Manuel d׳utilisation Gestion des Commandes
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1. ce produit est alors consid r comme un commentaire pas de montant ni de calcul Manuel d utilisation CIL Version 1 9 GTHL logiciel Informatique Usage et copie r serv Page 10 Les trois zones comptables ne seront pr sentes que si un budget a t choisi l article comptable que l on choisit dans la liste servira pour le bon si le param tre g n ral de fonctionnement n est pas en Mjulti imputations les codes service et fonction comptables que l on choisit dans la liste serviront pour la ventilation automatique de la ligne produit lors de la g n ration d un engagement en comptabilit partir d un bon contenant le produit En l absence d un code celui de l acheteur est pris par d faut Note vous pouvez cr er un code produit commentaire g n ral donc sans unit de facturation code par exemple sans libell avec lequel vous saisirez un libell diff rent chaque fois Vous pouvez aussi cr er des commentaires standardis s Vous pouvez aussi cr er un code produit g n ral code _ par exemple sans libell avec lequel vous saisirez tous les produits que vous ne voulez pas d tailler 4 6 March s Modes de r glement Natures juridiques Services Ces fonctions ne sont accessibles que si vous avez choisi un budget comptable CIL La fonction March s vous permet de visualiser la liste des march s et lots qui ont t d finis en comptabilit pour le budget de les i2. N Rue 8 rue Maryse Basti Sooo 49240 AYRILLE 02 41 69 96 49 La partie haute d une telle fiche contient les informations obligatoires fixes tandis que la partie basse contient en liste non limit e les informations compl mentaires liste param trable que vous avez rajout choix personnel Quelques pr cisions sur les zones de saisie la zone Code de 5 caract res permet d identifier et de trier les fournisseurs par un code Elle n est accessible qu en cr ation car un code ne peut pas tre modifi Et vous pouvez si un budget comptable a t choisi r cup rer les informations d un tiers comptable avec son code en le choisissant dans la liste de la comptabilit Et la zone Tiers cpt permet de m me de saisir un code tiers de la comptabilit et assure le lien comptable avec le tiers lors de la g n ration des engagements partir des bons Ce code peut tre le m me que celui du fournisseur r cup ration ou pas Manuel d utilisation CIL Version 1 9 GTHL logiciel Informatique Usage et copie r serv Page 9 Exemple de l historique du fournisseur AMD pour toutes les ann es et tous les budgets Cil Windows EURO Commandes de AC 03 CDC14 Budget CDCI4 Licence Soci t C LLOGICIELS Historique de Les bricoleurs x al A N MontantTTC Obit R f rence Edition 02 CDC14 16 11 03 AC 1 119 60 19 60 Petites fournitures 02 CDC14 23 01 04 AC 24 11 960 00 1 960 0
3. centrale les nouveaux engagements partir des bons saisis par l acheteur pour l ann e et le budget cette g n ration est faite une fois pour toute pour le bon et retourne pour chaque bon un nouveau num ro d engagement La seconde phase r cup re toutes les donn es fichiers comptables du site central afin de mettre jour le poste dans l optique d effectuer des consultations Techniquement le lien r seau via ligne t l phonique avec le site central doit tre tabli ponctuellement avant de lancer ce traitement Ceci peut tre fait automatiquement en indiquant dans les param tres g n raux le programme ex cuter juste avant le traitement et ventuellement un programme ex cuter apr s Les utilisateurs du site auront un message de refus en cas de tentative de saisies pendant les transferts mais toutes les consultations resteront possibles le traitement n est pas bloquant 4 8 Gestion des variables valeurs des variables Ces fonctions vous permettent la mise en place du module de gestion de commandes de param trer le contenu des fiches fournisseur et des ventuelles variables compl mentaires de cette fiche Il est possible avec prudence de faire voluer cette structure Les 12 premi res variables fournies par d faut sont obligatoires CODE et NOM servent au tri et il est fortement d conseill de les modifier Les autres variables sont dites compl mentaires et leur contenu peut faire l objet
4. tre de ventilation par centres de co t car chaque ligne d un bon ligne produit peut y tre ventil e dans ce tableau de saisie on r partit le montant de chacune des lignes produit repr sent e dans le tableau par une colonne dans les diff rents centres de co t en ligne Au fur et mesure la ligne Total centres volue jusqu atteindre le montant total ventiler Valider sans rien saisir r cup re le solde restant Ventilation par postes d analyse P ECS O MEET PT Poste 1 100 00 2000 00 00 00 E P Poste 100 00 3000 00 Sn Total postes 200 00 5000 00 50 00 Total ventiler 200 00 5000 00 50 00 Manuel d utilisation CIL Version 1 9 GTHL logiciel Informatique Usage et copie r serv Page 6 3 2 Edition des bons Cette fonction vous permet d diter un ou plusieurs des bons de commande saisis par l acheteur pour l ann e et le budget s lectionn et ceci sous l une des deux formes param tr es ou sous les deux selon que le destinataire soit le fournisseur ou la comptabilit voir plus loin le param trage des dessins codes BDC et BDCA Fourchette de Bon de commande imprimer SUR uen DRE Bon de commande de fin Choix du type de l dition Classique Comptable Param tr e L dition Param tr e utilise le nombre d exemplaires de chacun des deux types param tre saisi pour le logiciel voir plus loin et les dessins BDC et BDCA sont obligatoirement utilis s pas de po
5. d une liste pr d finie fonction Valeurs des variables Attention le caract re C doit figurer pour permettre la saisie sinon la variable reste cach e La seconde fonction vous permet de pr d finir des listes de valeurs pour les variables compl mentaires du fichier des fournisseurs Variables qui ont t d finies pr c demment leur libell n est qu indicatif 4 9 Dessin des ditions Cette fonction standard de CIL permet de mettre au point les ditions param trables donc adaptables chacun livr es avec le logiciel papier ent te ou pas adresse logo mettre en valeur une partie du document caract res en gras Il s agit en particulier des bons de commande codes BDC et BDCA La liste qui s affiche est celle des documents dont le param trage a t modifi par rapport celui fourni initialement 5 Menu Outils Les outils CIL standards Sauvegarder les donn es sur disquette A FAIRE REGULIEREMENT Repartir d une sauvegarde en cas d intervention de notre service d assistance de probl me majeur ou d erreur de saisie Consulter un disque votre disque dur ou une disquette Manuel d utilisation CIL Version 1 9 GTHL logiciel Informatique Usage et copie r serv Page 12
6. pour l ann e que vous venez de s lectionner Si vous ne choisissez pas de budget vous allez travailler sans aucun lien avec la comptabilit tiers param tres g n ration automatique des engagements 4 2 Param tres g n raux Cette fonction vous permet de g rer les param tres g n raux du logiciel Et en particulier le code taxe utilis par d faut frais de port choix dans la liste le mode de fonctionnement comptable un article par bon M ou non les articles comptables port taxe par d faut choix dans la liste en comptabilit une r f rence compl mentaire facultative qui sera imprim e c t du n du bon la personnalisation de l dition des bons 1 chiffre pour chaque forme le chemin DOS pour la fonction Export Import en comptabilit non locale les deux programmes de connexion vers la compta non locale l unit de facturation par d faut choix dans la liste 4 3 Acheteurs Centres de co t Adresses Remarques Taux Ces fonctions et les suivantes g rent des listes qui facilitent la saisie D ailleurs la plupart de ces informations sont saisissables la vol e c est dire en cours de saisie des bons de commande Ces fonctions vous permettent de g rer les tables des Acheteurs avec un code service et fonction comptable par d faut des Adresses de livraison des taux de TVA il en faut au moins un des Remarques standardis es courtes utilisables dan
7. raux Le module CIL Gestion de Commandes permet de g rer vos commandes par ann e et utilisateur acheteur ainsi que par budget de la comptabilit CIL si celle ci est pr sente Il est optimis pour diter et assurer le suivi quotidien des bons de commande pass s aux fournisseurs L interface avec la comptabilit CIL est automatique sur le budget s lectionn un engagement est g n r pour chaque bon et des ventilations par services par fonctions et par postes analytiques sont possibles Il est galement possible de travailler en liaison avec un site d port en mettant r guli rement jour les donn es comptables de ce site par traitement sp cifique Cet outil fonctionne en parall le avec les autres modules CIL notamment les modules Comptabilit la liste des tiers est r cup rable et de nombreux param tres sont communs et Interrogations g n ration d tats param trable Il peut tre install sur un seul poste ou en r seau de pr f rence en environnement Windows l environnement DOS est possible En r seau chaque poste peut tre configur diff remment acc s certains menus et options des menus et pas d autres cr ation des bons r serv certains utilisateurs Le module Personnaliser permet chaque poste d affiner la configuration du logiciel mode de saisie pr sentation des crans Il b n ficie de tous les outils CIL standards la calculette l aide en ligne disponib
8. 0 Boucheuse de nids de poules Consultation d un bon de commande de AC en 03 Budget CDC14 2 Outillage Les bricoleurs N lot MENT LISTE DES PRODUITS R f rence Prix unit D Micro ordinateur P 1000 00 5 00 UF 4 5 Produits Cette fonction vous permet de g rer vos produits command s cr ation modification consultation annulation impression de la liste des fiches consultation de l historique des lignes du produit sur les bons de commande Ces produits sont utilis s en saisie des bons ils peuvent tre cr s depuis celle ci Cil Windows EURO Commandes de AC 03 CDC14 Budget CDCI4 Licence Soci t C l Liste des produits LOGICIEL Logiciel 100 00 MICRO Micro ordinateur P 1 000 00 Modification d un produit Code FORMAT Imprime Libell Formation R f rence Conditionnemt Journ e J Journ e 1 19 60 article compta Yersements des org Service compta Fonction cpta 020 Administration g n r Prix unitaire 500 00 Quelques pr cisions la zone Imprim e permet d indiquer si la ligne produit qui apparaitra en saisie du bon sera imprim e ou pas cas particulier d un commentaire interne comme par exemple une remarque sur un article La zone Unit de fact permet de saisir l unit de facturation que l on choisit dans la liste et qui servira pour le bon une unit par d faut est propos e lors de la cr ation et si l on ne saisi pas d unit
9. Manuel d utilisation Gestion des Commandes Cil Windows EURO Commandes de AC 02 CDC14 Budget CDEC IA Module Commandes f outis Acheteurs Edition des bons Param tres g n raux Suivi des bons Adresses livraison Export comptable Remarques Fournisseurs Produits Taux Unit s COMPTABILIT March s Lots Modes de r glement Natures juridiques SerVICeS Fonctions Postes d analyse PARAMETRES Gestion des variables Valeurs des variables Dessin des ditions Menus du module Gestion des commandes Tous Droits r serv s GTHL Informatique CA de Carri re Beurri re II 49240 AVRILLE R f MANUCMDE DOC Date 23 01 2004 Nbre de pages 12 1 Sommaire PRINCIPES GENERAUX 2 SECURITE ET SAUVEGARDE 2 1 2 2 S curit logique S curit physique 3 MENU COMMANDES 3 1 3 2 3 3 Saisie des bons Edition des bons Suivi des bons 4 MENU DIVERS 4 1 4 2 4 3 4 4 4 5 4 6 4 7 4 8 4 9 Ann e et budget Param tres g n raux Acheteurs Centres de co t Adresses Remarques Taux Fournisseurs Produits March s Modes de r glement Natures juridiques Services Export donn es comptables Gestion des variables valeurs des variables Dessin des ditions 5 MENU OUTILS Manuel d utilisation CIL GTHL logiciel Informatique Usage et copie r serv 10 11 12 12 12 12 Version 1 9_ Page 2 1 Principes g n
10. le tout moment un bloc note permettant l utilisateur d annoter pour son usage chaque bon ou traitement la gestion de plusieurs configurations pour chacune de ses imprimantes en environnement DOS l aide la saisie syst matique choix dans une liste Comme tous les modules CZL le module Gestion de Commandes est inclus dans le logiciel g n ral et est param tr pour la collectivit qui l utilise les saisies et ditions en tiennent compte L acc s ses menus se fait en s lectionnant l option COMMANDE dans le menu des modules le plus gauche Manuel d utilisation CIL Version 1 9 GTHL logiciel Informatique Usage et copie r serv Page 3 2 S curit et Sauvegarde 2 1 S curit logique L acc s au logiciel CIL est prot g par un mot de passe facultatif Lors de l acc s au module l utilisateur l acheteur s identifie choisit une des ann es de travail d finies et g n ralement un budget comptable CIL pour cette ann e Ainsi tous les traitements saisies et ditions qu il fera concerneront son code acheteur et l ann e Et pour faciliter l utilisation du logiciel les deux derniers choix ne sont demand s que si vous avez chang de code acheteur depuis le dernier acc s au module Commande Le choix d un acheteur et d une ann e ventuellement celle par d faut est OBLIGATOIRE Si vous choisissez de ne pas s lectionner de budget comptable CIL s il en existe vous allez travailler
11. mprimer et de consulter l historique des mouvements comptables Si vous avez d cid de g rer des lots pour chaque march vous pouvez par exemple utiliser les 2 premiers caract res du code pour le march et les 2 derniers pour le lot La fonction Modes de r glement gt vous permet de visualiser la liste des modes de r glement d finis en comptabilit et de les imprimer La fonction Natures juridiques gt vous permet de visualiser la liste des natures juridiques d finies en comptabilit et de les imprimer La fonction Services gt vous permet de visualiser la liste des services qui ont t d finis en comptabilit pour le budget de les imprimer et de consulter l historique des ventilations par service La fonction Fonctions vous permet de visualiser la liste des fonctions qui ont t d finies en comptabilit pour le budget de les imprimer et de consulter l historique des ventilations fonctionnelles Manuel d utilisation CIL Version 1 9 GTHL logiciel Informatique Usage et copie r serv Page 11 4 7 Export donn es comptables Cette fonction vous permet dans le cas d une comptabilit centrale s par e d effectuer les transferts des donn es comptables dans les deux sens Un chemin au site central est requis et signale une telle configuration Confirmez vous l export des donn es en comptabilit Dernier traitement Aucun Ou n La premi re phase g n re en comptabilit
12. registr s respectivement BDC et BDCA Vous pouvez galement consulter l historique des commandes d un fournisseur saisir un texte de commentaire interne pour chaque bon l aide des remarques pr enregistr es Et en fin de saisie cr ation ou modification et si la configuration le pr voit le bon peut g n rer automatiquement un engagement en comptabilit locale ainsi que des ventilations par services par fonctions et par postes analytiques avec mise jour du tiers pour le budget s lectionn de la comptabilit CIL un num ro d engagement appara tra alors sur l cran de saisie En modification et si ce num ro existait d ja l engagement est re g n r Cil Windows EURO Commandes de AC 03 COM14 Budget COMI4 Licence Soci t C I LOGICI T AZE se lt r 4 K Hodification d un bon de commande de AC en 03 Budget COH14 N bon 1 Libell Installation informatique Votre devis 787 du 10 11 03 Fourniss ACO0S ACADIS Livraison March flot amp Marche 1 1071 2 03 LISTE DES PRODUITS Libell R f rence Prix unit Qt 6 Rem LOGBDC Logiciel Bons de comr 100 00 1 00 UP ORDI Ordinateur P4 200 00 4 00 UP E m TASES 1 19 60 176 40 Remi HT Toi T 900 00 F Port HT Taxes Para otal TVA 176 40 otal TTC 1076 40 Esc TTC 5 Manuel d utilisation CIL Version 1 9_ logiciel Informatique Usage et copie r serv Page 5 L cran de saisie d un bon e
13. s le texte interne du bon des Centres de co t ventilation analytique des lignes du bon De plus vous pouvez consulter l historique des ventilations par produit pour chaque centre de co t Dans le tableau obtenu est affich pour le centre de co t et pour la p riode s lectionn s pour tous les budgets et par tous les acheteurs la ventilations sur les lignes des bons de commandes pass s avec une totalisation en bas d cran Et il est possible de visualiser le d tail de chacun des bons Manuel d utilisation CIL Version 1 9 GTHL logiciel Informatique Usage et copie r serv Page 8 4 4 Fournisseurs Cette fonction vous permet de g rer vos fournisseurs cr ation modification consultation annulation impressions consultation de l historique des bons de commande le concernant Ces tiers sont utilis s en saisie des bons ils peuvent aussi tre cr s depuis celle ci La structure d une fiche fournisseur doit d j avoir t d finie voir plus loin la fonction Gestion des variables ainsi que le contenu r p titif des ventuelles variables compl mentaires voir la fonction Valeurs des variables Cette structure peut voluer Cil Windows Commandes de YB 99 CO0H14 Licence Soci t C I LOGICIELS CEOP SODE Liste des fournisseurs AMD ASSOCIATION MAIRES DE LA DROHE Fiche fournisseur Code Nom 12 Droit Priv Personne 2 Virements Bancaires amp CIL
14. sans aucun lien avec la comptabilit tiers param tres g n ration automatique des engagements 2 2 S curit physique Classiquement dans CIL la sauvegarde et la r cup ration des donn es se fait sur disquette ou autre gr ce une option du menu Outils Elle s effectue en m me temps que celle des modules Comptabilit Emprunts Immobilisations et Tr sorerie si ceux ci sont pr sents Aucune sauvegarde compl mentaire n est donc n cessaire mais pensez bien effectuer des sauvegardes de fa on r guli re en double de pr f rence Manuel d utilisation CIL Version 1 9 GTHL logiciel Informatique Usage et copie r serv Page 4 3 GTHL Menu Commandes 3 1 Saisie des bons Cette fonction vous permet de CONSULTER la liste des bons de commande saisis par l acheteur pour l ann e et le budget s lectionn Vous pouvez AJOUTER de nouveaux bons de commande en DUPLIQUER un partir de la liste de tous les bons enregistr s MODIFIER un bon d j existant ANNULER un bon ou IMPRIMER le bon sous deux formes diff rentes selon que le destinataire soit le fournisseur ou la comptabilit faire appara tre les articles comptables imput s Vous pouvez m me param trer voir plus loin les quantit s de chacune de ces formes lors de l dition de chaque bon par exemple un exemplaire de type fournisseur et deux exemplaires de type comptable Ces ditions correspondent des dessins de param trage pr en
15. ssibilit d change avec d autres dessins lors de l impression 3 3 Suivi des bons Cette fonction vous permet de MODIFIER les zones de saisie r serv es au suivi d un bon dates d dition de la livraison et du r glement Cil Windows EURO Commandes de AC 03 CDC14 Budget CDC14 Licence Soci t CT LOGICIELS e e Suivi des bons de AC en 03 Budget CDC14 Magasins r unis 7116 20 01 01 04 1 10 01 04 16 01 04 24 01 04 Modification d un bon de commande de AC en 03 Budget CDC14 N bon 2 Libell Outillage R f rence 23 01 04 1 les hricaleurs La pr sentation de la liste des bons y est diff rente fournisseurs et dates et vous pouvez l imprimer Manuel d utilisation CIL Version 1 9 GTHL logiciel Informatique Usage et copie r serv Page 7 4 Menu Divers 4 1 Ann e et budget Cette fonction vous permet de changer d ann e et de budget de travail pour l acheteur Ceci par le choix E Windows PE Commandes de AC 03 CDCI A E Windows EURO EJE de AC 03 D EPS Choix Ep oime d ED DL E Choix Rs pime p S a Q uoj Ann es pour L Budgets comptables de 03 d une des ann es de travail d finies pour l acheteur en cours code de 2 chiffres en plus des 2 lettres Vous pouvez si besoin AJOUTER une nouvelle fiche nouvelle ann e Sans le choix d une ann e la gestion de commandes reste dans la m me configuration de travail d un budget comptable CIL
16. st d coup en trois grandes parties la partie haute pour les informations g n rales n libell date fournisseur la partie centrale quip e d ascenseurs de d filement qui permet de saisie les lignes du bon code produit prix unitaire quantit et la partie basse qui affiche les totaux et le d tail pour les taxes et permet de saisir des remises frais g n raux Les zones de saisie sont d taill es dans l aide en ligne Cette zone de 10 caract res vous permet contextuelle obtenue par d indiquer le code du produit command choisi appui sur F1 dans la liste de ceux d j enregistr s Un nouveau produit peut tre rajout la liste Ainsi la zone Code prod Lg vous permet d indiquer le code du produit command Pour ajouter une ligne produit il suffit donc de saisir sur une nouvelle lign e un code produit un libell un prix unitaire une choisi guantit et un pourcentage de remise sur le montant de la ligne Les autres colonnes sont r cup r es du fichier des produits ou calcul es Dans le cas d une ligne commentaire I n y a pas lieu de saisir de montants A chaque changement d un montant les totaux et les taxes sont recalcul es automatiquement ous pouvez supprimer une ligne par la frappe de EFS cles lignes valid es ous pouvez appeler la fen tre de ventilation des produits par poste d analyse par Vous pouvez aussi supprimer une ligne ou appeler la fen
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