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Guide méthodologique destiné aux gestionnaires financiers

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1. Guide m thodologique destin aux gestionnaires financiers Cl ture 2013 iE et rattachement des charges ets des produits fi jus HUON lantique R union du 3 octobre 2013 P UNIVERSIT DE STRASBOURG I SYST ME D INFORMATION FINANCIER ANALYTIQUE ET COMPTABLE Direction des Finances Agence Comptable UNIVERSIT DE STRASBOURG cier Analytique et Comptable S f a C Syst me d Information Finan Partie Calendrier de cl ture 2013 UNIVERSIT DE STRASBOURG S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable Introduction Dans les tablissements publics comme dans le secteur priv la r gle est que tous les droits acquis au cours d un exercice doivent tre rattach s cet exercice L application de ce principe des droits constat s permet de donner une image fid le et sinc re de l tablissement Recentrant l exercice sur le respect du principe de l annualit la p riode d inventaire consiste rattacher tous les droits acquis et les services faits au cours d un exercice ce m me exercice qui s ach ve selon la proc dure des charges payer et des charges constat es d avances pour les d penses de fonctionnement et des produits recevoir ou produits constat s d avances en ce qui concerne les recettes de fonctionnement Dans SIFAC c est la date comptable qui d termine l exercice sur lequel l impact budg taire sera eff
2. 4 2 M thodologie Sur l exercice N un produit constat d avance se mat rialise dans Sifac par une facture de vente de type avoir pour un montant gal la part de la recette relative N 1 en contrepartie du compte 487 L analyse des PCA mettre est men e par les composantes et les services et synth tis e dans un formulaire hors Sifac transmis la Direction des Finances la Direction de la Recherche ou au Service de Valorisation La saisie des produits constat s d avance est d centralis e aupr s de chaque gestionnaire en pi ce pr enregistr e et le formulaire ainsi que les pi ces justificatives mis en bannette Sur l exercice N 1 le produit constat d avance est r gularis dans Sifac par l extourne du PCA au 1 1 N 1 la r duction de recette provisoire est contrepass e annul e par l Agence comptable ce qui g n re une r alisation de recette sur le budget N 1 Aucune intervention des composantes et des services n est requise en N 1 29 s 4 Les produits constat s d avance 4 3 Saisie d un PCA La saisie d un produit constat d avance s effectue via la transaction FV70 e S lection l op ration 54 a e S lection du tiers client voir pi ce d origine e Modifier le compte g n ral dans l onglet D tail 48710000 e Code de TVA voir pi ce d origine SEA S avoir 2 Donn es de base Paiement D tail TYA Fract mm Paiement D tal 4 TVA L Fract m Donn es de ba
3. la DIRE pour UB recherche et au p le central de la DFI dans tous les autres cas via le formulaire Les ordres de missions et les tats de frais peuvent trait s par les gestionnaires selon les proc dures habituelles 18 d cembre 2013 derni res liquidations des d penses d investissement S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 20 d cembre 2013 transmission des listes sign es de pi ces de d penses d investissement i UNIVERSIT DE STRASB S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 1 Calendrier Les d penses Du6 au 8 janvier 2014 derni res liquidations des d penses de fonctionnement selon les proc dures habituelles gr ce au pilotage de la date comptable 13 janvier 2014 transmission des listes sign es de pi ces de d penses d investissement 31 janvier 2014 date de fin des prises en charge comptable des d penses 2013 Traitement des rejets de d penses jusqu au 17 d cembre 2013 retourn s aux gestionnaires pour traitement sur 2013 du 18 12 2013 au 28 01 2014 retourn s la DFI pour traitement sur 2013 en lien avec le gestionnaire du 29 01 au 31 01 2014 retourn s la DFI pour traitement en CAP sur 2013 si possible E 1 Calendrier Les recettes 10 janvier 2014 date limite de r ception des listes de pi ces de recettes l agence comptable En janvier les recettes pourront tre trait es selon les proc
4. Par choix de l tablissement les charges payer des d penses d investissement ne peuvent faire l objet d un service fait valoris et n cessitent une saisie sp cifique Le formulaire de demande est transmettre la DFI UNIVERSIT DE STRASBOURG A D penses exclure des charges payer Aucune charge payer ne doit tre mise sur une convention g r e en RA Aucune charge payer sur les factures de transports Carlson et d h bergements pour les commandes mises avant le 13 12 2013 inclus Aucune charge payer sur les factures de restauration traiteurs piceries pour les commandes mises avant le 13 12 2013 inclus Groupe de marchandise A0 01 A0 05 et A0 11 A0 13 S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable UNIVERSIT DE STRASBOURG S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 1 Les charges payer 1 2 M thodologie Les charges payer en fonctionnement sont trait es par le flux classique En flux classique les d penses de fonctionnement font l objet d un service fait valoris sam L impact budg taire et comptable de la d pense se fait d s la saisie du service fait Dans ce cas la comptabilisation des charges payer s effectue tout au long de l ann e via le constat du service fait transaction MIGO sur le compte 4081 Charges payer sur biens et services dont le solde en fin d ann e correspond la par
5. dures habituelles en modifiant les 2 l ments suivants date de facturation modifier au 31 12 2013 activation de l option de comptabilisation sur N 1 Traitement des rejets de recettes jusqu au 19 d cembre 2013 retourn s aux gestionnaires pour traitement sur 2013 du 20 12 2013 au 28 01 2014 retourn s la DFI pour traitement sur 2013 en lien avec le gestionnaire du 29 01 au 31 01 2014 retourn s la DFI pour traitement en PAR sur 2013 si possible 31 janvier 2014 date de fin des prises en charge comptable des recettes 2013 S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable UNIVERSIT DE STRASBOURG S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 1 Calendrier Les prestations internes 29 novembre 2013 date limite de r ception la DFI des factures de ventes de prestations internes hors interface jusqu novembre inclus Il est important que les prestations internes relatives aux onze premiers mois de l ann e soient mises dans leur totalit et transmises de mani re r guli re la DFI 17 d cembre 2013 date limite de r ception la DFI des factures de ventes de prestations internes hors interface et des fichiers de prestations internes du mois de d cembre UNIVERSIT DE STRASB S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 1 Calendrier 1 2 Op rations de rattachement des charges et de
6. le prorata du temps dans certains cas le prorata financier est plus appropri proratis la d pense hauteur de la recette La d pense rattach e l exercice N qui se cl ture est ainsi r duite alors que celle rattach e N 1 est augment e et consomme le budget de N 1 Aucune charge constat e d avance ne doit tre mise sur une convention g r e en ressources affect es 26 UNIVERSIT DE STRASBOURG S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 3 Les charges constat es d avance 3 2 M thodologie Sur l exercice N une charge constat e d avance se mat rialise dans Sifac par un avoir d un montant gal la part de la d pense relative N 1 en contrepartie du compte 486 L analyse des CCA mettre est men e par les composantes et les services et synth tis e dans une fiche hors Sifac La saisie des charges constat es d avance est centralis e la Direction des Finances la Direction de la Recherche et le Service de Valorisation Sur l exercice N 1 la charge constat e d avance est r gularis e dans Sifac par l extourne de la CCA au 1 1 N 1 lavoir est contrepass annul par l Agence comptable ce qui g n re une charge sur le budget N 1 Venant consomm les cr dits N 1 Aucune intervention des composantes et des services n est requise en N 1 En pratique les CCA ne sont quasiment pas mises en uvre l universit Cette op ration reste encore
7. d velopper sur la base d une analyse des d penses concern e 27 UNIVERSIT DE STRASBOURG S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 4 Les produits constat s d avance 4 1 Le principe des produits constat s d avance Il s agit de produits ayant t comptabilis es durant l exercice N mais dont une partie l a t par anticipation car ils concernent l exercice suivant N 1 La technique dite des produits constat s d avance permet d annuler sur N la part de la recette relative N 1 et de la renvoyer sur l exercice suivant Les produits comptabilis s au cours de l exercice N mais dont une partie concerne N 1 font l objet d un produit constat d avance r duction de recette sur N hauteur du prorata relatif N 1 Le prorata g n ralement utilis pour d terminer la part de la recette relative N 1 est le prorata temporis le prorata du temps dans certains cas le prorata financier est plus appropri proratis la recette hauteur de la d pense La recette rattach e l exercice N qui se cl ture est ainsi r duite alors que celle rattach e N 1 est augment e et participe aux r alisations de recettes du budget N 1 Aucun produit constat d avance ne doit tre mis sur une convention g r e en ressources affect es 28 UNIVERSIT DE STRASBOURG S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 4 Les produits constat s d avance
8. CAP Cliquer sur le filtre 2E 1 ne pas modifier les 3 filtres actifs Ajouter 1 filtre suppl mentaire pour vos structures Pi ce Date comptable j 31 12 2013 Date pi ce E 31 12 2013 Type de pi ce WE pi ce de service fait Centre de profit Ex cuter avec l horloge EIDE acts sources ae donn es 20 UNIVERSIT DE STR S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable Compte g n ral 40810000 Fourn fnp non aux Soci t ETAB TRANSMISSION A L AGENCE COMPTABLE DE LA LISTE DES CHARGES A PAYER Une fois les corrections effectu es cette liste ne doit comprendre que les charges payer tablies et valid es par l ordonnateur Cette liste est imprimer et faire signer par l ordonnateur avec indication de la mention L ordonnateur soussign atteste la r alit du service fait pour l ensemble des pi ces produites l appui de la pr sence liste La liste est transmettre l agence comptable pour le 17 janvier 2014 au plus tard accompagn des copies des bons de commandes 21 UNIVERSIT DE STRASBOURG S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 2 Les produits recevoir 2 1 Le principe des produits recevoir Ce sont des produits qui rel vent de l exercice qui s ach ve mais qui n ont pas t comptabilis s La technique dite des produits recevoir permet le rattachement l exercice des droits acquis pa
9. D LOCAUX BAT A SALLE 235 Donn es banc inexist Cond de pmt Ech an imm d Date de base 02 10 2013 a e KICIN Miall 1 Postes Variante de saisie Liquidation diregte recette E cpte g n o c Montant d IC Texte _ Do centre profit centre fin Compt Fon Dom fo E L fros50000 amp cz 1 000 00 wo Har 13 man Locaux eat a s fpoos pare pare fos ma penc Validation de la saisie en cliquant sur E Sauvegarder compl tement afin de pr enregistrer L impact budg taire est r alis et la pi ce reste modifiable par le central Journal des pi ces g n r en FMKFRO1 Mc TY P Bdtecoro Tertetgewal Bw prt Get MmdiertfTerte Pote F Ce g n pte bud Cente franer et OP Fords Sock 200012017 DR 1002 102013 Pres pr erregsti es 1 000 00 SOCIETE THERMO FISHER SCIENTIFIC 100 PAR 13 MAD LOCAUK BAT A SALLE 235 END Mae M EW UNIVERSIT DE STRASBOURG S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 2 Les produits recevoir 2 4 Quelques exemples La livraison du bien ou la prestation de service est effectu e par la composante ou le service sur l exercice N mais au 31 12 N la facture reste tablir car la convention n a pas encore t valid e en CA le d compte des charges refacturer n est pas tabli gt L ordonnateur saisit le PAR en indiquant son objet le client appropri le montant estim et l adresse budg taire centre de profit compte
10. TRASBOURG S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 1 Les charges payer Attention Dans le cas o le montant de la facture est sup rieur celui du service fait l cart existant sera imput sur les cr dits N 1 Dans le cas o le montant de la facture est inf rieure la charge payer constat e en N l cart n gatif ne doit pas tre comptabilis au cr dit de l imputation d origine mais sur un compte de recette d di 7583 en raison du changement d exercice Les diff rents cas de r gularisation des CAP font l objet d un pas pas disponible sur l ENT UNIVERSIT DE STRASBOURG S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 1 Les charges payer ANALYSE DES COMMANDES EN ATTENTE DE SERVICE FAIT La transaction ZME2K variante Analyse des restes livrer et mise en forme Analyse des restes livrer permet d obtenir la liste des commandes d achat n ayant pas donn lieu service fait ou un service fait partiel se reporter aux colonnes A livrer pour reste livrer en quantit et R L pour reste livrer en valeur TRAITEMENT EN CHARGE A PAYER SI SERVICE FAIT Il convient de prendre l attache de l initiateur de la commande pour faire un point sur la r alisation du service fait Si le service est fait avant le 31 12 2013 mais non mat rialis dans SIFAC saisie du service fait en MIGO avec date comptable d
11. aris dans Sifac par lextourne du PAR au 1 1 N 1 la recette provisoire est contrepass e annul e par l Agence comptable ce qui g n re une r alisation de recette n gative sur le budget N 1 attention recette positive dans Sifac car les recettes mises figurent en n gatif la recette d finitive est mise pour son montant exact selon la proc dure habituelle sur le budget N 1 par les composantes et les services d s que cela sera possible r ception des documents en attente ch ance des op rations en cours VAN La recette ayant fait l objet d un PAR en N doit tre mise pour son montant d finitif en N 1 par les composantes et les services s 2 Les produits recevoir S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 2 3 Saisie d un PAR La saisie d un produit recevoir s effectue via la transaction FV70 e S lection du tiers client e Utilisation du CGS X e Code de TVA W en cas de collecte de TVA si pas de collecte de TVA alors X1 CCC CE S de 0 0 Donn es de base Paiement D tail TVA Fract m a fEl Client SOCIETE THERMO FISHER SCIENTI Date de factur 02 10 2013 R f rence PAR 13 MAD B 16 AVENUE DU QUEBEC Date comptable 02 10 2013 P riode 10 91963 COURT 4BOEUF CEDEX Type de pi ce DR Titre de recet E Montant 1 196 00 EUR L Calculer TVA 01 60 92 48 00 Montant TVA 196 00 El S act Suppl Z m PNS Texte PAR 13 MA
12. comptable domaine fonctionnel eOTP fonds sur N puis transmet les pi ces la DFI DIRE Valo gt Le PAR est extourn sur N 1 en central gt La composante ou le service met la recette d finitive sur N 1 Cas des facturations r currentes gt Exemple d une composante facturant mensuellement une MAD de locaux les factures relatives aux 12 mois de MAD sont mises ann e civile compl te gt PAR non n cessaire les factures relatives novembre et d cembre ne sont pas mises au 31 12 N gt tablir un PAR pour ces deux mois puis v rifier chaque ann e la p riodicit de la facturation 25 UNIVERSIT DE STRASBOURG S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 3 Les charges constat es d avance 3 1 Le principe des charges constat es d avance Il s agit de charges ayant t comptabilis es durant l exercice N mais dont une partie l a t par anticipation car elles concernent l exercice suivant N 1 La technique dite des charges constat es d avance permet d annuler sur N la part de la d pense relative N 1 et de la renvoyer sur l exercice suivant Les charges comptabilis es au cours de l exercice N mais dont une partie concerne N 1 font l objet d une charge constat e d avance r duction de d pense sur N hauteur du prorata relatif N 1 Le prorata g n ralement utilis pour d terminer la part de la d pense relative N 1 est le prorata temporis
13. ectu UNIVERSIT DE STRASBOURG S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 1 Calendrier Consignes pr alables Q Afin de faciliter le traitement des op rations de d penses et de recettes par l agence comptable les services ordonnateurs sont pri s d tablir des listes s par es de pi ces compter du 4 novembre 2013 v pour les d penses au comptant r gie d avance v pour les d penses sur ressources affect es v pour les factures de vente des prestations internes sur les ressources affect es v pour les d penses d investissement QI Dans l objectif de lisser les op rations mener d ici la fin de l ann e sont faire r guli rement v les corrections des imputations erron es de paie selon le calendrier indiqu dans la note v les demandes de r imputation de d penses et de recettes 1 Calendrier 1 1 Op rations courantes trait es selon les modalit s habituelles FC et LD Les d penses 22 novembre 2013 date limite de saisies des commandes d investissement 29 novembre 2013 date limite de saisies des commandes de fonctionnement arr t des prises en charge des nouveaux contrats RA Du 2 au 20 d cembre 2013 seules les commandes de transports restauration traiteur et maintenance urgente restent autoris es Les demandes de bon de commande sont transmettre pour saisie au p le mutualis de la DFI r f rent via Sifacweb
14. epuis 2009 les droits d inscription en formation initiale font l objet d une proratisation au temps droits N N 1 r partis pour 1 3 sur N et 2 3 sur N 1 Les droits universitaires issus d Apog e sont comptabilis s en fin d exercice la saisie des titres et des PCA aff rents est effectu en central Par contre contrairement aux ann es pr c dentes lorsque les droits d inscription 2013 2014 sont titr s par la composante EM IIEF ITIRI CEIPI il lui revient de saisir concomitamment les PCA aff rents hauteur des 2 3 de la recette Cette saisie au fil de l eau permet une meilleure lisibilit de la situation budg taire Cas d une recette affectation pr d termin e certaines recettes sont allou es l tablissement pour la r alisation d un objet pr cis qui peut g n rer des d penses sur plusieurs exercices gt La composante ou le service a mis une recette de 1000 en N pour la r alisation d une prestation Les d penses aff rentes sont de 400 en N le solde sera consomm sur N 1 L ordonnateur indique dans la fiche l objet du PCA mettre le montant estim au prorata financier et l adresse budg taire CP compte comptable domaine fonctionnel eOTP fonds gt Le PCA est saisi sur N puis extourn sur N 1 en central a UNIVERSIT DE STRASBOURG S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 5 Op rations g r es l avancement Certaines op rations plur
15. es sont distingu es du 2 01 au 8 01 2014 Les op rations pourront tre trait es selon les proc dures habituelles gr ce au pilotage de la date comptable du 9 01 au 10 02 2014 Le rattachement des charges et des produits 2013 sont trait s selon des proc dures sp cifiques Le guide m thodologique sur le pilotage de la date comptable est disponible sur l ENT partie Op rations de fin d exercice Partie Il Les op rations de rattachement des charges et des produits UNIVERSIT DE STRASBOURG S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 1 Les charges payer 1 1 Le principe des charges payer Ce sont des charges qui rel vent de l exercice qui s ach ve mais qui n ont pas t comptabilis s La technique dite des charges payer permet le rattachement l exercice N des d penses dont le service est fait au plus tard le 31 12 N mais pour lesquelles cette m me date l tablissement n a pas re u les factures ou justificatifs n cessaires au paiement de ces d penses Les d penses de fonctionnement dont le service est fait au cours de l exercice N qui ne peuvent donner lieu une comptabilisation d finitive au 31 d cembre N du fait de l absence de la facture fournisseur font l objet d une charge payer sur une base provisoire La charge est ainsi rattach e l exercice N qui se cl ture alors que la d pense d finitive sera liquid e en N 1
16. iannuelles font l objet d une gestion dite l avancement les contrats de recherche non g r s en ressources affect es certaines op rations immobili res e financement des contrats doctoraux caritatifs Les droits de formation continue font l objet d une exercisation depuis l ann e pr c dente dont le traitement peut s assimiler une gestion l avancement Cette modalit de gestion n cessite de rapprocher l avancement des d penses de celui des recettes et de constater sur la base d une analyse d taill e soit des produits recevoir soit des produits constat s d avance pour le diff rentiel lorsque l analyse est r alis e marge nulle Jusqu au 6 f vrier 2014 transmission des tableaux d analyse d taill e la DFI pour contr le 10 f vrier 2014 transmission des pi ces de PCA et PAR l agence comptable Cette modalit concerne principalement la DIRE le service de la valorisation la DPI le SFC et le CEIPI 32
17. r l tablissement avant le 31 d cembre de l ann e mais pour lesquels cette m me date l tablissement n a pas encore mis les recettes Les recettes n es au cours de l exercice N qui ne peuvent donner lieu une comptabilisation d finitive au 31 d cembre N du fait d une incertitude sur le montant ou de l absence momentan e d une pi ce justificative font l objet d un titre de produit recevoir sur une base provisoire La recette est ainsi rattach e l exercice N qui se cl ture alors que la recette d finitive sera mise en N 1 Aucun produit recevoir ne doit tre mis sur une convention g r e en ressources affect es 22 UNIVERSIT DE STRASBOURG S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 2 Les produits recevoir 2 2 M thodologie Sur l exercice N un produit recevoir se mat rialise dans Sifac par une liquidation directe de recette pour un montant estimatif en contrepartie du compte de tiers 418 L analyse des PAR mettre est men e par les composantes et les services et synth tis e dans un formulaire hors Sifac transmis la Direction des Finances la Direction de la Recherche ou au Service de Valorisation La saisie des produits recevoir est d centralis e aupr s de chaque gestionnaire en pi ce pr enregistr e et le formulaire ainsi que les pi ces justificatives mis en bannette Sur l exercice N 1 le produit recevoir est r gul
18. s produits 2013 selon des proc dures sp cifiques du 06 01 2014 au 10 02 2014 Les charges payer en fonctionnement envoi de la liste l agence comptable jusqu au 17 janvier 2014 une liste sign e par ordonnateur en investissement envoi des demandes via le formulaire jusqu au 13 janvier 2014 la DFI en masse salariale transmission la DRH de tous les tats de vacation effectu s jusqu la fin de l ann e Les vacations non int gr es dans la paie 2013 feront l objet d une CAP Produits recevoir saisie par les gestionnaires en pi ce pr enregistr e et transmission des pi ces justificatives la DFI pour le 13 janvier 2014 Charges constat es d avance transmission du formulaire la DFI pour le 4 f vrier 2014 Produits constat s d avance saisie par les gestionnaires en pi ce pr enregistr e et transmission des pi ces justificatives la DFI pour le 4 f vrier 2014 9 UNIVERSIT DE STRASBOURG S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 2 Pilotage de la date comptable C est la date comptable qui d termine l exercice sur lequel l impact budg taire sera effectu Certaines op rations courantes relatives l exercice en cours ne peuvent tre finalis es le 31 12 2013 ces op rations doivent cependant imp rativement tre rattach es l exercice 2013 tre comptabilis es au 31 12 2013 Pour traiter ces op rations 2 p riod
19. se tg n r aooo PCA Exploitation al 2 R f rence PCA 200014883 P riode 10 DI DU MATH INFO Date de pi ce 5 STRASBOURG Date comptable 02 10 2013 Type de pi ce DG R duction Rec El Montant 1 500 00 EUR L calculer TVA Montant TYA4 El l ce r duire S act Suppl Fi m PNS Texte PCA 200014883713 DI 2013 2014 MAI Donn es banc inexist Cond de pmt Ech an imm d Date de base 02 10 2014 KIE Misie 1 Postes Variante de saisie ne ditecte recette Ecrte g n D c ___ Montant d C Texte y fps come profit fonte fr comes lon Dom fo E 70612000 S D 1 500 00 HC PCA 200014883 13 DI 2013 0003 MAI4DUAZ MATADUZZ 7061 TA NC Validation de la saisie en cliquant sur IH sauvegarder coma tement afin de pr enregistrer L impact budg taire est r alis et la pi ce reste modifiable par le central Journal des pi ces g n r en FMKFRO1 No Epe r f Ty P r CB dteCo Texte type va Budg pmt Nom Client Num CientiTexte Poste FI Cpte g n Cpte bud Centre financier E ment d OTP Fonds Sifac Syst me d Information Financier Analytique et Comptable PE MARS Pme LL CIDRE A PAIE ATANT EEE MUR E DA FE UNIVERSIT DE STRASBOURG S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 4 Les produits constat s d avance 4 4 Quelques exemples D
20. t tre bas e sur l ann e ant rieure 18 UNIVERSIT DE STRASBOURG S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 1 Les charges payer gt CORRECTION EN L ABSENCE DE SERVICE FAIT a Si la commande d achat doit tre annul e car elle est sans objet il suffit de retourner sur la commande et de mettre chaque poste la corbeille b Siles restes livrer de la commande ne seront jamais livr s par le fournisseur il convient de retourner sur la commande et de cocher la case livraison finale dans l onglet livraison gt CORRECTION DES SERVICES FAITS ERRONES OU SANS OBJET A la fin de l ann e le compte 4081 ne doit retracer que les r elles charges payer C est pourquoi il convient de s assurer de la pertinence des services faits enregistr s dans SIFAC gr ce l analyse des services faits en attente de facturation La transaction FBL3N variante CAP permet d obtenir la liste des commandes avec service fait mais dont la facture n a pas t saisie Si cette liste comporte des services faits erron s ou sans objet il convient de les annuler via la transaction MIGO mm l issue de ces op rations seules doivent figurer les CAP attest es par l ordonnateur S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable Les charges payer en fonctionnement Mode d emploi FBL3N i o Lancer la transaction FBL3N S lectionner la variante
21. t de service fait restant facturer La compl tude des charges payer en fin d ann e se base donc sur l analyse des commandes en cours quantit s restant livrer non nulles et sur le constat des services faits manquants A l inverse les services faits erron s ou sans objet devront tre annul s D o l importance d une mise en qualit r guli re des flux budg taires UNIVERSIT DE STRASBOURG S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 1 Les charges payer Sur l exercice N une charge payer se mat rialise dans Sifac par une commande en ann e N ME21N saisie d une commande sur l exercice 2013 un service fait en ann e N MIGO saisie d un service fait sur l exercice 2013 qui comptabilise la charge en contrepartie du compte 4081 Les commandes doivent tre saisies avec rigueur afin que la CAP puisse faire l objet d une liquidation sur 2014 s lection du ou des groupes de marchandises appropri s du fournisseur exact et du code de TVA applicable Sur l exercice N 1 le principe est de poursuivre le flux de la d pense et de solder la charge payer constat e sur l exercice N au fur et mesure de sa facturation sur l exercice N 1 Cela se mat rialise dans Sifac par une facturation en ann e N 1 MIRO saisie de la facture sur l exercice 2014 gt La charge payer sera r gularis e sur N 1 mais affecte les cr dits de l exercice N UNIVERSIT DE S
22. u jour mais ant rieure ou gale au 31 12 2013 et date de pi ce date du service fait P G n ralit s Fournisseur Date effective du service fait lt 31 12 13 Date comptable 31 12 13 au plus tard UNIVERSIT DE STRASBOURG S f a C Syst me d Information Financier Analytique et Comptable 1 Les charges payer Rappel derni res commandes gt en investissement saisies le 22 11 2013 gt en fonctionnement saisies le 29 11 2013 Lors de l analyse de vos d penses traiter en charges payer nous vous rappelons de ne pas oublier les d penses de prestations de service qui n ont pas toujours fait l objet d une commande m me si elles le devraient comme par exemple les contrats de location de photocopieuse les contrats de maintenance l affranchissement e saisie d une commande sur une base valuative du reste livrer jusqu au 30 11 2013 e Sila facture n est pas parvenue le 08 01 14 au plus tard saisie du service fait avec date comptable lt 31 12 2013 Cas particulier des fluides Les d penses de fluides sont habituellement trait es en liquidation directe Dans le cas o les factures relatives aux derniers mois de l ann e d cembre inclus ne seraient pas parvenues il convient de les traiter en CAP par le flux classique e saisie d une commande avant le 30 11 2013 type de commande ZDIV Autre commande e saisie du service fait au 31 12 2013 l valuation du service fait pouvan

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