MANUEL SYNDIC 2008
Contents
1. scene cecenneeescennneecseeenneeeeeesnes 37 31 TABLEAU EXPLICATIF DES ECARTS 38 Manuel formation G rance Page 3 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C a me 1 1 SAUVEGARDE Si vous tes en r seau veillez ce que personne ne soit sur la G rance ce moment Cliquez sur l ic ne gt lt Effectuer une sauvegarde gt _ Cochez vos pr f rences de sauvegarde puis cliquez sur pour choisir la destination 1 besoin Destination disque local C disquette A ou cl s USB Cliquez sur lt Sauvegarder ATTENTION LES SAUVEGARDES DOIVENT FAITES TOUS LES JOURS pensez conserver les sauvegardes pr c dentes 1 2 RESTAURATION Sauvegarde Cliquez sur l ic ne gt lt Restaurer une sauvegarde Cliquez sur L pour rechercher l emplacement de la sauvegarde Destination disque local C disquette A ou cl s USB Cliquez sur lt Ouvrir lt Restaurer Ok Manuel formation G rance Immoso t Page 4 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G Voici un mod le de chronologie de travail vous n tes pas oblig s de le suivre 2 1 FAIRE TOUS LES JOURS EN FIN DE JOURNEE2. 20 10 RELANCES LOCATAIRE S ambiant ill 21 TRENCA MIRE E E AE EA A EEE AE O 21 14 2 RELANCE OBLIGATION ASSURANCE ENTRETIEN CHAUDIERE 21 157 PAIEMENT PROPRIETAIR ES miam 22 Manuel formation G rance V3 Immosoft Page 2 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G d n 2 2 27 CH CUE EN 22 22 15 47 BORDEREAD DE VIREMENT 23 dd a cn 23 16 COMPTE DE GESTION PROPRIETAIRES anana aenak nane nene 23 17 VALIDATION DU BROUILLARD essesseoseossossossossossosssssesossossossossossossossossesossossossossossossosssssesossossossossossossoss 24 18 TRANSFERT DES HONORAIRES SUR LE COMPTE COURANT 25 18 1 MONTANT DES HONORAIRES SOLDE acces onmebecna css ntercceeles ta tendent le 25 18 2 MONTANT DES HONORAIRES DETAILS ATTENTION IL PAS LES REPORTS 25 18 3 ECRITURE DE TRANSFERT DES 25 LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE 26 20 COTON DEIA BALAN E mm dentaires 28 21 LES REMBOURSEMENTS DE CAUTIONS ce000000000000000 000 nen een 0 anna aana naa 29 22 LE REAJUSTEMENT DE CHA
3. Cliquez sur Afficher gauche puis cliquer sur en haut gauche pour quitter la fen tre Les appels renseign s dans les fiches lots sont g n r s sur l ensemble de vos locataires Cliquer sur Oui pour l ex cuter 4 3 3 lt COMPLEMENT QUITTANCE gt Permet d ajouter des appels suppl mentaires Exemple Ordure M nag re A024 Caution Honoraire d agence A050 autres appels exceptionnels Recherchez le locataire puis cliquer sur l ic ne en haut gauche Compl tez les champs date gale au quittancement du mois que vous pr parez ex 01 09 2012 si mois de septembre en pr paration Recherchez la rubrique avec la case bleue 024 pour Ordure m nag re Renseignez le montant Quitter r pondre Oui dans la boite de dialogue qui suit Recherchez un autre locataire et recommencez les tapes ou cliquez sur en haut gauche pour quitter la fen tre 4 3 4 EDITION DES QUITTANCES S lectionnez le type d envoi Tous Courrier ou Email Cliquez sur Afficher puis Editer 51 courrier OU 1 mail Manuel formation G rance Immoso t Page 12 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C War 4 3 5 JOURNAL DE QUITTANCEMENT S lectionnez le mois de r f rence dans la marge Cliquez sur lt Afficher gt puis en haut gauche Cochez la case Ordre Alphab tique
4. Cliquez sur lt Imprimer gt bas et cliquer sur 1 imprimante S lectionnez Quitter en bas et enfin Fermer en haut gauche 4 4 LA GARANTIE DES LOYERS Garantie Loyers impay s Menu lt Quittancement gt gt Ic ne Cliquez sur Tout afficher dans la marge liste des propri taires concern s s affiche Cliquez sur en haut gauche puis s lectionnez liste Num rique Imprimez le document contenant le montant r gler l assurance pour ce contrat en cliquant sur l imprimante puis refermer avec la croix VALIDATON COMPTABLE Lorsque toutes vos ditions sont effectu es Cliquez sur lt Validation en bas gauche Manuel formation G rance Immoso t Page 13 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G d n Si pay avec le compte de gestion Le montant r gler l assurance appara t sur le document que vous avez dit lors de la validation de la garantie des loyers Pour effectuer le paiement de l assurance Menu lt Op rations gt Ic ne gt lt Cr er une Op ration Diverse gt Cliquez sur en haut gauche Saisissez l intitul de l criture et la pi ce Saisissez le compte 706 puis touche Entr et s lectionnez le compte de la garantie des loyers Saisissez le montant au D bit Passez la deuxi me ligne Saisissez le compte 512 puis t
5. Reddition lt Revenus fonciers gt puis lt D claration de revenus fonciers gt Cliquez sur lt Acc der aux d clarations de revenus en bas droite Les d clarations de revenus des propri taires apparaissent vous pouvez modifier ou rajouter un montant sur certaines lignes en cliquant dans la zone du montant Dans la marge de gauche sous Editer cliquez sur toutes les d clarations gt Puis imprimez les documents Cliquez sur lt TTexte gt puis lt Editeur Word et ouvrez le document vide 29 1 POUR MODIFIER UN COURRIER EXISTANT Cliquez sur lt Fichier gt puis lt Ouvrir gt Choisissez votre courrier Ins rez les champs de fusion avec Champs de fusion G rance et Champs de fusion Annexes Enregistrez votre document Quittez 29 2 POUR CREER UN DOCUMENT ET FAIRE UN PUBLIPOSTAGE Ins rez les champs de fusion lt Champs de fusion G rance et lt Champs fusion Annexes et crivez votre texte Enregistrez votre document en cliquant sur lt fichier gt puis lt enregistrez sous gt S lectionnez le dossier o sont d j enregistr s les autres documents Word de la g rance Quittez Cliquez sur lt Portefeuille gt choisissez propri taire ou locataire selon les destinataires de votre courrier S lectionnez les propri taires ou locataires concern s Cliquez sur lt imprimer lt publipostage gt lt publipo
6. e afin qu elle rentre dans le cadre des charges r cup rables en Mini Syndic Manuel formation G rance V3 Immosoft Page 36 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C Choisissez dans le menu d roulant cl sur laquelle vous souhaitez que cette d pense Ensuite indiquez le pourcentage locatif r cup rable de cette charge exemple rubrique eau 100 rubrique ascenseur 80 etc Param trage des rubriques 5 nte nes Intitul R glement EDF avec sommes gard es C Appels D penses Rubrique soumise TVA Rubrique soumise la CRL Rubrique utilis e dans le calcul des honoraires de gestion Rubrique garantie par un contrat d assurance loyer Revenus Rubrique soumise la d claration des revenus foncie Cl de R partition 2 ELECTRICITE COMMUNE Locatif r cup rable 10019 Nouveau Locatif r cup rable 100 00 2 ELECTRICITE Aucune 1 TRAVAUX RECUPFERABLES 2 ELECTRICITE COMMUNE 3 EAU COMMUNE 4 FRAIS D ENTRETIEN 5 EAU GENERALE b ENTRETIEN ESPACES VERTS f ENTRETIEN PISCINE 30 4 EDITION DES REPARTITIONS DE CHARGES Voir Chapitre 26 du manuel Manuel formation G rance Immoso t Page 37 sur 38 Guide d utilisation dition de
7. Validation gt dans la marge gauche Cliquez sur l ic ne Recherchez le locataire dans la marge Cochez la case lt R glement gauche gt Cliquez sur la ligne de versement qui t rejet ou saisie par erreur Derni re ligne au cr dit en g n rale Cliquez sur lt Extourne impay gt dans la marge gauche Cochez le motif de l annulation impay rejet de la banque extourne mauvais encaissement ou pointage puis mettez la date de valeur Cliquez sur lt Valider gt Manuel formation G rance Immoso t Page 30 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G d n Locataires Menu lt Fichier gt gt Ic ne Recherchez le locataire par son Num ro ou son Nom le s lectionner Faites un double clic sur la du contrat de location la place de S lectionner le type de sortie s lectionnez le motif du d part mettez la date de sortie cliquez sur l ic ne cot pour imprimer la lettre du locataire et propri taire puis Oui La date de sortie effective ne sera mettre qu une fois le locataire parti Penser changer l adresse du locataire mettre sa nelle adresse afin d diter la lettre pour les Imp ts Menu reddition gt lettre avis gt avis de d m nagement Menu Op ration Ic ne puis lt Remboursement de trop per us gt Une liste appara t d
8. Validation du brouillard page 16 Sauvegarde du travail de la journ e page 3 2 2 FAIRE EN DEBUT DE MOIS R vision des loyers du mois prochain page 8 puration des trop per us locataires page 11 Rapprochement bancaire du mois pr c dent page 18 r ception du relev de banque Edition de la balance du mois pr c dent page 19 Apr s le rapprochement bancaire 2 3 AU COURS DU MOIS Encaissement locataire page 12 Calcul des honoraires sur les encaissements page 12 Paiement des factures pour les propri taires page 13 Relance locataires page 14 Paiement propri taires page 15 2 4 EN FIN DE MOIS Entre le 25 et la fin du mois reconduction des baux et quittancement page 8 _Reddition des comptes propri taires fin de trimestre si trimestriel page 16 Transfert des honoraires du mois ou du trimestre page 17 Manuel formation G rance Page 5 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G 3 1 FICHE PROPRIETAIRE FANS Proprio Menu lt Fichiers gt gt Ic ne Deux possibilit s gt Le Propri taire existe Recherchez le par son Num ro ou son Nom marge de gauche gt Le Propri taire n existe pas Cliquez sur en haut gauche Compl tez la fiche du propri taire puis cliquer sur l ic ne informations suivantes pour rentrer le RIB cliquer
9. Versement d Assurance gt dans la marge gauche Mettez la date de prise en compte Cliquez sur lt Valider gt Dans le cas o un propri taire veut faire une d duction sur le loyer du locataire Remboursement de facture imputer sur le loyer gratuit totale ou partielle Visu LOC Cliquez sur l ic ne Recherchez le locataire dans la marge Cliquez sur la ligne lt Gratuit D duction gt Dans marge gauche Renseigner le tableau suivant Cliquez sur lt Valider gt Faire l puration du trop per u si n cessaire Manuel formation G rance Immoso t Page 18 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C 13 1 METHODE SIMPLIFIEE Attention Avant de r gler une facture assurez vous d avoir suffisamment d argent sur le compte propri taire en v rifiant son solde dans la marge 13 1 1 FACTURE SUR IMMEUBLE Menu Op ration Ic ne factures concernant les parties communes Ex les charges du syndic Recherchez le propri taire Cliquez sur en haut gauche Compl tez le tableau date rubrique et montant puis r pondre Oui pour enregistrer 13 1 2 FACTURE SUR APPARTEMENT Menu Op ration ic ne factures concernant l appartement Ex la plomberie la serrure etc Egalement utilis pour les honoraires de locations Recherchez le locataire Cliquez sur
10. attach au Contrat Location Cliquez sur et compl tez la fiche locataire puis cliquer sur l ic ne compl ter les informations suivantes pour rentrer le RIB cliquer sur Nouvesu S1 l adresse du locataire n est pas la bonne cliquez sur adresse du lot pour la modifier Lorsque toutes les fiches ont t renseign es cliquer sur l ic ne puis r pondre Oui pour enregistrer La fiche Contrat de location revient au premier plan Renseignez la date de d but du contrat attention s il s agit d un vieux contrat mettez la date du dernier renouvellement et les compl tez les autres informations puis cliquer sur pour cr er les garants cliquez sur puis Nouveau Cr er les obligations Assurance locative Entretien chaudi re cliquez sur puis Compl tez les cases Dans le champ lt d bute le gt saisissez la date d entr e du locataire et dans le champ lt d but de terme saisissez le premier jour du mois d entr e ou du trimestre 1 les appels sont trimestriels Dans la partie lt Avis d ch ance gt cliquez sur pour cr er les appels qui doivent revenir tous les mois ou trimestres Ex A001 Loyer A005 Charges A090 CAF si per ue par l agence Manuel formation G rance Immoso t Page 8 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C Wa Dans la partie R vision renseignez le type de r visio
11. de l impay La lettre P est active par d faut sur tous les appels Faites Poursuivre Le montant du versement est inf rieur au montant de l impay Vous devez double cliquer sur les appels payer et faire appara tre la lettre P si le message lt clater Pappel gt appara t faites Faites Poursuivre Le montant du versement est sup rieur au montant de l impay La lettre P est active par d faut sur tous les appels La diff rence est inject e en trop per u faites Oui au message Faites Poursuivre Cliquez sur lt Poursuivre afin de passer au versement suivant jusqu la fin de la remise Manuel formation G rance Immoso t Page 17 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G d n Une fois que vos encaissements de journ e sont saisis Hono Menu lt Op ration gt Ic ne ES puis lt Honoraires de Gestion gt Cliquez sur lt Afficher gt dans la marge gauche Cliquez sur lt Validation gt gt Faire un encaissement Remise sur le compte du locataire en mettant comme type de versement lt Ch que d Assurance gt puis Visu LOC Cliquez sur l ic ne Recherchez le locataire dans la marge Cochez la case R glement gauche Cliquez sur la ligne de versement fait par l assurance Derni re ligne au cr dit en g n rale Cliquez sur lt
12. sur Nouveau Lorsque toutes les fiches ont t renseign es cliquer sur l ic ne puis r pondre Oui pour enregistrer la question Voulez vous cr er le mandat r pondre lt 3 2 LE MANDAT DE GESTION La fiche appara t automatiquement apr s la cr ation d un propri taire 1 ce n est pas le cas cliquez sur Nouveau mandat gauche Compl tez la fiche Cliquer sur l ic ne gt la question Voulez vous cr er le lot rattach r pondre Manuel formation G rance Immoso t Page 6 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C War 3 3 LA FICHE LOT La fiche appara t automatiquement apr s la cr ation d un mandat s il s agit d un autre lot sur un mandat existant cliquez sur Nouveau lot gauche Compl tez la fiche lot puis cliquer sur l ic ne pour compl ter les informations suivantes Affectation cliquez sur l ic ne de la premi re case 2 possibilit s gt Le b timent existe d j Rechercher le b timent dans la liste puis cliquer sur s lectionnez KK KOK KK Ok KK ok KK ok KK Ke KK kk E KK KK K K K K KK kk K K K K K K K K K K K K K K gt Le b timent n existe pas Nouveau Cliquez sur et compl tez la fiche b timent cochez mono propri t si vous g rez les charges de l immeuble appartenan
13. Manuel d utilisation Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G Wa Guide utilisateur dition D cembre 2013 v 3 du 18 12 parJR Ce guide utilisateur n est pas contractuel Le logiciel voluant des modifications ont donc pu intervenir dans le logiciel depuis la parution de ce guide Manuel formation G rance Immoso t Page 1 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C 1 SAUVEGARDE RESTAURATION naus es 4 SAUVEGARDE sarab arai aan AG aa DEN AENG aa BAB Ta Aa a ete ele id tone 4 TA BES TAMBRA TON saang aana aan a KAN a aan a BA aan 4 27 CHRONOLOGIE uba a da na Ka pa ag don 5 2 1 A FAIRE TOUS LES JOURS EN FIN DE JOURN E 22 een cote 5 2 2 A FAIRE EN DEBUT DE he doses Aii 5 253 AU OOR DOOR orenen E 5 DE 5 s EPEAN ONE KI EE 6 RICE PROPRIETAIRE 6 3 2 LE MANDAT DE GESTION ENESE A NESNE ENESE NEEE EAO ARNEE ENKEN EESE 6 SAR E TOT 7 3 4 FICHE CONTRAT DE LOCATION SI LOT DEJA EXISTANT FAIRE UN CLIC DROIT SUR LE LOT PUIS NOUVEAU CONTRAT E ei en 8 EE D Nils 10 ONDES COVER E BA NO ga 10 4 2 LE RENOUVELLEMENT DES CONTRATS nes sb an 11 4 2 1 Information aux
14. RGES 000000000000000000000000 00000000000000 non eee e0e0ee 30 23 CHEQUES PRELEVEMENT LOCATAIRE REJETTE OU ERREUR DENCAISSEMENT 30 2A DEPART ai ie ni intel 31 27 LES REMBOURSEMENTS DE TROP PERCU 000000000000000000 00 oe eaaa tierces dati issues 31 26 MONO PROPRIETE DECOMPTE DE CHARGES 32 E 32 BAN EO ATARE a ee 32 27 AVIS DE POUR LES IMPOTS ssessnessnensneesnneseneseneneneneneneesncesenesenesenesecessesssesesese 32 28 DECLARATION DE REVENUS FONCIERS eesessossossossosscssonssseosossossossossossosssssssessossossossosscssssssssssossossossoss 33 a A 33 29 1 POUR MODIFIER UN COURRIER EXISTANT tettetett tetett eset Eeee E renee 33 29 2 POUR CREER UN DOCUMENT ET FAIRE UN PUBLIPOSTAGE 33 30 PARAMETRAGE MINI SYNDIC OU MONO PROPRIETE 34 30 1 PARAMETRAGE DU BATIMENT ee 34 SU 2 E ei 35 30 3 PARAMETRAGE DES RUBRIQUES ae de ae ad ba Lada ete ne eee de 36 30 4 EDITION DES REPARTITIONS DE
15. acune d entre elle afin de renseigner le dernier indice connu si a n est pas d j fait Cochez la case Rattraper 1 vous voulez g n rer un appel de rattrapage loyer pour la p riode indiqu e Cliquez sur en haut gauche puis Lettres et Lettres IRL Cliquez sur Non pour imprimer directement ou pour avoir un aper u attention l aper u n est possible que pour 5 locataires maxi lettre au garant Oui ou Non fois l impression faite cliquer sur lt Valider les r visions gt dans la marge puis r pondre Oui dans la boite de dialogue qui suit Les lignes disparaissent Cochez la case commerce dans la marge et recommencez depuis la premi re tape 1 une liste appara t Cliquer sur en haut gauche pour quitter la fen tre Manuel formation G rance Immoso t Page 10 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C 4 2 LE RENOUVELLEMENT DES CONTRATS Entre le 25 et le 30 du mois amp gt Reconduction des baux Menu lt Quittancement gt gt Ic ne 4 2 1 INFORMATION AUX PROPRIETAIRES DES BAUX ECHEANCE DANS 8 MOIS Une liste de locataire dont les baux arrivent ch ance dans 8 mois appara t Cliquez sur en haut gauche gt lettre propri taire gt Cliquez sur Non pour imprimer directement ou pour avoir un aper u attention l aper u n est possi
16. ble que pour 5 locataires Cliquez sur lt Valider l envoi gt dans la marge de gauche la liste dispara t cela veut dire que vous avez pr venu tous vos propri taires de l ch ance du contrat 4 2 2 VALIDATION DES ECHUS RECONDUIRE Cochez Echu reconduire gt dans la marge de gauche Une nouvelle liste appara t Cliquez sur lt Valider gt puis r pondre gt dans la boite de dialogue qui suit Cliquer sur en haut gauche pour quitter la fen tre 4 3 MODIFICATIONS DES MONTANTS D ALLOCATIONS Menu lt Quittancement gt gt lt R ajustement des APL gt Si votre agence encaisse l allocation logement ou autres aides pour les locataires et que vous avez cr cet appel sur le contrat 090 Cliquez sur le bouton lt afficher gt dans la marge Saisissez le nouveau montant d allocation c t de l ancien directement dans le tableau Cliquez sur lt Appliquer mise jour gt puis lt Fermer gt Manuel formation G rance Immoso t Page 11 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C War 4 3 DEMANDE DE QUITTANCEMENT 7 lit Quittances Menu lt Quittancement gt gt Ic ne 4 3 1 lt PRE VISUALISER LE QUITTANCEMENT AUTO gt FACULTATIF en haut gauche puis sur 4 3 2 EXECUTER LE QUITTANCEMENT AUTOMATIQUE Permet de v rifier l tat du futur quittancement
17. c ne puis cliquez sur Afficher gauche la liste des locataires en impay s appara t pour modifier le type de relance d un locataire faites un double clic sur la ligne de ce dernier et modifiez les param tres puis faites quitter D cochez les locataires pas relancer Cliquez sur en haut gauche puis lt Lettres gt cliquez sur Non pour imprimer directement pour avoir un aper u attention l aper u n est possible que pour 5 locataires maxi Cliquez sur lt Validation et SMS gt dans la marge pour facturer les frais de relances aux locataires et ou g n rer l historique de la relance 14 2 RELANCE OBLIGATION ASSURANCE ENTRETIEN CHAUDIERE ETC Obligat locataires Menu lt Quittancement gt gt ic ne liste des locataires qui sont pas jour de leurs obligations apparait D cochez les locataires pas relancer Cliquez sur en haut gauche puis Relance automatique ou Relance libre cliquez sur Non pour imprimer directement ou Oui pour avoir un aper u attention l aper u n est possible que pour 5 locataires Manuel formation G rance Immoso t Page 21 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C Menu sur Op rations Ic ne S lectionnez dans marge le lt de r glement gt Lettr
18. cocher les locataires ne pas rembourser Saisissez les num ros de ch que dans la colonne pi ce Valider gt dans la marge gauche Oui Manuel formation G rance V3 Immosoft Page 31 sur 38 NZ Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G F d n C an 26 1 PAR BATIMENT n Reddition charges Menu Reddition Ic ne Cliquez sur Mini syndic S lectionnez la p riode diter gauche Cochez b timent Tapez le num ro du B timent en haut gauche puis les charges du B timent Cliquez sur 26 2 PAR LOCATAIRES Idem au 26 1 puis Cochez locataire Tapez le num ro du locataire Cliquez sur le r capitulatif des charges du locataire Menu lt Reddition gt gt Ic ne puis Avis de d m nagement Cliquez sur lt Afficher gt une liste appara t le cas ch ant Cliquer sur en haut gauche puis Lettre d information Cliquez sur Non pour imprimer directement ou pour avoir un aper u attention l aper u n est possible que pour 5 locataires maxi Manuel formation G rance Immoso t Page 32 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C Le param trage des rubriques pour le foncier se fait dans Fichiers Rubriques cochez la case Toutes dans la marges double cliquez sur les rubriques pour les modifier Menu
19. d cembre 2013 G d n RAPPROCHEMENT BANCAIRE ECRITURES DU RELEVE NON RAPPROCHEES DATE LIBELLES DEBIT CREDIT ECART Manuel formation G rance Immoso t Page 38 sur 38
20. e ch que Ch que en continu Ch que manuel Bordereau de Virement Fichiers de Virement 15 1 LETTRE CHEQUE Cliquez sur lt Afficher gt dans la marge gauche Cochez les propri taires r gler Saisissez le num ro du premier ch que dans la case Ch que N Cliquez sur lt Lettres ch que La lettre ch que s ouvre Imprimez les lettres ch que Quittez Word Cliquez sur lt Validation r glement gt dans la marge gauche 15 2 CHEQUE EN CONTINU Cliquez sur lt Afficher gt Cochez les propri taires r gler Saisissez le num ro du premier ch que dans la case Ch que N S lectionnez Ch que continu gt Le document Ch que continu s ouvre Imprimez les Ch ques Quittez Cliquez sur lt Validation r glement gt 15 3 CHEQUE MANUEL Cliquez sur lt Afficher gt Cochez les propri taires r gler Saisissez le num ro du premier ch que dans la case Ch que N Cliquez sur en haut gauche imprimer la liste pour compl ter vos ch ques Cliquez sur lt Validation r glement gt dans la marge gauche Manuel formation G rance Immoso t Page 22 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C 15 4 BORDEREAU DE VIREMENT Cliquez sur lt Afficher gt Cochez les propri taires r gler Cliquez sur lt Bordereaux gt imprimer le document Cliquez sur lt Validat
21. en haut gauche Compl tez le tableau date rubrique et montant puis r pondre Oui pour enregistrer Manuel formation G rance Immoso t Page 19 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C Wa 13 2 MODULE FACTURES FOURNISSEURS 1 Etape Saisie de facture e a Fact Avoirs Cliquez sur l ic ne Recherchez le fournisseur Nom ou Num ro marge gauche Cliquez sur en haut gauche Renseignez s il s agit d une facture sur le B timent ou le Lot Cliquez sur la case pour rechercher le destinataire de la facture puis s lectionnez le propri taire Compl tez les cases date facture Cliquez sur lt Ventiler facture gt puis s lectionnez la rubrique et le montant puis ou si autres lignes Quitter et Oui pour valider 2 Etape R glement de facture ES S lectionnez gauche le mode de r glement avec la case L Compl tez les autres cases en fonction du mode du r glement lt R gler les factures gauche puis suivre les tapes Vous pouvez galement utiliser l assistant dans la marge gauche et vous laisser guider Manuel formation G rance Immoso t Page 20 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C 14 1 RELANCES IMPAYES Rappels amp contentieux Menu lt Quittancement gt i
22. ge et Manuel formation G rance Immoso t Page 24 sur 38 N Guide utilisation dition de d cembre 2013 G Important Afin de conna tre le montant des honoraires d tenus garantie des loyers doit avoir t pay e Le brouillard doit tre valid 18 1 MONTANT DES HONORAIRES SOLDE Comptes Menu lt Comptabilit gt Ic ne Saisissez le compte 706 puis touche Entrer et s lectionnez le compte d honoraires D finissez la p riode d sir e puis lt Afficher gt et notez le solde situ gauche correspond au montant d honoraires que vous pouvez transf rer 15 2 MONTANT DES HONORAIRES DETAILS attention il n y pas les reports puis Honoraires de Gestion Cliquez sur puis R capitulatif G n ral Cliquer sur l onglet date pour d finir la p riode d sir e puis lt Imprimer gt 18 3 ECRITURE DE TRANSFERT DES HONORAIRES Menu lt Op rations gt Ic ne puis Cr er une Op ration Diverse Cliquez sur en haut gauche Saisissez l intitul de l criture et la pi ce Saisissez le compte 706 puis touche Entr et s lectionnez le compte honoraire Saisissez le montant au D bit Passez la deuxi me ligne Saisissez le compte 512 puis touche Entr et s lectionnez le compte gestion Saisissez le montant au Cr dit et Oui Manuel formation G rance I
23. ion r glement gt dans la marge gauche 15 5 FICHIER DE VIREMENT Cliquez sur lt Afficher gt Cochez les propri taires r gler Cliquez sur lt Bordereaux gt imprimer le document Cliquez ensuite sur case sous Bordereaux S lectionnez la destination et le nom du fichier de virement Destination disque local C ou disquette A et nom du fichier ex VIRPRO 15 02 06 Cliquez sur lt Enregistrer gt Cliquez sur lt Validation r glement gt dans la marge gauche 4 Compte de gestion Menu lt Reddition gt gt Ic ne Cochez le type d envoie Courrier ou courrier E mail Cliquez sur lt Afficher gt dans la marge gauche Cliquez sur lt Editer gt R glez vos options puis lt Editer gt ou lt Mail gt Manuel formation G rance Immoso t Page 23 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G b faire tous les jours en fin de journ e Brouillard Cliquez sur l ic ne Une liste appara t Cliquez sur en haut gauche S lectionnez liste param trable Puis Imprimer gt dans le nouveau tableau imprimer le document puis quitter en cliquer sur la croix haut gauche Contr ler les lignes Si OK Cliquez sur lt Validation gauche Le brouillard sera vide Cliquez sur lt Cl turer gt R pondez lt Oui au messa
24. mmoso t Page 25 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C Le Brouillard doit tre valid Rapprochement bancaire Menu Comptabilit Ic ne Mettez la date d arr t fin du mois du relev en g n rale Cliquez sur lt Afficher gt gauche Toutes les critures apparaissent AVANT DE COMMENCER VOTRE RAPPROCHEMENT ASSUREZ VOUS QUE LE SOLDE RAPPROCHE DU DERNIER RELEVE CORRESPOND BIEN AU SOLDE DE DEMARRAGE DU BORDEREAU Pour cela cliquez sur Voir le relev bas de la marge gauche et v rifiez le montant rapproch 1 doit correspondre au solde ant rieur du relev puis faire diff rer Consultez le relev de compte et pointez les critures correspondantes en cochant les cases Une fois que toutes les critures du relev sont point es S1 des critures du relev ne sont pas retrouv es l cran cliquer sur Ajout d criture non rapproch es dans la marge gauche et compl ter le tableau qui apparait avec les critures comme elles apparaissent l identique de votre relev Cliquez sur lt Valider le lettrage gauche Compl tez le tableau suivant Rapprochement bancaire 7 Compte n Intitul AUVERGNE LIMOUSIN Libell D bit Cr dit 25 086 92 ak 2 Montants non rapproch s 6 463 02 3 097 17 3 Montants rapproch s 21 721 07 4 Solde de vo
25. moso t Page 35 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C Wa Compl ter les tanti mes du lot pour chacune des cl s Les milli mes g n raux du b timent sont indiqu s pour m moire par d faut A la fin de cette saisie compl te des lots vous pouvez retourner sur la fiche b timent et cliquer sur le bouton lt v rification tanti mes gt au bas de l cran droite Le logiciel v rifiera si la totalit des tanti mes saisis dans les lots correspondent bien aux milli mes g n raux des cl s du b timent et cochera automatiquement la ou les casses non erron es 30 3 PARAMETRAGE DES RUBRIQUES Pour que la proc dure de pr paration de l tat final de r partition puisse s ex cuter il faut que les d penses d bit es tout au long de l ann e soient mouvement es par les rubriques habituelles pr c d es un mais comportant deux mentions essentielles La cl de r partition pour affecter la d pense sur celle ci pourcentage locatif r cup rable de cette d pense Pour ce faire cliquez sur le menu Fichiers puis IMMOSOFT G rance 3 00 05 sur lt Rubriques gt Fichier MOSOFT ir kiz 2 Choisissez les rubriques de d penses S lectionnez une cat gorie de rubrique pour acc der ses lements __ _ Afficher les soldes Apr s affichage de celles ci choisissez la d pense d sir
26. n la date de prochaine r vision la p riodicit et l indice connu la signature du bail si moins d un an ou lors de la derni re r vision 1 ancien bail Compl ter les cases si besoin puis Dans la partie Garantie cochez l assurance pour la garantie des loyers si vous en avez une et 1 le propri taire souscrit puis r pondre Oui pour enregistrer CONTROLE POUR LE MINI SYNDIC Une fois que tous les lots sont cr s pour contr ler la bonne saisie des milli mes de la mono propri t 1l faut cliquer Menu Reddition Cliquez sur lt Reddition de charges gt gt lt Mini syndic gt Cochez b timent Tapez le num ro du B timent Cliquez sur lt Imprimer gt gt lt les cl s de r partitions du b timent Contr ler les tableaux Manuel formation G rance Immoso t Page 9 sur 38 rd Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C F Menu lt Quittancement gt gt Note Pour Configurer les indices de r vision compl tez les param tres dans la marge de gauche Cliquez sur lt Afficher les R visions gt gauche Une liste appara t Explication 3 cas Lignes Rouges classique Double cliquez sur chacune d entre elle afin de renseigner le dernier indice connu 1 a n est pas d j fait Cliquez sur quitter puis enregistrer Lignes Bleues avec rattrapage possible faire le mois suivant Double cliquez sur ch
27. on nouveau G n ral Collectif Notes Mono Propri t Cl s R partition Cl de r partition Milli mes g n raux ACTA commune gt Vous cliquez alors sur NER Nouveau pour cr er votre intitul de cl avec les milli mes de r partition D s que cette op ration est effectu e vous COChez les cl s int ress es vous cliquez sur le bouton y gt S lectionner gt afin de reporter ces cl s sur le premier cran de la fiche b timent me 1 1 Param trage des cl s de r partifion_ 2 IET fois les cl s rattach au ENGGAL b timent compl ter les tanti mes TELTE g n raux ENTRETIEN ESPACES WERTS ENTRETIEN PISCINE N 1 2 3 4 5 5 7 Nouveau Supprimer S lectionner Quitter 30 2 PARAMETRAGE DU LOT Dans l arborescence faire un double cliquer sur la fiche lot Cliquez ensuite sur l icone lt Mono Propri t en haut de l cran Fiche Lot 4 G n ral Affectation R glementaires E Annexes D tails Notes Honoraires Cl s r partition ELECTRICITE COMMUNE FRAIS D ENTRETIEN 1 000 00 EAU GENERALE 1 000 00 Gestion termin e depuis le Pas de diffusion si lot vacant Pr c dent Suivant Quitter A Manuel formation G rance Im
28. ontant dans la zone C Rest Pointez les appels si besoin cliquez sur pour en rajouter puis saisissez le num ro du ch que Cliquez sur lt Editer les Appels gt gt lt Imprimer gt Cliquez sur lt Quitter gt gt lt Oui pour enregistrer Cochez la case valider gt dans la marge gauche Cliquez sur en haut gauche gt lt Lettre gt Cliquez sur Non pour imprimer directement ou pour avoir un aper u attention l aper u n est possible que pour 5 locataires Cliquez sur lt Validation gt dans la marge gauche Manuel formation G rance Immoso t Page 29 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G d n Reddition charges Menu lt Reddition gt Ic ne gt lt Classique gt Compl tez le tableau charges locatives part loc syndic Cliquer sur en haut gauche puis Rechercher le locataire Si le locataire trop pay cochez si vous voulez cr er un trop per u ou lui faire un ch que Cliquez sur lt Quitter et lt pour enregistrer Cochez la case En cours dans la marge gauche Cliquez sur en haut gauche puis Lettre imprimez la lettre Cliquez sur Non pour imprimez directement ou pour avoir un aper u attention l aper u n est possible que pour 5 locataires maxi Cliquez sur lt
29. ouche Entr et s lectionnez le compte gestion Saisissez le montant au Cr dit puis r pondre Oui pour enregistrer Manuel formation G rance Immoso t Page 14 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G d n Menu Op rations gt Ic ne Cliquez sur Rechercher gt en haut gauche Cliquez sur lt Fichier gauche S lectionnez la destination du fichier de pr l vement ex Disquette ou disque ou cl s Saisissez le Nom du fichier gt 0912 Cliquez sur lt Enregistrer gt Cliquez sur lt Bordereau gt pour imprimer le bordereau cliquer sur l imprimante puis refermer avec la croix Cliquez enfin sur lt Validation gauche Vers le 5 du mois Menu lt Op ration gt Ic ne puis lt Epuration de trop per us gt Une liste appara t d cochez les locataires ne pas purer Ventiler gt dans la marge gauche _Confirmez vous le lettrage r pondre lt Faites le pointage des sommes appel es puis lt Poursuivre gt Faites chaque locataire et lt Poursuivre gt jusqu au bout Manuel formation G rance Immoso t Page 15 sur 38 M 7 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G d n Menu lt Quittancement gt Ic ne Si votre agence encaisse logement ou autres aides pour les locataire
30. propri taires des baux ch ance dans 8 mois 11 4 2 2 Validation des reconduire 11 4 3 DEMANDE DE QUITTANCEMENT isan 12 4 3 1 lt Pr visualiser le quittancement auto gt Facultatif nane nenen anaa nenen 12 4 3 2 Ex cuter le quittancement automatique 12 4 3 3 Compl ment quittance 2 A KEN AK NK A NA TAR E a aa a aka Kp Ka ag ara Kae 12 Edition AE GAGAK A AN a AG Ne 12 13 AA LASARANTNE NGENONG GO SIT ea 13 5 REGLER L ASSURANCE POUR LA GARANTIE DES 5 14 RE a a tn 15 7 LES EPURATIONS DE TROP 15 8 MISES A JOUR ENCAISSEMENT DE LA CAF 16 9 LES ENCAISSEMENT LOCATAIRE nids 17 a RO 18 11 VERSEMENT RECU DE L ASSURANCE GARANTIE DES 5 oe een eeene 18 12 GRATUITE ET DEDUCTION DES LOVERS 4 4 18 TAL cm no anne 19 12 17 METHODE 19 13 1 1 Facture sur 19 13 1 2 Facture sur appartement 19 13 2 MODULE FACTURES FOURNISSEURS na a E KEKER
31. s et que vous avez cr cet appel sur le contrat A090 Saisissez le nouveau montant d allocation c t de l ancien directement dans le tableau Cliquez sur lt Appliquer gt Cliquer sur lt Encaissement Auto gt dans la marge gauche et faites pour g n rer la remise et suivre la manipulation des encaissements Une aide vid o vous explique la d marche en bas gauche Manuel formation G rance Immoso t Page 16 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C Encaissement Cliquez sur l ic ne Compl ter la date et s lectionnez le compte d encaissement si plusieurs comptes banques puis cliquer sur continuer Dans la nouvelle boite de dialogue saisissez Num ro ou Nom locataire de r glement ch que esp ce virement individuel ou group Pi ce du ch que ou Montant Puis cliquez sur pour saisir les versements suivants ou pour terminer Lorsque tous les versements ont t saisis Cliquez sur lt Ventiler gt dans la marge gauche gt Confirmez vous le lettrage r pondez Oui D sirez vous imprimer la remise r pondez s lectionnez le type de bordereau de banque puis et imprimer le document puis refermer avec la croix en haut droite Par la suite 3 cas peuvent se pr senter Le montant du versement est gal au montant
32. stage gt Choisissez votre courrier Manuel formation G rance Immoso t Page 33 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C b ang 30 1 PARAMETRAGE DU BATIMENT LI lt Menu lt Fichiers Ic ne Recherchez le propri taire concern par son Num ro ou son Nom marge de gauche 2 apparait double cliquer sur la fiche b timent Pour que le b timent en question soit reconnu en Mono Propri t il faut cocher la case appropri e mono propri t Fiche B timent Collectif Notes 3 Cl s R partition D tails B timent n construit le Wono propri t 9 Av Jeanne d Arc A Code Postal 13 400 Ville AUBAGNE Pays Copropri t Syndic Code syndic 1 Codes permettant le lien automatique des charges du logiciel Syndic Code copro D nomination ___ Recette des imp ts TRESORERIE D AUBAGNE FE Suivant i Quitter 4 D s que vous cliquez sur cette option s ouvrir un cran qui vous permettre cr er vos cl s de r partition ainsi que les milli mes correspondants La proc dure est la suivante Manuel formation G rance Immoso t Page 34 sur 38 rd Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C D s apparition de l cran cliquez sur le bout
33. t un seul propri taire mini syndic Puis Information lt Cl s R partition gt ic ne de gauche si mini syndic cochez les cl s que vous d sirez ou Nouveau pour en cr er lt S lectionner gt renseignez les milli mes totaux Lorsque toutes les fiches ont t renseign es cliquer sur l ic ne puis r pondre Oui pour enregistrer et lt pour confirmer l adresse du lot KK KK OK Kok KK kk KK K K K K K K K K K K K K K K K K K K La fiche lot revient au premier plan s lectionnez le mandat si plusieurs mandats Cliquez sur l ic ne Lorsque toutes les fiches ont t renseign es cliquer sur l ic ne puis r pondre Oui pour enregistrer la question Voulez vous cr er le contrat de location rattach lot r pondre lt Oui Manuel formation G rance Immoso t Page 7 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C War 3 4 FICHE CONTRAT DE LOCATION Si lot d j existant faire un clic droit sur le lot puis lt Nouveau gt gt lt Contrat gt Sinon la fiche appara t automatiquement apr s la cr ation du lot Compl tez la fiche contrat parcourez tous les onglets Onglet Informations contrats Cliquez sur de la deuxi me ligne portant la mention Veuillez cr er ou s lectionner le Locataire
34. tre bordereau 5 Montants non rapproch s du relev 6 Ecart 21 721 07 0 00 21 21 07 1 Solde du Compte Saisir ici le solde du relev de banque Manuel formation G rance Immoso t Page 26 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C Wa Si pas d cart Cliquez sur Editer gt pour imprimer votre bordereau et le tableau des critures rapproch es Cliquez sur lt Valider gt Si cart non justifi Cliquez sur lt Diff rer gt Trouvez d o vient l cart pour le corriger Manuel formation G rance Immoso t Page 27 sur 38 N Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G d n Le brouillard doit tre valid gt Edition des balances Menu lt Comptabilit gt Ic ne puis Edition des Balances G n rales Mettre la date d arr t puis lt Afficher gt Cliquez sur en haut gauche Cliquez sur l imprimante Note Ne jamais mettre de date de d but pour la balance Manuel formation G rance Immoso t Page 28 sur 38 Guide d utilisation dition de d cembre 2013 G C Remboursement d p t de garantie Cliquez sur liste en haut gauche ou double cliquez sur le locataire voulu dans la Si la caution t restitu e au propri taire faites gt au message et mettez le m
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