Manuel d`utilisation simplifié Alpha Salon
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1. L archive d une compagnie peut tre r cup r e par le Gestionnaire des compagnies soit pour cr er une nouvelle compagnie ou pour remplacer une compagnie existante Il est bien important de faire attention ce genre d op ration surtout lors d un remplacement de compagnie Cumulatifs Dans la plupart des modules de l application produits services cat gories clients etc vous pouvez consulter diff rents cumulatifs par mois et par ann e dans la section Administrateur Cela vous permet une meilleure gestion de votre compagnie Les cumulatifs mensuels et annuels sont conserv s chaque 2 23 2 24 ann e et peuvent tre consult s en choisissant une ann e dans la liste d roulante dans le haut du formulaire Il se peut qu l occasion des cumulatifs apparaissent ailleurs que dans la section Administrateur Lors d une fermeture de caisse Z certains de ces cumulatifs se remettent z ro Il peut y avoir des cumulatifs num riques ou mon taires ex quantit de produits vendus revenus de vente par produit taxes per ues etc Importation L importation des donn es des diff rentes versions de Alpha Salon et de l ancienne version Estele ou de la version ducationnel se fait dans le formulaire des importations dans le menu Gestion des Compagnies et en appuyant sur le bouton support Selon la version que vous poss dez ou que vous voulez acqu ri2. enregistrer une facture vous devez saisir un ou des modes de paiement en bas gauche Le champ Montant d doit tre gal ou plus grand que z ro pour pouvoir enregistrer la facture Vous pouvez s lectionner jusqu trois modes de paiement pour une seule facture N oubliez pas d aller ajouter vos modes de paiement s ils n apparaissent pas dans la liste de modes de paiement disponibles C est ici que vous pouvez s lectionner un mode de paiement par coupon rabais ou certificat cadeau Notez aussi que seuls les modes de paiement Comptant ou Carte de d bit acceptent des montants plus lev s que le montant de la facture Vous pouvez aussi faire une remise en argent sur les cartes de cr dit si vous avez cocher l option correspondantes dans le formulaire de configuration dans l onglet Facture Vous remarquerez alors que le montant dans Argent remis sera plus grand que z ro Donc vous devrez remettre ce montant au client selon vos choix concernant ce mode de paiement La pr sence d une petite toile rouge c t du nom du client indique que ce client b n ficie d un escompte ou d un rabais sur la totalit de la facture Si le prix d un produit ou d un service appara t en rouge cela signifie qu il s agit d un prix sp cial Vous remarquerez que lorsque vous choisissez un e client e il se peut qu droite du formulaire apparaisse une action comm client Cette acti
3. marquera tout l enregistrement sur fond bleu Cette recherche peut s effectuer en mode ascendant de Z ou descendant de Z A Appuyer sur le bouton D s lectionner compl tement gauche pour tout d s lectionner les enregistrements marqu s Cette forme de recherche est tr s diff rente de la recherche par caract re qui s effectue en utilisant les premiers caract res seulement 1 4 4 Listes d roulantes Les listes d roulantes fonctionnent en cliquant sur le bouton gauche du champ de s lection d un choix et en bougeant le curseur situ droite de la liste de haut en bas Il suffit ensuite de cliquer sur un choix pour qu il apparaisse dans le champ correspondant Une autre fa on de proc der est d avoir le contr le activ ou en cliquant avec la souris sur le bouton de la liste et ensuite appuyer sur une touche du clavier pour acc der la premi re lettre du mot choisi Chaque fois que vous appuyez sur la m me lettre du clavier les mots commen ant par cette lettre d fileront l un apr s l autre Rendu au dernier mot commen ant par cette lettre la s lection recommence au premier mot commen ant par la m me lettre 1 4 5 Bo tes de recherche En cliquant sur le bouton gauche du champ de s lection d un enregistrement une bo te de recherche peut s afficher Les bo tes de recherche permettent de retrouver et de s lectionner un enregistrement en utilisant des crit res de reche
4. menu Transactions et choisir le sous menu Paiements Seul l administrateur peut acc der ces menus l ouverture de la fen tre des paiements notez qu il n y a pas de grille de donn es ni de recherche Pour voir les paiements d j effectu s appuyer sur le bouton Imprimer Pour effectuer un paiement choisissez dans la liste du haut Payer un e employ e ou Payer tous les employ es et ensuite appuyer sur le bouton ajouter Dans le champ plus bas vous verrez appara tre le mot Tous les employ s si vous choisissez de payer tous les employ s en m me temps ou le nom d un employ si vous payez un employ individuellement Pour choisir un employ appuyer sur le bouton contenant une jumelle et s lectionner dans la liste un employ Vous devez par la suite choisir une semaine payer en appuyant sur le bouton calendrier en bas du formulaire et en s lectionnant n importe quelle journ e de la semaine payer pour choisir une semaine Notez bien que la grille de donn es affiche seulement le ou les employ es dont les semaines ont t enregistr es Envoi de courriels Clients Fournisseurs Pour effectuer un envoi de courriel un ou des clients selon certains choix d envois il vous suffit d aller dans le menu principal et appuyer sur le bouton R pertoires et ensuite droite appuyez sur le bouton clients courriel ou fournisseurs courri
5. Mode de paiement Type de service et D partement dans l onglet Administrateur vous pouvez seulement consulter les ventes mensuelles et annuelles et les cumulatifs des mois pr c dents Vous pouvez ajouter modifier ou supprimer les pr f rences que vous d sirez De m me vous pouvez aussi les imprimer D partement 2 6 2 7 Le d partement sert d limiter les employ s par groupe d employ s Lorsque vous s lectionner un d partement louverture d Alpha Salon seulement les employ s de ce d partement seront disponible dans le formulaire des employ s dans la facture pour la cr ation d un utilisateur ou autres L administrateur seulement peut voir tous les employ s dans le formulaire des employ s peu importe le d partement Le d partement peut servir aussi pour voir les ventes par d partement des produits et services dans une p riode de temps choisie On peut cr er des d partements dans le menu Pr f rences Terminal La notion de Terminal sert surtout pour la fermeture de caisse Le terminal est l ordinateur sur lequel le logiciel Alpha Salon est install Que ce soit pour un ordinateur local ou en r seau vous devez attribuer un num ro et un nom de terminal chaque ordinateur dans le fichier de Configuration pour entrer dans Alpha Salon lorsqu il est enregistr Les terminaux en r seau peuvent tre consulter par le Gestion des compagnies e
6. heure de d but et l heure de fin d un rendez vous seulement Regroupement Le formulaire des regroupements dans le menu principal Ressources sert regrouper des produits et ou services comme par exemple un forfait Vous pouvez y ajouter autant de produits ou de services que vous d sirez Vous pouvez afficher les produits et services inclus dans le regroupement sur la facture en cochant la case imprimable ou ne pas cocher cette case pour afficher uniquement un prix total pour l ensemble du regroupement Lorsque vous ajoutez un produit ou un service vous pouvez changer le prix unitaire pour cr er un forfait prix r duit et ce votre gr Un regroupement a un champ contenant un code barre comme pour les produits et services Dans la facture il est repr sent par le bouton contenant la lettre R c t du bouton P pour produit et S pour service Dans l onglet Administrateur vous pouvez accorder un escompte sur la vente de m me qu attribuer une commission sur la vente votre gr De plus vous pouvez voir les quantit s vendues ainsi que les montants totaux des ventes Carnet de rendez vous En entrant dans le carnet de rendez vous vous tes dans l onglet Liste des rendez vous en date d aujourd hui Vous pouvez choisir une journ e en cliquant sur une date dans le calendrier du haut Si rien n appara t dans la grille de donn es et que le message suiva
7. tres l ouverture d une fen tre on aper oit une grille de donn es comprenant tous les enregistrements dans la table une base de donn es contient plusieurs tables Certaines fen tres n ont pas de grille de donn es ou de recherche l ouverture Parfois il s agit de la suite d un enregistrement en particulier comme Client bilan m dical On peut agrandir ou diminuer la largeur des colonnes de la grille de donn es en positionnant le curseur de la souris sur la ligne de s paration entre deux champs Le curseur se changera en une fl che deux t tes Vous pourrez alors r duire une colonne ou l agrandir selon votre choix Vous pouvez masquer toutes les colonnes que vous ne d sirez pas voir ou agrandir celles o vous ne voyez pas toutes les donn es dans le champ En sortant de la fen tre chaque utilisateur conserve ses param tres concernant la largeur des colonnes dans la grille de donn es Pour r tablir la largeur des colonnes par d faut cliquez en haut droite de la grille de donn es sur le mot Grille par d faut En entrant dans une fen tre vous tes en mode consultation Le mode de travail pr sentement en cours est indiqu en bas au centre de la fen tre Dans le mode consultation on ne peut faire aucun ajout modification ou suppression l enregistrement affich Mais en revanche on peut imprimer ou consulter l aide Pour effectuer une action particuli re l enregistreme
8. Mais il faut conna tre certaines touches de base du clavier La touche Tab sert se d placer d un champ l autre ou d un contr le l autre mais n active pas les boutons de commande Elle permet de lire ce qu on a crit dans un champ lorsqu on quitte ce champ pour se d placer un autre champ Pour s lectionner un bouton de commande il faut appuyer sur la touche Entrer quand le bouton est activ bouton entour d un carr ou se servir de la souris D ailleurs l application est con ue pour fonctionner avec la souris car celle ci est rapide et simple d utilisation et ne n cessite pas de liste de touches retenir pour faire fonctionner l application Donc en r sum aucune liste de touches retenir l utilisation de la souris permet en plus de garder une main libre pour acc der au clavier Gestion des compagnies administrateurs et utilisateurs Avant de d marrer Alpha Salon vous devez choisir une personne qui sera le gestionnaire principal de toute l application et de toutes les compagnies qui seront cr es Ce gestionnaire portera le nom Gestion des compagnies et aura son propre mot de passe Il aura acc s au support technique aux consultations d archives des compagnies la cr ation de nouvelles compagnies et au code d acc s pour installer le logiciel et les diff rents modules compl mentaires Le gestionnaire ne g re pas les compagnies mais d l gue plut t des
9. chaque client d sir sans n cessairement qu ils se suivent P S n oubliez pas de cocher la case Clients s lection Vous pouvez s lectionner des clients selon les crit res des colonnes offertes en cliquant simplement sur l ent te d une colonne pour effectuer un tri ascendant de A Z et re cliquer sur cette m me colonne pour effectuer un tri descendant de Z A 1 4 3 Recherche d un enregistrement Pour commencer une recherche on doit choisir sur quelle colonne doit s effectuer la recherche en cliquant sur l ent te de la colonne dans la grille de donn es En cliquant pour la premi re fois sur l ent te d une colonne dans la grille de donn es le champ est tri de fa on ascendante de A Z Si on clique nouveau sur la m me colonne le tri s effectuera de fa on descendante de Z A Dans la bo te de recherche le champ gauche indique sur quelle colonne on a cliqu tri et droite de ce champ un petit symbole W ascendant descendant indique le type de tri La recherche par Caract re signifie que chaque caract re saisi indique les premiers caract res d un champ en particulier Quand le ou les premiers caract res ne sont pas trouv s le curseur de la grille de donn es se positionne au d but de la grille La recherche par Mot signifie que vous recherchez un mot en particulier contenu dans un champ renfermant un ou plusieurs mots Chaque mot trouv
10. de caisse en choisissant la case cocher Lecture On peut aussi choisir un rapport de caisse Sommaire ou D taill Le rapport d taill signifie qu il va imprimer un r sum de toutes les factures g n r es depuis la date de la derni re fermeture de caisse en plus du sommaire criture comptable On peut imprimer le rapport de fermeture de caisse sur du papier coupon ou sur une feuille de format lettre 8 7 X 11 On peut aussi consulter la liste des anciennes fermetures de caisse par ordre chronologique Pour consulter d anciennes fermetures de caisse il faut aller dans le formulaire de la compagnie dans l onglet Fermeture caisse Appuyer sur le bouton situ droite Une boite de dialogue pour rechercher un fichier de fermeture de caisse s affiche Choisissez un fichier dans la liste et appuyer sur Ouvrir Si vous d sirez l imprimer appuyez sur le bouton Imprimer ce rapport de fermeture de caisse situ en bas du formulaire Chaque fois que vous effectuez une fermeture de caisse Z cela g n re un fichier dans le r pertoire Fermeture Caisse d Alpha Salon pour chaque compagnie pour fin d archives Ces fichiers peuvent tre consult s l aide des logiciels WordPad ou le bloc notes et tre imprim s nouveau Un autre fichier est g n r si on a r pondu Oui au champ Export GL dans la fen tre de la compagnie dans la section Grand Livre Ce fi
11. l onglet Messages Certains messages signalent une erreur dans l application Dans ce cas consultez le support technique par courriel pour l avertir de ce message d erreur Pour ce faire dans la page d accueil choisissez Gestion des compagnies et son mot de passe et ensuite appuyez sur le bouton Support En ouvrant le formulaire vous tes directement dans l envoi de courriel pour nous faire part des erreurs survenues dans le logiciel ou pour nous envoyer vos commentaires pour am liorer le logiciel N oubliez pas d appuyer sur le bouton Envoyer cette demande de support technique en bas du formulaire 2 OP RATIONS 2 1 Configuration Dans le menu principal appuyez sur le bouton Config pour acc der la fen tre des choix d options concernant l application Alpha Salon C est la premi re chose que vous devriez faire quand vous entrez dans l application La configuration s applique pour chaque compagnie Si vous cr ez une nouvelle compagnie vous devrez modifi sa configuration Dans l onglet Messages Courriel vous pouvez d terminer le nombre de secondes que les message de confirmation et de suppression appara tront avant de dispara tre automatiquement vitez de cocher aucun message car s il y a des suppressions importantes il serait plus prudent d afficher un message avant de supprimer De plus vous pouvez d terminer la langue de travail l ouvertur
12. peut tre chang l occasion soit pour indiquer un message de la compagnie pour annoncer des rabais sur certains produits ou services pour indiquer les heures d ouverture selon certaines p riodes etc Si dans la configuration de l application dans l onglet Facture vous avez coch la case Imprimer la facture automatiquement apr s l enregistrement la facture s imprimera tout de suite apr s la r ussite de l enregistrement Vous pouvez choisir aussi dans cet onglet quelle imprimante imprimera la facture coupon et l imprimante par d faut Seules les imprimantes branch es votre poste ou sur un serveur seront list es Si vous utilisez un tiroir caisse qui est branch sur une imprimante coupon le tiroir s ouvrira de lui m me apr s l enregistrement automatique de la facture et impression 2 8 2 9 Notez que vous pouvez r imprimer une facture d j enregistr e auparavant sur une imprimante coupon ou autre Fermeture de caisse La fermeture de caisse s effectue dans la fen tre des impressions de rapport car normalement apr s avoir effectu la fermeture de caisse on imprime le rapport lors du choix de fermeture de caisse Z Cette commande remet z ro tous les cumulatifs l int rieur de plusieurs bases de donn es exemples taxes per ues revenus du mois cat gories de produits etc On peut aussi consulter le rapport de fermeture de caisse l cran sans fermeture
13. seront d truites Bilan m dical Pour acc der au bilan m dical d un client il vous faut passer par la fen tre Clients et choisir un client dans la grille de donn es du premier onglet de la fen tre en cliquant gauche dans la grille de donn es ou avec les autres commandes disponibles comme le s lecteur ou la recherche Ensuite quand vous avez choisi un client appuyer sur le bouton M dical situ droite dans la fen tre Clients l ouverture de la fen tre du bilan m dical du client choisi vous pouvez effectuer un choix dans la liste d roulante situ e en haut gauche pour choisir le type de service d sir bronzage coiffure lectrolyse esth tique et massoth rapie S il n y a pas de bilan m dical cr pour ce client le bouton Ajouter droite sera accessible mais pas les boutons Modifier et Supprimer Si le bilan m dical de ce client a d j t cr seuls les boutons Modifier et Supprimer seront disponibles Vous pouvez ajouter des ant c dents m dicaux dans la section du haut et dans le champ Notes au dessus s il n appara t pas dans la liste des ant c dents m dicaux cases cocher ou pour inscrire un commentaire ou pour approfondir un ant c dent m dical comme Allergies Dans les onglets situ s plus bas diff rents choix s offrent vous selon le type de service choisi dans la liste en haut gauche Vous po
14. vos produits et services n entrez pas de nom et de taux de taxes dans cet onglet Vous pouvez choisir la langue par d faut partir d une s lection de trois langues C est toujours la premi re langue qui est par d faut Dans l onglet Administrateur vous pouvez voir les taxes per ues mensuellement et annuellement pour chaque taxe cr e au pr alable Vous pouvez aussi d cider du mois de votre d but d ann e fiscale Pr f rences Les fen tres de pr f rences servent uniquement remplir les diff rentes listes d roulantes dans certaines fen tres ex Cat gorie client dans le formulaire Clients Cat gorie produit dans le formulaire Produits etc Dans la fen tre de pr f rences Cat gorie client dans l onglet Administrateur vous pouvez accorder des rabais sur les produits et services De plus vous pouvez aussi consulter les ventes mensuelles et annuelles par produit et service et les cumulatifs des mois pr c dents Dans les fen tres de pr f rences Cat gorie produit et Cat gorie service dans l onglet Administrateur vous pouvez indiquer un n compte de Grand livre pour ceux qui poss dent le logiciel Acomba Fortune 1000 De plus vous pouvez aussi consulter les ventes mensuelles et annuelles et les cumulatifs des mois pr c dents Dans les fen tres de pr f rences Sous cat gorie produit Sous cat gorie service
15. Cet onglet est r serv pour un d veloppement futur La description des rendez vous dans l onglet Liste des rendez vous se d crit comme suit la premi re ligne est le nom du client la deuxi me ligne est le n t l phone du client la troisi me ligne est le service et la quatri me ligne est l abr viation du poste de travail et de l quipement s il y a lieu Chaque ligne commence par le n rendez vous Si la dur e du rendez vous est tr s courte vous n obtiendrez pas tous les renseignements Vous pouvez galement consulter les rendez vous dans l onglet Historique Planification de rendez vous La planification de rendez vous se fait en cliquant dans une cellule dans la grille de donn es du carnet de rendez vous l ouverture de ce formulaire vous apercevez la date du rendez vous non modifiable ainsi que l heure de d but du rendez vous non modifiable aussi et l heure maximum pour ce rendez vous par rapport la disponibilit de cet employ qui offre le service Vous voyez aussi dans le haut le nom de l employ non modifiable aussi Ces non modifiable ne sont que pour la prise d un rendez vous pour la premi re fois Si vous revenez par la suite dans ce rendez vous vous pourrez modifier tous les champs sauf celui du client en appuyant sur le bouton modifier Vous pouvez aussi supprimer ce rendez vous en appuyant sur le bouton correspondant Vous choisissez un cli
16. Manuel d utilisation simplifi Alpha Salon TABLE DES MATI RES 1 INFORMATIONS G N RALES 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 Touches du clavier Gestion des compagnies administrateurs et utilisateurs Menu principal et sous menus Fen tres 1 4 1 S lection d un enregistrement 1 4 2 S lection de plusieurs enregistrements 1 4 3 Recherche d un enregistrement 1 4 4 Listes d roulantes 1 4 5 Bo tes de recherche 1 4 6 Calendrier 1 4 7 Impression 1 4 8 Aide Messages 2 OP RATIONS 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 2 10 2 11 2 12 2 13 2 14 2 15 2 16 2 17 2 18 2 19 2 20 2 21 Configuration Cr ation d une compagnie Gestion d une compagnie Pr f rences D partement Terminal Facturation Fermeture de caisse Rapports de taxes Achat fournisseur Commande client Bilan m dical quipement Poste de travail Regroupement Cahier de rendez vous Planification de rendez vous Gestion de la paie Paiement Envoi de courriels Clients Fournisseurs Archives 2 22 2 23 2 24 2 25 2 26 Cumulatifs Importation Coordonn es Maintenance Alpha Salon version d mo 1 INFORMATIONS G N RALES 1 1 1 2 Touches du clavier Il n y a pas de touches de fonctions pour travailler dans l application Alpha Salon Les touches F1 F2 etc ne servent pas dans l application de m me que les combinaisons de touches Alt et Ctrl
17. administrateurs pour chaque compagnie Chaque administrateur de compagnie d l guera ensuite des utilisateurs ainsi que les droits se rapportant chaque utilisateur Chaque action de l utilisateur ajout modification et suppression sera inscrite avec chaque enregistrement des bases de donn es Ainsi il sera plus facile de savoir si chaque action pos e par les utilisateurs comporte une erreur ou ne se conforme pas aux m thodes de travail propos es par l administrateur Cela apporte aussi une meilleure s curit et une trace de chaque action pos e dans l application Chaque utilisateur a son propre mot de passe et il est fortement conseill de ne pas le divulguer qui que ce soit pour une question de s curit Quelqu un d autre pourrait se servir de votre nom et de votre mot de passe pour 1 3 ex cuter des actions dans l application qui pourraient causer des pr judices tr s s rieux par manque de connaissance de l application surtout au niveau du dossier m dical des clients Il est recommand de changer son mot de passe tous les mois pour une meilleure confidentialit et s curit Au d marrage d Alpha Salon vous devez choisir une compagnie dans la premi re liste d roulante C est dans cette liste que vous pouvez choisir Gestion des compagnies pour avoir acc s d autres commandes non accessibles par les administrateurs et les utilisateurs des compagnies Ensuite vous devez choisir un ut
18. chier est compatible avec le logiciel comptable F1000 Acomba et ce dans le r pertoire sp cifi dans l autre champ situ droite C est en ouvrant ce logiciel comptable que vous pourrez importer ce ou ces fichiers dans les comptes du Grand livre Ce fichier peut tr s bien servir diff rentes gestions comptables Rapports de taxes 2 10 Pour obtenir le rapport des taxes per ues consultez le rapport d impression Administrateur selon les droits que vous d tenez par rapport la fen tre des utilisateurs Vous pouvez choisir le rapport de taxes par jour et les ventes de la journ e Vous pouvez aussi le choisir pour un mois ou pour une p riode d finie indiquer la date de d but et la date de fin Achats fournisseur La fen tre des achats fournisseur sert effectuer tous les achats selon les champs Quantit en main et Quantit minimum dans la table Produits Les achats s effectuent automatiquement en appuyant sur le bouton Ajouter La liste d roulante du haut indique les fournisseurs chez qui vous d sirez commander acheter les produits selon l inventaire en main Chaque fois que vous choisissez un fournisseur dans la liste du haut les produits commander acheter apparaissent dans la grille de donn es du bas Cette liste de produits commander acheter peut tre modifi e volont Comme par exemple vous pouvez enlever des produits commander acheter et en
19. d place dans un onglet en particulier on sait toujours sur quel enregistrement on se situe ex n dossier et nom du client n produit et description etc De plus on retrouve aussi le nom de la compagnie dans laquelle on travaille pr sentement et le d partement 1 4 1 S lection d un enregistrement On peut acc der un enregistrement en particulier en faisant d filer la grille de donn es l aide du curseur droite puis s lectionner l enregistrement d sir en cliquant gauche de l enregistrement On peut aussi faire d filer les enregistrements un la suite de l autre en se servant du s lecteur d enregistrement situ en bas au centre au dessus de l affichage du mode en cours On peut aller l enregistrement suivant ou pr c dent au premier ou au dernier enregistrement d un seul clic On peut aussi apercevoir au centre du s lecteur le num ro de l enregistrement en cours et le nombre d enregistrements dans la table 1 4 2 S lection de plusieurs enregistrements Lors d une s lection de clients employ s et fournisseurs dans la bo te de recherche il y a plusieurs m thodes de s lection 1 Ex Tous les clients cocher simplement la case Tous les client e s et appuyer sur Ok 2 S lection des clients concernant la publicit e Pour envoyer de la publicit aux clients qui le d sirent cocher simplement la case Clients pub oui et appuyer su
20. devrez appeler par t l phone ces clients pour confirmer leur rendez vous Dans l onglet Aucun Pub il affiche dans l envoi que vous venez d effectuer la liste des clients qui n ont pas d adresse de courriel dans leur fiche respective et ce par date Dans l onglet Envoi PUB RV il affiche dans l envoi que vous venez d effectuer la liste des clients qui ont re us un courriel de publicit ou pour confirmer un rendez vous selon la case coch e en bas droite et ce par date Dans l onglet Administrateur vous pouvez effectuer la suppression des courriels d j envoy s selon diff rents choix dans la liste et ce jusqu une date saisie Pour l envoi de courriels pour les fournisseurs cela ressemble l envoi de courriels aux clients mais seulement pour l envoi de commande ou un message quelconque De m me vous pouvez consulter la liste des fournisseurs qui n ont pas de d adresse de courriel ou la liste des courriels envoy s et ce par date Vous pouvez supprimer des courriels envoy s dans l onglet Administrateur Archives 2 22 Les archives servent sauvegarder les donn es de votre compagnie pour une question de s curit back up Pour archiver votre compagnie il suffit d aller dans le menu principal dans le bas du formulaire et appuyer sur le bouton Archives Il y a deux fa ons d attribuer un nom d archivage en s lectionnant la m thode par d
21. e dans la grille de donn es Vous pouvez choisir une journ e en la s lectionnant dans le calendrier du haut ou choisir une plage de journ e en choisissant date de d but et date de fin Vous pouvez choisir un employ ou tous les employ s dans la liste d roulante gauche au milieu du formulaire Si vous d sirez consulter un rendez vous plus sp cifiquement double cliquez gauche sur une ligne dans la grille de donn es Vous pouvez agrandir ou diminuer les colonnes de la grille de donn es et la remettre par d faut en cliquant sur l expression grille par d faut Dans l onglet Disponibilit vous pouvez apercevoir l utilisation des quipements et des postes de travail par employ ou tous les employ s selon le choix effectu dans la liste d roulante dans l ent te de la grille de donn es Vous pouvez choisir une date en la s lectionnant dans le calendrier dans le haut du 2 17 formulaire Il est important de saisir des abr viations tr s explicites pour les quipements et postes de travail Si vous choisissez un seul employ vous pouvez apercevoir les num ros de ses rendez vous gauche de la grille de donn es Notez bien dans le bas du formulaire gauche il y a un petit ic ne de calendrier marqu e d un X rouge ou non C est pour masquer le calendrier du haut ou pour le faire r appara tre votre gr Il n y a rien dans l onglet Administrateur pour l instant
22. e de l application Alpha Salon Vous devrez d terminer aussi dans cet onglet le courriel de l exp diteur votre adresse de courriel ainsi que le nom du serveur de courriel sortant de votre fournisseur internet SMTP Pour ce dernier point vous devrez demander le nom du serveur de courriel votre fournisseur internet Dans l onglet Imprimantes Terminal vous pouvez choisir les imprimantes selon les choix d imprimantes disponibles pour votre poste de travail Pour ce qui de votre terminal votre ordinateur c est cet endroit que vous pouvez changer le nom de votre terminal ainsi que l acc s une base de donn es sur le r seau Dans l onglet Facturation vous pouvez choisir d imprimer une facture apr s l enregistrement de celle ci ou d accorder des remises en argent sur carte de d bit et de cr dit Vous pouvez aussi ajouter un message qui appara tra en bas de chaque facture Dans l onglet Horaire vous devez d terminer un horaire de base pour tous les nouveaux employ s Ceci sert acc l rer la cr ation de l horaire de travail d un nouvel employ De plus vous pouvez d cider si vous activez les horaires de travail des employ s c est dire si vous activez la gestion des paies des employ s Dans l onglet Horaire salon vous devez d terminer les heures d ouverture de votre salon Si une journ e votre salon est ferm laissez les champs vides N oubliez pas de c
23. el En entrant dans le formulaire clients courriel ou fournisseurs courriel vous vous apercevrez qu il n y a pas de grille de donn es l ouverture Vous arrivez plut t dans une fen tre Envoi de courriels Pour envoyer un courriel appuyer sur le bouton ajouter situ droite ensuite dans la liste du haut 2 21 choisissez une s lection dans s lectionnez un choix d envoi de courriel Par la suite selon le choix effectu vous devrez remplir certains champs dans la m me section pour finaliser votre choix d envoi de courriel Dans adresse de l exp diteur s lectionnez une adresse de courriel L adresse du destinataire se remplira selon le ou les choix effectu s dans la liste du haut Par la suite dans le champ Objet vous pouvez crire un cours texte pour indiquer un intitul Dans le champ corps du message vous pouvez crire un message plus long et d taill Vous pouvez aussi ajouter des documents attach s selon votre convenance Quand tous les champs ont t saisi appuyez sur le bouton envoyer situ droite Si vous envoyez plusieurs envois de courriels il est normal que cela prenne un certain temps Dans l onglet Aucun RV il affiche dans l envoi que vous venez d effectuer pour confirmer les rendez vous la liste des clients qui n ont pas d adresse de courriel dans leur fiche respective et ce par date Vous
24. ent en appuyant sur le bouton en dessous du nom du client et l s ouvre la bo te de recherche dans laquelle vous pouvez choisir un client ou bien le cr er Double cliquez gauche sur le client que vous d sirez choisir ou cliquez une seule fois et appuyez sur le bouton OK Quand vous avez choisi votre client vous verrez dans la planification les renseignements concernant ce client Par la suite choisissez un service en appuyant sur le bouton en dessous du service offert Dans la bo te de recherche qui s ouvre vous pouvez choisir un service mais vous ne pouvez pas cr er un nouveau service Double cliquez gauche sur le service que vous d sirez choisir ou cliquez une seule fois et appuyez sur le bouton OK Si vous choisissez un service lectrolyse vous devez choisir une r gion pour ce service seulement Si le service choisi contient une dur e standard min celle ci s ajoutera automatiquement l heure de fin du rendez vous Vous pouvez modifier quand m me l heure de fin de ce rendez vous Vous devez choisir l heure de fin de ce rendez vous en respectant l heure maximum pour la disponibilit de l employ offrant ce service ainsi que le format inscrit en dessous des champs heures Vous pouvez d passer cette heure maximum mais un message vous avertira en cons quence Vous pouvez choisir un poste de travail et un quipement uniquement apr s avo
25. eur Si certains champs se situent plus droite lorsque vous cliquez gauche la grille se repositionne gauche Alors pour voir les champs plus droite qui constituent votre recherche vous devrez masquer certains champs en amenant le curseur de la souris en haut de la grille de donn es entre deux champs sur la ligne de s paration Le curseur se changera en une fl che deux t tes R duisez alors ou agrandissez les colonnes selon votre choix pour masquer toutes les colonnes que vous ne d sirez pas voir et agrandir celles o vous ne voyez pas toutes les donn es dans le champ 1 4 6 Calendrier La bo te du calendrier est accessible en appuyant sur le bouton droite des champs requ rant une date On ne peut pas crire de date manuellement l aide du clavier dans un champ Date et ce pour une meilleure s curit de saisie et de compatibilit avec le choix de pays et de format de date choisi dans le panneau de configuration En ouvrant la bo te du calendrier le curseur se positionne automatiquement sur le jour Pour s lectionner une autre date dans la m me ann e en cours appuyer sur les petites fl ches en haut du calendrier vers la gauche ou la droite selon le cas Chaque clic sur une de ces fl ches d place le calendrier d une p riode d un mois Pour s lectionner une autre ann e il suffit de choisir une ann e dans la liste en haut du calendrier ou inscrire l ann e directement dans le cha
26. faut ou personnalis La compagnie archiv e par d faut portera le nom Cie suivi du num ro du r pertoire de votre base de donn es suivi de la date et de l heure d archivage Ainsi vous pouvez archiver les donn es de votre compagnie plusieurs fois par jour sans probl me tout en sachant l heure d archivage L autre m thode est personnalis ce qui veut dire que vous donnez un nom votre archive de compagnie ex SalonBeaute Le nom ainsi choisi cr era une archive portant le nom Cie suivi du num ro du r pertoire de votre base de donn es suivi d un trait soulign et du nom que vous avez inscrit dans la bo te d archives ex Cie02 SalonBeaute mdb Ces archives sont conserv es dans le sous r pertoire Database Archives du r pertoire Alpha Salon Elles peuvent tre consult es en appuyant sur le bouton Archives au bas de la premi re fen tre de choix des compagnies et des utilisateurs Choisissez ensuite l archive que vous d sirez consulter dans la liste apparaissant l cran Seul le Gestionnaire des compagnies peut consulter les archives Les archives ne sont accessibles qu en mode consultation Aucun ajout modification ou suppression n est autoris Mais l on peut en revanche imprimer des rapports pour fins de consultation Vous pouvez copier par la suite ces archives sur un c d rom ou sur un autre ordinateur comme un serveur par exemple
27. ff rencier chaque quipement et poste de travail Notez aussi dans l onglet Administrateur le prix de l quipement et le temps d utilisation bas sur la facturation Ce temps d utilisation est d termin dans le formulaire Service onglet Info et le champ quipement utilis ainsi que la dur e standard S il n y a pas de rendez vous factur le temps d utilisation ne sera pas comptabilis Le temps d utilisation est calcul selon l heure de d but et l heure de fin d un rendez vous seulement Poste de travail Les postes de travail concernent toutes les cabines de traitement en fonction dans votre salon Dans le formulaire des postes de travail via le menu principal Ressources vous devez saisir obligatoirement le n poste ainsi que la description et l abr viation L abr viation est tr s importante car elle est utilis e diff rents endroits dans l agenda par exemple dans la description du rendez vous et dans l ent te de la grille de donn es dans l onglet disponibilit C est pourquoi il est tr s important de donner une abr viation tr s explicite pour diff rencier chaque poste de travail et quipement Notez aussi dans l onglet Administrateur le temps d utilisation bas sur la facturation S il n y a pas de rendez vous factur le temps d utilisation ne sera 2 15 2 16 pas comptabilis Le temps d utilisation est calcul selon l
28. grille de donn es vous pouvez r duire le nombre d employ s en cochant dans le haut de la grille de donn es les choix d options suivant Tous BZ bronzage CO coiffure EL lectrolyse ES esth tique MA massoth rapie ou par D partement Tout ceci fonctionnera si vous avez d partag vos employ s par type de service offert voir Employ onglet Horaire d crit plus haut Ces choix sont tr s pratiques surtout si vous avez plusieurs employ s Notez bien dans le bas du formulaire gauche il y a un petit ic ne de calendrier marqu d un X rouge ou non C est pour masquer le calendrier du haut ou pour le faire r appara tre votre gr Une toile dans le carnet de rendez vous indique que l employ n est pas disponible Si un client d sire un rendez vous avec un employ sp cifique mais que cet employ a des toiles sur l heure de rendez vous vous pouvez quand m me prendre un rendez vous mais n oubliez pas d aviser votre employ pour sa disponibilit pour ce rendez vous Si vous regardez droite du formulaire il n y a aucun bouton ajouter modifier ou supprimer C est que la prise de rendez vous se fait dans un autre formulaire d crit plus bas qui appara t lorsque vous cliquez une fois dans la grille de donn es des rendez vous Dans l onglet Historique vous pouvez voir tous les rendez vous d une journ e sous forme d une lign
29. hoisir une p riode de travail dans l agenda Nous vous recommandons de travailler avec des p riodes de 15 minutes et d viter de changer la p riode continuellement car certains rendez vous risquent de ne pas concorder avec les heures de fin ou de d but d autres rendez vous En r sum vous devriez aller consulter cette fen tre avant de travailler avec l application Alpha Salon 2 2 2 3 Cr ation d une compagnie Seul le gestionnaire principal peut cr er des compagnies Pour cela il suffit de cliquer sur le bouton Cies dans la premi re fen tre l ouverture d Alpha Salon en choisissant comme compagnie dans la premi re liste d roulante le choix Gestion des compagnies en choisissant ensuite l utilisateur Gestion des compagnies et en entrant le bon mot de passe l ouverture de la fen tre de cr ation de compagnie on aper oit au centre le r pertoire o sont situ es les compagnies cr es Dans le deuxi me onglet on peut voir le nom de la compagnie s lectionn e son nom de r pertoire et le r pertoire par d faut de toutes les compagnies On peut ajouter une nouvelle compagnie modifier le nom d une compagnie car c est cet endroit seulement que l on peut modifier le nom d une compagnie supprimer une compagnie et tout son r pertoire ou copier une compagnie On peut aussi R cup rer une compagnie d une archive soit pour cr er une nouvelle compagnie ou pour
30. ifications Pour supprimer une ligne cliquez dans la grille de donn es sur la ligne d sir e gauche Appuyez ensuite sur le bouton gauche avec un X lorsque la ligne appara t en haut de l cran La ligne sera supprim e de la grille de donn es Vous pouvez aussi cliquer deux fois rapidement sur la ligne supprimer dans la grille de donn es Un message appara tra vous demandant si vous d sirez supprimer cet enregistrement Une commande achat non re ue peut tre modifi e en tout temps Mais assurez vous que la commande achat n a pas d j t envoy e au fournisseur Toute commande achat re ue ne peut tre modifi e Lorsque vous rentrerez les produits command s cliquez sur l onglet Liste des achats et ensuite cliquez sur non re ues dans la bo te Achat S lectionnez un achat non re ues dans la grille de donn es Un bouton va appara tre droite s intitulant R ception Appuyez sur ce bouton pour recevoir un achat Entrez le nombre de produits re us et appuyez sur le bouton OK Cela a pour but de mettre votre inventaire de produits jour et de mettre cet achat comme tant re u et non modifiable Commande client Une commande client est en fait une facture ouverte Ce qui veut dire que l on peut ajouter ou supprimer des articles car elle ne fait pas partie int grante du syst me comptable Ce n est qu une facture tampon que l on efface qua
31. ilisateur Chaque compagnie poss de sa propre liste d utilisateurs l exception du mode Gestion des compagnies qui ne poss de qu un utilisateur portant aussi le nom Gestion des compagnies Un employ n est pas automatiquement un utilisateur Vous devez cr er un utilisateur en choisissant un employ dans la liste et un mot de passe pour qu il devienne un utilisateur de l application Ensuite vous devez entrer le mot de passe qui s il est valide affichera les boutons correspondants Vous pouvez aussi choisir votre langue de travail vitez de travailler sous le nom d utilisateur Administrateur m me si vous tes le seul utilisateur de cette compagnie Il est pr f rable de cr er un autre nom d utilisateur Dans le menu principal cliquez dans le haut sur le logo Alpha Salon pour acc der la fen tre propos de Menu principal et sous menus Dans le menu principal les boutons apparaissant au bas de l cran servent 1 acc der au dossier de la compagnie 2 acc der aux options de configuration de la compagnie 3 acc der aux rapports d impression et 4 acc der aux archives Les autres boutons plus au centre de l cran Agenda Transactions Ressources R pertoires Pr f rences vous permettent de faire appara tre les sous menus correspondants droite Appuyez sur le bouton d un sous menu pour ouvrir la fen tre correspondant votre choix 1 4 Fen
32. ir inscrit l heure de d but et de fin Apr s avoir choisi ces heures les listes d roulantes des postes de travail et quipements seront activ es Vous n tes pas oblig de choisir un poste et un quipement Notez bien que seulement les postes de travail et les quipements disponibles seront affich s dans ces listes Vous pouvez consulter leurs disponibilit s dans le carnet de rendez vous dans l onglet disponibilit Le n rendez vous sera octroy seulement apr s l enregistrement du rendez vous Quand la planification est compl t e appuyer sur le bouton enreg pour enregistrer ce rendez vous ou sur le bouton annuler pour simplement annuler ce rendez vous Lorsque vous entrez nouveau dans un rendez vous d j cr vous apercevez un bouton dans le bas du formulaire intitul comm Il s agit de la commande client cr e lorsque vous cr ez un rendez vous En fait chaque fois qu un rendez vous est cr une commande client est galement g n r e Celle ci peut s appeler une facture ouverte mais qui n est pas comptabilis e On peut la modifier ou la supprimer en allant dans le menu principal menu Transactions et commande client ou appuyer sur ce bouton dans la planification de rendez vous pour ajouter d autres produits et ou services En ce qui concerne la modification seuls les rendez vous de la journ e m me ou des jours suivants peuvent tre modifi s Vous
33. mp appropri et ensuite choisir le mois et le jour dans le calendrier Vous pouvez choisir la case cocher Aucune date pour mettre un champ Date en blanc ou vide Appuyer sur le bouton OK pour accepter la date choisie inscrite en haut droite du calendrier ou appuyer sur le bouton Annuler pour ne pas modifier le champ Date Lorsqu il y a deux champs de date dans une fen tre ex date de d but et date de fin il faut choisir les deux dates s par ment c est dire suivre la proc dure d crite ci dessus pour chaque champ 1 4 7 Impression En appuyant sur le bouton Imprimer dans une fen tre vous acc derez aux choix d impression disponibles selon la fen tre s lectionn e Vous pouvez acc der aux choix d impression dans le menu principal en appuyant sur le bouton Rapports en bas du formulaire A la droite des choix d impression divers crit res de s lection apparaissent en bas de la fen tre des impressions selon le choix d impression s lectionn Les dates ne sont pas obligatoires S il n y a aucune date de saisie l impression se fait sans crit re sur les dates Si vous n entrez que la date de d but le rapport ne comportera que les donn es pour une journ e Si vous n entrez que la date de fin l impression se fait sans crit re sur les dates Il est aussi possible de s lectionner l option Tous les choix pour s lectionner tous les enregi
34. n support et finalement sur la commande coordonn es droite du formulaire l int rieur de ce formulaire vous inscrivez directement vos modifications dans les champs correspondants et appuyez ensuite sur le bouton enreg pour enregistrer vos modifications 2 25 Maintenance La maintenance sert restructurer certaines tables de la base de donn es de toutes vos compagnies par rapport aux terminaux et aux cumulatifs Si vous rencontrez des probl mes l enregistrement dans certains formulaires il serait bon d effectuer une maintenance 2 26 Alpha Salon version d mo Lorsque que vous utilisez la version d mo quelques commandes sont limit es Vous pouvez cr er jusqu 50 factures et 10 clients mais aucun employ Le seul employ disponible est l Administrateur et l Utilisateur Tous les rapports d impression qui seront imprim s auront comme nom de compagnie Alpha Salon d mo Pour enregistrer le logiciel l ouverture de celui ci choisissez dans la liste des compagnies Gestion des compagnies dans la liste des utilisateurs Gestion des compagnies et entrer le mot de passe Dans la version d mo un seul bouton appara tra l cran Support Cliquez sur ce bouton pour acc der au support technique Cliquez ensuite sur le bouton Code d acc s Dans la bo te du code d enregistrement choisissez la version du logiciel d sir Choix d applicati
35. n appuyant sur le bouton support et terminal Vous pouvez voir les terminaux qui sont connect s dans Alpha Salon Facturation A l ouverture de la fen tre des factures vous pouvez consulter toutes les anciennes factures l aide des diff rents modes de recherche ou de s lection par D partement ou par dates Lorsque vous aurez choisi un client pour cr er une nouvelle facture vous pouvez consulter son Historique des ventes par produits et services dans l onglet appropri Pour ajouter une facture appuyer sur le bouton Ajouter Le client par d faut est le client Caisse Vous pouvez changer ce client en appuyant sur le bouton gauche du nom du client Ensuite vous pouvez changer l employ qui r dige la facture la droite du client Par la suite pour saisir un item appuyez sur les boutons P pour choisir un produit S pour choisir un service ou R pour choisir un regroupement de produits et ou services La bo te de recherche s ouvre pour vous permettre de faire un choix N oubliez pas que vous pouvez cliquer deux fois la gauche d un produit d un service ou d un regroupement pour le s lectionner et automatiquement refermer la bo te de recherche Apr s avoir choisi l item vous pouvez saisir la quantit Notez que par d faut la quantit est de un 1 Vous pouvez par la suite choisir l employ qui a effectu le service et choisir une r gi
36. nd on l a ajout e la facture ou que l on d cide de la supprimer tout simplement Il y a 2 fa ons de cr er une commande client La premi re consiste aller dans le menu principal et s lectionner Transaction Commande client puis ajouter des produits services ou regroupements et enregistrer la commande client Dans l autre m thode la commande client est cr e automatiquement lors de la prise de rendez vous Une commande client est cr e avec le service demand On peut par la suite ajouter d autres services ou produits ou regroupements qui peuvent tre r serv s jusqu la visite du client ou de la cliente pour son rendez vous Lorsque nous sommes l int rieur d une commande client on peut appuyer sur le bouton Facturer pour ouvrir la facturation avec la commande client d j ajout e On peut galement ajouter d autres services ou produits ou regroupements 2 12 On peut faire l inverse aussi c est dire ouvrir la facturation et choisir un client qui a des commandes client Pour savoir si un client ou une cliente a des commandes client choisissez un client dans le haut de la facture et regardez droite si les mots comm client apparaissent Si oui cliquez pour ouvrir la fen tre des commandes client de ce client seulement Choisissez une ou des commandes que vous d sirez ajouter la facture Notez qu en enregistrant la facture avec des commandes client ces commandes
37. nt en cours il vous faut appuyer sur les boutons de commande correspondants situ s droite de la fen tre En appuyant sur les boutons Ajouter ou Modifier tous les autres boutons d action disparaissent de l cran de m me que le bouton Fermer Pour ces deux modes ajout modification il n y a que deux possibilit s de sortie soit Annuler ou Enregistrer Dans ces deux modes la grille de donn es sur le premier onglet est barr e de m me que la recherche le s lecteur et le d placement dans les enregistrements et ce pour une question de s curit des donn es Une toile rouge situ e c t d un champ de saisie ou un titre de champ en caract res gras indique une saisie obligatoire pour pouvoir enregistrer l enregistrement en cours Pour suivre la trace des plus r centes modifications ou l ajout d un enregistrement par un utilisateur choisissez l onglet Administrateur et consultez la section Dernier ajout modification effectu par Le jour et l heure de la modification ou de l ajout sont aussi indiqu s Pour acc der l onglet Administrateur vous devez poss der les droits requis dans la fen tre des utilisateurs accessible uniquement par l administrateur de la compagnie Dans la section au bas de chaque fen tre on retrouve le nom de l utilisateur en cours et le nom de l enregistrement sur lequel on se trouve pr sentement Ainsi lorsqu on se
38. nt s affiche Le salon est ferm aujourd hui cela signifie que vous ne pouvez pas prendre de rendez vous cette journ e l Pour modifier les heures d ouverture et de fermeture de votre salon vous devez aller dans la configuration du logiciel menu principal bouton config dans le bas dans l onglet Horaire salon cet endroit vous pouvez choisir la p riode pour le carnet de rendez vous la p riode recommand e et qui est s lectionn e par d faut est de 15 minutes Plus bas vous pouvez saisir les heures de d but et de fin pour chaque journ e de la semaine Si pour une journ e votre salon est ferm laissez les champs vides Notez aussi que l heure de d but minimum est 6h00 et l heure de fin maximum est 23h00 le tout tant sur un format de 24h00 Notez bien que si vous avez choisi une p riode de 15 minutes et qu apr s un certain temps vous d cidez de mettre cette p riode 10 minutes c est normal que certains rendez vous affich s n indiqueront pas r ellement l heure de fin des rendez vous C est pourquoi il est important de choisir un format de p riode pour l agenda et de le conserver Nous vous recommandons d adopter la p riode de 15 minutes Dans la liste des rendez vous quand vous d sirez prendre un rendez vous il suffit de cliquer sur la case de l heure de d but de votre rendez vous et dans la colonne de l employ choisi Si plusieurs employ s sont dans la
39. on Ensuite choisissez 3 Options suppl mentaires minimum Vous pouvez cocher la case Plan de service qui vous fera b n ficier de certains avantages comme les mises jour gratuites pendant un an Notez que le plan de service comporte des frais suppl mentaires Quand tous vos choix ont t s lectionn s appuyez sur le bouton G n rer pour que l application g n re la clef envoyer pour vous enregistrer Par la suite vous recevrez une clef d enregistrement que vous inscrirez dans le champ droite de la clef g n r e Appuyez sur le bouton Enreg pour enregistrer votre application d Alpha Salon Notez qu il est tr s important de respecter les minuscules et les majuscules dans les clefs d enregistrement Faites attention aussi au z ro 0 et la lettre O majuscule Le z ro est moins large que la lettre O majuscule Quand votre clef est valide l application est d barr e au complet Vous pouvez maintenant cr er une compagnie et effectuer vos diff rentes saisies de donn es pour le d marrage ex cat gories produits services modes de paiement etc Notez aussi que cette bo te de code d enregistrement sert aussi entrer d autres codes pour d verrouiller certaines fonctionnalit s ou modules de l application Alpha Salon
40. on si le type de service est lectrolyse Par d faut la r gion d lectrolyse est Autre Quand votre enregistrement est complet appuyez sur le bouton en haut et compl tement gauche de la ligne de saisie bouton avec un crochet V pour ajouter cet enregistrement dans la grille de donn es du bas Aucune saisie ou modification n est permis dans la grille de donn es pour une question de gestion et de s curit Pour modifier un enregistrement une ligne de saisie cliquez dans la grille de donn es sur la ligne d sir e gauche La ligne appara tra dans le haut de l cran vous permettant d effectuer les modifications Appuyez de nouveau sur le bouton avec un crochet pour accepter les modifications Pour supprimer une ligne cliquer dans la grille de donn es sur la ligne d sir e gauche La ligne appara tra dans le haut et ensuite appuyer sur le bouton gauche avec un X La ligne sera supprim e de la grille de donn es Vous pouvez aussi cliquer deux fois rapidement sur la ligne supprimer dans la grille de donn es Un message appara tra vous demandant si vous d sirez supprimer cet enregistrement Toutes ces commandes s effectuent lors de l ajout d une nouvelle facture seulement Aucune facture d j enregistr e auparavant ne peut tre modifi e ou supprim e D ailleurs les boutons correspondants n apparaissent pas lorsque vous consultez les factures pr c dentes Avant d
41. on signifie que ce client a des commandes client c est dire des factures ouvertes qui ne sont pas comptabilis es En cliquant sur ce bouton une nouvelle fen tre appara tra avec une liste des commandes client de ce client Les commandes apparaissent dans la liste du haut et la liste du bas pr sente les articles composant la commande client s lectionn e Pour consulter une sous commande client cliquez une seule fois gauche de la commande dans la liste du haut Pour s lectionner une commande client ou plusieurs il suffit de double cliquer gauche sur chaque commande client que l on d sire ajouter la facture et ensuite appuyer sur le bouton OK Notez bien que lors de l enregistrement de la facture les commandes client s lectionn es seront d truites Pour cr diter une facture on peut se servir de la commande Renversement pour annuler une facture d j enregistr e On ne peut pas annuler ou renverser une facture plus d une fois Tous les produits ou services et les diff rents cumulatifs seront ajust s en cons quence Vous pouvez ajouter des Notes pour chaque facture cr e dans l application Le champ Notes ainsi cr est diff rent sur chaque facture ce qui n est pas le cas pour le message apparaissant au bas de chaque facture Le message qui appara t en g n ral sur toutes les factures est situ dans la fen tre de configuration dans la section Facture Ce message
42. pouvez modifier tous les champs sauf le client Un rendez vous peut tre d plac en changeant la date et ou les heures mais l application fera une v rification pour viter les conflits d horaire de disponibilit d un employ de poste de travail et d quipement Si vous modifiez un rendez vous autre que le champ RV a eu lieu le num ro du rendez vous sera chang ainsi que la commande client Les rendez vous d j pass s peuvent tre modifi s mais seulement le champ RV a eu lieu Si un rendez vous a eu lieu et qu il est coch oui il ne peut plus tre modifi 2 18 Gestion de la paie La gestion de la paie sert g rer la paie de chaque employ selon diff rents modes de salaire En ouvrant le formulaire on aper oit une grille de donn es comme les autres formulaires Dans le milieu du formulaire vous voyez semaine du qui vous permet de choisir une semaine en choisissant dans le calendrier en appuyant sur le bouton calendrier une semaine en cliquant sur une journ e de la semaine concern e Ceci affichera les employ s qui ont t pay s enregistrer coch ou qui n ont pas t pay s Si vous choisissez une semaine o tous les employ s ont t pay s vous ne pouvez modifier ces enregistrements Dans l onglet Horaire de travail c est cet endroit que vous pouvez modifier l horaire d un employ selon son temps de travail de la semaine Remarquez les blocs avan
43. r vous pouvez importer vous m me les anciennes donn es dans votre nouvelle version de Alpha Salon Il s agit pour cela de choisir l onglet correspondant ce que vous d sirez Notez que l onglet Estele est pour l ancienne version sous format DOS Cette version n exporte que quelques tables vers Alpha Salon soit client employ fournisseur cat gorie produit produit cat gorie service service et compagnie Pour ce qui des autres versions d Alpha Salon vers Alpha Salon toutes les tables sont import es sans exception Pour les coles ou les institutions d enseignement aux adultes ils peuvent se servir de l onglet ducationnel pour transf rer les nouveaux l ves dans la table Employ s de Alpha Salon s ils utilisent le logiciel Jade Tosca du Minist re de l ducation Lorsque vous importez des donn es il serait important de cr er une nouvelle compagnie pour une question de s curit afin de ne pas mettre en p ril votre compagnie actuelle Vous devez choisir une source et une destination et choisir dans le haut la version d sir e d importation Coordonn es Le formulaire coordonn es repr sente les coordonn es de votre compagnie principale Cette compagnie principale peut poss der plusieurs compagnies dans Alpha Salon Si vous d sirez modifier ces coordonn es il vous suffit d aller dans Gestion des Compagnies appuyez ensuite sur le bouto
44. r le bouton Ok e Pour envoyer de la publicit aux clients qui ne le d sirent pas cocher simplement la case Clients pub non et appuyer sur le bouton OK 3 S lection d un certains nombres de clients selon certains crit res e Pour s lectionner les clients d une ville en particulier cliquer sur l ent te de colonne Ville pour effectuer un tri ascendant de A Z Ensuite pour choisir tous les clients d une ville cliquer gauche de la grille de donn es sur le premier client faites d filer la grille de donn es en vous servant de la barre de d filement droite et descendez jusqu au dernier client choisi Tenez la touche Shift enfonc e et cliquez sur le dernier client toujours gauche de la grille de donn es Tous les clients s lectionn s appara tront dans un fond bleu Par la suite cocher la case Clients s lection et appuyer sur le bouton Ok P S n oubliez pas de coch e la case Clients s lection e Pour s lectionner plusieurs clients cliquer gauche sur le premier client choisi et en tenant la touche Shift enfonc e cliquer gauche sur le dernier client Tous les clients choisis se suivent avec cette m thode P S n oubliez pas de cocher la case Clients s lection e Pour s lectionner plusieurs clients cliquer gauche sur le premier client choisi et en tenant la touche Ctrl enfonc e cliquer gauche sur
45. rajouter d autres modifier les quantit s des produits commander acheter etc Des messages sp cifiques peuvent appara tre indiquant si le produit est d j en commande achat dans un autre commande achat si le produit ne doit plus tre command achet etc Pour ajouter un produit appuyer sur le bouton P pour choisir un produit La bo te de recherche s ouvre pour faire un choix N oubliez pas que vous pouvez cliquer deux fois la gauche d un produit pour effectuer ce choix et automatiquement refermer la bo te de recherche Apr s avoir choisi votre article vous pouvez saisir la quantit commander acheter Notez que par d faut la quantit se rapporte la quantit commander acheter dans la fen tre des produits mais peut tre modifi e selon vos pr f rences Quand votre enregistrement est complet appuyez sur le bouton en haut et compl tement gauche de la ligne de saisie bouton avec un crochet V pour ajouter cet enregistrement dans la grille de donn es du bas Aucune saisie ou modification n est permise dans la grille de donn es pour une question de gestion et de s curit Pour modifier un enregistrement une ligne de saisie cliquez dans la grille de donn es sur la ligne d sir e gauche La ligne appara tra dans le haut de l cran 2 11 vous permettant d effectuer les modifications Appuyez de nouveau sur le bouton avec un crochet pour accepter les mod
46. rche La recherche s effectue alors de la m me fa on que dans la grille de donn es Mais pour choisir un enregistrement en particulier vous devez cliquer gauche de l enregistrement s lectionn et appuyer sur le bouton OK ou cliquer deux fois gauche de l enregistrement De cette fa on vous choisissez un enregistrement et fermez la fen tre en m me temps L enregistrement s lectionn appara tra au bas de la bo te de recherche Parfois en bas d une grille de donn es une case cocher appara tra pour choisir la liste des enregistrements selon le genre de recherche que l on effectue et l action souhait e N oubliez pas de cocher la case appropri e si vous choisissez l option ci dessus Ne cliquez pas deux fois gauche non plus si vous choisissez cette option De plus on pourra choisir par s lection un certain nombre d enregistrements en tenant appuy le bouton gauche de la souris et en s lectionnant les enregistrements gauche dans la grille de donn es et en d filant jusqu l enregistrement d sir Vous pouvez trier les enregistrements avant de faire une s lection d enregistrement Dans la fen tre Client employ ou fournisseur n oubliez pas de cocher la case Client employ ou fournisseur S lection multiple pour que la recherche reconnaisse ce genre de s lection La s lection multiple n est disponible que dans la fen tre Client employ ou fourniss
47. re une autre fiche reli e cette fiche en cliquant sur les mots soulign s en bleu travers le texte Pour revenir une fiche pr c dente il suffit de cliquer sur le bouton correspondant dans la liste des boutons en haut gauche 1 5 Pour rechercher un mot d aide sp cifique vous pouvez vous servir des diff rents onglets pr vus cette fin gauche Pour changer la langue fran ais anglais espagnol il faut fermer le logiciel Alpha Salon et le rouvrir en choisissant la langue en bas de l cran dans la page d accueil Ainsi la langue de l aide sera dans la langue choisie au d but Messages Lorsque vous travaillez avec Alpha Salon diff rents messages s affichent soit pour vous indiquer la r ussite d une op ration ex Enregistrement r ussi la n cessit de saisir certains champs obligatoires pour confirmer la suppression d un enregistrement pour vous informer de l impossibilit de se connecter la base de donn es ou tout autre message concernant l application Certains de ces messages sont automatis s pour un nombre de secondes d termin dans la bo te de configuration dans l onglet Messages Ce qui signifie que les messages de confirmation et de suppression apparaissent un certain nombre de secondes avant de dispara tre compl tement Pour ce faire il faut aller dans la configuration de l application bouton Config en bas dans le menu principal et choisir
48. remplacer une compagnie existante Lorsqu une compagnie est cr e elle renferme d j certaines tables remplies d enregistrements par d faut ex pr f rences produits etc On peut cr er autant de compagnies que l on veut il n y a aucune limite Gestion d une compagnie Au d marrage d Alpha Salon vous devez choisir une compagnie dans la premi re liste d roulante Appuyez sur le bouton Entrer pour pouvoir g rer la compagnie choisie et selon l utilisateur en cours que vous avez s lectionn pr c demment Dans la fen tre qui s ouvre apr s avoir appuy sur le bouton Entrer vous pouvez voir le nom de la compagnie s lectionn e au centre de l cran Ce nom de compagnie sera inscrit dans l ent te de tous les rapports d impression Pour changer le nom d une compagnie vous devez aller dans la cr ation des compagnies seul le gestionnaire principal a les droits requis dans Gestion des compagnies Dans le deuxi me onglet Grand livre vous pouvez entrer diff rents num ros de compte de grand livre pour ceux qui poss dent le logiciel comptable F1000 Acomba et le nom du r pertoire o se situe le logiciel pour fins d exportation Ce 2 4 2 5 fichier peut tr s bien servir pour diff rentes op rations comptables selon vos choix Dans l onglet Taxes vous pouvez contr ler jusqu trois taxes maximum Si les taxes sont d j comprises dans le prix de
49. strements Apr s avoir choisi les diff rents crit res selon le cas on peut ensuite appuyer sur le bouton Aper u pour voir le rapport l cran sans l imprimer Dans l aper u on peut exporter le rapport sous format Adobe Acrobat pdf Microsoft Word doc Microsoft Excel xls ou en Document RTF rtf ou encore l imprimer directement l aide d une imprimante D autres choix sont disponibles dans l Aper u comme la recherche d un mot ou une phrase l int rieur du rapport le Zoom selon diff rents pourcentages Le nombre de pages d un rapport est inscrit au bas dans l aper u Pour naviguer d une page l autre servez vous des boutons correspondants en haut gauche Si dans la fen tre des choix d impression vous appuyez sur le bouton Imprimer le rapport sera imprim directement l imprimante par d faut ou selon les choix dans la configuration de l application Par contre cette m thode ne vous indique pas le nombre de pages d un rapport Utilisez cette fonction judicieusement pour viter d imprimer inutilement un rapport contenant plusieurs pages 1 4 8 Aide En appuyant sur la touche d aide dans une fen tre quelconque l aide s ouvre selon la fen tre choisie Quand l aide est ouverte vous pouvez consulter la fiche en cours ou en choisir une autre dans la liste gauche Lors de la lecture d une fiche d aide vous pouvez li
50. t midi apr s midi et soir Ils comportent des heures de d but et de fin qu il faut respecter et ce en format de 24 heures Dans l onglet Absence c est ici que l on enregistre les absences des employ s ainsi que la raison de l absence Notez qu en inscrivant une absence cela ne change pas les horaires de l employ cit ci dessus Vous devez changer son horaire en cons quence des absences On ajoute des absences de la m me fa on qu on ajoute des produits ou services dans une facture ou une commande client Vous pouvez supprimer des absences seulement dans la semaine courante Choisissez une date de d but et de fin ainsi que l heure de d but et de fin Quand votre enregistrement est complet appuyez sur le bouton en haut et compl tement gauche de la ligne de saisie bouton avec un crochet V pour ajouter cet enregistrement dans la grille de donn es du bas Aucune saisie ou modification n est permise dans la grille de donn es pour une question de gestion et de s curit Pour modifier un enregistrement une ligne de saisie cliquez dans la grille de donn es sur la ligne d sir e gauche La ligne appara tra dans le haut de l cran vous permettant d effectuer les modifications Appuyez de nouveau sur le bouton avec un crochet pour accepter les modifications Pour supprimer une ligne cliquez dans la grille de donn es sur la ligne d sir e gauche Appuyez ensuite sur le bouton ga
51. uche avec un X lorsque la ligne appara t en haut de l cran La ligne sera supprim e de la grille de donn es Vous pouvez aussi cliquer deux fois rapidement sur la ligne supprimer dans la grille de donn es Un message appara tra vous demandant si vous d sirez supprimer cet enregistrement Dans le dernier onglet Administrateur vous pouvez voir le total de la paie de chaque employ selon que vous les payez par taux horaire salaire de base et ou commission Ces modes de salaires sont d termin s dans le formulaire Employ Vous pouvez aussi ajouter un montant positif ou n gatif dans le champ Ajustement Quand la semaine est termin e vous pouvez l enregistrer en cochant la case gauche enregistrer la semaine mais la semaine doit tre termin e pour l enregistrer 2 19 2 20 chaque nouvelle semaine l application cr e automatiquement un nouvel enregistrement pour chaque employ pour la gestion de la paie Si vous ne d sirez pas vous servir de la gestion de la paie et que l application ne cr e pas de nouvel enregistrement toutes les semaines vous devez aller dans la configuration du logiciel menu principal bouton config dans l onglet Horaire employ et dans le bas de la page vous cochez non la rubrique Activer les horaires de travail des employ es Paiement Pour effectuer le paiement aux employ s il vous faut aller dans le menu principal
52. uvez aussi saisir seulement des traitements si vous le d sirez sans entrer d ant c dents m dicaux ou d autres donn es Vous pouvez consulter la liste des factures de services effectu s pour le client s lectionn dans l onglet Historique Si vous appuyez sur le bouton Supprimer tous les ant c dents m dicaux du client les autres choix divers et les traitements seront supprim s Les factures 2 13 2 14 Historique ne sont jamais supprim es et peuvent tre consult es en tout temps m me si le client n a pas de bilan m dical Dans le type de service lectrolyse vous devez choisir une r gion dans la liste au centre et gauche de la fen tre pour entrer des donn es dans les diff rents onglets Cela s applique aussi pour les traitements et les historiques 2 Equipement Les quipements concernent tous les appareils d esth tique et d lectrolyse en fonction dans votre salon Dans le formulaire des quipements via le menu principal Ressources vous devez saisir obligatoirement le n quipement le n mod le ainsi que la description et l abr viation L abr viation est tr s importante car elle est utilis e diff rents endroits dans l agenda par exemple dans la description du rendez vous et dans l ent te de la grille de donn es dans l onglet disponibilit C est pourquoi il est tr s important de donner une abr viation tr s explicite pour di
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