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PROJET D`AMELIORATION ET DE DEVELOPPEMENT

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1. Evaluation de la maturation de 60 AUE Composante Organisation paysanne PADANE septembre 2004 32 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention Quel que soit le degr de maturit et d autonomie des GPPV enqu t s aucun d eux n a encore la volont de r aliser la commercialisation collective de leur production L individualisme pr domine encore chez les membres bien qu ils soient conscients des avantages conomiques procur s par la vente group e Le probl me de stockage en groupe et l ins curit sont aussi des justificatifs la pratique de vente individuelle voqu es par les GPPV Sous la sensibilisation de AGR la formation des unions qui regroupent les GPPV par commune est actuellement effective Le bureau op rationnel commence uvrer pour la vente collective en faisant un tat de la disponibilit de la production et du stock au niveau de chaque commune et collecte des informations sur la dynamique de la fili re vanille au niveau national Les GPPV ont malgr tout des points communs quel que soit le degr de maturit d autonomie et de professionnalisme qu ils incarnent Aucun d eux n a une connaissance suffisante des enjeux qui tournent autour de la production et la commercialisation de l
2. Objectifs viser par l UPSE avec le PTBA 2005 52 4 33 PTA 2005ra A E A r A E AAA 52 4 3 4 Remarques g n rales et exigences de la r alisation du PTBA 0 0000 55 DOCUMENTS CONSULTES 44 00 tante nn netdteetetins 65 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention RESUME Le PADANE entame sa deuxi me et derni re extension accord e jusqu en d cembre 2005 apr s la premi re qui lui a permis de s tendre jusqu au d cembre 2004 au lieu de d cembre 2002 comme pr vu initialement Les deux derni res missions de UNOPS mars avril 2004 et mai 2004 ont soutenu la n cessit de cette extension d une ann e justement afin d assurer la p rennit des activit s travers d un plan d action 2004 2005 bas sur lautonomisation des associations encadr es par le projet plus particuli rement celle des usagers de l eau AUE la valorisation des investissements hydro agricoles par le renforcement des capacit s des AUE en mati re de gestion et d entretien des p rim tres am nag s et le transfert de g rance des r seaux d une part et par l intensification rizicoles d autre part la consolidation et la p rennisation des acquis en mati re de finances rurales l autonomisation de gestion
3. e Plate forme de concertation UPSE Saa e R union Concertation Ch Compos R daction du rapport provisoire Phase de restitution Sava R daction du rapport final 8 Semaines 2 mois 15 novembre 2004 15 janvier 2005 58 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention Annexe 3 Esquisse des termes de r f rence de la Consultante Lachance A DESCRIPTION DU PROJET Le Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le Nord est PADANE est un projet de d veloppement int gr pr vu initialement pour une dur e de 6 ans Identifi en mars 1993 le rapport de pr valuation a t labor en janvier 1996 et l Accord de pr t sign en juin de la m me ann e Le PADANE devrait se terminer le 31 d cembre 2004 mais le Minist re de l Agriculture de l Elevage et de la P che MAEP a mis le souhait de prolonger le PADANE au del du 31 d cembre 2004 Le FIDA s est prononc favorable une extension de douze mois et a exprim des recommandations au sens d all ger la structure de gestion dont le mandat serait recentr sur des actions d accompagnement pr cises d
4. la production agricole APA structur e en 3 sous composantes Am nagement hydro agricole AHA Mise en valeur agricole MEVA et D veloppement d action sur tant t DAT 3 D veloppement des infrastructures routi res DIR 4 Finances rurales FR 5 Gestion du projet GdP L Objectif global du PADANE est d am liorer les niveaux et conditions de vie des petits producteurs en milieu rural en particulier des populations les plus pauvres gr ce l augmentation des revenus des m nages l volution de la disponibilit de services socio conomiques de base et l am lioration de l acc s ces services Les Objectifs sp cifiques sont de renforcer les capacit s organisationnelles et de gestion des associations paysannes et des communes augmenter la couverture des besoins alimentaires en mettant l accent sur l accroissement durable de la production rizicole irrigu e et une meilleure gestion des stocks de paddy augmenter la valeur ajout e des produits d exportation haute valeur marchande tout en favorisant une meilleure participation des petits producteurs aux d cisions prises au niveau de la fili re 59 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention assurer la stabilisati
5. Les assistants sont plus ou moins r d s la manipulation du logiciel install Toutefois de petits probl mes de saisie ont t constat s mais d j r solus gr ce l appui d un agent du bureau d tude X2Z Malgr les formations re ues le renforcement des capacit s des assistants est encore recommander et les appuis ponctuels fournis par le bureau d tude X Z l quipe de l UPSE sont n cessaires pour bien mettre au point le logiciel et bien ma triser sa manipulation 23 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention 2 4 Situation des prestations en mati re de suivi valuation 2 4 1 Prestation du Bureau d tude X Z e Termes de r f rence et r alisation Depuis 2002 le projet a sollicit l expertise du bureau d tude X Z pour des activit s relatives gestion informatis e des informations du PADANE Quatre types de termes de r f rence ont t labor s pour garantir un syst me de suivi valuation fonctionnel du projet dont le principal consid r comme TDR m re appelle le bureau d tude concevoir installer un syst me de base de donn e et syst me d information g ographique et former par la suite les cadres du projet Deux autres TDR sont relatifs la mise e
6. charrue et herbicide et les travaux de r habilitation Les indicateurs paysans varient d un m nage un autre Mais globalement on peut les r sumer de la fa on suivante Augmentation de la production rizicole Am lioration du revenu Am lioration des connaissances intellectuelles Am lioration de la technique de gestion des revenus Notion d organisation et de planification des travaux agricoles Abonnement journaux Gazitiko Adh sion dans d autres associations autre que AUE Nombre de voisins rendant visite le m nage b n ficiaire Am lioration de l habitat Am lioration de niveau d quipement agricole et domestique O O O O0 O0 O O Suite la collaboration avec le PADANE les m nages enqu t s s autoclassifient plus dans la cat gorie des paysans moyennement riches A l issue de ce test il s av re tr s n cessaire que l quipe du projet ait une compr hension commune de l objectif global Am liorer les niveaux et conditions de vie des petits producteurs en milieu rural en particulier des populations les plus pauvres gr ce l augmentation des revenus des m nages l volution de la disponibilit des services socio conomiques de base et l am lioration de l acc s ces services A titre de recommandation pour que l enqu te d valuation d impact s effectue convenablement il faut que l quipe du projet se mette d accord sur ce que niveaux et conditio
7. entre les diff rentes composantes th matiques d une part et celles ci et l UPSE d autre part e D velopper une synergie d actions entre les composantes probablement pour une programmation conjointe e Faciliter le suivi du projet et favoriser la production temps d un tat d avancement mensuel exigence du Service de SE du MAEP e Permettre de r aliser une auto valuation et discuter des contraintes de r alisation du plan d ex cution des activit s en vue d une rectification de tir en cas de besoin A noter que l animation sera assur e par la Direction du projet qui s appuiera sur l UPSE en cas de n cessit Les composantes sous composantes vont se relayer dans la r daction du PV de r union bas sur un canevas laborer par l UPSE Relancer et animer la r union du Comit des Maires avec la Direction du projet afin de Favoriser le processus de d sengagement progressif du projet e Favoriser le processus de Responsabilisation progressive de la structure de rel ve en l occurrence la DRDR Transfert de responsabilit e Favoriser l implication des communes pour prendre en main leur propre d veloppement 53 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention Deux 2 trois 3 r unions est pr
8. me semaine du mois durant l ann e 2005 55 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention Compte tenu les d fis du projet et l importance significative des activit s pr vues pour cette derni re ann e le maintien des deux assistants jusqu au moins de d cembre 2005 s av re tr s n cessaire Ils sont compl mentaires dans l ex cution du plan d actions de lUPSE et assisteront la Direction du PADANE dans la production de divers documents du projet notamment les rapports p riodiques et surtout le rapport d ach vement L UPSE pr voit une formation sur la ma trise du logiciel de traitement de donn es pour les deux assistants et programme le renforcement de leur capacit r dactionnelle et d analyse Pour plus d efficacit et d efficience la r organisation de l utilisation des mat riels roulants du projet s impose Dans la mesure du possible l affectation d un v hicule cette unit de suivi valuation est jug judicieux ne serait ce que pour les d placements et contacts en ville o se concentrent la plupart de ses activit s 56 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de
9. ral et ceux de l unit de suivi valuation en particulier pourrait viter le d g t Par ailleurs il est tr s prudent d avoir une copie des bases de donn es sur CD pour viter les risques d effacement inattendu des informations Cette recommandation concerne aussi les chefs de composante sous composantes qui ont leur propres banques de donn es relatives leurs activit s sp cifiques En r sum il faut reconna tre que malgr l op rationnalit manifeste du syst me de suivi valuation du PADANE l UPSE fonctionne au ralenti et a des difficult s se faire respect et valoris La plupart des causes ci dessus num r es et analys es refl tent d une mani re ou d une autre le manque de coordination au niveau de l UPSE L absence d un responsable permanent la t te de l unit p se lourd sur l organisation et la coordination des activit s y aff rentes Et ce malgr l appui apport par le Directeur actuel du projet qui n alloue que 25 de son temps pour diriger l unit Or l heure n est plus au recrutement d un responsable permanent Le projet n a plus que 11 mois pour mettre fin ses interventions et pr parer la phase de cl ture Mais pour pallier au manque de comp tence et capacit qui caract rise l unit et dans le souci de rendre l UPSE plus performante et plus pertinente pour le projet on recommande e Soit l affectation d un sp cialiste en suivi valuation relevant de la DRDR du S
10. rents rapports produits ne sont que descriptifs et ce depuis du PTBA jusqu aux rapports de r alisations On peut citer comme exemple le fait que les tableaux de bord soumis au minist re de tutelle ne comportent ni des commentaires des chiffres ni d explications des carts entre les objectifs et les r alisations ni encore des contraintes de r alisations On d plore donc l absence de cet aspect commentaire et analytique dans les rapports de consolidation et de synth se produits par cette unit de programmation et suivi valuation A ce titre l UPSE et ces reporting des acquis du projet n ont pas la facult ou la capacit de jouer le r le de conseil et outil d aide la programmation et la prise de d cision tant pour le projet que pour le minist re de tutelle La programmation tablir partir des ces outputs risque de faillir faute de fortes bases En r alit l UPSE ne s est pas dot e de cette comp tence pour ex cuter avec efficacit la mission lui assigner Elle doit jouer un r le pr pond rant et occupe une place importante dans le projet en tant que centre de concentration et de gestions de toutes les informations relatives aux r alisations techniques et financi res ainsi que les impacts g n r s Or l assistant conomiste qui on devrait exiger cette comp tence n a pas t sensibilis et form pour l assumer malgr la recommandation faite par la Consultante internationale en suivi valuation en 2
11. voir au cours de l ann e 2005 selon les caract ristiques suivantes SG MAEP FIDA R union Participants Th mes P riode et lieu 1 i re R union le Projet repr sent par son Directeur la DRER Structure de rel ve les Chefs de composantes th matiques les Communes concern es repr sent es par leur Maire respectif l UPSE du projet le Service du Suivi valuation du MAEP Homog n isation du niveau d information et niveau de connaissance des communes et DRDR sur le Projet ses objectifs global et sp cifiques ses activit s ses r alisations et les perspectives d avenir Pr paration psychologique des communes et de la structure de rel ve DRDR par rapport au d part du projet D but de familiarisation au Transfert de responsabilit tant pour le PADANE pour le DRDR que pour les Communes Mois de mars 2005 Axe Antalaha pi me R union Idem Pr sentation d taill e des activit s en cours PTBA 2005 et acquise du projet Adaptation du PCD des communes par aux acquis du projet Etablissement de la collaboration avec les autorit s locales pour la r alisation de l enqu te d valuation d impacts Mois de juillet Axe Voh mar gi me R union Idem Identification et arr tage des composantes et activit s maintenir pour la p rennisation des acquis et des impacts g n r s par le projet sur la
12. B 2 Syst me rizicole et am lioration de la couverture alimentaire Evolution annuelle du taux d adoption SRI par p rim tre par commune Surface cultiv e en SRI par p rim tre par commune Rendement moyen en SRI par p rim tre Avoir le taux d adoption du SRI est n cessaire tant donn que la vulgarisation de ce syst me contribue largement l am lioration des techniques culturales l am lioration des rendements Il faut mesurer l volution et analyser le pourquoi de l adoption ou de l abandon Les paysans sont ils convaincus de l efficacit et de la rentabilit de la technologie Sont ils capables de r pondre aux exigences techniques du syst me Conna tre le taux d adoption du SRI et son volution annuelle n est pas suffisante Raisonner en terme de surface exploit e en SRI est beaucoup plus significatif vu l objectif d augmenter la production rizicole et d am liorer la couverture alimentaire dans la r gion 41 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention e Evolution annuelle du taux d adoption SRA par p rim tre par commune e Surface cultiv e en SRA par p rim tre par commune e Rendement moyen en SRA par p rim tre M me remarques que pour
13. Direction des statistiques agricoles et du suivi valuation FIDA Fonds international pour le d veloppement agricole FR Finances rurales FTMLA Fikambananan ny tantsaha mpamokatra lavanio GCV Grenier commun villageois GdM Gouvernement de Madagascar GdP Gestion de projet GPPV Groupement des producteurs et pr parateurs de vanille IEC Information duction et communication INSCAE Institut national des sciences de comptabilit et d administration MAEL Minist re de l agriculture et de l levage MAEP Minist re de l agriculture de l levage et de la p che MEVA Mise en valeur agricole OTIV Ombona tahiry ifampindramana vola PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole du nord est PCD Plan communal de d veloppement PTBA Programme de travail annuel et budg taire RAP Rapport d ach vement du projet RI R glement int rieur RMP Revue mi parcours ROR R seaux des observatoires ruraux RPE Rapport de pr valuation SAVA Sambava Andapa Voh mar Antalaha SE Suivi valusation SIG Syst me d information g ographique SSE Service de suivi valuation SSE Syst me de suivi valuation SRA Syst me rizicole am lior SRI Syst me rizicole intensif SRT Syst me rizicole traditionnel TDR Termes de r f rence TV T l vision UNOPS United Nations Office for Project Services UPSE Unit de suivi valuation PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA
14. am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention Mont es et formul es de telle mani re i L en t te du tableau est mal d finie ii Quelques indicateurs sont mal formul s et devenus incompr hensibles iii Beaucoup de donn es manquent et iv des chiffres sont incoh rents v Il n y pas des notes qui indiquent que certains chiffres ne sont pas cumulatifs ou d autres le sont vii Les modes de calculs utilis s pour avoir les chiffres ne sont pas explicit s et des colonnes restent vides En outre les indicateurs d finis dans le tableau de bord sont g n ralement de type quantitatif surtout ceux qui ont trait aux activit s et aux r sultats viii Les tableaux de bord restent muets et ne donnent aucune signification faute de commentaires suppl mentaires ix Aucune contrainte de r alisations n a t signal e et x les carts entre les objectifs et les r alisations ne sont pas expliqu s Toutes ces imperfections constat es de concert avec les composantes et les assistants ne font que rendre difficile la lecture et la compr hension du tableau de bord surtout si le lecteur est une personne trang re au projet Bref le tableau de bord trimestriel risque de contenir des informations faible taux de fiabilit et inc
15. analyse Plusieurs raisons entrent en ligne de compte pour expliquer cette situation En effet les discussions qu on a eues avec les chefs de composante et autres responsables ainsi que l tude de la praticabilit de l outil font comprendre que 26 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention Le canevas devant contenir une masse d informations de sources diff rentes para t un peu lourd et complexe pour les composantes Le canevas renferme de fa on m lang e des informations relatives aux activit s et r alisations de toutes les composantes du projet Les informations transversales touchant plusieurs composantes sont pour la plupart des cas produits diff remment Des chiffres sont en distorsion voire contradictoires entre eux pour la m me information le m me indicateur ou le m me variable La disponibilit des informations n est pas du tout vidente pour certaines sources Conjugu avec le charge de travail qui incombe cet tat de chose am ne les chefs composantes ne pas tre trop dynamiques au remplissage des questionnaires pourtant mis leur disposition depuis le deuxi me semestre de l ann e 2003 Malgr les interpellations faites par le Responsable Int rim de PUPSE en la personne
16. d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention L AUE AVOTRA implant e dans la commune d Ampanefena en est un cas typique Elle d montre une volont positive d assumer cette grosse responsabilit Seulement les membres de cette association r clament encore une assistance m me apr s le transfert de g rance pour ne pas se heurter un d sengagement brusque Le sentiment d tre abandonn et d laiss risquerait de nuire la maturit et la volont d j acquises de l association Elle r clame ainsi une sorte de service apr s vente tant sur le plan assistance technique agricole et g nie rural que sur le plan socio organisationnel Cependant les visites claires effectu es dans les zones du projet aupr s de quelques associations dites matures font remarquer que certaines associations de la 1 vague ont encore de probl mes pour la constitution de la caisse la sensibilisation de ses membres tre plus dynamiques et actifs dans les travaux d entretiens certaines d autres ne sont pas encore techniquement capables d assurer les travaux d entretiens d organiser et laborer un planning d activit s annuel d autres n ont pas encore de connaissance suffisante de leur propre p rim tre des caract ristiques techniques et s
17. d avancement des dossiers cl s et identifier les forces et faiblesses des outils de collecte d information mis en uvre en identifiant et analysant les difficult s li es sa mise en uvre Appr cier la qualit des informations recueillies Evaluer les premiers r sultats d analyse des informations Tirer des le ons partir des erreurs et apporter des ajustements et r orientations en cas de besoin pour que les objectifs fix s pour les dossiers cl s soient atteints Evaluer la pertinence des indicateurs d impact d finis pour le projet et par rapport aux objectifs global et sp cifiques R viser le cadre logique pour qu il corresponde bien au contexte de fin de projet Appuyer le PADANE l analyse des donn es trait es par X Z selon les recommandations de la derni re mission de supervision Il faut noter que la plupart des t ches de la Consultante internationale doivent tre r alis es avec le concours du Consultant national responsable de PUPSE du Suivi valuateur du MAEP charg de la supervision des activit s et des r alisations du PADANE et en partie avec l appui du bureau d tude X2Z charg du traitement et de l analyse des dossiers cl s et concepteur des logiciels relatifs la gestion informatis e de la base des donn es du projet 2 5 Synth se des visites claires et indicateurs paysans 2 5 1 Synth se par th me et recommandations correspondantes Le pr sent diagnostic du syst me
18. dans le Nord Est PADANE vise am liorer les niveaux et conditions de vie des populations les plus pauvres en milieu rural Pour atteindre cet objectif global le projet a obtenu une extension d une ann e 2005 notifi e par FIDA bas e sur la requ te du GdM II devrait ainsi axer et baser ses activit s et plan d action sur les recommandations faites par la derni re mission de supervision du 18 septembre 01 octobre 2004 De ce fait le PADANE par le biais des activit s respectives des composantes concern es devrait r aliser le maximum de transfert de g rance des r seaux et du p rim tre des associations des usagers de l eau dont la maturit est d j assur e G n ralement la derni re ann e du projet vise l autonomisation des organisations paysannes avec qui il travaille II devrait par ailleurs conduire une enqu te d valuation des impacts et effets des actions entreprises sur les niveaux et conditions de vie des populations les plus pauvres selon l objectif global Et la cl ture du financement un rapport d ach vement sera PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention produit par PADANE Au cours de cette prolongation le projet devrait aboutir au transfert de responsabilit une instituti
19. de deux ordinateurs de capacit suffisante pour les t ches de suivi valuation La premi re machine est utilis e pour la concentration et conservation des informations relatives au projet banque de donn es tandis que la deuxi me est r serv e pour le traitement et l analyse 20 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention La fr quente coupure de l lectricit dans la r gion du SAVA constitue une grande menace pour le projet en g n ral et pour la gestion des informations au sein de l UPSE en particulier Ces incidences consid r es comme minimes pourraient endommager dans une fraction de seconde la base de donn es du projet II est ainsi tr s urgent de prot ger cette banque de donn es en quipant les deux ordinateurs de cette unit de suivi valuation d un onduleur pouvant emmagasiner de l nergie lectrique En outre la mission de diagnostic fait remarquer que des personnes trang res au service ont librement acc s aux appareils informatiques de l UPSE pour des services personnels La mission avise que de fausses manipulations de la part de ces gens l pourraient tre fatales pour le projet Une petite note de service r glementant l utilisation des appareils informatiques du projet en g n
20. de la fin du cycle du projet l amendement et la modification du cadre logique ne paraissent pas n cessaires D autant plus que les indicateurs d impacts d j ins r s conduisent r ellement vers l valuation des acquis du projet lls sont tr s coh rents et permettent de comprendre clairement la pertinence des activit s vis vis des objectifs sp cifiques d une part et le passage des objectifs sp cifiques vers l objectif global d autre part Mais d autres indicateurs d impacts pertinents qui tiennent compte des exigences du contexte de fin de projet sont encore obtenir aupr s des b n ficiaires qu ils soient des m nages exploitants des associations ou des institutions selon des m thodes d valuation participative telle l enqu te d valuation d impacts les tudes des cas etc 2 3 2 Tableau de bord trimestriel Inspir du cadre logique le tableau de bord trimestriel est un autre outil de suivi valuation tr s utile et efficace pour mesurer l volution du degr d ex cution des activit s selon des p riodicit s bien d termin es Trimestriellement il rend compte les r sultats sur les r alisations et comporte plus ou moins les m mes concepts que le cadre logique Le tableau de bord trimestriel tabli pour suivre les activit s et les r alisations de chaque composante pr sente un certain nombre de lacunes qui pourraient nuire la fiabilit des informations et des indicateurs 22 PADANE Projet d
21. des donn es et de r daction reste un handicap majeur Une s rie de formation est pr vue dans le PTBA 2005 de l UPSE Le coordonnateur de l UPSE aura pour mandat d assurer la coordination d ensemble du programme d activit s de S amp E et de d velopper op rationnaliser les outils de S amp E en troite collaboration avec les composantes et animateurs Le Responsable de l UPSE est parti et la coordination d ensemble du programme d activit s sera assur e d une mani re ponctuelle par un Consultant en SE sous la supervision de la direction du projet Au niveau du mat riel n cessaire la consultante recommande que les cadres de l UPSE disposent chacun d un ordinateur pour g rer la base de donn es analyser ces donn es En outre il serait utile d installer un compte lectronique pour des changes surtout au cours du d veloppement de l application informatique L USPE est dot e de deux micro ordinateurs mais l installation d un compte lectronique pour des changes n a pas t r alis e 48 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention Recommandations de la 8 mission de supervision La huiti me mission de supervision note avec satisfaction que le Comit
22. du Directeur du PADANE les questionnaires s acheminent au X Z tr s irr guli rement Une sorte de d laissement se fait remarquer chez les composantes vis vis de cette activit du fait que qu apr s un an et demi du lancement le taux de r alisation demeure encore son niveau actuel Quoi qu il en soit cet tat de fait n est pas s parer du manque de leadership que caract rise l UPSE une situation troitement li e l absence d un Responsable permanent la t te de l unit Pour plus de dynamisme quelques mesures de redressement ont t d cid es Il s est av r primordial de d finir avec les composantes quelles rubriques questions informations touchent particuli rement quelle composantes En d autres termes quelle composante est mieux plac e pour fournir une r ponse fiable quelle question L objectif de cet exercice est juste d viter d avoir plusieurs r ponses diff rentes pour une seule question comme dans le cas actuel Les chefs de composante et l UPSE se sont convenus pour que tous les concern s fassent des efforts afin de remplir plus de questionnaires et de collecter des informations plus fiables Les deux parties se sont convenues pour des dates buttoirs concernant la remise des dossiers cl s d ment remplis unit de suivi valuation Il est ainsi pr vu que ces derniers doivent tre disponibles la deuxi me semaine du mois de janvier 2005 Concernant les donn es
23. du ROR Les m nages ruraux durant la campagne 2001 R seau des Observatoires ruraux Fiches signal tiques 2001 R seau des Observatoires ruraux Monographie de l observatoire rural d Antalaha Campagne 2002 Rapport sur la mise en place de la base de donn es des Dossiers cl s pour PADANE Le Bureau d tudes X Z PADANE SG MAEP Rapport sur l Evaluation de la maturation de 60 AUE Equipe de consultant Ramdimbivolona Septembre 2004 Rapport de mission Annick Lachance Ao t 2003 Manuel de suivi valuation d impact Annexe Dossiers cl s PADANE SG MAEP FIDA Annick Lachance Ao t 2003 Manuel de gestion du cycle de projet Approche int gr e et CL CCE F vrier 1993 Le pilotage d un projet de d veloppement par un dispositif de suivi valuation FORHOM 8 septembre 24 octobre 1997 Guide pratique de suivi valuation des projets de d veloppement rural Pour une gestion orient e vers l impact FIDA 65
24. e de dix mois n ont pas t r guli rement r alis s conform ment au convenu Cette situation est explicable par le fait que d une part il ny a pas eu de programme pr cis devant tre labor par le mandataire et valid par le projet d autre par le projet n a pas pu d finir ses besoins cause du manque de leadership relatif au d part du responsable de l UPSE La non r alisation de certaines t ches du mandataire se traduisant par l irr gularit des missions d appui et la non laboration des requ tes mentionn es ici titre d illustration laissent comprendre qu un biais se niche dans les proc dures d ex cution de la convention Les ambigu t s rendent perplexes et le mandataire et le l UPSE PADANE qui finissent par se renvoyer les responsabilit s En outre aucun rapport de mission ou compte rendu sur les assistances et l tat d avancement des travaux n est labor par le bureau d tude une situation qui l interpelle en produire pour le commanditaire apr s chaque mission d appuis entreprise Sambava Les conclusions et les diff rentes mesures prises dans le cadre des discussions techniques entre le X2Z et la Direction du PADANE devront faire l objet d une petite note de concertation ou d un PV pour pouvoir appr cier l volution des prestations Concernant la saisie et le traitement des informations issues des dossiers cl s le bureau d tude se plaint de la non disponibilit des donn es en plus de
25. habitant Le cumul de production dans toutes les communes d intervention pour une campagne donn e aide comprendre la contribution du PADANE la disponibilit du riz dans la r gion d une part et par extension dans tout Madagascar cf l objectif national sur l augmentation de la production rizicole est estim 13 cette campagne agricole 43 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention C STRUCTURES PAYSNNES ET RENFORCEMENT DES CAPACITES DE GESTION ET D ORGANISATION C 1 Pr sentation globale des associations cr es AUE AUP GPPV AGRF AGT e Type et localisation des associations paysannes cr es AUE AUP GPPV AGRF AGT par commune et par axe e C est pour pouvoir estimer le dynamisme des paysans par rapport d intervention la vie associative et communautaire On peut cat goriser les e Type et localisation des associations paysannes communes en fonction de leur degr de motivation s associer fonctionnelles AUE AUP GPPV AGRF AGT par commune pour un int r t commun et travailler ensemble et par axe d intervention e Quel type d associations le projet a t il prioris et quel degr de e Proportion des populations f minines membre d association concentr
26. l Efficacit et l Efficience sont les qualit s que tout directeur ou coordonnateur de projet souhaite lire travers chaque PTBA Pour y arriver toutes les parties prenantes du projet doivent se poser une s rie de questions qui va commencer par avoir un sens concert et accept des objectifs global et sp cifiques Qu est ce que nous entendons vraiment par Am liorer les niveaux et conditions de vie des petits producteurs en milieu rural en particulier des populations les plus pauvres gr ce l augmentation des revenus des m nages l volution de la disponibilit des services socio conomiques de base et l am lioration de l acc s ces services est ainsi la question fondamentale que doit se poser le projet pour une mise en uvre efficace une production de r sultats et impacts positifs 17 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention Apr s concertation les responsables de composante auront plus ou moins la m me compr hension des concepts usuels Ils devront s assurer d avoir la m me perception des objectifs du projet que le reste de leurs coll gues et se poser par la suite la question sur la pertinence de leurs activit s respectives par rapport ces objectifs global et sp cifiques C
27. l UPSE En collaboration avec les chefs de composantes Mise en forme des requ tes du projet Finalisation des requ tes avant la validation de la Direction du PADANE 1 i re Sem mars 05 Consultant national en SE 2 Assistants de l UPSE En concertation avec les chefs de composante pour une mise au point finale Mise en forme du document adresser au X Z 1 i re Sem mars 05 Consultant national 2 Assistants de l UPSE M diatisation des acquis du projet Production de film vid o sur la mise eu uvre du PADANE ses activit s ses r alisations et ses impacts sur les b n ficiaires 4 Sem f v 05 Consultant national 2 Assistants de l UPSE Chefs de composantes Agents des TV Radio locales Des petites activit s seront d finir ult rieurement 62 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention N Consultant national En collaboration avec les Conception de la matrice 27 Sem mars 05 2 Assistants de l UPSE Composantes les Agents sur Echantillonnage 1 Prestataire en PAO DAO terrain et les Autorit s locales Conception Canevas Consultant national Canevas valider par les Etude des cas M nag
28. la non fiabilit de certaines informations Malgr cela un rapport sur la mise en place de la base de donn es de ces dossiers cl s a t mis par X Z au Projet PADANE d but d cembre 2004 N ayant pas le caract re analytique le rapport d crit que le taux de r alisation est estim 70 Parmi les huit 24 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention dossiers cl s con us ceux portant sur le P rim tre et le Projet accusent le m me taux maximal de r alisation de 100 Par contre le taux le plus faible 42 concerne le dossier GCV 19 questionnaires sur les 45 pr vus sont parvenus au X Z De ce fait les recommandations faites par le bureau d tude sont tr s logiques en mettant l accent sur la Revue des possibilit s sur la disponibilit des donn es non collect es Analyse de la qualit des donn es collect es Eventuellement mise jour des fiches d enqu tes des dossiers cl s Remplissage des fiches d enqu tes mises jour _ Elaboration des requ tes n cessaire pour le tableau de bord Automatisation des requ tes ainsi labor es Le bureau d tude X Z estime que la concr tisation de ces recommandations n cessite la concertation entre la Consultante internat
29. les plus indiqu s se justifie par sa nature de faire appara tre sur un tableau ce que le projet veut atteindre comme objectif et les strat gies et les mani res pour y parvenir Il r capitule syst matiquement dans une matrice les objectifs globale et sp cifiques du projet les activit s et les r alisations ainsi que les hypoth ses qui influent sur la r ussite des interventions Ainsi il sert de point de rep re pour le suivi valuation dot d un dynamisme volutif selon la variation du contexte global du projet Normalement le cadre logique devrait tre esquiss au moment de la conception du projet et subir des modifications et des amendements bas es sur la structure du PTBA et au fur et mesure que le projet avance dans sa mise en uvre Historiquement le cadre logique du PADANE a t tardivement d fini Il a t mis au point lors d une mission d appui au processus de suivi et valuation effectu e par M Greert Van Vliet en janvier 2002 Des indicateurs plus d terminants ont t retenus avec la collaboration de l quipe du projet La m me ann e en novembre 2002 exactement le suivi valuateur du minist re de l agriculture appuie l quipe de l unit dans la mise en uvre de l outil En 2003 l experte internationale en suivi valuation apporte des amendements l outil en y int grant des indicateurs d impacts tant donn le type de gestion du PADANE orient e vers l impact A moins d un an
30. moire sur le bilan sommaire des dossiers cl s S rie de requ tes n cessaires pour le projet le MAEP et le FIDA PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention 1 DEMARCHES METHODOLOGIQUES De l impr gnation dans l tude et dans le projet jusqu la production de rapports la mission redynamisation de l UPSE s est r alis e en quatre phases principales qui se sont d roul es chronologiquement de la mani re suivante 1 1 Phase d impr gnation 1 1 1 Objectifs de la phase La Compilation des documents mis notre disposition les R flexions et entretiens avec le Premier Responsable du PADANE concernant la vie du Projet et les strat gies d intervention ainsi que les diff rentes Rencontres avec les Responsables au bureau d tude X2Z le Chef de mission l Informaticien programmeur et le Sp cialiste en SIG ont t les activit s entreprises lors de cette phase d impr gnation Enti rement r alis e Tan elle nous a permis de Nous familiariser avec le projet et bien conna tre ses objectifs sa structure ses activit s ses r alisations etc Conna tre l tat d avancement de la prestation du bureau d tude X2Z dans le domaine du suivi valuation et dresser par la suite un bilan provisoire de
31. s au moment o l on veut mesurer les impacts provoqu s par le projet apr s plusieurs ann es d intervention Trois m thodes compl mentaires sont recommander pour r cup rer la situation et r aliser l valuation d impacts du projet La prise en compte de l enqu te de diagnostic effectu e sous contrat de prestation entre PADANE et bureau d tude MADIO par Observatoires ruraux de Madagascar ROR en 2002 comme une situation de r f rence M thodologiquement deux cas sont consid rer o Soit on revient sur les 500 m nages enqu t s par cette institution localis s dans les trois axes d intervention du projet et mesurer l volution des impacts du projet sur leurs niveaux et conditions de vie des paysans et compl ter l chantillon jusqu avoir une bonne repr sentativit d enqu te o Soit se servir seulement de ces 500 m nages comme un chantillon t moin Etude des cas aupr s d un petit chantillon de m nages ou exploitants agricoles touch s par le PADANE en proc dant par faire un entretien de comparaison entre la situation d avant projet et celle apr s avoir eu la collaboration de travail avec le projet 16 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention Etude des cas aupr
32. s d un petit chantillon par type d association avec qui le projet a collabor On proc dera de la m me fa on qu en tude de cas m nages agricoles en mettant l accent sur les changements not s sur les capacit s de gestion et d organisation de ces institutions suite aux interventions du PADANE Etude de cas aupr s des institutions communales NB Ces recommandations vont tre reprises de mani re d taill e dans les sections ult rieures e Perception divergente des concepts et consolidation difficile Les diff rents concepts g n raux les termes techniques utilis s les indicateurs de r alisations ou d impacts d finis et autres param tres sont interpr t s ou compris de diverses mani res variant d un chef de composante un autre des chefs de composante son assistant et des Composantes th matiques l UPSE Bref le sens donn chaque concept varie d un acteur un autre voire m me des techniciens aux b n ficiaires qu il soit des exploitants agricoles des associations paysannes ou des institutions communales Cette situation influe n gativement sur le r le de programmation coordination de cette unit cl s du PADANE et rend difficile sa t che de consolidation et de synth se des informations issues des composantes techniques Les entretiens men s aupr s de l quipe du projet am ne faire remarquer que l objectif global du projet consid r comme concepts de base semble tre compris de diff ren
33. sommaire des dossiers cl s L objectif de la sous section n est pas d aller en profondeur dans les analyses critiques des dossiers cl s et faire un bilan d taill de ces derniers Le bilan se limitera des remarques qui serviront d l ments de discussion ult rieure avec la consultante et en vue des ajustements en cas de besoin pour que les objectifs vis s par la prestation et par chacun des outils labor s soient atteints Les remarques se basent sur des aspects forme et fond de l outil ainsi que sur les proc dures de collecte des informations et mode de remplissage des canevas eux m mes Tout d abord il convient de rappeler qu en principe les dossiers cl s mis au point permettent de suivre l volution des indicateurs d impacts et d ex cution ainsi que le niveau d appr ciation des membres de l association par rapport aux crit res d valuation d impact telle la couverture des b n ficiaires le degr d atteinte des objectifs vis s la pertinence des activit s entreprises la durabilit et l efficience cf Rapport d activit du premier semestre 2004 Le bureau d tude charg de la saisie et du traitement des dossiers cl s fait remarquer que d une part les questionnaires ne sont pas tous leur parvenus et d autre part ne sont pas bien remplis dans le sens o beaucoup d informations manquent A cela s ajoute le doute sur la qualit et la fiabilit des informations collect es qui pourraient nuire leur
34. suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention ANNEXES Annexe 1 D marches m thodologiques en sch ma D marches m thodologiques Globales Phase Impr gnation Diagnostic du SSE du PADANE Mission de reconnaissance R flexions et entretiens avec zones d intervention du projet le Directeur du projet 1 Niveau de Restitution Rapport Etat des lieux R union Concertation avec l quipe du projet Compilation de documents R vision Disponibles Tan de certains outils de SE FE Pr sentation des r sultats R union Concertation avec S rie d Entretiens avec les P dui E eee cadres de l ONG X2Z quipe US Recommandations Contacts divers 57 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 SG MAEP FIDA Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention Annexe 2 Planning d intervention PHASE SEM 1 SEM 2 SEM 3 SEM 4 SEM 5 SEM 6 SEM 7 SEM 8 Phase d impr gnation Tan Phase op rationnelle e Etape 1 Familiarisation et Diagnostic e Etape 2 Mission de reconnaissance Phase de capitalisation
35. 003 Les r alit s actuelles semblent informer sur l inexistence de transfert de comp tence entre le premier responsable de l unit parti du projet en janvier 2004 et ses assistants En dehors des appuis ponctuels apport s par le bureau d tude X2Z l UPSE et depuis la derni re formation de trois jours en novembre 1999 aucun effort de recyclage des assistants de l unit n a t entrepris 19 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention Pour rem dier la situation la recommandation de la Consultante concernant la capitalisation des comp tences de l unit de suivi valuation reste valable Mais pour donner plus d efficacit et de performance l unit de programmation et de suivi valuation et pour qu elle soit apte faire face aux exigences du contexte du projet il est imp ratif de renforcer les capacit s des deux assistants G ographe et Economiste surtout en mati re de collecte de traitements et d analyse des donn es Pour ce faire le bureau d tude X Z dans le cadre de sa prestation pour le PADANE est inviter les faire b n ficier de la ma trise du logiciel de traitement et d analyse ACCESS en plus des appuis qu il fournit mensuellement au projet Le service de suivi valuation du MAEP po
36. A N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention 3 3 2 Propositions de requ tes ESQUISSE DE REQUETE JUSTIFICATIONS ET REMARQUES A ACTIVITES ET INVESTISSEMENT Nombre et type d activit s par commune En vue d une cat gorisation des communes d intervention Co t d investissement par type d activit par commune et par fivondronana Pour voir la fois le type d activit entreprise l activit la plus co teuse et le niveau d intervention du projet dans la commune Une cat gorisation des communes et une tude comparative pourraient s ensuivre Co t total d investissements par population et par commune R partition du co t d investissement par commune et justifications Co t d investissements par m nage et am lioration de revenu Pour savoir quel montant d argent investi par provoque quelle am lioration de revenu Co t d investissement par hectare par p rim tre et rendement moyen Quel montant d argent investi par hectare par p rim tre permet il d avoir quelle augmentation du rendement Est ce que la r habilitation a t il vraiment t rentable pour les riziculteurs B REHABILITATION ET DISPONIBILITE ALIMENTAIRE B 1 Surface rizicole du p rim tre et exploitants riziculteurs b n ficiaires Surface domin e par p rim tre et par co
37. AVA au projet pour terminer la derni re ann e du PADANE et faciliter le transfert de responsabilit cette structure de rel ve e Soit le recrutement d un consultant national sp cialiste en la mati re pour des appuis ponctuels li s la relance du syst me de suivi valuation et la pr paration de la cl ture du projet Quel que soit la recommandation consid rer la supervision mensuelle effectuer par le service de suivi valuation du MAEP l appui de la Consultante Annick Lachance dans la mise en uvre du manuel de S amp E labor et le recyclage des deux assistants s av rent une n cessit absolue 21 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention 2 3 Inventaire et analyse des outils de base existants L tat des lieux se limite au cadre logique et au tableau de bord trimestriel consid r s comme outils de base de collecte et de gestion des informations renfermant plus de concepts sur le projet 2 3 1 Cadre logique Le cadre logique est un outil tr s utile pour la conception et la mise en uvre d un projet Il est constitu d un ensemble de concepts et indicateurs coh rents et op rationnels qui servent de balise pour le projet Son int gration parmi le groupe d outils de suivi valuation
38. E qu ils identifient comme le Propri taire de la piste r am nag e d o l appellation Lalan ny PADANE piste du PADANE De surcro t la caisse de l association est faiblement approvisionn e malgr la taxation de l usage de la piste Par cons quent les travaux d entretiens courants d frichement et curage des canaux d vacuation qui reviennent aux b n ficiaires sont mal faits et la piste donne d j des signes de fatigue deux ans apr s la r ception d finitive Au cours de la discussion les membres de bureau de l AUP affirment que la population reconna t avoir eu des changements positifs sur leurs pratiques quotidiennes surtout sur le plan sociale et conomique Le transport des produits agricoles ne se fait plus dos d homme comme avant l aide d un petit travers appel Bao Les transporteurs en commun ont pu multiplier le nombre de voyages effectuer par jour Le trafic routier s intensifie tandis que la population ne patauge plus dans la boue m me en saison de pluies Cependant le renforcement de la capacit de gestion et d organisation de PAUP est encore recommander pour sa maturit et son autonomie L AUP a besoin d appui dans la gestion des barri res et une formation technique relative l entretien est galement n cessaire cf DIR Les maires des deux communes concern es doivent participer aux diff rents types de formation au m me titre que les membres de bureau en tant des cog rant
39. PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention SOMMAIRE RESUME tias hne a a a verte 5 INTRODUCTION Tr en E EE n a Ne 6 e Rappel des objectifs du projet PADANE 6 e Contexte et probl matique nes nana AE te ea en de de 6 e Mandat et objectifs de la prestation TDR 7 o Objet et objectif global de la prestation o nonsonensoosooneeseseosesseseossssessesseseesesseseese 7 o7 COBjectifsSp cIfIJUE Sieen a a a e a a a ei 8 O TACIIVII S r alis es e iso near a a a E T 8 lt Produits livrables share t a A a ae aE 9 1 DEMARCHES METHODOLOGIQUES 0 onnsesennseseseesosessesesesresesrssesesssresesrssssesesees 10 1 1 Phase d impr gnation 10 1 1 1 Objectifs d la phase ist anis nettement 10 1 2 Phase op rationnelle 82 8 ne LR at de ne c 10 1 2 1 Diagnostic du syst me de suivi valuation adopt 10 1 2 2 Mission de reconnaissance et entretien avec les b n ficiaires 11 1 3 Phase de capitalisation des acquis 11 1 4 Phase de r daction du rapport et restitution 12 1 4 1 Pr sentation des diff rentes parti
40. PS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention C 4 Am nagement des pistes rurales et renforcement des capacit s de gestion et d organisation des AUP e Localisation et caract risation des pistes am nag es e Type de travaux de r habilitation effectu et co t d investissement par piste e Nombre de population par fokontany et commune desservis par e Pour valuer la capacit de gestion de l AUP piste am nag e e Nombre moyen de jours pendant lesquels la population est desservie au cours d une ann e e Pour valuer la capacit d organisation des travaux d entretien des Nombre total des membres par commune et pourcentage des 5 g pistes r habilit s par l AUP femmes e Type de formation re u par AUP e Volume de taxe per u par an et recette moyenne par jour par piste e Moyenne du taux de croissance annuel de la circulation des personnes taxi des marchandises camion par piste C 4 AGT et am lioration du syst me e Identification et localisation des bassins versants en superposition avec les activit s entreprises e Identification de l association effectif des membres et pourcentage des femmes e Pour avoir une id e sur la viabilit de l association e Existence de plan d am nagement et degr de respect du cahier de charge e Taille du bassin ver
41. REPOBLIKAN I MADAGASIKARA TANINDRAZANA FAHAFAHANA FANDROSOANA MINISTERE DE L AGRICULTURE DE L ELEVAGE ET DE LA PECHE SECRETARIAT GENERAL PROJET D AMELIORATION ET DE DEVELOPPEMENT AGRICOLE DANS LE NORD EST UNITE DE PROGRAMMATION ET DE SUIVI EVALUATION DIAGNOSTIC DU SYSTEME DE SUIVI EVALUATION DU PADANE ET REDYNAMISATION DE L UPSE POUR LA DERNIERE ANNEE D INTERVENTION 2005 R dig pour le PADANE Janvier 2005 CONSULTANT Rakotoniaina Victor PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention Sigles et acronymes AEF Association conomique des femmes AGR Appui aux groupements ruraux AGRF Activit g n ratrice de revenu des femmes AGT Association pour la gestion du terroir AHA Am nagement hydro agricole APA Appui la production agricole AUE Association des usagers de l eau AUP Association des usagers de piste AVB Agent de vulgarisation de base BM Banque mondiale CD Compact disc CDD Centre dioc sain pour le d veloppement CdM Comit des Maires CSE Cellule de suivi valuation DID D veloppement international Desjardins DIR D veloppement des infrastructures routi res DISE Direction des informations et du suivi valuation DRDR Direction r gionale du d veloppement rural DSSE
42. ROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention o Objectifs de la mission Le FIDA comme beaucoup d autres Bailleurs accorde une importance particuli re en suivi des activit s financ es et l valuation de leurs effets sur les conditions des groupes cibles Ainsi pour la derni re ann e du projet une des priorit s sera donn e l valuation de mani re qualitative et quantitative de l impact du projet sur les groupes cibles de la r gion de SAVA Ainsi en collaboration avec le Consultant national responsable de PUPSE et le Suivi valuateur du MAEP l Experte internationale en suivi valuation aidera le projet r ussir cette derni re ann e de prolongation travers ses appuis l UPSE Elle est ainsi appel e rendre plus op rationnelle et plus efficace le syst me de suivi valuation du PADANE pour que le syst me install soit apte jouer un r le d terminant dans cette phase finale du projet plus particuli rement dans le domaine de l valuation d impact o T ches propos es Sp cifiquement les t ches de la Consultante consisteront Concevoir les termes de r f rences relatifs l enqu te d valuation d impact Lancer l appel d offre et participer la s lection du bureau d tude en tudiant l offre technique et l offre financi re soumises au minist re de tutelle Appr cier l tat
43. a derni re ann e du projet 2005 o Mars 2005 Uniformisation du niveau de connaissance et d information des Maires qui pour la plupart des cas sont nouveaux au poste Les informer de ce que PADANE a fait dans les communes en mati re d action de d veloppement pour que ceux ci puissent adapter et orienter leur propre PCD en fonction de ces acquis 50 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 F01 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention o Juillet 2005 Pr paration du transfert de responsabilit o D cembre 2005 Transfert de responsabilit L laboration d un manuel d utilisation du tableau de bord et du cadre logique Entamer les proc dures concernant les programmes TVM Radio Lancement d s le mois de f vrier 2005 Des accords de principe ont t obtenus aupr s des antennes locales de t l vision et de radio et la r alisation sera sous l animation de l UPSE et coordonn e par un consultant sp cialiste en suivi valuation et supervis e par le Directeur du projet Un sp cialiste en communication de la radio nationale mettra au point des techniques adapt es avec les Assistants de l UPSE et en troite collaboration avec les chefs de composantes et sous composantes th matiques pour arr ter les th mes traiter Il est faire remarquer q
44. a vanille Une masse d informations sur la fili re chappe la grande majorit des producteurs plus ou moins caract ris s par un faible niveau d instruction Pour pouvoir liminer les parasites et atteindre les importateurs directs il faut que les groupements soient au courant de la situation du march international de la fluctuation des prix les diff rentes qualit s de vanilles qui y circulent etc La connaissance et la ma trise de ces l ments d information procurent aux groupements voire aux unions ou groupes f d ratifs le pouvoir d imposer leurs propres prix et les rendent plus professionnels Compte tenu de cette situation les groupements doivent se faire b n ficier des formations en technique d information d ducation et de communication IEC qui inclue la capacit de n gociation et de gestion Mais pour pouvoir imposer son statut d acteur de base dans la fili re vanille et ma triser la fluctuation des prix ils doivent se regrouper en f d ration ou en coop rative niveau institutionnel r gi par un degr de constitution officiel Le contact en permanence avec les connaisseurs de la fili re s impose pour tre au courant de tout ce qui se passe sur le march national que sur le march international En ce qui concerne les impacts du projet les GPPV ont reconnu les retomb es conomiques de ces actions de formations aussi bien sur le plan technique qu organisationnel et gestion L objectif sp cifique r
45. activit s mener par des organisations ONG et bureaux d tudes sous contrat La prolongation propos e aurait pour objet d assurer la p rennisation des acquis et les transferts des responsabilit s avec les moyens y aff rents aux diff rentes structures r gionales et centrales Directions centrales au niveau du Minist re Direction R gionale de D veloppement Rural SAVA DRDR Organisations paysannes op rateurs conomiques etc Les activit s durant l ventuelle p riode de prolongation se focaliseraient sur a l autonomisation des associations encadr es par le projet b la valorisation des investissements hydro agricoles par le renforcement des capacit s des AUE en mati re de gestion et d entretien des p rim tres am nag s d une part et par l intensification rizicole avec l objectif d accroissement de la production la s curisation alimentaire ainsi que l augmentation des revenus d autre part c la consolidation et la p rennisation des acquis en mati re de finances rurales par l autonomisation de gestion des caisses d pargne et de cr dit et le rattachement du r seau de la SAVA une structure nationale p renne d et la mise en relation des producteurs avec les march s en ce qui concerne l approvisionnement des intrants et des quipements et la commercialisation des produits Le Projet est compos des 5 Composantes suivantes 1 Appui aux groupements ruraux AGR 2 Appui
46. ance l Unit de Programmation et de Suivi Evaluation UPSE La fusion de ces deux cellules et le changement de nom de l unit de planification et de suivi valuation l unit de programmation et de suivi valuation ont t entrepris juste pour donner plus de sens l unit en tant qu outil de gestion et de programmation en m me temps Mais ses activit s classiques de reporting demeurent inchang es l En septembre 2001 le projet par le biais d une mission de supervision prouve le besoin imp ratif d une constitution de base de donn es centralis e selon un syst me d informations coordonn es et informatis es apr s avoir constat que le dit syst me de suivi valuation du projet n est pas encore compl tement op rationnel m Une nette am lioration concernant l laboration du PTBA a t not e lors de la mission de supervision Le mod le de PTBA propos par la mission pr c dente a t appliqu n La premi re version du cadre logique global ou sp cifique du projet a t d finie en janvier 2002 l issue de la mission d appui aux processus de gestion de suivi et valuation effectu e par M Geert Van Vliet consultant international du projet o En novembre 2002 la DISE Direction des informations et du suivi valuation du MAEL Minist re de l agriculture et de l levage a appuy la cellule du SE dans la mise en uvre du cadre logique d fini Un canevas de syst me de reporting in
47. areils et accessoires n cessaires 3 2 2 Programmes de TV et Radio La m diatisation se concr tisera aussi sous forme de programmes la t l vision et ou la radio locales ou l chelle nationales Des contacts ont t d j faits aupr s des radios et t l visions locales et nationales et des acquis de principe ont t d j obtenus Il reste voir avec les responsables de chaque cha ne les proc dures de r alisation Les programmes et les th mes seront con us de concert avec les composantes du projet qui ont d j pr vu la m diatisation des acquis du projet dans leur PTBA 2005 les techniciens des Radios et t l visions L UPSE s occupera de la sensibilisation et de l organisation g n rale de l activit de m diatisation sous la supervision de la direction du Padane 38 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention 3 3 Elaboration d une s rie de requ tes essentielles 3 3 1 Consid rations g n rales On entend par requ tes un ensemble de th mes ou de situations relatifs la vie du projet et que l on veut mettre en exergue selon le besoin Elles peuvent tre li es la conception du projet sa mise en uvre aux activit s entreprises aux r alisations aux r sultats et aux i
48. as tend toucher les diff rents types de b n ficiaires directes des actions du PADANE Elle se r alisera aupr s d un petit chantillon de m nages agricoles par type d association AUE GPPV AUP AGT AEF AGRPF etc et un autre petit chantillon de maires repr sentant l institution communale On vise atteindre les m mes objectifs en consid rant ces cat gories d acteurs avec des th mes d entretien variant selon les caract res sp cifiques des b n ficiaires et des actions men es aupr s de chaque type Les changements et impacts engendr s vont certainement varier en fonction de ces sp cificit s respectives A faire remarquer que cette activit est tr s importante tant pour le Projet le FIDA que pour le Minist re de Tutelle MAEP et n cessite une collaboration franche et enti re avec les Composantes th matiques sensibilis e et anim e par l UPSE Les tudes des cas sont consid r es parmi les outils les plus ad quats permettant de suivre dans le temps l volution des impacts et effets des actions d un projet sur l am lioration des niveaux et conditions de vie des b n ficiaires et du renforcement de diverses capacit s des structures paysannes La m thodologie de r alisation et les proc dures de collaboration seront d termin es plus tard avec le concours de diff rents acteurs concern s D finitivement le projet adoptera l enqu te aupr s des m nages et l tude des cas pour valuer les i
49. ase du syst me de suivi valuation et une synth se des visit s effectu es sur le terrain font partie int grante de la deuxi me section du rapport Tandis que la troisi me partie regroupe principalement les exigences de la derni re ann e du projet dont la conduite d une enqu te d valuation d impact la m diatisation des acquis du projet et l laboration des requ tes sont consid r es parmi les activit s essentielles entreprendre La derni re partie fait tat des du degr d ex cution des recommandations ant rieures et en propose d autres susceptibles d apporter de l am lioration au syst me de suivi valuation du projet Une bauche du plan d action 2005 de l UPSE bouclera la partie Par ailleurs on avise les lecteurs du rapport de diagnostic que les petits paragraphes en italique sont des recommandations Les ins rer apr s chaque type de probl me constat les aidera comprendre rapidement leur coh rence avec la situation probl matique 12 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention 2 DIAGNOSTIC EVALUATIF DU SYSTEME DE SUIVI EVALUATION ACTUEL Pr alable Avant de caract riser le syst me de suivi valuation adopt par le projet et afin de faciliter la lecture et la compr hens
50. atifs l enqu te d valuation d impact Lancer l appel d offre et participer la s lection du bureau d tude en tudiant l offre technique et l offre financi re soumises au minist re de tutelle Appr cier l tat d avancement des dossiers cl s et identifier les forces et faiblesses des outils de collecte d information mis en uvre Tirer des le ons partir des erreurs et apporter des ajustements et r orientations en cas de besoin pour atteindre les objectifs fix s pour les dossiers cl s Evaluer la pertinence des indicateurs d impact d finis pour le projet et par rapport aux objectifs globaux et sp cifiques R viser le cadre logique pour qu il corresponde bien au contexte de fin de projet Il faut noter que la plupart des t ches de la Consultante internationale sinon la totalit doivent tre r alis es avec le concours du Consultant national responsable de l UPSE du Suivi valuateur du MAEP charg de la supervision des activit s et des r alisations du PADANE et en partie avec l appui du bureau d tude X Z charg du traitement et de l analyse des dossiers cl s et installateur des logiciels relatifs la gestion informatis e des donn es sur le projet 61 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re an
51. ation par commune et par axe d intervention AUE AUP GPPV AGRF AGT par commune et par axe e Estimer le degr d implication des femmes dans la prise de d cision e Proportion des populations f minines membre de bureau des et dans le d veloppement en g n ral associations AUE AUP GPPV AGRF AGT par commune et par axe d intervention C 2 Situation globale des r habilitations et caract risation des p rim tres e Rapport entre nombre de demandes formul es par les e Pour savoir le degr de respect des conditions exig es par le associations et nombre de demandes satisfaites par commune projet e Identification et localisation des p rim tres r habilit s avec superficie par commune d intervention en superposition avec le nom de la des AUE cr es e Caract risation physique de chaque p rim tre surface e Pour une meilleure connaissance du p rim tre domin e surface irrigu e type d ouvrage etc e Situation de chaque p rim tre par rapport aux r ceptions provisoire et d finitive la superficie irrigu e e Niveau de ma trise d eau dans chaque p rim tre Bonne Moyenne Faible e Type de probl mes d eau pour chaque p rim tre Inondation insuffisance d eau mauvaise gestion ou r partition de l eau e Etat ou fonctionnalit technique de chaque p rim tre selon une chelle de valeur 44 PADANE Projet d am lioration et de d ve
52. ationale qui n est pas encore disponible Aucun remplacement des assistants n est encore pr vu Le constant national estime qu il s av re plus rentable pour le projet de les faire b n ficier d une formation en ACCESS et en traitement et analyse des donn es travers des appuis ponctuels fournis par X2Z Remarques g n rales quelques mois apr s la mission de supervision Septembre octobre 2004 il a t difficile d avoir un taux d ex cution lev des recommandations La plupart des recommandations faites se r aliseront au cours de l ann e 2005 49 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention 4 2 Recommandations de la mission 4 2 1 Recommandations g n rales e Consid rer l UPSE comme un outil de gestion global du projet e Consid rer P UPSE comme une sous composante part enti re au sein de la composante GdP e Consid rer le tableau de bord comme l outil le plus utile pour le projet et le remplir d une fa on r guli re e Terminer le remplissage des dossiers cl s avant le 10 janvier 2008 e Terminer le remplissage du tableau de bord 3 trimestre 04 avant la fin de l ann e 2004 e Il est demand au Chef de composante Sous composante de se conformer a
53. celle ci Avoir une id e sur la disponibilit de donn es ou d informations tant en quantit qu en qualit chez X2Z Connaissance sommaire du syst me de suivi valuation du projet Pr ciser les Termes de r f rence qui nous concernent 1 2 Phase op rationnelle La phase op rationnelle qui correspond des interventions dans la r gion d implantation du projet s est effectu e en deux tapes 1 2 1 Diagnostic du syst me de suivi valuation adopt Au cours de cette premi re tape nous nous sommes limit des activit s r alis es au si ge du projet et qui consistent Mener des entretiens sporadiques aupr s de la direction du projet __ Entreprendre des discussions avec les Chefs de composantes et autres techniciens inventorier les quelques outils de base du suivi valuation et analyser leur praticabilit tableau de bord cadre logique Faire un diagnostic de la banque de donn es de l UPSE Analyser les documents du projet rapports d activit etc Ces activit s ont t entreprises afin de Mieux conna tre le projet travers ses r alisations concr tes Mieux conna tre l organisation les fonctions et le fonctionnement de l UPSE Identifier et caract riser les points faibles et points forts du syst me afin de proposer des solutions de rechanges ou am liorations pour le rendre plus op rationnel et n cessaire en tant qu outil de gestion et structure p
54. clage des cadres techniques en S amp E et la formation des animateurs et AVB en outils participatifs de SE Taux d ex cution estim 50 Un bureau sera recrut pour conduire l enqu te participative bilan des m nages agricoles si cette id e est retenue lors de la mission de supervision Pr vue dans le PTBA 2005 de l UPSE dont la r alisation sera aux environs du mois d ao t de cette ann e Les diff rents produits de restitution missions radio film documentaire concours riz foire agricole pr vus pour capitaliser les connaissances et les diffuser devront tre confi s un sp cialiste des communications qui travaillerait dans le cadre de l Unit de Programmation et SE du PADANE UPSE Non r alis e mais des missions radio et production de film documentaire sont pr vues comme imp ratives dans le PTBA 2005 de l UPSE L analyse des donn es de base en vue d une meilleure exploitation des donn es collect es et l int gration des informations dans la pr paration des r unions de coordination et des rapports d activit s pourrait tre confi e l assistant conomiste de l UPSE et le suivi du d veloppement de l application informatique de m me que la pr paration des cartes th matiques pourrait tre confi e l assistant g ographe de l UPSE La r partition de travail entre les deux assistants est effective Seulement leur capacit d interpr tation d analyse
55. cluant un mod le de tableau de bord trimestriel con u par le Minist re du plan et demand par la Primature est fourni l UPSE L quipe du projet a t form e sur le fond la forme et le mode de remplissage ainsi que l int r t que repr sente cet outil pour la gestion ax e sur les r sultats du projet Le syst me reporting est ainsi con u pour la responsabilisation des acteurs auto suivi valuation l efficacit de la politique sectorielle la pertinence des objectifs d finis et la bonne gouvernance p En 2002 le bureau d tude X Z a t sollicit pour mettre au point un syst me informatis de gestion d informations et de suivi valuation par la conception d un logiciel plus ad quat et adapt au contexte du projet et des mod les de cartographie des activit s et des investissements ont t sortis q Aussi il lui a t demand d assister l quipe de l unit de suivi valuation dans la r alisation de ses activit s en les faisant b n ficier d une s rie de formations installation et manipulation du logiciel formation en ACCESS r Malgr le retard de deux ans qu accuse l ex cution de la recommandation l quipe de la supervision N 6 dirig e par le Portolio Manager de l UNOPS a salu l mergence d un syst me de suivi valuation sous forme d une base de donn es centralis e et d un syst me d information g ographique au sein de l UPSE s La m me mission a not avec satisfa
56. cole la r alisation de gros travaux d entretien des r seaux hydroagricoles non la port e de la capacit financi re des associations du renforcement des capacit s de gestion et d organisation des f d rations ou coop ratives de producteurs du financement rural jusqu une autonomie financi re s re des appuis des autorit s communales pour l instauration de la bonne gouvernance 35 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention 3 EXIGENCES DE LA FIN DE PROJET EN MATIERE DE S amp E 3 1 Evaluation d impacts une n cessit absolue Rendu sa phase finale le PADANE veut savoir jusqu o et quel degr les actions entreprises durant plusieurs ann es ont ils provoqu des changements et am liorations sur les niveaux et conditions de vie des petits producteurs en milieu rural en particulier des populations les plus pauvres Pour r pondre cet questionnement et pour pouvoir mesurer d une mani re objective et efficace les impacts et effets voulus ou non du projet PUPSE pr voit un autre activit bas e sur l application d un outil de suivi valuation qu est l tude des cas en plus de la grande enqu te d impacts aupr s des m nages et dont la conduite est d j acquise au sein du projet L tude des c
57. contribution du projet la r duction de la pauvret des populations les plus pauvres de la r gion d intervention D but de transfert de responsabilit du PADANE vers le DRDR et les Communes Mois de d cembre Axe Andapa Sambava Remarque Le transfert d finitif de responsabilit fera l objet d une autre c r monie officielle et programmer par le projet avec l approbation du Minist re de tutelle Capitalisation des acquis du projet travers des Etude des cas recueillant les t moignages des m nages ruraux sur l volution de leurs niveaux et conditions de vie suite leur collaboration avec le PADANE Etudes des cas par type d Associations paysannes recueillant les t moignages de ces derniers sur le renforcement de leur capacit de Gestion et d Organisation apr s avoir collabor avec le PADANE 54 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention A faire remarquer que cette activit est tr s importante tant pour le Projet le FIDA que pour le Minist re de Tutelle MAEP et n cessite une collaboration franche et enti re avec les Composantes th matiques sensibilis e et anim e par l UPSE Les tudes des cas sont consid r es parmi les outils les plus ad quats perme
58. ct des actions du projet sur les niveaux et conditions de vie des populations b n ficiaires est une tape importante dans la vie d un projet Les visites de terrain effectu es permettent d avoir une id e sur la faisabilit de l enqu te d valuation d impacts afin de pouvoir laborer des directives et affiner les termes de r f rence pour le bureau d tude s lectionn Selon le principe d auto valuation et d valuation participative le projet a int r t consid rer o le point de vue des paysans dits pauvres sur la pauvret o les strat gies de lutte qu ils adoptent pour r duire la pauvret la principale finalit des projets financ s par le FIDA o les perceptions des b n ficiaires sur les actions men es o la manifestation des changements ou des impacts g n r s positifs ou n gatifs par le projet dans leur vie quotidienne Les faits saillants suivants ressortent de cette tude de pr faisabilit de l enqu te d valuation d impacts du projet les m nages b n ficiaires affirment avoir ressenti des changements impacts et effets sur o le plan mat riel Revenu Production Rendements agricoles rizicoles dur e de la p riode de soudure et la disponibilit alimentaire Equipement agricole et domestique etc o le plan physique alimentation Etat sanitaire aptitude travailler sensation d tre fort etc o mental confiance en soit plus heureux etc o intellectuel am liora
59. ction l initiative du projet d avoir sign un contrat d enqu te avec l organisme charg des observatoires ruraux Madagascar qui devrait fournir les documents physiques et le support lectronique fin mars 2003 t La mission de supervision N 7 du 22 septembre au 03 octobre 2003 a not que malgr les formations re ues le responsable de l UPSE n a pas encore la connaissance n cessaire pour ma triser l outil de gestion d informations et l exploiter Cellule Panification et suivi valuation Cellule Socio conomie et Cellule Appui la production agricole 15 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention u Sur recommandation de la m me mission de supervision le bureau d tude doit apporter des appuis ponctuels et p riodiques l quipe de suivi valuation du PADANE raison d une semaine par mois pendant la dur e de sa prestation pour accompagner le Responsable de l UPSE et s assurer d un suivi correct v La mission de supervision FIDA en novembre 2003 conclue le d part d un assistant communicateur de l unit de suivi valuation qui n a pass que 3 mois dans le projet w En r ponse la demande des missions de supervision concernant la mise en place d un syst me de suivi valuat
60. cts En outre des indicateurs et perceptions paysannes des impacts du projet sont surtout prendre en consid ration par le consultant dans la conception de la m thodologie d intervention et l laboration du canevas d enqu te 3 1 2 Etude de cas M nages Etude des cas recueillant les t moignages des m nages ruraux sur l volution de leurs niveaux et conditions de vie suite leur collaboration avec le PADANE L tude des cas aupr s consid re un petit chantillon de m nages ou exploitants agricoles touch s par le PADANE en faisant un entretien de comparaison entre la situation d avant projet et celle apr s avoir travaill avec le projet L enqu te est individuelle et les renseignements collecter concernent uniquement le cas du m nage Cette tude des cas a t d j abord e dans la section ant rieure 3 1 3 Etude de cas Associations Elle se r alisera de la m me fa on que celle des m nages en proc dant par type d associations paysannes pour recueillir les t moignages de ces derniers sur le renforcement de leur capacit de Gestion et Organisation apr s avoir collabor avec le PADANE Le focus group est appliquer dans l tude des cas sur les associations 4 ROR 2002 est une sorte de monographie de la r gion du SAVA L tude a t effectu e en 2002 dans plusieurs communes d intervention du PADANE par le bureau d tude MADIO et dont les investigations ont touch 500 m nages b n f
61. de pilotage du PADANE tient r guli rement ses r unions Recommandations Niveau de r alisation et observations Production d un film vid o et des plaquettes illustrant les r sultats du PADANE s av re tr s urgent Non encore ex cut e Mais pr vue comme activit prioritaire dans le PTBA de l UPSE Des contacts ont t d j faits aupr s des TV locales et nationales Recrutement de stagiaire pour appuyer l UPSE dans l approfondissement de certaines tudes et recherche li es l valuation d impact Un stagiaire a t recrut pour approfondir l autonomisation et la professionnalisation des GPPV et tudier la dynamique de la fili re vanille Rapport de stage en cours de r daction Organisation d une deuxi me mission de la consultante Lachance D cal e au 3 mars 2005 Rapport X2Z pr vu pour le 15 octobre 2004 Re u au cours de la premi re semaine du mois de d cembre Recrutement d un expert national en suivi valuation pour appuyer le projet Recrutement r alis Rapport du diagnostic du syst me de suivi valuation version provisoire d j remis au PADANE Prolongation du mandat du consultant national en S amp E Prolongation de huit mois officieusement propos e par la direction du projet L valuation de la performance des deux assistants de l UPSE a t en partie faite par le consultant national en l absence de la consultante intern
62. de suivi valuation ne pr tend pas avoir les m mes objectifs que les missions de supervision qui s effectuent pour valuer l tat d avancement des activit s globales du projet et mesurer sa performance Il est entrepris juste pour avoir une id e sur le fonctionnement du syst me de gestion des informations sur le PADANE Ce qui ne nous emp che pas de faire un tat de lieux sommaire des r alisations du projet une tape m thodologique n cessaire pour le pr sent diagnostic relatif au syst me de suivi valuation 28 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention A caract re informel des entretiens ont t men s aupr s des associations AUE GPPV AUP GCV des communes et des m nages agricoles tous des partenaires b n ficiaires du projet Diverses recommandations sont fournies dans cette section et dont une partie correspond aux diverses remarques et observations sur les r alisations du projet Charge ainsi aux chefs de composante de les s rier et les consid rer selon la pertinence et l importance de celles ci pour leurs activit s respectives pr vues dans le PTBA 2005 e Enqu te m nage et perceptions paysannes des impacts du projet sur leurs niveaux et conditions de vie L enqu te m nage sur l impa
63. de vie viabilit des associations cr es et leur autonomisation face l objectif de transfert de g rance la faisabilit du transfert de responsabilit aux structures de rel ve apr s le d part du projet Faire un atelier de restitution pour rendre compte les r sultats de l tude l quipe du projet pour une validation Produire divers rapports renfermant les r sultats globaux de l tude men e Produits livrables A l issue de la prestation les quelques produits suivants seront mis la disposition du projet tels le Rapport sur la caract risation de la situation du suivi valuation du projet ainsi que les recommandations garantissant l am lioration de la performance de l UPSE Le rapport inclura entre autres le processus de mise en uvre de cette redynamisation les requ tes et besoins du projet dans son contexte de phase finale et les propositions sur les m thodes et proc dures de r alisation de l valuation des impacts et effets g n r s par le projet La mission esquissera galement le susceptible plan d actions ou PTBA 2005 de l UPSE et proposera des termes de r f rences pour Mme Lachance Manuel d utilisation du tableau de bord trimestriel qui comportera un lexique permettant de comprendre le sens des indicateurs d finis et adopt s par les composantes les diff rents modes de calcul sp cifiques chacun de ces indicateurs d finis et le mode de remplissage de l outil proprement dit Aide m
64. des caisses d pargne et de cr dit et le rattachement du r seau de la SAVA une structure nationale p renne La prolongation sus not e d termine ainsi le 31 d cembre 2005 et le 30 juin 2006 respectivement comme date d ach vement et date de cl ture du projet De prime abord l unit de suivi valuation du PADANE semble avoir v cu des moments difficiles qui l emp chent d acqu rir un dynamisme op rationnel La s rie de d parts et d arriv es de comp tences le manque de leadership la compr hension divergente des concepts du projet sont des facteurs parmi tant d autres qui mettent l UPSE dans un fonctionnement au ralenti ne la permettant pas de jouer pleinement son r le de gestionnaire d informations et de coordonnateur d activit s Face aux d fis actuels d finis dans le contexte de fin de projet cette unit doit remonter la pente et se rendre plus op rationnel et plus performante pour le PADANE Pour y parvenir une liste de recommandations ont t tablies et de mesures correctives s imposent Le renforcement des capacit s d analyse de l quipe de l unit la d finition d activit s pertinentes conduite d une enqu te d valuation d impacts la relance de la r union des comit des maires la mise eu uvre des tudes de cas etc la constitution des bases de donn es du projet etc se constituent en des l ments de redynamisation du syst me de SE La r ussite de cette derni re ann e 2005 est un c
65. donn es des dossiers cl s et nous m me en tant que Consultant Responsable de l UPSE du PADANE Le RIMS le Canevas du rapport d ach vement le cadre logique les tableaux de bord les documents du projet Cr ation du projet la RMP les PTBA les rapports de mission de supervision et les rapports d activit s ainsi que les huit 8 dossiers cl s con us par la consultante Lachance sont la base de l laboration de ces requ tes et qui en constituent des sources d inspiration La direction du projet PADANE apportera ses observations et remarques et validera par la suite la version d finitive qui va tre adress e au bureau d tude X2Z pour traitement La plupart des informations n cessaires sont d j disponibles dans la base de donn es constitu e au sein de l UPSE Tandis que les donn es manquantes sont collecter au fur mesure tout au long de l ann e 2005 selon des outils de collecte ou de suivi ad quats et aupr s des diff rents acteurs sources d informations Ce qui am ne dire que vers le mois de d cembre 2005 le projet aura une base et banque de donn es assez fournies transf rer la DRDR Cadre directeur pour un syst me de gestions des r sultats applicable aux programmes par pays appuy s par le FIDA Conseil d administration Quatre vingti me session Rome 17 18 d cembre 2003 39 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FID
66. e d entretien Mars 05 2 Assistants de l UPSE Composantes et la Direction du R alisation Entretien projet Mise en forme des r sultats P Consultant national et mise la disposition du 1 Quinz avril 05 2 Assistants de l UPSE projet des produits 1 Prestataire en PAO DAO Consultant national En collaboration avec les Conception de la matrice 27 Sem mars 05 2 Assistants de l UPSE Composantes les Agents sur Echantillonnage 1 Prestataire en PAO DAO terrain et les Autorit s locales Conception Canevas Consultant national Canevas valider par les Etude des cas Association d entretien Avril 05 2 Assistants de l UPSE Composantes et la Direction du R alisation Focus group projet Mise en forme des r sultats N Consultant national et mise la disposition du 1 Quinz mai 05 2 Assistants de l UPSE projet des produits 1 Prestataire en PAO DAO Mission de reconnaissance et Consultant national Pour tude de faisabilit des de pr paration des r unions 3 Sem mars 05 2 Assistants de l UPSE r unions et collecte de Invitation Composantes propositions de mise en uvre Participants R union proprement dite R Animateur Directeur du Chefs de composante 1 R union 4 Sem mars 05 PADANE DRDR Dur e 3 jours Appui animation et secr tariat 43 Maires commune Lieu Axe Antalaha UPSE RAF du PADANE Repr sentant R gion Relance des r unions Participants d
67. e du projet cf les institutions cit es ci dessous e les modes de calculs adopt s par les composantes Sous composantes pour comprendre le sens des chiffres figur s dans le tableau de bord trimestriel e le mode remplissage de l outil tableau de bord Sensibilisation et coordination de la M diatisation des acquis du projet en collaboration avec les composantes th matiques et les services audiovisuels locaux et nationaux e Production de film vid o sur la vie du projet e Programme t l vis e Programme radiophonique Des contacts ont t d j faits aupr s des radios et t l visions locales et nationales et des acquis de principe ont t d j obtenus Les programmes et les th mes seront con us de concert avec les composantes du projet les techniciens des Radios et t l visions et organis s et anim s par l UPSE sous la supervision de la direction du Padane Redynamisation de la r union intercomposante mensuelle qui doit se tenir chaque premier mardi du mois et tout au long de l exercice campagne 2005 A titre d information celle du mois de janvier se tiendra dans la salle de r union du PADANE le 1 f vrier 2005 8H30 Il s agit de donner un sens plus pratique et plus concret cet important outil de suivi valuation dont les principaux objectifs sont e Favoriser les changes d informations entre les composantes e Formaliser et raffermir les collaborations informelles qui existent d j
68. e genre d exercice et de r flexion est envisageable au niveau des r unions de coordination du projet ou des rencontres intercomposantes mensuelles en plus des ordres de jour habituels concernant le Qui fait quoi et comment Quelles contraintes de r alisation des activit s et quelles mesures prendre etc 2 2 2 Causes sp cifiques au syst me de suivi valuation e Des comp tences non capitalis es au manque de leadership L unit de programmation et de suivi valuation a connu une s rie de va et vient d une multitude de comp tences susceptibles d tre profitables pour l ensemble du projet D un Planificateur et ing nieur en b timent un Sociologue chevronn e dans le domaine de la socio conomie au poste de responsable de l unit des Sp cialistes en communication au Juriste pour en arriver au G ographe et l Economiste comme agents ou assistants l UPSE a t le foyer d une multidisciplinarit importante Seulement le caract re va et vient de cerveau fait qu aucun essai de capitalisation n a t possible Les d parts et les arriv es du personnel sont synonymes d une s rie de prendre le train en marche et de familiarisation aux outils et syst me de suivi valuation adopt sans atteindre la phase d assimilation et d appropriation Par voie de cons quence il en r sulte une mauvaise coordination des activit s propres l unit et l incapacit de celle ci d assumer le mandant qui lui e
69. efandriana long de 5 400 Km et dont la r ception d finitive a t faite en janvier 2002 un an apr s celle provisoire La piste r habilit e concerne deux communes et 9 fokontany dont 2 sont desservis directement La gestion de l usage et l entretien de la piste reviennent PAUP MMI 33 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention Selon l tat des lieux effectu la piste est mal entretenue malgr le nombre consid rable des usagers allant des populations en g n ral qui paient annuellement 500 Fmg de cotisation aux usagers sp cifiques form s de charretiers de camionneurs et de chauffeurs de petites voitures et dont la taxe de roulage varie selon le type et la taille du mat riel roulant Un rel chement est constat au niveau de l organisation de le collecte des frais d usage de la piste L AUP est vue incapable de r unir tous les concern s qui limitent leur contribution aux travaux d entretien la cotisation annuelle Les habitants non utilisateurs de mat riels roulants ne se sentent pas tre propri taires des r alisations donc responsables de rien Les membres de bureau soulignent que les habitants consid rent leur cotisation annuelle comme une uvre de charit ou devoir social en faveur du PADAN
70. elatif l augmentation de la valeur ajout e est atteint sauf d autres param tres chappent encore au contr le des producteurs Pour eux la r habilitation et ou l extension de leur maison sinon la construction de nouveau b timent constitue le principal indicateur suite l am lioration du revenu en vanille Ce r investissement dans les b timents d habitation est le r flexe pour la plupart des membres du GPPV ZOTO de la commune d Antsahaborara axe Antalaha et du FTMLA de celle d Ambodimanga sur axe Voh mar D autres r investissent une partie de leur revenu dans le secteur rizicole Ce qui n emp che de faire remarquer l existence de d pense ostentatoire d une grosse partie des revenus issue de la production de vanille La plupart des jeunes producteurs de vanille s ach tent tout un tas de bijoux en or pour montrer la r ussite de la campagne e Association des Usagers de Piste AUP La composante D veloppement des infrastructures routi res DIR est concern e par l objectif sp cifique du projet qui est d assurer une meilleure circulation des personnes et marchandise et une meilleure gestion des pistes am nag es L AUP est la structure associative qui g re avec la commune l usage des pistes r habilit es et les entretiens courants La RMP a fix trois le nombre de tron on am nager sur les huit pistes pr vues Vu le temps imparti la mission de diagnostic n a pu visiter que le tron on Ampanefena B
71. ervir de situation t moin Le bureau d tude X Z est en train d tudier la faisabilit de la suggestion et analyser cette exploitabilit que devrait avoir le ROR 2002 Si l tude de l exploitabilit de ce document est concluante malgr son caract re un peu tardif par rapport la date du lancement officiel du projet il n y a plus de raison de ne pas le consid rer comme une r f rence initiale pour le PADANE d autant plus que c est le seul document monographique identifi comme complet Il faut signaler que les investigations touchent un large chantillon de m nages ruraux de la r gion du SAVA et dont les 500 font partie des populations concern es par le projet Selon la m thode d valuation d impact on doit revenir sur ces m mes m nages qui vont appr cier leur fa on les changements et impacts du projet e Proc dures de r alisation de l enqu te m nage L enqu te fera l objet d un appel d offre et se r alisera vers le mois d ao t 2005 une date arr t e avec la direction du projet L laboration des termes de r f rence fera l objet d un avenant sur notre prestation Elle trouvera la participation du suivi valuateur du minist re de tutelle et de la Consultante internationale Annick Lachance pour le compte du FIDA Le bureau d tude ou le consultant ind pendant s lectionn doit tenir compte de la synth se des remarques et observations faites sur la faisabilit de l ventuelle enqu te d impa
72. es du rapport 12 2 DIAGNOSTIC EVALUATIF DU SYSTEME DE SUIVI EVALUATION ACTUEL 13 2 1 Moments forts du suivi valuation du PADANE 13 2 2 Causes racines de la non op rationalit du syst me actuel 16 2 2 1 Causes g n rales Lisa ae nn nier etes 16 2 2 2 Causes sp cifiques au syst me de suivi valuation 18 2 3 Inventaire et analyse des outils de base existants 22 2 3 1 Cadre IO0IQUES une n ES Un ET dat enr 22 2 3 2 Tableau de bord inmestn l ssniinennintnint he iiafiue 22 2 3 3 Banque de donn e de PUPSE ssisesssssssssesssssssessssssssseesnrssresnessssressesnessressesnese 23 2 4 Situation des prestations en mati re de suivi valuation 24 2 4 1 Prestation du Bureau d tude X2Z 24 2 4 2 Prestation de Mme Lachance sssssessesseesesseseesessosessssesessesresessesrosssseesessesee 26 2 5 Synth se des visites claires et indicateurs paysans 28 2 5 1 Synth se par th me et recommandations correspondantes 0 0 2 28 3 EXIGENCES DE LA FIN DE PROJET EN MATI RE DE S amp E 36 3 1 Evaluation d impacts une n cessit absolue 36 3 1 1 Enqu te d valuation d impacts aupr s des m nages agricoles 36 3 1 2 Etude de cas M nages inner tin as 37 3 1 3 Etude de cas ASSOGIdtiOnS s nas nn er dd 37 3 1 4 Et
73. es et d en tirer des le ons partir des erreurs Elle s est manifest e sous forme de concertation Les informations collect es ont t synth tis es par l quipe du suivi valuation et discut es et valid s par l quipe du projet au cours de cette r union concertation Les objectifs sont multiples Voir ensemble la pertinence des indicateurs d impacts per us par les b n ficiaires et les adapter au cadre logique Corriger d une mani re concert e les outils de collecte de donn es mis l preuve en fonction des remarques et des difficult s rencontr es au cours de l application Formuler les aspects n gatifs et positifs concernant les proc dures de r alisation de l ventuelle enqu te d impacts et appr cier la pertinence des th mes d entretiens et rubriques consid rer vis vis des exigences de celle ci Rendre compte l quipe du projet la synth se du diagnostic du SSE les perceptions paysannes sur les impacts du projet les remarques sur le transfert de g rance l autonomisation et la professionnalisation de diverses associations 11 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention Formuler des recommandations relatives la situation de diagnostic discut es et
74. es par le projet e Nombre total de charrues disponibles par p rim tre par commune e Taux de diffusion des vari t s am lior es par p rim tre par commune B 5 Niveau de production r duction des p riodes de soudure et contribution l objectif national e Nombre total de populations par commune Nombre de populations b n ficiaires par p rim tre et par commune Nombre moyen de paysans encadr par AVB Superficie mise en valeur en saison et en contre saison Comparaison production de saison et production de contre saison Comparaison rendement de saison et de contre saison Production totale rizicole tout syst me et intensification confondus par p rim tre par commune et par axe d intervention Rendement moyen rizicole tout syst me rizicole et intensification confondus et pour les deux saisons par p rim tre par commune et par axe d intervention Equivalence mois de consommation et taux de couverture alimentaire par p rim tre par commune et par axe Pour savoir quelle est la disponibilit totale des productions de paddy et estimer le degr de couverture alimentaire dans chaque commune d intervention Estimer par la suite l effet sur la r duction des p riodes de d soudure Evaluer l impact de l intensification culturale sur le rendement moyen en riz par p rim tre et par commune Avoir une id e sur la disponibilit du riz par t te d habitant Kg de riz
75. hallenge pour toute l quipe du projet Elle n cessite une mise en commun des efforts et une collaboration franche et enti re entre les diff rents services PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention INTRODUCTION Rappel des objectifs du projet PADANE Le PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le Nord Est de Madagascar est mise en uvre gr ce un accord de pr t tabli entre le Gouvernement Malgache repr sent par le Minist re de l Agriculture d une part et le FIDA d autre part pour un co t total de 82 milliards de Fmg environ 16 9 millions de US Plusieurs bailleurs de fonds se r partissent l enveloppe financi re dont les 69 rel vent du fonds propre du FIDA 3 constituent l apport de l ONG canadienne D veloppement International Desjardins DID 5 renferment la contribution du Gouvernement tandis que les b n ficiaires fournissent les 7 du total et les 16 restants regroupent les imp ts divers droits et taxes pay es par le projet Globalement le PADANE vise Am liorer les niveaux et conditions de vie des petits producteurs en milieu rural en particulier des populations les plus pauvres gr ce l augmentation des revenus des m nages l volution de la dispo
76. iciaires du projet La r alisation de l tude s inscrit dans le cadre d un contrat de prestation de service tabli entre le PADANE et le bureau d tude MADIO 37 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention 3 1 4 Etude de cas aupr s des institutions communales Les communes constituent le troisi me b n ficiaire des actions du PADANE o lon applique l tude des cas On choisira un chantillon repr sentatif par axe d intervention du projet et l entretien s effectuera aupr s de l quipe communale dirig e par le maire selon la technique de Focus group Les proc dures de r alisations sont encore tudier ult rieurement 3 2 M diatisation des acquis du PADANE La m diatisation des acquis d un projet int gr comme PADANE est jug e tr s important non seulement pour la r gion du SAVA mais aussi pour les autres r gions de Madagascar dans la mesure o celles ci en profiteront pour tirer des enseignements Vu cette importance qu elle incarne et compte tenu du fait que certaines couches de populations qu elles soient rurales ou urbaines ne connaissent le PADANE qu travers son nom la m diatisation se r alisera en tant que campagne d information La sensibilisation et la coordination de l acti
77. ilier du projet Mieux conna tre les 5 dossiers clefs de l enqu te d impacts appr cier les proc dures de r alisation et valuer la fiabilit des donn es collect es Appr cier quantitativement et qualitativement la disponibilit des donn es au niveau de l UPSE 10 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention 1 2 2 Mission de reconnaissance et entretien avec les b n ficiaires Sur le plan m thodologique une mission de reconnaissance de terrain s est av r e n cessaire pour avoir une id e sur les r alisations du projet et la faisabilit et la praticabilit du syst me de suivi valuation dans des conditions r elles Elle fait partie int grante du diagnostic et am ne Faire un tat des lieux sommaire des r alisations Faire valuer les impacts du projet par les b n ficiaires directs eux m mes essai d valuation participative ou auto valuation en vue d obtenir des indicateurs paysans et les recouper avec ceux labor s par le projet Avoir une id e sur la faisabilit de l ventuelle enqu te d valuation d impacts du projet en testant quelques outils de collecte d informations aupr s des m nages agricoles et diverses associations Evaluer sommairement la faisabi
78. ion d impacts le projet a sollicit l appui de Mme Lachance experte en la mati re en ao t 2003 La mission consistait tablir une liste d indicateurs d impacts et proposer plusieurs outils de collecte d analyse et de restitution ainsi que de gestion d informations pour la mise en uvre du syst me de suivi valuation d impact Cinq dossiers clefs ont t mont s et faire remplir par les chefs de composante du projet Cette mission s est r sult e par l amendement du cadre logique en y int grant des informations et indicateurs d impacts d une part et par la conduite d une enqu te participative en vue d appr cier les perceptions des m nages sur l impact du projet d autre part Un Manuel de SE a t mis au point pour l quipe de l unit x Janvier 2004 un autre d part de responsable s est op r au sein de l UPSE et le Directeur adjoint du PADANE assure l int rim en qualit de premier responsable de l unit depuis cette date jusqu maintenant en consacrant 25 de son temps 2 2 Causes racines de la non op rationalit du syst me actuel 2 2 1 Causes g n rales e No on existence d une situation de r f rence To Aucun des documents existants sur le projet ne donne une situation de r f rence Le projet n a donc pas une ann e de r f rence consid rer comme un point de d part ou une ann e un moment T z ro L absence de cette situation de r f rence pourrait g n rer des difficult
79. ion des r sultats de l tude diagnostique entreprise nous estimons essentiel d avoir une perception uniformis e du concept de base qu est le syst me de suivi valuation proprement dit II y a plusieurs fa ons pour d finir le concept mais pour qu on aie la m me compr hension et pour ne pas se perdre dans cette multiplicit nous nous contentons d adopter int gralement ce que le FIDA entend par syst me de suivi valuation d finition tir e du guide pratique de suivi valuation des projets de d veloppement rural On entend par syst me de suivi valuation l ensemble de proc dures de collecte de traitement et d analyse de l information et d tablissement des rapports auxquels s ajoutent l ensemble des conditions et des comp tences n cessaires pour que les r sultats du S amp E contribuent valablement au processus de prise de d cision de r flexion critique et de capitalisation 2 1 Moments forts du suivi valuation du PADANE La citation des v nements relatifs au suivi valuation du projet permet d appr cier d une mani re globale l volution historique de l unit Ainsi la citation renferme les contraintes ou lacunes et les mesures prises pour am liorer les situations et travers lesquelles se refl tent les forces et les faiblesses du syst me les r ussites et les checs de l UPSE Il convient de noter que des fois nous citons int gralement des paragraphes et des affirmations des interlocuteurs
80. ionale Lachance le bureau d tude et nous m me en tant que consultant national en SE Les recommandations ainsi faites rejoignent celles qui insistent sur le fait de revoir avec Mme Lachance la praticabilit des canevas des dossiers cl s et la fiabilit exploitabilit des donn es collect es apr s avoir r vis l ad quation des proc dures de collecte Cf sous section suivante Pour ce qui a trait l tablissement de la page Web du projet le bureau d tude X Z a d j saisi les documents et informations sur le PADANE mis leur disposition Il leur reste la mise en forme finale pour que cette espace d information soit disponible et exploitable pour tous les int ress s e Recommandations Pour rattraper le temps perdu tant pour le projet que pour le bureau d tude et pour atteindre les objectifs fix s par le mandat il est tr s urgent que les deux parties esquissent ensemble une liste de th mes d appuis suivie d un calendrier de r alisation Le projet a int r t capitaliser au maximum les assistances apport es par X Z Concr tement l UPSE PADANE identifie sur la base des TDR du bureau d tude et compte tenu des besoins sp cifiques du projet des th mes de formations n cessaires orient s vers la ma trise technique totale des logiciels et l valuation d impact du projet Le Bureau d tude X Z de son c t en tant que sp cialiste en la mati re identifie et propose au projet des th mes techniques e
81. ique li e aux travaux d entretiens des p rim tres Mais force est de constater qu un tel objectif ne serait compl tement atteint sans que les concern s aient une connaissance assez suffisante des caract ristiques physiques et techniques de l ensemble du p rim tre r seaux hydroagricoles r habilit s y compris objet du transfert de g rance L implication des chefs de p rim tre et des polices d eau dans la formation technique est pr voir Il est ainsi recommander d am liorer le niveau de connaissance des AUE de leur propre p rim tre afin qu elles aient une bonne ma trise de la g rance Elles devraient tre inform es par exemple de la largeur du barrage des types et longueur des canaux d irrigation ou encore des types dimensions et nombre ainsi que les fonctions et fonctionnement des d ouvrages existants dans le p rim tre r habilit II s av re plus instructif plus pratique et plus efficace de synth tiser et les travaux d entretiens p riodiques faire et les caract ristiques physiques et techniques du p rim tres dans des brochures consid rer comme un document de travail pour les associations Un cahier de charges est annexer au document de transfert de g rance 31 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni
82. ivre et mesurer les r alisations et appr cier par la suite les effets et impacts g n r s C OBJET ET OBJECTIF GLOBAL DE LA PRESTATION Le FIDA comme beaucoup d autres Bailleurs accorde une importance particuli re en suivi des activit s financ es et l valuation de leurs effets sur les conditions des groupes cibles Ainsi pour la derni re ann e du projet une des priorit s sera donn e l valuation de mani re qualitative et quantitative de l impact du projet sur les groupes cibles de la r gion de SAVA Ainsi en collaboration avec le Consultant national responsable de l UPSE et le Suivi valuateur du MAEP l Experte internationale en suivi valuation aidera le projet r ussir cette derni re ann e de prolongation travers ses appuis l UPSE Elle est ainsi appel e rendre plus op rationnelle et plus efficace le syst me de suivi valuation du PADANE pour que le syst me install soit apte jouer un r le d terminant dans cette phase finale du projet plus particuli rement dans le domaine de l valuation d impact 60 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention D TACHES PROPOSEES Sp cifiquement les t ches de la Consultante consisteront Concevoir les termes de r f rences rel
83. la technique du SRI e Taux de persistance du SRT e Surface cultiv e en SRT par p rim tre par commune e Rendement moyen en SRT par p rim tre par commune M me remarques que pour la technique du SRI et du SRA B 3 Comparaison des syst mes rizicoles existantes e Cumul taux d adoption SRI SRA par p rim tre par commune e Cumul de surface occup e par SRI SRA e Total production SRI SRA par p rim tre e Rendement moyen SRI SRA Laquelle des deux syst mes est la plus appliqu e ou adopt e Quelle proportion de gens adoptent en m me temps les deux techniques Quelle est l volution annuelle des surfaces occup es par les deux syst mes par rapport la surface totale du p rim tre Pourcentage de la contribution des deux techniques l augmentation de la production et l am lioration de la couverture alimentaire 42 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention B 4 Niveau d intensification rizicole et d quipement agricole par p rim tre par commune e Nombre d exploitant utilisateur d herbicide et par commune d intervention e Volume total d herbicide vendue par le projet par commune d intervention e Nombre de charrues vendu
84. le tableau de bord trimestriels ne sont pas remplis temps et les dossiers cl s ne le sont que partiellement Ces faits refl tent plus ou moins l absence relative de collaboration compl te et freine l op rationnalisation de l ensemble du syst me de suivi valuation Des retards consid rables s enregistrent et risqueraient de se r percuter sur la gestion globale du projet Ce manque d enthousiasme par rapport la collaboration interservices consciemment ou inconsciemment manifest am ne se poser la question s il est attribuable 18 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention la non existence d un responsable permanent de l UPSE qui se traduit par un manque d organisation dans la collecte d informations ou par une d faillance dans les proc d s ou m thodes utilis s par l unit ou la diff renciation de niveau hi rarchique et ou intellectuelle entre le Chef de composante Ing nieur d un c t et Assistants de l unit titulaires de licence de lautre c t une situation qui laisse manifester une non consid ration des premiers l gard des seconds ou la faible compr hension du r le et de la place du syst me de suivi valuation dans le projet ou encore au facteur temp
85. lit du transfert de g rance des r seaux et p rim tres r habilit s aux AUE b n ficiaires d une part et de l ventuel transfert de responsabilit pr vu apr s le d part du projet d autre part Etablir une liste de demandes et requ tes n cessaires selon les besoins du projet du FIDA et du Minist re de tutelle Pour atteindre ces buts la mission a proc d e un zonage de la r gion d intervention du projet selon des crit res d terminants le d coupage par axe adopt par le PADANE a t repris pour cet deuxi me niveau de diagnostic et a permis d avoir trois grands axes axe Antalaha axe Voh mar et axe Andapa des entretiens avec les Animateurs de p rim tre Techniciens AVB Conseillers animateurs des enqu tes et entretiens informels avec les b n ficiaires du projet M nages agricoles Pr sidents d associations et simples membres Maires des communes d intervention Il est noter que l chantillonnage al atoire a t d cid pour tous ces entretiens Des guides d entretien et questionnaire adapt s chaque type d interlocuteur qu il soit m nage agricole ou associations ou encore Dirigeant de commune ont t labor s et mis l preuve en tant qu outils de collectes d informations 1 3 Phase de capitalisation des acquis La capitalisation des acquis est une synth se de toutes les activit s entreprises lors des deux grandes phases afin d analyser les difficult s rencontr
86. loppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention C 2 Association des usagers de l eau et aptitude au transfert de g rance Rapport entre nombre de demandes formul es par les associations et nombre de demandes satisfaites par commune Pour savoir le degr de respect des conditions exig es par le projet Rapport entre type de formations fournies aux membres de bureau de AUE et niveau d chelle de bonne tenue des documents de gestion par association par commune et par axe d intervention Pourcentage d AUE qui assure l entretien des r seaux syst matiquement bas sur un planning de travail d entretien Pourcentage d AUE ayant un DINA et r glements int rieurs Classement des AUE selon l chelle de bonne tenue des documents de gestion et par commune Association formelle Niveau de cotisation et Taille de la caisse de AUE Pour mesurer l ad quation des formations pour le renforcement des capacit s de gestion des AUE Evaluer le degr de maturit des associations Pour aboutir la d finition exacte d association fonctionnelle Identifier ce qu est une association vraiment fonctionnelle apte assurer cette responsabilit Pour une meilleure gestion du p rim tre et gestion de PAUE Associatif Financi re planificati
87. lors des entretiens pour ne pas trahir ce que l auteur a dit des fois nous notons nos propres synth ses Les informations ci dessus synth tis es sont issues e des entretiens qu on a eus avec la Direction du projet les responsables de composantes les prestataires de service en l occurrence l quipe du bureau d tude XZ e des documents du projet RMP Rapports des missions de supervision Rapports d activit s p riodiques les PTBA etc Chronologiquement les v nements saillants de l unit de suivi valuation se r capitulent de la mani re suivante a L unit de suivi valuation du PADANE est structur e dans l organigramme avec les diff rentes composantes depuis le lancement de la mise en oeuvre du projet c est dire en 1998 Un planificateur est recrut pour diriger l unit b Du 8 au 10 novembre 1999 l quipe de l UPSE b n ficie d j d une formation en suivi valuation pendant trois jours l INSCAE Antananarivo c Tr s t t la deuxi me mission de supervision DU 02 au 13 f vrier 1999 a not la presque inexistence de syst me de suivi valuation dans le PADANE Les informations de base tel le cadre logique le tableau de bord les indicateurs de performance et le tableau budg taire sont disponibles dans de diff rents documents du projet Aucune consolidation des indicateurs n a t faite par l UPSE et les travaux pr paratifs de collecte de donn es de base n ont pas encore com
88. manquantes et qui ne sont pas disponibles avant ces dates buttoirs il a t demand chacun des Chefs de composante d tablir un tableau r capitulatif de celles ci en mentionnant les raisons de la non disponibilit en identifiant les sources et en d finissant les m thodes ou outils de collecte ad quats ainsi que la p riode de collecte des informations Ce qui permettrait de d terminer une date pour boucler l activit de collecte et proc der la saisie au traitement et l analyse A noter qu aucune modification de la structure des questionnaires n a t entreprise Les ajustements feront l objet des discussions avoir avec la Consultante concepteur de ces dossiers cl s au cours de sa prochaine mission Madagascar Les termes de r f rences de cette mission sont trait s dans la sous section qui suit e Esquisse des termes de r f rence pour la prochaine mission Les termes de r f rence comportera les grandes rubriques classiques telle la description du projet le contexte dans lequel devrait s inscrire la prestation les objectifs de la prestation et les attributions qui devront revenir au prestataire L esquisse ici propos e se limitera la d finition des objectifs de la prestation et la proposition des t ches de la consultante tandis qu une version compl te est ins r e en annexe 3 27 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG P
89. mbre 1999 Rapport de mission de supervision no 4 du 25 sept au 07 oct 2000 PADANE SG MAEP UNOPS FIDA Rapport mission de supervision no 5 du 15 au 29 sept 2001 PADANE SG MAEP UNOPS FIDA Rapport de supervision no 6 Du 09 sept au 23 d c 2002 PADANE SG MAEP UNOPS FIDA D cembre 2002 Rapport de supervision no 7 Du 22 sept au 03 oct 2003 PADANE SG MAEP UNOPS FIDA Octobre 2003 Rapport de supervision no 8 Aide m moire PADANE SG MAEP FIDA Rapport de mission d appui la CDD Projet PADANE Corporation de d veloppement international de PUPA Paul Langelir Mars 1999 Projet de diversification et d intensification agricole dans le nord est Etude sur les conditions de vie Claude Remuzat et coll Ao t 1994 Cadre d application pour un syst me de gestion des r sultats applicable aux programmes par pays appuy s par le FIDA Fonds international de d veloppement agricole Conseil d administration 84 session Rome 17 18 d cembre 2003 Revue mi parcours du Projet PADANE Texte principal Octobre Novembre 2001 Revue mi parcours du Projet PADANE Annexes Octobre Novembre 2001 Rapport d ach vement Directives D partement de gestion de programme FIDA Version de septembre 1999 Enqu te aupr s des m nages 1995 Projet Madio Minist re de l conomie et du Plan Institut National de la Statistique Observatoire d Antalaha Vanille R seau des Observatoires ruraux Les cahiers
90. menc La mission a rappel le fait que la composante SE fait l objet de la section 5 01 de l accord de In Pour une gestion orient e vers l impact Guide pratique de suivi valuation des projets de d veloppement rural module 2 p 23 FIDA 2003 13 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention cr dit et que son ex cution est imp rative Le recrutement d un expert international a t propos pour mettre en place un syst me de suivi valuation appropri permettant de mesurer la performance du projet et ses impacts sur les b n ficiaires et autres acteurs conomiques tant au niveau local que national d Pour montrer plus d impacts positifs la fin du projet la RMP en 2001 a recommand parmi les strat gies que le projet ne devra pas se contenter uniquement des indicateurs quantitatifs mais aussi des indicateurs qualitatifs La mesure de ces indicateurs est plus difficile sans une information fiable Pour ce faire avant toute action de r habilitation sur le p rim tre le projet devra faire une tude socio conomique plus approfondie au sein m me du p rim tre Le r sultat de cette tude servira de r f rence et pour l action future dans le p rim tre et pour la mesure d indicateu
91. mmune Surface am nag e en rizi re par p rim tre et par commune Rapport entre Surface totale am nag e et surface totale am nageable Rapport entre surface totale irrigu e et surface totale irrigable Pour estimer l impact des efforts de r habilitation des p rim tres ou augmentation des surfaces domin es sur les surfaces pr vues augmentation des surfaces am nag es en rizi re par rapport aux surfaces totales am nageables augmentation des surfaces irrigu es par rapport aux surfaces irrigables Surface rizicole mise en faire valoir direct par p rim tre Proportion des surfaces directement exploit es par le propri taire afin d avoir une id e sur la capacit et la volont des exploitants 40 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention entretenir le r seau r habilit Surface rizicole donn e en location et ou en m tayage par p rim tre Proportion des surfaces exploit es par un m tayer et ou par un locataire fermier afin d avoir une id e sur la capacit et la volont des exploitants entretenir le r seau r habilit Nombre de m nages b n ficiaires directs du projet par commune Pour savoir exactement le rappo
92. mpacts Elles sont toujours disponibles et d acc s facile gr ce au syst me de gestion informatis des donn es L tablissement de diverses situations rev t beaucoup d int r ts aussi bien pour le PADANE le Bailleur de fonds la Structure de rel ve DRDR que pour le Gouvernement malgache MAEP Du plus simple au plus complexe on peut laborer une longue liste de requ tes en fonction de la n cessit et des objectifs auxquels on se fixe et d pendamment de la quantit et la qualit des informations ou variables disponibles sur le projet Une situation peut tre cartographi e ou pr sent e sur des tableaux ou encore sous forme de texte en proc dant par la combinaison de deux ou de plusieurs informations Les requ tes ci dessous labor es sont titre indicatif mais couvrent plus ou moins les diff rentes phases du projet PADANE Autrement dit la liste nest pas close et est passible d amendements et de modifications selon l volution des besoins du projet au fur et mesure que l on s achemine vers la fin du projet Sa conception tient compte du contexte de fin de projet et devraient en principe r pondre aux exigences et besoins sp cifiques du FIDA du PADANE et du Gouvernement de Madagascar GdM par le biais du minist re de tutelle en l occurrence le MAEP Elles sont le fruit d une concertation ayant eu lieu entre le Suivi valuateur de la DSSE MAEP l Agent du X2Z qui s occupe de la saisie et du traitement des
93. mpacts de ses actions sur les niveaux et conditions de vie des populations les plus pauvres avec qui il a collabor Tout ce qui suit est pr sent titre de recommandation et devra recevoir laval de la direction du projet PADANE 3 1 1 Enqu te d valuation d impacts aupr s des m nages agricoles e D limitation du champ temporel d tude Pour une valuation objective des impacts il faut avoir deux situations diff rentes dans le temps La premi re qui donnera un tat z ro ou t t moin servira pour r f rence temporelle initiale partir de laquelle se mesurera l volution des actions des r alisations voire des strat gies d approche et surtout des impacts enregistr s par le projet La deuxi me situation toujours temporelle servira de point d arriv e o la comparaison doit s arr ter 36 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention Mais comme le projet n a pas de r f rence initiale bien pr cise on peut sugg rer le ROR 2002 pour remplacer celle ci apr s avoir s assurer de l exploitabilit de ce dernier Au cas o ce document de diagnostic pr sente plus ou moins les caract res de base que devrait avoir un tat z ro celui ci sera consid r comme un clich de d part et pourra s
94. n e d intervention Annexe 4 SG MAEP FIDA Calendrier de r alisation du plan d action 2005 de l UPSE Activit s Action entreprendre Date limite Responsable Remarques Evaluation d impact global du projet Conception des TDR F v mars 05 Consultant National en SE Suivi valuation du MAEP Consultant Lachance Consultant National en SE Avec Mme Lachance Lancement de l appel d offre Avril 2005 Suivi valuation du MAEP ventuellement Consultant National en SE D pouillement et tude des offres Suivi valuation du MAEP technique et financi re soumises au Juin 05 Direction du projet Avec Mme Lachance PADANE DSSE Secr tariat g n ral du MAEP ventuellement Etablissement du contrat avec le Bureau d tude ou le Consultant s lectionn 1 Sem juil 05 Direction du projet Mission de pr paration du terrain 27 Sem juil 05 Consultant National en SE Suivi valuation du MAEP Lancement de l enqu te Ao t 05 Direction du projet Dur e de l tude 2 3 mois dont 2 mois d enqu te terrain Supervision de l enqu te Ao t sept 05 Consultant National Suivi valuation du MAEP Direction du projet Elaboration du manuel d utilisation pour le Tableau de bord Mise au point des indicateurs et concepts utilis s dans le tableau de bord 3 Sem f v 05 Consultant national en SE 2 Assistants de
95. n place de la base de donn e de type Web de tous les dossiers et documents du projet et dont lobjectif est de mettre la disposition du minist re de l agriculture au FIDA et au divers utilisateurs int ress s une masse d informations facilement accessible par tous Le syst me install permet ainsi de comprendre un temps r duit les tenants et aboutissants du projet ainsi que les diff rentes phases de sa mise en uvre D une mani re g n rale le bureau d tude a honor son mandant Le syst me de base de donn e et le SIG ont t bien install s et les cadres du projet ont t form s sur la ma trise de la manipulation des logiciels con us Cependant de petits probl mes techniques apparaissent momentan ment et font appel aux comp tences du mandataire selon les assistances ponctuelles convenues dans le cadre de l avenant rattach aux TDR m re Pour s assurer d une fonctionnalit totale du syst me de gestion des informations du projet le bureau d tude X Z doit fournir 5 jours d appui au PADANE selon une p riodicit mensuelle A rappeler que les objectifs fix s par cette deuxi me convention engage le bureau d tude Fournir au projet PADANE les appuis n cessaires pour l exploitation optimum du programme de suivi valuation d une part et la prise en main de ce programme par le personnel du Projet PADANE d autre part Or dans la r alisation du mandat les appuis mensuels pr vus pour une dur
96. ne Ils ont m me sugg r des ordres de jour de ces ateliers telle la pr sentation du projet de ses objectifs de ses activit s et de ses r sultats la collaboration de travail et la pr paration de la rel ve cf Section recommandation pour les d tails sur ces r unions du comit des maires Ce genre d atelier qui se fera plusieurs reprises au cours de l ann e 2005 r unira l quipe du projet les maires et la DRDR et aura pour objectif la pr paration du d sengagement du PADANE et la responsabilisation de la structure de rel ve Les Maires ont quand m me d clar satisfaits des interventions du PADANE dans leur commune respective Les actions entreprises sont tr s importantes pour eux et les aideront revoir leur PCD pour une durabilit des impacts entra n s par le projet Conclusion Pour en conclure les b n ficiaires des actions du PADANE qu il soit m nage rural organisation paysanne ou institution communale souhaitent que la rel ve se passe avec franchise et que la structure rempla ante ait plus ou moins les m mes ressources que la structure partante pour garantir un d sengagement progressif de l Etat et leur responsabilisation progressive Et ceci pour que les impacts et effets positifs soient p rennes et qu ils puissent s approprier des acquis et des bonnes exp riences qu ils ont v cues avec le PADANE Plus pr cis ment ils estiment encore avoir besoin de l Etat dans le domaine de l encadrement agri
97. nibilit des services socio conomiques de base et l am lioration de l acc s ces services Le projet entend par paysans les plus pauvres tout exploitant ayant moins de 1000 pieds de vanille et 0 5 Ha de rizi re irrigu e Pour parvenir cet objectif global des objectifs sp cifiques sont atteindre par le projet travers les actions des composantes th matiques techniques Il s agit de 1 Renforcer les capacit s organisationnelles et de gestion des associations paysannes et des communes 2 Augmenter la couverture des besoins alimentaires en mettant l accent sur l accroissement durable de la production rizicole irrigu e et une meilleure gestion des stocks de paddy 3 Augmenter la valeur ajout e des produits d exportation haute valeur marchande tout en favorisant une meilleure participation des petits producteurs aux d cisions prises au niveau de la fili re 4 Assurer la stabilisation des cultures et des sols autour des p rim tres choisis pour tre r habilit s pour ralentir la d gradation de l environnement 5 Assurer une meilleure circulation des personnes et des marchandises ainsi qu une meilleure gestion des pistes am nag es et 6 Assurer l acc s des petits producteurs aux services financiers de proximit Contexte et probl matique Fond sur le principe de d veloppement participatif et progressif et caract re int gr le projet d am lioration et de d veloppement agricole
98. ns de vie peuvent vouloir dire et niveaux et conditions de vie am lior s peut signifier Sans un sens bien compris et accept par tout le monde l valuation d impact risquera de partir sur de mauvaises bases La conception de l enqu te d valuation doit tenir compter des perceptions des b n ficiaires e Association des Usagers de l Eau AUE et transfert de g rance La derni re mission de supervision a f licit l effort d ploy par l quipe du projet concernant la maturation et l autonomisation des AUE et appr ci le fait qu une soixantaine d AUE est admise au transfert de g rance vers la fin de l ann e 2004 En effet la plupart des associations avec qui nous a eu des entretiens ont d montr une certaine maturit lisible travers l organisation des travaux d entretiens des r seaux application avec rigueur de la convention collective traditionnelle DINA et les r glements int rieurs la bonne tenue de diff rents documents de l association Cahier de registre cahier de tr sorerie cahier de pointage sur les travaux d entretiens etc la bonne r partition des attributions entre les membres de bureau la relative connaissance du p rim tre et des membres de l association Superficie des rizi res am nag e nombre et caract ristiques des membres Exploitants propri taires Exploitants m tayers ou Exploitants locataires etc 30 PADANE Projet d am lioration et de
99. nt avec les importateurs imposer leur prix et r aliser une vente collective des production bref leur autonomisation et professionnalisation et d autre part d identifier les propres indicateurs des producteurs de vanille sur les impacts du projet Les entretiens avec les Groupements des producteurs et pr parateurs de vanille laissent comprendre que 50 des GPPV avec qui on a eu des entretiens accuse une maturit tr s palpable en o ne d pendant plus de l OTIV le GPPV ZOTO a t solvable vis vis de cette institution financi re o ayant son propre compte et jouant le r le de l OTIV pour accorder de l emprunt aux membres du groupement dans le besoin en appliquant le m me taux que l OTIV o tant membre de l union regroupant 32 GPPV au niveau de la commune 50 des GPPV enqu t s sont encore loin d tre autonomes et professionnelles IRAY AINA de Manakana axe Andapa un GPPV cr e en 2000 o a t solvable jusqu en 2004 o ne l est plus depuis 2004 cause de l arriv e tardive des trois tranches de cr dit accord s par l OTIV Les membres du groupement s endettent davantage faute de disponibilit de liquidit pour leurs d penses habituelles Frais de scolarit et autres o a un taux de cotisation tr s faible o pratique malgr lui des ventes individuelles sporadiques et petite quantit avant la p riode de pointe o devient membre de l union r cemment cr e septembre 2004
100. ompr hensibles Deux mesures ont t prises pour faciliter la lecture et la compr hension du tableau de bord et pallier aux imperfections constat es Elaboration d un manuel d utilisation du tableau de bord qui sera mis la disposition de l quipe du projet le mois de f vrier 2005 Quatre points feront le contenu de ce document de travail savoir o Les int r ts que repr sente l outil pour chaque composante Sous composante l ensemble du projet le MAEP le Minist re du plan la Primature ainsi que le FIDA o Le lexique des indicateurs d finis par chacune des composantes pour faciliter la lecture et la compr hension du tableau de tableau de bord par des personnes autres que l quipe directe du projet cf les institutions cit es ci dessous o Les modes de calculs adopt s par les composantes Sous composantes pour comprendre le sens des chiffres figur s dans le tableau de bord trimestriel o L explication du nom de chaque colonne et la liaison entre eux en vue d un facile mode remplissage de l outil lui m me __ L insertion de quelques colonnes n cessaires dans le tableau en question pour donner plus de sens au tableau Le manuel labor concernera galement le Cadre logique 2 3 3 Banque de donn e de l UPSE La banque de donn es de base sur le projet est en train de se remplir progressivement en fonction du rythme de collecte et de remont e des informations vers lunit de suivi valuation
101. on tatique r gionale DRDR pour assurer la rel ve capitaliser les acquis garantir l appropriation paysanne et p renniser les impacts positifs g n r s Pour tre conforme ces diverses recommandations toutes les composantes et sous composantes du projet dresseront un PTBA 2005 qui absolument doit tenir compte des exigences de cette derni re ann e du projet L UPSE en tant que structure de suivi valuation et outil de gestion d informations et d analyse des r sultats aura se rendre plus dynamique plus performant et plus efficace travers son propre plan d actions pour cette derni re ann e Elle contribue largement la r alisation des recommandations faites et des exigences de la prolongation pour le seul objectif global telle l am lioration des niveaux et conditions de vie des petits producteurs en milieu rural en particulier des populations les plus pauvres Malgr les acquis et le progr s not s par les missions de supervisions l unit de suivi valuation du projet prouve encore de difficult s se rendre plus op rationnelle par rapport au besoin du projet Le d part du Responsable du suivi valuation a affaibli en effectif et en comp tence l quipe de l UPSE et a largement contribu cette non op rationnalit du syst me Arriv presque sa phase finale le projet PADANE entend redynamiser cette unit de suivi valuation pour pouvoir appr cier les impacts du projet sur le niveau et condition
102. on Elles se sont r alis es dans le respect de la m thodologie globale adopt e et consistent Mener des entretiens aupr s du bureau d tude X Z pour une tape d impr gnation et valuer l tat d avancement de leur prestation pour le projet Se familiariser avec le logiciel de suivi valuation et valuer les points faibles et points forts de cet outil Conduire des entretiens aupr s de l quipe du projet Sambava et divers acteurs y impliqu s Responsables de composante Techniciens animateurs etc l Equipe de l UPSE Populations b n ficiaires du projet Autorit s locales Communales etc Synth tiser la situation au niveau du projet notamment dans le domaine de SE Mener une mini plateforme avec l quipe du projet et au cours de laquelle ont t synth tis s les r sultats des visites claires effectu es dans la zone d intervention du projet Nous faisons allusion plus particuli rement aux r sultats du diagnostic du syst me de suivi valuation du projet points de vue des paysans sur le projet et leurs propres perceptions des impacts effets et changements g n r es par les actions PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention entreprises sur leurs niveaux et conditions
103. on des cultures et des sols autour des p rim tres choisis pour tre r habilit s pour ralentir la d gradation de l environnement assurer une meilleure circulation des personnes et des marchandises ainsi qu une meilleure gestion des pistes am nag es et assurer l acc s des petits producteurs aux services financiers de proximit La zone cible du PADANE est compos e de 43 communes pour une population totale de 526 569 habitants r parties sur 12 696 km2 Les groupes cibles sp cifiques sont les membres des associations des usagers de l eau AUE des greniers communs villageois GCV des groupements de planteurs pr parateurs de vanille GPPV des associations de gestion de terroir AGT des associations des usagers des pistes AUP des associations d intensification agricole AIA des associations conomiques de femmes AEF et des caisses mutualistes d pargne et de cr dit OTIV De plus sont retenus prioritaires parmi les petits paysans pauvres les couches sociales particuli rement vuln rables telles que les femmes et les jeunes B CONTEXTE ET PROBLEMATIQUE Historiquement plusieurs faits ont marqu les acquis actuels du PADANE en mati re de suivi valuation En ao t 2003 le projet a sollicit l appui de Mme Lachance experte en la mati re pour mettre en place un syst me de suivi valuation d impacts de ses actions La mission consistait tablir une liste d indicateurs et proposer plusieurs o
104. on et organisation de travail Estimer la viabilit de l association C 3 GPPV est autonomie Localisation des GPPV et UNIONS dans les communes d intervention du projet Effectif des membres du groupement et proportion des femmes Nombre moyen par commune de GPPV autonome ne d pendant plus de l OTIV Taux moyen de remboursement des cr dits par GPPV Surface totale exploit e par le groupement Taille moyenne d exploitation par membre du GPPV Quantit de vanille pr par e vendue collectivement par le GPPV et par UNION Revenu global de chaque groupement et Revenu moyen par membre Type de formations appuis fournis par GPPV Pour voir le taux de couverture atteint par le projet Pour appr cier le degr d autonomie et de professionnalisme des groupements et des unions pour tre capable r aliser la vente collective afin de court circuiter les Parasites Pour identifier par la suite les GPPV ayant encore besoin d appui et d encadrement Pour valuer la force d implication des planteurs dans la fili re Pour appr cier l impact des appuis apport s par le projet Pour valuer l ad quation formation appui et autonomie professionnalisme Pour v rifier si la valeur ajout e a augment e au niveau de l exploitant Etc 45 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNO
105. onal R daction rapport 1 Semestre Ao t 05 2 Assistants de l UPSE Equipe UPSE Rapport annuel d activit 2005 Janv f v 06 Direction du PADANE Equipe UPSE Rapport d Ach vement du Projet Mars mai 06 Direction du PADANE Contribution r daction RAP 64 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention aa bb cc dd ee ff DOCUMENTS CONSULTES Accord de pr t du Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le Nord Est Pr t No 410 MG Juin 1996 Rapport de la mission conjointe FIDA BM du 25 au 27 septembre 1998 PADANE DAT SG MAEP FIDA Octobre 1998 Mission d appui aux processus de gestion suivi et valuation du Projet Rapport de mission version pr liminaire Premier semestre 2001 Programme de travail et de budget annuel PTBA 2003 PADANE SG MAEP Programme de travail et de budget annuel PTBA 2004 PADANE SG MAEP Rapport d Activit s 2003 PADANE SG MAEP Rapports d Activit s premier semestre 2004 PADANE SG MAEP Rapport de mission de supervision du 02 au 13 f vrier 1999 PADANE SG MAEP UNOPS FIDA Mars 1999 Rapport de mission de supervision du 10 au 25 octobre 1999 PADANE SG MAEP UNOPS FIDA Nove
106. onsultant international L UPSE estime que l implication de ce service de suivi valuation dans l quipe de conception r alisation est tr s logique et souhait e en tant qu institution de tutelle et de supervision manant du GdM De ce fait ce service sera actif depuis la conception des termes de r f rence jusqu la validation des r sultats d analyse en passant par le contr le et la supervision de l ex cution Il participera l valuation de l offre technique de consultants ind pendants ou bureau d tude int ress s la prestation De commun accord avec le service de suivi valuation du MAEP cette enqu te d valuation se r alisera partir du mois d ao t 2005 pour une dur e encore d terminer ult rieurement 4 3 4 Remarques g n rales et exigences de la r alisation du PTBA La mise en route du syst me op rationnel labor et la r alisation du pr sent PTBA 2005 n cessitera des appuis ponctuels d un Consultant national sp cialiste en suivi valuation Pour faciliter cette mise en uvre assurer la continuit des efforts et pour que ces ventuels appuis ponctuels soient plus efficaces et b n fiques pour le projet l UPSE souhaite l appui du Consultant qui a fait le diagnostic du syst me de suivi valuation du projet pour cette mise en route et assurer Le Responsable charg e du suivi valuation du PADANE aupr s MAEP assurera une mission de supervision mensuelle au cours de la quatri
107. ques du projet aux activit s de chacune des composantes ainsi qu aux r sultats enregistr s Analysant les articulations entre les divers indicateurs Apportant un regard critique par rapport la praticabilit du logiciel du suivi valuation Proposant des rectifications et amendements n cessaires selon le cas Analyser les structures organisationnelles de l UPSE Appuyer le PADANE l analyse des donn es collect es par les composantes travers les dossiers cl s trait es par X Z selon les recommandations de la derni re mission de supervision Appuyer le projet dans l identification de ses requ tes et besoins n cessaires l valuation des changements et impacts g n r s par le projet Appuyer l quipe de l UPSE dans l laboration de son PTBA 2005 Dresser un bilan sommaire des dossiers cl s et pr parer la mission de Mme Lachance Il s agit de Identifier et analyser les difficult s li es la collecte d informations Appr cier la qualit des informations recueillies Evaluer les premiers r sultats d analyse des informations Proposer des ajustements de la situation actuelle de l enqu te afin de mener bien la future valuation d impacts et effet des activit s du projet sur les conditions de vie des b n ficiaires O Activit s r alis es Il nous a t confi des t ches qui de pr s ou de loin permettent d atteindre les objectifs fix s par la missi
108. re 2003 et Gafilo en f vrier mars 2004 ont d motiv les 102 membres recens s Les campagnes rizicoles sont mauvaises et il ny pas assez de production stocker dans le magasin communautaire 34 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention Malgr tout le Pr sident de l association affirme quand m me que le bureau du GCV et les simples membres affirment tre satisfaits des appuis de AGR Appuis aux groupements ruraux et le Pr sident d clare pr t sensibiliser pour une deuxi me fois les membres pour les prochaines campagnes La rel ve doit pr voir avec l appui de la commune un petit recyclage des membres de bureau si la r cup ration de ces organisations paysannes est jug e n cessaire pour le futur e Entretien avec les Maires Les entretiens avec les autorit s locales tournent autour de la possibilit de la relance des r unions du comit des Maires des communes d intervention du projet Les maires respectifs de la commune d Ambinanifao axe Antalaha et de la commune d Andoh Antsahabe axe Andapa souhaite vivement la tenue de cet atelier de concertation tant donn que d autres maires sont nouveaux au poste et ne sont pas au courant de l volution des interventions du PADANE dans leur commu
109. re ann e d intervention D une mani re g n rale la faible capacit des AUE et l absence de maturit par rapport leur autonomisation sont li es la difficult du bureau mobiliser les membres pour une r union non existence d un plan de travail annuel faible notion de fikambanana m me difficult des membres de circonscrire une fronti re entre int r ts individuels familiaux claniques et int r ts communs de l association manque de rigueur dans l application du DINA et de la convention collective RI faible niveau d instruction des membres de bureau incapacit de r soudre les conflits internes faible taux d adh sion des femmes et des jeunes l association faible taux de repr sentation des femmes dans des AG etc Les recommandations faites par l quipe de consultant RANDIMBIVOLOLONA sur la maturation d une soixantaine d AUE demeurent valables et n cessite une application effective Mais un petit diagnostic de recoupement concernant la maturation de ces 60 AUE suivi d une pr paration psychologique est primordial avant de proc der au transfert de g rance proprement dit e Groupement des Producteurs et Pr parateurs de Vanille GPPV L enqu te GPPV effectu e informellement dans le cadre de cette tude diagnostique du syst me de suivi valuation vise deux objectifs bien pr cis D une part il s agit d une part d valuer la capacit du groupement n gocier directeme
110. rs apr s intervention e La RMP 2001 appelle au responsable de la cellule de suivi valuation faire voluer la mentalit de tous les intervenants vers un une responsabilisation de chacun fournir des informations n cessaires quant aux r sultats des actions appuy es par PADANE La RMP insiste sur le fait que chaque acteur doit participer une r flexion sur les facteurs de durabilit de l impact f Le RMP insistait sur la transformation progressive du syst me de suivi et valuation du simple instrument de contr le permettant de mesurer la performance par rapport aux pr visions RPE en un instrument d appui la r flexion pour affiner les strat gies d intervention L attention doit se focaliser au suivi de l impact des op rations g La RMP a avanc des propositions pour actualiser le cadre logique du PADANE et fourni des exemples d indicateurs pour l valuation du projet tel le Taux de recouvrement de cotisation et d entretien des r seaux Nombre de p rim tre transf r Volume de l pargne taux d utilisation des cr dits Augmentation de production am lioration de rendement Augmentation de la superficie cultiv e Pourcentage de pratique culturale en terme de nombre d adoptant et surface Augmentation du revenu du m nage Indicateurs sociaux scolarisation mortalit niveau de sant etc h La mission de supervision N 4 25 septembre 07 octobre 2000 a conclue que la cellule de
111. rt entre M nages concern s directement par le projet et le reste des m nages par commune d intervention Proportion d exploitants riziculteurs propri taires par p rim tre et par commune Proportion d exploitants riziculteurs locataires m tayers par p rim tre et par commune Un des objectifs du projet est de p renniser et les travaux de r habilitation des p rim tres rizicoles et la jouissance des impacts positifs entra n s en assurant d une mani re r guli re un bon entretien des r alisations Selon des points de vue partag s les Exploitants prioritaires sont beaucoup plus s rieux dans les travaux d entretien que les m tayers ou locataires de rizi res Il s av re ainsi n cessaire d avoir une id e sur l importance num rique des exploitants propri taires dans un p rim tre par rapport ce deuxi me type d exploitant L objectif est de pouvoir estimer le degr de r alisation de ces entretiens Nombre d exploitants riziculteurs et planteurs de vanille en m me temps Nombre d exploitants riziculteurs et membres GPPV en m me temps planteurs de vanille Toujours dans le m me ordre d id e il se peut que les riziculteurs soient en m me temps planteurs de vanille et ou encore planteurs de vanille membres de GPPV Toutes ces situations pourraient avoir des influences et r percussions sur le futur du p rim tre en g n ral et sur les travaux d entretien en particulier
112. s Sous composantes th matiques du projet Rapport de situation mensuel Rapport et Tableau de bord trimestriel Rapport Semestriel Rapport Annuel Rapport d ach vement Sensibilisation et suivi permanents de la r gularit du remplissage et de l acheminement la DSSE MAEP de diff rents outils de collecte d informations tels le rapport de situation mensuelle le tableau de bord p riodique rapports d activit ou d tat d avancement des r alisations de chaque composante etc 52 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention Production d un manuel d utilisation du tableau de bord pour faciliter le remplissage la lecture et la compr hension de cet important outil de suivi et d valuation Le manuel en question sera mis la disposition de l quipe du projet la premi re semaine du mois de f vrier 2005 et comportera les rubriques suivantes e Les int r ts que repr sente l outil pour chaque composante Sous composante l ensemble du projet le MAEP le Minist re du plan la Primature ainsi que le FIDA e un lexique des indicateurs d finis par chacune des composantes pour faciliter la lecture et la compr hension du tableau de tableau de bord par des personnes autre que l quipe direct
113. s au bureau d tude au fur mesure selon la disponibilit e D autres requ tes sont envisageables selon les besoins du projet 47 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention 4 REDYNAMISATION DU SSE A TRAVERS DES RECOMMANDATIONS 4 1 4 1 1 Degr d ex cution des recommandations ant rieures Recommandations de la Consultante Lachance en mati re de SE Recommandations Niveau de r alisation mesures prises et observations Pour assurer la r ussite du programme d activit s en S amp E il est propos de r partir le travail Diverses ressources humaines devront se joindre l quipe S amp E Le recrutement demandant souvent de longs d lais qui risquent de retarder le d marrage de ce programme il est recommand la direction du Projet de porter une attention particuli re ce facteur de blocage Dans le contexte actuel du projet l ex cution en totalit de cette recommandation est impossible Le maintien des 2 assistants et appuis ponctuels d un consultant sp cialiste en SE a t une option r aliste Le recrutement d un consultant national a t une alternative de solution Ainsi deux bureaux de formation seront recrut s pour assurer la formation recy
114. s de la piste La derni re mission de supervision a recommand de voir la possibilit de mobiliser le FER pour entretenir la piste mais les proc dures tardent malgr la sensibilisation faite par le responsable de la D veloppement des infrastructures routi res DIR La situation est que jusqu maintenant le Maire qui est nouveau son poste n a pas pu adresser une demande ni au Faritany ni la Vice Primature les deux seules instances comp tentes L autorit locale form e par les deux maires concern s est invit ex cuter la recommandation pour que la population puisse profiter des fonds investissements et pour qu on puisse p renniser et la piste et les avantages procur s e Grenier Commun Villageois GCV En 2004 le projet a cess d appuyer les greniers communs villageois vu la perte de vitesse des activit s d une soixantaine d association cr es caus e par les impacts de la crise 2002 La reprise tr s modeste des activit s de stockage en commun n a pas encourag l appui financier apport par l OTIV Toutefois la mission de diagnostic a pris l initiative d en rencontrer un qui se trouve dans la commune de Befandriana L entretien avec le pr sident de l association a permis de savoir que le GCV Kintana Fitarikandro est mis en veilleuse depuis quatre ans Aucune activit n est entreprise alors que le bureau existe encore La crise sociopolitique 2002 et le passage de deux cyclones successifs Elita en d cemb
115. s de vie des producteurs b n ficiaires La conduite d une enqu te d valuation d impacts et la sortie d un rapport d ach vement sont parmi les d fis du projet pour cette ann e de prolongation 2005 Pour ce faire le projet devrait s assurer d avoir un cadre logique capable de d terminer des indicateurs plus pertinents partir desquels un logiciel de suivi valuation jug ad quat s laborerait Le tableau de bord trimestriel du projet devrait tre r vis pour chacune des composantes Cela permettrait l Unit de suivi valuation du projet de suivre et mesurer les r alisations et appr cier par la suite les effets et impacts g n r s par les actions entreprises La constitution d une base de donn es compl te et fiable contribuerait largement l ex cution des recommandations de la derni re mission de supervision N 8 Du 18 septembre au 1 octobre 2004 et faciliterait la capitalisation des acquis du projet Le transfert de responsabilit en vue de la p rennisation des r alisations et des impacts du projet est l aboutissement des activit s prioritaires de cette ann e de prolongation Mandat et objectifs de la prestation TDR O Objet et objectif global de la prestation La pr sente prestation consiste appuyer le projet dans son lan de rendre plus op rationnelle et plus performante son unit de suivi valuation pour sa phase finale afin de capitaliser les acquis et d en tirer des le ons en mati re de
116. s qui se trouve imparti par rapport au volume de travail qui incombe les composantes Quoi qu il en soit il est vident que les informations tardent venir l unit et ne permet pas aux deux assistants de r aliser r guli rement leur travail de consolidation et de synth se avant d acheminer les rapports au MAEP o Collaboration informelle entre composantes techniques Les chefs de composante ne peuvent viter la collaboration intercomposante tant donn l interd pendance de leurs activit s et le caract re int gr de l ensemble des actions du projet Dans la pratique cette forme de collaboration de travail n est pas v cue d une mani re concr te Elle reste informelle dans le sens o les discussions probablement int ressantes pour le projet s effectuent verbalement dans les couloirs ou au niveau d une rencontre hors service Les acteurs n y accordent qu une faible consid ration cause du fait que les mesures prendre ne figurent pas dans le PTBA ou ne s inscrivent pas dans un cadre officiel Pour valoriser et faire profiter au projet ces pratiques habituelles il faut les inc rer dans le cadre d une r union formelle Ce type de collaboration peut tre formalis e au niveau d une r union intercomposante mensuelle dont la relance est vivement recommand e au sein du projet e Absence d une capacit r dactionnelle et d analyse de l UPSE L UPSE ne produit que des tableaux et des chiffres Les diff
117. sant et superficie moyenne occup e par 1a CEON 3 A membre e Pour appr cier la s curisation fonci re des paysans concern s e Nombre de titres d finitifs d livr s et superficie s curis e par membre e Surface encore sous pratique de br lis par bassin versant e Co t moyen d investissement par bassin versant 46 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention D FINANCES RURALES e Nombre total des membres par commune et pourcentage des femmes e Localisation et classification des groupements par type d activit et par sexe par commune d intervention du projet e Evolution du volume de cr dit octroy par an par commune d intervention du projet e Volume total de cr dit annuel par type d association ou par type d activit e Taux de remboursement moyen annuel par type d association e Taux de d linquance e Volume d pargne annuel par association groupement Remarques e La version r vis e avec les Chefs de composante et valid e par la Direction du PADANE sera reconstitu e dans un document officiel adresser sous bordereau d envoi au X Z pour tude de faisabilit au cours du mois de f vrier e Les l ments et informations manquants seront collecter et fourni
118. st assign Le manque de leadership et d organisation au sein de l unit est tr s palpable et s explique par la faible remont e d informations venant des composantes et se r percute sur le calendrier d envoi des rapports au service de suivi valuation du MAEP Le va et vient d part et arriv e de personne et de comp tence dans l unit de suivi valuation ne la permet pas de fonctionner pour une op rationnalit totale et permanente Les travaux s accumulent pour les assistants et le taux d ex cution des recommandations est relativement faible Cette situation am ne l UPSE fonctionner au ralenti e Manque de collaboration deux niveaux La collaboration de travail franche et enti re doit s imposer au sein du PADANE vu son caract re int gr qui regroupe plusieurs domaines interd pendants de d veloppement rural Le diagnostic du syst me de suivi valuation fait remarquer que la collaboration au sein de l quipe du projet se manifeste sous deux formes et v cue deux niveaux o Collaboration partielle entre composantes techniques et UPSE Les initiatives prises et les efforts d ploy s par les deux assistants pour faire fonctionner et faire valoriser la mission de l unit de suivi valuation se heurtent une sorte de refus indirect de collaborer de la part des responsables de composantes fournir les informations n cessaires L quipe de l unit ont des difficult s faire remonter les informations
119. suivi valuation ne parvient pas assurer son r le de coordination en ce qui concerne l tablissement de base de travail solide pour assurer un suivi ad quat des activit s du projet vu les probl mes de collectes d informations la difficult d harmonisation et de concordance au niveau de la pr paration du PTBA L unit de suivi valuation n assume pas le r le de leadership qui lui est assign du fait du non respect des d lais de soumission des fiches et des rapports aux hi rarchies institutionnelles comp tentes i Cette m me mission de supervision a galement remarqu une compr hension h t rog ne des d finitions des crit res des param tres et des indicateurs variant d une composante l autre j En 2000 le d part du responsable planificateur de l UPSE est compens par l affectation d un sociologue ex responsable du volet socio conomique au poste de responsable de l unit de planification et de suivi valuation 14 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention k Apr s avril 2001 le nouveau Directeur a supprim les postes de chef de cellule sur recommandation de l UNOPS La cellule de planification et suivi valuation et la cellule socio conomie sont fusionn es pour donner naiss
120. suivi et valuation Globalement il s agit de diagnostiquer le syst me actuel de suivi valuation en identifiant les contraintes et lacunes majeures qui se dressent comme des facteurs de blocage son bon fonctionnement Le syst me op rationnel actuellement mis en uvre devrait tre revu dans un contexte sp cifique du projet Ainsi des propositions d am liorations et d adaptation de ce syst me de suivi valuation aux actions prioritaires recommand es par la huiti me mission de supervision 18 septembre 01 octobre 2004 seront laborer en fonction des r sultats de l tat de lieu faire PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention O Objectifs sp cifiques Les objectifs sp cifiques de la prestation consistent _ Diagnostiquer et caract riser le syst me de suivi valuation actuellement d velopp par le projet en _Inventoriant les outils les plus ad quats adopt s et appliqu s par le projet dans le syst me de suivi valuation eu gard sa phase finale Etudiant la performance la coh rence du cadre logique du projet et la compl mentarit de ces outils et leur praticabilit respective Evaluant la pertinence des indicateurs d finis par rapport aux objectifs global et sp cifi
121. t des proc dures d am lioration du syst me pour parvenir la prise en charge progressive du programme suivi valuation par le personnel du projet PADANE recommandation d une mission de supervision Les deux parties se rencontreront la prochaine mission d appui Sambava et confronteront les propositions faites par X Z et les besoins labor s par l UPSE PADANE Une liste de besoins concert s sortira de cette confrontation avec un calendrier et proc dures d ex cution En ce qui concerne la page Web il est recommand au bureau d tude X Z d ins rer plus de photos et d illustrations pour plus d int ressement et d impacts 25 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention 2 4 2 Prestation de Mme Lachance e Objectifs de la prestation et appr ciation globale des r alisations Ce n est qu en ao t 2003 que le projet a pu concr tiser la recommandation faite lors de la RMP 2001 qui l interpelle recruter un expert international pour mettre en place un syst me de suivi valuation pour collecter et g rer d une mani re efficace les informations sur les r alisations C est dans ce sens que Mme Lachance experte en suivi valuation a t sollicit e par le PADANE pour capitaliser le syst me de sui
122. tes mani res par les composantes du projet et l UPSE Le groupe de concepts cl s tel Am liorer les niveaux et conditions de vie et populations les plus pauvres para t par exemple vague pour la plupart de l quipe Aucun des documents du projet n a donn des d finitions exactes de ces concepts de base Par cons quent la compr hension des objectifs du projet est limit e celle des objectifs sp cifiques qui concernent directement les composantes De ce fait le passage des sp cifiques au global ou la liaison entre les deux niveaux d objectifs demeure moins vident pour les chefs de composante Or la d finition des activit s sp cifiques chaque composante doit d pendre tout d abord du niveau de compr hension de l objectif global pour produire des r sultats et impacts qui contribuent r ellement l atteinte de cet indicateur commun tous les intervenants Ce qui les interpelle toujours ma triser le sens et le caract re int gr s du PADANE un projet qui doit tre mis en oeuvre selon le syst me participatif vu la multitude d acteurs y impliqu s Il faut que les activit s actions entreprendre doivent tre coh rentes entre elles au niveau de chaque composante en premier lieu et entre composantes en deuxi me lieu et que les indicateurs soient pertinentes Les actions doivent tre men es avec synergie au sein du projet selon des proc d s m thodes et moyens appropri s Bref la Coh rence
123. tion des connaissances o les pratiques de vie quotidiennes et comportements soif d information capacit d organiser et programmer les travaux de la journ e etc o le plan social et relationnel avec la communaut villageoise environnement familial relations avec la soci t estime jalousie demande de conseil etc o les relations avec l ext rieur chelle hors fokontany sur le plan conomique socioculturel de type public ou priv telle la motivation d tendre la collaboration avec d autres organismes projet ONG relationnel la plupart des m nages accordent o plus d importance aux changements de mentalit et l am lioration des connaissances intellectuelles o d importance moyenne aux impacts sur le plan mat riel comme l am lioration du revenu la disponibilit alimentaire l quipement agricole et domestique le d sendettement etc o moins d importance aux changements li s des pratiques dans la vie quotidiennes 29 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention La plupart des m nages reconnaissent tre satisfaits des appuis du projet Les m nages ont beaucoup appr ci les formations techniques en SRA et SRI la distribution des intrants agricoles semences am lior es
124. tructures physiques des r seaux hydro agricoles r habilit s des caract ristiques des membres nombre types d exploitants etc le DINA et les r glements int rieurs ne sont pas appliqu s avec rigueur au sein d un certain nombre d AUE surtout dans celles dont la constitution est bas e sur des liens parentaux ou familiaux ou encore claniques Toutefois cette caract ristique socioculturelle traditionnelle n est pas du tout un facteur de blocage l application du transfert de g rance pour d autres De ce fait le renforcement des capacit s de gestion et d organisation des groupements paysans devrait tenir compte de cette dimension socioculturelle Compte tenue de cette situation il s av re encore n cessaire l quipe de l AGR de renforcer davantage la capacit de gestion et d organisation d un certain nombre d AUE surtout en mati re de constitution de la caisse de l association de gestion financi re et d laboration du planning des travaux d entretiens Des types de formations comme la recherche de financement pour augmenter le volume de la caisse de AUE en plus des cotisations des membres pour faire face aux travaux d entretiens sont envisageables Toujours dans l objectif de renforcer la capacit de gestion et d organisation des groupements ruraux et les rendre plus autonomes la sous composante AHA y contribue en pr voyant pour les membres de bureau des AUE dans son plan d action 2005 une formation techn
125. ttant de suivre dans le temps l volution des impacts et effets des actions d un projet sur l am lioration des niveaux et conditions de vie des b n ficiaires et du renforcement de diverses capacit s des structures paysannes La m thodologie de r alisation et les proc dures de collaboration seront d termin es plus tard avec le concours de diff rents acteurs concern s Un prestataire de service sp cialiste en communication et informatique a d j t contact pour la conception des matrices correspondantes Production d un aide m moire sur le bilan sommaire des dossiers cl s con us par la Consultante internationale Mme Lachance et proposition des termes de r f rence de celle ci pour sa prochaine mission au projet Pr paration de l ventuelle enqu te d valuation impacts et effets des actions du projet sur l am lioration des conditions de vie des populations touch es par le PADANE sur la r duction de la pauvret en esquissant des Termes de r f rence pour le bureau d tude s lectionn pour la r alisation Le bureau X Z est en train d tudier l ROR 2002 pour voir son exploitabilit et en vue de s en servir d une situation de r f rence pour cette enqu te d impact Les TDR refl teront en m me temps les besoins du Projet du MAEP et du FIDA et devront tre labor s de concert avec la DSSE par l interm diaire de son service qui s occupe du suivi valuation du PADANE et de Mme Lachance le c
126. u Comit des Maires 2 R union du CdM Animateur Directeur du Chefs de composante Dur e 3 jours 37 Sem Juil 05 PADANE DRDR Appui animation et secr tariat 43 Maires commune Lieu Axe Voh mar UPSE RAF du PADANE Repr sentant R gion RS Participants 2 R union du CdM N Animateur Directeur du Chefs de composante Dur e 3 jours 37 Sem D c 05 PADANE DRDR Appui animation et secr tariat 43 Maires commune Lieu Axe Andapa Sambava UPSE RAF du PADANE Repr sentant R gion 63 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention Redynamisation des r unions mensuelles Sensibilisation et animation des r unions A chaque dernier vendredi du mois R union dirig e par le Directeur Soutenu par le RUPSE Participants Chefs de composante 1 Repr sentant DRDR RAF du PADANE Production de rapports p riodiques Rapport de situation mensuelle Apr s chaque r union mensuelle Consultant national 2 Assistants de l UPSE Rapport de tableau de bord trimestriel Chaque 27 sem du mois qui suit le trimestre concern Consultant national 2 Assistants de l UPSE Chefs de composante Consultant nati
127. ude de cas aupr s des institutions communales 38 3 2 M diatisation des acquis du PADANE 38 3 2 1 Production de films vid o sur la vie du projet 38 3 2 2 Programmes de TV et Radio 38 3 3 Elaboration d une s rie de requ tes essentielles 39 3 3 1 Consid rations g n rales ss 39 3 3 2 Propositions de requ tes s esesesseeessesseseseseessesressresreserssressesnessressesnrssresseene 40 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention 4 REDYNAMISATION DU SSE A TRAVERS DES RECOMMANDATIONS 48 4 1 Degr d ex cution des recommandations ant rieures 48 4 1 1 Recommandations de la Consultante Lachance en mati re de SE 48 4 1 2 Recommandations de la 8 mission de supervision 49 4 2 Recommandations de la mission 50 4 2 1 Recommandations g n rales ss 50 4 2 2 Recommandations sp cifiques sessssssesessseessessssresseesrssersseeseesressresseseese 50 4 3 Esquisse de PTA de l UPSE et plan d action pour l ann e 2005 52 4 3 1 CONNEXES SUR E E nl S 52 4 3 2
128. ue cette activit a d j t recommand e d s la mission conjointe FIDA BM du 25 au 27 septembre 1998 dirig e par M Ousmane SECK Charg de Programmes Agricoles la Banque Mondiale et reprise par la consultante internationale Mme Lachance Production de film vid o sur la vie du projet o Caract ristiques du projet Raison d tre Objectifs du projet La structure du projet Les populations et institutions b n ficiaires o R alisations du projet o Effets et impacts du projet Etude des cas recueil de t moignage des b n ficiaires o M nages agricoles Exploitants o Association AUE GPPV AUP AEF AGRF Pr paration enqu te m nage en vue valuation d impacts du projet sur les niveaux et conditions de vie des populations b n ficiaires Affectation d un mat riel roulant l UPSE pour favoriser les contacts et faciliter la r alisation concr te de son plan d actions 2005 Equipement d un onduleur aux deux ordinateurs d j disponibles l unit pour viter tout risque de d effacement des donn es par l interruption fr quente de l lectricit dans le SAVA 51 PADANE Projet d am lioration et de d veloppement agricole dans le nord est SG MAEP FIDA PRET FIDA N 410 MG PROJET UNOPS n MAG 99 FO1 Diagnostic du syst me de suivi valuation du PADANE et redynamisation de l UPSE pour la derni re ann e d intervention 4 3 Esquisse de PTA de l UPSE et plan d action po
129. ue que financier Si le dernier rapport mensuel envoy par l unit de suivi valuation du projet au service central du MAEP tait celui du juin 2004 le dernier tableau de bord re u par ce service porte sur les r alisations du deuxi me trimestre 2004 m me si l envoi devrait tre syst matique dans les 10 jours qui suivent le trimestre consid r comme convenu Compte tenu de cette situation et pour pouvoir r pondre aux recommandations faites concernant les objectifs atteindre pour cette derni re ann e 2005 une supervision mensuelle du service de suivi valuation du MAEP au PADANE s impose Cette supervision syst matique permettrait de suivre de pr s l volution des r alisations du projet et voir avec les responsables diff rents niveaux les contraintes relatives et pour rectifier le tir en cas de d calage par rapport aux objectifs fix s pour l ann e 2005 Les missions de suivi et de supervision la fois de ce genre sensibilise toute l quipe du projet tre coop rative et dynamique dans la collecte et l acheminement des informations tout en respectant les dates buttoirs convenues Des dates buttoirs ont t fix es concernant l envoi des tableaux de bord du 3 et 4 trimestre au service du suivi valuation du MAEP Il a t ainsi convenu avec l quipe du projet que ces deux documents doivent tre soumis au minist re la deuxi me semaine du mois de janvier 2005 e Divers risques L UPSE dispose
130. ur l ann e 2005 4 3 1 Contexte e Rapport d ach vement e Transfert de g rance e Transfert de responsabilit la structure de rel ve DRDR e Enqu te d valuation d impacts du projet e Contribution du projet l am lioration de la production rizicole R f rence 13 l chelle nationale 4 3 2 Objectifs viser par l UPSE avec le PTBA 2005 2 1 Objectif global de l UPSE 2 2 Objectifs sp cifiques e Pr parer la conduite de l enqu te d valuation d impacts du projet e Rendre plus performant le e Contribuer la production du Rapport syst me de suivi valuation d ach vement du projet RAP adopt pour faire face aux e Contribuer la r ussite du transfert de d fis et exigences de la g rance derni re ann e d intervention e Contribuer la r ussite du transfert de du PADANE responsabilit e Contribuer assurer l augmentation de la production rizicole dans les zones d intervention du projet 4 3 3 PTA 2005 Le plan d action ci dessous labor a t pr sent et discut avec l quipe du projet lors de la session bloqu e de finalisation de l ensemble de son PTBA 2005 Ainsi l UPSE pr voit dans le cadre de ses TDR pour cette derni re ann e d intervention du projet la r alisation des activit s suivantes Production de rapports et acheminement r gulier des documents vers le SSE DSSE MAEP apr s consolidation des informations manant des composante
131. urrait apporter sa contribution en formant l quipe du projet sur le mode de r daction de divers rapports Le recyclage inclura les Chefs de composantes techniques qui on exige la constitution de leur propre base de donn es respectives et des notes de commentaires et d analyses de leurs r sultats Tableau de bord trimestriel et divers rapports d activit s e Liaison irr guli re avec le service du suivi valuation du MAEP La derni re mission de supervision du service de suivi valuation du MAEP date du novembre 2002 Pendant sa mission au SAVA le Suivi valuateur du minist re de tutelle charg e de la supervision du PADANE a apport des amendements au cadre logique d une part et a form l quipe du projet en g n ral celle de l UPSE en particulier sur le Syst me reporting d autre part Faute de moyens l quipe de suivi valuation du minist re se trouve immobilis e Tan incapable d assumer ses taches de supervision Elle reste donc coup e des r alit s du projet malgr l existence d une note minist rielle qui l autorise faire des descentes p riodiques de supervision Par ailleurs l UPSE n tait pas capable d acheminer r guli rement au MAEP les diff rents PTAB et rapports d activit s p riodiques qui mensuellement trimestriellement semestriellement et annuellement rendent compte de l tat d avancement des r alisations et les r sultats consolid s des composantes tant sur le plan techniq
132. utils de collecte d analyse et de restitution ainsi que de gestion d informations pour la mise en uvre du syst me de suivi valuation d impact Une enqu te sur l valuation des impacts du projet a t initi e par la consultante Elle concerne entre autres les 5 dossiers clefs relevant des composantes du projet lui m me Cette mission s est r sult e par l amendement du cadre logique en y int grant des informations et indicateurs d impacts d une part et par la conduite d une enqu te participative en vue d appr cier les perceptions des m nages sur l impact du projet d autre part Le d part du Responsable du suivi valuation a affaibli en nombre et en comp tence l quipe de l UPSE Malgr ces acquis l unit de suivi valuation du projet prouve encore de difficult s se rendre op rationnelle Ainsi arriv presque sa phase finale le projet PADANE entend redynamiser cette unit de suivi valuation pour pouvoir appr cier les impacts du projet sur le niveau et conditions de vie des producteurs b n ficiaires Pour ce faire le projet devrait s assurer d avoir un cadre logique capable de d terminer des indicateurs plus pertinents partir desquels un logiciel de suivi valuation jug ad quat s laborerait Par voie de cons quence un outil de suivi valuation tel que le tableau de bord devrait tre mis au point pour chacune des composantes Cela permettrait l Unit de suivi valuation du projet de su
133. ux instructions donn es par le service de suivi valuation de la DSSE MAEP dans le syst me reporting afin de faciliter la compr hension de l outil en d autres termes il leur est demand de commenter bri vement les points saillants du tableau analyser les difficult s et contraintes de r alisation des activit s et d finir les mesures prises pour redresser la situation e Terminer le remplissage du tableau de bord 4 trimestre 04 avant le 10 janvier 2005 e Remplir les tableaux de bord trimestriels de l ann e 2005 avant le 10 du mois suivant le pr c dent trimestre e Redynamiser les r unions intercomposantes mensuelles pour favoriser les changes d informations et raffermir les collaborations entre composantes e Chaque composante devrait avoir sa propre banque de donn es qu elle mettra la disposition de tout le reste des composantes sous composantes sous version lectronique pour que celles ci soient au courant de ce que chaque entit produit comme informations e Les composantes destinataires de ces fichiers Banque de donn es pourraient les utiliser pour leurs besoins sans avoir aucunement le droit de les modifier Toutes tentatives de modifications devraient tre discut es avec la composante fournisseur de l information 4 2 2 Recommandations sp cifiques e _ Relancer les r unions du Comit des Maires et leur donner progressivement une forme plus op rationnelle au moins trois fois au cours de l
134. valid es par le groupe de r union concertation 1 4 Phase de r daction du rapport et restitution Cette phase concerne la production de rapports sur l tat des lieux du syst me de suivi valuation du projet les recommandations g n rales et sp cifiques relatives l objectif de redynamisation de l UPSE Les r sultats de l tude sont pr senter l quipe du projet pour validation dans un atelier de restitution avant l affinage du rapport d finitif Les d marches m thodologiques se r sument selon le sch ma en annexe 1 1 4 1 Pr sentation des diff rentes parties du rapport Le pr sent rapport se structurera en quatre grandes parties La premi re partie qui rappelle les diff rentes phases m thodologiques est pr c d e d une introduction qui r sume les objectifs globaux et sp cifiques du projet le contexte probl matique de l tude diagnostique du syst me de suivi valuation avec les objectifs viser par la prestation La deuxi me partie du rapport traitera l approche valuative du syst me de suivi evaluation du projet dans laquelle une chronologie des v nements est pr sent e Une deuxi me sous section analysera les forces et faiblesses du SSE suivie d une autre qui dressera un bilan sommaire des principales prestations relatives au suivi valuation de la mise en oeuvre du projet la sous section inclura une esquisse des termes de r f rence de la Consultante Lachance Un inventaire des outils de b
135. vi valuation qui existe l tat embryonnaire au sein du projet et dont tout effort d op rationnalisation s est heurt de multiple probl mes Concr tement l experte est appel e proposer des outils pour la mise en uvre du syst me de suivi valuation d impact qui consiste Identifier des indicateurs et informations pour le suivi valuation d impact D finir des outils de collecte de donn es des outils d analyse et de restitution Rendre fluide la circulation des informations et d en assurer le stockage et le traitement Elaborer des modalit s de mise en uvre Au cours de sa mission l experte est amen e amender le cadre logique du projet en y ins rant des indicateurs d impact et d finir des outils nomm s Dossiers cl s Au nombre de huit ces dossiers portent sur i la Gestion du projet ii les Communes iii les AGRF iv les GPPV v les GCV vi les AUP vii le P rim tre et viii le Tanety Tous les appuis apport s par la consultante sont tous mat rialis s dans un document intitul Manuel de suivi valuation d impact utilisable par tous les chefs de composante Nous estimons que la consultante a bien fait de d finir des indicateurs d impacts tant donn la phase finale du projet L amendement du cadre logique a t tr s n cessaire vu son caract re dynamique et volutif La sous section ci apr s donnera un essai d appr ciation des dossiers cl s e Bilan
136. vit se feront en collaboration entre l quipe du projet et les services audiovisuels locaux et nationaux Elle ne se limitera pas la diffusion des acquis du projet mais pour que l information soit compl te toute la vie du projet va tre couverte par l ex cution des trois sous activit s ci apr s Celles ci sont envisager pour des objectifs et proc dures de r alisations qui varient de l une l autre 3 2 1 Production de films vid o sur la vie du projet La production de film vid o sur la vie du projet fait partie des grandes recommandations faites par les missions ant rieures du FIDA C est un outil audio visuel qui parlera des objectifs du PADANE des strat gies d interventions des ses actions et des activit s de ses r alisations ainsi que de ses impacts sur l am lioration des conditions et niveaux de vie des populations b n ficiaires de ses actions Le produit illustr d image et de son servira de r f rence tant pour le minist re de tutelle que pour le FIDA afin d en tirer des le ons pour les futures projets ou actions de d veloppement en g n ral et d veloppement rural en particulier Le film comportera galement des t moignages des paysans La production en deux langues fran ais et malagasy est recommand e pour que son acc s soit facilit pour tout le monde Pour ce faire le projet travaillera avec un prestataire de service sp cialiste en communication et qui ma trise bien la manipulation des app

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