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1. Communication Comment r ussir une r union M SOPHIE WEILER Le milieu associatif est un grand consommateur de r unions Il en existe plusieurs types informative organisationnelle cr ative d cisionnelle Quel qu en soit l objectif il y a des points surveiller pour viter d y perdre son temps ou de faire perdre celui des autres a premi re chose faire est de d terminer l objectif de la r union donner et recevoir de l information Dis cuter ou n gocier Se concerter et organiser Cr er et construire Prendre des d cisions Les objectifs se concr ti sent travers un ordre du jour pr cis partag avec l ensemble du groupe S ils sont d finis clairement cela permettra de maintenir une ligne de direction pr cise de v rifier qu ils sont bien coh rents avec les objectifs plus g n raux de l as sociation et de donner une coh sion au groupe Un ordre du jour pr cis Les participants d coulent de l objectif Mais la sensibilit l tat d esprit les d sirs les ambitions et motivations des participants vont aussi influer sur son d roulement Il est important que chaque participant puisse s approprier et devenir acteur de la r union C est pourquoi instaurer un climat de bienveillance est crucial pour permettre la circu lation de la parole Pour cela il faut une information claire et allant l essentiel avec un temps offert la compr hen sion de l information et aux r actio
2. l e gouvernance par consente ment Alors que le consensus exige l unanimit de tous les participants le consentement se contente du fait qu aucun membre n y oppose d objection raisonnable I gt Pour en savoir plus B atrice Poncin Plaisir d tre en r union Animer et participer dition du croquant 2010 Associations mode d emploi Bien pr parer son assembl e g n rale fiche pratique sur le site Associations mode d emploi Num ro139 Mai 2012 25
3. ns ventuelles L ordre du jour doit tre pr cis et communiqu plusieurs jours avant la r union Il doit tre valid en d but de r union Si cela Associations mode d emploi n a pas t fait tablissez le collectivement Les diff rents sujets peuvent tre ordonn s selon les priorit s Il faudra alors valuer la dur e de la r union et d finir les horaires Cela permet de se rendre compte de la pertinence et de Pur gence de chaque sujet Intelligence collective M me si chaque participant porte une certaine responsa bilit dans le d roulement de la r union l animateur a un r le privil gi Il doit tre apte g rer des situations d li cates r partir la parole faire merger l intelligence collec tive etc Pour bien exercer ce r le il faut dans la majorit des cas qu il renonce intervenir sur le contenu m me si cela le concerne Il doit tre tr s attentif et capable d adap ter son mode d intervention directif ou non cr atif ferme mais d tendu etc au type de r union l ambiance fluc tuante et aux participants Il doit rentrer en interaction avec le secr taire et les participants pour clore et valider un point de l ordre du jour et passer au suivant L animateur peut tre la personne qui est l origine de la r union ou tre nomm en d but de r union Trace crite Il est souvent judicieux de garder une trace crite de la r u nion pour la transmettre aux absents et p
4. our pouvoir le cas ch ant poursuivre la r flexion C est le r le du secr taire qui peut tre d sign en d but de s ance mais prendre garde si personne ne se porte volontaire C est une t che relativement difficile qui demande une grande concentration et une certaine capacit trier et saisir l essentiel des enjeux Il faut prendre en compte l en semble des id es et ne pas vincer du compte rendu cer taines positions jug es hors de propos Il faut aussi aider reformuler ce qui vient d tre dit pour mettre les partici pants d accord 24 Num ro 139 Mai 2012 Pons NE POURRAIT PAS REUNIR TOUTES CES REUNIONS EN UN SEULE Sous discussions Lorsque les participants sont nombreux et qu il est n ces saire de s parer la r union en plusieurs groupes un rap porteur doit tre choisi dans chaque groupe pour restituer et transmettre les sous discussions de fa on claire au moment o l assembl e se reconstitue Il sera choisi pour ses capacit s de synth se et de facilit l expression orale Des personnes ressources peuvent contribuer enrichir les discussions aider la compr hension d un sujet compliqu apporter une certaine exp rience etc Il faut d abord d terminer l objectif de la r union Enfin si l ordre du jour est relativement dense un gardien du temps sera charg de veiller ce que le temps imparti chaque point ne s tende pas trop ce r le pouvant t
5. re assur par l animateur Coop rer sans s imposer Il faut toujours faire attention aux relations dans le groupe Celui ci peut tre travers par des tendances la domination l agressivit la d valorisation etc Les diff rentes interac tions ne sont pas v cues de la m me fa on selon la capacit s exprimer comprendre synth tiser r pondre et se d fendre de chacun Si des propos d valorisants sont prof r s il s agira de les relever et d emp cher qu ils ne reviennent dans le d bat Dans ce cas la mise en place de r gles collec tives peut anticiper les situations de tension et de conflit voir encadr Il s agit de coop rer et non de s imposer mais que chaque position et singularit soient en m me temps respect e et prise en compte AUTOUR D HDi C EST UNE REUNION CR ATIVE Qui ne dit mot consent tablir collectivement la mani re dont sont prises les d ci sions facilite l appropriation et le partage des responsabili t s Selon la nature du groupe et des d cisions prendre il faudra choisir le mode le plus ad quat unilat ral consen sus vote etc Chaque proc d a ses avantages et ses incon v nients Avec le consensus chaque avis compte mais cela peut prendre beaucoup de temps ou ne pas aboutir du tout Le vote est rapide et efficace mais peut cr er des scissions et m contentements Entre les deux il y a par exemple une m thode hollandaise appe

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