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Guide de simplification administrative

1. Commentaires Ces dispositions encouragent les administrations collecter par voie lectronique les donn es aupr s des administrations aupr s desquelles ces donn es sont disponibles et adapter leurs proc dures et formulaires conform ment au principe de la collecte unique des donn es Cela peut se traduire concr tement par le d veloppement de formulaires intelligents de formulaires lectroniques ou d applications pr voyant un lien avec diff rentes bases de donn es de telle sorte compl ter automatiquement certaines parties du formulaire avec les donn es disponibles dans ces bases de donn es Directive 2006 123 CE L article 8 de la Directive 2006 123 CE impose aux Etats membres de permettre aux prestataires de services vis s par la Directive d effectuer distance par voie lectronique les proc dures et formalit s applicables l acc s et l exercice d une activit de service Commentaires La transposition de cette Directive n cessitera de d velopper d ici fin 2009 une communication lectronique entre les prestataires tablis dans un Etat membre de l Union europ enne ou en Belgique et les administrations f d rales r gionales communautaires et locales belges Notons que le chapitre 11 dans lequel est ins r cet article pr voit galement l obligation de simplifier lesdites proc dures et formalit s d organiser autour de ces proc dures et formalit s une information claire conviviale et ac
2. 1 2 L utilisation du num ro d entreprise est obligatoire tandis que l utilisation du num ro d unit d tablissement est facultative 2 1 Le num ro d entreprise 2 1 1 Base l gale L article 5 de la loi du 16 janvier 2003 sur la Banque Carrefour des Entreprises pr voit que toute entreprise ou unit d tablissement vis e l article 4 est enregistr e dans la Banque Carrefour des Entreprises et se voit attribuer un num ro d entreprise ou d unit d tablissement lors de son inscription Ce num ro constitue le num ro d identification unique Pour les entreprises commerciales et artisanales le num ro d entreprise attribu fait fonction soit de num ro de registre de commerce soit de num ro d inscription en tant qu artisan article 12 Tous les actes factures annonces communications lettres ordres et autres pi ces manant des entreprises commerciales ou artisanales doivent toujours mentionner le num ro d entreprise De m me les b timents et tals et les moyens de transport article 13 L arr t royal du 24 juin 2003 fixe les r gles d attribution la composition et les modalit s de transfert du num ro d entreprise et du num ro d unit d tablissement dans la Banque Carrefour des Entreprises Plus d information L ensemble des dispositions l gales et r glementaires relatives la Banque Carrefour des entreprises textes non coordonn s se trouve sur le site du SPF Economie Pour y acc der cliquez ici
3. La Communication lectronique Version 31 octobre 2007 IV 6 Ne pr voit pas la signature lectronique Plus d information Les 10 principaux avantages de Microsoft InfoPath 2003 site Microsoft Formulaire intelligent et collecte unique des donn es Il est possible d int grer automatiquement des donn es provenant d une base de donn es externe dans un formulaire intelligent mais ce uniquement lors du chargement du formulaire Par exemple si l on veut offrir un employeur la possibilit de remplir une d claration relative plusieurs travailleurs le formulaire intelligent pourrait afficher les donn es d identification de l employeur reprises de la Banque Carrefour des Entreprises sur base de son num ro d entreprise introduit lors de la demande du formulaire mais il ne pourrait pas aller par la suite rechercher dans le registre national des personnes physiques les donn es d identification des travailleurs faisant l objet de la d claration Formulaire intelligent et signature lectronique Il est possible de signer des formulaires PDF Adobe au moyen de la carte d identit lectronique Pour pouvoir signer un formulaire Adobe au moyen de la signature lectronique le citoyen doit installer un lecteur de carte et le certificat signature lectronique sur son PC Celui qui veut v rifier la validit d une signature lectronique appos e sur un document PDF doit ajouter dans son Adobe Reader la cl publique du certif
4. e Pour plus de d tails sur les gestionnaires de donn es et les initiateurs nous vous renvoyons l arr t royal du 26 juin 2003 ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 5 2 4 Entreprises inscrites dans la BCE Ce que la loi pr voit La BCE reprend les donn es d identification de base pour les entreprises qui tombent dans le champ d application d crit l article 4 1 2 et 3 de la loi du 16 janvier 2003 savoir Les personnes morales de droit belge S A de droit priv S A de droit public SPRL ASBL etc Les personnes morales de droit tranger ou international avec un tablissement stable en Belgique Les personnes morales de droit tranger ou international sans tablissement stable en Belgique qui doivent se faire enregistrer en ex cution d une obligation impos e par la l gislation belge Toute personne physique morale ou association qui en Belgique o soit agit en qualit d entreprise commerciale ou artisanale o soit est soumise la s curit sociale en tant qu employeur o soit est soumise la taxe sur la valeur ajout e o soit exerce une profession intellectuelle libre ou de prestataire de services en qualit d ind pendant Les entreprises qui se trouvent actuellement dans la BCE Les donn es d identification relatives au si ge social le domicile pour les entreprises en personnes physiques des entre
5. es car disponibles dans la BCE Vous trouverez dans le tableau ci dessous des exemples de donn es ou attestations qui sont actuellement demand es par certaines administrations aux entreprises alors que les donn es correspondantes sont disponibles dans la BCE En utilisant de mani re plus intensive la BCE ces donn es ne devraient plus tre demand es aux entreprises Donn es disponibles au moyen du BCE Public Search acc s libre Vous demandez Donn es disponibles dans la BCE Donn es d identification de l entreprise N entreprise D nominations de l entreprise Adresse si ge social t l fax e mail Type d entreprise PP ou PM Forme juridique Date de d but N B si vous souhaitez en outre des donn es sur la situation juridique la date d arr t et les raisons de l arr t vous devez demander un acc s au BCE Private Search voir point 2 9 ci dessus Attention la seule pr sence de donn es d identification d une entreprise dans la BCE ne constitue pas la preuve qu une entreprise a obtenu la qualit d entreprise commerciale anciennement inscription au registre de commerce Il faut en outre que la donn e qualit entreprise commerciale y figure car seule la pr sence de cette qualit constitue cette preuve Donn es d identification de chacune des unit s d tablissement si ges d exploitation TT N entreprise N unit d tablissement D
6. rie de flux d changes de donn es caract re social Les premiers destinataires et fournisseurs de ces donn es sont les institutions publiques de s curit sociale qui sont oblig es d utiliser ces donn es en vertu de l article 11 de la loi du 15 janvier 1990 Quoique les autres administrations ne soient pas concern es par cette obligation de demander exclusivement la Banque Carrefour de la s curit sociale les donn es sociales disponibles ces administrations sont encourag es utiliser ces flux moyennant l autorisation pr alable du Comit sectoriel de la s curit sociale et de la sant si cela peut conduire une r duction des charges administratives Plus d information e L ensemble des dispositions relatives la Banque Carrefour de la s curit sociale est disponible sur le site tr s complet de cette institution www bcss fgov be e Vous y trouverez galement des informations sur le fonctionnement et l organisation de la Banque Carrefour de la s curit sociale 4 2 Administrations concern es Les institutions publiques de s curit sociale sont concern es en premier chef par les dispositions relatives la Banque Carrefour de la s curit sociale mais d autres administrations peuvent galement tre concern es A cet effet on peut distinguer Les administrations concern es par l application du principe de la collecte unique des donn es pr vu par l article 11 de la loi du 15 janvier 1990
7. s par votre administration sur le Portail f d ral ou sur le site de votre administration avec un lien direct deeplinking partir du Portail f d ral vers ces informations Selon les besoins vous pouvez afficher une liste des entreprises autoris es ou une application permettant de rechercher les donn es relatives une entreprise d termin e Exemple sur le site de la Direction S curit priv e du SPF Int rieur Liste des entreprises de gardiennage autoris es 2 soit en introduisant ces informations dans la Banque Carrefour des Entreprises BCE au niveau des qualit s ce qui permettra un utilisateur de v rifier au moyen du BCE Public Search interface qui permet au grand public de consulter certaines donn es de la BCE si une entreprise en particulier d tient bien une autorisation dans le domaine qui l int resse Pour d terminer la mani re la plus efficace efficiente parmi les deux solutions propos es de r aliser la publicit de vos autorisations agr ments nous vous sugg rons de tenir compte des avantages et inconv nients de la 2 option consistant utiliser la BCE comme moyen de publicit aux tiers pour les autorisations agr ments ASA Guide de Simplification administrative Chapitre IV La Communication lectronique Version 31 octobre 2007 IV 15 Avantages de la BCE Le BCE Public Search permet de centraliser les informations relatives l ensemble des autorisations agr ments ce qui cons
8. sla situation juridique faillite concordat Plus d information Pour obtenir plus d information consultez la rubrique March s publics sur ce site de l ASA ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 H1 A Agence pour la Simplification Administrative Chapitre 11 Le num ro unique Ce guide est mis jour de mani re r guli re Pour vous assurer que vous disposez bien de la derni re version nous vous invitons consulter le site de l ASA 1 Les principes de base L attribution d un num ro unique aux citoyens et aux entreprises poursuit un double objectif Permettre une simplification administrative certaine dans la mesure o le citoyen et l entreprise ne doivent plus utiliser qu un seul num ro la place des diff rents num ros attribu s pr c demment par diff rentes administrations Disposer d une cl d identification unique pour changer les donn es entre les diff rentes bases de donn es des administrations et permettre ainsi la collecte unique des donn es Un tel num ro d identification unique pr sente id alement les caract ristiques suivantes L unicit chaque entit ne poss de qu un seul num ro d identification attribu imm diatement au moment de la naissance de l entit et un m me num ro d identification n est pas attribu plusieurs entit s L exhaustivit toutes les entit s poss dent un nu
9. Intelligente formulieren par Philippe Crama Site www finform fqov be Etudes internes l ASA Exemples de formulaires intelligents Le SPF Finances propose des formulaires intelligents en format PDF sur son site Finform FINFORM a pour objet la publication sur l Internet de plusieurs centaines de formulaires multilingues provenant de toutes les administrations du SPF Finances AFER Recouvrement ACED Pensions etc Dans un premier temps son but est d aider l utilisateur de contr ler certaines valeurs rentr es et imprimer des formulaires plus lisibles que la version manuscrite 2 6 Les formulaires lectroniques Les formulaires lectroniques HTML statique permettent une entreprise ou un citoyen d effectuer une formalit on line Formulaire lectronique et collecte unique de donn es Un formulaire lectronique peut tre reli en temps r el avec diff rentes bases de donn es externes permettant un remplissage automatique de certaines donn es et l application de mani re id ale du principe de la collecte unique des donn es Pour reprendre l exemple de la d claration d un employeur relative ses travailleurs cit dans la partie Les formulaires intelligents ci dessus un formulaire lectronique permettrait non seulement d afficher sur base du num ro d entreprise les donn es d identification de l employeur reprises de la Banque Carrefour des Entreprises qui sont n cessaires dans le cadre de ce
10. Les formulaires ne pr voyant pas la signature lectronique par exemple les formulaires t l chargeables doivent continuer tre envoy s par courrier Si cela est possible remplacez les envois recommand s par un envoi simple Par contre les formulaires qui int grent la signature lectronique ou les formulaires qui ne doivent pas tre sign s peuvent tre renvoy s on line 3 4 Les points de contact uniques virtuels Le portail f d ral Le Portail f d ral a pour objectif de constituer une seule porte d entr e pour les citoyens et les entreprises vers les informations de l ensemble des administrations f d rales et vers leurs services en lignes Le fait de pouvoir acc der ainsi l ensemble de l information et des services en lignes simplifie grandement la t che de l utilisateur Nous ne pouvons d s lors que vous encourager offrir la possibilit l utilisateur d acc der vos informations et services en ligne partir du Portail f d ral www belgium be Services en ligne du volet Entreprises ou Citoyens selon le public cible Pour ce faire vous devez vous adresser au fonctionnaire de votre administration qui est charg d uploader les informations sur le Portail ou au portalteam belgium be De nombreux services en ligne sont d j accessibles partir du Portail f d ral Ici aussi la Directive Service 206 123 CE aura un impact puisque l article 7 de celle ci impose aux Etats membres d offrir une
11. Pour consulter les textes consolid s surfez sur le site du SPF Justice 2 1 2 Administrations concern es L article 11 de loi du 16 janvier 2003 sur la Banque Carrefour des Entreprises stipule que l utilisation du num ro d entreprise est obligatoire dans les relations que les entreprises ont avec les autorit s administratives et judiciaires ainsi que dans les relations que ces derni res ont entre elles 2 1 3 Entreprises concern es Pour conna tre les entreprises qui doivent tre inscrites la Banque Carrefour des Entreprises veuillez vous r f rer au chapitre voir le point 2 4 2 1 4 Caract ristiques du num ro d entreprise Un num ro d entreprise est attribu chaque entreprise lors de son inscription la Banque Carrefour des Entreprises A ce num ro sont rattach es les donn es d identification relative son si ge social Pour avoir un aper u de ces donn es veuillez vous r f rer au chapitre voir le point 2 6 Le num ro d entreprise ne sera pas modifi pendant l existence de l entreprise par exemple si elle change de forme juridique de d nomination d adresse ou de qualit assujetti TVA employeur ONSS entrepreneur enregistr etc Concr tement cela signifie qu une SPRL qui se transformerait en SA conservera le m me num ro d entreprise De m me si sa d nomination change ou si elle change d adresse elle conservera son num ro Idem si elle cesse par exemple d tre
12. article 6 de la Directive Services qui impose aux Etats membres de veiller ce que les prestataires belges et UE puissent accomplir par l interm diaire de guichets uniques les proc dures et formalit s n cessaires l acc s et l exercice des activit s de services s ils le souhaitent Base l gale L article 33 ler de la loi du 16 janvier 2003 portant cr ation d une Banque Carrefour des Entreprises modernisation du registre de commerce cr ation de qguichets entreprises agr s et portant diverses dispositions pr voit que toutes les entreprises commerciales et artisanales sont tenues avant de d marrer leurs activit s de se faire inscrire dans cette qualit la Banque carrefour des entreprises aupr s du guichet d entreprises de leur choix L article 43 de la m me loi stipule que les guichets d entreprises doivent remplir les missions suivantes 3 effectuer les formalit s administratives vis vis de toutes les administrations f d rales selon les modalit s fix es par le Roi par arr t d lib r en Conseil des Ministres L arr t royal du 26 juin 2003 relatif aux formalit s administratives vis vis des administrations f d rales effectu es par les guichets d entreprises agr s pr voit une procuration et un paiement Article 6 de la Directive 2006 123 CE sur les services Exemple de formulaire mis la disposition des guichets d entreprises Le formulaire lectronique pour la d clar
13. artisanale Pour obtenir cette qualit les entreprises commerciales ou artisanales PP et PM doivent s adresser un guichet d entreprises agr de leur choix Cette inscription est payante Le guichet v rifie tout d abord si l entreprise occupe bien une personne soit l ind pendant l aidant ou un salari remplissant les conditions relatives la qualification professionnelle connaissance de gestion de base professions r glement es carte d ambulant carte d tranger licence de boucher Si l entreprise remplit ces conditions le guichet introduit dans la BCE les donn es d identification pour les entreprises en personne physique les donn es relatives la qualit entreprise commerciale ou la qualit entreprise artisanale pour les entreprises en personne physique PP et les entreprises en personne morale PM Les donn es disponibles partir de ce moment sont Au niveau de l entreprise pour les PP N entreprise D nominations Coordonn es du si ge social ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 15 Au niveau de l entreprise pour les PP et PM Fonction capacit s professionnelles gt la ou les personne s d tenant les comp tences professionnelles et ou la connaissance de gestion de base Qualit entreprise commerciale ou artisan acquise date de d but
14. doivent tre fournis pour autant qu ils n aient pas d j t communiqu s la Banque Carrefour des Entreprises vis e la loi du 16 janvier 2003 portant cr ation d une Banque Carrefour des Entreprises modernisation du registre de commerce cr ation de guichets entreprises agr s et portant diverses dispositions ou d autres bases de donn es de services publics auxquelles l administration X a acc s Vos dispositions l gales et ou r glementaires pr voient elles de fournir une preuve de l inscription au registre de commerce ou autre Il faut remplacer dans les dispositions l gales et r glementaires ainsi que dans les instructions l obligation de produire une preuve papier de l inscription au registre de commerce par l obligation d tre inscrit en qualit d entreprise commerciale puisque cette donn e se trouve dans la BCE Idem notamment pour les quatre autres qualit s d j pr vues dans la BCE employeur employeur ONSS APL artisan identifi la TVA ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 23 Exemple de formule utiliser Remplacer Etre inscrit au registre du commerce ou au registre professionnel conform ment aux exigences de la l gislation de l Etat membre o ils sont tablis Par Etre inscrit dans la Banque carrefour des entreprises en qualit d entreprise commerciale ou artisanale ou tre inscrit au
15. employeur et le redevient par la suite ASA Guide de Simplification administrative Chapitre II Le Num ro unique Version 25 f vrier 2008 11 3 Par contre si un entrepreneur en personne physique d cide de constituer une SPRL cette SPRL se verra attribuer un autre num ro d entreprise puisque dans ce cas il s agit d une autre entit une entreprise en personne physique et une entreprise en personne morale formant des entit s distinctes Le num ro d entreprise a le format suivant ZNNN NNN NNN Z 0 ou 1 Exemple 0308 357 951 pour le SPF Chancellerie du Premier Ministre Le num ro d entreprise a une double fonction 1 Il sert de cl d identification unique pour permettre l change de donn es entre administrations et aider la r alisation du principe de la collecte unique des donn es 2 Il simplifie la vie des entreprises en rempla ant tous les autres num ros par ce num ro unique L utilisation de ce num ro est obligatoire Plus d information Pour plus d information sur le num ro d entreprise vous pouvez consulter la rubrique Num ro unique d entreprise questions et r ponses sur le site de la BCE 2 1 5 Le num ro d entreprise en pratique Suppression des num ros sp cifiques Depuis le 1 janvier 2005 le num ro d entreprise remplace tous les autres num ros D s lors vous ne pouvez plus utiliser de num ros sp cifiques et en attribuer de nouveaux dans vos rapports avec les entreprises Ex
16. faire il y a lieu de remplir les documents suivants Formulaire de demande d autorisation pour l acc s la communication et l utilisation du num ro Formulaire de demande d autorisation pour l utilisation du num ro N B L objectif doit tre pr cis explicitement d crit et l gitime Plus d information Pour plus d informations sur les conditions et la proc dure de demande d acc s aux informations du RNPP et ou d utilisation du num ro d identification du Registre national http www registrenational fgov be 3 1 5 En pratique Le num ro de registre national sert essentiellement de cl d identification unique qui sert faciliter l change de donn es entre les diff rentes bases de donn es Contrairement ce qui est pr vu pour le num ro d entreprise il n existe actuellement aucune obligation de remplacer les autres num ros d identification par le num ro de registre national 3 2 Le num ro d identification de la Banque Carrefour de la S curit sociale Afin de permettre l change des donn es relatives aux personnes inscrites dans les registres de la Banque Carrefour de la S curit sociale savoir les personnes ne r sidant pas ou plus sur le territoire belge un num ro d identification de la Banque Carrefour num ro BCSS leur est attribu lors de leur inscription dans l un de ces registres L usage de ce num ro est libre 3 2 1 Base l gale L article 8 de la loi organique du 15 janvier 1990 relative
17. information claire conviviale et actualis e partir d un point de contact unique Une plus grande collaboration entre les Portails des diff rents niveaux de pouvoir ou la cr ation d un Portail d dicac au groupe cible vis par la Directive et co g r par les diff rents niveaux de pouvoir pourraient tre envisag s Les Portails relatifs un domaine sp cifique ASA Guide de Simplification administrative Chapitre IV La Communication lectronique Version 31 octobre 2007 IV 12 Toute une s rie de secteurs ont leur Portail sp cifique Si vous appartenez l un de ces secteurs n h sitez pas demander l affichage de votre formulaire ou de votre application sur ce Portail Exemples Le Portail de la S curit sociale qui offre un acc s centralis tous les services en ligne de la s curit sociale Le Portail du SPF Sant publique S curit de la cha ne alimentaire et Environnement qui offre un acc s centralis aux informations relevant de sa comp tence cha ne alimentaire soins de sant m dicaments animaux et v g taux environnement Le site autravail be donne un aper u des avantages et des primes auxquels un travailleur et son employeur peuvent pr tendre et ce pour tous les niveaux de pouvoir e Le portail national aarhus be a pour ambition de donner au public une information de premi re ligne sur la convention d Aarhus et les droits qu elle conf re acc s l information
18. l institution et l organisation d une Banque carrefour de la s curit sociale pr voit que ler Lors du traitement de donn es en application de la loi et de ses arr t s d ex cution seuls les identifiants suivants sont utilis s 1 le num ro d identification du Registre national s il s agit de donn es relatives une personne physique enregistr e dans ledit Registre 2 le num ro d identification de la Banque Carrefour fix de la mani re d finie par le Roi s il s agit de donn es relatives une personne physique non enregistr e dans le Registre national susvis 2 L usage du num ro d identification de la Banque Carrefour vis au 8 ler 2 est libre En ce qui concerne les personnes inscrites au registre national l article 7 de la m me loi donne l autorisation la Banque Carrefour de la S curit sociale d utiliser pour l accomplissement de ses missions le num ro de registre national et les donn es y aff rentes ASA Guide de Simplification administrative Chapitre II Le Num ro unique Version 25 f vrier 2008 I 8 Dans le secteur de la s curit sociale notamment sur la carte SIS ces num ros sont appel s num ros d identification la s curit sociale NISS 3 2 2 Administrations concern es Dans la mesure o le num ro d identification de la Banque Carrefour de la S curit sociale sert uniquement de cl d identification unique seules les administrations qui so
19. participation au processus d cisionnel et acc s la justice La r daction de ce site est coordonn e par le Service public f d ral Sant publique S curit de la cha ne alimentaire et Environnement Les informations qu il contient sont publi es en collaboration et concertation entre le SPF et les diff rentes autorit s r gionales comp tentes la DGRNE pour la R gion wallonne Bruxelles Environnement IBGE pour la R gion de Bruxelles Capitale et Departement Leefmilieu Natuur en Energie pour la R gion flamande Les moteurs de recherche Afin d augmenter l accessibilit de leurs formulaires et ou applications certaines administrations r f rencent galement ceux ci sur les moteurs de recherche Exemple L Office des vacances annuelles a r f renc son application COVA consultation du p cule de vacances pour les ouvriers et les artistes sur Google 3 5 Les points de contacts physiques En ce qui concerne les entreprises les guichets d entreprises agr s jouent d j le r le de guichet physique unique pour l inscription des entreprises commerciales en cette qualit la Banque carrefour des entreprises L article 43 de la loi du 16 janvier 2006 sur la BCE pr voit que ces guichets peuvent galement effectuer les formalit s administratives vis vis de toutes les administrations f d rales L objectif de ces mesures est de simplifier la vie des entreprises et d acc l rer la cr ation d une entreprise Pour att
20. pouvez consulter les questions relatives au num ro d unit d tablissement sous la rubrique FAQ sur le site de la BCE 2 2 5 Le num ro d unit d tablissement en pratique En vertu de la l gislation actuelle il n y a pas d obligation de remplacer les num ros sp cifiques que vous attribueriez aux unit s d tablissement par le num ro d unit d tablissement attribu par la Banque Carrefour des Entreprises ASA Guide de Simplification administrative Chapitre II Le Num ro unique Version 25 f vrier 2008 75 N anmoins dans un souci de simplification administrative nous ne pouvons que vous recommander de le faire selon la r gle suivante Si le num ro d autorisation sp cifique que vous attribuez se rattache au si ge d exploitation remplacez le par le num ro d unit d tablissement Si ce num ro se rattache l entreprise vous ne pouvez plus l utiliser remplacez le par le num ro d entreprise 3 Le num ro unique pour les citoyens Ainsi que nous l avons expliqu par ailleurs deux bases de donn es ont t cr es pour permettre la r alisation de la collecte unique des donn es d identification relatives aux citoyens le registre national des personnes physiques reprenant les personnes r sidant sur le territoire belge et les registres de la Banque Carrefour de la S curit sociale Afin de permettre l change entre ces bases de donn es et les autres administrations il tait n cess
21. re les donn es accessibles via Internet de l article 18 et de l arr t royal du 19 juin 2003 qui pr cisent les autorisations n cessaires pour chaque type de donn es On peut en conclure que le principe de la collecte unique des donn es s applique l ensemble des administrations en ce qui concerne les donn es num r es l article 7 de l arr t royal du 19 juin 2003 ces donn es tant accessibles librement par tous tiers via le BCE Public Search Il s agit des donn es suivantes num ro d entreprise et num ro d tablissement coordonn es de l entreprise et de ses unit s d tablissement forme juridique activit s conomiques agr ments autorisations et enregistrement pr sentant un int r t pour les tiers dates d origine de ces renseignements Remarque les donn es num r es l article 7 de l A R du 19 juin 2003 tant plus restrictives que celles num r es l article 17 de la loi du 16 janvier 2003 l ASA estime que les administrations devraient pouvoir avoir acc s sans autorisation particuli re l ensemble des donn es vis es l article 17 de la loi du 16 janvier 2003 notamment aux donn es soumises des mesures de publicit en application du Code des soci t s de la loi sur les faillites et de la loi sur la comptabilit des entreprises aux administrations ayant obtenu l autorisation d acc der aux autres donn es de la BCE suivant les modalit s fix es par l arr
22. registre du commerce ou au registre professionnel conform ment aux exigences de la l gislation de l Etat membre o ils sont tablis ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 24 3 Les donn es d identification des personnes physiques La r alisation du principe de la collecte unique des donn es d identification relatives aux citoyens n cessitait de disposer de sources authentiques reprenant les donn es d identification de base des citoyens C est pourquoi deux bases de donn es ont t cr es contenant chacune des donn es d identification relatives un groupe distinct de citoyens le registre national des personnes physiques qui reprend les donn es d identification de base de toutes les personnes r sidant sur le territoire belge et les registres de la Banque Carrefour de la S curit sociale qui reprennent les donn es d identification de base des personnes non identifi es dans le RNPP 3 1 Le registre national des personnes physiques RNPP Le registre national des personnes physiques reprend les donn es d identification de base de toutes les personnes r sidant sur le territoire belge L utilisation de ces donn es par les administrations aide la r alisation du principe de la collecte unique des donn es Cela ne peut se faire cependant que moyennant une autorisation pr alable 3 1 1 Base l gale En vertu de l article 6 de la lo
23. relative l institution et l organisation d une Banque Carrefour de la s curit sociale qui stipule que lorsque les donn es sociales sont disponibles dans le r seau les institutions de s curit sociale sont tenues de les demander exclusivement la Banque carrefour L utilisation des donn es des registres de la Banque Carrefour de la s curit sociale n est pas obligatoire pour les autres administrations N anmoins si leur groupe cible comprend un grand nombre de personnes inscrites dans les registres de la BCSS il leur est recommand d utiliser les donn es des registres de la Banque Carrefour de la s curit sociale moyennant l autorisation du Comit sectoriel de la Banque ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 28 Carrefour de la s curit sociale et de la sant voir Autorisations n cessaires ainsi que cela est pr vu galement dans cet article 4 Notons galement que cet article 4 pr voit l identification des personnes qui doivent faire l objet d une inscription dans la Banque Carrefour des Entreprises en application de la loi 16 janvier 2003 cr ant une Banque Carrefour des Entreprises Administrations habilit es introduire des donn es dans les registres de la Banque Carrefour de la s curit sociale La collecte des donn es d identification des personnes concern es est assur e par la Banque Carrefour de la s curit
24. rifie si l entreprise peut produire un acc s la profession comme restaurateur et une preuve de la connaissance de gestion de base Par cons quent si une entreprise de restauration a obtenu la qualit d entreprise commerciale cela veut dire qu elle a apport les preuves requises d acc s la profession Attestation d inscription la TVA n Qualit entreprise assujettie la TVA Attestation d inscription l ONSS gt Qualit employeur ONSS Attestation d inscription l ONSS APL z Qualit employeur ONSS APL Copie de l acte de constitution gt Lien vers les publications au Moniteur belge Remarque on trouve dans le Moniteur belge au minimum les extraits des statuts post rieurs au 1 1 1983 mais galement de plus en plus l int gralit des statuts La BD e DAS en construction permettra galement de consulter l int gralit des statuts Activit s conomiques Niveau entreprise Codes NACE introduits par la TVA Codes NACE introduits par l Office national de s curit sociale ONSS gt Codes NACE introduits par l Imp ts des soci t s Niveau unit d tablissement D Codes NACE introduits par les guichets d entreprises agr s D Codes NACE introduits par l Office national de s curit sociale ONSS Donn es disponibles au moyen du BCE Private Search acc s moyennant autorisation Vous demandez Donn es disponibles dans la BCE Liste des administrateurs g rants et p
25. tences professionnelles ainsi que les connaissances de gestion de base dont la preuve a t apport e uniquement l intitul les activit s exerc es au sein de l entreprise introduites notamment par la TVA et l ONSS les qualit s le nombre d unit s d tablissement les dates d origine de ces donn es Au niveau de l unit d tablissement le num ro d unit d tablissement la d nomination de cette unit son adresse les activit s commerciales et parfois ONSS le num ro de t l phone et l adresse e mail les dates d origine de ces donn es ATTENTION Seules les entreprises et les unit s d tablissement actives sont affich es dans le BCE Public Search Par cons quent si une entreprise n existe plus elle ne pourra pas tre retrouv e au moyen du BCE Public Search De m me seules les donn es actives sont affich es Par cons quent si par exemple une activit ou une qualit a t arr t e elle ne sera pas visible dans le BCE Public Search Lien vers BCE Public Search acc s libre BCE WI Banque Carrefour des Entreprises Web interface Cette interface accessible partir du Portail f d ral Services en ligne pour les fonctionnaires permet la consultation l introduction ou la modification dans la BCE de l ensemble des donn es relatives une entreprise d termin e avec ou sans les donn es personnelles des personnes exer ant une fonction dans l entrepr
26. via les e communities attention vous devez disposer d une autorisation pour y acc der Vous pouvez galement contacter le servicedesk fedict be 3 Soutien des gestionnaires des bases de donn es Pour obtenir une information plus d taill e sur les diff rentes sources authentiques il faut bien entendu contacter les gestionnaires de celles ci Pour des informations sur la BCE helpdesk BCE mineco fgov be Pour des informations sur le RNPP Callcenter rm rrn fgov be 02 518 21 31 Pour des informations sur les registres de la BCSS servicedesk ksz bcss fqov be et les flux des donn es sociales 02 741 84 00 ASA Guide de Simplification administrative Chapitre V Soutiens Version 22 octobre 2007
27. 1 Mais ce guichet unique peut galement tre virtuel C est ainsi que le Portail f d ral offre d j toute une s rie de services en ligne ce qui permet aux citoyens et aux entreprises qui le souhaitent de remplir eux m mes leurs formalit s en ligne 3 2 Adresse physique de l administration comp tente Il nous semble n cessaire de conserver la possibilit pour l utilisateur de contacter directement l administration concern e Nous vous sugg rons cependant d viter de demander aux utilisateurs de se d placer ou d crire pour obtenir des formulaires Privil giez plut t le t l phone ou le fax En ce qui concerne le renvoi des formulaires all gez si n cessaire la proc dure en vigueur Par exemple si la proc dure actuelle pr voit un envoi recommand ou un d placement il serait int ressant d examiner si un simple envoi par courrier ou par fax ne suffit pas 3 3 Site de l administration comp tente L Internet tant de plus en plus utilis par les m nages et les entreprises belges il est recommand de mettre la disposition des utilisateurs des formulaires t l chargeables intelligents et ou lectroniques sur le site de votre administration Ce service a l avantage d tre accessible 24H 24 et vite tout d placement En outre au plus le formulaire est perfectionn fonctions d aide pr remplissage des donn es d identification au plus il permet aux utilisateurs d pargner un temps pr cieux
28. 6 Donn es enregistr es dans la BCE La Banque carrefour des entreprises contient en r sum les donn es suivantes Les donn es suivies de sont les donn es consultables par n importe quel tiers via le BCE Public Search Les autres donn es sont consultables uniquement via le BCE WI BCE webinterface par les fonctionnaires ayant obtenu l autorisation d acc der ces donn es le num ro d entreprise et le cas ch ant le num ro de ses unit s d tablissement les coordonn es de l entreprise et le cas ch ant de ses unit s d tablissement d nominations adresses t l phone fax e mail le type d entreprise PP ou PM la forme juridique les activit s les qualit s autorisations les comp tences professionnelles les fonctions juridiques la situation juridique la date des publications au Moniteur belge et un lien vers celui ci les donn es financi res de base les num ros de compte bancaires les num ros d identification externes les liens avec d autres entreprises Publ Vous trouverez ci dessous le d tail de ces donn es avec un renvoi vers les tableaux de codes qui se trouvent sur le site de la BCE fichiers Excel ou sur le site de l ASA en ce qui concerne la situation juridique Pour plus d information sur les attributs de ces donn es vous pouvez consulter la rubrique Informations techniques du sit la BCE Attention
29. Au niveau de l unit d tablissement pour les PP et PM Num ro de l unit d tablissement D nominations de l unit d tablissement Coordonn es de l unit d tablissement Activit s commerciales date de d but date de fin de ces activit s Inscription la TVA initiateur TVA L inscription la TVA s effectue apr s l inscription en qualit d entreprise commerciale aupr s de l Office TVA comp tent Depuis octobre 2004 cette inscription peut tre effectu e par l interm diaire d un guichet d entreprises agr pour les entreprises commerciales qui le souhaitent L administration de la TVA est dans certains cas amen e attribuer un num ro d entreprise pour des personnes physiques des associations et des entreprises trang res sans tablissement stable en Belgique Les donn es disponibles partir de ce moment sont Au niveau de l entreprise pour les PP et PM Qualit assujetti la TVA acquise date de d but une qualit TVA en demande signifie que la demande a t introduite par un guichet d entreprises agr mais que l administration TVA n a pas encore donn son feu vert Activit s relatives la qualit assujetti la TVA date de d but date de fin de ces activit s Inscription en qualit d employeur initiateur Office national de s curit sociale Cette inscription peut s effectuer n importe quel moment Par ailleurs l Office nationa
30. Avant propos Version 22 octobre 2007 1 1 P Agence pour la Simplification Administrative oS Rue Ducale 4 Bruxelles Chapitre I La collecte unique des donn es Nous veillons garder ce guide actuel Pour s assurer de la derni re version nous vous invitons consulter le site de l ASA 1 Le principe de la collecte unique des donn es 1 1 Le principe de base La collecte unique des donn es est l un des moyens essentiels pour simplifier les proc dures ou formulaires qu une entreprise ou un citoyen est amen remplir pour satisfaire aux diff rentes obligations impos es par les administrations En effet quoi de plus r barbatif pour une entreprise ou un citoyen de devoir chaque fois remplir ses donn es d identification et autres donn es d j communiqu es aupr s d une autre administration C est ainsi que diff rentes dispositions l gales ont instaur le principe de la collecte unique des donn es qui pr voit qu une administration habilit e consulter les donn es d j disponibles aupr s des pouvoirs publics ne peut plus demander ces m mes donn es un citoyen ou une entreprise Ce principe se trouve une nouvelle fois confirm au point 12 de la Chart r un ministration l coute des usagers approuv e par le Conseil des Ministres du 23 juin 2006 qui stipule que tout service public utilisera de fa on optimale les donn es d j disponibles aupr s d autres organismes publics 1 2
31. E par l interm diaire de l initiateur d sign cet effet Par exemple ajout d une activit commerciale initiateur guichet d entreprises agr modification de la situation juridique faillite concordat initiateur greffes du Tribunal de Commerce lien entre entreprises fusion transfert initiateur notamment greffes Tribunal de Commerce cessation d une qualit initiateur l administration ou le service qui g re cette qualit savoir le guichet d entreprises agr s il s agit de la qualit entreprise commerciale l Office national de s curit sociale s il s agit de la qualit employeur etc 2 8 Types d acc s la BCE Le choix du type d acc s la BCE d pend des donn es dont vous souhaitez disposer de la taille de votre groupe cible et de l utilisation que vous souhaitez en faire Vos proc dures concernent un tr s grand nombre d entreprises Dans ce cas il vous est recommand de choisir un des types d acc s suivants Application to application A2A L A2A Application to application est un syst me automatis de traitement et de mise jour d une base de donn es partir des donn es de la BCE ou vice versa Extract Les extracts ou extraits de modification consistent en la transmission de fichiers partir de la BCE vers une administration ou une instance client par cassettes ou via FTP file transfer lorsque le volume le permet Vous pouvez deman
32. L utilisation des donn es sociales n est obligatoire que pour les institutions publiques de s curit sociale en vertu de l article 11 de la loi du 15 janvier 1990 Les autres administrations ne sont pas concern es par cette obligation Il est cependant recommand celles ci de demander pouvoir utiliser ces donn es si cela peut conduire une simplification de leurs proc dures Pour ce faire elles doivent disposer d une autorisation du Comit sectoriel de la Banque Carrefour de la s curit sociale voir Autorisations n cessaires En effet toute communication hors du r seau de donn es sociales caract re personnel par la Banque carrefour ou les institutions de s curit sociale doit faire l objet d une autorisation de principe par le comit sectoriel de la s curit sociale La communication de donn es sociales peut donner lieu la perception d une contribution Administrations habilit es r colter des donn es sociales L article 9 de la loi du 15 janvier 1990 stipule que la Banque carrefour peut r partir les t ches d enregistrement des donn es sociales de mani re fonctionnelle entre les institutions de s curit sociale Ces institutions sont dans ce cas tenues d enregistrer dans leurs banques de donn es sociales et de tenir jour les donn es dont la conservation leur est confi e Exemple l ONSS alimente le LATG r mun ration et temps de travail au moyen de la DMFA 4 3 Flux disponibles Vo
33. Les outils Afin de permettre l application du principe de la collecte unique des donn es diff rentes bases de donn es ont t construites ou le seront moyen terme Certaines de ces bases de donn es ont t rig es en sources authentiques Les sources authentiques A la lumi re de nos connaissances juridiques et de notre r flexion actuelle une source authentique est une banque de donn es qui en vertu d un accord contraignant en g n ral une loi ou une r glementation a re u mandat et obligation de collecter de g rer et de mettre disposition de tiers des donn es fiables qui doivent tre obligatoirement utilis es par les parties habilit es consulter ces bases de donn es Type de donn es Sources authentiques Donn es d identification des entreprises_ gt Banque carrefour des entreprises Donn es d identification des citoyens Registre national des personnes physiques gt Registres de la Banque Carrefour de la S curit sociale Donn es sociales gt Bases de donn es g r es par les institutions publiques de s curit sociale dont l ONSS et accessibles par le biais de la Banque Carrefour de la S curit sociale Ces BD constituent des sources authentiques pour les institutions publiques de s curit sociale IPSS Elles peuvent tre utilis es par les autres administrations moyennant autorisation Exemple r mun ration et temps de travail des travailleurs dettes sociales etc A
34. SA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 2 Donn es fiscales Inscrits la TVA gt BD TVA Dettes fiscales F BD Finances Donn es conomiques Comptes annuels gt BD Banque nationale belge BNB ASituation juridique faillite gt BCE greffes des tribunaux de commerce et Moniteur belge Statuts de soci t s extraits gt Moniteur belge N B Les notaires ont tendance de plus en plus envoyer pour publication au Moniteur belge l int gralit des statuts et non plus un simple extrait Statuts des soci t s version int grale gt BD Statuts E DAS Immatriculation des v hicules gt BDDIV Les autres bases de donn es qui pourraient tre utilis es ult rieurement comme sources authentiques liste non exhaustive Type de donn es Sources authentiques D cisions judiciaires p nales gt Casier judiciaire central Documentation patrimoniale gt STIPAD parcelles b timents actes d enregistrement saisies Syst me de Traitement Int gr de la PatrimoniumDocumentatie hypoth ques contrats de location Permis de conduire gt BD Permis de conduire Les autres bases de donn es Nous vous encourageons utiliser galement les donn es de toutes autres bases de donn es en particulier celles des autres services de votre administration En effet il arrive fr quemment que l on demande encore aux citoyen
35. Toutes les donn es ne sont pas enregistr es au m me moment dans la BCE Les donn es relatives la situation juridique peuvent galement tre consult es au moyen d un flux Digiflow mis la disposition des fonctionnaires concern s par les march s publics Les donn es de la BCE peuvent se rapporter deux niveaux o au niveau de l entreprise si ge social o au niveau de chacune des unit s d tablissement si ge d exploitation Il se peut qu aucune donn e ne se trouve au niveau des unit s d tablissement si les unit s d tablissement de l entreprise n ont pas encore fait l objet d une inscription la BCE La situation tant en volution constante il y a lieu de conserver un regard critique lors de la lecture de ces tableaux Si vous constatez que certains l ments n ont pas t actualis s n h sitez pas nous en informer ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 8 Donn es enregistr es au niveau de l entreprise Num ro d entreprise Num ro attribu l entreprise par la BCE Format ZNNN NNN NNN Z 0 ou 1 Attention Ce num ro est cens remplacer tous les autres num ros d identification depuis le 1 1 2005 l exception des num ros rendus obligatoires en vertu d une r glementation europ enne ou internationale Vous trouverez plus d information ce sujet au point 2 1 du chapitre 2 D nom
36. aire d attribuer un num ro d identification unique aux personnes inscrites dans ces registres Les personnes inscrites au registre national des personnes physiques re oivent lors de leur inscription dans ce registre un num ro de registre national Les personnes inscrites dans les registres de la Banque Carrefour de la S curit sociale re oivent lors de leur inscription dans ces registres un num ro d identification de la Banque Carrefour de la S curit sociale num ro BCSS 3 1 Le num ro de registre national des personnes physiques La cr ation du registre national des personnes physiques n cessitait l laboration d une cl d identification unique C est ainsi que chaque personne physique re oit un num ro d identification lors de sa premi re inscription au Registre national 3 1 1 Base l gale L article 2 dernier alin a de la loi du 8 ao t 1983 organisant un registre national des personnes physiques pr voit qu un num ro d identification est attribu chaque personne lors de la premi re inscription de celle ci au Registre national Le Roi fixe les r gles selon lesquelles ce num ro est compos Plus d information Vous trouverez toutes les dispositions l gales et r glementaires sur le registre national et le texte complet coordonn de la loi sous la rubrique L gislation du site du registre national Pour consulter les textes consolid s surfez sur le site du SPF Justice 3 1 2 Administrations conce
37. ation de commencement d activit TVA e604a d velopp par le SPF Finances en collaboration avec l ASA a t mis la disposition des guichets d entreprises partir du Portail f d ral 3 6 La communication multichannel en pratique Le choix du canal d pend notamment de la sp cificit de votre public cible degr d instruction degr d informatisation entreprises citoyens et du type de formulaire que vous souhaitez d velopper Quelques suggestions Evitez si possible de demander l entreprise ou au citoyen de se d placer vers un bureau de l administration Contentez vous du renvoi d un formulaire par simple courrier plut t que d un envoi recommand Privil giez la communication lectronique Utilisez les points de contact centralis s virtuels Portail f d ral ASA ou portails sp cifiques et les points de contacts centralis s physiques guichets d entreprises agr s ASA Guide de Simplification administrative Chapitre IV La Communication lectronique Version 31 octobre 2007 IV 14 4 La publicit aux tiers Actuellement la publicit vis vis des tiers des autorisations agr ments se fait essentiellement via une publication au Moniteur belge Cela oblige les int ress s consulter des listes parfois longues et dans certains cas des ditions diff rentes du Moniteur belge Afin de faciliter cette prise de connaissance vous tes encourag s remplacer ce type de publicit
38. autorisation au Moniteur belge par une consultation de la BCE Base l gale article 409 2 alin a 4 de la loi Programme du 24 12 2002 qui stipule que le Roi peut par arr t d lib r en Conseil des Ministres adapter les r gles actuelles en mati re de publicit et de publication de certaines d cisions administratives aux possibilit s qui sont offertes via le portail f d ral Attention Si vous souhaitez faire usage de cette disposition et introduire dans la BCE les autorisations octroy es par votre administration vous devez en faire la demande au service de gestion de la BCE Activit s conomiques Administration instrumentante initiateur HUCodes NACE et descriptionUH Nomenclature 2003 xls Nomenclature 2008 xls Table de conversion 2003 2008 xls Type d activit principale secondaire ou auxiliaire Date de d but Date de l arr t Historique dans BCE WI Attention La BCE ne se consid re pas comme source authentique pour les activit s bien que la loi lui en donne la mission Ces activit s sont donc communiqu es titre purement indicatif Les codes NACE sont les codes d activit dans la Nomenclature des Activit s conomiques dans la Communaut europ enne Les versions NACEBEL 2003 et 2008 sont affich es Sont reprises au niveau de l entreprise les activit s codes NACE en 5 positions introduites notamment par l ONSS l Imp t des soci t s et la TVA lim
39. autorit s administrations et services qui sont habilit s consulter les donn es de la Banque Carrefour des Entreprises ne peuvent plus r clamer directement ces donn es aux entreprises vis es l article 4 ou aux mandataires de ces derniers D s qu une donn e est communiqu e et enregistr e dans la Banque Carrefour des Entreprises les services habilit s consulter ces donn es ne peuvent plus si ces donn es ne leurs sont pas communiqu es directement en imputer la faute l int ress Concr tement cela signifie que vous ne pouvez plus demander aux entreprises les donn es que vous avez la possibilit de consulter dans la BCE et devez supprimer toutes r f rences ces donn es dans vos dispositions l gales et r glementaires Toutefois en cas de probl me un contact avec l entreprise n est pas exclure Cette r gle s applique tous les niveaux de pouvoir autorit s et administrations f d rales r gionales communautaires provinciales et locales Plus d information e Vous trouverez les dispositions l gales et r glementaires relatives la BCE en format PDF sur le site de la BCE Ces textes ne sont pas coordonn s Pour y acc der cliquez ici e Pour consulter les textes consolid s surfez sur le site du SPF Justice 2 3 Administrations concern es Toutes les administrations qui collectent ou utilisent des donn es relatives aux entreprises pour l ex cution de leurs missions sont en principe con
40. c l autorit en question et en aucun cas avec le citoyen ou l entreprise Pour une copie d un document original mis par un autre pouvoir public ou une personne priv e vous devez prendre contact avec ce pouvoir public S il s agit par exemple d un dipl me vous devez prendre contact avec l cole qui a d livr le dipl me Si vous avez tout mis en uvre pour obtenir l information selon les directives d crites au paragraphe pr c dant mais sans succ s vous pouvez alors demander au citoyen ou l entreprise de pr senter le document original La demande doit se faire par lettre recommand e la poste avec accus de r ception Vous devez expliquer dans cette lettre pourquoi vous demandez la production du document original 3 2 Exceptions la r gle Les autorit s publiques travaillent elles encore entre elles avec des copies certifi es conformes Oui La suppression de la copie certifi e conforme ne vaut que pour les copies que doivent pr senter les citoyens ou les entreprises La mesure en question ne s applique pas aux copies certifi es conformes que les autorit s publiques s changent en cas de n cessit Dans quels cas une copie certifi e conforme reste t elle en vigueur e Le parlement f d ral et le pouvoir judiciaire peuvent encore demander des copies certifi es conformes Cela vaut surtout pour l obtention de la nationalit belge Pour les demandes de naturalisation introduites apr s le 31 mars 2004 une
41. ceptions Num ro dont la structure est impos e par un r glement europ en ou international Num ros usage strictement interne Toute r f rence un num ro autre que le num ro unique devrait d s lors dispara tre de vos formulaires et dans vos dispositions l gales et r glementaires sauf si ce num ro fait partie des exceptions Suppression de toute r f rence des num ros devenus obsol tes Certains formulaires et certaines dispositions l gales et r glementaires font toujours r f rence au num ro TVA num ro de registre de commerce num ro ONSS ou num ro d entrepreneur enregistr Etant donn que ces num ros ont t formellement remplac s par le num ro d entreprise il y a lieu de modifier en cons quence ces formulaires et ces dispositions l gales et r glementaires La consultation de la qualit dans la Banque Carrefour des Entreprises vous indiquera si l entreprise est identifi e la TVA inscrite comme employeur l ONSS etc Ancien num ro Correspond Num ro de registre de commerce N entreprise qualit entreprise commerciale Num ro d inscription comme artisan N entreprise qualit artisan Num ro TVA N entreprise activ comme num ro de TVA N entreprise qualit inscrit TVA Num ro ONSS N entreprise qualit employeur ONSS 2 2 Le num ro d unit d tablissement Dans les cas o la
42. cern es par les dispositions relatives la Banque carrefour des entreprises Parmi celles ci on peut distinguer Les administrations concern es par l application du principe de la collecte unique des donn es Conform ment l article 22 de la loi du 16 janvier 2003 portant cr ation d une Banque Carrefour des Entreprises le principe de la collecte unique des donn es s applique aux autorit s administrations et services qui sont habilit s consulter les donn es de la Banque Carrefour des Entreprises D s qu elles sont habilit es acc der aux donn es de la BCE ces entit s ne peuvent plus demander directement l entreprise une information qu elle a d j communiqu e et ne peuvent plus lui en imputer la non communication ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 4 Par service la loi entend tout service public institution personne physique ou morale qui sont confi es des missions publiques ou d int r t g n ral en ex cution de la loi Pour d terminer concr tement quelles sont les entit s qui sont oblig es d appliquer le principe de la collecte unique des donn es car habilit es consulter la BCE il faut examiner cet article 22 la lumi re de l article 17 de la m me loi qui num re les donn es qui sont accessibles sans autorisation pr alable de l article 7 de l arr t royal du 19 juin 2003 qui num
43. conv nients suivants L application DEUS s inscrivait dans un sch ma centralisateur propre aux d buts du Portail f d ral alors que le Portail suit pr sent un sch ma d centralisateur L engagement des acteurs condition sine qua non pour d velopper ce type d application n tait de ce fait plus assur Bien que cela ait t demand par FediCT et l ASA dans l analyse fonctionnelle l application DEUS n avait pas t d velopp e de mani re suffisamment modulaire ce qui rendait son actualisation compliqu e Or entre temps l une des proc dures a t supprim e la taxe de patente et une autre modifi e la demande d autorisation pour la fabrication et la vente de denr es alimentaires qui a t int gr e dans la proc dure unique de l Agence f d rale pour la s curit de la cha ne alimentaire La DEUS s appuyait sur des outils non encore arriv s maturit au moment de sa conception la BCE n tait pas encore op rationnelle Le niveau de s curit tait trop lev et user management inad quat utilisateur dirig vers le Portail de la S cu 2 8 La transmission de fichiers Les entreprises ou interm diaires qui doivent effectuer beaucoup de d clarations peuvent envoyer celles ci au moyen d avis structur s Cette transmission s op re par voie de transfert de fichiers file transfer Cette possibilit est utilis e notamment dans le secteur de la s curit sociale formulaire de conta
44. copie certifi e conforme de la carte d identit devra encore y tre jointe Vous trouverez de plus amples informations dans la circulaire du 12 ao t 1996 relative la pr sentation d une copie certifi e conforme lors d une demande de naturalisation Une copie certifi e conforme de la carte d identit demeure galement n cessaire lorsque le tribunal de premi re instance traite les d clarations de nationalit contest es Vous trouverez plus d explications ce sujet dans l arr t royal du 13 d cembre 1995 e Les copies certifi es conformes continuent exister pour les documents qui ne sont pas destin s une autorit f d rale Exemple un assureur a toujours besoin d informations sur la personne qui veut souscrire une assurance pour pouvoir valuer correctement le risque Lorsqu une assurance est souscrite l assureur doit fournir une copie certifi e conforme de l information que l autre partie lui a communiqu e par crit Par ex le formulaire d information compl t par l assur Quels sont les documents que l on doit certifier conformes soi m me Un exemple Les entreprises ou associations d entreprises peuvent faire constater par le Conseil de la Concurrence qu un contrat ou un accord ne comporte pas de pratiques anticoncurrentielles Tous les documents n cessaires doivent tre fournis lors de l inscription Si s agit de copies l entreprise ou l association d entreprises doit elle m me les certifier confo
45. ct parle SPF Finances Edivat 2 9 Les formulaires en pratique Le choix du type de formulaire d pend notamment des l ments suivants L importance num rique de votre public cible un groupe cible important num riquement justifie de mettre en uvre des moyens importants Par exemple il tait justifi de mettre des moyens importants pour d velopper un formulaire intelligent pour la d claration des imp ts des personnes physiques Tax on web La sp cificit de votre public cible degr d instruction degr d informatisation etc Le type d acc s aux diff rentes sources authentiques le plus appropri pour votre service simple consultation des donn es utilisation de webservices Ce choix d pend des donn es dont vous souhaitez disposer de vos capacit s techniques de votre budget du type de soutien disponible etc ASA Guide de Simplification administrative Chapitre IV La Communication lectronique Version 31 octobre 2007 IV 10 La mani re dont vous traiter les donn es reprises sur un formulaire back end ces donn es sont elles int gr es dans une base de donn es Quel est le type de cette base de donn es Les canaux que vous souhaitez utiliser Ces formulaires devraient id alement tre accessibles par diff rents canaux La convivialit du formulaire une application personnalis e n est pas toujours plus simple remplir que d autres types de formulaires En effet po
46. d e la poste avec accus de r ception la personne qui a fourni la copie de bonne qualit Dans cette lettre vous demandez de pr senter le document original et mentionnez pourquoi vous le r clamez ASA Guide de Simplification administrative Chapitre III Suppression de la certification conforme Version 22 octobre 2007 IV I A Agence pour la Simplification Administrative Chapitre IV La communication lectronique Ce guide est mis jour de mani re r guli re Pour vous assurer que vous disposez bien de la derni re version nous vous invitons consulter le site de l ASA 1 Les principes de base Diverses dispositions l gales visent promouvoir la communication lectronique entre les pouvoirs publics et les citoyens et entreprises notamment en permettant ceux ci d accomplir leurs formalit s par voie lectronique au moyen de formulaires mis leur disposition par l Internet Ce principe a encore t renforc par le point 7 de la Charte pour une administration l coute des usagers approuv e par le Conseil des Ministres du 23 juin 2006 qui pr voit que Pour autant que la communication lectronique soit autoris e par les dispositions l gales ni les citoyens ni les entreprises ne pourront tre contraints introduire une demande sur papier si la voie lectronique est disponible Il s agit notamment de permettre aux citoyens et entreprises d accomplir leurs formalit s par voie
47. d obtenir une aide contextuelle Adobe est gratuit pour l utilisateur multiplateforme et bien distribu 90 de taux de p n tration en Belgique ASA Guide de Simplification administrative Chapitre IV La Communication lectronique Version 31 octobre 2007 IV 7 N B certains de ces avantages sont propres aux formulaires PDF d Adobe D savantages du formulaire intelligent Exige plus de l ordinateur de l utilisateur par exemple en ce qui concerne Adobe l utilisateur doit disposer de la version exig e d Adobe Acrobate Reader Le timestamping tant celui de la machine il peut tre incorrect N B il existe des soci t s qui font de la certification de timestanmping Certains d veloppeurs pr f rent une architecture ouverte Java Quelques points d attention Tenir compte de l environnement lors du d veloppement Danger la complexit grandit lentement et non de mani re abrupte et il est difficile de conserver une vue d ensemble Le fait notamment de travailler off line a pour cons quence de faire expirer la session Conflit avec le module d authentification du Portail f d ral pour viter cela il est possible d envoyer un http GET pour recevoir un formulaire uploader mais cela pr sentent des inconv nients par rapport aux messages d erreurs et les corrections par le serveur qui n arrivent pas dans le formulaire d origine Sources Session d information de la Smals du 24 octobre 2006
48. de l application de cette ou de ces branches tiennent jour un r pertoire particulier des personnes Les dettes sociales L tat des cotisations de s curit sociale par employeur pour le dernier trimestre chu Ce flux est notamment accessible par les services logistiques des SPF les entit s f d r es par les notaires etc 4 4 Types d acc s a la Banque Carrefour de la S curit sociale Toutes les informations relatives aux flux des donn es organis s par la Banque Carrefour de la s curit sociale sont disponibles sur le site de la Banque Carrefour de la s curit sociale en cliquant sur les liens suivants Principe de l change SANT de donn es y la BCSS Documentation techni rl istr la B 4 5 Autorisations n cessaires Toute communication dans le r seau de donn es sociales caract re personnel par la Banque carrefour ou les institutions de s curit sociale fait l objet d une autorisation de principe du comit sectoriel de la s curit sociale et de la sant ainsi que cela est pr vu l article 15 de la loi du 15 janvier 1990 Plus d information Pour obtenir plus d information sur la proc dure d autorisation cliquez sur les liens suivants rganisation l mmunication nn ract r rsonnel Description la pr r Donn es fournir sur man autorisation 5 Les d cisions judiciaires p nales en projet ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es V
49. de la s curit sociale ainsi que cela est pr vu l article 15 de la loi 15 janvier 1 relative l institution et l organisation d une Banque carrefour de la s curit sociale Plus d information Pour obtenir plus d information sur la proc dure d autorisation cliquez sur les liens suivants rganisation de mmunication nn es caract r rsonnel Description de la proc dur Donn es fournir sur man autorisation 3 2 7 La collecte unique des donn es de la BCSS en pratique Si vous n tes pas une institution publique de s curit sociale vous n tes pas oblig d utiliser les donn es des registres de la BCSS N anmoins si le champ d application de vos formalit s concerne un grand nombre de non r sidents en Belgique nous vous recommandons d utiliser les donn es de ces registres 4 Les donn es sociales Outre les registres de la BCSS dont il question au point pr c dent la Banque Carrefour de la S curit sociale organise l change de nombreuses autres donn es sociales entre les diff rentes institutions publiques de s curit sociale Par donn es sociales on entend les donn es n cessaires l application de la s curit sociale Les administrations qui ne font pas partie du r seau de la s curit sociale mais qui auraient besoin de ce type de donn es sont encourag es en faire la demande la Banque Carrefour de la S curit sociale Les donn es sociales ne sont cependant accessibles que moyen
50. der soit des full extract via usb harddisk cassette soit des Wijzig extract via ftp ou cassette oChoix de la p riodicit chaque jour semaine mois trimestre oS lection des groupes de donn es types d entreprises tablissements PubSub Le PubSub Publish and Subscribe est un service d abonnement automatis qui permet de recevoir les modifications des entreprises pour lesquelles vous vous serez abonn via UME Universal Messaging Engine L utilisation de ces services n cessite l octroi d une autorisation sp cifique voir le point 2 9 ci dessous ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 17 Vos proc dures concernent un nombre limit d entreprises Dans ce cas vous avez int r t opter pour des solutions plus l g res qui demandent moins de d veloppement et m me de vous contenter d une consultation des donn es soit via le BCE Public Search soit via le BCE WI BCE Public Search Cette interface accessible sur le site de la BCE permet tous tiers de consulter un nombre limit de donn es fix par l article 7 de l arr t royal du 19 juin 2003 portant sur les modalit s d acc s la BCE Au niveau de l entreprise le num ro d entreprise la d nomination l adresse la forme juridique le type d entreprise personne physique ou morale le num ro de t l phone l adresse e mail les comp
51. donn es contenues dans les registres de la Banque Carrefour de la S curit sociale ASA Guide de Simplification administrative Chapitre II Le Num ro unique Version 25 f vrier 2008 IN 1 py Agence pour la Simplification Administrative Chapitre III La suppression de la certification conforme Nous veillons garder ce guide actuel Pour s assurer de la derni re version nous vous invitons de consulter le site de l ASA 1 Principe de base Depuis le 31 mars 2004 les autorit s publiques f d rales ne peuvent plus demander de copie certifi e conforme de documents sauf exceptions Une copie de bonne qualit a d sormais la m me valeur probante que l original En vertu de l accord de coop ration sur la simplification administrative conclu le 10 d cembre 2003 la R gion Flamande la R gion Bruxelles Capitale et la R gion Wallonne ont suivi l exemple f d ral Ces r gions et communaut s ont introduit des dispositions similaires dans leurs l gislations respectives Objectif supprimer une formalit d su te pour faire conomiser beaucoup de temps et d argent aux citoyens et aux entreprises 2 Base l gale Article 508 de la loi programme du 22 d cembre 2003 au niveau f d ral Toutes les obligations l gales ou r glementaires de pr senter un document certifi conforme aux Services publics f d raux de programmation aux tablissements publics qui en d pendent aux organismes f d ra
52. e Date de d but Date d arr t Raison d arr t du lien entreprise entreprise xls Num ros d identification Type num ro d identification externe xis externes Num ro d identification externe Il s agit des diff rents num ros d identification utilis s pr c demment par les diverses administrations num ro ONSS num ro registre de commerce Liste des unit s Nombre d unit s d tablissement d tablissement Num ro d unit d tablissement D nomination de l unit d tablissement Adresse de l unit d tablissement Date d but de l unit d tablissement Date d arr t de l unit d tablissement Raison de l arr t de l unit d tablissement xls Historique dans BCE WI Num ros Num ro d entreprise Num ro attribu par la BCE l unit d tablissement Format num ro UE Z NNN NNN NNN Z chiffre de 2 8 D nominations D nomination commerciale Abr viation Langue de la d nomination Date de d but de la d nomination Date d arr t de la d nomination Publ Publ Historique dans BCE WI Adresse de l unit Adresse d tablissement Informations suppl mentaires Date de d but Date d arr t T l phone Fax E mail Historique dans BCE WI Informations g n rales Date de d but de l unit d tablissement Date de fin de l unit d tablissement Raison de l arr t xls Status xls ASA Guide de Simplificati
53. e de collecte unique des donn es ne s applique pas stricto sensu aux autres administrations mais celles ci sont bien entendu encourag es demander l autorisation d utiliser ces donn es si leur groupe cible comporte un grand nombre de personnes inscrites dans les registres de la BCSS 3 2 1 Base l gale En vertu de l article 4 de la loi organique du 15 janvier 1990 relative l institution et l organisation d une Banque Carrefour de la s curit sociale la Banque Carrefour de la s curit sociale est charg e de collecter d enregistrer et de traiter les donn es relatives l identification des personnes pour autant que plusieurs institutions de la s curit sociale aient besoin de ces donn es pour l application de la s curit sociale pour autant que l identification de ces personnes soit requise en ex cution de la loi du 16 janvier 2003 portant cr ation d une Banque Carrefour des Entreprises modernisation du registre du commerce et cr ation de guichets d entreprises agr s ou pour autant que l identification de ces personnes soit requise pour l ex cution des missions qui sont accord es par ou en vertu d une loi un d cret ou une ordonnance une autorit publique belge ou pour l accomplissement des t ches d int r t g n ral qui sont confi es par ou en vertu d une loi un d cret ou une ordonnance une personne physique ou un organisme public ou priv de droit belge Cette mission ne porte pas sur
54. e national Chaque personne physique re oit un num ro d identification lors de sa premi re inscription au Registre national A ce num ro sont rattach es les 13 donn es l gales contenues dans le registre national des personnes physiques Pour conna tre ces donn es consultez le chapitre point 3 1 4 Le format du num ro de registre national est AAMMJJ NNN NN Les 6 premiers repr sentent la date de naissance Les 3 chiffres suivants constituent le num ro d ordre qui identifient les personnes n es le m me jour et indiquent le sexe une personne du sexe masculin est attribu un num ro d ordre impair Une personne du sexe f minin est attribu un num ro d ordre pair Les deux derniers chiffres constituent un nombre de contr le permettant de v rifier la validit du num ro Pour pouvoir utiliser ce num ro il faut que cela soit pr vu par une disposition l gale ou obtenir une autorisation du Comit sectoriel du Registre national Remarque Nouvelle structure du num ro de registre national 600000 789 83 est dor navant un n de registre national valable Depuis la publication d un arr t modificatif au Moniteur belge le n de registre national peut aussi comprendre un z ro 0 du troisi me au sixi me chiffre Avant lorsque le jour ou le mois de la naissance taient inconnus on reprenait la date du premier janvier dans le n d identification et dans une moindre mesure celle du premier ju
55. eindre cet objectif il est recommand aux administrations qui imposent des formalit s aux entreprises de leur donner la possibilit d introduire leur demande d autorisation agr ment partir du guichet d entreprise agr de leur choix moyennant une r tribution fix e librement par chaque guichet d entreprises Pour pouvoir introduire une demande en lieu et place d une entreprise le guichet d entreprises doit disposer d une procuration crite mentionnant les formalit s pour lesquelles la procuration est donn e et la d claration que l int ress a t suffisamment inform du prix de la prestation de service arr t royal du 26 juin 2003 relatifs aux formalit s administratives vis vis des administrations f d rales effectu es par les guichets d entreprises agr s Les guichets peuvent tre invit s galement conserver une copie papier de la d claration effectu e pour compte de l entreprise ASA Guide de Simplification administrative Chapitre IV La Communication lectronique Version 31 octobre 2007 IV 13 Si vous souhaitez mettre votre proc dure la disposition des guichets d entreprises il vous est conseill de prendre contact avec la DG Politique PME du SPF Economie qui dans le cadre de ses missions de surveillance des guichets d entreprises agr es organise des r unions mensuelles avec ceux ci Enfin le r le de ces guichets uniques devra tre revu dans le cadre de la mise en oeuvre de l
56. enregistr es dans le RNPP Le registre national des personnes physiques reprend 13 donn es l gales avec un historique snom et pr nom lieu et date de naissance sexe nationalit adresse de la r sidence principale lieu et date de d c s profession s tat civil composition de la famille communication du registre pour les personnes inscrites dans le registre d attente situation administrative des personnes inscrites dans le registre d attente certificat d identit et de signature cohabitation l gale ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 26 3 1 5 Type d acc s aux donn es du RNPP En construction 3 1 6 Autorisations n cessaires pour avoir acc s aux donn es du RNPP En vertu de l article 5 de la loi du 8 ao t 1983 organisant un registre national des personnes physiques vous devez obtenir l autorisation du Comit sectoriel du Registre national cr au sein de la Commission de la protection de la vie priv e si vous souhaitez utiliser le num ro d identification du registre national savoir acc s aux informations qui sont enregistr es dans le registre national obtenir communication des informations qui sont enregistr es dans le registre national Pour ce faire il y a lieu de remplir les documents suivants en cliquant sur le lien vous acc dez aux documents PDF Formulaire de demande d autorisation po
57. ent actuellement dans la BCE Les donn es d identification relatives aux unit s d tablissement si ges d exploitation des entreprises suivantes Les unit s d tablissement des entreprises ayant la qualit d entreprise commerciale et ou artisanale Les unit s d tablissement des entreprises ayant la qualit employeur ONSS avec plus d une unit d tablissement Les unit s d tablissement qui ne se trouvent pas encore dans la BCE alors que la loi le pr voit Les unit s d tablissement des entreprises ayant la qualit employeur ONSS avec une seule unit d tablissement Les unit s d tablissement des professions lib rales agriculteurs personnes morales soci t s sans personnalit juridique et entreprises trang res qui n ont ni la qualit d entreprise commerciale ou artisanale ni la qualit d employeur ONSS et dont l enregistrement serait n cessaire pour l ex cution de la l gislation belge Par exemple les unit s d tablissement qui sont vis es par les dispositions r glementaires relatives la s curit de la cha ne alimentaire devraient se trouver dans la BCE Or l heure actuelle elles sont r pertori es dans les bases de donn es de l AFSCA Agence f d rale pour la s curit de la cha ne alimentaire mais ne le sont pas encore dans la BCE ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 7 2
58. eprise entreprise des un o plusieurs h ritiers ou successibles en deux entreprises ligne directe de cet entrepreneur Capital social date assembl e g n rale D Informations financi res exercice comptable Bilans D Donn es du bilan Votre groupe cible correspond il aux entit s enregistr es dans la BCE Si vos proc dures concernent des entreprises et ou unit s d tablissement qui ne se trouvent pas encore dans la BCE et qui pourtant devraient s y trouver sur base de l article 4 de la loi du 16 janvier 2003 sur la BCE voir les points 2 4 et 2 5 ci dessus nous vous sugg rons de contacter le service de gestion de la BCE Vos dispositions l gales et ou r glementaires pr voient elles de communiquer des donn es d j disponibles dans la BCE Vous devez mettre vos dispositions l gales et ou r glementaires en conformit avec l article 22 de la loi du 16 janvier 2003 sur la BCE collecte unique des donn es si vos dispositions l gales et r glementaires obligent les entreprises communiquer votre administration des donn es d j disponibles la BCE que vous tes habilit s consulter il y aura lieu d adapter ces dispositions en supprimant toutes r f rences ces donn es Nous vous sugg rons d utiliser la formule suivante qui vous permet d exiger malgr tout ces donn es si elles n ont pas t communiqu es par l entreprise la BCE Les renseignements vis s aux articles
59. er compl ter modifier ou remplacer les dispositions l gales en vigueur afin de permettre les communications lectroniques entre d une part les citoyens et les entreprises et d autre part les pouvoirs publics A cet effet Il peut 1 cot des proc dures administratives actuelles pr voir l accomplissement d une s rie de formalit s et la communication des d cisions administratives par voie lectronique L article 410 de la loi programme du 24 d cembre 2002 permet au Roi de d terminer par arr t d lib r en Conseil des Ministres les modalit s selon lesquelles les citoyens et les entreprises peuvent communiquer par voie lectronique avec les pouvoirs publics et leur transmettre des documents et des actes sous forme lectronique Commentaires Ces dispositions encouragent les administrations privil gier la communication par voie lectronique avec les citoyens et les entreprises en leur donnant la possibilit d adapter par un arr t royal d lib r en Conseil des Ministres les dispositions l gales en vigueur pour permettre aux citoyens et entreprises d effectuer les formalit s et transmettre des documents et actes par voie lectronique selon les modalit s fixer galement par arr t d lib r aux administrations de communiquer leurs d cisions par voie lectronique Concr tement les administrations sont donc encourag es d velopper des formulaires lectroniques ou autres tou
60. ersion 25 fevrier 2008 1 32 Un projet est actuellement en cours visant remplacer le certificat de bonnes conduite vie et m urs par un extrait de casier judiciaire Pour ce faire il faut faire du casier judiciaire central qui constitue la source de r f rence de l ensemble des d cisions judiciaires p nale une v ritable source authentique consultable de mani re lectronique tant par les services et institutions f d raux et r gionaux que par les pouvoirs locaux dans les limites de leurs missions Il serait d s lors utile que vous pr voyiez cette possibilit dans votre analyse fonctionnelle et le cas ch ant dans les dispositions l gales modifier 6 Les march s publics Depuis octobre 2005 les fonctionnaires f d raux qui traitent des march s publics sont tenus de consulter directement les donn es n cessaires la v rification de la situation des entreprises candidates ou soumissionnaires d un march public dans les bases de donn es accessibles par voie lectronique par le biais de Digiflow interface qui permet de recueillir des informations de diff rentes bases de donn es 6 1 Base l gale Arr t royal du 20 juillet 2005 6 2 Donn es disponibles Les donn es relatives aux entreprises qui sont actuellement accessibles partir de Digiflow sont l attestation en ordre de cotisations ONSS sl inscription TVA sles comptes annuels d pos s par les entreprises la Banque nationale de Belgique
61. ersonnes ayant le pouvoir d engager la personne morale Nom et n registre national des personnes ou d nomination et n entreprise des entreprises exer ant une fonction juridique dans l entreprise et type de fonction exerc e Attention Si vous souhaitez acc der aux donn es personnelles des personnes exer ant une fonction il faut en faire explicitement la demande voir le point 2 9 ci dessus Les fonctions juridiques des entreprises existant avant le 1 7 2003 n ont pas t upload es dans la BCE La Cellule BCE a cependant pr vu d inviter les entreprises compl ter ces donn es en remplissant un formulaire disponible sur le site de ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 22 la BCE Personnes ouvrant l acc s la profession gt Nom et n registre national de la ou des personne s qui d tien nen t les comp tences professionnelles ouvrant l acc s la profession Attention si vous souhaitez acc der aux donn es personnelles des personnes exer ant une fonction il faut en faire explicitement la demande voir le point 2 9 ci dessus Situation juridique faillites concordats gt Code situation juridique tableau explicatif ne Nom et n entreprise du curateur administrateur provisoire Activit s continu es par le conjoint ou par gt Cette information appara t dans les liens entr
62. es relatives toutes les personnes physiques n tant pas inscrites dans le Registre national mais dont les donn es d identification minimale sont disponibles Les donn es sont les suivantes num ro BCSS nom et pr noms lieu et date de naissance sexe nationalit adresse de r sidence ainsi qu une adresse de paiement par institution lieu et date de d c s s tat civil Ces donn es sont tenues jour par les institutions de s curit sociale Le registre ter Ce registre reprend les personnes qui ne sont pas inscrites au Registre national et dont on ne dispose pas des donn es d identification minimale L identifiant et les donn es incompl tes y relatives ne peuvent tre utilis s que par l institution qui les a cr s ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 29 3 2 5 Types d acc s la BCSS Toutes les informations relatives aux flux des donn es organis s par la Banque Carrefour de la s curit sociale sont disponibles sur le site de la Banque Carrefour de la s curit sociale Lee de l change an T de donn es la BCSS mentation techni rl istr la B 3 2 6 Autorisations n cessaires La communication de donn es sociales caract re personnel par des institutions de s curit sociale d autres instances situ es dans ou l ext rieur du r seau doit faire l objet d une autorisation du Comit sectoriel
63. es authentiques via Web Service il faut en faire la demande Fedict et au service de gestion de la BCE et tablir un contrat avec FediCT Remarque Un Federal Service Bus FSB est en cours de d veloppement chez FediCT Il s agit d une couche business suppl mentaire sur les webservices alors qu avec l UME il faut conna tre la source authentique qui contient les donn es dont on a besoin dans le cas du FSB le syst me d finirait lui m me dans quelle source authentique il doit aller chercher les donn es Il s agit galement d un syst me plus s curis permettant l ordonnancement des divers processus Exemple recherche des donn es dans le Registre national des personnes physiques avant la cr ation d une entreprise en personne physique dans la BCE Ce syst me permettrait par ailleurs aux fournisseurs de d velopper eux m mes leurs webservices et n cessiterait moins de ressources de d veloppement lib rant ainsi plus de ressources pour le business Plus d information e Si vous avez acc s aux e communities vous pouvez consulter le document Acc s aux sources authentiques par le biais de Webservices dans le Catalogue de services de FediCT e Ou contactez le servicedesk fedict be Full extract Vous pouvez galement travailler avec un full extract mises jour Les donn es peuvent dans ce cas tre utilis es pour plusieurs formulaires condition que l on respecte la finalit d crite dans la demande d autor
64. fication administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 6 2 5 Unit s d tablissement inscrites dans la BCE Ce que la loi pr voit L article 4 4 de la loi du 16 janvier 2003 pr voit que doivent tre inscrites dans la BCE les unit s d tablissement dont l enregistrement est n cessaire pour l ex cution de la l gislation belge Par unit d tablissement la loi entend un lieu d activit g ographiquement identifiable par une adresse o s exerce au moins une activit de l entreprise ou partir duquel elle est exerc e Selon l expos des motifs il s agit par exemple des entit s suivantes atelier usine magasin point de vente bureau mine carri re ou autres endroits d extraction de ressources naturelles direction si ge entrep t stock de marchandises agence officines unit de production laiti re succursale S agissant des personnes morales de droit public international ou de droit public tranger il peut aussi s agir de la repr sentation permanente ou de l adresse d un repr sentant qui en droit belge est responsable de mati res fiscales sociales et conomiques S agissant des personnes relevant du droit priv tranger il s agit de leur s filiale s ou de leur s si ge s d exploitation ou de l adresse d un repr sentant qui en droit belge est responsable de mati res fiscales sociales et conomiques Les unit s d tablissement qui se trouv
65. format papier il permet une lecture plus ais e permet de trouver l information rapidement Il permet de clarifier certains concepts Liens vers les autres niveaux de pouvoirs R gion wallonne EASI WAL le Commissariat de la R gion wallonne pour l e administration et la simplification a dit diff rentes brochures l attention des fonctionnaires 1 sur les services qu Easi wal propose 2 sur la fa on de r diger les formulaires 3 sur la simplification de la r glementation 4 sur les processus optimiser les proc dures administratives Ces brochures sont disponibles uniquement en fran ais sous la rubrique Publications du site EASI WAL Communaut fran aise La Communaut fran aise travaille en collaboration avec la R gion wallonne la r daction de brochures sp cifiques R gion flamande La cellule Wetsmatiging de la R gion flamande publie sur son site une s rie de brochures sur la meilleure r glementation et sur la mani re de concevoir un formulaire Ces brochures sont disponibles uniquement en n erlandais dans les rubriques Publicaties et Formulieren du site http wetsmatiging be R gion de Bruxelles Capitale et Communaut germanophone A notre connaissance la R gion de Bruxelles Capitale et la Communaut germanophone n ont pas encore dit de guide sur la simplification et ou la meilleure r glementation ASA Guide de Simplification administrative
66. i du 8 ao t 1983 organisant un registre national des personnes physiques les autorit s les organismes et les personnes vis s par la loi et qui sont autoris s consulter les donn es du Registre national ne peuvent plus demander directement lesdites donn es une personne Plus d information e Vous trouverez toutes les dispositions l gales et r glementaires sur le registre national et le texte complet coordonn de la loi sous la rubrique L gislation du site du registre national Pour y acc der cliquez ici e Pour consulter les textes consolid s surfez sur le site du SPF Justice 3 1 2 Administrations concern es Toutes les administrations qui collectent ou utilisent des donn es relatives aux citoyens pour l ex cution de leurs missions sont en principe concern es par les dispositions relatives au registre national des personnes physiques Administrations concern es par l application du principe de la collecte unique des donn es Conform ment l article 6 de la loi du 8 ao t 1983 organisant un registre national des personnes physiques les autorit s les organismes et les personnes vis s par la loi et qui sont autoris s consulter les donn es du Registre national ne peuvent plus demander directement lesdites donn es une personne L article 5 de la m me loi pr voit que l autorisation d acc der aux informations du registre national des personnes physiques ou d en obtenir communication est accord e pa
67. icat de l administration belge Plus d information Installation du certificat de l administration belge site Adobe disponible uniquement en n erlandais D mo avec commentaire oral sur la mani re de signer un formulaire PDF Adobe site Adobe Avantages du formulaire intelligent Possibilit s d affichage avanc souvent WYSIWYG Peut tre utilis on line et off line Interactif Validation des donn es mais cette validation est partielle L utilisateur dispose d une aide pour les zones importantes La d claration contient moins d erreurs et elle est plus lisible Le formulaire est accessible 24h 24 Un grand contr le sur le lay out Tandis que l HTML est susceptible de s afficher diff remment l cran selon l quipement informatique de l utilisateur Un haut degr de s curit Les documents PDF peuvent tre rendus inviolables 11 est possible d en emp cher toute reproduction ou toute modification Une parfaite imprimabilit A la diff rence du HTML qui ne permet pas un contr le total sur l impression Une large compatibilit Le plug in gratuit permettant de lire les documents PDF Un degr lev d interactivit Les fichiers PDF peuvent contenir des hyperliens de navigation mais permettent aussi la cr ation de formulaires lectroniques dynamiques Une aide contextuelle Int gr s certains endroits de certains formulaires de petits boutons info interactifs Q permettent
68. ient d j communiqu es au registre national des personnes ASA Guide de Simplification administrative Chapitre IV La Communication lectronique Version 31 octobre 2007 IV 4 physiques dans les registres de la Banque Carrefour de la S curit sociale ou la Banque Carrefour des Entreprises l AFSCA a ins r dans son formulaire papier le texte suivant Pour les particuliers voir page 1 Vous pouvez indiquer ici votre num ro de registre national ou votre NISS le num ro qui se trouve dans le coin sup rieur droit de la carte SIS Si ce num ro est indiqu il ne faut pas remplir l adresse ni communiquer les modifications ult rieures de celle ci pour autant que cette donn e ait d j t communiqu e votre commune ou une mutualit belge en ce qui concerne les trangers Pour les entreprises voir page 4 Les entreprises qui sont d j enregistr es aupr s de la Banque Carrefour des Entreprises en application de la loi du 16 janvier 2003 indiquent ici leur num ro d entreprise Si le num ro d entreprise est mentionn il ne faut pas remplir les donn es marqu es d un ast risque abr viation forme juridique adresse du si ge social ni communiquer les modifications ult rieures de celle ci pour autant que vous ayez d j communiqu ces donn es la Banque Carrefour des Entreprises 2 4 Les formulaires t l chargeables En attendant d tre en mesure de d mat rialiser vos formulaires il
69. illet Pour certaines ann es cette m thode de travail a r sult en une saturation emp chant de r colter des donn es au ler janvier de certaines ann es 1946 1960 De l d coule aujourd hui cette adaptation Qui plus est on pr voit d j qu en cas d puisement des num ros reprenant des z ros aux positions 3 6 le sixi me chiffre serait augment de 1 et la num rotation du n de s rie commencerait alors nouveau au d but II s agit donc d une solution long terme R f rence Arr t Royal du 6 novembre 2007 portant modification de l Arr t Royal du 3 avril 1984 portant sur la composition du n d identification des personnes inscrites dans le Registre national des personnes physiques M B 11 01 2008 ASA Guide de Simplification administrative Chapitre II Le Num ro unique Version 25 f vrier 2008 1 7 3 1 4 Autorisations n cessaires En vertu de l article 5 de la loi du 8 ao t 1983 organisant un registre national des personnes physiques vous devez disposer d une autorisation en vertu d une base l gale ou obtenir l autorisation du Comit sectoriel du Registre national cr au sein de la Commission de la protection de la vie priv e si vous voulez Utiliser le num ro d identification du registre national Avoir acc s aux informations qui sont enregistr es dans le registre national Obtenir communication des informations qui sont enregistr es dans le registre national Pour ce
70. im s avant d tre exp di s par courrier traditionnel ou m me par mail si la fonctionnalit relative la signature lectronique est int gr e dans le formulaire Un formulaire intelligent contient de l information corrige certaines fautes valide ce qui peut l tre et donne un feedback visuel II utilise des fonctions de calcul locales qui peuvent tre ex cut es sans l intervention du serveur Il offre moins d interaction avec le serveur qu un formulaire lectronique Un formulaire intelligent peut contenir des fonctionnalit s suppl mentaires Travail off line et conservation locale des donn es Signature lectronique ASA Guide de Simplification administrative Chapitre IV La Communication lectronique Version 31 octobre 2007 IV S Codes barres 2D avec un maximum de 1800 caract res Ce code barre peut tre scann puis transform en XML Possibilit de joindre des annexes Technologies actuelles Les technologies qui sont disponibles actuellement pour concevoir des formulaires intelligents sont outre AJAX DHTML Adobe PDF avec XML Form Architecture Cette technologie est d velopp e par Adobe LiveCycle L utilisation est gratuite pour l utilisateur mais le fournisseur du formulaire doit payer une licence L architecture comprend les couches suivantes Data model Importe des sch mas XML quelles BD contient quelles donn es Sous quel format G n re des validations D fin
71. inations D nomination sociale D nomination commerciale Abr viation Langue de la d nomination Date de d but de la d nomination Date d arr t de la d nomination Publ Publ Historique dans BCE WI Adresse du si ge social Adresse du si ge social Informations suppl mentaires nom du b timent de la zone industrielle etc Date de d but Date de l arr t T l phone Fax E mail Historique dans BCE WI Attention Pour les entreprises en personne physique La d nomination sociale correspond au nom et pr nom de l entrepreneur individuel L adresse correspond son domicile repris du RNPP Registre national des personnes physiques ou du Rbis Registre de la Banque carrefour de la s curit sociale Cette adresse n est pas consultable via le BCE Public Search Informations g n rales Date de d but de l entreprise Date d inscription dans la BCE Type d entreprise entreprise en PP ou en PM Forme juridique xis S A SPRL etc Historique dans BCE WI Situation juridique xls normale faillite etc Historique dans BCE WI Explication juridique des situations juridiques PDF sur le site ASA Status xls active arr t e cl tur e annul e etc Date d arr t de l entreprise Informations financi res Capital social Date de l assembl e g n rale annuelle Date de fin de l exercice comptable Date d but date de fin de l e
72. isation ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 19 2 9 Autorisations n cessaires pour acc der la BCE Vous trouverez sous cette rubrique des informations pratiques sur les modalit s d acc s la BCE Ces modalit s d acc s sont r gl es notamment par l arr t royal du 19 juin 2003 portant sur les modalit s d acc s la Banque Carrefour des Entreprises Pour rappel l acc s aux donn es de la BCE via le BCE Public Search ne requiert pas d autorisation Autorisations n cessaires pour acc der la BCE A2A BCE W I ou extracts Si vous souhaitez acc der aux donn es de la BCE via BCE WI A2A ou les extracts votre service doit en faire la demande au Service de gestion de la BCE au moyen du formulaire qui se trouve sur le site de la BCE A cet effet votre service doit Pr ciser au point 3 de ce formulaire si vous souhaitez acc der aux donn es personnelles Compl ter un formulaire par type d acc s souhait oun formulaire pour l acc s BCE Wi oun formulaire pour Application to Application avec ou sans PubSub oun formulaire pour les extraits de modification avec ou sans PubSub Renvoyer les formulaires au service de gestion de la BCE qui prendra contact avec lui pour d finir les modalit s techniques d acc s En ce qui concerne l acc s BCE WI chaque utilisateur doit disposer en outre d un token fonctionnaire et d un r
73. ise selon le type d autorisation d effectuer des recherches limit es pour retrouver un num ro d entreprise d obtenir un historique pour certaines donn es N B Cette interface est en voie de restructuration Une autorisation est n cessaire pour acc der cette application Lien vers le Manuel d utilisation du BCE WI ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 18 Lien vers BCE WI Vous souhaitez int grer les donn es de la BCE dans un formulaire lectronique ou dans une application Webservices Dans ce cas vous pouvez utiliser les webservices d velopp s par FediCT et le SPF Economie ou travailler sur base d un full extract Webservices Ces Webservices permettent d interagir directement avec la Banque Carrefour des Entreprises et d autres bases de donn es des administrations f d rales via le r seau physique FEDMAN et l UME Pour ce faire une s rie de contraintes techniques et l gales doivent tre respect es qui sont d crites dans le Cookbook r dig par FediICT En ce qui concerne la BCE 32 Webservices ont t d velopp s partir des composants suivants Personinterface Enterpriseinterface Activityinterface Addressinterface BankAccountinterface Denominationinterface Functioninterface JuridicalSituationinterface PublicationDatainterface BusinessUnitinterface Pour acc der aux sourc
74. it 5 activit s Une activit est qualifi e de principale ou secondaire en fonction du poids de son chiffre d affaires TVA ou du nombre de travailleurs ONSS Les activit s auxiliaires sont les activit s qui sont exerc es titre de support des activit s productrices Exemples restaurant d entreprise transport pour compte propre entrep t si ge administratif Donn es du bilan Administration instrumentante 0203201340 Banque Nationale de Belgique BNB 0308357753 SPF Justice Date de l assembl e g n rale annuelle Type de d p t de bilan xis Date d acceptation de d p t de bilan Code langue d p t de bilan Date de d but de l exercice comptable Date de fin de l exercice comptable Historique dans BCE WI Publication au Moniteur belge Num ro Type de sujet Sujet de la publication Soci t s commerciales xls ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 11 Langue de la publication Date de publication Lien vers le Moniteur belge offrant la possibilit de consulter les annexes au Moniteur belge acte constitutif d missions augmentation de capital etc Liens entre entreprises Entreprise li e p re Exemples soci t absorb e remplac e scind e ou transf r e Type de lien entreprise entreprise fusion transfert Entreprise li e fils Exemples soci t absorbante soci t nouvell
75. it les sch mas XML de soumission Form model Etablit une hi rarchie des champs dans le formulaire Permet l utilisation de tableaux dynamiques D finit les widgets texte nombre date bouton checkbox radiobutton image D termine les propri t s des widgets grandeur couleur Event model G re les fonctionnalit s Initialiser sauvegarder changer sortir calculer valider Permet de g rer de mani re quasi automatique l interd pendance entre diff rents champs possible par ligne mais pas lorsqu il s agit de plusieurs lignes Host model Acc s aux fonctions offertes par le client sauvegarde locale dialogue avec l utilisateur Diff rents niveaux de formulaires sont possibles moyennant un co t suppl mentaire Reader Extensions qui permettent d int grer des webservices Documents certifi s int gre le certificat signature lectronique de la e ID Layout model Contient les informations relatives au layout Plus d information Information sur les produits Adobe LiveCycle site Adobe Xforms Sp cifie l importation et l exportation de donn es mais pas le layout N cessite de combiner avec d autres technologies Ne pr voit pas la signature lectronique Plus d information What are Xforms site xml Microsoft I nfoPath Peu de documentation on line N cessite une licence Permet l int gration des webservices ASA Guide de Simplification administrative Chapitre IV
76. l de s curit sociale ONSS est dans certains cas amen attribuer un num ro d entreprise pour des personnes physiques des associations et des entreprises trang res sans tablissement stable en belgique L ONSS pourrait tre galement amen attribuer un num ro d unit d tablissement puisque l ONSS introduit dans la BCE les unit s d tablissement correspondant des lieux d occupation pour les entreprises non commerciales employeurs avec plus d une unit d tablissement L Office national de s curit sociale pour les administrations provinciales et locales ONSS APL attribue quant lui un num ro aux administrations qui rel vent de sa comp tence Les donn es disponibles partir de ce moment sont Au niveau de l entreprise pour les PP et PM Qualit employeur ou employeur ONSS APL acquise date de d but Activit s codes NACE 5 positions relatives la qualit employeur ou employeur ONSS APL date de d but Au niveau de l unit d tablissement pour les PP et PM Activit s codes NACE relatives la qualit employeur date de d but ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 16 Ev nements ult rieurs Divers v nements peuvent avoir pour effet une modification des donn es d une entreprise ou d une unit d tablissement Ils doivent d s lors tre communiqu s la BC
77. latives au Portail f d ral et aux guichets d entreprises agr s Ce guide reprend lorsque cela s av re utile certaines sp cificit s propres aux institutions publiques de s curit sociale mais ne se pr tend pas exhaustif dans ce domaine La situation de celles ci tant particuli re leur point de r f rence essentiel reste la Banque Carrefour de la S curit sociale Int r t de ce guide Notre Agence qui a une comp tence horizontale en mati re de simplification administrative recueille une grande quantit d informations pratiques dans le cadre des diff rents projets soutenus ou suivis par elle Par ce guide l ASA met ces informations votre disposition En r sum ce guide pr sente les avantages suivants En rassemblant l information de base relative aux principes de simplification et aux outils mis en oeuvre pour les appliquer il vous donne une vue d ensemble et vous permet de gagner du temps ASA Guide de Simplification administrative Avant propos Version 22 octobre 2007 En y int grant l exp rience de l ASA il compl te l information disponible partout ailleurs offre une information multidisciplinaire int ressant aussi bien les gens du m tier les juristes que les informaticiens offre une information actualis e dans les deux langues se pr sente sous diff rents formats utilis en format lectronique il permet d acc der aux nombreux hyperliens utilis en
78. le attribu par l interm diaire du gestionnair Scurit in de votr mini Pour ce faire l agent de s curit de votre administration devra compl ter le formulaire de FedICT Demande de droits d acc s aux services en ligne pour fonctionnaires et en envoyer une copie l agent de s curit de la BCE Si un acc s aux donn es personnelles est demand une copie sera galement envoy e au Registre national des personnes physiques Autorisations n cessaires pour utiliser les webservices Pour acc der aux sources authentiques via Web Service il faut tablir un contrat avec FediCT qui reprend notamment les l ments suivants G n ration de Digital Certificates pour l authentification de l utilisateur du webservice si vous avez acc s aux e communities vous pouvez consulter le document Livraison de certificat dans le cadre des webservices dans le Catalogue de services de FedICT Besoins sp cifiques User management Besoins sp cifiques Web Services client Disponibilit s d un environnement de test Proc dure d acceptation avant toute mise en production d une application webservices client Plus d information Contactez le servicedesk fedict be ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 20 2 10 La collecte unique des donn es de la BCE en pratique Quelles sont les donn es ou attestations demand es qui pourraient tre supprim
79. lectronique au moyen de formulaires mis leur disposition par l Internet de choisir le canal de communication le plus appropri pour eux gr ce l adoption par les administrations d une approche multichannels d acc der de mani re s curis e aux applications mises leur disposition sur Internet et de signer les formulaires de mani re lectronique d utiliser des moyens de paiement mieux adapt s aux types de communication actuels d obtenir des informations sur les autorisations accord es par les pouvoirs publics directement sur le Portail f d ral Par ailleurs le chapitre II de la Directive Services 2006 123 CE impose aux Etats membres d ici fin 2009 de Simplifier les proc dures et formalit s d acc s et d exercice des activit s de services vis es par la Directive Permettre aux prestataires de services qui le souhaitent d effectuer ces proc dures et formalit s distance par voie lectronique Offrir une information accessible distance claire conviviale et actualis e aux prestataires et aux destinataires de services Veiller ce que ces proc dures et formalit s puissent tre effectu es par l interm diaire d un guichet unique virtuel et ou physique qui doit galement pouvoir fournir l information requise 2 Les diff rents types de formulaires 2 1 Introduction Diff rentes possibilit s existent pour offrir aux citoyens et aux entreprises de remplir leurs formalit s de ma
80. les donn es qui sont enregistr es et actualis es par le Registre national Par ailleurs l article 11 de la m me loi pr voit que lorsque les donn es sociales sont disponibles dans le r seau les institutions de s curit sociale sont tenues de les demander exclusivement la Banque carrefour sans pr judice de l article 4 alin a 2 Elles sont galement tenues de s adresser la Banque carrefour lorsqu elles v rifient l exactitude des donn es sociales disponibles dans le r seau Plus d information e L ensemble des dispositions relatives la Banque Carrefour de la s curit sociale est disponible sur le site tr s complet de cette institution www bcss fgov be e Vous y trouverez galement des informations sur le fonctionnement et l organisation de la Banque Carrefour de la s curit sociale 3 2 2 Administrations concern es Les institutions de s curit sociale sont concern es en premier chef par les dispositions relatives aux registres de la Banque Carrefour de la s curit sociale mais d autres administrations peuvent galement tre concern es Administrations concern es par l application du principe de la collecte unique des donn es pr vu par l article 11 de la loi du 15 janvier 1990 L utilisation des donn es contenue dans les registres de la Banque Carrefour de la s curit sociale est obligatoire pour les institutions publiques de s curit sociale en vertu de l article 11 de la loi du 15 janvier 1990
81. lles disponibles dans la BCE Il est tr s important de savoir que les donn es ne sont pas introduites dans la BCE au m me moment L inscription d une entreprise dans la BCE suit le sch ma suivant L gende PM entreprise en personne morale soci t PP entreprise en personne physique entrepreneur individuel Attribution n entreprise pour PM Attribution n entreprise pour PP Attribution n UE pour PP et PM N entreprise activ comme num ro TVA Attribution n entreprise pour PP non commer ant association entreprises trang res Attribution n entreprise pour PP non commer ant association entreprises trang res Attention Le fait pour une entreprise d tre inscrite la BCE ne signifie pas pour autant qu elle ait la qualit d entreprise commerciale anciennement inscription au registre de commerce Ce n est que lorsque l entreprise s est adress e un guichet d entreprises agr et a fourni les pi ces probantes que le guichet d entreprises agr l inscrit en cette qualit la BCE ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 14 Constitution de la soci t initiateur greffe du Tribunal de Commerce ou notaire Lors de la cr ation juridique d une soci t r daction de l acte constitutif le notaire pour les soci t s constitu es par acte notari ou greffe du Tribunal de Commerce
82. loi belge exige l inscription de l unit d tablissement ou des unit s d tablissement d une entreprise dans la Banque Carrefour des Entreprises celle ci attribue galement un num ro cette ou ces unit s d tablissement ASA Guide de Simplification administrative Chapitre II Le Num ro unique Version 25 f vrier 2008 I 4 2 2 1 Base l gale L article 5 de la loi du 16 janvier 2003 sur la Banque Carrefour des Entreprises pr voit que toute entreprise ou unit d tablissement vis e l article 4 est enregistr e dans la Banque Carrefour des Entreprises et se voit attribuer un num ro d entreprise ou d unit d tablissement lors de son inscription Ce num ro constitue le num ro d identification unique L arr t royal du 24 juin 2003 fixe les r gles d attribution la composition et les modalit s de transfert du num ro d entreprise et du num ro d unit d tablissement dans la Banque Carrefour des Entreprises Plus d information L ensemble des dispositions l gales et r glementaires relatives la Banque Carrefour des entreprises textes non coordonn s se trouve sur le site du SPF Economie Pour consulter les textes consolid s surfez sur le site du SPF Justice 2 2 2 Administrations concern es Aucune disposition l gale n oblige actuellement les administrations utiliser le num ro d unit d tablissement N anmoins les administrations qui souhaitent obtenir de la Banque Carrefour des Ent
83. m ro d identification La stabilit dans le temps le num ro d identification n est pas modifi pendant l existence de l entit il ne contient don pas de caract ristiques de fond variables de l entit ou de r f rences d autres entit s et il ne change pas lorsqu une entit prend une qualit d termin e 2 Le num ro unique pour les entreprises Ainsi que nous l avons expliqu par ailleurs la r alisation du principe de collecte unique des donn es d identification relatives aux entreprises se fait gr ce l intervention de la Banque Carrefour des Entreprises Lors de son inscription la Banque Carrefour des Entreprises une entreprise se voit attribuer automatiquement un num ro d entreprise auquel sont rattach es les donn es d identification relatives son si ge social Si compte tenu de la l gislation belge son ou ses unit s d tablissement doivent galement faire l objet d une inscription la Banque Carrefour des Entreprises chacune des unit s d tablissement de l entreprise re oit un num ro d identification auquel sont rattach es les donn es d identification relatives cette unit d tablissement Le si ge social et l unit d tablissement constituent des entit s distinctes avec des num ros d identification distincts m me dans le cas o ils sont situ s une m me adresse ASA Guide de Simplification administrative Chapitre II Le Num ro unique Version 25 f vrier 2008
84. nant une autorisation pr alable 4 1 Base l gale L article 10 de la loi du 15 janvier 1990 relative l institution et l organisation d une Banque Carrefour de la s curit sociale pr voit que les institutions de s curit sociale sont tenues de communiquer la Banque carrefour entre autres par voie lectronique toutes les donn es sociales dont celle ci a besoin pour accomplir ses missions L article 11 de la m me loi stipule que lorsque les donn es sociales sont disponibles dans le r seau les institutions de s curit sociale sont tenues de les demander exclusivement la Banque carrefour sans pr judice de l article 4 alin a 2 Elles sont galement tenues de s adresser la Banque carrefour lorsqu elles v rifient l exactitude des donn es sociales disponibles dans le r seau L article 12 pr voit cependant que les institutions de s curit sociale sont dispens es de passer par la Banque carrefour pour les donn es sociales dont l enregistrement leur a t confi ou dans les cas pr vus par le Roi ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 30 Ces dispositions instaurent donc le principe de la collecte unique des donn es sociales dans le secteur de la s curit sociale par le biais de la Banque Carrefour de la s curit sociale qui est charg e de g rer le r seau informatique de la s curit sociale belge et organise toute une s
85. ncement d activit TVA e604a qui a t mis la disposition des guichets d entreprises Ce formulaire va notamment rechercher dans la Banque Carrefour des Entreprises les donn es d identification de l entreprise et de l unit d tablissement qui correspond au si ge administratif 2 7 Les applications personnalis es Les applications personnalis es offrent l utilisateur un service personnalis sur base de son profil Elles peuvent regrouper diff rentes proc dures relevant de services voire d administrations diff rentes Seules les donn es utiles un service ou une administration lui sont envoy es Application personnalis e et collecte unique de donn es Ce qui a t dit au sujet des Formulaires lectroniques vaut galement pour les applications Avantages d une application personnalis e Adapt e aux besoins sp cifiques de l utilisateur Possibilit s avanc es d affichage parfois WYSIWYG On line et off line Interactif Intelligence tr s pouss e D savantages d une application personnalis e Entretien et impl mentation sur diff rentes plates formes Distribution Actualisation impossible si pas suffisamment modulaire Demande un engagement fort des acteurs par rapport un projet centralisateur Exemple d application personnalis e L application DEUS D claration lectronique unique starters qui avait t d velopp e par FediCt et l ASA pour les entreprises du secteur Horeca e
86. ndant contrebalanc par le fait que cette solution vous vitera de d velopper une application propre Si vous souhaitez opter pour l introduction de vos autorisations agr ments dans la BCE contactez le service de gestion de la Banque Carrefour des Entreprises L ASA est bien entendu pr te documenter et appuyer votre demande aupr s du service de gestion de la Banque Carrefour des Entreprises si n cessaire ASA Guide de Simplification administrative Chapitre IV La Communication lectronique Version 31 octobre 2007 V I y Agence pour la Simplification Administrative Chapitre V Soutiens techniques fonctionnels et juridiques Nous veillons garder ce guide actuel Pour s assurer de la derni re version nous vous invitons de consulter le site de l ASA 1 Soutien de l ASA L ASA a notamment pour mission de faire des propositions de simplification de stimuler et de coordonner les initiatives et d organiser la collaboration entre les diff rentes administrations f d rales De par ses comp tences horizontales l ASA dispose d une large expertise en rapport aux principes expliqu s dans ce guide notamment en mati re de collecte unique des donn es Gr ce ses r seaux de fonctionnaires la simplification aux r seaux par th mes par projet et aux r seaux f d raux r gionaux communautaires et de pouvoirs locaux l ASA se tient au courant de la plupart des projets de simplification en cours dans ces r seau
87. ni re lectronique chacune exigeant un niveau de d veloppement plus ou moins pouss Nous trouvons donc utile de faire un r capitulatif des principaux types de formulaires disponibles actuellement sur le march ASA Guide de Simplification administrative Chapitre IV La Communication lectronique Version 31 octobre 2007 IV 2 Nous ne pouvons que vous encourager choisir parmi ces formulaires ceux qui sont les mieux adapt s compte tenu notamment de la sp cificit de votre public cible et de vos possibilit s techniques Plusieurs types de formulaires peuvent bien entendu coexister d autant que cela largit les possibilit s pour l utilisateur Par exemple il est conseill de maintenir le formulaire papier afin d viter la fracture num rique Mais quel que soit le type de formulaire choisi l important est de veiller concevoir vos formulaires compte tenu de l ensemble des principes expos s dans ce guide Remarque la terminologie utilis e par certains peut diff rer de celle pour laquelle nous avons opt dans ce chapitre Par exemple les termes formulaires lectroniques recouvrent pour certains une notion plus large que celle utilis e dans ce guide 2 2 Base l gale Dispositions l gales en vue de promouvoir les formalit s par voie lectronique L article 409 alin a 2 1 de la loi programme du 24 d cembre 2002 pr voit que le Roi peut par arr t d lib r en Conseil des Ministres abrog
88. nominations des unit s d tablissement Adresse de l unit d tablissement t l fax e mail Date d but N B si vous souhaitez en outre des donn es sur la date d arr t les raisons de l arr t et le status vous devez demander un acc s au BCE Private Search voir point 2 9 ci dessus Acc s la profession Comp tences professionnelles et connaissance de gestion de base uniquement l intitul Attention Cette donn e ne figure pas toujours dans la BCE pour les entreprises cr es avant le 1 7 2003 mais la pr sence de la qualit d entreprise commerciale signifie qu un moment d termin l entreprise a apport ces preuves ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 21 Si vous souhaitez conna tre le nom de la ou des personne s qui rempli ssen t les conditions d acc s la profession il faut demander un acc s au BCE Private Search voir point 2 9 ci dessus Copie du registre de commerce gt Qualit entreprise commerciale ou entreprise artisanale ou attestation d inscription au registre de l artisanat Remarque avant d introduire cette qualit le guichet d entreprises agr v rifie si l entreprise remplit les conditions d acc s la profession exig es pour les activit s qu elle compte exercer Exemple lors de l inscription d un restaurant le guichet v
89. on administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 12 Date de d but du lien entreprise La date de d but de l unit d tablissement peut tre diff rente de la date de d but du lien entreprise car une unit d tablissement peut tre transf r e d une entreprise une autre Fonctions Code et intitul de la fonction Nom et n registre national de la personne ou d nomination et n entreprise de l entreprise exer ant la fonction Date de d but Date d arr t Raison de l arr t xls Type de fonction mentionn e ce niveau personnes exer ant une fonction juridique dans l unit d tablissement g rant Activit s conomiques Administration instrumentante Codes NACE et description Nomenclature 2003 xls Nomenclature 2008 xls Table de conversion 2003 2008 xis Type d activit principale secondaire ou auxiliaire Date de d but Date d arr t Publ Historique dans BCE WI Attention La BCE ne se consid re pas comme source authentique pour les activit s bien que la loi lui en donne la mission Ces activit s sont donc communiqu es titre purement indicatif Les codes NACE sont les codes d activit dans la Nomenclature des Activit s conomiques dans la Communaut europ enne Les versions NACEBEL 2003 et 2003 sont affich es Sont reprises au niveau de l unit d tablissement les activit s commerciales introdui
90. ordonnance 5 l Ordre des pharmaciens dans le but de communiquer leurs membres la r sidence principale d un client auquel un m dicament dangereux pour la sant aurait t remis 6 l Ordre des barreaux francophones et germanophone et l Orde van de Vlaamse balies dans le seul but de communiquer aux avocats les informations dont ils ont besoin pour les t ches qu ils remplissent en tant qu auxiliaires de la justice Administrations habilit es introduire des donn es dans le RNPP Les donn es du registre national proviennent des services de la population des diff rentes communes 3 1 3 Personnes inscrites dans le RNPP Sont reprises dans le registre national des personnes physiques Les personnes inscrites dans le registre de la population savoir les Belges et les trangers autoris s s tablir en Belgique et ayant leur r sidence principale en Belgique c d qui s journe la plus grande partie de l ann e en Belgique Les personnes inscrites dans le registre des trangers de leur commune savoir les trangers autoris s s journer plus de 3 mois Les personnes inscrites dans le registre d attente savoir les demandeurs d asile qui ne sont pas enregistr s dans une autre qualit dans l un des registres pr c dents Les personnes inscrites dans les registres tenus dans les postes consulaires savoir les Belges r sidant l tranger qui souhaitent s y inscrire 3 1 4 Donn es
91. ormulaire intelligent Plusieurs types de formulaires peuvent bien entendu coexister 3 La communication multichannels 3 1 Introduction Il est important de garantir une accessibilit optimale de vos formulaires en adoptant une approche multichannels Diff rents canaux pour l envoi d un formulaire devraient d s lors tre pr vus l adresse physique de votre administration par courrier ou par fax sur le site de votre administration et par l interm diaire de points de contacts uniques A cet gard il y a lieu de souligner que la volont politique est de privil gier les points de contact uniques tant virtuels que physiques En ce qui concerne les entreprises commerciales les guichets d entreprises agr s jouent d j le r le de guichet physique unique pour leur inscription en cette qualit la BCE La volont politique est d largir le r le de ces guichets aux autres proc dures impos es par les administrations f d rales d autant que l Union europ enne pousse les Etats membres dans la direction du guichet unique En effet l article 6 de la directive Services 2006 123 CE pr voit qu un prestataire de services devra pouvoir accomplir d ici fin 2009 toutes les formalit s et proc dures relatives aux activit s de services acc s et exercice par l interm diaire d un guichet unique ASA Guide de Simplification administrative Chapitre IV La Communication lectronique Version 31 octobre 2007 IV 1
92. par les possibilit s qui sont offertes via le Portail f d ral 4 1 Base l gale L article 409 2 alin a 4 de la loi programme 24 12 2002 pr voit que le Roi peut par arr t d lib r en Conseil des Ministres adapter les r gles actuelles en mati re de publicit et de publication de certaines d cisions administratives aux possibilit s qui sont offertes via le portail f d ral 4 2 La publicit au tiers en pratique Autorisations agr ments li s aux personnes physiques Il est possible de remplacer la publication au Moniteur belge ou tout autre type de publicit actuel en publiant les informations relatives aux autorisations agr ments octroy s par votre administration sur le Portail f d ral ou sur le site de votre administration avec un lien direct deeplinking partir du Portail f d ral vers ces informations Selon les besoins vous pouvez afficher une liste des personnes ayant obtenu un agr ment ou d velopper une application permettant de rechercher les donn es relatives une personne d termin e Exemple sur le site du SPF Economie Liste des g om tres experts francophones Application pour trouver un g om tre expert en particulier Autorisations agr ments li s aux entreprises Il est possible de remplacer la publication au Moniteur belge des autorisations agr ments ou tout autre type de publicit actuel 1 soit en publiant les informations relatives aux autorisations agr ments octroy
93. pitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 3 La BCE contient les donn es suivantes le num ro d entreprise et le cas ch ant le num ro de ses unit s d tablissement les coordonn es de l entreprise et le cas ch ant de ses unit s d tablissement d nominations adresses t l phone fax e mail le type d entreprise entreprise en personne physique ou en personne morale la forme juridique les activit s les qualit s autorisations les coordonn es des personnes exer ant une fonction dans l entreprise la situation juridique la date des publications au Moniteur belge et lien vers celui ci les donn es financi res de base les num ros de compte bancaires les num ros d identification externes le lien avec d autres entreprises Certaines des donn es de la BCE sont accessibles librement via une application Internet appel e BCE Public Search Les autres donn es plus sensibles ne sont accessibles que moyennant une autorisation pr alable et via d autres outils d velopp s cet effet voir les points 2 8 et 2 9 ci dessous L utilisation des donn es de la BCE est obligatoire pour les administrations habilit es consulter les donn es de la BCE 2 2 Base l gale L article 22 de la loi du 16 janvier 2003 portant cr ation d une Banque Carrefour des Entreprises modernisation du registre de commerce cr ation de guichets entreprises agr s et portant diverses dispositions pr voit que les
94. pour les autres soci t s introduit les donn es figurant sur l acte constitutif dans la BCE qui attribue directement un num ro d entreprise Les donn es disponibles partir de ce moment sont pour obtenir le d tail de chacune des donn es figurant dans les tableaux ci dessous consultez le bloc correspondant des tableaux repris sous le point 2 6 ci dessus Au niveau de l entreprise pour les PM N entreprise D nominations Coordonn es du si ge social Informations g n rales Informations financi res Fonctions juridiques les personnes habilit es administrer et engager la soci t et la personne charg e de l administration journali re Compte bancaire num ro de compte bancaire sur lequel le capital social est vers Lien entre les entreprises cr ation par fusion etc Inscription en qualit d entreprise commerciale ou artisanale initiateur guichet d entreprises agr au choix Une entreprise ne peut exercer une activit commerciale que lorsqu elle est autoris e cet effet Auparavant l entreprise obtenait cette autorisation en demandant une attestation d tablissement une Chambre de M tiers et n goces puis en s inscrivant au registre de commerce aupr s d un greffe du Tribunal de Commerce Depuis la cr ation de la BCE au 1 juillet 2003 ces formalit s ont t remplac es par l inscription la BCE en qualit d entreprise commerciale ou en qualit d entreprise
95. prises suivantes Les personnes morales de droit belge Les personnes morales de droit tranger ou international avec un tablissement stable en Belgique Les personnes morales de droit tranger ou international sans tablissement stable en Belgique ayant l une des qualit s suivantes entreprise commerciale entreprise artisanale employeur ONSS et ou inscrit la TVA Les personnes physiques morales ou associations ayant l une des qualit s suivantes entreprise commerciale entreprise artisanale employeur ONSS employeur ONSS APL et ou inscrit la TVA Les particuliers qui occupent des travailleurs domestiques ou des gens de maisons avec la qualit employeur ONSS Les entreprises qui ne se trouvent pas encore dans la BCE alors que la loi le pr voit Les professions lib rales sauf si elles ont l une des qualit s suivantes entreprise commerciale employeur ONSS et ou inscrit la TVA N B une tude intitul e Int gration des professions lib rales dans la BCE visant r gler ce probl me a t men e par le SPF Economie et l ASA mais est en attente d une d cision formelle Les entreprises trang res sans tablissement stable en Belgique qui doivent se faire enregistrer en ex cution d une obligation impos e par la l gislation belge sauf si elles ont l une des qualit s suivantes entreprise commerciale entreprise artisanale employeur ONSS et ou inscrit la TVA ASA Guide de Simpli
96. r le comit sectoriel du Registre national 1 aux autorit s publiques belges pour les informations qu elles sont habilit es conna tre en vertu d une loi d un d cret ou d une ordonnance 2 aux organismes publics ou priv s de droit belge pour les informations n cessaires l accomplissement de t ches d int r t g n ral qui leur sont confi es par ou en vertu d une loi d un d cret ou d une ordonnance ou de t ches reconnues explicitement comme telles par le comit sectoriel ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 25 3 aux personnes physiques ou morales qui agissent en qualit de sous traitants des autorit s publiques belges et des organismes publics ou priv s de droit belge vis s aux 1 et 2 l ventuelle sous traitance se fait la demande sous le contr le et sous la responsabilit desdits autorit s et organismes ces sous traitants doivent s engager formellement respecter les dispositions de la pr sente loi et de la loi du 8 d cembre 1992 relative la protection de la vie priv e l gard des traitements de donn es caract re personnel et prennent les mesures n cessaires cette fin dont ils font tat aux personnes pour lesquelles ils agissent en qualit de sous traitants 4 aux notaires et les huissiers de justice pour les informations qu ils sont habilit s conna tre en vertu d une loi d un d cret ou d une
97. reprises les donn es d identification relatives aux unit s d tablissement doivent de facto utiliser cette cl d identification 2 2 3 Unit s d tablissement concern es Pour conna tre les unit s d tablissement qui doivent tre inscrites la Banque Carrefour des Entreprises veuillez vous r f rer au chapitre point 2 5 2 2 4 Caract ristiques du num ro d unit d tablissement Dans les cas o la loi belge exige l inscription de l unit d tablissement ou des unit s d tablissement d une entreprise dans la Banque Carrefour des Entreprises celle ci attribue galement un num ro cette ou ces unit s d tablissement A ce num ro sont rattach es les donn es d identification relative l unit d tablissement si ge d exploitation Pour avoir un aper u de ces donn es veuillez vous r f rer au chapitre point 2 6 Le num ro d unit d tablissement a le format suivant ZNNN NNN NNN Z 0 ou 1 Exemple 2 061 001 659 pour l unit d tablissement de La Poste sise place de la Monnaie Bruxelles Les num ros d tablissement octroy s par la Banque Carrefour des Entreprises sont principalement utilis s comme cl d identification Le m me num ro d unit d tablissement subsiste en cas de transfert de l unit d tablissement vers une autre entreprise Dans l tat actuel de la l gislation l utilisation de ce num ro n est pas obligatoire Pour plus d information ce sujet vous
98. rla 3 tion Administrative Avant propos Ce guide l attention des fonctionnaires des autorit s belges vise avant tout sugg rer des pistes pour revoir le contenu et la forme des formulaires et ou proc dures et adapter les r glementations compte tenu des principes de simplification nonc s dans diverses dispositions l gales collecte unique des donn es num ro unique suppression des copies conformes promotion de la communication lectronique Il explique en quoi consistent les principes de simplification et les outils mis en oeuvre pour les appliquer mentionne la base l gale de ces principes de simplification donne quelques indications techniques et renvoie le lecteur pour plus de d tails vers les sites des administrations comp tentes Celles ci restent bien entendu les seules responsables en ce qui concerne leurs missions sp cifiques Ce guide est mis jour de mani re r guli re Pour vous assurer que vous disposez bien de la derni re version nous vous invitons consulter le site de l ASA L ASA est votre coute si vous avez des propositions pour am liorer ou apporter des corrections ce guide n h sitez pas contacter ocelyne J ul mont Administrations concern es Ce guide s adresse aux fonctionnaires travaillant tous les niveaux de pouvoir en Belgique N anmoins certaines parties ne concernent l heure actuelle que les fonctionnaires f d raux comme par exemple celles re
99. rmes Cette forme de copie certifi e conforme reste d application ASA Guide de Simplification administrative Chapitre III Suppression de la certification conforme Version 22 octobre 2007 IN 3 Quels sont les documents que l autorit f d rale met et certifie elle m me conformes Les documents mis et certifi s conformes par l Etat f d ral continuent exister Un exemple Les actes de l Etat civil sont tenus jour par l administration communale Les copies certifi es conformes de ces actes continuent bien entendu tre d livr es par l administration communale Les actes de l tat civil peuvent ils encore tre certifi s conforme partir du 31 mars 2004 3 3 Demande du document original Quand le fonctionnaire peut il demander de pr senter le document original Vous ne pouvez demander la production du document original la personne int ress e que lorsque la demande directe aupr s de l autorit ou de l entreprise qui a d livr le document original n a eu aucun r sultat Ce cas peut se pr senter lorsque suite un incendie une cole ne peut plus fournir d information sur les dipl mes d livr s Attention la demande doit se faire par lettre recommand e la poste avec accus de r ception Vous devez expliquer dans cette lettre pourquoi vous demandez le document original Comment le fonctionnaire doit il proc der pour demander le document original Vous devez envoyer une lettre recomman
100. rn es Toutes les administrations qui collectent ou utilisent des donn es relatives aux citoyens pour l ex cution de leurs missions sont en principe concern es par les dispositions relatives au registre national des personnes physiques Pour rappel l article 5 de loi du 8 ao t 1983 organisant un registre national des personnes physiques num re les administrations et autres instances qui l autorisation d acc der aux informations du registre national des personnes physiques ou d en obtenir communication peut tre accord e par le comit sectoriel du Registre national ASA Guide de Simplification administrative Chapitre II Le Num ro unique Version 25 f vrier 2008 H6 L utilisation du num ro de registre national est galement subordonn e une autorisation pr alable A cet effet l article 8 de la m me loi pr cise ce qui suit L autorisation d utiliser le num ro d identification du Registre national est octroy e par le comit sectoriel du Registre national L autorisation d utiliser le num ro d identification du Registre national implique l obligation d utiliser galement ce num ro d identification dans les contacts avec le Registre national des personnes physiques Le num ro d identification du Registre national ne peut pas tre utilis sans autorisation ni d autres fins que celles pour lesquelles ladite autorisation a t octroy e 3 1 3 Caract ristiques du num ro de registr
101. rtaines personnes ne sont pas identifi es dans le registre national des personnes physiques Or l identification de ces personnes est parfois n cessaire soit parce qu elles sont concern es par l une des branches de la s curit sociale soit parce qu elles doivent faire l objet d une inscription dans la Banque carrefour des entreprises soit encore parce que leur identification est requise pour l ex cution de missions accord es en vertu d une loi un d cret ou une ordonnance une autorit belge La t che de collecter d enregistrer et de traiter les donn es relatives l identification de ces personnes a t confi e la Banque Carrefour de la s curit sociale qui a cr cet effet des bases de donn es appel es registres de la Banque Carrefour de la s curit sociale dont le registre bis le registre ter et le registre des radi s qui contiennent les donn es d identification relatives ces personnes ne r sidant pas ou plus en Belgique et qui est compl mentaire au registre national des personnes physiques ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 27 Les institutions de s curit sociale sont oblig es de demander les donn es d identification des personnes physiques exclusivement la Banque Carrefour de la s curit sociale sauf lorsqu il s agit de donn es r colt es par le registre national des personnes physiques Ce princip
102. s et aux entreprises de fournir des donn es qui sont disponibles dans diff rents services d une m me administration par exemple un service du SPF Finances qui demanderait un extrait de r le sur les revenus imposables 1 3 En pratique En tant que fonctionnaire belge vous tes fortement encourag et m me tenu dans certains cas e appliquer le principe de la collecte unique des donn es dans l ex cution de vos missions notamment dans vos formulaires et proc dures e mettre vos dispositions l gales et ou r glementaire en conformit avec ce principe Si une autorisation est n cessaire contactez votre conseiller en s curit et le service gestionnaire de ces donn es 2 Les donn es d identification des entreprises 2 1 La Banque carrefour des entreprises La r alisation du principe de la collecte unique des donn es d identification relatives aux entreprises n cessitait de disposer d un registre reprenant les donn es d identification de base des entreprises et de leurs unit s d tablissement C est ainsi qu a t cr e la Banque Carrefour des Entreprises BCE qui est op rationnelle depuis le 1er juillet 2003 La BCE est g r e par le Service de gestion de la BCE du SPF Economie et est aliment e par diff rents initiateurs d sign s par arr t royal tels que les notaires les greffes du tribunal de commerce les guichets d entreprises agr s etc ASA Guide de Simplification administrative Cha
103. serait int ressant que votre administration permette aux internautes de t l charger le formulaire papier au format PDF Word ou autre partir du site de votre administration du Portail f d ral et ou du site de l ASA qui permet d acc der partir d un point virtuel central une grande partie des formulaires des administrations f d rales Avantages Gain de temps pour l utilisateur il ne doit pas attendre que l administration lui envoie le formulaire par courrier Facilit pour l utilisateur un simple clic suffit pour obtenir le formulaire Accessibilit 24 24 D savantages Les m mes que le formulaire papier Exemples de formulaires t l chargeables Entre autres exemples le Portail du SPF Sant publique met disposition de son public cible des formulaires t l chargeables consultez la rubrique Formulaires ce qui pr sente d j une simplification administrative puisque les utilisateurs peuvent se procurer plus facilement ces formulaires Un pas suppl mentaire pourrait tre fait en faveur de ces utilisateurs en appliquant le principe de la collecte unique des donn es dans ces formulaires Le formulaire papier dont il est question dans l exemple cit au point 2 3 ci dessus est t l chargeable partir du site de l AFSCA 2 5 Les formulaires intelligents Certaines administrations ont con u des formulaires intelligents qui peuvent tre t l charg s compl t s dynamiquement puis impr
104. sociale en vertu de l article 4 de la loi du 15 janvier 1990 qui a con u une application cet effet Par exemple cette application est accessible via le BCE WI lors de l inscription dans la Banque Carrefour des Entreprises d un entrepreneur non domicili en Belgique 3 2 3 Personnes inscrites dans les registres de la BCSS Les registres de la Banque Carrefour de la s curit sociale contiennent les donn es d identification des travailleurs frontaliers qui r sident l tranger mais qui travaillent en Belgique allocataires ou b n ficiaires de prestations de la s curit sociale belge qui n ont jamais r sid en Belgique ou qui ne r sident plus en Belgique depuis que leur commune de r sidence a t int gr e dans le Registre national _ attributaires de droits sociaux d c d s avant que leur commune de r sidence ne f t int gr e dans le Registre national et dont les allocataires ou b n ficiaires sont encore en vie assur s sociaux qui ont eu un num ro national mais dont les donn es d identification ne sont plus tenues jour par le Registre national personnes ayant demand une r gularisation suite une pr sence ill gale sur le territoire national personnes domicili es l tranger devant faire l objet d une inscription dans la Banque Carrefour des Entreprises 3 2 4 Donn es enregistr es dans les registres de la BCSS Le registre bis Ce registre contient les donn es et leurs historiqu
105. t royal du 19 juin 2003 sur base de l article 18 de la loi du 16 janvier 2003 Si vous avez besoin des donn es n cessitant une autorisation nous ne pouvons que vous encourager demander cette autorisation de telle sorte pouvoir all ger les charges administratives des entreprises qui composent votre public cible Administrations habilit es introduire des donn es dans la BCE L arr t royal du 26 juin 2003 portant d signation des autorit s administrations et services charg s en ce qui concerne certaines cat gories d entreprises de la collecte unique et de la tenue jour des donn es vis es l article 6 de la loi du 16 janvier 2003 portant cr ation d une Banque Carrefour des Entreprises modernisation du registre de commerce cr ation de guichets entreprises agr s et portant diverses dispositions a d sign des Gestionnaires de donn es qui sont responsables de la collecte unique et de la mise jour des donn es et qui prennent en particulier l intention de ceux qui lui fournissent les donn es concern es les mesures raisonnables et ad quates qui permettent de garantir l exactitude de ces donn es Jnitiateurs qui sont autoris s par le gestionnaire de donn es introduire directement certaines donn es initiales et modificatives dans la BCE sous le contr le d un gestionnaire de donn es pour autant qu il respecte les instructions fournies par les gestionnaires de donn es Plus d information
106. t res suivants degr de simplification co ts temps n cessaire et visibilit Si le r sultat de l tude est positif l ASA peut dans la mesure des moyens budg taires disponibles soutenir la r alisation du projet en contribuant dans une partie des frais en mettant votre disposition des consultants ou des charg s de mission pour fournir des conseils concrets bas s sur les connaissances et exp riences r colt es dans le cadre des diff rents projets suivis par l ASA Cet appui peut varier en fonction des projets qui sont propos s Saviez vous par exemple que le citoyen peut maintenant utiliser son elD aux guichets du SPF Mobilit pour communiquer son adresse L ASA a appuy ce projet avec des conseils concrets et a ASA Guide de Simplification administrative Chapitre V Soutiens Version 22 octobre 2007 V 2 contribu au financement des appareils de lecture de cartes elD comprenant galement une fonctionnalit de paiement lectronique permettant en outre de supprimer les timbres fiscaux Appel vos propositions de simplification Si vous avez vous m me une proposition pour un projet de simplification vous pouvez envoyer un message l adresse suivante asa premier fed be 2 Soutien de Fedict Fedict peut vous offrir un soutien technique soit sous forme d une consultance soit en vous fournissant la documentation technique Les services offerts par Fedict sont num r s dans le Catalogue disponible
107. t du secteur des interm diaires de cr dit tait une application personnalis e disponible sur le Portail f d ral Cette application regroupait l ensemble des proc dures propres ces secteurs d activit s Elle allait rechercher dans la Banque Carrefour des Entreprises les donn es d identification de l entreprise et ou de ASA Guide de Simplification administrative Chapitre IV La Communication lectronique Version 31 octobre 2007 IV 9 ses unit s d tablissement ainsi que les activit s codes NACE d clar es par cette entreprise Ces informations taient int gr es dans le volet d identification commun Sur base de ces informations notamment des codes NACE l application faisait une pr s lection des formulaires applicables cette entreprise Apr s remplissage des formulaires par l utilisateur ceux ci taient envoy s par voie lectronique chacune des administrations concern es celles ci ne recevant que les donn es les concernant L application DEUS pr sentait les points forts suivants Un outil d avant garde Un outil int gr Un essai de f d rer diverses administrations autour d un projet commun Une volont de promouvoir et d utiliser au maximum les outils mis en place Banque Carrefour des Entreprises User management N anmoins il a t d cid de retirer cette application du Portail f d ral car c t de ces avantages ind niables elle pr sentait galement les in
108. t en conservant un formulaire papier pour permettre aux citoyens et aux entreprises ne disposant pas encore d une connexion Internet d effectuer les formalit s requises Dispositions l gales en vue d adapter les formulaires conform ment au principe de la collecte unique des donn es L article 102 2 de la loi programme du 30 d cembre 2001 pr voit que le Roi peut par arr t d lib r en Conseil des ministres et apr s avis de la Commission de la Protection de la Vie priv e obliger les services publics f d raux mentionn s au 1 collecter de pr f rence par voie lectronique ces donn es aupr s d autres services publics f d raux mentionn s au 1 o ces donn es sont disponibles L article 409 al 2 2 de la loi programme du 24 d cembre 2002 pr voit que le Roi peut par arr t d lib r en Conseil des Ministres abroger compl ter modifier ou remplacer les dispositions l gales en vigueur afin de permettre les communications lectroniques entre d une part les citoyens et les entreprises et d autre part les pouvoirs publics A cet effet II peut adapter les proc dures et les formulaires administratifs pour lesquels des donn es sont d j disponibles aupr s des pouvoirs publics et ne doivent donc plus tre fournies par les citoyens ou les entreprises ASA Guide de Simplification administrative Chapitre IV La Communication lectronique Version 31 octobre 2007 IV 3
109. tes par les guichets d entreprises agr s et les activit s introduites par l Office national de s curit sociale ONSS lorsque l unit d tablissement est galement un lieu d occupation de travailleurs salari s En g n ral les entreprises d clarent aupr s d un guichet d entreprises agr les activit s qu elles comptent exercer car les modifications sont payantes Il se peut donc que l entreprise d clare des activit s qu elle n exerce pas encore Les entreprises doivent mentionner leur activit principale celle correspondant au chiffre d affaire le plus lev et leurs activit s secondaires Dans certains cas des activit s auxiliaires sont galement mentionn es activit s exerc es titre de support des activit s productrices Exemples restaurant d entreprise transport pour compte propre entrep t si ge administratif La pr sence d un code NACE n quivaut pas une autorisation d exercer cette activit Ce sont les mentions introduites au niveau des qualit s qui indiquent si une entreprise a obtenu un agr ment particulier ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 13 Lien unit d tablissement Type de lien unit d tablissement entreprise entreprise Entreprise li e Raison de l arr t du lien unit d tablissement entreprise Date de d but Date d arr t 2 7 quel moment ces donn es sont e
110. titue un avantage ind niable pour les utilisateurs Le BCE Public Search permet de rechercher des informations sur une entreprise sp cifique sur base de son n entreprise ou de sa d nomination ce qui constitue un autre avantage pour les utilisateurs Inconv nients de la BCE Le BCE Public Search affiche uniquement les qualit s actives Par cons quent si la publicit que vous devez faire par rapport vos autorisations agr ments doit comporter d autres donn es date de cessation d une autorisation informations suppl mentaires par rapport ces autorisations agr ments il est conseill alors de choisir la 1 re solution savoir une liste ou une BD sur votre site consultable galement partir du Portail f d ral Il n est actuellement pas pr vu d introduire dans la BCE des qualit s au niveau des unit s d tablissement Par cons quent si vos autorisations agr ments se rattachent ce niveau il est conseill de choisir la 1 solution ou de contacter le service de gestion de la BCE pour demander s il serait possible d introduire vos qualit s au niveau des UE Il faut tenir compte du fait que l introduction de vos autorisations agr ments dans la Banque Carrefour des Entreprises n cessitera de votre part un investissement puisqu il vous faudra uploader les agr ments existants dans la BCE et veiller mettre ces donn es jour de mani re r guli re si possible en temps r el Cet inconv nient est cepe
111. tte formalit donn es d identification de l entreprise et ou de ses unit s d tablissement codes NACE fonctions juridiques qualit s entreprise commerciale inscrit la TVA employeur mais pourrait galement aller rechercher dans le registre national des personnes physiques les donn es d identification de chacun des travailleurs faisant l objet de la d claration et d autres donn es jug es utiles dans d autres bases de donn es Avantages du formulaire lectronique Technologie stable et connue ASA Guide de Simplification administrative Chapitre IV La Communication lectronique Version 31 octobre 2007 IV 8 Formulaire accessible 24 24 Formulaire interactif Contr les int gr s qui emp chent l envoi de donn es erron es et ou incompl tes messages erreurs Ces contr les sont plus pouss s que sur un formulaire intelligent Validation Aides contextuelles Peuvent tre envoy s en ligne apr s signature lectronique Permet l int gration automatique des donn es dans la base de donn es de l administration et supprime ainsi un travail de r encodage fastidieux D savantage du formulaire lectronique N cessit de le remplir on line D pend d un serveur Demande beaucoup de temps de d veloppement Exige une technologie pouss e Exemples de formulaire lectronique Le SPF Finances a d velopp un formulaire lectronique pour la d claration de comme
112. tualis e de permettre aux prestataires d effectuer ces proc dures et formalit s par le biais d un guichet unique N B L ASA la CEI au sein du SPF Economie qui pilote les travaux de transposition de la Directive et Fedict sont charg s d laborer des notes d orientation en vue d impl menter ce chapitre II de la Directive Ces notes seront soumises aux diff rents gouvernements et devront se traduire dans des plans d actions au niveau de chaque administration 2 3 Les formulaires papier Le formulaire papier devrait subsister pour permettre aux entreprises et aux citoyens ne disposant pas encore de l Internet d effectuer eux m mes leurs formalit s Avantage Le formulaire papier a la confiance du public D savantages Les donn es ne peuvent tre int gr es dans le back end n offre pas d aide active pour l utilisateur Formulaire papier et collecte unique de donn es Tout comme les autres formulaires le formulaire papier doit tre mis en conformit avec les principes nonc s dans ce guide II doit par exemple respecter le principe de la collecte unique des donn es les donn es disponibles par ailleurs ne devraient pas tre demand es sur le formulaire Exemple le formulaire d enregistrement aupr s de l Agence f d rale de s curit de la cha ne alimentaire Afin d viter que les op rateurs soumis au contr le de l AFSCA ne doivent communiquer une nouvelle fois des donn es d identification qu ils aura
113. uhaiteraient utiliser les donn es d identification relatives aux personnes inscrites dans les registres de la Banque Carrefour de la S curit sociale pour r aliser le principe de la collecte unique des donn es seraient amen es utiliser ce num ro Les institutions publiques de s curit sociale sont concern es en premier chef mais d autres administrations peuvent galement tre concern es Si leur groupe cible comprend un grand nombre de personnes non domicili es en Belgique il leur est recommand d utiliser ce num ro et les donn es des registres de la Banque Carrefour de la S curit sociale moyennant l autorisation du Comit sectoriel Banque Carrefour de la S curit sociale 3 2 3 Caract ristiques du num ro d identification de la BCSS Chaque personne physique re oit un num ro d identification lors de sa premi re inscription dans un des registres de la Banque Carrefour de la S curit sociale registre bis et registre ter A ce num ro sont rattach es les donn es contenues dans les registres de la Banque Carrefour de la S curit sociale Pour conna tre ces donn es consultez le chapitre point 3 2 4 L utilisation de ce num ro est libre c d qu il ne n cessite donc aucune autorisation 3 2 4 Autorisations n cessaires Si l utilisation de ce num ro est libre il faut par contre obtenir une autorisation du Comit sectoriel Banque Carrefour de la S curit sociale et de la sant pour utiliser les
114. umentante Usage du compte xls Num ro de compte Num ro IBAN Date de d but Date d arr t Historique dans BCE WI Qualit s autorisations Administration instrumentante Code et intitul de la qualit autorisation xls Phase d attribution xls autorisation en analyse acquise Date de d but Date d arr t Raison de l arr t de la qualit xls Historique dans BCE WI Attention Le BCE Public Search permet de consulter uniquement le type et l intitul des qualit s actives et la date de d but En application de l article 22 de la loi du 16 janvier 2003 vous ne pouvez plus demander une entreprise la preuve qu elle dispose d une des qualit s pour lesquelles des informations sont d j disponibles dans la BCE savoir Qualit entreprise commerciale remplace l inscription au registre de commerce Qualit artisan remplace l inscription au registre des artisans Qualit employeur ONSS Qualit employeur ONSS APL ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 10 Qualit inscrit TVA Mandataire personne morale trang re D autres qualit s autorisations pourraient tre introduites dans la BCE condition que l introduction de cette qualit autorisation permette de r aliser la collecte unique des donn es de remplacer la publication d un agr ment
115. ur construire une application personnalis e il faut suivre une logique informatique s quentielle alors que le cerveau humain peut r aliser diff rentes t ches en m me temps Les possibilit s d aide en ligne offertes par les formulaires intelligents les formulaires lectroniques et les applications personnalis es etc Etre la fois r aliste et ambitieux Bien s r l id al consiste d velopper un formulaire lectronique et dans certains cas une application personnalis e qui permettent de r aliser pleinement le principe de la collecte unique des donn es en allant rechercher en temps r el dans les bases de donn es ad hoc les donn es d j disponibles Par exemple les donn es d identification d une entreprise ou d une personne gr ce un lien vers la Banque Carrefour des Entreprises du registre national des personnes physiques ou des registres de la Banque Carrefour de la S curit sociale de signer le formulaire de mani re lectronique et de le renvoyer on line et d int grer les donn es du formulaire directement dans les bases de donn es de l administration Mais cette solution ne serait pas tr s efficiente si le public cible auquel est destin le formulaire est de taille restreinte Dans ce cas on optera plut t pour une version moins volu e de formulaire un simple formulaire papier qu il devrait tre possible par ailleurs de t l charger sur Internet ou le cas ch ant un f
116. ur l acc s la communication et l utilisation Formulair man autorisation r l utilisation du num r L objectif mentionner sur ces documents doit tre pr cis explicitement d crit et l gitime L autorisation se limite aux informations qu une administration est habilit e conna tre en vertu de dispositions l gales ou r glementaires Par ailleurs l utilisation de ces donn es est payante Plus d information e Pour plus d informations sur les conditions et la proc dure de demande d acc s aux informations du RNPP et ou d utilisation du num ro d identification du Registre national cliquez ici 3 1 7 La collecte unique des donn es du RNPP en pratique Si vous avez obtenu l autorisation d acc der aux donn es du RNPP vous ne pouvez plus demander dans vos formulaires ou dans le cadre de toute autre formalit les donn es disponibles dans ce registre pour les personnes qui y sont inscrites Vous devez par ailleurs supprimer toutes r f rences ces donn es dans vos dispositions l gales Seul le num ro RNPP devrait tre demand dans un formulaire transactionnel ou dans une application Sur base de ce num ro votre application peut aller rechercher dans le registre ou partir de la eID les donn es d identification de la personne Si vous souhaitez obtenir un historique ou une composition de m nage ces donn es se trouvent dans le RNPP 3 2 Les registres de la Banque Carrefour de la S curit sociale BCSS Ce
117. us trouverez une description tr s compl te des diff rents flux sur le site de la Banque Carrefour de la s curit sociale Flux nn ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 31 Quelques exemples de flux int ressants LATG Il s agit d une base de donn es qui contient les donn es qui figurent sur la DMFA d claration trimestrielle introduite par un employeur aupr s de l Office national de s curit sociale telles que le salaire la p riode d occupation le nombre de jours r mun r s le nombre de jours assimil s des travailleurs occup s chez cet employeur Le fichier du personnel Il s agit d une base de donn es qui contient un enregistrement par relation de travail c est dire une relation num ro d identification la s curit sociale num ro d immatriculation de l employeur entit partielle employeur p riode commission paritaire Le r pertoire des personnes Ce r pertoire reprend par personne les types de donn es sociales caract re personnel qui sont disponibles dans le r seau ainsi que leur localisation Le r pertoire fournit cette localisation 1 soit en mentionnant l institution de s curit sociale o ces donn es sont conserv es 2 soit en mentionnant la ou les branches de la s curit sociale o ces donn es sont disponibles lorsqu une ou plusieurs institutions de s curit sociale charg es
118. ux d int r t public et aux personnes morales f d rales de droit public sont remplies par la remise d une copie du document original 3 En pratique sous forme de FAQ Les proc dures et r glementations pr voyant la production de copie certifi e conforme de documents doivent encore tre adapt es pour accepter des copies simples Il faut galement veiller ne pas pr voir cette obligation dans de nouvelles dispositions l gales et r glementaires 3 1 R gle g n rale Depuis le 31 mars 2004 le fonctionnaire peut il encore demander une copie certifi e conforme un citoyen ou une entreprise dans le cadre d une proc dure Non Depuis le 31 mars 2004 l obligation de fournir une copie certifi e conforme est supprim e I1 est toutefois important dans ce contexte de ne pas confondre une copie certifi e conforme d autres proc dures quivalentes Que faire en cas de doute sur l authenticit de la copie pr sent e ASA Guide de Simplification administrative Chapitre III Suppression de la certification conforme Version 22 octobre 2007 III 2 Si vous avez des doutes quant l authenticit de la copie pr sent e prenez d abord contact avec l autorit qui selon vous peut vous fournir des informations Si cela ne suffit pas vous pouvez alors vous adresser au citoyen ou l entreprise S il s agit d une copie d un document original mis par une instance publique f d rale veuillez prendre contact ave
119. x Expertise L ASA peut vous offrir un soutien sous forme d expertise et notamment Vous aider d terminer quelles seraient les simplifications possibles au sein de votre administration Vous offrir une expertise fonctionnelle sur les diff rentes rubriques contenues dans ce guide et vous aiguiller vers le service ad hoc pour des informations plus approfondies Vous aider documenter une demande vis vis des gestionnaires des sources authentiques Vous offrir un soutien juridique pour rendre vos textes conformes aux principes expliqu s dans ce guide Vous offrir un soutien pour effectuer une mesure quantitative des proc dures simplifier par SKM temps et argent Vous mettre en contact avec d autres administrations ayant des besoins similaires aux v tres Coordonner votre action s il s agit de r aliser un projet commun plusieurs administrations Associer Fedict et d autres services informatiques dans les projets impliquant l intervention de moyens lectroniques Organiser des formations concernant les projets et r alisations Valoriser les r sultats obtenus aupr s des publics cibl s Soutien financier L ASA peut galement offrir un soutien financier certains projets Il s agit de pr f rence des projets horizontaux et innovateurs pouvant avoir un grand impact sur les charges administratives Les propositions de projet sont soumises une tude de faisabilit compte tenu des cri
120. xercice comptable exceptionnel Dur e de l entreprise Historique dans BCE WI ASA Guide de Simplification administrative Chapitre I Collecte unique des donn es Version 25 fevrier 2008 1 9 Attention Ces informations sont disponibles uniquement pour certains types d entreprises Fonctions Code et intitul de la fonction xls Nom et n registre national de la personne ou d nomination et n entreprise de l entreprise exer ant la fonction Date de d but Date d arr t Raison de l arr t de la fonction xis Historique dans BCE WI Sont mentionn es dans cette rubrique des personnes habilit es administrer et engager la soci t et la personne charg e de l administration journali re administrateur d l gu associ g rant des curateurs des personnes qui d tiennent les comp tences professionnelles ouvrant l acc s la profession professions r glement es connaissance de gestion de base d taillant en viande boucher ambulant carte d tranger Attention Le BCE Public Search permet de consulter uniquement le type et l intitul des comp tences professionnelles actives et la date de d but Pour pouvoir acc der via le BCE WI aux donn es personnelles des personnes exer ant une fonction votre service doit en faire explicitement la demande sur le formulaire de demande d acc s la BCE voir le point 2 9 ci dessous Comptes bancaires Administration instr

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