PROCÉDURE GPI RÉGIONALE-avr2015
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1. Le site de vaccination est responsable de ses vaccins jusqu au moment de la r ception au DDR 5 ENTREPOSAGE DES PRODUITS IMMUNISANTS 5 1 EXIGENCES G N RALES D UN R FRIG RATEUR Maintenir les temp ratures de conservations requises en toutes saisons tre suffisamment grand pour contenir les produits immunisants r quisitionn s tre dot d un thermom tre talonn ou d un enregistreur de donn es Servir uniquement pour l entreposage des produits immunisants tre plac dans un endroit s r pour viter l acc s non autoris Conserver un carnet d entretien tr s utile en cas de r clamation aux assurances Le carnet d entretien de l quipement donnera l information suivante sur chaque appareil gt Date d installation achat gt Mode d emploi et liste des t ches habituelles d entretien gt Date des r parations et de l entretien courant recommand annuellement ou plus si besoin gt Nom et coordonn es de la personne et de l entreprise assurant l entretien 11 Proc dure r gionale de gestion des produits immunisants L 5 2 LECTURE DE LA TEMP RATURE DU R FRIG RATEUR AVEC THERMOM TRE MINIMA MAXIMA LT Capteur int gr Heure actuelle Indique la temp rature l int rieur du r frig rateur Temp rature actuelle Pal Bie a p a Bouton marche arr t Bouton a marmi Bouton de r initialisation minimum C2. plus tard gt Le 1 lundi de chaque mois pour les CSSS et les tablissements priv s R f rez vous au calendrier envoy par le DDR afin de conna tre les dates de commande ou de livraison Pr voyez des quantit s suffisantes de produits immunisants pour une p riode de six semaines afin de minimiser les pertes et les commandes additionnelles Proc dure pour les CSSS gt Au moyen de SI PMI L inventaire mensuel doit tre fait avant la r quisition Proc dure pour les tablissements priv s gt Commander par t l copieur au 819 966 6090 en compl tant le formulaire de r quisition disponible sur le site Internet de la DSP Le formulaire doit tre correctement compl t avec TOUS les renseignements demand s soit l inventaire le nom des vaccins le num ro de lot la quantit requise et la signature de la personne responsable 3 2 LIVRAISON Chaque site de vaccination est responsable de ses produits immunisants partir du moment o ceux ci quittent le DDR Le livreur doit tre form sur la GPI 3 3 R CEPTION Lors de l arriv e des produits immunisants au site de vaccination 1l faut S assurer qu une personne soit identifi e pour la r ception des produits Ouvrir rapidement la glaci re ou le sac isolant __ R frig rer les produits immunisants sans d lai __ V rifier l tat des vaccins pour s assurer qu ils ont bien t conserv s durant le transport
3. TRES Les thermom tres doivent tre v rifi s annuellement afin d tablir que La mesure de la temp rature est exacte Les piles fonctionnent entretenir et remplacer les piles selon les directives du fabricant Les c bles et les sondes ne sont pas endommag s On dispose d une r serve ad quate de papier graphique et de pointeur encre pour les enregistreurs en continu 6 BRIS DE CHA NE DE FROID La cha ne de froid se rapporte au processus utilis pour maintenir des conditions optimales pendant le transport l entreposage et la manipulation des vaccins Il faut conserver des temp ratures d entreposage appropri es chaque maillon de la cha ne T Fabricant Cr y Distributeur D p ts de Vu vaccins e Bureau du vat Cheni k e La temp rature vis e est entre 2 et 8 C pour les vaccins r frig r s Un bris de cha ne de froid est consid r lorsque les vaccins sont entrepos s des valeurs en dehors de ces temp ratures 6 1 MESURES IMM DIATES Suivre la proc dure interne de votre tablissement pour mettre en s curit vos vaccins et les entreposer une temp rature entre 2 et 8 C Aviser imm diatement la personne responsable des vaccins Prendre note de la temp rature au moment de la d couverte du bris de cha ne de froid Faire l inventaire de vos vaccins et consigner les mesures qui ont t prises Utiliser les f
4. ble du capteur Bouton de r glage de l heure Bouton heure minute Minute Prendre la lecture du r frig rateur deux fois par jour au moyen d un thermom tre minima maxima Inscrire les donn es deux fois par jour sur une feuille pr vue cet effet Celles ci doivent tre pr cises et talonn es au moment de la fabrication R f rez vous aupr s du fabricant pour conna tre les recommandations pour les talonnages dans le futur Assurez vous de faire une r initialisation apr s chaque lecture le thermom tre minima maxima doit tre r imitialis p riodiquement apr s chaque consignation des temp ratures Remplacer la pile annuellement ou selon les besoins 5 3 LECTURE DE LA TEMP RATURE DU R FRIG RATEUR ET ENTRETIEN DU THERMOM TRE ENREGISTREMENT GRAPHIQUE Ce thermom tre se compose d une roue avec un papier graphique qui indique la temp rature en continu Faire la lecture deux fois par jour et l inscrire sur une feuille pr vue cet effet Changer le papier graphique apr s qu il ait fait le tour habituellement chaque semaine Conserver les papiers graphiques avec la date inscrite sur chacune des roulettes chang es S il y a plus d un r frig rateur dans le site de vaccination bien identifier de quel r frig rateur 1l s agit i 7 mS i 12 Proc dure r gionale de gestion des produits immunisants E3 5 4 ENTRETIEN DES THERMOM
5. inf rieure 4 C art 22 du R glement Pour plus d information consultez le PIQ la section 5 2 limination des produits immunisants et du mat riel ayant servi la vaccination 14 Proc dure r gionale de gestion des produits immunisants L 8 PLAN D URGENCE EN CAS DE PANNE Un plan d urgence permet d tre bien pr par en cas de panne afin que tout se d roule dans les plus brefs d lais et ce avec le moins de perte possible 8 1 EXEMPLE D UNE PROC DURE D TAILL E Instructions en cas de panne l Qui avertir en cas de panne ou d cart de temp rature T l 1 1 Qui remplace cette personne en cas de besoin T l 1 2 Est ce que les vaccins sont sous cl Si oui o est cette cl _ Mesures d urgence 2 Y a t il une alarme 2 1 Qui est avis lorsque l alarme est d clench e Jour T l SOIT T l Nuit T l Fin de semaine _ _ T l 2 2 Y a t il une g n ratrice qui embarque automatiquement 2 2 1 Sinon qui est avis pour en faire l installation 2 3 Si aucune g n ratrice quelle est la consigne pour conserver les vaccins entre 2 et 8 C 2 3 2 quel endroit d place t on les vaccins si n cessaire Personne contacter __ T l 2 3 3 Coordonn es d une compagnie ind pendante dans le cas o les solutions pr c dentes ne fonctionnent pas 15 Proc dure r gionale de gestion des produits immunisants ra IMPORTANT gt Avoir
6. les normes tablies aux niveaux provincial et canadien Le lecteur est invit lire le chapitre 5 Gestion des produits immunisants du Protocole d immunisation du Qu bec PIQ disponible l adresse suivante wWwWW msss gouv qc ca sujets santepub vaccination index php documentation_pro 3 Proc dure r gionale de gestion des produits immunisants ra 4 Proc dure r gionale de gestion des produits immunisants E3 TABLE DES MATI RES 1 PRODUITS IMMUNISANTS DES PROGRAMMES D IMMUNISATION DU QU BEC 7 EL YVON NAE Da A EE AE ee 7 1 2 Vaccination contre Inn nisaar nnas E ORI ENEI i 7 To VaccaNanon SCOR E SSN 7 1 4 Commandes urgentes exceptionS esssssssrrrsessrrrreessrreressrsrtrressrrtrressrtreessrresssertreesretreesserereesseere 7 2 NORMES ET PRATIQUES DE GESTION DES PRODUITS IMMUNISANTS 8 3 MODALIT S D APPROVISIONNEMENT ET DE DISTRIBUTION DES PRODUITS IMMUNISANTS 8 s DNN E a E a de cn 8 32 EI ESSOR a E D en A 8 RCD OR E E 8 3 4 Mesures prendre pour assurer la conservation des produits immunisants lors de l emballage BC OU DOT a de de da E dede ea eee E nd 9 3 5 utilisation des indicateurs chimiques de chaleur et de froid 10 4 MODALIT DE RETOUR DES PRODUITS IMMUNISANTS esse 10 4 1 Retour de vaccins P rIM S sssssssssssessrrrrssrreresrrrrssreresrrrrrssreresererssrtressteretrresrtereseeresetersseereeserereseeee 11 4 2 Retour d
7. r quisitions se font directement via SI PMI en respectant les directives mises par la DSP 1 3 VACCINATION SCOLAIRE Vous devez transmettre vos besoins en vaccins scolaires la personne responsable du DDR le mois pr c dent la date pr vue de votre r quisition dans SI PMI Vous devez vous assurer que la quantit command e repr sente r ellement vos besoins Pour viter des transports inutiles et des risques de bris de cha ne de froid la DSP se r serve le droit de vous demander de conserver les vaccins en surplus et de les passer dans vos prochaines sessions de vaccination 1 4 COMMANDES URGENTES EXCEPTIONS Pour les commandes urgentes faites en dehors des commandes mensuelles vous devez communiquer avec la personne responsable du DDR AVANT de faire parvenir votre commande Si votre commande est autoris e vous devrez convenir des modalit s de livraison avec la responsable du DDR 7 Proc dure r gionale de gestion des produits immunisants ra 2 NORMES ET PRATIQUES DE GESTION DES PRODUITS IMMUNISANTS Se r f rer au guide Provincial Guide des normes et pratiques de gestion des vaccins l intention des vaccinateurs m decins et infirmi res R f rence au chapitre 5 du Protocole d immunisation du Qu bec 3 MODALIT S D APPROVISIONNEMENT ET DE DISTRIBUTION DES PRODUITS IMMUNISANTS 3 1 COMMANDE Les commandes r guli res de vaccins se font une fois par mois et doivent parvenir au
8. s dans le v hicule ni plac s dans le coffre arri re ou proximit des sorties de chaleur ou de froid air climatis gt Le contenant isolant doit tre remis la personne qui est tenue de placer les produits immunisants imm diatement au r frig rateur une temp rature entre 2 et 8 C 3 5 UTILISATION DES INDICATEURS CHIMIQUES DE CHALEUR ET DE FROID Le contr le de la temp rature lors du transport des vaccins est l un des aspects importants de la gestion des produits immunisants Malgr la pr paration des emballages selon une technique rigoureuse et avec du mat riel constitu de mat riaux isolants les produits immunisants pourraient tre soumis des variations de temp rature pouvant alt rer leur qualit Diff rents types d indicateurs peuvent tre utilis s pour conna tre la temp rature l int rieur des emballages dont des indicateurs chimiques de chaleur et de froid Peu importe le type d indicateurs utilis s il est important de s assurer qu ils soient manipul s et entrepos s selon les recommandations du fabricant pour obtenir un suivi et contr le de qualit RETENIR Les indicateurs de chaleur et de froid doivent tre utilis s lors d un transport ayant une dur e d une heure ou plus Pour les s ances de vaccination les indicateurs de chaleur et de froid ne sont pas recommand s Un thermom tre digital minima maxima avec sonde dans le glycol peut tre utilis MODALIT DE RE
9. Centre int gr de sant et de services sociaux de l Outaouais 5 Qu bec Direction de sant publique Guide l intention des r pondants pour la gestion des produits immunisants des sites de vaccination en Outaouais Avril 2015 Auteure Martine Lestage Direction de sant publique R vision mise en page Nathalie Gagnon Direction de sant publique 2 Proc dure r gionale de gestion des produits immunisants E3 INTRODUCTION Ce document pr sente les l ments essentiels de la proc dure de gestion des produits immunisants GPI Il a t labor partir des documents suivants Protocole d immunisation du Qu bec 2013 du minist re de la Sant et des Services sociaux du Qu bec Guide des normes et pratiques de gestion des vaccins 1999 du minist re de la Sant et des Services sociaux du Qu bec Lignes directrices nationales sur l entreposage et la manipulation des vaccins pour les vaccinateurs 2007 de l Agence de sant publique du Canada Ce guide s inscrit dans le processus d am lioration continue de la qualit des services de la GPI dont la Direction de sant publique DSP est responsable La personne r pondante de la GPI du site de vaccination y trouvera les proc dures de commande de livraison de transport de conservation d entreposage d limination et de retour des produits immunisants p rim s propres notre r gion et en conformit avec
10. QU BEC 1 1 VACCINATION DE BASE Pour TOUS les sites de vaccination Pr voir des quantit s suffisantes de produits immunisants pour une p riode de six semaines afin de minimiser les pertes et les commandes additionnelles Respecter le calendrier tabli par la DSP pour les dates limites de commandes Les r quisitions re ues apr s ces dates pourraient tre rapport es au mois suivant Un calendrier pour les dates de commandes et de livraisons est envoy annuellement l ensemble des sites de vaccination par le d positaire du d p t r gional DDR de l h pital de Hull celui c1 doit tre affich bien en vue pr s du r frig rateur La DSP peut r viser toute commande et ajuster les quantit s demand es selon la disponibilit des produits immunisants Si un produit n a pas t livr ex rupture de stock la personne responsable des commandes du site de vaccination devra ajouter ce produit sa commande du mois suivant 1 2 VACCINATION CONTRE L INFLUENZA Avant chaque saison la DSP fera parvenir tous les sites de vaccination la proc dure suivre les recommandations en lien avec les diff rents vaccins offerts et leurs sp cificit s Un bon de commande sera distribu pour les tablissements priv s non g r s avec le Syst me d information pour la protection en maladies infectieuses SI PMT Pour les Centres de sant et de services sociaux CSSS les
11. TOUR DES PRODUITS IMMUNISANTS Certains produits immunisants p rim s peuvent tre cr dit s au minist re de la Sant et des Services sociaux par les fabricants Le cr dit contribue soutenir la vaccination Pour les CSSS Faire le retour des produits via SI PMI Pour les tablissements priv s Remplir le formulaire Retour de produits immunisants Le formulaire de retour est disponible sur le site Internet de la DSP 10 Proc dure r gionale de gestion des produits immunisants L 4 1 RETOUR DE VACCINS P RIM S Retourner au DDR tous les produits p rim s non entam s Noter que le maintien de la cha ne de froid n est pas requis pour le transport vers le DDR lorsque les produits sont p rim s Le retour de vaccins p rim s doit tre fait le plus rapidement possible apr s la date d expiration Les fournisseurs qui mettent un cr dit n acceptent les vaccins p rim s qu un certain temps apr s la p remption 4 2 RETOUR DE VACCINS R UTILISABLES EXCEPTIONNEL Pour le retour de produits immunisants r utilisables TOUJOURS obtenir l autorisation de la responsable de la DSP au pr alable Vous devez prendre entente avec la personne responsable du DDR pour convenir du moment du retour Les vaccins r utilisables doivent tre transport s dans une glaci re pour maintenir la conservation entre 2 et 8 C Aucun produit immunisant ayant une expiration de moins de cinq mois ne peut tre retourn au DDR
12. des instructions claires et accessibles pour tous gt FORMER votre personnel et faire un rappel annuellement ou plus si n cessaire gt Avoir en tout temps des accumulateurs de froid ice packs dans le cong lateur et des glaci res disponibles 9 COORDONN ES DES PERSONNES REJOINDRE Responsable r gionale DSP Responsables du DDR Martine Lestage Lucie L v que technicienne en pharmacie Agente de planification de programmation et Aouatif Touati technicienne en pharmacie de recherche Martinelestage ssss gouv qc ca Lucie_leveque ssss gouv qc ca Aouatiftouati ssss gouv qc ca T l 819 776 7670 T l 819 966 6071 T l c 819 770 3307 T lec 819 966 6090 16 Proc dure r gionale de gestion des produits immunisants ra 10 BIBLIOGRAPHIE ALAIN Louise Guide des normes et pratiques de gestion des vaccins minist re de la Sant et des Services sociaux Les Publications du Qu bec 1999 Coalition canadienne des infirmiers et infirmi res pour l immunisation Lignes directrices nationales sur l entreposage et la manipulation des vaccins pour les vaccinateurs Agence de sant publique du Canada 2007 Comit sur l immunisation du Qu bec Protocole d immunisation du Qu bec minist re de la Sant et des Services sociaux 6e d Qu bec Les Publications du Qu bec 2013 Minist re de la Sant et des Services sociaux du Qu bec 1996 Politique de gestion des produits immunisants Circu
13. e vaccins r utilisables exceptionnel ss 11 5 ENTREPOSAGE DES PRODUITS IMMUNISANTS n s sure senennenceneensensnnee 11 5 1 Exigences g n rales d un r frig rateur sise sensssscnesssssnesessennensse 11 5 2 Lecture de la temp rature du r frig rateur avec thermom tre minima maxima 12 5 3 Lecture de la temp rature du r frig rateur et entretien du thermom tre enregistrement 218101 AUS E E E 12 5 4 Entreien OS thermometr ES nc ee de ent ee Des ne 13 6 BRIS DE CHA NE DE FROID eereerresereeeeeereeneeeeeeseneeeneeeenreeeeeeneeeeneeeeeeseneenee 13 6 1 Mesures Re aa ea tn dette ne N 13 6 2 Bris de cha ne de froid l arriv e d une commande 14 7 LIMINATION DES PRODUITS IMMUNISANTS ET DU MAT RIEL AYANT SERVI LA VACCINATION 14 8 PLAN D URGENCE EN CAS DE PANNE cccccenneneeeeeeeeennnmeee eee esseenmannmeee ec ce LEELEE RAEE EREEREER EEEE a onenen 15 8 1 Exemple d une proc dure d taill e errcsssesrresrirener esee nee ee ane ET nee ne 15 9 COORDONN ES DES PERSONNES REJOINDRE eeeeeeeeseseecnneneee eee eseeeennmnnene eee cesseennmmeeeceeennnnee 16 10 BIBLIOGRAPHIE escccccneeeeseceesenennnnees eee ceseeenennmee eee sennnnee eee seeenennneee eee emeenneeee eee esseeenemeeeeess 17 5 Proc dure r gionale de gestion des produits immunisants ra 6 Proc dure r gionale de gestion des produits immunisants E3 1 PRODUITS IMMUNISANTS DES PROGRAMMES D IMMUNISATION DU
14. et aux cabinets priv s En vertu dudit R glement 1l existe trois cat gories de d chets biom dicaux gt les d chets anatomiques humains gt les d chets anatomiques animaux gt les d chets non anatomiques infectieux La seule cat gorie qui concerne le domaine de l immunisation est celle des d chets non anatomiques infectieux Celle ci comprend les seringues les aiguilles ou tout autre mat riel jetable qui pourraient causer des blessures ainsi que les vaccins vivants att nu s Traiter ces d chets par d sinfection ou incin ration art 6 du R glement Une m thode de trempage ne suffit pas car 1l doit y avoir un broyage au moment de la d sinfection Il est recommand d utiliser les services d un exploitant de syst me de gestion des d chets qui poss de le genre d appareil n cessaire au broyage lors de la d sinfection L limination des d chets biom dicaux est assum e par le site de vaccination Le responsable du site peut s informer aupr s du centre hospitalier ou d une pharmacie de son secteur en vue de prendre une entente pour la destruction de ses d chets biom dicaux D poser les d chets biom dicaux destin s tre exp di s hors du lieu de leur production dans des contenants rigides tanches scell s et r sistants la perforation Une fois remplis et scell s les contenants doivent tre maintenus jusqu au moment de l exp dition dans un lieu r frig r une temp rature
15. euilles pr vues cette fin dans le chapitre 5 de votre PIQ Le formulaire de demande d valuation est galement disponible sur le site Internet de la DSP Ne pas utiliser les vaccins avant qu ils aient t valu s par la responsable de la DSP Mettre une note indiquant Ne pas utiliser Aviser la personne responsable de la GPI la DSP dans les plus brefs d lais au num ro 819 776 7670 Vous pouvez aussi t l copier les feuilles de demande d valuation au 819 770 3307 13 Proc dure r gionale de gestion des produits immunisants L 6 2 BRIS DE CHA NE DE FROID L ARRIV E D UNE COMMANDE Placer imm diatement les vaccins au r frig rateur entre 2 et 8 C avec une note Ne pas utiliser Aviser imm diatement la responsable de la GPI de la DSP au 819 776 7670 Pour les CSSS assurez vous que les vaccins touch s par le bris de cha ne de froid soient bien dans votre inventaire de vaccins dans SI PMI Ne pas utiliser ces vaccins avant d avoir re u les directives de la DSP Suite l valuation du bris de cha ne de froid suivre les recommandations mises par la DSP 7 LIMINATION DES PRODUITS IMMUNISANTS ET DU MAT RIEL AYANT SERVI LA VACCINATION En 1992 le gouvernement du Qu bec a adopt le R glement sur les d chets biom dicaux Ce R glement de la Loi sur la qualit de l environnement s applique aux tablissements de la sant aux polycliniques
16. laire sur les normes et pratiques de gestion Tome IT 1996 016 17 Proc dure r gionale de gestion des produits immunisants L
17. ut tre plac au r frig rateur 30 minutes avant la pr paration des produits haul AAAA V AAA AA papier ch fonn si n cessaire PARA PO AE accumulateur de froid ice pack papier bulbes V ACCANS papier bulbes ffacultabf Id alement laisser les accumulateurs de froid la temp rature ambiante de 10 15 minutes avant leur utilisation jusqu ce que de l eau ou de la bu e apparaisse la surface Ne jamais placer d accumulateurs de froid congel s directement sur les produits immunisants Une certaine quantit de papier chiffonn peut tre ajout e dans le contenant isolant pour emp cher le d placement des accumulateurs de froid et des produits immunisants Si des indicateurs de chaleur et de froid sont utilis s lors du transport d lai d une heure et plus de transport les ins rer 9 Proc dure r gionale de gestion des produits immunisants ra Aviser le transporteur des produits immunisants que gt Les produits doivent tre maintenus dans le v hicule une temp rature entre 15 et 25 C gt Pendant l t le v hicule doit avoir lair climatis gt Pendant l hiver le contenant isolant doit tre plac dans un endroit de l habitacle o la temp rature est maintenue entre 15 et 25 C La banquette arri re de la voiture est l endroit recommand gt Les contenants isolants renfermant les produits immunisants ou les diluants ne doivent pas tre laiss
18. voir la section 6 2 Bris de la cha ne de froid l arriv e d une commande 8 Proc dure r gionale de gestion des produits immunisants ra __ V rifier les quantit s re ues avec le Bon de livraison du DDR et comparer avec les quantit s command es Si les produits livr s ne correspondent pas quantit lot avisez imm diatement le DDR en t l phonant au 819 966 6071 ou la DSP au 819 776 7670 Placer les produits dans le r frig rateur en fonction des dates de p remption pour assurer la rotation de l inventaire Pour les sites de vaccination en CSSS gt La quantit re ue par produit doit tre confirm e l utilisateur du SI PMI du d p t concern afin que la r ception des produits soit saisie rapidement dans SI PMI 3 4 MESURES PRENDRE POUR ASSURER LA CONSERVATION DES PRODUITS IMMUNISANTS LORS DE L EMBALLAGE ET DU TRANSPORT Lors de l emballage les produits immunisants doivent tre plac s au fond du contenant isolant glaci re ou sac isolant avec un papier bulles plac en dessous et au dessus L accumulateur de froid ice pack congel doit tre plac sur le dessus du papier bulles voir le sch ma Les bulles du papier doivent tre d une grosseur de 2 5 cm Si les bulles sont plus petites utilisez une double paisseur S il manque du papier bulles placez le en priorit au dessus des produits immunisants Pendant la p riode estivale le sac isolant pe
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