guide BAL - FCPE du Rhône
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1. N oubliez pas d tablir le re u fiscal pour les imp ts ceux qui en ont fait la demande voir mod le de publipostage gt gt T l chargez les explications sur les re us fiscaux gt gt T l chargez un mod le de re us fiscaux pour fusion gt gt T l chargez un mod le de re us fiscaux manuscrits K LES AVANTAGES D UNE BAL UNE NOTE D OPTIMISME Cela permet de mieux se connaitre et de souder les quipes La convivialit est importante lors de ces journ es n h sitez pas pr voir des repas en commun pay par votre conseil local Le fait de rencontrer directement les familles est tr s riche nous leur parlons de nos actions elles nous font remonter leur difficult s Nous contribuons la solidarit entre les familles en rendant la gratuit des livres effective Nous augmentons le nombre d adh rents la FCPE et en ces temps de restriction budg taire il faut aussi en tenir compte Encore faut il que cela nous laisse du temps pour jouer pleinement notre r le de militant L UN MOT SUR LE LOGICIEL BOURSE AUX LIVRES Mis en place par la FCPE nationale et fonctionnant soit en achat vente soit en location gt gt t l chargez la pr sentation il vous permettra de g rer votre BAL partir de la base de donn es des adh sions de la FCPE69 et de vos param tres locaux livres par classes sections options Commande livraison facturation dition des re us fiscaux volution du stock remise d2. 1 2 Les moyens logistiques mis votre disposition sont ils suffisants Pour le savoir il vous faudra prendre rendez vous avec le chef d tablissement et ou le CDI pour s entretenir de la possibilit d une mise disposition d une salle pour stocker vos livres horaires de fr quentation pour le comit BAL en fonction non pas des heures de cours mais du personnel de loge pour faciliter le travail des parents b n voles en soir e ou le samedi L id al serait de pouvoir disposer d une salle o se trouve une prise t l phonique pour brancher votre TPE Terminal de Paiement Electronique obtenir les listes de livres scolaires pour chacune des sections conna tre le nombre de classes effectifs options obligatoires et facultatives gt gt exemple de liste 3 Vos statuts vous permettent ils d organiser une Bourse Aux Livres Seuls les conseils locaux constitu s en association peuvent passer convention avec la R gion et disposer du TPE La mention d activit d achat de revente et ou de location d ouvrages scolaires doit obligatoirement figurer dans vos statuts Si ce n est pas le cas vous devrez organiser une AG extraordinaire constitutive gt gt T l chargez des statuts types http Www associations qouv fr 191 creer votre association html M me si vous n avez pas encore re u le r c piss de la Pr fecture vous pouvez entamer les d marches aupr s de la R gion La r union d information
3. comptant les livres d pos s par les l ves Si vous avez sign notre charte cela vous permettra galement de b n ficier de tarifs pr f rentiels que nous avons n goci s chez Gibert et Decitre vous pourrez passer par l inter BAL pour vous procurer des livres d occasion aupr s d autres CPE Merci de bien vouloir nous communiquer les coordonn es des A personnes de votre conseil local contacter pour la bourse aux livres Cette information nous est indispensable afin de mettre jour la liste de diffusion inter bal fcpe69 fr et de proposer vos livres en stock vendre entre conseils locaux Afin de financer les formations aux logiciels Bourses aux livres d aider financi rement les conseils locaux qui montent leurs BAL ou passent en location et principalement afin d organiser la solidarit entre les CPE des coles des coll ges des lyc es il est propos chaque CPE adh rant cette charte de verser une contribution financi re de 1 par adh rent 85 charte 2014 G LE STOCKAGE DES LIVRES Les conseils locaux sont assur s en cas de vol ou de destruction de leur stock de livres mais hauteur d une certaine somme seulement gt gt t l chargez le contrat d assurance H LA PR PARATION DES COLIS 4 PERSONNES Attention aux dates de fermeture de l tablissement Il faut conna tre les dates de vacances du lyc e qui sont diff rentes des dates de fermeture Le lyc e peut tre ferm aux paren
4. sur la carte M ra a eu lieu mardi 13 mai 2014 la SEPR Montants 2014 100 pour les jeunes en seconde g n rale et technologique en 1 re ann e de CAP en seconde professionnelle 70 pour les lyc ens en premi re et terminale g n rales ou technologiques 50 pour les jeunes en 2 me ann e de CAP en premi re ou terminale bac pro ATTENTION si vous ne disposez pas d un num ro de SIRET vous devez gt gt t l charger les explications du Conseil R gional pour vous le procurer B DEUX SOLUTIONS POSSIBLES l achat revente ou la location Deux choix s offrent vous l achat revente la collection l l ve est propri taire de ses livres la location le conseil local est propri taire des livres Le syst me de location est le plus facile g rer Seul un examen d taill de chacune des listes nombre de livres ann e d dition prix prix total neuf 20 ventail des options propos es pourra vous permettre de prendre votre d cision N h sitez pas nous contacter pour vous guider dans votre choix C LA D TERMINATION DU PRIX DE VOS COLLECTIONS ET SON RACHAT Afin d en minimiser au maximum le co t il va de soi que vous devrez vous procurer le plus possible de livres d occasion Pour ce qui est des livres de seconde et de premi re vous pourrez les racheter vos adh rents ou futurs adh rents mais pour les terminales ce ne sera gu re possible l galement vous n
5. NA f pe Rh ne PR AMBULE Page 2 A LES QUESTIONS QUE VOTRE CONSEIL LOCAL DOIT SE POSER partir de fin mars d but avril 1 tes vous suffisamment nombreux 2 Les moyens logistiques mis votre disposition sont ils suffisants 3 Vos statuts vous permettent ils d organiser une Page 3 Bourse Aux Livres DEUX SOLUTIONS POSSIBLES L ACHAT REVENTE OU LA LOCATION LA D TERMINATION DU PRIX DE VOS COLLECTIONS ET SON RACHAT SYST ME ACHAT REVENTE Page 4 SYST ME LOCATION L INFORMATION AUX FAMILLES Page 5 E LES PERMANENCES DE D P T p COMMANDE AU MINIMUM 3 PERSONNES LES COMMANDES CHARTE BAL 69 Page 6 LE STOCKAGE DES LIVRES Page 7 LA PR PARATION DES COLIS 4 PERSONNES LA FACTURATION LA LIVRAISON AUX L VES LES AVANTAGES D UNE BAL UNE NOTE D OPTIMISME Page 8 L UN MOT SUR LE LOGICIEL BOURSE AUX LIVRES BOURSE AUX LIVRES D PARTEMENTALE 16 rue Galil e 69100 Villeurbanne T l 04 37 91 65 30 M l contact fcpe69 fr Site www fcpe69 fr Reconnue d utilit publique d cret du 7 ao t 1951 T N ui x 2 E x lt D lt L L X D Q on TT QO PR AMBULE Il est rappel que la FCPE milite pour la gratuit totale des livres mais de toute vidence malgr nos nombreuses interventions sur la question au Conseil R gional elle ne sera pas d cr t e durant ce mandat Devant l essoufflement l gitime des conseils locaux qui organisent
6. alement bien expliqu e la notion de solidarit est bien partag e les parents se sentent un peu moins consommateurs gt gt voir les bonnes raisons de choisir la BAL FCPE Pour les premi res et les terminales le prix de la collection ne peut tre d termin qu apr s chiffrage de chacune des listes il peut tre diff rent selon la section Ne pas oublier de remplir le contrat de location pour les l ves venant d un autre lyc e donc de demander les 60 de D p t de Garantie Solidaire afin de disposer de 70 carte M ra 60 d p t 130 pour vous procurer leur collection de livres Quel que soit le syst me choisi par pr caution si vous n avez pas pu d biter la carte M ra lors de la commande demander un ch que de caution du montant de la carte 100 ou 70 selon les niveaux que vous restituerez d s que l l ve vous aura fourni sa carte recharg e En cas de difficult la FCPE d partementale peut vous octroyer une subvention ou un pr t condition d avoir labor un budget pr visionnel T l chargez la fiche de demande de subvention Les listes des livres doivent en th orie tre valid es en Conseil d Administration de l tablissement principe de mise en uvre de l autonomie p dagogique et ducative de l EPLE et vis es en Commission Permanente int r t vous pouvez intervenir sur les changements de livres par liste dur e de vie minimum 4 ans sauf changement de progr
7. ammes fichiers ou non grammaires de langues vivantes qui doivent suivre le cursus de l l ve et elles ne peuvent plus tre modifi es la rentr e scolaire quand bien m me un nouveau professeur n aurait jamais travaill avec ce manuel D L INFORMATION AUX FAMILLES Fournissez l tablissement une information aux familles sur votre BAL qui sera jointe aux dossiers d inscription ou r inscription demandez les dates d envoi et le nombre d exemplaires n cessaires ou mieux faites faire les photocopies par le lyc e a ne co te rien de demander ou voir les tarifs de la FCPE d partementale dans le dossier de rentr e gt gt T l chargez un mod le d annonce BAL FCPE gt gt Autre exemple Tablez vos horaires de permanences de d p t commande sur les journ es d inscription les familles ne se d placeront pas deux fois Attention les terminales souhaiteront conserver leurs livres jusque la date des oraux du baccalaur at lien vers la circulaire Il est possible d organiser des permanences BAL en m me temps que la PEEP m me si l on ne dispose que d une prise t l phonique possibilit avec le TPE de t l charger La seule pr caution est de ne pas laisser trop longtemps l appareil d branch E LES PERMANENCES DE D P T COMMANDE au minimum 3 personnes tablissez un planning des b n voles exemple Pr voyez un fl chage pour faciliter l acc s la salle gt gt T l chargez les fl ches Ne
8. des BAL la d cision d laborer un kit qui leur faciliterait au maximum la t che a donc t prise Ce kit permettra aussi la mise en place d une BAL l o cela n est pas propos Un grand merci tous les conseils locaux qui ont contribu son laboration Nous vous souhaitons beaucoup de courage dans l organisation de votre Bourse Aux Livres et restons votre disposition pour toute pr cision Le comit BAL 69 comite bal fcpe69 fr A LES QUESTIONS QUE VOTRE CONSEIL LOCAL DOIT SE POSER partir de fin mars d but avril 1 Etes vous suffisamment nombreux Les besoins humains sont de deux natures ceux qui organisent et g rent r unions au lyc e cr ation de bons de commande factures planning affiches etc 3 4 personnes les membres du bureau n y sont pas d office m me s il est vident que le tr sorier ou son adjoint doit en faire partie Nous l appellerons le comit BAL ceux qui sont volontaires pour apporter une aide physique ponctuelle en rapport avec les livres r cup ration aupr s des l ves r paration d placement chez les fournisseurs pr paration des collections distribution etc au moins 6 personnes parmi l ensemble des adh rents Si vous manquez de main d uvre vous pouvez avoir recours des men tudiants par exemple que vous paierez l aide de ch que emploi associatif NAT avantage pas de fiche de paye pas de contrat gt gt Voir la proc dure B Ie
9. e ch ques exportation des adh sions vers le d partement vers une messagerie tout est en place Un mode d emploi d taill et des formations gratuites avec Xavier ROUILLY ou Patrick BELGHIT vous permettront de vous familiariser avec cet outil que beaucoup de conseils locaux ont adopt gt Vous tes int ress s adressez un courriel Xavier ROUILLY sur l adresse fcpe bal fcpe asso fr et donnez lui une plage horaire afin qu il puisse vous rappeler Pour ceux qui n utilisent pas le logiciel BAL fourni par la FCPE Nationale vous avez sans doute besoin d changer au sein du groupe BAL vos documents qui vous servent la gestion de votre BAL Des solutions de stockage de documents en ligne existent plus d informations cliquez ici M BOURSE AUX LIVRES D PARTEMENTALE Pour les conseils locaux n organisant pas de bourses aux livres la FCPE d partementale a remis en place son service permettant ses militants de pouvoir b n ficier de remises sur les manuels scolaires de leurs enfants gt gt Pour conna tre les modalit s gt gt Cliquez ici Si vous tes int ress s adressez un courriel Christine
10. e pouvez effectuer de transactions qu avec vos adh rents Pour faire au plus simple voici ce que nous vous conseillons Y SYST ME ACHAT REVENTE Pour faire au plus simple voici ce que nous vous conseillons Pour les secondes prix de la collection unique 100 la totalit de la carte M ra ou l g rement en dessous pour permettre l achat de livres de fran ais lire pendant les vacances cela d pend de vos r serves financi res Pour les premi res 70 et les terminales 70 le prix de la collection ne peut tre d termin qu apr s chiffrage de chacune des listes il peut tre diff rent selon la section Vous pouvez aussi fixer un prix de livre unique 10 15 et le multiplier par le nombre de livres pour fixer le prix de la collection Attention ces tarifs sont donn s titre indicatif Exemple de prix achat revente la collection sur un lyc e le rachat aux l ves tant fix 50 du prix vendu sauf amendes de 5 10 pour livres d t rior s comme vous avez pris le temps de r parer les manuels scolaires avant de pr parer vos collections donc il sera facile de voir si l l ve en a pris soin et remplacement ou remboursement du livre si perdu gt gt exemple de tarif des collections On voit ainsi que l l ve en fin de cursus r cup rera un exc dent financier Vous pouvez bien s r choisir d appliquer les prix de rachat en fonction de l tat du livre comme
11. nous le faisions en inter BAL mais cela demande beaucoup plus d investissement pour valuer la qualit du livre lors de son rachat l l ve et se pratique g n ralement pour l achat revente l unit gt gt lien vers grille de prix Vous n avez pas besoin de demander de caution pour la collection des livres l l ve tant propri taire il peut ne pas les rendre en fin d ann e scolaire et faire le choix de les garder ou les revendre lui m me un libraire Y SYST ME LOCATION Pour les secondes prix de la collection unique 100 la totalit de la carte M ra ou 85 ou 80 l g rement en dessous pour permettre l achat de livres wa lire pendant les vacances le tout stipul dans un contrat de location gt gt voir un exemple Nous vous recommandons d adosser votre location la demande d un d p t de garantie solidaire de 60 quelle que soit la dur e du cursus scolaire de l l ve d p t encaiss d s la livraison des livres ce qui permet d acheter les collections sans avoir beaucoup de r serves financi res par exemple pour une collection de 2 Je CPE dispose de 100 carte M ra 60 d p t 160 ce qui est tout fait honorable pour obtenir une collection constitu e en majorit de livres d occasion Ces 60 sont rendus la fin du cursus scolaire de l l ve amend s des livres non retourn s ou abim s Il faut juste pr voir de r server cette somme G n r
12. pas oublier de vous procurer les bulletins d adh sion disposition partir de mi mai dans nos locaux et les cartes d adh rents remplir sur place aupr s de la FCPE d partementale pr tamponn es gt gt T l chargez le bulletin d adh sion 2014 Etablissez un bon de commande de couleur diff rente par niveau de pr f rence en phase avec la couleur des listes remises aux l ves gt gt T l chargez un mod le de bon de d p t commande Classez les par num ro exemple 9S44 correspond la 44 commande de Seconde pour la rentr e 2009 plut t que par ordre alphab tique cela facilite aussi le tri dans un tableau Excel si on l a diff renci en 2 colonnes c est dire en niveau de commande gt 9S et num ro de commande gt 44 Le top est d avoir pr vu un classeur et des pochettes plastifi es dans lesquelles on classe les dossiers au fur et mesure Les l ves devront conna tre cette r f rence s same de leur suivi Afin de gagner du temps vous pourrez aussi noter ce num ro au dos des ch ques remis par les l ves sur le bulletin d adh sion le talon de re u et le ticket de d bit de carte M ra Ensuite cr er un tableau avec les correspondances num ros de commande et leurs nom pr nom de l l ve ii et un deuxi me avec tri alphab tique pour les tourdis gt gt exemple Bien pr cisez les dates des permanences de retrait des livres et les coordonn es du responsable BAL s
13. ts et l ves car il n y a plus la totalit des personnels administratifs mais ouvert aux parents d l ves responsables BAL pour stocker les livres r ceptionner les commandes pr parer les collections etc WWW fcpe asso fr gt gt sacs catalogue et bon de commande vous pouvez aussi demander des sacs chez Gibert pour pr parer vos commandes Faites en sorte de r partir les fe Le livres neufs et d occasion dans chaque colis pour plus URSE AUX Lis d quit Imprimez des tiquettes partir du fichier Excel en utilisant le publipostage coller sur vos sacs pour classer vos commandes par num ro I LA FACTURATION gt gt voir un mod le de facturation en publipostage J LA LIVRAISON AUX L VES Tablez Vos permanences sur les jours de pr rentr e de pr f rence ANS Inutile de les multiplier il Y aura de toute fa on toujours des tourdis A a qui oublieront de venir chercher leurs livres Voyez avec la loge si vous pouvez laisser quelques colis pour que les l ves puissent directement les r cup rer au cas o ils auraient manqu les permanences N RAPPEL IMPORTANT tous les ans la fcpe69 re oit des appels t l phoniques d adh rents recherchant un r f rent BAL dans vos lyc es Merci de laisser cette indication la loge et au secr tariat de votre tablissement et de nous envoyer les coordonn es jour des personnes contacter et un exemplaire de l information donn e aux familles
14. ur le coupon rendu aux familles Essayez d avoir pr vu la date de votre Assembl e G n rale pour faire passer l info en m me temps Pour toute transaction en esp ces d tenez obligatoirement un carnet de re u vous permettant de remettre l l ve la justification mais surtout de garder sur la souche l info pour votre comptabilit Pr voyez un fond de caisse La gestion d une bourse aux livres est quelque chose de lourd au point de vue comptabilit qui vous demandera beaucoup de rigueur L tablissement d un compte financier est absolument indispensable gestion de fonds publics par le biais de la carte M ra ATTENTION il devient obligatoire d apposer le logo de la r gion Rh ne Alpes disponible couleur ou noir et blanc sur N MRA espace partenaires acc der votre espace identifiant code logos documentations plusieurs visuels t l charger tel le sp cial livres de l ann e pr c dente par exemple F LES COMMANDES AU FOURNISSEUR Apr s chaque permanence ou au fur et mesure si vous tes suffisamment nombreux et si vous disposez d un ordinateur portable mettez jour votre fichier Excel Nom coordonn es classes options choisies montant de la cotisation re u fiscal oui non gt gt T l chargez un exemple Si vous avez pris soin de renseigner la partie liste des livres le nombre de livres commander se calculera automatiquement v rifiez bien qu il n y ait pas d erreur en
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