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MÉMOIRE D`ÉTUDE

1. je s curis Co t de cette tude pr alable 40 000 F environ 41 taches pr cises entrer des statistiques des modifications concernant les b n voles en charge de la biblioth que passer une commande ou r server quelque chose consulter l cran divers documents et informations Le poste Opac Usager public est maintenu sur le sch ma pour signifier que la mise en place de Intranet et d un coupe feu ne modifie en rien l acc s aux ressources ouvertes au public du CRSBP base bibliographique mul LIsS et pages Web On peut ventuellement imaginer pour l avenir que le public ait acc s comme client direct certains services produits par le CRSBP ou le regroupement des CRSBP Deux probl mes techniques essentiels sont r soudre lors de la mise en place d un Intranet 1 Le mode par lequel on s isole du reste de I Internet Le projet pr voyant d int grer des bases de donn es au r seau un bon niveau de s curit est n cessaire En plus du syst me d authentification du serveur Windows NT on utilise ici un coupe feu TIS Gauntlet charg sur un serveur d di muni de deux cartes r seau Il permet d enregistrer tous les changes entre l Internet et l Intranet et la cr ation de connections s res et pseudo d di es entre plusieurs Intranets 2 Le mode par lequel on permet I usage d applications distance La solution pr conis e est d
2. acc s public l information lectronique Ainsi dans Public Libraries to be or not to be on discute des avantages relatifs de diff rents sc narios de gestion de l acc s public l information lectronique syst me centralis au niveau du gouvernement et de quelques partenaires charg de distribuer les droits de diffusion des documents et notamment des documents de r f rence dans ce cas une biblioth que publique pourrait tre tout simplement exempt e de paiement de droits Adresse de leur site http www limo on ca irad Contents 5 Le syst me est bas d une part sur le concept d une organisation des documents en plusieurs couches virtuelles en fonction de la fr quence de demandes d acc s ces documents et d autre part sur le contr le ce qui a acc s ces documents I semble donc con u fondamentalement comme un syst me acc s r serv http limo on ca ottawa in17 htm 37 contre un autre syst me qui consisterait pour le gouvernement jouer tout au plus un r le r gulateur posteriori via des subventions Dans ce deuxi me cas de figure privil gi par IRAD le danger de co ts inabordables pour les biblioth ques faible budget serait pr cis ment compens par le syst me de biblioth que coop rative qu il propose en tant que prestataire de service Ce syst me permettrait m me aux biblioth ques de procurer leurs services aux domiciles ou aux bureaux de leurs
3. chelle r alis es sur l ensemble des biblioth ques desservies Ces services sont notamment installation et la configuration des logiciels sur place avec le serveur internet choisi par la municipalit la distribution de mat riel promotionnel et de documentation tapis de souris guide internaute guide des usagers affiches la formation l utilisation et la gestion d Internet pour les membres du Comit du club Internautes Cette formation comporte notamment 1 une initiation toutes les proc dures de cr ation promotion et gestion administrative du club y compris la gestion budg taire et le recueil de donn es statistiques sur Putilisation du poste par le public Cette formation qui s adresse aux b n voles prenant en charge le club fait l objet d un certain nombre de r unions sur site organis es par les membres du service de soutien au r seau des biblioth ques affili es 2 la formation des personnes int ress es par la prise en charge du club didacticiel Windows 95 distribu sur CD rom bulletin Internet distribu par courrier lectronique et surtout formation d une journ e Internet pour deux membres du comit de gestion du club Le CRSBP assure en outre une assistance technique par t l phone au personnel de la biblioth que au cours des 12 premiers mois de fonctionnement Il accueille galement 3 JI est noter que les clubs internautes peuvent m me fonc
4. Introduction la biblioth que publique affili e au r seau Biblio Gestion d une biblioth que Gestion et d veloppement des collections Marketing et communication Services d information et de r f rences Animation Informatique 8 Sourcebook for small public libraries voir http www sols on ca sourcebk html Voir notamment le num ro de juillet 97 de la revue lectronique Internet Trend Watch for Librairies sur la formation distance l adresse http www itwfl com jul97 html 61 5 3 3 4 Informations sur l avanc e des nouvelles technologies en biblioth que Il s agit aussi de trouver des moyens d informer et former les responsables sur l volution de la profession en relation avec l mergence des biblioth ques num riques Il semble que ce r le est actuellement moins investi par le CRSBP ou le Regroupement des CRSBP que dans les autres provinces du Canada En Nouvelle cosse le site correspondant au service aux biblioth ques de niveau provincial produit un bon exemple de journal lectronique mensuel d information professionnelle Le Disseminator qui rend compte des derniers congr s nouvelles ouvrages int ressants etc Le site du service provincial aux biblioth ques de l Ontario produit galement des pages Web d informations professionnelles y compris des pages faisant la publicit de sites web et listes de diffusion professionnelles int ressants ou r
5. La mise en place d un Intranet vis e professionnelle destin au r seau des biblioth ques publiques desservies par le CRSBP Mont r gie et terme l ensemble des quelques 800 biblioth ques de ce type au Qu bec est l aboutissement de plus de dix ann es de d veloppement exemplaire de cet organisme en particulier en mati re d offre de services Les qualit s de vision long terme et la passion pour le management strat gique du directeur Mr Boivin sont pour beaucoup dans cette r ussite Et ces qualit s comme le souligne Sheila Corral Corral 97 sont sans doute dans le contexte des importants changements en cours particuli rement pr cieuses pour un responsable de biblioth que La structure administrative des CRSBP des entreprises priv es but non lucratif les choix en mati re de normalisation des pratiques effectu s au bon moment et qui ont permis d lever le niveau de la coop ration au niveau de la Province dans son entier sont galement des facteurs importants du bon niveau technologique actuel des CRSBP ainsi que de leur facult innover Comme l affirment maintenant analystes et industriels les Intranets sont devenus une condition sine qua non de la croissance d entreprises de toutes taille La majorit des grands groupes des Etats Unis se sont dot s d un Intranet et selon les projections du cabinet Dataquest 50 des entreprises de taille moyenne et 25 des entreprises de peti
6. au moins une fois par an et qui m riteraient peut tre qu on les mette d avantage en valeur en les extrayant de l ensemble Une possibilit pour une version lectronique du Guide dans un premier temps serait de Faire la publicit des chapitres nouvellement mis jour en les ditants sous format PDF de pr f rence pour que les biblioth ques affili es puissent les imprimer en local Repenser la pr sentation et l acc s aux documents annexes sur la base des besoins et pratiques v ritables des biblioth caires qu il faudrait dans l id al se donner les moyens de conna tre Par exemple Une liste de mod les de documents que l on pourrait r cup rer en ligne la demande serait elle utile Y aurait il des informations v ritablement utiles et importantes du point de vue de la biblioth que mettre en avant Y a t il de nouveaux services de type micro informatique de gestion gestion de planning que le CRSBP pourrait fournir La version lectronique du guide doit elle conserver uniquement des documents r sumant tout ce qu il faut savoir propos d un th me donn une mini bible de chaque activit dans la biblioth que comme dans les deux premiers volumes les autres figurant ailleurs dans l Intranet publications dont manuel de gestion du pr t services Faut il alors les pr senter sous forme de modules ind pendants mais li s entre eux et avec d autres documents par des lien
7. b coises elle peut galement concerner bon nombre de petites et moyennes biblioth ques publiques du Qu bec 3 2 2 3 Le fonds de l autoroute de l information FAI Ce programme de subventions qu b cois a t mis sur pied afin de soutenir sur quatre ans de 1994 1998 des projets d infrastructures et de d veloppement technologique ainsi que des applications et des contenus Cr e le 1 juin 1994 il a t plac sous l gide du Secr tariat de l autoroute de l information d pendant du Minist re de la Culture et des Communications du gouvernement provincial du Qu bec le 2 Ao t 1995 Depuis cette date premi re phase du programme un peu plus de la moiti des 110 millions de dollars canadiens promis environ 500 millions de francs ont t engag s 47 millions ont t accord s a des entreprises comme Alis technologies le Groupe Conseil EDUPLUS le consortium UBI le Libertel un freenet de Montr al les biblioth ques recevant pour leur part 7 millions environ 30 millions de francs pour offrir l acc s I Internet Amiot 97 18 Voir notamment le site du Secr tariat de l autoroute de l information http www sai gouv qc ca 16 Avec l arriv e de Louise Baudoin en janvier 96 la t te du Minist re de la Culture et des Communications l Inforoute qu b coise a chang d orientation pour accorder la priorit au d veloppement de contenus francophones Mondoux 96 Pour cette de
8. biblioth ques de taille importante 4 2 2 1 Un exemple europ en Loughborough University UK Jon Knight dans son article Intranets and libraries examine plus particuli rement le cas des biblioth ques universitaires pour lesquelles bien souvent T Intranet est d j l si ce n est qu on ne savait pas que a s appelait comme a quand on le d veloppait Dans le cas des biblioth ques universitaires il reste en effet bien souvent mettre en oeuvre de nouveaux services sur une infrastructure d j existante Parmi ces services li s au fonctionnement de la biblioth ques citons avec lui L acc s aux statistiques d usages des diff rentes ressources livres p riodiques bases de donn es sur CD Rom Le personnel de la biblioth que de l Universit de Loughborough UK et uniquement lui a ainsi sa disposition des donn es remani es et mises en forme sa demande provenant de fichiers enregistrant les connexions aux divers CD Rom disponibles L acc s aux rapports et revues crits par les membres du personnel de la biblioth que ou toute autre information touchant la gestion de la biblioth que L archivage de listes de discussion interne permettant aux nouveaux arrivants d tre au courant des probl mes pass s de l institution l existence de ces listes permettant par ailleurs de r duire sensiblement le nombre de r unions La possibilit d tablir des Newsgroup comme supp
9. cole Nationale Sup rieure des Sciences de l Information et des Biblioth ques Dipl me de conservateur de biblioth que M MOIRE D TUDE Un Intranet pour un r seau coop ratif de lecture publique au Qu bec Pascale F LIZAT Directeur de m moire Monsieur Dominique LAHARY Biblioth que D partementale de Pr t du Val d Oise 1998 Remerciements Je remercie chaleureusement la direction et toute l quipe du CRSBP Mont r gie y compris ma compagne de bureau Isabelle Lizotte de m avoir accueillie parmi eux et consacr un peu de leur temps pr cieux Je remercie la directrice ainsi que tous les membres de la soci t DRA de leur gentillesse et tout particuli rement Marc Olivier Dupuis qui m a permis de reproduire ici un document de travail Je remercie galement R jean Savard de m avoir accueillie et facilit l acc s la biblioth que de l Ecole de Biblioth conomie et des Sciences de l Information de l Universit de Montr al Ce stage qui m a ouvert de nombreuses perspectives aura t d un apport professionnel exceptionnel et mon int r t pour Montr al et le Qu bec n est sans doute pas pr t de s teindre R sum Un intranet pour un r seau de lecture publique au Qu bec Les technologies de l information affectent en profondeur les biblioth ques y compris dans leur fonctionnement interne Ce m moire pr sente une exp rience innovante de mise en place d un Intranet desti
10. on r soudre des probl mes professionnels et personnels et obtenir des services qui am liorent sa qualit de vie network litteracy Pour reprendre Fitzsimmons les moyens d arriver combattre ces nouveaux illettrismes incluent l usage intensif des technologies de l information guid s par des biblioth caires mais aussi la formation intensive et la r alisation de syst mes et de services d informations cr s par la demande effective du public et non par la seule pouss e de la technologie 70 7 Bibliographie ABBAS June The library profession and the Internet Implications and scenarios for change The Katharine Shap Review summer 97 issue No 5 En ligne http edfu lis uiuc edu review 5 abbas html AMIOT Marie Andr e Un fonds plut t profitable malgr quelques rat s le Fonds de Autoroute de Il Information se tire bien d affaire La Presse 15 novembre 1997 p 5 Assembl e Nationale du Qu bec Commission de la Culture Les enjeux du d veloppement de l inforoute qu b coise Document de consultation Juin 1996 16 p En ligne http www assnat qc ca fra Publications commceult html BARBERA Jos The Intranet a new concept for corporate information handling 20 International Online Information Meetings Proceedings London 3 5 dec 1996 Oxford Leamed Information Europe Ltd 1996 p 187 193 BERTOT John Carlo MCCLURE Charles R ZWEIZIG Douglas L T
11. ques admissibles au programme Outre le fait de permettre la familiarisation l utilisation d Internet l implantation de postes internet dans ces biblioth ques publiques doit permettre au public de consulter de multiples fichiers et collections de biblioth ques publiques scolaires acad miques et d utiliser des banques de donn es multim dia Elle doit aussi ce qui est moins classique en France tout au moins permettre au citoyen de recourir aux services gouvernementaux et servir confectionner des banques d informations communautaires Le programme est plus qu une aide financi re aux municipalit s c est un soutien complet implantation d Internet dans leurs communaut s via leurs biblioth ques publiques et ce soutien c est le CRSBP qui l assume de part le mandat que lui a accord le Minist re Au titre de promoteur du projet le CRSBP assume en effet la gestion de la participation financi re du Minist re re oit et valide via un comit de gestion les projets soumis par les municipalit s et organismes n gocie et signe les conventions d terminant les conditions de la participation financi re du Fonds de l autoroute de l information aux projets 1 voir la partie rapport de stage la fin de ce document 2 Le Qu bec 7 millions 400 000 habitants en 1997 est l une des provinces du Canada les plus peupl es avec l Ontario 11 millions 400 000 habitants Le Canada compte environ
12. riels et logiciels Fournitures Gestion des fonds gouvernementaux d informatisation au niveau r gional Rationalisation du d veloppement des collections Consulting Mais ils ont aussi leurs particularit s Acc s des bases de donn es et documents lectroniques Programmes de d veloppement des biblioth ques des h pitaux et de d veloppement de l acc s l information li e la sant Promotion des archives historiques de la r gion Documentary Heritage Program Communication d informations destin es aux petites et moyennes entreprises journal lectronique Newsline Ces organismes sont galement prestataires d acc s Internet prix r duits pour leurs biblioth ques membres et maintiennent des sites incluant des liens r gionaux Leur collaboration pour le projet EDL qui consiste notamment charger chacun sur leur serveur une m me carte clickable de l Etat de New York leur permet de r soudre trois probl mes au moins simplifier et rendre plus coh rent aux yeux du public l acc s aux sites de toutes les biblioth ques de l Etat de New York partager la charge des connexions leur sites sur plusieurs serveurs au lieu d un seul partager la charge de mise jour des liens g n raux chaque 3Rs se contentant de maintenir ses propres liens r gionaux Cette premi re collaboration entre r seaux coop ratifs r gionaux doit se poursuivre par la mis
13. sum s par biblioth ques sont r dig s sous WordPerfect et ins r s dans le dossier de chaque biblioth que Assistance via demandes et r ponses par le courrier lectronique boite unique consultable par tous CRSaide Petits journaux et notes envoy s par courrier lectronique un Bulletin Internet existe depuis mai 97 2 num ros cette date Il est envoy dans la boite au lettres du club internaute un bulletin mensuel le Contact Express propose galement des informations g n ralistes qui s adressent a tous les b n voles Il est diffus par courrier lectronique mais certains num ros sp ciaux sont galement distribu s sous forme papier des notes techniques sont par ailleurs envoy es dans la bo te aux lettres des responsables distincte de celle du club internaute Le CRSBP ne maintient pas actuellement de site Web consacr aux aspects techniques multiLIS ou internet Ce site pourrait tre r alis collectivement par le regroupement des services techniques pour le personnel des CRSBP et celui des biblioth ques affili es 104 Ouvertes notamment aux pays technologiquement sous d velopp s 63 liens acc s des plug in FAQ base de donn es des incidents techniques les plus fr quents note technique HTML d crivant la solution un probl me r curent m mos concernant les mises jour et changements syst me de contr le d inventaire mat riel logiciel voir
14. Bien qu il s agisse de raisonnements soumis tous les al as de l volution conomique et technologique actuelle on peut penser en effet que l Intranet Extranet puisse servir pour les petites biblioth ques publiques de support d acc s des documents lectroniques payants banques de donn es payantes et autres documents lectroniques valeur ajout e L int r t serait double b n ficier d un effet de partage des co ts mais aussi simplifier la gestion de cet acc s Le CRSBP serait l interlocuteur unique de l organisme proposant ces donn es ou documents son infrastructure lui permettant ventuellement d en contr ler l acc s ou tout au moins d assurer une forme de support technique l usage de ces nouveaux documents On peut galement envisager que les CRSBP servent eux m mes en partenariat ou non de structure de production et de diffusion de donn es pour une collectivit en particulier celles concernant leurs r gions propres 5 3 3 Formation et information professionnelles Le CRSBP Mont r gie en collaboration ou non avec le Regroupement des CRSBP produit de nombreux documents et services pour former et informer le personnel de ses biblioth ques L Intranet permet d en renouveler les formes mais aussi de constituer le support de nouveaux services a ce niveau 5 3 3 1 Manuels et autres documents techniques 5 3 3 1 1 GUIDE DE GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE AFFILIEE Ce guide donn a
15. Boeglin 1997 pour une r f rence sp cifique sur le th me On pourrait envisager que certaines proc dures et politiques des sections 10 et 11 informatique quipement et informatique op rations pourraient tre consultables dans ce cadre par les biblioth ques affili es 64 5 3 4 2 Aide aux d veloppement des collections Le regroupement des CRSBP dite actuellement une fois tous les deux mois un petit journal Le Bon Choix qui comme son nom l indique aide les biblioth ques affili es choisir parmi les nouvelles publications On peut fort bien envisager aussit t que le taux d quipement des biblioth ques en postes internet sera suffisant que cette publication soit diffus e sous forme lectronique avec l avantage des liens hypertextes vers d autres sites internet Cette aide la s lection des collections locales qui doivent devenir de plus en plus compl mentaires de celles des CRSBP peut sans doute tre encore d velopp e y compris en ditant sur Intranet la listes des commandes en cours au niveau des CRSBP 5 3 4 3 Aide la s lection de sites Web Un autre aspect est bien s r d aider les biblioth ques faire une s lection des liens pouvant int resser leur public La aussi il y a un probl me de r partition des responsabilit s On peut penser cependant que le public des petites et moyennes biblioth ques publiques a ses particularit s du point de vue des sites Web utiles comme il a
16. In What IS an INTRAnet http media dickinson edu Inventing_an_INTRAnet html En fait le mot Intranet est utilis pour d signer des r alit s assez diverses la technologie internet peut tre utilis e plein ou se restreindre l usage du courrier lectronique et de la diffusion de pages Web le r seau peut comporter quelques postes dans un m me b timent ou un tr s grand nombre d ordinateurs r partis sur une zone g ographiquement tr s tendue Le mot Intranet est devenu un terme la mode depuis 1996 et on l emploie d s lors qu il s agit d un r seau utilisant les protocoles standard de l Internet et destin une fonction particuli re ou un groupe de personnes donn Par exemple quelques pages Web donnant acc s certaines ressources locales de type opac ou CD Rom dans une biblioth que pourront tre nomm es Intranet La fronti re s il y en en a une entre Internet et Intranet peut tre alors bien mince En fait dans sa version compl te ou tout au moins la plus r pandue Intranet d entreprise un Intranet comporte certains ingr dients suppl mentaires La pr sence d une barri re firewall interdisant l acc s au r seau des personnes non identifi s comme membres ou clients part enti re de l organisation Un certain niveau de participation collective au syst me notamment dans la production la consultation et la mise jour de donn es utiles l org
17. On est bien souvent dans des situations extr mes budget infrastructures formation des personnels ce qui fait que si on arrive a trouver des r ponses pour faire survivre et voluer ces biblioth ques on a r solu une bonne part des probl mes pos s la lecture publique en g n ral La tradition de travail coop ratif en r seau et de partage des ressources de ces biblioth ques diff rente de celle du monde universitaire peut constituer un apport r el pour l ensemble de la communaut des biblioth ques de lecture publique dans un contexte o l effort fournir pour s adapter l mergence des biblioth ques num riques ne correspond souvent pas aux moyens r ellement disponibles Enfin la question de la survie de ces biblioth ques est directement li e des pr occupations g n rales de maintien des quilibres dans l am nagement des territoires comme de d fense d un acc s universel l information et au savoir probl mes politiques particuli rement sensibles dans le contexte social et g opolitique actuel Ces technologies de l information et de la communication moyen potentiellement prodigieux de renforcer les liens entre individus comme entre organismes distants mais aussi de d senclaver des zones g ographiquement loign es des grands centres d activit s semblent arriver point nomm pour servir les objectifs traditionnels des petites biblioth ques de lecture publique Mais elles sont tellement a
18. collaboration dans le cas du site de IRAD une structure In The Key attracting content what if wegave a party and nobody came http limo on ca ottawa in57 htm 58 L conomie de l information dans le contexte des nouvelles technologies Les biblioth ques num riques Citizen information and the Internet Le Crosnier 1997 Le paiement l acte en plus d aller l encontre des principes de gratuit et d change r ciproque qui ont fait le succ s de l Internet ne serait peut tre m me pas techniquement viable Il n est pas certain en effet que le calcul des bits pour la facturation ne soit pas en lui m me une cause de ralentissement qui obligeraient accro tre la taille des machines et donc des investissements Le Crosnier 97 38 priv e attire toutefois notre attention et en particulier l article intitul Differences Collaborative Libraries and Intranets getting the best of both worlds qui propose pr cis ment de discuter des points de convergence entre leur concept de biblioth que coop rative et celui d Intranet http limo on ca ottawa in53 htm 39 5 Un exemple concret la mise en place d un Intranet au CRSBP Mont r gie inc 5 1 Pr sentation g n rale 5 1 1 Le projet en novembre 1997 La mise en pla d un Intranet vis e professionnelle au CRSBP Mont r gie intervient comme une suite logique du d veloppement de ce service v
19. de la vie humaine Une nouvelle soci t du savoir remplace la soci t industrielle qui a domin durant la majeure partie des XIX me et XX me si cles Il s agit d une transformation fondamentale Le degr de r ussite du Canada faire la transition influera sur les succ s enregistr s par le pays et le peuple canadien au cours du prochain si cle Il d terminera si les Canadiens pourront atteindre des objectifs socio conomiques et culturels qui leur sont propres Il n y a plus de temps perdre le Canada doit prendre sans tarder des mesures judicieuses pour acc l rer la transition La soci t du savoir n existe pas encore Elle demeure une projection des bienfaits que peut avoir la technologie de l information et des communications qui est en train de transformer le monde Comme toute autre technologie rien ne garantit que celle ci aura des effets positifs Le r sultat final d pend des personnes qui appliquent la technologie et qui font appel leur volont leur passion leur ing niosit et leur sens moral pour en fa onner les usages http strategis ic gc ca SSGF ih01647f html 400 7 Elle r pondait une consultation g n rale propos e en juin 96 par la Commission de la Culture sur le th me des enjeux du d veloppement de l Inforoute qu b coise 8 l adresse http www ukoln ac uk services lic newlibrary appendix1 html le rapport date d octobre 97 Les rapports examin s prov
20. des services du CRSBP 5 3 2 1 Echanges de collections et Pr t Inter Biblio 5 3 2 2 Animation 5 3 2 2 1 Activit s promotionnelles 5 3 2 2 2 Conf rences ateliers et spectacles 5 3 2 2 3 Reproductions d uvres d art 5 3 2 2 4 Mat riel pour l heure du conte 5 3 2 2 5 Animation du livre pour jeunes 5 3 2 2 6 Rencontres d crivains 5 3 2 3 Choix et gestion des abonnements aux p riodiques 5 3 2 4 Catalogue des pr ts sp ciaux 5 3 2 5 Fournitures 5 3 2 6 Info Biblio 5 3 2 7 Autres services pour l avenir 5 3 3 Formation et information professionnelles 5 3 3 1 Manuels et autres documents techniques 5 3 3 1 1 Guide de gestion de la biblioth que affili e 5 3 3 2 Autres documents techniques 5 3 3 3 Programmes de formation 5 3 3 3 1 Programme biblioforme de formation continue du personnel 32 33 34 34 35 36 36 37 40 40 40 41 42 43 44 44 45 46 46 46 5 3 3 3 2 Nouvelles technologies et formation distance 5 3 3 4 Informations sur l avanc e des nouvelles technologies en biblioth que 5 3 4 Support au fonctionnement quotidien de la biblioth que affili e 5 3 4 1 Aide au d veloppement technologique 5 3 4 2 Aide aux d veloppement des collections 5 3 4 3 Aide a la s lection de sites Web 5 3 5 Support de la communication et des changes dans le r seau 5 4 Quelle hi rarchie des priorit s 5 5 Conclusion de l tude 6 CONCLUSION GENERALE 7 BIBLIOGRAPHIE 61 62 63 63 65 65 65 66 6
21. dont il a besoin Cette page sp cifique est choisie par le syst me en fonction de l adresse IP de la machine cliente demandant l acc s l Intranet Dans le cas du d partement des services bibliographiques par exemple cette page propose des r pertoires d adresses des formulaires et des sites Web utiles au travail quotidien y compris un moyen pour chacun des membres du service d acc der ses propres signets Cet Intranet comprend galement des applications interactives L une des premi res mises en service sur l Intranet a t le calendrier de pr sence du personnel mis jour par tous De fa on int ressante dans ce cas c est la biblioth que qui d veloppe un environnement pour l change d informations desservant d abord ses besoins propres mais destin terme accueillir la production des autres membres de l universit secr tariat professeurs et tudiants Non contente de b tir et organiser cet environnement pour ses propres besoins elle se charge de l tendre tous et assume la formation n cessaire des utilisateurs 4 2 2 3 Un exemple canadien Queen s University Libraries Ontario Le site des biblioth ques de l Universit de Queen Kingston en Ontario propose un bilan tr s int ressant de sa propre exp rience de mise en place d un Intranet professionnel En voici les principales tapes dans le temps e 1990 1995 COMMUNICATION INTERNE UTILISANT DES OUTILS ELECT
22. e correspond de nombreux autres projets concernant le traitement documentaire passage en format Marc syst me de catalogage de tous les CRSBP dans une m me base adoption d s la fin de sa mise au point du nouveau module de catalogage Taos nouveau sys me orient objet de la soci t DRA qui am liore consid rablement le confort et l efficacit des op rations de catalogage Enfm du point de vue des acquisitions et du d veloppement des collections un autre d veloppement de multiLIS est actuellement en cours et sera achev en d cembre prochain On peut donc sans doute dire que 1998 sera l ann e pour les CRSBP et leurs biblioth ques affili es d une v ritable mutation dans le sens d une plus grande efficacit et convivialit des op rations attach es au traitement des collections 2 Am liorer la gestion des informations internes Proc der la transformation de la base de donn es g rant les statistiques et informations concernant les biblioth ques affili es est le deuxi me objectif de la direction Son acc s depuis un poste distant Extranet arrivera sans doute en premi re place du cahier des charges r dig par la soci t DRA puisque la saisie des statistiques de pr t depuis les biblioth ques affili es est pr vue pour tre op rationnelle d but mai 1998 3 En troisi me position viennent tous les l ments attach s la gestion des produits et services du CRSBP en particulier la mise en service sur
23. en Am rique du Nord 3 2 1 Programmes d acc s aux Etats Unis 3 2 2 Programmes d acc s au Canada 3 2 2 1 Recommandations du Comit consultatif sur l autoroute de l information 3 2 2 2 Le programme d acc s communautaire PAC 3 2 2 3 Le fonds de l autoroute de l information FAI 3 2 3 Le FAI et les biblioth ques de la r gion de la Mont r gie au Qu bec 3 3 Une conclusion 4 INTRANETS ET BIBLIOTH QUES 4 1 Intranets et Extranets 4 1 1 D finitions 4 1 2 Avantages g n ralement admis 4 1 2 1 Avantages techniques 4 1 2 2 Avantages pour les membres de l organisation 4 1 2 3 Avantages au niveau du management de l organisation 4 1 3 Probl mes 4 2 Degr actuel d investissement des biblioth ques 4 2 1 Introduction 4 2 2 Le cas des biblioth ques universitaires ou des biblioth ques de taille importante 4 2 2 1 Un exemple europ en Loughborough University UK 4 2 2 2 Un exemple am ricain Barclay Law Library New York 4 2 2 3 Un exemple canadien Queen s University Libraries Ontario 4 2 3 Conclusions tir es des exp riences universitaires 10 10 12 12 13 13 15 16 17 19 21 21 21 23 23 23 23 23 24 24 25 25 25 26 29 4 3 Le cas des organismes coop ratifs desservant les biblioth ques une introduction 30 4 3 1 R alit mouvante de ces organismes coop ratifs 4 3 2 R partition des responsabilit s Etat R gion dans la prestation de services 30 31 4 3 3 Un contexte d
24. est int ressant plus d un titre parce qu il est li un mod le particulier d organisation de type petites et moyennes entreprises but non lucratif li es en r seau coop ratif encore assez peu fr quent dans le monde de la lecture publique et que ce mod le semble pr senter de nombreux avantages dans le contexte que nous vivons parce qu il s agit de technologies particuli rement adapt es la situation de ces biblioth ques g ographiquement loign es de leur centre ressource parce qu il offre de nouvelles chances de survie aux petites biblioth ques en renfor ant l efficacit des organismes coop ratifs auxquels elles sont li es parce qu il pr pare et annonce la mise en oeuvre de nouveaux types de services au public li s l mergence des biblioth ques num riques mais aussi aux profonds changements affectant nos soci t s Cette exp rience originale montre la voie d une solution possible au d licat probl me de l insuffisance des moyens n cessaires au bon d veloppement technologique de nombre de biblioth ques publiques s appuyer sur des entreprises prestataires de services relativement ind pendantes des instances gouvernementales tr s investies dans les technologies et capables de jouer le r le de r gulateurs et d organisateurs d une coop ration devenue plus que jamais n cessaire se servir pour changer avec eux et fonctionner en organisation professionnel
25. et au maintien de centres d acc s communautaires dans les lieux auxquels les gens ont facilement acc s Rec 4 9 tant donn que la majorit des personnes faible revenu vivent dans les villes et qu il est possible de les joindre sans d penses excessives tendre la cr ation de centres communautaires viables aux quartiers urbains d pourvus de tels centres Rec 4 10 LA QUESTION DE L IMPORTANCE ET DES MODALITES DU MAINTIEN D UN DOMAINE PUBLIC Le Comit consultatif est d avis que des lieux lectroniques publics et polyvalents sont essentiels la sant d mocratique de la soci t du savoir naissante Il faut donc notamment assurer le maintien des r seaux communautaires et des lieux publics sur l Inforoute Rec 4 11 et laborer des politiques et modalit s concernant l octroi de contributions financi res aux fournisseurs but non lucratif de services d acc s Internet pour la prestation lectronique de services et de renseignements gouvernementaux au public Rec 4 12 LA QUESTION DE L ALPHABETISATION NUMERIQUE DES CITOYENS Compte tenu de l objectif de Rescol de faire en sorte que chaque cole canadienne ait un acc s complet a Internet d ici la fin de 1998 le Comit consultatif demande aux gouvernements au monde de l ducation et au secteur priv de travailler ensemble afin d atteindre cet objectif Rec 4 14 de favoriser l laboration de didacticiels et de programmes
26. faudrait que le nouveau mode de recueil de ces donn es soit enti rement automatis mais il s agit de 44 CRSBP est qu il va obliger r organiser les donn es et documents disponibles aujourd hui sous de multiples formats et gestionnaires de donn es pour en rendre l ac amp s plus simple et plus universel Un gain au niveau d un effet nouveaut dans l organisation du travail et surtout dans la progression de la formation des employ s est sans doute plausible galement mais il suppose sans doute une strat gie active et explicite en ce sens de la part de la direction Ce n est pas encore le cas le projet tant de toutes fa ons un stade encore assez confidentiel au CRS BP Enfin l Intranet peut galement permettre extension ou le renouvellement des moyens de la quatri me source d am lioration de la productivit mentionn par le directeur dans son plan triennal 4 L impartition des ressources Partager la r alisation de certaines activit s en tout ou partie avec d autres soit pour r duire les co ts soit pour r aliser une activit qui ne pourrait voir le jour sans la collaboration avec des partenaires Le CRSBP utilise d ja cette approche dans le cas des services techniques centralis s du catalogage des collections locales de promotions telles que V lo Biblio et le Corrig dans la production du Bon choix des programmes de formation Biblioforme on peut sans do
27. for interlibrary loan It provides also a comprehensive and unique interface for all the services offered to these libraries cole Nationale Sup rieure des Sciences de l Information et des Biblioth ques Dipl me de conservateur de biblioth que M MOIRE D TUDE Un Intranet pour un r seau coop ratif de lecture publique au Qu bec Stage effectu au Centre R gional de Services aux Biblioth ques Publiques de la Mont r gie Qu bec sous la direction de Jacqueline Labelle responsable de la gestion des syst mes d informations Pascale F LIZAT Directeur de m moire Mr Dominique LAHARY conservateur adjoint la Biblioth que D partementale de Pr t du Val d Oise 1998 ANNEXES DU MEMOIRE Rapport de stage Les CRSBP du Qu bec et le CRSBP Mont r gie Inc Stage effectu du 15 septembre au 30 novembre 1997 au Centre R gional de Services aux Biblioth ques Publiques de la Mont r gie Qu bec sous la direction de Jacqueline Labelle responsable de la gestion des syst mes d informations 1997 M moire d tude Un Intranet pour un r seau coop ratif de lecture publique au Qu bec Sommaire 1 INTRODUCTION G N RALE 2 INTERNET ET PETITES BIBLIOTH QUES PUBLIQUES 3 BIBLIOTH QUES PUBLIQUES ET PROGRAMMES GOUVERNEMENT AUX D ACCES A L INTERNET 3 1 Soci t de l information et biblioth ques publiques g n ralit s 3 2 Biblioth ques publiques et acc s universel
28. la biblioth que au moment de son affliation et mis jour r guli rement comporte quatre classeurs assez volumineux Les deux premiers contiennent tout ce qu il faut savoir pour g rer sa biblioth que en collaboration avec le CRSBP Nous en donnons le sommaire titre indicatif Volume 1 Introduction Partie I Structure Chapitre 1 Biblioth ques affili es et partenaires Ce point est d licat car il d pend de bien des facteurs y compris de l tat de la technologie les documents peuvent ne pas r sider physiquement sur le serveur du CRSBP dans certains cas m me si on peut penser qu au moins pour des documents et donn es tr s utilis es un stockage en miroir soit utile Il y a aussi un probl me de classement de ces documents pour en faciliter l acc s d s lors qu il deviennent nombreux on tombe alors sur l ventail complet des questions attach es au th me des biblioth ques num riques La question sera alors de d terminer les responsabilit s et possibilit s d organismes tels que les CRSBP ce niveau 3 La derni re mise jour date de septembre dernier 56 Chapitre 2 Comit de biblioth que Chapitre 3 Responsable Chapitre 4 Repr sentant d sign Chapitre 5 R glement Partie II Administration Chapitre 6 Planification et valuation Chapitre 7 Finances Chapitre 8 Equipement et fournitures Chapitre 9 Documents administratifs Volume 2 Introduction Partie II Collections Cha
29. la suite de ce document et comme rapport de stage une description des CRSBP du Qu bec et de celui de la r gion de la Mont r gie en particulier 2 Internet et petites biblioth ques publiques L importance de l impact du d veloppement des technologies de l information et de la communication sur le monde des biblioth ques est une vidence Une bibliographie des articles parus sur le th me de l Internet et des services d information et de biblioth ques sur lap riode 1994 1995 publi e r cemment Liu 1997 montre outre l explosion exponentielle du nombre des publications la tr s grande vari t de domaines d tude et de r flexion sur le th me Tandis que notre monde se transforme en une communaut globale interconnect e l usage d Internet modifie d j les rdes paradigmes et culture organisationnelle des biblioth ques et des biblioth caires Il ne peut bien s r tre question ici de r aliser une synth se de l tat de la situation des petites biblioth ques rurales en Am rique du Nord du point de vue notamment de leur usage effectif d Internet mais seulement d esquisser dans ses grandes lignes le contexte g n ral dans lequel ces biblioth ques voluent aujourd hui Au Etats Unis un rapport statistique annuel Bertot 97 permet de pr ciser la situation des biblioth ques publiques en g n ral du point de vue de leur connexion l Internet La situation jusqu en 1996 montrait notam
30. le suivi de diff rents dossiers importants dont le passage en format Marc des CRSBP et la mise en service de Web2 Le projet du CRSBP Mont r gie est r sum par DRA de la fa on suivante 51 Le directeur du CRSBP Mont r gie Mr Boivin est notamment le seul des directeurs des CRSBP a avoir r dig partir d un syst me d informations de gestion un plan triennal 94 97 proposant apr s une analyse compl te des tendances lourdes et incertitudes court et moyen termes de l environnement dans lequel volue son service des axes strat giques de d veloppement On peut pader ici avec Mr Boivin ce gestion pro active dont la construction de r serves budg taires permettant d voluer et d innover ou de vision comme le font les am ricains En plus de la maintenance de divers logiciels dont multiLIS la soci t DRA partenaire de Microsoft diversifie actuellement ses activit s dans le sens du consulting et de la prestation de services r seaux Le directeur des services techniques de DRA est Marc Olivier Dupuy 40 Construction d un Intranet s curitaire comportant un sys me de courrier lectronique l int gration au Web des diff rentes bases de donn es existantes ainsi qu un syst me de commandes et de r servations accessibles aux biblioth ques affili es du r seau De plus cet Intranet devra tre ouvert l int gration de futurs Intranets d autres CRSBP document de travail octo
31. moins des r seaux coop ratifs new yorkais le Southeastern New York Library Resources Council nous informe qu il travaille actuellement aux projets suivants L acc s son catalogue via I Internet L achat du logiciel Site Search permettant de construire et ou d acc der des bases de donn es distantes ou locales comme des archives les minutes et codes locaux une base de donn es des revues disponibles des r pertoires de membres et des bases de donn es r gionales en texte int gral la n gociation de droits pour l acc s des bases de donn es en ligne parmi lesquelles des revues en texte int gral via Information Access Company Books in Print MLA bibliography des bases de donn es li es la sant etc Une part de ces futurs services ne peuvent tre qu acc s r serv aux membres du r seau coop ratif ce qui semble indiquer la n cessit de l tablissement d une infrastructure permettant de supporter cet acc s r serv 4 4 Grands domaines d utilisation professionnelle des Intranets Extranets par les biblioth ques Les grands domaines d usage professionnel d un Intranet ou de tout autre forme de sous r seaux que nous pr sentons ici ne sont bien s r qu indicatifs Ils ne peuvent d autre part qu voluer encore dans l avenir notamment avec l apparition de nouveaux profils de comp tences professionnelles en biblioth conomie en relation avec le d veloppement des bibli
32. organisation qui doit s appuyer sur l approvisionnement de tous ses membres en informations jour en utilisant une interface cliente conviviale et manoeuvrable intuitivement in What is an Intranet http www wu wien ac at usr h91 h9151216 gvt virtual html Un Intranet comme l Internet est un concept global aux multiples propri t s et non un objet tangible Il n cessite et utilise un ensemble vari de logiciels et mat riels mais aucun d eux n est vital pour son fonctionnement Un Intranet sert donc de plan directeur durable Comme un mod le conceptuel il tol re et demande tout la fois le renouvellement et l volution de tous ses composants tout en restant intact Il semble logique de subdiviser un Intranet en composantes 3 Adresse http www itwfl com jun97 html 21 logiques plus petites appelons les domaines Une institution peut se subdiviser en domaine acad mique administratif social ou autre chacun d eux ayant ses propres capacit s et ses attributs Chacun peut tre administr s par ment mais de fa on interd pendante de l ensemble Un Intranet peut inclure des mat riaux en r seaux mais aussi des choses auxquelles on acc de physiquement il est logique d incorporer les cassettes livres CD quipement de laboratoire etc comme des aspects physiques de son Intranet S ils peuvent tre un jour transmis plus ais ment ils seront incorpor s lectroniquement
33. petites et moyennes biblioth ques ont un potentiel norme Celles qui ont de bons leaders auront un brillant avenir Ces biblioth ques doivent changer Si elles ne le font pas elles dispara tront certainement de la sc ne Dans le cas particulier des biblioth ques desservant les communaut s de moins de 5000 habitants la situation est encore plus drastique La qualit et le dynamisme des structures coop ratives qui ont permis jusqu pr sent le d veloppement de ces petites biblioth ques sont aujourd hui plus que jamais n cessaires et des trustees aux Etats Unis et dans les provinces anglophones du Canada i e les membres influents de la communaut qui soutiennent la biblioth que en aidant notamment rassembler des fonds pour assurer leur meilleur fonctionnement gt Eventuellement comme partenaire part enti re d un r seau communautaire 3 Biblioth ques publiques et programmes gouvernementaux d acc s l Internet 3 1 Soci t de l information et biblioth ques publiques g n ralit s Prenant pour acquis l importance de l impact du d veloppement actuel des technologies de l information et de la communication sur leurs pays de nombreux gouvernements dans le monde se pr occupent d accompagner par diverses mesures les changements en cours voire m me d en faire un axe majeur de leur politique Les biblioth caires prennent naturellement part la r flexion en d fendant le r le des bibli
34. peut souhaiter cependant que l avenir voit une plus grande activit de recherche documentaire en local avec un meilleur partage des responsabilit s CRSBP biblioth ques affili es ce niveau L Intranet peut tre utilis dans ce cadre pour transmettre un peu d expertise de la structure centrale celle des biblioth ques affili es avec toutes les difficult s que cela comporte il s agit en fait d une situation de concurrence dition sur l Intranet des r ponses aux questions documentaires les plus souvent pos es FAQ formation continue sous forme d exemples de recherche documentaire s lections de liens vers des 8 Voir le rapport de stage la suite de ce document pour une description de ce service Nous faisons remarquer ici que nous utilisons le terme communaut dans son sens anglo saxon i e l ensemble des gens qui paient des imp ts pour une collectivit donn e Mais c est bien s r le t l phone ligne gratuite 1 800 qui est utilis e majoritairement 0 48 biblioth ques sur 81 ont un club internautes cette date Le premier a t install en novembre 96 Le CRSBP maintient aussi des dossiers documentaires qu on pourrait imaginer diffuser sur l Intranet en d pit des probl mes de droits inh rents ce genre d activit s 55 sources de types annuaires mais aussi acc s direct des bases de donn es payantes sous licence collective 5 3 2 7 Autres services pour lavenir
35. plug in FAQ 2 le fait connexe au premier que l Intranet puisse servir de support de l information et la formation professionnelle pour la communaut comp tences et documents n cessaires la ma trise de l mergence des biblioth ques num riques en particulier Publicit pour des listes de diffusion professionnelle interne ou externe annonce et archivage des textes importants et autres nouvelles conf rences comment es ou non Maintien et classement th matiques de liens int ressants Manuels et programmes de formation distance Niveau Sur la base de ce qui se pratique d j chez les exemples canadiens que nous connaissons il semblerait que ce volet de services en raison de sa complexit et de son co t programmes de formation continue notamment rel ve plut t du niveau 2 province ou regroupement des CRSBP au Qu bec Seuls certains aspects information et support par des services techniques locaux maintien de certains liens r gionaux rel veraient plut t du niveau r gional L exemple de New York montre que des coop rations niveaux variables sont possibles sans que cela nuise l utilisateur final qui ne voit qu un service homog ne On peut penser d autre part que certains des services d information et de formation professionnelle s appuient sur une mise en commun des ressources de niveau international ce qui est d j partiellement le cas aujourd hui 4 4 2 Management des do
36. rembours e Un formulaire unique de participation permet de s inscrire l une ou l autre de ses activit s Le site Web de la biblioth que affili e propose un lien PIB vers multiLIS en session Telnet les usagers de la biblioth ques ne peuvent cependant pas l utiliser parce qu il leur manque le login d entr e dans multiLIS En remplissant la partie r ponse du formulaire du CRSBP envoy s par la poste 35 Le co t comprend g n ralement un prix de base plus un cotisation additionnelle per capita correspondant au co t du mat riel promotionnel 52 Actuellement 1l n y a pas de document introduisant globalement cet aspect du fonctionnement d une biblioth que le chapitre animation du guide de gestion est galement en pr paration Chaque grande section comporte cependant une page d introduction l activit d finissant chaque fois son but son accessibilit son co t et ventuellement la proc dure suivre 5 3 2 2 1 ACTIVITES PROMOTIONNELLES En collaboration avec le regroupement des CRSBP mat riel promotionnel commun deux concours ouverts tous Le Corrig et V lo BIBLIO taient organis s au niveau de chaque CRSBP jusqu cette ann e En 1998 deux nouveaux concours seront organis s mais cette fois l chelle du Qu bec 5 3 2 2 2 CONFERENCES ATELIERS ET SPECTACLES En 1998 le CRSBP offrait 22 activit s de ce type chacune faisant l objet d une fiche str
37. ses particularit s dans le choix des ouvrages disponibles Actuellement la mise jour de liens g n raux par le CRSBP Mont r gie est rendu difficile par manque de temps Il faudrait au moins en faire une activit collective au niveau des CRSBP ce que la mise en place d Intranets ne peut que favoriser Dans cette ventualit chaque r seau CRSBP serait avant tout responsable de la gestion des liens concernant sa r gion propre 5 3 5 Support de la communication et des changes dans le r seau Bien que cet aspect des choses ne soit actuellement pas mis en avant par la direction le sous r seau intranet Extranet du CRSBP Mont r gie et plus encore celui form par le regroupement des CRSBP peut bien videmment servir de nouveau support pour l change et la communication de biblioth que biblioth que Il est actuellement d j possible d changer du courrier lectronique l int rieur du r seau de la Mont r gie mais on peut penser des formes plus labor es comme des listes de discussion 65 5 4 Quelle hi rarchie des priorit s Actuellement la hi rarchie des priorit s de la direction est la suivante 1 Traiter les probl mes li es aux collections On a vu qu un cahier des charges pour am liorer le PIB tait en cours et qu il s agissait d un objectif privil gi par la direction du CRSBP mais aussi par sa client le de biblioth ques affili es Il est noter par ailleurs que cette ann
38. support potentiel d une production et d une acquisition collective de ces documents l Intranet Extranet offre une solution deux probl mes importants a celui des modes de gestion effective des aspects conomiques li s l acc s ces nouveaux services et documents num riques b celui de budgets individuels clairement insuffisants dans le cas des petites et moyennes biblioth ques sans parler des comp tences techniques et professionnelles n cessaires 107 Ce qui est totalement nouveau en fait nous le soulignons encore toutes ces transactions directes entre biblioth ques affili es pr cis ment parce qu elle se feront dans le cadre de l Intranet construit par le CRSBP et non de l Internet pourront continuer tre comptabilis es comme auparavant le CRSBP continuant jouer un r le n cessaire de r gulateur Dans le cas du PIB il s assure que les changes sont gaux et relance les demandes en cas de refus 108 Tl y a beaucoup plus de connaissances techniques ma triser en biblioth que universitaire les documents lectroniques sont d j l et l importance de consulter des banques de donn es en ligne est une vidence de longue date 69 3 parce qu en permettant une nouvelle efficacit de gestion de la coop ration des biblioth ques entre elles en mati re d acc s aux documents notamment et des CRSBP entre eux en mati re de production de services la mise en place de cet Intranet
39. syst me nerveux d une organisation semble claire dans le cas des biblioth ques universitaires mais galement dans celui des r seaux de petites biblioth ques lorsqu on consid re le niveau de technicit que ces organismes doivent d j d ployer et plus encore dans l avenir avec Vexpansion des biblioth ques num riques Un vrai probl me de formation et d information du personnel des biblioth ques existe pour lequel 1l faut trouver des solutions efficaces et conomiques Comme dans l exemple de l Universit de Queen deux aspects semblent particuli rement int ressants de ce point de vue 1 Le fait qu un Intranet peut servir irriguer techniquement un r seau en produisant un environnement constant pour la communication entre des services techniques i e les experts ils peuvent ventuellement ne pas tre tous dans le m me lieu g ographique et les autres unit s et membres d une organisation Avec par exemple voir aussi Boeglin 97 une liste de diffusion technique cf le Bulletin de liaison Systems Solutions de l universit de Queen o l on demande ceux qui ont des questions d en faire b n ficier la communaut et aux experts de dire ce qu ils font tous les jours ou bien version moins interactive un bulletin lectronique concernant des questions techniques le maintien d un site web d informations techniques par ces m mes experts liens proc dures acc s a des
40. usagers L IRAD affirme d autre part que tout le monde y gagnerait s il existait un m canisme pour ajuster le prix de vente d une publication au fait qu elle soit utilis e par un individu une entreprise une biblioth que municipale ou scolaire et ses satellites ou un groupe important de biblioth ques li es en structure de collaboration Comme l indique galement Herv Le Crosnier dans ses r centes publications dans le cas de documents non gouvernementaux et forte valeur ajout e il ne s agit pas de toute fa on d instaurer des syst mes de paiement l acte un mode de gestion conomique ancien qui ne serait plus adapt au nouveau monde dans lequel nous entrons ni de consid rer que tous les lecteurs se valent mais peut tre bien plut t de proc der par licence d utilisation en jouant sur une hi rarchie d utilisateurs de ces documents certains de ses utilisateurs tant en fait des collectifs d utilisateurs Une hi rarchie des utilisateurs mais aussi des documents existe en effet et il est bon de ce point de vue de rappeler avec Herv Le Crosnier que tous les documents ne se valent pas au sens de leur r le dans le d veloppement social et ne peuvent donc tre soumis au m me processus de valorisation conomique De m me tous les utilisateurs ne se valent pas qui doivent pouvoir extraire la connaissance des documents malgr leur diff rence de richesse On pense ici l ducation la rech
41. volution des partenariats 4 3 4 Investissement des technologies r seaux par les organismes coop ratifs 4 4 Grands domaines d utilisation professionnelle des Intranets Extranets par les biblioth ques 4 4 1 Support technique et professionnel 4 4 2 Management des documents et donn es internes de l organisation 4 4 3 Interface utilisateur un service 4 4 4 Support de la diffusion d informations et documents lectroniques 4 5 Intranets Extranets et nouvelle conomie de l information 5 UN EXEMPLE CONCRET LA MISE EN PLACE D UN INTRANET AU CRSBP MONTEREGIE INC 5 1 Pr sentation g n rale 5 1 1 Le projet en novembre 1997 5 1 2 Premiers l ments de r alisation technique 5 1 3 N cessit de l emploi d une m thodologie 5 2 Contexte et objectifs de la mise en place du projet 5 2 1 Le point de vue de la direction 5 2 1 1 Objectifs de management interne 5 2 1 2 Objectifs li s la client le des biblioth ques 5 2 1 3 Autres objectifs 5 2 1 4 Importance de pr ciser les objectifs de d part 5 2 2 Le point de vue des biblioth ques affili es 5 3 El ments de l Intranet par grands domaines 5 3 1 Management de l information interne 5 3 1 1 Documents internes du CRSBP 5 3 1 2 Mises jour de donn es concernant les biblioth ques affili es 5 3 1 2 1 Statistiques de la biblioth que affili e 5 3 1 2 2 Liste des b n voles 5 3 1 3 Inscriptions aux activit s propos s par le CRSBP 5 3 2 Interface utilisateur
42. 2 6 RENCONTRES D ECRIVAINS Cette derni re activit s fait l objet de proc dures de subventions plus complexes puisque soumises validation par L union des crivaines et crivains Qu b cois ou le Conseil des Arts du Canada Il faut chaque fois que la biblioth que exp die un rapport au CRSBP pour que paiements et subventions puissent se faire 3 La biblioth que peut recevoir deux lots chaque ann e qui lui sont apport s avec l change de collections 53 Il est vident que ces diff rents programmes d animations pourrait b n ficier beaucoup d une dition Web sur l Intranet du CRSBP L intranet permettrait en plus d offrir un catalogue unifi et jour des diff rentes activit s d am liorer la pr sentation et l attractivit de ces programmes format HTML multim dia y compris liens avec des articles de journaux photographies et extraits film s de donner corps aux activit s propos es et par la m me de servir de vitrine au CRSBP On peut ainsi envisager que des imagettes rendent compte des uvres d art propos es dans chaque lots de reproductions d ajouter des liens internet int ressants en rapport avec l activit et pouvant tre repris par le club internaute 1 id al serait la mise jour collective de ces liens ventuellement d informer sur l tat de la participation les r actions du public etc Mais on peut bien s r imaginer et ceci aus
43. 30 millions d habitants r partis en 12 provinces 2 Par Telnet mais aussi de plus sous interface web et partir de serveur Z3950 D but 1998 la masse critique de 100 serveurs de ce type sera atteinte dans les biblioth ques du Canada Lunau 97 2 Ce comit est compos du directeur g n ral du CRSBP Mr Boivin d un repr sentant de l Association des biblioth ques publiques de la Mont r gie et d un repr sentant de la Direction r gionale de la Mont r gie du Minist re de la Culture et des Communications 17 La subvention couvre 1 l achat d un ordinateur de marque reconnue et de tous ses accessoires 2 le contrat d entretien sur site de ce poste sur trois ans 3 les logiciels de navigation 4 l installation d une ligne t l phonique r serv e Internet 5 la configuration des quipements et l installation des logiciels la formation et la promotion 6 l int gralit des co ts d acc s Internet pour la premi re ann e En retour la municipalit s engage notamment utiliser quipements et logiciels subventionn s aux fins pour lesquels ils sont destin s et offrir l acc s Internet tous les citoyens et citoyennes par sa biblioth que municipale pendant une dur e minimum de 3 ans A la demande de la municipalite le CRSBP peut galement fournir un support a r implantation selon des co ts partiellement rembours s par la subvention et b n ficiant des conomies d
44. 7 68 71 1 Introduction g n rale L importance grandissante dans nos soci t s du d veloppement des technologies de l information et de la communication affecte en profondeur les biblioth ques publiques Les m tiers voluent et surtout les organisations se modifient aussi bien dans leur fonctionnement interne que dans l accroissement et la diversification des liens qu elles doivent entretenir avec l ext rieur L environnement dans lequel s inscrivent les biblioth ques publiques devient tr s concurrentiel en m me temps que les publics se transforment dans un contexte g n ral de r duction des d penses publiques au point que l on puisse l gitimement se poser la question de la survie de ces institutions sur le long terme Ces transformations affectent galement les r seaux de petites biblioth ques publiques En Am rique du Nord souvent sur la base de programmes gouvernementaux de d veloppement de points d acc s communautaires Internet certaines exp riences novatrices sont d j tent es m me si la majorit des r alisations rapport es sont encore le fait de grosses biblioth ques publiques en zone urbaine ou encore de biblioth ques universitaires ou sp cialis es Dans I analyse des vastes transformations affectant le monde des biblioth ques publiques l observation de ce qui se passe pour ces petites biblioth ques situ es loin des grands centres urbains pr sente de multiples int r ts
45. A ce jour fin de la deuxi me ann e du programme qui en comporte trois 49 des 81 biblioth ques affili es au CRSBP en ont d j b n fici Deux biblioth ques non affili es ont par ailleurs b n fici de l aide du CRSBP pour installer leurs centre d acc s L objectif de 80 des biblioth ques affili es du CRSBP Mont r gie dot es d un poste connect Internet sera probablement atteint la fin de l ann e 1998 transformant en profondeur les conditions de travail dans ces biblioth ques et la nature des services qu elles pourront rendre leur public 3 3 Une conclusion On voit donc qu il existe un effort massif et surtout tr s encadr pour doter les biblioth ques publiques d Am rique du Nord et en particulier celles situ es loin des grands centres urbains de centres d acc s publics Internet Au Qu bec cet effort y compris il faut le souligner dans le cas de biblioth ques publiques de taille plus importante a pu s appuyer sur les prestataires de services aux petites biblioth ques tr s organis es que sont les CRSBP L implantation des points d acc s l Internet se fait sur une base qu on peut peut tre appeler semi subventionn e les services sont factur s aux municipalit s en sus du contrat les liant au CRSBP mais ces derni res b n ficient et des subventions gouvernementales et des conomies d chelle permises par le dynamisme et la nature coop rative d
46. RONIQUES Multiples listes de diffusion Libstaff r serv es au personnel des biblioth ques et sites FTP e JUIN 1995 SITE DES BIBLIOTHEQUES DE QUEEN SUR LE WEB Ce premier site est destin aux biblioth caires comme au public e AOUT NOVEMBRE 1995 IDEE D UNE PAGE WEB DESTINEE AU PERSONNEL SEULEMENT La majorit du personnel acquiert du mat riel capable de supporter Netscape le coordinateur des services techniques soumet au directeur administratif une i Voir aussi le site produit par la Barclay Law Library http www law syr edu library intranet index html et pour d autres exemples d Intranet universitaires la page maintenue par l Universit du Saskatchewan Canada http library usask ca scottp intranet resources html 41 Ces documents sont mis au format HTML et ajout s au site web en automatique Site des biblioth ques de l Universit de Queen http stauffer queensu ca le rapport sur l Intranet est http stauffer queensu ca foxe ola sec1_int htm Ce site propose des liens vers une copie des pages d accueil de leur Intranet comportant des exemples concrets de documents charg s sur cet Intranet Nous reproduisons en annexe ces pages d accueil pr c d es d un r sum en fran ais de l architecture du site 26 proposition pour une page Web administrative des messages sont chang s ce sujet sur les listes de diffusion DECEMBRE 1995 LANCEMENT DE STAFFWEB De
47. SENKEVITCH Judith J WOLFRAM Dietmar Equalizing access to electronic networked resources model for rural libraries in the United States Library trends sprmg 1995 vol 42 no 4 p 661 675 SPADARO Joseph The New York state Electronic Doorway Library network Internet trend watch for libraries june 1997 En ligne http www itwfl com spadaro html TRACY Morgan Public libraries and multitype cooperatives in Illinois implications of service for rural libraries Rurd libraries 1996 n 2 p 41 73 VAVREK Bernard Rurd and small libraries providers for lifelong leaming En ligne http inet ed gov pubs PLLIConf95 hbrry html 73
48. Sheila Creating change without chaos preparing libraries for the 21 century Publications of Essen University Library 1997 vol21 p 66 77 COUNCIL ON LIBRARY RESOURCES Mid peninsula regional library cooperative Iron Mountain Michigan A Council on library resources case study In Public libraries 71 communities and technology twelve case studies Washington D C Council on library resource 1996 p 87 95 COUNCIL ON LIBRARY RESOURCES Public libraries communities and technology twelve case studies Washington DC Council of Library Resources 1996 122 p FITZSIMMONS Joe Librarianship facing a challenging future Rurd libraries 1996 n 1 p 35 47 FLEMING Jennifer Intranets in libraries Intemet Trend Watch for Libraries august 1996 En ligne http w ww itwfl com aug96 html HAYCOCK Ken BRIGHAM Doug Trend and issues in library and information services in Canada 1995 7 p En ligne http w ww anu edu au caul bow ker htn HO Clement The Intranet for libraries School of Library and Information Studies University of Alberta Edmonton Alberta Canada derni re r vision avril 97 En ligne http hollyhock slis ualberta ca 598 clement tabcon htm HOLOWACHUK Darlene The Role of Librarians in Distance Education School of Library and Information Studies University of Alberta Edmonton Alberta Canada 1997 En ligne http hollyhock slis ualberta ca 598 darlene dis tance htm HOLT Gle
49. a capable de d ployer La n cessit d une simplification des relations contractuelles avoir un interlocuteur au lieu de plusieurs pour le producteur repr sentant un troisi me aspect Cette question importante pour l avenir des biblioth ques publiques est d velopp e dans le paragraphe suivant 36 Niveau Niveau 1 d s lors que ce qui prime c est une relation contractuelle donn e avec un prestataire de services donn Les organismes r gionaux sont sans doute les partenaires naturels des petites et moyennes biblioth ques de r gion pour l acc s aux nouveaux documents num riques s ils arrivent toutefois d velopper et ma triser temps ce nouveau domaine technique 4 5 Intranets Extranets et nouvelle conomie de l information L un des nombreux probl mes introduits par la r volution technologique en cours est celui des moyens du maintien d une forme d acc s public l information et aux documents num riques tout en cr ant des conditions viables pour la nouvelle conomie de l information qui se met en place L id e que nous voulons d fendre ici est que dans le domaine de l acc s des citoyens d un territoire donn ces informations et documents num riques les architectures r seaux de type Intranet Extranet notamment en tant que syst mes nerveux de structures coop ratives du type de celle tudi e dans ce m moire peuvent constituer le support d une gestion concr te des nouvelles a
50. anisation Un simple serveur de pages Web diffusant de l information un groupe de personnes non identifi es dans un endroit donn est une version tr s affaiblie du concept d Intranet car elle ne comporte ni applications interactives recherche demande et entr e de donn es voire m me r alis es en collaboration work flow applications g ographiquement distribu es n1 communications base de courrier lectronique entre participants de ce r seau La troisi me d finition cit e pr c demment nous permet d introduire outre l extension th orique d un Intranet au domaine social et m me mat riel d une organisation un autre aspect d un Intranet le fait qu il puisse avoir valeur d environnement virtuel permettant son utilisateur de se repr senter et de comprendre la structure les objectifs et les ressources d une organisation ou d une fonction donn e dans cette organisation Un bon exemple de l importance de cet aspect interface unique pour les activit s et services d une L Universit de Californie San Diego http orpheus ucsd edu libnet utilise le mot Intranet pour d signer son r seau interne bien qu il soit tr s ouvert et essentiellement tourn vers la communication d informations Seul un petit nombre des pages HTML produites par la communaut ne peuvent tre lues depuis un poste ext rieur l Universit L int ractivit est r duite la recherche dans des
51. annuaires etc et certains formulaires de type vote pour attribution de prix 3 L un des int r ts ou dangers selon le point de vue d un Intranet serait d ailleurs qu il introduirait nouvelles formes de communications lat rales et briserait les barri res de communication entre d partements jusqu modifier de fa on notable la fa on dont une organisation travaille 22 organisation est l Intranet du service d information du journal d Atlanta qui reproduit en fait le bureau type d un journaliste voir la page d accueil reproduite en annexe 4 1 2 Avantages g n ralement admis 4 1 2 1 Avantages techniques Ce sont ceux de l environnement Internet la possibilit de combiner ais ment de multiples m dia texte images son vid o la facilit d utilisation des navigateurs le fait que tous les types de mat riel puissent int grer le r seau la simplicit et la rapidit de l usage des pages HTML pour diffuser du contenu statique un bon environnement pour le d veloppement d applications client serveur etc y compris la continuit naturelle entre ce qui est disponible dans l organisation et ce qui est disponible dans l univers tr s riche de Internet 4 1 2 2 Avantages pour les membres de l organisation On cite g n ralement une communication accrue entre les membres de l organisation une collaboration plus importante entre groupes disparates ou loign s u
52. as d outil r alisant ce reformatage en automatique la biblioth que Placer du contenu sur le Web devient complexe ou ne se fait simplement pas parce que l expert en HTML n a pas le temps Sans investissement large dans la construction m me de I Intranet celui ci reste sans int r t une sorte de jouet de quelqu un d autre pour beaucoup des membres du personnel de la biblioth que 4 Des conflits entre information accessible par tout le syst me et confidentielle peuvent r duire l ventail des documents ajout s l Intranet 5 Ajouter plus de documents finit par rendre la recherche d informations plus difficile 6 Ce n est pas parce qu on rend accessible l information des gens qu ils vont forc ment la lire en faire un usage ou m me la trouver du premier coup 4 2 3 Conclusions tir es des exp riences universitaires L usage en biblioth que universitaire d un Intranet vis e professionnelle semble pr senter de nombreux int r ts particuli rement en tant qu organe de liaison entre les services informatiques et le reste du personnel de la biblioth que C est cet aspect galement qui est privil gi dans une autre exp rience r cente de mise en place d un Intranet en biblioth que universitaire cette fois aux Etats Unis Boeglin 97 Si cet Intranet favorise ind niablement l acc s a l information et aux documents de l organisation leur pr sentation leur archivage
53. ation et un budget minimum sont en effet indispensables pour investir ces technologies de m me sans doute qu un fonctionnement affirm de type prestation de services Leur exp rience des catalogues et bases de donn es accessibles en ligne du travail en collaboration et de la production de services font toutefois des biblioth ques des candidats naturels pour l utilisation du nouvel outil de partage des ressources qu est l Intranet Comme pour une entreprise priv e cet Intranet peut servir la communication et la production d informations li es au fonctionnement m me de l organisation mais aussi des domaines d activit s sp cifiques des biblioth ques dont la production d information interne sur des conf rences la diffusion des politiques et proc dures tout le personnel des revues d ouvrages des r ponses aux questions documentaires les plus fr quemment pos es Fleming 1996 Mais on peut penser que c est bien la n cessit accrue de coop rer et de partager les ressources entre biblioth ques qui sera sans doute la base d un investissement toujours plus grand des biblioth ques dans ces technologies r seaux 3 Par exemple une intervention au Online s meetings proceedings 96 Barbera 1996 et la journ e d tude ADBS du 14 octobre 1997 sur Intranet un nouvel enjeu pour les professionnels de la documentation http www adbs fr adbs prodserv jetude html prog1410 htm Voir aussi l
54. aux en mati re de d veloppement de ces infrastructures En ce qui concerne les biblioth ques publiques le Library Service and Technology Act LSTA est venu remplacer le Library Service and Construction Act LSCA Ses missions traduites par deux types de subventions sont d tablir des objectifs pour le 21 si cle de nature garantir que toute personne aux USA puisse tre desservie par une biblioth que procurant tous ses usagers un acc s l information travers des r seaux lectroniques de procurer des horaires d ouverture ad quats des aides du personnel des collections et des acc s lectroniques l information pour ces tablissements Les subventions LSTA sont de 150 millions de dollars pour chaque ann e fiscale de la p riode 1997 2002 91 5 de cette somme tant allou e aux organismes g rant les biblioth ques dans chaque tat state library agencies La subvention qui avoisine 2 millions 750 000 dollars par Etat d passe en taille les subventions allou es par l industrie priv e Nous ne pouvons pas dans le cadre de ce m moire effectuer un vrai point de la situation des Etats Unis concernant les diff rents dispositifs de dotation d acc s Internet et leur degr actuel d application aux biblioth ques publiques Un article r cent Saupp 97 nous donne cependant quelques indications suppl mentaires sur leur ampleur et leurs modalit s dans le cas particulier de la Penn
55. blioth ques num riques et se transformer en service d information efficace alors que l on ne dispose ni de moyens ni de comp tences adapt es il est galement un exemple porteur d espoir Il n y avait aucune biblioth que publique avant les ann es 60 au Qu bec leur d veloppement gr ce l efficacit des structures de soutien que sont les CRSBP a t continu et exemplaire Et m me si les probl mes ne manquent pas aujourd hui en mati re de lecture publique au Qu bec le dynamisme de ces structures permet d envisager l avenir des institutions publiques importantes pour l conomie sociale que sont les biblioth ques avec une relative s r nit 1 Sans parler du probl me norme de faire en sorte que tous les hommes eux m mes s adaptent ce nouvel environnement technique ce qui n est absolument pas le cas aujourd hui On aurait maintenant plusieurs formes d illettrisme vaincre cf Fitzsimmons 96 qui citelui m me Charles McClure la traditionnelle celle qui consiste ne pas savoir lire et crire correctement et elle concerne toujours un tr s grand nombre d entre nous la difficult se servir d un ordinateur pour des activit s basiques la difficult ma triser le sens dans une culture faites d images de mots et de sons media litteracy la difficult d utiliser un r seau d ordinateurs tels que l Internet pour trouver et analyser de l information fa
56. bre 97 Le public vis par cet Intranet est donc tout d abord le personnel du CRSBP et les membres des comit s responsable et b n voles de ses quelques 80 biblioth ques affili es ou associ es soit 1400 personnes environ L exp rience doit ensuite s tendre aux autres CRSBP et concerner 6000 personnes environ et 800 biblioth ques au Qu bec Le progt est officiellement pr sent par Mr Boivin au Conseil d administration du CRSBP et au Conseil d administration du regroupement des CRSBP en octobre Je suis moi m me charg e d tablir un premier document d aide la d finition du projet listant et hi rarchisant les objectifs et services support s par cet Intranet Il n y a pas eu cette date de sensibilisation du reste du personnel du CRSBP et des biblioth ques affili es ce projet part trois entretiens relativement informels que j ai eu avec les responsables des biblioth ques affili es suivantes Delson 6432 habitants responsable Lyne Croussette Saint Anicet 2300 habitants responsable Liliane Beaupr et Nap rville 4364 habitants responsable Francine Vezina On expliquait dans l entretien la nature du projet en cours en tentant de recueillir les souhaits et priorit s des biblioth ques affili es Le projet d Intranet est cependant cit dans le rapport annuel 1996 1997 du CRSBP et certains de ses l ments ont pu tre par ailleurs voqu s l occasion des r unions de mise en servi
57. ce de clubs internautes dans les biblioth ques affili es Le planning global de mise en oeuvre est tal sur deux ans avec en d cembre 97 une premi re commande la soci t DRA d une tude pr alable pr sentant ce qu il va y avoir faire dans quel ordre et avec quel budget L ann e 98 devrait voir les premiers l ments concrets de r alisation de cet Intranet 5 1 2 Premiers l ments de r alisation technique A titre indicatif et avec l autorisation de DRA nous reproduisons en annexe le document foumit lors de la r union de travail tenue le 15 octobre 97 pr c d d un sch ma agrandi de la configuration propos e Nous n en faisons ici qu un commentaire sommaire Le sch ma fournit par DRA fait apparaitre deux niveaux Un Intranet au niveau du CRSBP Un Extranet pour permettre aux responsables charg s des biblioth ques affili es d acc der cet Intranet partir de postes ext rieurs au CRSBP depuis la biblioth que ou leur domicile Ce dernier cas risque d tre assez fr quent compte tenu du fait que ces responsables sont g n ralement assez d bord s pendant les heures d ouverture de la biblioth que au public heures d ouvertures par ailleurs encore assez peu nombreuses dans la semaine La biblioth que affili e est donc ici assimil e un client plus qu un membre part enti re d une organisation Elle se connecte l Intranet du CRSBP ponctuellement et pour des
58. ces valeurs en op rations et activit s qui vont elles subir des modifications profondes L environnement de travail d un biblioth caire a en effet chang et se caract rise notamment par un acc s accru l information une vitesse accrue dans l acquisition de cette information gt Ces biblioth ques et quoique le terme soit contest sont souvent nomm es rural libraries aux Etats Unis Vavrek 95 une complexit accrue des op rations de localisation et d analyse de ces informations ainsi que d tablissement de liens entre ces informations une technologie en perp tuel mouvement des probl mes de standardisation des mat riels et logiciels une formation continue des usagers et des personnels des investissements substantiels dans la technologie En fait cette adaptation n cessaire des professionnels des biblioth ques pose de nombreux probl mes qu analyse June Abbas Abbas 97 en d pit du nombre encore limit d tudes sur l attitude des biblioth caires vis vis d Internet et leur usage r el de ces technologies Elle propose galement une liste comment e de nouveaux r les pour les biblioth caires dont nous faisons ici une traduction libre titre indicatif de leur vari t le biblioth caire comme interm diaire au futur et au pass le biblioth caire comme p dagogue ou inspirateur le biblioth caire comme gestionnaire ou ouvrier du savoir le biblioth caire co
59. compl t de ses statistiques mensuelles de pr t Ces formulaires envoy s par la poste sont d pouill s par les services administratifs du CRSBP qui effectue des compilations conserv es au CRSBP Le CRSBP exp die deux fois par an aux biblioth ques affili es une copie de la compilation de leurs statistiques de pr t La biblioth que doit par ailleurs mettre jour ses donn es statistiques g n rales pour son rapport annuel d activit Cette grille d valuation statistique de la biblioth que comporte des donn es sur la communaut population territoire des donn es sur la biblioth que indicateurs de ressources ressources financi res ressources humaines accessibilit collections animation et promotion technologies et indicateurs de performances nombres d abonn s pr ts nombre de Pr t Inter Biblioth ques nombre de questions Info biblio nombre d abonn s au club internet temps total de connexion avec le serveur central du CRSBP et le serveur internet Ces donn es statistiques figurent en partie dans le rapport annuel du CRSBP sous forme de fiche synth tique par biblioth que mais aussi sur le site Web du CRSBP et de chaque biblioth que affili e profil de la biblioth que L am lioration pr vue est la suivante faire en sorte que les donn es statistiques de pr t soient int gr es a un formulaire rempli par la responsable de chaque biblioth que affili e qui irait lui m me al
60. concept simple 1 L acc s est restreint en limitant les connexions au r pertoire et sous r pertoires des stations de travail dont l adresse IP tombe dans le domaine de l Universit Il n y a pas de liens public la page du Staffweb 2 Le contenu se limite procurer au personnel une navigation conviviale dans de l information int ressant le syst me des biblioth ques de Queen sites web ext rieurs contenant de l information li e l emploi aux biblioth ques ou aux biblioth caires pages du site public de la biblioth que mais n anmoins utiles au personnel documents concernant la politique de d veloppement de la biblioth que manuels d utilisation pour faire des recherche dans le catalogue index des revues etc liens directs vers les sites FTP de la biblioth que JANVIER 1996 STAFFWEB CONTINUE DE SE DEVELOPPER ET DE S ETENDRE Les biblioth caires prennent l habitude de penser r seau Sont ajout s au site 1 des donn es de gestion g n r es lectroniquement mais distribu es sur papier l origine Ex des statistiques de circulation mensuelle maintenant disponibles seulement via Intranet 2 des bases de donn es construites et maintenues sur une seule station de travail mais contenant de l information de type administratif utile tous Ex L inventaire de l quipement des diff rents d partements mis sur le Web date r guli re 3 des documents
61. crits en Wordperfect et stock s l origine sur les sites FTP Ex Des guides d installation de logiciels maintenant compl tement convertis ou crit directement comme des documents Web 4 des documents administratifs auparavant sous traitement de texte imprim s et distribu s sous la forme de copies papier Ex rapports de conseils d administration et documents de travail manuel de proc dures la plupart de ces documents sont maintenant crits directement pour le Web l Intranet est galement utilis pour procurer des liens temporaires aux pages web en d veloppement dont les pages destin es au site web public n cessitant test et avis des biblioth caires Les derni res volutions vont dans le sens d une utilisation plus basique et interactive de I Intranet 1 Bulletin de liaison Systems Solutions Le personnel des biblioth ques est encourag y publier ses probl mes et demandes d aide plut t que solliciter par de fr quents appels t l phoniques le personnel du Library systems Les personnes en charge du Library systems y publient toutes leurs r ponses de fa on ce qu elles puissent tre lues par tous Elles chargent galement sur ce bulletin un compte rendu de toutes leurs activit s journali res de fa on ce que les superviseurs ou leurs coll gues dans chaque d partement puissent tre au courant de ce qui est fait identifient les besoins en format
62. cs aux autoroutes de l information et financent leur raccordement l Internet C est le cas des Etats Unis et du Canada mais aussi d autres pays comme l Australie la Finlande l Allemagne la Su de la Tha lande Les objectifs sont multiples il s agit de permettre l acc s l Internet de tous les citoyens ind pendamment de leurs revenus et dans des lieux leur permettant de se familiariser avec ce nouvel outil mais aussi de pr parer la possibilit d une consultation par tous et sur tout le territoire de services de base dont l acc s des services gouvernementaux 10 lifelong learning en anglais Les biblioth ques publiques sont des structures de ce type des lieux publics et polyvalents capables permettre l alphab tisation num rique des citoyens dans de bonnes conditions mais il en a d autres centres communautaires coles et autres tablissements ducatifs 11 3 2 Biblioth ques publiques et acc s universel en Am rique du Nord 3 2 1 Programmes d acc s aux Etats Unis Aux Etats Unis comme ailleurs les organismes gouvernementaux doivent tenir compte des variations selon les r gions les classes sociales concernant l acc s aux services t l phoniques de base mais aussi se pr occuper des infrastructures publiques de type communautaire leur capacit et leur caract re ad quat Les dispositifs de subventions ont dus tre adapt s aux besoins nouve
63. cueillette de l information en r duire le temps d analyse donner un acc s direct ceux quien ont besoin et optimiser l utilisation de la main d uvre en la r affectant aux nouveaux produits et services L Intranet doit notamment permettre de r aliser une conomie de temps de travail au niveau du secr tariat en rendant plus efficace l change d informations entre le CRSBP et ses biblioth ques affili es entr e des statistiques et autres mises jour d informations Cette conomie valu e un mi temps au moins permettrait de r orienter des ressources humaines limit es du CRS BP sur le d veloppement du service de r f rence Info Biblio et du service de Pr t inter bibliotheques On peut penser cependant qu au dela de cet objectif particulier soumis certains al as de r alisation technique le gain premier de la mise en place de cet Intranet pour I efficacit du 6 De part le vieillissement de la population l augmentation du niveau de scolarit et l augmentation du nombres d heures de loisirs Dans ce contexte les biblioth ques publiques en particulier dans les milieux a faible densit de population desservis par les CRSBP devraient continuer 4 tre des outils ce d veloppement culturels importants R Boivin plan triennal 94 97 57 Parfois nous avons l impression de fonctionner manuellement dans un environnement informatique in R Boivin plan triennal 94 97 68 I
64. cuments et donn es internes de l organisation Biblioth ques universitaires et r seaux coop ratifs sont des organisations complexes productrices de nombreuses donn es et documents Un Intranet permet de faciliter leur diffusion accessibilit mise jour collective et archivage tout en am liorant leur pr sentation Sont concern s notamment 35 Les documents internes touchant au fonctionnement administratif et biblioth conomique politiques et proc dures notes rapports et comptes rendus Les r pertoires et annuaires professionnels Les plannings et calendriers Les inventaires et donn es statistiques Niveau Ce domaine d activit s est clairement celui de l organisation m me niveau 1 44 3 Interface utilisateur a un service Un Intranet procure une interface utilisateur un service jour et disponible tout moment Cette interface comprend des catalogues multim dia de ces services et fournitures y compris avec possibilit s de commandes en ligne des pages d information d explications et de commmentaires de la part de la communaut des utilisateurs Elle peut comprendre galement un acc s des services plus sp cifiques au monde des biblioth ques tels que les services de Pr t inter biblioth ques Un corrolaire non n gligeable de l aspect d interface unique et surtout si cet Intranet devient vraiment l affaire de tous dans une organisation donn e est qu il renforce encore le s
65. d enseignement communautaires en direct de grande qualit que l on puisse consulter dans les centres d acc s publics sur les r seaux communautaires et sur P Internet Rec 4 15 mais aussi fournir des ressources chaque biblioth que publique afin de maintenir des centres d acc s publics viables et de donner la chance d acqu rir des connaissances fondamentales et des comp tences en informatique et sur Internet aux gens qui autrement seraient priv s de services Rec 4 16 Sont voqu s galement par ce texte du Comit d orientation sur l acc s la question importante de l accroissement des contenus et services canadiens et de langue fran aise et S Au Canada les frais de communications t l phoniques sont gratuits lorsqu on reste l int rieur d une m me zone urbaine 16 Cet objectif particulier est notamment couvert par le programme d acc s communautaire PAC dont il est question plus bas 14 la question de la vigilance n cessaire concernant l acc s des personnes handicap s que nous ne d veloppons pas ici car ils n int ressent qu indirectement les biblioth ques Il est noter que ces divers objectifs sont atteindre sur la base de collaborations tr s ouvertes entre les gouvernements et diverses entreprises et industries du secteur priv divers organismes communautaires des groupes de consommateurs et de d fense de l int r t public etc Issus de positions politiques globa
66. d envoi ce volumes Voir le rapport de stage pour une description du service de r f rence Info Biblio 51 terminal ou un poste internet Aussit t la demande formul e la machine fournit sa r ponse et propose le cas ch ant d effectuer l dition dans les locaux du CRSBP d une demande de r quisition une biblioth que donn e Ces formulaires de demandes de r quisitions sont exp di s toutes les semaines par le CRSBP le restant de la cha ne se faisant galement par courrier postal la biblioth que concern e r pond n gativement ou exp die le volume d s qu il est disponible au CRSBP qui s occupera son tour de le faire parvenir la biblioth que qui l a demand Le CRSBP se charge galement de relancer les demandes en cas de r ponses n gatives On voit que les d lais ont deux sources principales le fait que dans tous les cas les livres transitent par le CRSBP le fait que les demandes la biblioth que choisie et sa r ponse soient faites par courrier postal L id al serait bien s r que chaque demande soit exp di e directement dans la bo te aux lettres lectronique de la biblioth que concern e et que celle ci puisse informer par le m me moyen la biblioth que demandeuse Si pour r pondre la biblioth que concern e par la demande de PIB utilise un formulaire alimentant une base de donn e dans l Intranet les transactions pourront tre d compt es par le CRSBP qui pourra cont
67. dapt es ces objectifs qu elles peuvent tout aussi bien les renforcer que les mettre en situation de concurrence f roce Ces biblioth ques bien souvent parents pauvres de leurs homologues des grandes villes pourront elles relever le d fi de la modernisation et de la professionnalisation grande vitesse qui leur est impos pour pouvoir offrir un jour leur public les bienfaits en mati re d am lioration de l acc s l information que ces technologies portent en elles l vidence 9 Ce m moire rend compte d un cas particulier celui du d veloppement actuel des Centres R gionaux de Services aux Biblioth ques Publiques CRSBP qui sont au Qu bec l quivalent de nos Biblioth ques D partementales de Pr t et en particulier de l un d eux le CRSBP de la Mont r gie qui met en place un Intranet destin am liorer l efficacit professionnelle de son r seau de 81 biblioth ques publiques Cette utilisation particuli re des nouvelles technologies se situe dans la droite ligne des nombreuses r alisations innovantes de cet organisme dont le souci constant au fil des ann es a t de se donner les moyens d chapper aux nombreuses contraintes budg taires organisationnelles environnementales qui pesaient sur lui pour continuer faire progresser la qualit des services offerts au sein de son r seau Ce projet de mise en service d un Intranet dans le cadre d un r seau de lecture publique
68. donn es sont concern es et dans quel ordre de priorit Yat ilun impact attendu au niveau du personnel en interne ses conditions de travail sa formation Quelle est l importance ou non de travailler une interface pas seulement fonctionnelle acc s une s rie de formulaires mais susceptible de repr senter activit de l organisation l int rieur comme l ext rieur Faut il un traitement personnalis des pages d accueil une page d accueil propre aux biblioth ques affili es 5 2 2 Le point de vue des biblioth ques affili es Que dire des objectifs des utilisateurs que seront les biblioth ques affili es Quels sont les probl mes qu ils pourraient r gler ou am liorer avec la mise en place de l Intranet Il faudrait pour r pondre ce type de question une bonne connaissance de ces biblioth ques que le peu de temps disponible ne nous a pas permis d acqu rir suffisamment On peut citer cependant parmi les objectifs que pourraient s assigner les biblioth ques affili es Atteindre une plus grande efficacit de la logistique des changes dans le r seau en g n ral pr ts entre biblioth ques 46 Parvenir se former dans un contexte d volution rapide des techniques et connaissances ma triser mais aussi arriver former les nombreux b n voles n cessaires au fonctionnement de la biblioth que Etre davantage en mesure de r pondre localement aux qu
69. e partre 12 Aux Etats Unis on peut donc affirmer que le probl me de l acquisition de mat riel et du paiement des co ts de t l communications est en passe d tre r solu La balle est maintenant clairement dans le camp des responsables de ces petites et moyennes biblioth ques 3 2 2 Programmes d acc s au Canada 3 2 2 1 Recommandations du Comit consultatif sur l autoroute de l information Sous l gide du Comit consultatif sur l autoroute de l information le Canada a lui aussi choisi tr s t t de faire de l am nagement de l autoroute de l information et de l dification d une soci t et d une conomie du savoir un axe important de sa politique nationale de d veloppement A titre indicatif du niveau des d bats en cours nous rendons compte ici des derni res recommandations formul es par le Comit consultatif sur la question particuli re de l acc s universel Au Canada cette question se pose actuellement dans ces termes Comme nous sommes appel s voir la concurrence remplacer le r gime des monopoles locaux et vu les travaux en cours visant l laboration d une strat gie nationale sur l acc s quelles mesures le gouvernement et le secteur priv doivent ils prendre pour faire en sorte que les Canadiens et les Canadiennes jouissent d un acc s quitable et abordable aux services essentiels Selon le Comit outre la question de la n cessit de mettre en place
70. e documents soit appartenant leur collection locale soit provenant d un d p t de livres du CRSBP 1 Apport de I Intranet dans les changes de collections La gestion des changes de collection un service particuli rement au point au CRSBP Mont r gie comporte encore l envoi par la poste d un certain nombre de documents Depuis le CRSBP jusqu la biblioth que envoi en d but d ann e du calendrier des changes toutes les biblioth ques envoi d un avis d change adress au domicile m me du responsable un mois maximum avant l change en m me temps que d une feuille de recommandations pour l empaquetage des volumes Depuis la biblioth que jusqu au CRSBP envoi du bon de livraison compl t la biblioth que conservant un double L change est suivi de l envoi d un catalogue bibliographique mis partir de multLIS une trois semaines apr s l change On peut bien s r envisager que calendrier et feuille de recommandations figurent sur l Intranet 2 Apport de I Intranet au niveau des Pr ts Inter Biblio PIB Si l apport de l Intranet aux changes de collections para t assez mince il est vident pour le pr t Inter Biblio Ce service l une des raisons d tre majeures du r seau coop ratif des CRSBP est tr s appr ci des biblioth ques affili es qui demandent donc ce qu il soit encore plus efficace du point de vue des d lais de livraison qui son
71. e du feuilletage et du choix On peut penser galement donner directement acc s la base de donn es de ces p riodiques 5 3 2 4 Catalogue des pr ts sp ciaux Tous les documents du CRSBP un peu sp ciaux du point de vue du format livres accompagn s de disquettes cassettes les ouvrages pr cieux ou fragiles qui ne peuvent pas de ce fait int grer les rotations de documents habituelles doivent faire l objet d un commande de pr t Inter Biblio leur permettant de voyager seuls 87 I n est pas s r par exemple qu une simple fen tre d roulante montrant les p riodiques les uns apr s les autres soit aussi efficace du point de vue du choix que plusieurs items mis en regard sur la m me page quelque chose qu on fait tr s bien avec le papier 54 Une diffusion sur l Intranet d une version am lior e du catalogue actuellement une simple liste class e th matiquement permettrait sans doute d augmenter l utilisation de ces documents par le r seau 5 3 2 5 Fournitures Bien que ce service ne soit pas particuli rement rentable le CRSBP offre actuellement un service de commande de fournitures mat riel sp cialis et promotionnel ses biblioth ques affili es La liste assez courte 3 pages en 97 de ces fournitures pourrait bien s r tre dit e sur l Intranet accompagn e d un formulaire de commande en ligne 5 3 2 6 Info Biblio Le service Info Biblio a t d velopp par le CRSBP po
72. e en place d une base de donn es sur les diverses biblioth ques de l Etat de New York et le partage de ressources virtuelles 4 3 4 Investissement des technologies r seaux par les organismes coop ratifs On voit par ces exemples canadiens et am ricains qu il y a en Am rique du Nord et la diff rence peut tre de la France non seulement des organismes qui sont v ritablement des organismes prestataires de services aux biblioth ques d une r gion mais qui investissent dans l utilisation d Internet pour r aliser leurs prestations aupr s de leur client le Les services fournis sont globalement identiques m me si les organismes qui les soutiennent r seau de type CRSBP ou r seau mixte et l architecture administrative dans laquelle ils s ins rent diff rent selon les cas On voit galement que sous la pression des d veloppements actuels de la technologie ces organismes tablissent de nouveaux partenariats Il est difficile de savoir si de tels organismes ont actuellement en projet des Intranets vis e professionnelle Aucun des sites qui nous ont servi pr senter ces exemples Ontario Library Service et New York State Electronic Doorway Library Network ne 33 mentionne la mise en service d un Intranet pour desservir sa client le de biblioth ques participantes Mais le site du service des biblioth ques de l Ontario propose un acc s r serv aux bases de donn es en ligne EBSCO et l un au
73. e partage des responsabilit s en mati re de services de chacun des niveaux n est pas toujours bien net pour deux raisons au moins Le fait que dans certains cas l organisme du niveau de l tat ou de la Province soit absent comme c est le cas au Qu bec aujourd hui http alexia lis uiuc edu gslis courses syllabi 434 html 30 Le fait que le d veloppement des r seaux et de l information num rique induise de nouveaux services ou une nouvelle fa on de produire ces services et n cessite par cons quent une recomposition des diverses structures charg es de promouvoir la lecture publique une red finition de leurs responsabilit s respectives et des liens de partenariat qu ils entretiennent 43 2 R partition des responsabilit s Etat R gion dans la prestation de services Au Qu bec on a un CRSBP par grande r gion et un regroupement de ces CRSBP au niveau provincial Chaque CRSBP coexiste au niveau r gional avec des associations de biblioth ques publiques autonomes mais qui l inverse des CRSBP ne sont pas constitu es en organismes v ritablement op rationnels Il y a peu de m langes des genres chaque type de biblioth que s alliant dans le meilleur des cas avec celles de sa cat gorie et surtout il n y a actuellement pas d organisme minist riel sp cifiquement d di promouvoir les biblioth ques y compris en leur fournissant un certain nombre de services Cette situation contraste ac
74. e site de l Association des Biblioth ques Sp cialis es SLA des USA qui propose notamment une bibliographie jour sur I Intranet http www sla org membership irc intranet html dont le num ro d ao t 96 d Internet trend watch for libraries http www itwfl com aug96 html et en novembre 96 un article dans Ariadne http www ariadne ac uk issue6 intranets intro htm1 37 Nous en avons trouv au moins deux exemples au Canada l Universit d Alberta Ho 1997 et l Universit de Toronto 24 Si on met part le domaine particulier des centres de documentation d entreprises les biblioth ques naturellement vis es par ce type d infrastructure sont les biblioth ques universitaires ou publiques importantes r parties en diverses unit s g ographiquement distantes mais aussi et c est le cas qui nous occupe ici tout type d organisme coop ratif dont la mission est de desservir plusieurs biblioth ques Nous examinerons d abord le premier cas pour lequel nous avons pu trouver quelques exemples concrets de mise en place De tels exemples manquent dans le cas des organismes coop ratifs Le chapitre suivant consacr ce deuxi me cas est donc con u comme une introduction g n rale la description du cas particulier de la mise en place d un Intranet au CRSBP de la Mont r gie pr sent dans la derni re partie de ce m moire 42 2 Le cas des biblioth ques universitaires ou des
75. el qui devra modifier ses habitudes de travail et s adapter a quelque chose de relativement nouveau avec peut tre une nouveaut le probl me d laborer une interface pour les activit s du service dans laquelle chacun doit pouvoir se retrouver du point de vue fonctionnel ergonomie des interfaces comme du point de vue de l image v hicul e par cette interface Quel peut et doit tre le degr de participation des utilisateurs d un Intranet au projet de sa mise en place Il semble quoiqu il en soit de la r ponse a cette question qu une bonne 42 analyse des souhaits de tous les utilisateurs potentiels et qu une strat gie d accompagnement de l utilisation de cet outil sur le long terme soient n cessaires pour viter comme dans le cas de l universit de Queen en Ontario le danger d un d sint r t rapide de certains utilisateurs Au CRSBP l quipe manageant le projet est compos du directeur du CRSBP Mr Boivin de Jacqueline Labelle charg e des syst mes informatiques auxquels s adjoint quelquefois Claire Dionne responsable du service de soutien technique et professionnel au r seau Cette quipe est renforc e ponctuellement par les deux membres de la soci t DRA qui interviennent comme consultants ext rieurs Dans une structure plus importante cette quipe initiale pourrait se renforcer id alement d un ou plusieurs repr sentants des groupes utilisateurs d un responsable de la comm
76. entiment de l appartenance un r seau avec son image propre ce qui a d autant plus d importance que les membres du r seau sont loign es g ographiquement de la maison mere Ces deux aspects paraissent tr s int ressants dans le cas particulier des organismes r gionaux de prestations de services aux biblioth ques Niveau Normalement de Niveau 1 Le cas des CRSBP du Qu bec serait tout de m me un cas particulier puisque nombre de leurs services Info Biblio PIB sont en fait et de plus en plus du fait de leur syst me informatique commun des services communs du regroupement des CRSBP et qu ils ont choisi d adopter une image et des l ments de marketing communs 444 Support de la diffusion d informations et documents lectroniques Bien qu il s agisse 1a de questions encore bien incertaines on voudrait signaler ici un autre usage potentiel des sous r seaux le fait qu ils puissent servir de support une distribution des documents num riques eux m mes ou de tout autre service lectronique n goci pour une communaut d utilisateurs sous la forme de licences collectives Certains services ou documents lectroniques a valeur ajout e pourront sans doute avoir non seulement un co t suffisamment important pour qu une petite biblioth que isol e ne puisse y faire face avec son budget propre mais peut tre aussi relever de comp tences techniques particuli res que seul un service sp cifique ser
77. entions gouvernementales ne sont pas rares La tendance globale est de multiplier les partenariats pour pouvoir continuer voluer Qu adviendra t il dans ce contexte des petites et moyennes biblioth ques d Am rique du Nord De l avenir radieux la disparition pure et simple les opinions sont on ne peut plus partag es Glen E Holt fournit une analyse compl te et tr s int ressante des tendances susceptibles d affecter de fa on importante l avenir de ces biblioth ques Holt 95 budget personnel capacit faire face aux changements technologiques Il montre en particulier que la nature m me des communaut s que ces biblioth ques desservent est en passe de subir de profondes transformations Et ce sont pr cis ment les utilisateurs traditionnels de ces biblioth ques ceux qui en sont actuellement le principal soutien qui sont les plus vis s par ces transformations dans les ann es venir Les choix de d veloppement qui ont t fait jusqu pr sent par ces biblioth ques privil gier les livres par rapport la qualit du personnel ne seraient plus du tout adapt s 3 Cf par exemple l intervention de Jack Kessler dans FYI ejournal du 15 septembre 97 qui consid re en vrac les nouvelles similarit s des m tiers de consultants en information indexeurs catalogeurs avocats crivains designers graphiques diteurs imprimeurs ing nieurs professeurs et artistes l volution pr v
78. environnement de communication et de travail 105 Choix d un logiciel commun le logiciel Multilis et normalisation des pratiques qui ont permis tr s t t le fonctionnement coop ratif de 10 CRSBP sur les 11 existants Regroupement des CRSBP au niveau du Qu bec 16 Et ceci sans recrutement de personnel suppl mentaire au niveau des services techniques ce qui est important dans les conditions budg taires actuelles 68 L Intranet permet d am liorer l efficacit de la transmission d informations et de donn es professionnelles entre le centre le CRSBP et les satellites les biblioth ques affili es mais galement entre biblioth ques en permettant par exemple une mise jour facilit e des donn es statistiques de fonctionnement mais aussi ce qui a un impact direct sur la qualit du service fourni au public une transmission plus rapide des informations n cessaires au pr t entre biblioth ques du r seau Il permet galement d offrir aux biblioth ques clientes une interface unifi e et jour d informations d aide et de commandes en ligne de services disponible 24H sur 24H tous les jours de la semaine et b n ficiant des apports de l Internet liens hypertextes multim dia facilit d utilisation interactivit C est pr cis ment l abondance et le degr lev d laboration des services offerts par le CRSBP ses biblioth ques affili es qui fonde l int r t imm diat de l In
79. eproduisant des textes d actualit s importants A ce niveau plusieurs questions se posent Cette information professionnelle doit elle rester publique de pr f rence et non tre r serv e aux seuls membres d un Intranet Extranet Est elle m me de niveau national Si oui quelle est la responsabilit d un CRSBP ou plut t du Regroupement des CRSBP par rapport d autres structures Les exemples de l Ontario et de la Nouvelle Ecosse semblent indiquer que ce niveau de service rel ve de structures de niveau provincial 1 e Etat le Qu bec est une province du Canada et non r gional le niveau du CRSBP Mont r gie Le probl me est un probl me de missions mais aussi de budget Il s agit l vidence d une mission d ordre au moins national i e provincial au Qu bec il serait conomiquement dommage en th orie que plusieurs structures r gionales s attachent la remplir Mais on peut faire deux remarques pour nuancer ce propos Le contexte actuel est incontestablement profond ment nouveau 1l ne s agit peut tre pas de reproduire les hi rarchies anciennes de structures s par es physiquement on peut tr s bien imaginer que des missions d ordre g n ral soit assum es par une mise en commun virtuelle de comp tences d localis es le financement propre se r duisant au maintien d un serveur d informations l organisation de r unions des frais de gestion et de prom
80. erche et aux publics en difficult pour lesquels ont t pr vus les biblioth ques La voie d une mise disposition collective des documents valeur ajout e par des licences n goci es pour une collectivit donn e semble donc ind niablement plus prometteuse que celle d une solution par micropaiements l acte pay per view o tous les lecteurs utilisateurs seraient mis au m me niveau On peut penser qu l instar des biblioth ques universitaires les centres de services aux biblioth ques publiques de petite et moyenne importance pourront trouver l une nouvelle utilit en jouant un r le dans la n gociation de ces licences mais aussi dans le suivi y compris le support promotionnel et technique de l utilisation de ces documents voire m me des questions li es leur organisation recherche rapidit d acc s et leur conservation Leur expertise en mati re d Intranets Extranets sera sans doute un facteur non n gligeable de leur capacit fournir de tels services leurs biblioth ques participantes Il s agit l toutefois de perspectives aussi lointaines que complexes et dans l tat actuel de nos connaissances m me la solution de biblioth que coop rative propos e par IRAD semble difficile comprendre et valuer notamment du point de vue de l usage ou non dans ce cas de structures Intranet Extranet L abondance des r f rences aux biblioth ques publiques et aux structures de
81. ernet unique tous les sites des biblioth ques de New York Spadaro 1997 Sa r alisation est le fruit de la coop ration de neuf organisations r gionales prestataires de services pour diff rents types de biblioth ques publiques ou non il s agit d organismes coop ratifs mixtes la mode am ricaine de l Etat de New York appel es les 3Rs Reference and Research Resource Councils Les services propos s par ces organismes coop ratifs mixtes sont similaires a ceux des CRSBP qu b cois 8 Pour des informations compl mentaires sur ces services voir leurs sites web Service aux biblioth ques de l Ontario Nord http library on ca olsnindex html Service aux biblioth ques de l Ontario Sud http library on ca solsindex html Nouveau Brunswick 762 000 habitants en 1997 capitale Saint John 5 Les biblioth ques r gionales ont galement une desserte de type bibliobus Le Service aux biblioth ques du Nouveau Brunswick d pend du Minist re des municipalit s de la culture et du logement de cette province Site web http www unb ca web netlearn english n nbpl nbplf shtml gt Adresse http www nyedl net 32 Recherche en ligne Pr t inter biblioth ques de livres et de revues Liste d abonnement a des p riodiques Catalogue r gionaux Programmes d ducation continue pour le personnel des biblioth ques membres Formation et support technique a la mise en service de mat
82. ersion jour la possibilit d effectuer des _ recherche amp index pr vu dans les volumes papier est actuellement en pr paration la possibilit d utiliser de nouvelles possibilit s d dition liens hypertextes usage du multim dia L analyse du document actuel ainsi que les discussions avec les responsables des biblioth ques affili es nous am nent formuler les remarques suivantes 1 N cessit de conserver la version papier en plus de la version lectronique Elles sont compl mentaires aucune des biblioth ques consult es n envisage de se passer de la version papier mais plut t d aller chercher une mise jour sur le r seau pour l int grer au guide papier Une version PDF qui permet de conserver la mise en page pour dition du document serait donc pr f rable de ce point de vue 2 Il n y aurait pas de probl me v ritable au niveau de la recherche l int rieur des volumes L architecture en chapitres suffirait retrouver ce que l on cherche peut tre plus souvent n tout ce qu il faut savoir sur plut t que la r ponse une question pr cise pour les deux premiers volumes le quatri me tant dans un cas diff rent puisqu il s agit d un manuel d utilisation du pr t informatis 3 N cessit de repenser le document pour laborer sa version lectronique En analysant les annexes on voit qu elles n ont pas le m me statut fonctionnel certains document
83. es CRSBP Un bilan de ces exp riences tude de la composition du comit de gestion et du public de ces centres de leur volution dans le temps des relations entre le centre d acc s et la biblioth que qui l h berge de leur impact sur la communaut etc pr senterait sans doute de nombreux int r ts la fin du cycle d implantation devant intervenir dans moins de deux ans Il est bien vident et quoiqu il en soit du r sultat d un futur bilan de ces programmes d acc s que le dynamisme des Etats Unis et du Canada en mati re d Inforoutes et de dotation des biblioth ques publiques en postes d acc s Internet contraste tristement avec la situation europ enne et notamment fran aise Un retard sur lequel Pierre Laffite auteur d un rapport r cent sur l entr e de la France dans la soci t de l information s exprime s v rement mettant en particulier l accent sur l inad quation des modes d administration la fran aise pour faire face l innovation Selon lui les efforts de rattrapage de notre retard dans la marche vers la soci t de Une mise jour de cette page en collaboration avec les biblioth ques est pr vue une fois par an 3 Pierre Lafitte est s nateur des Alpes Maritimes et Pr sident de la fondation Sophia Antipolis son rapport a t r dig dans le cadre de l Office parlementaire d valuation des choix scientifiques et technologiques Nous le citons Les form
84. es biblioth ques num riques des structures participatives l g res ouvertes supranationales et financement direct ou via des structures coop ratives ne serait elle pas plus efficaces On peut penser quoiqu il en soit de tous ces raisonnements th oriques que les CRSBP puissent d velopper dans les prochaines ann es un service d information centr peut tre sur le th me nouvelles technologies et petites biblioth ques en collaboration ou non avec d autres structures 5 3 4 Support au fonctionnement quotidien de la biblioth que affili e Avec l Intranet comme interface utilisateur des services il s agit l sans doute du deuxi me apport majeur et novateur de la mise en place d un Intranet Extranet au CRSBP On s loigne encore de l usage ponctuel pr vu l origine am liorer le management de l information interne pour aller vers un usage r gulier int gr au travail de tous les jours du personnel de la biblioth que affili e 5 3 4 1 Aide au d veloppement technologique C est un d veloppement possible pour les prochaines ann es sous la forme de site Web technique de liste de diffusion ou de petit journal lectronique Il existe actuellement plusieurs formes de support technique multiLIS et clubs internautes aux biblioth ques affili es Assistance t l phonique en cas d urgence et aux heures d ouverture des bureaux Les appels sont not s dans un fichier Lotus Des r
85. estions documentaires de leur public Accro tre la solidarit des biblioth ques du r seau notamment en changeant davantage d informations L intranet peut sans doute en permettant de renforcer les changes avec le CRSBP et les autres biblioth ques affili es modifier de fa on importante les conditions de travail des responsables de biblioth ques affili es L exp rience commune de ces responsables est cependant d tre surcharg s de travail L intranet du CRSBP devra donc tre suffisamment attractif pour justifier son utilisation r guli re dans ce contexte de manque de temps chronique 5 3 El ments de l Intranet par grands domaines On aurait pu choisir de pr senter les diff rents l ments de cet Intranet en fonction des technologies mettre en uvre selon qu il s agit d acc der des documents au contenu relativement statique pr senter de l information sous forme de pages Web ou diffuser d autres documents lectroniques selon qu il s agit de manipuler des donn es mises jour de bases de donn es d information de type statistiques commande par formulaires selon qu il s agit de communication et d changes base de courrier lectronique selon qu il s agit de proposer des liens utiles vers d autres services Nous pr f rons les pr senter ici par grand domaines fonctionnels 5 3 1 Management de l information interne 5 3 1 1 Documents internes d
86. fications intervenant en cours d ann e De la m me fa on que pour les statistiques on peut galement imaginer que la responsable de la biblioth que puisse elle m me mettre jour la base de donn es du CRSBP partir de laquelle pourrait tre dit e une liste des b n voles jour qui aille en retour alimenter une page Web accessible dans l Intranet et ou le site public de la biblioth que 5 3 1 3 Inscriptions aux activit s propos s par le CRSBP Il s agit des inscriptions aux ateliers animations assembl es g n rales annuelles colloques et autres activit s propos es par le CRSBP L inscription aux programmes de formation Biblioforme est dans un cas assez sp cial puisque il y a un suivi important dans le temps de chaque inscrit La possibilit d utiliser l Extranet pour ces inscriptions doit arriver comme un moyen suppl mentaire de s inscrire en plus des autres d j existant Fax appel gratuit ligne 1 800 de la soci t Bell Canada courrier lectronique et postal On peut envisager d avoir une rubrique inscription dans l Intranet qui donnerait acc s tous les formulaires d inscriptions via une liste d activit s Les formulaires d inscription sont actuellement tr s diff rents les uns des autres il est peu probable qu on puisse les rassembler en un formulaire unique Ils sont de plus g r s par des services diff rents selon les cas d ins rer les formulaires d inscriptio
87. he 1996 national survey of public libraries and the internet Progresse and issues Find report july 1996 Washington DC U S National Commission on Libraries and Information Science NCLIS c1996 67 p BITOUZET Christine FOURNIER Philippe TEZENAS DU MONTCEL Beno t Management et Intranet Paris Herm s 1997 158 p BOEGLIN Michael Implementing an Intranet based library help system Computers in Libraries november december 1997 p 24 26 BROCHARD CANOPE Carole Le r le et la place des professionnels de l information documentation dans le nouveau sch ma de circulation de l information dans l entreprise Joum e d tude ADBS du 14 octobre 1997 En ligne http www adbs fr adbs prodserv jetude html pro 14 10d htm CLARK Diane Reference service via desktop videoconferencing School of Library and Information Studies University of Alberta Edmonton Alberta Canada derni re r vision mars 97 En ligne http hollyhock slis ualberta ca 598 dianec videocon htm CLARK Jack L Funding sources for rural libraries Rurd libraries 1996 no 2 p 23 39 Corporation des Biblioth caires Professionnels du Qu bec CBPQ Inforoute Qu bec le citoyen d abord M moire pr sent la Commission de la Culture de l Assembl e Nationale du Qu bec sur les enjeux du d veloppement de l Inforoute qu b coise Montr al Corporation des biblioth caires professionnels du Qu bec Ao t 1996 20 p CORRAL
88. iennent des pays suivant Australie Canada Danemark Union Europ enne Finlande Allemagne Islande Irlande Japon Pays Bas Norv ge Singapour Su de Tha lande et USA 10 similaires travers les pays et s accorderaient pour dire que l acc s au savoir et la culture la capacit des personnes se former tout au long de leur vie seront des l ments tr s importants du d veloppement de leur pays au 21 si cle Concernant la responsabilit des Etats en mati re de promotion et de r gulation du d veloppement d une telle soci t de l information le champ des questionnements et des r alisations est aussi consid rable que complexe S1 la tendance g n rale est ind niablement d harmoniser les politiques nationales avec la demande des entreprises transnationales en faveur de lalib ralisation conomique la d r gulation et la standardisation technique les gouvernements semblent essayer cependant pour la plupart de marier les lois du march les subventions et la coop ration pour atteindre certains objectifs dont celui de l acc s universel aux autoroutes de l information Ce probl me majeur se d compose au moins en deux probl mes galit de l acc s aux r seaux d informations mais aussi galit de l acc s aux services circulant sur ces r seaux C est dans ce cadre que plusieurs programmes gouvernementaux utilisent les biblioth ques publiques comme points d acc s publi
89. imenter via l Extranet une nouvelle base de donn es au CRSBP En retour et a partir de cette base on diterait tout de suite ou en diff r une page HTML de pr sentation de ces donn es pour la biblioth que affili e Il peut s agir d une page accessible dans l Intranet ou d une page accessible au tout public sur le site Web de la biblioth que ou des deux D une fa on g n rale permettre la mise jour en continu de pages de profil statistiques bien pr sent es de l activit de chaque biblioth que affili e serait ind niablement un plus dans le service rendu ces biblioth ques T Voir en annexe du rapport de stage trois exemples de fiches de ce type 49 5 3 1 2 2 LISTE DES BENEVOLES Il s agit galement d une information importante il y a plus de 1000 b n voles dans le r seau CRSBP et confidentielle adresse personnelle des b n voles dont la mise jour pourrait galement tre am lior e par l usage de formulaires alimentant une nouvelle base de donn es Ce fichier actuellement dans FoxPro sert notamment l envoi en nombre de cartes de remerciement dans le cadre de la semaine du b n volat organis e chaque ann e ainsi qu la gestion des inscriptions aux programmes de formation Biblioforme Ce fichier est normalement mis jour une fois par an par envoi d un formulaire chaque biblioth que mais les responsables sont galement tenues de signaler les modi
90. installer sur une m me machine le logiciel Microsoft Exchange qui permet notamment de g rer le courrier lectronique un serveur SQL qui permet combin avec l Internet Information Server et le connecteur internet d int grer les bases de donn es existantes Access Lotus au Web Le syst me permettra de construire des pages HTML statiques mises a jour p riodiquement en utilisant P assistant Web pour serveur SQL d interagir en temps r el avec ces bases de donn es requ tes depuis des formulaires Web L utilisation du logiciel Site Server Edition Entreprise permettra de faciliter les op rations de commandes en ligne et de cr er un catalogue virtuel des produits et services propos s L ensemble de cette configuration technique co te environ 40 000 canadiens 160 000 F environ 5 1 3 N cessit de l emploi d une m thodologie Alors que le cahier des charges d informatisation classique d une biblioth que a maintenant sa forme et ses r gles particuli res la m thodologie de mise en place d un Intranet dans le monde des biblioth ques reste sans doute encore pr ciser Le processus est aussi complexe que dans le cas d une informatisation de gestion Il faut adapter la solution aux vrais besoins valuer les budgets n cessaires et planifier l volution dans le temps de cette infrastructure formuler les termes du contrat avec la soci t qui r alise le projet former le personn
91. inuer jouer son r le important d arbitre dans l quilibre des changes mais aussi de suivi du pr t en cas de r ponse n gative On peut d autre part envisager pour gagner du temps que l envoi du document lui m me se fasse directement de biblioth que biblioth que appartenant un m me r seau A cette tape aussi on peut ventuellement imaginer un enregistrement probl mes intervenus d lais sur une machine du CRSBP via un formulaire dans l Intranet Il s agirait l d une tr s grande am lioration pour le service aux biblioth ques affili es elle suppose cependant des modifications importantes du syst me actuel Il est pr vu cependant que ces modifications fassent tr s prochainement l objet de la r daction d un cahier des charges par Mr Boivin directeur du CRSBP 5 3 2 2 Animation Le CRSBP Mont r gie dite chaque ann e un programme d animation pour ces biblioth ques affili es Celui de l ann e 1998 comporte 44 pages agr ment es d un certain nombres d illustrations en noir et blanc et des accroches signalant les nouveaut s Il y a actuellement 6 grands types d animations qui sont pour certaines seulement factur es aux biblioth ques Le CRSBP apporte une participation financi re dans le cas ou l activit est factur e directement la biblioth que par la personne ressource qui l organise Dans ce cas la biblioth que doit envoyer un rapport d activit au CRSBP pour tre
92. ion ainsi que les types de probl mes et besoins en cours dans l ensemble de l organisation 2 Site Web du d partement Library Systems Ecrit et maintenu par les techniciens de ce d partement qui y incluent les liens aux ressources internet qui leurs sont utiles 27 Constitue une source d information pour les d partements calendriers des formations inventaire du mat riel disponible Inclut maintenant des listes des probl mes techniques fr quemment rencontr s et les moyens d y rem dier but augmenter l autonomie du personnel La partie la plus int ressante de ce rapport tr s complet de mise en place d un Intranet en biblioth que universitaire est l valuation du succ s de ce projet par rapport aux objectifs initiaux Nous la traduisons ici en quasi int gralit en raison de son int r t Le bilan global de l exp rience est mitig A la question notre Intranet est il un succ s la r ponse est en effet oui d une certaine fa on 1 Il constitue une grande am lioration sur la distribution de documents via FTP Les documents Web sont faciles trouver ils peuvent tre visualis s tout de suite leur contenu est rendu plus lisible par la mise en forme graphique du format HTML 2 Certaines informations sont plus accessibles qu avant Elles sont accessibles plus t t voire m me imm diatement le bulletin de liaison directement tout le personnel travers to
93. isible des publics Un travail important de formation des personnels est n cessaire ainsi qu une sensibilisation active des d cideurs l id e de l importance de disposer de personnel tr s qualifi Dans les r gions loign es et avec la r duction globale du nombre d coles en biblioth conomie la formation permanente n cessaire du personnel est difficile assurer quoique des outils de formation distance existent et se multiplient En fait la connexion au r seau Internet de ces biblioth ques appara t comme une tape n cessaire de leur survie en tant qu institution v ritablement adapt e aux besoins de leur communaut Cette connexion leur permet en effet de s engager dans de nouvelles formes de partage des ressources entre biblioth ques et de professionnalisation qui ne pourront que b n ficier leur public Ce m moire est 1a pour d crire un exemple de r alisation effective en ce sens Mais elle leur permet galement de participer de fa on renouvel e la vie de leur communaut ainsi que de progresser vers leur transformation n cessaire en centre d information communautaire permettant aux usagers d acc der de l information gouvernementale et sociale fichiers et informations concernant les associations et de satisfaire leurs besoins en formation permanente Pour reprendre les termes de la conclusion de l article de G E Holt A l ge des technologies de l information les
94. jour et de compte rendu de r union liste des connaissances acqu rir pour le b n vole cocher au fur et mesure de son initiation mod le de grille d valuation statistique de la biblioth que mod le de rapport annuel avec sa lettre de pr sentation mod le de grille de planification mod le de formulaire de bilan financier de l ann e en cours mod le de tableaux des priorit s budg taires mod le de formulaire de pr visions budg taires avec sa lettre de pr sentation mod le de rapport statistique sommaire pour la pr sentation des pr visions budg taires formulaire du rapport financier annuel exig par le Minist re de la Culture et des Communications mod le de politique de d veloppement de la collection locale exemple de plan triennal de d veloppement de la collection locale mod le de politique de classification mod le de lettre aux abonn s inactifs mod le de formulaire de r servation tableau des retards grille de rapport statistique journalier pour le pr t horaire de lecture de rayons DOCUMENTS ACCOMPAGNANT LES ECHANGES AVEC LE CRSBP MONTEREGIE Liste accompagn e d exemple de bon de commande fournitures sp cialis es et mat riel promotionnel Collection et changes de documents exemples d quilibre de la collection d pos e exemple de calendrier des changes exemple de groupe d change et d avis d changes exemple de bon de livraison exemple de liste d exp dition exem
95. l Intranet des catalogues fournitures p riodiques animations 4 Les l ments concernant le support au r seau des biblioth ques affili es viennent ensuite formation guide de gestion En fait l ensemble de la r alisation de ce projet d Intranet devrait normalement tenir en 18 mois un d lai plut t court que seul permet l avanc e conjointe de plusieurs quipes de travail au CRSBP Mont r gie comme au sein du regroupement des CRSBP 66 5 5 Conclusion de l tude Cette pr sentation des divers l ments pr vus et pr visibles du futur Intranet du CRSBP constitue une toute petite partie du travail de r flexion n cessaire la mise en place de ce nouvel outil Les avantages d un Intranet Extranet pour l organisme CRSBP et le r seau des biblioth ques qu il dessert semblent quoiqu il en soit particuli rement vidents et le fait qu il s agisse l d une suite logique du tr s bon niveau de d veloppement actuel du CRSBP y appara t avec force Cette tape de pr sentation g n rale des l ments de l Intranet fait galement appara tre l importance de l utilisation potentielle de l Intranet par les biblioth ques affili es de l usage ponctuel pr vu au d part il faudra sans doute passer rapidement un usage plus important et plus fr quent dans le temps Cet aspect doit tre valu davantage notamment pour des questions de choix des mat riels et logiciels Bien des app
96. l quotidiennes donn en exemple l adresse http sunsite unc edu slanews intranets ajc HOME HTM 23 4 2 Degr actuel d investissement des biblioth ques 4 2 1 Introduction Nous nous int ressons ici aux Intranets Extranets destin s aux membres professionnels ou clients identifi s d une biblioth que ou d un centre de services aux biblioth ques Intranets professionnels et non aux Intranets destin s au public d une biblioth que L int r t de l utilisation d un Intranet vis e professionnelle dans le domaine des biblioth ques et des centres de documentation est r guli rement signal dans les colloques et congr s depuis 1996 les biblioth ques sp cialis es am ricaines ayant t parmi les premi res investir ce nouvel outil Encore une raret dans les biblioth ques en 1996 les Intranets seraient devenus depuis beaucoup plus communs mais il n existe cependant encore pas notre connaissance de publication sp cifique recensant et discutant des exp riences de mise en place de v ritables Intranets en biblioth ques Des num ros sp ciaux de revue lectroniques existent et le sujet semble r guli rement donn aux tudiants en sciences de l information mais les donn es retir es de ces sources sont assez faibles On peut donc penser qu on est encore dans la phase de d marrage de ce type d exp rience m me en Am rique du Nord Une expertise un bon niveau d informatis
97. l y a bien s r aussi un probl me important de formation du personnel ce niveau 48 5 3 1 2 Mises jour de donn es concernant les biblioth ques affili es Les services administratifs du CRSBP maintiennent actuellement une base de donn es FoxPro sur les biblioth ques affili es statistiques de pr t informations diverses dont l annuaire des responsables et b n voles Cette application ne donne pas satisfaction et il est question de la remplacer prochainement par une base de donn es Access Seules les statistiques de pr ts et les statistiques financi res y sont encore mises jour Il est noter d autre part que cette base est l une des rares tre isol e du r seau elle n est accessible que depuis le poste de la responsable des services administratifs En fait la base FoxPro est doubl e d une base WordPerfect d informations g n rales sur la biblioth que et sa responsable qui sert notamment l dition d tiquettes pour envois en nombre Cette base potentiellement accessible tous est mise jour par les services administratifs Comme nous l avons mentionn plus haut am liorer le mode de mise jour des statistiques de pr t et des listes de b n voles par biblioth ques dfil es est l un des objectifs de la direction dans la mise en place de cet Intranet 5 3 1 2 1 STATISTIQUES DE LA BIBLIOTHEQUE AFFILIEE Chaque biblioth que affili e doit renvoyer chaque mois au CRSBP le formulaire
98. la question d une am lioration r elle par le biais d un Intranet de la collaboration et de la communication entre biblioth ques de sections reste un point plus d licat L adoption par tous de cet outil comme nouveau syst me nerveux de l organisation ne va en effet pas de soi Une v ritable strat gie est n cessaire qui passe notamment par Il y a bien s r actuellement quantit d diteurs HTML qui pourraient contribuer r gler ce probl me Au Ann Arbor District Library Michigan 29 La d termination de quelle information le personnel a vraiment besoin et ce qu il souhaite obtenir des sources lectroniques L implication de tout le personnel tous les niveaux de la hi rarchie Une promotion tr s r guli re de l Intranet La mise en place d un Intranet soul ve par ailleurs nombre d interrogations parmi lesquelles La question de savoir si c est effectivement de la comp tence des biblioth caires de mettre en place cet outil pour l usage de la communaut qu il dessert i e l ensemble de l universit y compris les tudiants Des questions li es la d finition m me de cet Intranet quelles fronti res et pourquoi aussi bien l int rieur information confidentielle ou non d finitive qu on h site placer sur le Web qu l ext rieur quelles relations avec des clients priv s de la biblioth ques quelle int gration des programmes d ducation dista
99. le virtuelle des m mes infrastructures en r seau dont il s agira plus tard de faire b n ficier le public Dans une premi re partie nous ferons un tat tr s rapide de l impact des nouvelles technologies sur lesbiblioth ques publiques en Am rique du Nord et en particulier des questions li es l avenir des petites biblioth ques publiques dans ce contexte Nous ferons ensuite le point sur les programmes d acc s communautaires Internet qui en Am rique du Nord et au Qu bec ont pr cis ment permis depuis peu nombre de ces petites biblioth ques de commencer envisager d autres modes de fonctionnement et d autres services leurs usagers Les CRSBP qu b cois sont de part leur statut des entreprises priv es but non lucratif Ils sont associ es en Regroupement des CRSBP depuis 1986 Apr s une introduction g n rale au th me des Intranets professionnels en biblioth ques publiques nous pr senterons enfin et de la fa on la plus d taill e possible l exp rience de mise en service d un Intranet Extranet au CRSBP Mont r gie son stade actuel de d veloppement c est dire l laboration d un cahier des charges des services mettre en oeuvre sur cet Intranet Une bonne partie de l int r t de cette mise en place venant du fait on l a dit qu elle s inscrit dans la strat gie de d veloppement d un organisme bien particulier qu est le CRSBP Mont r gie nous avons plac
100. les besoins et int r ts de la plupart des responsables biblioth caires et techniciens des divers d partements b Le fait que les responsables de biblioth ques utilisent leur personnel ou d autres voies encore de communication pour obtenir l information dont ils ont besoin Sfaffweb n est pas un outil qu ils utilisent eux m mes et par cons quent ils n aident pas son int gration dans l environnement quotidien de la biblioth que 28 c Le fait qu une promotion et une publicit continues soient requises I n est pas s r que des annonces sporadiques suffisent d Le manque de lien public vers Staffweb affaiblirait la capacit du personnel retenir son existence et son adresse e Certains membres du personnel manquent toujours d un PC en particulier avec imprimante r ellement accessible 2 Staffweb n a pas r duit la production ou le stockage du papier 3 La participation des d partements la production d informations sur l Intranet reste limit e ce qui compromet son usage comme outil de communication am lior e de l information au sein de l organisation Les d partements ne sont pas convaincus que leur propre documentation comptes rendus de r unions d cisions concernant les politiques et proc dures int resse tout le monde ou est m me seulement appropri e tre diffus e d autres d partements Trop peu de techniciens savent crire des pages HTML et il n y a p
101. les des diverses instances gouvernementales deux dispositifs de subventions concernent actuellement les biblioth ques publiques au Qu bec un dispositif de niveau f d ral Canada le Programme d Acc s Communautaire PAC un dispositif de niveau provincial Qu bec le Fonds de l Autoroute de l Information FAI 3 2 2 2 Le programme d acc s communautaire PAC Le programme d acc s communautaire est une initiative d Industrie Canada un organisme gouvernemental qui a pour objectif de cr er un r seau national de sites d acc s communautaires afin que les collectivit s puissent offrir leur population un acc s a l Internet un prix abordable et b n ficier des comp tences requises pour l utiliser efficacement les ordinateurs sont plac s dans un lieu communautaire tel qu une biblioth que une cole ou un centre communautaire Tout membre de la collectivit peut les utiliser et avoir acc s l Internet Les objectifs pr cis du programme sont donner aux collectivit s rurales du Canada un meilleur acc s l Inforoute moins cher aussi et les sensibiliser davantage aux possibilit s de cr ations d emplois et de croissance qu elle offre favoriser la mise au point de nouveaux instruments et services lectroniques d apprentissage par et pour des collectivit s rurales offrir des possibilit s de formation sur l Internet aux entrepreneurs aux employ s aux duca
102. lications de ce nouvel outil semblent par ailleurs inf od es des facteurs importants mais op rant plus long terme tels que la qualit des liens r seaux entre le CRSBP et ses biblioth ques affili es mais aussi et peut tre plus encore entre le CRSBP du Regroupement la qualit de la formation et de l encadrement du personnel la disponibilit de personnel qualifi Ces points devront sans doute faire chacun l objet d valuation et de planification dans le temps Des zones blanches dans les pr visions actuelles de l quipe dirigeant le projet semblent appara tre cette tape pr liminaire du projet qu il faudra peut tre une fois franchies les premi res tapes de mise en place consid rer davantage la question de la promotion du projet en interne comme en externe mais aussi des questions li es l organisation conceptuelle de cet Intranet et la qualit des interfaces qui n cessiteront peut tre l apport d autres personnes dans l quipe de pilotage du projet Enfin 1l serait sans doute souhaitable que l analyse des objectifs sous tendant le projet soit autant que possible compl t e du point de vue des diff rents usagers potentiels de cette nouvelle infrastructure groupe de direction du CRSBP personnel en interne biblioth ques affili es mais aussi Regroupement des CRSBP car elle conditionne la forme m me de r alisation de l Intranet 67 6 Conclusion g n rale
103. ment local voire m me r serv quelques personnes seulement au sein du CRSBP Est ce int ressant dans le cas d un service au personnel assez restreint de faire en sorte d acc der ces documents depuis une interface Web en local On peut sans doute penser am liorer avec l Intranet l interface d acc s certains documents les proc dures notamment en les rendant accessible depuis un sch ma de classement ou une recherche par mot On peut galement choisir de ne publier sur l Intranet qu une s lection des documents les plus importants ou les plus actuels pour l activit du service Un syst me de planning mentionnant les rendez vous de chacun et visites de personnes ext rieures au CRSBP mis jour et accessible par la collectivit pourrait galement constituer une am lioration int ressante dans la mesure o 1l semble actuellement assez difficile d obtenir ce genre d information Le syst me actuel semble toutefois donner un bon niveau de satisfaction et seul un objectif de r organisation pour une meilleure visibilit et lisibilit collective des activit s internes du CRSBP la construction d un autre environnement de travail pourrait justifier qu on fasse l effort de changer de syst me r glements leur extension correspondant la nature du document r glements politiques proc dures tableaux formulaires 75 Le nom de fichier est le num ro de code de la biblioth que 76 T
104. ment un retard des biblioth ques desservant des communaut s de moins de 25 000 habitants ainsi que des disparit s r gionales En particulier les biblioth ques publiques desservant des municipalit s de moins de 5000 habitants avaient significativement moins de chances 59 d utiliser l Internet que celle desservant des populations de plus de 100 000 habitants Gr ce de nombreux dispositifs de subventions voir le chapitre suivant sur les programmes d acc s la situation a depuis beaucoup volu quasiment toutes les biblioth ques publiques y compris les plus petites en Am rique du Nord seront dot es d ici un an d au moins un micro ordinateur connect Internet Cette situation sans pr c dent ne peut que concourir plus ou moins long terme une refonte en profondeur des activit s traditionnelles des biblioth caires De l avis g n ral en effet le m tier de biblioth caire est en passe de subir de grandes modifications Les nouvelles technologies impliquent de nouveaux r les r sister est futile titre la canadienne R b cca Jones dans sa pr sentation d interventions faites en mars dernier la conf rence Computers in libraries organis e pr s de Washington DC aux Etats Unis Les valeurs traditionnelles de service qualit acc s universel et coop ration ne sont pas menac es moins que les biblioth caires eux m mes ne les perdent de vue Ce sont les mani res de traduire
105. mme organisateur des ressources en r seaux le biblioth caire comme intervenant dans le d veloppement des politiques concernant l information le biblioth caire comme partenaire d une communaut le biblioth caire comme filtre des sources d informations le biblioth caire comme collaborateur des producteurs de sources lectroniques le biblioth caire comme technicien de l acc s aux r seaux d informations le biblioth caire comme consultant au service individualis Cette volution des r les sous l effet de l apport technologique est aussi le fait des autres professions touchant la production et l utilisation de l information et des documents On assiste de nouveaux partages d exp riences en mati re d utilisation de l information num rique mais aussi de nouveaux recouvrements de zones d influences En fait les biblioth caires se trouvent en situation de concurrence accrue et doivent faire face des efforts importants de modernisation dans des contextes budg taires souvent difficiles Une synth se des tendances et probl mes des biblioth ques et services d information du Canada en 1995 Haycock et Brigham 95 qui analyse notamment les situations de chacune des provinces du Canada montre des situations contast es l investissement des biblioth ques dans la promotion de l acc s du public Internet est d j important cette date mais les coupures dans les subv
106. n am liorer l efficacit professionnelle d un r seau de petites biblioth ques publiques au Qu bec Canada Le Centre R gional de Service aux Biblioth ques Publiques de la Mont r gie inc qui met en place ce projet pilote est une entreprise priv e but non lucratif desservant les biblioth ques de municipalit s de moins de 5000 habitants Cet Intranet permettra d am liorer les changes d informations entre ce centre et ses biblioth ques affili es y compris pour faciliter les transactions de pr t entre biblioth ques Il offre galement une interface utilisateur unique l ensemble des nombreux services offerts ces biblioth ques Descripteurs RAMEAU Intranets Biblioth ques publiques Qu bec Canada Coop ration entre biblioth ques Internet Abstract An Intranet for a collaborative network of small public libraries in Quebec New technologies have a big impact on public libraries even from the point of view of their management This document is about a pilot project of implementing an Intranet for a collaborative network of small libraries in Quebec Canada The Centre R gional de Services aux Biblioth ques Publiques de la Mont r gie inc is a non profit organisation for public libraries serving communities with population under 5000 This organisation sets up this Intranet for at least two main reasons It can improve information exchange with its member public libraries included transactions
107. n le voit aussi bien comme outil d une plus grande efficacit en interne que pour promouvoir l organisation en externe Enfin et surtout l Intranet permet de foumir une interface non seulement unifi e des services mais aussi potentiellement disponible 24H sur 24H C est sans doute l un int r t majeur dans le cas du CRSBP un organisme prestataire d une palette importante de services dont plusieurs n cessitent promotion information formation et support technique 5 2 1 3 Autres objectifs Avec ce nouveau projet le CRSBP Mont r gie confirme son expertise technologique une position monnayable y compris aupr s des autres CRSBP De plus bien qu il ne s agisse pas la d un objectif explicitement mentionn comme tel par la direction ce projet s inscrit l vidence dans le contexte plus large et plus long terme d une diversification n cessaire des activit s et du r le des CRSBP du Qu bec comme centres organisateurs de la coop ration des petites et moyennes biblioth ques publiques 5 2 1 4 Importance de pr ciser les objectifs de d part La d finition d obgctifs clairs est la premi re tape d un projet d Intranet Dans le cas du CRSBP on peut penser que ces objectifs doivent tre explicit s d avantage Les points suivants semblent notamment poser questions L acc s unifi via le Web ses documents et bases de donn es internes est il un objectif en soi du CRSBP Quelles bases de
108. n meilleur partage des ressources et un meilleur acc s a information diffusion plus rapide pr sentation am lior e possibilit d effectuer des recherches dans un corpus de documents 4 1 2 3 Avantages au niveau du management de l organisation La question de la rentabilit effective de la mise en place d un Intranet est un vaste probl me On peut toutefois citer parmi les avantages attendus certaines formes de b n fices telles que des conomies sur le co t du papier des r ductions de temps au niveau des cycles de processus d cisionnel une r duction des heures n cessaires l administration et l entr e de donn es une augmentation de la productivit due un meilleur partage de l information et de l exp rience 4 1 3 Probl mes S1 le co t de mise de place peut tre consid r comme relativement faible au moins au niveau des quipements n cessaires le co t de maintenance d un Intranet est le vrai probl me et ceci d autant plus que l on utilisera toute la palette des technologies Internet en particulier la possibilit de consulter et mettre jour des donn es Un autre probl me important est de s assurer que les personnes auxquelles 1l est destin vont effectivement l utiliser ce qui suppose suivi et formation des utilisateurs au d part mais aussi une v ritable strat gie long terme pour faire en sorte que ce nouvel outil s int gre v ritablement aux habitudes de travai
109. n E Pathways to tomorrows service The future of rural libraries Library trends summer 1995 vol 44 no 1 p 190 215 JONES Rebecca New technologies demand new roles resistance is futile En ligne http www infotoday con cilmag jul story2 htm KNIGHT Jon Intranets and Libraries Ariadne En ligne http www ariadne ac uk issue6 intranets intro html LAFFITTE Pierre Inforoutes Le retard fran ais s aggrave Plan te Internet Qu bec juillet ao t 1997 p 78 LAHARY Dominique Internet et les nouvelles technologies dans les biblioth ques publiques l exp rience fran aise IFLA 1997 workshop public libraries and new technologies 4 september 1997 10 p LE CROSNIER Herv Citizen information and the Internet Communication pr sent e le octobre 1997 a la Rencontre ECIA European Council of Information Associations organis e dans les locaux de I ADBS En ligne http www info unicaen fr herve pub97 ecia LE CROSNIER Herv Internet et la d mocratie Texte d une conf rence donn e Lyon le lundi 16 d cembre 1996 a l invitation de M diat En ligne http www info unicaen fr herve pub96 decembre inet lyon html LE CROSNIER Herv L conomie de l information dans le contexte des nouvelles technologies In L information du domaine public a Vheure de I Internet et du num rique joum e d tude organis e par l ADBS En ligne http www info unicaen fr her
110. nce etc 4 3 Le cas des organismes coop ratifs desservant les biblioth ques une introduction 4 3 1 R alit mouvante de ces organismes coop ratifs Il existe en Am rique du Nord USA et Canada divers organismes charg s d organiser la coop ration entre biblioth ques A la diff rence des quivalents fran ais ces organismes sont le plus souvent des entreprises priv es fonctionnant comme des prestataires de services Il serait sans doute int ressant dans le contexte actuel de d veloppement du travail coop ratif dans tablir une typologie Le programme d enseignement Library Cooperation and Networks du professeur Terry Weech du Graduate school of library and information science Urbana dans l Illinois porte pr cis ment sur ce th me et nous en reproduisons le sommaire en annexe Ces organismes coop ratifs peuvent desservir uniquement des biblioth ques publiques ou comme aux Etats Unis former des regroupements mixtes du point de vue du type des biblioth ques participantes Ils peuvent g rer eux m mes des ouvrages comme dans le cas des CRSBP Qu b cois ou fournir simplement des services n cessaires au bon fonctionnement des biblioth ques Dans la gamme des services offrir deux niveaux au moins seraient en effet distinguer celui de la province le Qu bec tant une province du Canada l quivalent est un Etat aux USA et celui de la r gion l int rieur de cette province ou de cet Etat L
111. ns dans les pages de pr sentation des activit s d avoir les deux 5 3 2 Interface utilisateur des services du CRSBP L un des grands avantage de la mise en place d un Intranet est de fournir une interface commune et disponible 24H sur 24H aux diff rents services d une organisation Il s agit d abord de proposer de l information jour sur chacun de ces services voire m me de trouver de nouveaux moyens d en faire la promotion usage du multim dia dition des avis et remarque des clients mais aussi dans le cas de catalogues de permettre la commande en ligne des items propos s Il s agit sans doute d un point particuli rement int ressant des Intranets pour les CRSBP qui ont la particularit dans le monde des biblioth ques de fonctionner comme de v ritables entreprises prestataires de services 78 1282 b n voles en 1997 le taux de changement annuel abandons nouvelles recrues est d environ 20 50 La possibilit d expliquer ou promouvoir ces services via des pages Web dans l Extranet tant chaque fois pr sente nous n avons pas mentionn cette aspect des choses dans les paragraphes suivants 5 3 2 1 Echanges de collections et Pr t Inter Biblio L acc s aux documents fonctionne donc selon deux modalit s pour les membres du 4 ve r seau change de collections partir des collections du CRSBP le pr t entre biblioth ques du r seau Pr t Inter Biblio PIB d
112. oir la partie rapport de ce stage la fin de ce document pour une pr sentation de cet organisme La plupart des ingr dients favorables au lancement d un tel projet sont pr sents Un management entrepreneurial qui anticipe sur les volutions de son environnement Une organisation structur e autour de la production de services labor s Untr s bon niveau d informatisation et d expertise Des connexions r seaux et une dotation en mat riel suffisante des biblioth ques desservies La possibilit tendre l exp rience aux autres CRSBP du Qu bec et par cons quent d en partager les co ts La proximit g ographique du support technique de la soci t DRA Si l id e de mettre en place un Intranet au CRSBP Mont r gie date d un an environ ce n est qu l automne de cette ann e 97 que le projet prend un tour plus concret Un nouveau serveur Windows NT est livr en septembre qui supporte actuellement les pages Web des biblioth ques affili es et du CRSBP et le Web2 nouvel Opac public de DRA adapt l interrogation simultan e de plusieurs bases de donn es bibliographiques distantes Z3950 Deux r unions de travail avec la soci t DRA charg e de la conduite du projet sont tenues en septembre et octobre Ces r unions interviennent en suppl ment de bien d autres n ayant aucun rapport avec ce projet la direction CRSBP devant galement effectuer pendant cette m me p riode
113. ort de groupe de travail 4 2 2 2 Un exemple am ricain Barclay Law Library New York 38 Ces centres de documentation d entreprises ne sont d ailleurs pas souvent l origine de la cr ation d un Intranet mais doivent plut t y adapter leurs services en d fendant avec une nergie renouvel e leur r le de professionnels de l information Brochard Canope 1997 Le script utilis pr l ve les informations entr es dans un formulaire de demande HTML pr cisant quel CD Rom est concern sur quelle plage horaire et dans quel d partement et les utilise pour extraire les donn es ad quates des fichiers de connexion 25 Un autre exemple est celui de la Barclay Law Library du Syracuse University College of Law New York USA pr sent dans Internet Trend Watch for Libraries Masters 96 II s agit cette fois d un exemple d usage intensif du concept d Intranet puisque il devient l environnement obligatoire de toute production et acc s aux documents n cessaires au personnel de la biblioth que manuels de proc dures documents r sumant les droits et devoirs de chaque responsable formulaires internes tels que les formulaires de demande d absence formulaires de demande de pr t Inter biblioth ques textes en tous genres produits par le personnel discussion en ligne calendrier Chaque d partement de la biblioth que a sa propre page d accueil qui lui donne acc s aux informations et ressources
114. oth ques num riques L exemple concret du projet d Intranet du CRSBP Mont r gie pr sent dans le chapitre suivant compl te cette synth se sommaire chaque projet d Intranet professionnel en biblioth que ayant d autre part et bien videmment ses particularit s propres Nous avons dans chaque domaine tent d indiquer la fin de chaque paragraphe nos commentaires sur le niveau dont semble naturellement relever le groupe d activit s ou de services concern s Le niveau est celui de l organisme r gional ou d une universit donn le niveau 2 est celui de la Province dans le cas du Canada ou de Etat USA En fait cette distinction dont nous avons eu besoin pour claircir nos id es est un peu artificielle C est en effet le propre des r seaux de type Internet que de permettre des regroupements de comp tences mouvants transparents pour l utilisateur final cassant les structures hi rarchiques habituelles et la cl ture d une organisation sur un espace g ographique ou national donn 4 4 1 Support technique et professionnel Par commodit nous utiliserons ce terme pour d signer toutes les formes de r seaux acc s r serv par opposition au r seau ouvert et universel de Internet Pour d terminer notamment qu est ce qui dans le cas du CRSBP rel verait du niveau sup rieur du Regroupement des CRSBP 34 La valeur d un sous r seau vis e professionnelle nouveau
115. oth ques publiques comme l ments privil gi s des dispositifs publics visant au d veloppement d une soci t de l information En ce qui concerne le Qu bec et l instar de nombreuses autres commissions du m me type tenues dans d autres pays la Corporation des Biblioth caires Professionnels du Qu bec a fait conna tre au gouvernement qu b cois sa position concernant le d veloppement de l Inforoute qu b coise Elle insiste notamment sur le fait que le l Inforoute qu b coise doit tre b tie dans la perspective du citoyen utilisateur et non selon des motifs purement conomiques Un autre rapport r cent de ce type manant de la Commission Biblioth ques et Information et r dig pour le Minist re de la Culture des M dias et des Sports en Grande Bretagne propose galement une br ve synth se des divers discours gouvernementaux travers le monde concernant le d veloppement d une soci t de l information et le r le que les biblioth ques peuvent tre amen es y jouer Ces discours seraient remarquablement soci t de l information ou soci t du savoir une autre expression que l on trouve dans un rapport r cent du Comit consultatif sur l autoroute de l information du gouvernement f d ral du Canada Information Highway Advisory Council A l aube du XXI me si cle le Canada et le monde connaissent une profonde transition qui touche tous les aspects
116. otion comme dans le cas du Regroupement des CRSBP qui a un budget de fonctionnement mais pas d existence propre en tant qu institution physiquement constitu e On est dans une p riode de r quilibrage et de redistribution des zones d influence dans laquelle chaque pays se pr sente comme un cas particulier ses institutions Nous avons not ailleurs les raisons de cette diff rence l importance au Qu bec du b n volat et l absence de v ritable structure de soutien au niveau provincial 9 Nova Scotia Provincial Library adresse correspondant la publication lectronique mensuelle Disseminator http rs6000 nshpl library ns ca provlib disseminator 2 Voir le site par ailleurs d taill au chapitre pr c dent a l adresse http www library on ca professional html C est ce que souligne H Le Crosnier lorsqu il rappelle la nouveaut et l importance du mod le ce fonctionnement de IETF Internet Engineering Task Force 62 actuelles se trouvant plus ou moins fortes et aptes faire face au changement ind pendamment d ailleurs de leur niveau hi rarchique Il y a de plus avec les nouveaux r seaux de communications des effets de fronti res estomp es avec un probl me de pertinence des structures gouvernementales actuelles dans le mode de gestion financi re d un certain nombre de services g n ralistes Dans le cas de la formation et de l information des professionnels sur l
117. ou de courts textes de promotion qui viendraient toffer la brochure de pr sentation actuelle On peut imaginer aussi que les l ves puissent consulter leur dossier via l Extranet L intranet peut servir galement diffuser les horaires des cours de chaque session actuellement envoy s par la poste chaque biblioth que affili e Il est noter cependant que ce programme tant payant et du niveau du Regroupement des CRSBP les pages d informations concernant Biblioforme pourraient rester publiques consultables depuis le site Web du regroupement des CRSBP notamment pour ce qui est de la promotion des cahiers des participants et participantes correspondant chacun des modules d enseignement Le Service aux biblioth ques de l Ontario Sud par exemple propose ainsi sur son site ouvert au public l achat des documents d accompagnement de son propre programme de formation 5 3 3 3 2 NOUVELLES TECHNOLOGIES ET FORMATION A DISTANCE Le CRSBP offre d j aux responsables et b n voles des biblioth ques affili es des ateliers de formation individuels ou de groupe L usage de programmes de formation lectroniques labor s ou non par le regroupement des CRSBP et diffus s dans le r seau est une nouvelle possibilit offerte par l avanc e des nouvelles technologies Plusieurs exemples de programmes de ce type existent d j dans le monde universitaire am ricain 7 Ces sept modules sont
118. pe de toute d marche gouvernementale en vue d assurer une participation quitable la soci t du savoir Toute politique d valuation de l acc s l Inforoute devrait donc se pencher sur l acc s Internet Rec 4 3 i e surveiller par des dispositifs d indicateurs statistiques l acc s l Internet de ceux qui vivent dans des r gions loign es les personnes faible revenu les handicap s Rec 4 4 tant donn que l efficacit de l acc s au contenu repose largement sur la rapidit d acc s surveiller le d ploiement d un acc s grande vitesse Internet et l arriv e sur le Web de nouveaux services vid o Rec 4 5 en ce qui concerne les r gions rurales et loign es laborer des moyens visant offrir l acc s Internet sans frais d interurbain Rec 4 6 donner suite l initiative des communications de pointe par satellite afin de favoriser l acc s par satellite l Internet dans les coles les biblioth ques les centres communautaires et autres tablissements locaux Rec 4 7 maintenir l objectif de cr er d ici l an 2000 des centres d acc s publics dans les 5000 collectivit s rurales ou loign es dont la population varie entre 400 et 50 000 personnes Rec 4 8 compte tenu de la question cruciale de savoir si ces centres seront viables sur le long terme accorder une priorit la fourniture de ressources n cessaires la mise sur pied
119. peut tre la base de nouvelles marges budg taires au niveau de chaque biblioth que affili e et de chaque CRSBP des marges b n ficiaires qui leur permettront pr cis ment d tre en mesure de transformer suffisamment leurs activit s pour rester adapt s aux besoins de leurs client les notamment en investissant davantage dans du personnel qualifi Le probl me de la sensibilisation et de la formation des responsables de ces petites biblioth ques aux nouvelles technologies est un d fit majeur pour l avenir de ces organismes publics Quoi de plus efficace que de leur permettre d utiliser ces technologies dans leur travail quotidien La r volution technologique en cours pose de nombreux probl mes aux organisations quelles qu elles soient qui doivent r aliser des efforts d adaptation tr s importants en des temps records Plus encore que d avoir les r aliser le probl me est souvent du comment voluer et vers o faire porter ses efforts L exemple des r alisations du CRSBP Mont r gie et plus g n ralement des r seaux coop ratifs de lecture publique au Qu bec est pr cieux Outre de d montrer la pertinence d une gestion de type entrepreneurial et l int r t de structures telles que les CRSBP pour la promotion de la lecture publique il montre la voie de solutions possibles au probl me actuel majeur des petites et moyennes biblioth ques publiques comment voluer vers la prise en compte des bi
120. pitre 10 Collection d pos e Chapitre 11 D veloppement de la collection locale Chapitre 12 Gestion de la collection locale Partie IV Pr ts Chapitre 10 Inscription syst me manuel Chapitre 11 Pr t syst me manuel Chapitre 12 Documents perdus et endommag s Chapitre 13 Pr t inter Biblio Partie V Aide la client le Chapitre 10 Accueil et r f rence Chapitre 11 Outils bibliographiques Chapitre 12 Animation Chapitre 13 Promotion et marketing Index Le volume 3 est consacr aux publications et guides compl mentaires le volume 4 au pr t automatis Chaque chapitre comporte de nombreux renvois des annexes et d autres chapitres Dans chaque page on trouve aussi des ic nes et cartouches attirant l attention sur des points importants les sch mas et autres l ments graphiques sont relativement peu nombreux Les annexes de fin de chapitre tr s volumineuses sont compos es d au moins trois grands types de documents D DOCUMENTS D INFORMATION GENERALE Textes officiels ou importants manifeste de l UNESCO sur la biblioth que publique loi du Minist re de la Culture et des Communications traitant des droits et responsabilit s de la municipalit en mati re de biblioth que publique Informations sur les CRSBP que l on trouve ou non par ailleurs sur le site Web du CRSBP r seau national des CRSBP carte du territoire et listes des municipalit s desservies par le CRSBP Mont r gie r pertoire d ad
121. ple de rapport statistique concernant l tat des collections exemple de formulaire de r clamation de p riodiques sp cimen de liste topographique Relev des prix moyens par c te chelle annuelle des co ts normalis s des documents 4 PROCEDURES Notamment le traitement automatis des volumes de la collection locale ajouts et catalogage original L usage du guide de gestion est variable d une biblioth que l autre On va l utiliser beaucoup au moment de la mise en route de la biblioth que puis tr s peu ou simplement pour aider un b n vole se former en lui confiant l un des chapitres Pour les biblioth ques qui ont informatis leur pr t le volume pr t informatis en fait un manuel d utilisation de ce module multiLIS restera port e de main au comptoir et sera consult quotidiennement 58 Dans chaque biblioth que les quatre classeurs la pr sentation particuli rement soign e constituent un t moignage concret important de l appartenance au r seau CRSBP La question de la mise sur le Web du guide de gestion a t l une des premi res mentionn es lors des discussions concernant l Intranet Extranet du CRSBP Document forte valeur ajout e le maintien d une diffusion r serv e est important fortiori pour une version lectronique Les raisons qui motiveraient son dition dans l Intranet du CRSBP sont notamment la possibilit de pouvoir acc der une v
122. plus et mieux avec un budget rest identique 5 2 1 1 Objectifs de management interne La mise en place d un Intranet r pond la volont d accro tre la productivit du CRSBP Il touche en effet aux principales sources possibles d am liorations de ce point de vue qui sont 1 La r mg ni rie de l organisation du travail Repenser les processus op rationnels et adopter de nouveaux modes de travail Ces processus sont tr s labor s au CRSBP Mont r gie et font l objet de nombreuses proc dures crites Ils n vitent cependant pas la longue une certaine forme de bureaucratisation n faste 2 La formation des employ s Au del de l apprentissage du fonctionnement imm diat de certains logiciels et outils de travail faire en sorte que l informatique soit davantage per ue comme l environnement naturel commun de toutes les activit s du service permettant chaque employ d avoir une vision encore meilleure du service dans son ensemble et d agir d avantage comme personne ressource aupr s des autres 3 L Analyse co ts b n fices Certaines activit s du CRSBP sont encore non rentables notamment dans les secteurs des foumitures publications promotions On peut rattacher ces trois sources d am lioration du management interne l objectif d utliser l Intranet comme moyen de g rer et communiquer plus efficacement les donn es et documents internes am liorer la qualit de la
123. r au noeud Internet le plus proche ou pour des raisons conomiques ou autre Le principe de la subvention est le financement par moiti du projet jusqu un plafond de 30 000 environ 150 OOOF sur 18 mois Au budget de f vrier 1997 le gouvernement a annonc qu il versait 30 millions de dollars suppl mentaires dans ce programme De fa on int ressante le Programme d acc s communautaire ne fait pas que subventionner la mise en place d un centre d acc s l Internet Il publie galement une s rie de guides d accompagnement destin s aider les collectivit s rurales et loign es tablir leur centre Ces guides tr s complets nous ne citons ici que les grands titres se r partissent en trois grandes sections Partie 1 Comment se brancher Internet Comment se brancher renseignements techniques Mise sur pied et gestion du site d acc s communautaire Cr ation du Comit d acc s Internet Partie 2 Susciter l int r t du public Partenariat et viabilit future Groupes d int r ts Promotion de votre collectivit sur l Internet Relations publiques et publicit Partie 3 Rester en contact Ressources en direct et notions l mentaires sur Internet On voit que les aspects de gestion de promotion de formation et de survie sur le long terme de ces centres ne sont pas oubli s Bien que cette subvention ait t encore peu utilis e dans le cas des biblioth ques publiques qu
124. rer pour mieux r fl chir son insertion dans l ensemble plus large des autres informations et documents pr sent s sur l Intranet 6 Page d accueil sp cifique diff rente de celle affich e en interne 60 5 3 3 2 Autres documents techniques Le CRSBP produit galement des guides compl mentaires aides m moires divers guide de configuration des quipements informatiques guide de traitement automatis de la collection locale guide compl mentaire de la gestion des cassettes vid o CD Rom et disques compacts audio guide des codes barres guide du rep rage automatis qui pourraient tre diffus s avec profit en format PDF sur l Intranet ou pour certaines sous la forme d une base de donn es de notes techniques 5 3 3 3 Programmes de formation 5 3 3 3 1 PROGRAMME BIBLIOFORME DE FORMATION CONTINUE DU PERSONNEL Il s agit d un programme provincial r alis par le regroupement des CRSBP et destin tout le personnel des biblioth ques affili es y compris les b n voles Une reconnaissance officielle est mise aux candidats ayant cumul un minimum d heures de formation dans les sept modules propos s Deux sessions de formation sont organis es par ann e l automne et au printemps L intranet peut notamment servir de support de promotion de ce programme en accompagnement ou en remplacement de certains supports papier On peut imaginer par exemple de publier les remarques des l ves
125. resses lectroniques des biblioth ques affili es Informations sur la r gion de fa on int ressante on trouve en annexe 1 profil du territoire une page d analyse des caract ristiques socio conomiques importantes de la r gion qui ne figure pas sur le site Web On peut penser que le CRSBP pourrait d velopper dans le cadre d un Intranet une section d information de ce type plus compl te et peut tre mise jour collectivement sur ce qu il y a savoir d important sur la r gion Normes et statistiques globales tableau annuel des horaires des biblioth ques affili es tableau des normes minimales des heures et s ances d ouverture 57 2 3 hebdomadaires tableau des normes minimales pour la superficie du local tableau des intensit s sugg r es pour l clairage local de la biblioth que Plan de classification des documents administratifs et grille de d lais de conservation calendrier de conservation des p riodiques Liste des librairies accr dit es de la Mont r gie MODELES DE DOCUMENTS A REDIGER PAR LA BIBLIOTHEQUE Exemples de r solutions municipales cr ation d une biblioth que mandat du comit de biblioth que nomination du responsable de la biblioth que nomination du repr sentant d sign r glement g n ral de la biblioth que Exemples de documents de gestion interne courante de la biblioth que liste et grille de r partition des t ches mod le d ordre du
126. roduisons une traduction en annexe A cette tape l quipe manageant le projet doit d finir les conditions requises les utilisateurs ma tres d ouvrages avantages et plan de maintenance du projet 2 tablir une liste d l ments de contr le du projet L quipe charg e du projet doit le justifier en d finir les objectifs concrets en estimer le budget 3 R diger un contrat r gissant le travail accomplir pour la soc t charg e de la r alisation 5 2 Contexte et objectifs de la mise en place du projet Nous avons tent ici de d finir en quoi ce projet fait avancer un ou plusieurs objectifs majeurs du CRSBP Mont r gie en se pla ant du point de vue de la direction qui a d cid le projet mais aussi du point de vue des biblioth ques affili es clientes du CRSBP Just In Time est l un des premiers prestataires de solutions de facturation de services sur Internet aux Etats Unis http www justintime com 43 5 2 1 Le point de vue de la direction Outre la volont d anticiper toujours sur l volution technologique les pr occupations de la direction du CRSBP sont d abord manag riales Alors qu on peut pr voir un accroissement de la demande du public pour les biblioth ques publiques et que les technologies de l information offrent des possibilit s nouvelles on sait que les budgets eux ne pourront que stagner La technologie doit donc comme par le pass permettre de r aliser
127. rs de l Ontario sont des quivalents des CRSBP Qu b cois du point de vue de leurs missions comme de leur modes de fonctionnement Leurs prestations sont similaires catalogues bibliographiques r gionaux fourniture de mat riel formation d p ts de livres pr t inter biblioth ques service de r f rence par 4 On rappelle que l Ontario est une province du Canada 11 4 millions d habitants en 1997 capitale Toronto Voir le site web http www sols on ca index html EBSCOHost est un service en ligne cibl sur le public des biblioth ques publiques Il offre un acc s convivial une base de donn es de 2000 revues en texte int gral 1000 en pleine image aux articles r sum s et index s de 4000 revues et des extraits de plus de 11000 autres revues 31 t l phone en association avec une biblioth que publique plus importante dans le cas de l Ontario Nord consulting marketing Autre province anglophone du Canada mais dix fois moins peupl e que l Ontario le Nouveau Brunswick a une structure de lecture publique quivalente avec 61 biblioth ques publiques sous la direction de 5 biblioth ques r gionales elles m mes d pendantes d un service de niveau provincial le Service aux biblioth ques du Nouveau Brunswick Les missions de ce service commun sont globalement identiques 4 son quivalent en Ontario si ce n est qu il prend galement en charge certaines des responsabilit s de ni
128. rticulations tablir entre initiatives priv es fonds publics financements coop ratifs et contr le l gal de ce point de vue Qui occupera le nouveau terrain de la fourniture au public de l information et des documents num riques mais aussi de leur organisation Des prestataires commerciaux sont d j l uvre qui vont sans doute obliger des institutions tels que nos organismes coop ratifs repositionner en cons quence leurs propres services s ils en ont toutefois les moyens Un exemple int ressant de ce point de vue est celui du programme de biblioth que coop rative Collaborative Library program des ditions IRAD en Ontario Ce projet propose une solution concr te au probl me de l acc s aux biblioth ques num riques en proposant un syst me permettant aux coles biblioth ques publiques entreprises et autres organisations de mettre en uvre un syst me coop ratif de biblioth que qui comprenne tous les types de documents disponibles livres lectroniques et livres papier publications sur l Internet publications pr sentes sur le propre r seau interne de l organisation CD rom etc On voit que l on se trouve pr cis ment sur le terrain traditionnel des organismes buts non lucratifs que sont par exemple les CRSBP du Qu bec Le site de L IRAD contient en effet d int ressants d veloppements sur le th me de la survie des biblioth ques publiques et des moyens viables d organiser l
129. s hypertextes Enfin et surtout faut il mettre part certaines informations informations g n rales et les chapitres actuels concernant les relations avec le CRSBP Mont r gie puisqu il s agit d informations qui peuvent faire l objet d une pr sentation permanente ailleurs l Intranet comme interface utilisateur des services du CRSBP etc On voit qu on est vite confront deux types de questionnement celui qui concerne la r alisation d un document lectronique de taille importante le Guide dans sa version lectronique mais aussi celui qui concerne le choix d un concept g n ral et de domaines fonctionnels pour l organisation des l ments de l Intranet dans son ensemble Dans les deux cas on a des probl mes d dition lectronique qui seraient r soudre avec l aide d un professionnel Parall lement ces questions et dans ce cas pr cis se pose la question de l opportunit ou non d un environnement sp cifique pour les biblioth ques affili es dans l Intranet organis autour de leurs besoins propres Une question consid rer de pr s car elle est sans doute l une des cl s de l adoption de ce nouvel outil par le personnel des biblioth ques du r seau La mise en place sur le futur Intranet d une version lectronique du guide de gestion m me si elle para t int ressante n appara t pas comme une urgence On peut m me penser qu il serait utile de la diff
130. s ont un caract re d information g n rale et pourraient ventuellement rester d acc s public informations g n rales sur le CRSBP informations sur les librairies accr dit es lois et normes nationales Leur mise jour est relativement lente plus d une ann e certains de ces documents peuvent figurer ailleurs sur le futur Intranet listes de fournitures calendriers des changes proc dures d autres sont propres aux biblioth ques affili es Les annexes que nous avons nomm es mod les de documents a r diger par la biblioth que sont m me des documents qui pourraient dans une version lectronique du Guide tre des fichiers repris en local pour tre modifi s dans le traitement de texte de la biblioth que Le Guide dans son ensemble est tr s h t rog ne les deux premiers volumes sont des sommes de connaissances de base le troisi me est un recueil de publications diverses le quatri me est un manuel d utilisation du pr t informatis Le Guide contient d autre part certaines informations fonctionnellement importantes information statistiques tels que les co ts moyens d un livre et autres indicateurs g n raux du m me type dont la mise jour La couverture porte une belle image en couleur et le logo BIBLIO le tout est financ par le regroupement des CRSBP Le Guide de gestion du CRSBP Mont r gie a d ailleurs t vendu d autres CRSBP 59 est fr quente
131. saffiliation des communes en dehors de tout argument rationnel La strat gie du CRSBP pour aller l encontre de cette tendance outre de rencontrer lus et comit s afin de faire le point et fixer des objectifs est actuellement d organiser r guli rement des visites au donn es enregistr es par les biblioth ques affili es qui devront peut tre toujours faire l objet d v rifications avant d int grer la base du CRSBP V lo Biblio et le Corrig sont deux concours promotionnels organis s chaque ann e Le Bon choix est un joumal mensuel daic la s lection des nouveaut s destin aux biblioth ques affili es 7 Les heures d ouvertures habituelles du CRSBP sont 8h30 16h30 du lundi au vendredi sauf le service ce r f rence Info Biblio qui travaille jusqu 21h quatre soirs par semaine Le personnel charg ce l encadrement des biblioth ques affili es est souvent mobilis en soir e ou le week end pour aller dans le r seau et jusqu des heures souvent tr s tardives compte tenu notamment de temps de trajet pouvant aller jusqu 4 heures pour un aller retour 45 si ge social du CRSBP afin de clarifier et d am liorer la perception qu ont les comit s de biblioth ques du centre r gional L apport de l Intranet en tant qu environnement permettant d avoir une vision synth tique des activit s de l organisation et de t moigner de sa ma trise technique semble important o
132. sit t que la qualit des connexions pourra le permettre que l Intranet serve acc der bien d autres formes d animations li es ou non aux activit s traditionnelles exposition virtuelle th matique films ou enregistrements audio diffuser pendant l activit conf rences distance etc Du point de vue de la gestion de ces activit s par le CRSBP l Intranet peut par ailleurs contribuer notablement faciliter pour la biblioth que affili e inscriptions et envoi du rapport d activit pour remboursement 5 3 2 3 Choix et gestion des abonnements aux p riodiques Le regroupement des CRSBP dite chaque ann e partir d une base de donn es Access un catalogue illustr imagettes noir et blanc des pages de couverture qui sont d j int gr es la base Access de 300 titres de p riodiques regroup s par th mes et sujets et comment s La biblioth que affili e communique les titres qu elle souhaite recevoir son CRSBP qui se charge d effectuer et de g rer l abonnement Le CRSBP refacture la biblioth que les abonnements pay s au distributeur On peut penser que le passage un catalogue sur le Web constituerait un plus l avenir surtout s il s accompagne d une possibilit d indiquer ses choix La mise jour serait sans doute plus facile et la pr sentation plus attractive m me si l on doit s assurer que cette nouvelle pr sentation soit aussi efficace que le papier du point de vu
133. sylvanie En 1997 188 biblioth ques rurales i e desservant des municipalit s de moins de 25 000 habitants de cet Etat ont d j t dot es d un poste connect Internet La subvention LSTA se doublant de deux autres sources de financement une dotation allou e en mai 1996 par la soci t Bell Atlantic de 750 000 dollars au Pensyvannia Departement of Education Commonwealth Libraries for local libraries pour permettre l acc s public Internet des subventions promises dans le cadre du Telecommunication Act dont l objectif est faire en sorte que les biblioth ques aient acc s aux services avanc s de t l communications des taux moindres que que ceux existants par ailleurs Il s agit bien l selon les termes de Kathryn Saupp du gateau budg taire le plus gros jamais partag par les biblioth ques publiques depuis le boom de leur d veloppement dans les ann es cinquante et soixante 1 En 1996 6 milions de foyers n avaient pas le t l phone aux Etats Unis Bertot et coll 96 13 Ces subventions sont l information access trough technology grant et 1 information empowerment trough special services grant Une valuation del efficacit de ces subventions est effectu e chaque ann e Cf Bertot et coll The 1996 national survey of public libraries and the intemet Progresse and issues Find report july 1996 Le rapport correspondant l ann e 97 est sur le point d
134. t actuellement de 2 semaines et demi au mieux Depuis septembre 1997 et en prolongement notamment du partage par les CRSBP du service de r f rence InfoBiblio les demandes de PIB peuvent s tendre aux autres CRSBP chaque CRSBP g rant les changes internes leur r seau Le pr t Inter Biblioth ques fait l objet depuis juin 1995 d un module multiLIS sp cifique int gr au module Echanges de collections La machine d cide notamment en cas de choix multiples et selon certains crit res quelle biblioth que emprunter le document et effectue la comptabilit des changes Depuis janvier 1996 toutes les demandes de PIB sont effectu s par le responsable de la biblioth que directement dans multiLIS depuis un Voir la partie rapport de stage la fin de ce document pour un compl ment d information L change ce collections est le renouvellement r gulier des ouvrages mis en d p t dans chaque biblioth que affili e 8 Edit partir de multiLIS par l agent en charge des rotations 81 Statistiques globales du PIB pour l ann e 96 19 692 PIB re us dont 15 249 r ponses positives 3153 r ponses n gatives et 1290 r ponses en suspend Le d lais avant r ception du document est de 26 jours en moyenne 13 848 en moins de trente jours et 4554 en plus de trente jours non compris les week end et jours f ri s En moyenne plus de 40 des questions Info Biblio font l objet d une r ponse sous forme
135. te taille en auront fait autant d ici l an 2000 L exemple d velopp dans ce m moire montre que l efficacit professionnelle des biblioth ques publiques en tant qu organismes complexes peut galement b n ficier beaucoup de ces technologies Dans le cas des biblioth ques universitaires et dans l tat actuel des exp rimentations cet apport serait surtout le fait d un soutien technique nettement am lior puisqu il est toujours disponible et jour b n ficie des possibilit s du support lectronique notamment bases de donn es interrogeables et s tend l ensemble du personnel Dans les conditions actuelles d accroissement consid rable du nombre et de la complexit des outils techniques n cessaires au fonctionnement de ces biblioth ques et de l volution tr s rapide de ces outils et compte tenu par ailleurs de l importance de leur bonne ma trise dans la qualit du service rendu l usager ce simple aspect de l apport d un Intranet en biblioth que universitaire peut tre consid r comme majeur Comme il fallait s y attendre la situation se pr sente diff remment dans le cas de la mise en place d un Intranet professionnel pour un r seau de petites biblioth ques publiques Il s agit en fait plut t dans ce cas d un Intranet Extranet et ces biblioth ques sont consid r es comme des clientes d une entreprise m re productrice et organisatrice du fonctionnement de ce nouvel
136. teurs aux tudiants et aux autres personnes des r gions qui souhaitent am liorer leur comp tences en gestion de l information et en utilisation des r seaux encourager la prestation lectronique de services gouvernementaux et autres et recevoir les commentaires des r sidents sur le mode de prestation qu ils pr f reraient Ce programme s adresse aux organismes but non lucratif canadiens tels que les tablissements d enseignement les centres communautaires les r seaux libres communautaires freenets en anglais et les biblioth ques publiques Les gouvernements territoriaux et les administrations municipales sont galement admissibles a ce programme 7 Nos informations proviennent d un guide d laboration des proposition du programme d acc s communautaire galement disponible par voie lectronique l adresse http pac unb ca consulter galement le site Web du Programme d acc s communautaire l adresse http cent unb ca 15 La collectivit desservie par le centre d acc s l Internet subventionn doit cependant remplir un certain nombre de conditions avoir un acc s limit ou inexistant Internet avoir un taux de ch mage qui se situe continuellement bien au dessus de la moyenne nationale souffrir d un d savantage important par rapport aux autres localit s de la province pour permettre un acc s abordable Internet en raison des frais d interurbain requis pour acc de
137. tionner en dehors des heures d ouverture de la biblioth que Prestation de services la carte voir la partie rapport de stage de ce document gt En fait l achat du mat riel et des logiciels et m me des bureaux supportant le poste peuvent tre effectu s par le CRSBP Le CRSBP recommande la gratuit des heures de navigation sur Internet mais les impressions peuvent tre factur es Les usagers devant r server leur heure ou demi heure de consultation un syst me ce p nalit s ventuellement payant existe galement pour viter les abus ce niveau 7 Ce Club Internautes est g n ralement g r par des personnes diff rentes de celles qui s occupent ce la gestion de la biblioth que Le danger d une dissociation biblioth ques club Internautes est r el et la n cessit d une synergie entre la biblioth que et le club est l un des points sur lesquels le personnel du CRSBP insiste particuli rement dans ses interventions 8 Les municipalit s peuvent prendre ensuite un contrat annuel de soutien technique aupr s du CRSBP 18 une page d accueil normalis pour chacune des biblioth que affili es sur son propre site Web Dans la r gion de la Mont r gie 40 biblioth ques publiques autonomes 1 e desservant une municipalit de plus de 5000 habitants et ne d pendant donc pas du CRSBP et 81 biblioth ques affili es au CRSBP de la Mont r gie sont admissibles au programme
138. tiples d finitions de ce qu est un Intranet nous en reproduisons ici quelques unes afin de pr ciser un peu ce que recouvre le terme Un Intranet est un syst me d information interne qui utilise l Internet et le World Wide Web pour stocker et rendre accessible de l information pr sentant un int r t pour le personnel Les Intranets se d veloppent encore plus vite que l Internet Des centaines d entreprises et d organismes prennent avantage des r centes avanc es technologiques pour fournir leur personnel l information dont ils ont besoin au moment o ils en ont besoin Les Intranets peuvent contenir des politiques et proc dures des r pertoires d adresses des informations budg taires des comptes rendu de r union des calendriers d occupation des salles et autres informations importantes Les Intranets peuvent aussi tre utilis s pour procurer des services en interne tels que le remboursement de d penses les demandes d achat les propositions ce candidature l enregistrement de b n fices l inscription des s ances de formation in What is an Intranet http www iso ucsd edu 80 projects library_intranet intrafaq html Les Intranets sont de simples r seaux net l int rieur d une fronti re organisationnelle intra utilisant la technologie de l Internet et des solutions standards pour collecter et diss miner de l information Les Intranets peuvent tre utiles toute
139. tranet Parmi ces services se trouvent des services d information de formation et de support technique mais ceux ci et quoiqu il en soit de leur importance ult rieure dans l volution n cessaire de ces petites biblioth ques n ont actuellement pas la m me valeur que dans le cas des biblioth ques universitaires pour lesquelles la pression de ce point de vue est bien plus forte C est pourquoi ce seront sans doute les derniers services investis dans la mise en place de cet Intranet au CRSBP Mont r gie Dans le cas de la mise en place d un Intranet pour un r seau coop ratif de biblioth ques publiques il ne s agit donc pas seulement de faire la m me chose en mieux mais bien de mettre en place une innovation majeure en biblioth conomie Cette innovation ouvre en effet les portes la mise en place de nouveaux services pour les biblioth ques qui b n ficieront terme leur public Ceci pour trois raisons au moins 1 parce que ce nouvel environnement de communication permet potentiellement ces petites biblioth ques mais aussi terme leur public d acc der tout ce qui est documents lectroniques dans tous les aspects du fonctionnement de la biblioth que formation animation promotion mais aussi acc s des collections de documents avec les apports importants du num rique en la mati re multim dia recherche r alisation en collaboration 2 parce que r seau acc s r serv et
140. tuellement avec celle d autres provinces du Canada qui ont elles en plus d organismes coop ratifs r gionaux du type CRSBP un organisme de niveau provincial producteur de services aux biblioth ques publiques On trouve un bon exemple de structure deux niveau provincial et r gional en Ontario Dans cette province le Service des biblioth ques de I Ontario est un service commun pour toutes les biblioth ques publiques de cette province Nous avons tabli une liste des services propos s sur son site web en annexe On observe que dans ce cas particulier les domaines suivants de services sont couverts par la structure de niveau provincial 1 Une aide au service de r f rence effectu par les biblioth caires leurs usagers dont notamment un acc s avec mot de passe au serveur de base de donn es en ligne am ricain EBSCOhost 2 Une aide a la formation professionnelle 3 Une aide l information professionnelle dont des nouvelles et textes importants de l actualit professionnelle 4 Un acc s d autres services connexes Notamment l acc s des notes d activit s du Minist re de l ducation Le site donne galement acc s aux deux centres de services aux biblioth ques publiques desservant le r seau des petites biblioth ques en Ontario Ces deux services de niveau r gional et d velopp s par la section partenariat culturel du Minist re de la citoyennet de la culture et des loisi
141. u CRSBP Le CRSBP Mont r gie a d j une gestion labor e deses documents et informations internes Une bonne part des documents internes sur traitement de texte WordPerfect ou tableur Lotus sont r dig s collectivement et partag s via le r seau local du CRSBP politiques et proc dures accessibles dans un r pertoire sp cifique mais galement reproduites dans deux classeurs papier comportant actuellement pr s de 400 pages 71 Notamment acc s divers contrats codes et proc dures accept s en Conseil Municipal des autres biblioth ques affili es Tous ces fichiers ont t depuis la r daction de ce texte transf r s sous Word ou Excel Architecture client serveur toutes les donn es sont sur le serveur Alpha qui supporte galement multiLIS Les noms de fichiers correspondent aux 6 chiffres du sch ma de classement des politiques proc dures et 47 divers fichiers concernant le r seau des biblioth ques affili es dossier WordPerfect des renseignements concernant chaque biblioth que plans d intervention annuels fichiers statistiques lotus concernant les interventions dans le r seau les ateliers de groupes les installations internet l assistance t l phonique divers notes rapports comptes rendus planning et calendriers Si certaines proc dures peuvent tre reproduites par ailleurs guide de gestion notamment l essentiel de ces documents sont usage stricte
142. uctur e contenu client le ressource dur e co ts la biblioth que pouvant galement proposer sa propre activit sous r serve d admissibilit ou non au remboursement par le CRSBP 5 3 2 2 3 REPRODUCTIONS D UVRES D ART La collection du CRSBP Mont r gie comporte actuellement 65 lots d ceuvres d art destin es tre expos es dans la biblioth que Chaque lots comprend de 5 8 reproductions accompagn es d ouvrages ou de notices imprim es explicatives Il n y a pas de choix possible on doit seulement indiquer si on veut ou non participer au programme Les lots sont achemin s la biblioth que en m me temps que les livres d un change de collections et il y a deux livraisons par an 5 3 2 2 4 MATERIEL POUR L HEURE DU CONTE Il s agit d albums avec feutrines d albums avec guide d animation d albums avec marionnettes ou poup es et autres mat riels du m me type Le catalogue des animations fournit une liste des items num rot s Les biblioth ques sont invit es indiquer leur choix pour l ann e 5 3 2 2 5 ANIMATION DU LIVRE POUR JEUNES 10 animations de ce type sont propos es pour 98 selon le m me type de fiches que pour les conf rences certaines animations ont cependant plusieurs variantes L une de ces animations consiste fonder un club de lecture en relation avec un autre organisme Club de la Livromagie ou de la Livromanie selon l ge des participants 5 3 2
143. ules nuanc es ou les expressions diplomatiques ne sont plus de mise Il faut crier et tre brutal quand on a mal pour l avenir de son pays et de sa culture Laffite 97 19 l information doivent tre d centralis s concert s l instar de ce qui se passe dans les smart communities ou communaut s r actives am ricaines regroupant petites et grandes entreprises consultants usagers collectivit s publiques et enfin fond s sur l esprit d entreprise qu il faut imp rativement d velopper dans notre pays 20 4 Intranets et biblioth ques 4 1 Intranets et Extranets 4 1 1 D finitions Comme l Internet l Intranet est une structure complexe construite autour d une composante technologique normalis e et d une composante sociale favorisant l change d informations La seule diff rence avec l Internet est que cet change est r serv une organisation donn e On peut acc der l Internet partir d un Intranet mais pas le contraire moins d tre d ment autoris le faire Ce dernier cas correspond l Extranet b b de l ann e 97 apr s que l Intranet ait t celui de l ann e 96 selon les termes du journal lectronique Internet Trend Watch for Libraries En entreprise l Extranet permet d ouvrir son Intranet certains de ses clients et partenaires qui pourront via l usage de mots de passe acc der tout ou partie de cet Intranet On trouve sur le Web de mul
144. un m canisme officiel en vue de d finir l acc s dans une soci t du savoir une strat gie d acc s l Inforoute doit pour tre efficace r pondre au moins deux pr occupations en mati re de politique gouvernementale 1 assurer l acc s aux services de t l communications et de radiodiffusion de base qui repr sentent les rampes d acc s des Canadiens a l Inforoute A ce niveau les Canadiens auraient atteint un degr d universalit parmi les plus lev s du monde Selon les donn es internationales sur les taux de p n tration du t l phone des services de radiodiffusion et de la c blodistribution le Canada figure en t te ou tout pr s dans les trois secteurs Une vigilance est n anmoins n cessaire en mati re de juste concurrence dans la distribution des services de radiodiffusion et de presse et en mati re d abordabilit des co ts d acc s aux r seaux de t l communication 2 favoriser l acc s aux nouveaux r seaux et services qui font leur apparition sur l Inforoute et en particulier sur Internet A ce niveau les pr occupations sont multiples et concernent les biblioth ques plus d un titre Il s agit notamment de LA QUESTION D UNE PARTICIPATION EQUITABLE A LA SOCIETE DU SAVOIR 4 Cf la publication du Comit d orientation sur l acc s avril 1997 http strategis ic gc ca SSGF ih01632f html 13 L acc s Internet est pris comme une premi re ta
145. unication et du marketing du projet de quelqu un sp cialis dans l criture et la mise en forme de pages Web Cette quipe devra normalement se r partir les taches de formation des utilisateurs d placements l ext rieur de conception d veloppement et maintenance sur place Le r le d une personne comme Jacqueline Labelle qui doit tre bient t occup e plein temps par le projet est bien videmment primordial Le temps n cessaire l administration du futur syst me en r gime courant est estim 2 heures par jour La complexit d une organisation telle que le CRSBP productrice d une palette tendue de services le fait que cette exp rience doive tre reproduite ou tendue d autres organismes similaires au Qu bec la n cessit d taler le d vebppement de cet Intranet dans le temps mais galement de tenir des objectifs concernant le management de l organisation sont parmi les nombreuses raisons qui font que la mise en place de cet Intranet rel ve d abord de la conduite de projet Le site de la soci t Just in Time bas e San Francisco propose un manuel sommaire de mise en place d un Intranet dont nous avons repris ici les principaux l ments titre indicatif D apr s ce manuel le management d un projet d Intranet doit normalement comporter les tapes suivantes 1 R pondre un questionnaire utilisateur d aide la d finition du projet Nous en rep
146. ur offrir un service de r f rence au public des biblioth que affili es et aux autres membres de la communaut Il est maintenant propos toutes les municipalit s affili es de la plupart des CRSBP du Regroupement chaque site Web public des biblioth ques affili es proposant m me un formulaire internet pour poser sa question Ainsi que nous en avons discut en premi re partie de ce document la transformation des petites biblioth ques publiques en centres d information pour la communaut qu elles desservent est un enjeu important de l avenir de ces tablissements L un des probl mes pos s est celui de la comp tence du personnel en local Compte tenu de la situation particuli re des biblioth ques publiques qu b coises encore trop peu de personnel form e et r mun r le CRSBP a opt pour une solution qui consiste demander aux biblioth ques affili es de d l guer ce service un autre en l occurrence le service Info Biblio maintenu par le CRSBP Mont r gie mais desservant plusieurs autres CRSBP Mais les probl mes de promotion de ce service aupr s de toutson public potentiel celui qui vient la biblioth que mais aussi celui qui n y vient pas restent importants L usage des postes internet d j install comme moyen de recherche documentaire pour le public reste encore discret faute de formation v ritable du public comme des b n voles et responsables en charge de la biblioth que On
147. ute imaginer bien d autres coproductions base num rique m me s il s agit sans doute d un gain plus long terme que les pr c dents puisqu il suppose que tous les CRSBP se dotent d infrastructures Intranet Extranets 5 2 1 2 Objectifs li s a la client le des bibliotheques Une autre pr occupation importante du directeur est de soutenir l int r t et la formation des responsables des biblioth ques affili es en mati re de nouvelles technologies On observe en effet pour les premi res biblioth ques quip es qu apr s un an d utilisation les postes informatiques introduits dans le cadre du programme qu b cois d acc s a l information communautaire ne sont souvent pas utilis s plein par les clubs internautes Leur investissement par les personnes en charge de la biblioth ques devient d autant plus n cessaire Le lancement du nouveau projet d Intranet devrait permettre de cr er ou renouveler cet investissement tout en pr parant peut tre le terrain de nouvelles formes de formation professionnelle continue Organisme priv prestataire de service le CRSBP a galement le souci d exister toujours d avantage aupr s de sa client le souvent g ographiquement distante et de plus active des heures ne coincidant pas toujours avec celles du CRSBP La compr hension des bienfaits de l adh sion une telle structure coop rative est en effet labile et se traduit quelques fois par une d
148. ute l organisation et dans un format lisible par tous 3 Ilest possible que certains membres du personnel soit plus inform s de ce que font ou projettent de faire leurs coll gues Certains rapports de comit s sont distribu s tout le syst me et non seulement aux membres du comit ou de la direction Le travail n cessaire la maintenance du syst me informatique est vident quiconque prend le temps de feuilleter l avalanche de notes produites sur le bulletin lectronique Systems Solutions 4 Il procure un moyen d acc s la version d finitive de documents La derni re version d un manuel de proc dures sera toujours pr sente sur le Web Staffweb peut servir de bureau central et de services d archives pour les rapports et documents de la biblioth que Mais aussi non pas vraiment 1 Staffweb n est finalement utilis que tr s peu Il est en fait tr s utilis par un petit groupe de personnes le personnel du library systems quelques uns l utilisent un peu ou juste quand n cessaire la plupart du personnel de la biblioth que ne l utilise pas du tout ou ne se rappelle m me pas qu il existe Les raisons de ce faible degr d usage seraient a trouver dans les raisons suivantes a Un d veloppement effectu e par une seule personne au d part puis par les membres du Library Systems ou du service de catalogage seulement I est possible que Staffweb ne satisfasse pas
149. uxi me phase dot e d une enveloppe de 60 millions suppl mentaires r partir galement entre des subventions et des garanties de pr t on proc de cette fois par concours les candidats devant soumettre leur dossier avant une date fixe apr s laquelle tous les dossiers sont examin s simultan ment Le FAI re oit dans cette deuxi me phase 370 demandes et accorde des subventions 59 organismes La tr s grande majorit sont accord s des organismes communautaires sans but lucratifs et des projets de sites Web destin s la communaut francophone Le programme aborde actuellement sa phase trois qui se terminera le 31 d cembre 1998 3 2 3 Le FAI et les biblioth ques de la r gion de la Mont r gie au Qu bec Le Centre r gional de services aux biblioth ques publiques de la Mont r gie CRSBP Mont r gie a re u mission du Minist re de la Culture et des Communications de g rer l int gralit du programme pour la r gion Il produit ce titre une brochure concernant le Fonds de l autoroute de l information et son programme d aide financi re aux biblioth ques publiques dont nous reprenons ici les principaux l ments L objectif global du programme dans sa partie concernant les biblioth ques est de donner un acc s Internet aux usagers des 968 biblioth ques publiques du Qu bec le Minist re de la Culture et des Communications visant terme l implantation d Internet dans 80 des biblioth
150. ve pub97 juin LE CROSNIER Herv Les biblioth ques num riques In Forum Initiatives 97 Hano 25 26 octobre 1997 En ligne http w ww info unicaen fr herve pub97 hanov 72 LIU Lewis Guodo The Internet and library and information services Issues trends and annotated bibliography 1994 1995 Westport Greenwood Press 1997 300 p LUNAU Carrol D Implementation of Z3950 in canadian libraries Feliciter publication de la Canadian Library Association october 1997 vol 43 n 10 p 40 44 MARTIN Richard Public libraries private interests PreText Mag ine Issue n 1 october 15 1997 En ligne http www pretext com oct97 features story2 htm MASTERS Elmer R The Barclay Law library Intranet a case study Internet trend watch for libraries august 1996 En ligne http Awww itwfl com barclay html MONDOUX Andr Louise Beaudoin au c ur de l Inforoute Info Tech Magazine juin juillet 1996 P 14 15 MOSS Molly M Reference services for remote users The Katharine Shap Review Issue No 5 summer 97 En ligne http edfu lis utuc edu review 5 moss html New Library The People s Network Rapport de la Commission Biblioth ques et Information r dig pour le Minist re de la Culture des Medias et des Sports UK oct 97 En ligne http www ukoln ac uk services lic newlibrary SAUPP Kathryn Connections Internet in rural Pennsylvania libraries Rurd Libraries 1997 no 1 p 51 65
151. veau r gional Ces missions sont pr cis ment d administrer la Loi sur les biblioth ques de coordonner le financement des commissions r gionales de biblioth ques d tablir les directives et les normes du r seau de biblioth ques et de superviser leur application de fournir des services sp cialis s aux r gions de biblioth ques tels le catalogage et la classification les pr ts entre biblioth ques a l ext rieur du r seau de s occuper de l informatisation des biblioth ques du r seau de tenir un catalogue collectif des fonds documentaires des biblioth ques publiques d identifier et de documenter les questions d importance provinciale et nationale pour les biblioth ques assurer la liaison entre les r gions de biblioth ques et le minist re d offrir la formation et le perfectionnement professionnel du personnel de biblioth que de coordonner et faciliter le marketing des biblioth ques publiques Au Qu bec le regroupement des CRSBP tient lieu de service de niveau provincial de nombreux gards 4 3 3 Un contexte d volution des partenariats Les nouvelles ressources et possibilit s offertes par l Internet aux organismes coop ratifs les conduisent rechercher de nouveaux partenariats Le New York State Electronic Doorway Library EDL Network est un exemple de collaboration de ce type EDL est un r seau virtuel destin a fournir au public un point d acc s Int

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