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BFC-E Manuel d`utilisation - DSI

1. Documents non lus 3 T a Juan raue e R pe EJ 5 Er Aucun paiement n a t mis Jean S bastien PIOT 12 05 2006 4 Aucune proposition de paiement Jean S bastien PIOT 12 05 2006 4 Les emails non lus sont repr sent s par et les pi ces jointes par 01 Pour les afficher cliquez sur la ligne d un des documents non lus Afficher document Une proposition de paiements est g n r e L Envoyer Ressoumettre Classer Cr er renvoi Supprimer Cr er pi ce jointe Contenu document Une proposition de paiements est g n r e Cr Jean S bastien PIOT le 12052006 11 30 44 Une proposition de paiements et ses exceptions ventuelles ont t g n r es pour votre domaine d activit Elle est en pi ce jointe de ce message Proposition de Paisgments Dans l onglet Contenu document l email s affiche et vous avertit qu une proposition de Paiement Page 8 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 paiements a t g n r e Cette proposition est en pi ce jointe Pour afficher la pi ce jointe vous avez deux possibilit s 1 Cliquez sur le lien Proposition de Paiements pr sent dans le document Proposition de Paiements 4 2 Cliquez sur l onglet Pi ces jointes pour acc der la proposition de paiements Pi ces joint FA EI Une fois dans l onglet cliquez sur le lien pour afficher
2. Z900 le mode de paiement concern V et en date de prochaine comptabilisation la date du lendemain et un num ro ou une plage de fournisseur de 1000000 49000000 concern par le cycle de paiement exceptionnel Dans l onglet S lection libre s lectionner les zones libres que vous d sirez pour votre lancement Via l aide la recherche acc dez aux diff rentes zones S lectionner le bouton pi ce Paiement Page 16 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 JLE Recherche zone pour E D Fiche foumisseur GC Feche client Puis faire une s lection par domaine d activit CE Hom d zome ii E t Ori raos de recherche 0 G M outats de la recherche za AE saaa D signation de i rona Hom rawi Clasee op ration COS BPEEGUMSHE Code cote g n ep c HSEG UMENT Af clatin BSE CG FUME Exercice comiptabhe EKPI GAAR H pire HRPE HEE HE P sbe CAET IHE Date comptable BKPF BUCAT Dati pi ce BKPF BLDAT Daia de saisie HRPF OPL I Devise HRPP MAS F sd rence DRP ALMA Typa de pi ce BEPE I ART P reode comiptabh HRPE MOMA T Cl compabiisation DSEGESCML Code COS cle LEE SPA RE Code d biber di BSEG SHKZ CG Domaine d aci BSEG GSBER Code TA BSEGMMNERT Moertaent Cil BE GS DMETR Dans l onglet protoc suppl m cocher les cases contr le de l ch ance s lection mode de paiement dans tout les cas
3. 3 me tape Comptabilisation de l criture de caisse Pour r cup rer le poste non sold du compte 5850000 et effectuer la fois la comptabilisation de l criture et le rapprochement effectuer la transaction F 04 Comptabiliser avec r gularisation par le chemin Comptabilit Ecritures comptables Ecritures comptables manuelles Fl comptabilisation avec rapprochement Sch ma comptable attendu D 53100000 Caisse C 58500000 Virements internes de fond Donn es renseigner dans l en t te e Date pi ce date du jour Type de pi ce ZR pi ce bancaire e R f rence texte libre e Texte d en t te texte libre Paiement Page 39 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Op ration traiter cocher transfert avec rapprochement 1 poste de la pi ce e CC 40 d bit compte 53100000 caisse itures d un compte g n ral Histor Comptab avec r gularisation Donn es d en t te RE S lectionner PNS Mod le d imputation Date pi ce 10 10 2006 Type ZR Soci t z900 Date comptable 10 10 2006 P riode 10 Deviseitaux EUR N pi ce 4 Date conversion 10 10 2006 R f rence p N intersoc Texte d en t te lapprovisionnement caisse Txte rapproch Op ration traiter y D caissement O Encaissements O Avoir Transfert avec rapprochement Zone de contenu Premier poste de la pi c
4. Cr er information ch que Pi ces corres Murm ro pi ce de paiement Soci t payante Exercice comptable Date de paiement Montant mission F Devise Montant r gl Montant de l escompte Adresse 610000209 Banque de la soci t 0011A 00 ID compte CPT I 2006 Murm ro ch que 10000006 19 12 2006 RADIOSPARES COMPOSANTS BF RUE RIJE NORMAN KING BFP 453 Code de la B F Localit BEAUVAIS CEDEX BYE 60031 Pays FR Code r gion Le nom et l adresse du fournisseur apparaissent dans l onglet adresse Cliquer sur sauvegarder Un H message l cran Paiement Version 4 21 Ch que manuel Z400 00114 CPTOI 10000006 cr A appara t en bas de Page 37 sur 97 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 9 3 3 Paiement par caisse 1 re tape Virement interne de fond A l mission du ch que pour effectuer le retrait de liquidit effectuer la transaction FB50 Comptabilisation sur compte g n ral par le chemin Comptabilit Comptabilit g n rale Ecritures comptables Ecritures comptables manuelles Fl Comptabilisation sur compte g n ral Sch ma comptable attendu D 58500000 Virements internes de fond C 51510000 Compte au tr sor i Saisir pi ce de compte g n ral soci t Z900 LComptabiliser Retour Interrompre Syst me 4 Activer mod les de travail Soci t Maintenir Simuler Aut Donn es base Informa
5. Poste avec solde d biteur aucun r glement possible cf protocole job Cas d apparition dans la proposition de paiement e avoir pour lequel un lien n a pas t fait avec une facture e poste tiers d biteur et ne devant donc pas faire l objet d un r glement 003 Poste bloqu pour le r glement Cas d apparition dans la proposition de paiement e pi ces d acompte et de DPAO en attente de r gularisation avec une facture prise en charge cas du code blocage paiement e cas des pi ces bloqu es au paiement cas des codes blocages paiements B D M F R et X 004 Compte bloqu pour le r glement Cas d apparition dans la proposition de paiement e Tiers bloqu s en paiement cas du code blocage paiement T 006 Aucun mode de r glement valable Cas d apparition dans la proposition de paiement e Tiers pour lesquels l IBAN ou le code SWIFT n est pas renseign dans les coordonn es bancaires e Tiers pour lesquels le compte bancaire n est pas renseign cas des modes de paiement W 031 T moin de suppression activ pour compte Cas d apparition dans la proposition de paiement e Tiers pour lesquels un t moin de suppression a t appos CHES Liste des propositions de paiement pour cycle l2 05 2006 JSE Lee nee 0 11 30 45 Paris L gende Utilisateur JSPIOT Soci t z900 Page D 00l Foste avec solde d biteur aucun r glement possible c protocole job 006 ucun m
6. Vue de la saisie HF pie 00004 Dodii Paii Erek cmpl JE Craie pi ce 11 12 3006 Date comptable 1112 3006 P riode 13 F t rence FACTURE N intergoc Lrense EUR Grp l dg rs Tab0 11 31 1 00AT 2 SECURITAS FRANCE GAF SE SST EUR D 2 g5 40810000 FOURN SEURS FACTUE 4ad 1 1 EUR D 3 81 S 660000 AUTREGE PRESTATIONS E B5913 EUR D 4 4 14566100 THA CECUCTIELE SUR H 117 18 EUR DO Double cliquez sur le poste du tiers solder FoueniS Sur 100087 2 SECURITAE FRANCE SAAL CEsG n 401 20000 Societ zag E village d entreprise APECT CHARS Lab ge c der H gibe 0000 Poste 1 fFacture 31 Mean A 467 dd EUR Code TA of Inform suppl Danac DOT Biso csempe 3 857 44 EUR Cond paimi Iwapo D bOI bi Dae debase 11127006 Fic Bi r palier R f lecture A C F E Ce paimi Honi devprei 000 Mode pmi f PC M rudes Renseignez ensuite le code de blocage manuel au paiement B Cliquez sur Sauvegarder La pi ce ne peut plus d sormais tre pay e Elle appara tra en exception dans la prochaine liste de proposition avec un code erreur 003 Pour s lectionner un autre IBAN que celui propos par d faut revenir l cran pr c dant S lectionnez Autres Afficher autres donn es Paiement Page 25 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Fournisseur REZ ia Celle Pete x Soci t o Banque soci t 00202 Tp bque parten
7. 15 mieri Envoi de la liste de paiement M me proc dure que pour l envoi de la proposition se positionner en client lourd seule possibilit de faire une extraction pour l envoi et afficher le cycle de paiement concern Proc der ensuite l envoi du message contenant la liste de paiement qui sera conserv e par ACS Comme pour le paiement quotidien le fichier SDM cr doit tre alors adress la DIT de Chalons Dans le cas o ACS lors de l analyse de la proposition voudrait effectuer une modification sur une pi ce par exemple un blocage paiement il faudra que la DCIF supprime la proposition exceptionnelle qui a t g n r e sinon la liste de Paiement Version 4 21 Page 21 sur 97 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 paiement contiendrait tort la pi ce bloqu e par ACS et relance la proc dure d un nouveau cycle de la proposition jusqu au paiement Paiement Page 22 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 9 2 4 Gestion de la liste de diffusion Pour g rer la liste de diffusion pour le paiement activez la transaction lt SAP Business Workplace gt partir du chemin Environnement utilisateur gt SAP Business Workplace Business Workplace de Catherine HOANG Retour Interrompre Syst me al Rechercher document Eaa TT t a Arriv e t D par Business Workplace t eH Ressoumission t g Classeur personnel
8. CNRS n Fonds Poste 1 f Centre fin E Tp banque partenaire 1 172 Entr es trouv es Montant ur Diff valuat 0 00 Code TVA 2 l D lmitations Diff r al 0 00 5 t E E oase DOTE Dom activi TypB Pa Cl bancaire Compte banc Donn es r f IBAN Base esam R100 FR 1685000001 99997983625 FR7616850000019999798362548 Cond paie FR 1358000001 00711105050 FR7613580000010071110505015 bi oo a FR 1358000001 00003208020 FR7613580000010000320802071 z m p FR 1358000001 00117508080 FR7613580000010011750808032 Bloc paiem R f facture ada ai DCE FR 1358000001 00118303070 FR7613580000010011830307001 eia jaat anais FR 1358000001 01670004090 FR7613580000010167000409079 Dest ind ER 12sennnnnt nnintineatinn ER7A12Sannnnntnntn11na1nn2n Cliquez sur l aide la recherche sur la zone Tp bque parten Choisir IBAN appropri en double cliquant sur sa ligne Puis validez le choix et cliquez sur sauvegarder Sur la plage horaire r serv e au cycle de paiement fournisseurs hors personnel c est dire de 11H 12H des contr les ont t mis en place afin d emp cher toute modification sur une pi ce comptable l exception du positionnement du code blocage paiement Si la mise jour n est pas autoris e un message d erreur bloquant s affichera Un cycle de paiement est en cours r it rer votre demande ult rieurement Paiement Page 26 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisa
9. HS pi ce IMTERME Exercice 2006 Date conversion 09 08 2006 R f rence M intersoc D On us CC D A Cpte EIJR Mint wint TA 001 39F 0014 0001000024 DISTELMAT 200 00 E1 C 0 00 C 200 00 200 00 1 Fostes Remarque on observe qu il s agit d un poste pour m moire qui comprend une seule ligne Lorsque le programme de paiement automatique r alisera le d caissement effectif une pi ce de paiement classique de type de pi ce KZ sera cr e 10 1 3 Paiement de la Demande d Acompte par Paiement Automatique ou Comptabilisation de l Acompte manuellement La comptabilisation du d caissement d une avance financi re ou d une DPAO peut tre r alis e de trois mani res par le programme de r glement automatique qui au vu du poste pour m moire cr suite la demande d acompte saisie pr c demment lors du prochain cycle de paiement automatique cr era la pi ce de d caissement et le fichier de r glement si le mode de paiement est V W H ou F par r glement manuel du poste pour m moire cr suite la demande d acompte saisie pr c demment par une saisie directe de lacompte SAP sans passage pr alable par une saisie de demande d acompte ce cas ne peut correspondre qu une n cessit de r aliser un paiement de fa on manuelle pas de g n ration de fichier de r glement et en urgence Ce paragraphe d crit cette troisi me possibilit
10. Tome 3 bi Fi ce 630000258 comptabilis e dans soci t z900 Un message d information s affiche en bas de l cran g me r tape Cr ation de l information ch que Pour faire le lien avec le ch quier effectuer la transaction FCH5 Cr ation de l information ch que par le chemin D penses paiement paiement par ch que cr er information ch que Voir proc dure paragraphe 9 3 2 3 Cr er l information ch que Le 2 cran de l information ch que n est pas compl t indiquer dans l onglet adresse le nom Agent Comptable et la localit qui sont des zones obligatoires Cr er information ch que EIE lavigation sur la page Cr er information ch que FOTEN PAE EEA Pi ces corres Comptabiliser d caissement Cr er information ch que Num ro pi ce de paiement 630000152 Banque de la soci t 00114 O Paiement par caisse Soci t payante z900 ID compte CPTO1 gt O Paiement partiel Exercice comptable 2006 Num ro ch que 10000005 O Prise en charge oppiretenues 1 w Date de paiement 10 10 2006 O Cessions cr ance opposition Montant mission Devise EUR Montant r gl 2 500 00 Montant de l escompte Adresse Titre Nom Agent comptable Caisse IE Rue Code de la B P _ Localit Thulouse CP Pays FR Code r gion Puis cliquer sur Sauvegarder un message d information indiquant le num ro de pi ce comptabilis e appara t en bas de l cran
11. et postes des pi ces paiements QGp raton de paiement automatique protocole sup Time dienian 14127006 kiant shr oem E Comines Bison mpre prerani che HE iep r y Postea der peren prerai Puis se positionner sur l onglet impr support donn et indiquer la variante CNRS V ou la s lectionner dans le menu d roulant Paiement Version 4 21 Page 17 sur 97 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Op rations de paiement automatiques imprimer et DTA Revenir sur l onglet statut les param tres tant saisis cliquer sur le bouton proposition Taie diwezo Parsons 17 centh sion pli Une nouvelle fen tre s ouvre sur laquelle il faut cocher la case lancement imm diat puis valider Op rations de palermert automatiques statu Parle gro h aim Cie erem 141 7008 E amener imei Sierre pre W CN NI Martine nie T crb mabi de prri L onglet statut r appara t faire envoi et attendre la g n ration de la proposition de paiement Paiement Page 18 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Param tres saisis Proposition de paiement g n r e Envoi de la proposition Pour faire l envoi de la proposition par email aux utilisateurs ayant fait la demande de paiement exceptionnel il faut se positionner en client lourd seule pos
12. nseonesssssssesoooeeeenssssese 54 IO RARUS JE BATONNO LR Rene een ta ee nee NA 54 IOS PON S AET os a a e E a E 68 TOA Lesions OPPOSUIT ONS otar eia E E E E T a e 69 10 5 Modification de coordonn es bancaires apr s prise en charge 70 10 6 Modifications avant apr s prise en charge avant apr s paiement oooooonnssnnnnennsssseennnnsssseeeeee 12 10 6 1 Synth se des processus de modification de commande seonsossssssseeeeeeeeeessssssssssssseeerereressssss 42 10 6 1 1 Modification souhait e adresse analytique adresse budg taire n de march n RECA indicateur de derocanon sceniniu Len dar ent E io te nie 72 Paiement Page 3 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 10 6 1 2 Modification souhait e imputation comptable SANS modification de la nature de la d pense 75 10 6 1 3 Modification souhait e imputation comptable AVEC modification de la nature de la d pense 77 10 6 1 4 Modification souhait e code famille nnnnnnoossoooooeeenenssssssssssssssoterresssssssssssssseeererresssssss 80 10 6 2 D tail des processus de modification des commandes ss 82 10 6 2 1 Commande sans service fait ni facture cas n 1 ses 82 10 6 2 2 Commande avec service fait mais sans facture cas n 2 82 10 6 2 3 Commande avec service fait et facture pr enregistr e cas 3 83 10 6 2 4 Commande avec service fait et facture pr enregistr e cas 4 84 10 6 2
13. un montant total gal montant FO montant de l avoir pay A0 100 25 75 une quantit gale quantit de la facture FO qt de lavoir AO 100 25 qt 75 et un prix unitaire de 1 Bloquer cet avoir au paiement cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPcC Rejeter la commande avec le motif de rejet appropri Paiement Page 92 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPcC Chapitre 5 4 2 et int gre le rejet de la commande b A Int gration de la commande modifi e dans BFC avec annulation automatique du motif de rejet Oc A Int gration du nouveau du service fait dans BFC D z 9 Saisie de la facture dans BFC avec un type pi ce standard dans l onglet D tail Facture brut RE l identique d un point de vue des montants et des quantit s que la facture F0 Bloquer cette facture appel e F1 au paiement 3 cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC M Saisie de l avoir ou d chargement ult rieur le lendemain dans BFC avec un type pi ce standard dans l onglet D tail Avoir D c ntr RA l identique d un point de vue des montants et des quantit s que lavoir AO ou le d chargement ult rieur DUO Bloquer cet avoir appel A2 ou d chargement ult rieur DU1 au paiement 3 cf Manuel d utili
14. www cnrs fr EC F C Budget Finances Comptabilit Manuel d utilisation D penses Tome 3 Paiement Version 4 21 Avril 2015 D passer les fronti res Advancing the frontiers BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Mises jour du document Ce qui est nouveau Utilisation du mode de paiement W Virement 9 1 6 International 9 2 2 7 Ce qui a volu ET Paiement Page 2 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Table des mati res Misesa our du doc me t sin men MR et Me 2 ADI des MATES Sn A Se tnt le Ne in ce ie lai ee nl eme 3 A DIODOS d CC Manuels es A sc CS nn A nt 5 9 He D OCESSUS OC pale MENT nn ee ne ttes os ste attentes 6 9 1 TET OE S RSR RSR Sd dt sen ET tdi de Cote stone ass du di nitro Sn 6 9 2 Les Faleme s AUIOMANQACS E E E NN Nate 6 9 2 1 Pr sentation g n rale du cycle de paiement automatique oooosossoooooeeeeesssssssssssessseterrerssssssssssese 6 9 2 2 Information des utilisateurs sur les r sultats de la proposition et du paiement effectif 0000 7 9 2 3 Cycles de paiements suppl mentaires exceptionnels eessssssssssssssssseerrresssssssssssssssererrersssssss 15 9 2 4 Gesuomde Ta liste ded FUSION septa a a e 25 9 2 5 Modification des informations de paiement sur une pi ce payer 25 9 2 6 Bloc ge en masse d une proposition Reed knea ea ean Kan ara aA Taa aKa aaraa ieaiaia ee 21 227 Cas particulier d
15. Clients Afticher madifier postes Liste des postes fournis5e Liste des postes clients no a Liste postes individuels de Balance sans date d arr t Grand livre sans date d arr t Journaux sans date d arr t RS dE a LE Donn es copi es Taper lt Entr e gt pour valider et passer ce message Ensuite cliquer sur le bouton Afficher synth se de pi ces ularisation Corriger Poste fournisseur Fourmiseses 100TH ARF HO Soci s 2300 AS AUE D ORLEANS Paiement Page 58 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Dans l cran de s lection des PNS Taper le num ro du fournisseur dans la zone Compte Taper K dans la zone Type de compte Comptab avec r gularisation S lectionner PNS Menu 2 d U Comptabitiser Retour intemomere s lect Syst me a Traner Pt OI O On O0 OL OF OT i gc Oc OO O gc OA OF O lor Cliquer ensuite sur le bouton Traiter PNS O a m On obtient le type d cran suivant Paiement Page 59 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 OMR avec enan Traitement fassial non sold s Aller dans l onglet Pos resid Dans la zone Poste resid Saisir le montant pr cis dans la zone non affect en bas droite et ne pas oublier de faire suivre ce montant d un tiret pour pr
16. Le Type de pi ce avec la valeur KR Un texte libre dans la zone R f rence Un texte libre dans la zone Texte d en t te Dans lencart intitul Op ration traiter v rifier que l option transfert avec rapprochement est bien coch e Dans l encart intitul Premier poste de la pi ce saisir dans la zone CC mettre la cl de comptabilisation 31 dans la zone Compte mettre le num ro de Tiers BFC 1002721 dans le cas ci dessous Taper lt Entr e gt L cran ci dessous illustre ces saisies Paiement Page 64 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 LomptanDiWte generale EE Type KR Soci t 2900 Date comptable 16 07 2013 P riode Devise taux EUR N pi ce Date conversion R f rence N intersoc D Tete d en t te Lib ret Garantie ARPHO Txte rapproch Lib ret Garantie ARPHO M1 O D caissement O Encaissements O Avoir poste de la pi ce 31 Compte 1002721 c Dans le deuxi me cran Dans l encart intitul Poste 1 Ret de garantie C 31 gt saisir le montant de la retenue dans la zone Montant ici nous avons saisi 80 euros soit 5 du TTC de la facture fournisseur sur laquelle la retenue de garantie est tablie le domaine d activit un texte libre de poste dans la zone Texte d en t te un texte libre de poste dans la zone Texte rappro L cran ci dess
17. la facture fournisseur Pour mettre en paiement la facture fournisseur il faut d bloquer le poste de la pi ce FI correspondant celui ci dans notre cas il faut lever le code blocage B de la pi ce 707902250 d un montant de 1520 25 euros comptabilis sur le compte 40120000 Paiement Page 63 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Etape 4 R glement Le cycle de r glement automatique constate l criture de d caissement suivante pour paiement au fournisseur du solde montant de la facture prise en charge moins montant de la retenue de garantie D bit 40120000 ou 40420000 selon les cas Cr dit 5151000 Etape 5 Lib ration de la retenue de garantie l ch ance La lib ration de la retenue de garantie s effectue directement en comptabilit par saisie d une criture de transfert avec rapprochement Il nest pas pr vu de lib ration automatique de la retenue de garantie L criture attendue est D bit 401 70000 40470000 avec Tiers et code CGS H Retenue de garantie hors immobilisation ou code CGS J Retenue de garantie sur immobilisation Cr dit 40120000 40420000 La lib ration de retenue de garantie peut tre saisie comme suit par la transaction lt Ecriture g n rale gt du menu Comptabilit Comptabilit g n rale Ecritures comptables Rapprochement Comptabilisation avec rapprochement Dans le premier cran En en t te saisir La date de pi ce
18. le montant s lectionn devient bleu et les champs montant saisi et affect s s quilibrent Cliquer sur menu pi ce simuler pour visionner l criture tape facultative nptabilit analytique Comptabilit Comptabilit g n rale Cl ture Immobilisations Divers Rapprochement manuel des critures d un compte g n ral E Comptab avec r gularisation Afficher Synth se dli Lcomntabiiser Date pi ce 42 10 2006 Type 7R Soci t 7900 Date comptable 12 10 2006 P riode 10 Devise EUR N pi ce INTERNE Exercice 2006 Dateconversion 2102006 R f rence N intersoc Texte d en t te approvisionnement caisse DA partenaire Postes en devise pi ce F CC CA Cpte EUR Mnt bint THA 001 40 0011 0053100000 CAISSE 2 500 00 002 50 0011 0058500000 VIREMENTS INTERNES 2 500 00 C 2 500 00 C 2 500 00 000 2 Possis Autres postes de la pi ce F L Smet lede coe cht Nouv 50 Puis comptabiliser Le compte 58500000 est sold et la pi ce correspondant l criture de la m tape est rapproch e 9 3 4 Facturation interne Compensation des comptes de tiers Cela consiste solder les comptes de tiers et comptabiliser les critures sur les comptes de bilan Le changement de compte collectif r alis sur les fournisseurs internes cf le manuel d utilisation D penses Tome 1 BFC MUT DEP Tome1 3 2 3 R f rentiels tiers permettra lors de la compensation des
19. n RECA indicateur de d rogation scientifique Le tableau ci dessous d crit de fa on synth tique le mode op ratoire de modification en fonction du stade du flux de la d pense pour les modifications de commande suivante adresse analytique adresse budg taire n de march n RECA indicateur de d rogation scientifique Stade du flux de la d pense Mode op ratoire synth tique Cas Commande Rejeter la commande post int gration sans service fait Int grer le rejet commande sans facture Modifier la commande Int gration de la commande modifi e Cf 10 6 2 1 Commande sans service fait ni facture cas n 1 Commande Rejeter la commande post int gration avec service fait Int grer le rejet commande Paiement Page 72 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation Sans facture Commande avec service fait avec facture pr enregistr e mais non pay e Commande avec service fait avec facture et avoir pris en charge mais non pay s 5 Commande avec service fait avec facture prise en charge Paiement Version 4 21 D penses Tome 3 Annulation du Service Fait Modifier la commande Re cr ation du SF Int gration de la commande modifi e Cf 82 Commande avec service fait mais sans facture cas n 2 Supprimer la facture Rejeter la commande post int gration Int grer le rejet commande Int grer la facture en suppression Annulation
20. t 9 Classeur g n ral lt Abonnements M Corbeille Corbeille g n rale Dans votre boite aux lettres lectroniques syst me cliquez sur Listes de diffusion pour acc der la liste de diffusion de votre d l gation Listes de diffusion Rechercherles listes de difusion F Cat Liste de difusion g r LA Nom Titre Entr e dans LO ka Norm titre t J Listes diffus personnelles Listes de diffusion g n r DA _D0000 Liste de difusion par d fa r DA _0005 Liste de diffusion 0005 F Gh DA_0009 Liste de diffusion 0009 i d Helene BOUSSAGOL HP d Catherine HOANG HP dd Nathalie MADARIAGA HF d Edith FRAT HF PE DA 001 4 Liste de diffusion 0014 Lancez la recherche de listes de diffusion dans votre d l gation Paiement Page 23 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Lorsque cette zone est coch e le document est envoy en express Le destinataire est imm diatement inform de la r ception d un tel document par affichage d une bo te de dialogue l invitant consulter sa corbeille d arriv e 6 Cliquez sur la liste de diffusion pour afficher tous les destinataires ji Cliquez sur pour modifier la liste RO y Modifier liste de diffusion g n rale Destinataire mi x a Helene BOUSSAGOL Catherine HOANG z Nathalie MADARIAGA Edith PRAT Renseignez le nouveau N TE 7 D ee be gt
21. 2015 BFC E Manuel d utilisation Comptabliliser d calssement Afficher Synth se o Meru a 4 ll arngtabiliser Relour Inl rrornpres Sust rme al S lectionne Cate pl ce 13 03 2006 Type KI Soci t 7900 Date compiabla A3 062006 P riode B Devise EUR HE pi ce INTERME Exercice 2006 Date conversion 12062006 R t nance TEST DE SUSIE M intars og Texte d ern l te Test D par enaire Postes en daviss pi ce F a GG DA Cpl EUR birl wirit Tri 001 50 0006 0051510000 COMPTE AU TRESOR 50 00 007 75 OOMONONG BOGET Regions 50 00 D penses Tome 3 En double cliquant sur chacun des postes l utilisateur visualise le d tail de chaque poste Par exemple le d tail du ou des postes fournisseurs mis en paiement deuxi me poste dans l exemple permet d afficher les donn es suivantes Comptabiliser d caissement Corriger Poste fournisseur mer a AIN LGomptabiliser Retour _ Interrompre poste _ Systime a Affict Fournisseur hopue SOGETI R gions Cpt n A020000 Societe Fann 113 Boulevard Stalingrad CHE Sileurtane Posbe 2j D caissementt 25 F Mantarnt s000 EUR TWA 0 00 Gel Fa Te Code TVA Don acttyit Date da base 13 03 2006 M facture f PAi Bloc paiam Mode pmid E Aaclahon Revenir la pi ce compl te en cliquant sur le bouton Afficher synth se de postes 6 Cliquez sur Comptabiiser pour comptabiliser le d cai
22. ce INTERNE Exercice 2013 Simulation de l amortissement R f rence Texte d en t te Lib ret Garantie ARPHO Postes en devise de la pi ce CC D A Cpte 001 31 0011 0001992721 ARPHO 002 29H 96011 0001002721 ARPHO D 80 00 C 89 08 Autres postes de la pi ce cc Ompte Cde CGS L criture peut tre comptabilis e BH Pi ce 1307900014 comptabilis e dans soci t Z900 Etape 6 R glement au fournisseur de la retenue de garantie 10 3 P nalit s de retard Soci t z900 Devise EUR Date conversion 16 07 2013 N intersoc DA partenaire EUR Mnt Mnt TVA 80 90 Ea 80 98 0 08 2 Postes CHvt Nouv SO Le traitement des p nalit s de retard dans BFCE suit les tapes suivantes Etape 1 Calcul et liquidation de la p nalit de retard Le calcul et liquidation de la p nalit de retard s effectuent hors BFC Etape 2 Prise en charge de la facture La facture sur laquelle porte ces p nalit s de retard est prise en charge suivant le processus logistique classique cf le manuel d utilisation D penses tome 2 BFC MUT DEP Tome2 Chapitre 8 concernant la prise en charge Paiement Version 4 21 Page 68 sur 97 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Lors de cette prise en charge la facture doit imp rativement tre bloqu e en paiement par apposition d un code blocage B Etape 3 Saisie des p nalit s de retard Les p nalit s de retard sont comptabilis
23. ciser que le montant est cr diteur Ce montant doit correspondre au calcul suivant Montant de la facture fournisseur prise en charge Montant de la retenue de garantie Dans notre cas 1600 25 80 1520 25 Paiement Page 60 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Comptab avec r gularisation Cr er poste r s Menus d Comptabiliser Retour intemomere Syst me DETTE pi ce Tone Do Lo Montantnet Poster sis Jac 007 nomo 1002 EU EE l G E Taper sur la touche lt Entr e gt On obtient l cran mis jour comme suit AL E DEEE PURES E E D a L PO E Comptab avec r gularisation Cr er poste r s Menua d Comptabiliser Retour interrompre Syst me a RES du Fous 00272 SENNO La zone non affect en bas droite est pr sent z ro Simuler l criture avant de comptabiliser par le Menu pi ce simuler On obtient l criture suivante Paiement Page 61 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Comptab avec r gularisation Afficher Synth se menu MIN DifComptsbiuser Retour intemomere Systeme a S tecnonner in Date pi ce 10042007 Type KR Soci t 7900 Date comgtabite 2604 2007 P riode 4 Derse EUR N pi ce INTERNE Exercice 2007 Onate conversion 2604 2007 R f rence TEXTE LORE N intersoc Tente d errt te _ Text lee J DA partensire Postes
24. des propositions de paiement pour cycle 12 05 2006 J5F ES EDIT il Faris Totaux par cptes banc ITS eEuEs J Soci t z900 Page T t TG des Hauts de 5eine HManterre Pour revenir l email cliquez sur Retour Paiement Page 11 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Dans le cas o vous n avez pas de pi ce prise en charge payer sans erreur ou en exception vous recevez tout de m me un message syst me vous avertissant que vous avez re u dans votre bo te de r ception Business Workplace un email Ce message vous indique qu aucune proposition de paiement n est g n r e dans votre domaine d activit E nfo express SAPofice Le Document express Aucune proposition de paiement n est g n r e envoy par l au D Lorsque les paiements sont effectu s un message syst me vous averti en fen tre automatique que vous avez re u dans votre bo te email Business Workplace une liste d un ou plusieurs paiements mis dans votre domaine d activit Pour acc der directement l email cliquez sur le message ou allez dans votre boite de r ception Le nfo express SAPofice rr D Document express Un ou plisieurs paiements ont t mis envoy par l auteur CE Le document est accompagn d une pi ce jointe correspondant la liste des paiements Pour y acc der cliquez sur le lien ou aller dans l onglet pi ces jo
25. en dense pi ce QC DA Ce EUR Mn Mnt TVA 001 34H 0011 0001002721 ARFHO 80 00 002 34 0011 0001002721 ARPHO 1520 25 Do 00327 0011 0001002721 ARPHO 1 600 25 C CA Cp ELA M Mrk TVA C 1 600 25 C 1 600 75 000 3 Pontwe Autres postes de l pi ce cc Omme Coe Cot CMM Now 50 1 M Veuitez comiger ies postes marqu s Le syst me demande une information compl mentaire sur le poste marqu en bleu il s agit d un texte libre rajouter sur le poste r siduel cr Il faut donc double cliquer sur le poste marqu en bleu et saisir un texte de poste Ensuite cliquer sur Afficher synth se de pi ces et le syst me repr sente l criture simul e plus aucun poste n est marqu en bleu Comptabilisation avec rapprochement ES sur l page Comptab avec r gularisation Afficher Synth se 5s comptables Menua 4 LComptabitiser Retour Interrompre Syst me 4 Je et modifications de pi ces et sodes Date pi ce 10 04 2007 Type KR z900 Date comptable 26 042007 P riode 4 Devise EUR Rapprochement minusi des SCrRUrES dunt Le bibce INTERNE Exercice i Date conversion 126 04 2007 R f rence TEXTE LIBRE N intersoc Texte d en t te Tente libre DA partenaire Postes en devise pi ce H CC DA Cpte EUR Mnt 001 39H 0011 0001002721 ARPHO 002 34 0011 0001002721 ARPHO 003 27 0011 0001002721 ARPHO Paiement Page 62 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 L critur
26. es directement dans la comptabilit sans gestion de TVA avec un type de pi ce KG D bit 46300000 sur le fournisseur concern avec saisie du code CGS R Cr dit 77110000 La zone R f rence Facture est renseign e par l utilisateur avec le num ro de la pi ce FI correspondant au document de logistique saisie dans la Composante logistique sur laquelle les p nalit s sont applicables et ce pour r glement du solde des deux pi ces Etape 4 Lev e du code blocage paiement La lev e du code blocage paiement s effectue directement dans la pi ce comptable correspondant la facture logistique pr c demment prise en charge Etape 5 R glement Le cycle de r glement automatique constate l criture de d caissement suivante pour paiement au fournisseur du solde montant de la facture prise en charge moins montant de la p nalit de retard D bit 40120000 Cr dit 46300000 Cr dit 51510000 Les postes sur 40120000 et 46300000 sont galement lettr s automatiquement Pour r aliser l tape 2 il faut activer la transaction de lt Ecriture g n rale gt Comptabilit Ecritures comptables Ecritures comptables manuelles F1 Transaction F 02 Cette transaction est d crite dans le manuel utilisateur Comptabilit dans le chapitre traitant de la Saisie d une criture via la transaction d exception Dans le cas qui nous concerne ici saisissez le type de pi ce lt KG gt et positionnez sur le poste
27. jour du paiement national Le jour du paiement une nouvelle proposition par fournisseur Carte Log e sera dit e qui devra pr senter ces pi ces AB au paiement Paiement Page 29 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation 9 3 Op ration de d caissement manuel D penses Tome 3 9 3 1 Proc dure de d caissement sur un cas standard Pour comptabiliser un d caissement activez la transaction lt Comptabiliser d caissement gt partir du chemin D penses gt Paiement gt Paiement par caisse ch que Saisissez la date de Date pi ce He Date comptable Soci t 40 Devisetaux EUR H pi ce Date conversion R f rence H intersoc Texte d en t te DA partenaire Txte rapprach 2 Donn es bancaires Saisissez un num ro de Compte 51510000 Dom activit 0005 compte imputer Un domaine d activit et le Montant 1196 Wontant OI montant imputer Frais Frais devint Date valeur 16 06 2006 Cire de profit Texte Affectation S lection des postes non sold s S lection suppl ment Saisissez un num ro de Compte 1000086 gl O Aucun compta Inesa Type de compte lt K C autres comptes O Montant Code CGS FNS standard N pi ce Mum ro d avis O Date comptable S lectionnez un crit re J re suppl mentaire si CT R part par ch ance Domaine de relance n cessaire L Recherche autom O Autres Pour comptabiliser un d caissement des donn es obligatoires doiv
28. la soci t 00114 TRESOR PUBLIC ID compte CPTO1 ACS11 el SRE Renommer Shif F8 ventiler intervalle Shift F 7 intervalles n ch ques No s Inform synth t Du n de ch que Aun dech que S quence Num ro actuel Non s q f 1 10000001 10000051 10000005 aja Compl ter le n s quentiel ici game ch quier les num ros de ch ques le premier et le dernier et dans les informations suppl mentaires du texte libre et la date du jour Paiement Page 35 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation Gerer Intervalies qe numeros de cheques OoOo M Reiour ineromere set Soci t payante zagg CNRS LE Cr er intervalle S quence No s guentiel 2 Num ro ch que 10000052 JUSqQU au 10000100 Pilotage Mo s quence C Non s quentielle Liste mode prit Informations suppl mentaires F Inform synth t 2 me chequier Date d achat 1240 2006 E Valider la fen tre cr er intervalle Sauvegarder une information appara t en bas d cran bi Murn ros de ch ques ont t sauvegard s 9 3 2 2 Comptabilisation du d caissement 9 3 2 3 Cr er l information ch que D penses Tome 3 Suivre la proc dure de d caissement chapitre 9 3 1 Apr s la transaction de comptabilisation du paiement effectuer le lien avec le ch quier via la transaction FCH5 Cr ation de l information D penses paiement paiement par ch que cr er information ch que Paiement Versio
29. montant nul Annulation du Service Fait Modifier la commande Re cr ation du SF Int gration de l annulation du Service fait Paiement Page 74 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Int gration de la commande modifi e Int gration de la re cr ation du Service fait Saisir une facture avec un type de pi ce RE Facture brut l identique d un point de vue des montants et des quantit s de la facture FO Bloquer cette facture appel e F1 au paiement Saisir un avoir ou un d chargement ult rieur le lendemain type pi ce RA Avoir D c ntr l identique d un point de vue des montants et des quantit s de l avoir A0 ou du d chargement ult rieur DUO Bloquer cet avoir appel A2 ou d chargement ult rieur DU1 au paiement Rapprocher l avoir A1 avec lavoir A2 ou le d chargement ult rieur DU1 avec la facture F1 Int grer la nouvelle facture prise en charge dont le montant correspond au montant de la facture diminu du montant de l avoir Cf 10 6 2 11 Commande avec service fait facture et avoir pay s cas 11 Pour les commandes typ es Immobilisation ayant fait l objet d une cr ation automatique de la fiche d immobilisation la modification de l adresse analytique ou de l adresse budg taire n est pas r percut e sur la fiche d immobilisation en automatique Il faut reporter manuellement la modification sur la fiche d immobilisation 10 6 1 2 Modifi
30. non pay s cas 7 10 Commande Saisir un avoir total avec type d op ration avec service fait avoir avec un type pi ce RA Avoir D c ntr pour annuler la facture initiale Bloquer cet avoir au paiement Rejeter la commande post int gration Int grer le rejet commande Int grer la facture de montant nul Annulation du Service Fait Modifier la commande Re cr ation du SF Int gration de annulation du Service fait Int gration de la commande modifi e Int gration de la re cr ation du Service fait Saisir et Prendre en charge une nouvelle facture avec un type de pi ce RE Facture Bloquer la facture au paiement Rapprocher l avoir cr de la facture cr e avec facture pay e Cf 10 6 2 10 Commande avec service fait et facture pay e cas 10 11 Commande Si avoir est un d chargement ult rieur avec service fait o Saisir un avoir type pi ce RA Avoir avec facture et avoir pay s D c Ntr afin de compl ter annulation de la facture initiale FO d j effectu e en partie par le d chargement ult rieur o Bloquer l avoir au paiement Si l avoir est un avoir en quantit partiel o Saisir un avoir type pi ce RA Avoir D c Ntr afin de compl ter l annulation de la facture initiale FO d j effectu e en partie par l avoir en quantit o Bloquer l avoir au paiement Rejeter la commande post int gration Int grer le rejet commande Int grer la facture de
31. processus de paiement Ly cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC Autre solution Il est possible de rattacher un avoir sur une autre facture dans GESLAB dont la commande est diff rente mais sur un m me fournisseur et sur une m me adresse budg taire 10 6 4 Processus de modification des liquidations d ordre de mission 10 6 4 1 Ordre de mission non liquid cas 12 Modification souhait e adresse analytique adresse budg taire Mode op ratoire suivre Duplication de l OM et modification des imputations Suppression de l OM d origine Int gration de l annulation de l OM d origine O A Int gration du nouvel OM 10 6 4 2 Ordre de mission liquid cas 13 Modification souhait e adresse analytique adresse budg taire Mode op ratoire suivre Paiement Page 94 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Le laboratoire demande la d l gation de modifier les imputations Modification de l OM la demande du laboratoire gt cf Manuel d utilisation Missions Tomel BFC MUT MIS Tomei pA ne Cr ation du cycle de comptabilisation A Lancement du Lancement du cycle de comptabilisation de comptabilisation Le laboratoire int gre la facture modifi e et automatiquement cela entra ne la modification de la commande Paiement Page 95 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses T
32. r alis es de fa on automatique en tant qu op ration de cl ture donc en d but de mois suivant sur l ensemble des pi ces de facturation interne d un mois donn Le type de pi ce utilis par le programme est le type CL A l issue du traitement deux listes sont fournies aux destinataires habituels des listes de paiement la liste des exceptions et la liste des rapprochements r ellement effectu s Ceci g n re un retour vers GESLAB de la facture interne compens e au sens BFC avec une date de r glement pour GESLAB Le solde des comptes 541xx000 entre eux est r alis la DCIF sur le domaine d activit de la DCIF via la transaction d criture comptable manuelle Comptabilit Comptabilit g n rales Ecritures comptables Ecritures comptables manuelles Fl Ecriture generale transaction F 02 Le type de pi ce utiliser est le type CL afin de pouvoir le g rer comme op ration de cl ture Attention pour cette op ration ne pas utiliser la transaction de comptabilisation avec rapprochement car elle produirait une criture cheval sur deux DA L criture g n r e est du type d bit 541xx000 cr dit 541yy000 Le lettrage si n cessaire de chaque 541XX est galement r alis la DCIF via la transaction de rapprochement manuel des critures dun compte g n ral transaction F 03 du menu Comptabilit Comptabilit g n rales Ecritures comptables Ecritures comptables manuelles F1
33. s lectionner plusieurs lignes ou si toutes les pi ces affich es sont payer par un seul ch que alors cliquer directement sur l ic ne Marquer tout A la s lection les pi ces choisies passent donc en bleu et la zone affectation totalise leurs montants La zone Montant saisi reprend le montant saisi par l utilisateur dans le premier cran Lorsque la zone Non affect est z ro la pi ce peut tre visualis e et comptabilis e 0 Cliquez sur Synth se des pi ces pour afficher la synth se de la pi ce s lectionn e LA Comptabiliser A caissement Afficher Synth se RE RES RE SRE RS RE Comptabiliser S lectionner Traiter PNS S le Date pi ce 16 06 2006 Type KZ Soci t zano Date comptable 16 06 2006 P riode Devise EUR N pi ce INTERNE Exercice 2006 Date conversion 16 06 2006 R f rence N intersoc Texte d en t te DA partenaire Postes en devise pi ce F CC D A Cpte EUR Mnt bint THA 001 50 0005 0051510000 COMPTE AU TRESOR 1 196 00 E EE EN 1 196 00 1 Fostes Autres postes de la pi ce _ E mpte Cht Nouv 80 Visualisation de la pi ce de paiement avant comptabilisation tape facultative Par le bouton Menu item pi ces Simuler on visualise la pi ce de paiement et ses diff rents postes les copies d cran ci dessous correspondent un autre exemple Paiement Page 33 sur 97 Version 4 21 Avril
34. taire March et ou n de RECA et ou indicateur de d rogation imputation comptable avec modification de la nature de la d pense GESLAB fonctionnement vers quipement par exemple Mode op ratoire suivre Saisie d un avoir total avec type d op ration avoir correspondant un avoir en quantit li la facture pay e dans BFCE avec un type pi ce dans l onglet D tail avoir D c ntr RA avec retour vers GESLAB Bloquer l avoir au paiement Cet avoir annule la facture initiale LD cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC Chapitre 8 Rejeter la commande avec le motif de rejet appropri LD cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC Chapitre 5 92 et int gre le rejet de la commande Int gration de la commande modifi e dans BFC avec annulation automatique du motif de rejet Int gration du nouveau du service fait dans BFC Saisie de la facture avec un type pi ce dans l onglet D tail Facture REY avec retour vers GESLAB dans BFC la bloquer au paiement M Prise en charge de la facture b cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC Chapitre a x a a Le laboratoire int gre la nouvelle facture prise en charge Rapprocher l avoir RA avec la facture RE Paiement Page 91 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 D cf Manuel d utilisation Comptabilit Tome 2A Te
35. un d chargement ult rieur avec service fait o Saisir un avoir type pi ce RA Avoir E avec facture et avoir pay s D c Ntr afin de compl ter l annulation de la facture initiale FO d j effectu e en partie par le d chargement ult rieur o Bloquer l avoir au paiement Si l avoir est un avoir en quantit partiel o Saisir un avoir type pi ce RA Avoir D c Ntr afin de compl ter annulation de la facture initiale FO d j effectu e en partie par lavoir en quantit o Bloquer avoir au paiement Rejeter la commande post int gration Int grer le rejet commande Int grer la facture de montant nul Annulation du Service Fait Modifier la commande Re cr ation du SF Int gration de annulation du Service fait Int gration de la commande modifi e Int gration de la re cr ation du Service fait Saisir une facture avec un type de pi ce RE Facture brut identique d un point de vue des montants et des quantit s de la facture FO Bloquer cette facture appel e F1 au paiement Saisir un avoir ou un d chargement ult rieur le lendemain type pi ce RA Avoir D c ntr identique d un point de vue des montants et des quantit s de l avoir A0 ou du d chargement ult rieur DUO Bloquer cet avoir appel A2 ou d chargement Paiement Page 79 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 ult rieur DU1 au paiement Rapprocher l avo
36. 00 00 c 500 00 0 00 2 Postes Les postes d acompte fournisseur et de la banque sont visualisables avant comptabilisation Les deux postes doivent tre quilibr s Renseignez un texte d en t te facultatif Comptabilisez la compensation 10 1 6 D blocage de la facture directement en comptabilit Pour activer la transaction de modification de pi ce Comptabilit Ecritures comptables Affichage et modifications de pi ces Modifier Transaction FB02 Modifier pi ce Ecran initial ci d La vue d saisie N pi ce ET Soci t Cncice comptable Saisissez le num ro de pi ce comptable et non pas celui du document de logistique la soci t Z900 et l exercice Rappel Le num ro de la pi ce comptable peut tre retrouv partir du document de logistique soit en affichant le document de logistique et en cliquant sur le bouton Documents li s soit en utilisant l tat lt Afficher liste doc Facturation gt disponible sous D penses Paiement Page 53 sur 97 Versio n 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Reporting D penses Analyses factures pi ces Fl pi ces MM cf Tome 4 sur les tats du flux de la d penses Tapez lt Entr e gt Etor paie Le d tail du poste s affiche Videz la zone lt Bloc Paiem gt Bloc paiem JO Sauvegardez la pi ce La modification de la pi ce comptable
37. 10 6 2 1 Commande sans service fait ni facture cas n 1 Commande Rejeter la commande post int gration avec service fait Int grer le rejet commande sans facture Annulation du Service Fait Modifier la commande Re cr ation du SF Int gration de la commande modifi e Cf 82 Commande avec service fait mais sans facture cas n 2 Paiement Page 80 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 3 Commande Supprimer la facture avec service fait Rejeter la commande post int gration avec facture pr enregistr e Int grer le rejet commande Int grer la facture en suppression Impact GESLAB Annulation du Service Fait Modifier la commande Re cr ation du SF Re saisir une nouvelle facture Int gration de l annulation du Service fait Int gration de la commande modifi e Prendre en charge la nouvelle facture Cf 10 6 2 3 Commande avec service fait et facture pr enregistr e cas 3 5 Commande Annuler la facture avec un motif Z1 Contr avec service fait Fact Retour Xlab avec facture prise en charge mais Rejeter la commande post int gration non pay e Int grer le rejet commande Int grer la facture de montant nul Annulation du Service Fait Modifier la commande Re cr ation du SF Re saisir une nouvelle facture Int gration de l annulation du Service fait Int gration de la commande modifi e Saisir et Prendre en charge une nouvelle facture Cf 10 6 2 5 Commande avec s
38. 2 Paiement Page 76 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Rapprocher l avoir A1 avec la facture F2 Cf 10 6 2 9 Commande avec service fait facture et avoir pay s cas 9 La modification de l imputation comptable d une facture portant sur une commande typ e Immobilisation ayant fait l objet d une cr ation automatique de la fiche d immobilisation sans changement de la nature de d pense n est pas accept e par BFC et ce quel que soit le statut de la facture pr enregistr e ou prise en charge Dans ce cas il faut solder la commande et la refaire 10 6 1 3 Modification souhait e imputation comptable AVEC modification de la nature de la d pense Le tableau ci dessous d crit de fa on synth tique le mode op ratoire de modification en fonction du stade du flux de la d pense pour la modification de commande suivante imputation comptable avec modification de la nature de d pense fonctionnement vers quipement par exemple Stade du flux de la d pense Mode op ratoire synth tique Cas 1 Commande Rejeter la commande post int gration Sans service fait Int grer le rejet commande sans facture Modifier la commande Int gration de la commande modifi e Cf 10 6 2 1 Commande sans service fait ni facture cas n 1 Commande Rejeter la commande post int gration avec service fait Int grer le rejet commande sans facture Annulation du Service
39. 5 Commande avec service fait et facture prise en charge mais non pay e cas 5 85 10 6 2 6 Commande avec service fait et facture prise en charge non pay e cas 6 86 10 6 2 7 Commande avec service fait et facture et avoir pris en charge mais non pay s cas 7 86 10 6 2 8 Commande avec service fait et facture pay e cas 8 88 10 6 2 9 Commande avec service fait facture et avoir pay s cas 9 89 10 6 2 10 Commande avec service fait et facture pay e cas 10 91 10 6 2 11 Commande avec service fait facture et avoir pay s cas 11 92 10 63 Eier mavoir a ne ACTUS DAV Rise rene a 93 10 6 4 Processus de modification des liquidations d ordre de mission 00000000ooonoeooseeeeeeeeesseeseeseeeeeeeo 94 10 6 4 1 Ordre d mission non igmide CaS 12 en din dns 94 10 6 4 2 Ordre demission iguide CAS LT A ne 94 Annexe 1 Sch ma r capitulatif des flux de gestion entre GESLAB et BFC sssssssscocccccccessssssossoosocccceessee 96 Paiement Page 4 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 A propos de ce manuel Les conventions utilis es Identifie des informations lire et ou ex cuter imp rativement Identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours de la proc dure expos e Identifie un renvoi vers un chapitre une partie ou une page o est d crite la suite de la proc dure Paiement Page 5 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d ut
40. BEOURCY CEDEX LOOOOLES KZ 16 11 2006 SSOO00UEES A 16 11 2006 Fournisseur 100086 Soci t LD Ho HECECIHE ET SANTE AU TRAVAIL Localit LILIE CEDEX me a Cospte 100008 10 3 EUR Curl La liste des PNS s affiche Paiement Page 27 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 S lectionnez les tous par Menu Traiter Marquer Tout Puis cliquez sur Autres Modifications en masse Prem bee colonne El daraa dl _ Fretour Inerrcanpre Site a LE Horelas valours Colonne de gauche Cotcnne de droite Derni re tokena Autre s a Donn es de paiement E Date do baso Conditions J Bloc paier Wa Mode paiorren Banque soci t Donn es de relance Dome relance Dom r a Heu de rel locag r lant Ci de relance Autres dennbos Tai auction To bque partan 1 Moi ican Cod cegshon Apposez le code M pour blocage en masse Cliquez sur Ex cuter modifications La modification est sauvegard e sur toutes les pi ces pr c demment s lectionn es 9 2 7 Cas particulier du cycle de paiement de Carte Log e Remarque pr liminaire Montant facture sup rieur au montant commande Si le montant de la facture est sup rieur au montant de la commande elle est comptabilis e en masse mais elle est bloqu e au paiement avec la valeur R dans l onglet paiem
41. Comptabiliser Retour Interrompre s lect Syst me 4 Traiter PNS S lection des postes non sold s S lection suppl ment Soci t Aucun Compte Montant Type de compte 5 O N pi ce Code CG8 MIPNS standard O Date comptable Num ro d avis Domaine de relance O R f rence C Autres comptes Ordre de paiement C R part par ch ance Facture group e C Recherche autom O Type de pi ce O Domaine d activit O Code TVA O Cpte succursale O Devise O Cl comptabilisation Date pi ce Re cliquer sur Traiter PNS et les postes non sold s du compte 58500000 s affichent Comptab avec r gularisation Traitement postes non sold s Menua 4 Comptabiliser Retour interrompre syst me 4 Synth se des pi ces Autre s 4 f EEDE r Postes du compte 58500000 VIREMENTS INTERNES DE FONDS Affectation N pi ce Date co Date pi EUR Brut 20061010 630000152 SA40 10 10 200 10 10 2006 IE non EE Buena Dave E Statut de traitement Nombre de postes 1 Montant saisi 2 500 00 Af part de poste 1 Affect s 2 500 00 Affichage en devise rappr Non affect me Paiement Page 41 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 S lectionner la pi ce d sir e lorsqu il y en a plusieurs qui s affichent
42. Es pahi 36 i T b Le der ae du m V rifier dans l onglet pi ces jointes que la proposition s y est bien int gr e automatiquement Cr er et envoyer document Af 4 PAE A M Revenir sur le premier onglet et cliquer sur l ic ne pour faire l envoi Les utilisateurs de la liste de diffusion concern s recevront le message suivant indiquant que la proposition est g n r et visualisable dans leur boite email Business Workplace LE Info express SAPofice es Document express Afficher proposition paiement paienents envoy par l auteur 2 phase lancement du paiement Revenir sur le portail BFC transaction lt Param tres pour paiement automatique gt partir du chemin D penses gt Paiement gt Paiement par virement Rappeler la proposition et cliquer sur le bouton cycle paiement une fen tre s ouvre sur laquelle il faut cocher les cases lancement imm diat et cr er support de pmt Paiement Page 20 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Lu Et sans UE Statut MT EEn EEFE el arne er a m higie en oi oi oi Michis Lire F Ceim pimpt d pTi Date d em cuion Mhentific ation Param tres saisis Proposition de paiement g n r e Cycle pm pr t tre lanc Envoyer et attendre la fin du cycle de paiement FAR reine EEE CA ER CS paeet rE LiF Qer remisii psi 15 g n r
43. Fait Modifier la commande Re cr ation du SF Int gration de la commande modifi e Cf 82 Commande avec service fait mais sans facture cas n 2 2 3 Commande Supprimer la facture avec service fait Rejeter la commande post int gration avec facture pr enregistr e Int grer le rejet commande Int grer la facture en suppression Annulation du Service Fait Modifier la commande Re cr ation du SF Paiement Page 77 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Re saisir une nouvelle facture Int gration de l annulation du Service fait Int gration de la commande modifi e Prendre en charge la nouvelle facture Cf 10 6 2 3 Commande avec service fait et_ facture pr enregistr e cas 3 Commande Annuler la facture avec un motif Z1 Contr z avec service fait Fact Retour Xlab avec facture prise en charge Rejeter la commande post int gration mais non pay e Int grer le rejet commande Int grer la facture de montant nul Annulation du Service Fait Modifier la commande Re cr ation du SF Re saisir une nouvelle facture Int gration de annulation du Service fait Int gration de la commande modifi e Saisir et Prendre en charge une nouvelle facture Cf 10 6 2 5 Commande avec service fait et facture prise en charge mais non pay e cas 5 avec service fait GESLAB avec facture et avoir pris en Annuler la facture motif Zi retour charge mais non pay s GESLAB Rejeter la c
44. MUT DEP Tome2 EPC Chapitre 8 Page 88 sur 97 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Saisie de la nouvelle facture dans BFC avec un type pi ce dans l onglet D tail facture r imp Cpt RI sans retour vers GESLAB Bloquer la facture au paiement pour viter de r gler une seconde fois le fournisseur gt cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPcC Rapprocher l avoir nouvellement cr de la nouvelle facture Ly cf Manuel d utilisation Comptabilit Tome 2A Tenue de la Comptabilit g n rale 2 4 4 Rapprochement manuel Exemple avec une facture de 75 Sch ma 6xxx ou 2xxx1 40810000 40120000 51200000 comptable Service fait initial D 75 C 75 Facture D 75 C 75 Paiement D 75 EE om TC ICE ea f i kel e e Remarque Si par erreur vous saisissez un avoir de type RA correspondant un avoir avec retour vers GESLAB dans ce cas il faut faire une facture de type RE correspondant une facture avec retour vers GESLAB 10 6 2 9 Commande avec service fait facture et avoir pay s cas 9 Modification souhait e imputation comptable sans modification de la nature de la d pense Cette modification n impacte pas GESLAB et tout se fait dans BFC Mode op ratoire suivre e Si lavoir est un d chargement ult rieur Saisie d un chargement ult rieur correspondant au d chargement ult rieur pay dans BFC avec un type pi ce dans
45. Paiement Page 43 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 10 Autres op rations 10 1 Avances financi res et D penses payables avant ordonnancement 10 1 1 Rappel du sch ma comptable Le sch ma comptable des avances financi res aux fournisseurs et des d penses payables avant ordonnancement DPAO doit tre effectu en suivant les tapes d finies ci apr s Etape 1 Saisie de la demande d acompte SAP type de pi ce KZ avec pour code CGS cible pour l avance Fournisseur O pour la DPAO avec cr ation d un poste pour m moire sur le poste Tiers Etape 2 Paiement de l avance Fournisseur ou de la DPAO D bit 40910000 avance 47213000 DPAO Tiers Cr dit 5151000 Compte Tr sor Etape 3 Prise en charge de la facture Fournisseur La facture est prise en charge suivant le processus logistique classique cf le chapitre prise en charge dans le Tome 2 du flux de la d pense Lors de cette prise en charge la facture doit imp rativement tre bloqu e en paiement par apposition d un code blocage B Etape 4 Compensation de l avance ou de la DPAO La compensation de l avance ou DPAO s effectue directement en comptabilit D bit 40120000 sur le Tiers avec r f rence automatique sur le poste la facture d origine Cr dit 40910000 avance 47213000 DPAO Tiers Etape 5 Lev e du code blocage paiement La lev e du code blocage paiement s effectue directement d
46. Pascal DUBERNET ILE Effectuez vos modifications Vous pouvez ajouter ou supprimer des destinataires Dans notre exemple on ajoute Pascal Dubernet dans la liste de diffusion Cochez la case Lorsque cette zone est coch e le document est envoy en express Le destinataire est imm diatement inform de la r ception d un tel document par affichage d une bo te de dialogue l invitant consulter sa corbeille d arriv e Cliquez sur 584egarder Dour sauvegarder les modifications Un message appara t dans la barre d tat pour vous confirmer la sauvegarde bi La liste de diffusion a t modifi e Paiement Page 24 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 9 2 5 Modification des informations de paiement sur une pi ce payer Suite l dition de la proposition de paiement il est possible de bloquer une pi ce au paiement ou de s lectionner un autre IBAN que celui propos par d faut Pour bloquer une pi ce au paiement activez la transaction lt Modifier gt partir du chemin Comptabilit gt Comptabilit G n rale gt Ecritures comptables gt Affichage et modifications de pi ces et soldes en comptabilit gt Ch de ka vue d saisie M pi ce B03000085 Soci t 7900 Exec comptable 2006 Renseignez le n de pi ce et cliquez sur Entr e Mare a Retour Minterremmpne Syst me
47. Pour activer cette transaction D penses gt Paiement gt Gestion des avances et DPAO mise en paiement gt Saisie acompte SAP direct Transaction F 48 Paiement Version 4 21 Page 47 sur 97 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Comptab acompte fournisseur Donn es d en t te L Date pi ce x 08 08 2006 OType KZ Soci t z900 Date comptable 08 06 2006 P riode E Devisetaux EUR MF pi ce Date conversion R f rence N intersoc Texed ent te DA partenaire Fournisseur on 4751510000 Dom activit Montant a500 Montant devint Frais Frais devint Date valeur 08 08 2006 Cire de profit Terte Affectation 1 Saisissez la date de pi ce et le texte d en t te Saisissez obligatoirement le compte fournisseur et le code CGS cible A pour acompte Saisissez le compte de banque le domaine d activit du fournisseur et le montant O Cliquez sur Nouveau poste pour ex cuter lacompte Paiement Page 48 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 omptab acompte fournisseur Corriger Poste fournisseur menu a F Comptabiliser Syst me a Fournisseur A000024 DISTELMAT Cpt n 40910000 Soci t z900 34 RUE PRESSENSE CHARS WILLEUIRBANMNE asie 2 Acompte vers Di 294 Montant 500 404 EUR Montant TYA Code Tri E1 C G iculerla TVA SASuphl gmactivite 0014 gt Men T TTT FT 2006 Bloc pa
48. Retour GESLAB pour retourner la facture vers GESLAB Ly cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC Chapitre Rejeter la commande avec le motif de rejet appropri Ly cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC Chapitre 5 4 2 a M Le laboratoire int gre la facture dont le montant est nul suite l annulation dans BFC et int gre le rejet de la commande Le service fait associ est annul Le service fait associ la commande modifi e est recr Int gration de l annulation du service fait dans BFCE Int gration de la commande modifi e dans BFC avec annulation automatique du motif de rejet Int gration du nouveau du service fait dans BFC Saisie de la nouvelle facture dans BFCE et prise en charge Le laboratoire int gre la nouvelle facture prise en charge Sch ma 6xxx ou 2xxx1 40810000 40120000 comptable wa o ES ES o ow cjo oer c Paiement Page 85 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Dans le cas de modification de la nature de d pense ou du type de d pense ou du code famille dans la commande GESLAB le service fait doit tre annul et recr manuellement 10 6 2 6 Commande avec service fait et facture prise en charge non pay e cas 6 Modification souhait e imputation comptable sans modification de la nature de la d pense Cette modification n impacte pas GESLAB et tout se fait dan
49. a ne Yalinitiale d d d d Entrez vos conditions de s lections suppl mentaires Dans notre exemple la pi ce est le crit re qui a t coch sur l cran pr c dent Saisissez un num ro ou un plage de num ro de pi ce Cliquez Traiter PNS pour traiter la ou les postes non sold s correspondant aux crit res de s lection Dans le cas o aucune s lection suppl mentaire n a t demand e on arrive directement sur l cran suivant comportant la totalit des postes non sold s du fournisseur concern Paiement Version 4 21 Page 31 sur 97 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 G a PORE f TA Comptabiliser d caissement Traitement postes non soid s Menua Comptabiliser Retour Interrompre Syst me 4 Texte rapprochement Re Standard Postes du compte 1000086 AIR LIQUIGE N pi ce Less poho BUREU Eco Jesse 60 900097 RIGO62006 31 0005 0 1 196 00 RE Statut de traitement Nombre de postes 1 A Montant saisi B 1 196 00 A part de poste 1 affect s 1 196 00 Motif de l cart B Ecritures d carts fichage en devise rappr Non affect Rester sur l onglet standard et s lectionner la pi ce r gler dans la liste propos e dans cet exemple une seule pi ce non sold e a t trouv e Par d faut les montants apparaissent en bleu comme tant tous s lectionn s Il y a diff rentes fa ons d
50. action lt SAP Business Workplace gt partir du chemin Environnement Utilisateur gt SAP Business Workplace gt Arriv e Paiement Page 7 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Business Workplace de Catherine HOANG Arriv e Poste Catherine HOANG Documents non lus 3 Documents 29 worki or E Retards 0 amp Aucun paiement n a t mis 12 05 2006 Jean S bastien FIOT Messages de date Une proposition de paiements est g n r e 12 05 2006 Jean S bastien PIOT E J SE J Aucune proposition de paiement n est g n r e 12 05 2006 Jean S bastien PIOT teI Ressoumission Un ou plusieurs paiements ont t mis 09 05 2006 Jean S bastien PIOT 5 t lt Classeur personnel Aucun paiement n a t mis 09 05 2006 Jean S bastien FIOT lt Classeur g n ral Une proposition de paiements est g n r e 09 05 2006 Jean S bastien PIGOT A k ci Abonnements Aucune proposition de paiement n est g n r e 09 05 2006 Jean S bastien PIOT Corbeille Une proposition de paiements est g n r e 09 05 2006 Jean S bastien PIOT EH 5 M Corbeille g n rale w Aucune proposition de paiement n est g n r e 09 05 2006 Jean S bastien PIT a Les courriers non lus sont sur fond bleu et lus sur fond blanc Pour acc der directement aux documents non lus cliquez sur Documents non lus v Arriv e Documents 29 Workflow 0 Retards 0 Messages de date 0 Erreurs 0
51. actures avoirs du ROP du mois n est pas prise en charge les factures doivent tre bloqu es au paiement en masse Pour lever un blocage paiement sur une pi ce comptable se r f rer au chapitre 9 2 5 Modification des informations de paiement sur une pi ce payer paiement par la DCIF les paiements seront effectu s un un par date de O Si plusieurs relev s d op rations ont t trait s en m me temps lors du relev 9 2 7 2 Partie Comptable du paiement Carte Log e Afin de v rifier la validit pour le paiement des factures et avoirs d un ROP il est n cessaire de consulter les postes individuels du fournisseur Carte Log e concern S lectionner le num ro du fournisseur S lectionner les postes non sold s date La veille du jour du paiement national une premi re proposition de paiement par fournisseur Carte Log e sera g n r e afin de pouvoir rep rer les avoirs qui auront t li s une facture d j r gl e dans le flux de la d pense Ces avoirs seront en exception dans la proposition Pour chacun d entre eux il sera n cessaire d effectuer un rapprochement comptable pi ce de type AB transaction rapprochement manuel des critures d un compte fournisseur dans le menu comptabilit comptabilit g n rale critures comptables rapprochement entre l avoir et une facture DU ROP A REGLER donc une facture NON REGLEE Ce rapprochement doit tre effectu au plus tard la veille du
52. ans la pi ce comptable correspondant la facture logistique pr c demment prise en charge Etape 6 R glement pour le net restant payer montant pris en charge moins montant de l avance ou de la DPAO Dans le cas d un versement manuel de l avance Fournisseur ou de la DPAO les tapes 1 et 2 s effectuent en simultan via la transaction SAP de saisie d acompte Paiement Page 44 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 10 1 2 Paiement Version 4 21 Saisie de la Demande d Acombpte La demande d acompte est une pi ce statistique cf Glossaire Pour activer la demande d acompte D penses gt Paiement gt Gestion des avances et DPAO mise au paiement gt Demande d acompte Code transaction F 47 n i al Demande d acompte Donn es d en t te Menu 4 Retour nterrompre Syst me 4 Nouveau poste TT DA Die TTT TA08 2006 O vpe KZ Soci t z900 Date comptable 09 08 2006 P riode g Devisetaux EUR NS pi ce Date conversion R f rence Texte d en t te CA partenaire Fournisseur Saisissez obligatoirement la date de pi ce Saisissez obligatoirement le compte fournisseur num ro BFC et le code CGS cible pour avance Cliquez sur Nouveau poste pour ex cuter la demande d acompte Page 45 sur 97 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 EN Comptabiliser Interrompre poste Afficher synth se d
53. avec Tiers le code CGS R pour comptabiliser sur le compte 46300000 10 4 Cessions oppositions L information d une cession opposition peut tre g r e au niveau du Tiers cf manuel d utilisation D penses Tome 1 BFC MUT DEP Tomel Dans le flux de la d pense la gestion des cessions et oppositions peut s effectuer de deux mani res e Par gestion d un tiers de paiement divergent Lors de la prise en charge un tiers divergent de paiement peut tre g r manuellement sur le poste tiers cf le manuel d utilisation D penses tome 2 BFC MUT DEP Tome2 Chapitre 8 concernant la prise en charge Ce Tiers de paiement divergent peut galement tre rajout apr s la prise en charge directement Paiement Page 69 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 sur la pi ce comptable e Par transfert de cr ance en comptabilit Apr s prise en charge il est possible de comptabiliser un transfert de cr ance d un tiers un autre en effectuant les tapes suivantes Etape 1 Prise en charge de la facture La facture est prise en charge suivant le processus logistique classique cf le manuel d utilisation D penses tome 2 BFC MUT DEP Tome2 Chapitre 8 concernant la prise en charge Lors de cette prise en charge la facture doit imp rativement tre bloqu e en paiement par apposition d un code blocage B Etape 2 Transfert de la cr ance Le transfert de
54. cation souhait e imputation comptable SANS modification de la nature de la d pense Le tableau ci dessous d crit de fa on synth tique le mode op ratoire de modification en fonction du stade du flux de la d pense pour la modification de commande suivante imputation comptable sans modification de la nature de la d pense N Stade du flux de la d pense Mode op ratoire synth tique Cas 4 Commande Lors de la prise en charge modifier imputation x avec service fait comptable de la facture avec facture pr enregistr e Prendre en charge la facture Int grer la facture prise en charge Cf 10 6 2 4 Commande avec service fait et facture pr enregistr e cas 4 Commande Annuler la facture avec un motif Z2 Contr avec service fait Fact Correction comptable uniq SANS retour GESLAB avec facture prise en charge K z mais non pay e Saisir une nouvelle facture de type de pi ce RI Paiement Page 75 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Facture r imp Cpt en modifiant l imputation comptable Prendre en charge cette facture Cf 10 6 2 6 Commande avec service fait et facture prise en charge non pay e cas 6 Commande Saisir un avoir total avec type d op ration avec service fait avoir correspondant un avoir en quantit et un type pi ce RJ Avoir r imp Pt pour annuler la facture initiale Bloquer cet avoir au paiement Saisir u
55. cr ance d un tiers un autre est comptabilis directement dans la comptabilit en utilisant la transaction de comptabilisation avec rapprochement Le type de pi ce utilis est le type de pi ce KR D bit 40120000 ou 40420000 selon les cas Montant dette d origine et Tiers Facturant Cr dit 40170000 ou 40470000 selon les cas Tiers Cessionnaire avec code CGS C ou T selon les cas Etape 3 Paiement au Tiers Cessionnaire Rappel une fiche de proc dure sur la gestion des cessions et des oppositions a t tablie par la ma trise d ouvrage et pr sente les diff rents cas fonctionnels d utilisation de ces diff rentes modalit s de gestion 10 5 Modification de coordonn es bancaires apr s prise en charge La modification des coordonn es bancaires sur un poste payer apr s prise en charge s effectue directement en comptabilit Pour activer la transaction de modification de pi ce Comptabilit Ecritures comptables Affichage et modifications de pi ces Modifier Paiement Page 70 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Transaction FB02 Modifier pi ce Ecran initial Ci de la vue de sa sie N pi ce EE Soci t erice comptable Saisissez le num ro de pi ce comptable et non pas celui du document de logistique la soci t Z900 et l exercice Rappel Le num ro de la pi ce comptable peut tre retrouv partir du document
56. dans BFC 6 d A l an Int gration de la nouvelle facture dans BFC Dans le cas de modification de la nature de d pense ou du type de d pense ou du code famille dans la commande GESLAB le service fait doit tre annul et recr manuellement 10 6 2 4 Commande avec service fait et facture pr enregistr e cas 4 Modification souhait e imputation comptable sans modification de la nature de la d pense Cette modification n impacte pas GESLAB et tout se fait dans BFC Mode op ratoire suivre Modifier l imputation comptable Prendre en charge la facture Ly cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC Chapitre 8 2 9 R imputation comptable des factures avant prise en charge A i Le laboratoire int gre la facture prise en charge Sch ma 6xxx ou 2xxx1 40810000 40120000 6yyy ou 2yyy1 comptable wia o ooo oo e PS ES ES Paiement Page 84 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 10 6 2 5 Commande avec service fait et facture prise en charge mais non pay e cas 5 Modification souhait e adresse analytique adresse budg taire imputation comptable avec modification de la nature de la d pense GESLAB fonctionnement vers quipement par exemple March et ou n de RECA et ou indicateur de d rogation Code famille Mode op ratoire suivre Annuler la facture avec le motif Z1 Contr Fact
57. de logistique soit en affichant le document de logistique et en cliquant sur le bouton Documents li s Soit en utilisant l tat lt Afficher liste doc Facturation gt disponible sous D penses Reporting D penses Analyses factures pi ces Fl pi ces MM cf Manuel d utilisation D penses Tome4 BEC MUT DEP Tomed4 sur les tats du flux de la d penses Tapez lt Entr e gt Le d tail du poste s affiche Parle menu Autres Afficher autres donn es affichez la zone lt Tp bque parten gt geide mod ration AMcher autre pi ce Appeler synth se de pi ce Autre s a Changement du mode daflthag id modification Shif F 1 Atbch r aulre pi t Shif S Appeler Eyrith 5e de pi ce F9 Ligne sumarie l518 nr Ligne pr c edente liste She r Atcher en t te pi ce F5 Sauveg ligne sui lisie Ctrl F Saweg ligne pr c d liste Ctri F7 B r rag Solution CtrisEhiftsF11 ES Astres donn es pour poste on By Autres donn es pour posie ont d HE 5 T E aj T B nou gocik CEI To boug parben L o Fonds Centre fin Compte budg t CBL Cr valucat aifi DiE r al T N idani THA Pays d clarant St SL partan Demande accept Crit re ii CGS Cl de r f 3 Renseignez dans la zone lt Tp bque parten gt le code associ au coordonn es bancaires du tiers que vous souhaitez utiliser cf Manuel d utilisation D pense Tome 1 BFC MUT DEP Tomel sur les donn es bancaires fournis
58. du Service Fait Modifier la commande Re cr ation du SF Re saisir une nouvelle facture Int gration de l annulation du Service fait Int gration de la commande modifi e Prendre en charge la nouvelle facture Cf 10 6 2 3 Commande avec service fait et_ facture pr enregistr e cas 3 Annuler la facture avec un motif Z1 Contr Fact Retour Xlab Rejeter la commande post int gration Int grer le rejet commande Int grer la facture de montant nul Annulation du Service Fait Modifier la commande Re cr ation du SF Re saisir une nouvelle facture Int gration de l annulation du Service fait Int gration de la commande modifi e Saisir et Prendre en charge une nouvelle facture Cf 10 6 2 5 Commande avec service fait et facture prise en charge mais non pay e cas 5 Annuler l avoir motif Z2 sans retour GESLAB Annuler la facture motif Z1 retour GESLAB Rejeter la commande post int gration Int grer le rejet commande Int grer la facture de montant nul Annulation du Service Fait Modifier la commande Re cr ation du SF Int gration de l annulation du Service fait Int gration de la commande modifi e Page 73 sur 97 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Int gration de la re cr ation du Service fait Saisir et Prendre en charge une nouvelle facture Saisir et Prendre en charge un nouvel avoir Cf 10 6 2 7Commande avec service fait et facture et avoir pris en charge mais
59. e cc 40 Compte 5310000 O ecos lc Entr e Renseigner les donn es du poste 1 e Montant e Domaine d activit e Texte texte libre tures d un compte general Historique Het Comptab avec r gularisation Cr er Poste d un cpte g n Ts Caficher synth se de pi ce Compte g n ral 531 ngogo CAISSE Soci t zaoo eNRS Montant 2500 00 L Calculer la TWA Dom activit Document achat Affectation Tee mtdese Poste suivant de la pi ce Compte Cde coe Nouv SO Cliquer sur afficher synth se de pi ce Paiement Page 40 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Comptab avec r gularisation Afficher Synth se Menu a 4 Comptabiiser S lectionner Traiter PNS Date pi ce 10 10 2006 Type ZR Soci t 7900 Date comptable P riode Devise N pi ce INT 10 10 2006 Exercice Date conversion Texte d en t te DA partenaire Postes en devise pi ce CC D A Cpte EUR Mnt Mint TA 001 40 0011 0053100000 CAISSE 2 500 00 C 2500 00 2500 00 1 Fostes puis cliquer sur Traiter PNS Faire une s lection par compte le 58500000 on peut galement s lectionner par N de pi ce ou par montant e M t e Comptab avec r gularisation S lectionner PNS Menu al 4A
60. e peut tre comptabilis e ESS a 0 Fi ce 707902250 c raplabilis e dans soci t Z900 RES 10 A MD Trara car Lorsque l on consulte l tat de d veloppement des soldes fournisseur CO Rapprochement Compie foumisseur 1002721 KE re Soci t 7400 O Reporting compia ge Line diiy SAP query z S lection vis aide recherche Etat de d eplopgemrennt des poikii Postes indi Fournisseur O 0 recherche a Postes riy Charts Chaine de recherche a Atfchernoclier potes Liste des podiet Gens nonb Gection des post s Liste postes indhriduets de cor Eh enana C Posms ron sots b Joma sans debe d arbil PNG au jour de r f rence 26 04 2007 kE Dan et compte de v cut Aeka TEN n C Posies ragproch s rO Soks Dale de mpprochemer PHE au jour de r f renc CI Tous les postes Date comptable Cal g r F Postos standard l Op rations pies g n sp ciaux El Postes pour m moire C Fostea pr enregisim s C Postes clients Edon de liste MIS En barm ins a Homie ma drumnm de postes v Haoi Estour Menaj d Forrnisseu 1002721 Soci t 1900 Localit ARTEHAY Le me orme neue ce Jesse ce a B 70790zzs0 FF 26 04 2007 89 00 EUR 1902721 Goi irinin Teste libre z 2079020 Fr 26 64 2007 1 630 39 EUR 1002731 Eeim ii iaa Trga libz Etape 3 Lev e du code blocage paiement sur la pi ce FI correspondant
61. e pi ce Fournisseur 1000024 CISTELMAT Cpt n 40949948 Soci t Z900 34 RUE PRESSENSE CNRS YILLELIRBANME 1 Poste 1 Demande acompte C 34 F y n e Montant 200 00 EUR Montant T4 Code TVA Ye L Calculer la TWA SA Suppl Dorn activit 0014 Echu le 09 08 7006 Cti comp 1 Bloc palier gt Mode pmt w escpte iorra RTE EN R seau i Doc achat 200000011310 ontra Cpte budg BIL Affectation Saisissez le montant de la demande d acompte et le code de TVA E1 Exon ration de TVA d ductible Saisissez le domaine d activit et la date d ch ance de la demande Saisissez le num ro de la r f rence achat la commande r f renc e et le poste 0010 pour rapatrier les donn es de la commande O Cliquez sur Affichez synth se de pi ce pour lancer la demande d acompte On remarquera que le compte collectif affich est un compte d di aux acomptes L appel de ce compte a t r alis par l application du code CGS A Enregistrez la demande d acompte Paiement Page 46 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Texte d ent te Demande d acompte Fourn DA partenaire Postes en devise pi ce Demande d acompte Afficher Synth se Menua Retour Interrompre Syst me 4 S lectionner Nouveau poste Date pi ce 09 08 2006 Type KZ Soci t z900 Date comptable 09 08 2006 P riode E Devise EUR
62. e proc der pour la s lection Soit on double clique sur le montant des lignes qui ne sont pas concern es par le paiement pour les d s lectionner en noir et on ne laisse que les lignes concern es en bleu Re a Traitement po Standard Pastes du compte 1000672 RADIGSPARES COMPOSANTS Ne pi ce Date pi ce Do Jo EUR Brut Esco 603000067 RE2411 2006 31 0011 24 150 00 08000013 RJ0610 2006 21 0011 73 454 608000033 R424112006 21 0011 24 450 00 soit dans le cas o il n y a pas eu de s lection suppl mentaire et que de nombreuses lignes sont propos es on peut demander par une configuration au pr alable de la s lection des postes non sold s ce que par d faut la liste propos e ne s lectionne aucun poste et il n y aura plus qu double cliquer sur le montant de la pi ce choisie pour la voir appara tre en bleu Eventuellement pr alable la saisie du paiement manuel configurer la s lection des Postes non sold s comme suit Cliquer sur Menu Options de traitement Onglet p non sold s et cocher Paiement Page 32 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 F non sold Traitement postes non sold s _ R fde paient comme crit re de s lection Traitement PNS avec saisie commande Postes s lectionn s d abord inactifs Sur la liste des postes non sold s propos e dans le cas o plusieurs pi ces sont concern es par le paiement
63. ent tre saisies Saisissez la date de pi ce Par d faut la date de pi ce est la date du jour Le type de pi ce KZ se met par d faut la soci t Z900 est rapatri e en automatique si valeurs utilisateurs param tr es la date comptable se positionne la date du jour la p riode sont renseign es par d faut la devise est EUR les textes d en t te et rapprochement sont libres Dans l onglet Donn es bancaires saisissez un num ro de compte imputer un domaine d activit et le montant imputer La date de valeur est renseign e par d faut Dans l onglet S lections des postes non sold s saisissez un num ro de compte fournisseur et s lectionnez un crit re suppl mentaire si n cessaire Le type de compte est renseign par d faut il correspond au type de compte fournisseur Paiement Page 30 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Validez vos crit res de s lection en cliquant sur Traiter PNS Comptabiliser d caissement Entrer conditions de s lection k SES EEE R E O E E ER N RC O a N a O Menu a Comptakiliser Retour Interrompre s lect Syst me 4 Autre s lection Autre compte Traiter PNS Param tres d finis Soci t 7900 compte 1000086 Type de compte K Code CGS Saisissez Un num ro ou un plage de num ro de pi ce jusqu Ch
64. ent Ce blocage paiement est visible dans la proposition de paiement Il faut donc le lever dans la pi ce comptable Pour lever un blocage paiement sur une pi ce comptable se r f rer au chapitre 9 2 5 Modification des informations de paiement sur une pi ce payer 9 2 7 1 Partie Logistique du paiement Carte Log e Afin d tre s r que le paiement int gral de toutes les factures et de tous les avoirs d un ROP est possible il est n cessaire d aller voir l tat de la facturation via la synth se des factures Paiement Page 28 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 s lectionner toutes les factures avoirs d un ROP en saisissant dans la zone Texte d en t te CL n de DR gt ex CL04 ainsi que la date du ROP concern dans la zone Date comptable avec dans le pav Type de saisie les zones arri re plan et maintenu pr enregistr coch es avec dans le pav Statut facture toutes les zones coch es la liste des factures avoirs de ce ROP s affiche et toutes les factures avoirs doivent tre comptabilis es donc avoir les caract ristiques suivantes Colonne Statut facture Enregistr OC Dans la colonne Statut LS Dans la colonne Poste Le paiement de tout le relev doit tre effectu en une seule fois ce qui signifie que si la date du paiement indiqu par la DCIF la totalit des f
65. ervice fait et facture prise en charge mais non pay e cas 5 7 Commande Annuler l avoir motif Z2 sans retour GESLAB avec service fait Annuler la facture motif Z1 retour GESLAB avec facture et avoir pris en Rejeter la commande post int gration charge mais non pay s Int grer le rejet commande Int grer la facture de montant nul Annulation du Service Fait Modifier la commande Re cr ation du SF Int gration de l annulation du Service fait Int gration de la commande modifi e Int gration de la re cr ation du Service fait Saisir et Prendre en charge une nouvelle facture Saisir et Prendre en charge un nouvel avoir Cf 10 6 2 Commande avec service fait et facture et avoir pris en charge mais non pay s cas 7 Paiement Page 81 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 La modification du code famille d une commande typ e Immobilisation et ayant fait l objet d une cr ation automatique de la fiche d immobilisation n est pas accept e par BFC Dans ce cas il faut solder la commande et la refaire 10 6 2 D tail des processus de modification des commandes Les cas d taill s ci dessous traitent des commandes standard des services faits et des factures associ s Pour les commandes pr visionnelles et factures rattach es les modes op ratoires propos es sont les m mes sans les tapes concernant le service fait L gende e Les lignes gris es correspondent d
66. es actions dans GESLAB e Le sigle M correspond une action manuelle e Le sigle correspond une action automatique 10 6 2 1 Commande sans service fait ni facture cas n 1 Mode op ratoire suivre Rejeter la commande avec le motif de rejet appropri LD cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC chapitre 5 4 2 8 M a Le laboratoire int gre le rejet et modifie sa commande Int gration de la commande modifi e dans BFC avec annulation automatique du motif de rejet 10 6 2 2 Commande avec service fait mais sans facture cas n 2 Modification souhait e adresse analytique adresse budg taire imputation comptable pouvant modifier la nature de la d pense fonctionnement vers quipement par exemple March et ou n de RECA et ou indicateur de d rogation Code famille Mode op ratoire suivre Paiement Page 82 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Rejeter la commande avec le motif de rejet appropri Ly cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC Chapitre 5 4 2 b A M 7 T Le service fait associ est annul Le laboratoire modifie sa commande d A M l DER T Le service fait associ la commande modifi e est recr a A Int gration de l annulation du service fait dans BFC 6 b A Int gration de la commande modifi e dans BFC a
67. est comptabilis e 10 1 4 Prise en charge de la facture et blocage au paiement directement en comptabilit Cette op ration est similaire celles d j d crites dans les sur la prise en charge du tome 2 sur le flux de la d pense La seule particularit r side dans le fait qu il ne faut pas oublier de bloquer au paiement la facture lors de la prise en charge sous peine de voir le programme de paiement automatique la payer dans sa totalit Si lors de la prise en charge le blocage paiement a t oubli il est toujours possible d aller modifier directement la pi ce comptable de la mani re suivante Pour activer la transaction de modification de pi ce comptable Comptabilit Ecriture comptables Affichage et modification de pi ces Modifier Transaction FBO2 Paiement Page 50 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Modifier pi ce Ecran initial Cl de la vue de saisie NF p re LL Soci t Emtia comptable Saisissez le num ro de pi ce comptable et non pas celui du document de logistique la soci t Z900 et l exercice Rappel Le num ro de la pi ce comptable peut tre retrouv partir du document de logistique soit en affichant le document de logistique et en cliquant sur le bouton Documents li s soit en utilisant l tat lt Afficher liste doc Facturation gt disponible sous D penses Reporting D penses Analyse
68. est faite 10 1 7 Paiement du montant net par le programme de paiement automatique Le programme de paiement automatique gr ce aux informations sur le n de facture va diminuer le montant de la facture du montant de la compensation correspondant donc au montant de l avance financi re ou de la DPAO pr c demment consentie 10 2 Retenues de garantie Le traitement des retenues de garantie dans BFCE suit les 6 tapes suivantes Etape 1 Prise en charge de la facture incluant la retenue de garantie La facture est prise en charge suivant le processus logistique classique cf le chapitre prise en charge dans le Tome 2 du flux de la d pense pour son montant brut 100 du montant factur Lors de cette prise en charge la facture doit imp rativement tre bloqu e en paiement par apposition d un code blocage B Etape 2 Saisie de la retenue de garantie La retenue de garantie peut tre saisie comme suit par la transaction lt Ecriture g n rale gt du menu Comptabilit Comptabilit g n rale Ecritures comptables Rapprochement Comptabilisation avec rapprochement F 04 Dans le premier cran En en t te saisir La date de pi ce Le Type de pi ce avec la valeur KR Un texte libre dans la zone R f rence Un texte libre dans la zone Texte d en t te Dans l encart intitul Op rations traiter v rifier que l option transfert avec rapprochement est bien coch e Dans
69. gne d cart la facture ne repartant jamais BFC apr s int gration dans GESLAB Exemple avec une facture de 75 et un avoir en quantit de 25 Sch ma 6xxx ou 2xxx1 40810000 40120000 comptable Situation initiale Service fait initial Facture Initiale Avoir en quantit initial C 75 D 75 C 25 D 25 Dans le cas de modification de la nature de d pense ou du type de d pense ou du code famille dans la commande GESLAB le service fait doit tre annul et recr manuellement Dans le cas ci dessus l annulation partielle de service fait correspondant l avoir en quantit n a pas t r alis e ce qui explique le solde du compte 40810000 diff rent de 0 Cette situation reste identique suite a la r imputation comptable 10 6 2 8 Commande avec service fait et facture pay e cas 8 Modification souhait e imputation comptable sans modification de la nature de la d pense GESLAB Cette modification n impacte pas GESLAB et tout se fait dans BFC Mode op ratoire suivre Paiement Version 4 21 Saisie d un avoir total avec type d op ration avoir correspondant un avoir en quantit li la facture pay e dans BFC avec un type de pi ce dans l onglet D tail avoir r imp Cp RJ correspondant un avoir sans retour vers GESLAB Bloquer l avoir au paiement Cet avoir annule la facture initiale gt cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC
70. i nous avons saisi 80 euros soit 5 du TTC de la facture fournisseur sur laquelle la retenue de garantie est tablie le domaine d activit la date d ch ance de la retenue de garantie dans la zone Echu le Attention la lib ration de la retenue de garantie n est pas automatique cette date est purement informative Le num ro de pi ce FI correspondant la prise en charge de la facture fournisseur laquelle se rapporte cette ch ance dans notre cas la pi ce FI num ro 704086194 Le code blocage paiement B dans la zone Bloc Paiement ne lever qu l ch ance de la retenue de garantie un texte libre de poste dans la zone Texte L cran ci dessous illustre ces saisies Paiement Page 55 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 onu abri Menua pee Retour ierrompre poste Syst me a ncner ya TT ke sr il e Les Fourmsseur 1002721 Soci t Domacim 0011 Echuie 110 04 2008 N tothee 704086194 y Bloc paiem B Cptebudp can Contat Afectabon Taper lt Entr e gt L 7 7 Complete Cornplabikt g n rale oo avec pr aiia Cr er Poste fournisseur Foumirteur noora Un message informatif vous demande de v rifier votre date d ch ance Paiement Page 56 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Taper lt Ent
71. ilisation D penses Tome 3 9 Le processus de paiement 9 1 G n ralit s Les modes de paiement d finis pour le CNRS sont les suivants C Ch que manuel V Virement zone SEPA T Virement hors zone SEPA W Virement International B Carte bancaire Autre paiement manuel H Paiement globalis carte log e N Num raire F Paiement carte achat Seuls les modes de paiement V W H F et T sont utilis s dans le cadre du cycle de paiement automatique Les modes de paiement V W H et F g n rent l mission de supports de paiement Le mode de paiement A est destin tre utilis pour les r glements relatifs aux organismes sociaux paiement via serveur VPN Les modes de paiement H et F permettent de n effectuer sur un cycle de paiement qu un seul virement regroupant plusieurs factures du m me mode de paiement Le mode de paiement N concerne les paiements par caisse Les types de pi ces g n r es au paiement sont des pi ces KZ 9 2 Les Paiements Automatiques 9 2 1 Pr sentation g n rale du cycle de paiement automatique Sch ma g n ral Les flux de r glement automatique sont g n r s automatiquement en central pour l ensemble des d l gations BFC propose automatiquement au paiement les factures comptabilis es jusqu la veille Le cycle de paiement se d compose en 4 phases Phase 1 une liste des factures propos es au paiement est diffus e chaque d l gation Phase 3 chaque d l gation ana
72. intes Paiement Page 12 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Afficher document Un ou plusieurs paiements ont t mis Classer Cr er renvoi Supprimer Retour Interrompre syst me 4 Envoyer Ressoumetre Contenu document Un ou plusieurs paiements ont t mis Cr Jean S bastien PIOT Un ou plusieurs paiements ont t mis pour votre domaine d actmit Ils sont en pi ce jointe de ce message Liste de Paiements En pi ce jointe vous trouvez la liste des paiements effectu s pour votre domaine d activit Cliquez sur le lien pour y acc der Liste de Paiements f menua 1h Retour interrompre Syst me a CNRS Liste des paiements pour cycle 12 05 20067 J P1 Lens a 15 15 49 Paris Utilisateur JSPIOT Soci t z900 Page l Fournisseur 000l Coordonn es bancaires AIF LIQUIDE Banque Test LLA 2 75 QUAI D ORSAY Code SWIFT 12356 75321 PARIS CEDEX 07 IBAN FR2310071130000000202600808 Code banque 1007113000 N compte O0002026008 6100001293 0005A CFT L Y Virement bancaire domestique AIR LIQUIDE 119 60 EUR 0005 zg00 603000481 FE 12 05 2006 12 05 2006 001 31 119 60 0 00 119 60 EUR 119 60 0 00 119 60 EUR La liste des paiements mis est affich e par fournisseur Elle doit tre imprim e et conserv e Le format d impression utiliser est X_ 65 180 cf manuel d utilisati
73. ir A1 avec l avoir A2 ou le d chargement ult rieur DU1 avec la facture F1 Int grer la nouvelle facture prise en charge dont le montant correspond au montant de la facture diminu du montant de l avoir Cf 10 6 2 11 Commande avec service fait facture et avoir pay s cas 11 La modification de l imputation comptable d une commande avec changement de la nature de d pense de Fonctionnement Immobilisation D finitive faisant l objet d une cr ation automatique de la fiche d immobilisation n est pas accept e par BFC Dans ce cas il faut solder la commande et la refaire La modification de l imputation comptable d une commande avec changement de la nature de d pense de Immobilisation D finitive faisant l objet d une cr ation automatique de la fiche d immobilisation Fonctionnement supprime le lien entre la fiche d immobilisation et la commande La fiche d immobilisation ne sera pas valoris e et doit donc tre bloqu e 10 6 1 4 Modification souhait e code famille Le tableau ci dessous d crit de fa on synth tique le mode op ratoire de modification en fonction du stade du flux de la d pense pour la modification de commande suivante code famille N Stade du flux de la d pense Mode op ratoire synth tique Cas Commande Rejeter la commande post int gration Sans service fait Int grer le rejet commande Sans facture Modifier la commande Int gration de la commande modifi e Cf
74. ire Fournisseur Compte 1000024 N Facture correspondante Facture 60300006 Poste a E Exercice compt 2006 Donn es pour leis posteisi de transfert Affectation Tee O Saisissez la date de pi ce Saisissez obligatoirement le compte fournisseur Saisissez le num ro de pi ce comptable dans la zone Facture le poste et l exercice comptable Cliquez sur Traiter acomptes Compte 1000024 Devise EUR _INpi ce Poste Code COS Q 0000007 2 A Document achat Poste Ordre EL Montant Montant disponible Transfert 00000011 4 10 2 000 00 2 000 00 Traiter Saut b Ophons Environnerment Syst me Aid F S lectionnez l acompte fournisseur compenser Simulez la pi ce Paiement Page 52 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 EO Annuler acompte fournisseur Afficher Synth se kb Comptabiliser S lectionner Devise d afichag Date pi ce 08 08 2006 Type KG Soci t z900 Date comptable 08 08 2006 P riode E Devise EUR H pi ce INTERNE Exercice 2006 Date conversion 05 08 2006 R f rence N intersac Texte d en t te ia L QA partenaire Postes en devise pi ce 7 CC D A Cpte EUR tint Wint TA 001 394 0014 0001000024 DISTELMAT 500 00 002 26 0014 0001000024 DISTELMAT 500 00 C 5
75. l onglet D tail facture r imp Cpt RI sans retour vers GESLAB Bloquer le chargement ult rieur appel CU 1 au paiement Ce chargement ult rieur annule le d chargement ult rieur initial Ly cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC Chapitre 8 e Si l avoir est un avoir en quantit Saisie d une facture dans BFC pour annuler l avoir avec un type pi ce dans l onglet D tail facture r imp Cpt RI sans retour vers GESLAB Bloquer la facture Paiement Page 89 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 appel F1 au paiement Ly cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC Saisie d un avoir total avec type d op ration avoir correspondant un avoir en quantit li la facture pay e dans BFC avec un type pi ce dans l onglet D tail avoir r imp Cpt RJ correspondant un avoir sans retour vers GESLAB Bloquer cet avoir appel A1 au paiement Cet avoir annule la facture initiale Ly cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC Chapitre 8 Saisie de la nouvelle facture avec r imputation comptable dans BFC avec un type pi ce dans l onglet D tail facture r imp Cp RI sans retour vers GESLAB Bloquer la facture appel e F2 au paiement Ly cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC 8 2 9 R imputation comptable des fac
76. l encart intitul Premier poste de la pi ce saisir dans la zone CC mettre la cl de comptabilisation 39 dans la zone Compte mettre le num ro de Tiers BFC 1002721 dans le cas ci dessous Paiement Page 54 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 dans la zone Code CGS mettre le code J pour les retenues de garantie sur immobilisations ce qui permet de comptabiliser sur le compte 40470000 et H pour les autres ce qui permet de comptabiliser sur le compte 40170000 Taper lt Entr e gt L cran ci dessous illustre ces saisies LES B e M mens RS D e l all ooa LE LL Compiahiit g n rale de rec ir Cesnptabilieathon avec 1 apps othemont k opyo iaia A a SR A ART en An Comptab avec r gularisation Donn es d en t te Menu 4 Retour interrompre Syst me S tectionner PNS Mod ie dimoutation Dato pi ce 10 04 2007 Te o Socs t 2900 Date comptatie 26 04 2007 P riode 4 Dents taux EUR N pi ce Date conversion R f rence Teste libre N intersot Tete d en t t Terte lre Tide rapproch Op raton irater C D caissement C Encaissements C Avoir C Tranetent avec rapprochement Promeer poste de t pi ce cc 19 Compte 1002721 Coe cot HOM Dans le deuxi me cran Dans lencart intitul Poste 1 Ret de garantie C 39H saisir le montant de la retenue dans la zone Montant ic
77. la proposition de paiements qui vous est destin e La liste des propositions de paiement est journali re Elle contient diverses informations que vous devez traiter et comprend deux parties la liste des exceptions pi ces en erreur et la liste des pi ces sans erreur pouvant tre pay es CNRS Liste des propositions de paiement pour cycle 19 08 2013 FOUR2 19 08 2013 10 14 28 Paris Utilisateur CVAN Soci t Z900 Page 1 A Paiement Bqe st ID cpte F Signification langue pays Titulaire du comte Montant r gl DE Dev DomA St N pi ce Type Date pi ce Date base CPmt CC Montant brut DE D duct totales DE Montant net en DE Dev Err Texte d en t te Fournisseur 000104504 Soci t EUROFINS GENOMICS ZONE INDUSTRIELLE DE COURTABOEUF 09 AVENUE DE LAPONIE F 91940 LES ULIS Exception Aucune r glement 0015 Z900 1303017356 RE 22 07 2013 22 07 2013 001V 31 600 00 EUR 003 600 00 EUR La liste des propositions affiche un tableau d exceptions comprenant les pi ces prises en charge mais non propos es au paiement pour diff rentes raisons Ces pi ces comprennent des erreurs et pour chaque exception un code d erreur est indiqu dans le tableau Une l gende est disponible dans ce m me document la fin du tableau d finissant les codes d erreur Paiement Page 9 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Rappel des codes erreurs les plus usit s 001
78. liem Wode prat escpte Ctrl camp R seau Doc achat Contrat Cpte budg Affectation Texte Saisissez le montant de l acompte et le code de TVA E1 Exon ration de TVA d ductible Saisissez le domaine d activit et la date d ch ance de la demande Saisissez le num ro de la r f rence achat la commande r f renc e et le poste concern de la commande ici 0010 4 Cliquez sur Affichez synth se de pi ce pour lancer lacompte Paiement Page 49 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 6 Comptab acompte fournisseur Afficher Synth se l S lectionner Devise d atichage Date pi ce 08 08 2006 Type KZ Soci t a0 Cate comptable 08 08 2006 P riode E Devise EUR H pi ce INTERNE Exercice 2006 Cate conversion 08 08 2006 2 R f rence M intersoc Texte d en t te Ra Acompte Fournisseur DA partenaire Postes en devise pi ce T CC D A Cpte EUR Mnt Wint THA a 70 60 0014 0051510000 COMPTE AU TRESOR 500 00 502 29A 001 4 0001000074 DISTELMAT 500 00 E C 500 00 C 500 00 onog 2 Postes Autres postes de la pi ce A BE Compte Cde CGE Chut Mouv 50 Le poste d acompte fournisseur et de la banque sont visualisables avant comptabilisation Les deux postes doivent tre quilibr s Renseignez un texte d en t te facultatif Comptabilisez l acompte La pi ce
79. lyse ses paiements et partir de la liste des propositions de paiement retraite ses pi ces en exception dans le syst me Phase 4 l ex cution compl te du paiement est lanc e une heure d termin e en automatique 11H00 une proposition de paiement est d pos e dans la SAP Business Workplace des utilisateurs identifi s dans les listes de destinataires au paiement Les adresses mail doivent tre notifi es la DCIF pour tablissement de la liste de diffusion des informations transmettre quotidiennement Les changements de gestionnaires doivent tre notifi s la DCIF Cette proposition d taille l ensemble des pi ces s lectionn es celles qui seront pay es et celles qui pr sentent des erreurs emp chant le paiement La zone Texte d en t te permet d identifier les factures DMF prises en charge au SCTD Cette zone contient DMF n de scan n lot Les utilisateurs analysent la proposition font les corrections n cessaires ou bloquent certaines pi ces de la proposition 12H00 le programme de paiement effectif se d clenche en incluant toutes les pi ces sans erreur et Paiement Page 6 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 qui n auront pas t bloqu es Une liste des paiements effectifs est g n r e et d pos e dans la SAP Business Workplace Ce programme de paiement effectif cr e d une part l criture en cr dit du 51510000 pour les modes de paie
80. ments V W H et F et en cr dit du 51590000 pour les modes de paiement T avec le d bit du compte tiers et d autre part un fichier des supports de paiement pour les virements domestiques modes de paiement V H et F et pour les virements internationaux mode de paiement W qui seront adress s ensuite manuellement par chaque DR la DIT de Ch lons personnel c est dire de 11H 12H des contr les ont t mis en place afin d emp cher toute modification sur une pi ce comptable l exception du positionnement du code blocage paiement toute modification blocage d blocage suppression des donn es de base des fournisseurs concern s par le cycle de paiement O Sur la plage horaire r serv e au cycle de paiement fournisseurs hors Si la mise jour n est pas autoris e un message d erreur bloquant s affichera Un cycle de paiement est en cours r it rer votre demande ult rieurement 9 2 2 Information des utilisateurs sur les r sultats de la proposition et du paiement effectif Un message syst me vous avertit en fen tre automatique quelque soit la transaction BFCE sur laquelle vous travaillez que vous avez re u dans votre bo te email Business Workplace une liste de proposition de paiement nfo express SAPofice Pour acc der directement l email cliquez sur le message ou allez dans votre boite de r ception Pour consulter vos emails Business Workplace activez la trans
81. n 4 21 ch que partir du chemin Page 36 sur 97 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation lavigation sur l page D Gestion des avances et DPAD mise O Paiement par ch que Afficher information ch que Afficher ch que de pi ce paiemer Registre de ch ques Annuler CH QUES Annuler Ch ques mis Modifier affectation ch quehaiem intervalles n ch ques Comptabiliser d caissement Cr er information ch que Paiement par caisse tO Paiement partiel tO Cessions cr ance opposition D penses Tome 3 Cr er information ch que Laimener moi Num ro pi ce de paiement 6100002049 Soci t payante z900 CHRS Exercice comptable 2006 Banque de la soci t ID compte Murn ro ch que gt Donn es renseigner en ent te e N de pi ce correspondant l criture du d caissement e Soci t Z900 ou rapatriement automatique par valeur utilisateurs e Exercice comptable gt Donn es renseigner dans info ch que e Banque soci t compte de l ACS 00XXA saisir ou s lectionner dans l aide la recherche e D compte CPTOT saisir ou s lectionner dans l aide la recherche e Num ro ch que en cliquant sur le match code on obtient le dernier n de ch que utilis Double cliquer sur ce n il vient se positionner dans la zone Num ro de ch que et le modifier en indiquant le num ro suivant Cliquer sur Entr e
82. n D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC Chapitre 8 A Pour des raisons techniques de retour vers GESLAB respectez les motifs d annulation Z2 pour l avoir et Z1 pour la facture M Rejeter la commande avec le motif de rejet appropri Ly cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC Chapitre 5 4 2 et int gre le rejet de la commande ova Le sonic ft associ estammu 6 c M__ Lelporatre modifie sa commande J o Int gration de la commande modifi e dans BFC avec annulation automatique du motif de rejet Int gration du nouveau du service fait dans BFC Saisie et prise en charge de la facture corrig e dans BFC L cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC Oo M Saisie et prise en charge de l avoir corrig dans BFC A Le type de l avoir doit tre ressaisi l identique de l avoir d origine d chargement i ou avoir L Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC Le laboratoire int gre la nouvelle facture prise en charge le montant de celle ci tient compte du montant HT de l avoir Paiement Page 87 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel Remarque le d utilisation D penses Tome 3 choix de faire les tapes 6 et 7 directement dans BFCE a t effectu pour s curiser le mode op ratoire et pour g rer les carts d arrondis entre facture GESLAB et facture BFC en automatique dans GESLAB via la cr ation d une nouvelle li
83. n sur la page O Ecr ures comptables manuelles FI e a E A EE S lection des postes non sold s Soci t z908 Aucun Comptabilisation avec rapproc Compte 1902721 C Montant Rapprochement manuel des criur Type de compte K O N pi ce ET Code CGS H V PNS standard O Date comptable rO op Race Es dg Num ro d avis O Domaine de relance k CI Reporting compia g n O R f rence ER _ Autres comptes Ordre de paiement _ R part par ch ance Facture group e _ Recherche autom Type de LE Eu me mT La zone non affect est z ro car le la lib ration de retenue de garantie couvre le montant globale de la retenue de garantie Paiement Page 66 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Comptab avec r gularisation Traitement postes non soid s Menu Simuler l criture avant de comptabiliser par le Menu pi ce simuler On obtient l criture suivante Paiement Page 67 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Ecritures comptables Cl ture TVA Reporting compta g n Reporting immob isations Tenue de l inventaire Afficher pi ce latri 4 Navigation sur la page Afficher pi ce Afficher pi ce pr enr gt Modifications pi ce Date pi ce 16 07 2913 Type KR s Pos indiv comptes g n raux Date comptable _ 16 07 2813 P riode m Balance N pi
84. ne nouvelle facture avec r imputation comptable avec un type pi ce RI Facture r imp Cpt Bloquer la facture au paiement Rapprocher l avoir cr de la facture cr e avec facture pay e Cf 10 6 2 8 Commande avec service fait et facture pay e cas 8 9bis Commande Si avoir est un d chargement ult rieur avec service fait o Saisir un chargement ult rieur type avec facture et avoir pay s pi ce RI Facture r imp Cpt annulant le d chargement ult rieur initial Bloquer le chargement ult rieur appel CU 1 au paiement Si l avoir est un avoir en quantit o Saisir une facture pour annuler l avoir initial type pi ce RI Facture r imp Cpt Bloquer la facture appel F1 au paiement Saisir un avoir total avec type d op ration avoir correspondant un avoir en quantit avec un type pi ce RJ Avoir r imp Cpt pour annuler la facture initiale Bloquer cet avoir appel A1 au paiement Saisir une nouvelle facture avec r imputation comptable type pi ce RI Facture r imp Cpt Bloquer la facture appel e F2 au paiement Saisir un nouvel avoir ou d chargement ult rieur avec r imputation comptable type pi ce RJ Avoir r imp Cpt Bloquer ce nouvel avoir ou ce nouveau d chargement ult rieur appel s A2 ou DU 1 au paiement Rapprocher le chargement ult rieur CU1 avec le d chargement DU1 ou la facture F1 avec lavoir A
85. nue de la Comptabilit g n rale 2 4 4 Rapprochement manuel Remarque GESLAB poss de une facture d un montant nul qui ne peut tre retransmise BFC automatiquement c est pourquoi la facture doit tre recr e dans BFC 10 6 2 11 Commande avec service fait facture et avoir pay s cas 11 Modification souhait e adresse analytique adresse budg taire March et ou n de RECA et ou indicateur de d rogation imputation comptable avec modification la nature de la d pense GESLAB fonctionnement vers quipement par exemple Mode op ratoire suivre e Si avoir initial est un d chargement ult rieur Exemple Facture initiale FO Qt 100 1 D chargement ult rieur DU 0 valeur 25 Saisie d un avoir avec un type pi ce RA avec retour vers GESLAB pour compl ter l annulation totale de la facture initiale FO avec un montant total gal montant FO montant du d chargement ult rieur pay DU 0 100 25 75 une quantit gale celle de la facture FO qt 100 et un prix unitaire de 0 75 Bloquer cet avoir au paiement Ly cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC Chapitre 8 e Si l avoir initial est un avoir en quantit Exemple Facture initiale FO Qt 100 1 Avoir AO Qt 25 1 Saisie d un avoir avec un type pi ce RA avec retour vers GESLAB pour compl ter l annulation totale de la facture initiale FO avec
86. ode de r glement valable Ce tableau d exceptions vous permet de visualiser et par la suite d effectuer un travail de correction dans le syst me sur les pi ces comportant des erreurs afin que ces pi ces puissent tre trait es par le r glement suivant La liste suivante concerne les pi ces propos es pour paiement Paiement Page 10 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 A Paiement Bqe st ID cpte F Signification langue pays Titulaire du comte Montant r gl DE Dev DomA St N pi ce Type Date pi ce Date base CPmt CC Montant brut DE D duct totales DE Montant net en DE Dev Err Texte d en t te Fournisseur 0001045045 Coordonn es bancaire Soci t BNP PARIBAS AG ORSAY EUROFINS GENOMICS Code SWIFI BNPAFRPPXXX ZONE INDUSTRIELLE DE COURTABOEUF IBAN FR7630004000860001002952768 09 AVENUE DE LAPONIE Code banque VUVSUUUG F 91940 LES ULIS N compte 00010029527 F110000001 0015A CPTO1 V Virement zone SEPA EUROFINS GENOMICS 150 00 EUR 1 150 0 0015 Z900 1303017357 RE 19 07 2013 19 07 2013 001V 3 0 0 00 150 00 EUR DMF51 000173 La liste vous propose par fournisseur les pi ces pouvant tre pay es pour ce cycle Dans le cas o le fournisseur pay est diff rent du fournisseur de la commande et de la facture cas d affacturage de cession de cr ance professionnelle le fournisseur d origine appara t toujours dans la 1 colonne du tableau mais les 2 colonnes
87. ome 3 Annexe 1 Sch ma r capitulatif des flux de gestion entre GESLAB et BFC F4 Liquidation tacte achat Ayni 2 Envoy avec la pi ce de type XF prise en charge pr erregitr _ Avoir AFCE et paiement Facture BFCE Type p Type p A ab HE Facture 1 Envoy si pas lien avec une pi ce de type br erredistr A O RA pree en charge et paiement EFCE Type p F 4 Envoy avec la pi ce de type RE ou XF pree en charge et paiement Avoir AFCE Type p RA 3 Envoy syst matiquement lors de la prize en charge et au paiement si pss ce lien avec une pi ce de type RA BF CE Paiement Page 96 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation Paiement Version 4 21 D penses Tome 3 F44 Liquidation facture achat Facture pr enregistr e 1 Envoy si pas de lien avec une pi ce de type XA eco EACtir Xlab BFCE Type p XF Avoir pr enregistr 2 Envoy avec la pi ce de type XF BFCE Type p XA Avoir BFCE i Type p XA 3 Envoy avec la pi ce d origine de type XF Annulation Facture Xlab Facture o de nu BFCE 4 Envoy si la facture d origine n tait pas Tvpe 0 XF li e un avoir de type RA ou XA ou Ava EROE avec la facture d origine de type Type p RA di 6 Envoy si la facture d origine n tait pas li e un avoir de type RA Facture BECE Type p RE Facture BFCE NS Type p RI 7 Les factures de ty
88. ommande post int gration Int grer le rejet commande Int grer la facture de montant nul Annulation du Service Fait Modifier la commande Re cr ation du SF Int gration de l annulation du Service fait Int gration de la commande modifi e Int gration de la re cr ation du Service fait Saisir et Prendre en charge une nouvelle facture Saisir et Prendre en charge un nouvel avoir Cf 10 6 2 Commande avec service fait et facture et avoir pris en charge mais non pay s cas 7 Commande Saisir un avoir total avec type d op ration z avec service fait avoir avec un type pi ce RA Avoir D c ntr pour annuler la facture initiale avec facture pay e Bloquer cet avoir au paiement Commande Annuler l avoir motif Z2 sans retour Paiement Page 78 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Rejeter la commande post int gration Int grer le rejet commande Int grer la facture de montant nul Annulation du Service Fait Modifier la commande Re cr ation du SF Int gration de l annulation du Service fait Int gration de la commande modifi e Int gration de la re cr ation du Service fait Saisir et Prendre en charge une nouvelle facture avec un type de pi ce RE Facture Bloquer la facture au paiement Rapprocher l avoir cr de la facture cr e Cf 10 6 2 10 Commande avec service fait et facture pay e cas 10 11 Commande Si l avoir est
89. on El ments G n raux BFC MUT ELG Les fichiers domestiques format XML et internationaux format AFB320 sont ensuite d pos s sur la MCOM de la d l gation via l EAI et doivent tre adress s la DGFip via le portail internet DGFip Les pi ces apparaissant sur la liste de paiement avec le mode de paiement T ne seront pas inclues dans les fichiers de paiement mais devront tre trait es dans DVINT pour le virement l tranger non atteignable via les virements domestiques ou internationaux Apr s le paiement les pi ces bloqu es restantes doivent ensuite faire l objet d un traitement correction des coordonn es bancaires du fournisseur d blocage de la facture dans la journ e pour pouvoir tre entrain es dans le cycle de paiement du lendemain et ne plus appara tre en exceptions Paiement Page 13 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Paiement Page 14 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 9 2 3 Cycles de paiements suppl mentaires exceptionnels En cas de paiement urgent exceptionnel en dehors du dispositif automatique pr c demment expliqu ACS doit prendre contact aupr s de la DCIF pour que la DCIF d clenche manuellement un cycle de paiement suppl mentaire Cette transaction sera donc utilis e par la DCIF uniquement Un lancement exceptionnel ne doit concerner qu une d l gation la fois car lors d
90. ous illustre ces saisies Paiement Page 65 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Comptabilit generale Cl ture immob sations Comptabilisation avec rapprochement R Navigation sur la page ee Ecritures comptables manuelles FI J C2 Affichage et modifications de pi ces FOoumisseur 10027 21 ARPHO CptG n 40120000 Rapprochement Soci t Z900 49 RUE D ORLEANS Rapprochement manuel des cr ur CNRS ARTENAY ECRRPRNENRNEE ava Poste 1 Facture 31 FOURNISSEURS k Montant 80 EUR TVA M Calculer la TVA Code TVA jaa Dom activit 0911 Cond paiemt Jrsiprcent M 2 Date de base 16 07 2013 Fixe Base escmpte RE Nefacture 02 EE C2 Bloc paiem Modepmt Affectation CtiComp M _Poste suivant de la pi ce cc Compte _Icaeccs onvt Nowso Depuis la synth se de facture cliquer pr sent sur S lectionner PNS Taper le num ro du fournisseur dans la zone Compte Taper K dans la zone Type de compte Dans la zone Code CGS mettre le code J pour les retenues de garantie sur immobilisations ce qui permet de comptabiliser sur le compte 40470000 et H pour les autres ce qui permet de comptabiliser sur le compte 40170000 Cliquer ensuite sur le bouton Traiter PNS Comptabilit g n rale Cl ture Immobilisations Comptabilisation avec rapprochement TTE E Navigatio
91. pe RI et avoirs de type RJ ne sont pas renvoy s vers Xlab BFCE Avoir BFCE A Type p RJ Page 97 sur 97 Avril 2015
92. pi ces comptables de solder les anciennes critures sur l ancien compte collectif de solder les nouvelles critures sur le nouveau compte collectif gt Cas d une compensation l int rieur d un m me domaine d activit Lorsque la d pense et la recette rapprocher ont t r alis es l int rieur dun m me domaine d activit d l gation le comptable devra rapprocher le poste pr sent sur le compte 40120006 par le poste pr sent sur le 41100006 via la transaction de comptabilisation avec rapprochement Comptabilit Comptabilit g n rales Rapprochement Comptabilisation avec rapprochement transaction F 04 Dans cette transaction il faut utiliser l option s lectionner PNS pour Paiement Page 42 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 pointer vers les deux postes rapprocher Cette action est donc manuelle et doit tre effectu e avant la fin du mois pour les pi ces d un mois donn et le type de pi ce utiliser est le type de pi ce ZV gt Cas d une compensation entre deux domaines d activit Le compte de bilan 541xx000 avec xx pour le n de la d l gation est utilis pour solder les diff rentes critures sur les comptes collectifs Les comptes comptables concern s dans les critures g n r es par la compensation sont _ d bit 40120006 cr dit 541xx000 Et d bit 541xx000 cr dit 41100006 Ces critures sont
93. r e gt pour valider et passer ce message Paiement Page 57 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Un deuxi me message informatif vous informe que la r f rence facture a t prise en compte Comptabilisation avec rapprochement UUE S e E E Havigation sur amp page a O Ecritures comptables Afficher synth se de pi ce Pos O Ecritures comptables manuelle Comptabilisation sur compt Fournisseur ARPHG Cpt n Saisie Facture direct FI Soci t 7900 49 RUE D ORLEANS Saisie Avoir direct FI CNRS ARTEMA 7 ete mee Poste 1 Retde garantie C 138H To Saltuler iA Code Tv Dom activit Echu le N facture Zo g4 Bloc paier B Mode paiement Cpte budg Contrat L 1 Codemowmt Affectation exte MP Trt dese Contre passation sur comp Contre passation en mazz Ecritures comptables avec Ecritures p riodiques Annulation des critures st C lettrage de pi ces O Affichage et modifications de Afticher nodifier postes a Afficher soldes Afficher Modifier a Afficher modificat O Rapprochement Rapprochement manuel de Com cr 7 S Foste suivant de la pi ce co Compe CdeCGE CM __ Nowso Rapprochement manuel de Rapprochement manuel de Rapprochement automati OTYA O Reporting compta g n Liste d tats SAP query Etat de d veloppement des o Postes indiv Fournisseurs a Postes indiv
94. s BFC Mode op ratoire suivre Annuler la facture avec le motif Z2 Contr Fact correction comptable uniquement sans retour vers GESLAB L gt BFC MUT DEP Tome3 PAI v4 1 doc Chapitre 8 Saisie de la nouvelle facture dans BFC avec un type pi ce dans l onglet D tail facture r imp Cp RI sans retour vers GESLAB Modification de l imputation comptable dans l onglet compte g n ral D cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC 8 2 9 R imputation comptable des factures avant prise en charge comptable wia CS PS TS S CC RS ES RS DS em lele lel 10 6 2 7 Commande avec service fait et facture et avoir pris en charge mais non pay s cas 7 Paiement Page 86 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Modification souhait e adresse analytique adresse budg taire imputation comptable avec modification de la nature de la d pense GESLAB fonctionnement vers quipement par exemple March et ou n de RECA et ou indicateur de d rogation Code famille Mode op ratoire suivre M Annuler lavoir avec le motif le motif Z2 Contr Fact correction comptable uniquement sans retour vers GESLAB Ly cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC Chapitre M Annuler la facture avec le motif Z1 Contr Fact avec retour GESLAB Ly cf Manuel d utilisatio
95. s factures pi ces Fl pi ces MM cf Tome 4 sur les tats du flux de la d penses Tapez lt Entr e gt Bloc palem JON R t tactu VI P Dew paier Montderpmi 0 00 Mode pmt fl Affectation Texto DO O O n Le d tail du poste s affiche Renseignez la zone lt Bloc Paiem gt avec le code blocage B Elor pairm BIT Sauvegardez la pi ce La modification de la pi ce comptable est faite Mais attention le document de logistique n est pas mis jour par le syst me et reste donc en d phasage avec la pi ce comptable sur ce point par ailleurs l utilisateur n a pas la possibilit d intervenir manuellement sur le document de logistique apr s la prise en charge En d autres termes un code blocage paiement appos apr s la prise en charge donc sur une pi ce comptable n est pas visible sur le document de logistique 10 1 5 Compensation de l acompte Pour activer la transaction de compensation D penses Prise en charge des d penses Gestion des avances et des DPAO compensation Compensation acompte Transaction F 54 Paiement Page 51 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Annuler acompte fournisseur Donn es d en t te o b Traiter acomptes Date pi ce 8082006 T 08 2006 Type KG Soci t 7900 Date comptable 09 08 2006 P P riode le Cevisetaux EUR MS pi ce Date conversion R f rence DA partena
96. sation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC Chapitre 8 M Rapprocher l avoir A1 avec l avoir A2 ou le d chargement ult rieur DU1 avec la facture F1 3 cf Manuel d utilisation Comptabilit Tome 2A Tenue de la Comptabilit g n rale 2 4 4 Rapprochement manuel M Le laboratoire int gre la nouvelle facture prise en charge dont le montant correspond au montant de la facture diminu du montant de l avoir JJ D 3 D _ Q D 0 GESLAB poss de une facture d un montant nul qui ne peut tre retransmise BFC automatiquement c est pourquoi la facture et l avoir doivent tre recr s dans BFC 10 6 3 Lier un avoir une facture pay e Cette op ration est possible uniquement en saisissant un avoir directement dans BFC car GESLAB ne peut pas g rer cette op ration Paiement Page 93 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Mode op ratoire suivre Cr ation de l avoir partiel ou total avec un type pi ce dans l onglet D tail Avoir D c Ntr RA avec retour vers GESLAB Prise en charge de cet avoir qui est rattach la facture r gl e Ly cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC Chapitre Le laboratoire int gre la facture r gl e avec son nouveau montant montant de la facture initialement r gl e diminu du montant de l avoir Recouvrement de l avoir rapprochement manuel car cet avoir se retrouve isol dans le
97. seurs Sauvegardez la pi ce La modification de la pi ce comptable est faite Le fournisseur sera pay avec les coordonn es bancaires correspondant au code banque partenaire appos sur le poste de la pi ce Paiement Page 71 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 10 6 Modifications avant apr s prise en charge avant apr s paiement Les r imputations directes les r gularisations d adresse budg taire ou analytique les modifications des donn es li es aux march s n tant plus possibles apr s prise en charge des proc dures ont t mises en place pour les traiter dans BFC 10 6 1 Synth se des processus de modification de commande Les paragraphes 10 6 1 1 10 6 1 4 ci dessous d crivent de fa on synth tique dans un tableau le mode op ratoire en fonction de la modification souhait e et du stade du flux de la d pense Dans la colonne mode op ratoire synth tique les actions en gras correspondent aux actions r alis es dans BFC les actions en italique correspondent aux actions r alis es dans GESLAB les verbes correspondent des actions utilisateurs ex Int grer les noms correspondent des actions du syst me ex int gration la fin de chaque mode op ratoire un lien permet d acc der au paragraphe d crivant en d tail le cas de modification 10 6 1 1 Modification souhait e adresse analytique adresse budg taire n de march
98. sibilit de faire une extraction pour l envoi et afficher la proposition de paiement concern e Cliquer sur le bouton de l affichage de la proposition bouton proposition avec lunettes et sur l cran d affichage cliquer sur l ic ne E et s lectionner envoyer 14 Guiny grm iii SE Trabprnent ne pte TNE SECCOF CANRO URCY CEDEX iio a Eiio ecg MEDECINE ET GANTE A TRAVAIL ULLE CEDEX none a DAC BART ETIENNE iwin e MEUF TELECOM POULOUME BILLANCOU ir rss afre Brwi mea BOULOGNE BLLANCOLI temito braves aD AR IOLADE ARE CEOP 07 isms kipa ae CARNET RARE LAF ORGUE ET ARSO TOULOUSE Vita Tisana HTA ACT OONPT UNNER papahipa TOULOUSE CEDEX 1600872 Gaplar VI Game gaaon papes AGT COMPT UNNER P BARATIPA TOULOUSE CEDEX h RAOGPARES COMPOGANTE RAIME CEDEX her a rum OT AL Hwt PTBA HE a Nirmmmur puh sonf ROURITAS FRANCE bam iab p irda ina a tuh UOO ni VAENE EIES OPON ppro o Fiibbiwi EUR ii M IL TA LT EPS LUE hi a tr ANAL ON LUE TE LNRORLE cto townie tr muie Tou duai ciO 1 hat a Cor e t2 Put wape Poitoust ebexi E LL o NIMES EUR t00 1e Et EL ain Mhrs si mu La boite d envoi s ouvre y ins rer du texte libre puis indiquer l adresse du DA concern comprenant la liste de diffusion de ce DA sous la forme DA 00xx Paiement Version 4 21 Page 19 sur 97 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 CODEN He fa Pras fi de piwne da errant
99. ssement Un message s affiche dans la barre d tat pour vous confirmer la comptabilisation bi Pi ce 610000131 comptabilis e dans soci t z900 Paiement Version 4 21 Page 34 sur 97 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 9 3 2 Paiement par ch que 9 3 2 1 Cr er les intervalles de ch que A la r ception d un nouveau ch quier il faut cr er les num ros de ch que dans BFC afin de pouvoir faire un suivi des d caissements par ch que et du ch quier via la transaction FCHI Cr er intervalles ch que partir du chemin D penses paiement paiement par ch que g rer les intervalles de ch que Donn es renseigner e Soci t Z900 ou rapatriement automatique par valeurs utilisateurs e Banque soci t compte bancaire de l ACS 00XXA saisir ou s lectionner dans l aide la recherche e ID compte CPTO1 saisir ou s lectionner dans l aide la recherche Cliquer sur le bouton modifier Intervalles n ch ques O amener Mocimer our tat ntormaton aren Soci t payante F900 CMHRS Banque de la soci t 00114 TRESOR PUBLIC ID compte CPTOT CNRS DATI puis autres cr er G r r intervalles de num ros de ch ques Menua 4 ITSauvegarser Retour inierrompre Syst me a Amcher lt gt moar D tai Aniela Afficher lt gt Modif Shift F 4 Soci t payante z900 CNRS D tail F2 Banque de
100. suivantes sont compl t es par les coordonn es nom adresse et banque du destinataire divergent autoris cf tableau ci dessous Fournisseur 0001010431 Paiement le 0001015450 Coordonn es bancaires SUER COMPAGUIE GENERALE AFFACT CGA STE GENERALE AG ETOILE ENTREPRISE 14 15 FORT SAINT ETIENNE EF 560 3 REUE FRANCIS DE FRESSENSE 75829 PARTS CEDEX 17 31034 TOULOUSE 93577 L PLAINE SAINT DENIS CX Code bangue 3000303175 N compte 000011600868 Cl E I E 47 F110000001 00l4A CFTOL Y Virement bancaire domestique COMPAGNIE GENERALE AFFACT CGA 145 11 EUR 0014 z900 6030000036 FE 25 10 2006 25 10 2006 O01V 31 145 11 0 00 145 11 EUR Il est possible que les pi ces list es subissent un retraitement Vous devez d cider de les payer ou non Si des pi ces disponibles pour le paiement ne doivent pas tre r gl es elles font alors l objet d un blocage paiement apr s prise en charge par ACS et appara tront le lendemain dans la proposition en exception et ce jusqu au d blocage paiement Des tableaux r capitulatifs par domaine d activit par pays par devise par mode de paiement et par compte bancaires sont disponibles la fin du document Exemple par mode de paiement CNES Liste des propositions de paiement pour cycle 12 05 2006 J5F 12 05 2006 LI Faris Totaux par mode punt Utilisateur SE Soci t z900 Fage 6 iese se pman memper ET afpera wenan pae eraa EE 2 ET 12 T Exemple par compte bancaire CUFS Liste
101. tion D penses Tome 3 9 2 6 Blocage en masse d une proposition Suite l dition de la proposition de paiement il est possible de bloquer l ensemble des pi ces d une proposition au paiement Pour bloquer un ensemble de pi ce au paiement activez la transaction lt Postes indiv Fournisseurs gt partir du chemin Comptabilit gt Comptabilit G n rale gt Reporting compta g n gt Etat de d veloppement des soldes Acc der vanante EC IC aide nhare hg Chaine d rechercha Statut de Postes non gold s PHS au jour de r f rence 15 12 2006 Postes rapproch s l Date de rapprochement PHS au four d r eunce Ci Tous les postes Date comptable Postes standard Op rations cotes g r a ciaux Postes oou mane RE EL Ne renseignez aucune r f rence un fournisseur pour prendre toutes les pi ces sans distinction de fournisseurs Renseignez par contre une date PNS au jour de r f rence gale date de la veille puisque la proposition ne contient au plus tard que les PNS de la veille Cochez les postes standards mais aussi les op rations cptes g n Sp ciaux ainsi que les postes pour m moire demande d acompte Cliquez sur Ex cuter Mara a 4 Rretsur intemempre Svst me a Prer bee colonne de gasthe de droite Drerribr Autre s a Fotois Bet 1200001 Soci t Pima Hos TH SECODIF Localit CHA
102. tion montant Date pi ce 10 10 2006 Devise EUR Tot d bit Date comptable 10 10 2006 2 500 00 EUR R f rence Texte d en t te approv caisse Total cr d N intersoc 2 500 00 EUR Soci t z900 CNRS Paris d ni 2 Postes Aucune variante de saisie s lectionn e Els Cpte g n D signation Dic Montant dev pi ce Montant en DI Tagurisdictionco Crit re de tri Date valeur f 15500000 VIREMENTS D bit 2 500 00 2 500 00 aja 51510000 COMPTE AU Cr dit 2 500 00 2 500 00 10 10 200 g E a 0 00 o En ent te renseigner la date pi ce la date du jour et un texte d ent te libre Sur les deux postes renseigner Le compte g n ral Le sens d bit cr dit Le montant Le domaine d activit Lorsque l criture est quilibr e et que toutes les donn es obligatoires sont renseign es le feu passe au vert indiquant que la comptabilisation est possible Simuler l criture en cliquant sur le bouton Menu puis item Pi ce et Simuler Synth se des pi ces Un comptaniiser MERE N de pi ce Soci t z900 Ex comptable 2006 Late pi ce 10 10 2006 DateComptable 10 10 2006 F riode 10 Devise pi ce EUR Tte en t pce approw caisse 1 40 58500000 VIREMENTS INTERNES D 2 500 00 2 30 51510000 COMPTE AU TRESOER 2 200 00 Si l criture est correcte cliquer sur comptabiliser Paiement Page 38 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses
103. tures avant prise en charge Saisie du nouvel avoir ou d chargement ult rieur avec r imputation comptable dans BFC avec un type pi ce dans l onglet D tail avoir r imp Cp RJ sans retour vers GESLAB Bloquer ce nouvel avoir ou ce nouveau d chargement ult rieur appel s A2 ou DU 1 au paiement gt cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC 8 2 9 R imputation comptable des factures avant prise en charge Rapprocher le chargement ult rieur CU1 avec le d chargement DU ou la facture F1 avec l avoir A2 Rapprocher l avoir A1 avec la facture F2 Ly cf Manuel d utilisation Comptabilit Tome 2A Tenue de la Comptabilit g n rale 2 4 4 Rapprochement manuel Exemple avec une facture de 75 et un avoir en quantit de 25 Sch ma 6xxx ou 2xxx1 40810000 40120000 51200000 comptable Situation initiale kk a Service fait initial Facture Initiale Avoir en quantit initial Paiement Paiement Page 90 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Dans le cas ci dessus l annulation partielle de service fait correspondant l avoir en quantit n a pas t r alis e ce qui explique le solde du compte 40810000 diff rent de 0 Cette situation reste identique suite la r imputation comptable 10 6 2 10 Commande avec service fait et facture pay e cas 10 Modification souhait e adresse analytique adresse budg
104. u cycle de paiement de Carte Log e 28 9 2 7 1 Partie Logistique du paiement Carte Log e VV 28 92 72 Partie Comptable du paiement Carte Lo f son ene en its 29 9 3 Op ration de d cassementmann lsrssnssielnreinnnnitreslieettasntnnnbieolieneiteiides 30 9 3 1 Proc dure d d caissement sur uncas Standards ne anna 30 9 3 2 PAeM NCDAF CHEQUE RL D aie ide dinde de tele tuer te nel ede ET 35 9 3 3 PA M N DAROMSSRSS nd en den a to a die ht 38 9 3 4 Facturation interne Compensation des comptes de tiers 42 gt Cas d une compensation l int rieur d un m me domaine d activit sssssssoooseeeeeeeeesssssssseee 42 gt Cas d une compensation entre deux domaines d activit 43 10 Ares operatios Ness a es nc ten ee see ten N se leds dele nest ecnd ons 44 10 1 Avances financi res et D penses payables avant ordonnancement ss 44 LOL Rappekdu SCh MA COMPADIS RSS nt tarte Rich 44 IOT Saisie d Demande dd ACOmpie Lite Aide etes lan tee tie ina 45 10 1 3 Paiement de la Demande d Acompte par Paiement Automatique ou Comptabilisation de 1 ACOMPIS MANUEMEMENES RSS ns dec tee dec dense it 47 10 1 4 Prise en charge de la facture et blocage au paiement directement en comptabilit 50 IOLS Compensation de ACOMPIS smere A e A nr en rue 51 10 1 6 D blocage de la facture directement en comptabilit 53 10 1 7 Paiement du montant net par le programme de paiement automatique
105. u lancement manuel de cette transaction en standard la proposition n est pas d coup e en domaine d activit Pour un lancement manuel la variante doit tre saisie et lanc e une premi re fois pour g n rer une proposition de paiement qui sera envoy e manuellement dans la boite email Business Workplace des utilisateurs concern s Il ne pourra pas tre fait de modification de pi ce sur cette proposition exceptionnelle par l ACS celui ci devra donc s assurer que la proposition envoy e par la DCIF prend bien en compte ses crit res de s lection Pour lancer ce cycle de paiement exceptionnel manuel utilisez la transaction lt Param tres pour paiement automatique gt partir du chemin D penses gt Paiement gt Paiement par virement 1 re phase lancement de la proposition Op rations de paiement automatiques statut C3 Center de amoa A IPAD une o pe ENAS 11 Au fur RAD e Gii tel Peet pes vort e cramer me ieat i EL ni ctottt sbrt rom Paiement Page 15 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Indiquer la date du jour et le n d identifiant pour ces lancements compl mentaires l identifiant doit tre saisi par lutilisateur en prenant la num rotation 00001 00002 00003 s il y en a plusieurs dans une journ e 141 0m Preten omtr or te 17 20m Puris rherts Dans l onglet Param tre indiquer la soci t
106. vec annulation automatique du motif de rejet 6 c A i l Int gration du nouveau du service fait dans BFC Sch ma 6xxx ou 2xxx1 40810000 comptable wa o o enr 0 o J o gt S y oea Dans le cas de modification de la nature de d pense ou du type de d pense ou du code famille dans la commande GESLAB le service fait doit tre annul et recr manuellement 10 6 2 3 Commande avec service fait et facture pr enregistr e cas 3 Modification souhait e adresse analytique adresse budg taire imputation comptable pouvant modifier la nature de la d pense fonctionnement vers quipement par exemple March et ou n de RECA et ou indicateur de d rogation Code famille Mode op ratoire suivre Suppression de la facture Ly cf Manuel d utilisation D penses Tome 2 BFC MUT DEP Tome2 EPC Chapitre 8 4 Paiement Page 83 sur 97 Version 4 21 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 3 Le laboratoire int gre le rejet b A M Le service fait associ est annul Le laboratoire modifie sa commande d A M o E Le service fait associ la commande modifi e est recr e M 7 m Le laboratoire recr e la facture a A Int gration de l annulation du service fait dans BFC b A Int gration de la commande modifi e dans BFC avec annulation automatique du motif de rejet 6 c A Int gration du nouveau du service fait

BFC-E Manuel d`utilisation - DSI

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