Comment monter une action
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1. Signature DE iA Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston IL 60201 3698 Etats Unis www rotary org 605A FR 7002. Cette publication va de pair avec l Action d int r t public Domaines d action prioritaires 605B FR Copyright 2000 Rotary International Droits r serv s INTRODUCTION COMMENT SE DECIDER SUR UNE ACTION MISE EN PLACE Plan d action Budget Implication du club Communication RELATIONS PUBLIQUES D velopper une fiche info sur votre action Publicit de votre action M diatisation de l action REUNIR LES FONDS laborer un plan d action Contacter les donateurs potentiels Obtenir un financement rotarien VALUATION Choisir une m thode R daction du rapport d valuation PP ANNEXES Annexe A R capitulatif Annexe B PolioPlus Programmes officiels du Rotary Annexe C Autres ressources disponibles Annexe D Inscription sur la banque de donn es des actions ww wwii oo 9 16 11 11 12 13 15 16 Introduction Forts d une longue tradition de service autrui et occupant une place privil gi e au sein de leur collectivit les Rotariens se doivent de monter des actions de proximit de premi re qualit Bien que les circonstances locales d terminent la sp cificit de vos projets ces renseignements de base peuvent servir de point de d part pour des actions d int r t public r ussies Le Conseil Central a adopt une liste de domaines prioritaires Consultez la publication Action d int r t public Domaines d action prioritaires 605B FR Pour
3. du programme Unit s de d veloppement communautaire Guide pratique 770 FR explique la marche suivre pour d marrer une UDC Lies changes amicaux a8 la Ils permettent aux Rotariens et leurs AN Y Y familles de s journer dans des familles tl muno E rotariennes l tranger Pour en savoir plus Les changes amicaux du Rotary 702 FR guide complet SIONNEL E ss L Les amicales professionnelles SL D et de loisirs E Elles rassemblent des Rotariens autour IY V 27 d une profession ou de loisirs communs ER Pour en savoir plus Connaissez vous les Amicales 728 FR brochure Amicales professionnelles et de loisirs 729 FR guide Les Volontaires du Rotary Les b n voles inscrits ce programme Ay effectuent des missions l tranger Ils SN Me Ce programme est ouvert aux Rotariens Rotaractiens peuvent dans certains cas b n ficier d une aide financi re de la Fondation et non Rotariens Pour en savoir plus Les Volontaires du Rotary 263 FR guide pour les personnes d sirant effectuer une mission b n vole ainsi que pour les responsables de district Le Rotary en action les Volontaires du Rotary 386 FR vid o RYLA Les s minaires RYLA s adressent R aux jeunes de 14 30 ans et sont enti rement financ s organis s et anim s par des Rotariens Ils permettent ces jeunes d explorer sur une dizaine de jours leurs pos
4. tre efficace une action doit e R pondre un besoin pr cis e Am liorer les conditions de vie e Faire appel aux comp tences des b n ficiaires e Etre fonction des ressources disponibles e Favoriser les partenariats e Servir faire conna tre le Rotary Comment se d cider sur une action Le club doit identifier son r le et d terminer o son action sera le plus utile Il s agit en particulier d examiner les contraintes ou potentiel offerts par les autres organisations les municipalit s ou associations Pour ce on proc dera sur plusieurs fronts et on devra formaliser les conclusions en un document de travail a diffuser aux membres du club e Faire le bilan des moyens disponibles et du potentiel d aide ext rieure Etablir une liste des associations services sociaux etc Ne pas oublier d inclure le Rotaract l Interact les lyc ens trangers du Youth Exchange etc e Organiser une discussion avec comme invit s les Rotariens et les principaux acteurs locaux sur la r gion ou la ville l ses avantages et atouts 2 ses besoins et probl mes 3 les possibilit s d intervention 4 les probl mes rencontr s e Sonder les personnes cl s dans certains domaines municipalit coles h pitaux services sociaux police judiciaire et magistrats etc sur les actions en place et interventions possibles AU NIVEAU DU CLUB e tablir en commun les crit res de choix 1 Enthousiasme du
5. valuation Il s agit d valuer ce qui a march ou non et de d terminer si le projet a atteint ses objectifs Si vous avez fix des objectifs quantifiables il devrait tre rapide et facile d valuer les r sultats CHOISIR UNE M THODE D VALUATION D terminer au pr alable le but de l valuation le public sond Rotariens parrains m dias e les informations requises e les sources d information e les ressources disponibles et la meilleure facon de les obtenir e la date limite pour fournir vos conclusions e le forma Plusieurs m thodes d valuation s offrent vous Analyse des donn es Comparaison avant et apr s le projet Par exemple en mati re d alphab tisation tester les tudiants avant le lancement et l issue du projet Etude des changements intervenus Id ale quand les r sultats sont difficilement quantifiables notamment en mati re d action de sensibilisation tude de cas Au travers d entretiens tudier les effets long terme du projet sur un chantillon repr sentatif Souvent il s agit de combiner plusieurs m thodes Par exemple on pourra d terminer l impact d un Fonds pour pr ts renouvelables en disant qu il a permis de r duire le nombre de personnes vivant avec moins de 500 dollars par mois de 20 d augmenter celles qui ont un compte pargne et deux femmes de subvenir aux besoins de leur famille R DACTION DU RAPPORT DEVALUATIO
6. BUDGET DETAILLE ET PRECIS D penses e Co ts de production et d envoi des brochures promotionnelles e Frais de d placement e Mat riaux et quipements e Collations et boissons Revenus e Dons en nature e Collectes de fonds e Subventions voir chapitre 4 e IMPLICATION DU CLUB e R partir les responsabilit s en fonction des comp tences e Adopter un style participatif de prise de d cision e Favoriser l esprit d quipe e COMMUNICATION e Tenir le club inform des op rations e F ter les v nements marquants e Accueillir des visiteurs des organismes partenaires e Organiser des manifestations sur les lieux de l action e Maintenir le contact avec les participants l action En conclusion le succ s de votre action d pend comme nous Pavons d j dit de la participation et de l impli cation du club sans oublier toutefois la participation des b n ficiaires et de l ensemble de la ville largir votre op ration vous permettra d tablir des contacts avec les acteurs locaux et de faire conna tre le Rotary Il vous est aussi possible de faire appel pour certaines actions aux agences des Nations unies ou POMS ou encore des organisations sp cialis es Planification questions importantes Le lieu de l action L accueil des volontaires Les frais de d placement Responsabilit s en cas d accident Les besoins en mat riaux La participation ventuelle d autres org
7. DE VOTRE ACTION e Offrir de venir parler de votre projet l occasion d v nements ou de manifestations publiques ou avec pour invit s les personnalit s de la ville et autres personnes int ress es e Envoyer une description de votre action aux personnes consult es lorsque vous avez effectu votre bilan sur la r gion et les besoins e Inviter personnellement certaines personnes cl s des v nements dans le cadre de votre action e Demander aux commer ants de distribuer votre plaquette sur l action ou de mettre une affiche en devanture e Distribuer des informations et r pondre aux questions dans un centre commercial e Ne pas n gliger la publicit sur les lieux de l action banderoles posters tee shirts et casquettes au logo du Rotary et de votre club MEDIATISATION DE LACTION Reportage au cours du journal t l vis Interview dans le cadre d un programme sur une chaine locale Messages d int r t public Reportage en direct d une manifestation organis e par votre club Mise jour r guli re dans la section du journal consacr e aux nouvelles de la r gion ditorial crit par une personnalit locale consacr au domaine de votre intervention Courrier du lecteur envoy par un membre de votre club sur les r sultats obtenus dans le cadre de l action Mention dans une rubrique hebdomadaire Le communiqu de presse 1 Que voulez vous mettre
8. club 2 Participation financi re ou autre 3 R percussions sur les actions en cours 4 Comp tences et ressources financi res au sein du club 5 Dur e anticip e et priorit accord e l action 6 Participation d autres groupes de la municipalit de volontaires etc e Etablir ensuite la liste des actions possibles e S assurer que l objectif global correspond aux ressources du club e Affecter la responsabilit de l action un comit constitu de 1 Rotariens N Repr sentants des populations b n ficiaires 3 Repr sentants des groupes coop rants Rotaract autre association etc e D finir l ordre des priorit s et un calendrier des r alisations Mise en place Le succ s d pend grandement de la rigueur avec laquelle sont d finis les objectifs les taches les moyens le budget le degr d implication de chacun et de la mise en place d une proc dure de suivi Le comit charg de l action doit donc commencer par tablir une fiche d objectifs avec un plan d action et un budget d taill e PLAN D ACTION e crit et d taill e Constitue un point de r f rence sans pour autant perdre de vue l objectif final e Permet la flexibilit afin d effectuer les ajustements n cessaires en fonction des v nements e Pr sente les phases de l action d coup es en op rations homog nes e Sp cifie les moyens et le temps n cessaires e
9. International aujourd hui la possibilit d aider les pays end miques par le biais de l Initiative d entraide PolioPlus PolioPlus Partners Les programmes officiels du Rotary International Interact Parrain s par des Rotary clubs les clubs Interact donnent aux jeunes enseignement secondaire la possibilit de d velopper leurs qualit s de leadership et leurs capacit s travailler en quipe Pour en savoir plus L Interact 654 FR manuel pour monter et g rer un club Interact Fun et Action UInteract 600 FR d pliant en couleurs Fun et Action l Interact 650 FR vid o Affiche Interact 639 O Rotaract la a Les clubs Rotaract s adressent aux jeunes de 18 30 ans et montent des actions de CLUS proximit parfois en coop ration avec leurs Rotary clubs parrains Ils offrent la possibilit de d velopper des qualit s de leadership d am liorer les comp tences professionnelles et de participer des rencontres internationales Pour en savoir plus Rotaract 562 FR brochure Rotaract l avenir 663 FR pour organiser un club et monter des actions Unit s de d veloppement communautaire UDC 3 A Parrain es par des Rotary clubs les UDC MS permettent des non Rotariens de g rer des actions qui les concernent et leur apportent une aide technique ou organisationnelle Pour en savoir plus Unit s de d veloppement communautaire 779 FR aper u
10. N Concis et facile comprendre il met en exergue les P gt 8 points cl s Y inclure des citations graphiques et photos Conclure par des recommandations pour de futurs P P projets En envoyer une copie au Rotary pour publication ventuelle Vous pouvez utiliser le formulaire inclus l Annexe D Interviews Il s agit de susciter un maximum de r actions et de commentaires sur l action et ses r sultats Assurer votre interlocuteur notamment s il s agit d un b n ficiaire du projet que ses r ponses seront confidentielles Ne pas oublier d obtenir les impressions et suggestions des Rotariens ayant particip l action ANNEXE A Recapitulatif chelle de la planification entreprise d pend des ressources du club et de ses priorit s d action effectif etc Cependant il est recommand d y incorporer chaque tape list e ci dessus pour optimiser l efficacit du projet S lection Plut t que de lancer une tude grande chelle contacter deux dirigeants locaux et leur demander e Comment voyez vous le r le du Rotary dans la localit et e quels besoins le Rotary pourrait r pondre Lors d une r union du club discuter de leurs r ponses et s lectionner un projet en fonction des objectifs et ressources du club Planification Lors d une r union tablir les objectifs du projet et les grandes lignes du plan d action et du budget Puis en confie
11. anismes Les probl mes du calendrier jours f ri s etc omn hnd o y orden PARA HARES Rach et Relations publiques Votre action est le moyen id al de faire connaitre le Rotary et d assurer le soutien du public vos entreprises Toute op ration de relations publiques demande une planification rigoureuse et de longue haleine et doit couvrir l action dans toute sa dur e Au d part une bonne campagne de relations publiques vous aidera recruter des volontaires initier des partenariats et faire conna tre votre club Ensuite vous pouvez tenir le public au courant des op rations et une fois l action finie vos efforts de publicit vous serviront am liorer l image du Rotary dans votre r gion voire de recruter des nouveaux membres consulter Des relations publiques efficaces Suggestions aux clubs 257 FR DEVELOPPER UNE FICHE INFO SUR VOTRE ACTION Questions a se poser e Quel est Pobjectif de l action e A qui la campagne de relations publiques s adresse t elle e Quel est votre message e Quel sera le r le des Rotariens et des autres habitants de la ville e En fonction de vos moyens choisir le type de promotion et de m diatisation de votre action Il peut s av rer utile d effectuer une tude sur les habitudes et pr f rences de votre auditoire surtout quand vous vous adressez une population diff rente de l effectif du club PUBLICITE
12. en valeur 2 R pondre aux questions Qui Quoi O Quand Pourquoi Comment 3 tre bref et pr cis 2 pages avec un titre accrocheur 4 En garder suffisamment de copies gal Reunir les fonds Toute collecte de fonds doit reposer sur un plan d action pr cis Il se peut qu un club soit en mesure de financer son projet en organisant ses propres collectes de fonds mais souvent il devra faire appel a des sources de financement externes telles que des particuliers soci t s ou fondations Pour plus d informations consulter Collectes de fonds Guide pratique 256 FR e Mettre l accent sur les b n fices qui en r sulteront pour la localit e Indiquer le nombre de b n ficiaires et le site de l action e Reconnaitre toute contribution par un certificat ou en la mentionnant lors d un discours ou autres ELABORER UN PLAN D ACTION Pr sentation du projet Les donateurs potentiels voudront savoir quoi servira leur argent pr parer un document de 2 4 pages indiquant l objectif de l action les ressources n cessaires le budget un calendrier d ex cution les r sultats escompt s ainsi que des informations sur le Rotary et ses activit s Suivi Les donateurs doivent tre remerci s de leur soutien invit s des manifestations et tenus inform s de vos activit s Il s agit de maintenir une communication permanente qui permettra de faire appel eux ult
13. es sont n cessaires pour d terminer leurs domaines d action respectifs Assigner chaque organisation un Rotarien charg d tablir et de maintenir des contacts Effectuer votre demande de financement en fournissant tous les renseignements demand s Les contacter ensuite pour s assurer qu ils ont bien toutes les informations requises En cas de r ponse positive s informer des r glementations en mati re de soumission de rapports sur les progr s de l action En cas de r ponse n gative s enqu rir des motifs de la d cision et d terminer si la Fondation envisagerait de financer d autres projets l avenir Demande de financement e Description du Rotary et des actions du club e Besoins identifi s e Objectifs e M thodes e Calendrier e M thode d valuation adopt e e Budget OBTENIR UN FINANCEMENT ROTARIEN e V rifier aupr s du gouverneur la disponibilit ventuelle de fonds de district e Collaborer avec un club tranger et solliciter une subvention de contrepartie ou 3 H aupr s de la Fondation Consulter sur le site Internet www rotary org ou sur papier le Fichier AIPM 754 FR ou y inscrire le projet en renvoyant le formulaire 784 FR au si ge ou votre bureau r gional PUBLICATIONS CONSULTER e Les programmes humanitaires 130 FR e Action internationale mode d emploi 126 FR e L Action d int r t public mondial comment y participer 742 FR 8
14. ous trouverez www rotary org notamment une banque de donn es d actions ainsi que le Fichier AIPM qui liste les projets la recherche de partenaires internationaux Les subventions de la Fondation Les subventions de contrepartie financent des projets ponctuels de faible envergure a forte participation rotarienne Les subventions pour tude de faisabilit financent les transports et autres d penses encourues lors de la planification d une action internationale Les subventions 3 H fournissent de 100 000 4 500 000 dollars des actions internationales de large envergure r alis es sur deux a trois ans La priorit est donn e des actions de d veloppement forte participation rotarienne et visant d velopper l autosuffisance des b n ficiaires Ces subventions sont accord es sur base concurrentielle deux fois par an Les Aides financi res pour Volontaires du Rotary financent dans le cadre de missions internationales de 4 8 semaines le billet d avion et une allocation journali re allant jusqu 50 dollars par jour ANNEXE D A renvoyer apr s conclusion de toute action Rotary International Community Programs Section PD210 One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston IL 60201 3698 Etats Unis Fax 1 847 866 6116 Inscription sur la banque de donn es des actions Nom de l action Ecrire en lettres d imprimerie District s Pa
15. r les d tails une commission ou un Rotarien Peu importe la taille du club il est n cessaire de maintenir l int r t des Rotariens en les tenant au courant de l avanc e des travaux Les clubs ayant de faibles moyens doivent identifier des organisations avec lesquelles coop rer Relations publiques Si la planification a t soigneuse le message devrait tre facile faire passer Si une campagne importante ne peut tre lanc e distribuer des d pliants dans la ville Collecte de fonds Consulter Collectes de fonds Guide pratique 256 FR qui sugg re des manifestations telles que ench res concours d ners etc Selon les besoins contacter aussi des particuliers et des organisations pour des dons d argent ou de biens en nature valuation Il vaut mieux en faire une simple plut t qu aucune Contacter b n ficiaires et participants Soyez sp cifique ANNEXE B PolioPlus Lanc en 1985 PolioPlus repr sente l initiative humanitaire la plus ambitieuse jamais entreprise par le secteur priv Initialement le Rotary cherchait simplement fournir le vaccin aux pays en d veloppement En 1990 le Rotary travaillait aux c t s du personnel m dical sur place s occupait de la formation du personnel des laboratoires et soutenait les campagnes de vaccination avec les services publics Au del de la collecte de fonds initiale les Rotariens ont PolioPlus fo xs TEL Rotary
16. rieurement pour d autres projets CONTACTER LES DONATEURS POTENTIELS Particuliers Maintenir une banque de donn es des philanthropes locaux ainsi que des causes qu ils soutiennent pour cibler des donateurs par type d actions Une fois identifi s les donateurs susceptibles de vous aider leur pr senter les besoins financiers du projet ainsi que la somme pr cise que vous esp rez d eux Evitez de leur donner une fourchette ou de rester vague Ne pas oublier que certaines soci t s doublent les contributions de leurs employ s Entreprises Identifier au pr alable le type de projets soutenus par la soci t le cas ch ant ainsi que la personne contacter Adapter votre message selon l entreprise sollicit e Mettre l accent sur les b n fices qui peuvent r sulter de leur soutien notamment en mati re de publicit Sans aller jusqu financer votre projet une entreprise peut vous sponsoriser ou faire don d quipement de mat riel ou de main d uvre tout en ayant un impact publicitaire ind niable Obtenir le soutien d une personnalit locale Il est ind niable que le soutien d un maire journaliste local ou d un directeur d cole peut aller loin en mati re de collecte de fonds et de visibilit Contacter les personnalit s locales par lettre en leur expliquant vos objectifs et les raisons pour lesquelles vous faites appel eux Fondations La aussi des recherches pr alabl
17. sibilit s de d veloppement personnel et de s initier la prise de responsabilit Pour en savoir plus RYLA S minaires pour jeunes 636 FR brochure en couleurs destin e aux candidats Les s minaires RYLA 694 FR planification des RYLA et exemples r ussis Affiche RYLA 635 AIPM On parle d AIPM chaque fois que des clubs de pays diff rents une action en faveur des plus d munis Le Fichier AIPM unissent leurs efforts pour r aliser est une banque de donn es o les Rotary clubs recherchant de l aide peuvent ins rer une annonce Ce fichier est disponible en version papier ou peut tre consult sur le site lt www rotary org gt Pour en savoir plus ZA Action d int r t public mondial comment y participer 742 FR Fichier AIPM 754 FR L Action internationale l uvre vid o 753 FR Echanges de jeunes Af n de favoriser l entente entre les peuples et la bonne volont plus de 7 000 lyc ens g s de 15 19 ans ont chaque ann e la possibilit d effectuer un s jour l tranger 1 an maximum Parrain s et h berg s par des Rotariens ils largissent leur horizon et forgent des amiti s durables Pour en savoir plus Echanges de jeunes 746 FR pour organiser un programme l Echelon du district changes de jeunes changes d un an 755 FR ANNEXE C Autres ressources disponibles Site du Rotary V
18. ys Participant s __ Rotary club __Club Interact __ Club Rotaract __ UDC Date de lancement Date de conclusion En cours Oui Non Type d action Crit re 4 questions Abus des drogues Alphab tisation Petites entreprises Formation pour adultes Enseignement ___ Mat riel m dical Formation Personnes g es ___ Environnement Paix Reboisement ____ Agriculture thique Population Tutorat SIDA Distribution de Pauvret ___ Ch mage levage nourriture ___ RCC Action professionnelle ___ R compenses Prix Collecte de fonds Recyclage Eau D veloppement Sant Fonds pour pr ts Femmes professionnel Sans abri renouvelables Jeunesse Enfants Logement Rotaract Nettoyage Faim ____ Conditions sanitaires ___ Handicap s Vaccination ___ Bourses ____ Maladies Interact Ecoles Objectifs Comment avez vous choisi cette action 16 Description de l action de sa planification sa conclusion Quels en furent les b n ficiaires directs ou indirects Quelles sont les causes de sa r ussite Utilisez des feuilles volantes si n cessaires Personne contacter pour plus d informations Nom Club Adresse Code postal Ville Pays T l Fax E mail Je vous autorise lister mes coordonn es dans les publications et sur le site du Rotary Le
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