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1. Page 50 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome D cadrer l information D crire la situation actuelle Une premi re collecte d information pour dresser le bilan o Im aginer la situation dans 3 ans Deuxi me collecte d information sur ce que nous d sirons tre dans trois ans Analyser l information r colt e Nous avons fait une analyse directe nous avons compar les forces et faiblesses couverture cern les dangers et les opportunit s dans l environnement Les analyses manag riale et fonctionnelle produisent un couple M Signal fonction qui permet de D relativiser la vision que l quipe a ici Cadrer sur une strat gie et maintenant Nous obtenons un diagnostic nous indiquant comment d gager des ressources n cessaires D velopper le plan strat gique Faisons le point avec les quatre premi res analyses directe forces et faiblesses th matique et risques et opportunit s gt nous avons un bon bilan de notre situation actuelle et notre vision actuelle du futur Mais les projets d aujourd hui r pondent trop souvent aux probl mes d hier et les solutions d aujourd hui risquent bien d tre les probl mes de demain Et c est ici que r side une des faiblesses fr quente de la r flexion strat gique on construit souvent une vision de demain essentiellement sur ce que l
2. Vous avez beaucoup de ressources investir et vous voulez des r sultats Logique de consolidation rapides Entrez dans une logique de mutation Bouger R ussir Conqu rir Le DCA va nous inviter alors travailler le couple signal manag rial faible et la fonction faible Prudent prendre le temps Peu de ressources Vous avez peu de ressources investir et vous voulez prendre le temps Entrez dans une logique de consolidation Pr server R organiser Stabiliser Le DCA VAEA nous inviter alors travailler le couple signal manag rial fort et la fonction forte Beaucoup de ressources Logique de croissance Vous avez beaucoup de ressources investir et vous voulez prendre le temps Entrez dans une logique de croissance Faire mieux Faire plus Grandir Le DCA va nous inviter alors travailler le couple signal manag rial fort et la fonction faible IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome QUATRE LOGIQUES QUATRE POLITIQUES D INVESTISSEMENT Nous avons donc au moins quatre logiques gt diff rentes pour engager nos ressources et pour parvenir notre objectif partir de notre situation actuelle a Une logique d expansion volont maximale d influencer l environnement de s imposer et de r ussir se positionner
3. de r fl chir la question complexe des programmes d incitants et des programmes soit de fid lisation soit d outplacement attractif de s engager clairement dans une gestion pr visionnelle des emplois longue dur e soit en interne soit en acceptant l id e de d part en en fixant d j les grandes modalit s en ce qui concerne l outplacement il conviendrait d accepter pleinement la notion d exp rience professionnelle valorisable ext rieur Page 95 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome cr er une nouvelle fonction viendrait rappeler chacun que les m tiers voluent que les besoins du client changent et que les acquis se travaillent r guli rement enjeu est de devenir une entreprise apprenante o chacun d tecte les volutions de comp tences n cessaires ou engrang es lors des activit s professionnelles ces comp tences peuvent alors venir enrichir un portefeuille d offres de potentiels ou d atouts propres chaque quipe Une gestion des comp tences et un leadership clairement transformationnel appuieront terme cette migration dans les m tiers d culture d velopper Vos points sensibles l avenir seront sans doute la fid lisation l volution des comp tences et la r orientation professionnelle de vos ressources humaines Pour renforcer le pilotage des quipes l avenir il s agit d s mainte
4. Zones d excellence ou points forts Zones accessibles mise en route facile Page 47 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Troisi me collecte d information le contexte Nous allons rechercher tous ensemble dans l environnement dans le contexte qui nous entoure les opportunit s et les dangers possibles pour les principales th matiques que nous venons d tablir Il s agit de cerner plus pr cis ment l influence possible de l environnement sur notre projet d avenir Une analyse des opportunit s et des dangers li s notre contexte notre environnement LISTER LES L MENTS CONSID RER DANS L ENVIRONNEMENT Les participants au groupe DCA vont en relisant les grands th mes que nous venons de d finir par regroupement des post its lister les partenaires interlocuteurs acteurs intervenant ou pouvant intervenir Pour chaque th matique nous listerons ainsi les principaux l ments ext rieurs qui peuvent avoir une influence positive ou n gative sur chacune de ces enveloppes th matiques R fl chir en quoi l environnement les concurrents d autres acteurs externes pourraient intervenir dans votre vision 3 ou 5 ans Cernez au maximum une dizaine voire une quinzaine d acteurs ou d l ments car il est difficile de concentrer son attention sur trop de points d int r t diff rents Regroupez les si possible en cat gories fournisseurs actionnaires
5. de vous interroger sur des ventes combin es associ es proches compl mentaires successives tablir les besoins de maintenance de remplacement de cycle de vie et d volution des produits ou services actuellement command s d anticiper les plaintes et les difficult s et de forger d j des r ponses et des r gles de prise en charge d essayer ou de d velopper des programmes de fid lisation ou d accompagnement des clients tout au long du cycle de vie du produit d culture d velopper Votre point faible lavenir sera sans doute le service apr s vente de vos produits y compris l tablissement difficile d une relation plus durable avec vos clients Pour renforcer le pilotage de votre strat gie il s agit d s maintenant d am liorer les contrats les conditions g n rales de vente mais aussi les garanties et la prise en charge IlL s agira de prendre r ellement en charge l ensemble de la difficult qu auront vos clients avec certains de vos services de vos produits ou avec la mise en uvre de vos actions De mani re plus g n rale il s agit d am liorer vos capacit s de dialogue et de gestion de probl mes avec vos clients IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Vos mots clefs H Service apr s vente M Efficacit du support client E Image de fiabilit et de r activit Il va tre strat gique d entrer le plu
6. Diagnostic Court Autonome STRAT GIE ET QUOTIDIEN La strat gie est donc une constance que l on va tenter d imprimer dans la plupart de nos actes et dans chacun des choix que nous allons poser au quotidien gt Plus nos d cisions ponctuelles seront coh rentes avec notre vision strat gique plus nous nous rapprocherons rapidement de l objectif poursuivi long terme La strat gie est donc une priorit que l on se rappelle dans la complexit de notre environnement Un cap tenir pour r ussir relever un d fi de plus grande envergure que ceux de la gestion quotidienne Il s agit de sortir la t te dans le guidon pour anticiper les mouvements de la route devant nous Il s agira l avenir de mobiliser une partie de nos forces sur des actions identifi es comme prioritaires l o l urgence ou l actualit nous pousse repousser ces travaux de fonds au lendemain Nous allons donc devoir d cider d une strat gie sur base d une analyse plus large que les seuls crit res du moment Il s agit de sortir de la tyrannie de l urgence pour poser les fondations d une r alit venir qui n est encore qu un projet Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 65 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome A quel rythme avec quelle ampleur la notion de logique Au terme de nos diff rentes analyses nous avons fait un bilan vari et contrast de notre situat
7. Croissance Expansion Plans d volution individuels Sortez le chronom tre HT Projet Consolidation Une exp rience de reconvertion S curisez les emplois c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de r fl chir au poids de la main d uvre dans la structure de vos co ts de sensibiliser chacun au prix de l heure de travail de travailler l am lioration des performances en quipe Ce sera un premier pas plus facile faire si en parall le vous d veloppez des plans d volutions de carri re individuels Il s agit de s curiser les emplois d faut de garantir des postes de travail fixe vie Une premi re exp rience de reconversion peut d montrer votre volont en la mati re d culture d velopper Votre talon d Achille l avenir sera sans doute le manque de ressources humaines Pour d gager les ressources utiles aux projets l avenir il s agit des maintenant d organiser autrement l intervention humaine dans les processus de production De mani re plus g n rale il s agit d am liorer la productivit de vos quipes Page 93 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Une politique de recrutement et une r flexion sur l attractivit de votre travail et sur les conditions conomiques n cessaire pour s adjoindre de nouvelles ressources s imposent Sinon il faut redistribuer le t
8. relationnelle de l quive de formateurs elle m me et ainsi de suite Dans le m me temps l quipe de la biscuiterie elle se centrerait sur une meilleure d finition de ce qu elle fait et de ce quelle sous traite en toute bonne logique d expansion Page 132 sur 149 IFEAS 2005 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Ce qui pourrait donner Se centrer sur l exploitation commerciale et la notori t de la nouvelle marque travail que nous savons mieux faire puisque nous avons dans l quipe une double exp rience comme p tissier concepteur et comme commercial dans la distribution D l guer la production en elle m me un autre chocolatier lt ou gt Abandonner l id e de nouveau biscuit de terroir pour un concept plus fun de biscuits amusant aux l gumes ce qui a de plus l avantage d tre distribuable hors du terroir initialement vis lt ou gt Mettre des ressources prioritaires sur le choix du sous traitant assurant la distribution Soigner particuli rement le contrat sur les d lais et les p nalit s On le voit les id es voluent et se repr cisent Abordons maintenant le sc nario de management li la logique de d veloppement choisie par les deux quipes Nous travaillerons alors selon le sc nario de d veloppement li la logique choisie Expansion Croissance signal faible signal fort fonction faible fonction faible quatre sc narios Consolidat
9. tudes amp d analyses syst miques MONEY PRODUCTION S24 a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir relever un d fi simple make money gt faire de largent Votre priorit augmenter votre chiffre d affaire b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Croissance Expansion am liorer la rentabilit augmenter le volume des ventes rapides Consolidation Projet nouveau produit pilot par la marge miser sur les produits champions c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de rechercher activement de nouveau clients de d multiplier les ventes d acc l rer les recettes la facturation de faire tourner la boutique de r fl chir aux produits aux clients ou aux services financi rement les plus int ressants les plus s curisants de recomposer la structure de co ts de production pour tre concurrentiels ou augmenter la marge de piloter la prochaine cr ation de produit de service ou la prochaine offre par la marge souhait e Page 105 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome d culture d velopper Il faut parler argent Plus qu en parler il faudrait m me en faire et faire toujours plus Dans votre cas l augmentation du chiffre d affaire de la taille et de la part de marche sont strat giques Votre point faible l avenir
10. tudes amp d analyses syst miques Page 59 sur 149 PRINCIPE G N RAL Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome a Nous allons cette fois redistribuer nos post its en huit grands groupes fonctionnels LES 8 GROUPES FONCTIONNELS EE 1 Fonction Production 2 Fonction Information 3 Fonction Contr le 4 Fonction R gulation 5 Fonction Coordination 6 Fonction Organisation 7 Fonction Evaluation 8 Fonction Orientation Page 60 sur 149 Capacit produire Tout ce qui concoure directement a la production Pour produire il faut avoir un certain nombre de consignes Ensemble des informations destination de ceux qui doivent produire Durant la production il faut comparer la production avec les consignes En cas de non conformit capacit revenir la normale revenir une production conforme Dans le cas o la r gulation locale ne fonctionne pas capacit d tacher momentan ment des ressources suppl mentaires ou plusieurs quipes ponctuellement Capacit d affecter et de changer les affectations de ressources de mani re durable Capacit de juger des apports relatifs de diff rentes formes d organisation des ressources pour choisir la plus int ressante Pr voir l avenir s orienter utilement et enrichir les diff rentes formes d organisation afin de rechercher les ad quations futures les plus int ressantes D livrables produits
11. 2 10 Les risques post its Obstacles oranges 2 11 Les syst mes de protection post its solutions verts 2 12 Des points d passer post its probl mes jaunes 2 13 Synth se Pistes d action d j ouvertes IFEAS 2005 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome TITRE 3 COUVERTURE FORCES FAIBLESSES 3 1 Tableau et niveau de couverture ins rer ici 3 2 Situations travailler reprendre ici les probl mes sans piste de solution 3 3 Situations explorer lister ici les ventuelles solutions sans racine sans lien avec un probl me TITRE 4 ANALYSE DU CONTEXTE OPPORTUNIT DANGER 4 1 Listes des intervenants ext rieurs inclure ici la liste des principaux acteurs ou l ments de l environnement surveiller en termes de dangers potentiels soit comme sources possibles d opportunit s 4 2 Tableau risques opportunit inclure ici le tableau r alis 4 3 Synth se des pistes possibles de travail inspir es par cette analyse des risques et des opportunit s Structure type du plar stra legique r diger TITRE 5 ANALYSE TH MATIQUE 5 1 Liste des th mes abord s transcrire le titre et la synth se des 3 9 grands groupes th matiques de post its 5 2 Priorit s d gager reprendre les 3 priorit s choisies Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 143 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome 5 3 Tableau d analyse reprendr
12. CRIT Nous allons maintenant utiliser ce diagnostic synth tique pour d finir de mani re compr hensible par toute l quipe une politique tenir sur les trois ans venir et un premier plan d action Ce travail de r daction sous la forme classique d un plan strat gique d un plan de d veloppement ou encore d un projet d tablissement va bien s r s accompagner d une ultime de r flexion sur la coh rence et les priorit s Id alement ce plan est objet de n gociation de discussion d argumentation et bien s r de v rification ou validation par les actionnaires ou la ligne hi rarchique serait donc plus prudent sans doute de parler ici de projet de plan strat gique Page 140 sur 149 IFEAS 2005 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Passage l crit le plan strat gique Voici les parties que nous allons maintenant d velopper pour compl ter l information de base d j accumul e 1 d velopper la vision trois ans de ce que nous voulons devenir 2 prendre la mesure de ce qui est r aliste au vu de notre propre histoire 3 d cliner la vision en axes strat giques 4 d composer ces axes en objectifs et en plans annuels sur trois ou cinq ans selon notre option du d but de travail Partie d ja r dig e du plan strat gique Il est temps maintenant de continuer la r daction de notre plan strat gique proprement parler Voici la liste des informations que
13. LIFEAS certifie galement des experts DCA Strat gie apr s un entrainement et une v rification de la connaissance pratique des grilles d analyses Les experts DCA Strat gie certifi s sont mentionn s comme tel sur le site de l Institut Page 2 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Bienvenue Voici un outil simple et agr able pour partager en quipe une vision strat gique plus claire et plus op rationnelle de l avenir Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 3 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Mot d introduction Nous le constatons tous les jours dans certaines entreprises forger une strat gie permet de mobiliser ses quipes autour d une vision commune de l avenir Mais si l on parle souvent de strat gie dans les organisations les modalit s de sa d finition sont moins videntes qu il n y para t Bon nombre d entreprises d administrations ou d associations n ont tout simplement pas de strat gie formalis e L outil pr sent ici apporte une r ponse claire Fruit d un travail collaboratif et collectif test dans diff rents contextes associations cabinets conseil PME et au sein de l Institut lui m me le DCA strat gie a fait ses preuves en terme d efficacit le DCA permet de d gager r ellement et avec une remarquable maitrise du temps une vision riche sur laquelle effectivement
14. d cider DA COMPTER TRANSCRIRE ET PHRASER Nous allons pouvoir pour chacun des 5M compter le nombre de post its par cat gorie transcrire pour chaque cat gorie le nombre de post its Dans un deuxi me temps faites une s3 synth se des id es des diff rents post its en leur donnant du sens cr er des phrases Plan logiques Ce travail doit tenir compte du sens strat gique que peuvent prendre maintenant certains des post its Cette traduction en mots m rite d tre faite au moins deux Vous avez maintenant dans votre dossier de travail tout ce qui concerne la mission Market les ressources humaines Man les quipements et m thodes de travail Machines les finances Money et le syst me de d cision local Management du moins la perception crois e que l quipe en a Page 56 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome LA NOTION DE ZONE FAIBLE D ANALYSE Au tableau ou au mur nous visualisons rapidement les proportions de post its par cat gorie Vous allez sans doute remarquer que certains des M auront attir plus de post its que d autres La grille des 5M nous permet de voir les champs de management qui attirent le plus lattention la r flexion et les propositions du groupe Des domaines de forte pr occupation et de plus faible pr occupation On peut esp rer qu lavenir si une difficult appara t dans des domaines man
15. d culture d velopper Qui d cide de quoi r ellement dans la production Les cadres les op rateurs le client Pour d gager les ressources utiles et renforcer le pilotage de votre structure l avenir il s agit d s maintenant de r organiser votre syst me de d cision de mani re beaucoup plus performante La qualit de la d cision sera pour vous strat gique dans les mois qui viennent V rifier que vos cadres et votre conseil de direction reste bien en prise avec les produits et le marketing Les d cisions l avenir devront notamment avoir de plus en plus de sens pour les op rateurs sur les cha nes de production pour vos quipes derri re les comptoirs pour vos repr sentants face aux clients Il faut non seulement renforcer la place du client et des produits dans vos d cisions mais aussi renforcer la lisibilit de ces d cisions De mani re plus g n rale la mani re de d cider de produire des d cisions devra tre am lior e sans cesse Elle commence par l unit de commandement et se travaille dans les capacit s d cisionnelles de chaque cadre D velopper le leadership sera pour vous essentiel Il faudra d cider plus vite plus clairement plus logiquement gt C est dire tre plus lisible pour les quipes et si possible pour les clients Page 113 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Ensuite une politique de communication su
16. gagner en souplesse au sein m me de chaque domaine d expertise b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Page 92 sur 149 Croissance Mobilit Expansion Interchangeabilit Consolidation Projet Equipe transversale Couplage c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de veiller qu au moins deux personnes soient capables ind pendamment d effectuer chaque groupe de t ches ou d assurer les principales fonctions de l entreprise d am liorer l interchangeabilit des op rateurs les uns par rapport aux autres en couplant les sp cialistes deux par deux et en p les m tiers en formant des quipes projets en associant les fonctions amont et aval dans une r flexion d am lioration des interfaces en cr ant des projets transversaux o diff rents services s asseyent la m me table sur un th me commun et g n ral d culture d velopper Votre point sensible l avenir sera sans doute la capacit d interchangeabilit au sein des quipes le remplacement des producteurs entre eux et le partage de la connaissance en interne Pour renforcer le pilotage de vos projets l avenir il s agit des maintenant de d velopper le travail en quipe IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome IL faut pouvoir se pr ter main forte d un op rateur l autre d un ser
17. i investissement Croissance tableau de bord Expansion chiffres de croissance Consolidation Projet piloter par budget quilibres financiers c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc Savoir plus rapidement o vous en tes en terme de croissance de tr sorerie de marge Apr s avoir v rifi la structure et les postes budg taires pris en comptes dans les grands quilibres de gestion il s agit de piloter plus clairement par les b n fices ou la r duction de perte terme il s agit de pouvoir s appuyer sur un v ritable tableau de bord financier cr ou adapt votre activit ou plus exactement encore votre strat gie et ses impacts financiers IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome d culture d velopper Votre point sensible l avenir sera sans doute la mobilisation de tous autour de l information financiere Il sera strat gique de vous sensibiliser aux enjeux conomiques ainsi que vos cadres et vos quipes Chaque d cideur chaque op rateur doit remettre les variables conomiques au c ur de sa r flexion Chacun doit prendre conscience des co ts des quilibres des d fis conomiques qui seront lavenir les v tres Il faut regarder la qualit la lisibilit et les d lais d obtention de l information financi re comme strat giques Pour d gager les ressources uti
18. D s que possible Au terme des trois ans si travail sur le 5M fort ryhtme rapide effets court terme si contexte instable Quel rythme Si travail sur le 5M faible rythme prudent effets terme si contexte stable A vous de choisir Bien sur votre choix ici A tient compte aussi d autres variables les ressources humaines mat rielles le temps et les moyens financiers que vous pourriez consacrer cette politique d investissement c est ce que nous allons maintenat aborder Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 67 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Page 68 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome LE CHOIX DE L AMPLEUR DE L INVESTISSEMENT Nous allons combiner le choix sur le rythme au choix sur l ampleur des moyens que l on investit Il est vident que la strat gie ne sera pas la m me si vous avez beaucoup de moyens et tout le temps voulu d atteindre votre objectif ou si au contraire vous avez une toute petite quipe et l ambition de changer rapidement D cidons donc maintenant d investir beaucoup ou peu de ressources dans cette strat gie Peu ou beaucoup de notre temps Une ou plusieurs ressources humaines Une part plus ou moins grande de nos budgets Allons nous miser le tout ou tre extr mement prudent Bien s r beaucou
19. est dire d augmenter la valeur de chaque vente ou du moins la valeur de certaines transactions vous pouvez ajouter des hauts de gammes vos lignes actuelles de produits plus durablement il faut renforcer le mod le conomique qui soutiendra votre strat gie celui ci Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques doit quitter la logique de massification et retrouver un positionnement soit dans le luxe soit dans la fiabilit et de mani re plus g n rale dans une qualit distinctive un signe distinctif justifiant un prix un co t un investissement sup rieur d autres cela passera aussi par l abandon ou la revente des gammes de produits trop faible valeur ajout e cela peut passer bien s r par une modification des fonctions qu offrent vos actuels produits leurs composants ou leurs pr sentations la vente ce qui est vrai de la valeur de produits commerciaux l est galement pour les services aux personnes on pr f rera ici la notion d utilit ajout e gt pour le destinataire du service rendu en quoi peut on faire de mani re plus utile simplification de demandes flexibilit des horaires ou plus g n ralement mieux cerner ce qui est le plus utile dans ce que l on fait pour les principaux profils de clients ici aussi cette r flexion sur la meilleure valorisation de vos activit s peut passer par l abandon
20. l analyse manag riale et la grille des 8F de l analyse fonctionnelle ce qui donnerait D CLINAISON SELON LES 5M CONOMIE DE SERVICE E Mission Quelles seront nos missions dans 3 ans Que produirons nous de nouveau Qu aurons nous arr t de faire Qui seront alors nos clients Quelles seront leurs exigences Aurons nous de nouveaux concurrents Man Quelles seront les comp tences les plus utiles Combien serons nous Les t ches seront elles diff rentes Quelles volutions de carri re vivrons nous Machines les technologies annonc es auront elles un d but d effet D m nagerons nous Que faudra t il remplacer Money Quel sera notre quilibre financier Nos chiffres de vente Notre structure de co t Quels b n fices nous faudra t il d gager pour assurer la maintenance ou la croissance de la structure Management Quel sera la structure de d cision dans trois ans Vers quel management devrions nous nous orienter 16 Les entreprises de services administrations publiques ou priv es les associations sociales ou culturelles peuvent prendre de mani re plus vidente cette grille des 5M pour d cliner leur vision 3 ou 5 ans Les structures plus orient e vers la production de biens ou forte composantes techniques pr f reront sans doute d cliner leur vision dans la grille suivante des 8F Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 129 sur 149
21. le plus d autocontr le plus de r flexion d am lioration en quipe Votre priorite pr ciser les comportements attendus et sanctionner positivement ou n gativement mais toujours avec justesse pour clarifier les r gles de travail en commun b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Croissance Expansion indicateur chiffr s objectifs TRET Projet Consolidation chartes ou outils cible de positionnement c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de r actualiser le syst me de contr le quantitatif et qualitatif Page 90 sur 149 de rappeler les r gles de fixer l thique et la d ontologie de repr ciser les objectifs les cibles niveaux chiffr s et objectivables contr ler de permettre l autocontr le et le positionnement par rapports aux demandes consignes ou objectifs fix s d j fait reste faire de donner du sens en d finissant puis en sanctionnant de bons ou mauvais usages de v rifier les grilles et outils de mesures de g n raliser l utilisation de grilles ou tableaux synoptiques de contr le de faire suivre les contr les d une information utile aux op rateurs et de plans correctifs si possibles tablis en groupes de travail multidisciplinaires d culture d velopper Votre d fi l avenir sera sans doute la rigueur Pour renforcer le pilotage de vos p
22. services ext rieurs etc Page 48 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Analyse Analyse des risques et des opportunit s n 3 A lt Une fois le listage des principaux intervenants possibles fini nous allons tenter de d tecter pour chacun de ces acteurs et de mani re plus g n rale dans la collecte d information que nous venons de r aliser les dangers qui peuvent menacer notre avenir Par danger il faut entendre assez classiquement des sources de risques d incertitudes de concurrences de tendances d favorables ou de perturbations possibles Une menace est d autant plus influente dans notre repr sentation de l avenir que son impact imagin est grand et le doute son gard profond Ces craintes et notre valuation des cons quences peuvent tre fort exag r es ou au contraire fort sous estim es Cette analyse de l environnement dans le cas d une information incompl te ou fort divergente des participants pourra nous inciter faire une analyse de risque plus compl te et plus circonstanci e aupr s d organismes sp cialis s dans notre domaine d activit Terminons maintenant par rechercher dans les post its de possibles opportunit s essentiellement les l ments exploitables l avenir pour r aliser notre vision Il peut s agir de nouvelles technologies d un avantage diff rentiel ou de nouveaux besoins qui ne sont pas suffisamment man
23. valuer et les adapter aux besoins nouveaux ou en volution l faut faire vivre ces moyens Optez pour des moyens accessibles parfois m me distance site extranet blogs flux RSS etc d culture d velopper Votre d fi lavenir sera plus que certainement l am lioration de la communication interne Qualit d coute syst me informatique et capacit dialoguer devraient vous permettre de g rer et anticiper les diverses situations que votre organisation va rencontrer lavenir Ces lieux ces outils ces habitudes de communication seront des atouts qu il faut d velopper d s aujourd hui L information fiable tant des op rateurs que des autres d cideurs sera strat gique Lieux et habitudes de dialogue vari s efforts concrets de formation en communication investissements cibl s dans votre syst me d information seront des pistes de travail strat gique Pour d gager les ressources utiles et renforcer le pilotage l avenir il s agit d s maintenant de d velopper l information de gestion sous toutes IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome ses formes dans votre structure Cela va de la qualit de votre coute la pr cision de vos tableaux de bord de gestion Vos mots clefs M Sur base de quoi d cide t on H Cr er des habitudes de dialogue M Valoriser le partage d information Il va tre strat gique d entrer le
24. Analyse L analyse fonctionnelle n 6 Y S Apr s lanalyse manag riale voici la derni re analyse que nous allons appliquer nos post its l analyse fonctionnelle Nous r pondrons ici la question comment fonctionnons nous II s agit ici d une analyse de notre mode de fonctionnement Notre but valider notre domaine de comp tences et cerner d ventuelles faiblesses dans notre organisation elle m me PASSER DU MANAG RIAL AU FONCTIONNEL L analyse manag riale nous donne une id e de l quilibre de la repr sentation du groupe de r flexion en terme de grands champs de pr occupations les 5M Elle fait appara tre des signaux forts et faibles dans la r flexion actuelle du groupe L enjeu maintenant au del de nos pr occupations est de cerner d appr hender notre fonctionnement r el C est un peu comme si l analyse manag riale nous r v lait o nous portons le regard tandis que l analyse fonctionnelle va mettre en exergue ce que font nos pieds pendant ce temps Pour r aliser cette description rapide et sch matique de notre fonctionnement nous avons opt pour la grille dite des 8F issue elle aussi des travaux des quipes de Institut Francophone d Etudes et d Analyses Syst miques 14 Russon CH Leemans D amp Brepoels D S minaires analyses fonctionnelles Notes de s minaire Alphatec Paris 1998 Notice technique IFEAS 1998 Institut francophone d
25. E Quelles quipements et m thodes utilise t on E Quels sont les grands quilibres financiers E Qui d cide de quoi ici Page 52 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome LA GRILLE DES 5M Nous allons classer nos post its en cing grandes cat gories m Pourquoi cette structure existe t elle Que devons nous produire Quels sont nos produits nos services les d livrables que re oit clairement en main le client A quoi servons nous Quel acte ou texte l gal fonde notre action Qui sont nos clients De quoi ont ils besoin Que leur livre t on Quels sont nos objectifs de vente Quelles am liorations ou volutions faut il donner nos produits ou services Que ne faisons nous pas et que nous devrions ou pourrions faire Nous allons regrouper toutes ces questions qui concernent le produit la mission ou le client dans une cat gorie que nous allons d nommer Mission Market De m me E Man Ressources humaines regroupera tout ce qui concerne les hommes et les femmes qui concourent la r alisation de cette mission Leur nombre en suffisance leurs comp tences leurs motivations leurs consciences professionnelles mLa notion de Machines gt concernera l quipement les locaux les machines le mat riel sa qualit sa quantit son ge sa pr cision etc On inclut ici les machines et la mani re dont elles sont organis es On retrouvera ici
26. H Ce qui se vendra plus cher IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture de la rentabilit moyen et long terme MANAGEMENT PRODUCTION Kkk nn a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir renforcer votre management la vitesse et la pr cision de vos prises de d cision Votre priorit am liorer la prise de d cision tous les niveaux b d clinaison selon les quatre logiques d i investissement Croissance Expansion d velopper l intelligence collective acc l rer la prise de d cision leadership Consolidation Projet carte blanche une quipe projet documenter vos d cisions c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc d accel rer pour vous m me la prise de d cision de r fl chir plus directement et avant m me de devoir prendre la d cision aux informations n cessaires pour les d cisions habituelles de travailler avec vos cadres la prise et la gestion du leadership de d velopper un syst me de d l gation intelligente avec un suivi attentif et constructif Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques les quipes projet sont ce sujet sans doute un bon laboratoire d une mani re plus active de d cider ensemble rapidement
27. anciers clients et fournisseurs Un principe payer le plus tard possible se faire payer le plus t t possible gt Page 108 sur 149 b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Croissance Expansion n gociations gestion de tr sorerie financi res Consolidation Projet nouvelles formes d encaissement restructuration de la dette ou des r serves c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de r fl chir autrement aux modalit s de facturation aux d lais de paiements dans les orientations commerciales prendre de g rer vos stocks au plus juste de retarder de mani re consensuelle les paiements aux fournisseurs d encaisser plus rapidement les paiements de r fl chir des syst mes de cautions de paiements anticip s de paiements la r servation ou la commande une gestion de tr sorerie plus fine devrait vous permettre de mieux anticiper les d s quilibres ponctuels li s l activit surtout dans les politiques d expansion et de croissance soutenue une habitude n gocier plus souvent et de mani re plus pr cise avec les fournisseurs et les cr anciers d culture d velopper Votre talon d Achille lavenir pourrait bien tre les difficult s de tr sorerie ou la gestion difficile de cycles financiers tr s irr guliers IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome P
28. appel un changement radical Les prudents qui ont choisi de travailler tranquillement le signal fort en analyse manag riale peuvent donner un peu plus de corps leur strat gie en travaillant l une ou l autre fonction plus faible sur le moyen terme Quatre sc narios e le couple signal e Choisir un des quatre sc narios pour d finir sa strat gie trois ans e Consolidation e Projet e Croissance e Expansion fonction quivalent e le sc nario quivalant dans la Quatre biblioth que logiques Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 123 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome D cadrer l information collect e Un plan strat gique Le sc nario choisi nous inspire ce qui peut tre mis en uvre la premi re ann e dans un plan d action Nous avons avec les analyses manag riales et fonctionnelles d cadr la collecte d information pour la d gager des pr occupations trop imm diates Nous avons ainsi synth tis ce d cadrage dans un sc nario deux variables un signal une fonction fort ou faible Ces sc narios nous les avons li s quatre logiques de d veloppement Ces quatre logiques sont fond es sur la politique d investissement ampleur et vitesse que nous souhaitons mettre en uvre chaque logique correspond donc un sc nario Signal fonction que nous av
29. b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Expansion Croissance veille march veille sur les opportunit s Benchmarking Consolidation Projet veille m tiers syst me de veille c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de mettre en place un syst me de veille m tiers march ou opportunit s commerciales ou de financement de sentir les tendances et de d cider plus en fonction de l avenir que des urgences imm diates la veille doit donc s accompagner d une gestion pr visionnelle incluant Page 120 sur 149 aussi d autres modes de management pour l avenir il s agit d apprendre pour l avenir de retenir de devenir une ou des quipes apprenantes qui am liorent sans cesse leurs fonctionnements leurs m moires et leur sensibilit s face aux besoins de leurs clients partenaires ou coll gues un travail sur les tendances peut demander un renforcement des analyses et des comp tences statistiques d culture d velopper Votre d fi l avenir sera de vous d gager la t te du guidon et d anticiper mieux les futures d cisions prendre Pour renforcer le pilotage de votre structure l avenir il s agit d s maintenant de d gager plus que jamais une ou deux priorit s Vos mots clefs MH Gestion pr visionnelle MH Organisation apprenante M Evolution de ses comp tences Il va tre strat gique
30. ce que nous serons devenus E ce que l quipe aura appris forg chang pour relever ce d fi E ce qui aura chang chez nos clients dans l environnement et en interne E ce que nous aurons chang dans nos produits nos habitudes pour r ussir ce challenge Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 35 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Analyser l information D crire la situation actuelle ie Nous allons maintenant traiter les deux collectes d information par EEA EAEE D cadrer l information collect e directe comparer les forces et faiblesses couverture cerner les dangers et opportunit s Imaginer la situation dans 3 ans gt D velopper le plan strat gique Cadrer sur une strat gie PP Pp 8q Neuf tapes dans le processus d analyse i i Analyse des Politique Analyse directe fonctionnelle d investissement Couverture des Analyse Sc nario de faiblesses manag riale management Analyse Analyse des th matique risques Strat gie N Page 36 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Analyse n 1 L analyse directe des donn es Nous abordons maintenant la premi re couche d analyse de cette r colte d information Nous l appellerons l analyse directe gt Une analyse directe des
31. centralisme d mocratique Page 117 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Les besoins des clients devraient ce titre tre un guide essentiel pour recr er l unit de vue entre les d cideurs de diff rents niveaux hi rarchiques ou de formation et de cultures parfois fort vari es MANAGEMENT ORGANISATION 938 a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir clarifier les r les de chacun Votre priorit repr ciser qui d cide de quoi quand sur base de quelle information et sous le contr le de qui b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Croissance Expansion alterner expansifs et structurants exploiter les qualit s d expansion de tous Consolidation Projet ouvrir des projets pour les expansifs outplacer les expansifs c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de repr ciser qui fait quoi d affecter les bonnes personnes aux bonnes places et de les coacher ou les entrainer pour les habilit s utiles plus faibles d tablir des profils de d cideurs et de services afin de faire correspondre les services qui ont besoin de stabilit avec des profils de d cideurs structurant et contrario d affecter les d cideurs Page 118 sur 149 expansif aux fonctions et d partements qui bougent d affecter aussi en fonctions des dynamique
32. d autres modes de management d esquisser d autres rapports d autres formes de leadership Enfin la ogique de consolidation nous conduit quant elle travailler notre signal fort et notre fonction faible La volont d tre prudent et d investir peu accompagn e du choix de stabilisation et de sauvegarde de l acquis n cessiterait de son c t de travailler avec ses points forts de manager aux zones les plus fragiles les plus faibles de la structure nom du _ m bonnn sc nario Market Production par exemple Man Information Man orientation Machines Contr le ou Money R gulation Machines coordination Management Coordination Organisation Evaluation Orientation Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 75 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome LA NOTION DE SC NARIO Le sc nario de management est une piste de r flexion sur les premiers pas faire 3 Le sc nario de management quilibre 2 Mes choix ne ces tendances en faveur pr parent bien l o des zones o mes D mes inclinaisons sont inclinaisons me portent fortes trop faiblement 1 Mes points faibles et forts produisent des inclinaisons dans mes choix de d cideur Chaque sc nario attire votre attention sur des points particuli rement sensibles Le sc nario de management pr sente essentiellement des parades aux points faibles que nous avons d tect s au terme des six analyses
33. de changer sur des post its orang s Quatre obstacles Souvent plus profonds et plus durables que les probl mes les obstacles m riteront une attention plus particuli re encore de votre part gt QUATRIEME COLLECTE POURQUOI ON EXISTE ENCORE ee S quence 4 en six minutes maximum identifiez ce qui fait que malgr ces obstacles nous existons encore Sur quoi avons nous pu compter pour franchir ces obstacles Identifiez 3 leviers sur des post its bleus Trois leviers V ritables ressorts de croissance et de survie de votre structure ces leviers m riteraient d tre consolid s l avenir Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 27 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome CINQUIEME COLLECTE DE QUOI A T ON BESOIN S quence 5 en six minutes maximum identifiez et d crivez deux d livrables qui aideraient mieux fonctionner toute forme mat rielle quipement objets documents locaux proc dures vid os supports Notez ces deux id es de d livrable sur deux post its roses 2 p pers Deux d livrables objets logiciels documents premi res pistes de travail que nous relativiserons J Tr s concret cet apport permet de clarifier aussi les plus tard SIXIEME COLLECTE LE PREMIER PAS S quence 6 sur un post it mauve en six minutes maximum identifiez et d crivez le premier pas fai
34. de la r gion Pour relever ce pari nous aurons pu compter sur une communication percutante et agr able Notre r seau de distribution sera notre priorit et la flexibilit de notre chaine de production sera amplifi e par des sous traitants capables de faire face des temps forts de production gt Nous avons ici utilis les post its mauves vision r colt s avec le groupe et nous en avons simplement fait la synth se Ensuite nous avons compl t quilibr ou d velopp certaines parties de mani re avoir un texte fort clair et coh rent D gagez ainsi une vision pertinente de ce que vous voulez devenir ensemble dans trois ans UNE AMBITION AFFIRM E POUR L AVENIR FORCER Transcrivez cette ambition pour l avenir avec vos L AVENIR mots votre culture d entreprise concr tement 4 imaginant et en d veloppant des images de ce que BRILLER vous vivrez r ellement dans trois ans PARMI sms UNE SYNTH SE FORTE ET UN LEITMOTIV Pr sentez le texte du plan strat gique de mani re tr s lisible avec de grands caract res de fa on tr s visuelle accompagnez le d une illustration choc d un slogan fort le tout synth tisant cette ambition affirm e pour l avenir Page 128 sur 149 IFEAS 2005 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome D VELOPPEMENTS POSSIBLES DE LA VISION Pour compl ter et rendre plus op rationnelle cette vision vous pouvez la d cliner selon la grille des 5M de
35. de services ou de segments de service moins ou peu utiles vos principaux profils de destinataires d culture d velopper Votre d fi repartir de ce qui a de la valeur pour vos clients de ce qui leur est utile dans vos produits et services Votre point faible l avenir sera sans doute la marge que vous obtenez actuellement avec vos produits Page 85 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Pour pr parer l avenir il s agit des maintenant de s lectionner plus syst matiquement dans la production ce qui g n re de la marge et de mettre fin la production de biens et de services plus faible valeur ajout e Vos mots clefs M Etude de la valeur MH Gagner plus sur chaque produit M Monter la gamme en qualit Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture plus orient e sur la valeur de ce que vous faites pour le client et pour vous m me La question se poser o peut on gagner mieux sa vie et assurer plus durablement l quilibre de la structure Parlons plus plus souvent et plus directement ensemble en terme d argent MARKET ORIENTATION RIK a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir vous adapter aux volutions du march aux changements dans les techniques de vente les r seaux de distribution ou encore l aide aux financements de l achat de vos biens et servi
36. des d cisions strat giques peuvent tre prises C est donc avec un plaisir tout particulier que je vous convie en faire la d couverte David Mullender Responsable des ditions IFEAS Consultant en Entreprise Page 4 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome MOT D INTRODUCTION sesesessososesessosososesessosososesessosososese 4 SOMMAIRE ssssscsrserseerrenerenereneereneneesenereneereneereneneeseeceee 5 PR SENTATION RAPIDE DE L OUTIL srmrreenee 6 PR PARER UN DCA ssssssreerrseerrneerrensrenesrreneerreneerenee 19 ETAPE 1 D CRIRE LA SITUATION sssssrsrseereneseees 22 ETAPE 2 LA SITUATION FUTURE VOULUE see 30 ETAPE 3 ANALYSER L INFORMATION 36 ETAPE 4 D CADRER L INFORMATION ssssssesesesesses 51 ETAPE 5 CADRER SUR UNE STRAT GIE ssecreees 63 ETAPE 6 DU SC NARIO LA STRAT GIE ssescsees 124 NOTICE TECHNIQUE sses sssseseseososeseseoseseseoscseseososesesoseses 144 Ce logo attire votre attention sur une indication importante Ce logo signale un l ment qui vous permet de construire tape par tape votre plan strat gique formel gt Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 5 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Pr sentation rapide de l outil Dans un monde qui change nous devons nous pouvons anticiper en quipe les diff rentes opportunit s que nous offre l avenir Reste trouver
37. efficace trois signatures distinctes d entrer dans le d tail des calculs financiers et de suivi budg taire d auditer de tester sa s curit financi re de v rifier les donn es financi res et les formules d analyses trait es avec la force de l habitude Page 107 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome d culture d velopper Votre point faible l avenir sera sans doute le contr le des co ts Pour d gager les ressources utiles et renforcer le pilotage de vos projets l avenir il s agit d s maintenant d organiser autrement votre suivi financier le contr le des d penses et des achats Le d veloppement d un syst me de contr le financier et conomique plus fin peut rendre essentiel dans votre cas un travail sur les tableaux de bord de gestion Ceci sera pour vous strat gique Vos mots clefs M ERP ou tableau de suivi budg taire E Meilleures estimations H Refonte des signatures financi res Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture de contr le financier permanent MONEY R GULATION Ex a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir faire face aux fluctuations de tr sorerie et aux cycles budg taires Votre priorit augmenter la s curit de paiement et la fluidit des r serves y compris votre habilit ou votre capacit n gocier avec vos cr
38. faiblesses risques et opportunit s dans l environnement d N D cadrer l inform ation collect e Iy Une analyse manag riale et une analyse fonctionnelle produisent un couple signal fonction Le diagnostic signal fonction ouvre sur quatre sc narios quatre caps PSE ES TS D velopper le plan strat gique selon la vitesse et les ressources que p nous pouvons ou voulons y investir L analyse manag riale nous a fourni une vision plus ou moins compl te concernant notre march nos produits nos clients notre quipe notre quipement notre gestion financi re et notre mani re de g rer Outre les pistes de travail que l analyse nous sugg re nous avons aussi retenu les zones o notre attention est la plus faible et la plus forte Nous avons obtenu un signal fort et faible dans notre vision plus ou moins d s quilibr e des priorit s auxquelles nous pr tons attention dans la gestion L analyse fonctionnelle nous a permis de faire de m me avec notre mode de fonctionnement Nous en conservons une fonction forte et une fonction faible Nous allons maintenant associer signal fort et faible la fonction forte et faible pour obtenir notre diagnostic court autonome Ce diagnostic va nous permettre de d passer le contexte actuel pour cerner la strat gie plus long terme qui nous convienne Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 63 sur 149 Mini guide DCA Diag
39. fond e elle aussi sur la situation actuelle telle que nous la percevons Le m me groupe des p riodes diff rentes ou un groupe compos autrement peut d gager une repr sentation diff rente et bien s r concevoir un sc nario correctif compl mentaire diff rent Le programme exp rimental donne une stabilit des avis sur une p riode de six huit mois Une r valuation annuelle est donc utile Page 18 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Pr parer le DCA Pour commencer il suffit de pr parer une demi journ e _ agr able au calme propice la r flexion autour d une table pour une demi _ douzaine de personnes Pr requis T La r alisation d un DCA demande simplement que les membres de l quipe se parlent avec un minimum de confiance connaissent leur m tier et surtout d sirent d finir un avenir commun 3 ou 5 ans Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 19 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Que faut il comme mat riel MAT RIEL N CESSAIRE Deux sets de 21 post its de six couleurs diff rentes gE par participant soit par exemple 2 sets de 6 post its jaunes 2 x 5 verts 2 x 4 orang s 3 et puis 2 bleus 2 et puis 3 roses et 2 x 1 violet par participant Chaque participant a donc un ensemble identique de post its couleurs A Attention il est pr f rable d ad
40. gager des axes prioritaires d action et fixer sur un deux ou trois ans quand cela est possible des objectifs mesurables Page 126 sur 149 IFEAS 2005 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome LA VISION Relisez tout d abord l analyse des post it mauves et roses D finissez un but et ce sur quoi nous devons compter pour y arriver Dans trois ans notre quipe aura Pour r ussir ce d fi elle aura pu compter sur Imaginons deux cas de figure une quipe de formateurs et une fabrique de biscuits Ce qui donnerait Pour l quipe de formateurs Dans trois ans notre quipe aura confort sa place de premier centre local de formation de qualit Pour r ussir ce d fi elle aura pu compter sur une gestion du temps qui laisse la place la production de mat riel p dagogique de qualit Nous aurons revu notre syst me de commercialisation afin den all ger les t ches qui peuvent tre automatis es Nous aurons d velopp une partie ressources en lignes sur notre site Internet Nous aurons enfin et surtout su pr server un suivi personnel de chacun de nos form s et de nos clients Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 127 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Ou pour le cas d un fabricant de biscuit Dans trois ans notre premi re cr ation aura une forte notori t locale et sera distribu e dans deux tiers des boulangeries
41. gestion pr visionnelle S16 Production Mont e en charge de l quipement productivit temps d utilisation S17 Machines Information Ma trise des quipements information de production consignes S18 Contr le Contr le de production m trologie audit syst me qualit S19 Processus R gulation Maintenance fiabilit gestion des carts temps de d pannage S20 Equipement Coordination Flexibilit des fili res de production planning de production S21 Locaux Organisation Rendement des lignes de production coh rence des proc dures S22 FEU Evaluation Co t d obtention identifier les outils et pratiques int ressantes S23 Orientation Evolution des m thodes et des technologies S24 Production Faire du chiffre vendre d multiplier sa part de march S25 Money Information Suivi comptable information financi re tableaux de bord S26 Contr le Contr le des co ts audit syst mes de signature s curit S27 Finances R gulation Gestion de la tr sorerie cycles financiers capacit de n gociation S28 HECE Coordination Eclatement des investissements morcellement pr visions S29 ontr le des TET TETAN co ts Organisation Il va falloir refondre vos budgets r fl chir aux affectations actuelles S30 Evaluation Mieux cerner les centres de profits mettre des euros sur les choix S31 Orientation Migration vers la valeur nouveaux mod les conomiques S32 Production Am liorer la vitesse et la pr cision des d cisions Leadership S33 M
42. les quatre logiques d investissement Croissance Expansion reformuler les atouts des produits Valoriser les enjeux et atouts du produit Consolidation Projet Refondre le simplifier l usage des produits phares c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de vendre mieux c est dire de mieux exploiter les qualit s de chacun de vos produits et services jl faut mieux mettre en avant les atouts de vos produits les adapter ou les reformuler pour qu ils expriment mieux encore ces atouts dans la refonte des produits incluez aussi une simplification Page 84 sur 149 portefeuille produit fonctionnelle autour des usages principaux qu en font les clients pr parez vous galement refondre votre portefeuille produit et mettre la priorit sur d autres lignes de services ou de produits soyez riv s sur les chiffres de ventes d augmentez votre effort de publicit et de promotion de g rez vos stocks au plus juste d culture d velopper Votre d fi sera de faire voluer vos forces de vente de mani re rapide mais coh rente Pour d gager les ressources utiles il s agit d s maintenant de s lectionner plus syst matiquement dans vos m thodes et produits ce qui a un r el impact sur le client De mani re plus g n rale il faudra all ger votre organisation VOS proc dures et vos m thodes de vente afin de leve
43. nous avons accumul es pendant la collecte et l analyse Vous allez pouvoir en reprendre une grande partie dans votre plan strat gique il suffit d organiser ces contenus de mani re progressive avec par exemple les titres et les rubriques suivantes 7 Nous vous rappelons que des structures vides de plans strat giques se trouvent votre disposition sur le site IFEAS Encoder DCA8 dans le moteur de recherche pour acc der directement ces mod les et bon travail Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 141 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome TITRE 1 OBJET DU DOCUMENT Vous reprenez ici le p rim tre de travail TITRE 2 ANALYSE DIRECTE DE L INFORMATION r diger que a f Stractare type da plan strat g Page 142 sur 149 2 1 Les difficult s rencontr es int grer ici la synth se des post its Difficult s jaunes 2 2 Les pistes possibles de travail synth se des post its Solutions verts 2 3 Les obstacles pr visibles synth se des post its Obstacles oranges 2 4 Les leviers utiles synth se des post its Leviers bleus 2 5 Des d livrables utiles post its Livrables roses 2 6 Des actes faire rapidement premiers pas mauves 2 7 Les l ments de vision trois ans inclure ici les post its vision mauves 2 8 Les piliers de d veloppement post its Livrables roses 2 9 Les composantes durables post its Piliers bleus
44. on vit aujourd hui comme urgences comme h ritages du pass proche il va falloir d cadrer Les deux analyses suivantes vont nous y aider Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 51 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Analyse L analyse manag riale de j AS L analyse manag riale s int resse comment g rons nous aujourd hui nos moyens et quoi faisons nous surtout attention C est une analyse de notre mode de management qui vise tablir ce sur quoi nous fondons aujourd hui nos d cisions et quelles sont les ventuelles faiblesses possibles dans notre perception actuelle des priorit s Nous allons comparer la vision que vous avez de votre Structure avec une grille d analyse manag riale classique et pr existante En classant les post its dans cette nouvelle grille nous verrons Les domaines manag riaux o notre r flexion est dense o l on retrouve beaucoup de post its E Les domaines manag riaux qui retiennent moins notre attention et o l on trouve peu de post its ANALYSE MANAG RIALE MODE D EMPLOI Nous allons distribuer les post its dans cinq grandes pr occupations que devrait avoir tout manager cinq questions que nous nous poserions si nous arrivions dans un autre service Savoir m Que fait on ici Quelle est la mission de la structure E Qui sont les hommes qui travaillent cette mission
45. plus vite possible dans une culture de la valorisation de l information et du dialogue de les rendre utile chaque prise de d cision avec un souci de transparence fonctionnelle MANAGEMENT CONTR LE KE a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir mieux suivre les projets et les activit s Votre priorit cr er un syst me d information permettant de contr ler le suivi de l activit b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Croissance tableau de bord de gestion Expansion chiffre de production satisfaction client Consolidation Projet Etat financier planification avec tat d avancement chiffres de vente c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc Mieux suivre les projets et les t ches attribu es Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques l est plus important que jamais de vous forger une information qui vous permettre de contr ler la situation il convient d s lors de mieux pr ciser les missions les conditions de r ussite les d lais et les points essentiels suivre Le d veloppement d une information structur e vous permettant de mieux pr parer vos d cisions peut prendre la forme de tableaux de bord notamment financiers d culture d velopper Le laisser faire vous sera mortel Votre d fi mieux cont
46. possible dans une culture de la qualit et de l autocontr le de chacun Une culture de la rigueur et du r sultat 100 parfait Page 81 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome MARKET R GULATION Zi a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout veiller tablir maintenir une relation durable avec vos clients Un ma tre mot fid liser Votre d fi un service apr s vente et l tablissement difficile d une relation plus durable avec vos clients Votre priorit fid liser vos clients b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Expansion Croissance accompagner le consommateur muscler le service apr s vente Consolidation Projet un programme de fid lisation contractualiser autrement c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de r fl chir l utilisation la mise en uvre que font les consommateurs de vos produits ou services de se demander Comment peut on les conseiller les accompagner pr venir des erreurs ou des usages dangereux ou inad quats de mieux contractualiser les ventes de pr ciser des engagements consommateurs des garanties des limites claires des droits et des devoirs respectifs Page 82 sur 149 mN d augmenter les capacit s de vos services apr s vente accueil client et suivi des ventes
47. propret machine et de la correction de production beaucoup plus r active mieux ma tris e MACHINES COORDINATION a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir flexibiliser vos processus de production Votre priorit lancer arr ter transformer transf rer le plus souplement possible votre production d une fili re une autre D un expert ou d une quipe l autre dans le domaine du service b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Croissance Expansion polyvalence des fili res production externalisation des cr tes de production Consolidation Projet une premi re exp rience flexible consolider les transferts c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc De concevoir les produits et service de mani re plus polyvalente d augmenter la polyvalence des fili res de production ou des quipes de service d tudier les possibilit s d externalisation et de sous traitance des cr tes ou Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques accroissements production ponctuels de de simplifier et consolider les transferts entre maillons de la cha ne de production y inclure la notion d aiguillage vers des services quivalent de tester cette notion de flexibilit d aiguillage de la production sur une premi re exp
48. rience test d culture d velopper A lavenir la flexibilit sera un atout strat gique Le fait de pouvoir passer une production par une ligne inhabituelle ma s alternative de r alisation sera une force Vous aurez en cons quence de plus en plus besoin d une coordination de la production Pour d gager les ressources utiles il s agit de d velopper alors des pratiques et des outils de planification de la production De mani re plus g n rale il s agit d am liorer l interchangeabilit de production entre lignes de production quipes de services prestataires ou unit s g ographiques diff rentes Vos mots clefs M Equivalence des machines H Uniformit des processus Flexibilit dans la production Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture de production plus flexible Page 101 sur 149 MACHINES ORGANISATION Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir r fl chir l organisation m me de votre production Votre priorit r organiser vos processus de production b d clinaison selon les quatre logiques d i investissement Expansion Croissance paliers de production modernisation Consolidation Projet cahier des charges cycles de vie c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de faire un
49. sera sans doute votre relative difficult compter syst matiquement mieux ma triser la structure de vos prix de vos co ts de production et de vos marges produits Pour d gager les ressources utiles l avenir il s agit d s maintenant de compter Il est possible d ailleurs que tr s rapidement vous soyez amen retravailler votre mod le conomique c est dire la logique march qui permet et permettra votre structure de se financer et de se d velopper lavenir Revoir la politique de prix de facturation ou de financement sera sans doute n cessaire De mani re plus g n rale il s agit clairement d am liorer la rentabilit de votre structure de l ensemble de vos productions de vos recettes Vos mots clefs M Plus de recettes de chiffre d affaire M Parler rentabilit en euros M Faire voluer votre mod le conomique pour assurer des moyens de pr parer l avenir Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture de l argent une culture plus conomique Page 106 sur 149 MONEY INFORMATION 25 a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir am liorer votre information financi re Votre priorit avoir une information budg taire conomique et financi re plus nerveuse plus pr cise plus adapt e votre strat gie b d clinaison selon les quatre logiques d
50. services Consignes m thodes informations Conformit Correction Renforts ponctuels de ressources Distribution durable des ressources Valoriser les ressources Pr parer les volutions futures IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome REGROUPEMENT FONCTIONNEL Notez quelques regroupements moins vidents a priori Production machines produit mains d uvre vente client technologie etc Information formation mise au poste consignes de production normes savoir faire bon de commande etc Contr le jauge contr le qualit mesure tests de conformit essais cachets examens scolaires etc R gulation capacit g rer les probl mes conditions de vente marge de n gociation alternatives gestion des carts des erreurs climat de confiance etc Coordination capacit de d placer temporairement des travailleurs des quipements ou des budgets pour assurer un retour la normale couplage quivalence entre moyens de production planning etc Organisation affectation durable des ressources diff rentes productions r organisation changement dans les moyens de production etc Evaluation analyse de la valeur bilan de projet ratios financiers dont le ROI retour sur investissement recherche de l utilit ajout e r flexion sur les enjeux etc Orientation veille r seaux colloques recherche et d veloppement tud
51. strat gique vous de voir Il va s agir maintenant de choisir le sc nario qui nous convient le mieux Pour choisir le DCA vous permet de comparer entre les quatre logiques tablies selon le rythme et l ampleur des moyens que vous pourrez consacrer cette strat gie CHOISIR UNE STRAT GIE SUR BASE DES SC NARIOS Gr ce aux quatre sc narios strat giques le DCA peut si vous le d sirez devenir un outil d aide la d cision vous permettant de comparer ces sc narios li s aux quatre logiques voqu es Peut tre certains l ments de certains sc narios vous inviteront ils lorsque vous allez les comparer changer de vitesse d investissement ou l ampleur de votre d investissement Page 122 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Vous pourriez par exemple pr f rer ainsi une logique de projet plus conome une strat gie d expansion ou au contraire opter pour une logique d expansion l ou initialement vous pensiez une logique de croissance plus lente produire ses effets NUANCER OU RENFORCER SIGNAL ET FONCTION Notez enfin que si vous avez opt en termes manag riaux pour un travail difficile sur le signal faible vous pouvez all ger la charge en travaillant sur une des fonctions fortes Travailler la fois sur le signal faible et la fonction faible demande une capacit de mobilisation forte dans l quipe C est en effet un double
52. ts H Automatisation externalisation MH Recentrage sur la valeur Il va tre strat gique de ma triser le co t des ressources humaines au sein de la structure g n rale des co ts et des b n fices Il faut entrer le plus vite possible dans une culture o chacun se demande plus syst matiquement qui paie quel client est il en train de payer ce que je suis en train de faire De mani re plus g n rale la question de la valeur apport e par chacun m rite une valuation plus pr cise Il s agit de faire voluer chacun dans son m tier selon une volution p cuniaire attractive et en parall le avec le d veloppement de la structure ou de l entreprise Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques MAN ORIENTATION Bat a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir cr er des perspectives professionnelles pour chacun Votre priorit motiver vos ressources humaines durablement et leur tracer une pr vision de carri re mobilisatrice dans ou au dehors de l entreprise b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Expansion Croissance Entreprise apprenante Programme d incitants Projet Consolidation J Cr er une nouvelle Outplacement fonction c Pistes de travail utiles d tablir les l ments de satisfaction ou d insatisfaction des diff rents op rateurs
53. vitesse d investissement me conduit privil gier une logique de d veloppement LIEN ENTRE LOGIQUE ET SC NARIOS Analysons maintenant le lien que le DCA fait entre d une part ces quatre logiques et d autre part les signaux manag riaux et les fonctions que nous avons tablis lors de nos analyses manag riales et fonctionnelles A chacune des quatre logiques de d veloppement va correspondre un couple signal fonction Si nous optons par exemple pour une logique d expansion qui implique la volont d aller vite et d investir beaucoup le DCA nous invite alors travailler notre signal manag rial faible et notre fonction faible A quoi cela va t il correspondre Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 73 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome II s agit concr tement pour le d cideur de travailler ses propres faiblesses de management son signal manag rial faible dans le m me temps qu il traite les principales faiblesses de sa structure fonction faible en les externalisant par exemple En montrant lui m me un changement fort dans ses signaux manag riaux faibles le manager envoi un signal fort qui soutiendra la strat gie qu il va d finir La coh rence du comportement du d cideur avec la logique qu il veut pour son entreprise ou son organisation a videmment un caract re strat gique A croissance tr s rapide doit s identifier un leadershi
54. 5 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Lancez la collecte d information L animateur pr cise l objectif Que voulons nous devenir d ici 3 ans On peut parler de pr parer l avenir ensemble de passer en revue la situation et de d gager des pistes de travail pour l avenir Nous allons d finir ensemble une strat gie 3 ou 5 ans pour notre organisation ou entreprise Prenez le temps d crire la question initiale sur un bloc de feuilles mural N h sitez pas la retravailler avant la r union ou m me avec le groupe en d but de s ance de travail Rendez la simple br ve univoque Ecrivez cette question visiblement pour le groupe sur un tableau ou un premier panneau mural Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 23 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Consignes initiales Le principe est toujours le m me il va s agir de recueillir de l information par tapes successives Chaque tape dure 6 minutes pas plus CONSIGNES POUR L ANIMATEUR A chaque tape 1 L animateur remet chaque participant un nombre de post its qui va varier selon les tours de table et la couleur des post its 2 L animateur lance alors la consigne par exemple quelles sont selon vous les six principales difficult s que vous vivez aujourd hui dans notre mani re de travailler notez ces six difficult s sur les six post its ja
55. A attire notre attention sur des comportements prioritaires compl mentaires qui renforceraient notre management et le fonctionnement de la structure mais il nous laisse la responsabilit finale du choix parmi au moins quatre sc narios Le DCA produit une synth se enrichie des avis des membres du groupe et non pas une vision compl te de l organisation La conclusion du DCA est une aide la d cision non une d cision Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 17 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Les d cideurs doivent donc bien s r adapter les sc narios g n riques fournis par le DCA leur situation propre et la vision qu ils souhaitent r aliser Le DCA synth tise des avis rep re d ventuelles failles dans la repr sentation du groupe mais ne repr sente pas une mod lisation objective de l avenir II donne un cap mais ne donne pas de certitudes sur ce qui va nous arriver I d crit comment nous pourrions r agir sous r agir ou sur r agjir mais n tablit pas bien s r les v nements qui vont nous arriver TENIR COMPTE DE LA PART DE SUBJECTIVIT Attention le travail sur la vision de ce que nous serons dans trois ou cinq ans est li m me si l outil nuance r ellement cet impact subjectif au v cu personnel ici et maintenant de chaque participant ce que nous vivons au pr sent La vision que nous allons imaginer 3 ans est
56. E pour des strat gies purement financi res QU APPORTE R ELLEMENT L APPROCHE DCA L exp rimentation fait appara tre un r el gain de temps et un enrichissement de l information Les quipes qui utilisent le DCA d passent les urgences actuelles et parviennent ensemble une v ritable r flexion sur la dur e Le gain de r alisme de pertinence et de coh rence dans les priorit s d gag es sur 3 ou 5 ans est largement appr ci Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 9 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome QU Y A T IL DANS LE MOTEUR DE CET OUTIL Le DCA s inspire des concepts suivants brainstorming Metaplan et carte de pens e Phillips 6X6 les doubles contraintes et ultrasolutions l analyse des risques et matrices SWOT l approche syst mique sur le signal faible les logiques de questionnement de l entra nement mental L quipe IFEAS y a ajout deux outils issus de la mod lisation AeSR qui seront explicit s l analyse 5M page L analyse manag riale et la grille des 8F page 60 1 Technique d animation permettant la libre association d id es Technique d association d id es permettant des cadrages vari s et des g n ralisations structurantes www metaplan fr 3 Techniques de d clinaison organis e des id es www mindmanager com Technique de collecte d information structurante et rapide mi
57. IFEAS Institut Francophone d Etudes et d Analyses Syst miques Mini guide pratique Diagnostic Court Autonome Charles Henri RUSSON Odile JAMES Marc VANECHT Un outil simple pour d finir en quipe et en moins de trois jours une strat gie et un premier plan d action Document D 2007 7704 1 IFEAS 2007 www ifeas org 2006 08 DCA miniguide v 5 0 Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 1 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Droits et utilisation de l outil L usage de cet outil est libre de droit L IFEAS reste propri taire des droits moraux Il est demand de citer l IFEAS comme source de l outil La seule contrepartie demand e aux quipes qui utilisent le DCA Strat gie est de fr quenter r guli rement et de participer par des commentaires des questions et des retours d exp riences la communaut des utilisateurs en ligne sur http dca strategie blogspot com IIS y trouveront d ailleurs des grilles plus compl tes de d pouillement des compl ments techniques les actualisations et pourront dialoguer directement avec les concepteurs de l outil Il est important pour l quipe de lIFEAS de nouer ce dialogue afin d am liorer sans cesse l outil Il est enfin possible de s initier et de se former l utilisation de l outil DCA strat gie lors de stages d initiation et de formation pour les conditions dates et lieux voir www ifeas org
58. Merci de rappeler la r f rence mini guide DCA Se faire accompagner Liste des experts DCA pouvant vous accompagner Sur WwWw ifeas org rubrique nos experts D p t l gal D 2007 7704 1 IFEAS 2006 Nom de fichier 2006 08 DCA miniguide v 3 8 Edition juillet 10 Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 147 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Processus complet sch matis 1ere collecte 2eme collecte couple signal fonction Analyse des fonctionnelle Finalisation r daction discussion Page 148 sur 149 IFEAS 2005 Institut francophone d tudes amp d analyses sy Le Diagnostic Court Autonome ou DCA permet une quipe de b tir sa strat gie en moins d une semaine Gr ce une collecte organis e d information le DCA permet d laborer un plan strat gique structur riche et pr cis en moins de trois jours Le DCA est un outil qui sera tres utile une poque o l on demande aux responsables la fois de faire face l urgence et la fois de pr parer l avenir www ifeas org Page 149 sur 149
59. Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome D CLINAISON DE LA VISION SELON LES 8F Production Quelles seront les lignes de produits dans trois ans Quels volumes Quelle productivit Quels processus de fabrications Avec quels nouveaux composants Quelles seront les volutions technologiques sensibles Information Quelles proc dures informations formations faudra t il mettre sur pied Quels changements faudra t il accompagner a Contr le Quelle sera la priorit de Pilotage par les co ts la qualit les d lais Quelles nouvelles exigences Quelles nouvelles m thodes de contr le ou quels nouveaux mat riels R gulation Quelles habilet s faudra t il d velopper pour fiabiliser et s curiser l ensemble Coordination Quelles seront les r serves disponibles Quelles sp cificit s faudra t il coupler Quelle flexibilit ou polyvalence nous faudra t il d velopper Qui pourra remplacer qui Comment g rer nos connaissances pour les rendre plus transf rables Organisation Quels changements durables d affectation faudra il r aliser Evaluation Quel tableau de bord Quels chiffres clefs faudra t il suivre Orientation Comment pr parer lavenir A quoi faudra t il tre attentif Quelle information collecter Page 130 sur 149 IFEAS 2005 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome LA LOGIQUE DE DEVELOPPEMENT Vision trois ans Logique choisie cran
60. Projet Etude de fiabilit Consolidation TPM c Pistes de travail utiles Page 100 sur 149 IL conviendrait donc Cerner les principaux carts de production enregistr s adapter votre syst me de maintenance ou votre coordination entre op rateurs pour les anticiper d velopper des r gles claires d arbitrage et de priorit si vous sous traitez v rifiez les conditions d intervention plus long terme adapter ce syst me de r gulation aux retours clients et tester une d marche int gr e de type TPM sur un secteur critique d culture d velopper Votre d fi l avenir sera sans doute la fiabilit de votre outil de production Pour d gager les ressources utiles il s agit d s maintenant d organiser autrement la maintenance de vos quipements Revoir votre logistique de production et surtout votre gestion des carts et de la non qualit seront des pistes de travail essentielles La flexibilit des machines la qualit du support technique les temps de retour la production et la fiabilit de votre mat riel seront pour vous des points strat giques Vos mots clefs H Flexibilit des op rations E Fiabilit de l quipement M Temps de retour la production IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture de fiabilit de la
61. a production Il va tre strat gique d occuper une part de march plus visible tout en r duisant la complexit de fabrication de vos produits ou simplifier la d livrance de vos services MARKET INFORMATION Kg a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir faire mieux conna tre vos produits et services et mieux conna tre vos clients Votre priorit augmenter votre notori t qualitative b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Croissance Expansion informer publicit info sur les clients Consolidation Projet cibler les clients un produit vedette c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc Augmenter la connaissance qu ont les clients de vos produits notori t d approfondir vos tudes et r flexions marketing Page 80 sur 149 d augmenter votre effort de publicit et d information de mieux conna tre les besoins et opinions de vos clients via une tude de march ou l adoption d un CRM Customer relationship management gestion des relations avec vos clients d culture d velopper Vous allez devoir passer d une culture produit gt une culture client IL sera strat gique de remplacer la r flexion sur le produit qu elle soit technique commerciale ou financi re par une r flexion sur les besoins du client Il faut
62. ag riaux de forte pr occupation l quipe de d cideurs y sera attentive Nous appellerons ces champs manag riaux tr s pr sents dans les esprits des signaux forts Par contre si un dysfonctionnement naissait dans un champ de faible pr occupation manag riale il se pourrait que les d cideurs ne per oivent pas aussi vite et aussi clairement les difficult s venir dans ces mati res Pour le strat ge il s agit ici de faiblesses tr s pr occupantes de zones d ombres qui doivent retenir l attention Nous appellerons ces champs manag riaux peu pr sents dans les esprits aujourd hui des signaux faibles Nous allons pr ter une attention toute particuli re a ces signaux faibles en termes de strat gie Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 57 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome ETABLIR LES SIGNAUX FORTS ET FAIBLES Nous allons maintenant prendre note des signaux fort et faible de notre analyse pour nous en souvenir tout l heure Le signal fort est la cat gorie des 5M mission man money machine ou management qui a re u le plus de post its ou les scores sup rieurs ex quo Le signal faible la cat gorie de ces 5M ou les cat gories ex quo qui en a re u le moins Mon ou mes signaux forts c est Mon ou mes signaux faibles c est Page 58 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome
63. anagement Information Mieux informer des d cisions prises Culture de la confiance S34 SSN Contr le Plus de suivi Des conditions de r ussite mieux d finies S35 POR ae R gulation Leadership Des d cisions plus rapides Gestion de probl mes S36 Syst me Coordination D cloisonner Plus d intelligence collective Des r unions efficaces S37 d information Organisation Clart des r les Structure de d cision stable et efficace S38 Evaluation D cider sur la valeur Re prioriser Recherche de sens S39 Orientation Gestion pr visionnelle Organisation apprenante S40 Page 78 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome RETROUVER VOTRE SC NARIO A partir du tableau g n ral de la page pr c dente rep rez le num ro de sc nario entre S01 et S40 Les sc narios sont pr sent s ci dessous par ordre de classement de Pour chaque sc nario vous trouverez a la priorit strat gique recommand e b sa d clinaison selon les quatre logiques d investissement c quelques pistes de travail utile mettre en uvre d la culture manag riale d velopper MARKET PRODUCTION KA a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir vendre plus plus rapidement et plus facilement Votre priorit augmenter vos volumes de ventes et votre productivit b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Crois
64. ances parfois fortes de couleurs dans les post its La pr sence massive de post its orang s et jaunes donnera un th me la connotation de zone difficile de travail Y y A contrario la pr sence forte de post its verts et bleus donnera un th me une valeur de levier de source de solutions gt Les post its roses et mauves donneront un caract re plus ou moins accessible au th me beaucoup de ces post its signifieront que les membres du groupe concr tisent d j bien ce qu il y a moyen de faire pratiquement dans ce domaine L absence de tels post its peut faire craindre que les participants ne voient pas spontan ment de premier pas faire dans cette mati re Tous les quilibres de couleurs sont bien s r possibles Les contrastes les plus forts sont les plus int ressants Page 46 sur 149 IFEAS 2005 2007 Les couleurs des post its seront d une aide appr ciable dans nos diff rents travaux de tri et d analyse Il est utile de garder en m moire la proportion des couleurs Traduisez la par une petite phrase de synth se du type Th me largement consid r comme probl matique par le groupe ou On notera l absence de premier pas facilement accessible dans ce th me Pour faciliter l analyse de la couleur des post its nous les classerons en trois grandes familles gt Zones difficiles ou points faibles Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques
65. arrosseries diff rents d culture d velopper Votre point faible lavenir sera sans doute la difficult de substituer vos produits ou prestataires chez les clients Pour d gager les ressources utiles votre strat gie il s agit d s maintenant de flexibiliser plus syst matiquement les processus ou cha ne de production IlL faudra favoriser ce qui peut tre produit indiff remment par diff rents producteurs ou fili res de production Normaliser et plus g n ralement am liorer le couplage la flexibilit de vos producteurs ou la compl mentarit de vos produits seront strat giques Vos mots clefs H Polyvalence des quipes E Cr er des gammes de produits MH Personnaliser le service Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture d quipe et un partage des connaissances en cr ant des doublons entre sp cialistes pouvant adapter des bases produits diff rents profils consommateurs Page 83 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome MARKET ORGANISATION Ki a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir red ployer votre gamme de produit mettre la priorit sur d autres biens ou services Votre priorit plus simple plus de rendement tout ce que le client attend et rien que ce que le client attend sans doute autre chose que ce que vous produisez aujourd hui b d clinaison selon
66. atre logiques d investissement Croissance Expansion priorit la priorit aux d lais E EE Projet Consolidation groupe projet ou cercles de qualit priorit aux co ts c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de faire face aux probl mes autrement de choisir une ligne de conduite coh rente avec votre politique d investissement donner la priorit aux d lais dans une logique d expansion ou la conformit des productions aux cahiers des charges dans une logique de croissance Page 116 sur 149 de mettre en place d s maintenant des sensibilisations et des formations la gestion de probl mes la gestion de conflits aux relations avec les clients dits difficiles de lancer une d marche participative d am lioration continue et de gestion des difficult s au sein desquels les responsables de diff rents niveaux essaye d autres type d attitude et de d marche de gestion des carts d culture d velopper Votre d fi l avenir sera la capacit des d cideurs de votre structure se mettre d accord rapidement et efficacement Pour d gager les ressources utiles il s agit d s maintenant de traiter la question du leadership des lignes hi rarchiques et des responsabilit s de chacun Un travail sur la capacit r guler ensemble et traiter rationnellement les probl mes et dysfonctionnements gt se
67. aussi tout ce qui concerne les proc dures m thodes consignes de fabrication et de maintenance E Money reprendra tout ce qui concerne le budget l argent les ratios financiers 13 Outil issus des travaux de mod lisation AeSR Russon Geeraets et Leemans Ifeas 1990 Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 53 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome E Management couvrira les questions qui d cide ici de quoi jusqu o et sur base de quelle information On y retrouve l organigramme la mani re de d cider la coh rence de management la gestion de la responsabilit la coh rence des d cisions leurs suivi et contr le ainsi que le syst me d information qui aide pr parer prendre et suivre les d cisions GRILLES DES 5 M Market Machines Management Mission d livrables Ressources financi res Ressources humaines Equipements et sd Attitude de gestion proc dures syst me de d cision Page 54 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome QUELQUES COMPOSANTES DE LA GRILLE DES 5 M Market march gt produits et clients Part de March Cycle de vie produit Canal de distribution Qualit per ue du produit Positionnement du produit Man ressources humaines Quantit effectif surcharges Qualit comp tences savoir faire m Coh rence entre ges cultur
68. bilan par fili re de production du rendement et de la coh rence des flux de revisiter l inventaire des quipements avec une vision cycle de vie des machines date de remplacement r gles d amortissements y compris les entretiens lourds ou les extensions b timents d tablir pour les principaux quipements le co t total de possession de cerner les capacit s r elles de production la charge de travail les d lais et les paliers de production Page 102 sur 149 de moderniser selon les cycles de vie machine en soignant particuli rement les cahiers des charges de lancer un travail sur la coh rence des proc dures des fili res et des flux peut permettre une volution gradu e du parc d quipement et des performances machine en cas de r organisation et de modernisation la formation l entrainement la maitrise des nouveaux quipements l arriv e du mat riel et la mise en production progressive doivent converger d culture d velopper Vous allez tre amen r fl chir d s aujourd hui a la r organisation r guli re de vos lignes de production et ou de vos m thodes de travail Les quipements et leur affectation doivent tre pens s comme temporaire Affectes aux diff rentes sous parties de votre production ils seront sans doute d plac s converti adapt pour d autres usages si du moins la dur e de service en constante diminution dans les
69. ces par vos clients Votre priorit anticiper les volutions du march et des techniques de vente ou de distribution li es votre activit b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Page 86 sur 149 Croissance Expansion anticiper l volution des go ts du client innover dans la distribution Consolidation Projet tester une formule in dite de vente mieux se positionner face la concurence c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de flexibiliser vos formules de vente vos contrats vos conditions de ventes ou de financement trouver de nouvelle mani res de nouveaux lieux de nouveaux partenaires de distribution permettra de tester le march et de pr parer la mani re dont on vendra vos produits ou vos services lavenir cela commence par mieux se positionner par rapport aux produit concurrents et leurs volutions pr vues cela passe par une attention soutenue aux besoins demandes volutions de go t ou de crit res de choix de la client le actuelle ou future observer ce qui se passe dans d autres domaines en terme de syst me de vente technique de distribution volution d habillage produit sera une force tester une ou plusieurs formes in dites de vente peut fournir enfin des renseignements de premi re main sur les volutions pr visibles du march IFEAS 2005 2007 Min
70. cision et chaque d cideur Votre priorit prendre des d cisions qui apportent plus clairement de la valeur ajout e terme b d clinaison selon les quatre logiques d i investissement Expansion Croissance coaching entrainement eee Projet Consolidation portefeuille de comp tences groupe de parole c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc Mettre des euros sur les alternatives d une d cision D tablir avec chaque d cideur ce qui chez lui a de la valeur pour l quipe aujourd hui et ce qui pourrait en avoir plus encore demain Faire des groupes de discussions franches et directes permettant d tablir ce que l on veut conserver et ce que l on ne veut plus vivre l avenir De faire coacher chacun pour trier en respectant chacun dans sa mani re de d cider ce qui est conserver ce qui est changer Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques des entrainements des simulations exercices de type incendie gt mais appliqu s la production ou la vie courante de l entreprise de lancer un travail sur les portefeuilles de comp tences soit des seuls managers soit de l ensemble du personnel si des difficult s de fid lisation des ressources humaines existe d culture d velopper Il faut parvenir s lectionner dans vos d cisions plus clairement sur base de ce qu
71. concr te cet outil BIEN INTRODUIRE LA D MARCHE A Comme pour toute d marche de collaboration plus les enjeux et les objectifs sont clairs pour les participants plus leurs apports seront rapides complets et impliqu s Il convient donc de bien informer chacun avant la d marche afin qu il puisse faire le point sur E e bilan qu il fait aujourd hui de l organisation E Ses envies Sa vision ses besoins pour l avenir E les risques et opportunit s quil entrevoit Prenez le temps de cr er un climat d tendu autour de la d marche Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 15 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome INTRODUIRE LA PARTICULARIT DES POST ITS Comme les collectes d information vont se faire sur des post its il y a l un caract re inhabituel l op ration Mettre le comit de direction d une banque ou un groupe de parlementaires autour de ces petits papiers de couleurs peut demander une adroite pr sentation On s habitue cependant rapidement cette mani re pratique m me si elle est inhabituelle de donner son avis VITE ET BEAUCOUP La priorit est sur la quantit et la vari t des informations que l on va collecter Pr f rer les id es br ves les formulations synth tiques Il faut simplement que tous les participants comprennent le contenu de chaque post it Nous allons donc les lire et ventuellement demander de brefs compl men
72. d entrer le plus vite possible dans une culture de l apprentissage permanent et de la recherche d am lioration continue de son savoir tre d cideur IFEAS 2005 2007 A N cit gt Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome RAPPEL CONCERNANT LES 40 SC NARIOS Chaque scenario est une s rie de premiers pas renfor ant soit un point fort de vos inclinaisons comme decideur soit apportant une correction un point auquel spontan ment vous pr tez peut tre trop peu d attention Ces pistes de travail sont bien s r a traduire et adapter a chaque situation L exercice en vaut cependant la chandelle car si vous arrivez a mettre en uvre une reflexion efficace sur base de ces pistes et constats vous equilibrerez vos points forts par des mesures capitales pour al reussite des d fis que vous d sirez vous fixer Quelle que soit votre ambition il est toujours utile d quilibrer son mode de fonctionnement Avec la mise en uvre d un ou de plusieurs points du scenario vous donnez la chance d aller d busquer des ressources o vous ne songiez peut tre pas qu elles pouvaient se trouver Des ressources qui seront a leur tour n cessaire a la mise en uvre de votre strat gie elle m me Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques LISTE DES OUTILS VOQU S DANS LES SC NARIOS Dans diff rents sc narios nous voquons dans les pist
73. dans votre actuelle repr sentation et vos pr occupations collectives Le sc nario signale les changements n cessaires pour pouvoir d gager les ressources utiles la mise en uvre de votre plan strat gique et r quilibrer vos inclinaisons actuelles de d cideur Le sc nario propos trace en quelques mots la culture d entreprise qui soutiendrait au mieux vos futurs efforts Le sc nario trace donc les premiers pas faire adapt s la situation de chacun Page 76 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome En suivant cette piste et en prenant les dispositions qu elle vous conseille vous vous donnez en tout cas les moyens de conserver prot ger d multiplier et concentrer vos ressources sur votre strat gie L int r t ici est que le DCA nous propose quatre sc narios li s aux strat gies qui nous int ressent Ces quatre sc narios de management le DCA les puise dans une biblioth que de quarante sc narios Nous allons maintenant rechercher dans la biblioth que des sc narios qui suit celui qui correspond votre couple signal fonction Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 77 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome La biblioth que des quarante sc narios de management Voici les 40 sc narios d abord en tableau puis en quelque lignes dans les pages qui suivent Consultez r guli rement la communaut des u
74. dans cette quipe jusqu ce jour Penchons nous maintenant sur nos jeunes concepteurs de biscuits aux l gumes d sirant adopter une politique d expansion soit le couple signal faible fonction faible Page 134 sur 149 IFEAS 2005 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Supposons que leur signal faible soit machine et leur fonction faible soit orientation Leur sc nario de management Machine Orientation leur indique alors L enjeu ici sera de se tenir inform de l innovation dans les quipements que vous utilisez Nouvelles machines nouvelles technologies nouvelles m thodes tout doit vous inciter int grer largement l avenir l innovation dans vos processus de production Pour renforcer le pilotage de vos projets l avenir il sera strat gique d s maintenant d anticiper les prochaines volutions technologiques Vos mots clefs Veille technologique Nouveaux mat riaux m thodes Substitution de composantes Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture de l innovation et d tre souple quant la m thode la composition et la mani re de r aliser le produit Voici donc notre jeune quipe r confort e dans son envie de sous traiter de mani re flexible La voil aussi r investie dans une veille sur les nouveaut s qu elle avait oubli d incorporer dans ses t ches L quipe y ajoute le besoin d une meilleure connaissance d
75. dation Projet simplifier les produits un produit vedette tablir sur base d une d marche de type D6D l articulation ou syst me de d cision propre aux principales fonctions et postes de production que doit on d cider ici et de quelle information a t on besoin L enjeu toujours mieux ma triser les quipements les consignes de production et les processus de r alisation d culture d velopper c Pistes de travail utiles IL conviendrait donc de partager efficacement l information de production cahiers de remarques r unions entre quipes syst mes informatis s jusqu aux ERP en commen ant par une gestion r fl chie des courriels de fiabiliser les changes d information et syst matiser les accus s de r ception et les suivis des actions men es de faire des bilans de connaissances et de ma trise de suivre tout particuli rement l information sur les plaintes les pannes et les incidents si cette information n existe pas forger avec les quipes un syst me fiable et utile de suivi d incidents de d fauts d erreurs ou de plaintes clients Page 98 sur 149 Le d fi l avenir va tre dans la bonne connaissance et l excellence de la ma trise du processus de travail et des quipements par votre quipe Pour d gager renforcer le pilotage de vos projets futurs il s agit d s maintenant de lancer la fois une op ration d o
76. de travail PR SENTATION DU PROCESSUS COMPLET DE TRAVAIL Imaginer la situation dans 3 ans D cadrer l information collect e et comparer quatre strat gies possibles D velopper le plan strat gique formel Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 11 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome UN OUTIL R SOLUMENT SIMPLE ET PRATIQUE Le DCA fonctionne en trois temps Temps 2 e Bilan Analyser e Quatre sc narios e Perspectives e des priorit s e Gestion des e des actions risques e Six analyses combin es avec grilles de d codage Temps 1 Temps 3 Collecter Choisir Temps 1 une triple collecte d information la gt premi re sur le bilan actuel la deuxi me sur les projets d avenir et la troisi me sur les risques identifi s Ces trois collectes d information sont organis es gr ce des post its de couleurs L utilisation de post its permet d tre directement dans l crit d homog n iser la r colte d information d quilibrer la collecte car chaque participant re oit le m me nombre de post its Apr s la r colte les couleurs facilitent une vision d ensemble de l information r colt e Page 12 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Temps 2 six grilles d analyses successives permettent d assembler ce qui a t dit selon six perspectives bien diff r
77. dentifi par un num ro unique gt Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 29 sur 149 Cadrer sur une strat gie Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Deuxi me collecte d information sur post its en six tours permet d imaginer ce que nous d sirons tre dans trois ans La vision s enrichit de piliers et composantes pour soutenir les d veloppements souhait s D cadrer l information collect e D velopper le plan strat gique Se projeter dans l avenir deuxi me r colte gt Nous allons maintenant passer a une deuxi me collecte d information centr e sur l avenir Nous allons d finir la situation dans laquelle nous aimerions r ellement tre d ici 3 ou 5 ans selon la dur e choisie pour l tendue du plan strat gique NB nous vous conseillons une premi re p riode de trois ans Page 30 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome D finir la notion de strat gie Strat gie Dictionnaire Larousse art de coordonner des actions de man uvrer habilement vers la r alisation d un but Strat gie Th orie des jeux ensemble de d cisions prises en fonction d hypoth ses corr l es en vue de r aliser un enjeu au travers d objectifs transactionnels Strat gie notre d finition volont explicite de mettre en ad quatio
78. difficult s des pistes de travail des leviers des obstacles des syst mes des composantes de croissance etc REGROUPER PAR TAPE DE COLLECTE Nous regrouperons tout d abord les post its produits par l ensemble des participants Nous les rapprochons par couleurs c est dire par nature d information les verts avec les verts les jaunes avec les jaunes et ainsi de suite Nous obtenons donc six groupes compos s comme sutt ensemble des post its bleus Leviers piliers ensemble des post its Verts ensemble des post its mauves solutions gestion du risque premier pas vision Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 37 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome LA STRUCTURE DE LA REPR SENTATION Nous avons donc les post its regroup s par couleur Couleur par couleur nous allons trier les post its portant sur un m me th me les regrouper et en faire une phrase synth se Puis nous passons la couleur suivante Nous avons donc pour chaque couleur plusieurs phrases th matiques synth se Post its bleus Composantes durables Post its Verts Post its mauves Gisements d am lioration Perspectives court et long terme Page 38 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome STRUCTURER LA BASE DU DOCUMENT STRAT GIQUE Nous vous conseillons d ouvrir d s maintenant votre document strat gique et dy pr senter les do
79. donc mieux le conna tre A lavenir l information strat gique pour vous sera celle que vous poss dez sur le march ou vos clients leurs priorit s le suivi de leurs commandes le profil d affaires qu ils peuvent repr senter etc Pour d gager les ressources utiles et renforcer le pilotage l avenir il s agira d s maintenant de mettre en avant plus syst matiquement dans votre communication ce qui int resse r ellement le client Vos mots clefs Etude de satisfaction du client CRM et profilage marketing M Refondre les consignes aux op rateurs Il va tre strat gique de passer rapidement d une r flexion sur comment on fait pour s interroger sur ce que les utilisateurs pensent de nos produits et de la notori t qu ils ont aupr s des autres consommateurs IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome MARKET CONTR LE KK a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir renforcer vos syst mes de contr le qualite Votre priorit augmenter la qualit per ue de vos produits services et de votre image de marque b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Croissance Expansion qualit per ue standards qualit Consolidation Projet d marche qualit syst me de mesure c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc D am liorer la q
80. e Priorit s d action Leviers options jo a But Abordons maintenant la logique et la politique d investissement que nous sommes pr ts adopter Nous rechercherons tout d abord la logique qui nous convient Expansion aller vite et Croissance investir beaucoup investir beaucoup mais prendre son temps politique d investissement Consolidation investir peu et Projet investir peu mais voir prendre le temps des r sultats rapidement Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 131 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Imaginons que l quipe de formateurs opte pour une logique de croissance et que notre fabrique de biscuits se choisisse quant elle une logique d expansion Nous travaillerons alors selon la logique de la politique d investissement choisie Pour chaque politique une option fondamentale viendra maintenant orienter nos priorit s Expansion se centrer Croissance se centrer sur nos force d l guer sur nos leviers et nos faiblesses piliers de croissance 4 options Consolidation se Projet travailler le centrer sur notre leardership du groupe vuln rabilit d exp rimentation Les formateurs passeraient particuli rement en revue les leviers et piliers post its bleus IIS tenteraient alors d imaginer les l ments qui pourraient porter durablement leur croissance Par exemple la qualit des documents de stage ou encore la qualit
81. e ici le tableau th matique r alis TITRE 6 ANALYSE DU MANAGEMENT 6 1 Equilibre actuel inclure la grille des 5M 6 2 Diagnostic part 1 Signal fort ou faible TITRE 7 ANALYSE DU FONCTIONNEMENT 8 1 Evaluation fonctionnelle inclure tableau des post its r partis dans la grille des 8F 8 2 Diagnostic part 2 Fonction forte ou faible TITRE 8 CHOIX DE STRAT GIE Conclusion de la combinaison voulue entre rythme et ampleur dans la politique d investissement Stractare type da plan strat gique r diger Notice technique Cette notice porte la r f rence D 2006 7704 3 Elle a t valid e par le comit scientifique de l Institut Francophone d Etudes et d Analyses Syst miques le 3 avril 2005 et la version 2 0 le 25 novembre 2006 Tous droits d exploitation et de reproduction sous quelques formes et de quelque mani re que ce soit sont r serv s dans le monde entier 2008 Page 144 sur 149 IFEAS 2005 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome IFEAS Toute utilisation du contenu pour des fins scientifiques doit mentionner explicitement compl tement et loyalement la source de ces travaux m Pour toute information www ifeas org ou contact ifeas org Page 145 sur 149 Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Origine de l outil sources et travaux m La version 1 0 du DCA est le r sultat d
82. entes 1 analyse directe 2 couverture des forces et des faiblesses 3 analyse des dangers et des opportunit s 4 analyse des th mes dominants 5 analyse manag riale 6 analyse fonctionnelle Les conclusions sont chaque analyse l g rement diff rentes et compl mentaires Leur combinaison permettent de nuancer de r fl chir et d articuler les apports des uns et des autres de mani re plus riche plus vari e que ne le pourrait un dialogue habituel entre ces personnes Temps 3 l organisation des conclusions de ces six analyses dans un document bien organis vous permet de r diger votre plan strat gique et de poser les choix qui s imposent En fin de d marche vous avez entre les mains Une strat gie sur 3 ans Un premier plan d action Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 13 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Quelles sont les limites d un tel outil Quelques points importants avant de commencer de r aliser un DCA strat gie R SERVER UN ESPACE GROUP DANS VOTRE AGENDA Outre la demi journ e de collecte de l information en groupe pr voyez une journ e pour transcrire l information au calme une pour l analyse et enfin une demi journ e pour la r daction finale Un conseil bloquez d s le d but l ensemble du temps n cessaire au programme de travail dans votre agenda R duisez au maximum les d lais entre ce
83. ervices en amont et en aval dans une chaine de commandement ou de production de pr ter attentions aux remarques aux objections aux contre propositions Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques un o l autre projet concernant diff rents services voir l ensemble de l organisation peut servir de laboratoire cette fa on plus collective de g rer les responsabilit s de chacun sans bien s r d poss der le d cideur de son choix final et responsable d culture d velopper IU s agit d s maintenant de d cloisonner Pour certains de mettre fin aux ventuelles baronnies et aux sous divisions actuelles Pour tous il s agit de retrouver une unit de commandement mais une unit de d cision qui s appuie sur des pratiques r elles et efficaces de consultations Le challenge une intelligence plus collective sera d terminante pour la survie de votre structure Par ailleurs un travail de coaching sur les rapports de force et le besoin d autonomie de chacun s imposera certains d entre nous La r alisation de soi dans des projets sera un levier de croissance dont vous auriez tord de vous priver Vos mots clefs d cloisonner r unifier l organisation H r fl chir et pr parer ensemble la d cision Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture plus orient e sur l unit d int r t de tous et un certain
84. es volutions technologiques programm es ou probables en relisant les rapports de vos secteurs de vente de production de marketing ou vos rapports d activit pass s Vous avez tout ce quil vous faut pour documenter vos Choix Pour chaque action E Une d nomination unique attention aux confusions dans les intitul s d action m me dans des plans apparemment simples E une date pr cise de remise d un d livrable concluant le travail effectu E un ou des indicateurs de r ussite E un co t en argent en dur e de travail et en mat riel utilis Page 138 sur 149 IFEAS 2005 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Prendre la mesure Un des risques de la strat gie est de sous estimer ou de surestimer sa capacit de changement Plus souvent il va d ailleurs s agir de calmer les ardeurs Il est essentiel de se rendre compte que si trois ans comptent dans la vie d un homme d une quipe pour une entreprise c est finalement un d lai tr s court surtout si on parle de changements importants Une institution mettra un mois pour r aliser ce qu un homme changerait en un jour Dans trois ans ce n est gu re une autre plan te qui nous attend moins que Il est donc important de prendre la mesure de votre propre rythme culturel financier et technique de changement de dynamique de flexibilit de r activit Pour ce faire nous allons maintenant faire un retour en arri re N
85. es alternatives aux principaux centres de frais de simplifier ou modifier les produits ou du moins leurs processus de r alisation pour en diminuer le co t d culture d velopper Votre point faible l avenir sera sans doute le manque de ressources financi re Pour d gager les ressources utiles lavenir il s agit des maintenant de modifier rapidement et profond ment votre structure budg taire tant pour les principes de tarification que pour les co ts de production De mani re plus g n rale il s agit d am liorer la marge et les ratios financiers de votre organisation C est ce calcul de rentabilit qui doit vous permettre d affecter durablement et utilement vos moyens votre strat gie IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Vos mots clefs H Rentabilit compar e M Grands quilibres budg taires M Part r ellement disponible Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture plus orient e sur les grands quilibres durables entre investissement et rentabilit MONEY EVALUATION Es a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir mieux cerner les centres de profits Votre priorit augmenter votre marge migrer vers plus de valeur ajout e b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Expansion Croissance valoriser les centr
86. es statuts Motivation implication de soi thique professionnalisme Machines locaux proc dures Milieu de travail Equipement et machines Mati res premi res et composants M thode et proc dures de travail Consignes et information de production Money Liquidit tr sorerie Structure des co ts rentabilit marge Gestion des risques financiers Marge valeur ou utilit ajout e Management Qui d cide syst me de signatures Quoi montant tendue des d l gations Quand vitesse de d cision suivi nm Comment circuit de mise en uvre Evaluation migration vers la valeur Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 55 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome SYST ME DE CLASSEMENT DES POST ITS Placez des cartons au nom de chacun des 5M sur une grande surface vitres par exemple Post it par post it nous allons reclasser les apports d informations dans les 5M Cette r partition termin e place au constat Exemple de classement possible Market Mission Tout ce qui concerne les produits et services Man Les Hommes Quantit qualit et motivation de l quipe B E _ Money Machines Budget Equipements L argent qui Y compris sort qui locaux et entre la proc dures de valeur ajout e travail Management Gestion Tout ce qui concerne la mani re de
87. es de march mod lisations etc Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 61 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome FONCTION FORTE OU FAIBLE Nous voyons au terme de notre travail de regroupement appara tre ici aussi E une fonction forte recueillant le plus de post its E une fonction faible affichant le moins de post its TRANSCRIRE L ANALYSE FONCTIONNELLE DANS LA DOCUMENTATION Nous transcrivons notre tour pour chacune des huit fonctions E Le nombre total de post its pour chaque fonction E L quilibre de couleurs que nous traduisons par une phrase synth se strat gique OE E p E Nous reprenons les principaux th mes voqu s et faisons une synth se en quelques phrases logiques E lransposez enfin dans votre document un tableau dans lequel vous noterez la fonction forte celle qui a re u le plus de post its ou les ex quo Notez galement la fonction faible celle ou celles qui en a re u le moins Ma ou mes fonctions fortes c est Ma ou mes fonctions faibles c est Page 62 sur 149 IFEAS 2005 2007 A Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome D crire la situation actuelle Premi re collecte d information sur le bilan A D I maginer la situation dans 3 ans af Deuxi me collecte d information sur ce que nous d sirons tre dans trois ans Analyser l information r colt e Analyse directe comparer les forces et
88. es de profits externaliser les centres de co ts Consolidation Projet r aliser une analyse de la valeur veiller aux grands quilibres c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc d investir l o cela rapporte le plus Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques d arr ter ou de sous traiter les activit s qui rapportent le moins ou qui co tent le plus de mieux cerner les activit s les produits les services les contrats qui rapportent de la valeur ajout e dans votre cas peu importe le volume des ventes ce qui devra retenir votre attention c est la marge le b n fice d gag en fin de compte par chaque activit ou centre d activit s un audit appondit peut aussi vous permettre de compl te votre information et une analyse plus sp cifique de la valeur permettrait de mieux cerner les gisements de valeurs et les pistes possible de migration ver plus de valeurs pour vous vos quipes et vos clients d culture d velopper Votre point faible l avenir sera sans doute la valeur de vos activit s de votre structure Une valeur trop faible conduira un manque de moyens pour votre strat gie et peut d boucher sur al dur e des 3 5 ans sur une restructuration plus importante Une valeur forte vous expose aux app tits d autrui Pour renforcer le pilotage entre ces deux extr mes de votre str
89. es de travail des outils ou des m thodes Vous retrouverez certaines fiches pratiques ou des renseignements sur le site de la communaut des utilisateurs DCA l adresse http dca strategie blogspot com Vous y trouverez par exemple une fiche sur La force de vente La coh rence de vente La refonte des processus Les variables du mix marketing Les leviers de production La simplification de produit La simplification de processus La standardisation La valeur apr s la vente La flexibilit de production Les argumentaires commerciaux La refonte fonctionnelle Les quations d achats La valeur ajout e Les ratios de liquidit s Le benchmarking Les syst mes d valuation Les syst mes de formation Le coaching Les formes de leadership Les syst mes de d cision Les styles de management La gestion de probl mes La gestion d cart La d marche D6D Les outils d efficacit personnelle Etc Page 121 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Choisir un sc nario Vous venez de lire le ou les sc narios li s aux diff rentes strat gies qui semblent les plus accessibles pour le moment votre organisation Certains de ces sc narios vous invitent acqu rir collectivement certaines habilet s augmenter votre efficacit d autres votre productivit ou la valeur de vos produits chaque fois il s agit d amorcer la pompe du changement de s assurer un meilleur pilotage
90. es strat giques et les hommes et les femmes hauts potentiels doit prendre une place importante dans votre future strat gie jl s agit de v rifier aussi l attractivit de vos salaires de vos conditions de travail par rapport aux concurrents ou aux acteurs conomiques quivalent dans la r gion il s agit enfin de doper la fonction ressources humaines et de l int grer directement dans le plan strat gique sur base des d fis de la production une GRH de combat gt consciente et en prise directe avec les d fis de la production d culture d velopper Se mobiliser pour un travail que l on appr cie qui a du sens pour lequel on est form et entra n sera le d fi relever l avenir Pour renforcer le pilotage de vos projets il sera n cessaire de mettre plus encore au c ur de votre strat gie future le d veloppement des pratiques de formation d am lioration continue et d auto valuation IlL faut optimiser et am liorer de mani re continue le savoir faire et le savoir tre de vos op rateurs Page 88 sur 149 De mani re plus g n rale il s agira de v rifier maintenir et d velopper l implication des quipes dans la production dans leurs m tiers respectifs dans les projets prioritaires de l entreprise Une gestion des comp tences strat giques la mise sur pied d un syst me d int ressement et la mise sur pied d un syst me de formations ef
91. est ce qui ne va pas gt peut m me devenir qu est qui doit aller mieux Symboliquement forte la gestion d un dysfonctionnement pourtant pr sent depuis longtemps viendra soutenir la r ussite de tout votre plan strat gique Page 91 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome d culture d velopper Passer de la gestion de probl mes la gestion de solutions voil votre d fi pour les mois les ann es venir Il faut arriver prendre activement en charge la gestion des conflits et des tensions dans les quipes en y trouvant une source in puisable d am liorations pour chacun et pour l organisation toute enti re Pour renforcer le pilotage l avenir de votre structure il s agit d s maintenant de cr er des lieux de dialogue et une culture de coop ration De mani re plus g n rale il va s agir d am liorer les syst mes de dialogues hi rarchiques et de d velopper un leadership plus clair et plus affirm Vos mots clefs M Leadership plus affirm Plus d espaces de dialogue M Am lioration de l coute Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture du dialogue vrai et d un rapport clair l autorit MAN COORDINATION a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir travailler la mobilit et l interchangeabilit entre op rateurs Votre priorit
92. ficaces seront des challenges relever prioritairement Mieux et plus de production passent par un travail sur la motivation la mobilisation des quipes Celle ci sera d autant plus efficace qu elle int gre les aspirations et la mont e en comp tences de vos quipes Vos mots clefs M Formation et comp tences E Sens du travail attractivit E Mobilisation et motivation Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture de l implication de chacun dans le travail une culture de l volution personnelle et de la formation continue MAN INFORMATION S10 a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir am liorer votre documentation de production l information des op rateurs et la qualification de tous Votre priorit que chacun sache ce qu il doit faire et comment le faire Mieux encore qu aujourd hui les op rateurs auront ce qu il leur faut comme information pour bien faire du premier coup IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Croissance Expansion refonte des proc dures coordination entre vente et production Consolidation Projet refonte d un poste de travail actualisation des connaissances c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc que chaque op rateur dispose de con
93. i a de la valeur et ce qui n en a plus S entrainer le faire de plus en plus syst matiquement Pour d gager les ressources utiles et renforcer le pilotage des projets l avenir il s agit d s maintenant de d cider plus encore sur la valeur sur la marge La question qui s impose devrait tre Quelle est la valeur ou l utilit ajout e de chacune de vos d cisions Votre d fi d cider de migrer vers toujours plus de valeur Qu est ce qui est important ici Pourquoi sommes nous l Vous allez faire un sacr retour sur l essentiel A la question que faisons nous bien vous allez peut tre r pondre en vous d cidant sous traiter externaliser regrouper ou fusionner il faut s appr ter de toute facon plus de flexibilit structure l avenir Vos mots clefs MH d cider sur la valeur M g rer les risques E se challenger Page 119 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture du d passement permanent de soi et de l valuation partag e des apports de chacun au succ s de l entreprise ou du service que l on souhaite rendre nos clients et partenaires MANAGEMENT ORIENTATION a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir anticiper scruter l avenir Votre priorit voir venir les prochaines volutions
94. i guide DCA Diagnostic Court Autonome d culture d velopper b d clinaison selon les quatre logiques Votre d fi pr parer la future mani re d investissement de vendre Croissance Expansion Pour pr parer l avenir il s agit des maintenant de d velopper votre recherche et d veloppement dans ce domaine plus sp cifiquement valuation avec formations efficaces syst me d valuation avec int ressement La cr ation de nouveaux produits de Consolidation Projet nouvelles manieres de les vendre ou de groupes ou cercles un stage de les pr senter sera strat gique d am lioration sensibilisation De mani re plus g n rale encore il va s agir d am liorer votre connaissance c Pistes de travail utiles des volutions de vos produits et des produits concurrents ou des Il conviendrait donc technologies qui soutiennent votre a actuelle production de mobiliser les quipes autour d objectifs de production plus Vos mots clefs clairs E Veille et coute des tendances de faire des retours plus E Innovation syst matiques plus sensibles plus E Vitesse de mise sur le march chiffr s des niveaux minimums et ou souhait s de production Il va tre strat gique d entrer le plus normale n cessaires vite possible dans une culture plus l quilibre g n ral de la structure r active plus branch e sur les volutions du march l
95. ifestes ou satisfaits pour le moment Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 49 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome TRANSCRIRE L ANALYSE DES RISQUES ET DES OPPORTUNIT S Ouvrez un tableau listez les dix ou quinze principales sources d opportunit s et de dangers a trois ou cinq ans Notez dans ce tableau les A intervenants ou variables potentiellement E dangereuses ou int ressantes D an Dans un deuxi me tableau reprenez les dangers et les opportunit s elles m mes R digez partir du texte des post its les craintes ou les enjeux identifi s et recherchez les actions possibles d s aujourd hui pour mieux se pr parer strat gique VOUS POUVEZ LIB RER LE GROUPE Vous venez de r aliser l ensemble des collectes d information n cessaire et vous avez r alis les trois premi res analyses du contenu r colt analyses directe th matique et risques et opportunit s Vous pouvez lib rer les participants du groupe de travail et continuer seul l analyse NB il est bien s r possible et souvent pr f rable de continuer avec le groupe si l on sen donne le temps Par exp rience continuer avec une partie seulement du groupe peut m me donner l impression d exclure plus ou moins volontairement une partie de l quipe Par contre tre deux et se faire aider dun consultant ext rieur est appr ciable dans le travail d analyse qui va suivre
96. ifi s le tour pr c dent Que devrons nous faire pour anticiper et faire face ces risques afin de nous y pr parer au mieux Les apports ici viendront s ajouter la rubrique solutions pistes de travail en termes de gestion des risques r colt es lors de la premi re collecte 5 p pers S QUENCE 6 POINTS FAIBLES A D PASSER ER S quence 6 en six minutes maximum identifiez sur six post its jaunes par personne six faiblesses six vuln rabilit s Pour parvenir cet objectif six points faibles qu il nous faudra apprendre d passer d ici l Les apports ici viendront s ajouter la rubrique probl mes difficult s traiter terme E Page 34 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome REGROUPER LES DEUX R COLTES D INFORMATION Ces post its sont ajout s aux post its r colt s dans la premi re s rie D Nous allons m langer l ensemble de ces post its et les regrouper selon la logique des couleurs apr s num ration et transcription des contenus AU TERME DE CETTE SECONDE R COLTE AU terme de cette deuxi me collecte d information nous avons travaill nos perspectives les opportunit s ainsi que ce qu il faudrait d velopper dans l avenir pour voir se r aliser notre vision 3 ou 5 ans 7 R diger la situation d arriv e souhait e Vous pouvez maintenant r diger une synth se incluant E les traits de
97. ifier ses habitudes de contr le et d introduire plus de validation et de recherche de la conformit dans le travail y compris dans la d livrance de service avec des indicateurs quantitatifs et qualitatifs qui aient du sens pour les op rateurs eux m mes que cherche le client L obtient il Comment s en rend t on compte Page 99 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome La qualit des produits devra se mesurer avec la possibilit de contr ler la production le plus vite et le plus pr cis ment possible Un travail dans l assurance qualit est ici terme strat gique Vos mots clefs M Tra abilit et assurance qualit E Syst me technique de contr le M Am lioration des gestes Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture de l exigence autour de chaque geste Il s agit d accepter le contr le comme un moyen d am lioration continue MACHINES R GULATION EX a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir fiabiliser votre processus de production Votre priorit g rer de mani re de plus en plus agile les ruptures de production les temps de d pannage les carts de qualit entre ce qui est produit et ce qui tait demand b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Croissance Expansion valuations et retour clients contrat de maintenance
98. innovation en cas de fluctuation de des concurrents les nouvelles production reflechir a plusieurs tendances et demandes des clients aux causes et les moyens de rem dier ces faiblesses est une Soyez attentifs aux volutions des piste riche en potentiel clients r actifs dans vos futurs d am lioration si elle est bien produits et cr atifs dans la fa on de anim e et qu elle est suivie de les vendre mises en uvre reelles sur le terrain MAN PRODUCTION So la question des incitants de la r mun ration ou de r compenses a Priorit strat gique recommand e dans les cas de prestations pour r ussir votre strat gie vous allez exceptionnelles se posera surtout devoir mobiliser chacun pour rapidement augmenter la quantit de biens et de services que vous produisez ensemble des s minaires agr ables et toniques de remobilisation sont Votre priorit augmenter la bien s r utiles mais la mise au point productivit des quipes d un programme de formations s rieuses et bien cadr es aura un effet bien plus durable Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 87 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome faciliter le travail observer les habitudes r fl chir l effet des actuelles pratiques sur la quantit et la qualit du travail doivent tre dans vos priorit s futures au del de la formation une r flexion sur les ressources humain
99. ion Nous savons un peu mieux vers o nous voulons aller gt Reste maintenant d terminer quel rythme nous souhaitons y aller Il s agit aussi de savoir quelle part de nos forces nous souhaitons investir dans cette strat gie par rapport la gestion quotidienne par rapport une gestion plus opportuniste plus r active aux occasions que chaque instant peut offrir Combien de temps par semaine Combien de ressources humaines A QUEL RYTHME Commen ons par faire le point sur le rythme que vous voulez adopter pour atteindre la vision que nous souhaitons constater dans trois ans En effet une vision trois ans peut s entendre comme r alis e au terme des trois ans ou r alis e le plus vite possible et toujours en uvre trois ans plus tard Dans certains cas nous souhaiterons donc vivre cette nouvelle r alit d s que possible Nous parlerons alors d un rythme rapide s il s agit de r aliser au plus vite la situation d sir e Page 66 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome A contrario nous pouvons souhaiter aussi prendre le temps taler les efforts Nous parlerons d un rythme prudent quand il s agit de constater essentiellement la r alisation de la vision au terme des trois ans Nous pouvons donc d cider d aller vite ou de prendre notre temps Question 1 A quel rythme voulons nous atteindre nos objectifs strat giques
100. ion Projet signal fort signal faible fonction forte fonction forte Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 133 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Imaginons que les formateurs qui ont choisi la croissance aient comme signal fort man et comme fonction faible production soit le sc nario Man Production Votre point faible l avenir sera sans doute la qualification de vos producteurs Pour renforcer le pilotage de vos projets l avenir il s agit d s maintenant de former de motiver et de sensibiliser vos quipes plus syst matiquement De mani re plus g n rale il s agit de v rifier que la main d uvre amplifiera son implication dans la production dans le m tier voire d orienter la production vers les aspirations et la mont e en comp tence de vos quipes Vos mots clefs Formation Mobilisation et motivation Gestion des comp tences Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture de l implication de chacun dans le travail une culture de l volution personnelle et de la formation permanente ou en tout cas continue Voil qui fait alors r fl chir nos d cideurs sur l importance de leur propre formation l avenir et leur politique de recrutement qui jusque l tait rest e dans l ombre La notion de comp tence suscite une r flexion diff rente de la gestion par th me de formation en cours
101. ipale caract ristique est de travailler sur l expression spontan e des l ments d information conscients actuellement chez les diff rents membres du groupe technique proche du brainstorming Dans certains cas ce seront les membres du conseil de direction ailleurs les membres du conseil d administration ou un m lange de repr sentants des diff rentes cat gories ou service de notre structure que vous r unissez autour du ou des principaux d cideurs Il est galement possible de faire des r unions par d partement par r gion g ographique ou par m tier en regroupant les diff rents apports dans un plan strat gique g n ral chaque fois veillez cependant bien conserver cette notion de petit groupe Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 21 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Etape 1 D crire la situation o Nous faisons une premi re collecte d information sur post its en six tours pour dresser le bilan des forces Imaginer la situation dans 3 ans faiblesses leviers etc Th mes dominants la r flexion de l quipe Analyser l information r colt e D cadrer l information collect e Cadrer sur une strat gie D velopper le plan strat gique Vous allez maintenant convoquer une premi re r union pour le groupe de travail DCA Prevoyez une duree de reunion de 3 a 4 heures Page 22 sur 149 IFEAS 200
102. ique vente B2B Campagne de promotion D CLINER EN OBJECTIFS ET ACTIONS Au terme de ce travail vous avez aussi et surtout accumul norm ment de points qui m ritent maintenant d tre trait s et int gr s dans un travail court et moyen terme En outre pour se mettre en uvre votre strat gie aura besoin de plans d action C est maintenant au tour de la tactique de prendre le relais Ces plans d action seront bien s r plus sensibles l environnement puisqu il s agit d y saisir les opportunit s qui Sy pr senteront pour chaque fois les mettre au service de votre strat gie Le plan d action est aussi plus accessible car il prend en charge ce que l on semble tre capable de faire en un an dans la masse d informations r colt es Il fonctionne id alement sur la logique d un management par objectif Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 137 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome A chaque Axe priorit De 3 9 objectifs amp Pour chaque objectif Un constat Un indicateur de r ussite Un indicateur de suivi 1 3 actions amp Pour chaque action une date un d livrable un co t un seul responsable Vous vous baserez pour enrichir ces plans d action sur votre comptabilit vos ventuels ratios financiers l volution de vos quipes l tat de votre mat riel de production et l amortissement machine l innovation et l
103. le temps de le faire de mani re organis e et utile NA Le DCA est une d marche structur e qui permet de d finir avec une quipe de quatre huit personnes et en moins de trois jours de travail une strat gie 3 O 5 ans Page 6 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Un outil de diagnostic rapide D finir une strat gie peut se heurter plusieurs cueils classiques E O trouver le temps de mener efficacement une r flexion sur le long terme hors des urgences et de la gestion quotidienne E Par o commencer Comment travailler avec m thode E Comment g rer une information suffisamment large pour b tir une strat gie bien document e sans se perdre dans le d tail Le DCA permet une r colte structur e par tape de l information Une combinaison originale de six analyses transforme les pr occupations individuelles li es un moment donn en une r elle r flexion commune sur le futur Le travail ainsi accumul produit en fin de d marche un document structur cadrant les d cisions prendre Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 7 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Les enjeux d un plan strat gique Chacun convient qu il est aujourd hui essentiel pour une structure conomique et sociale de d gager une strat gie de rapprocher ses moyens de ses objectifs D gager u
104. les et renforcer le pilotage des projets l avenir il s agit d s maintenant de stabiliser d automatiser et d informatiser plus encore la production de l information financi re Vos mots clefs E Mettre un prix sur chaque chose E Suivre les d penses et recettes Juger ses objectifs financiers Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture de d cision de suivi et d valuation sur une base financi re Le perfectionnement de votre syst me d information financi re sans doute informatique sera une priorit essentielle dans votre cas Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques MONEY CONTR LE S26 a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir vous concentrer sur le contr le la ma trise et le suivi des flux financiers tant en entr e qu en sortie Votre priorit consolider votre syst me de contr le financier interne b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Expansion Croissance tablir les r elles suivre la structure conomies d chelle des co ts Consolidation Projet Evaluer un projet pilot par budget contr ler de l volution des co ts c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de revoir le syst me de signatures et d autorisation des d penses pour s assurer qu il comporte bien un syst me
105. llage diff rent de produits existants des voyage d tudes visites de salons ou foires sp cialis e peuvent vous donner une meilleure id e des capacit s suppl mentaire et du potentiel d innovation qu un changement d quipement vous permettrait concr tement d culture d velopper L enjeu ici sera de se tenir informer de l innovation dans les quipements que vous utilisez d en d couvrir rapidement le potentiel d innovation et de simplification de la production ou de la d livrance du service Nouvelles machines nouvelles technologies nouvelles m thodes tout doit vous inciter int grer l avenir l innovation dans vos processus de production Or il est habituel de commander du mat riel d j connu ou plus g n ralement de se contenter de reproduire avec le nouveau mat riel ce que l on faisait avec le mat riel de la g n ration pr c dente Pour renforcer le pilotage de vos projets lavenir il sera donc strat gique d anticiper les prochaines volutions technologiques Vos mots clefs H Veille technologique E Nouveaux mat riaux m thodes MH Substitution de composantes Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture de l innovation et d tre souple quant la m thode la composition et la mani re de r aliser le produit pour profiter pleinement et rapidement de ses capacit s nouvelles Institut francophone d
106. lus gros projets Un syst me de vase communiquant de solidarit entre unit s de gestion peut dans votre cas s av rer strat gique Vos mots clefs E Concentration des moyens MH Vases communiquant solidaires H Clarifier les budgets existants Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture financi re plus simple plus concentr e plus unifi e Objectiver les habitudes d affectation devrait permettre avec des op rations de r duction des co ts de d gager des moyens efficaces et suffisants sur au moins une priorit MONEY ORGANISATION El a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir distribuer autrement les budgets et moyens financiers Votre priorit remettre le paquet gt sur les secteurs prioritaires b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Page 110 sur 149 Expansion Croissance mettre le paquet sur l am lioration mettre le paquet sur la force de vente Consolidation Projet mettre le paquet sur une priorit mettre le apquet sur les conomies c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de repartir des grands quilibres ce qui rapporte ce qui coute d affecter vos moyens des priorit s claires en diminuant les co ts fixes au profit de ces investissements exceptionnels ou ponctuels de revoir l utilit et l
107. n e Le sc nario de croissance forg sur le signal faible et la travaillant le signal fort et la fonction faible de votre fonction forte de votre analyse vous invitera centrer analyse vous invitera en outre vos efforts sur vos forces et sous traiter ou d l guer la gestion de vos points faibles centrer en outre vos efforts sur Vos leviers et piliers de croissance Sc nario B Sc nario de d expansion Croissance M C Sc nario D Sc nario de de Projet Consolidation e Le sc nario projet fond sur l le signal faible et la fonction 2 plen tanter le Senelio e forte de votre analyse vous la fonction faible de votre invitera centrer vos efforts ae le scenario de sur une priorit un chantier consolidation vous invitera exp rimental avant d en centrer vos efforts sur vos g n raliser ventuellement les points de vuln rabilit r sultats En int grant nos signaux et nos fonctions forts ou faibles ces quatre logiques le DCA nous permet de g n rer quatre sc narios strat giques possibles adapt s notre situation Page 72 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Le sc nario strat gique est donc l int gration de notre portrait d organisation trac avec le DCA dans une matrice a quatre logiques de d veloppement Le DCA produit mes signaux et fonctions fortes ou faibles Quatre sc narios strat giques L ampleur et la
108. n ses ressources avec ses objectifs De mani re g n rale nous pouvons consid rer qu il y a au minimum dans le travail de strat gie 1 un objectif atteindre 2 un bilan des ressources disponibles 3 une analyse du contexte Nous reprenons sur ce th me une deuxi me collecte d information sur le m me principe de 6 s quences de 6 minutes chacune cette fois on part de 1 post it pour finir la collecte par 6 post its Page 31 sur 149 Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Deuxi me collecte d information S QUENCE 1 VISUALISER CE QUE NOUS SERONS DEVENUS S quence 1 en six minutes maximum identifiez sur un post it mauve par personne ce que vous pensez que nous serons alors devenus Que ferons nous Comment vous repr sentez vous la structure Que fera t elle Quels seront ses clients Vous pouvez bien s r ici faire un texte un peu plus long vous avez six minutes devant vous Que serons nous devenus dans 3 ans J En regroupant ici les diff rentes r ponses vous pouvez 1 p pers travailler la vision que vous avez de vous trois o cinq ans S QUENCE 2 SUR QUOI APPUYER CETTE R USSITE 2 p pers S quence 2 en six minutes maximum identifiez sur deux post its bleus par personne Attention C est bien deux post it bleus ici il y a inversion des couleurs bleue et rose pour quilibrer la collec
109. nant de se pr parer des volutions rapides de m tiers qu il va falloir anticiper Se pr parer par de la formation et une vieille technologique plus syst matique est ici essentiel La migration des comp tences de vos ressources humaines vers de nouveaux m tiers ou de nouvelles mani res de faire son m tier doit s accompagner de mani re plus g n rale d une gestion pr visionnelle int gr e de vos besoins en ressources humaines Page 96 sur 149 Vos mots clefs E Nouvelles comp tences H Nouvelles mani res de faire MH Faire un autre m tier Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture de la mutation permanente du m tier de la formation continu e et du plaisir de d couvrir Le donnant donnant doit devenir du gagnant gagnant MACHINES PRODUCTION S17 a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir assurer une mont e en charge de vos quipements doper votre production Votre challenge le rendement Votre priorit augmenter vos volumes de production votre productivit b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Expansion Croissance sous traitance i productivit et co production Consolidation Projet rendement reengineering IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome c Pistes de travail utiles Il conviendrait d
110. nd son bloc de feuilles et transcrit sous la question initiale les difficult s qui ne sont pas solutionn es dans une premi re rubrique Points travailler Difficult s travailler Reprendre ici les difficult s sans solutions Solution ancrer plus dans le contexte actuel Reprendre ici les solutions sans lien direct avec des difficult s Page 42 sur 149 IFEAS 2005 2007 TRANSCRIPTION DES POST ITS CONSTRUCTION D UN DOCUMENT SYNTH SE Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome L avantage des post its comme nous allons le voir dans la suite de ce travail c est qu ils permettent de regrouper les id es r colt es dans des logiques diff rentes et ceci d tape en tape chaque tape nous allons d faire le classement de l tape pr c dente il faut donc transcrire les groupements successifs au fur et mesure sur papier En utilisant les num ros des post its vous simplifiez bien s r le travail de transcription tout en conservant la possibilit de revenir au tableau de correspondance entre ces num ros et les id es de chaque post it Nous avons l un bon premier tour de table sous la forme d un bilan et d actions mener si possible court terme Votre document plan strat gique se compose donc maintenant de quatre parties 1 L analyse directe des donn es collect es par couleurs 2 La liste des point
111. ne strat gie c est se donner les ressources d anticiper de concentrer ses moyens de mobiliser les nergies et de se donner une possibilit de cr er des synergies entre les acteurs Un plan strat gique apporte de la visibilit de la lisibilit Il traduit une volont d tre en partie au moins acteur de son avenir La confection d un plan strat gique est en outre l occasion d un dialogue constructif imaginatif et fondamental entre les porteurs de la structure Il renouvelle l adh sion donne du sens et envoie un signal fort aux partenaires L quipe IFEAS apporte avec le DCA une aide la d finition de sa strat gie qui rend le co t d obtention d un plan strat gique plus raisonnable La mobilisation en temps r partie sur trois jours augmente en outre la coh rence du travail r alis QUAND UTILISER L OUTIL DCA Pour faire le point am liorer le fonctionnement en quipe et bien s r d finir la strat gie future d une structure quelle que soit sa taille Page 8 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome A QUI S ADRESSE UN TEL OUTIL Le DCA est particuli rement utile pour E les comit s de direction E les groupes de r flexion E les quipes projet m me en cr ation E les petites quipes orient es service E les bilans de service E l valuation partag e de son activit Le DCA est moins utile E en cas de conflits ouverts
112. nn es regroup es sous un grand titre Analyse directe des donn es Sous le titre Perspectives noncer les grands th mes composant notre vision trois ans et les premiers pas faire Synth se des post its mauves puis ins rer la liste compl te des nonc s de chaque post it mauve Ouvrez un second chapitre Composantes durables de d veloppement pour r ussir ce d fi nous pouvons nous reposer sur Synth se des post its bleus puis ins rer la liste compl te des nonc s de chaque post it bleu QE Regroupez alors la synth se des post its orang s sous le sous titre Priorit s de gestion Nous devrons aborder de front Synth se des post its orang s puis ins rer la liste compl te des nonc s de chaque post it orang D Zones difficiles travailler nous devrons aussi traiter Synth se des post its jaunes puis ins rer la liste compl te des nonc s de chaque post it jaune 12 Un document mod le au format Word est disponible soit sur le site www ifeas org soit sur http dca strategie blogspot com Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 39 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Verts Ouvrir un sous titre Gisements d am liorations les pistes suivantes s ouvrent nous Synth se des post its verts puis ins rer la liste compl te des nonc s de chaque post it ve
113. nostic Court Autonome D finir une strat gie gt Nous arrivons maintenant quasiment au terme de notre travail de traitement des donn es et nous allons pouvoir entamer le travail de d finition de notre strat gie DIFF RENCIER PLAN STRAT GIQUE ET PLAN D ACTION Il est essentiel d s pr sent de bien d finir la diff rence entre un plan d action et un plan strat gique Le plan d action indique des actes faire qui fait quoi quand etc Une sorte de catalogue d clin en actions avec des d lais des moyens et une r partition entre responsables La strat gie indique quant elle une attitude constante conserver dans la gestion de nos moyens pour donner vie plus long terme la vision que nous souhaitons b tir quels que soient les incidents que nous allons rencontrer ou les actions ponctuelles que nous avions pr vues de mener La strat gie est un cap L action un coup de rame dans l eau Il s agira chaque fois de se demander que faut il faire dans ce cas pour conserver le cap vers la situation future d sir e Ramons nous dans le bon sens Si le plan d action liste les actes faire d ann e en ann e le plan strat gique indique lui sur une p riode de plusieurs ann es l attitude qu il faut maintenir au travers de tous les actes pour d gager jour apr s jour d cision apr s d cision une coh rence durable Page 64 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA
114. nouvelles technologies ne les rende pas tout simplement obsol te apr s deux ou quatre ans c est dire dans ce cas que sur la dur e du plan strat gique la majeure partie de vos quipements auront chang s Vos mots clefs E Capacit d investissement M R organisation des moyens E Limites r elles de production Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture du co t de possession de machines de plus en plus ph m res IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome L impact sur le mod le conomique de cette n cessit quasi permanente d investir peut tre critique dans certaines activit s Il demande des calculs de co t de possessions plus complets et un sch ma d quipement plus int gr tout en tant plus volutif La politique d achat centralis e peut devenir strat gique dans ce cas MACHINES EVALUATION RZ a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir mettre des euros sur chaque machine Votre priorit ma triser les d penses li es aux quipements b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Le principe je ne produis que si je fais une marge entre le prix de vente et le co t de production Pour le prix de vente les choses sont g n ralement claires pour le co t de production le calcul peut tre plus complexe Croissance Ex
115. on et d adapter les plans d volutions salariales aux volutions possibles du chiffre d affaire et de la structure des ventes adoption d une gestion pr visionnelle des emplois est un objectif moyen terme plus important que l on ne le pense peut tre aujourd hui Etablir ce qui a de la valeur dans chaque p le d activit s et dans chaque fili re m tier permet de mettre en avant des qualit s importantes pour l avenir Les valuations pourront tre plus critiques et d gager des plans d am lioration individuels et par m tiers au fur et mesure que le lien entre d veloppement de l entreprise et d veloppement des comp tences sera clair pour le plus grand nombre Tester ce travail d valuation et de plan de carri re sur une premi re fili re m tier peut rendre plus lisible le programme de travail complet IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome d culture d velopper Votre point faible l avenir sera sans doute le co t de vos ressources humaines Pour d gager les ressources utiles l avenir il s agit d s maintenant de valoriser autrement l intervention humaine dans la structure des co ts de production De mani re plus g n rale il s agit d am liorer la rentabilit de vos quipes par une augmentation de valeur des biens et de l utilit ajout e pour les services Vos mots clefs H Ma trise des co
116. onc d tablir vos production potentiels de de r fl chir l am lioration continue de la productivit ou des op rations de modernisation de changement de technologies ou des d marches plus ambitieuses de reengineering analyse des processus une analyse fonctionnelle ou un calcul des temps r els d utilisation et de disponibilit du mat riel peuvent documenter de telles d marches de simplifier les produits ou du moins leurs processus de r alisation de standardiser et r duire la gamme de produits de revoir les r glages machines les exigences qualit ou les flux entre d partement peut faire gagner de pr cieuses demi journ es d augmenter la coh rence de votre parc machine s assurer des contrats de maintenance efficace tout en veillant la s curit de l ensemble sont strat giques jnt grer la production de la commande la gestion des stocks au plus juste est un enjeu plus long terme et investissement important une r flexion sur d ventuelles cr tes de production permettrait aussi de d lester certaines t ches entre unit s ou vers des sous traitants Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques la r utilisation de gabarits de notes de plateformes de mod les ou de composants pr fabriqu s peut pargner galement du temps et faire gagner de la productivit et de la qualit standardis e d cul
117. ons retrouv dans la biblioth que comprenant quarante alternatives Nous avons opt pour un de ces quatre sc narios Voyons maintenant comment nous allons maintenant d velopper notre strat gie et le document qui vous permettra de la rendre lisible par tous Page 124 sur 149 IFEAS 2005 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome D velopper sa strat gie D A Conclusions des analyses Contenu des collectes Sc nario de d veloppement v Strat gie Nous avons d une part toutes les actions que nous ont sugg r es les collectes d information Nous avons les conclusions de chaque analyse Analyse directe la converture Analyse des risques qualit faiblesse Analyse th matique priorit s Analyse manag riale Analyse fonctionnelle signaux fort et faible fonctions forte et faible Ainsi que le sc nario de d veloppement que nous avons choisi consolidation projet etc Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 125 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome ORGANISER SES ID ES Vision trois ans Leviers Options Voici de mani re sch matique comment nous allons organiser notre r flexion strat gique Nous partirons de la vision trois ans notre but et ce sur quoi nous devons compter pour y arriver Nous travaillerons alors selon la logique choisie croissance expansion projet ou consolidation pour ensuite d
118. opter les couleurs reprises AN ici car toutes les explications de ce guide se basent sur fi ces diff rentes couleurs Dans le cas contraire vous aurez simplement faire la transposition avec votre propre gamme de couleurs Il faut en outre E Un local avec grand tableau murs lisses ou grandes fen tres sur lesquels nous pourrons coller les post its produits par le groupe E Bics marqueurs feuilles blanches E Ce mini guide pour l animateur E Une minuterie ou une montre chronom tre MAT RIEL UTILE M un ordinateur pour la transcription imm diate des informations avec un non participant pour la prise de note Maintenant vous tes pr t 11 Jeu sym trique d information Page 20 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Composez le groupe de travail La composition du groupe de travail qui va fournir l information de base notre r flexion est tr s ouverte Le groupe peut comprendre tout le moins les d cideurs strat giques ou importants de l organisation Le groupe est n cessairement restreint L organisateur r unit id alement six participants Le nombre peut varier de quatre huit par groupe En cas de nombre plus important de participants plusieurs groupes de six personnes peuvent travailler en parall le Attention de pr server une dynamique de petit groupe c est essentiel pour la vitesse et l efficacit de la d marche dont la princ
119. os choix d amortissement et de remplacement des quipements Vos mots clefs Renouvellement machine et ROI Co t total de possession MH Options techniques li es et forg es sur base des crit res de choix du client final Page 104 sur 149 Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture de l investissement productif financi rement et distinctif sur le march aux yeux du client final MACHINES ORIENTATION ZZ a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir suivre l volution technologique Votre priorit anticiper l volution des m thodes de travail et des technologies propres votre domaine de production b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Expansion Croissance avantage i innovation produit concurentiel Consolidation Projet voyage d tude habillage produit c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de se tenir informer des volutions technologiques et des nouvelles performances et sp cification des quipements dont vous aurez besoin l avenir d exploiter les nouvelles technologies pour affirmer un avantage concurrentiel sur le march de lier l acquisition de nouvelles machines leur pleine exploitation gr ce de nouveaux produits ou un IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome habi
120. our renforcer le pilotage de vos projets l avenir il s agit des maintenant d organiser autrement vos lignes de tr sorerie vos placements vos r serves et calculs financiers La gestion financi re court terme prendra pour vous et vos quipes une dimension strat gique d ici Les trois ans venir Vos mots clefs H Calcul des besoins de financement H Gestion de tr sorerie H Acc l rer entr es retarder sorties Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture de la ma trise des d penses Modifier les pratiques de facturation et les d lais de paiement sera essentiel payer plus tard encaisser plus t t MONEY COORDINATION S28 a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir concentrer autrement vos priorit s d investissement et les affectations budg taires Votre priorit investir massivement pour voir des r sultats strat giques prioritaires se r aliser plus rapidement Halte au saupoudrage A l clatement des moyens pour que touts le monde soit content b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Croissance Expansion priorit l organisation priorit aux ventes Consolidation Projet priorit aux conomies priorit un projet c Pistes de travail u
121. ous allons comparer notre projet de vision trois ans avec ce que nous tions il y a 3 ans et 6 ans voire pour les v n rables institutions 9 ans Il y a 9 ans Il y a 6 ans Il y a 3 ans l l ya yao Va Aujourd hui Dans 3 ans nous tions nous tions nous tions Dans cet exercice rapide allez l essentiel L important est de sentir votre rythme effectif de changement sur trois ans Calquez proportionnez r fl chissez votre vision trois ans sur base de ce rythme effectif de changement Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 139 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome POND RER EN FONCTION DES RESSOURCES Nous avons conserv le meilleur pour la fin Les plus belles strat gies et les plans d action les plus pr cis ne sont rien sans les ressources n cessaires leur mise en uvre La question est d j trait e dans le choix de la strat gie mais elle est plus sensible et r clame plus de pr cision pour les plans d actions Il convient donc pour chaque action et pour chaque phase des plans d action d estimer le temps les ressources humaines techniques et financi res qui seront mobilis es Plus d taill e comptes et bilan projets de budget plan d affaires structure des co ts pour les strat gies d entreprise cette partie peut tre plus l g re pour les projets d association ou les groupes de projets RETOUR AU DOCUMENT
122. p pour certains sera peu de chose pour d autres et vice versa Aussi basez vous sur Votre intime conviction Pour votre propre organisation ce que vous seriez pr ts investir en terme de temps de ressources humaines d argent ou de ressources mat rielles vous appara t il comme tant une proportion importante ou faible de l ensemble de vos moyens 5 Nous parlerons en cas de moyens tr s faibles volontairement attribu s la strat gie de politique opportuniste c est dire de la volont de conserver l essentiel de ses moyens pour des opportunit s ponctuelles et aujourd hui inconnues Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 69 sur 149 Strat gique Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Nous allons maintenant combiner successivement ces deux questions et ainsi ouvrir quatre formes bien diff rentes de progression vers notre objectif 3 ans Deux choix 1 le rythme 2 l ampleur Les logiques Sc nario Page 70 sur 149 Politique d investissement Rapide aller vite Peu de ressources Logique de projet Vous avez peu de ressources investir mais vous voulez des r sultats rapides Entrez dans une logique de projet Essayer avant de g n raliser Le DCA va nous inviter alors travailler le couple signal manag rial faible et la fonction forte Beaucoup de ressources Logique d expansion
123. p ration de regroupement jusqu au moment o l on obtient un nombre de groupes avec lesquels il appara t r aliste de travailler de mani re op rationnelle On tente de faire ce regroupement jusqu au moment o l on obtient entre 3 et 9 groupes th matiques de post its N A On conserve de 3 9 th mes maximum On calcule combien il y a de post its par th me On classe les th mes par ordre d importance num rique du plus grand au plus petit nombre de post its regroup s Le th me avec le plus de post its repr sente donc la principale priorit voqu e par le groupe de travail et ainsi de suite jusqu au score le plus bas PROCESSUS DE TRAVAIL PHASE 2 TRANSCRIRE ET PHRASER Nous allons pouvoir maintenant transcrire dans 3 l ordre d importance chaque th me et faire une synth se des id es des diff rents post its en leur donnant du sens cr er des phrases logiques Ce travail doit tre respectueux du sens des post its et m rite d tre fait au moins deux r dacteurs Ne consacrer cependant quun temps minimum ce travail de r daction pour le moment le reste de l analyse viendra sans nul doute l enrichir Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 45 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome PROCESSUS PHASE 3 TENIR COMPTE DES COULEURS Dans les diff rents th mes obtenus au terme de ces regroupements successifs vous verrez appara tre des nu
124. p fort nous pr cise le retour d exp rience de l quipe DCA De m me une expansion massive et rapide de nos activit s doit nous conduire exploiter ce que nous savons le mieux faire L externalisation rapide de nos faiblesses fonctionnelles devient donc essentielle Il est strat gique que le management se concentre sur les points d excellence marquant lui m me une mutation rapide coh rente avec les efforts qu il va demander tous logique d expansion correspondrait donc le sc nario strat gique de management compos ainsi signal faible fonction forte Si nous choisissons par contre une ogique de croissance avec la volont d investir beaucoup mais d taler cet investissement dans le temps la matrice du DCA nous invite travailler alors plut t notre signal fort et notre fonction forte Ici pas de changement rapide du leadership mais une am lioration continue de nos qualit s de manager qui se manifestera dans la dur e Page 74 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome De son c t une logique de projet avec tout ce que cela implique savoir la volont d aller vite et d investir peu d essayer avec une petite quipe avant d investir plus g n ralement correspondrait notre signal faible et notre fonction forte Travailler nos faiblesses de manager et travailler sur les points faibles de l organisation La conduite de projet permet en effet d essayer
125. pansion calcul de rentabilit palier de valeur marginale Projet Consolidation J calcul d une structure de co t co ts de fabrication Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de calculer ce que je gagne vendre plus si mes limites de production sont atteintes et que nous devons r investir de mani re plus g n rale un exercice de calcul de structure de co t s av re urgent avant de transformer vos capacit s de production de bien calculer d s l avant projet de toute nouvelle commande le calcul de rentabilit y compris machine de mieux tablir les r els de fabrication ou de d livrance de service de programmer sans doute plus finement les investissements machines d culture d velopper Votre point faible l avenir sera sans doute le vieillissement de vos produits de vos quipements de vos savoirs faire Pour renforcer le pilotage de votre structure il s agit d s maintenant de mieux suivre vos investissements et de mieux valoriser chaque machine Des co ts de recyclage d mant lement reconditionnement assainissement ou des taxes p nalisant certaines technologies sont consid rer au regard d aides et de subsides li s la modernisation des quipements et peuvent jouer dans les d cisions de rythme de remplacement Des r flexions de
126. r cis s Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 25 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome D roulement des 6 s quences gt PREMI RE COLLECTE CE QUI NE VA PAS rs S quence 1 en six minutes maximum identifiez 6 p pers difficult s par rapport votre situation actuelle vos objectifs missions projets Ecrivez chaque id e sur un des six post its jaunes Six difficult s que conna t aujourd hui la structure premier chapitre de votre plan strat gique Nous obtenons donc un premier bilan connotation n gative de l existant J On regroupe ici les diff rentes r ponses dans un gt DEUXI ME COLLECTE CE QU IL FAUDRAIT FAIRE 5 p pers S quence 2 en six minutes maximum listez et d crivez 5 am liorations apporter par rapport ces difficult s ou par rapport la situation sur cinq post its verts Cinq propositions solutions ou pistes de travail En regroupant ici les r ponses vous cr ez un volet plus positif plus constructif votre bilan de l existant Page 26 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome gt TROISI ME COLLECTE POURQUOI NE FAIT ON PAS CE QU IL FAUDRAIT FAIRE w S quence 3 en six minutes maximum identifiez pourquoi ces excellentes id es d am lioration n ont pas d j t mises en uvre Inscrivez quatre obstacles qui nous emp chent
127. r ler l effet de vos d cisions et suivre plus finement leur mise en uvre IlL faut d multiplier vos efforts de v rification et de suivi de chaque d cision Il va falloir entrer dans une culture de contr le plus syst matique Il s agit d s maintenant d tablir et de multiplier les points de contr le dans votre syst me de d cision Si vous le pouvez clarifier d s le d but les conditions de r ussite du travail de chacun Allez si possible jusqu aux indicateurs de r ussite Votre capacit contr ler les effets de vos d cisions sera d terminante l avenir Vos mots clefs M Qui contr le M Que contr le le management M Sur base de quoi contr le t on Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture du contr le Page 115 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Un contr le plus syst mique objectiv plus Sortez de la notion de contr le sanction pour allez vers un contr le plus con u comme une opportunit d am lioration de correction court terme d quit et de protection des engagements des r alisations des uns et des autres MANAGEMENT R GULATION EE a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir modifier votre m thode de gestion de probl mes Votre priorit transformer la gestion de probl mes en gestion de solutions b d clinaison selon les qu
128. r la capacit et l efficacit de vos d cideurs s imposera de plus en plus La compr hension l adh sion et la mise en uvre r elle sur le terrain de vos d cisions sera essentielle l avenir V rifier en quoi vos d cisions sont efficaces sera votre principal d fi d ici trois ans Vos mots clefs M Vos d cisions paraissent logiques M Vous d cidez plus vite M Vous clarifier qui fait quoi gt Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture de management plus rapide plus efficace plus unie plus lisible plus logique gt pour les op rateurs les partenaires et les clients Il faut mieux d cider et mieux assurer le leadership MANAGEMENT INFORMATION EZ a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir mieux informer mieux communiquer vos d cisions Votre priorit la transparence b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Croissance Expansion 7 past ratique de accessibilit M 7 l information TR Consolidation Projet documentation des d cisions projet communication interne Page 114 sur 149 c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc De r fl chir la mani re donc vous communiquez autour de vos d cisions faut optimiser vos actuels moyens de communication avec les autres d cideurs ou vos quipes les
129. r un maximum de contraintes impos es aux clients dans lacte d achat de biens ou d utilisation de vos services Vos mots clefs M Plus simple pour le client Plus d atouts et de fonctions H Mieux formuler l offre future Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture de flexibilit dans les moyens de vente et d entamer une r flexion urgente sur le rendement de votre actuelle force de vente IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Pour soutenir l effort de vente il faudra recomposer vos produits et services de mani re mieux y inclure les fonctions et les aspects r pondant le plus exactement possible l quation d achat des clients MARKET EVALUATION Et a Priorit strat gique recommand e Pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir migrer vers des produits des services des fonctionnalit s forte valeur ou utilit ajout e Votre priorit augmenter la valeur de vos ventes augmenter l utilit de vos services b d clinaisons selon les quatre logiques d investissement Croissance Expansion renforcer quilibre conomique des achats ajouter des produits Valeur ajout e Consolidation Projet Refondre fonction et valeur du produit retirer les produits faible valeur ajout e c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de mieux gagner sa vie c
130. ra un enjeu d terminant pour votre structure Des formations en gestion de conflit du team building intelligent du coaching et un travail sur un projet strat gique mieux partag sont des bons premiers pas Vos mots clefs MH Leadership constructif H Capacit n gocier M Esprit d quipe Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture plus orient e sur l esprit d quipe IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome MANAGEMENT COORDINATION SE a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir d cloisonner Votre priorit mettre tous les d cideurs autour de la table et faire de votre intelligence collecte un atout b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Croissance Expansion Un r el d cloisonememt Des r unions efficaces Consolidation Projet une coordination transversale un conseil de direction uni c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de v rifier unit de vue des membres actifs de la direction de votre structure de d velopper une pratique de la consultation des uns et des autres de mieux r fl chir el but de chaque r union de d velopper une coute pr cise des besoins de chacun par chacun d cloisonner c est dire permettre des suggestions constructives de part et d autres inters
131. ravail entre les quipes et retirer des activit s r guli res toute une s rie de t ches simplifier la r alisation des services ou de certains produits Vos mots clefs H Moins de ressources humaines H Mieux de ressources humaines MH Restructurer les postes de travail Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture orient e rendement Il s agit de promouvoir une utilisation optimale des ressources humaines tant quantitative que qualitative Une valorisation plus syst matique du temps de chaque ressource humaine devrait s accompagner de perspectives moyen et long termes pour chacun MAN EVALUATION E a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir valoriser chacun faire suivre son niveau de salaire d une augmentation de la valeur de son travail vous attacher durablement la fid lit de vos experts Votre priorit valuer et accro tre la valeur de vos ressources humaines b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Page 94 sur 149 Expansion Croissance valuation plans de carri re renforcement Consolidation Projet planification d une fili re m tier valuation am lioration c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc d valuer et de renforcer les qualit s acquises de vos op rateurs d tablir leurs souhaits d voluti
132. re en sortant de cette r union Que faudrait il d cider comme premier pas dans la bonne direction Par quoi allez vous ensemble commencer Quel signal faut il donner 1 p pers Le premier pas faire Cet apport permet de clarifier les th mes qui devraient tre directement accessibles tre trait s prioritairement Page 28 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Organisez l information Nous avons maintenant 21 post its par participant soit 6 jaunes 5 verts 4 orang s 3 bleus deux roses et un mauve Collez maintenant ces post its sur une fen tre ou un tableau en les regroupant par couleur Nous vous pr conisons la disposition suivante comme tant par exp rience la plus pratique 4 ecolonne 5 Mecolonne 6 colonne 3 leviers 2 d livrables 1 pas faire documents 3 colonne 4 obstacles 2 ecolonne 5 pistes ou 1 colonne 6 difficult s solutions E OOOOUL LODEL NUM ROTEZ CHAQUE POST IT Choisissez un m me emplacement pour cette num rotation Par exp rience il vaut mieux indiquer ce n en haut au milieu du post it En pratique donc s il y a 6 personnes dans le groupe il y aura 36 post its jaunes dans la premi re colonne Ils doivent tre num rot s de 1 36 On continue alors la num rotation ainsi de suite pour les couleurs suivantes de mani re ce que chaque post it soit i
133. rganisation de votre syst me d information de production et la fois un travail de formation de tr s haute qualification technique pour votre personnel Vous aurez en effet besoin l avenir d une quipe qui ma trise parfaitement le processus de production L excellence sera dans votre cas strat gique Une r flexion plus permanente de plus longue haleine en groupe de partage d exp rience sur les bonnes pratiques doit permettent de progresser rapidement et constamment dans la ma trise du m tier IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Avoir les bonnes consignes la bonne information doit permettre de mieux produire Challenge chacun doit avoir l information utile au bon moment et ainsi mieux ma triser son environnement de production Vos mots clefs E Expertise des op rateurs E Connaissances techniques E Fluidit de l information dans les quipes et les processus Il va tre strat gique d entrer dans une culture d quipe soud e et de haut niveau professionnel chacun le plus expert possible dans son m tier MACHINES CONTR LE SE a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir mieux organiser votre contr le de production Votre priorit ma trise des processus et assurance de la qualit b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Croissance Expansion m
134. rojets l avenir il s agit des maintenant de d velopper l autocontr le et de mieux int grer l importance du contr le dans le travail aupr s des quipes et des cadres Mieux valuer l apport de chacun mieux cerner la productivit mutuelle mieux suivre les circuits financiers les emplois du temps et ce beaucoup plus syst matiquement encore IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome En un mot plus que de serrer les boulons il s agit de faire preuve de plus d quit d galit de traitement d honn tet d objectivit et de transparence La recherche de la conformit deviendra une de vos pr occupations il faut d j vous y pr parer et de mani re plus g n rale repenser vos contr les tous les niveaux de l organisation Vos mots clefs E Contr le M R gle claire quitable pour tous E Sanctions r elles et Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture du contr le bien compris de la r gle de l quit et de la transparence Le dialogue doit tre clair et direct avec les quipes Les moyens de production doivent tre efficaces Les outils de contr le qualit doivent tre contr l s eux m mes et bien s r les op rateurs doivent pouvoir comprendre ces contr les Il s agit ensuite d anticiper ces contr les par des pratiques d autocontr le efficace et une volont de correction apr s to
135. rt Pistes concr tes parmi ces pistes des outils ou documents suivants peuvent s av rer utiles Synth se des post its roses puis ins rer la liste compl te des nonc s de chaque post it mauve Vous pouvez t l charger une structure vide de rapport J type de DCA sur le site www ifeas org introduire le code DCA8 dans le moteur de recherche du site pour afficher directement ce document Sur http dca strategie blogspot com REGROUPER LES ID ES D ACTION Au fur et mesure du travail prenez l habitude aussi de noter toutes id es d action auxquelles les l ments d information vous font penser Ces pistes de travail seront bien utiles dans la phase de d cision Tentez d j de regrouper ces propositions par grands th mes possibles Vous pouvez les positionner sur une chelle multipli e des urgences par les importances relatives gradu e de 3 3 Vous obtenez un tableau titr comme suit Action possible Action a Vous commencez esquisser les premiers plans d action Page 40 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Analyse L analyse de la couverture forces et faiblesses ar J S Nous abordons maintenant une deuxi me couche d analyse de cette r colte d information Nous l appellerons analyse de la couverture des forces et des faiblesses Nous tentons ici de cerner le niveau de couverture des difficult
136. s insuffler d culture d velopper Pour r ussir l avenir vos d fis il s agit d s maintenant de r partir autrement les responsabilit s Ce changement devrait id alement se faire avec un grand soin apport la stabilit de l ensemble de la structure Mais l o c est n cessaire il faut faire mieux correspondre les profils des responsables avec le challenge actuel de chaque service Votre d termination et la clart de la nouvelle organisation seront un d fi pour l ensemble des d cideurs de votre structure Il faut retrouver terme une hi rarchie soud e Vos mots clefs M Plan de structuration M Prise en charge r elle des dynamiques conomiques et organisationnelle par le management M Mieux conna tre les qualit s et d fauts de chaque d cideur Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture o le d cideur rel ve des d fis accessible son temp rament son exp riences ses profils personnels Quelle que soit la ou les grilles que vous adopterez l enjeu est de mieux conna tre chaque manager et de les faire voluer l o c est raisonnable de penser qu ils peuvent mieux encore compl ter leur profil acquis IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome MANAGEMENT EVALUATION a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir valuer mieux chaque d
137. s nonc es par solutions propos es et vice versa Il s agit de savoir si le groupe qui d finit des probl mes trouve aussi des solutions ces probl mes On va donc rapprocher l ensemble des post its qui reprennent les difficult s ressenties et voir en quoi l ensemble des post its reprenant les solutions ou pistes de travail y apportent ou non une r ponse Post its difficult s Post its solutions L enjeu est de d gager d s maintenant des difficult s qui ne seraient pas rencontr es par des solutions Ou de rep rer des solutions qui ne r pondent pas directement un des probl mes voqu s Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 41 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome CORRESPONDANCES TABLIR La question est en quoi sur le sch ma ci dessous les post its des zones pointill es vertes rencontrent bien les difficult s voqu es par les post its des zones pointill es orang s 1 colonne 2 colonne 3eme colonne 4 colonne 5 me colonne 6 colonne 6 difficult s 5 pistes pour 4 obstacles et 6 points r ussir et 5 et quatre faibles pistes de risques gestion du risque 3 leviers et 2 d livrables le 1 pas deux piliers et trois et la vision composantes trois ans de croissance MAA N interviennent pas dans cette analyse CONCLUSIONS TIRER LE NIVEAU DE COUVERTURE L animateur pre
138. s diff rentes phases Donnez vous un temps de distraction entre la transcription et l analyse d au moins une demi journ e mais pr voyez un rythme soutenu de travail sur une semaine N H SITEZ PAS VOUS FAIRE ACCOMPAGNER Le DCA est un processus r ellement simple Il vous suffit de proc der pas pas en suivant simplement ce guide En cas de besoin envoyez vos questions pratiques contact ifeas org Toutefois il comporte deux grilles manag riale et fonctionnelle qui demandent un peu plus de discernement que la lecture directe des contenus Page 14 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Tentez si vous le pouvez un premier essai avec quelques complices sur un p rim tre plus mesur celui de votre propre service ou d partement par exemple La deuxi me exp rience est toujours plus ais e que la d couverte en temps r el Bien s r l id al est de se faire accompagner par quelqu un qui conna t l outil et vous d charge de l animation vous permettant de mieux vous concentrer sur les changes Vous trouverez sur le m me site www ifeas org la liste des consultants exp riment s agr s pour l animation de ces processus DCA La r ussite trois ans de vos d fis m rite sans doute un investissement dans un tel accompagnement Il est galement possible de vous former en trois jours ou de faire former vos quipes d intervenants internes de mani re tr s
139. s vite possible dans une culture d aide au client de fiabilit de contrat de confiance durable MARKET COORDINATION EE a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir diversifier et mieux int grer votre offre Votre priorit cr er de la coh rence dans votre offre de produits et ou de services et ainsi flexibiliser la r ponse que vous apportez chacun b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Croissance Expansion Diversifier la Int grer dans des kits gamme Consolidation Projet Innover partir de l offre actuelle variation sur une plateforme acquise c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de diversifier votre offre de rendre vos diff rents produits ou services compl mentaires les uns des autres de d cliner partir d une plateforme centrale des produits Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques de cr er des d riv s plus ou moins adapt s un client ou un profil de client le d offrir des biens ou des services combin s ou associ s de pouvoir flexibiliser ou substituer un produit ou un composant par un autre d innover et diversifier partir de l offre actuelle plates formes d clinables y dissocier les fonctionnalit s de leur pr sentation m mes moteurs m mes si ges mais tissus et c
140. s faibles post it jaunes et et des leviers post its verts et bleus pistes de travail orang s compar e la liste des pistes de travail 3 Un bilan de la couverture des points faibles par les Page 43 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Analyse L analyse th matique LE y SA Nous passons maintenant une analyse th matique de la collecte d information Cette analyse porte simplement le nom de th matique car on y regroupe les post its qui pr sentent une ressemblance de th me d objet d acteurs de produit d tape de production ou de pr occupation quelque soient leurs couleurs Notre enjeu tablir les grandes pr occupations du moment et d gager de premiers th mes de travail pour les trois ans venir Il s agit ici de faire surgir les priorit s que devrait se fixer l quipe dans son projet de d veloppement dans son futur plan strat gique CERNER LES GRANDES PR OCCUPATIONS gt Nous allons proc der un regroupement des post its par th me quelle que soit la couleur des post its On va donc regrouper par similitude objet commun ou proximit les diff rents post its Chaque auteur de post it conserve en dernier lieu le droit de pr ciser le contenu de mani re faciliter ces regroupements Page 44 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome PROCESSUS DE TRAVAIL PHASE 1 REGROUPER ET COMPTER On poursuit cette o
141. sance Expansion forcer les ventes forcer la promotion Projet Consolidation J refonte d un processus simplifier les produits Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de vendre mieux plus vite d approfondir vos tudes et r flexions marketing d augmenter vos capacit s de production de simplifier les produits ou du moins leurs processus de r alisation de standardiser et r duire la gamme de produits de revoir votre r seau de distribution d augmenter votre effort de publicit et de promotion de g rer vos stocks au plus juste d culture d velopper IL sera strat gique de remplacer la r flexion sur le produit qu elle soit technique commerciale ou financi re par une r flexion sur les besoins du march Votre point faible l avenir sera votre pr sence trop faible aupr s de vos clients Il faut penser part de march La r flexion sur les volumes de production doit prendre une place pr pond rante dans votre management Il faudra tenir compte d une r duction des prix pr visible et baisser les co ts et les d lais de production Page 79 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Vos mots clefs Etude de march Marketing R fl chir le mode de production H R duction des co ts massification et normalisation de l
142. sance Expansion rechercher les financer la croissance ressources Consolidation Projet imaginer un nouveau mod le am liorer son cr dit financier Page 112 sur 149 c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de pr parer lavenir en cernant prioritairement ses besoins pr visionnels de financement de n gocier plus soigneusement encore les m canismes de financement des activit s de passer en revue les sources possibles de financement de veiller son cr dit financier par une bonne programmation des remboursements d imaginer comment demain on pourrait gagner mieux encore sa vie d culture d velopper Votre d fi quant l avenir sera de pouvoir compter sur des sources financement disponibles raisonnable financi rement et suffisante que pour soutenir votre strat gie Pour d gager les ressources utiles et renforcer le pilotage de vos projets l avenir il s agit d s maintenant de r fl chir aux besoins les plus solvables aux technologies les moins couteuses et aux volutions de pratiques plus r mun ratrices sur le march l aide de benchmarking de veille client et d une attention soutenue aux innovations dans le financement de vos activit s il s agit d am liorer les m canismes de financement et la rentabilit conomique de voter structure Vos mots clefs H Benchmark comparaison H Ce qui coutera moins cher
143. se au point par J Donald Phillips http wWww pedagogie medicale org vol4 4 fichei4 pdf gt Concept forg par Gregory Bateson cernant un des processus de ridigification des interactions humaines http www igb mri com html pages biblio shtml 6 Concept forg par Paul Watzlawick notamment dans son livre Comment r ussir chouer publi en fran ais au Seuil 1991 Paris 7 L Institut pour la Ma trise des Risques et la S ret de Fonctionnement IMdR SdF voir http wWww imdr sdf asso fr 8 Analyse SWOT pour strengths weaknesses opportunities threats outil marketing visant se positionner face aux dangers aux opportunit s du march nos forces et nos faiblesses analyse vulgaris e par Igor Ansoff Concept syst micien renforc par le d veloppement des syst mes de veille Le signal faible est l annonce pr coce d une nouvelle tendance masqu e par les signaux actuels forts 10 Technique de d cision en groupe labor e par Joffre Dumazedier B nigno Cac r s Paul Lengrand Joseph Rovan et utilis e par les r sistants pendant la guerre de 1945 pour parvenir d cider efficacement malgr leurs diff rences sociales culturelles et id ologiques Page 10 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Comment fonctionne cet outil Le DCA est un processus de diagnostic rapide par tapes Il se pr sente sous la forme d une succession de six grandes tapes
144. signes claires de production d une description de fonction ou encore de bons de commande explicites qu il existe pour les t ches plus complexes des fiches de poste des proc dures des modes d emploi des aide m moire et un accompagnement la prise de ces postes de travail particuliers jil convient sans doute de revoir en permanence et de mani re prioritaire tout en augmentant son caract re pratique le syst me documentaire de production les fiches produits les mod les les recettes les proc dures les manuels les tables de r f rences et de passer en revue usage r ellement fait des outils et quipements changer et enregistrer favoriser les changes et la mise par crit des bonnes pratiques et informations utiles sont essentiels Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques v rifier la transmission d information entre service et normaliser les termes les demandes et les nuances dans les bons de commande seront remettre dans vos priorit s cette coordination sera particuli rement importante si vous disposez de part et d autre d un ou de plusieurs services commerciaux et d un ou plusieurs services de production distincts commencer par la refonte d un poste de travail peut tre un bon premier pas il s agira alors d y v rifier les besoins en connaissances et en informations des op rateurs et de faire le point sur ce qui est act
145. sur des objectifs pr cis et ambitieux b Une logique de croissance volont un peu plus r aliste mais moins ambitieuse qui tient compte d une interaction plus forte de l environnement dans lequel nous voulons cependant r ussir prendre plus de poids de valeur d espace c Une logique de projet ici la volont fait place la prudence mais la volont d am liorer existe bien elle prendra simplement une forme structur e rassurante et r fl chie sous la forme de projets pilotes bien pr cis un peu de ressources investies pour voir avant de g n raliser ventuellement dans un deuxi me temps d Une logique de consolidation ici il s agit de r sister dans un environnement hostile De se recomposer pour survivre De survivre en pargnant ses ressources Pour chacune de ces quatre logiques de d veloppement le DCA fait un diagnostic vous pr conisant de combiner les signaux fournis par l analyse manag riale et les fonctions fournies par l analyse fonctionnelle Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 71 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome UN PEU DE TH ORIE LA MATRICE DCA A QUATRE SC NARIOS N NOEN O Entrons un instant dans le mod le resse Vous pouvez passer la suite pratique chacune de ces quatre logiques le DCA va du mode d emploi maintenant aligner un sc nario de gestion page 75 e Le sc nario d expansio
146. te Qu est ce qui fera durer cette r ussite J Nous obtenons ici des piliers de croissance ou de d veloppement Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome S QUENCE 3 OUTILS DE LA CROISSANCE S quence 3 en six minutes maximum identifiez sur trois post its roses par personne 3 p pers Qu aurons nous d velopp comme outils habilet s m thodes reconnaissances certification comp tences habitudes ou agilit s pour rendre durable cette r ussite Vous pouvez ici renforcer votre rubrique des d livrables de tout l heure avec des outils concrets aidant al croissance S QUENCE 4 QUELS RISQUES POTENTIELS POSSIBLES S quence 4 en six minutes maximum identifiez q sur quatre post its orang s par personne Quand nous aurons r ussi ce changement quoi devrons nous particuli rement faire attention Quels seront les risques encourus Les apports ici viendront alimenter une premi re r flexion sur les risques possibles une premi re analyse des risques et compl ter les obstacles d j r colt s lors de la premi re collecte Page 33 sur 149 Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome S QUENCE 5 QUE FAIRE FACE AUX RISQUES S quence 5 en six minutes maximum identifiez sur cinq post its verts par personne les r actions possibles pour faire face aux principaux risques ident
147. tiles Il conviendrait donc de cerner mieux une priorit et de lui consacrer des budgets importants afin de r ussir rapidement atteindre les objectifs escomptes clarifier les r gles plus habituelles d affectation des ressources sera essentiel pour conserver la mobilisation du plus grand nombre il faut amplifier la n gociation la r flexion et les sc narios budg taires pour choisir tout en tant mieux informer des enjeux des uns et de autres Un investissement dans les estimatifs de co ts les pr visions la programmation des d penses sera strat gique et devrait se traduire par des outils d aide l estimation la fixation des prix et aux d cisions d affection et d engagement Objectiver les clefs de r partition des moyens entre services entre d partements d culture d velopper Votre point faible lavenir sera la d multiplication d investissements de budgets l clatement des affectations budg taires et le morcellement de vos moyens financiers Page 109 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Pour d gager les ressources utiles l avenir il s agit d s maintenant de mieux ma triser cette complexit de l information et des politiques d affectations financi res De mani re plus g n rale le d fi sera d am liorer la concentration la flexibilit de vos moyens financiers entre diff rentes unit s de gestion sur quelques p
148. tilisateurs pour trouver d autres d veloppements et explications compl mentaires concernant ces diff rents sc narios strat giques 5M 8F Sc nario strat gique Production Volume des ventes distribution massification standardisation S01 Market Information Faire conna tre vos produits conna tre mieux vos clients S02 Contr le Contr le qualit quantit fiabilit des produits S03 Mission R gulation Service apr s vente professionnalisation contractualisation S04 Produits Coordination Flexibiliser les produits propos s diversifier l offre gamme S05 Clients Organisation Plus simple plus de rendement plus centr sur le client S06 EIEE Evaluation Plus de marge r duire les co ts migrer vers la valeur S07 Orientation Innover veille concurrents faire voluer l offre nouveaut s S08 Man Production Mobiliser plus augmenter la productivit entra ner former S09 Information Am liorer la qualification et la connaissance des op rateurs S10 Peso res Contr le Rigueur autocontr le grilles et outils de mesure normaliser S11 humaines R gulation Gestion des tensions dans l quipe team building dialogue S12 Comp tences Coordination Interchangeabilit des op rateurs mobilit couplage poste S13 en Organisation R flechir al r partition des effectifs la productivit les affectation S14 DHnaIon Evaluation Permettre chacun d voluer dans son m tier et une carri re S15 Orientation Cr er des perspectives pour chacun
149. trologie syst me qualit Consolidation Projet bilan d atelier audit c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc de passer en revue l actuel syst me de contr le qualit d auditer les parties strat giques de l appareil Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques de production et de v rifier les jauges appareils de mesure et syst mes d enregistrements ce contr le doit l avenir tre plus syst matique afin de renforcer la confiance dans le syst me de contr le de la production de pr ter une attention strat gique la qualit des appareils de mesure la fr quence des contr les leur fiabilit les marges d erreurs les niveaux d alerte minimum et maximum et bien s r le suivi de ces donn es et alertes de faire un premier bilan d atelier diff rences entre entr es et sorties pour s assurer du rendement contr lable des diff rentes unit s d exploitation d culture d velopper Votre talon d Achille l avenir pourrait bien tre le contr le de vos quipements et de vos m thodes de travail Pour d gager les ressources utiles et renforcer le pilotage de vos projets l avenir il s agit d s maintenant de construire un solide syst me de contr le de la production quantit qualit IL s agit de v rifier son syst me de contr le technique jauge talonnage tol rance Puis de mod
150. ts d information pour comprendre mais on reporte toute discussions ou d bats apr s la collecte d information DISSOCIER COLLECTE ET CRITIQUE DE L INFORMATION Dans la phase de collecte de l information il est important de bien dissocier la collecte de l information de toute critique de l information collect e Comme animateur il convient donc la fois de respecter une grande libert de parole et de demander aux participants de se consacrer essentiellement la collecte d information Nous analyserons et critiquerons l information dans un deuxi me temps apres l avoir collect e Page 16 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome VALIDER DANS UN DEUXI ME TEMPS L INFORMATION Le DCA est un outil efficace de collecte de l information mais il ne valide pas la qualit de cette information Il convient donc quand on va noncer des donn es des dates des proportions ou encore des r f rences sur les post its de v rifier a posteriori l exactitude des informations RELATIVISER LA PARTIE AIDE LA D CISION Le processus DCA s appuie sur une combinaison d analyses qui tente de d terminer les carts ou les convergences que peut contenir notre repr sentation de la situation et ce pour nous fournir un diagnostic plus complet de notre organisation Ce diagnostic se fonde sur nos perceptions de nos forces et nos faiblesses our base de ce sch ma forces faiblesses le DC
151. ture d velopper Votre d fi n 1 l avenir sera sans doute l organisation de votre production Pour d gager les ressources utiles votre strat gie il s agit d s maintenant de r former vos processus de travail ou de changer de technologie ou encore de m thode de travail De mani re plus g n rale il s agit d am liorer la productivit de vos quipements Vos mots clefs E Productivit MH Modernisation de l quipement H Refonte du mode de production Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture plus moderne de production MACHINES INFORMATION a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir augmenter la ma trise des quipements Votre priorit d velopper encore l expertise de vos quipes et plus particuli rement leur rapport quotidien aux quipements et aux proc dures Page 97 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome b d clinaison selon les quatre logiques de comparer la qualit de d investissement production visiter d autres producteurs Expansion Croissance de graduer l information de production de la simple tiquette plac e au bon endroit au manuel de production sur intranet calquer cette informations sur le syst me des d cisions prendre forger un syst me d aide la d cision syst me d information minute Consoli
152. type leasing mutualisation location ponctuelle ou simplement recherche d alternatives Page 103 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome notamment dans les logiciels permettent de concevoir autrement les tudes d quipement et la r daction des cahiers des charges Le choix d quipement ou l option pour certaines fili res de production peuvent aussi tenir compte des go ts de la sensibilit des clients pour le caract re citoyen de votre structure Reste que le crit re du prix l exception d un ventuel positionnement dans le luxe reste d terminant et que la structure des co ts de production intervient directement dans l ampleur possible de la marge La r duction des co ts de production et de maintenance sera donc pour vous strat gique La r flexion caract re plus clairement financier en termes de temps de retour sur investissement ROI doit donc en outre s accompagner l avenir d une r flexion sur l volution des besoins des go ts et des quations d achats de vos clients Qu est ce qui a leurs yeux a r ellement de la valeur De mani re plus g n rale il s agit donc d inclure dans vos choix d quipement la capacit d une nouvelle technologie produire des qualit s per ues distincte et agr able aux yeux du client tout en jouant sur les co ts des mat riaux le temps de fabrication vos politiques d achats ou encore v
153. u potentiel de nouvelles machines afin d innover au rythme de l volution des outils Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Page 135 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome D GAGER LES AXES PRIORITAIRES ET LES OBJECTIFS Vision trois ans Logique choisie Leviers Options Il est alors temps de d gager des axes prioritaires d action et de fixer sur un deux ou trois ans quand cela est possible des objectifs mesurables D COUPER LA VISION EN AXES STRAT GIQUES II s agit ici de partir de votre vision 3 ans pour en extraire quelques axes prioritaires strat giques de d veloppement nous vous conseillons de vous concentrer sur 3 9 axes de travail Exemple formateur Dans Axe 1 Nouvelles comp tences trois ans reconnus pour la qualit de nos formations nous aurons d velopp une Axe 2 Outils Internet nouvelle gamme de comp tences et des services Page 136 sur 149 IFEAS 2005 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Il s agit donc simplement de traduire la vision en piste de travail Exemple concepteurs de Gestion contractuelle biscuit Gr ce de bons contrat avec des fabricants et des distributeurs notre marque Flexibilit de fabrication jouira d une bonne notori t et nos biscuits utilisant au mieux les nouvelles possibilit s technologiques attireront des regards de gourmandise Veille technolog
154. ualit et plus particuli rement la qualit per ue par le client consommateur de vos produits ou de vos services De mieux d finir les standards de qualit les indicateurs qualitatifs les points de contr le V rifier vos outils de mesure m trologie et la connaissance pratique que les op rateurs en ont Sensibiliser et former les quipes l assurance qualit aux principes d am lioration continue Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques Renforcer le professionnalisme l implication de chacun dans la notion d autocontr le Forger des tableaux de bord de suivi avec des niveaux d alerte D velopper une culture du droit l erreur et du devoir de correction Solliciter les avis et les propositions de vos op rateurs d culture d velopper Votre point faible l avenir sera sans doute le contr le de la qualit de vos produits Pour renforcer le pilotage l avenir il s agit d s maintenant de contr ler plus syst matiquement les aspects qui int ressent r ellement le client dans vos produits et services De mani re plus g n rale il vous faudra am liorer l ad quation de vos produits avec les qualit s per ues les plus importantes par vos clients Vos mots clefs M Qualit per ue du client M Am lioration du contr le M Assurance r elle de qualit Il va tre strat gique d entrer le plus vite
155. ucture il s agit donc d s maintenant de r fl chir des sc narios possibles de valorisation de votre activit par un investissement sur les produits les centres de profits ou les activit s forte valeur ajout e S ouvrir une architecture d affaires s adaptant cette recherche de valeur c est aussi imaginer des fusions des Page 111 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome rachats des cessions des innovations des retraits de produits voire une modification de votre actionnariat Pour r ussir ce challenge de la valeur les rapports financiers et les ratios de valorisation de vos activit s doivent dor navant retenir beaucoup plus votre attention encore Vos mots clefs M Evolution de la structure E Rapprochements possibles MH Mieux cerner son c ur de m tier Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture o le p rim tre de la structure pourrait bien se calquer sur les contrastes de valeur plus ou moins courts termes MONEY ORIENTATION 532 a Priorit strat gique recommand e Pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir imaginer de nouveaux mod les d affaires de nouveaux services de nouvelles sources de financement et de nouvelles recettes Votre priorit optimiser votre mod le conomique et se pr parer conomiquement pour demain b d clinaison selon les quatre logiques d investissement Crois
156. uellement disponible et ce qui devrait l avenir tre disponible pr f rez dans la plupart des cas des formats d information simple rapide mettre en uvre et pour lesquels vous aurez un retour rapide des op rateurs d culture d velopper D fi strat gique n 1 la ma trise des consignes de production et des m thodes de travail par les quipes Pour d gager les ressources utiles l avenir il s agit d s maintenant de mieux informer et de former plus pratiquement et plus syst matiquement vos quipes Favoriser les changes en quipe par un esprit favorable la cr ation d outils l animation d espace de dialogue et d habitudes d enregistrement et de partage des activit s De mani re plus g n rale il s agit d am liorer l information et la communication interne en passant l crit Cette criture doit tre avant tout pratique pr ventive et utile Page 89 sur 149 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Vos mots clefs H Proc dures plus intelligentes H Consignes de production plus claires M Circulation de l information plus pr cise Il va donc tre strat gique pour vous d entrer le plus vite possible dans une culture du partage de l information notamment crite MAN CONTR LE S11 a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir faire preuve de plus de rigueur tous les niveaux plus de contr
157. un s minaire de travail qui s est tenu Neuilly en mars 2005 Ce s minaire a permis de faire la synth se d un programme d tude comprenant 65 analyses d organisation deux laboratoires techniques et une enqu te sur 1500 cadres dans les domaines hospitaliers communaux et bancaires Le groupe de travail tait compos de Daniel BREPOELS Inspecteur de Chantier Pierre BUFFERNE Directeur Informatique Johnathan D TAILLE Merchandising Bernard DIEZ Analyste programmeur Fran oise ENGRAND Consultante Odile JAMES ROURI Consultante Ronan LARVOR Ing nieur Corinne CHIARELLI GIACOBBI Consultante Christine ROUVIN Responsable des formations Marc VANECHIT Informaticien Coordination Charles Henri Russon Cadre dirigeant dans une banque publique wallonne ch russon ifeas org La version 2 0 est le r sultat d un programme d essai en entreprise r alis entre septembre et novembre 2006 par Odile James Eliane Tillieux Charles Henri Russon Paolo Serra Nathalie Bigorre Marc Vanecht et Pierre Bufferne Page 146 sur 149 IFEAS 2005 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome Commande de mini guide suppl mentaire IFEAS Institut Francophone d Etudes et d Analyses Syst miques Parc scientifique Cr alys Rue Phocas Lejeune 30 31 5032 Gembloux Belgique Participation aux frais d impression et exp dition 10 Version lectronique PDF gratuite sur simple demande contact ifeas org
158. unes une par post It gt 3 Les participants remplissent leurs post its respectifs en recherchant l information ou les informations demand es 4 Chaque id e est transcrite s par ment sur un post it Chaque post it doit comporter une et une seule unit d information 5 L animateur r colte les post its de cette premi re couleur est essentiel pour l quilibre de la collecte que chaque participant rende tous ses post its remplis et ne re oive pas de post its suppl mentaires 6 L animateur en lit haute voix rapidement et sans aucun commentaire les contenus et les place au mur ou sur une vitre 7 L animateur passe la r colte suivante avec la distribution de nouveaux post its d une autre couleur selon l ordre d crit par la m thode DCA telle que d crite ci apr s Page 24 sur 149 IFEAS 2005 2007 Mini guide DCA Diagnostic Court Autonome CONSIGNES POUR LES PARTICIPANTS Il convient de bien dissocier une et une seule id e sur chaque post it R digez lisiblement Vous serez plusieurs relire les post its Faites une phrase courte mais intelligible Il est important que tout le monde comprenne la proposition pour la prendre en compte N h sitez pas demander l animateur de compl ter ou de faire compl ter par leurs auteurs les post its que vous avez un peu de mal comprendre ou qui pr sentent la relecture des risques de confusion et m rite d tre p
159. ut constat n gatif MAN R GULATION S12 a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir apprendre g rer ensemble plus rapidement plus efficacement et plus rationnellement les diff rents probl mes conflits et carts qui vous attendent Votre priorit d velopper votre sens du dialogue de la n gociation et de la r solution rapide de probl mes Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques b d clinaison selon les quatre logiques d i investissement Croissance Expansion Leadership fort Lieux de dialogue Projet Consolidation J Gestion d un F Aller l essentiel dysfonctionnement c Pistes de travail utiles Il conviendrait donc De g rer de fa on plus active les tensions dans les quipes et de d velopper les comp tences de gestion de probl mes Cr er des lieux des habitudes des pratiques de dialogue et de retours positifs des incidents ou difficult s rencontr es sera d terminant Investir dans des stages de team building et renforcer la coh sion d quipes par des incitants collectifs seront remettre dans vos priorit s Prendre en charge les conflits travailler avec les cadres un leadership fort et de type transformationnel peuvent prendre place tr s utilement dans votre future strat gie Aller l essentiel doit tre un leitmotiv qu
160. vice l autre D tacher ponctuellement en cas d urgence de surcharge ou de besoins ponctuels des renforts sera plus strat gique que l on ne le croit sans doute V rifier les fluctuations de charge et le cycle de travail respectif des services s associer pour des op rations sp ciales ou la gestion de temps fort sera un atout Augmenter le couplage des fonctions le partage du savoir faire de mani re pouvoir rendre votre offre plus flexible sera strat gique Vos mots clefs H Interchangeabilit dans l quipe M Equilibre des t ches M Echanges d informations sur les productions respectives et les besoins objectifs de renforts ou les disponibilit s Il va tre strat gique d entrer le plus vite possible dans une culture d change souple des ressources dans les services et entre services de d cloisonner Une culture de l entraide de la mobilit et de l ouverture des t ches compl mentaires est votre prochain d fi pour les mois venir MAN ORGANISATION gr a Priorit strat gique recommand e pour r ussir votre strat gie vous allez surtout devoir produire plus avec moins de ressources humaines et affecter ou r affecter ces ressources efficacement Votre priorit augmenter votre productivit changer la structure de vos co ts Institut francophone d tudes amp d analyses syst miques b d clinaison selon les quatre logiques d i investissement

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