la communication événementielle
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1. gard des cibles internes qu externes Ses possibilit s sont immenses et son aptitude a emporter l adh sion est incontestable et de moins en moins contest e La forte charge affective de ce type de communication n cessite ici plus qu ailleurs le respect et l attention au public Rigueur respect des autres voila des qualit s qui ressemblent assez ce que commun ment on appelle politesse ou courtoisie Ces qualit s Arnauld du Moulin de Labarth te n a cess de les montrer dans l exercice de son m tier elles sontinh rentes son professionnalisme Son ouvrage t moigne tout instant de cette attention port e aux autres Au hasard des pages on peut ainsi lire S occuper de chacun tout en veillant ne laisser personne s ennuyer dans son coin Chacun doit avoir le sentiment d avoir t entendu compris et d avoir pu s exprimer Si l orateur prend le sujet en charge vous prenez vous le public en charge Vous allez veiller a son confort moral et physique ainsi qu son bien tre Vous tes l coute de ses d sirs comme de ses difficult s qu ils soient exprim s ou non Redonner un ton de courtoisie aux d bats vous incombe Si la diversit des actions possibles ouvre un large champ a la cr ativit elle multiplie galement les risques de dispersion et de d rapage La communication v nementielle n cessite donc aussi rigueur et coh rence Le souci d int grer ce ty2. cibles Or bien souvent faute de temps l organisation de ces instants forts pour ne pas dire ces moments de v rit est men e dans l urgence ou d l gu e a des collaborateurs dont la sp cialit est tout autre Une personne concern e et comp tente peut se voir confier cette mission la derni re minute et setrouverincapable de la mener bien ce jour on d nombre peu d crits sur l organisation et l animation de ces v nements de parole C est en esp rant combler ce manque et en pensant aux difficult s que rencontrent les organisateurs de manifestations que nous avons r alis cet ouvrage Le pr sent guide se propose de d tailler les diff rentes phases de l organisation d une manifestation depuis les premiers contacts jusqu aux derni res retomb es de presse en passant par la r daction des invitations et les ultimes pr cautions prendre Ine s agit pas seulement d organiser illusion fr quente mais d tre pr sent de rencontrer d animer AVANT PROPOS 43 Comment pr senter une personnalit comment diriger un d bat en canalisant les interlocuteurs difficiles Enfin lorsqu on est soi m me l intervenant comment dominerletrac susciter l int r t capter l attention d un public Les manifestations varient suivant la culture la taille la nature des organisations Comment faire aujourd hui le bon choix entre pr sentation et conf rence s minaire et convention colloqu
3. trac Vous pr senter devant le public e Commencer Vous exprimer Garder le contact avec le public CHAPITRE 4 La parole l crit l image le triangle d or E La documentation crite E L audiovisuel E L exposition CHAPITRE 5 Apr s la bataille E Recevoir E Donner suite E Garder trace E Diffuser sur le Net diter une brochure M Analyser Conclusion Annexes E R soudre quelques difficult s E Nos voisins trangers mode d emploi Quelques adresses Bibliographie 89 109 123 137 139 149 151 Pr face Chacun connait la triste histoire de Vatel cuisinier du Prince de Cond qui s est suicid en se transpercant le coeur de son p e parce que le poisson n tait pas arriv a temps pour le souper que son ma tre offrait Louis XIV Ce cuisinier consciencieux s rement mais manquant probablement un peu de sang froid e t sans doute chapp cette fin tragique s il avait pu lire cet ouvrage Sans avoir v cu de tels drames nous nous souvenons n anmoins d un directeur de la communication offrant sa d mission qui lui fut d ailleurs refus e parce que faute de v rification de la num rotation des places l ordre protocolaire avait t boulevers le pr sident se retrouvant avec ses invit s d honneur au dernier rang de la tribune officielle lors d un gala parrain par son tablissement L encore l incident e t certainement t vit si le responsable des relations publiqu
4. aujourd hui faire valoir leur image de marque grace aux v nements qu elles cr ent Mais en dehors des grandes manifestations liees au sponsoring et au m c nat qui ont besoin des m dias et qui n cessitent des budgets importants ily atoute la gamme des occasions et elles sont nombreuses o une parole est adress e a un public Ces prises de parole peuvent tre multiples un conf ren cier expose son point de vue un pr sident rend compte de sa gestion un Dircom donne une conf rence de presse un conomiste vient parler aux cadres etc Chacune de ces manifestations orales libre ouimpos e n cessite une pr paration rigoureuse et doit faire l objet d une mise en valeur particuli re Toutes en effet v hiculent une image que ce soit en interne ou en externe 12 LA COMMUNICATION EVENEMENTIELLE Comment donner a ces interventions diverses le poids d un v nement Comment r ussir leurassurerl impact la r sonance et la visibilit souhait s Autant le succ s peut s av rer gratifiant autant l chec peut ser v ler cuisant L alternative est simple ne pas atteindre son objectif ou s imposer avec brio Des occasions de rencontre avec un public ne peuvent tre g ch es Il convient donc d y porter la plus grande attention de les pr parer avec soin et de les inscrire dans une politique de communication planifi e Celle ci comporte ses axes ses priorit s ses contraintes ses
5. du Moulin de Labarth te la communication vie professionnelle LES PRATIQUES DEMOS La Communication v nementielle R ussir conf rences colloques conventions Arnauld du Moulin de Labarth te LES DITIONS DEMOS 20 rue de Arcade 75008 Paris SOMMAIRE Pr face 7 AVANT PROPOS Pourquoi ce livre 11 E qui ce livre est il destin CHAPITRE 1 Par o commencer 17 E Pr liminaires Se proposer un but Peser le pour et le contre Quels sont les risques encourus Cibler Choisir E Du temps et de Pargent Estimer Planifier W Pr paratifs Annoncer Inviter M Mettre au point Le mobilier L environnement La v rification M Avez vous pens tout CHAPITRE 2 A chaque public sa formule 47 E Quelle manifestation pour quelle population E La conf rence pour des publics d finis Le choix de l intervenant Le choix des sujets La logistique de la conf rence M La conf rence de presse pour les journalistes Choisir son heure S adapter aux journalistes e Le communiqu de presse W La visite conf rence pour les VIP E Le repas d bat pour les professionnels E Le colloque pour les sp cialistes E La convention pour les corporations E L assembl e g n rale pour les actionnaires CHAPITRE 3 Le feu de l ar ne E Votre r le si vous n tes pas l intervenant principal e Accueillir e Diriger le d bat Mi Votre r le si vous tes Pintervenant Vaincre le
6. e et congr s Onselimitera ici aux manifestations orales l exclusion des forums et des salons quiemploient d autres moyens pour communiquer avec le public En revanche on examinera aussi bien les manifestations acaract re interne qu externe les conf rences organis es au niveau d un quartier que les colloques programm s une grande chelle Dans un premier temps sera trait ce qui est commun a la pr paration de toutes les manifestations afin de suivre pas pas les d marches de l organisateur jusqu au jour J Puis on essaiera de montrer comment a chaque public correspond un genre privil gi de manifestation qu il convient de traiter d une facon particuliere L animation ou la coanimation lors d une pr sentation constitue un l ment d cisif pour la r ussite d une op ration et fera l objet d un chapitre a part 14 LA COMMUNICATION EVENEMENTIELLE Enfin une manifestation n est pas termin e quand le dernier participant a quitt la salle Commence alors tout un travail pour r percuter l cho de ce qui vient d avoir lieu M A qui ce livre est il destin Ce guide pratique s adresse a tous ceux qui ont le projet d organiser et d animer une manifestation aux dirigeants directeurs de la communication responsables des relations publiques secr taires g n raux attach s de presse organisateurs de manifestations Il concerne les entreprises les associations d une fa on g n
7. er mot il ne s agit pas seulement de montrer les avantages d une telle entreprise mais de donner l envie de s y engager et d en faire go ter par avance le bonheur Chapitre On ne perd pas de temps quand on aiguise ses outils Par ou commencer Vous pensez organiser une manifestation Comment vous y prendre Dans quel ordre proc der E Preliminaires e Se proposer un but L objectif vis peut se situer a plusieurs niveaux Informer d livrer un message donn a une population donn e Eclairer faire prendre conscience mettre en garde sensibiliser la palette est riche Faire parler de soi accroitre sa notori t augmenter sa part de voix obtenir des articles dans la presse Plus subtilement s imposer comme r f rence dominer le d bat R f rence dans l ordre dela profession en sachant poser un probl me qui concerne la profession tout enti re R f rence aussi dans l ordre de la communication en s imposant comme le meilleur communicateur 13 LA COMMUNICATION EVENEMENTIELLE Du c te de l intervenant Du c t du public Enfin d velopper un r seau rassembler une population constituer un public nouer des relations avec un ensemble de personnes et favoriser les relations qu elles peuvent tablir entre elles Une fois l objectif principal bien identifi et quand il ne s agit pas d une manifestation oblig e il faut peser le pour et le contre faire ou ne
8. es avait pu prendre connaissance des conseils judicieux d Arnauld du Moulin de Labarth te la lecture de La Communication v nementielle tout para t vident Mais ne nous y trompons pas Derri re la simplicit apparente du propos il y a l art de l auteur et son exp rience Sous la plume d Arnauld du Moulin de Labarth te la pr cision et l exhaustivit ne noient jamais le fil conducteur et la clart de l expos L organisation des chapitres la pr cision de la table des mati res font que cette somme de la communication v nementielle est aussi un outil de travail que chacun pourra utiliser au quotidien Il constitue une v ritable check list que l organisateur de manifestations aura int r t v rifier chaque tape du montage de toute op ration LA COMMUNICATION EVENEMENTIELLE On ne saurait penser a tout mais pour penser l essentiel il y a lieu de consulter La Communication v nementielle qui recense les accidents les plus probables L ventail des situations voqu es va jusqu envisager la crevaison ou la panne de r veil qui auront retard le conf rencier Est ce dire que l on se trouvera ainsi l abri de tout impr vu D une certaine mani re oui l exp rience le montre le sc nario catastrophe ne se r alise que par accumulation d erreurs ou de circonstances d favorables Cela ne saurait se produire si l on se conforme la lettre et l esprit de cet ouvrage Se pr pare
9. ment valorisant C est l que le retour d image est le plus puissant La soci t a montr ses capacit s a organiser arassembler a tablir une relation avec son public Le dirigeant est mis en valeur S ila accueilli un intervenant ext rieur le dirigeant se trouve dans une position favorable puisqu il repr sente les hautes instances de sa soci t Peut tre a t il montr aux actionnaires aux clients pour la premiere fois le chemin du si ge de leur soci t Les divers responsables de l entreprise ont pu aussi se faire connaitre et nouer d utiles contacts L op ration enfin est gratifiante pour celui qui l a mise sur pied ainsi que pour son quipe Quels sont les risques encourus Il y a d abord un risque g n ral toujours le m me c est de ne pas faire recette et de laisser m contents les intervenants les organisateurs et le public L chec d une manifestation peut d ailleurs tre amplifi par la presse Si des journalistes se sont aventur s sur les lieux ils peuvent donner un fiasco une publicit dont on se passerait bien 20 LA COMMUNICATION EVENEMENTIELLE Il y a aussi des risques particuliers des risques li s a la soci t qui organise Tout v nement public risque dans un contexte tendu d amp tre l occasion d une perturbation Attention aux claboussures de faux sang dues aux manifestants d Act Up des risques li s au public Ceux la ne sont pas toujours
10. pas faire maintenant ou plus tard Peser le pour et le contre Quelles retomb es peut on esp rer Une manifestation r ussie est b n fique pour tous Celui la a tout a gagner de cet auditoire nombreux qui lui est offert Il se fait connaitre rencontre des person nalit s avec lesquelles il ne serait probablement pas entr en contact autrement Il est libre d exposer son point de vue de faire passer son message Sa position est flatteuse S il sait r soudre questions et probl mes il triomphe de ses contradicteurs et assoit consid ra blement son autorit C est de plus une opportunit id ale pour promouvoir ses id es ses crits son uvre Les invit s ont d j re u une marque de faveur l invitation personnelle qui leur a t adress e Ils ont rencontr des personnages importants l intervenant les dirigeants de la soci t ils ont pu leur poser des questions ils sont entr s dans une relation plus directe plus personnelle avec la soci t dont ils sont les actionnaires les clients ce qui est un gage de stabilit Ils ont t mis en contact Du c te de ceux qui organisent PAR OU COMMENCER 49 avec d autres invit s Ils se sont sentis constituer avec eux une m me lite dont l approbation ou la d sappro bation importait Non seulement leur int r t a t r el mais commun et manifest publiquement On les a sollicit s pour des questions g n rales ou culturelles ce qui est gale
11. pe particulier de communication dans une strat gie globale se manifeste au long des chapitres la lecture de l ouvrage d Arnauld du Moulin de Labarth te il apparait que la communication v nementielle pr sente quelque analogie avec la conception d un grand strat ge qui 10 LA COMMUNICATION EVENEMENTIELLE crivait que la guerre est un art qui n cessite a la fois vision globale du champ de bataille et souci du d tail La communi cation v nementielle est bien en effet un art qui n cessite la fois d appr hender une entreprise et son public dans leur globalit mais aussi de v rifier le moindre d tail Esprit de synth se et pr cision sont iciles marques du professionnalisme Tout cela est parfaitement illustr et d montr par La Communication v nementielle Sa lecture ne saurait donc tre trop recommand e tant aux sp cialistes de la communication d entreprise qu ses acteurs occasionnels qui pourront ainsis pargner bien des difficult s inutiles al occasion d une intervention ponctuelle Michel de Robien Consultant sp cialiste de la publicit Auteur de Banques votre pub m interesse paru aux Editions Banque Avant propos Pourquoi ce livre S il est vrai que l on communique par l v nement et par la parole il est ind niable que l on communique encore mieux quand on fait de la parole un v nement Les entreprises soci t s associations et institutions peuvent
12. pes s a l avance Rassembler une cat gorie de personnes c est aussi prendre le risque de les voir exprimer leurs dol ances de facon aussi violente qu inattendue Cela peut se retourner contre les organisateurs enfin il y a les risques de force majeure Ceux la ne peuvent tre imput s l organisateur que vous tes mais il faut amp tre pr t a y faire face l intervenant emp ch au dernier moment une vague d alertes a la bombe une m t o d vastatrice un v nement sportif contre lequel vous ne sauriez lutter En revanche ce qui peut vous tre imput ce sont de mauvais choix la formule le jour le sujet l intervenant Ces avantages et ces inconv nients bien pes s il faut aussi tenir compte avant d aller plus loin des atouts dont dispose la soci t qui organise sa notori t actuelle son exp rience en mati re d op rations de communication les intervenants sur lesquels elle peut compter les publics qu elle peut rassembler la logistique dont elle dispose les moyens et le temps qu elle veut y consacrer On entre alors dans la phase de l analyse
13. r au pr visible c est en effet avoir l esprit libre et le sang froid n cessaire pour affronter l impr visible iln est de bonne improvisation que minutieusement pr par e Arnauld du Moulin de Labarth te a la modestie de se r f rer une bibliographie Mais ce livre me para t surtout refl ter son exp rience Au sein de la direction de la communication de la Banque Nationale de Paris puis de BNP Paribas t moin attentif et toujours bienveillant des actions men es par ses coll gues il a su enrichir sa propre exp rience de celle des autres et tirer pour son compte les le ons des erreurs bien s r rares qu il pouvait leur arriver de commettre C est dire la richesse du v cu qui constitue la trame vivante de cet ouvrage L auteur a t personnellement le responsable de nombreuses r ussites de la communication v nementielle en particulier une s rie de conf rences dont l int r t et la qualit leur ont valu un public sans cesse plus nombreux et assidu Initialement pr vues pour un public interne leur succ s a rapidement justifi leur ouverture des invit s venus de l ext rieur Au cours de ce cycle il a d montr non seulement son aptitude d tecter les bons sujets sa perspicacit dans le choix des conf renciers mais aussi son art de s assurer leur concours PREFACE 9 La communication v nementielle constitue d sormais un des vecteurs reconnus de la communication institutionnelle tant al
14. rale les institutions qui ont vocation a rassembler leurs adh rents et a leur d livrer des messages C est le cas par exemple d un syndicat professionnel d un mus e d une collectivit locale d une grande cole d un h pital Ce livre concerne aussi tous ceux qui interviennent devant un public les experts les sp cialistes les conf renciers Ceux la sont au premier chef int ress s par les conditions de r ussite d une manifestation dont ils sont les vedettes Ce guide concerne enfin ceux qui g rent des lieux o se d roulent les manifestations h tels salons espaces de congr s etc Il s agit donc pour tous ceux qui n en ont pas ou peu l exp rience mais en acceptent l aventure de mettre les atouts de leur c t en vue de la r ussite d une op ration de communication AVANT PROPOS 45 Pour cela aucun d tail d une organisation dont chacun est du niveau d importance de l ensemble ne devra tre omis Il faudra aussi consid rer l ordre dans lequel proc der afin d viter de s engager dans des impasses et enfin se pr parer l preuve v ritablement physique de la rencontre avec le public C est ce prix que l essai peut tre transform car il ne s agit pas seulement de faire en sorte qu une manifestation se d roule correctement il faut viser plus loin jusqu son retentissement dans le cercle le plus tendu jusqu son retour d image le plus efficace Un derni
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