MÉMENTO À L`ATTENTION DU REMPLAÇANT VÉTÉRINAIRE
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1. V wS tentraide client le etc I GESTION DE CLIENT LE I 1 Fichier client LA TI 1 1 Fichier manuel Indiquer quelles indications minimales faire figurer sur les fiches Astuces ventuelles par exemple en couleur la date du prochain rappel vaccinal les impay s sommes dues les remarques particuli res sur le client ventuellement la liste des mauvais payeurs ou des clients d sagr ables et de ceux qu il faut absolument ch rir au plus haut point I 1 2 Fichier informatique logiciel de gestion de cabinet e Indiquer son fonctionnement mots de passe l ouverture rubriques essentielles fichier clients historique analyses gestion des RDV comptabilit etc et n de t l phone du esponsable informatique M thode pour faire la sauvegarde informatique s il y en a une Rubriques ne pas modifier M thode pour relancer le serveur en cas de lantage du r seau L 2 M dical 2 1 M decine Consultation Informations g n rales sur les habitudes lassiques de la maison par exemple astuces M MENTO L ATTENTION DU REMPLA ANT V T RINAIRE Objectif servir de trame de base des consignes laisser en l absence du responsable du cabinet ou de la clinique pour permettre son bon fonctionnement et r pondre aux attentes de la Forme support crit transposer en fonction des habitudes et quipements du cabinet ou de la clinique A cla2. consommables entretien pannes classiques impression lecture des r sultats enregistrement r f rences biochimiques h matologiques IV 1 3 Microscope e Consommables proc dures colorations produits d lais atlas de cytologie r f rences d h matologie IV 1 4 D tartreur coagulateur autres appareils D monstration sommaire du fonctionnement rangement des manuels IV 1 5 T l phone e Gestion de plusieurs lignes e r pondeur mise en route modification du message renvoi d appel etc message type IV 2 Non m dical IV 2 1 Informatique e Fonctionnement g n ral d marrage des ordinateurs extinction le soir ou pas petites astuces en tout genre sur leur fonctionnement quelquefois capricieux et la fa on de les domestiquer e Emplacement de documents importants imprimables pour le fonctionnement de la clinique V SP CIFICIT RURALE EQUINE e Visites domicile des ruraux e Cartes d tat major explication des principaux points de rep res au d part du cabinet o se trouve la route d un hameau e Contenu de la voiture v tements usage unique ou lavage garage et pompe essence proches e Principales pathologies rencontr es et protocoles g n ralement utilis s e Prophylaxie et prise de sang achat actes faire analyses demander en fonction sexe ge des animaux du statut de l levage laitier allaitant statut sanitaire d marche assain
3. rents minimum de 22 11 pour les tudiants Contact V tos Entraide Maison des v t rinaires 10 place L on Blum 75011 Paris Alexandra Beck 06 63 29 14 03 contact vetos entraide com Cahier du rempla ant VE v2 mai2011
4. portables du responsable de la clinique ou de chacun des associ s e Coordonn es des diff rents v t rinaires de garde quand la clinique a son propre service de garde e Coordonn es d un v t rinaire voisin qui accepte de secourir en cas de difficult v lage difficile panne de la radio s il n y en a pas le pr ciser III 1 2 Ordre V t rinaire e Code de d ontologie http www veterinaire fr ordre v2 onv_ordreE htm e Conseil R gional de l Ordre des V t rinaires IIT 1 3 DDPP e DDPP et laboratoire d partemental d analyse pour les d partements limitrophes galement si besoin IIT 1 4 Ecoles v t rinaires ENV http www veterinaire fr monde v2 onv monde htm IIT 1 5 Divers e V tos entraide http www vetos entraide com IIT 2 Fournisseurs collaborateurs divers fichiers divers e Centrale d achat laisser code client etc Donner la fr quence de commande et les jours de livraison e Fichiers f lin et canin d identification laisser codes mots de passe permettant une recherche d animal e SIEV III 2 1 laboratoires e Services d urgence de la r gion e Service de v t rinaires domicile e Consultants itin rants auxquels la clinique r f re chirurgie ophtalmologie endoscopie chographie NAC etc e Laboratoires d humaine v t rinaire avec qui la clinique travaille en cas d absence d analyseur NF ou biochimie ou
5. surveillance sanitaire lettre type de signalement de morsure et coordonn es de la airie si le v t rinaire le fait lui m me passeports e lettre ou mail type de signalement d importation ill gale pour la DDPP e d claration de perte demande de duplicata IE tatouage rappeler le tarif en vigueur e demande de prise en compte d IE effectu es l tranger rappeler le tarif en vigueur e certificat d examen m dical avant vente cession chien chat II 4 Archives Indiquer o sont rang s e les anciennes radiographies analyses de laboratoires etc historique animaux e les feuilles d analyse histologique les r sultats d analyse labos II 5 Modes d emploi support utilisateur etc e Maintenance des appareils de la clinique analyseur de laboratoire appareil de radiographie ordinateurs etc ventuellement comment manier certains appareils d licats ou imparfaits dont l employeur a appris s accommoder e SAV et Hotline du logiciel de clinique en cas de plantage logiciel II 6 Entretien e Personnel de m nage coordonn es jours et heures de passage Sinon protocole de nettoyage produits mat riel fr quence e Lave linge e Enl vement des d chets s lectif etc quarrissage tri III ANNUAIRE COORDONNEES III 1 Coordonn es professionnelles III 1 1 V t rinaires de la clinique et locaux Coordonn es personnelles domicile ventuellement t l phones
6. dosage divers comme la gard nal mie Centre antipoison http www veterinaire fr monde v2 onv_mondeE htm e Sp cialistes de fait auxquels la clinique r f re cliniques ou cabinets R f r s urgences v t rinaire II 2 2 Associations prestataires de services Associations de protection animale coles du hat etc Fourri res Soci t d incin ration indiquer fr quence de assage ou n cessit d appeler Taxis canins ventuels services municipaux de oiturage de personnes e Chenils e Particuliers ou gardiennage domicile e F d ration nationale des chasseurs pour la prise en charge des animaux sauvages e Coordonn es de quelqu un qui conna t bien le b timent fosse septique tableau lectrique plombier ou lectricien qui interviennent d habitude soci t s effectuant le III 3 Administration Mairie Commissariat ou gendarmerie Pompiers SAMU ou service m dical de garde IV MAT RIEL DE LA CLINIQUE IV 1 M dical IV 1 1 Radiographie e Param tres de l appareil quand utiliser les diff rents crans la grille e D veloppement manuel temps d attente respecter dans les diff rents bains ou automatique manuel de la d veloppeuse Etat des bains allumage de la d veloppeuse etc e Mode d identification des radiographies e Mode de rangement e Radioprotection consignes IV 1 2 Analyseurs e Utilisation mode d emploi localisation des
7. er les cas fr quents piroplasmose pyom tre insuffisant ardiaque etc et transmettre les habitudes tout en respectant la libert de prescription du empla ant Pathologie dominante et ou originale de la lient le et les m thodes simples de diagnostic que l on n apprend pas toujours l ENV et les raitements par exemple zone leishmaniose envenimation ophidienne Habitudes d utilisation du mat riel fils de suture sondes etc plus ou moins conomiques suivant les manies de chacun e Cas particuliers en cours de traitement suivis venir AAARAARAA Pyr n es etc I 3 Financier I 3 1 Facturation r glement e Tarifs indiquer la mentalit de la clinique facture t on test Schirmer et test fluo syst matiquement Facture t on une deuxi me consultation quand les clients reviennent une semaine apr s pour une radio conseill e si la boiterie persiste sous AINS Comment facture t on les euthanasies m dicalement n cessaires malgr des traitements ad quats Deux ou trois exemples de consultations complexes peuvent aider Liste par m dicaments aliments e Euthanasie et incin ration faire une feuille part avec les diff rentes possibilit s collectif ou individuel r cup ration des cendres C est une consultation difficile o il est malvenu de perdre du temps dans la recherche des diff rentes informations e Devis quand comment etc e dition factures syst
8. faires de l animal panier laisse etc M dicaments e Rangement dans la pharmacie alphab tique th matique etc e Indiquer o se trouve le cahier des commandes le catalogue e Protocole de commande quelle ASV est en charge des commandes quelle fr quence sinon comment commander fax t l phone internet mot de passe du logiciel de commande dans le cas d internet e Possibilit de commander un produit non disponible e Stup fiants y en a t il dans la clinique a t on des ordonnances s curis es un registre e Pharmacie o on se procure les m dicaments d humaine pour la clinique Examens compl mentaires e Consignes ventuellement sur les habitudes dans ce domaine TI 2 2 Chirurgie e Protocole de st rilisation du mat riel nettoyage des champs etc e Composition des diff rentes bo tes dentisterie trousse d ovariectomie etc e Protocoles anesth siques fonctionnement anesth sie gazeuse le cas ch ant e Protocoles de gestion de la douleur e Protocoles ventuels pansements ou non coll s ou non conditions de retrait des points pose de pl tre ou de Robert Jones e Carcans museli res Carcans en laisse t on syst matiquement un est ce inclus dans le tarif ou facturer etc e Heures de d p t des animaux sorties RDV fixer ou non consignes de sortie TI 2 3 Protocoles maison e Sp cialit s maison et autres List
9. issement et du d partement e Mode de facturation la fin du mois comptant avec ou sans escompte si comptant e R daction des ordonnances dit es avec la facture manuelle chaque visite Tarifs usage adresses du laboratoire d partemental ou du confr re priv Protocoles particuliers papiers administratifs certification IBR conduite tenir en cas de BVD avortements identifications quines num ros des haras abattage d urgence attestation ESB e Adresse abattoir Pr voir une bonne et longue discussion ne pas h siter se rencontrer quelque temps avant le d part Cette premi re mise en situation rassurera le vacancier et celui qui fait les devoirs videmment faire un contrat l envoyer l URSSAF et au pr sident du CRO s assurer de la validit du mandat sanitaire dans le d partement par demande la DDPP mettre son rempla ant en statut cadre viter tout prix le travail au noir et pr parer une fiche de paye en bonne et due forme Bien entendu tout cela d pend de la pr sence ou non d une tierce personne habitu e aux usages de la maison R dig par Alexandra BECK Vincent DATTEE et St phane MUSSET avec l aide de cinq relecteurs employeurs et employ s Vous souhaitez soutenir notre action Rejoignez nous Vous pouvez vous inscrire en ligne ou t l charger un formulaire d adh sion sur le site www vetos entraide com Montant des cotisations Membres adh
10. matique ou pas e R glement imm diat ou diff r modalit s de paiements diff r s pr cis ment e Fonctionnement de l appareil carte bleue e Impay s reconnaissance de dettes photocopie carte d identit etc e Liste des mauvais payeurs ventuellement e R glement des analyses envoy es l ext rieur ch que joint quel ordre e Cas particulier des clients avec remises client avec plus de x animaux leveurs port es associations de protection animale etc e R glement Indiquer comment enregistrer dans le logiciel le cas ch ant un r glement ou dans le cas contraire un impay Pr ciser la marche suivre habituellement observ e la clinique dans ce cas D p ts bancaires contacts horaires d ouverture actes m dicaux et I 3 2 Comptabilit e Modalit s d dition de la journali re e Banque coordonn es fr quence de d p ts de ch ques esp ces e O faire de la monnaie en cas de besoin e Y a t il un coffre o planquer la caisse comptabilit II GESTION DE LA STRUCTURE CABINET CLINIQUE II 1 Gestion du temps e Heures d ouverture mise en route fermeture e Horaires des v t rinaires de jour e Horaires des v t rinaires de garde nuit week end Heures de gardes en semaine et le week end si diff rents e Horaires des ASV e Horaires du personnel de m nage e Liste des choses faire imp rativement le matin par la premi
11. re personne qui arrive supprimer le r pondeur t l phonique allumer les lumi res l accueil soins aux animaux hospitalis s nourrir animaux perso de la clinique mettre en route certains appareils etc e Liste des choses faire imp rativement par le dernier qui part fermer fen tres vasistas teindre ordinateurs analyseur radiographie soins aux hospitalis s v rifier que les portes des cages sont ferm es perfusions etc e Prise de RDV x par heure indiquer motif de consultation num ro de t l phone abr viations utilis es RV pour rappel vaccin Indiquer la fr quence des RDV pour motifs courants avortement de convenance grattoses etc II 2 Gestion administrative e Branchements lectriques et emplacement du disjoncteur e Cl s d acc s et s curit codes alarmes etc e Plans cartes si visites domicile II 3 Documents utilis s Indiquer o sont rang s les originaux photocopier et classer dans des pochettes par th me ou emplacement sur l ordinateur pour r impression et les documents administratifs e fiche d hospitalisation e fiche de consultation d urgence e contrat de soins attestation de d charge de responsabilit en cas de refus de soins ou d hospitalisation consignes postop ratoires apr s telle ou telle ntervention formulaires d incin ration demande d euthanasie protocole chien mordeur certificats de mise ous
12. sser ventuellement sous forme de fiches th matiques tarifs coordonn es d urgence sur la gestion des chiens un peu agressifs et pas commodes lacette anneau sur le mur etc habitude locale en la mati re e Consultations vaccinales noter les protocoles habituellement utilis s la clinique et l examen clinique minimal effectu examen otoscope syst matique les d lais de retard accept s sur le rappel annuel etc e Informations sur les visites pour obtention de certificat sanitaire habitude d examen en la mati re Idem pour tout ce qui est des certifications en tout genre chien de chasse accident etc Consultation d urgence e Message laisser sur le r pondeur e Consignes avant d hospitaliser un animal arriv en urgence e Consignes pour le r glement acompte etc e Compte rendu ventuel si client d un confr re e Cas particulier des animaux errants chats sauvages ramass s par les coles du chat animaux sauvages oiseaux etc Laisser consignes limites ne pas d passer Qui appeler en cas de probl me Hospitalisation e Consignes pour les visites au chenil des propri taires d animaux hospitalis s sont elles une habitude ou vite t on Une plage horaire ou quand ils veulent etc e Fiches d hospitalisation e O est rang le mat riel n cessaire perfusions serviettes couches injectables aliments e Marquer au nom du client toutes les af
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