FR (NdT : dans les légendes du graphique de l`annexe 2
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1. CONCLUSIONS Effectifs Jusqu la phase finale des n gociations sur l largissement il sera difficile de d finir pr cis ment les effectifs requis par les nouvelles langues Dans le rapport transmis au SDT le 10 janvier 2001 la task force interinstitutionnelle charg e d tudier les aspects administratifs de l largissement a propos une estimation des effectifs suppl mentaires n cessaires pour chacune des nouvelles langues savoir 62 LA 15 postes dans les autres cat gories et 20 agents contractuels dans les antennes des nouveaux tats membres la lumi re de ces estimations les besoins linguistiques ont t examin s lors de r unions budg taires bilat rales Ces r unions ont permis d valuer les besoins concrets 110 ETP quivalent temps plein par nouvelle langue Ce chiffre global devrait couvrir l ensemble des effectifs n cessaires aux unit s de traduction aux fonctions d appui aux antennes et la traduction externe Actuellement les ressources humaines du SDT se r partissent comme suit moyenne Communaut linguistique Fonctionnaires Fonctionnaires Fonctionnaires LA C AetB 19 Langues proc durales 156 57 5 Langues non proc durales 106 38 5 L exp rience des largissements ant rieurs montre que la charge de travail du SDT augmente de 8 10 dans l ann e qui pr c de un largissement Ce facteur important devra tre pris en compte l2. ses besoins juridiques et politiques quant aux langues dans lesquelles elle doit assurer une communication crite et ce de la mani re la plus efficace et la plus rentable possible Le SDT est un service interne qui re oit des demandes de traduction directement des services op rationnels et horizontaux de la Commission Pour cette raison le Service de traduction ne d cide pas seul de l origine de l ampleur du contenu du calendrier ou du degr de priorit des t ches qu il doit effectuer Ces questions d pendent des missions et des programmes de la Commission et de ses services et sont g n ralement r gl es lors de discussions bilat rales avec les services demandeurs Dans la plupart des cas il n y a pas de doute concernant le r gime linguistique applicable un document et le nombre de versions linguistiques que doit par cons quent produire le Service de traduction Parfois cependant ces points doivent tre discut s et n goci s avec le service demandeur et dans certains cas avec les autorit s centrales de la Commission cabinet du pr sident Secr tariat g n ral Il est donc important de rappeler que le Service de traduction bien que n tant pas lui m me directement investi d une mission politique prend n cessairement part aux t ches politiques et l gislatives des services op rationnels de la Commission et qu il doit s adapter leurs m thodes et leur rythme de travail En d autres termes la production du
3. Il existe trois moyens d adapter les ressources n cessaires aux exigences des prochains largissements e en r duisant le besoin global de nouvelles ressources en se recentrant sur les activit s fondamentales et en r duisant ainsi la demande e en g n ralisant les meilleures pratiques au sein du SDT e en r alisant des conomies gr ce des synergies interinstitutionnelles 10 x 8 tant donn que chaque langue non proc durale actuelle repr sente 8 des ressources du SDT LE N29 1 2 6 La r forme Le SDT comme les autres services de la Commission reconna t qu un changement de mentalit est en train de s op rer la Commission en termes de service rendu aux clients et il adapte actuellement ses m thodes et proc dures en cons quence Cela exige une pleine participation de son personnel qui doit tre bien inform et motiv Le SDT participe d ores et d j la pr paration du passage la gestion et l tablissement du budget sur la base des activit s En particulier il est en train d int grer pleinement ses activit s dans le programme Planification de l agenda du Secr tariat g n ral et utilisera le syst me IRMS pour g rer ses activit s Il convient de souligner que la r forme aura certes des cons quences positives sur la mobilit avec la suppression du cloisonnement entre postes d administrateur et postes de linguiste mais des mesures pourraient s av rer n cessaires afin d v
4. Le SDT pr sentera d ici la fin mars 2002 un plan triennal d investissement dans l innovation comportant une indication d taill e des co ts et des gains de productivit escompt s La Commission en ligne Le SDT s est engag en faveur du projet Commission en ligne pour plusieurs raisons au niveau politique il a un r le essentiel jouer en vue d assurer une bonne communication avec le citoyen les tats membres et les autres institutions de l UE Le comit directeur du projet coordonnera tous les groupes participant au d veloppement informatique Par souci de r alisme cependant il importe de pr ciser que le projet Commission en ligne et l laboration interactive des politiques entra neront une augmentation sensible des besoins de traduction il faudra par exemple traduire plus t t et dans toutes les langues les textes soumis la consultation publique ainsi que les r actions du public et de la soci t civile aux consultations dispositif de r action rapide Le SDT doit d j traduire des sites web multilingues et utiliser de nouveaux formats de documents De nombreux textes provenant de l ext rieur de la Commission et envoy s la traduction ne sont encore fournis que sur papier ce qui emp che leur bon archivage et l emploi d outils informatiques Tous les documents sources devraient tre envoy s au SDT sous forme lectronique selon les meilleures pratiques de la Commission en 18 3 8 3 8 1 3
5. au processus d largissement la mise en place de la Commission en ligne et au d veloppement de la gouvernance europ enne dialogue renforc avec les niveaux national r gional et local ainsi qu avec la soci t civile 2 une augmentation de la demande li e aux prochains largissements de l Union europ enne plus d Etats membres et de nouvelles langues 3 un besoin accru d assurance qualit en raison du niveau d externalisation d j atteint ou envisag 1 1 1 2 1238 4 un march de la traduction plus difficile pour lequel la Commission se trouvera de plus en plus en concurrence sur le march de la traduction externe avec de grandes entreprises multinationales d autres organisations internationales voire de grandes agences de traduction 5 la rapidit de l volution des nouvelles technologies par exemple la traduction automatique qui cependant ne devrait pas tre suffisante pour absorber l augmentation de la demande pr vue pour la prochaine d cennie Le programme de travail pluriannuel du SDT adopt en 1999 En avril 1999 la Commission a adopt un programme de travail pluriannuel pour le Service de traduction dans lequel elle a d fini des orientations politiques visant mieux int grer le SDT dans les travaux des services de la Commission impliqu s dans la production de documents diff rencier le traitement des textes traduire orienter les fonctionnaires linguistes sur les
6. c dent devront tre prises en compte pour d terminer la taille des unit s n cessaire pour r pondre aux besoins du service LES EFFORTS ACTUELLEMENT DEPLOYES POUR AMELIORER L EFFICIENCE ET LA PRODUCTIVITE DU SYSTEME DE TRADUCTION Crit res de performance et valuation comparative des performances La mesure de l efficience et de la productivit dans une activit comme la traduction qui implique la cr ation d un produit satisfaisant un certain nombre d exigences diff rentes est particuli rement difficile Compte tenu de la dimension intellectuelle de l op ration de traduction le simple comptage des pages donne des r sultats limit s au niveau individuel bien que ce syst me puisse tre utile aux fins de la mesure globale des niveaux de production voir ci dessous Le Service de traduction est conscient de la n cessit de mettre au point et d appliquer des indicateurs de performance dans ce domaine afin d orienter les d cisions destin es am liorer la productivit globale Un travail consid rable a d j t accompli en ce qui concerne la traduction externe pour laquelle un groupe 10 interinstitutionnel travaille depuis un certain temps sur l assurance qualit et l valuation de la qualit la qualit tant comprise dans son sens le plus large c est dire la qualit n cessaire et suffisante Les syst mes d valuation qui sont l essai vont de la simple fiche d valuation avec un syst me de not
7. pour 2002 Par ailleurs comme les performances doivent tre mesur es en premier lieu par rapport la satisfaction des demandeurs le SDT effectuera cette fin des sondages r guliers aupr s des services op rationnels 11 3 2 3 3 3 3 1 Am lioration du cadre op rationnel la simplification des proc dures La communication la Commission relative la simplification du processus linguistique dans les proc dures d cisionnelles de la Commission action 2 du plan d action int rimaire sur la simplification devrait fortement contribuer am liorer de la ma trise de la demande Le Service de traduction sera pleinement int gr dans le processus d cisionnel il sera propri taire de sa production et en assumera la responsabilit Les avantages suppl mentaires suivants sont attendus une r duction du volume de traductions du fait que les versions interm diaires des documents finalement mis au tiroir n auront plus tre traduites ce qui permettrait d conomiser jusqu 60 ann es homme une r duction globale de la longueur des documents par exemple les documents pr sent s la Commission ne doivent pas d passer 20 pages si cette mesure tait pleinement appliqu e il serait galement possible d conomiser jusqu 170 ann es homme une partie des ressources ainsi lib r es seront r affect es pour accomplir des t ches visant am liorer la qualit la concordance multil
8. re de traduction 5 Le Groupe th matique et la DG s engagent traiter toutes les demandes de traduction et autres demandes conform ment au Mode d emploi succinct et au guide Traduction mode d emploi annex s au pr sent code de bonne pratique 6 Le Groupe th matique et la DG s efforcent par un dialogue permanent de maintenir et de d velopper des rapports de collaboration troite tous les niveaux entre leurs services respectifs 7 Le pr sent code de bonne pratique prend effet le Pour la Direction g n rale Pour le Service de traduction le Groupe th matique Bruxelles le 26 Annexe 5 Tableau de cat gorisation des documents 1 Propositions l gislatives des institutions europ ennes et actes autonomes CE non l gislatifs documents politiques Exemples Livres verts Livres blancs communications etc Documents li s aux activit s de gestion de la Commission dans le cadre de politiques communes de programmes d action de l administration interne etc Appels d offres appels propositions et documents aff rents Relations avec les institutions Exemples rapports p riodiques questions crites r ponses au Parlement au oo et la Cour des comptes m moires pour la Cour de justice suites donn es 5 Sch mas d intervention et discours Communications communiqu s de presse Publications sous format papier et lectronique sites
9. tre d ment reconnue Effectifs Comme cela a t indiqu chaque groupe th matique compte onze unit s traduisantes soit une par langue officielle Actuellement le nombre de traducteurs par langue non proc durale c est dire l exclusion du fran ais de l allemand et de l anglais pour lesquels les effectifs sont plus importants au sein de la Direction de la traduction Bruxelles et Luxembourg est en moyenne de 94 soit 16 traducteurs par unit Si la structure actuelle tait conserv e un largissement par exemple 21 langues entra nerait un passage 21 unit s par groupe th matique soit un total de 126 unit s traduisantes sous les ordres d un seul directeur 2 3 3 1 M thodes de travail L informatisation massive et les investissements substantiels consacr s la formation du personnel ont eu pour cons quence une transformation radicale des m thodes de travail du SDT Un changement important adopt en 2001 dans la perspective de l largissement consiste dans la traduction aller retour Jusqu pr sent les traducteurs de la Commission ont toujours traduit dans leur langue maternelle uniquement Alors que les unit s des langues non proc durales traduisent presque exclusivement partir de l anglais et du fran ais les traducteurs de langue anglaise et ceux de langue fran aise doivent traiter des volumes importants partir de toutes les langues de l Union ce qui constitue d j un d
10. 8 2 3 8 3 4 1 ligne Cette volution exigera la coop ration de tous les services utilisateurs l int rieur de la Commission et devrait tre facilit e par le programme IDA Autres aspects Formation Les comp tences du personnel du SDT doivent tre constamment actualis es notamment en ce qui concerne l acquisition des langues officielles existantes et venir sans oublier videmment les technologies et mati res nouvelles ainsi que les comp tences informatiques Un plan de formation global a t adopt et est en cours d application Le bon quilibre entre formation et traduction doit tre d fini en fonction des besoins concrets Orientation et mobilit professionnelles Il s agit l d un l ment fondamental du programme de r forme et le SDT a d j nomm cet effet un conseiller d orientation professionnelle D autres ressources pourraient tre n cessaires Audit interne Dans le cadre de la mise en oeuvre du programme de r forme une unit d audit interne a t cr e conjointement avec le Service commun interpr tation conf rences elle a d but ses travaux par l laboration d un programme de travail pour la p riode allant de novembre 2001 juin 2002 Il sera tenu compte lors de l laboration du plan de gestion annuel et de la d claration que doit prononcer le directeur g n ral en mai 2002 de la mise en oeuvre des orientations trac es dans le pr sent document de consultation
11. Service de traduction est un l ment essentiel de la production des services op rationnels La majeure partie du travail est effectu e par des traducteurs internes les t ches qui ne sont pas confidentielles urgentes ou tr s techniques sont confi es des traducteurs externes qui sont r mun r s sur un budget g r par le Service de traduction Outre la traduction proprement dite le Service de traduction fournit ou participe la fourniture d autres services tels que l dition et le r sum de documents originaux ou l laboration d outils linguistiques et lectroniques qui sont mis la disposition non seulement de ses traducteurs mais aussi de toute la Commission citons par exemple la traduction automatique la base de donn es terminologique Eurodicautom et d autres bases de donn es telles que SdT vista et CELEX Une t che suppl mentaire importante qui lui incombe actuellement consiste pr parer la couverture des besoins linguistiques que devraient impliquer les largissements venir Des traducteurs suivent d j des formations intensives couvrant plusieurs langues des pays candidats Le Service de traduction joue galement un r le actif dans la coop ration interinstitutionnelle en tant que membre du Comit interinstitutionnel de la traduction appels d offres communs pour les traducteurs et les outils informatiques externes concours de recrutement communs Son directeur g n ral est pr sident de p
12. gie visant fournir un service de qualit de la mani re la plus rentable Cette strat gie tiendra pleinement compte de l objectif consistant satisfaire aux exigences du multilinguisme tout en r pondant aux besoins concrets cet effet le SDT devrait notamment renvoyer dans les d lais requis toutes les versions linguistiques des textes n cessaires au travail l gislatif des DG afin que la Commission puisse respecter ses obligations poursuivre l laboration d une politique ax e sur le client en d finissant progressivement les documents qui ont trait aux activit s fondamentales de la Commission partir d une cat gorisation des documents et des indications donn es par les clients et notamment d une enqu te sur leurs besoins d finir des crit res pr cis d assurance qualit se conformer aux proc dures et aux m thodes de travail qui seront adopt es dans le cadre des mesures de simplification au sein de la Commission se doter d un syst me de facturation interne d ici l exercice budg taire 2003 21 laborer conjointement avec les clients un mode de gestion sur la base des activit s g rer son enveloppe budg taire de mani re permettre une allocation souple des ressources notamment en utilisant au maximum la traduction externe pour les documents n ayant pas trait aux activit s fondamentales de la Commission r examiner l quilibre des effectifs entre unit s de traduct
13. les ann es venir r pondre aux besoins de la Commission li s son fonctionnement multilingue en particulier dans la perspective de l largissement e d atteindre cet objectif de la mani re la plus efficiente possible en am liorant la productivit et en ma trisant la demande et e de pr senter les avanc es r alis es par le SDT dans ce domaine et les actions qu il pourrait mettre en uvre l avenir Par cons quent un certain nombre de d cisions politiques doivent tre prises et les ressources n cessaires allou es Il convient de rappeler que la traduction est une activit intellectuelle exigeant un personnel hautement qualifi en particulier pour les travaux hautement sp cialis s et l gislatifs qui repr sentent l essentiel des activit s de la Commission ce qui devrait rester le cas dans l avenir pr visible N anmoins diff rents outils destin s viter les doubles emplois et am liorer l efficience donnent d j des r sultats qui devraient se confirmer au fil du temps Les meilleurs de ces outils compl tent l effort intellectuel du linguiste en prenant en charge les aspects m caniques de la traduction mais sans remplacer la composante humaine Les tendances moyen terme qui caract risent les activit s de traduction de la Commission peuvent tre r sum es comme suit 1 une augmentation des besoins de traduction li e aux nouvelles obligations d coulant du trait d Amsterdam
14. soit 0 17 du budget total de 2001 Il convient aussi de faire observer que cette situation s inscrit dans un contexte de progression tendancielle de la demande de traduction au sein de la Commission depuis ces derni res ann es voir le graphique figurant l annexe 1 En outre le SDT doit faire face cette charge de travail accrue alors que ses effectifs diminuent du fait d une part de la n cessit de r server des postes en vue de l largissement et d autre part de la redistribution du personnel de la Commission destin e am liorer la productivit globale La structure ou les pratiques existantes du SDT comme celles de la Commission pourront difficilement s accommoder de l accroissement attendu de la charge de travail De nouvelles id es sont donc n cessaires et les autorit s budg taires doivent reconna tre que quelles que soient les solutions trouv es le maintien du multilinguisme dans l Union aura un co t Plus pr cis ment les ressources humaines du SDT ont volu comme suit au cours de ces quatre derni res ann es Direction de la Direction des ressources traduction et autres Date Effectifs Effectifs Effectifs o Me er LA Bet C LA ee Pose D occup s 1 1 1998 1 245 336 105 195 1871 1 1 1999 1 233 340 86 190 1 849 1 1 2000 1216 328 83 212 1 839 1 1 2001 1215 311 78 229 1 833 1 11 2001 1219 324 81 200 1 826 Y compris 18 huissiers depuis 2000
15. tendue l ensemble des services demandeurs en 2002 La facturation interne r elle devrait tre mise en uvre pour l exercice 2003 L objectif est de prendre le co t de la traduction en consid ration dans les projets de la Commission Le SDT quant lui tiendra compte des pr visions de demandes de traduction des services op rationnels Si le Coll ge en d cide ainsi les ressources de la traduction pourraient galement tre affect es en fonction des priorit s politiques Lorsque le budget sera v ritablement tabli sur la base des activit s on devrait aboutir une situation dans laquelle tous les clients du SDT pr voiront leur demande de services de traduction dans le cadre de la proc dure budg taire annuelle Ma trise de la demande groupe permanent de clients Comme la ma trise de la demande doit faire l objet d un contr le constant de la part du SDT et de ses clients il convient de cr er un cadre adapt Un groupe permanent r unissant les repr sentants du SDT et les repr sentants personnels 13 3 4 3 5 301 des directeurs g n raux des services op rationnels doit tre cr pour contr ler la r partition initiale l allocation et l utilisation des ressources de la traduction dans l ensemble de la Commission conform ment la gestion sur la base des activit s Qualit des originaux La qualit linguistique des originaux est importante en premier lieu pour assurer leur clart et en seco
16. titres d j traduits dans CELEX e La reconnaissance vocale devrait am liorer le rendement des traducteurs qui dactylographiaient eux m mes leurs traductions Elle permet aussi aux traducteurs qui pratiquaient la dict e traditionnelle d utiliser les outils de traduction informatiques Un projet pilote a t men avec succ s 65 installations sont actuellement en service et l quipement n cessaire sera progressivement fourni 200 autres traducteurs travaillant dans les langues dans lesquelles le syst me est suffisamment performant actuellement 5 langues sur 11 e SDTvista est un syst me d archivage lectronique de tous les documents traduits qui permet d effectuer des recherches en texte libre e SG Vista est une base contenant les documents officiels en cours d adoption ou d j adopt s par la Commission et les autres institutions e CELEX est un recueil lectronique contenant toute la l gislation de l UE e EUR Lex propose une version en ligne des Journaux officiels r cents ainsi que des trait s de la l gislation en vigueur d une partie des actes pr paratoires et de la jurisprudence communautaires e Eurodicautom est une base de donn es terminologique dans toutes les langues officielles et dans quelques autres langues e Multiterm contient la terminologie recueillie au niveau local qui n a pas encore t introduite dans Eurodicautom 16 3 7 2 3 7 3 3 7 4 e Jiamcatt est une base terminolo
17. travail est effectu par des traducteurs externes s lectionn s sur la base d appels d offres L une des conclusions que l on peut tirer de l tude sur l externalisation r alis e avec l aide d un consultant ind pendant conform ment aux recommandations du Peer Group est que le SDT devrait s efforcer d externaliser au maximum la traduction des documents non fondamentaux c est dire des documents qui ne sont pas indispensables aux activit s fondamentales de la Commission et qui n ont pas un caract re confidentiel qui ne sont pas de nature l gislative ou qui n exigent pas une connaissance d taill e de la terminologie et des pratiques internes L objectif devrait tre de porter le taux d externalisation des traductions 30 d ici la fin de 2005 En fonction des traducteurs externes qualifi s disponibles sur le march une augmentation de ce pourcentage pourra tre envisag e l issue de cette p riode Cependant en raison des r gles r gissant l adjudication des travaux de traduction il est difficile d obtenir une qualit constante ou de faire syst matiquement appel des traducteurs externes exp riment s Malgr les conditions pr vues dans les contrats 14 3 5 2 3 6 3 6 1 3 6 2 cadres il est encore fr quent que les crit res de qualit applicables aux contractants externes ne soient pas respect s d o la n cessit constante de contr ler la qualit des traductions ext rieures et de
18. travaux pr sentant la plus forte valeur ajout e pour la Commission et adapter les effectifs et l organisation futurs du SDT en vue du passage un r gime pouvant aller jusqu 23 langues officielles apr s l largissement Le pr sent document de consultation doit tre consid r dans le cadre de la poursuite de la mise en uvre de ces orientations Les d fis que doivent relever la Commission europ enne et le Service de traduction l instar des autres institutions de l Union europ enne la Commission doit dans l imm diat relever un certain nombre de d fis majeurs parmi lesquels figurent la r forme interne l am lioration n cessaire des m thodes de travail et des proc dures qu elle implique l largissement venir et les cons quences d une nouvelle approche de la gouvernance Dans tous ces domaines il est essentiel que le message politique adress aux citoyens d Europe soit pr sent d une mani re claire et convaincante ce qui exige son tour la reconnaissance de la n cessit de ne pas brider l usage des langues nationales Le multilinguisme est un droit d mocratique des peuples d Europe qui doit tre pr serv comme le trait sur l Union europ enne l a de nouveau confirm Mise en uvre du multilinguisme l importance de la traduction Les institutions de l Union dont la Commission accordent ainsi une tr s grande importance au respect du multilinguisme en Europe Cependant un certain nombre de
19. web contributions des conf rences Correspondance l entr e et la sortie Autres documents r dig s dans les DG Exemples tudes convocations ordres du jour et comptes rendus de r union etc 10 Documents re us par les DG provenant des Etats membres des citoyens 27 Systran Profil des utilisateurs Annexe 6 Pages En du En du Utilisateurs Langues cibles produites total pour total en 2000 le SDT g n ral Espagnol 81 000 44 Fran ais 32 000 17 SDT Anglais 18 000 10 a Sn 54 000 29 Total pour le SDT 185 000 100 34 Reste de la Commission 236 000 43 Autres institutions de l UE 57 000 10 Autres organes de l UE 4 000 7 Utilisateurs externes 64 000 12 Total g n ral 546 000 100 Source SDT rapport sur les statistiques d utilisation de Systran en 2000 28 Annexe 7 CALENDRIER DU PROGRAMME D ACTION DU SDT D finition progressive des documents ayant trait aux activit s fondamentales de En cours la Commission sur la base de la cat gorisation des documents et conjointement avec les clients Mars 2002 Enqu te sur les besoins des clients Juin 2002 D finition de crit res d assurance qualit 2002 Mise en oeuvre des proc dures et des m thodes de travail qui seront adopt es dans le cadre des mesures de simplification au sein de la Commission Fin 2002 Mise en place de la facturation intern
20. DG est susceptible de lui demander au cours des trois mois suivants Ces pr visions indiquent le plus pr cis ment possible la longueur et la destination des documents les dates probables d arriv e et les d lais de renvoi souhait s ainsi que les langues requises et la langue de l original Le Groupe th matique informe le correspondant de la traduction de la DG d s que possible des probl mes qu il pourrait ventuellement rencontrer dans le traitement de ces demandes Le correspondant de la traduction et le Conseiller du Groupe th matique s entendent sur le volume indicatif global des demandes traiter par le Groupe th matique durant la p riode concern e 3 Le Groupe th matique indique la DG au d but de chaque mois le nombre de pages traduites pour elle au cours du mois pr c dent tant en interne que par des traducteurs free lance ainsi que leur co t exprim en mois homme La DG veille ce que ces informations soient diffus es tous ses services 4 Le Groupe th matique et la DG organisent des r unions p riodiques d information mutuelle sur les dossiers importants ainsi que des r unions techniques sur des documents sp cifiques Le Conseiller du Groupe th matique est invit lorsque les circonstances s y pr tent participer aux r unions p riodiques de coordination de la DG afin d informer la hi rarchie de la DG de la situation en mati
21. E RE RE E A Eas e AASER AS kee EA a EIGER aasi 9 M thodes de traval isna e E E E E EES A T 10 Les efforts actuellement d ploy s pour am liorer l efficience et la productivit du Systeme de traduction mi e aa a e a A EE E E iiS 10 Crit res de performance et valuation comparative des performances 10 Am lioration du cadre op rationnel la simplification des proc dures 12 Ma trise de la demande une condition fondamentale sesseeeeeeeeeseeeeesrrereererserere 12 Besoins des clients planification et tablissement de pr visions sseeeeeceeeeeeeeee 12 Recentrage sur les activit s fondamentales de la Commission 13 Projet de facturation interne mise en place et SUIVI 13 Ma trise de la demande groupe permanent de clients 13 Qualit des OP maU sooi iai SR AT EONA A EE E SS 14 Annexes 1 Projections relatives la production du SDT par groupe de langues 1993 2008 2 volution de la productivit graphiques 3 Description des missions du SDT 4 Exemple de code de bonne pratique n goci par le Service de traduction et une DG 5 Tableau de cat gorisation des documents 6 Systran Profil des utilisateurs T7 Calendrier du programme d action du SDT DOCUMENT DE CONSULTATION DE LA COMMISSION Une strat gie pour le service de traduction perspectives pour 2002 et les ann es suivantes INTRODUCTION Le pr sent document a pour objet e de garantir que le Service de traduction SDT continuera dans
22. FR NdT dans les l gendes du graphique de l annexe 2 trendline tendance en COMMISSION DES COMMUNAUT S EUROP ENNES Le Le x x NA Bruxelles le 6 d cembre 2001 DOCUMENT DE CONSULTATION DE LA COMMISSION Une strat gie pour le service de traduction perspectives pour 2002 et les ann es suivantes FR DOCUMENT DE CONSULTATION DE LA COMMISSION Une strat gie pour le service de traduction perspectives pour 2002 et les ann es 1 1 1 2 1 2 1 1 2 2 1 2 3 1 2 4 1 2 3 1 2 6 1 2 7 2 1 2 2 2 3 3 1 3 2 3 3 3 3 1 3 3 2 3 3 3 3 3 4 3 4 suivantes Table des mati res Titrod ttion soii R R E A E E A ORAR 4 Le programme de travail pluriannuel du SDT adopt en 1999 5 Les d fis que doivent relever la Commission europ enne et le Service de traduction 5 Mise en uvre du multilinguisme l importance de la traduction 5 N cessit d adapter la taille et la structure du Service de traduction sseeseeseeseeeeese 6 largissement le principal d fi 6 Ea tefo Ensi peia A E A a R a 4 8 Ma trise des co ts dans le contexte de la rigueur budg taire 8 La qualit du message de la Commission 8 N cessit d une strat gie plus pr cise pour le Service de traduction sseeseeeeeeseeeeeee 9 La situation actuelle du Service de traduction eseesseeesesssesssresseseessresreseesrresresresessee 9 OTSAMISANONS SES CE ee ne ne ne Se es 9 DB EE LO1 1 E
23. andes de traduction provenant des services op rationnels Il ressort de l analyse de ces cat gories qu un peu plus de 60 de la charge de travail actuelle du SDT concernent des documents de six de ces dix cat gories soit des documents qui pour des raisons d autonomie institutionnelle ou de confidentialit ou bien parce qu ils sont de nature l gislative ou technique doivent dans tous les cas tre confi s des traducteurs internes Les discussions men es avec les services op rationnels laissent cependant penser que cette approche est trop limit e et trop m canique et qu elle ne refl te pas suffisamment les activit s fondamentales de la Commission telles que la communication multilingue avec les gouvernements et les citoyens de l Union europ enne par le biais de publications et de communiqu s de presse Il convient donc de conserver une tr s grande souplesse et de pr ciser progressivement avec le concours des clients les activit s fondamentales de la Commission Projet de facturation interne mise en place et suivi Dans le but de sensibiliser les services demandeurs la question du co t r el de la traduction le SDT a mis en place un syst me de facturation interne Une valuation de la phase pilote de ce syst me qui consiste dans la facturation virtuelle des traductions demand es par trois DG REGIO RTD et TREN est en cours Si la conclusion de cette valuation est positive la facturation interne virtuelle sera
24. ation de 1 10 pour chaque traduction l chantillonnage et aux mesures plus complexes de la qualit par rapport la destination du document Dans le Service de traduction lui m me l valuation comparative des performances n est toujours pas tr s r pandue Au sein de la Commission le premier crit re appliqu par les services demandeurs est de loin aux yeux des traducteurs celui de la livraison temps la qualit intrins que et la qualit n cessaire et suffisante de la traduction venant souvent au second plan Des syst mes pr cis sont en place dans les bureaux du planning du SDT pour assurer le suivi des traductions et veiller par exemple ce que les diff rentes versions linguistiques d un m me document soient remises simultan ment au client Les unit s traduisantes s efforcent de garantir le niveau de qualit requis en confiant les originaux le plus rapidement possible aux traducteurs sp cialis s dans le domaine concern en utilisant les traductions des versions ant rieures des documents comme r f rences et en r visant avec soin les traductions des documents importants En outre le SDT tablit des statistiques mensuelles globales concernant la charge de travail globale le pourcentage de documents par cat gorie pour lesquels le d lai a t respect les effectifs par unit et par groupe th matique la production et la productivit par unit traduisante Ces travaux se poursuivr
25. e part enti re en 1989 Organisation Le SDT se compose actuellement d une direction g n rale laquelle sont rattach es un petit nombre de fonctions consultatives et de deux directions l une tant charg e de la traduction proprement dite l autre regroupant plusieurs fonctions d appui essentielles Les effectifs de ce service sont r partis entre Bruxelles environ deux tiers et Luxembourg environ un tiers bien que les deux directeurs soient affect s Bruxelles La Direction Ressources et appuis linguistiques RL compte six unit s qui ont chacune une fonction diff rente et ressemble cet gard la plupart des autres directions de la Commission La Direction de la traduction TR compte quant elle six groupes th matiques quatre Bruxelles et deux Luxembourg Un conseiller th matique de grade LA3 est la t te de chacun de ces groupes eux m mes subdivis s en unit s linguistiques raison d une unit par langue officielle ce qui donne 66 unit s op rationnelles soit 11 par groupe th matique Le statut des conseillers th matiques LA 3 constitue un point faible de la structure et de l autorit du service ils sont responsables des traductions produites pour le compte de plusieurs DG et services et ont environ 200 personnes sous leurs ordres voire plus Bien qu ils soient class s comme conseillers ils assument une responsabilit op rationnelle et hi rarchique de haut niveau qui devrait
26. e avec des accords sur le niveau de service et un suivi par un groupe permanent partir de 2002 Gestion de l enveloppe budg taire du SDT de mani re permettre une allocation souple des ressources notamment en sous traitant d ici 2005 jusqu 30 des traductions de documents n ayant pas trait aux activit s fondamentales de la Commission Juin 2002 R examen de l quilibre des effectifs entre unit s d appui et unit s de traduction Juin 2002 D finition dans le plan de gestion annuel du SDT pour 2003 d indicateurs de performance et de performances de r f rence pour mesurer la productivit globale et pour valuer la qualit professionnelle les proc dures les m canismes d allocation des ressources et les structures sur la base d une tude strat gique Mars 2002 Plan pour la cr ation d antennes locales de traduction dans les pays candidats Janvier 2002 Examen conjointement avec les services de traduction des autres institutions de l Union europ enne des conomies d chelle pouvant d couler de synergies de fonctionnement Mars 2002 Plan triennal pour l investissement dans l innovation Mars 2002 Proposition de r am nagement de la structure du SDT 29
27. e LegisWrite et autres au sein des unit s de traduction L quilibre g n ral des effectifs entre unit s d appui et de traduction sera r examin en 2002 Le but sera d utiliser au maximum les LA pour la traduction et de mettre l accent sur les postes B dans la direction Ressources et appuis linguistiques A la lumi re des consid rations qui pr c dent les ressources n cessaires au Service de traduction pour chaque nouvelle langue officielle peuvent tre estim es comme suit A B Extrapolation de la situation actuelle Projection bas e sur la nouvelle approche Fonctionnaires LA 106 Fonctionnaires LA 65 dont 12 dans les unit s d appui dont 5 dans les unit s d appui Contractants externes 16 ETP Contractants externes 20 ETP Fonctionnaires A B C et D 43 Fonctionnaires B et C 25 dont 19 exer ant des fonctions d appui dont 10 exer ant des fonctions d appui TOTAL 165 TOTAL 110 20 4 2 dont 31 exer ant des fonctions d appui dont 15 exer ant des fonctions d appui Les pr visions d volution de la demande seront prises en compte au moment d valuer les besoins en effectifs et en ressources dans le cadre des proc dures budg taires Toutefois les diff rentes mesures d crites ci dessus et l adoption de nouvelles r gles internes devraient am liorer la productivit et r duire la demande de ressources suppl mentaires Cette approche sera appliqu e de mani re graduelle Structu
28. et une approche coh rente de la r vision des traductions internes et externes Dans la perspective du doublement du nombre de langues le contr le et l am lioration de la qualit des originaux ainsi que la concordance entre les nombreuses versions linguistiques d un m me document deviennent d autant plus essentiels De plus un grand d fi s annonce il s agira de veiller ce que les communications lectroniques de la Commission dans le cadre de la Commission en ligne soient de la meilleure qualit possible afin d utiliser avec le maximum d efficience les moyens de t l communications modernes et la Toile LT 2 1 2 2 N cessit d une strat gie plus pr cise pour le Service de traduction Le SDT ne pourra donc relever ces nombreux d fis qu en allant au del des orientations g n rales d finies dans le programme pluriannuel de 1999 et en laborant pour les prochaines ann es une strat gie associant le respect du principe du multilinguisme une garantie de qualit des documents crits produits dans les langues de l Union des m thodes de travail efficientes permettant de r pondre au mieux aux besoins de traduction de la Commission tant au niveau des d lais que de celui de la qualit n cessaire et suffisante et un ratio co ts avantages optimal LA SITUATION ACTUELLE DU SERVICE DE TRADUCTION Apr s avoir t une direction de la DG IX le Service de traduction de la Commission est devenu une direction g n ral
29. exibilit dans l utilisation des ressources du SDT dans le contexte de l largissement Coop ration interinstitutionnelle Le Comit interinstitutionnel de la traduction un organe de coordination Le SDT est membre part enti re du Comit interinstitutionnel de la traduction qui r unit les hauts responsables des diff rents services de traduction des institutions de l Union ainsi que du centre de traduction de Luxembourg Ce comit doit remettre un rapport int rimaire d ici janvier 2002 et un rapport final en mars avril 2002 sur les possibilit s de resserrement des liens de coop ration entre institutions en mati re de traduction notamment dans la perspective de l largissement Parmi les domaines dans lesquels un d veloppement des synergies pourrait permettre des conomies int ressantes figurent notamment la traduction externe s lection des contractants et gestion de la qualit la formation linguistique et le recrutement en vue de l largissement les bases terminologiques et les nouvelles technologies Une base de donn es terminologique interinstitutionnelle IATE sera op rationnelle partir de 2003 sur la base d une enveloppe budg taire sp cifique Le r le sp cifique de la Commission Chaque institution effectue un travail de recherche documentaire et terminologique mais c est la Commission en tant qu auteur des documents la base du processus l gislatif qu incombe l essentiel de cette t che Ces t
30. facteurs influent sur la mani re dont ce principe est respect La question linguistique est extr mement sensible dans la plupart si ce n est dans l ensemble des tats membres et des pays candidats actuels Ceci explique que l on se soit jusqu ici montr r ticent aborder cette question au niveau politique autrement que dans des termes tr s g n raux avec pour cons quence que la t che consistant fournir un soutien multilingue pour les obligations et les autres activit s imparties par le trait sur l Union est de ce fait souvent consid r e comme une fonction purement administrative plut t que comme un l ment essentiel du processus politique C 1999 927 Allemand anglais bulgare danois espagnol estonien finnois fran ais grec hongrois italien letton lituanien maltais n erlandais polonais portugais roumain slovaque slov ne su dois tch que et turc 22 1 2 3 En tant qu institution investie d une importante mission d int r t public en mati re de multilinguisme la Commission doit veiller dans l exercice de ses fonctions politiques fondamentales ce que ses propositions et d cisions soient disponibles dans les langues officielles de l Union En m me temps comme cela est d j le cas cette obligation doit tre appliqu e d une mani re qui corresponde aux besoins r els Il incombe au SDT de permettre la Commission de s acquitter de cette t che et de respecter les principes directeur
31. fi L arriv e de nouvelles langues ne pourra qu accentuer la pression laquelle ils sont soumis l avenir sur la base d exp riences encourageantes de traduction partir du finnois les traducteurs des nouveaux pays devraient tre en mesure pour les nouvelles langues de traduire des textes venant de l ext rieur dans l une des langues v hiculaires aux fins de leur utilisation par les DG et autres services ce qui permettrait de mieux quilibrer les effectifs entre les unit s allemandes anglaises et fran aises et les autres unit s linguistiques La mise en place du t l travail sous diff rentes formes au sein du SDT doit faire l objet en 2002 d un projet pilote qui concernera jusqu 10 de son personnel Bien que l int r t de cette forme de travail soit sujet controverse il convient de l essayer dans le cadre des activit s de traduction de la Commission Il importera en particulier de g n raliser les meilleures pratiques l ensemble des unit s op rationnelles du SDT ce qui suppose l examen d un certain nombre de questions telles que la red finition du r le du personnel d appui de grade C par exemple l abandon de la frappe des traductions pour le personnel LA au profit du pr traitement et du postalignement des traductions et l application g n ralis e des nouvelles technologies conform ment aux meilleures pratiques que les unit s horizontales d appui doivent d finir L ensemble des consid rations qui pr
32. gique internationale laquelle participent de nombreuses autres organisations internationales e SdTdoc est la biblioth que virtuelle du SDT En outre le SDT utilise des outils de gestion des traductions e Poetry et WinSuivi permettent de g rer les flux de traductions Le SDT projette de d velopper des interfaces dot es d applications centrales notamment Greffe 2000 e StatSuivi fournit des statistiques sur la production et la charge de travail e Circa est un syst me d acc s d centralis aux documents dont le SDT pourrait envisager de faire un usage plus tendu Internet L utilisation des ressources d Internet des fins de terminologie et de recherche a progress de fa on consid rable et pas seulement parmi les traducteurs Cette ressource universelle a en fait tendance concurrencer les m thodes de recherche terminologique et documentaire traditionnelles Le SDT a choisi d axer sa strat gie de d veloppement interne vers un usage optimal de cet outil afin de pouvoir concentrer ses propres efforts sur la terminologie communautaire L adoption du multilinguisme total pour le projet EUROPA 2 est une priorit et constitue un d fi majeur qui n cessitera une analyse approfondie et des ressources suffisantes en termes de d veloppement Dans le cadre de ce projet le SDT entend se donner pour priorit de d finir des sp cifications et des m thodes de travail pour l laboration de sites multilingues et d t
33. i Le SDT est d j parvenu relever le d fi des largissements pr c dents derni rement avec l adh sion de la Finlande de la Su de et de l Autriche en 1995 Cependant les futurs largissements sont sans pr c dent sur le plan linguistique l actuel sc nario de travail du SDT pr voit jusqu dix nouveaux tats membres et dix nouvelles langues De surcro t l largissement est presque imminent Selon une estimation prudente fond e sur l exp rience des adh sions pr c dentes la charge de travail actuelle du SDT devrait augmenter globalement de 8 pour chaque nouvelle langue soit une augmentation possible de 80 pour la premi re vague Sauf si l on envisage un changement au niveau de la politique linguistique et de l organisation globale de la Commission les besoins en personnel en raison de la nature m me de la traduction augmentent m caniquement pour chaque nouvelle langue officielle quelles que soient les caract ristiques conomiques ou autres du nouvel tat membre Par cons quent et eu gard au fait que chacune des trois langues de proc dure exige en moyenne 50 de ressources de plus que chacune des huit langues non proc durales actuelles le co t de la traduction la Commission budget 2001 220 millions d euros pourrait s accro tre de 80 avec dix nouvelles langues non proc durales passant ainsi de 176 396 millions d euros ce qui repr sente 6 des d penses administratives hors pensions
34. ingue et l organisation des dossiers devant tre soumis au Coll ge Ma trise de la demande une condition fondamentale Besoins des clients planification et tablissement de pr visions Le SDT est un service interne qui a pour mission de r pondre aux besoins linguistiques de la Commission voir la description actuelle des missions du SDT l annexe 3 Il est en contact r gulier avec ses clients C est ainsi qu ils peuvent examiner ensemble le flux des documents mieux comprendre les priorit s de la Commission et leurs priorit s respectives et r fl chir aux possibilit s de r duction de la demande Les r actions des clients sont g n ralement positives Ils souhaitent obtenir plus d informations pour pouvoir rationaliser leur demande Certains tiennent faire remarquer les conomies qu ils ont permis de r aliser en r duisant la longueur des documents ou le nombre des langues cibles d autres souhaitent recevoir plus de renseignements concrets du SDT sur les ressources affect es la traduction de leurs documents Les clients souhaitent galement tre mieux inform s par le SDT au sujet des mesures syst matiques prises pour am liorer la qualit des traductions externes Il n en reste pas moins qu actuellement le SDT ne parvient toujours pas suffisamment faire comprendre ses clients que d autres priorit s peuvent parfois tre plus urgentes que les leurs Il faut pour cela qu il se r f re syst matiquement la
35. ion et unit s d appui mener une tude afin de d finir le syst me d valuation comparative le mieux adapt pour mesurer la productivit globale mettre au point un plan pour la cr ation d antennes locales dans les pays candidats examiner conjointement avec les services de traduction des autres institutions de l UE les moyens d conomiser des ressources gr ce des synergies de fonctionnement d finir un plan triennal pour l investissement dans l innovation proposer un r am nagement de sa structure qui tienne compte des consid rations reprises dans le pr sent document et en particulier de la n cessit d assurer un quilibre appropri des effectifs entre Bruxelles et Luxembourg et de renforcer l autorit hi rarchique de la direction du service Le calendrier propos pour ces mesures est reproduit l annexe 7 En ce qui concerne les DG et les autres services de la Commission desservis par le SDT la Commission soutient la mise en oeuvre avec l aide du Secr taire g n ral d une politique de ma trise de la demande ax e sur les objectifs suivants assurer le respect du mode d organisation que la Commission aura adopt dans le cadre de la simplification des proc dures en vue de discipliner et de rationaliser la production de documents et notamment des r gles limitant la longueur des documents selon leur destination d finir des r gles sur le nombre de versions linguistiques requ
36. ises pour chaque cat gorie de document dont la Commission demande la traduction 22 Production pages Projections relatives la production du Sdt par groupe de langues 1993 2008 2200000 2000000 1800000 1600000 1400000 1200000 1000000 800000 600000 400000 200000 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 E DE EN FR DA EL ES IT NL PT EFI SV O10 pays candidats Annexe 1 23 Pages entr es Jours travaill s Annexe 2 volution de la productivit graphiques NdT dans les l gendes trendline tendance Charge de travail du Sdt 1999 2001 1 440 000 1 420 000 1 400 000 1 380 000 1 360 000 1 340 000 1 320 000 Pages entr es Trendline 1 300 000 1 280 000 1 260 000 1 240 000 1 220 000 1 200 000 1 180 000 1 160 000 1999 2000 extrap 2001 Ann e Nombre de jours travaill s au Sdt 1999 2001 235 000 234 000 233 000 232 000 Jours travaill s Trendline 231 000 230 000 229 000 228 000 1999 2000 extrap 2001 Ann e 24 Annexe 3 Description des missions du SDT approuv par M Kinnock et envoy au Secr tariat g n ral en janvier 2000 Le Service de traduction La mission principale du Service de traduction est de permettre la Commission de satisfaire ses obligations et
37. iter les pertes de comp tences au SDT Ma trise des co ts dans le contexte de la rigueur budg taire La traduction de haute qualit co te cher Le co t total du SDT s est lev 220 millions d euros environ en 2001 Une ventilation d taill e de l ensemble des co ts intervenant dans le processus de production a donn un co t moyen de 175 5 euros par page toutes cat gories de produits confondues traduction r sum dition etc Dans un contexte d aust rit et de rigueur budg taires il est essentiel de maintenir les co ts leur niveau le plus bas tout en pr servant la qualit n cessaire pour r pondre aux exigences de la Commission ce qui signifie confier les documents les plus importants c est dire ceux qui sont issus des activit s fondamentales de la Commission des traducteurs internes r duire les demandes inutiles et le gaspillage de ressources qui en d coule offrir aux clients une gamme plus large de produits r pondant des crit res d assurance qualit am liorer la gestion globale des ressources en vue d accro tre la productivit conomiser des ressources en d veloppant les synergies interinstitutionnelles La qualit du message de la Commission Le SDT s est toujours efforc de maintenir un haut niveau de qualit linguistique en recourant divers moyens un recrutement efficace et rigoureux une formation sp cialis e la mise au point d outils de traduction
38. lein droit du conseil d administration du centre de traduction de Luxembourg qui dessert les organismes et agences d centralis s 25 Annexe 4 Exemple de code de bonne pratique n goci par le Service de traduction Groupe th matique et la Direction g n rale La Direction g n rale repr sent e par M Directeur g n ral et le Groupe th matique du Service de traduction repr sent par son Conseiller th matique M j sont convenus de ce qui suit 1 Pour assurer une coh rence dans l envoi et le traitement de ses demandes de traduction la DG d signe une personne de niveau ad quat pour remplir la fonction de correspondant de la traduction Le correspondant de la traduction veille ce que les demandes de traduction soient justifi es que le nombre de pages ne d passe pas les besoins les documents destin s aux r unions de la Commission par exemple ne doivent pas d passer 20 pages que le degr de priorit relatif soit indiqu au Groupe th matique et que le traitement linguistique demand soit appropri Le Groupe th matique fournit au correspondant de la traduction de la DG tous les renseignements relatifs aux services que peut offrir le Service de traduction et lui indique quelles conditions il peut r pondre ses demandes 2 Le correspondant de la traduction communique tous les trois mois au Groupe th matique des pr visions concernant les traductions que la
39. les r viser ce qui mobilise d importantes ressources internes Des modifications pr cises s imposent pour permettre une s lection et une utilisation plus souples et plus efficaces des contractants externes par exemple gr ce des contrats cadres garantissant aux contractants un nombre minimal de pages par an Sachant que le ratio des co ts de la traduction interne et de la traduction externe est d environ 2 pour 1 des conomies suppl mentaires devraient tre possibles condition que les am liorations n cessaires soient apport es la gestion des traductions externes En outre certains march s sont proches de la saturation ou sont encore loin d tre suffisamment d velopp s ce sera probablement le cas dans certains pays candidats En raison de ces contraintes d autres options doivent tre envisag es Antennes titre de mesure transitoire destin e accompagner l largissement et viter les probl mes li s un recrutement imm diat de tous les fonctionnaires LA n cessaires pour chaque nouvelle langue la cr ation d antennes de traduction dans les pays candidats l instar de ce qui a t fait lors du dernier largissement est actuellement l tude Un recours des agents contractuels pourrait tre envisag Ces antennes pourraient traiter des documents non fondamentaux dans une proportion allant jusqu 20 de la charge de travail dans chaque langue cible et autoriseraient une certaine fl
40. nd lieu pour viter le manque de fiabilit et les ambigu t s dans les traductions Cette qualit doit par cons quent tre assur e par des diteurs qualifi s en amont du processus de traduction et des r gles de clart r dactionnelle doivent tre adopt es en particulier dans le domaine l gislatif Le Service de traduction peut galement offrir son assistance aux auteurs qui r digent dans une langue trang re Pour ce faire il faudrait que les services demandeurs reconnaissent l existence ce besoin et que le Secr tariat g n ral soutienne activement cette d marche Le contr le de la qualit au sein du SDT sera renforc notamment en ce qui concerne l dition des originaux le SDT peut en effet jouer un r le essentiel dans ce domaine il a d ailleurs d j pris des mesures en vue de cr er un service d dition la concordance entre les diff rentes versions linguistiques des documents importants cette fonction d j complexe avec 11 langues devra tre renforc e pour faire face l augmentation exponentielle de la difficult avec un nombre de langues qui pourra l avenir tre port 23 Le SDT peut s acquitter de cette t che pour autant qu elle soit bien situ e dans le circuit l gislatif en r affectant les ressources lib r es du fait de la simplification des proc dures voir le point 3 2 ci dessus Externalisation de l activit de traduction Traduction externe Actuellement 20 du
41. ont parall lement ceux r alis s dans le cadre interinstitutionnel de la traduction externe Cependant dans son plan annuel de gestion pour 2002 et les ann es suivantes le SDT pr voit des indicateurs de performance destin s valuer la qualit et garantir une qualit professionnelle qui tiendront compte de la notion de qualit n cessaire et suffisante de la rapidit et de la productivit Des coefficients de co t seront affect s aux diff rents indicateurs afin de permettre une valuation budg taire des ressources n cessaires cette fin une tude strat gique sera r alis e en vue de proposer des indicateurs de performance et des performances de r f rence ainsi qu une valuation des proc dures des m canismes d allocation des ressources et des structures utilis s Les conclusions de cette tude seront expos es dans le Plan annuel de gestion pour 2003 D une mani re g n rale cependant la production et la productivit globales sont mesur es au SDT en nombre de pages produites par rapport aux ressources humaines disponibles Afin de limiter ces derni res le SDT s est efforc de rationaliser sa production et a massivement investi dans les outils informatiques et la formation Il en r colte pr sent les fruits sa productivit a progress de 11 en 2000 par rapport 1999 et une nouvelle hausse de 2 est pr vue pour 2001 voir les graphiques figurant l annexe 2 Il s est fix un objectif de 2
42. ors de l laboration de l avant projet de budget pour 2003 La taille des unit s pourrait aussi tre adapt e en fonction des capacit s du march de la traduction externe lesquelles varient consid rablement d une langue l autre Le march est par exemple atomis et d sorganis pour certaines langues de sorte qu il est difficile de trouver les meilleurs traducteurs C est apparemment le cas dans la plupart des pays candidats Dans certains pays le march est domin par de gros contractants en mesure de proposer un large ventail de langues et de produire des volumes importants Toutefois cette domination se double souvent d une absence de garantie de qualit les ind pendants fournissent g n ralement de meilleures traductions L informatisation du Service de traduction a permis de r duire le ratio secr taires traducteurs de 1 pour 2 5 dans les ann es 1980 1 pour 4 actuellement Les traducteurs tapant de plus en plus souvent leurs documents eux m mes le nombre et le r le des secr taires voluent Les secr taires participent de plus en plus la pr paration des documents Pour les traductions demand es dans plusieurs langues des quipes de pr traitement dans chaque groupe th matique se chargent d aligner et de retrouver des traductions existantes de pr parer les textes pour le TWB et de rechercher les documents de r f rence Des secr taires assurent aussi ces fonctions ainsi que les contr les de formatag
43. ravaux pr paratoires mobilisent 15 3 7 3 7 1 des ressources consid rables au SDT et dopent en m me temps la productivit des autres institutions Outils technologiques Des outils modernes d aide la traduction et la gestion des traductions Le SDT continuera de recourir syst matiquement aux outils modernes de traduction Il s efforce de tirer le meilleur parti de l atout consid rable que repr sentent les comp tences de ses traducteurs humains en associant celles ci aux puissantes capacit s de traitement linguistique des nouveaux outils informatiques d aide la traduction Une meilleure int gration de ces outils dans l environnement informatique des traducteurs permettra d am liorer consid rablement le rendement Les principaux outils d aide la traduction actuellement disponibles sont les suivants e Translator s Workbench TWB est un programme commercial permettant de cr er et d utiliser des m moires de traduction qui contiennent des phrases en langue source et en langue cible Si une phrase a d j t traduite le TWB peut l extraire de la m moire et l ins rer dans la traduction e EURAMIS II est une m moire centrale partag e mise au point par le SDT pour pr parer et pr traiter les documents destin s tre traduits avec le TWB Elle permet aussi de demander des traductions automatiques d tablir partir de textes et de traduire des listes terminologiques ainsi que de retrouver des
44. re du SDT Les nombreux d fis que doit relever le SDT appellent un renforcement de sa structure administrative La cr ation d une direction suppl mentaire Luxembourg devrait tre envisag e La possibilit de cr er une deuxi me direction de la traduction Bruxelles pourrait aussi tre tudi e Par ailleurs en raison du d veloppement de l externalisation et de la cr ation possible d antennes les diff rentes unit s linguistiques vont probablement se r duire progressivement une rationalisation de la structure th matique devrait donc tre entreprise en temps utile afin que les unit s conservent un effectif suffisant pour fonctionner Il devrait tre tenu compte de la n cessit de maintenir l quilibre convenu entre les sites de Bruxelles et de Luxembourg qui est actuellement de deux tiers Bruxelles et un tiers Luxembourg comme indiqu plus haut Dans ce contexte une adaptation de la structure du SDT devrait refl ter les changements g n raux apport s la structure de la Commission tels que ceux li s la mise en place d une structure trois piliers par le trait d Amsterdam PROPOSITION SOUMISE A LA COMMISSION La Commission est invit e adopter le pr sent document afin de pouvoir engager une concertation avec les OSP et la finaliser d ici la mi f vrier M Kinnock est invit proposer une version finale pour adoption par la Commission Le Service de traduction devrait mettre en oeuvre une strat
45. s d un service public fondamental c est dire l int grit l ind pendance la qualit du service et la confidentialit Cela suppose un service de traduction qui fixe lui m me les normes d excellence tant pour sa propre production que pour les travaux qu il sous traite Cela signifie essentiellement que la gestion du service doit reposer sur des principes d assurance qualit et d efficacit par rapport aux co ts les besoins r els tant d finis de mani re pragmatique et au cas par cas N cessit d adapter la taille et la structure du Service de traduction chaque largissement de la Communaut les autorit s budg taires ont accept d allouer la traduction les ressources suppl mentaires n cessaires N anmoins pour veiller ce que dans un contexte de rigueur budg taire les activit s fondamentales de l institution soient d ment assur es au meilleur rapport co ts efficacit possible il convient d adopter une approche plus syst matique de la gestion de la production de documents multilingues Cela va de l laboration du document original la publication et la diffusion aupr s du lectorat vis en passant par le processus d dition de traduction de r vision et de coordination des diff rentes versions linguistiques Les institutions europ ennes en particulier la Commission le Parlement et le Conseil doivent galement aborder cette question d une mani re coh rente largissement le principal d f
46. sa place dans la production de traductions des fins d information mais pour des raisons li es la qualit des couples de langues disponibles il ne constitue pas une option r aliste pour la production de documents finaux Toutefois ce syst me que le SDT finance sur son propre budget restera librement accessible l ensemble des services de la Commission et des institutions et autres organes de l UE Systran couvre actuellement 18 couples de langues de l UE constitu s partir de cinq langues sources vers huit langues cibles Le profil des utilisateurs est pr sent de fa on succincte l annexe 6 La demande relativement forte dont font l objet les couples fran ais espagnol et anglais espagnol au SDT s explique essentiellement par deux facteurs e un r sultat d une qualit relativement prometteuse d s le d part e l engagement pris par des fonctionnaires LA et C du SDT d utiliser le syst me et d assurer un retour d information pendant un certain nombre d ann es Fort de cette exp rience et apr s une valuation appropri e le SDT pourrait concentrer les investissements consacr s Systran sur les combinaisons linguistiques forte valeur ajout e par exemple aux combinaisons de langues de la m me famille et adapter le nombre des traducteurs dans les langues cibles concern es s il constate une am lioration globale de la productivit Investissements technologiques pr vus au niveau interinstitutionnel
47. strat gie politique annuelle de la Commission et aux nouvelles proc dures de planification de l agenda qui rel vent du Secr tariat g n ral dont le r le d information des services de la Commission des priorit s relatives est extr mement important En 1998 le SDT a adopt un code de conduite en vue d assurer une coop ration efficace avec les services demandeurs voir cet gard l annexe 4 l exemple de 12 3 3 2 3 3 3 3 3 4 code de bonne pratique n goci par le SDT et une DG Selon ce code le SDT tablit des pr visions r guli res avec les services demandeurs g n ralement sur une base trimestrielle Il a galement demand chacun de ses services clients de d signer un ou des correspondants charg s des questions relatives la traduction L un des points faibles du syst me actuel est que ces correspondants n ont pas tous un statut leur permettant d assumer les responsabilit s n cessaires et d engager leur service vis vis du SDT Une fixation efficace des priorit s permettrait au SDT de mieux respecter les d lais qui lui sont impartis Afin d am liorer cette situation le SDT renforcera donc le dialogue avec ses clients en r alisant une enqu te sur les besoins des clients d ici la fin mars 2002 Recentrage sur les activit s fondamentales de la Commission Le SDT a r cemment tabli un tableau de cat gorisation des documents voir l annexe 5 sur la base de sa connaissance des dem
48. udier les logiciels disponibles sur le march pour trouver les mieux adapt s La gestion de plusieurs versions linguistiques d un m me site exigera une r vision des m thodes de travail actuelles et l adoption de nouveaux outils plus efficaces et de nouveaux formats d dition lectronique XML Unicode Le SDT r fl chira la cr ation ventuelle d un syst me bas sur Internet qui permettrait aux clients de faire part de leurs r actions concernant la qualit des traductions Innovations et tendances du march des technologies informatiques Comptant d j parmi les services de la Commission qui recourent le plus des outils informatiques structur s le SDT doit se tenir au fait des innovations afin d tre toujours plus efficient Le SDT continuera aussi de prospecter syst matiquement le march la recherche de technologies nouvelles adapt es ses besoins Traduction automatique Nombreux sont ceux qui pensent que la traduction automatique peut couvrir une grande partie des besoins de la Commission en mati re de traduction Or les syst mes de traduction automatique atteignent leur efficacit maximale lorsque la 17 3 7 5 3 7 6 structure et le contenu de la langue source sont compl tement standardis s Une telle standardisation ayant peu de chance d tre accept e pour la r daction des documents internes le syst me de traduction automatique de la Commission qui est g r par le SDT a certes
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