La mise à disposition de locaux associatifs
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1. Dans l attente de votre r ponse nous vous prions d agr er Madame Monsieur l assurance de notre consid ration distingu e lt Pr nom et nom du repr sentant de l association gt Pi ces jointes lt Sa signature gt copie de la d claration au JO des statuts et du r c piss de d claration en pr fecture et le cas ch ant la reconnaissance d utilit publique le num ro d agr ment ou l affiliation une f d ration liste des responsables compte rendu d activit budget pr visionnel r c piss du contrat d assurance m 12 Associations mode d emploi Num ro 153 Novembre 2013 de locaux associatifs La convention de mise disposition La convention de mise disposition tablit les droits et les devoirs des parties engag es et permet ainsi d viter les litiges ult rieurs Sa conclusion est galement n cessaire pour vi ter que la mise disposition ne soit requali i e en d tourne ment ou soustraction de biens publics art 432 15 et 16 du Code p nal Sa forme n est pas impos e Les collectivit s ont g n ralement leur propre mod le Pour autant restez vigi lant ce que les points essentiels ci dessous soient abord s Mod le de Convention La pr sente convention est conclue entre L association lt nom gt d clar e la sous pr fecture de lt nom gt le lt date gt et publi e au Journal officiel du lt date gt repr sent e par Madame Monsieur2. adresse e mail gt Madame Monsieur lt fonction lective du repr sentant de la collectivit gt Notre association a t cr e le lt date gt a pour objet lt descriptif succinct gt et pour activit s lt descriptif succinct gt Elle est compos e de lt nombre gt membres lt nombre gt b n voles et lt nombre gt salari s Commentaire Le nombre de membres et b n voles permet d indiquer combien de personnes se sont impliqu es dans votre association le nombre de salari s quel poids conomique elle repr sente et donc quel impact elle repr sente sur le territoire Nous souhaiterions pouvoir b n ficier de la mise disposition occasionnelle permanente de locaux pour lt descriptif de l utilisation envisag e gt l exercice de nos activit s la tenue de nos r unions l installation de nos bureaux l tablissement de notre si ge social Commentaire Soyez tr s clairs sur vos besoins Une demande est d autant mieux entendue qu elle est bien formul e Vous trouverez dans le compte rendu d activit ci joint un descriptif plus d taill de notre projet Commentaire L association doit pr senter un int r t public local indiscutable Son projet doit s inscrire sur le territoire de Ja collectivit s adresser ses habitants compl ter l action publique et entrer dans les champs de comp tence de la collectivit pr teuse Faites donc bien ressortir votre implication dans la vie locale
3. charge 1 ainsi qu les assurer 2 et la r paration ou le remplacement de toute d gradation occasionn e du fait de son activit Elle devra informer le pr teur de tout dommage dans les plus brefs d lais L emprunteur ne pourra ni sous louer ni pr ter ni c der quelque titre que ce soit les biens objets du pr sent contrat 3 L association s engage produire chaque ann e un budget pr visionnel un bilan des activit s exerc es et de l utilisation du bien mis disposition Commentaires 1 Pensez tenir compte de ces frais dans votre budget Par ailleurs il est primordial que toutes les conditions d utilisation et d entretien chauffage clairage du bien mis disposition soient pr cis es pour viter tout litige ult rieur Enfin si ces locaux sont partag s entre plusieurs associations la convention de mise disposition doit pr voir les modalit s d occupation quelle partie du local est utilis e par quelle association et quand et de r partition des charges 2 L assurance du local et des ventuels mat riels pr t s ou lou s est obligatoire y compris si ces locaux sont assur s par ailleurs par la collectivit V rifiez aupr s de votre assureur que la responsabilit civile d positaire ou d occupant figure dans votre contrat d assurance voir Associations mode d emploi n 143 3 Si une autre association est int ress e disposer du mat riel la demande puis l laboration d
4. En NS Re a SN La mise disposition Depuis la loi n 84 53 du 26 janvier 1984 les collectivit s locales peuvent mettre leurs locaux disposition des associations d clar es en pr fecture et r pondant au respect des libert s publiques Une convention est souvent n cessaire mais sa forme n est pas impos e La demande de mise disposition La mise disposition nest pas une obligation La collecti vit est souveraine pour r pondre favorablement ou d favo rablement votre demande En effet elle doit tenir compte des n cessit s de l administration des propri t s communales du fonctionnement des services et du maintien de l ordre public article L 2144 3 du Code g n ral des collectivit s territo riales Elle doit toutefois de respecter l galit de traitement entre les associations et motiver sa d cision par des raisons Nicolas Quillien l gales Ainsi elle n est pas en droit de refuser une associa tion le partage de locaux d j mis disposition d une asso ciation pratiquant la m me activit et affili e la m me f d ration arr t du Conseil d tat du 8 avril 1998 De m me elle ne peut refuser sur le seul motif que l association aurait par exemple un caract re politique ou que son dirigeant soit un opposant De tels refus sont consid r s comme des exc s de pouvoir Mod le de lettre lt Nom de l association gt lt Son adresse gt lt Son num ro de t l phone
5. lt pr nom et nom gt son repr sentant l gal au terme de l assembl e g n rale du lt date gt d une part Et La commune de lt nom gt repr sent e par son maire en exercice Madame Monsieur lt pr nom et nom gt domicili e l H tel de ville sis lt adresse gt d autre part Il est convenu et arr t ce qui suit Article 1 Objet La commune de lt nom gt met gratuitement contre paiement d une somme de lt nombre gt la disposition de l association lt nom gt les locaux sis lt adresse gt dont elle est propri taire afin que l association puisse l utiliser pour lt y fixer son si ge social ses activit s ses bureaux gt Commentaire La pr cision quant l utilisation des locaux peut tre plus g n rale comme y exercer toute action lt pr ciser gt concourant la r alisation de son objet social L important est d tre suffisamment pr cis pour couvrir la collectivit contre une utilisation abusive des locaux sans toutefois vous emp cher d en avoir un usage qui r ponde pleinement vos besoins Article 2 Dur e Cette mise disposition est consentie pour une dur e de lt nombre gt mois ann e s compter de la signature de la pr sente convention Au terme de cette p riode les biens pr t s devront tre restitu s la mairie sauf renouvellement du contrat entre les deux parties Article 3 Charges et conditions L association s engage entretenir les locaux sa
6. s originaux lt Pr nom et nom du repr sentant de la collectivit gt lt Pr nom et nom du repr sentant de l association gt lt Sa signature gt lt Sa signature gt Associations mode d emploi Num ro 153 Novembre 2013 il
7. u contrat doivent associer toutes les parties concern es Article 4 utilisation des locaux L association s engage n occuper les locaux mis sa disposition que pour y exercer les activit s annonc es par la pr sente convention Commentaire Afin d viter que la collectivit ne puisse tre accus e de fausser le libre jeu de la concurrence votre association doit s engager ne pas y exercer d activit commerciale ou conomique Article 5 R siliation La pr sente convention pourra tre d nonc e avant son ch ance par l une ou l autre des parties soit sans raison apr s un d lai de pr avis de deux mois soit pour d faut d ex cution de l une des clauses du contrat apr s un d lai de pr avis d un mois dans les deux cas par lettre recommand e avec accus de r ception Commentaire M me en l absence de d faut d ex cution de la convention la collectivit peut tout de m me demander la restitution de ses locaux avant le terme convenu si celle ci d montre un besoin pressant et impr vu de son bien Si cette situation d urgence ne vous permet pas de trouver une solution satisfaisante de remplacement tentez de n gocier un d lai suppl mentaire Article 6 Juridiction comp tente Le tribunal administratif de lt v e gt sera seul comp tent pour trancher les litiges relatifs l interpr tation ou l ex cution de la pr sente convention Fait lt vi le gt le lt date gt en deux exemplaire
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