Les frais de siège social: Autorisation et impact
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1. Les frais de si ge social Autorisation et impacts Formaliser la demande ou le renouvellement de l autorisation de frais de si ge social des tablissements et services sociaux et m dico sociaux repr sente un travail d ampleur qui mobilise diff rentes fonctions de l association sur un d lai assez court le dossier frais de si ge doit tre d pos avant le 31 octobre 2007 Si cette obligation l gale constitue une r elle et prospective opportunit pour clarifier et optimiser l organisation du si ge et plus globalement de toute l association le mod le de fonctionnement sur lequel il repose n est pas d nu de toutes critiques Juris associations propose donc un dossier qui allie outils pratiques t moignages de terrain L autorisation de frais de si ge Mode d emploi Le d cret n 2003 1010 du 22 octobre 2003 a t l g rement modifi par le d cret n 2006 422 du 7 avril 2006 mais aucun changement majeur n impacte les articles relatifs au financement du si ge social Synth se d ordre pratique pour faciliter la formalisation de la demande et axes de travail pour mettre profit cette obligation l gale pellation si ge social rev t une forme propre central direction g n rale si ge associatif fonction support Son existence dans les faits n ouvre pas obligatoirement droit des frais de si ge financ s par les tutelles En effet le d cret n 2003 1010 ment2. Des si ges de plus en plus bureaucratiques De tels syst mes accentuent le clivage entre le si ge et les unit s faute d informations suffi samment riches et pertinentes en provenance de la base le quartier g n ral n est pas capable de comprendre les diff rences de performance d organisation ou de politique entre les divers d partements ou tablissements dicte sur cette base des principes g n raux de gestion des divisions souvent trop simplificateurs pour coller aux r alit s diverses de chacune De ce fait les divisions ont tendance ignorer ces directives ce qui encourage le si ge accen tuer son contr le sur elles en renfor ant les proc dures et les communications formelles La souplesse et l autonomie recher ch es dans le mod le initial c dent ainsi la place une organisation beaucoup plus bureaucratique et centralis e De fait la plupart des fonctions de contr le de gestion mises en uvre dans les si ges sociaux sont centr es sur la m fiance vis vis des hommes et des femmes qui travaillent dans les organisations Au nom de cette m fiance se sont mises en place des proc dures bureaucratiques qui ont t d vi es de leur fonction initiale dont le co t est sup rieur aux conomies qu elles sont cens es r aliser au nom de la gestion des risques Le contr le de gestion n est plus centr sur l ad quation entre les missions de l entit les ressources consom m es et l u
3. charge usagers ETP quivalent temps plein moyens humains Projet d tablissement fiches de pr sentation par tablissement donn es permanentes Activit s pr sentation plaquette site internet n 356 1 avril 2007 pi ces que l organisme doit transmettre l ap pui de sa demande d autorisation de frais de si ge cf encadr p 14 Ce dossier constitue un exercice de communica tion puisqu il va pr senter l association ses tablissements et les services fournis par le si ge Aussi est il tr s important de ne pas n gliger l aspect prospectif puisqu il engage un hori zon de cinq exercices Toutefois en cas de modifications majeures il est possible de d poser un nouveau dossier en vue d am nager l autorisation pr c demment obtenue Un exemple de plan type Le plan pr sent ci dessous r sulte de l exp rience acquise aupr s de diverses associations de tailles Il LE R LE DU SI GE SOCIAL Pr sentation sch ma g n ral d organisation et organigramme D finition des fonctions du si ge tableau synoptique Projet d tablissement du si ge une ventuelle opportunit la formalisation des contrats d objectif Recueil des proc dures de contr le interne et de gestion Moyens management par la qualit am lioration du syst me d information III LES PRESTATIONS DU SI GE SOCIAL La participation des services du si ge social Les prestations techniques r partition de
4. contexte une structure int gratrice destin e donner du sens et de la coh rence aux missions des diff rentes entit s qui la compose Pour ce faire le corporate regroupe classique ment selon Henry Mintzberg six fonctions principales 1 Structure et Dynamique des organisations Henry MinrzserG Les ditions d organisation Pans 1982 pp 344 347 Juris o p Dossier il d termine la strat gie d ensemble de l orga nisation et g re notamment le portefeuille strat gique par la cr ation l acquisition la vente et la fermeture des divisions il assure l allocation des ressources financi res entre les divisions il retire ventuellement aux divisions les exc dents de fonds dont elles n ont pas besoin se procure les fonds suppl mentaires sur les march s des capitaux ou aupr s des financeurs lorsque cela est n ces saire et alloue les fonds dispo nibles entre les divisions qui en ont besoin il labore et pilote le syst me de mesure de la performance des divisions les cadres du si ge d cident des mesures de perfor mance de la p riodicit de ces mesures des formats qui seront utilis s pour les plans et les budgets et du syst me d infor mation formalis gr ce auquel les r sultats seront transmis au si ge Ils utilisent ensuite ces syst mes d finis sent des objectifs en collaboration avec les directeurs de divisions et valuent les r sultats il remplace et nomme
5. dantes de la taille de l association et ne sont pas l apanage du seul monde marchand La mise en place d un ensemble de moyens de r gulation de coordination et de s curit conduit une meilleure ma trise et une plus grande efficacit globale C est notre sens la volont affich e du l gislateur lors de l criture du d cret finan cier de 2003 Bien videmment les sp cificit s du secteur associatif doivent tre int gr es au del des aspects li s la non lucrativit au caract re d sint ress au b n volat on retiendra gale ment le n cessaire respect du projet associatif les aspects politiques et militants et surtout l thique La formalisation d un dossier frais de si ge doit ainsi tre conduite comme un projet transverse tant il touche aux fondamentaux de l association ainsi qu ses diff rents services Sa r ussite est intimement li e la mobilisation des interve nants au respect du planning fix veiller ne pas sous estimer le temps consacrer et un effort de communication du si ge mais plus globalement de l organisme gestionnaire kgj Juris 4 Dossier Deux t moignages Adapei un projet associatif clair Parall lement la constitution du dossier frais de si ge le conseil d administration a convenu de remettre jour les statuts de pr ciser l objet social de l association et de s assurer qu il tait connu de tous dans l association ta
6. financement global L assiette de calcul pour la d termination de l origine des financements prend en effet en compte les recettes de la tarification de tous les tablis sements ou services g r s par l association les recettes d coulant du tarif relatif la d pendance les recettes des budgets de production et de commercialisation des ESAT Sont donc exclus de l assiette de calcul les budgets des ateliers prot g s par exemple Si plus de la moiti de cette somme rel ve d un financement par le budget de l tat ou par les fonds de l assurance maladie l autorit comp tente est le repr sentant de l tat sinon l autorit comp tente est le pr sident du conseil g n ral Il y a lieu de pr ciser que l autorit comp tente est celle du d partement o sont implant s les tablissements qui per oivent ensemble la part la plus importante du financement global au moins 40 d faut ce sera selon les cas le 1 avri 2007 n 356 M LE es frais de sitae co eo pete pr fet de r gion ou le pr sident du conseil g n ral du d partement du si ge de l association Le dossier fournir Cette demande d autorisation ou de renouvelle ment d autorisation de frais de si ge appel e ici dossier frais de si ge constitue l aboutisse ment d un travail cons quent de formalisation des proc dures et d un processus de collecte de nombreux documents Ces t ches indu
7. du conseil g n ral communique l organisme avant le 31 d cem bre de la m me ann e le montant et la r parti tion des frais de si ge retenus Le courrier 6 Juris Une d finition du contr le interne En l absence de d finition juridique voire r gle mentaire du contr le interne l ordre des experts comptables le d finit ainsi Le contr le interne est l ensemble des s curi t s contribuant la ma trise de l entreprise Il a pour but d un c t d assurer la protection la sauvegarde du patrimoine et la qualit de l in formation de l autre l application des instruc tions de direction et de favoriser l am lioration des performances I se manifeste par l organisa tion les m thodes et proc dures de chacune des activit s de l entreprise pour maintenir la p ren nit de celle ci Pour la Compagnie nationale des commissaires aux comptes Le syst me de contr le interne est l ensemble des politiques et proc dures contr les internes mises en uvre par la direc tion d une entit en vue d assurer dans la mesu re du possible la gestion rigoureuse et efficace de ses activit s Ces proc dures impliquent le respect des politiques de gestion la sauvegarde des actifs la pr vention et la d tection des irr gularit s et inexactitudes l exactitude et l ex haustivit des enregistrements comptables et l tablissement en temps voulu d informations financi res ou comptables fiable
8. les orientations strat giques ducatives p dagogiques n a de cesse d opti miser la gestion pour le meilleur emploi des fonds publics Ainsi il s attache responsabiliser et professionnaliser les tablissements d au tant que la taille l importance des missions de l Adapei 88 son unicit de tr sorerie et d em ployeur juridique son important budget social et conomique l obligent avoir des comptes Ve annuels pour la globalit de l entit juridique contr l s par un commissaire aux comptes et par les multiples autorit s tarifaires pr sent notre association dispose d un r f rentiel formalis connu de tous qui nous a permis de sensibiliser l ensemble des acteurs des tablissements et du centre de gestion Les direc teurs agissent dans le cadre de projets d tablis sement parfaitement int gr s dans le projet associatif de l association La clarification au moyen du dossier frais de si ge a grande ment facilit le fonctionnement des tablisse ments et accompagne la dynamique des nouveaux tablissements ouverts en 2006 2007 Le commissaire aux comptes testera dans le cadre de son intervention l gale la r alit du fonctionnement des proc dures puis fera part de ses constats et recommandations I sera int ressant et pertinent pour la direction g n rale de disposer d un constat externe UNALG projets et anticipation Certains membres de l UNALG orit mis pr
9. plan des r gles de gouver nance qu il faut syst matiquement actualiser et de la formalisation des proc dures d organisa tion g n rale et de contr le interne certains membres de l UNALG ont mis profit cette obli gation pou aller plus avant dans cette voie Quelques illustrations sont trait es ci apr s L Entraide universitaire 38 structures par exemple a r dig le projet d tablissement du si ge social Elle a ainsi confirm sa volont de traiter le si ge social comme un tablissement part enti re en prenant en compte son r le technique et d animation Ce projet d adminis tration g n rale d limite les missions conf r es par la structure politique la structure tech nique labor en 2003 il a t voulu volutif et donc adaptable aux mouvements pr visibles du secteur Ainsi pr voit il par exemple que le si ge social value et red finisse annuellement ses contrats d objectifs aux regards des missions pour lequel il a t habilit D autre part l association s est engag e dans un projet global d am lioration de la qualit et d valuation tant au niveau des structures g r es que du si ge social Une formation des cadres dirigeants sur la qualit et l valuation a t mise en uvre en 2003 l ann e suivante les tablissements se sont engag s avec leurs qui pes dans un processus qualit souvent avec le soutien d un organisme r f rent en la mati re
10. Quant au si ge social animateur de la d marche travers de nombreux groupes de 20 Ni t associathons travail inter tablissements il finalise pour 2007 un r f rentiel d valuation associatif articul autour de trois axes forts l tablissement m dico social vecteur d inte ractions entre l association et les espaces poli tiques l tablissement m dico social et sa relation l usager au regard de sa mission de service public et du projet associatif l tablissement m dico social et son organisa tion administrative ce jour certains membres de l UNALG tudient l opportunit donn e par la circulaire n DGAS SD5B 2006 216 du 18 mai 2006 pour tablir des budgets pluriannuels et obtenir une dotation globalis e commune plusieurs tablissements et services sociaux et m dico sociaux relevant de la m me enveloppe de cr dits limitatifs La coop ration sociale et m dico sociale dans le cadre de groupements d tablissements fait galement l objet d une r flexion Au del de la logique budg taire les contrats d objectifs et de moyens devraient permettre des avanc es en terme de dyna misme de la gestion en offrant une plus grande visibilit moyen terme La mise en place d ou tils de reporting et de connaissance des co ts conjugu e une valuation continue des programmes et de leur r alisation participent de cette d marche Le r le du si ge social est renforc par la contra
11. Toutefois l aspect comptable reste trop souvent n glig de nombreuses associations ne disposent pas d une comptabilit autonome permettant d tablir un bilan et un compte de r sultat pour chaque structure 3 Art 93 n 356 1 avril 2007 autorisation et impacts Obligations diverses et contr le des autorit s de tarification Le d cret du 22 octobre 2003 pr cise que les associations b n ficiaires de frais de si ge seront soumises contr le En outre l autorisation de frais de si ge peut tre abrog e si les conditions de son octroi cessent d tre remplies I est ainsi pr cis par les textes que l inventaire des immo bilisations devra tre mis la disposition des autorit s de tarification il en sera de m me pour les pi ces permettant de conna tre les conditions dans lesquelles les prestataires et fournisseurs les plus importants ont t choisis En outre les organismes gestionnaires devront tenir disposition des autorit s de contr le les pi ces permettant de conna tre notamment les modalit s de gestion de la tr sorerie conso lid e la gestion des investissements les r mun rations avantages en nature et prise en charge de frais accord s aux cadres dirigeants du si ge social Les quelques outils propos s dans ce dossier mettent en lumi re l importance accord e au contr le interne existant au sein de l association Les fonctions contr le interne sont ind pen
12. able L autorit comp tente pour statuer sur sa demande est d termin e en fonction de l origine globale des financements 2 CF JA n 343 06 p 14 14 Juris tions Les sources l gislatives En mati re de frais de si ge social il y a lieu de se r f rer plusieurs textes m Le d cret n 2003 1010 art 88 et s du 22 octobre 2003 plus commun ment appel d cret finan cier traite de la gestion budg taire compta ble et financi re et des modalit s de finance ment et de tarification des tablissements et services sociaux et m dico sociaux w L arr t du 10 novembre 2003 fixe la liste des pi ces pr vues au Ill de l art 89 du d cret pr cit pour la demande d autorisation et de renouvelle ment d autorisation m L arr t du 12 novembre 2003 d finit la liste des pi ces pr vues au III de l article 92 du d cret n 2003 1010 pour la demande annuelle de prise en charge de quotes parts de frais de si ge social m Les circulaires DGAS 5B on lira avec grand int r t la circulaire n 2005 45 du 25 01 2005 quant elles permettront de trouver une solution aux diffi cult s d application particuli res qui peuvent r sulter de cette r glementation chaque asso ciation gestionnaire rec lant des sp cificit s qu il conviendra de traiter per us par tous les tablissements ou services plac s sous la gestion de l association Le d cret pr cise ce qu il faut entendre par
13. bord prospectifs ou quilibr s permettant de suivre la performance dans toutes ces dimen sions devrait sans doute fournir aux unit s comme au si ge le cadre de pilotage permettant d int grer ces diff rentes dimensions a 24 uris 1 avril 2007 n 356
14. ctualisation puisqu il doit piloter les ressources financi res et proc der leur red ploiement ventuel La f d ration APAJH 89 structures g r es en direct par la f d ration et plus de 500 structures g r es par les comit s APAJH d partementaux a obtenu le renouvellement de l autorisation de frais de si ge social en 2004 et elle a proc d la reprise de nombreux tablissements depuis cette date Cette croissance des structures g r es n cessite des ressources suppl mentaires au plan du si ge financ Ces besoins n ont pu tre antici p s lors du d p t du dossier frais de si ge social conduisant la f d ration APAJH demander la r vision du financement du si ge social Cette d marche implique de budg tiser les nouvelles ressources n cessaires afin d en solliciter la prise en compte par l autorit de tari fication L organisation et les contr les internes sont en cours de revue afin de s assurer que la ma trise des op rations est assur e w 1 avril 2007 n 356 Grandes associations Un si ge r inventer Les r centes modifications l gislatives relatives aux frais de si ge des associations en largissant les possibilit s de financement d un certain nombre d activit s ouvrent la voie au d veloppement de v ritables si ges associatifs l instar de ceux des entreprises du secteur marchand Dans ce contexte s interroger sur la n cessit et la l gitimit de la cr ati
15. gnes de produits et services par type de clients sur une base g ographique ou par localisation Ce dernier cas est particuli rement pr sent dans le secteur social et m dico Maitre de conf rences en sciences de gestion IFROSS universit Lyon II Professeur en sciences de gestion IFROSS universit Lyon lil n 356 1 avril 2007 gt Christophe PASCAL gt Jean Pierre CLAVERANNE social chaque tablissement constituant alors une division organisationnelle Autonomie et d l gation au service de l efficacit Le principe qui sous tend la structure division nelle est la recherche de la baisse des co ts de coordination lev s engendr s par la diversifica tion des march s d une entreprise Dans ce mod le l efficacit conomique repose en grande partie sur l autonomie et la d l gation Chaque division comporte les fonctions n cessai res la r alisation de ses missions sur son march et de ce fait peut fonctionner comme une entit quasi autonome lib rant chacune des besoins de coordonner son activit avec celle des autres Cette organisation a pour contrepartie la duplication de certaines fonctions dans chaque division mais cette redondance autorise en prin cipe une grande r activit et une grande souplesse puisqu elle permet de prendre les d cisions au plus pr s du terrain sans avoir syst matiquement faire remonter les d cisions jusqu au sommet Le si ge constitue dans ce
16. ionne que les organismes gestionnaires doivent en faire la demande aupr s de l autorit comp tente en rapportant la double preuve de D ans chaque organisme gestionnaire l ap Expert comptable commissaire aux comptes cabinet PKF Audit Conseil Expertise d partement conomie sociale 1 Cet article vise express ment les tablissements et services sociaux et m di n 356 1 avril 2007 gt Guy CASTINEL l utilit des services du si ge dans la gestion quotidienne des services et tablissements g r s par l association l efficacit organisationnelle de l association Efficacit des services rendus L article 88 du d cret du 22 octobre 2003 recon na t ainsi l existence et clarifie la place et le r le co sociaux mentionn s au de l article L 312 1 du Code de l action sociale et des familles et des tablissements mentionn s au 2 de l article L 611 2 du Code de la sant publique Juris _ Es Dossier tenu par les si ges sociaux d association dans la gestion des tablissements et services sociaux et m dico sociaux Les budgets approuv s des tablissements ou services peuvent comporter une quote part de d penses relatives aux frais du si ge social de l organisme gestionnaire Le d cret pr cise que cette facult est subordon n e l octroi d une autorisation qui fixe la nature des prestations mat rielles ou intellec tuelles qui ont vocation tre prises e
17. isent des d lais de r alisation plus ou moins longs selon la taille la culture formalisation ou non des proc dures et les choix d organisation de l association Ce dossier permet d expliquer et de justifier la demande d autorisation de frais de si ge C est l arr t du 10 novembre 2003 qui fixe la liste des Dossier de frais de si ge plan type CADRE G N RAL ORGANISME GESTIONNAIRE ET TABLISSEMENTS 8 L organisme gestionnaire Pr sentation historique habilitation volution du nombre de structures g r es Statuts clause de d volution des biens si cessation d activit art 98 du d cret du 22 octobre 2003 Projet associatif r glement int rieur Rapport d activit deux exercices w Les principes de gouvernance L assembl e g n rale pr sentation Le conseil d administration bureau composition fr quence des r unions La direction g n rale R gles de d l gation elles doivent tre synth tis es dans un document unique des d l gations D l gation de signature aux administrateurs D l gation de pouvoir et de signature au directeur du si ge Missions d l gu es aux directeurs des tablissements Conventions r glement es art L 612 5 du Code de commerce 8 Les tablissements et services tablissements relevant du Code de l action sociale de l article L 6111 2 du Code de la sant publique autres activit s Pr sentation des tablissements type de prise en
18. les directeurs de divi sions en fonction notamment de leur capacit g rer les op rations de leur propre division en coh rence avec les objectifs d ensemble de l organisation il exerce un contr le de nature personnelle sur le fonctionnement des divisions afin de compl ter les informations donn es par le syst me d information formel syst me de mesure de la performance qui sont exclusi vement quantitatives et peu propices l anti cipation Cette fonction s exerce le plus souvent par la nomination d auditeurs de conseillers ou de charg s de mission rattach s au si ge qui vont dans les divisions porter la bonne parole mais aussi auditer le fonction nement et la coh rence avec la vision centrale enfin le si ge fournit aux divisions certains services communs notamment les finances fiscalit assurance r gime de retraite aide la d cision d allocation des ressources les questions juridiques la gestion du personnel r mun ration des directeurs de divisions gestion pr visionnelle de personnel chelle g n rale des salaires la recherche et le d ve loppement les relations publiques 2 uris A5SOCIQNONS L autonomie accord e aux tablissements implique l existence de m canismes de contr le au niveau du si ge permettant de garantir un minimum L de coordination Un si ge g om trie variable Bien entendu cette liste n est pas fig e et le nombre de fonction
19. lit particuli re Le montant global des frais de si ge est calcul en tenant compte de la totalit des tablisse ments et services g r s par l organisme gestion naire y compris les ateliers prot g s La r parti tion de la quote part de frais de si ge entre les diff rents budgets s effectue au prorata des charges brutes des sections d exploitation Le d cret du 22 octobre 2003 pr cise que lors qu un m me organisme g re simultan ment des tablissements ou des services qui rel vent du de l article L 312 1 et des structures qui n en rel vent pas par exemple les ateliers prot g s la demande annuelle de prise en charge doit tablir la part des charges du si ge imputable chacune de ces deux cat go un projet transverse ries prises dans leur tant il touche ensemble d faut aux fondamentaux la r partition est de l association effectu e au prorata et ses diff rents des charges brutes L services d exploitation La formalisation 7 du dossier doit tre conduite comme Pour le cas particulier des ESAT section commer ciale il est pr sent admis que les charges brutes d exploitation s entendent diminu es des achats concourant la r alisation des produits Les organismes b n ficiaires de frais de si ge devront tenir une comptabilit particuli re pour les charges de leur si ge social qui sont couvertes par les quotes parts issues des produits de la tari fication
20. n compte Il cite les prestations dont la prise en charge peut tre autoris e et portant notam ment sur la participation des services du si ge social l laboration du projet d tablissement y compris pour des travaux portant sur un projet global de l organisme gestionnaire l adaptation des moyens des tablissements et services l am lioration de la qualit du service rendu et la mise en uvre de modali t s d intervention coordonn es la mise en uvre ou l am lioration de syst mes d information et notamment ceux qui sont n cessaires l tablissement des indica teurs la mise en place de proc dures de contr le interne et l ex cution de ces contr les la conduite des tudes co ts avantages ce dernier point est d ailleurs d actualit avec la mise en place des indicateurs dans le cadre de la mise en place de l valuation Cette num ration comprend ainsi des presta tions de nature faire la d monstration de l uti lit de suivi du si ge dans la gestion quotidienne des services et tablissements Mais l autorisation est galement subordonn e l existence de d l gations de pouvoirs pr cises entre les administrateurs de l organisme gestion naire les membres de sa direction g n rale et les agents de direction des tablissements et services L autorisation proprement dite L autorisation est d livr e pour une dur e de cinq ans renouvel
21. n de handicap la soci t commune ainsi que la m diatisation des actions men es Les membres ont souhait r fl chir ensemble changer se regrouper mutualiser une partie de leurs moyens et d finir un projet Pour une appartenance citoyenne de tous la soci t Pr sente par ses cinq composantes sur tout le territoire national y compris les DOM TOM l UNALG repr sente une grande diversit de prises en charge dans tous les domaines de l action sociale qu il s agisse d enfance inadap Jus dal autorisation et impacts NUL if PE JR Dossier t e de personnes handicap es de personnes en difficult sociale voire en voie de marginali sation d exclus de demandeurs d asile et de r fugi s politiques Soit dans le domaine de l action sociale plus de 1 150 tablissements services ou missions plus de 63 000 personnes accueillies plusieurs centaines de milliers d ac tes par ans plus de 34 000 salari s et plus de 1 milliard d euros de budget g rer pour l ac compagnement des personnes handicap es Dans le cadre de sa commission technique Responsabilit s gestionnaires l UNALG assure des formations et des journ es d change Divers membres ont pu assister notamment en 2006 une sensibilisation sur le th me du dossier frais de si ge social Au del du caract re tr s structurant de la d marche de constitution du dossier d habilita tion du si ge social au
22. nance Les associations doivent donc pr senter dans leur dossier d agr ment le document relatif aux d l gations de pouvoirs et comp tences entre les administrateurs de l organisme gestionnaire les membres de sa direction g n rale et les direc teurs d tablissements et services Cette pr sen tation a le m rite d exposer de fa on synth tique la gouvernance de l association gestionnai re permettant ainsi aux autorit s comp tentes de mesurer l efficacit de l organisation interne de l association pour un extrait de tableau de d l gation cf JA 343 06 p 22 Bien videmment la gouvernance ne saurait se r sumer ce document unique Elle trouve sa mat rialisation dans une d marche plus large organis e et document e le syst me de contr le interne cf encadr ci contre Demande annuelle de prise en charge des frais de si ge D s lors que l autorisation est accord e il y a lieu de proc der annuellement une demande de prise en charge L organisme fait parvenir au pr fet ou au pr sident du conseil g n ral qui l a d livr e le montant et la nature des frais dont il sollicite la prise en compte Cette demande doit tre adress e avant le 31 octobre de l ann e qui pr c de l exercice auquel les frais de si ge se rapportent Simultan ment l organisme communique cette demande aux autres autorit s de tarification dont chaque tablissement et service rel vent Le pr fet ou le pr sident
23. nt des politiques b n voles que des permanents salari s t men e par les membres du bureau qui ont clarifi et repositionn le projet de notre association autour de nos valeurs fondatri ces et fondamentales Diff rentes r unions de travail ont t organis es pour tenir compte de l volution des besoins au plan d partemental et des nouveaux tablissements r cemment cr s L objet social a t remis plat il constitue la sp cificit de notre association puis il a t d clin et crit dans le projet associatif a remise en ordre de notre association a Ce dernier est donc l expression politique de notre association il fera l objet d une revue r guli re du contenu de ses objectifs et moyens les valeurs et l thique restant le socle de r f rence La r alisation du projet associatif n ces site la mise en uvre de r gles de fonctionne ment transparentes et d une d marche organi s e Ceci rel ve de la responsabilit du directeur g n ral de l association et des permanents Sous la responsabilit du directeur g n ral nous avons avec les principaux cadres actualis ou r dig l ensemble des proc dures tant du centre de gestion appellation de notre si ge social afin de bien s parer le niveau politique du niveau technique que des tablissements avec l appui des directeurs d tablissements Ceci a demand cinq mois avec la probl matique des cong s et de la p riode budg
24. ofit la constitution du dossier d habilitation du si ge social pour aller plus avant projet d tablissement du si ge social volutif d marche globale d am lioration de la qualit et d valuation reflexion autour de budgets pluriannuels avec dotation globalis e commune plusieurs tablissements coop ration dans le cadre de groupements d tablissements etc la ques gestionnaires d institutions du sec teur sanitaire social m dico social m di co ducatif ducatif sp cialis est une associa tion loi 1901 Cette union est n e le 14 novembre 2000 de la volont des cinq organisations consti tutives reconnues d utilit publique l ALEFPA Association la que pour l ducation la formation la pr vention et l autonomie la f d ration APAJH Association pour adultes et jeunes handicap s l Entraide universitaire la Ligue de l enseignement la F d ration g n rale des associations d par tementales des PEP Pupilles de l enseignement public UNALG Union nationale des associations Permanent UNALG n 356 1 avril 2007 gt Propos recueillis par Guy CASTINEL aupr s de G rard MARCUS L objectif de l UNALG est d assurer l expression et la d fense aupr s des pouvoirs publics des valeurs et des positions propres l ensemble des associations adh rentes concernant la fois l ac cueil des diff rences et l int gration la plus large possible des personnes en situatio
25. on d un si ge peut para tre anachronique Les avantages d une telle structure sont consid r s comme tellement vidents que personne n ose plus poser la question Et pourtant ccult e par les consid rations techniques O sur les modalit s d affectation des frais de si ge l valuation du si ge de son p rim tre et de son fonctionnement rel ve le plus souvent de l implicite voire du non dit H rit du d but du XX si cle le mod le l ori gine de l organisation actuelle des si ge m rite cependant d tre revisit ta lumi re des nouvelles contraintes de transversalit et de flexibilit qui p sent sur les organisations Un mod le historiquement dat L existence d un si ge parfois galement appel corporate dans le jargon du management n est pas une vidence organisationnelle Elle est intimement li e un mod le d organisation particulier la structure divisionnelle invent par de grandes entreprises am ricaines du d but du XX si cle comme Du Pont et General Motors et qui caract rise habituellement les grandes entreprises priv es mais aussi les universit s les h pitaux et des associations g rant des sites multiples Ce type de structure correspond un regroupement d entit s quasi autonomes divi sions unit s ou encore tablissements coupl es par une structure administrative centrale Selon la nature de l activit le d coupage en unit s s effectuera par li
26. r le centr sur le contr le et la surveillance un r le d animateur et de conseil charg de coordonner l action des diff rents l ments de l organisation d impul ser des actions communes et surtout de garan tir la coh rence de l ensemble L enjeu est de stimuler les synergies entre les diff rentes enti t s et professionnels mais sans tomber dans le dirigisme Le d veloppement de la subsidiarit consti tue la cl de vo te d une telle volution les d cisions doivent se prendre au niveau le plus bas o le probl me peut tre r solu La mise en uvre de ce principe passe par une valuation syst matique et r guli re de la pertinence des activit s r alis es au si ge au regard des besoins et des missions des unit s Suivant le principe de suppl ance seules doivent remonter au niveau sup rieur les questions que la base ne peut pas traiter le niveau sup rieur ayant alors le devoir de soutenir cette derni re dans les limites du principe de subsidiarit Le d veloppement de la responsabilit et des comp tences manag riales des dirigeants et cadres des divisions constitue la condition sine qua non de ce mouvement de d l gation Encore faut il qu ils puissent s appuyer sur des syst mes d information r ellement op rationnels c est dire b tis partir des repr sentations des acteurs de terrain mais aussi sur des objectifs clairement d finis La mise en uvre de tableaux de
27. s Hier le centre de gestion assumait presque tota lement la place des tablissements un r le de technicit sp cialis e Les prestations taient clairement identifi es comptabilit gestion de personnel recrutement paie formation instan ces repr sentatives du personnel etc Aujourd hui il remplit en plus de ses t ches techniques et fonctionnelles des fonctions plus globales et strat giques telles que la politique de d velop pement ou les relations avec les financeurs dans le souci d une optimisation permanente de l or ganisation tant quantitative que qualitative Il joue un r le indispensable pour les tablisse ments en tant d abord garant des modes op ratoires des proc dures et de m thodes partag es et unifi es mais aussi en tant facteur d volution de leurs missions et de 1 avril 2007 n 356 ES 1rals QG SICA l am lioration de la qualit des prises en charge Ainsi les moyens du si ge social sont sp cifique ment affect s des fonctions int ressant effecti vement et directement les tablissements Le si ge social se situe l articulation op ration nelle des plans d actions d cid s par le politique de l association et de la mise en uvre des projets et programmes pr visionnels des tablis sements en rapport avec notre mission d l gu e d int r t g n ral et d utilit sociale Son r le est important tant pour la gestion quoti dienne que pour
28. s Le syst me de contr le interne s entend au del des domaines li s au syst me comptable I comprend l environnement g n ral de contr le inter ne qui est l ensemble des comportements degr s de sensibilisation et actions de la direc tion y compris le gouvernement d entreprise concernant le syst me de contr le interne et son importance dans l entit les proc dures de contr le qui d signent les politiques et proc dures d finies par la direction afin d atteindre les objectifs sp ci fiques de l entit compl mentaires l environ nement g n ral de contr le interne correspondant doit tre motiv L organisme gestionnaire dispose de 8 jours ouvr s comp ter de la notification du courrier du pr fet ou du pr sident du conseil g n ral pour faire conna tre ses observations d faut de r ponse dans ce d lai il est r put avoir accept la proposition Lorsque le pr fet ou le pr sident du conseil g n ral a re u la r ponse de l organisme gestionnaire ou d faut de r ponse il fixe 1 avril 2007 n 356 le montant global des frais de si ge qu il estime justifi au regard des services rendus le montant de la quote part applicable chaque tablissement et service Cette d cision est notifi e par courrier motiv l organisme gestionnaire et aux diff rentes autorit s de tarification Montant global Quote part r partir Comptabi
29. s prises en charge et leur intensit peut consid rablement varier d une organisation une autre En particulier dans le cas d une organisation par client le ou par zone g ographique par exemple un r seau d tablis sements pour personnes g es ou pour person nes handicap es dans laquelle les divisions sont identiques les unes aux autres chaque tablissement pour personnes g es du r seau accueille le m me public avec les m mes personnels et la m me structure administrative le si ge est souvent encourag centrali ser les d cisions et les fonctions de support qui ont une importance critique pour la r alisation de la strat gie du groupe Cette centra lisation s accompagne de la forma lisation de normes op rationnelles communes destin es standardiser les r sultats Les d marches qualit qui constituent un atout concurrentiel essentiel dans les services non marchands rel vent ainsi de plus en plus fr quemment de la structure centrale Un mod le devenu inadapt S duisant en th orie ce mod le de fonctionne ment soul ve cependant de nombreuses ques tions en particulier la lumi re des modes de fonctionnement et des d rives observ s dans l industrie depuis plus d un si cle et des sp cifici t s du secteur non marchand Un mode de contr le inadapt au secteur non lucratif L autonomie accord e aux services d parte ments ou tablissements implique en contrepar tie l e
30. s t ches entre si ge et tablissements Les prestations d animation du r seau Proc dures crites comptabilit finance ressources humaines communication autres services IV DOCUMENTS CARACT RE COMPTABLE ET FINANCIER Budget pr visionnel du si ge social et de l association Information sur la r partition des charges et produits communs entre les services Affectation des produits financiers art 96 du d cret du 22 octobre 2003 Charges aff rentes aux dirigeants du si ge des trois derniers exercices et pr visionnel N 1 r mun ration avantages en nature Bilan compte de r sultat de l association Bilan financier de l association annexe III arr t du 10 novembre 2003 et tableau d informations compl mentaires annexe IV R partition des quotes parts de frais de si ge entre les tablissements et services Tableau de coh rence des quotes parts de frais de si ge demande annuelle cf annexe de l arr t du 12 novembre 2003 Juris aa a Dossier ds vari es Son contenu n est qu indicatif et la liste des pi ces n est pas exhaustive Il devra tre adapt et personnalis en fonction de l association D autres notions importantes sont directement li es au dossier frais de si ge social Les th mes privil gi s par le l gislateur sont notre sens la gouvernance associative d riv e du terme anglo saxon corporate governance et le syst me de contr le interne La gouver
31. sur les syst mes d infor mation et de mesure permettant de les alimenter L enjeu central L r side dans le d ploiement d une v ritable culture de l valuation tous les niveaux de l organisation qui permette d asseoir de v ritables tableaux de bord et une contrac tualisation interne entre les divisions et le si ge mais aussi pourquoi pas l int rieur de chaque division Des syst mes d information inop rants d faut d une v ritable subsidiarit la tenta tion est grande de re centraliser au si ge certai nes d cisions afin d en assurer directement le pilotage et le contr le Le corporate devient alors l op rateur principal il r unit l essentiel des fonctions de gestion et les unit s appliquent les d cisions prises au plus haut niveau sans disposer d une r elle autono mie strat gique Cette centralisation s appuie sur des syst mes de contr le th r s pens s partir du sommet de la hi rarchie d connect s du travail quotidien des agents dont ils sont cens s rendre compte Ces syst mes d informa tion sophistiqu s v ritables usines gaz s apparentent des couteaux qui n auraient ni lame ni manche incapables de rendre compte de la r alit du terrain et d clairer efficacement la prise de d cision n 356 1 avril 2007 Dans les si ges sociaux et dans les organisations qui en d pendent l efficacit des parties est souvent acquise au d triment du tout
32. taire int grer l approche du d p t octobre 2006 Nos proc dures inter nes relatives la production d informations comptables et financi res ainsi que nos sch mas d organisation ont fait l objet d un examen par notre commissaire aux comptes en mettant profit son intervention interm diaire sur la revue des proc dures Apr s validation par la Directeur g n ral de l Adapei des Vosges w Juris gt Propos recueillis par Guy CASTINEL aupr s de Jean Joseph PACHERIE direction du si ge nos proc dures ont t archi v es sur notre serveur et sont accessibles tous La coordination des fichiers est assur e par le secr tariat de la direction g n rale sous la responsabilit du DG L aspect informatique intranet est donc important pour s assurer que ces proc dures fonctionnent et s adaptent aux changements fr quents que vivent nos associa tions du m dico social Notre syst me de contr le interne est un proces sus mis en place par l encadrement et le person nel destin ma triser les risques li s aux tablissements et services comme la gestion financi re dans le but notamment de fournir des outils de gestion et de contr le de la poli tique g n rale d association au directeur g n ral et de transmettre une information comptable et financi re fiable au bureau et au conseil d admi nistration repose essentiellement sur des moyens humains et sur un r f rentiel de proc dure
33. tilit sociale produite mais sur le strict respect de la proc dure de reporting en vigueur Une efficacit globale faible Dans les si ges sociaux et dans les organisations qui en d pendent l efficacit des parties est souvent acquise au d triment du tout Le perfec tionnement de l efficacit de chacune des fonc tions ou des services a pris le pas sur la coh rence de l organisation interd pendance des objectifs et des logiques de chacun soin apport pour quilibrer l importance relative des diff rentes fonctions De ce fait le travail n cessitant coop ration et coordination entre plusieurs filia les d partements ou tablissements est souvent source de probl mes Les unit s engag es dans des rails parall les ne fonctionneraient m me Dossier pas si les acteurs appliquaient de fa on stricte les r glements en vigueur De m me la centralisa tion de certaines fonctions si elle garantit un niveau donn de standardisation au sein du groupe conduit cependant parfois d respon sabiliser les acteurs de terrain Le pilotage des d marches qualit depuis le si ge en fournit une parfaite illustration Le risque de ces modes de gestion et contr les de gestion bureaucratiques est de transformer les organisations en organisations non flexibles souvent incapables de s adapter rapidement l volution du march ou aux nouvelles donnes du secteur public incapables d tre assez l g res po
34. ur battre tout concurrent sur le terrain des prix pas assez inventives pour garder une longueur d avance pas assez motiv es pour assurer leur client le une qualit et un service maximal Vers un nouveau cadre de r f rence Les organisations ne peuvent plus aujourd hui fonctionner avec des centres omnipotents et hypertrophi s loign s de leurs clients et de leurs salari s fortement centr s sur les ressour ces et raisonnant en termes de carte et jamais de territoire Le d veloppement des exigences des clients conjugu l intensification de la concurrence impose de travailler au plus pr s du terrain pour offrir des services personna lis s et capables d voluer rapidement La cr a tion de valeur repose d sormais sur la capacit d une organisation faire travailler ensemble diff rents professionnels de m tiers de d parte ments ou de divisions f d r s par la production d une prestation en r ponse un besoin claire ment identifi Ces nouvelles formes de travail transversales impliquent d clater les fonctions de support autrefois centralis es dans les si ges 2 Bearing Point Lettre Strat gie n 3 2002 p 7 et d affecter autour de chaque processus toutes les comp tences n cessaires sa r alisation y compris les activit s de soutien Dans ce contexte un nouveau si ge est inventer ou renouveler Un si ge plus r duit et plus ramass passant d un
35. xistence de m canismes de contr le au niveau du si ge permettant de garantir un mini mum de coordination Le danger constant qui guette en effet ce type de structure est la d rive vers un conglom rat dans lequel les diff rentes composantes n auraient d autres relations que des relations capitalistiques Cette contrainte de coh rence conduit g n ralement mettre en uvre des syst mes de contr le de gestion ax s sur les r sultats et plus particuli rement sur la 1 avril 2007 n 356 lodniiiedekdaal autorisation et impacts forme la plus synth tique et la plus facilement mesurable de r sultat les r sultats financiers et notamment dans le mod le originel celui du ROI retour sur investissement Cette vision de la performance sous l angle conomique est adapt e au monde marchand elle l est moins au secteur non lucratif dans lequel les objectifs sociaux la qualit de la pres tation le respect des usagers la protection de l environnement le d veloppement du bien public etc priment bien souvent Le mod le du si ge vu comme un gestionnaire de portefeuille arbitrant entre les diff rentes activit s en fonc tion de leur rentabilit mod le qui a fait la fortune d embpires comme General Electric n est pas adapt La cr ation ou le renforcement des si ges associa tifs n cessite d s lors une v rita ble r flexion sur les dimensions non financi res de la perfor mance et
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