Guide pratique « Comment déclarer »
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1. caract re personnel la concernant est inform e sauf si elle l a t au pr alable par le responsable du traitement ou son repr sentant 1 de l identit du responsable du traitement et le cas ch ant de celle de son repr sentant de la finalit poursuivie par le traitement auquel les donn es sont destin es du caract re obligatoire ou facultatif des r ponses des cons quences son gard d un d faut de r ponse des destinataires ou cat gories de destinataires des donn es de l existence d un droit d opposition au traitement de ses donn es et d un droit d acc s et de rectification 7 le cas ch ant des transferts de donn es destination d un Etat non membre de la Communaut europ enne aE ENa Lorsque de telles donn es sont recueillies par voie de questionnaires ceux ci doivent au moins porter mention des prescriptions figurant aux 1 2 3 et 6 1 Quelles sont les mesures d information adopt es en cons quence cf mod les ci apr s Joindre le mod le que vous diffusez effectivement 2 D crivez les mesures administratives et techniques prises pour faciliter Pexercice du droit d acc s Indiquez le nom du service ou de la personne habilit e r pondre ces demandes individuelles d acc s Indiquez les mesures techniques prises ex possibilit d acc der en ligne son dossier 3 Quels sont les d lais moyens pr vus pour la2. COMMISSION NATIONALE DE L INFORMATIQUE ET DES LIBERT S Guide pratique Comment d clarer dition octobre 2004 Pages n MODE DIA DIY i i EO PAE amande 2 D CLARATION SIMPLIFI E seen 3 D CLARATION NORMAER rca mmmumacmadmmdaad 4 D Je ln LR DS nn E E 6 www cnil fr rubrique D clarer MODE D EMPLOI C est le responsable du traitement qui doit proc der la d claration pr alablement sa mise en uvre Pour effectuer une d claration la CNIL deux voies vous sont offertes La d claration simplifi e Vous pouvez effectuer une d claration simplifi e d s lors que votre fichier ou traitement de donn es personnelles est strictement conforme des normes que la CNIL a tablies pour les traitements les plus courants c est dire ceux dont la mise en uvre n est pas susceptible de porter atteinte la vie priv e ou aux libert s Pour vous assurer de la totale conformit d un traitement une norme consultez le texte des normes simplifi es disponible sur le site de la CNIL www cnil fr Si votre traitement est conforme une norme vous pouvez r aliser votre d claration simplifi e en t l proc dure directement sur le site de la CNIL www cnil fr rubrique D clarer ou remplir le formulaire D claration simplifi e disponible dans ce guide La d claration normale Si votre traitement ne correspond aucune norme vous devez effectuer une d claration normale et compl ter des annexes
3. Vous pouvez effectuer votre d claration en remplissant le formulaire D claration normale et les annexes disponibles dans ce guide Une fois le formulaire rempli a Si vous avez effectu une t l d claration vous recevez imm diatement apr s envoi un accus de r ception lectronique a Si vous avez utilis un formulaire papier veuillez adresser la CNIL votre dossier de d claration e soit par envoi recommand avec demande d avis de r ception postal CNIL 21 rue Saint Guillaume 75340 Paris Cedex 07 e soit par d p t aupr s de la CNIL contre re u La CNIL d livre ensuite par voie postale un r c piss de d claration qui indique le num ro sous lequel un traitement d clar est enregistr En cas de perte de votre r c piss vous pouvez par crit en demander un duplicata au service informatique de la CNIL AVERTISSEMENT Formulaires particuliers Pour d clarer un site internet avec des donn es personnelles vous devez effectuer votre d claration en t l proc dure directement sur le site de la CNIL ou t l charger le guide D clarer un site internet Pour d clarer un fichier de recherche m dicale vous devez compl ter le formulaire CERFA n 10769 01 disponible sur simple demande la CNIL Formalit s particuli res Pour des fichiers sensibles ou risques comportant par exemple des donn es biom triques ou g n tiques ou encore le NIR la loi a pr vu des formalit s part
4. uvres musicales Sont en principe interdits les traitements de donn es qui font appara tre directement ou indirectement les origines raciales ou ethniques les opinions politiques philosophiques ou religieuses ou l appartenance syndicale des personnes ou qui sont relatives la sant ou la vie sexuelle de celles ci Toutefois certaines cat gories de traitements ne sont pas soumises cette interdiction dans la mesure o la finalit du traitement l exige article 8 Page 9 sur 9
5. 2 sinon compl tez ci dessous NOM OURS mn ni end ennemi ni ee te cn one ares tee mue Adresse Code postal T l phone A S O O O G G Fa Traitement d clar N de la norme simplifi e de r f rence Nom du logiciel 444 sisi Population concern e nombre approximatif Transferts d informations hors de l Union europ enne Existe t il des transferts d informations hors de l Union europ enne oui g NON O Si vous r pondez oui pr cisez quels sont les pays destinataires Personne contacter NOM asus rens ctstnenes en PT NOM es roue css msn ste tasse FONCTION DEEP AE E ets T Ifx Li 1 Adresse lectronique 00000000000000000csi Dirsssrsseuense Nom du signataire s FONCTION sr censeedeegess dues er sans 8 Je reconnais avoir pris connaissance de la norme vis e ci dessus et atteste que le pr sent traitement est conforme cette norme qui d finit de mani re limitative les finalit s du traitement les cat gories d informations trait es les destinataires de ces informations et la dur e de conservation de ces informations Destinataire du r c piss l organisme d clarant O ou le service charg de la mise en uvre O Ce formulaire n est conserv par l
6. D I Moyens de d placement des personnes O B NIR N de S curit Sociale ou consultation du RNIPP O J Utilisation des m dias et moyens de communication Donn es caract re personnel faisant appara tre les origines O C Situation familiale O K raciales ou ethniques les opinions politiques philosophiques religieuses ou les appartenances syndicales des personnes O D Situation militaire O L Donn es biom triques O E Formation Dipl mes Distinctions O M Sant donn es g n tiques vie sexuelle O F Adresse caract ristiques du logement O N Habitudes de vie et comportement O G Vie professionnelle O O Informations en rapport avec la police sante A Informations relatives aux infractions condamnations ou mesures O H Situation conomique et financi re OP de s ret Cat gories d informations fournies 1cat gories des destinataires AIBICIDIE F G H I J IK L IMIN O P 1 OO 000 0 000 000 0 UII l 2 OO 000 0 000 000 0 UII l 3 OO 000 0 000 000 0 UII l 13 Interconnexion mise en relation rapprochement Le traitement a pour objet l interconnexion de fichiers dont les finalit s principales sont diff rentes O o0 1 NON O 2
7. Le traitement a pour objet l interconnexion de fichiers dont les finalit s correspondent des int r ts publics diff rents ou O 1 NON O 2 Les donn es peuvent elles tres c d es lou es chang es des fins commerciales ou DO 1 Nom du signataire Signature Fonctions l habilitant signer Date IE Rubriques compl ter par des annexes Si la r ponse est oui cette rubrique est compl ter par une annexe ANNEXES Finalit s principale s et fonctions du traitement Compl ment des rubriques 5 et 9 du formulaire 1 D crivez les objectifs recherch s par l informatisation NB joindre le cas ch ant tout document compl mentaire que vous estimez utile 2 Indiquez s il y a lieu les textes qui constituent le fondement juridique du traitement joindre le cas ch ant ces textes 3 D crivez les fonctionnalit s du traitement ex gestion de convocations envoi de courriers dition de statistiques Page 6 sur 9 Mesures prises pour faciliter l exercice du droit d acc s Compl ment de la rubrique 4 du formulaire La loi du 6 janvier 1978 reconna t toute personne figurant dans un traitement un droit d acc s aux renseignements la concernant articles 39 et suivants De plus l article 32 I de la loi pr voit que La personne aupr s de laquelle sont recueillies des donn es
8. Signature Fonctions l habilitant signer Date Le JJ MM AAAA Rubriques compl ter par des annexes Si la r ponse est oui cette rubrique est compl ter par une annexe Les informations port es sur ce formulaire et figurant en gras sont obligatoires Elles font l objet d un traitement informatis la CNIL et sont destin es aux membres et services de la Commission charg s de l instruction de votre dossier et au public d sireux de s informer de l existence d un fichier dans les conditions pr vues l article 31 de la loi du 6 janvier 1978 Vous pouvez exercer votre droit d acc s aux informations qui vous concernent en vous adressant la CNIL 21 rue Saint Guillaume 75340 PARIS cedex 07 Page 4 sur 9 1 0 S curit s et secrets ss Fonctions de l application l Mettez vous en place des r gles permettant de 2 contr ler l acc s l application g ou o 1 NON O0 2 4 Prenez vous des dispositions pour prot ger votre r seau des intrusions ext rieures 7 ou o0 1 NON 0O 8 Les donn es elles m mes font elles l objet d une protection particuli re anonymisation 9 10 chiffrement O o0 1 NON 0O 1il Cat gories de donn es enregistr es nla Donn es d Identification nom pr noms sexe initiales s A l t P n s d ordre date et lieu de naissance
9. a CNIL que 30 jours apr s l envoi du r c piss Nous vous conseillons d en conserver une copie avant l envoi la CNIL Les informations port es sur ce formulaire sont obligatoires Elles font l objet d un traitement informatis la CNIL et sont destin es aux membres et services de la Commission charg s de l instruction de votre dossier et au public d sireux de s informer de l existence d un fichier dans les conditions pr vues l article 31 de la loi du 6 janvier 1978 Vous pouvez exercer votre droit d acc s aux informations qui vous concernent en vous adressant la CNIL 21 rue Saint Guillaume 75340 PARIS cedex 07 Page 3 sur 9 D CLARATION NORMALE SOMMISSION NATIONALE 1 PREMI RE D CLARATION o DE L INFORMATIQUE ET DES LIBERT S Cadre r serv la CNIL N d enregistrementl LITIITTT 75340 PARIS cedex 07 En DE MODIFICATION o T l 01 53 73 22 22 D CLARATION DE SUPPRESSION o L Fax 01 53 73 22 00 Pr ciser dans ce cas le n d enregistrement du traitement O DT ue vous souhaitez modifier ou supprimer www cnil fr n m 2 Organisme d clarant c Statut juridique Secteur public O Secteur priv Nom ou Raison Sociale aa aeiae re esris i stis rtertssristisrts rrarena N SIRENLIT111111 AFS en nn be A de GC nt nn eee ne de one ee N APE Code postal Vile LL T l phone L LL 3 Service ou organisme charg d
10. communication des informations La CNIL recommande une communication dans un bref d lai imm diat quelques jours en fonction du lieu et du support de conservation de l information l toute personne peut s opposer pour des motifs l gitimes ce que des donn es la concernant figurent dans un fichier Ce droit d opposition peut tre exclu pour certains traitements du secteur public Ex fichiers tenus par les services fiscaux les services de police les services de la justice la s curit sociale Toute personne a aussi le droit de s opposer sans frais et sans avoir se justifier ce que les donn es la concernant soient utilis es des fins de prospection notamment commerciale Page 7 sur 9 MOD LE DE NOTE D INFORMATION A PORTER SUR LES FORMULAIRES DE COLLECTE indication de l identit du responsable du traitement Les informations recueillies font l objet d un traitement informatique destin pr ciser la finalit Les destinataires des donn es sont pr cisez Conform ment la loi informatique et libert s du 6 janvier 1978 vous b n ficiez d un droit d acc s et de rectification aux informations qui vous concernent Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant veuillez vous adresser pr ciser le service vous pouvez galement pour des y PRE r 2 motifs l gitimes vous opposer au traitement d
11. ct re donn es donn es conservation personnel sur support trait es informatique Cette dur e ne peut tre illimit e elle doit tre d finie en fonction de la finalit du traitement cf recommandations de la CNIL dans les guides sectoriels Joindre ventuellement ce tableau les formulaires de collecte des informations Attention les traitements portant sur des donn es parmi lesquelles figure le NIR Num ro d Inscription au R pertoire national d identification des personnes physiques ou qui requi rent la consultation de ce r pertoire sont soumis des proc dures sp ciales d autorisation articles 25 et 27 les traitements de donn es relatives aux infractions condamnations et mesures de s ret ne peuvent tre mis en uvre que par article 9 Jes juridictions lest autorit s publiques et les personnes morales g rant un service public agissant dans le cadre de leurs attributions l gales Jes auxiliaires de justice pour les stricts besoins de l exercice des missions qui leur sont confi es par la loi ex cabinets d avocats es personnes morales mentionn es aux articles L321 1 et L 331 1 du code de la propri t intellectuelle agissant au titre des droits dont elles assurent la gestion ou pour le compte des victimes d atteinte aux droits pr vus aux livres Ier II et III du m me code aux fins d assurer la d fense de ces droits ex soci t s de droit d auteur d
12. e la mise en uvre du traitement Si le nom et les coordonn es sont identiques ceux de l organisme d clarant cochez sinon compl tez ci dessous 4 Service ou organisme aupr s duquel s exerce le droit d acc s LI Si le nom ET les coordonn es sont identiques 1 ceux de l organisme d clarant cochez 11 2 ceux du service charg de la mise en uvre cochez 2 sinon compl tez ci dessous Code postal TE er PES EE CRE E E T l phone LL 1 1 1 1 1 1 1 5i Traitement d clar Nom du logiciel s sisi ssctearsssenseesisschtemmutmestulsnee Ann e de mise en oeuvre L Population concern e cat gories de personnes concern es et nombre approximatif Finalit s principales 6 Transferts d informations hors de l Union europ enne Existe t il des transferts d informations hors de l Union europ enne OUI NONI Si vous r pondez oui pr cisez quels sont les pays concern s sssssessisrssrertstrertttstrttts trette te sret rt errre rrerrrurereerererererererert 1 Personne contacter NOM sens s eenibesrstee BT NOML sn nn FONCHON sn r a aonnae ntet are rende eh T 1 fax LI 1 1 Adresse lectronique 0000000000000 CORRE 8 En cas de d claration de suppression signer ici et ne pas compl ter la feuille 2 Nom du signataire eee
13. es donn es vous concernant MOD LE DE NOTE D INFORMATION SUSCEPTIBLE D ETRE AFFICHEE Le s service s citer le nom du ou des services concern s dispose nt de moyens informatiques destin s g rer plus facilement indiquer la finalit du traitement Les informations enregistr es sont r serv es usage du ou des service s concern s et ne peuvent tre communiqu es qu aux destinataires suivants pr ciser les destinataires Conform ment aux articles 39 et suivants de la loi n 78 17 du 6 janvier 1978 relative l informatique aux fichiers et aux libert s toute personne peut obtenir communication et le cas ch ant rectification ou suppression des informations la concernant en s adressant au service citer le nom du service ou des services concern s toute personne peut galement pour des motifs l gitimes s opposer au traitement des donn es la concernant ne pas faire figurer si le traitement pr sente un caract re obligatoire ne pas faire figurer si le traitement pr sente un caract re obligatoire Page 8 sur 9 Donn es trait es origine des donn es destinataires et dur e de conservation des donn es Compl ment de la rubrique 11 amp 12 du formulaire Il convient de d tailler les l ments coch s en rubrique 11 amp 12 du formulaire en compl tant le tableau ci dessous D tail des donn es Origine des Destinataires des Dur e de cara
14. iculi res Toutefois dans un souci de simplification la CNIL se charge de prendre contact avec les responsables des traitements concern s pour compl ter et instruire leur dossier Page 2 sur 9 COMMISSION NATIONALE DE L INFORMATIQUE ET DES LIBERT S 21 rue Saint Guillaume 75340 PARIS cedex 07 T l 01 53 73 22 22 Fax 01 53 73 22 00 www cnil fr D CLARATION SIMPLIFI E Engagement de conformit une norme simplifi e PREMI RE D CLARATION o D CLARATION DE MODIFICATION O D CLARATION DE SUPPRESSION 0 1 Cadre r serv la CNIL Pr ciser dans ce cas le n d enregistrement du traitement que vous souhaitez modifier ou supprimer 2 Organisme d clarant 4 Statut juridique Nom ou Raison Sociale Secteur public 0 ou Secteur priv O Adresse N SIREN N APE Code postal T l phone I 1 1 1 1 Service ou organisme charg de la mise en uvre du traitement Si le nom et les coordonn es sont identiques ceux de l organisme d clarant cochez sinon compl tez ci dessous Nom OURS ss rennes sr das menton ee EEEE E cine di re slip en teen eee sn ennui Mesa Adresse Code postal T l phone ERS A E S S Service ou organisme aupr s duquel s exerce le droit d acc s Si le nom ET les coordonn es sont identiques 1 ceux de l organisme d clarant cochez 11 2 ceux du service charg de la mise en uvre cochez
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