viennent en aide au pilotage
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1. Cet ouvrage rassemble en cinq familles les tech niques dorganisation des cabinets dentaires le groupement des actes la gestion de l agenda l laboration de protocoles personnalis s la mise en place des bacs et cassettes le travail quatre mains Par organisation nous entendons la ma ni re dont le praticien va pouvoir r duire le temps de production d un acte en conservant un niveau de qualit gal voire sup rieur parce que moins stresse Ces techniques nont jamais fait lobjet d une telle synth se alors quelles influencent la totalit des actes de la dentisterie 199 pages 92 euros Commandez et retrouvez toutes nos collections sur www librairie garanciere com2. Phoebus un peu plus de 980 000 000 de donn es C est un mod le ma th matique construit depuis 35 ans avec les donn es de tous les cabinets analys s durant cette p riode Il continue tre nourri quotidiennement par les donn es de nombreuses cliniques dentaires Sa fiabilit est excellente Contr leur c est MonitAI le mod le simulateur sp cifique de chaque dentiste qui est construit iStockphoto pika111 Fig 1 uniquement partir de ses don n es qui s accumulent au fil du temps Il faut peu pr s une ann e pour obtenir assez d informations et une fiabilit acceptable Vue c est MonitXP qui se charge du transfert des donn es crypt es et compress es du cabinet via Internet et de la visualisation des crans de contr le pour le feed back et le guidage La mod lisation sert tablir les algorithmes relationnels entre tous les param tres Le mod le pourra ensuite tre tritur en faisant varier un puis deux puis N pa ram tres C est ce qu on appelle la simulation On teste les mo difications sur le mod le avant de les appliquer dans le cabinet Comme lorsque l on met une ma quette d avion en soufflerie avant de le fabriquer dans les cha nes de montage MonitA fait varier en temps r el les 2 794 param tres du cabinet et fait varier chacun d entre eux simultan ment dans une enveloppe de calcul comprise entre leur valeur minimale et leur limite Les poi
3. celui d autres professions en concluant qu avec 25 de taux de profit les dentistes en France faisaient partie des nantis Comme vous le savez le taux de profit est gal au b n fice divis par le chiffre d affaires et multipli par 100 Je pr f re personnellement utiliser le compl ment du taux de pro fit le taux de frais C est dire le FdCa pourcentage de frais par rapport au C A ou mieux encore le FdTq pourcentage de frais par rapport la production Le FdCa est gal aux d penses divis es par le chiffre d affaires et multipli es par 100 Si on ad ditionne le taux de profit et le FdCa on aura bien videmment 100 Le FdTq est gal aux d penses divis es par la production et multipli es par 100 Alors que dans un cabinet dentaire il est ais de faire le distinguo entre le C A et le Ta il s av re beaucoup plus compliqu de distinguer les d penses de la consommation En effet si le praticien sait combien il d pense il sait rarement com bien il consomme de ressources pour effectuer sa production Les d penses c est ce que le praticien paye La consommation c est ce que le praticien utilise En ce qui concerne les Frais Fixes d penses et consommation sont identiques Mais pour les Frais Variables il y a une diff rence sensible entre d penses et consommation cause des stocks C est pour cela que je pr conise toujours mes clients chirurgiens dentistes de
4. et utilisent des calculettes ou les tableurs Excel Bien videmment avoir quelques l ments chiffr s c est bien Mais souvent les chantillonnages sont h t roclites et surtout bien trop maigres et ne permettent pas vraiment de faire de comparaison Ces praticiens sont compl tement d munis et ne peuvent sans analy ser un tr s grand nombre de don n es que stagner dans leur qu te d optimisation Leur approche a une efficacit limit e et reste mon humble avis insuffisante Il existe pourtant des solutions J aimerais revenir sur ce qui fait l originalit du syst me que vous proposez via la mod lisation math matique Comment inter vient ce processus dans l optimi sation de l exercice du praticien Vous venez de mettre le doigt sur un point essentiel En effet la mod lisation d abord et la simu lation ensuite qui sont effectu es sur un ordinateur CRAY par le syst me MonitA I MonitXP qui 48 ind pendentaire 124 1 Janvier 2015 Par Anouk de Clayssac se trouve sur un ordinateur por table dans le cabinet dentaire est la partie merg e de l iceberg Il existe en programmation objet OOP un principe que l on ap pelle MVC Fig 1 J utilise ce principe dans la mod lisation et la simulation pour mieux diff ren cier et ordonnancer les diff rentes actions entre les logiciels Mod le le mod le g n ral appel Phoebus comprend actuellement MonitXP MonitAI
5. lume d activit du cabinet loyer salaires assistantes etc 6 Les frais fixes sont rare ment stockables 7 Frais d pendant du volume d activit du cabinet proth siste fournitures etc 8 Technique de production et de logistique qui aboutit r duire un extr me minimum les stocks interm diaires les stocks initiaux et les stocks finis de produits finis de mati res premi res et d encours 9 Voir d finition et explication dans l article pr c dent 10 Fd Consommation ou D pense qui se confondent lors qu il ny a pas de gestion des stocks Dr G rard Gourion e Chirurgien dentiste dipl m de la facult de m decine de Paris o Titulaire d un Master de Sciences en Proth se Fix e Universit du Missouri Kansas City USA e CEO de la soci t BRAIN sp cialis e depuis plus de 30 ans dans l ing nierie de carri re pour les professions lib rales o Titulaire d un MBA et doctorat en sciences de l informatique PhD l Universit de Berkeley o Chief Consultant au Boston Consulting Group optimisation des techniques de production en a oronautique e Adepte du Management By Objectives et instigateur du Financial Forcasting System e Cr ateur du syst me de mod lisation utilis pour le trading des devises FOREX ECP dentaire Nouveau L organisation du cabinet dentaire L ORGANISATION DU CABINET DENTAIRE Raben Midiani Robert Maccario
6. travailler en flux tendu L tude estime donc que le FdCa du dentiste fran ais est de 75 M me si la m thode statistique utilis e est rigoureuse cette information est trop impr cise car nous ne connaissons ni la valeur du CaMTq des praticiens tudi s ni la valeur de leur stock Il n est pas rare d avoir pour un m me praticien un FdCa gal 75 et un FdTq gal 50 La diff rence de 25 s expliquant par l importance du CaMT aq et la valeur non n gligeable des stocks Prenons un exemple Si un dentiste a un CA 200 000 un Fd 150 000 il a un FdCa 75 S il a un CaMTq 50 000 et un stock r siduel 25 000 il aura un Tq 250 000 un Fd r el 125 000 donc un FdTq 50 Vous voyez que dans ce cas le FdCa et le FdTq diff rent de 25 Ce qui est norme MonitAI value en temps r el le FdT a et le transmet aux crans de MonitXP Comme dans le cockpit d un avion quand ce param tre sort des intervalles d optimisation un voyant passe au rouge et une alarme retentit m 1 OOP ou Object Oriented Programming 2 MVC en anglais Model View Controller 3 Segmentation r partition de la patient le par ge et par type 4 Le Dr Gourion utilise souvent des sigles et des abr viations Afin d clairer le lecteur nous avons autant que faire se peut mis entre parenth ses la signification de chaque param tre 5 Frais ne d pendant pas du vo
7. C UR DE M TIER MANAGEMENT MANAGEMENT C UR DE M TIER veut tre moins pr sent au cabinet il devra augmenter le CHE jusqu 70 en s organisant mieux pour r duire 1 057 heures son temps de pr sence Soit un gain de 293 heures 37 jours dans l ann e Une simple r organisation du syst me de rendez vous pourra lui faire gagner plus d un mois de vacances annuellement sans modi fier le nombre d heures de travail Pei au cabinet ni ses revenus Si nous voulons aussi optimiser le profit et minimiser les pertes nous de vons consid rer d autres valeurs Quand les math matiques MVC viennent en aide au pilotage a Mod le g n ral des cabinets Controleur MonitAl 2794 p60 000 000 de donn es Simulateur du cabinet tudi Poursuite de l entretien entre Anouk de Clayssac et le Dr G rard Gourion o l on s int resse au benchmarking et au pilotage gr ce la mod lisation et la simulation comme dans un cockpit d avion mais attention Vue MonitXP Entr e Sartie AT y ya TT des donn es et feedback en pour am liorer son exercice l apprentissage promet d tre difficile temps r el Anouk de Clayssac Comment les praticiens en qu te d op timisation proc dent ils pour s am liorer G rard Gourion Nous le consta tons bien souvent les praticiens recourrent en guise de benchmar king de l auto comparaison uti lisant quelques donn es extraites de leur comptabilit
8. du cabinet C est le guide de navigation dans le brouillard et le dentiste doit pour bien l utiliser apprendre s en servir Combien de temps estimez vous n cessaire pour ma triser ce logi ciel MonitXP nest pas un logiciel de cabinet dentaire ordinaire C est le cockpit d un A 360 et la courbe d apprentissage pour le pi loter est tr s raide Il faut d abord 1 heure de lecture quotidienne durant 1 mois pour assimiler les 300 pages du manuel d utilisation puis une formation de 2 heures par semaine en utilisant des vi d o conf rences et des tutoriaux pendant encore 6 mois pour avoir les connaissances indispensables pour l utiliser efficacement C est un engagement important pour un chirurgien dentiste De nos jours le cabinet dentaire est contraint d voluer dans un environnement hostile Comme un avion il doit tre quip de la meilleure technologie embarqu e possible Plus vous d sirez vo ler vite et en toute s curit plus votre quipement devra tre so phistiqu MonitXP c est en fait le tableau de bord bard d avionique et de capteurs et MonitAI c est le radar au sol qui vous guide En ce qui concerne un param tre tr s important de l organisation et du pilotage de l activit que pen sez vous des frais professionnels Je lisais r cemment avec grand int r t une tude statistique qui parlait du b n fice du chirur gien dentiste fran ais et le compa rait
9. lysons un nou veau cabinet le TqHtr se situe en g n ral autour de 350 or le si mulateur peut par exemple nous annoncer un potentiel de 1 200 si nous optimisons quelques pa ram tres comme par exemple le TqPat la production par patient la segmentation et PIDD l indice de d l gation etc etc Vous voyez que les combinaisons comme celles des pi ces sur un chiquier sont infinies Tout para t tr s simple mais c est sans compter sur l l ment humain Le probl me num ro un du syst me cabinet dentaire est le chirurgien dentiste lui m me ou plut t son cerveau Car il faut agir et pour agir il faut analyser et pour analyser il faut assimiler et pour assimiler il faut apprendre La s quence observer est Apprendre assimiler analyser agir A lof t 8300 ind pendentaire 124 I Janvier 2015 49 C UR DE M TIER MANAGEMENT Le probl me num ro un du syst me cabinet dentaire est le chirurgien dentiste lui m me ou plut t son cerveau gt Comment expliquez vous l atti tude du chirurgien dentiste qui veut optimiser son exercice mais qui voudrait viter l tape de lap prentissage Les raisons sont simples Il y a d abord la nature m me de la formation universitaire du prati cien qui le confine une vision restreinte Son horizon se limite la bouche de son patient alors qu il est indispensable de comprendre qu autour de la bouche il y a un pa
10. nts cl s de cette enveloppe sont le minimum la moyenne la m diane la norme le maximum et la limite Fig 2 Toutes ces valeurs sont pass es en revue pour chaque param tre MonitA d termine les corr lations existantes entre chacun d entre eux Concr tement comment le pra ticien utilise t il les diff rentes variables pour piloter son acti vit au quotidien C est tr s simple Si son objec tif est de travailler moins nous d signerons les param tres Hpr Heures de Pr sence et Htr Heures de Travail comme para m tres de r f rence Consid rons le cas d un chirur gien dentiste qui passe au cabi net 8 heures par jour 4 jours et demi par semaine et qui prend 10 semaines de vacances par an S il comptabilise chaque jour son temps de pr sence au cabinet on aura environ 1 350 heures de pr sence dans l ann e Nous tabli rons ensuite la valeur du CHE le coefficient horaire efficace c est dire le ratio entre le temps de travail Htr heures productives et le temps de pr sence Hpr Ce ratio se situe en g n ral autour de 55 Notre praticien aura donc environ 740 heures de travail productif S il iiin Moyenne hidi Norme Li 0 E 0 le temps de travail efficace id al du cabinet doit tre situ entre 500 et 700 heures par an Nous r duirons alors le Htr et nous augmenterons le TaHtr Production Horaire pour compenser cette baisse de temps de travail Quand nous ana
11. tient et qu autour de ce patient il y a des besoins des services mettre en place un environne ment conomique et une batterie de contraintes qui limitent la s r nit de l exercice du praticien Les d cisions ultimes au niveau du syst me cabinet dentaire ne sont pas comme on le croit prises uniquement par le praticien Non le patient joue aussi un r le im portant en acceptant ou refusant le plan de traitement et le devis qui lui sont propos s Sans devis accept s point de production Et sans une production suffisante la sant conomique du cabinet est menac e Donc il faut avoir une vue d ensemble des param tres mesurant le niveau d acceptation des devis pour savoir si la commu nication est bonne ou pas Il faut exceller non seulement dans l ap proche th rapeutique mais aussi dans l approche psychologique Savoir et faire savoir Lun ne va pas sans l autre et les deux sont essentiels Il y a ensuite la charge de travail administratif et toutes les contraintes r glementaires de l exercice qui provoquent le stress et la fatigue Il y a enfin les tracas quotidiens les mauvais payeurs les patients irascibles les assis tantes malades le proth siste en 50 ind pendentaire 124 1 Janvier 2015 retard la porte de l immeuble ou de l ascenseur bloqu e Le chirur gien dentiste doit comprendre que la hi rarchisation de ses priorit s est essentielle MonitXP est la fois le radar et le GPS
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