur a organis une formation aux proc dures d mat rialis es l attention des fournisseurs connus il est condamn pour rupture d galit des candidats De telles formati
6. fiche 11 Pour apposer sa signature Le signataire utilise l outil de signature de son choix La personne publique ne peut pas imposer l emploi de l outil de la plate forme Lorsque l op rateur conomique utilise un autre outil de signature que celui de la plate forme il en permet la v rification en transmettant en parall le les l ments n cessaires pour proc der la v rification de la validit de la signature et de l int grit du document et ce gratuitement Qui peut l obtenir Les personnes physiques agissant au nom et pour Le compte de l entreprise voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics qu elles repr sentent plusieurs personnes si n cessaire La signature lectronique a la m me valeur juridique qu une signature manuscrite cf articles 1316 et suivants du Code civil A chaque certificat correspond une personne physique cf fiches 14 et 15 Quel format de signature La signature est au format XAdES CAMES ou PAdES e Cestrois formats sontimpos s par une d cision de la Commission europ enne de f vrier 2011 e Ils doivent tre accept s par Le profil d acheteur e Le r glement de la consultation ou la lettre de consultation peut cependant pr voir un ou plusieurs formats suppl mentaires Quelle v rification pour la signature La proc dure de v rification de la validit d une signature est gratuite Elle permet de
7. la d materialisation des march s publics 38 Fiche 17 Que savoir sur la copie de sauvegarde Qu est ce qu une copie de sauvegarde C est une copie des dossiers lectroniques des candidatures et des offres destin e se substituer en cas d anomalies limitativement num r es dans l arr t relatif la d mat rialisation des proc dures de passation des march s publics aux dossiers des candidatures et des offres transmis par voie lectronique cf point 6 5 1 page 44 du guide pratique DAJ Elle n est pas obligatoire et ne constitue pas un archivage des donn es Les acheteurs peuvent rappeler aux entreprises dans le RC cette facult de l envoi d une copie de sauvegarde Toutefois m me en l absence de cette mention les entreprises conservent le droit d envoyer une copie de sauvegarde cf point 6 5 2 page 44 du guide pratique DAJ Sur quel support peut elle tre envoy e e Support papier e Support physique lectronique CD ROM DVD ROM cl USB Dans quels cas l acheteur public ouvre t il la copie de sauvegarde La copie de sauvegarde est ouverte dans des cas limitativement num r s et seulement si elle est arriv e dans les d lais de remise des candidatures et des offres La copie de sauvegarde n est ouverte par l acheteur public que dans les cas pr vus l arr t du 14 d cembre 2009 e Virus e Offre lectronique non parvenue dans les d lais requi
8. lioration 23 Fiche 10 Qu est ce qu une signature lectronique 24 Que comprend elle 24 Qui peut l obtenir 24 Quel format de signature 25 Quelle v rification pour la signature 25 Fiche 11 Que savoir sur le certificat de signature lectronique Quel support choisir pour Le certificat 26 Fiche 12 Comment obtenir un certificat de signature lectronique Quelles sont les tapes suivre pour obtenir un certificat 28 L obtention d un certificat a t elle un co t 29 Fiche 13 Quels sont Les documents signer lectroniquement Quels sont Les documents signer au stade de l offre 30 Fiche 14 Qui signe lectroniquement en cas de soumissionnaire unique Qui signe lorsque le candidat est une entreprise 32 Qui signe lorsque le candidat est une filiale 32 B Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Fiche 15 Qui signe lectroniquement en cas de groupement d entreprises cotraitance Quels sont Les documents fournir en cas de candidature group e 33 Qu est ce qu un parapheur lectronique 33 Fiche 16 Que savoir sur la facturation lectronique Fiche 17 Que savoir sur la copie de sauvegarde 38 Qu est ce qu une copie de sauvegarde 38 Sur quel support peut elle tre envoy e 38 Fiche 18 Quels sont Les probl mes rencontr s dans les changes entre le candidat titulaire et l acheteur public
9. M Bernard A n 10BX01752 voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics 57 58 Glossaire AAPC avis d appel public la concurrence AE acte d engagement BOAMP Bulletin Officiel des Annonces de March s publics CAO conception assist e par ordinateur CMP Code des march s publics CPV Common Procurement Vocabulary Vocabulaire Commun pour les march s publics nomenclature con ue pour faciliter l acc s des op rateurs conomiques aux march s europ ens et simplifier la r daction des avis de march s communautaires En uniformisant la terminologie utilis e au sein de l Union Europ enne UE la nomenclature CPV rend plus ais ment identifiable l objet des avis de march s europ ens et facilite la traduction des appels d offres dans l ensemble des langues de l UE DCE dossier de consultation des entreprises D mat rialisation technique recourant des supports immat riels rendue possible partir d un syst me informatis et lectronique Entit adjudicatrice sont des entit s adjudicatrices les pouvoirs adjudicateurs agissant en qualit d op rateur de r seau dans les secteurs de l nergie de l eau et des transports Fichier un fichier lectronique est un document num rique qui stocke un ensemble d informations Guide pratique DAJ guide pratique d cembre 2012 sur la d mat rialisation des march s publics de la
10. MEDEF Fran oise Vergri te Matringes Pr sidente du groupe de travail D mat rialisation des march s publics comit de la Commande publique MEDEF Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Le pr sent guide s applique indiff remment aux pouvoirs adjudicateurs et aux entit s adjudicatrices vis s aux parties Il et III du Code des march s publics Il s applique aux proc dures soumises au Code des march s publics du 1er ao t 2006 modifi Le terme acheteur public employ dans le corps du texte d signe indiff remment pouvoirs adjudicateurs et entit s adjudicatrices Les termes suivis de ce signe sont d finis au glossaire en fin de guide EH Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Sommaire Fiche 1 Quels sont les points retenir Fiche 2 Comment rep rer Les avis de march Quels sont Les sites officiels consulter 10 Quels sont Les sites des Journaux d Annonces L gales JAL 10 Quels sont les sites des prestataires priv s assurant une veille des march s et une alerte aux entreprises 10 Fiche 3 Quels sont les seuils et ch ances retenir Quels sont Les march s concern s par Les proc dures de d mat rialisation 11 Quelles sont Les ch ances 11 Fiche 4 Quelle est la proc dure en mati re de MAPA 13 Qu appelle t on un MAPA 13 Est ce qu un ach
11. Pour les march s inf rieurs ces seuils cf fiche 4 Quelles sont Les ch ances En mati re de publicit Depuis le 1 janvier 2010 et pour les march s de plus de 90 000 HT l acheteur public a l obligation de publier l avis de publicit ainsi que Les documents de la consultation sur son profil d acheteur En mati re de dossiers de consultation des entreprises DCE Depuis le 1 janvier 2010 et pour les march s de plus de 90 000 HT l acheteur public a l obligation de mettre la disposition des candidats l ensemble des documents de la consultation sur son profil d acheteur voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics En mati re de r ception des offres Depuis Le 1 janvier 2010 les candidats peuvent se voir imposer d envoyer leurs candidatures et leurs offres exclusivement par voie lectronique Depuis le 1 janvier 2012 et pour les march s de plus de 90 000 HT l acheteur public ne peut plus refuser de recevoir les documents par voie lectronique C Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Fiche 4 Quelle est La proc dure en mati re de MAPA Qu appelle t on un MAPA C est un march pass selon une proc dure adapt e cf article 28 CMP dont les modalit s sont librement fix es par l acheteur public en fonction e de la nature et d
12. sign s la main dans le cadre d une proc dure papier doivent tre sign s lectroniquement dans le cadre d une proc dure d mat rialis e cf point 6 3 2 page 43 du guide pratique DAJ Nature du document Signature lectronique DC1 ou lettre de candidature sur papier libre Oui DC2 Non Copie du jugement pronon ant le redressement MES Non judiciaire du candidat Tout document relatif aux pouvoirs de la personne Pae Non habilit e pour engager l entreprise DC3 Acte d engagement Offre proposition Oui cf article 11 CMP DC 4 D claration de sous traitance Oui Annexe financi re l acte d engagement Non Relev d identit bancaire ou postal Non Quels sont Les documents signer au stade de l offre L offre pr sent e sous la forme d un acte d engagement transmise par voie lectronique est sign e lectroniquement Les annexes express ment identifi es dans l acte d engagement cf p 6 du DC3 n ont pas tre sign es Ces annexes les annexes financi res ou le bordereau des prix par exemple deviennent des documents contractuels sans qu il soit besoin de les signer ou de les parapher cf point 6 3 2 page 43 du guide pratique DAJ voir glossaire C Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Pour certains documents notamment les plans l acheteur public pourra accepter un autre mode de transmission
13. v rifier au moins 1 l identit du signataire 2 l appartenance du certificat du signataire l une des cat gories de certificats 3 le respect du format de signature 4 le caract re non chu et non r voqu du certificat la date de la signature 5 l int grit du fichier sign Ces v rifications peuvent tre effectu es de mani re automatis e lorsque les fonctionnalit s du profil d acheteur le permettent sauf en ce qui concerne l identit du signataire du document En effet La v rification de l identit du signataire et de sa capacit engager l entreprise reste effectu e par l acheteur comme pour les proc dures papier Une entreprise utilisant l outil de signature propos par le profil d acheteur est dispens e de fournir la proc dure de v rification de la signature voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics 25 26 Fiche 11 Que savoir sur le certificat de signature lectronique Un arr t du 15 juin 2012 relatif la signature lectronique dans les march s publics autorise les signataires utiliser le certificat et la signature de leur choix sous r serve de leur conformit aux normes du RGS et du RGI En cons quence les pouvoirs adjudicateurs et op rateurs conomiques peuvent utiliser l une des trois cat gories suivantes 1 certificats manant de la li
14. 7 Le code NUTS situe g ographiquement les prestations et il doit tre indiqu correctement Ainsi m me en l absence de ce code l avis indiquait clairement le Lieu principal d ex cution des prestations TA Montpellier 31 octobre 2007 Neuf Cegetel n 0704131 3 Le dossier de consultation DCE A noter l article 1 de l arr t du 14 d cembre 2009 relatif la d ma t rialisation des proc dures de passation des march s publics exige que sous risque d annulation par le juge administratif les documents mis en ligne par l acheteur public doivent tre complets sauf les cas pr vus l article 3 documents sensibles confidentiels volumineux a Information et publicit 8 Si la mise en ligne de diff rents documents a t simultan e le juge consid re que le candidat requ rant n a pas t l s et que l administration n a manqu ni ses obligations de publicit et de mise en concurrence ni au principe de transparence de la proc dure TA Versailles 6 f vrier 2009 Marbot n 0900393 9 Dans un cas o la publicit au JOUE n tait pas prescrite un tribunal administratif a jug que la publication de l avis sur le profil d acheteur suffisait consid rer que les formalit s de publicit prescrites n taient pas totalement manquantes ce qui vita l annulation du march TA Rennes ordonnance du 5 novembre 2010 voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisati
15. Dans toutes les proc dures de passation des march s publics et accords cadres les documents crits mentionn s par le pr sent code peuvent tre remplac s par un change lectronique ou par la production de supports physiques lectroniques selon les dispositions pr vues au pr sent article Le mode de transmission est indiqu dans l avis d appel public la concurrence ou en l absence de cet avis dans les documents de la consultation Les candidats appliquent le m me mode de transmission l ensemble des documents qu ils adressent au pouvoir adjudicateur Il Le pouvoir adjudicateur peut imposer la transmission des candidatures et des offres par voie lectronique Pour les achats de fournitures de mat riels informatiques et de services informatiques d un montant sup rieur 90 000 euros HT les candidatures et Les offres sont transmises par voie lectronique IIl Pour les march s d un montant sup rieur 90 000 euros HT le pouvoir adjudicateur ne peut refuser de recevoir les documents transmis par voie lectronique IV Dans les cas o la transmission lectronique est obligatoire et dans ceux o elle est une facult donn e aux candidats le pouvoir adjudicateur assure la confidentialit et la s curit des transactions sur un r seau informatique accessible de fa on non discriminatoire selon des modalit s fix es par arr t du ministre charg de l conomie Dans le cas des march s pass s se
16. Guide Pratique du MEDEF a Edito Dans le cadre d une Communication du 25 avril 2006 la Commission europ enne a adopt son Plan d action i2010 en fixant des objectifs aux Etats membres pour qu terme la passation de march s publics se fasse sous forme d mat rialis e Depuis le 1 janvier 2010 100 des documents de consultation DCE doivent tre mis en ligne par les pouvoirs adjudicateurs et 50 des march s publics devront tre conclus par voie lectronique L enjeu est donc majeur aussi bien pour les acheteurs publics que pour les entreprises Le MEDEF attache une importance particuli re ce nouveau mode de passation des march s publics et souhaite ainsi sensibiliser et accompagner toutes les entreprises dans cette d marche en leur apportant des r ponses cibl es des questions pratiques Le MEDEF avait d j publi un guide d accompagnement des entreprises la d mat rialisation des march s publics au mois de juillet 2009 mis jour en septembre 2010 Cependant en raison des modifications r glementaires intervenues depuis il est apparu n cessaire de le r actualiser Une nouvelle partie relative aux d cisions de jurisprudence a t introduite la fin du Guide C est l objet de la pr sente dition qui sera adapt e r guli rement en fonction des volutions l gislatives r glementaires et jurisprudentielles Emmanu le Perron Pr sidente du comit de la Commande publique
17. ahier des charges qui d terminent les conditions dans lesquelles le march est ex cut Cet acte d engagement est ensuite sign par le pouvoir adjudicateur Article 48 l Les offres sont pr sent es sous la forme de l acte d engagement d fini l article 11 L acte d engagement pour un march ou un accord cadre pass selon une proc dure formalis e lorsque l offre est transmise par voie lectronique est sign lectroniquement dans des conditions fix es par arr t du ministre charg de l conomie Sans pr judice des dispositions pr vues l article 56 relatives la copie de sauvegarde les offres sont transmises en une seule fois Si plusieurs offres sont successivement transmises par un m me candidat seule est ouverte la derni re offre re ue par voie lectronique ou sur support mat riel par le pouvoir adjudicateur dans le d lai fix pour la remise des offres Il Dans l avis d appel public la concurrence ou dans les documents de la consultation le pouvoir adjudicateur peut demander aux candidats d indiquer dans leur offre la part du march qu ils ont l intention de sous traiter des tiers notamment des petites et moyennes entreprises telles que d finies par l article 8 de l ordonnance n 2004 559 du 17 juin 2004 sur les contrats de partenariat ou des artisans voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Article 56 l
18. d autres logiciels install s sur l ordinateur du candidat De plus l article 52 du Code des march s publics permet au pouvoir adjudicateur de demander aux candidats de compl ter leur candidature si les documents sont incomplets mais non de suppl er l absence d une offre d ment sign e TA Bordeaux 30 mars 2011 Magdalene Telecom n 1100972 A comparer avec l affaire n 21 plus haut Infostance TA Limoges 15 novembre 2010 25 Un candidat n a pas r ussi transmettre son offre avant l heure limite Sans fournir d indications d taill es sur la nature de la voir glossaire E Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics panne le jugement pr cise que celle ci n a dur qu une dizaine de minutes et qu elle n est pas imputable au pouvoir adjudicateur ni son prestataire En cons quence le tribunal estime que le pouvoir adjudicateur avait le droit de rejeter l offre comme arriv e hors d lai TA Dijon 30 juin 2011 Computacenter France n 1101387 7 L acc s la hotline et l assistance technique 26 27 L entreprise requ rante se plaint des mauvaises conditions d acc s la plate forme du prestataire du pouvoir adjudicateur Elle est d bout e par Le juge qui relate de mani re tr s d taill e les difficult s techniques de transmission survenues Le tribunal consid re que m me si la soci t a prouv des difficult s crypter son off
19. de remise des offres et apr s avoir r install son certificat de signature lectronique qu elle a pu transmettre les documents avec une signature valid e Cette fois ci la signature n a pas t rejet e par la plate forme mais la date limite de d p t des offres tait d pass e et l offre a t rejet e comme tardive par Le pouvoir adjudicateur Le tribunal a jug que l offre aurait d tre examin e en consid rant notamment certains des points suivants la soci t avait pr c demment sign des offres sans incident gr ce au certificat lectronique pr tendument mal install le message signature alt r e n tait pas mentionn dans le manuel d utilisation de la plate forme voir glossaire E Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics celle ci n a pas t en mesure de proposer au candidat une solution autre que celle consistant r installer le certificat et s est born e indiquer au pouvoir adjudicateur que les difficult s taient imputables au candidat Les d faillances de l op rateur du portail lectronique sont de nature affecter la r gularit de la proc dure de passation du march le pouvoir adjudicateur est responsable des d faillances de son prestataire TA Limoges 15 novembre 2010 Soci t Infostance n 1001569 5 La copie de sauvegarde 22 Le juge a refus de prendre en compte une copie de sauvegarde envoy
20. des march s et une alerte aux entreprises Quelques exemples multi secteurs e achatpublic com http www achatpublic com e E marchespublics com http www e marchespublics com e vecteurplus http www vecteurplus com e marcheonline http www marchesonline com mol front homepage dispatcher do e pour la presse sp cialis e BTP http www lemoniteur fr pour les march s hospitaliers https www achat hopital com http marches fhf fr http www hopitalvirtuel com pharminfo homepage index aspx voir glossaire F Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Fiche 3 Quels sont les seuils et ch ances retenir Quels sont les march s concern s par les proc dures de d mat rialisation Les march s pass s selon une proc dure formalis e appel d offres dialogue comp titif proc dure n goci e concours et syst me d acquisition dynamique SAD cf fiche 20 e Pour l Etat et ses tablissements publics administratifs march s de fournitures et de services sup rieurs 130 000 HT e Pour les collectivit s territoriales et leurs tablissements publics march s de fournitures et de services sup rieurs 200 000 HT e Pour les march s de travaux Etat et collectivit s territoriales sup rieurs 5 000 000 HT Ces seuils correspondent aux seuils europ ens actualis s tous les deux ans Ils s expriment hors taxe e
21. direction des Affaires Juridiques du minis t re de l conomie et des finances http www economie gouv fr files directions_services daj marches_publics conseil_acheteurs guides guide pratique dematerialisation mp pdf JO Journal Officiel de la R publique fran aise JOUE Journal Officiel de l Union Europ enne Logiciel ensemble de programmes proc d s et r gles et ventuellement C Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics de la documentation relatifs au fonctionnement d un ensemble de traitement de donn es MAPA march pass selon une proc dure adapt e cf article 28 CMP dont les modalit s sont librement fix es par l acheteur public Navigateur logiciel permettant de naviguer sur Internet exemple Internet Explorer de Microsoft ou Firefox de Mozilla ou Google Chrome et d afficher des pages html PDF Portable Document Format format de fichiers cr par Adobe permettant de visualiser et d imprimer un fichier sur n importe quelle plate forme Portail site servant de point d entr e sur Internet pour un nombre significatif d utilisateurs Il peut tre g n raliste th matique ou destin une communaut particuli re d utilisateurs Les moteurs de recherche les annuaires la page de base du site d un fournisseur d acc s ou encore les sites r unissant une s lection de liens tri s par cat gories sont des portails Pouvoir adjudicateur l Etat et se
22. e par l interm diaire du r seau internet offrant toutes les fonctionnalit s n cessaires la d mat rialisation des proc dures Il doit permettre au minimum de mettre en ligne les avis de publicit et les DCE de recevoir des candidatures et des offres lectroniques de mani re s curis e et confidentielle et de g rer les changes d information entre le pouvoir adjudicateur et les op rateurs conomiques pendant la proc dure de passation de march cf point 10 2 1 2 Circulaire du 14 f vrier 2012 relative au Guide de bonnes pratiques en mati re de march s publics Quelles sont les pistes d am lioration sugg r es en mati re de profils d acheteur e Standardiser les documents de la consultation e Nommer chacun des fichiers de mani re standardis e e D composer les pi ces de La consultation documents relatifs la candidature DC1 DC2 et documents relatifs l offre AE CCAP CCTP etc e Utiliser des formats de fichier lisibles et r utilisables par toutes les entreprises voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics de fichiers Fiche 5 bis Quelles sont les typologies de formats A titre d exemple l acheteur public peut utiliser les formats de fichiers suivants Typologie des fichiers Extensions correspondantes le format PDF est fig mode non r visable pdf Le format t
23. e apr s la date limite de remise des offres Il a en outre pr cis que la copie de sauvegarde servait dans des circonstances pr cis ment d finies par la r glementation et non pour pallier l absence de respect du r glement de la consultation CAA Bordeaux 31 mars 2011 M Bernard A n 10BX01752 6 Les incidents techniques de transmission Dans la plupart des affaires cit es ci apr s la solution juridique d pend largement des faits S agissant des incidents proprement techniques mauvaise transmission le juge recherche o le dysfonctionnement se situait l administration est tenue responsable s il se situait dans ses services ou chez le prestataire contractant de l administration qui administre la plate forme dans les autres cas y compris o l origine du dysfonctionnement n est pas pleinement lucid e c est le candidat qui porte le risque 23 La plate forme utilis e par un d partement g n rait deux fichiers Lors de la signature lectronique l un correspondant l offre et l autre correspondant la signature proprement dite ce dernier portant la m me r f rence que le document de l offre compl t par le suffixe sig xml voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics J 53 54 Une soci t avait bien cr ces deux fichiers mais seul celui correspondant la signature arriva avant la date limite
24. e autre voie papier CD Rom cl USB cf point 6 1 2 page 42 du guide pratique DAJ voir glossaire EH Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Fiche 9 Quelles sont les particularit s du secteur pharmaceutique Quel est Le r gime applicable aux march s hospitaliers Sont concern s les proc dures formalis es ex appel d offres et au 1 janvier 2012 les MAPA tr s nombreux dans les march s hospitaliers Les conditions d utilisation des moyens d mat rialis s ou des supports lectroniques sont d termin es dans les documents du march AAPC et r glement de consultation Les documents d mat rialis s chang s lors de La r ponse formulaires DC1 DC2 BPU doivent tre obligatoirement sign s comme la proc dure papier l aide d un certificat lectronique Quelles sont Les probl matiques li es ce secteur Le manque de moyens et de formation sp cifique dans les h pitaux L existence d un trop grand nombre de plates formes avec des modes op ratoires diff rents Quelles sont Les pistes d am lioration Encourager les initiatives de regroupement des acheteurs dans le cadre de l application de l article 8 du Code des march s publics sur les groupements de commande Exemples e la plate forme inter r gionale d appel d offres mise en place en le de France sous l gide du Resah ldf https www achat hopital com accueil e
25. e pr sente une garantie gale celle qu offre aujourd hui le r c piss papier d livr par l acheteur cf point 7 1 page 47 du guide pratique DAJ voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics 20 Fiche 7 Quelles sont Les particularit s des march s informatiques Quel est Le r gime applicable aux march s informatiques Depuis Le 1 janvier 2010 pour les achats de fournitures de mat riels informatiques et de services informatiques d un montant sup rieur 90 000 HT Les documents requis des candidats sont transmis par voie lectronique Quelles sont les activit s entrant dans le champ des march s informatiques Le r glement de la Commission europ enne du 28 novembre 2007 applicable depuis le 15 septembre 2008 a r form la nomenclature CPV c est dire le vocabulaire commun pour les march s publics La liste des march s pouvant relever de la cat gorie des march s de fournitures de mat riels informatiques et de services informatiques au sens de cette nomenclature peut tre consult e l adresse suivante http www economie gouv fr files directions_services daj marches_ publics conseil_acheteurs fiches techniques dematerialisation liste indicative codes_cpv pdf voir glossaire EH Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Fiche 8 Quelles sont L
26. es changes e horodater l ensemble des actes accomplis notamment la r ception des plis Date et heure de r f rence ce sont la date et l heure de fin de r ception des documents qui font r f rence et non l heure de d but d envoi des documents Pour l horodatage le fuseau horaire de r f rence est GMT UTC 1 e indiquer la taille des fichiers voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics 39 40 Fiche 19 Quelles sont les cons quences de la d mat rialisation pour les march s publics La d mat rialisation des proc dures peut avoir deux impacts notamment en ce qui concerne les proc dures formalis es appel d offres ouvert restreint dialogue comp titif e la r duction des d lais de remise des candidatures et des offres e l information des candidats en mati re de recours Quelles sont les cons quences de la d mat rialisation sur Les r ductions de d lais Le Code des march s publics pr voit qu une transmission de l avis d appel public la concurrence AAPC par voie lectronique permet l acheteur d imposer une r duction du d lai de r ception des candidatures et des offres qui ne peut d passer 7 jours Cette r duction peut le cas ch ant se cumuler avec une r duction de 5 jours lorsque le dossier de la consultation DCE est mis disposition des entreprises sur le pr
27. es caract ristiques du besoin satisfaire e du nombre ou de la localisation des op rateurs conomiques susceptibles d y r pondre e des circonstances de l achat Le recours un MAPA est possible en fonction des seuils suivants e Pour le pouvoir adjudicateur Pour les fournitures et services de l Etat 130 000 HT Pour les fournitures et services des collectivit s territoriales lt 200 000 HT Pour les travaux Etat et collectivit s territoriales lt 5 000 000 HT e Pour l entit adjudicatrice Pour les fournitures et services 400 000 HT Pour les travaux 5 000 000 HT Est ce qu un acheteur public peut imposer de r pondre sous forme d mat rialis e Oui depuis le 1 janvier 2010 quel que soit le montant du march cf article 56 11 CMP Le pouvoir adjudicateur est libre de d mat rialiser enti rement une proc dure adapt e ou la passation d un march subs quent un accord cadre voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Pour tout march l acheteur peut toujours imposer la transmission des candidatures et des offres par voie lectronique quel que soit le montant du march Il doit en informer les candidats par exemple via le r glement de la consultation RC cf point 1 2 page 7 du guide pratique version 2 d cembre 2012 sur la d mat rial
28. es particularit s des secteurs du b timent et des travaux publics Quel est Le r gime applicable aux march s du b timent et des travaux publics Sont concern s ce jour l ensemble des proc dures appel d offres MAPA etc Les conditions d utilisation des moyens d mat rialis s ou des supports lectroniques sont d termin es dans les documents du march AAPC et r glement de consultation Les documents d mat rialis s chang s lors de La r ponse formulaires DC1 DC2 AE doivent tre obligatoirement sign s pour la proc dure formalis e comme la proc dure papier l aide d un certificat lectronique Quelles sont Les probl matiques li es ces secteurs Le ma tre d ouvrage envoie trop souvent des documents BPU DPGF3 DQE en format PDF inexploitables par l entreprise IL conviendrait d utiliser des formats lisibles et r utilisables Un trop grand nombre de profils d acheteur ont des modes op ratoires diff rents En mati re de plans e Un envoi de plans par le ma tre d ouvrage en fichier PDF est inexploitable par l entreprise Elle doit Les imprimer pour pou voir Les retravailler e Un envoi de plans dans le format d origine type Autocad Autodesk est inutilisable par l entreprise qui ne dispose pas du logiciel correspondant Ils pourront au mieux tre lus avec le viewer appropri 2 Bordereau de prix unitaires 3 D composition du prix global et forfaitai
29. eteur public peut imposer de r pondre sous forme d mat rialis e 13 Fiche 5 Que savoir sur les profils d acheteur 15 Quelles sont les pistes d am lioration sugg r es en mati re de profils d acheteur 15 Fiche 5 bis Quelles sont les typologies de formats de fichiers 16 Fiche 6 Comment adapter l organisation de l entreprise Quels sont les pr requis techniques pour r pondre aux march s d mat rialis s 18 Quels sont les principaux documents d mat rialiser ou scanner 18 Quid du certificat de signature lectronique 18 Quelles sont les pi ces qui doivent tre adapt es l envoi lectronique 18 Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Fiche 7 Quelles sont Les particularit s des march s informatiques Quel est Le r gime applicable aux march s informatiques 20 Quelles sont les activit s entrant dans Le champ des march s informatiques 20 Fiche 8 Quelles sont Les particularit s des secteurs du b timent et des travaux publics Quel est Le r gime applicable aux march s du b timent et des travaux publics 21 Quelles sont les probl matiques li es ces secteurs 21 Fiche 9 Quelles sont Les particularit s du secteur pharmaceutique Quel est Le r gime applicable aux march s hospitaliers 23 Quelles sont les probl matiques li es ce secteur 23 Quelles sont les pistes d am
30. exte universel mode r visable rtf le format bureautique ouvert ODF mode r visable format ouvert normalis 1S0 odt pour les textes ods pour les feuilles de calcul odp pour les pr sentations de diaporama odg pour les dessins et graphiques le format bureautique propri taire de Microsoft mode r visable doc ou docx pour les textes xls ou xlsx pour les feuilles de calcul ppt ou pptx pour les pr sen tations de diaporama Le format de CAO OpenDWG mode r vi sable pour les plans ou dessins techniques ou Le format PDF 1 7 mode non r visable normalis ISO conservation des calques dxf Le format propri taire DWG mode r visable pour les plans ou dessins techniques ou le format propri taire DWF mode non r visable dwg EH Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Jpg les formats images JPEG PNG ou TIFF EP pour les photographies pour les images Png tif les formats audio MP3 format compres s qualit ordinaire ou WAV format MP3 non compress haute qualit pour les wav fichiers sonores Le format vid o MPEG 4 mp4 Source point 4 3 page 36 du guide pratique DAJ A noter galement le format XML lisible partir d un navigateur internet et de la majorit des traitements de texte extension xml voir glossaire Guide d accompag
31. ge sur le disque dur d un ordinateur A noter Support recommand pour des raisons de s curit cl USB Le stockage sur support physique cl USB permet de diminuer les risques d utilisation d tourn e contrairement au logiciel install sur l ordinateur Recommandation V rifier sur le site internet de l Autorit de Certification que ce certificat permet de r pondre aux march s publics voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics 27 28 Fiche 12 Comment obtenir un certificat de signature lectronique Quelles sont Les tapes suivre pour obtenir un certificat e Etape 1 le demandeur futur titulaire doit disposer du mat riel informatique ad quat et d une adresse mail valide afin d envoyer sa demande l Autorit de certification e Etape 2 le demandeur effectue sa demande de certificat sur le site internet de l autorit de certification Les pi ces justificatives fournir sont num r es sur le site e Etape 3 le demandeur envoie les pi ces justificatives requises l Autorit d enregistrement et prend rendez vous aupr s de celle ci pour le retrait du certificat e Etape 4 le demandeur retire son certificat aupr s de l Autorit d enregistrement L identification du titulaire est faite en face face production des pi ces justificatives indiqu es l tape 2 A note
32. isation des march s publics de la direction des Affaires Juridiques du minist re de l conomie et des finances ci apr s guide pratique DAJ Les march s pass s selon la proc dure adapt e MAPA ne sont pas soumis au r gime des articles 11 et 48 du CMP L acheteur public choisit d exiger ou non la signature lectronique des documents Il le mentionne dans le r glement de la consultation L acheteur public a deux possibilit s imposer la signature lectronique accepter les candidatures et les offres non sign es lectroniquement et demander ult rieurement au candidat retenu de signer signature manuscrite ou lectronique les documents Les documents papiers sign s la main avant d tre num ris s l aide d un scanner n ont pas valeur d original Ils n engagent donc pas la soci t sur l offre qu elle remet cf point 6 3 2 page 43 du guide pratique DAJ Les acheteurs doivent tenir compte des caract ristiques du march notamment de la nature et du montant des travaux fournitures ou services en cause cf article 56 IV CMP voir glossaire C Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Fiche 5 Que savoir sur les profils d acheteur Le profil d acheteur est le site d mat rialis auquel le pouvoir adjudicateur a recours pour ses achats lart 39 Il s agit d un site g n ralement une plate forme accessible en lign
33. iser de pr f rence l outil de signature disponible sur la plate forme sur laquelle ils vont r pondre 2 me hypoth se les membres du groupement habilitent le mandataire les repr senter e pour la candidature et l offre OU e pour l offre seule Un document d habilitation est sign lectroniquement par tous les membres du groupement Qu est ce qu un parapheur lectronique La signature lectronique peut tre appos e au moyen d un parapheur lectronique Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics 33 34 Le parapheur lectronique est un outil disposant de fonctions autorisant au minimum e Le regroupement de documents valider ou signer e la signature d un m me document par plusieurs signataires sans en alt rer l int grit que l utilisation soit locale ou en ligne Chaque signature doit pouvoir tre v rifi e ind pendamment des autres EH Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Fiche 16 Que savoir sur la facturation lectronique A ce jour les entreprises n ont aucune obligation d adresser leur facture sous forme d mat rialis e l acheteur public En revanche lorsque les entreprises d cident de proc der de la sorte les factures devront n cessairement comporter une signature lectro nique conform ment aux dispositions du Code g n ral des imp ts cf a
34. it s la CNAVTS a saisi Le Tribunal administratif aux fins d enjoindre aux titulaires de r tablir le service Le juge des r f r s a acc d cette demande consid rant que l administration ne pouvait user de moyens de contrainte l gard de son cocontractant qu en vertu d une d cision juridictionnelle ou en cas d urgence ce qui tait Le cas en l esp ce TA Paris 31 d cembre 2007 CNAVTS n 0719687 0720165 2 Confidentialit Le 3 novembre 2007 la CNAVTS a galement publi un avis d appel public la concurrence en vue de la passation d un march public d une solution h berg e de d mat rialisation des proc dures de march s publics des organismes de s curit sociale La d cision d attribution du march fut contest e par une soci t devant le Tribunal administratif qui faisait notamment valoir que la CNAVTS avait manqu son obligation de garantie du secret des offres Le Tribunal administratif de Paris a fait droit cette demande et la CNAVTS a fait appel devant la Cour administrative d appel de Paris S agissant de l absence de garantie du secret des offres la soci t faisait valoir que dans le cadre d op rations informatiques men es sous contr le d huissier elle tait parvenue acc der la liste des Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics 47 48 entreprises candidates ainsi qu au contenu de son offre
35. la plate forme Uni H A Union des h pitaux pour les achats regroupant les appels d offres des Centres Hospitaliers et Universitaires https www achats hopitaux com R duire les temps de t l chargement par les h pitaux des offres d mat rialis es transmises par les entreprises voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics 23 24 Fiche 10 Qu est ce qu une signature lectronique Une signature lectronique est la carte d identit lectronique d un repr sentant l gal de l entreprise Elle a la m me valeur juridique qu une signature manuscrite Une signature manuscrite scann e n a pas la valeur juridique d un original Que comprend elle e Au niveau du candidat Une signature lectronique comprend un certificat lectronique et un logiciel de signature qui permet d apposer la signature Le certificat lectronique de signature garantit l identit de son titulaire personne physique repr sentant l gal de l entreprise La protection de l int grit des documents transmis l impossibilit de renier sa signature principe de non r pudiation ET Le logiciel de signature ou outil de signature permettant d apposer lectroniquement sa signature e Au niveau de la plate forme L existence d un logiciel de signature lectronique reconnaissant les certificats de signature lectronique cf
36. lon une proc dure adapt e ces modalit s tiennent compte des caract ristiques du march notamment de la nature et du montant des travaux fournitures ou services en cause Les frais d acc s au r seau sont la charge de chaque candidat V Les candidats qui pr sentent leurs documents par voie lectronique peuvent adresser au pouvoir adjudicateur sur support papier ou support physique lectronique une copie de sauvegarde de ces documents tablie selon des modalit s fix es par arr t du ministre charg de l conomie Cette copie ne peut tre prise en consid ration voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics 45 46 que si elle est parvenue au pouvoir adjudicateur dans le d lai prescrit pour le d p t selon le cas des candidatures ou des offres VI Dans le cadre des march s pass s selon les proc dures de groupement pr vues aux articles 7 et 8 le coordonnateur d sign par le groupement assume les obligations mises par les dispositions du pr sent article la charge du pouvoir adjudicateur Dans le cas de candidatures group es conform ment l article 51 le mandataire assure la s curit et l authenticit des informations transmises au nom des membres du groupement Autres textes applicables e Arr t du 14 d cembre 2009 relatif la d mat rialisation des proc dures de passation des march s public
37. n jugeant que le d partement devait s assurer que le candidat c R ponse aux mails des candidats avanl poa anana a ce message Al de le demande de 16 D s lors que les candidats ont la possibilit mat rielle de d poser compl ment de candidature alors que ni le r glement de la des courriels sur la plate forme l administration doit faire en consultation ni le guide d utilisation de ta plate forme ne Uy sorte de les relever et d y r pondre TA Nancy 13 d cembre obligeait le Conseil d Etat a consid r que le juge des r f r s 2006 Les laboratoires 3 M sant n 0602010 a commis une erreur de droit Conseil d Etat 3 octobre 2012 D partement des Hauts de Seine n 359921 4 La signature lectronique 13 Lors de l analyse des offres d un MAPA le pouvoir adjudicateur A noter la cr ation d un journal des v nements par le syst me Le pouvoir adjudicateur devra donc pr venir tous les candidats par courriel et leur demander un accus de r ception TA Toulouse 29 mars 2010 CBB contre D partement de la Haute Garonne n 1001105 demande par courrier lectronique un candidat de pr ciser son offre L entreprise adresse une nouvelle offre rectifi e mais le pouvoir adjudicateur n en tient pas compte et rejette cette deuxi me offre conteste la proc dure pr tendant n avoir jamais re u ce courriel d information via la plate forme Or le juge estime qu il n est pas tabli que son envoi du courriel ai
38. nement des entreprises la d materialisation des march s publics Fiche 6 Comment adapter l organisation de l entreprise Quels sont les pr requis techniques pour r pondre aux march s d mat rialis s e capacit de la connexion internet haut d bit e validit de l adresse e mail e disposer des logiciels permettant la lecture des fichiers re us e S assurer de la derni re mise jour des antivirus Quels sont Les principaux documents d mat rialiser ou scanner e Les formulaires DC1 DC2 etc e Les certificats de capacit e Les pouvoirs des personnes habilit es engager l entreprise e Les attestations fiscales et sociales URSSAF TVA e Les attestations d assurance etc Quid du certificat de signature lectronique e v rifier que les personnes habilit es engager l entreprise en disposent bien d un certificat de signature lectronique e v rifier qu il est valide Quelles sont Les pi ces qui doivent tre adapt es l envoi lectronique e Les plaquettes de pr sentation de l entreprise en les compressant pour Les envoyer e les m moires techniques etc 1 Les attestations fiscales et sociales sont fournir uniquement par le candidat attributaire article 46 du CMP et fiche technique de La DAJ du minist re de l conomie du 31 07 2012 preuve par le candidat retenu de la r gularit de sa situation fiscale et sociale
39. ofil d acheteur d s l envoi la publication de l AAPC Toutefois l acheteur ne peut pas faire jouer ce cumul s il a fix Le d lai de r ception vingt deux jours en cas de publication d un avis de pr information pr vu l article 39 du code cf point 3 5 page 31 du guide pratique DAJ D lai minimal de r ception des candidatures et des offres dans le cas d un appel d offres ouvert cf articles 57 II et 160 CMP En cas d envoi d un avis D lais D lais de base Ge pr information Situation classique 52 jours 22 jours AAPC transmis par voie lectronique 45 jours 15 jours AAPC transmis par voie lectronique Mise en 40 jours 15 jours ligne du DCE voir glossaire C Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics D lai minimal de r ception des candidatures et des offres dans le cas d un appel d offres restreint cf articles 60 62 et 162 163 CMP D lais de r ception des candidatures D lais de base En cas d urgence Situation classique 37 jours 15 jours lectronique Transmission de l AAPC par voie 30 jours 10 jours D lais de r ception des offres partir de l envoi de la lettre de D lais de base En cas d urgence En cas d envoi d un avis de pr voie lectronique la publication des annonces de publicit consultation information Situation cla
40. on des march s publics 49 50 b Courriel et accus de r ception des d cisions parfois contraires 10 11 D cision inverse le juge des r f r s a jug que l envoi d un en avaient pris connaissance TA Toulouse 29 mars 2010 CBB courriel sans accus de r ception informant les candidats Electricit Climatisation n 1001105 d une modification du RC n tait pas de nature l ser Le candidat TA Poitiers 3 janvier 2012 SARL SJS Princet n 1127841 15 Le candidat doit respecter les termes du DCE Le juge a donn tort un candidat ayant eu connaissance de la version modifi e du 12 Un d partement avait demand un groupement de compl ter sa DCE et qui a r pondu sur support papier au lieu de r pondre candidature par l envoi d un courrier lectronique comportant un lien sous forme lectronique comme l exigeait la version modifi e permettant d acc der au message de la demande et d accuser r ception TA Melun 13 juillet 2011 BG2M n 1105004 2 De plus le du message A la suite d un recours d un candidat vinc le registre d taill des retraits g n r par la plate forme lectro juge des r f r s pr contractuels avait annul la proc dure de nique montrait clairement que la seconde version du dossier de passation car rien au dossier ne permet techniquement d tablir que consultation avait t t l charg e la soci t avait bien recu le courriel en cause E
41. ons doivent tre dispens es au del du cercle des fournisseurs habituels et d connect es de toute proc dure de passation d un march particulier TA Lyon 2 mars 2006 ALPES n 0600801 0600838 0600842 2 La publicit des march s et lavis d appel public la concurrence AAPC a Risques de discordance entre avis 4 La date d envoi d un avis d appel public la concurrence au BOAMP doit tre la m me que celle de la date d envoi du m me avis au JOUE afin d viter d ventuelles discordances de date ou de contenu entre Les deux avis CE 24 octobre 2008 UGAP n 314499 voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics b Mentions de l AAPC 5 Erreur Un service d achat a t condamn pour une faute de frappe minime dans l intitul de l adresse de sa plate forme l erreur portait sur une seule lettre mais pouvait dans le cas d un candidat tranger incapable de rectifier l erreur par intuition emp cher de trouver l adresse lectronique correcte de la plate forme et Le projet de march TA Grenoble 27 f vrier 2007 Soci t Roquet Fr res n 0700586 Oo Le code CPV d crit les prestations recherch es sous la forme d un code num rique sorte de langage international pour les candidats trangers l indication du bon code CPV a vit la condamnation du pouvoir adjudicateur TA Paris 20 f vrier 2009 ACCOR n 00901491 3 3
42. ontant sup rieur 90 000 HT l acheteur public ne peut refuser de recevoir Les documents par voie lectronique Le Code des march s publics CMP pr cise que les candidats appliquent le m me mode de transmission l ensemble des documents qu ils adressent au pouvoir adjudicateur cf article 56 1 CMP Les entreprises ont d mettre en place en interne des processus de validation et des m thodes de gestion informatique cf fiche b voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Fiche 2 Comment rep rer les avis de march Quels sont les sites officiels consulter e Le Journal Officiel JO www journal officiel gouv fr e Le Bulletin Officiel des Annonces de March s publics BOAMP www boamp fr e le Journal Officiel de l Union Europ enne JOUE http eur lex europa eu JOIndex do ihmlang fr e Les march s publics de l Etat www marches publics gouv fr e les sites des acheteurs publics collectivit s territoriales et tablissements publics Tous ces sites ne contiennent pas forc ment les m mes avis de march Quels sont les sites des Journaux d Annonces L gales JAL Un site regroupe une grande partie des annonces publi es par les quotidiens locaux estim s 72 de l ensemble des AAPC http www francemarches com Quels sont les sites des prestataires priv s assurant une veille
43. r Le demandeur lou futur titulaire doit se d placer en personne aupr s de l Autorit d enregistrement Le renouvellement du certificat n est pas automatique Les tapes d crites ci dessus doivent tre r it r es chaque nouvelle demande En cas de d part de l entreprise d un titulaire d un certificat l entreprise doit galement se rapprocher de l Autorit d enregistrement pour faire r voquer le certificat de signature Le mandataire l gal de l entreprise peut d signer un mandataire de certification personne physique pour effectuer les d marches aupr s des autorit s Il faut compter en pratique 15 jours 1 mois pour obtenir un certificat de signature Attention anticiper les p riodes de vacances et les d l gations de pouvoirs Le d faut de signature ou l invalidit de celle ci entra ne l irrecevabilit de l offre EH Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics L obtention d un certificat a t elle un co t e Oui l obtention d un certificat est payante e Son co t annuel d pend des services associ s cf point 2 3 2 page 23 du guide pratique DAJ voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics 29 30 Fiche 13 Quels sont les documents signer lectroniquement A noter Tous les documents pi ces et certificats qui auraient t
44. re 4 Devis quantitatif estimatif voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics 22 Solution propos e Les entreprises de travaux publics interrog es en juin 2012 par la F d ration Nationale des Travaux Publics FNTP ce propos estiment que les plans devraient tre transmis par le ma tre de l ouvrage au format DWG g n r par Le logiciel Autocad et doubl s d un envoi au format PDF g n r par le logiciel Acrobat De m me pour les entreprises de b timent les plans doivent tre envoy s en format DWG et PDF et sur simple demande de leur part en format papier Par ailleurs les entreprises d noncent la d rive massive des demandes en mati re d envoi de plans vers le ma tre d ouvrage qui sont totalement inutiles Par contre si un envoi de plan est n cessaire il doit pouvoir tre envoy au format PDF uniquement pour viter la lourdeur des fichiers Pour certains documents notamment les plans l acheteur public pourra accepter un autre mode de transmission La candidature et l offre doivent faire l objet d un mode de transmission identique Dans certains cas remise d chantillon de maquettes et de plans le candidat peut se heurter l impossibilit mat rielle de transmettre int gralement son dossier par voie d mat rialis e L acheteur public devra alors accepter une transmission par un
45. re elle n a pas fait appel l aide de la hotline Elle ne peut donc pas dans ces circonstances se plaindre des moyens lectroniques mis sa disposition ni des caract ristiques de ce r seau informatique accessible de fa on non discriminatoire TA Nancy 20 janvier 2011 EGT n 1100005 Dans le sens inverse l assistance technique en ligne de l op rateur de plate forme n tait pas joignable 12 heures 50 alors que l heure limite du d p t des candidatures tait fix e 13h00 Cette d faillance n a pas t palli e par un contact avec les services du pouvoir adjudicateur Dans ces conditions le dysfonctionnement de la plate forme 28 est imputable au pouvoir adjudicateur qui en rejetant l offre pour tardivet a m connu le principe d galit de traitement des candidats ainsi que les dispositions de l article 56 du code qui font obligation au pouvoir adjudicateur d assurer la s curit des transactions sur un r seau informatique accessible de facon non discriminatoire TA Caen 20 janvier 2012 Soci t Catherine Delanoy et associ s n 1200012 En cas de proc dure formalis e impliquant une publicit communautaire le pouvoir adjudicateur doit s assurer que l assistance technique de La plate forme est accessible depuis l tranger afin que le principe de libre acc s la commande publique soit respect TA Bordeaux 30 mars 2011 n 1100972 voir glossaire Guide d accompagnemen
46. res modalit s de transmission des offres e valuation des offres indicatives par l acheteur public dans un d lai maximum de 15 jours compter de leur pr sentation e Admission des op rateurs conomiques dans Le SAD pour toute sa dur e Proc dure d achat e Apparition des besoins e Remise en concurrence des op rateurs conomiques e Invitations adress es aux entreprises s lectionn es remettre des offres d finitives dans le d lai fix e Evaluation des offres et attribution e Information aux candidats non retenus du rejet de leur offre e Publication de l avis d attribution 7 Ceux qui ne sont pas dans Le SAD mis en place disposent d un d lai minimum de 15 jours pour pr senter leur offre Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics 43 44 Fiche 21 Quelles sont Les dispositions r glementaires applicables la d mat rialisation Article 11 Les march s et accords cadres d un montant gal ou sup rieur 15 000 euros HT sont pass s sous forme crite Pour les march s pass s selon les proc dures formalis es l acte d engagement et Le cas ch ant les cahiers des charges en sont les pi ces constitutives L acte d engagement est la pi ce sign e par un candidat un accord cadre ou un march public dans laquelle le candidat pr sente son offre ou sa proposition dans le respect des clauses du c
47. rises la d materialisation des march s publics 52 18 Un candidat avait transmis un fichier zip dont il n avait pas pr cis le contenu Le juge estime que l administration a eu raison de ne pas l ouvrir La signature d un tel fichier n est pas suffisante le candidat doit signer lectroniquement chaque document qui l engage CAA Bordeaux 31 mars 2011 M Bernard A n 10BX01752 b Signature d une offre sur support papier envoy e ensuite en t l copie 19 Dans une m me affaire le candidat avait doubl sa transmission lectronique zipp e de l envoi d une offre sign e sur papier avant d tre envoy e en t l copie Or un tel envoi ne constitue pas une signature lectronique et n en offre pas les garanties Le juge ne l a pas accept TA Toulouse 9 mars 2011 Soci t MC21 n 1100792 20 Dans une autre affaire le juge estime que l administration n aurait pas d rejeter une offre dont l acte d engagement tait sign sous forme papier et t l copi car le signataire tait parfai tement d sign et identifi et d autres pi ces de l offre avaient t sign es lectroniquement avec un certificat valable TA Melun 20 septembre 2010 Soci t Resadia n 1006045 2 c Signature alt r e 21 La soci t Infostance tait en possession d un certificat lectronique valide Mais elle avait re u le message signature alt r e Ce n est qu apr s l heure limite
48. rme les candidats du rejet de leur offre et le moment o il signe le march Lorsque la d cision d attribution a t envoy e par voie lectronique tous les candidats non retenus un d lai minimum de 11 jours au lieu des 16 jours sous format papier doit tre respect entre l envoi de cette d cision et la signature du contrat IL est recommand l acheteur public de notifier sa d cision en recourant au profil d acheteur ou un courrier lectronique dit s curis ce qui lui permet d avoir la preuve de La date Laquelle la transmission a t effectu e voir glossaire C Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Fiche 20 Que savoir sur le syst me d acquisition dynamique SAD Qu est ce que le syst me d acquisition dynamique cf article 78 CMP Une technique d achat de fournitures courantes exclusivement enti rement lectronique Le SAD ne concerne ni les march s de travaux ni les march s de prestation de services Les entreprises soumissionnaires informent l acheteur public sur la disponibilit de leur produit en proposant des offres indicatives L acheteur peut prendre connaissance du secteur conomique concern avant tout achat Quelles sont les tapes de cette proc dure Mise en place du SAD e Envoi d un avis d appel public la concurrence indication de l objet du march des crit res de s lection des candidatu
49. rt 289 notamment Le d cret n 2011 1937 du 22 d cembre 2011 fixe les conditions d acceptation par l Etat des factures mises par ses fournisseurs sous forme d mat rialis e Depuis Le 1 janvier 2012 l Etat doit accepter les factures d mat rialis es de ses fournisseurs Pour tre accept es les factures mises doivent comprendre notamment le num ro du bon de commande ou le num ro de l engagement juridique cr par l application informatique Chorus f et le num ro d identification du service en charge de l ex cution du paiement La transmission de factures sous forme d mat rialis e s effectue selon l une des deux proc dures autoris es suivantes au choix du fournisseur e un mode flux correspondant une transmission automatis e entre le syst me d information du fournisseur ou de son prestataire et l application informatique Chorus Ce mode flux s effectue conform ment des protocoles de transfert s curis s ou via un r seau priv virtuel chiffr e un mode portail n cessitant du fournisseur de l Etat la saisie manuelle et non automatis e des l ments de facturation sur le portail internet https chorus factures budget gouv fr 5 Article 289 V Les factures peuvent sous r serve de l acceptation du destinataire tre transmises par voie lectronique d s lors que l authenticit de leur origine et l int grit de leur contenu sont garanties a
50. s e Offre lectronique transmise mais qui n a pas pu tre ouverte par l acheteur public cf point 6 5 4 page 45 du guide pratique DAJ A noter si le pli contenant une copie de sauvegarde n est pas ouvert il est d truit l issue de la proc dure voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Fiche 18 Quels sont Les probl mes rencontr s dans les changes entre le candidat titulaire et l acheteur public L offre d mat rialis e peut elle tre re mat rialis e Oui dans le cadre e de la signature du march lui m me e de l exercice des contr les pr alables la signature contr le de l galit aupr s du Pr fet pour les march s des collectivit s territoriales par exemple e de la cession o du nantissement du march par le titulaire Quels sont les probl mes li s la transmission des fichiers La transmission des fichiers d pend e du profil d acheteur e de l organisation et de l quipement de l entreprise cf fiche 6 Quelles sont Les pistes d am lioration e standardiser les documents de la consultation e d composer les pi ces de la consultation les documents relatifs la candidature DC1 DC2 et ceux relatifs l offre etc e utiliser des formats de fichier lisibles et r utilisables par toutes les entreprises e mettre en place un journal des v nements afin d assurer la tra abilit d
51. s e D cret n 2011 1937 du 22 d cembre 2011 relatif aux conditions d acceptation par l Etat des factures mises par ses fournisseurs sous forme d mat rialis e e Arr t du 30 d cembre 2011 d terminant les proc dures de transmission des factures des fournisseurs de l Etat sous forme d mat rialis e e Arr t du 8 juin 2012 portant cr ation d une application informatique pour la transmission d mat rialis e des factures des fournisseurs de l Etat d nomm e Chorus Factures e Arr t du 15 juin 2012 relatif la signature lectronique dans les march s publics voir glossaire C Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Jurisprudence relative la d mat rialisation des march s publics 1 L achat d une plate forme la formation des fournisseurs a Sanction du pouvoir adjudicateur en cas de non fonctionnement de sa plate forme 1 La Caisse Nationale d Assurance Vieillesse des Travailleurs Salari s CNAVTS a souhait d velopper et g rer une plate forme servant de profil d acheteur pour elle m me ainsi que pour d autres organismes centraux de S curit sociale dont les march s sont soumis au Code des march s publics A la suite de difficult s d ex cution et de r glement du march les titulaires interrompirent Le fonctionnement de la plate forme et refus rent de r tablir Le service Compte tenu des interruptions de proc dures et des irr gular
52. s tablissements publics administratifs les collectivit s territoriales et Leurs tablissements publics Profil d acheteur site d mat rialis auquel le pouvoir adjudicateur a recours pour ses achats article 39 du Code des march s publics RC r glement de consultation RGI R f rentiel G n ral d Interop rabilit il a pour objectif de guider les autorit s administratives dans l adoption de normes standards et bonnes pratiques afin de favoriser l interop rabilit de leurs syst mes d information RGS R f rentiel G n ral de S curit recueil de r gles et de bonnes pratiques en mati re de s curit des syst mes d information destin aux autorit s administratives proposant des services en ligne aux usagers Le RGS s applique tous les utilisateurs potentiels des march s publics pouvoirs adjudicateurs entit s adjudicatrices et entreprises Viewer logiciel qui permet d afficher sur un cran une image enregistr e dans un fichier lectronique Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics 59 60 Remerciements L laboration de ce guide d accompagnement s inscrit dans le cadre des actions engag es par le Comit de la Commande publique de la commission Droit de l entreprise du MEDEF Le MEDEF remercielesmembresdugroupedetravailD mat rialisation des march s publics qui ont contribu sa r daction Sabine Ayraud Juri
53. ssique 40 jours 10 jours 22 jours 35 jours condition que Publication le DCE soit AAPC DCE par en ligne d s 10 jours 17 jours D lai minimal de r ception des candidatures dans Le cas d une proc dure n goci e cf articles 65 Il et 165 CMP D lais de r ception des candidatures D lais de base En cas d urgence Situation classique 37 jours 15 jours lectronique Transmission de l AAPC par voie 30 jours 10 jours Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics 42 D lai minimal de r ception des candidatures dans le cas d un dialogue comp titif cf article 67 II CMP D lais de r ception des candidatures D lais de base Situation classique 37 jours Transmission de l AAPC par voie lectronique 30 jours Source cf point 3 5 4 page 33 du guide pratique DAJ Quelles sont les cons quences de la d mat rialisation en cas de recours En cas de proc dure formalis e cf article 80 du CMP les acheteurs doivent informer les candidats dont l offre n a pas t retenue et la d cision doit comporter les informations suivantes e la d cision de rejet de leur candidature et Les motifs de ce rejet e Le nom de l attributaire du march et les motifs qui ont conduit au choix de son offre e le d lai de suspension entre le moment o l acheteur public info
54. ste direction des Affaires Juridiques F d ration Nationale des Travaux publics FNTP Patricia Grelier Wyckoff Chef du Service des March s direction Juridique et Fiscale F d ration Fran aise du B timent FFB J r my Simon Rapporteur du groupe de travail Juriste Charg de mission s nior direction des affaires juridiques du MEDEF Fran oise Vergri te Matringes Commission des March s Publics Syndicat de l industrie des technologies de l information SFIB EH Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics MEDEF 55 avenue Bosquet 75330 Paris cedex 07 T l 01 5359 19 19 www medef com Contact Direction des Affaires Juridiques J r my Simon 01 53 59 16 58 jeremysimon medef fr D p t l gal janvier 2013
55. ste de confiance fran aise o d une liste de confiance d un autre Etat membre Le r f rencement d un certificat lectronique est r alis conform ment l arr t du 18 janvier 2012 http www references modernisation gouv fr http references modernisation gouv fr liste des offres referencees 2 certificats d livr s par une autorit de certification figurant sur la liste de confiance d un Etat membre tablie transmise et mise disposition par la Commission europ enne conform ment l article 2 de la d cision 2009 767 CE du 16 octobre 2009 3 certificats d livr s par une autorit de certification fran aise ou trang re et qui r pondent des normes quivalentes celles du RGS Il s agit des certificats de la liste PRIS V1 Ils peuvent tre utilis es uniquement jusqu au 18 mai 2013 L arr t est applicable d s Le 1 octobre 2012 A partir de cette date tous les certificats doivent pouvoir tre trait s par les profils d acheteurs pour examiner leur conformit avec le RGS et v rifier la validit de la signature Seuls les certificats dits PRIS V1 peuvent tre encore utilis s jusqu au 18 mai 2013 date laquelle ils dispara tront voir glossaire C Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Quel support choisir pour le certificat Il existe trois types de support admis e la cl USB e la carte puce e Le logiciel stocka
56. t t r it r ou qu un accus de r ception ait t demand de mani re permettre de v rifier que les entreprises qui avaient pr c demment retir les documents de la consultation du march informatique du prestataire est consid r e comme un atout suppl mentaire Un tel journal fait intervenir un tiers et cr dibilise toute une s quence d v nements en amont et en aval de la signature proprement dite La lecture des d cisions montre que le juge s appuie souvent sur ce document comme l ment de preuve Le juge consid re que le courrier lectronique envoy par le a La signature du ZIP pouvoir adjudicateur constituait un engagement de n gociation dont il aurait d tenir compte TA Montreuil 9 f vrier 2012 St Compass Group France n 1200619 17 Le juge refuse Le fait que la signature du fichier zip puisse remplacer la signature de l offre En effet ce fichier ZIP est un contenant Un candidat qui signe le ZIP est assimilable celui qui r pondrait sous forme papier en signant l enveloppe au lieu de son contenu TA de Toulouse 9 mars 2011 Soci t MC21 n 1100792 14 Hypoth se l g rement diff rente un additif est mis en ligne sur le site d un pouvoir adjudicateur et modifie Le DCE Une entreprise voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics voir glossaire Guide d accompagnement des entrep
57. t des entreprises la d materialisation des march s publics 55 56 8 La transmission lectronique en cours de proc dure a Mise en ligne d l ments relatifs aux offres 29 Dans une proc dure n goci e l administration avant la fin de la proc dure met en ligne par erreur un document intitul Fiche de fin de n gociation comprenant des l ments des offres des diff rents candidats Le juge souligne que cette mise en ligne tait de nature vicier la concurrence L administration n est pourtant pas condamn e car le requ rant n est pas l s tant seul avoir t l charg cette pi ce le registre des t l chargements en attestait les autres concurrents ne l ayant pas fait TA Versailles 20 novembre 2008 Nexter n 0810472 b N gociation par voie lectronique 30 A la suite d un appel d offres infructueux un pouvoir adjudicateur a engag par courriel des n gociations avec les candidats ayant remis des offres Deux courriels ont t adress s la soci t ayant engag le recours le premier sur la bo te de messagerie du responsable de la soci t qui n a pas t Lu et le second sur une bo te de messagerie g n rique dont il a t accus r ception Or ce n tait pas cette adresse mail qui figurait dans l acte d engagement de la soci t Le pouvoir adjudicateur aurait d s assurer que le premier message avait t lu sous peine d en
58. tificat de signature lectronique ainsi que le n SIREN de la filiale pour laquelle il travaille Ce num ro peut donc tre diff rent de celui de l entreprise qui soumissionne cf fiche 10 Le formulaire DC4 d claration de sous traitance accompagn de l ensemble de ses documents annex s doit tre transmis par le candidat ou le titulaire au pouvoir adjudicateur qui passe le march public ou l accord cadre Cette transmission peut se faire sur support lectronique accompagn es des signatures originales du sous traitant et du candidat A noter il convient de v rifier chaque fois les modalit s de signature sur la plate forme Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Fiche 15 Qui signe lectroniquement en cas de groupement d entreprises cotraitance Quels sont Les documents fournir en cas de candidature group e Dans toutes les hypoth ses ci dessous chaque membre du groupement doit tre muni d un certificat de signature lectronique 1 re hypoth se l ensemble des membres du groupement signe lectroniquement la lettre de candidature et l offre du groupement Chaque membre doit alors tre muni d un certificat de signature lectronique A titre informatif un parapheur lectronique peut tre mis disposition sur certaines plate formes afin de g rer la cosignature Recommandation dans cette hypoth se les cotraitants devront util
59. tra ner l annulation de la proc dure TA Paris 29 juin 2012 soci t Icoges n 1209656 31 La n gociation est possible en proc dure adapt e MAPA En cons quence si le pouvoir adjudicateur pr voit de recourir uniquement au courrier lectronique pour engager la phase de n gociation il doit l annoncer dans le RC TA Toulon 17 juin 2010 ADW Networks n 0901622 voir glossaire C Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics 9 L attribution du march 32 En cas de march pass selon une proc dure formalis e cf article 80 du CMP le pouvoir adjudicateur doit informer les candidats non retenus Il doit galement respecter un d lai de 16 jours minimum r duit 11 jours minimum en cas de transmission lectronique entre cette information et la signature du march 9 Une notification par t l copie constitue une telle transmission lectronique et permet la r duction du d lai TA Strasbourg 21 juillet 2010 Energest n 1003146 10 Les l ments de preuve Rappel le journal des v nements g n r par la plate forme lectronique est affect de fait d une valeur probante importante comme le montrent les diff rents jugements qui font une description d taill e des changes lectroniques et en d duisent la solution juridique de l affaire 33 Une copie d cran faite par l administration est accept e comme probante CAA Bordeaux 31 mars 2011
60. tre le n EJ et le code SE Code service ex cutant A Libert galit Fraternit R PUBLIQUE FRAN AISE R t rences NUMERO D igatoires rappeler dans toutes correspondances U BON DE COMMANDE 1400004302 R f rence march 2012 1200000290 R f rence interne 1800000210 DATE 13 12 2012 ADRESSE DE FACTURATION Serv Ex c des DP SEGSCPI07S GA just 1 13 Place Vend me 75042 Paris Cedex 01 Senv Ex c des DP SEGSCPI075 DESTINATAIRE Casamance 11 rue du test tmp 75012 PARIS n 1000000088 Contact Responsable EJ AMM_USERO2 13 Place Vend me 75042 Paris Cedex 01 COMMENTAIRE ADRESSE DE LIVRAISON Poste D signation F e at fournisseur Unit Date de livraison PUHT TauxdeTvA Prix HT 1 Fou 18 07 2012 19 60 1000 00 2 Mat riel Informatique 20 06 2012 58 000 00 Signature de la personne autoris e TOTAL HT EUR 7000 00 Montanthors TauxdeTVA Montant TVA TVA 6000 00 55 330 0 1000 00 19 60 196 00 TOTAL TVA EUR 526 00 TOTAL TTC EUR 7526 00 PAGE 1 1 Num ro de l engagement juridique de r f rence Illustration Mention du n EJ et code service ex cutant sur Le bon de commande Chorus Source AIFE Agence pour l informatique financi re de l Etat avril 2012 Guide d accompagnement des entreprises
61. u moyen d une signature lectronique Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d origine pour l application de l article 286 et du pr sent article Les condi tions d mission de ces factures de leur signature lectronique et leurs modalit s de stockage sont fix es par d cret 6 Chorus est Le syst me d information financi re de l tat IL g re la d pense les recettes non fiscales et la comptabilit de l tat voir glossaire Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Les modalit s d taill es de mise en uvre de la transmission des factures selon ces deux modes flux et portail sont disponibles l adresse internet https chorus factures budget gouv fr Les fournisseurs peuvent consulter cette adresse Le suivi des factures transmises l Etat Le choix technique op r par l Etat fran ais en mati re de transmission de factures d mat rialis es repose sur e la transmission d un message structur selon une norme convenue entre les parties cf article 289 bis du Code g n ral des imp ts e et selon 2 formats XML de factures format UBL 2 0 format UN Cefact CII Les factures au format PDF sign es ou non n ont aucune valeur juridique dans le syst me Chorus voir glossaire C Guide d accompagnement des entreprises la d materialisation des march s publics Comment conna

Guide d`accompagnement des entreprises à la dématérialisation

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