Politique d`archivage de documents numériques
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1. 13 Encadrement juridique de l archive 14 Influence de l archivage sur la validit des actes 14 MOYENS APPLICABLES ten di estiment 15 Moyens organisationnels 15 Cadre de classement rtrt reereen 16 Tableau de gestion ss 16 Moyens T CHNIQU S 25545552e82e052e00 desc senc sens se de desc de se de se se dede nec sed se de sed nt 16 LES SUPPOSE NA Sienne 17 M moires de masse multi enregistrables 17 M moires de masse mono enregistrables 19 Microtonmes COM non a Rip nn eE 21 PAbIeF D MAN NENS SSSR sde ce nn 23 L s SOIUHIONS SES tits 24 P EDS SES Sn een ne ra ne no Te or 24 La micrographie informatique 24 Le dual enregistrement 25 Le fonds permanent num risable 26 Moyens techniques additionnels 27 Le chiffrement des donn es asssnnnnnnsooenrnnnnrtrnernrnnn nn rrnneeennnn nn 27 Le tra age des interventions 4 44444eceiisssisesnsssssesssssssessssnes 28 X MaAIS AIN mat Titles 28 M THODE D OPTIMISATION snirnrrnrnesnenneneenenneneenennenenenee 30 EXempl s CoOnCrets sis Re es RSS eee sien 30 Repr sentations des pics de pertinence par solution 32 AS2. risque de sanction civile p nale administrative ou de sanction d image et de r putation notamment lorsque les dispositions l gales ou r glementaires sont m connues la mise en cause voire la p nalisation lorsqu une mauvaise gestion des archives est pr judiciable des tierces personnes ou la collectivit PragmArchive PA 001 08 Une approche irr fl chie des facteurs conomiques peut avoir des effets tout aussi nuisibles Une politique d archivage doit tre budg t e En effet l archivage est un domaine o un ticket d entr e attractif cache souvent une lourde facture terme et o le raisonnement simpliste est une bombe conomique retardement Rien ne co tera jamais moins cher que d enregistrer un document num rique sur son disque dur d un simple clic Mais rien n est moins cher non plus qu une bou e de sauvetage pour traverser l Atlantique Il est primordial de consid rer une politique d archivage comme une analyse rationnelle impliquant l organisation la strat gie le management de l entreprise ou de l institution et non comme une affaire purement technique ou pire seulement informatique Car la n cessit premi re d une politique d archivage est de permettre de savoir o l on va Tout principe d archivage digne de ce nom doit pouvoir tre projet dans le futur et procurer une vision suffisamment nette du r sultat terme Cela s appelle plus simplement l obligation de r sultat
3. aptitude naturelle l archivage juridique OUI Ces supports garantissent l irr versibilit permanente de l information qui y est enregistr e et autorisent l administration de la preuve aptitude l archivage historique OUI Dot s d une dur e de vie sup rieure au si cle ces m dias sont appropri s la conservation de tr s long terme 4 3 3 2 Viabilit des microformes COM Les microformes COM argentiques microfiches microfilms ou cartes fen tre n ont besoin que d un grandissement optique pour tre lues DUR E DE VIE sup rieure au si cle estim e 300 ans Les copies faites sur des films diazo ques sont dot es d une dur e de vie de 30 ans VISIBILIT TECHNOLOGIQUE illimit e FACTEUR D AUTODESTRUCTION pour les microformes argentiques le ph nom ne d autodestruction peut provenir d un traitement chimique imparfait sp cialement un mauvais rin age Lorsqu une microforme a t insuffisamment rinc e il y demeure des thiosulfates qui risquent dans le temps de ronger les images argentiques Quant aux duplications diazo ques les rayonnements UV peuvent en alt rer le contraste jusqu l effacement en cas d exposition permanente FRAGILIT les microformes COM ont une forte r sistance physique et sont peu fragiles une rayure sur une microforme peut entra ner la destruction de quelques caract res ou d tails mais n interdit nullement la lecture des autres informations de la microforme ra
4. l information se sera trouv e par huit fois en position d tre alt r e volontairement ou pas l information aura couru huit fois le risque d une migration sur un mauvais aiguillage l information aura pu par huit fois tre oubli e dans son coin sp cialement en vieillissant au surplus rien ne permet d affirmer qu une num risation faite avec les outils de 2008 sera encore pertinente en 2050 On ne peut exclure par exemple que les d finitions actuellement en usage 240 ou 300 dpi soit vues dans l avenir comme trop grossi res pour tre utiles En tout tat de cause il para t clair que l affrontement du long terme par un fichier num rique n est pas chose ais e car ce type d archivage induit une mobilisation et une pr occupation permanentes investissement dont la n cessit n est pas flagrante d s lors que l archive devient dormante 26 PragmArchive PA 001 08 Si par contre on opte pour le principe du fonds permanent num risable le r sultat appara t ainsi le document num rique est sauv sous une forme image sur un support autonome de long terme par exemple une microfiche COM le fichier num rique n en dispara t pas pour autant et peut continuer d tre exploit tant qu il n entra ne pas de r investissement disproportionn par rapport aux besoins r els __l ventuelle perte du fichier num rique n entra ne pas la perte de l information la microfiche COM p rennise l information sans autre sou
5. estim e 5 ans R gle prudentielle 3 ans visibilit technologique 10 ans nombre d actions 10 migrations budget montant minimal de 10 fois la premi re facture frais de stockage pendant 30 ans consommables des 10 migrations main d uvre chaque migration financement d un dispositif de veille technologique pendant 30 ans Exemple 3 enregistrement sur papier permanent dur e de vie du m dia sup rieure au si cle visibilit technologique illimit e nombre d actions 1 phase d enregistrement budget montant de la premi re facture immobilisation des surfaces de stockage pendant 30 ans 34 PragmArchive PA 001 08 Exemple 4 enregistrement sur microformes COM dur e de vie du m dia sup rieure au si cle visibilit technologique illimit e nombre d actions 1 phase d enregistrement budget montant de la premi re facture ces questions s ajoutent des frais incorporels comme ceux induits par la mobilisation permanente suscit e par un archivage instable lorsque c est le cas Le budget doit galement pr voir le financement de moyens dot s d une fiabilit appropri e l importance de l enjeu Il ne faut pas oublier ainsi que le long terme est un pi ge permanent et que les phases de copies recopies migrations se con oivent avec l g ret tant que le nombre de supports en cause s exprime en dizaines Il n en va pas de m me lorsque des centaines de milliers de support sont en danger perm
6. PASANAU Chef du service des affaires juridiques de la Commission Nationale de l Informatique et des Libert s CNIL Lucien PAULIAC rapporteur de la pr sente tude Pr sident de l Association Preuve amp Micrographie Pr sident de la Commission de normalisation Z43C J AFNOR Arnaud RAYNOUARD Professeur de droit Universit Toulouse I Franck RUMIERI Ing nieur syst me Consultant Editeur de projet pour l internationalisation de la norme AFNOR NF Z43 400 ISO 11506 Secondo SABBIONI Archiviste aux Archives historiques du Parlement Europ en Groupe PragmArchive C O Lucien Pauliac 4 all e Verte 75011 PARIS 01 49 23 72 72 www pragmarchive org memoire pragmarchive org PragmArchive PA 001 08 Sommaire Page EXPOS DES MOTIFS mnrrnrnesneeenesnenesnesnenesnesneneenesnenenennse 4 P RIM TRE D APPLICATION srrrnnenerenesnenrenesneneenennee 6 TERMINOLOGIE nee nn en M teste tien aient 7 FACTEURS AGISSANTS sisssssisnsisedsniseendisenenndesenenndenenssedesesenndenenennderelss 10 D terminants de la criticit d une archive 10 DOS amet nn ns nt enter uote 11 Accessibilit l information nn 11 Exploitabilit de l archive sessions een 11 Authenticit de l arcniv s s ss alertes 12 S curit de l archive ss 12 Responsabilit translative de l archive 13 Responsabilit collective de l archive 13 Confidentialit de l archive
7. archivage sur la validit des actes A priori l archivage d un acte juridique doit se borner prolonger l tat des choses tel qu il est acquis Mais ce qui semble l mentaire pour la conservation d un acte sur papier ne l est pas n cessairement lorsqu il s agit d un document num rique Cette vaste question doit faire l objet d une tude distincte En tout tat de cause il convient de prendre en compte __les facteurs li s l authenticit de l archive cf 3 1 4 __les r gles g n rales d administration de la preuve sp cialement les r gles concernant la charge de la preuve sp cialement encore les r gles r gissant le r gime juridique de la copie Enfin certains domaines n cessitent l enregistrement d informations propres la tra abilit des actes ou des faits hygi ne alimentaire sant publique flux financiers lutte contre le blanchiment etc Leur force probante est directement li e la fiabilit de leur moyen d enregistrement et d archivage 2 Projet du Groupe PragmArchive Archivage des documents num riques vocation probatoire en cours de r daction 2 Charge de la preuve Avoir la charge de la preuve signifie qu on est tenu de fournir les l ments n cessaires aux droits ou obligations qu on entend faire valoir Sur un plan technique cela signifie que la charge de la preuve induit la charge de l archivage des preuves Cela signifie galement que l observation des r gles d archivage
8. constat qu un proc d connu pour ses failles sa vuln rabilit ou son inad quation a n anmoins t employ 12 PragmArchive PA 001 08 la pr munition contre les risques d accidents informatiques classiques crash de disque saute de courant rupture prolong e de r seau l valuation du risque manant de la compacit de l entit l mentaire de stockage le niveau de r sistance de l archive aux erreurs de manipulation au dilettantisme ou aux n gligences l tanch it de l archive aux logiciels malveillants ou l action des pirates informatiques les moyens possibles de protection de l archive contre le vol la captation ou la perte des donn es l adoption d une forme de conservation con ue pour emp cher que l archive ne serve de base l automatisation de traitements pr judiciables aux libert s ou la vie priv e des personnes lorsqu elle contient des donn es caract re personnel 3 1 6 Responsabilit translative de l archive Ce crit re est consid rer lorsque la port e de l archivage a des incidences potentielles sur des personnes qui n ont aucun pouvoir de d cision quant au mode de conservation des documents qui les touchent ou qu on leur oppose On peut voquer ce titre les exemples suivants les pi ces concernant les ayants droit d une caisse de retraite le dossier m dical les donn es caract re personnel d tenues par une soci t commerciale ou une admini
9. durs WORM logiques d crits ci dessus DUR E DE VIE entre 5 et10 ans VISIBILIT TECHNOLOGIQUE 5 ans FACTEUR D AUTODESTRUCTION sp cialement par d collement ou d sagr gation de la couche d oxyde magn tique qui contient les signaux FRAGILIT risque de crash pouvant faire suite un dysfonctionnement du mat riel d exploitation qui est complexe et tr s m canis ou d un crasement accidentel une saute de courant lectrique quand une bande est en mouvement peut la rendre inutilisable 4 3 3 Microformes COM Il existe quatre types de microformes COM microfiche supports autonomes microfilm 16 mm supports autonomes microfilm 35 mm supports autonomes carte fen tre supports autonomes Les microformes COM sont des supports argentiques sur lesquels les documents num riques sont enregistr s sous la forme de micro images chaque micro image est une fine couche d argent m tallique Un enregistrement sur microforme COM est 21 PragmArchive PA 001 08 un processus inexorable ne pouvant pas aboutir un autre r sultat que l irr versibilit absolue et d finitive de l information Invent en 1953 le proc d de micrographie informatique a fait ses preuves dans le domaine de l archivage invention de la micrographie en 1870 elle m me d riv e de l invention de la photographie en 1839 Les micro images COM sont produites directement partir de fichiers informatiques fichiers texte
10. e au d but des ann es 80 o l on projeta d utiliser le proc d COM pour faire des microformes binaires c est dire de traduire un fichier par des points transparents sur un fond opaque au lieu d en reconstituer les images Cette forme d enregistrement binaire aurait permis d enregistrer sur microformes COM des s quences sonores anim es ou audio visuelles en dotant ces enregistrements num riques de la dur e de vie des microformes Ce projet d un inventeur australien n eut pas d aboutissement industriel supplant par l annonce des premiers disques optiques num riques qui l poque taient cr dit s d une dur e de vie pluri centenaire avant m me d exister Un calcul purement th orique fait partir des performances actuelles des mat riels de production COM indique qu un microfilm classique produit en COM 16 mm x 300 m pourrait archiver ainsi plus de 75 giga octets en binaire et sur un support physique conservable trois si cles 4 4 3 Le dual enregistrement Le dual enregistrement est une solution consistant cumuler les qualit s de deux solutions ou de deux supports compl mentaires les d fauts de l un tant compens s par les qualit s de l autre Le principe de base du dual enregistrement est instaur par la norme Afnor NF Z43 400 dual enregistrement COM COLD La norme impose comme condition substantielle que les deux formes de sorties manent d un fichier unique On peut sur ce principe concevoir un d
11. int grante d un ordinateur 2 7 support amovible de documents num riques support d enregistrement de documents num riques connectable un ordinateur ou ins rable dans un p riph rique d ordinateur 2 8 support autonome de documents num riques support d enregistrement de documents num riques dont l exploitation ne n cessite ni ordinateur ni logiciel 2 9 obsolescence impossibilit d exploitation d un support ou d un proc d li e leur abandon ou la disparition des moyens techniques dont ils d pendent et non leur usure ou leur d t rioration D finition manant de l application de la directive europ enne du 24 octobre 1995 et de la loi informatique et libert s du 6 janvier 1978 modifi e le 6 ao t 2004 Selon ces textes l identification peut provenir par exemple d un num ro individuel tel le code NIR ou d un ou plusieurs l ments propres la personne comme un num ro de t l phone ou une plaque min ralogique PragmArchive PA 001 08 2 10 dur e de vie dur e connue ou estim e inf rieure au seuil d autodestruction d un support ou des donn es qu il contient 2 11 visibilit technologique dur e future estimative inf rieure au seuil d obsolescence d un support ou d un proc d 2 12 archives ensemble organis de documents rassembl s tri s class s et s curis s des fins r glementaires conservatoires ou de transmission 2 13 archivage juridique syst me d archivage chois
12. l ment discret qu il faut consid rer que ce discernement est acquis pour tout utilisateur lambda et tiennent compte de la dimension temporelle de l archivage une proc dure de s curisation peut tre volontairement ignor e pour la raison que sa pertinence ne peut s estimer qu au pr sent En tout tat de cause la description qui suit ne pr tend ni l exhaustivit ni l absolutisme 4 1 Moyens organisationnels Les derni res tudes sur les questions d organisation dans les administrations publiques autant que dans les entreprises priv es ont mis en vidence l importance d une gestion stricte des documents archiv s cette rigueur tant un pr alable essentiel toute pr tention d int grit de fiabilit ou d authenticit En effet on peut toujours se pr valoir des supports les plus durables ou des techniques les plus 15 PragmArchive PA 001 08 labor es mais cela est vain si le laisser aller domine ou si l organisation des archives n est pas enti rement ma tris e Cette question est d autant plus cruciale au constat des possibilit s offertes par les techniques informatiques qui engendrent un nombre de plus en plus lev de documents qui n cessitent copies et migrations qui g n rent des versions successives d une m me base Quoi qu il en soit une gestion appropri e des documents sur support papier lectronique ou autre n cessite notamment deux instruments indispensables le cadre de classem
13. le support est en bon tat de fonctionnement Le figement de l information par ce type de support est donc un contre emploi dans la mesure o cela va l oppos de leur sp cificit d autant qu il existe des supports con us pour garantir l int grit des donn es certains m me ne sachant pas faire autre chose que de figer l information Le chiffrement des donn es v infra est un moyen de s curiser l information mais 17 PragmArchive PA 001 08 cette technique pose un probl me de complexification et de visibilit technologique face aux exigences de l archivage 4 3 1 1 Caract ristiques g n rales visualisation des documents INDIRECTE La visualisation des documents num riques stock s sur ces supports n cessite l utilisation d un logiciel apte restituer l information sous une forme intelligible La lecture peut se faire sur cran o sur papier la suite d une impression rang de g n ration connaissable NON Il n existe pas au travers de ces m dias de marque distinctive entre un enregistrement num rique initial une copie de premi re g n ration une copie de copie etc possibilit s de migration L MENTAIRES Les outils et de logiciels aptes migrer les donn es enregistr es font partie des moyens d exploitation banalis s L obligation d laborer ces dispositifs de migration est induite par l volutivit de la sph re num rique L essentiel est d effectuer ces migrations tant que les passerel
14. ligne NON type d archivage concern tout type d archives n cessitant l authenticit ou la valeur l gale ainsi que tout archivage de long terme 23 PragmArchive PA 001 08 aptitude l archivage des donn es caract re personnel OUI Les donn es enregistr es n ont pas de lien direct avec les syst mes de traitements automatis s r alisation de copies probatoires OUI si c est une copie d livr e par une autorit A priori NON l gard d une simple photocopie une photocopie peut masquer les traces d une modification avec trop de simplicit aptitude naturelle l archivage juridique OUI Ce support garantit la stabilit et la continuit de l information qui y est enregistr e aptitude l archivage historique OUI Dot s d une dur e de vie sup rieure au si cle le papier permanent est appropri la conservation temps ind termin 4 3 4 2 Viabilit du papier permanent DUR E DE VIE sup rieure au si cle estim e 1000 ans VISIBILIT TECHNOLOGIQUE illimit e FACTEUR D AUTODESTRUCTION oxydation acidit teneur alcaline FRAGILIT comme tout papier il ne doit pas subir de traitements inappropri s comme le d chirement le plissage le cornage 4 4 Les solutions Quatre solutions sont examin es ici la GED la micrographie informatique le dual enregistrement le fonds permanent num risable 4 4 1 La GED La GED Gestion lectronique de Documents es
15. multim dia sonores et ou vid o ne sont pas trait s dans la pr sente tude La pr sente tude ne constitue pas un mode d emploi des techniques et supports qui y sont cit s Elle se limite tre une m thode d optimisation et n a donc pas la pr tention d offrir une panac e PragmArchive PA 001 08 2 TERMINOLOGIE Les d finitions qui suivent ne m connaissent pas celles figurant ventuellement dans d autres ouvrages de r f rence telles que les normes de terminologie Cependant afin de faire abstraction de toute discordance ch ante et pallier toute ambigu t les d finitions suivantes indiquent le sens des termes utilis s dans la pr sente tude 2 1 politique d archivage optimisation des moyens d archivage r sultant de l analyse rationnelle des n cessit s et des obligations propres un organisme 2 2 donn e caract re personnel toute information relative une personne physique identifi e ou qui peut tre identifi e directement ou indirectement 2 3 document information enregistr e dot e d une pr sentation structur e fixe et fonctionnelle 2 4 document num rique document issu d une cr ation par des outils informatiques ou de la num risation d un document physique 2 5 support de documents num riques m dia permettant l enregistrement non volatile de documents num riques 2 6 support fixe de documents num riques support d enregistrement de documents num riques faisant partie
16. ou image tel que txt pdf ou tif Les microformes COM les plus r pandues sont bitonales noir ou blanc mais les machines produisant des images en nuances de gris ou en couleurs sont aujourd hui op rationnelles Les COM en nuances de gris permettent notamment l enregistrement de fichiers d imagerie m dicale IRM cho doppler chographies La capacit d une microforme COM ne se mesure g n ralement pas en octets mais en nombre d images Qu une image contienne peu ou beaucoup de d tails ne lui fait pas occuper plus ou moins de place sur la microforme alors que les fichiers quivalents varient consid rablement Par exemple une microfiche COM en couleurs 4 grammes peut contenir des images correspondant plus 3 giga octets ce qui n cessiterait 5 CD R Les microformes COM et leurs utilisations principales sont d crites en d tail dans la norme AFNOR NF Z43 400 norme en cours d internationalisation ISO DIS 11506 4 3 3 1 Caract ristiques g n rales visualisation des documents DIRECTE via un grandissement optique La lecture des documents num rique enregistr s peut se faire sur l cran d un appareil de lecture de microforme ou sur papier la suite d une impression de l image agrandie rang de g n ration connaissable OUI Il existe une diff rence substantielle et facilement appr ciable entre une microforme de premi re g n ration et sa copie Les copies de copies peuvent tre plus difficilement diff renc
17. IE impr visible estim e 5 ans VISIBILIT TECHNOLOGIQUE 10 ans FACTEUR D AUTODESTRUCTION sp cialement par affectation de la couche sensible c est dire la couche qui m morise les donn es ou par d collement de la couche de r flexion FRAGILIT tient aux conditions ext rieures et aux manipulations une seule rayure peut emp cher le support de s ouvrir et interdire l acc s la totalit des donn es contenues bandes magn tiques ces m dias amovibles bien connus dont l invention remonte pratiquement la naissance de l informatique moderne ann es 40 n ont cess d voluer et de s adapter l augmentation des volumes de donn es Elles rev tent aujourd hui la forme de cartouches ou de cassettes Leurs caract ristiques tant en constant bouleversement elles sont frapp es d un seuil d obsolescence court malgr l ant riorit de leur principe DUR E DE VIE entre 5 et 10 ans VISIBILIT TECHNOLOGIQUE 5 ans FACTEUR D AUTODESTRUCTION sp cialement par d collement ou d sagr gation de la couche d oxyde magn tique qui contient les signaux FRAGILIT risque de crash pouvant faire suite un dysfonctionnement du mat riel d exploitation qui est complexe et tr s m canis ou d un crasement accidentel une saute de courant lectrique quand une bande est en mouvement peut la rendre inutilisable 4 3 2 M moires de masse mono enregistrables On en d nombre trois cat gories pri
18. PECTS CONOMIQUES sienne 34 PragmArchive PA 001 08 EXPOSE DES MOTIFS l re de l information num rique toute entit doit se doter d une politique d archivage En effet l conomie num rique engendre une forme documentaire qui lui est propre et qu il convient d tre en mesure d archiver lorsque le contenu des documents le n cessite Cette conomie d coule de l informatique qui abonde pourtant en moyens aptes enregistrer l information num rique notamment gr ce des m dias dont la capacit est pass e en quelques ann es du pr fixe m ga au pr fixe t ra Dans un catalogue pl thorique et exponentiel le choix de la bonne solution est souvent d licat Opter pour le dernier support en date cens b n ficier des avanc e les plus r centes est la fois attrayant et valorisant mais ne r gle pas pour autant la question essentielle tre s r de r pondre aux sp cificit s de l archivage des documents num riques consid r s Est il pertinent par exemple d employer les m mes outils selon qu il s agit d assurer le figement d finitif long terme d un document primordial ou que l on veut tablir une base consultable en ligne Autre interrogation s il est clairement incons quent de pr coniser un support pr caire ou impr visible pour affronter le long terme n est il pas tout aussi absurde de faire subir les contraintes d un proc d de longue dur e des donn es ne devant tre conserv es que quelque
19. Pragm 2 rchive tude portant sur la politique d archivage des documents num riques Auteurs Nadia ANTONIN Marie Mich le CUNIN Guillaume DESGENS PASANAU Lucien PAULIAC rapporteur Arnaud RAYNOUARD Franck RUMIERI Secondo SABBIONI PA 001 08 Politique d archivage de documents num riques M thode d optimisation des moyens d archivage par la prise en compte des facteurs de criticit de l archive Le pr sent document et son contenu rel vent de la l gislation fran aise et internationale sur les droits d auteur et la propri t intellectuelle Toute utilisation ou reproduction totale ou partielle des l ments qui le composent et ou des informations qui y figurent par quelque proc d que ce soit constitue une contrefa on sanctionn e par le Code de la propri t intellectuelle Groupe PragmArchive 2008 Tous droits r serv s D p t l gal Juin 2008 PragmArchive PA 001 08 Composition du Comit d thique du Groupe PragmArchive la date de publication de la pr sente tude Nadia ANTONIN Responsable du p le de comp tence EDI la Banque de France Expert aupr s du Comit fran ais d organisation et de normalisation bancaires CFONB Expert aupr s du Minist re de l Economie des Finances et de l Emploi MINEFE Expert aupr s du Minist re de la Justice Membre de l Acad mie des Sciences commerciales Marie Mich le CUNIN Directeur de Projet MO BNPParibas Guillaume DESGENS
20. Subsister quoi qu il advienne est la gageure de tout proc d d archivage qui de ce fait ne peut se fonder sur des approximations de l art et encore moins se rendre captif de processus dont l instabilit est organis e par la spirale conomique C est fin d clairer les utilisateurs et les intervenants et de leur fournir une m thode apte les aider dans le choix des moyens d archivage rationnels adapt s tant leurs attentes qu la d fense de leurs int r ts et au poids de leurs responsabilit s que la pr sente tude a t r alis e Il n est pas de vent favorable pour celui qui ne sait o il va S n que PragmArchive PA 001 08 1 PERIMETRE D APPLICATION La pr sente tude tablit une m thode d optimisation des moyens d archivage de documents num riques scripturaux graphiques ou photographiques Elle lie les pics de criticit de l archive consid r e aux pics de pertinence des moyens techniques possibles Elle a pour vocation de permettre aux partenaires concern s d effectuer parmi des moyens de conservation r alistes un choix clair tenant compte entre autres de la nature du document num rique en cause de ses modalit s de consultation de la dur e de conservation requise ou souhait e des obligations ou restrictions l gales ch antes de la structure avec laquelle les documents sont organis s dans les archives Elle approche galement les facteurs conomiques Les documents dynamiques
21. aluer l ensemble des archives concern es par cette disparition Surtout l ventualit d un tra age ne doit pas servir de pr texte l usage de moyens connus pour leur pr carit ou leur fragilit Les exigences d un bon archivage doivent reposer sur une administration solide et non sur des adminicules 4 5 3 L externalisation L archivage lectronique est souvent pr sent comme une technique complexe au point que la tentation est forte souvent de se d barrasser du probl me en l externalisant Au reste les propositions commerciales de ce type sont fort r pandues Vouloir s en remettre au savoir faire d un professionnel n est pas discutable surtout s il appara t qu une technique d licate doit tre mise en uvre La complexit est une raison tout aussi l gitime de sous traitance condition qu elle ne soit pas complaisamment cultiv e pour inciter l externalisation Il est une autre motivation qui est d ailleurs souvent avanc e et qui m rite examen le motif juridique Le principe veut que face l embarras de garantir l int grit d un enregistrement num rique l intervention d une soci t d archivage suppos e neutre serait salutaire celle ci pouvant ventuellement attester de la non modification de 28 PragmArchive PA 001 08 l information Cette conception l ve quelques interrogations face aux r gles de droit et devant la logique de la preuve en g n ral Car de deux choses l une Soit l
22. anent de devenirillisibles et que c est la m moire collective qui est concern e Et l archive la plus ch re combien co te t elle On ne conna t pas son prix mais on sait qui elle est Il s agit de ce document dont la production en justice est cruciale pour la d fense des int r ts de l organisme pour d montrer sa bonne foi ou encore pour ne pas entacher sa r putation moins que ce ne soit celui qui permettra de clouer le bec une campagne de presse aux effets ravageurs En tout cas c est bien ce document pour lequel on brandira fi rement un support en parfait tat de conservation apparent et qui aurait sauv la mise s il avait apport la certitude de son authenticit ou s il n tait pas devenu pr matur ment illisible Cette d pense l est incalculable mais la mise en uvre d une politique d archivage lucide et rationnelle se fondant notamment sur les pr ceptes de la pr sente tude permettra coup s r d en faire l conomie Achev d imprimer par TR FLE COMMUNICATION 50 RUE SAINT SABIN 75011 PARIS EN JUIN 2008 N D IMPRESSION 7181 Imprim en France 35
23. ci que de la conserver de fa on statique le document enregistr sur la microfiche est num risable tout instant par exemple en 2050 mais aussi en 2100 ou plus tard la forme image offre la certitude qu on saura toujours exploiter l information enregistr e de mani re pertinente puisque ce sont les outils et le langage en usage au moment de la num risation de l image qui seront utilis s Au plan technique la constitution d un fonds permanent num risable n cessite l enregistrement des documents num riques sur des supports autonomes adapt s au tr s long terme tels que le papier permanent ou les microformes COM Naturellement la constitution d un fonds permanent num risable requiert la plus haute qualit de l image La micrographie en nuances de gris et en couleurs doit notamment tre envisag e Un tel fonds d images peut d ailleurs tre la suite logique d un dual enregistrement dans un dual COM GED par exemple les microformes COM formeraient par h ritage naturel le fonds permanent d images quand les bases GED risqueraient de conna tre un mauvais sort dans le temps 4 5 Moyens techniques additionnels 4 5 1 Le chiffrement des donn es Le chiffrement des donn es consiste donner l information num rique une apparence incoh rente Pour ce faire on utilise le proc d de cryptographie destin plusieurs fonctions dont celle du myst re assurer l inaccessibilit au message quiconque ne serait pas e
24. dur e de vie d un document au moins trois crit res agissent sur la dur e de conservation quantification de la long vit du support anticipation de l obsolescence de l archivage pr vention du risque d illisibilit de l information 3 1 2 Accessibilit l information Tout comme la dur e le facteur d accessibilit se complique avec le temps Apr s avoir d fini dans le tableau de gestion la dur e de vie des documents la criticit des moyens d acc s l information archiv e reposent sur l existence ou non d une interd pendance liant la survivance de l archive la survivance de son syst me de recherche la capacit des moyens de recherche r pondre aux n cessit s de l archivage ainsi qu aux pr f rences exprim es __l adaptabilit de l conomie des moyens d acc s la fr quence des acc s l adaptabilit de la fiabilit des moyens d acc s l importance des motifs de recherche 3 1 3 Exploitabilit de l archive Ce crit re d signe les l ments techniques n cessaires au fonctionnement continu d un principe d archivage ce titre le proc d mis en uvre doit garantir au moins pendant la dur e de conservation fix e la permanence du fonctionnement des moyens de recherche Long vit du support Ceci impose naturellement l emploi de supports dot s d une long vit quantifiable 7 Anticipation de l obsolescence Ceci n cessite soit l emploi de moyens techniq
25. e une notion de difficult elle d signe la ou les n cessit s d une archive dont la d faillance risque de faire perdre tout son sens l archivage Par exemple le crit re d authenticit de l archive est un des facteurs de criticit de l archivage des actes juridiques La disparit des facteurs de criticit infra fait que l archivage des documents num riques ne peut se ramener une conception unique ou pr con ue le choix des moyens techniques devant tre corr l s aux enjeux et r sulter d une analyse 3 1 D terminants de la criticit d une archive La pr sente m thode pose dix facteurs distincts susceptibles d influer sur la criticit d une archive la dur e l accessibilit l information _l exploitabilit de l archive l authenticit de l archive la s curit de l archive la responsabilit translative de l archive la responsabilit collective de l archive la confidentialit de l archive l encadrement juridique de l archive l influence de l archivage sur la validit des actes 3 1 1 Dur e La premi re chose qu on attend d une archive est qu elle traverse le temps qui lui est imparti La dur e est un facteur de criticit li au futur qui contient donc une part d inconnu et qui devient d autant plus lourd que l on avance vers le long terme une conservation de quelques mois n a rien de critique a priori Une fois d termin la 10 PragmArchive PA 001 08
26. e mat riel utilis permet par sa fiabilit propre de rapporter la preuve de l acte juridique qui y est enregistr et l intervention d une soci t tierce n apporte rien au plan juridique soit l attestation de ladite soci t est n cessaire ce qui indique par r ciprocit que ses moyens de stockage n ont aucune valeur juridique intrins que et que l int grit de l acte est renvoy e l int grit suppos e et contestable d une soci t commerciale Il ne faut pas oublier enfin que l externalisation des archives n exon re pas pour autant leur titulaire des responsabilit s ou des obligations qui en d coulent qu il s agisse des cons quences d une mauvaise administration de la preuve ou du non respect ventuel de la loi informatique et libert s 29 PragmArchive PA 001 08 5 METHODE D OPTIMISATION 5 1 Fonctionnement de la m thode La m thode d optimisation consiste effectuer une estimation des facteurs de criticit impactant l archive et de les mesurer aux caract ristiques exprim es par les supports et solutions propos es Il incombe chaque intervenant d effectuer ces rapprochements de causes et d effets en fonction de ses exigences propres 5 2 Quelques exemples concrets Consid rons trois cas distincts archivage de dossiers de fabrication internes d une entreprise archivage de dossiers m dicaux archivage de documents historiques 5 2 1 Exemple d archivage de dossiers techniques intern
27. ences exog nes une organisation documentaire saine autant qu une bonne gestion de la m moire collective ou priv e Par surcro t de plus en plus de l gislations nationales consid rent que en amont de la fiabilit man e des supports et des techniques d archivage l application rigoureuse et continue de ces proc dures organisationnelles est un l ment substantiel de l administration de la preuve et demeure indissociable des notions d int grit de cr dibilit et d authenticit des documents archiv s 4 2 Moyens techniques La pr sente tude prend en consid ration quatre familles de supports et quatre solutions aptes enregistrer et conserver les documents num riques et voque trois moyens techniques additionnels Supports m moires de masse multi enregistrables m moires de masse mono enregistrables microformes COM papier permanent 16 PragmArchive PA 001 08 Solutions GED gestion lectronique de documents __micrographie informatique dual enregistrement fonds permanent num risable Moyens techniques additionnels __ chiffrement des donn es tra age des interventions _externalisation 4 3 Les supports Il convient de distinguer trois grandes classes de supports supports fixes supports amovibles supports autonomes Les supports fixes sont g n ralement dot s de capacit s tr s lev es et peuvent tre cha n s Les plus connus d entre eux sont les disques durs Ce
28. ent et le tableau de gestion 4 1 1 R le du cadre de classement Cet outil est destin positionner logiquement chaque document l int rieur de l ensemble organis des archives Gr ce sa structure hi rarchis e le cadre de classement tablit et formalise les relations existant entre les documents du niveau plus g n ral au niveau le plus d taill Il b tit ainsi l ordre logique liant les documents entre eux unitairement ou par lots dans des entit s appel es dossiers lien originaire et primordial Chaque dossier est lui m me rattach une structure hi rarchis e reliant entre elles les masses archiv es et tenant compte des besoins propres de l organisme dont elles sont la m moire Le dossier et sa position logique l int rieur du cadre de classement sont la pierre angulaire d un archivage bien organis 4 1 2 R le du tableau de gestion Le tableau de gestion est tout aussi essentiel C est au travers de cet outil que d s l mergence de l archive s estime l importance du document se d termine la dur e de conservation 5 ans 10 ans temps ind termin ainsi que son mode d archivage le plus appropri dynamique statique figeant C est encore sur lui que repose la n cessit des migrations et leur fr quence le mode de tra age des op rations etc Une juste application du cadre de classement et du tableau de gestion contribue ind pendamment des volutions informatiques ou d autres influ
29. es une entreprise Dur e 5 ans libre d cision de l entreprise Accessibilit souhait e sur PC Exploitabilit peu critique Authenticit valeur interne S curit sur crit res propres l entreprise Responsabilit translative non Responsabilit collective non Confidentialit acc s r serv aux cadres exemple Encadrement juridique aucun Valeur probante sans incidence Solutions pr conis es de la plus pertinente la moins pertinente Stockage sur disque dur avec acc s par mot de passe Support amovible multi ou mono enregistrable avec contr le d acc s des personnes mise sous cl 5 2 2 Exemple d archivage de dossiers m dicaux Dur e 20 70 ans Accessibilit par r seau s curis Exploitabilit tr s critique Authenticit tr s critique S curit tr s critique Responsabilit translative forte Responsabilit collective non sauf pid miologie Confidentialit oui acc s r serv aux professionnels de sant Encadrement juridique oui Valeur probante forte Solutions pr conis es de la plus pertinente la moins pertinente Dual enregistrement COM GED Dual enregistrement papier permanent GED Fonds permanent num risable 30 PragmArchive PA 001 08 5 2 3 Exemple d archivage de documents historiques Dur e illimit e Accessibilit en ligne puis par recherche physique Exploitabilit tr s critique Authenticit tr s critique S curit tr s critique Respon
30. fait partie int grante de l administration de la preuve dans la mesure o un archivage inappropri aux fonctions juridiques attendues peut lui seul diminuer ou invalider la force probante des actes Copie l gard du droit fran ais art 1348 du code civil la production d une copie substitutive de l original est soumise des r gles tr s strictes copie dite fid le et durable Cette question est particuli rement importante dans la mesure o la formation d une copie est souvent guid e par des n cessit s de volum trie des archives Il faut savoir ce propos que la constitution d une copie ne respectant pas les crit res dict s par la loi est de nature elle seule invalider la force de l acte 14 PragmArchive PA 001 08 4 MOYENS APPLICABLES Observ e depuis le pupitre d un informaticien une microfiche COM est une aberration quoi rime de conserver une information native du num rique si on n a pas la possibilit imm diate de l injecter dans un calculateur Naturellement un micrographe aura un autre avis et consid rera par exemple qu un disque dur WORM contient une forme de perversion pourquoi chercher figer un support dont le principal agr ment est d tre r versible Bien s r ces exemples sont purement imaginatifs et se bornent montrer que les a priori doivent tre combattus Parmi les deux m dias pr c demment cit s aucun n est sup rieur l autre mais leur juste perception
31. hive int gre d une archive falsifi e et en aucun cas de l authenticit des actes au sens juridique L authenticit de l archive n emporte pas n cessairement celle de l information puisque celle ci peut tr s bien tre erron e ou fausse en amont de son archivage Le crit re d authenticit dont les implications historiques judiciaires m dicales priv es etc sont immenses compte au moins cinq facteurs l immanence la transparence l int grit la continuit des moyens de conservation la cr dibilit 3 1 5 S curit de l archive Le facteur de s curit d termine la capacit intrins que de l archive prot ger l information qu elle contient contre les v nements accidentels ou les malversations Elle s exprime notamment au travers de la possibilit d appliquer l archive les moyens connus de pr vention contre des risques majeurs inondations incendies Permanence des moyens de lecture Ceci n cessite soit la subsistance des versions logicielles aptes ouvrir et visualiser valablement un type de fichier donn soit de faire reposer les moyens de consultation de l archive sur les seules lois physiques 15 La transparence est Vue sous deux acceptions 1 L absence de myst re on doit pouvoir constater d ventuelles volutions de l archive savoir par exemple si l on est devant l archive originale une copie une migration 2 L absence de moyens discr tionnaires ou unilat ra
32. i oblige organiser une veille technologique et ou assurer un processus prudentiel fait de copies migrations etc Cette pr carit est actuellement le cas de tous les supports num riques Le principe du fonds permanent num risable revient projeter dans le temps une forme num risable plut t qu un fichier num rique Il consiste sauver les documents num riques sous une forme image il peut s agir de l image d un texte sur des support autonomes ceci ayant la double vertu de garantir leur p rennit en m me temps que leur capacit tre num ris s Ces images pourront ensuite tre scann es en fonction des besoins du moment l instant n cessaire et avec les outils qui existeront alors C est une solution par laquelle l image est au futur parce qu elle est dot e d une visibilit technologique illimit e et le num rique est au pr sent pour des raisons inverses Consid rons titre d exemple une archive d aujourd hui 2008 conserv e sous forme de fichier et supposons qu elle ne sera pas consult e avant l ann e 2050 Faire traverser une quarantaine d ann es un fichier num rique entra ne un certain nombre de tribulations pour assurer une conservation s rieuse on doit envisager au moins huit migrations de supports et ou de formats informatiques sur ces huit migrations sept auront un peu t faites dans le vide puisque le document n aura pas t exploit lors de ces phases interm diaires
33. i pour sa capacit garder intacte la force probante des actes qui y sont conserv s ou garantir leur recevabilit dans l hypoth se d un litige 2 14 authenticit d une archive caract ristique d une archive tant ce qu elle pr tend tre 2 15 int grit r sultat constat de l immuabilit d un document 2 16 rang de g n ration d une reproduction rapport entre l enregistrement initial d un document et le nombre de reproductions successives dont il d coule 2 17 copie reproduction du fond et de la forme d un document 2 18 copie probatoire copie constitu e par des moyens choisis pour leur capacit ne pas interrompre ni alt rer les effets probatoires du document reproduit ou pour adh rer un r gime juridique propre la copie 2 19 migration transfert int gral du seul contenu d un support sous une forme diff rente et ou sur un support diff rent et ou sous un format d encodage diff rent 2 20 exportation extraction de tout ou partie des donn es depuis leur support vers un syst me de traitement de l information 2 21 facteur de criticit d une archive n cessit d une archive dont la carence d valoriserait la globalit de l archivage Ne doit pas tre confondue avec l acception juridique de l authenticit actes authentiques au sens de l article 1317 du Code civil fran ais Par exemple original copie copie de copie etc Copie dite fid le et durable en droit fran ais art
34. iables mais cette possibilit est tr s limit e car la qualit des micro images s alt re fortement de g n ration en g n ration et conduit tr s vite un r sultat illisible possibilit s de migration LABORIEUSES Une migration partir d une microforme COM n cessite la num risation des micro images une une possibilit s d exportation COMPLEXES ET AL ATOIRES L exportation de donn es enregistr es sur microformes COM n cessite la num risation des micro images puis l utilisation d un logiciel d OCR Outre un temps d ex cution important le r sultat est g n ralement incertain aptitude l acc s en ligne NON type d archivage concern tout type d archives n cessitant l authenticit ou la valeur l gale ainsi que tout archivage de long terme aptitude l archivage des donn es caract re personnel OUI Les donn es enregistr es sur microformes COM n ont pas de lien direct avec les syst mes de traitements automatis s r alisation de copies probatoires OUI Une op ration de copiage de microformes COM est un processus direct s effectuant par contact La lumi re traverse les parties transparentes de la microforme source et vient exposer une microforme vierge qui apr s traitement produit une microforme d aspect et de contenu n cessairement fid le l originale Il n existe pas de possibilit de modifier la forme ou le contenu par l ex cution d une copie 22 PragmArchive PA 001 08
35. icle 1348 alin a 2 du code civil PragmArchive PA 001 08 2 22 responsabilit translative d une archive caract ristique d une archive impliquant les droits ou les n cessit s essentielles de tierces personnes 2 23 responsabilit collective d une archive caract ristique d une archive impliquant la s curit des personnes de la collectivit ou de l environnement 2 24 gestion lectronique de documents GED syst me de gestion dynamique de documents par leur maintien sous forme num rique au sein d une plate forme informatique 2 25 micrographie informatique solution d archivage de documents num riques enregistr s sur microformes sous forme d images miniaturis es micro images 2 26 dual enregistrement solution d archivage consistant enregistrer simultan ment un m me document num rique sur deux supports dont la compl mentarit permet de r pondre l ensemble des exigences requises ou des souhaits formul s 2 27 fonds permanent num risable solution d archivage consistant p renniser les documents num riques sous forme d images pouvant tre num ris es dans le futur en fonction des besoins 2 28 cryptographie technique r versible de transformation des donn es utilis e pour les rendre momentan ment incompr hensibles rendre leur captation inutile ou trahir les modifications apport es 2 29 externalisation des archives action de confier une soci t sp cialis e le stockage et la gestion de to
36. l ne faut pas confondre avec les CD ROM ou DVD ROM issus d un pressage et n tant pas des m dias enregistrables De tels m dias ont l avantage d tre tr s diffus s pratiques enregistrer ou lire et tr s conomiques L int r t d un m dia tel que le CD R est r el Mais l gard de l archivage mergent certains probl mes DUR E DE VIE impr visible estim e 5 ans VISIBILIT TECHNOLOGIQUE 10 ans FACTEUR D AUTODESTRUCTION sp cialement par affectation de la couche sensible c est dire la structure qui m morise les donn es ou par d collement de la couche de r flexion FRAGILIT tient aux conditions ext rieures et aux manipulations une seule rayure peut emp cher le support de s ouvrir et interdire l acc s la totalit des donn es contenues disque magn tique WORM logique il s agit de disques durs sur lesquels les possibilit s de r criture sont interdites par un logiciel Physiquement le disque est totalement r versible a reste un disque dur DUR E DE VIE entre 3 et 10 ans VISIBILIT TECHNOLOGIQUE 5 ans FACTEUR D AUTODESTRUCTION sp cialement par usure d faillance de la motorisation endommagement de la couche magn tique d un plateau FRAGILIT sp cialement en phase de lecture criture risque permanent d accident appel atterrissage de la t te d criture bande magn tique WORM logique la typologie de ces m dia est rapprocher des roine
37. le crash d un seul de ces volumes informatiques probabilit non n gligeable en phase de lecture ou d criture son effacement fortuit sa disparition ou son obsolescence engendreraient une perte de donn es colossale L l vation du risque n de la seule compacit de l entit l mentaire de l archive est alors prendre en consid ration 13 PragmArchive PA 001 08 3 1 8 Confidentialit de l archive Ce crit re concerne les documents dont la particularit n cessite un acc s privil gi ou les documents ne devant pas tre divulgu s dossier m dical donn es relatives la vie priv e secret professionnel secret d fense 3 1 9 Encadrement juridique de l archive Ce crit re concerne plusieurs domaines suivant la nature de l archive et ses implications ventuelles Tout syst me d archivage doit prendre en compte les textes encadrant certains types de donn es r gles relatives aux lois sur les archives archives publiques r gles relatives la conservation de documents d archives comportant des donn es caract re personnel directive europ enne du 24 octobre 1995 et loi informatique et libert s du 6 janvier 1978 modifi e le 6 ao t 2004 r gles corr latives au respect des n cessit s d ontologiques s curitaires administratives obligations de r serve applicables l exercice de certaines professions professions m dicales judiciaires sous assermentation 3 1 10 Influence de l
38. les existent les passerelles sont des logiciels voire des mat riels d di s adapt s la migration possibilit s d exportation L MENTAIRES Tout comme les migrations les exportations de donn es sont des possibilit s inscrites dans les principes m mes du num rique aptitude l acc s en ligne OUI sp cialement disques durs et m moires flash Les disques magn to optiques ou les bandes magn tiques n cessitent une robotisation et ont un temps de r ponse plus long type d archivage pr conis COURT TERME jusqu trois ans aptitude l archivage des donn es caract re personnel NON Les donn es conserv es sur ces supports sont en lien direct avec les syst mes de traitements automatis s r alisation de copies probatoires NON Outre l ignorance du rang de g n ration de l information le processus indirect de copiage ainsi que la r versibilit des supports ne permettent pas de garantir qu une copie est le reflet fid le du m dia source aptitude naturelle l archivage juridique NON Les supports r versibles ne sont pas appropri s cette charge aptitude l archivage historique NON Dot s d une dur e de vie trop courte ces m dias ne sont pas appropri s la conservation temps ind termin 4 3 1 2 Viabilit des m moires de masse multi enregistrables disques durs ces supports tr s usit s sur les ordinateurs de toutes cat gories font partie des plus connus de ceux ayant le
39. menuisent jusqu devenir proches de z ro La possibilit de se limiter un moyen d acc s plus neutre s av re alors cruciale plut t que de devoir abandonner l archive sur des motifs conomiques ou pragmatiques 12 Fiabilit des moyens d acc s Plus une archive est ancienne plus elle est dormante et plus les motifs qui n cessitent qu on doive la consulter sont potentiellement graves litige au tribunal par exemple il est peu probable en effet qu on ressorte un dossier de vingt ans d ge pour un motif futile Dans un tel contexte le caract re confortable ou non des moyens d acc s devient anecdotique Par contre on doit privil gier la plus haute fiabilit des moyens propres retrouver une archive valide Exploitabilit des moyens de recherche Ceci impose une garantie de fonctionnement des logiciels de recherche s il en est ou des syst mes de gestion des cl s d acc s cl s d indexation etc soit par des moyens non obsolescents soit par des moyens dont l obsolescence peut tre anticip e 11 PragmArchive PA 001 08 la viabilit du support de conservation la permanence du fonctionnement des mat riels ou p riph riques de lecture du support d archive la permanence du fonctionnement des moyens de restitution et de visualisation de l archive 3 1 4 Authenticit de l archive On parle bien ici de l authenticit de l archive c est dire de toute disposition permettant de diff rencier une arc
40. n possession de la cl de d chiffrement La cryptographie est galement utilis e pour s curiser l information lors de sa transmission par r seau circonstance o ce moyen est indispensable La cryptographie peut galement tre employ e pour trahir d ventuelles modifications apport es l information dans un processus de type signature lectronique Mais cet objectif pose une question de visibilit technologique En effet utiliser un dispositif de s curit comme un moyen de preuve n a de sens que si ce dispositif reste pertinent pendant toute la dur e de validit de l acte et jusqu sa prescription l gale Cela n cessite tout autant que le dispositif de s curit soit irr versible d une part et qu il soit compatible avec un moyen d archivage permettant d administrer la preuve d autre part Or la cryptographie n est pas en elle m me une solution d archivage 27 PragmArchive PA 001 08 L autre interrogation provient du principe m me de l int gration de la cryptographie dans la logique de l archivage en ce sens que le chiffrement des donn es revient augmenter leur risque d illisibilit terme Il faut bien consid rer cet gard que la forme num rique est en elle m me une forme de chiffrement induisant la n cessit corr lative de p renniser pendant la m me dur e que l information les logiciels aptes d chiffrer les donn es binaires pas de logiciel pas de lisibilit Ceci revient cons
41. ncipales disque optique WORM physique supports amovibles disque magn tique WORM logique supports fixes ou amovibles bande magn tique WORM logiques supports amovibles Les supports WORM Write Once Read Many sont des m dias con us pour une seule phase d enregistrement Il en existe deux types WORM physique et WORM logique Le WORM physique d signe des supports sur lesquels la modification de l tat de surface entra ne une destruction de la modificabilit d un point d j modifi Le WORM logique est un m dia r enregistrable mais sur lequel le r enregistrement est contr l par un logiciel Il convient pourtant de ne pas confondre mono 19 PragmArchive PA 001 08 enregistrement et irr versibilit Un CD R vierge par exemple est une surface sur laquelle se trouvent 700 millions de signaux 0 Cet tat de surface est modifiable par l action de la chaleur d un faisceau laser Lorsque le laser chauffe un point la surface est physiquement modifi e cet endroit de mani re d finitive En d autres termes le m dia permet de passer un point de 0 1 mais pas de ramener un signal de 1 vers 0 Cependant tous les signaux non modifi s c est dire tous les signaux 0 restent r ceptifs Il est alors toujours possible de modifier l enregistrement par la suite par exemple en for ant tous les bits 1 pages noires rendant inaccessible l enregistrement initial Cette proc dure dite overburning ou
42. overwriting est d crite dans le rapport technique ISO TR 12037 Recommandations pour l limination des informations enregistr es sur disque optique WORM On ne peut donc pas parler d irr versibilit du support physique m me si ces supports sont effectivement con us pour le mono enregistrement 4 3 2 1 Caract ristiques g n rales visualisation des documents INDIRECTE La visualisation des documents num riques stock s sur ces supports n cessite l utilisation d un logiciel apte restituer l information sous une forme intelligible La lecture peut se faire sur cran o sur papier la suite d une impression rang de g n ration connaissable NON Il n existe pas au travers de ces m dias de marque distinctive entre un enregistrement num rique initial une copie de premi re g n ration une copie de copie etc possibilit s de migration L MENTAIRES Tout comme pour les m moires de masses multi enregistrables les outils et de logiciels aptes migrer les donn es enregistr es font partie des moyens d exploitation banalis s de ces m dias possibilit s d exportation L MENTAIRES Les possibilit s d exportation ne d pendent pas du caract re multi ou mono enregistrable d un support Elles reposent sur le fait que l information se trouve sous forme num rique ce qui oblige lui donner des moyens de sortie On peut par exemple et par des moyens courants vider tout ou partie d un CD R sur un dis
43. permet d aboutir des r sultats diff rents et compl mentaires ce dont on ne peut tirer qu avantage Ceci conduit rappeler que la r ussite d un archivage repose en priorit sur les connaissances et les comp tences des archivistes L organisation la m thode les r gles thiques l observation des lois et r glement etc d pendent des professionnels charg s d administrer la m moire et les preuves du pass du pr sent et du futur ainsi que de leur capacit int grer les nouvelles techniques Mais il n est pas dans l objet de la pr sente tude de traiter de ces m tiers Les consid rations qui suivent se bornent au champ organisationnel et technique des supports et solutions applicables et mettent des appr ciations sur le niveau de pertinence ou sur les limites de telle ou telle possibilit Le but de cette tude n est ni de jeter l anath me sur un m dia ni d en encenser un autre mais d clairer utilement les sp cificit s des techniques envisag es Ces appr ciations diverses qui portent sur la dur e de vie estim e d un proc d sur la visibilit technologique qu il offre sur son aptitude ou non figer l information assumer ou non des fonctions juridiques etc n cessitent de porter certains jugements de valeur et bien entendu ceux ci sont discutables Pr cisons que les appr ciations sont faites au travers d un usage non sp cialis ce n est pas parce qu un expert est capable de discerner un
44. que dur y effectuer des manipulations sur l information et la r enregistrer sur un autre support WORM aptitude l acc s en ligne OUI pour les disques durs WORM logiques et pour les bandes WORM lesquelles n cessitent une robotisation Par contre les disques WORM physiques ne sont pas a priori des supports d acc s en ligne type d archivage pr conis COURT TERME jusqu trois ans aptitude l archivage des donn es caract re personnel NON Les donn es conserv es sur ces m dias sont trop facilement exportables vers des syst mes de traitements automatis s r alisation de copies probatoires NON Outre l ignorance du rang de g n ration de l information les capacit s d exportations via un disque dur ne permettent pas de garantir qu une copie est le reflet fid le du m dia source aptitude naturelle l archivage juridique NON La simplicit d exportation des donn es rendent ces m dias peu fiables pour administrer la preuve Overbuming ou overwriting crasement de donn es r sultant d un for age de tous les bits 1 sur un enregistrement existant 20 PragmArchive PA 001 08 aptitude l archivage historique NON Dot s d une dur e de vie trop courte ces m dias ne sont pas appropri s la conservation temps ind termin 4 3 2 2 Viabilit des m moires de masse mono enregistrables disque optique WORM physique les plus connus d entre eux sont les CD R ou les DVD R qu i
45. s m moires de masse sont n cessaires l acc s en ligne car elles peuvent tre op rationnelles en permanence et ont un temps de r ponse tr s court Les supports amovibles CD R bandes magn tiques ont l avantage d tre interchangeables et de pouvoir facilement passer d ordinateur en ordinateur Leur mobilit leur permet galement d tre mis sous cl s au besoin Les supports autonomes papier ou microformes ont pour caract ristique de ne pas tre captifs des syst mes informatiques et de s exon rer ainsi des ph nom nes d obsolescence associ s ce milieu En revanche n tant pas exploitables par un syst me de traitements automatis s ils sont impropres certains usages comme la mise en ligne 4 3 1 M moires de masse multi enregistrables Cette famille compte quatre cat gories principales disque dur supports fixes ou amovibles m moire flash supports fixes ou amovibles disque optique r inscriptible supports amovibles bande magn tique supports amovibles La caract ristique dominante des supports multi enregistrables est la r versibilit des donn es stock es Cette sp cificit fait tout leur attrait car cela procure l utilisateur sans sp cialisation particuli re la facult de faire voluer tout ou partie de l information qui y est enregistr e modification suppression ajout d placement Ces possibilit s de modifications sont illimit es en nombre et dans le temps tant que
46. s mois De toute vidence les n cessit s propres d une archive doivent tre examin es distinctement et les moyens corr latifs ne peuvent d couler que de l analyse des d volutions et non d un choix technique arbitraire C est sans doute une banalit de rappeler que tout moyen de conservation comporte la fois des forces et des faiblesses Il est pourtant vident que plus un proc d sera employ dans son pic de pertinence et plus ses qualit s domineront a contrario plus un syst me d viera de son domaine de pr dilection plus il sera utilis contre emploi et plus ses d fauts affecteront l archivage t t ou tard D terminer une politique d archivage responsable est l int r t de tous des petites entreprises aux organismes les plus cons quents Une politique d archivage fiable et saine peut m me devenir un argument de valorisation et de sinc rit pour l tablissement qui s en pr vaut l inverse le laisser aller ou l inclination la facilit font courir de nombreux risques tels que la perte ou l incoh rence d informations utiles ou indispensables donn es techniques commerciales statistiques m dicales scientifiques la disparition des traces et des preuves preuve juridique preuve historique d fense des int r ts preuve de sa bonne foi la suspicion lorsque le syst me d archivage ne permet pas de constater l int grit de l information qui y est stock e le risque de non conformit
47. s plus grandes capacit s et ayant un temps de r ponse des plus court Ils existent en version fixe ou amovible Ils n cessitent un m canisme et une motorisation DUR E DE VIE entre 3 et 10 ans VISIBILIT TECHNOLOGIQUE 10 ans FACTEUR D AUTODESTRUCTION sp cialement par usure d faillance de la motorisation endommagement de la couche magn tique d un plateau FRAGILIT sp cialement en phase de lecture criture risque permanent d accident appel atterrissage de la t te d criture 18 PragmArchive PA 001 08 m moires flash ces supports dont les formes les plus connues sont les cl s USB ou les m moires d appareils photo num riques apparaissent d sormais sous la forme de m moires de masse install es en lieu et place des disques durs sur des ordinateurs S agissant de m moires statiques elles sont d pourvues de m canisme et de motorisation ce qui les exon re des risques associ s Ces m dias sont prometteurs mais le manque de retour sur exp rience interdit actuellement d estimer leur dur e de vie leur visibilit technologique leur seuil d autodestruction ou leurs points de fragilit disques optiques r inscriptibles il s agit de m dias r versibles CD RW ou DVD RW par exemple sur lesquels l enregistrement des donn es et leur modification ob issent un ph nom ne thermo optique changement de l tat de la couche de l tat amorphe vers un tat cristallin ou inverse DUR E DE V
48. sabilit translative non Responsabilit collective non Confidentialit non Encadrement juridique oui Valeur probante oui Solutions pr conis es de la plus pertinente la moins pertinente Fonds permanent num risable Dual enregistrement COM m moire de masse Dual enregistrement papier permanent m moire de masse 31 PragmArchive PA 001 08 5 3 Repr sentation des pics de pertinences par solution cit e Les diagrammes qui suivent sont des exemples destin s montrer les diff rences les plus marqu es d une solution l autre et non tablir des valeurs ou des quantit s p remptoires Ils sont repr sentatifs du niveau d ad quation de la solution consid r e face au crit re voqu estim e dans une fourchette de 1 ad quation nulle 100 ad quation maximale Les dur es sont not es 100 lorsque le si cle est d pass 5 3 1 Gestion lectronique de documents 5 3 2 Micrographie informatique 32 PragmArchive PA 001 08 5 3 3 Dual enregistrement micrographie informatique GED PragmArchive PA 001 08 6 ASPECTS CONOMIQUES Combien a co te Cette question fr quente et n anmoins n cessaire est redoutable lorsqu on la pose dans la dimension temporelle de l archivage Car le prix d une archive ne se calcule pas au pr sent mais doit tre projet
49. stration publique concernant ses clients ses usagers ou ses salari s le changement unilat ral par son d positaire du support d une preuve juridique etc Le crit re de responsabilit translative concerne une archive d s lors que sa forme sa vuln rabilit g n rale sa perte son adult ration ou sa captation peuvent attenter aux droits aux moyens aux int r ts la sant ou au respect de tierces personnes 3 1 7 Responsabilit collective de l archive Ce crit re s applique aux archives dont la forme la vuln rabilit g n rale la perte l adult ration ou la captation sont de nature mettre en danger la vie des personnes ou de porter atteinte la s curit ou la sant publiques Cela concerne notamment un champ d archives techniques tr s large comme les traces d interventions sur les r acteurs nucl aires les documents relatifs la s curit civile les plans de r seaux des conduites de gaz les informations concernant les pathologies transmissibles etc bi Compacit de l entit l mentaire de stockage L augmentation de la capacit des supports peut en soi contenir une forme de risque Par exemple la destruction d un dossier papier est toujours f cheuse mais les dommages se limitent quelques pages Or il faut savoir qu il existe des m dias num riques par lesquels un seul support physique une bande magn tique par exemple a une contenance de l ordre du t raoctet Il est bien vident que
50. t une solution organisationnelle incluant l acquisition l identification le classement la diffusion et le stockage de documents maintenus sous forme num rique Ce proc d tr s ing nieux suscite souvent une regrettable m prise avec l archivage Peut tre ceci provient il du fait que la GED concerne les documents g n ralement pr sents dans les archives dites courantes ce qui engendre une certaine confusion Pourtant la diff rence entre GED et archivage est d ordre conceptuel d une part le but de la GED est de conserver le dynamisme de l information ce qui entra ne sa modificabilit alors que le postulat de l archivage est de p renniser l information dans l tat o elle a t enregistr e Elle est d ordre technique d autre part le caract re n cessairement vivant des documents d une GED induisant l usage de moyens autorisant la r versibilit Si la GED ne doit pas tre confondue avec l archivage elle peut par contre constituer un compl ment remarquable des supports moins conviviaux comme les microformes en int grant une solution de dual infra 4 4 2 La micrographie informatique La micrographie informatique ou proc d COM est une solution d archivage incluant l acquisition l identification l indexation et l enregistrement sur microformes de documents num riques ainsi que les moyens d exploitation des documents c Acronyme de Computer Output Microform 24 PragmArchive PA 001 08 archi
51. tater que le fait de crypter le num rique est un principe qui ajoute une difficult suppl mentaire la survie de l information et que cette probl matique doit tre analys e en toute connaissance de cause 4 5 2 Le tra age des interventions Cette technique consiste tenir l historique de toutes les interventions susceptibles d avoir influ ou permis d intervenir de mani re discr te sur l information archiv e phases de migration ou de copie par exemple Il faut observer que la n cessit d un tra age qui d coule d une interruption de la continuit de l archivage trahit une carence du syst me qui y oblige par exemple une migration pour pallier l obsolescence d un format d encodage r v le la faiblesse du format initial face la dur e Le tra age des archives a plusieurs cons quences _il r clame l existence d un moyen d enregistrement plus fiable que le syst me n cessitant le tra age en effet si l on consid re qu un CD R doit tre recopi tous les deux ans et que ces op rations de copiage doivent tre trac es il n aurait aucun sens d enregistrer ces traces sur un CD R puisque cela obligerait ensuite tracer les traces il fait reposer des l ments essentiels de l archive sur un l ment externe Cette cons quence peut devenir critique si c est la preuve de la sinc rit des actes archiv s qui repose sur ces traces puisque la perte ou la d t rioration de celles ci reviendrait alors d v
52. terme Le probl me de la conservation num rique face cette consid ration est que sa budg tisation n cessite d anticiper un futur technologique parfaitement impr visible a priori Mais ce n est pas parce que le devenir de la conception du document num rique est incertain que les moyens d archivage ne doivent pas avoir de prix estim Les questions se poser face au co t de l archivage des documents num riques qu il ne faut pas n cessairement confondre avec les co ts induits par d autres n cessit s comme la mise en ligne par exemple sont au nombre de deux combien vais je payer combien de fois vais je payer Une m thode permettant d approcher la r ponse consiste rapprocher la dur e de vie du moyen envisag d une part et sa visibilit technologique d autre part consid rer la plus courte des deux comparer celle ci la dur e d archivage prescrite Ce qui est illustr par les exemples suivants Hypoth se dur e d archivage de trente ans Exemple 1 enregistrement sur bandes magn tiques WORM dur e de vie du m dia 10 ans visibilit technologique 5 ans nombre d actions 6 migrations budget montant minimal de 6 fois la premi re facture frais de stockage pendant 30 ans consommables des 6 migrations main d uvre chaque migration financement d un dispositif de veille technologique pendant 30 ans Exemple 2 enregistrement sur CD R dur e de vie du m dia impr visible
53. ual enregistrement COM GED alliant les qualit s archivistiques des microformes COM la souplesse de la GED partir d une s rie de documents num riques il suffit d effectuer par exemple une sortie en parall le sur microfiches COM et sur CD R Dans ce cas de figure on constate que l irr versibilit et la durabilit des microformes assument les fonctions li es au long terme l authenticit l administration de la preuve l application de la loi Informatique et Libert s tandis que la souplesse apport e par le CD R autorise un acc s rapide court terme favorise l extraction de donn es pour transmission par r seau etc 25 PragmArchive PA 001 08 On voit aussi qu une certaine aust rit de l archivage micrographique est compens e par l agr ment de la GED tandis qu une ventuelle illisibilit ou obsolescence du CD R devient beaucoup moins pr judiciable l information tant garantie par le temps micrographique qui s exprime en si cles Le dual enregistrement peut notamment se concevoir au travers de l association de __ microformes COM supports optiques __microformes COM base de consultation LAN par exemple papier permanent base de consultation etc 4 4 4 Le fonds permanent num risable Cette solution de long terme consiste p renniser les documents num riques en les extrayant de tout milieu o la visibilit technologique est soit trop br ve soit incertaine versatilit qu
54. ues s exon rant de toute obsolescence soit l emploi de moyens techniques dont le seuil d obsolescence est connaissable ou pr visible j Risque d illisibilit Sa pr vention implique l utilisation de signes symboles ou codifications dot s d une signification tablie et permanente ou dont l ventuel abandon ne pr sente aucun risque de se produire avant le terme de l archivage Captivit au syst me de recherche Certains syst mes GED notamment lient l existence de l archive au moteur de recherche qui lui est associ en ce sens que l archive n est ni accessible ni visualisable sans ce logiciel d di En un tel cas une d faillance dudit moyen de recherche entra nerait la perte de l archive par inaccessibilit quand bien m me le support de donn es serait en parfait tat 19 Ad quation aux n cessit s Suivant le cas il peut s av rer n cessaire de favoriser la rapidit d acc s la simplicit du proc d sa fiabilit un acc s privil gi l adaptabilit un accroissement des volumes d archives 11 conomie des moyens d acc s Tant qu une archive est vivante ou courante la fr quence des recherches l gitime l existence de moyens d acc s rapides et confortables acc s en ligne souvent Mais de tels moyens ont un co t n cessitent une maintenance et doivent avoir une raison d tre Ceci n est plus justifi dans le cas o avec le temps on s aper oit que les besoins r els d acc der l archive s a
55. ut ou partie de ses archives 2 30 tra abilit historique de toutes les interventions susceptibles d avoir influ ou permis d intervenir de mani re discr te sur l information archiv e Un dual enregistrement consiste en g n ral associer une forme dynamique une forme statique PragmArchive PA 001 08 3 FACTEURS AGISSANTS Pour tre pertinent un moyen d archivage de documents num riques doit r pondre aux raisons qui le motivent et aux attentes qu il suscite Les sp cificit s propres un type de documents peuvent tre d origines diverses par exemple une archive peut tre couverte par des aspects juridiques sans tre confidentielle ou l inverse ou les deux ou aucun des deux Il est alors n cessaire de d terminer ce qui est sp cialement critique pour un type de documents donn et qui ne l est pas forc ment pour un autre C est ici qu entre en jeu la notion de facteur de criticit Consid rons le cas concret d une archive m dicale devant tre confidentielle Le moyen d archivage employ doit bien s r permettre la mise en place d un syst me d acc s privil gi d faut et quel que soit le soin qu on mettrait assurer la conservation de la donn e m dicale par ailleurs le fait que l on ne soit pas en mesure d assurer sa confidentialit constituerait une carence fatale Nous sommes donc en pr sence d un facteur de criticit La notion de facteur de criticit n est pas n cessairement li
56. ux sur l archive par exemple on peut imaginer que la personne qui invente une proc dure de s curit sait aussi comment on l interrompt Dans un cadre plus g n ral on sait tout autant qu il existe des versions plus ou moins tendues de certains logiciels et qui ne sont pas dot es de fonctionnalit s quivalentes 18 L int grit L int grit est le r sultat de l immuabilit de l information enregistr e Pour avoir un sens l int grit d une archive doit tre constatable Elle n cessite notamment l emploi de moyens mettant en vidence de fa on certaine toute modification de l information post rieure l enregistrement initial L int grit repose donc sur une impossibilit technique de modifier discr tement un support de donn es 1 Continuit des moyens de conservation Ce crit re reprend le pr cepte britannique de l unbroken custody Plus une archive aura b n fici d un mode de conservation stable et constant moins elle aura subi de mouvements ruptures ou remises en cause et plus on pourra consid rer qu elle est potentiellement authentique 18 La cr dibilit tant observ dans le cadre de l authenticit de l archive le crit re de cr dibilit ne doit pas se borner une impression subjective Il repose par exemple sur le constat que le syst me d archivage utilis pr sente une r elle fiabilit dans le maintien sans alt ration de l information Par contre la cr dibilit tomberait face au
57. v s sur ces supports Cette solution permet de constituer des bases d images partir de documents num riques et permet aussi de g rer les donn es administratives bibliographiques et d indexation Les microformes constituent une forme d archivage autonome les documents tant directement lisibles au travers d un grandissement optique La volum trie tr s r duite des microformes COM par rapport l quivalent papier de l ordre de 1 1000 permet de conserver de tr s grandes masses d informations sans avoir recours par exemple l externalisation Cette solution est particuli rement pertinente face aux crit res de dur e d authenticit de fiabilit d acc s Les applications de la micrographie informatique sont tr s nombreuses Notamment face au droit fran ais la micrographie est la seule technique permettant de remplacer un titre sur papier par sa copie probatoire sur microforme Elle r pond aussi des pr occupations li es la responsabilit translative ou collective des archives dans la mesure o l irr versibilit absolue de ces supports interdit de modifier l information qui s y trouve qu on soit d positaire ou non de l archive Elle permet encore l archivage des donn es ayant un caract re personnel en respectant les restrictions de la loi informatique et libert s les donn es ainsi conserv es ayant rompu tout lien direct avec les cha nes de traitements automatis s Une application moins connue fut envisag
58. y e 4 3 4 Papier permanent Le papier dit permanent est un support autonome r pondant la norme ISO 9706 1994 Il s agit d un papier destin demeurer chimiquement et physiquement stable pendant une longue p riode L ISO 9706 fixe notamment le degr de r sistance l oxydation le pH la teneur alcaline et la r sistance la d chirure Il peut constituer un moyen de conservation de tr s long terme de documents natifs d un processus lectronique En effet contrairement au papier industriel qui s autod truit en peu d ann es le papier permanent est con u pour viter le ph nom ne d autodestruction dont l acidit est le principal agent Outre la r sistance physique au temps le papier exon re naturellement l information de tous les ph nom nes d obsolescence affectant l informatique 4 3 4 1 Caract ristiques g n rales visualisation des documents DIRECTE rang de g n ration connaissable OUI s il comporte une marque caract risable tel qu une signature manuscrite ajout e NON par le support m me par r f rence aux moyens de copiage banalis s et tr s perfectionn s photocopieurs couleurs possibilit s de migration OUI Num risation page page possibilit s d exportation FAISABLE Par num risation et utilisation d un logiciel d OCR Naturellement cette proc dure est sans commune mesure avec les possibilit s d exportation offertes par un fichier num rique aptitude l acc s en
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