Le guide pratique du marché 2014 - 2017
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1. BnF Programme de d mat rialisation de collections des biblioth ques partenaires March 2014 2017 gt Guide pratique Version de janvier 2015 Contact Marie B atrice Duchart T l 01 53 79 45 56 ou 38 41 Courriel marie beatrice duchart bnf fr Sommaire Notes pr liminaires Calendrier g n ral du march 2014 2017 Principaux crit res d un document num risable Proc dure M thodologie pour les biblioth ques partenaires Le DCP vous accompagne Annexes N B Tous les mots suivis d un sont d finis dans le glossaire en annexe p 03 p 04 p 06 p 09 p 13 p 19 p 20 Notes pr liminaires L op ration de d mat rialisation de collections de la Biblioth que nationale de France et des biblioth ques partenaires fran aises 2014 2017 a pour objectif de num riser sur 3 ans 19 100 000 pages dont 30 seront fournies par les biblioth ques partenaires L apport de documents provenant de biblioth ques ext rieures pour ce march est donc valu pr s de 5 850 000 millions de pages Ce projet se situe dans la lign e du pr c dent march de masse 2011 2014 quantitativement puisque la volum trie est importante et est estim e 50 000 pages semaine ou 5 pour l ensemble des biblioth ques partenaires participantes qualitativement puisque tous les documents sont num ris s en mode texte et en couleurs r solution 400 dpi Cette2. e Important Tant que la convention n est pas sign e vos documents ne seront pas int gr s ce march Mentions de source Identification du partenaire RNBFD R daction de la page de pr sentation partenaire Envoi logo R cup ration des caisses aupr s de la BnF pour le conditionnement des documents Etablissement de la Fiche tat dans ESCO pour chaque document s lectionn avec insertion des signets dans chaque volume Pr paration des lots de documents conform ment la proc dure d crite dans la convention et pr cis e dans ce guide Livraison des lots la BnF selon le calendrier d fini avec la BnF Contr le des documents r ceptionn s et livraison au Prestataire de vos documents Etablissement de la fiche tat conjointe par le Prestataire sous le contr le de la BnF et Biblioth que partenaire DSC et DCP DCP et Biblioth que partenaire DCP et Biblioth que partenaire DCP et Biblioth que partenaire Biblioth que partenaire Biblioth que partenaire DSC DCP et Prestataire Contact s au DCP Coordinateur scientifique ou chef de projet de coop ration num rique Charg e de projet du march coordinateur scientifique ou chef de projet de coop ration num rique et experte en num risation Charg e de projet du march coordinateur scientifique ou chef de projet de coop ration num rique Charg e de projet du march assistante
3. expliqu lors de la journ e de formation du 24 septembre 2014 Ce march concerne plusieurs d partements de la BnF Le D partement de la Coop ration DCP est votre interlocuteur direct et privil gi sur ce dossier Calendrier g n ral du march 2014 2017 Le march se structure en plusieurs tranches chronologiques entre le 23 juin 2014 date laquelle le march a t officiellement notifi par la BnF et le 23 juin 2017 La p riode test et le galop d essai auront lieu du 1 d cembre 2014 au 20 mars 2015 p riode durant laquelle le reliquat du pr c dent march sera trait La volum trie attendue pour la dur e ferme du march est entre 5 et 6 millions de pages La cadence de production sera exponentielle avec un rythme de num risation de 50 000 pages par semaine sous forme de lots pour l ensemble des biblioth ques partenaires Pour ce march cette production sp cifique est d sign e par l expression fili re biblioth ques partenaires D lai global d indisponibilit de vos documents Chaque partenaire sera inform en amont des p riodes de traitement de ses documents afin qu il puisse organiser la pr paration logistique de ses s lections et pr venir l avance ses lecteurs de l indisponibilit des ouvrages La p riode globale d indisponibilit de vos documents est estim e 16 semaines minimum sans prendre en compte le cas des r fections ventuelles Cette dur
4. non fournies par la BnF Merci de ne pas utiliser de scotch ou de fermer les pochettes en papier bulles IL est imp ratif de caler les documents avec du papier kraft ou bulles non fourni par la BnF afin que les ouvrages ne se d placent pas dans la caisse pendant le transport Dans la caisse les ouvrages seront toujours plac s jusqu une hauteur inf rieure la hauteur du bac afin qu aucune pression du couvercle de la caisse ne soit effectu e sur ceux Ci Lors de la mise en caisse les ouvrages doivent tre positionn s plat sur un des plats premi re ou quatri me de couverture et toujours en piles Les ouvrages seront plac s les uns sur les autres plat contre plat les dos orient s dans le m me sens en harmonisant les formats autant que possible ex pas de petit format sous un grand format Les formats seront toujours plac s en ordre d croissant le plus grand la base de la pile S il est possible de placer deux piles ou plus dans une ca sse les dos des ouvrages doivent se faire face le maximum des tranches des ouvrages contre les parois de la caisse Le poids de chaque caisse ne doit pas exc der 15 Kg Des caisses trop lourdes sont susceptibles d tre refus es r ception Bussy 5 Caisse en poly thyl ne haute densit de dimensions ext rieures en mm L600 x 1400 x h270 avec couvercle de s curit Ces donn es sont titre indicatif D une livraison l autre les di
5. Glossaire Rappel ce glossaire est un outil compl mentaire au paragraphe Terminologie pr sent dans la convention Caisse contenant sp cifique fourni par le Prestataire de la BnF pour conditionner les documents num riser Un lot de 50 000 pages peut tre conditionn si n cessaire dans plusieurs caisses C C T P Cahier des clauses techniques particuli res o sont sp cifi s les d tails techniques li s au processus de num risation Code barres le code barres est le code qui permet d identifier chaque document et d en assurer le suivi pendant toute la dur e de la cha ne de num risation Il faut le saisir dans la fiche tat soit manuellement soit le flasher l aide d une douchette Convention de d mat rialisation des documents des biblioth ques ext rieures contrat qui acte le partenariat entre une biblioth que partenaire et la BnF pour la prise en charge par la BnF de la num risation d une s lection de documents appartenant au fonds de la biblioth que partenaire Avant toute amorce d tape logistique et technique il est obligatoire que la convention soit sign e par les Parties concern es Dans le cas ventuel de la num risation de reliquats du march pr c dent il est n cessaire de signer un avenant la convention correspondant au march 2011 2014 D couronn ouvrage dont un ou plusieurs Les cahiers ne sont pas d coup s D gradation alt ration de l aspec
6. de la coordination scientifique Charg e de projet du march cellule logistique chef de projet ESCO Charg e de projet du march experte num risation Contat d tat DSC Experte numerisation Etape 9 Reconditionnement de vos documents apr s r fection ventuelle et mise disposition Prestataire Etape 10 pour reprise par le partenaire Apr s v rification de la qualit des Prestataire exemplaires num riques de vos documents a Charg e de projet du Etape 11 Diffusion sur Gallica http gallica bnf fr BnF marche experte Mise disposition des fichiers numerisation Biblioth que Etape 12 Reprise des lots par le partenaire partenaire Remise des caisses pr t es par la BnF par Biblioth que Charg e de projet du Etape 13 le Partenaire partenaire march cellule logistique Charg e de projet du march chef de projet coordination pour l organisation et la valorisation des contenus de Gallica DCP et Valorisation Biblioth que partentaire Etape 14 M thodologie d taill e pour les biblioth ques partenaires Pour vous aider la BnF se tient votre disposition pour toute question Dans le cadre de ce nouveau march la pr paration de vos documents se d compose en 5 grandes tapes Quoi Comment Avec Tableau de s lection A 1 Elaboration d une liste de documentaire documents dans le respect des R f rentiel typologique de crit res documentair
7. e n est pas contractuelle Vos documents doivent tre livr s 4 semaines au minimum avant la date fix e de traitement par le Prestataire La phase de traitement des documents est estim e une dizaine de semaines sachant qu elle se d compose en trois p riodes A en amont les documents sont exemplaris s 1 ou 2 semaines Cette tape est prise en charge par le Prestataire sous contr le de la BnF qui rattache la notice correspondante du Catalogue G n ral de la BnF le futur exemplaire num rique cr partir de votre document B puis s ensuit la phase de num risation prises de vues d une dur e moyenne de 5 semaines C et la phase de cr ation des documents num riques post production d une dur e moyenne de 2 semaines D Le contr le qualit du prestataire 1 semaine E Le constat d tat de la BnF d 1 2 semaines Les documents sont ensuite reconditionn s Ils sont stock s provisoirement sur le site de Bussy Saint Georges Marne la Vall e en attente du retrait par vos soins Ces estimations de dur e de traitement ne sont que des indicateurs Certaines sp cificit s documentaires ou impond rables techniques peuvent entra ner un allongement du temps d indisponibilit de vos documents Auxquels cas vous en serez inform par la BnF 3 Seuls quelques partenaires sont concern s Principaux crit res d un document num risable Il est estim que g n ralement le proc
8. gr pour num risation dans une autre s lection RNBFD r pertoire nationale des biblioth ques et fonds documentaires http www bnf fr documents CCFR_fiche4_rnbfd pdf S lection documentaire c est l ensemble des documents choisis en lien avec le coordinateur scientifique ou le chef de projet de coop ration num rique qui feront l objet d une num risation dans le cadre de ce march Cette s lection documentaire doit se scinder en lots id alement de 52 000 pages afin qu elle puisse int grer la cha ne de production et en respecter la cadence Signet c est un marque page pr sentant un code barres 14 chiffres qu il faut ins rer dans chaque document afin de lui attribuer un num ro d identification unique Ce code barres sera repris dans tous les gestionnaires informatiques du suivi de la production celle de la BnF et celle du Prestataire Un document qui n a pas de signet est un document dont on ne pourra assurer la tra abilit SPAR SPAR le Syst me de Pr servation et d Archivage R parti de la BnF organise long terme la conservation et la communication de tous les documents num riques natifs ou non Il est entr en production en mai 2010 et devrait comporter plusieurs p taoctets milliers de t raoctets de donn es Tous les documents des biblioth ques partenaires s lectionn s pour tre int gr s sur les cha nes de num risation de ce march sont automatiquement et titr
9. la mention de source qui devra figurer sur Gallica afin d assurer l homog n it des occurrences et l exactitude de son intitul Cette mention de source devra figurer sur chaque fiche tat Enfin afin d optimiser la visibilit de votre institution sur Gallica merci de livrer votre logo et un texte de pr sentation de votre institution Page de Pr sentation Partenaire PPP Sur cet aspect contacter Isabelle Van Welden isabelle van welden bnf fr Une instruction conjointe sur la num risabilit est n cessaire Les d parts et retours des documents originaux sont planifi s avec pr cision afin de limiter les zones de stockage et les temps d immobilisation Le respect du calendrier de livraison des documents par vos soins est contractuel La remise des documents du partenaire la BnF devra g n ralement se faire 4 semaines avant le traitement des documents par le Prestataire Si la p riode choisie vous pose difficult merci de nous contacter rapidement afin d anticiper ce probl me et de pr voir exceptionnellement une nouvelle planification La livraison des documents doit se faire dans des conditionnements sp cifiques d finis dans les clauses techniques de ce march caisses sp ciales qui vous seront pr t es En cas d impossibilit de respecter ce conditionnement sp cial merci de nous en faire part rapidement chaque document doit correspondre une fiche tat qui permettra d assurer
10. vous vite de saisir manuellement les 14 chiffres d un code barres 7 http fr wikipedia org wiki Code_39 Annexe 4 Mod le d tiquette pour les caisses Voici le mod le d tiquette utiliser obligatoirement pour ce march Le n de lot et la date de remise du lot au Prestataire vous sont communiqu s par la BnF Pour la num rotation des caisses merci de bien noter le num ro de la caisse sur le nombre total de caisses constituant ce lot Les tiquettes sont apposer sur deux faces de la caisse Fili re Biblioth ques partenaires Biblioth que partenaire Lotn Caisse n Nombre de documents Annexe 5 vos interlocuteurs au sein du DCP Coordination logistique et technique Si vous avez une question concernant le suivi technique et logistique de la num risation de vos documents merci de contacter au sein du d partement de la coop ration DCP Marie B atrice DUCHART Coordinateur de la num risation des imprim s des biblioth ques partenaires T l 01 53 79 45 56 ou 38 41 Courriel marie beatrice duchart bnf fr gt Assist e de la cellule logistique S bastien VERGNAUD T l 01 53 79 86 61 Courriel sebastien vergnaud bnf fr Jean MICHAUD T l 01 53 79 40 45 Courriel jean michaud bnf fr Pour les commandes de petits mat riels signets code barres tiquettes vertes sebastien versenaud bnf fr jean michaud bnf fr Coordination sc
11. aller En cas de d gradation la BnF en assure la restauration ou vous restitue les indemnit s per ues aupr s du Prestataire une contre expertise sera organis e par la BnF Pour chaque document num ris vous acquerrez les fichiers MASTER comme sp cifi dans le CCTP images fichier Tiff ou JPEG 2000 le fichier des metadonn es RefNum le fichier des tables des mati res TdM les fichiers xml ALTO issus de la conversion OCR et ou r cup rerez une liste de liens ark Apr s v rification de la qualit de l exemplaire num rique de votre document contr le qualit r aliser en ligne sur Gallica par vos soins une copie num rique sous format JPEG 2000 est visible dans Gallica http gallica bnf fr et archiv e dans le syst me SPAR Tableau r capitulatif de la cha ne de production Les tapes concernant les biblioth ques partenaires sont d crites de mani re d taill e dans le chapitre suivant m thodologie pour les biblioth ques partenaires DCP S lection des ouvrages de votre fonds Etape 1 Etape 2 Etape 3 Etape 4 Etape 5 Etape 6 Etape 7 Etape 8 documentaire en lien avec le coordinateur scientifique ou le chef de projet de coop ration num rique du DCP Expertise num risabilit Signature conjointe de la convention pour le march de num risation 2014 2017 Une date officielle de livraison des documents la BnF est alors fix
12. bilit tout au long de la cha ne de production Fiche tat conjointe tape qui se situe avant la phase d exemplarisation et de catalogage o le Prestataire contr le l ad quation entre l tat de l ouvrage et la description qui en est faite dans la fiche tat S il note des impr cisions il ajoute les d tails qui lui semblent n cessaires Tous ces l ments sont int gr s dans les interfaces de suivi de la cha ne de production Lien Ark gt URL du Catalogue g n ral de la BnF qui permet d identifier de mani re p renne un document Par exemple http catalogue bnf fr ark 12148 cb353988953 PUBLIC Dans la fiche tat il vous est demand de saisir uniquement la cha ne de caract re qui suit http catalogue bnf fr ark 12148 et pr c de PUBLIC gt Dans cet exemple ch353988953 Notice bibliographique re dt of Affichage public ISBD intermarc Unimarc Type texte imprim monographie Auteur s Eergman Samuel Hugo 1883 1975 Tire s Das Unendiiche und die Zahi Texte imprim von Dr Hugo Bergmann Publication Halle M Niemeyer 1913 Description mat rielle 88 p 24 cm Notice n FRENF35298895 http catelogue bnf fr ark 12148kb235398 Lot d enl vement le lot est un ensemble de documents qui est fourni hebdomadairement au Prestataire IL se constitue g n ralement de 52 000 pages nombre correspondant aux pages num ris es en une semaine par
13. de pages reli es dans un ordre diff rent de la pagination Particularit du crit re num ris en l tat Lorsque vous cochez dans la fiche tat la mention num ris en l tat gt vous signifiez que vous confiez un document sans assurer une description d taill e de ces d gradations D s lors aucune r clamation a posteriori ne sera possible l exception de d gradations traduisant un d faut dans la manipulation du document par le Prestataire Cette option est particuli rement recommand e Pour tout document pour lequel vous poss dez d autres exemplaires ou qui est destin au pilon vous pouvez cocher syst matiquement cette mention Bien videmment les d gradations ventuellement provoqu es par le Prestataire autres que celles d crites dans la fiche tat seront soumises p nalit s A noter la BnF n assure pas le pilonnage Les crit res de num risabilit Vous devrez choisir entre trois crit res de num risabilit Cat gorie 1 Les ouvrages standards Cat gorie 2 les ouvrages en partie fragiles Cat gorie 3 Les ouvrages difficiles num riser 4 Une convention sp cifique est n cessaire entre le Partenaire et la BnF gt nain inf rieur 8x12 cm en ouverture lt 80 livre sup rieur A4 avec ouverture lt 90 format lt A4 l italienne avec ouverture 82 ouvrage gt A2 avec ouverture lt 120 Si la marge du peti
14. droits ou que vous en tes d tenteur pour une diffusion libre et gratuite dans Gallica Crit res techniques entra nant un refus du Prestataire Formats plat en particulier avec des ouvrabilit s partielles ne permettant pas une num risation ne sont pas accept s dans ce march Ouvrage dont tous ou certains cahiers ne sont pas d couronn s Ouvrage pr sentant des pages dont le texte est pris dans la reliure comme par exemple un tableau sur une double page dont certains l ments ne sont pas lisibles car pris dans la marge du petit fond Ouvrage partiellement ou enti rement manuscrit Ouvrage non d poussi r Ouvrage pr sentant des moisissures Ouvrage int grant des d pliants num riser qui apr s ouverture ont un format sup rieur AO moins de pr ciser que le d pliant n est pas num riser Ouvrage contenant des pages volantes en grand nombre Tr s exceptionnellement certains documents enti rement massicot s peuvent tre accept s Ouvrage contenant des pages mal massicot es par l imprimeur avec la pr sence de coins non d coup s Ouvrage dont le dos est gt 10 cm Ouvrages photocopi s ou comportant des pages photocopi es Ouvrage dont la reliure est cass e et non signal e comme telle dans la fiche tat Ouvrage trop sale au point de g ner la lisibilit Ouvrage dont la pagination est compl tement incoh rente si 50 de l ouvrage est constitu de pages invers es
15. e gracieux conserv s dans SPAR Annexe 2 Fiche tat quelques recommandations Cette fiche reprend pour beaucoup le mod le appliqu au march test pr c dent Ces volutions ont t r alis es suite aux observations faites par le Prestataire qui souhaite obtenir une description exacte du document confi Si vous rencontrez des difficult s pour la compl ter n h sitez pas nous contacter Elle se structure en 6 parties distinctes Crit res de tra abilit Il Identification de la biblioth que partenaire IIl R f rences bibliographiques IV Descriptif de l tat physique de l ouvrage V Crit res de num risabilit VI Recommandations sp ciales yII Commentaires g n raux Sur la fiche tat toute ligne marqu e d un ast risque est compl ter obligatoirement I Crit res de tra abilit Identification du lot Cet l ment vous est remis par la BnF N de caisse sur le nombre total de caisses n cessaires pour conditionner votre lot pr ciser le n comme suit n 1 3 2 3 3 3 Code signet BnF merci de reproduire le code 14 chiffres inscrit sur le signet ins r dans l ouvrage par saisie automatique par scan Il Identification de la biblioth que partenaire Trois l ments sont automatiquement pr compl t s nom de la biblioth que partenaire nom du contact r dacteur de la fiche coordonn es T l courriel Ill R f rences bibliographiqu
16. es Type de document Choisir dans le menu d roulant s il s agit d une monographie ou d un p riodique Dans le cas d un p riodique les pr cisions suivantes sont n cessaires la tomaison et ou la date de parution ann e mois jour Rechercher le lien ark du document dans le catalogue de la BnF http catalogue bnf fr et le faire mentionner obligatoirement sur la fiche tat les l ments suivants se pr compl teront automatiquement auteur s et titre et ou sous titre ainsi que le nombre total de pages Si la notice n existe pas cliquer la case Non trouv et remplir toutes les cases auteur s et titre et ou sous titre ainsi que le nombre total de pages merci de prendre en compte l ensemble des pages du corps de l ouvrage pages blanches comprises IV Descriptif de l tat physique de l ouvrage IL s agit d indiquer essentiellement les principales alt rations du document en dissociant la couvrure du corps de l ouvrage Cette tape permet d indiquer au Prestataire les aspects fragiles du document afin qu il adopte une manipulation ad quate En cas de litige elle reste la preuve de l tat initial du document Une formation sp cifique vous est propos e pour vous aider dans cette tape V Crit res de num risabilit Le crit re de num risabilit est cocher obligatoirement avec trois choix possibles Ouvrage standard 1 Ouvrage en partie fragi
17. es et et d tats des objets A S lection vos 2 sn techniques reli s num riser documents A 2 Composition des lots selon la volum trie demand e Fiche tat B 1 Identification de votre Guide pratique de la contribution fiche tat Insertion des signets remis Catalogue g n ral de la B Identificador de vos pr c demment par la BnF BnF pour les liens ark due el de voe http catalogue bnf fr institution B 2 Elaboration de la fiche etat sur ESCO B 3 Insertion de chaque fiche tat finalis e et imprim e dans chaque document Guide pratique C 1 R cup ration aupr s de la BnF Site Fran ois Mitterrand des caisses de C Conditionnement des conditionnement documents C 2 Mise en caisses des documents par lot Guide pratique Livraisons des caisses constituant un lot pour remise la BnF Bussy Saint Georges D Transport des documents Guide pratique Transport et retour du E Retour du mat riel pr t mat riel pr t les caisses par la BnF par la BnF Site Fran ois Mitterrand A S lection des documents A 1 La s lection documentaire Elle se fait en lien avec le coordinateur scientifique ou le chef de projet de coop ration num rique du D partement de la coop ration DCP Les documents s lectionn s ne doivent pas constituer de doublons avec les exemplaires num ris s dans Gallica Les documents choisis doivent r
18. especter les crit res physiques de num risabilit pour ce march afin de permettre l int gration de vos documents dans la cha ne de production Vous devez proc der une recherche dans le Catalogue G n ral de la BnF http catalogue bnf fr et noter le lien Ark gt de la notice du document Cette recherche est importante puisqu elle vite ainsi toute confusion sur l identit bibliographique du document et assure un minimum d erreur dans l tape d exemplarisation assur e par le Prestataire Elle permet aussi de d tecter les ventuels doublons En cas d unica vous devez imp rativement le signaler d s le travail d instruction documentaire afin de sensibiliser le Prestataire sur la cr ation de notices bibliographiques Pour vous accompagner un guide de num risabilit gt R f rentiel typologique et d tats des objets reli s num riser est en ligne sur l espace coop ration http espacecooperation bnf fr portal A 2 Composition des lots Afin d organiser la cadence de production de ce march il est demand pour la fili re d nomm e biblioth ques partenaires de livrer un lot de 50 000 pages par semaine 5 Chaque partenaire doit indiquer un num ro unique reproduire sur les tiquettes des caisses et les fiches tat Chaque biblioth que doit imp rativement livrer sa s lection documentaire par lot num rot num ro fourni par la BnF Exceptionnellement i
19. essus de num risation d un document ne correspond en termes d usure qu 6 manipulations successives de lecteur pour un document estim en bon tat Un mod le de fiche tat est disponible en ligne sur l espace Coop ration http espacecooperation bnf fr portal IL vous permet de d crire votre document en mentionnant ses sp cificit s bibliographiques et les alt rations constat es Cette tape est obligatoire De fa on g n rale il suffira de cocher la mention num ris en l tat gt sur la fiche tat pour s assurer qu un document puisse tre num ris Ce cas particulier fait l objet d un paragraphe sp cifique dans ce chapitre Pour avoir l assurance que vos documents soient trait s par le Prestataire il est fortement conseill de prendre en compte les crit res d crits ci apr s Principaux crit res techniques d un document num risable Comme sp cifi dans le CCTP il s agit de documents imprim s et reli s de qualit et d tat de conservation variables Ils sont dit s le plus souvent recto verso Merci de nous consulter pr alablement pour des cas jug s sp cifiques La num risation d un reli se fait dans sa globalit La num risation partielle d un document n est pas envisageable dans le cadre de ce march Les ouvrages peuvent contenir en plus du texte des graphiques illustrations plans dessins tableaux photographies de format ide
20. ientifique et administrative Si vous avez une question concernant la s lection des documents de votre fonds pour ce march merci de contacter le coordinateur scientifique ou le chef de projet de coop ration num rique qui suit votre dossier au sein du DCP Corinne BOUQUIN Coordinateur scientifique Art Sciences religieuses Histoire du livre Litt rature Jeunesse T l 01 53 79 86 56 Courriel corinne bouquin bnf fr Alina CANTAU Chef de projet coop ration num rique Histoire sociale et conomique Sciences juridiques T l 01 53 79 46 79 Courriel alina cantau bnf fr Arnaud DHERMY Coordinateur scientifique Soci t s savantes Histoire T l 01 53 79 46 29 Courriel arnaud dhermy bnf fr H l ne LEBLOIS Chef de projet coop ration num rique Sciences et M decine T l 01 53 79 49 69 Courriel helene leblois bnf fr Assistante de coordination scientifique Isabelle VAN WELDEN En charge des dossiers d identification des partenaires et des mentions de source T l 01 53 79 54 05 Courriel isabelle van welden bnf fr Assistance Gallica Pierre Emmanuel JUDAS Charg des relations avec les utilisateurs de Gallica T l 01 53 79 52 92 Courriel pierre emmanuel judas bnf fr Espace coop ration Guillaume GODET Chef de projet services num riques aux diteurs et aux biblioth ques Chef de projet ESCO T l 01 53 79 39 62 Courriel guillaume godet bnf fr Valorisation Loui
21. l sera tol r un seuil minimum de 5 000 pages pour un lot en accord avec le coordinateur scientifique ou du chef de projet de coop ration num rique le maximum de pages pour un lot est de 50 000 pages Pour chaque ouvrage s lectionn vous devez compter le nombre de pages du corps de louvrage sans exception pages de garde pages blanches pages de notes Pour chaque ouvrage vous devez choisir entre trois crit res de num risabilit des ouvrages standards des ouvrages en partie fragiles des ouvrages difficiles num riser B Identification des documents Une fois les documents s lectionn s il est n cessaire de leur affecter des crit res d identification pour assurer une tra abilit tout au long de la cha ne de production Deux outils vous sont fournis par la BnF le code barres sur signet la BnF vous fournira par s rie autant de code barres qu il y aura de documents num riser la fiche tat mod le en ligne sur ESCO Pour chaque document vous devez ins rer un signet comportant un code barres et compl ter une fiche tat 11 Le fichier num rique sera la reproduction la plus fid le de l exemplaire physique 1 Le guide de num risabilit est en ligne sur ESCO B 1 Insertion du signet Vous devez utiliser exclusivement les signets qui vous sont fournis par la BnF Le signet doit tre ins r dans le corps de l ouvrage afin qu il ne soit pas gar lo
22. lats d une reliure 5 plats cf figure 1 chacun des deux morceaux de carton formant la couverture et sur laquelle est appliqu e la mati re de recouvrement 6 cahiers feuillets ensembles form s par plusieurs feuilles de papiers r unies cousues ou attach es 7 couture attaches de fil entre les feuillets 8 reliure couverture cartonn e dont est habill le livre 9 lacunes manques absences 10 papier acide papier jauni cassant et friable Annexe 3 Saisie du code barres par douchette L identification automatique par lecteur optique d un code barres est une technique qui permet de coder les informations de telle sorte qu elles puissent tre lues rapidement et trait es par un ordinateur sans aucun risque d erreur humaine et ce avec une grande rapidit L identification automatique par code barres permet la suppression quasi totale des erreurs de saisie Le type de code barres utilis est de 14 chiffres le dernier est une cl La cl est al atoire La norme utilis e est le code 39 Saisie du code barres dans la fiche tat Pour saisir le code barres et le reporter automatiquement sur la fiche tat il vous suffit de s lectionner la cellule de destination puis de lire avec la douchette le code barres Il s inscrit alors automatiquement dans la cellule s lectionn e pr alablement 2 Pour information un lecteur laser d entr e de gamme co te moins de 150 Il
23. le 2 Ouvrage difficile num riser 3 Le r f rentiel num risabilit R f rentiel typologique d tats des ouvrages reli s num riser est en ligne sur l espace coop ration http espacecooperation bnf fr portal VI Recommandations sp ciales Dans le cas des p riodiques s il est n cessaire de proc der un d coupage sp cifique le document fera alors l objet de plusieurs fichiers num riques dans le cas o vous ne souhaiteriez pas un fichier par fascicule Indiquer alors l ensemble des pages concern es VII Commentaires g n raux Toute autre remarque ou pr cision compl mentaire peuvent faire l objet de cette rubrique par exemple un cas d alt ration du document non sp cifi dans la fiche un souhait d ouvrabilit partielle etc 2 Rappel lexicologique 1 Appr ture int rieur de la couverture et tranchefiles broderies en fil de soie plac es en haut et en bas du dos d un livre reli Coiffe cf Figure 1 rebord incurv qui surmonte le dos d un volume en t te et queue 2 coins lacunaires coins endommag s partiellement arrach s ou manquants 3 dos cf figure 1 Partie du livre qui retient ensemble le plat recto et le plat verso de la couverture et cache les tranches cousues ou reli es du livre 4 mors cf figure 1 Saillies form es par les cartons le long du dos d un livre reli ils assurent une fonction de charni re entre le dos et les p
24. le Prestataire pour la fili re partenaires Sa d nomination vous est communiqu e par le DCP Num risable document qui pr sente les crit res physiques permettant une num risation dans de bonnes conditions Num ris en l tat des d gradations constat es expression qui signifie que vous souhaitez que le Prestataire num rise votre document bien qu il soit partiellement ou beaucoup d grad Vous acceptez que les d gradations initiales soient ventuellement aggrav es par le processus de num risation Cette notion est donc pertinente pour tout ouvrage qui est vou au pilon ou pour lequel vous poss dez d autres exemplaires en meilleur tat OCR haute qualit Optical character recognition ce terme d signe l ensemble des proc d s informatiques pour la traduction d images de textes imprim s ou dactylographi s en fichiers de texte On parle de Haute Qualit lorsque la reconnaissance des mots d passe les 98 5 R fection action de r paration des d gradations d un ouvrage Toute d gradation relevant de la responsabilit de la BnF est prise en charge Refus cas o le document est refus par le Prestataire estimant qu il n est pas num risable Rejet cas o l exemplaire num ris est rejet par le Prestataire et la BnF parce qu il ne pr sente pas les crit res de satisfaction pour qu il soit valid Le fichier ne sera donc pas exploit et le document devra tre r int
25. mensions peuvent chang es de quelques centim tres 16 cf annexe 4 1 Pour plus de protection il peut tre pratiqu un habillage int rieur des parois du bac avec du film bulles gt 18 En aucun cas on n utilisera des ouvrages pour combler les espaces vides ou caler les piles d ouvrages dans la caisse Pour le calage on laissera un jeu minimum entre les ouvrages qui sera combl par le film bulles Ce film de protection sera mis en quantit suffisante mais non excessive afin de ne pas cr er de bourrage trop serr susceptible d endommager les documents Les mentions demand es sur le mod le d tiquette sont obligatoires afin d identifier les caisses chaque tape de la cha ne de production nom du partenaire n du lot fourni par la BnF caisse n x y Nombre de documents dans la caisse Des tiquettes incompl tes ou inexactes peuvent conduire un refus du lot Rappel ne pas oublier de reporter ces mentions dans la partie d di e sur chaque fiche tat de chaque document Chaque ouvrage sera affili une caisse d finie limitant ainsi les pertes des livres ou les restitutions partielles de vos documents Pour chaque caisse une tiquette est n cessaire afin de l apposer sur un des deux c t s de la caisse Longueur Il n est pas n cessaire d en apposer sur le couvercle Une fois les documents rang s dans la caisse la fermer l aide du cou
26. mise en place complexe de la cha ne de production n cessite de votre part une attention particuli re au respect de la m thodologie adopt e pour la description le conditionnement et la livraison de vos documents Vous trouverez dans ce guide des informations pratiques pour assurer de mani re optimale ce qui vous est demand contractuellement dans la convention de d mat rialisation des documents de biblioth ques partenaires Cette m thodologie permet de garantir au mieux la tra abilit de vos ouvrages pendant le temps o vous nous les confiez Au nom de la BnF toute l quipe du D partement de la Coop ration DCP vous remercie vivement de votre implication dans ce projet de conservation et de mise en valeur de vos fonds documentaires Les principales caract ristiques de ce nouveau march e Un march sur 4 ans dont 3 ans de tranche ferme 2014 2017 puis ventuellement en 2018 e Une expertise pr alable pour mieux d finir la num risabilit des documents e Un march dont un tiers est r serv au traitement de documents imprim s provenant des biblioth ques ext rieures e La num risation des documents exclusivement en couleurs et en mode texte e Un contr le interne du Prestataire par une unit ind pendante de son unit de production ainsi que deux phases de contr le qualit Par La BnF sur chantillonnage Par vous contr le qualit des partenaires 1 Conform ment ce qui a t
27. ntique l ouvrage ou de format plus important auquel cas il est imp ratif de le sp cifier dans la fiche tat en cochant la mention contient des d pliants Les documents peuvent tre des reli s fa onn s de diff rentes fa ons coup s coll s ou agraf s Seuls les agrafages avec agrafes plates situ es au milieu de la reliure du dos de l ouvrage sont accept s Si un document est constitu de papier la texture ou au grammage diff rent ceci ne constitue pas un obstacle la num risation Dans le cas o divers documents sont ins r s dans un ouvrage il est n cessaire de le pr ciser dans le descriptif de la fiche tat Sauf pr cision contraire ces documents divers ne seront pas num ris s Crit res scientifiques La s lection documentaire devra faire l objet d une convention sp cifique en lien avec les coordinateurs scientifiques ou les chefs de projet de coop ration num rique Pas de presse quotidienne ce type de document n est pas pris en compte pour ce march Pas de document dont la mise en page s apparente de la presse pr sentation multi colonnes Aucun document qui fasse doublon avec un exemplaire num rique pr sent dans Gallica une v rification dans le catalogue g n ral de la BnF est donc n cessaire Des documents relevant juridiquement du domaine public sont accept s et des documents sous droits d s lors que vous vous tes acquitt des
28. rs des diff rentes manipulations Le code barres appos sur le signet devra imp rativement tre scann dans la fiche tat correspondant au document B 2 Elaboration de la fiche tat sur l espace Coop ration en ligne http espacecooperation bnf fr onglet mes services Gallica Num risation BnF Pour chaque fiche tat le temps de traitement approximatif est de l ordre de 1 3 minutes maximum La fiche tat a t format e afin de vous aider d crire l ouvrage le plus fid lement possible et ne pas omettre des crit res n cessaires pour que le document soit pist de mani re optimale Cependant n h sitez pas compl ter la partie commentaires si besoin est 13 cf Annexe 2 Le guide pas pas de la fiche tat est en ligne sur ESCO C Conditionnement des documents La BnF selon un calendrier d fini pr alablement mettra disposition des caisses vides sp cifiques pour le conditionnement de vos documents Ces caisses sont pr t es et devront donc tre restitu es l issue de la num risation de vos ouvrages Les caisses sont retirer la BnF site Fran ois Mitterrand sur simple rendez vous avec la cellule logistique Un mod le d tiquette de couleur verte utiliser est fourni par le DCP avec les caisses Pour conditionner de mani re optimale vos documents il est n cessaire de vous munir de pochettes en papier bulles
29. s JAUBERTIE Chef de projet coordination pour l organisation et la valorisation des contenus de Gallica T l 01 53 79 51 79 Courriel louis jaubertie bnf fr Les autres documents annexes Annexe 6 Le dossier de candidature Annexe 7 Le pas pas de la fiche tat en ligne sur l espace coop ration Annexe 8 Le r f rentiel typologique et d tats des objets reli s num riser en ligne sur l espace coop ration Annexe 9 Les mod les de convention
30. t fond est lt 0 5mm 7 Le r f rentiel typologique et d tats des objets reli s num riser est en annexe de ce document et galement disponible sur l Espace coop ration de la BnF Proc dure La convention permet de pr ciser les engagements de chacun dans le cadre particulier de cette collaboration Les articles de cette convention voquent un certain nombre d tapes logistiques et techniques dont doit s acquitter le partenaire Un dossier de candidature sp cifique est compl ter et retransmettre au D partement de la coop ration DCP avant toute signature de convention La s lection de vos documents doit tre faite tr s en amont en lien avec les coordinateurs scientifiques ou les chefs de projet de coop ration num rique afin de fournir r guli rement au Prestataire le nombre de pages attendu dans les d lais pr vus Afin d assurer la valorisation de vos documents et leur identit num rique la mention de source est obligatoire car mentionn e en bas de chaque page visualis e sur Gallica De plus le moteur de recherche propose un filtre par crit re de tri biblioth que partenaire Ainsi vos documents sont visibles dans un environnement personnalis Pour ce faire il est n cessaire de pr ciser de mani re pr cise et p renne la mention de source que vous souhaitez voir appara tre Merci de valider avec le DCP en m me temps que la s lection documentaire que vous proposez
31. t physique d un ouvrage Elle peut concerner aussi bien la couverture que le corps d ouvrage Il est important de d tailler pr cis ment les d gradations pour viter tout litige avec le Prestataire sur l tat de restitution du document Plus le descriptif de l ouvrage est pr cis plus le Prestataire saura prendre les pr cautions n cessaires pour la manipulation de l ouvrage La fiche tat vous guide pour pr ciser les d gradations initiales observ es sur chaque document Doublon document pr vu la num risation alors qu il est d j en ligne dans Gallica Il est essentiel d viter les doublons Pour ce faire une recherche pr alable dans le Catalogue G n ral de la BnF s av re n cessaire DCP D partement de la coop ration DSC D partement de la conservation Etiquette des caisses chaque caisse sera identifi e par une tiquette mod le fournie par la BnF pos e sur un des deux c t s lat raux Les crit res d identification sont le nom de la biblioth que partenaire le n de lot fourni par la BnF le n de la caisse le nombre de documents contenus dans la caisse ESCO interface en ligne de l espace coop ration entre les partenaires et la BnF Fiche tat en ligne sur l espace Coop ration elle recense les crit res physiques et bibliographiques du document Elle pr cise le num ro de signet qui a t ins r dans l ouvrage afin d en assurer la tra a
32. ue est le dernier b timent droite Entrer sous contr le du poste de s curit et aller se garer face au poste de contr le puis suivre les recommandations du poste de s curit 16 LE DCP vous accompagne Une visite p dagogique dans vos locaux pour votre int gration dans ce march Le coordinateur technique accompagn ventuellement du coordinateur scientifique ou du chef de projet de coop ration num rique du D partement de la coop ration cf annexe vos interlocuteurs et de l experte en num risation pourra si n cessaire se d placer en d but de march afin d expliciter l interlocuteur op rationnel les l ments qui lui paraissent encore obscurs dans ce mode d emploi La d couverte du lieu de la cha ne de production de ce march Si au cours de ce march vous souhaitez d couvrir le lieu de production une visite pourra tre organis e sur rendez vous partir du second semestre 2015 Des formations collectives seront programm es en 2015 et 2016 Num risabilit Contr le qualit Pour de plus amples informations Marie B atrice Duchart Charg e de projet du march de masse de la fili re partenaires Courriel marie beatrice duchart bnf fr T l 01 53 79 45 56 ou 38 41 Annexes 1 Glossaire 2 Fiche tat quelques recommandations 3 Saisie du code barres par douchette 4 Mod le d tiquette pour les caisses 5 Vos interlocuteurs Annexe 1
33. une tra abilit de vos ouvrages dans la cha ne de production et un descriptif de l tat dans lequel vous l aviez confi la BnF 8 cf annexe 5 Afin d assurer la valorisation de vos documents et leur identit num rique la mention de source est obligatoire car mentionn e en bas de chaque page visualis e sur Gallica De plus le moteur de recherche propose un filtre par crit re de tri biblioth que partenaire gt Ainsi vos documents sont visibles dans un environnement personnalis Pour ce faire il est n cessaire de pr ciser de mani re pr cise et p renne la mention de source que vous souhaitez voir appara tre Merci de valider avec le DCP en m me temps que la s lection documentaire que vous proposez la mention de source qui devra figurer sur Gallica afin d assurer l homog n it des occurrences et l exactitude de son intitul Cette mention de source devra figurer sur chaque fiche tat Enfin afin d optimiser la visibilit de votre institution sur Gallica merci de livrer votre logo et un texte de pr sentation de votre institution page de pr sentation partenaire Sur cet aspect contacter Isabelle Van Welden isabelle van welden bnf fr 10 La convention stipule que Les dates des envois correspondants aux objets seront fix es dans un calendrier contractuel d cid d un commun accord entre les Parties Vos documents vous sont restitu s dans les m mes conditionnements qu l
34. vercle et des scell s L tape de conditionnement est sous la responsabilit du Partenaire D Transport des documents La livraison des ca isses s effectue par vos soins directement la BnF sur le site de Bussy Saint Georges la date arr t e avec la BnF Centre technique de Bussy Saint Georges 14 avenue Gutenberg 77607 Bussy Saint Georges cedex 03 Les livraisons ne s effectuent que le mardi matin et sur rendez vous avec la cellule logistique En cas de difficult merci de nous pr venir rapidement E Restitution des caisses pr t es par la BnF Une fois vos documents r cup r s merci de laisser disposition les caisses vides pr t es par la BnF Les conditions de r cup ration de ce mat riel seront d finir avec la cellule logistique 1 Itin raire pour Bussy Saint Georges Si vous venez de Paris p riph rique Porte de Bercy autoroute A4 direction Metz Nancy Reims Sortie Marne la Vall e Val de Bussy Bussy Saint Georges sortie n 12 en venant de Paris Contourner le 1 rond point et passer au dessus de l autoroute Tourner droite au rond point qui se trouve juste apr s le pont de l autoroute direction Parc Gustave Eiffel Avenue de l Europe Continuer tout droit jusqu au rond point au milieu du parc Gustave Eiffel et prendre la 1 re droite ensuite en tournant gauche c est l Avenue Gutenberg la suivre jusqu au dernier b timent droite Le centre techniq
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