Animer une réunion de travail
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1. R unions mode d emploi Collection BUSINESSMAN ALBIN MICHEL PARIS GOURGAND Pierre 1993 Les techniques de travail en groupe PRIVAT diteur TOULOUSE GUITTET Andr 2002 L entretien Collection U Armand COLIN PARIS MUCCHIELLI Roger 2007 Le travail en quipe ditions ESF PARIS GA MJA F36 2 Animer une r union de travail odt 28 03 2007 CEDIP 7 72. si l coute des participants est s lective la r union perd une grande partie de sa raison d tre o sur l ambiance g n rale du groupe Une personne qui pr sente son point de vue souhaite aller jusqu au bout de son argumentation Si on lui coupe la parole elle se sentira frustr e et deviendra rapi dement agressive si l incident se repro duit Beaucoup de conflits naissent de cette incapacit laisser parler l autre L coute pour tre v ritablement efficace ne doit pas se limiter ce qui est dit mais doit tenir compte aussi de ce qui est sous entendu la communication non verbale 28 03 2007 CEDIP 5 7 Comment d velopper ses capacit s d coute Celui qui souhaite d velopper sa capacit d coute doit s entra ner viter de porter un jugement de valeur sur une personne ou sur les paroles qu elle vient de formuler Essayer de se mettre dans la peau de l autre pour tenter de comprendre la lo gique de ses propos Ne pas couper la parole celui qui parle mais demander la parole l animateur lorsqu on souhaite intervenir Ne pas pr parer trop vite dans sa t te une contre argumentation on n coute plus Noter sur une feuille les arguments contradictoires cela permet de structurer sa pens e de trouver les mots cl s et surtout d tre concis Utiliser la reformulation en cas de doute avant de d velopper sa propre argumen tation
3. ne peut nier ex Il pleut o L opinion C est un jugement une mani re de pen ser un point de vue ex Je pense qu il va pleuvoir o Le sentiment C est une r action affective ex Je n aime pas la pluie L argumentation doit tre structur e La clart de l argumentation est un imp ratif si l on veut tre compris cela exige de la part de celui qui parle un effort d adaptation de son discours au cadre de r f rence de celui qui il s adresse Il faut essayer de trouver les mots justes qui vont convaincre l interlocu teur de structuration de ce qu il dit Dans certains cas il est int ressant de prendre du recul de noter les points forts sur une feuille et de les ordonner logique ment avant de prendre la parole afin de pouvoir convaincre celui qui on s adresse 20 03 2012 CEDIP 6 7 III LE GROUPE Un groupe n est pas simplement une somme de personnes mais un tout qui a un fonctionnement sp cifique la dynamique des groupes Param tres g n rant un fonc tionnement harmonieux du groupe Les membres du groupe se connaissent ils partagent les m mes valeurs et se font mu tuellement confiance Le groupe est capable de ma triser et de r guler ses tensions internes pour atteindre les objectifs qu il s est fix Param tres limitant l expres sion et la cr ativit dans le groupe Homog n it du cadre de r f
4. pris devant un groupe a plus de chance d tre mis en oeuvre Il est important pour un animateur d avoir une vision pr cise du r le que les membres du groupe entendent lui faire jouer A contrario il est indispensable qu il ait une re pr sentation lucide de ce qu il est en droit d es p rer des participants pris dans leur indivi dualit et du groupe de travail dans la dyna mique qui se cr e cette occasion Nous allons donc appr hender les trois entit s compl mentaires mais parfois antagonistes d une r union de travail ainsi que les relations qui les unissent PARTICIPANTS L animateur il conduit et r gule le groupe pour atteindre l objectif fix Le participant il assiste la r union avec des motivations une strat gie personnelle et une relation au groupe qui lui sont propres Le groupe il n est pas une somme d individualit s c est une entit part enti re De sa fa on de fonc tionner va r sulter le bon ou le mauvais d rou lement de la s ance 327 rue du Moulin de S malen 34000 Montpellier t l 04 67 15 76 60 fax 04 67 15 76 61 courriel cedip equipement gouv fr I L ANIMATEUR L animateur est l me du groupe Ces deux mots ont en effet la m me racine latine anima souffle de vie L animateur est donc le moteur du groupe Il est indispensable si on souhaite atteindre un objectif pr cis dans un laps de temps raisonnable L existence d
5. te et ponctuelle ce que vient de dire un coll gue e La tendance se r fugier derri re son sta tut social Dans un groupe le refus d tre jug par des pairs est souvent manifest avec vi gueur L galit des statuts est un pr texte permettant de rejeter des remarques des ju gements de valeur des critiques parfois fon d es mais difficilement acceptables GA MJA F36 2 Animer une r union de travail odt Les participants partagent avec l animateur la responsa bilit de la r ussite ou de l chec de la r union Le respect de la discipline la capacit d coute le niveau de participation sont autant de para m tres qui ne rel vent que des participants et qui influent sur le d roulement de la r union Un animateur n est jamais seul dans une salle les participants partagent avec lui la responsabi lit du bon ou du mauvais d roulement de la r union lls sont solidaires dans la r ussite ou dans l chec L coute e La non coute un obstacle majeur dans les communications interpersonnelles La capacit d coute est pour un participant une qualit qu il convient de privil gier Plus un membre du groupe sera impliqu person nellement dans un point particulier de la dis cussion plus son coute sera s lective Cette capacit a des r percussions o surle r sultat de la r union Une r union est par essence un lieu de confrontation d exp riences et d opinions
6. VA Les fiches EnLigns fiche 36 2 CEDIP Animer une r union de travail Sommaire 1 L animateur p 2 2 Les participants p 5 3 Le group p 7 Avril 2007 Ce document constitue un outil synoptique destin aux animateurs de r union pour leur permettre d avoir une vision plus pr cise de leur r le de celui des partici pants et du groupe tout au long de la s ance de travail Le travail en quipes pluridisciplinaires se d ve loppe actuellement compte tenu de l volution des missions du minist re interminist rialit partena riats Cette tendance renforce la complexit et la res ponsabilit du r le de l animateur au sein des r unions Le travail en groupe relativise les perceptions initiales rend possible la confrontation de points de vue diff rents et d exp riences compl men taires limite les possibilit s d erreurs d veloppe l mulation facilite la prise de d cisions par l apport d une plus grande masse d informations d veloppe la capacit d autocritique permet de comparer et de r viser des juge ments vite d tre autocentr n cessite une r flexion sur la coh rence de ses id es et de son argumentation facilite l int gration dans l institution permet aux individus de se conna tre et de travailler ensemble renforce l application des d cisions un en gagement
7. aliser sa progression vers l objectif si le groupe s gare certaines questions per mettent de recentrer les d bats Il existe deux grandes cat gories de ques tions o Les questions ouvertes Elles permettent de conna tre la position d une personne sur un sujet particulier ex Quels sont les probl mes que vous avez identifi s Ce type de questions pr sente l avantage d enclencher un change et de recueillir des informations elles facilitent d autre part le d gel du groupe et la prise de parole L animateur en contrepartie doit veiller ce qu un par ticipant ne monopolise pas la parole par ce biais GA MJA F36 2 Animer une r union de travail odt o Les questions ferm es Ce sont des questions dont les r ponses doivent tre sans ambigu t ex Souhaitez vous participer la pro chaine r union Oui Non Des questions qui fournissent des choix possibles peuvent tre assimil es des questions ferm es ex Pr f rez vous le 6 ou le 7 juin pour la prochaine r union Les questions ferm es permettent de v ri fier des hypoth ses de d part et de d ter miner le contour exact d un probl me elles ne facilitent cependant pas la prise de la parole La reformulation La reformulation consiste r sumer en quelques phrases l intervention d un partici pant Ce r sum ne comporte pas de juge ment de valeur de d formation ou d interpr tation C est un cond
8. de proposer un vote cela permet de d bloquer la situation et de progresser Un vote divise le groupe en deux clans les majoritaires et les minoritaires Un pro bl me de d motivation risque alors d ap para tre au niveau des minoritaires qui peuvent contester les conclusions de la r union et ne pas s impliquer dans leur mise en oeuvre La recherche du consensus est pr f rable au recours au vote cet effort demande plus de patience mais la solidarit du groupe n est pas remise en cause L animateur r gule les ten sions interpersonnelles dans le groupe Une r union est par excellence un lieu de confrontation des diff rences de personnalit s d exp riences de strat gies individuelles etc Des conflits peuvent na tre de cette situation La r gulation des tensions l int rieur d un groupe est beaucoup plus difficile g rer que la pro gression de la discussion elle demande de la part de l animateur un doigt certain pour viter l escalade toujours possible ou les ruptures d changes Cette r gulation est cependant n cessaire Re fuser de mettre en vidence un conflit latent ne fait que retarder l apparition d un blocage ult rieur Un groupe pour sauvegarder son unit a sou vent tendance refuser les vidences et se comporter comme si un conflit n existait pas C est l animateur d attirer l attention des partici pants sur les points de divergences et d expri mer tou
9. e l animateur se justifie dans un groupe de tra vail par l efficacit dans l action que sa pr sence g n re Quel type d animation privil gier dans une r union de tra vail Deux types de postures oppos es existent avec toutes les situations interm diaires entre ces deux extr mit s e Une animation centr e sur la logique de l animateur L animateur est responsable de la m thode de travail et du choix des objectifs Dans ce type d animation la responsabilit de la r ussite ou de l chec de la r union in combe l animateur Il n est pas neutre il donne non seulement sa position person nelle mais il va ventuellement peser de fa on consciente ou inconsciente sur le groupe pour le faire changer d avis s il n est pas d accord avec lui Des r actions de re jet risquent d appara tre rapidement pour se lib rer de ce carcan Les formes d opposi tion envers l animateur seront naturellement influenc es par son statut hi rarchique de l agression verbale au mutisme prudent mais r probateur la gamme des r actions est tr s large e Une animation centr e sur la logique du groupe Dans une r union de pairs groupe centr sur une t che accomplir ou de personnes de m me niveau hi rarchique la pr sence de l animateur se justifie par l efficacit dans l action qu elle procure Dans ce type d ani mation l animateur accepte de ne pas s im pliquer sur le fond il se concent
10. ens qui renvoie quel qu un ce qu il vient d exprimer Si la reformu lation est juste la r ponse est affirmative dans le cas contraire le reformul a la possibilit de pr ciser ou de d velopper sa pens e Une reformulation pour tre v ritablement pertinente ne doit pas se limiter ce qui est dit mais doit tenir compte aussi o de ce qui est sous entendu Il est parfois n cessaire de prendre des paroles au deuxi me ou au troisi me de gr pour saisir le sens v ritable d une phrase Ex Une personne qui affirme Vous pouvez compter sur moi peut vouloir dire exactement le contraire en fonction du ton ironique ou agressif qu elle emploie o de la communication non verbale Une personne ne s exprime pas seule ment par la parole les gestes les mi miques le regard sont autant d l ments qui nous permettent de deviner les senti ments de ceux qui nous entourent La reformulation est pour l animateur une technique efficace mais difficile ma triser Elle demande une grande disponibilit d es prit et une bonne connaissance du comporte ment des individus en groupe Elle s acquiert par une pratique r guli re 28 03 2007 CEDIP 3 7 La reformulation pr sente pour l animateur une s rie d avantages Elle permet l animateur de v rifier s il a bien compris le sens d une intervention Elle donne la possibilit celui qui a t reformul de pr ciser sa
11. nible si plusieurs r unions sont n cessaires une continuit dans l animation est sou haitable L animateur peut tre dans cer tains cas la m moire du groupe si les participants changent au fil des r unions la pr paration de la r union et la r daction du compte rendu demandent d autre part une implication en temps certaine 20 03 2012 CEDIP 2 7 Un animateur ne peut remplir son contrat que si certaines r gles du jeu sont accept es par tous les membres du groupe d s le d but de la r union Le r le de l animateur il est responsable de l organisation et du d roulement de la r union il fait respecter la discipline dans le groupe gestion des prises de parole il canalise le groupe vers l objectif fix il assure la plupart du temps le compte rendu de la r union Le r le des participants ils acceptent les r gles du jeu d finies par l animateur ils partagent avec l animateur la responsa bilit de l chec ou de la r ussite de la r union L animateur canalise la pro gression du groupe L animateur facilite pendant le d roulement de la r union la participation et les interactions au sein du groupe il dispose pour cela d un certain nombre de techniques qui lui permettent de faire progresser le groupe vers l objectif Les questions Poser des questions permet l animateur de relancer le groupe lorsqu il se tait et ou de can
12. pens e Elle facilite la prise de parole en limitant la crainte d tre jug par les autres chacun se voit renvoyer ce qu il vient de dire sans jugement de valeur Elle est un facteur de d mocratie dans le groupe elle nivelle les interventions de chacun par l int r t gal port toutes les prises de position Elle oblige le groupe couter v ritable ment les opinions de chacun en cr ant une rupture dans le d bat on emp che les participants de se couper mutuelle ment la parole Elle calme les d bats une personne qui vient de s exprimer violemment est obli g e de se concentrer sur ce que r p te l animateur et temp re sa col re e Les synth ses Pour permettre au groupe de visualiser sa progression et de structurer sa r flexion il est n cessaire que l animateur fasse r guli rement le point l r capitule les diff rents points de vue en notant les reformulations sur un support visuel appropri les participants ont ainsi la possibilit de s y r f rer pour les ap prouver ou les contester l regroupe articule les points compl mentaires en grandes masses coh rentes la fin de la r union les points not s servi ront de trame la r daction du compte ren du GA MJA F36 2 Animer une r union de travail odt e Le recours au vote C est un outil manier avec pr caution Quand la d cision s enlise il est parfois utile
13. r flexe qui vite souvent les qui proquos Signaler au groupe ses sentiments s ils peuvent d bloquer une situation ex Je me sens agress par ce que tu viens de dire celui qui est l origine du ma laise peut ventuellement prendre la pleine mesure de l impact de ses propos pour ventuellement les nuancer L argumentation Les diff rents types d argumentation On peut d finir un argument comme un d ve loppement de la pens e visant persuader son ou ses interlocuteur s du bien fond de son point de vue Il existe deux types de d marches celles qui privil gient une ap proche Rationnelles les diff rentes parties de l argumentation sont articul es suivant une progression logique ex A B B C A C Affectives l argumentation va chercher jouer sur les motions du destinataire du message pour emporter la d cision ex utilisation d images choc lors de cam pagnes de collecte de fond des orga nismes caritatifs GA MJA F36 2 Animer une r union de travail odt Les diff rents niveaux d information pr sents dans une argumentation Une personne qui veut prendre la parole doit tre capable de percevoir si ce qu elle va dire rel ve du domaine des faits des opinions ou des sentiments Cette distinction est impor tante car l impact des mots ne sera pas le m me o Le fait C est un constat objectif une r alit in contestable une vidence qu on
14. re essentiel lement sur la r gulation de la r union ges tion de la prise de parole reformulation re lance des changes etc Il partage avec le groupe la responsabilit de la r ussite ou de l chec de la r union GA MJA F36 2 Animer une r union de travail odt Le statut de l animateur dans un groupe de travail L animateur est de fait le leader institutionnalis du groupe e il g re la r union il l organise et l anime e il fait appliquer la discipline il donne ou coupe la parole Cette position privil gi e dans le groupe peut entra ner deux grands types de r actions oppo s es e une d pendance tr s forte des participants par rapport l animateur comportements d attente ou infantiles dans le groupe e une agressivit non dissimul e envers l ani mateur per u comme un adversaire il me coupe la parole donc il est contre moi Dans une animation de type semi directif l ani mateur est pris entre deux contraintes contradic toires e il doit tre assez interventionniste pour maintenir la discipline et accompagner le groupe vers l objectif e il vite de trop intervenir dans les d bats pour laisser au groupe la possibilit de s exprimer v ritablement Un animateur doit tre e form l animation des groupes e choisi sur la base du volontariat e suffisamment ma tre du sujet de la r union pour ne pas freiner la progression du groupe e dispo
15. rence Toutes les personnes d un groupe raisonnent de la m me fa on alors qu il aurait fallu adop ter un autre cheminement de pens e pour r soudre le probl me Autocensure Chacun se d termine en fonction des normes communes admises par le groupe sans don ner v ritablement le fond de sa pens e de peur d tre mal accueilli e Toutes les personnes pr sentes participent au bon d roulement de la r union Elles ont int r t ce que l objectif de la r union soit atteint Les strat gies des participants et du groupe concordent e Pression de conformit Le groupe fait comprendre certains partici pants qu ils sont minoritaires pour les pous ser se rallier l avis de la majorit e Une bonne ambiance r gne dans le groupe plaisir de travailler ensemble e Illusion du compromis Pour sauvegarder le consensus du groupe on d bouche sur un compromis inapplicable Bibliographie AMADO Gilles GUITTET Andr 2003 Dynamique des communications dans les groupes Collection U Ar mand COLIN PARIS ANZIEU Didier MARTIN Jacques Yves 2007 La dynamique des groupes restreints PUF Collection Le psychologue PARIS CHALVIN Dominique 2001 Les r unions d expression des salari s ditions ESF PARIS DEMORY Bernard 1990 Comment animer les r unions de travail en 60 questions CHOTARD amp Associ s diteurs PARIS DOYLE Micha l 1995
16. t haut ce que pense ou ressent le groupe sans oser le formuler 20 03 2012 CEDIP 4 7 I LES PARTICIPANTS Les membres d un groupe de travail assistent une r union avec des motivations et des strat gies par fois divergentes Cette situation n est pas n gative en elle m me puisqu elle est la raison d tre d une r union la confrontation des exp riences et des points de vue pour enrichir une d cision et ou r soudre un probl me Les r ticences conscientes ou inconscientes des participants Un animateur pour mener bien sa mission devra s attacher prendre en compte un certain nombre de craintes ou d appr hensions qui li mitent le degr d implication des participants tels que e Les r ticences travailler en groupe Les st r otypes qui courent sur le sujet l encontre des r unions sont nombreux perte de temps sup riorit du travail indivi duel sur le travail collectif dilution des res ponsabilit s compromis n fastes agitation st rile e Le manque de confiance en soi Avoir confiance en soi est un l ment d ter minant d une bonne participation Une per sonne qui n est pas s re d elle m me ne se laissera pas aller dire ce qu elle pense de crainte de ne pas savoir s exprimer dene pas tre la hauteur de la situation d tre jug e Elle restera en retrait se contentant la plu part du temps de manifester sa pr sence par une approbation discr
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