L`organisation de spectacles
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1. ja en Le i pt D 1 7 centre evdormaten at os ressorces B ur les masques achertea2. ductions pr vues pour les soci t s et associations d ducation populaire agr es 12 ainsi que les associations but cu l dit par l ima en ligne www irma asso fr centre dinmormaben et 64 reeteurcen peur les m d int r t g n ral 5 Enfin des protocoles d accord ont t n goci s avec des f d rations o des unions d associations Se reporter au site www sacem fr Les droits voisins La loi du 3 juillet 1985 relative aux droits d auteurs et aux droits voisins permet aux inter pr tes et aux producteurs de b n ficier d un versement de droits lors de la diffusion publi que d un enregistrement auquel ils ont particip Ainsi lorsqu un organisateur de spectacles utilise cet enregistrement il doit r gler une redevance au titre de la r mun ration quitable dont la perception est confi e la Sacem pour le compte de la Spr L utilisation d une uvre enregistr e lors d un spectacle reste cependant soumise l auto risation de l auteur et ou du compositeur De la m me fa on l enregistrement de la pres tation du ou des artistes est strictement subordonn l autorisation crite du ou des artistes y compris les musiciens d accompagnement Un accord verbal ne suffit pas Il faut r diger une convention sp ciale distincte du contrat qui pr cisera les conditions d enregistrement et d utilisation de la fixation et qui d taillera les r mun rations ventuelles pr vues
3. pour Pa ris la pr fecture de Police la mise en place d un service d ordre Cette d claration doit pr ciser le nom et les coordonn es de l organisateur la nature de la manifestation la date et l heure la capacit d accueil du lieu le nombre de personnes concourant sa r alisation le nombre de spectateurs attendus le d tail du service d ordre et des mesures de s curit pr vues Les entreprises de s curit ne peuvent exercer leurs activit s qu apr s avoir obtenu une autorisation administrative Cette autorisation qui ne leur conf re aucun caract re officiel doit tre mentionn e sur tous les documents manant de ces entreprises Si l organisateur emploie lui m me directement des agents de s curit il est consid r comme une entreprise qui dispose d un service interne charg d une activit de surveillance et doit ce titre se conformer la r glementation des entreprises de s curit et de gardiennage en demandant une autorisation administrative le descriptif des activit s de ce service interne sera joint la demande Le recrutement du personnel est aussi r glement Le service est requis pour la s curit des artistes des techniciens du public dans l enceinte du spectacle du mat riel de sc ne et des r gies des v hicules affect s la r alisation du spectacle des guichets et des recettes Le service de s curit contr le les entr es en per mettant l acc s aux seuls porteurs
4. du Code du travail Le contrat de travail doit tre individuel Toutefois il peut tre commun plusieurs artistes quand ceux ci se produisent dans un m me num ro groupe Le contrat doit alors faire mention nominale de tous les artistes et du montant du salaire de chacun il peut tre sign par un seul artiste condition que celui ci ait re u mandat crit de chacun des artistes figurant au contrat Chaque artiste du groupe doit en recevoir une copie L ar tiste contractant dans ces conditions conserve sa qualit de salari Les salari s techniques et artistiques du spectacle du cin ma et de l audiovisuel ex cutent leur travail sous le r gi me du Contrat dur e d termin e C DD L article L 143 3 du Code du travail pr cise que la remise d un bulletin de salaire est obligatoire Le paiement par ch que ou la d livrance d autres justificatifs ne dispense pas l employeur de remettre un bulletin de salaire au salari Se reporter l ouvrage Profession artiste irma ditions Le contrat doit toujours tre adress l artiste avant le jour de la manifestation sa g lirma en ligne CT TL D 5 7 centre evdormaten et os ressources B ur les masques acheres L emploi peut se faire selon deux types de contrat le contrat d engagement et le contrat de cession Le contrat d engagement est conclu directement entre l artiste ou un des ar tistes mandat s cf ci dessus quelquefois par l interm diaire de son agent Il
5. fait de l or ganisateur l employeur l gal des artistes L organisateur doit donc tablir les bulletins de salaires et toutes les d marches et cotisations qui en d coulent Le contrat doit tre tabli et adress l artiste avant le spectacle La D claration unique d embauche DUE doit aussi tre effectu e aupr s de l U rssaf avant l embauche cf www due fr Le Guichet unique Guso www guso com fr permet aux organisateurs non professionnels de spectacles vivants d effectuer toutes les d marches n cessaires l em bauche d artistes et de techniciens du spectacle vivant Un formulaire unique et valant con trat de travail le carnet guichet unique permet de r gler en une seule fois et un seul interlocuteur toutes les cotisations sociales Urssaf Cong s spectacles Audiens Assedic Afdas M decine du travail L adh sion est gratuite et assure une s curit totale dans les d clarations et les paiements Une assistance t l phonique n Azur 0810 863 342 per met de conna tre directement le montant verser et les d marches effectuer ainsi que tout renseignement compl mentaire Les formulaires sont remis directement par l artiste ou le technicien ou adress s pr renseign s l employeur sous 48 heures Ce dispositif est r serv aux organisateurs non professionnels c est dire toute personne physique ou morale qui n a pas pour activit principale l exploitation de lieux de spectacle et la p
6. organisateur un certain nombre de v ri fications le producteur tourneur doit adresser une attestation de fourniture de d clarations sociales ou fiscales un extrait d inscription au Registre du commerce ou d immatriculation au r pertoire des m tiers une attestation sur l honneur de l emploi r gulier des salari s Les b n voles Les manifestations occasionnelles reposent souvent sur l activit de b n voles Un b n vole est une personne qui travaille gratuitement pour une association Il est n cessaire de faire signer tous les b n voles une d claration sur l honneur de b n volat Tous les frais enga g s par ou pour les b n voles doivent faire l objet de pi ces justificatives factures billets de transport notes de restaurant etc jamais de simples notes de frais ou de quelconque d fraiement Encore convient il d user de ces remboursements avec mod ration car ils pour raient tre consid r s comme des avantages en nature et d s lors requalifi s en salaire 6 7 i dit par l ima en ligne www irma asso fr cenere dintormaten et os reeroorces peur en cas de contr le Il est aussi n cessaire d inclure les b n voles dans l assurance prise par l association Une personne ne peut pas tre engag e titre b n vole par une soci t com merciale D autre part l Inspection du travail ne tol re pas non plus que des b n voles soient utilis s pour des fonctions relevant de leur secteur
7. six spectacles par an devrait s assurer l ann e Pour le mat riel de son d clairage et le mat riel sc nique il vaut mieux souscrire aussi une assurance tous ris ques mat riels qui couvrira tous bris destructions ou pertes soudaines et fortuites des biens assur s Lorsque les frais engag s sont importants ne pas oublier de prendre une assurance annulation garantissant les frais engag s irr cup rables sur justificatif ou le prix de vente ou les recettes hors taxes en cas d annulation suite un cas de force ma jeure v nement impr visible irr sistible ext rieur l assur et cas fortuit accident en cas d indisponibilit des personnes indispensables et en cas d intemp ries Pour plus de pr cisions se reporter la fiche pratique Les assurances Le service de s curit La qualit d un service de s curit est un l ment d terminant de la r ussite du spectacle au m me titre que la r gie lumi re la sonorisation la d coration C est l organisation de choisir un service de s curit qui doit tre adapt au contexte et l image qu il veut donner Le service de s curit est toujours repr sentatif de l organisation Les activit s de la s curit sont des professions r glement es loi n 83 629 du 12 juillet 1983 Un mois avant la date pr vue les organisateurs de manifestations culturelles dont le public et le personnel d passent les 1 500 personnes sont tenus de d clarer la mairie ou
8. L organisation de spectacles Re L s 9 Aer bratigy Mrisater Mena El S police Pr s SSj flas lice et 1 7 lable a Les Unit dy i M armer CS fie SSurancs EU fe 3 Seryj Ces Q f fla g TE de fi Sacem curit g ES dro 2 Louve Vois z L em vertur us i n Les pear SS art b fee n listes isson f rgi St Porair Cette fiche ne donne que quelques notions l mentaires pour l organisation de spectacles Elle s adresse donc en priorit des organisateurs occasionnels ou tout au moins ceux qui n en ont pas fait leur activit principale Elle ne saurait remplacer la lecture du guide Profession entrepreneur de spectacles irma Editions Le cadre r glementaire L organisation de spectacles se situe dans un contexte r glementaire et l gislatif pr cis En effet cette activit est soumise entre autres aux dispositions de l ordonnance du 13 oc tobre 1945 texte modifi plusieurs reprises depuis et qui pr cise entre autres points que tout entrepreneur de spectacles devait tre titulaire d une licence Cette licence per sonnelle et incessible peut tre demand e aussi bien dans le cadre d une soci t com merciale que d une association pour plus de pr cisions se reporter la fiche pratique n 8 La Licence d entrepreneur de spectacles L activit d entrepreneur de spectacles vivants peut tre exerc e occasionnellement sans possession d une licence dans la li
9. de billets invitations ou laissez passer convenus avec l organisateur Le service de s curit pr vient de toute action individuelle ou collective mettant en danger la s curit des personnes dontil a la charge Il a pouvoir de demander au producteur le retard le report la suspension ou l arr t de la repr sentation sa g lirma en ligne CT TL D 3 7 centre evdormaten et os ressources B ur les masques acheres La Sacem Dans les quinze jours qui la pr c dent il convient de d clarer la Sacem la manifestation que l on souhaite organiser spectacle divers concert r cital gala bal m me gratuit La Sacem adressera alors un contrat autorisant l utilisation en public d uvres de son r per toire et que l on renverra apr s l avoir sign Cette d claration l avance permet de b n ficier d une r duction de 20 sur le tarif appliqu lorsque le contrat n a pas t conclu avant la s ance Si la manifestation ne comprend aucune uvre du r pertoire de la Sa cem ou d une soci t trang re ayant avec la Sacem un accord de repr sentation r ci proque il n y aura aucune redevance payer Au moment du spectacle l organisateur doit tablir sur un document pr vu cet effet l tat des recettes en distinguant les recettes entr es et les autres recettes buvette res tauration vente de programme etc M me si l entr e est gratuite la Sacem percevra des droits sur les autres recettes en ca
10. habituel d activit professionnelle Cela signifie par exemple que des techniciens ou des artistes sont libres de reverser leur salaire l association organisatrice de la manifestation la condition que cette r mun ration ait bien fait l objet d un contrat assorti de toutes les obligations l gales dont le paiement des charges et la remise d un bulletin de salaire Toute autre solution doit tre cart e La r glementation sp cifique aux rave parties Bien qu en principe l organisation des rassemblements de musiques lectroniques ne diff re pas des autres manifestations musicales le gouvernement fran ais a d cid de leur appli quer une l gislation sp cifique Les textes s adressent aux organisateurs de rassemblements exclusivement festifs caract re musical organis s par des personnes priv es dans des lieux qui ne sont pas au pr alable am nag s cette fin et r pondant certaines caract ristiques 3 Ils donnentlieu diffusion de musique amplifi e L effec tif pr visible des participants d passe 250 personnes L annonce du rassemblement est pr vue par tout moyen de communication ou de t l communication Le rassemble ment est susceptible de pr senter des risques pour la s curit des participants 4 Les textes imposent ces organisateurs la d claration pr alable de leur manifestation aupr s de la pr fecture de leur d partement Le dossier devra notamment comporter de
11. it de r soudre temps les ventuels probl mes Dans les petites salles la pr sence d un service de secours n est pas obliga toire Il est toutefois n cessaire de tenir la disposition du r gisseur la liste des num ros d urgence et une trousse de premier secours Pour les rassemblements importants donc plus risqu s il devient indispensable de disposer d une infirmerie qui pourra accueillir des secouristes ou plus simplement de solliciter la Croix Rouge et de faire appel aux pompiers A partir de l heure d ouverture des portes au public l organisateur a la res ponsabilit de la s curit dans l enceinte du spectacle mais aussi dans un rayon de 50 m tres autour de l entr e Vous pouvez ainsi tre tenu pour responsable des tapages nocturnes d gradations ou actes de vandalisme se produisant la sortie du spectacle 2 7 i dit par l ima en ligne www irma asso fr cenere dintormaten et os reeroorces peur les m Soyez donc vigilant L installation d un chapiteau est soumise l autorisation du maire Le courrier devra pr ciser le lieu la date la capacit d accueil et les caract ristiques techniques du chapiteau Les assurances Il faut souscrire une assurance Responsabilit civile organisateur RCO couvrant les d g ts occasionn s la salle aux biens confi s et les dommages aux personnes Cette assurance doit inclure la p riode de montage et de d montage L organisateur qui r a lise plus de
12. mite de six repr sentations par an Par ailleurs depuis le 1 janvier 2004 les personnes physiques ou morales qui n ont pas pour activit prin cipale ou pour objet l exploitation de lieux de spectacles la production ou la diffusion de spectacles doivent obligatoirement passer par le Guichet Unique pour leurs d clara tions et ce sans limitation du nombre de repr sentations Cette disposition s applique aussi aux groupements d artistes amateurs b n voles faisant occasionnellement appel un ou plusieurs artistes du spectacle percevant une r mun ration En d autres termes l accession au Guichet unique se d finit par la nature de l activit de l organisateur et ne se base plus sur le nombre de repr sentations organis es Le G uichet unique n est donc plus accessible aux structures organisant moins de six manifestations par an et ayant pour objet principal la production ou la diffusion de spectacles Q uelle que soit l activit principale des structures la licence d entrepreneur de spectacles reste obligatoire au del de ces six repr sentations par an Autorisation pr alable Tout spectacle doit tre autoris par le maire et pour Paris Lyon Marseille par la pr fec ture de Police En principe cette autorisation s obtient sur simple demande effectu e suf fisamment l avance Elle peut tre refus e pour diff rents motifs non respect de la 1 www guso com fr dit par l irma en ligne ww
13. pour chaque genre d utilisation L ouverture d un d bit de boissons temporaire L exploitation d un d bit de boissons occasionnel n cessite d obtenir une autorisation d clarer l ouverture du d bit de boissons la recette locale et r gler le montant ventuel de la taxe sp ciale Il existe deux licences pour les d bits de boissons temporaires La licence de 1 cat gorie sans alcool concerne les boissons du premier groupe eaux min rales ou gaz ifi es jus de fruits ou de l gumes non ferment s limonade sirops infusions lait caf th choco lat etc La licence de 2 cat gorie autorise la vente consommer sur place des boissons du deuxi me groupe vin bi re cidre hydromel poir vin doux naturel comportant de 1 3 degr s d alcool L obtention des licences 1 et 2 est gratuite Cependant l ouverture d un d bit de boisson occasionnel avec licence de 2 cat gorie donne lieu au paiement d une taxe sp ciale soit 15 du tarif des licences de 3 cat gorie tarif variable selon les communes Cette taxe n est due qu une fois par an quel que soit le nombre de buvet tes ouvertes chaque ann e dans la commune L emploi des artistes Les artistes l exception de ceux inscrits au Registre du commerce pouvant tre r mun r s sous forme d honoraires sont r mun r s sous forme de salaire Tout contrat pass avec un artiste moyennant r mun ration est pr sum tre un contrat de travail art L762 1
14. roduction ou la diffusion de spectacles Cette disposition s applique aussi aux groupements d artistes amateurs b n voles faisant occasionnellement appel un ou plu sieurs artistes du spectacle percevant une r mun ration Depuis le 1 janvier 2004 il n y a plus de limitation dans le nombre de spectacles produits pour acc der au Guichet unique qui est par ailleurs devenu obligatoire pour tout organisateur non professionnel c est dire r pondant la d finition pr c dente La limitation des six repr sentations par an res te n anmoins d actualit en ce qui concerne l obligation de la d tention d une licence d en trepreneur de spectacles Des prestataires de service peuvent s occuper votre place de l ensemble de ces d mar ches et cotisations moyennant une participation financi re si vous ne remplissez pas les conditions d accessibilit Le contrat de cession des droits d exploitation d un spectacle vi vant est conclu entre le producteur ou tourneur licence de 2 cat gorie et l organisateur licences de 1 et 3 cat gories Dans ce cas l organisateur ach te le droit de diffuser le spectacle pour son co t total prix de plateau marge du tourneur le producteur ou le tourneur demeurant l employeur des artistes et le plus souvent de tout ou partie du per sonnel technique Il convient de faire attention au del de cessions de spectacles dont le montant d passe 3 000 aux obligations de l
15. s indications sur le jour le lieu et la dur e du rassemblement le nombre de participants sus ceptible d tre atteint et devra comporter les autorisations d occuper le lieu Ils pourront tre aid s dans cette entreprise par un m diateur nomm par les pr fectures liste dispo nible dans l O fficiel de la Musique 2005 et sur notre site En principe les organisateurs titulaires d une licence d entrepreneurs de spectacles n ont pas effectuer ces d marches Bibliographie AUDUBERT Philippe DANIEL Luc Profession entrepreneur de spectacles irma ditions Paris 2005 BO UVERY Pierre Marie Les contrats de la musique irma ditions Paris 2004 CO TH Herv RO UXEL Marie Financer son association par les six manifestations annuelles exon r es Associations mode d emploi Voiron 2001 irma CNT CND Hors Les Murs La place du b n vole et des pratiques amateurs dans le spectacle vivant Journ e d infor mations des centres de ressources du spectacle vivant Th tre du Vieux Colombier Paris 8 d cembre 2003 disponible dans notre biblioth que virtuelle www irma asso fr APCE Spectacle vivant Les fiches professionnelles de l APCE 2003 2 Les principaux textes L n 95 73 du 21 janvier 1995 L n 2001 1062 du 15 novembre 2001 D cretn 2002 887 du 3 mai 2002 Arr t du 3 mai 2002 3 Art 53 de la loi du 15 novembre 2001 4 Art 1 d cret du 3 mai 2002 5 Art 2 d cret du 3 mai 2002 se E
16. s d utilisation d uvres de son r pertoire Dans ce m me cas et pour chaque manifestation qu elle soit payante ou gratuite la Sacem per oit une redevance forfaitaire minimale si l application des taux s av re inf rieure cette redevan ce L artiste le repr sentant des artistes dans le cas d un groupe ou le chef d orchestre remplira un programme des uvres ex cut es fourni par la Sacem A la r ception de ces documents qui doivent tre exp di s dans les dix jours suivant la date du spectacle la Sacem adressera une note de d bit Dans le cas d un bal dans une salle de plus de 200 m la redevance sera proportionnelle aux recettes r alis es tous services et taxes compris selon le calcul suivant 8 8 sur les recettes brutes entr es et 4 4 sur les autres recettes Si l entr e est gratuite la rede vance sera de 6 6 sur les autres recettes ou de 8 8 sur les d penses engag es s il n y a aucune recette Des redevances forfaitaires d termin es selon la superficie de la salle et le prix d entr e et ou des consommations sont pr vues pour les bals en petites salles au dessous de 200 m2 Les bals en plein air avec entr e libre donnent lieu une rede vance forfaitaire au taux de 8 8 des d penses engag es ne pouvant tre inf rieure la redevance forfaitaire minimale cf ci dessus Pour les spectacles et gala de vari t s la redevance est calcul e au taux de 8 8 sur les recettes entr es et au
17. s recommand d envoyer un courrier au commissariat le plus proche de la salle pour informer la police si elle ne l a pas d j t par la pr fecture de la tenue du spectacle Ceci favorisera la surveillance du quartier et permettra aussi de d dramatiser sensiblement les ventuelles plaintes de voisinage Un organisateur de spectacles n est l galement pas tenu d autoriser la police nationale ou la gendarmerie nationale p n trer dans la salle N anmoins il est toujours pr f ra ble de rester en bons termes avec les forces de l ordre En revanche la police municipale est habilit e p n trer dans n importe quelle salle municipale La s curit du lieu la demande du maire une commission de s curit peut d terminer si une manifesta tion peut tre autoris e Elle aura pour objet de d finir la capacit de la salle et son ad quation l accueil d un spectacle et du public si cela n a pas encore t fait Elle pourra aussi d terminer si les mat riaux et installations rapport s ne nuisent pas la s curit Il faut toujours disposer des attestations de classement non feu de tous d cors tissus et accessoires classement MO et M1 ne jamais placer de mat riels ou ins tallations dans des passages publics ou devant une sortie de secours Dans le cas o un doute subsisterait il faut r clamer la visite de la commission de s curit suffisamment t t avant le spectacle afin de se laisser la possibil
18. taux de 4 4 sur les autres recettes Le minimum sera calcul en appliquant un taux de 8 8 sur le budget des d penses engag es ce minimum ne pou vant tre inf rieur la redevance forfaitaire minimale S il s agit d un concert instrumental et ou vocal et la condition expresse que l organisateur ait d clar l avance le pro gramme exact des uvres qui seront interpr t es la Sacem percevra une redevance cal cul e en fonction de la dur e des uvres appartenant son r pertoire Le taux ne pourra pas tre sup rieur 8 8 et le minimum inf rieur la redevance for faitaire minimale Si le programme n a pas t communiqu l avance la redevance sera calcul e selon le m me principe qu nonc pour les spectacles et galas de vari t s La Sacem a tabli un forfait pour les petites manifestations musicales Il s agit ici des animations musicales et petites f tes avec recettes qui sont organis es par les communes ou les associations leur seul profit dans le cadre de leur activit normale Ce forfait se r gle avant la s ance et b n ficie aux manifestations organis es dans une salle de moins de 300 m ce crit re restrictif n est pas retenu pour le jazz dont le budget d organisation ne d passe pas 762 25 Ce forfait comprend la part Spr Pour plus de pr cisions se reporter la fiche pratique Droits voisins et copie priv e Il existe des conditions particuli res et notamment des r
19. w irma asso fr D 19 s curit publique salles non conformes ou de l ordre public non respect de la l gisla tion Les organisateurs r guli rement occasionnels peuvent galement tre frapp s d interdiction pour absence de la licence d entrepreneur de spectacles L obtention de cette autorisation implique que la salle aitfait l objet d une visite de s curit En principe toutes les salles de spectacles priv es ou municipales ont obtenu l agr ment de s curit Toutefois ceci fait partie des premi res questions poser au bailleur de la sal le Au cas o vous utiliseriez un lieu inhabituel entrep t gymnase etc ou nouveau il vous faudra obtenir un avis favorable de la Commission de s curit pour l accueil de public Certains spectacles ou imp ratifs techniques n cessiteront d autres formalit s administra tives on peut citer les interdictions de circuler ou de stationner mairie les implantations de calicots ou de panneaux sur la voie publique mairie l usage d une sonorisation sur la voie publique mairie ou pr fecture l installation d un chapiteau pr fecture etc Les repr sentations d organisateurs occasionnels doivent faire l objet d une d claration l autorit administrative comp tente un mois avant la date pr vue La police et la gendarmerie Si la pr fecture vous a accord son autorisation la police ne peut vous interdire le spec tacle Il est parfoi
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