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Manuel des procédures d`opérations normalisées du cycle des

1. 19 5 D lais de soumission 19 6 Re soumission de projets approuv s 19 IV valuation technique des propositions de projets 20 t R ledu secr tariat smart del Ne Re tre te 20 2 R le du Panel d experts 21 3 Processus d valhation a sonne unanime NE 22 4 Cat gories de classement 23 5 R le d s Comit s site RNA de A Annie SRE A te 24 V Approbation de projet 24 1 R le des comit s et du Conseil 24 2 Approbation de projets par le directeur ex cutif 25 VI Caducit d s projets 3 12 nant nus nement nt A d animer nt 25 1 Projets approuv s dont le financement est en instance 25 2 Projets financ s dont l ex cution est en instance 25 Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT VIIL Financement des projets 26 1 Sources de financement OIBT 26 2 Crit res applicables par les bailleurs de fonds 26 Vi Contat de protester nan LE es Dane ar 27 1 Production du contrat de projet 27 2 Signataires du contrat de
2. Le Panel d experts a conclu qu un remaniement de la proposition de projet ou d avant projet tait indispensable et le Panel d experts devra valuer la proposition remani e avant de pouvoir la recommander l appr ciation du Comit Le Panel d experts a conclu qu un avant projet d un co t total ne d passant pas dollars US tait n cessaire pour valuer la situation et la viabilit des travaux propos s ainsi que pour l ventuelle formulation d une proposition de projet a Cette proposition d avant projet pourrait tre recommand e l appr ciation d finitive du Comit b Le Panel devra valuer la proposition d avant projet avant de pouvoir la recommander l appr ciation du Comit Le Panel a conclu qu il ne pouvait pas recommander la proposition de projet ou d avant projet modifi e ou r vis e et il la soumet au Comit pour plus ample appr ciation Le Panel d experts a conclu que sous sa forme actuelle la proposition de projet ou d avant projet n tait pas suffisamment en rapport avec le mandat de POIBT Le Panel encourage l organisme qui la soumise rechercher le concours d autres sources pour ce projet Le Panel d experts a conclu que l information fournie tait insuffisante pour valuer convenablement la proposition de projet ou d avant projet Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 43 ANNEXE B DOCUMENT
3. 71 Frais de gestion de l agence d ex cution 72 Suivi assur par le point focal 79 Total rubrique Total partiel 100 TOTAL G N RAL Notes Les rubriques budg taires sont celles que l on trouve ventil es dans le document de projet a Le relev de tr sorerie doit tre effectu au pr alable avant le remplissage de l tat financier b D penses contract es d penses encourues la date du rapport mais non encore r gl es c D penses contract es d penses encourues la date du rapport mais non encore r gl es Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT ANNEXE H tat de tr sorerie du projet Num du Projet P riode se terminant le Intitul du Projet Somme Devise Rubrique R f rence Date En EU locale A Fonds re us de l OIBT iE Premi re tranche 2 Deuxi me tranche 3 Troisi me tranche Quatri me tranche etc Total des fonds re us B D penses de l agence d ex cution 10 Personnel du projet 11 Experts nationaux longue dur e 11 1 Coordonnateur du projet 11 2 Forestier 1 11 3 Forestier 2 etc 11 4 Administrateur 12 Autre personnel 12 1 Assistant 1 12 1 Assistant 2 12 2 Autre main d uvre 13 National Consultant s courte dur e 1
4. 3 Organisation des r unions du comit directeur ou comit technique et missions d examen Il doit y avoir un comit directeur de projet CDP pour tous les projets dans lesquels la part de POIBT est d au moins 400 000 avec une dur e d ex cution sup rieure 24 mois La composition du comit directeur de projet doit inclure un repr sentant de POIBT au moins un repr sentant du gouvernement ou des gouvernements qui ex cutent le projet et s il y a lieu un repr sentant du ou des gouvernements ayant approvisionn le compte sp cial de POIBT Le CDP se r unit une ou deux fois par an pour se pencher sur le d roulement du projet Les dates de ces r unions doivent tre fix es au terme d une concertation laquelle sont convi es toutes les parties Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT Le comit directeur du projet peut tenir des r unions ordinaires y compris sans la pr sence du repr sentant de POIBT pour aborder des dossiers urgents qui appellent des solutions imm diates Les d cisions du comit directeur du projet doivent tre prises l unanimit et tre soumises l examen du conseil la discr tion de tout membre du comit D cision 2 X Les d cisions ainsi que les proc s verbaux des d lib rations doivent tre consign s par les participants concern s de POIBT dans une des langues officielles de l organisation Ces transcriptions et proc s verbaux doivent
5. POIBT les r sultats des divers th mes de recherche d veloppement et exp riences pilotes sous forme de rapports techniques Les rapports techniques n cessaires seront sp cifi s dans le document de projet et le contrat de projet dans leur th matique champ d application et date de soumission Le contenu de tout rapport technique est de nature scientifique et technique Il pr sente les proc dures et m thodes adopt es les donn es constitu es les r sultats atteints et les conclusions auxquelles ont est parvenu La finalit d un tel rapport est de transmettre d autres personnes et institutions les connaissances techniques et scientifiques acquises gr ce aux projets financ s par POIBT La diffusion de ces informations requiert la mise disposition des donn es y aff rentes de mani re pr cise et concise Les rapports techniques peuvent tre pr sent s en fichiers lectroniques install s sur le site web de POIBT et t l chargeables L annexe D du Manuel OIBT de suivi examen rapports et valuation des projets 3 dition 2008 pr sente un mod le de pr paration d un rapport technique 3 V rification sur le terrain des produits et r alisations L OIBT et le point focal du pays doivent effectuer une v rification sur le terrain des produits et r alisations du projet dans le cadre de leurs fonctions d examen suivi et valuation Il est tout fait d terminant au stade d accomplissement du cycle du projet
6. Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT S rie information g n rale n 15 L Organisation internationale des bois tropicaux OIBT est une organisation intergouvernementale dont la vocation est de favoriser la protection et l am nagement durable l exploitation et le commerce des ressources des for ts tropicales Ses 60 pays membres repr sentent environ 80 des for ts tropicales du monde et 90 du commerce mondial des bois tropicaux L OIBT labore des plateformes normatives convenues au plan international dont l objet est la promotion de la gestion durable et de la conservation des for ts et elle procure une assistance ses pays tropicaux membres leur permettant d adapter ces plateformes et principes aux r alit s locales et de les appliquer sur le terrain par la mise en uvre de projets En outre l OIBT recueille analyse et diffuse des donn es sur la production et le commerce des bois tropicaux et finance des projets et actions destin s au d veloppement des fili res for t bois des populations villageoises comme des fili res industrielles Tous les projets sont financ s par des contributions volontaires dont la plupart manent de ses pays membres consommateurs Depuis le lancement de ses op rations en 1987 l OIBT a financ
7. agence d ex cution et soumis l OIBT dans le cadre du rapport de lancement Les acteurs sociaux plus particuli rement touch s par le projet OIBT doivent tre consult s et prendre part presque toutes les phases du cycle du projet Leur identit et leur participation doivent tre inscrites dans le plan des op rations annualis et figurer dans les rapports d activit du projet ainsi que dans son rapport final XI Contr le continu et valuation des projets 1 Tenue de la r union de lancement Sit t apr s l approbation d un projet par le CIBT et l octroi de son financement l agence d ex cution doit organiser une r union de lancement laquelle participe le personnel d encadrement du projet Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 33 34 le point focal les agences collaboratrices s il y a lieu et toutes autres parties repr sentant les pouvoirs publics cette r union doivent tre d battues les dispositions n cessaires la mise en uvre des premiers travaux du projet Il s agit notamment de mettre la disposition du projet des installations de bureau d ouvrir un compte bancaire en dollars des tats Unis de d signer les principaux membres de l quipe du projet parmi lesquels ceux constituant le personnel homologue de dresser les contrats devoir passer avec les agences collaboratrices et de pr parer le plan des op rations annualis pour la prem
8. 15 Stages et formations 15 1 Formation 1 sp cifier les b n ficiaires 15 2 Formation 2 19 Total rubrique 20 Sous traitance 21 Sous traitance th me p ex cartographie etc 22 Sous traitance th me 2 29 Total rubrique Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 79 80 30 Voyages 31 Allocation journali re 31 1 Experts et consultants nationaux 31 2 Consultant s international aux 31 3 Autres 32 Voyages internationaux 32 1 Experts et consultants nationaux 32 2 Consultant s international aux 32 3 Autres 33 Frais de transport locaux 33 1 Experts et consultants nationaux 33 2 Consultant s intermational aux 33 3 Autres 39 Total rubrique 40 Immobilisations 41 Locaux 42 Terrains 43 V hicule s 44 Biens d quipement 44 1 Mat riel informatique pr ciser 44 2 Mat riel forestier pr ciser 44 3 Autres 49 Total rubrique 50 Biens consommables 51 Mati res premi res 52 Pi ces d tach es 53 R seaux et services 54 Fournitures de bureau 59 Total rubrique 60 Divers 61 D penses diverses 62 Frais d audit 63 impr vus 69 Total rubrique 70 Frais de gestion nationaux
9. 4 Crit res et proc dures de lev e de la suspension Le gouvernement travers son point focal OIBT peut demander de lever une suspension du projet s il est convaincu que l agence d ex cution est intervenue de mani re satisfaisante sur les causes de la suspension et qu elle est pr te reprendre les op rations du projet Le Conseil peut alors d cider de lever la suspension sur recommandation des comit s pertinents et du secr tariat XIII Mise terme du projet 1 Crit res requis pour une mise terme Conform ment l article 31 des R glement financier et R glement relatif aux projets le CIBT a facult sous r serve d un avis crit de mettre un terme son approbation et son financement du projet en particulier dans les cas o il est convaincu que les crit res suivants n ont pas t respect s a les ressources financi res mises la disposition du projet sont d tourn es de leur objet tel titre que ce d tournement compromet le bon accomplissement des objectifs du projet ou b les moyens techniques et ou le personnel mis disposition pour ex cuter le projet sont d tourn s de leur objet tel titre que ce d tournement compromet le bon accomplissement des objectifs du projet ou c le maintien de son approbation et de son financement ne servirait plus les objectifs du projet 2 Proc dure de mise terme du projet En se fondant sur les crit res de mise terme des p
10. 5 35 mens nm Li A a A hu AR se Real SR DA NU chats 3 A Introduction g n rale 9 B Manuel SOP du cycle des projets OIBT 10 Introduction au cycle des projets OIBT 10 1 Description du cycle des projets OIBT 10 2 Domaine d application des SOP 10 Il Identification et formulation des projets 13 1 Habilitation des pays et agences d ex cution soumettre des projets 13 2 Admissibilit des projets 14 3 Formulation des projets 14 4 Outils logiciels 14 5 Cat gories de projets 15 6 Projets r gionaux et mondiaux 15 7 Projets devant tre mis en uvre dans un ou plusieurs pays membres de lOIBTE seen Rs rene ee At ns rene Se 16 8 Propositions pr sentant un caract re d urgence 16 I Soumission de projet 16 T P imtdec ntact ierd Dinant nie Oah n 16 2 Liste de contr le de la soumission 17 3 Centre national d information et d changes 18 4 Nombre et rangs de priorit des projets
11. Divers 61 D penses diverses 62 Frais d audit 63 Impr vus 69 Total rubrique 70 Frais de gestion nationaux 71 Frais de gestion de l agence d ex cution 72 Suivi assur par le point focal 79 Total rubrique Total des d penses la date du rapport Solde disponible A B Notes 1 Les sommes en dollars EU sont converties en utilisant la moyenne des taux de change en vigueur aux dates o l agence d ex cution a re u les fonds 2 Le total des d penses la date du rapport en devises locales doit tre le m me dans le sous total de la colonne C de l tat financier 3 Fournir un relev des mouvements et transactions op r s sur le compte ainsi qu un relev de solde comme pi ces justificative du solde disponible dans l tat de tr sorerie Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT ANNEXE I GUIDE DES R UNIONS CDP CTP Grille normalis e des ordres du jour des r unions CDP CTP La R union du Comit directeur Comit technique du projet Projet OIBT PD Date lieu Ordre du jour provisoire Point 1 Ouverture de la r union Remarques d ouverture par le pr sident g n ralement le repr sentant du gouvernement le ou les repr sentant s des bailleurs de fonds et le repr sentant de POIBT Point 2 Pr sentation des participants Point 3 Examen du proc s verbal de la derni re r union du CDP CTP Le comit passe en r
12. au moins deux valuateurs ext rieurs assist s de deux ou trois personnes du projet nomm es par l agence d ex cution et POIBT Un consultant doit venir d un pays membre producteur et l autre d un pays consommateur membre de l OIBT Des consultants internationaux sont engag s pour effectuer l valuation mi parcours Le cahier des charges des consultants nomm s cette mission doit correspondre aux prescriptions du rapport d valuation du projet portant sur le domaine circonscrit et son axe principal sa m thodologie les enseignements d gag s et les r sultats obtenus ainsi que les recommandations Les consultants ind pendants devant mener l valuation mi parcours doivent tre s lectionn s par le secr tariat de POIBT conform ment aux Directives OIBT pour la s lection et l emploi de consultants 2008 qui est le texte r gissant la s lection et l emploi de consultants par l Organisation et ses agences d ex cution lorsque ces consultants doivent intervenir dans tout projet ou activit y Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT compris l valuation elle m me financ directement en totalit ou en partie par l Organisation et les dispositions de ces directives doivent s appliquer sous r serve de la facult du Conseil d arr ter titre exceptionnel d autres dispositions r pondant des cas particuliers Dans l id al les consultants charg s d une val
13. audit pendant 10 ans apr s l ach vement de la mission d audit Termes de la mission 1 S lection du cabinet d audit Le v rificateur aux comptes sera s lectionn l issue de la r ception et de l examen des devis d au moins trois cabinets d audit Le v rificateur aux comptes s lectionn sera ind pendant et acceptable par POIBT et l agence d ex cution Dans les pays o les cabinets d audit internationaux ont des bureaux au moins un de ces cabinets sera invit soumettre un devis de mission 2 Ex cution de la mission Il incombe l agence d ex cution de veiller ce que tous les registres soient mis disposition que toutes Les critures comptables et leurs ajustements soient effectu s et que toutes les autres mesures aient t prises pour permettre aux v rificateurs aux comptes d effectuer l audit 3 Co ts Les co ts de l audit seront support s par l agence d ex cution sauf sp cification contraire dans le document de projet Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 69 Nom de l agence d ex cution Num ro et intitul du projet tats financiers 31 d cembre xxxx Information g n rale sur le projet ou sa date d ach vement Num ro du projet Intitul du projet Dur e du projet Contribution de l OIBT Date d approbation par le CIBT Agence d ex cution Nom adresse t l phone t l copie et courrier lectroni
14. celles nonc es aux sections du document de projet consacr es au budget et aux d penses de fonctionnement Section 3 02 POIBT s engage aux termes du pr sent Contrat op rer une contribution d un montant ne d passant pas US XXX XXX XX dollars des tats Unis seulement aux fins d ex cuter le projet Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT Section 3 03 l OIBT effectuera les versements relatifs sa contribution en dollars des tats Unis un compte bancaire distinct tenu en dollars des tats Unis qui sera ouvert pour le projet dans les livres d une banque de r putation honorable que d terminera l Agence d ex cution suivant les modalit s expos es ci apr s a LOIBT fait effectuer le premier versement de US XXX XXX XX dollars des tats Unis seulement la date de signature du pr sent Contrat et apr s que l Agence d ex cution a remis au Directeur ex cutif de POIBT les pi ces suivantes i Un rapport de lancement approuv par l OIBT contenant un plan de travail d taill courant la dur e du projet et un premier Plan annualis des op rations approuv par l OIBT relatif l ex cution du projet ii un exemplaire au moins du Protocole d accord auquel ont souscrit l Agence d ex cution et les organismes collaborateurs et qui d finit leurs rapports et les r les et attributions d ordres administratif financier et t
15. des sous traitants et des organismes collaborateurs 3 1 1 Agence d ex cution Indicateurs qualificatifs i l agence d ex cution compte son actif la gestion de projets ou est assist e d un chef de projet exp riment ii l ments attestant de la participation pass e du personnel la formulation de projets 3 1 2 Sous traitants et organismes collaborateurs Indicateur qualitatif i la proposition de projet mentionne clairement quels acteurs sont associ s l ex cution du projet et comporte des l ments qui attestent de leur engagement et de leur capacit de gestionnaire accomplir un cahier de charges 3 2 Structure organique du projet Indicateurs qualificatifs i organigramme clair mentionnant les attributions respectives et les rapports hi rarchiques ii blocs d activit s dont l ex cution incombe l agence d ex cution et chacun des organismes collaborateurs iii dispositifs organisationnels et gestionnaires sp cifiques coordination comit directeur Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 3 3 Chronogramme Plan d ex cution par ann e PEA actions de surveillance et rapports de veille suivi 3 3 1 Chronogramme et PEA Indicateur qualitatif i bonne construction des organigrammes du chronogramme et de l encha nement des activit s Dans le cas des projets d une dur e sup rieure 24 mois un
16. es coul es Plusieurs pays membres peuvent soumettre des propositions conjointes dans le cas de projets transfrontaliers ou r gionaux Lorsque des projets de cette nature sont soumis par un seul pays le consentement et l appui des autres pays participants doivent tre communiqu s par crit Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 13 14 Les organismes publics les organisations non gouvernementales et le secteur priv d un pays membre ont facult tre agences d ex cution de projets OIBT Le point de contact d un pays membre doit disposer d un syst me d agr ment pour les agences d ex cution qui proposent des projets Il retiendra comme principal crit re cet effet la capacit financi re et manag riale de l agence candidate mener bien le projet toute exp rience son actif dans le domaine des activit s envisag es dans le cadre du projet l exp rience de l ex cution de projets OIBT et les projets en cours dont elle a la charge 2 Admissibilit des projets Les propositions de projet soumises POIBT doivent tre en rapport avec l actuel Plan d action OIBT de Yokohama et la politique foresti re nationale du pays soumettant D cision 4 XXV Annexe A Les propositions doivent galement prendre en compte la pertinence des objectifs de POIBT et se conformer aux diverses directives et lignes directrices labor es par l Organisation et pr sent es sur le
17. l valuation a posteriori d un projet sp cifique ou d un groupe th matique de projets p ex La gestion foresti re villageoise la biodiversit la constitution de bases de donn es la transparence du march ou des projets sur les crit res et indicateurs Composition de l quipe d valuation Dans l id al l quipe d une mission d valuation externe doit se composer d au moins trois valuateurs ext rieurs aid s de deux ou trois personnes du projet nomm es par l agence d ex cution et l OIBT Un consultant au moins doit venir d un pays membre producteur et un autre d un pays consommateur membre de POIBT Les pays bailleurs de fonds peuvent participer en tant qu observateurs l valuation des projets qu ils auront cofinanc s L quipe d valuation doit rendre compte de ses conclusions au Conseil par l entremise du Comit comp tent Le secr tariat doit faire en sorte que les enseignements d gag s tant positifs que n gatifs soient mis la disposition des membres Il est impos pour exigence minimale que les consultants charg s de l valuation a posteriori soient des ressortissants de pays membres repr sentant les producteurs et les consommateurs de POIBT Les consultants ind pendants devant mener une valuation mi parcours sont s lectionn s par les Comit s par l interm diaire du secr tariat de POIBT selon les Directives OIBT relatives la s lection et l emploi de consu
18. l acceptation de l audit final par le Directeur ex cutif de l OIBT et iii la r ception de tous fonds non utilis s et la mise des biens d quipement la disposition de l agence d ex cution Ach vement du projet Acceptation officielle du rapport d ach vement par le Comit technique Caducit Mise terme de la p riode de validit pour l approbation d un projet auquel n ont pas t octroy s les fonds dans les 20 mois suivant son approbation et auquel un financement a t octroy mais dont l ex cution n a pas t entam e dans les 26 mois Comit directeur du projet l organe directeur des projets dispensant un encadrement des d cisions de fonds et assurant le suivi et l valuation il se compose d un repr sentant de l OIBT d au moins un repr sentant du ou des gouvernement s qui ex cutent le projet et ventuellement d un repr sentant du ou des gouvernement s d posant les fonds au Compte sp cial de l OIBT Un tel organe est constitu pour tous les projets dans lesquels la part de financement pourvue par l OIBT est d au moins 400 000 dollars EU pour une dur e d ex cution sup rieure 24 mois Comit technique du projet L organe directeur des petits projets dans lesquels la part de financement OIBT est inf rieure 400 000 dollars EU et dont la p riode d ex cution est inf rieure 24 mois dispensant un encadrement prenant des d cisions de fond et assurant le suivi et l
19. le gouvernement a fait conna tre sa volont de faciliter l ex cution du projet sur son territoire Il a t convenu que agence d ex cution ci apr s d sign e comme l Agence d ex cution ex cutera le projet D Il a t convenu que l Agence d ex cution contribuera au projet hauteur de US XXX XXX XX ira dollars des tats Unis seulement LES PARTIES conviennent donc pr sent de ce qui suit ARTICLE I D finition du projet Section 1 01 le document de projet num ro d identification du projet ci apr s d sign comme le Descriptif du projet ci attach en appendice fait partie du pr sent Contrat et r git le champ d application et les modalit s du projet sous r serve de tous claircissements ult rieurs et dispositifs suppl mentaires qui pourront tre convenus entre les Parties Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 57 58 ARTICLE II Ex cution du projet Section 2 01 l Agence d ex cution est charg e de r aliser le projet conform ment au Descriptif du projet un plan des travaux d taill couvrant la dur e du projet premier plan annualis des op rations et un premier plan approuv par POIBT assortis de toutes dispositions suppl mentaires pouvant tre convenues entre les Parties Section 2 02 l Agence d ex cution r alise le projet selon les termes des R gles et proc dure
20. mes rencontr s et les enseignements d gag s Le degr de conformit aux diff rentes lignes directrices et principes de l OIBT et ses guides pratiques d application des crit res et indicateurs de la gestion durable des for ts tropicales naturelles e La mis en place de m canismes visant garantir la p rennisation des acquis du projet l issue de son ach vement Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 83 84 Point 5 Examen du financement du projet et de la mobilisation de ses apports L agence d ex cution expose les points suivants Le budget du projet ventil par rubriques et postes en dollars des tats Unis couvrant l ensemble de la p riode pour laquelle un financement a t obtenu de POIBT et prenant en compte toute modification ventuellement apport e au budget originel propos dans le document de projet e Les d penses engag es depuis le lancement du projet par rubriques et postes budg taires confront es celles originellement pr vues dans le document de projet Cette comparaison doit porter sur l ensemble des sommes constituant la contribution de POIBT un r capitulatif par poste pr sent sous forme de tableau tat financier et relev de tr sorerie reprenant les grilles normalis es pr sent es en annexe 1 e Les contributions homologues au budget et les d penses engag es ce jour e Une liste de biens d quipement acquis avec
21. qui quand o Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT GLOSSAIRE Termes et concepts aff rents au cycle des projets OIBT Ces termes et concepts sont plus amplement labor s dans les manuels des projets et les SOP Acteur Une personne un groupe une organisation institution ou entreprise qui doit aider ex cuter et entretenir le projet et ou qui est appel tre touch par ses effets Activit Processus de transformation des apports ou intrants ressources humaines fonds quipements en produits Unit premi re de management d un projet qui peut tre pr cis ment d finie chiffr e programm e ex cut e et contr l e Appel la concurrence Offres soumises concurrence e Soumission r pondant un appel la concurrence e Appel international la concurrence Syst me ou proc dure utilis e pour l achat de biens et services aupr s de soci t s qualifi es pour y r pondre et exploit e l galement dans les pays o les projets sont situ s dont les offres sont parmi les mieux disantes au regard de sp cifications et cahiers des charges Soumission d pos e dans un cadre concurrentiel par des fournisseurs ou entrepreneurs qualifi s pour un march contractuel dont la valeur est gale ou sup rieure 25 000 00 dollars EU Soumission d pos e dans un cadre concurrentiel international par des fournisseurs ou entrepreneurs qualifi
22. s de financement et 3 Encourager vivement les Membres op rer des contributions au Fonds du Partenariat de Bali et en particulier son Sous compte B ANNEXE Crit res et priorit s de financement des actions ou activit s avant projets et projets par le Sous compte B du Fonds du Partenariat de Bali Le Panel du Sous compte B du Fonds du Partenariat FPB examinera et recommandera des actions ou activit s avant projets et projets non sp cifiques des pays con us pour assister directement les membres producteurs de bois tropicaux r aliser l objectif de l alin a d de l article premier de l AIBT de 1994 Renforcer la capacit des membres d ex cuter une strat gie visant ce que d ici Pan 2000 les exportations de bois et de produits d riv s des bois tropicaux proviennent de sources g r es de mani re durable Les activit s admissibles satisferont aux crit res suivants i Etre con ues en rapport avec l ex cution des activit s s inscrivant dans les buts du Plan d action de l OIBT et qui sont non sp cifiques des pays ii Etre b n fiques au plan mondial ou r gional Parmi les activit s admissibles priorit sera accord e aux activit s suivantes i Activit s approuv es dans des D cisions du Conseil en rapport direct avec la promotion de l am nagement forestier durable et entrant dans le cadre d un ou plusieurs des domaines prioritaires d finis par les d cisions du Co
23. s des for ts tropicales ARTICLE VII Liquidation des immobilisations Section 7 01 avant l ach vement du projet l Agence d ex cution propose et POIBT d cide des dispositions devant assurer la poursuite de l utilisation ou la liquidation de tout quipement ou autres fournitures achet s avec les fonds OIBT du projet LOIBT avise par crit l Agence d ex cution de son acceptation des dispositions ou de ses modifications ces derni res ou de la mise en uvre d autres dispositions Section 7 02 sans pr judice des dispositions de la section 7 01 du pr sent article la responsabilit de lex cution du projet incombe l Agence d ex cution et la responsabilit de POIBT n est pas engag e vis vis de toute r clamation ayant pour origine l ex cution du projet ou l usage de tout quipement mis disposition dans le cadre du projet Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT ARTICLE VIII Responsabilit s du gouvernement Section 8 01 le Gouvernement fait le n cessaire pour que la capacit de l Agence d ex cution s acquitter de ses obligations au titre du pr sent Contrat notamment celles prescrites aux articles IT IHI IV et V ne soit nullement compromise Section 8 02 le Gouvernement fait le n cessaire pour assurer a la mise disponibilit rapide des experts et autres personnes fournissant des prestations financ es par POIBT dans le cadre du proje
24. s pour un contrat d une valeur gale ou sup rieure 100 000 dollars EU Complexit d un projet La complexit de la structure de direction d un projet la complexit socio conomique de la r gion du site du projet marqu e par exemple par des tensions ethniques complexit administrative de la station de projet p ex combien d administrations publiques sont impliqu es combien de collectivit s locales chiffre des populations impliqu es Consultant e National e International Un professionnel ou un sp cialiste ou un cabinet sp cialis recrut sous contrat pour produire des services utiles un projet Professionnel du pays o le projet est ex cut et disposant d une exp rience en rapport avec le projet consid r dans un cadre limit au pays Consultant disposant d une exp rience internationale ou mondiale en rapport avec le projet consid r Cabinet conseil Cabinet de consultants Entreprise l galement constitu e se composant principalement d un personnel de sp cialistes dont l objet social est offrir des services d expertise conseil des expertises ou divers services professionnels Objectif de d veloppement Objectif large ou de niveau sup rieur auquel le projet avec d autres projets contribue et dans lequel s inscrivent les objectifs OIBT et les programmes sectoriels nationaux Strat gie de diffusion L identification et la planification du contenu de la forme e
25. ses travaux dont l expertise technique des propositions de projets et l valuation des travaux confi s des consultants En r gie Travaux de construction ou d am nagement d ouvrage effectu s en employant le personnel et les quipements de l agence d ex cution avec l accord de l OIBT Situation souhait e l ach vement du projet Voir acquis Strat gie d ex cution Le choix des l ments de projet soit les objectifs et produits et les moyens mis en uvre soit les activit s les techniques et m thodes mobilis es pour les r aliser L argumentaire des voies choisies par rapport d autres doit se justifier en s appuyant sur des crit res d efficacit et d efficience Indicateur Valeur cible d un indicateur quantitatif Param tre quantitatif ou qualitatif pouvant tre lu et interpr t et indiquant le degr de r alisation d un objectif ou d un produit de projet Sp cification de la situation qui doit pr valoir si l objectif de d veloppement l objectif sp cifique ou le projet est pleinement r alis Apports intrants Les moyens n cessaires l ex cution des activit s ressources humaines quipement outils biens consommables pi ces de rechange ressources financi res temps etc AIBT Accord international des bois tropicaux tablissant les objectifs et modes de fonctionnement de l OIBT Plan d action de l OIBT Traduction des objectifs de l AIBT en ac
26. site web de l OIBT Prenant en compte les besoins des pays en d veloppement les membres peuvent soumettre au Conseil des propositions d avant projets et de projets dans les domaines de la recherche d veloppement de la veille sur le march des statistiques de la transformation pouss e du bois dans les pays membres et du reboisement et de la gestion foresti re Les projets et avant projets doivent contribuer la r alisation d un ou plusieurs des objectifs de POIBT 3 Formulation des projets Les propositions de projets soumises par les pays membres doivent se conformer aux lignes directrices et aux mod les prescrits dans le Manuel OIBT de formulation des projets 2008 On trouvera un guide complet la formulation des projets dans ce manuel Il expose les modalit s et lignes directrices que doivent suivre le pays membres et l agence d ex cution dans l identification et la formulation de tout projet devant tre soumis POIBT Ce manuel est disponible sur le site web de POIBT En outre afin de faciliter la r daction de la proposition et d assurer une coh rence interne dans le cadre logique et les apports requis ainsi que le budget des outils informatiques ont t mis au point sous forme de logiciel et mis la disposition des auteurs de propositions sur le site web de l OIBT pour aider la formulation de propositions 4 Outils logiciels Les auteurs des projets sont encourag s utiliser le logiciel OIBT de for
27. terme d un projet 40 XIV Ach v ment du proje es sein nas 38 ant de meteo dat au La 40 1 Rapport d ach vement et p rennisation des acquis du projet 40 2 Rapports techniques A1 3 V rification sur le terrain des produits et r alisations A1 4 Role d s COMIT S o eeina ut al na en a eut ans PRE 41 5 Conditions techniques et financi res requises 42 XV Cl ture dUiProJet 22e nn nets nee vpn AEE En Dh eva 42 Annexes ANNEXE A Cat gories de d cisions panel d experts 43 ANNEXE B Documents de travail relatifs au nouveau syst me d valuation des DrOJLS eaaa AR A A ES TR a A A 44 ANNEXE C Directives relatives au Fonds du Partenariat de Bali 55 ANNEXE D Mod le de contrat de projet 57 ANNEXE E Exemple de convention entre agence d ex cution et l agence collaboratrice cirnu fiat nn nt mortes tale 65 ANNEXE F Directives relatives l audit des projets 67 ANNEXE G Mod le d tat financier du projet 79 ANNEXE H Mod le d tat de tr sorerie du projet 81 ANNEXE Guide des r unions CDP CTP 83 ANNEXE J Guide des visites de suivi 87 Glossaire 56e te te
28. tre transmis rapidement POIBT l agence d ex cution au gouvernement h te et aux bailleurs de fonds concern s Les arguments qui sous tendent les pr conisations avanc es et les d cisions prises par le comit directeur du projet doivent tre couch s dans les proc s verbaux en r f rence aux constatations faites sur l tat des travaux du projet sur le terrain et la lumi re des rapports d activit du projet produits par l agence d ex cution Le secr tariat doit remettre au x comit s permanent s concern s une liste des rapports o sont consign es les d cisions prises par les comit s directeurs des projets Tout membre du Comit permanent concern peut d s lors demander au Conseil d examiner toute d cision prise par un comit directeur de projet et le secr tariat prendra toutes les dispositions n cessaires pour que cette d cision puisse tre examin e Tous les suivis et examens du projet tant ceux effectu s par l agence d ex cution que par lOIBT ainsi que ceux effectu s par tout comit directeur de projet op rent en recourant la grille du cadre logique et au plan des travaux correspondants comme cadre principal de r f rence L examen de projet tout comme le suivi doit en particulier examiner syst matiquement les indicateurs de r sultat de chacun des l ments du projet produits objectif s sp cifique s et objectif de d veloppement S agissant de la grille du cadre logique l
29. valuation l ments du projet L objectif de d veloppement l objectif sp cifique les produits et les activit s Examen Examen officiel du d roulement du plan des travaux et des facteurs qui influent sur lui dans le cadre des activit s de contr le et de suivi du projet Formulation du projet laboration du projet Le travail d laboration d une proposition de projet comprenant la v rification de sa pertinence l OIBT la d finition du projet comprenant la description du travail de formulation le montage ou la structure du projet le r sultat et l impact du projet et ses r percussions la direction et la gestion du projet Hypoth ses Conditions qui doivent tre r unies pour qu un projet puisse r ussir mais qui lui demeurent ext rieures telle enseigne que l quipe du projet n a sur elles aucune ma trise Identification d finition du probl me Le travail d identification d une contrainte ou d un probl me qui fait obstacle un changement souhait qui aille dans le sens du d veloppement et la d finition des actions destin es lever ces contraintes Intervention du projet Les activit s effectivement men es sur le terrain et les r sultats qu elles produisent Matrice des apports et actions des acteurs Matrice des acteurs et de leurs apports et actions requis durant l ex cution du projet Objectif sp cifique Le r sultat que l on che
30. 32 3 Autres 33 Frais de transport locaux 33 1 Experts et consultants nationaux 33 2 Consultant s international aux 33 3 Autres 39 Total rubrique 40 Immobilisations 41 Locaux 42 Terrains 43 V hicule s 44 Biens d quipement 44 1 Mat riel informatique pr ciser 44 2 Mat riel forestier pr ciser 44 3 Autres 49 Total rubrique 50 Biens consommables 51 Mati res premi res 52 Pi ces d tach es 53 R seaux et services 54 Fournitures de bureau 59 Total rubrique 74 Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 60 Divers 61 D penses diverses 62 Frais d audit 63 Impr vus 69 Total rubrique 70 Frais de gestion nationaux 71 Frais de gestion de l agence d ex cution 72 Suivi assur par le point focal 79 Total rubrique Total partiel 100 TOTAL G N RAL Note les rubriques budg taires sont celles que l on trouve ventil es dans le document de projet a D penses contract es d penses encourues la date du rapport mais non encore r gl es b Fonds conserv s et comptabilis s par l OIBT d tails non disponibles aupr s de l agence d ex cution Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets
31. ANNEXE J GUIDE DES VISITES DE SUIVI Directives relatives aux missions de suivi des projets OIBT 1 2 R gles g n rales relatives aux missions de suivi des projets OIBT Les m mes proc dures doivent s appliquer aux projets qui disposent d un comit directeur de projet CDP et aux petits projets qui disposent d un Comit technique de projet Les missions de suivi de projet consistent en une r union du PDP CTP et une visite un site de projet Pour chaque projet en cours quelle que soit sa taille une mission de suivi doit tre effectu e au moins une fois par an les avant projets ne font g n ralement pas l objet de visites La premi re mission de suivi doit tre effectu e dans les six mois suivant le lancement du projet dans le cas des projets ayant une agence d ex cution nouvelle de grands projets et des projets qui constituent une deuxi me phase ou une phase compl mentaire d un projet pr c dent dans tous les autres cas la premi re mission de suivi doit avoir lieu dans la premi re ann e d ex cution du projet Avant qu un projet ne soit approuv par le panel d experts le secr tariat doit s assurer que des fonds suffisants ont t provisionn s dans le budget pour permettre le suivi l valuation a posteriori et S il y a lieu une valuation mi parcours En principe chaque mission de suivi de projet doit comporter une visite de la station du projet dans les cas o cela n est pas possibl
32. Ariel taille 10 13 Les Membres sont pri s de faire acheminer par porteur une copie nette imprim e exempte de toutes annotations manuscrites accompagn e d une copie sur support lectronique CD Rom Microsoft Word 2003 ou toute version inf rieure Les propositions doivent tre soumises sous forme d un fichier lectronique unique renfermant tous les tableaux cartes et annexes 14 Lorsqu un Panel d experts recommande qu une proposition soit r vis e le Membre soumissionnaire doit mettre en vidence l intention des traducteurs tous ajouts suppressions ou modifications apparaissant dans la version r vis e Ces marquages pourront prendre la forme de soulignements de caract res gras ou de surbrillance l encre fluorescente Les portions de texte ainsi mises en vidence devront pouvoir tre nettement distingu es du texte original Des notes explicatives sur les modifications apport es au texte doivent tre attach es la proposition On est pri de noter que les propositions de projets resoumises dont les parties r vis es n auront pas t ainsi mises en vidence ne seront pas examin es par le Panel d experts et ou les Comit s techniques 15 Les propositions qui ont t rejet es par POIBT l issue de trois soumissions soit deux r visions ne peuvent tre soumises de nouveau 16 Les propositions r gionales doivent renfermer des engagements forts de la part des pays participants ou poursuivre de m
33. E Sn Eden tee SE a 91 Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT A Introduction G n rale Les proc dures d op rations normalis es SOP constituent un cadre de pratiques et de r glementations servant au cycle des projets OIBT qui doit tre suivi du d but d un projet son ach vement Ces proc dures sont le fruit d une volution r sultant des d cisions du Conseil et des acquis d exp rience des divers ex cutants du cycle des projets OIBT Les Proc dures d op rations normalis es ont t pr par es pour guider les actions des principaux acteurs du fonctionnement du cycle des projets parmi lesquels le pays membre point de contact le centre d information et d changes l agence d ex cution l OIBT Secr tariat Comit s Conseil le Panel d experts les consultants et les fournisseurs de biens et de services et les auditeurs ind pendants dans leur r alisation des objectifs du projet et des r sultats et impacts attendus Leurs r les et attributions sp cifiques doivent tre guid s par des proc dures applicables dans toutes les phases du cycle des projets Des directives nouvelles ont t ajout es pour la plupart des aspects du cycle des projets qui ne disposent pas de proc dures ou mode de fonctionnement arr t s Il est fait r f rence aux proc dures et d cisions du Conseil les plus actuelles au
34. Fonds du Partenariat de Bali expos s en annexe la pr sente D cision v Le Panel prendra en compte en consultation avec le Secr tariat la n cessit de fixer un plafond par session ou par ann e aux cr dits affect s aux activit s avant projets et projets approuv s cela au vu du caract re limit des ressources du Sous compte B du Fonds du Partenariat de Bali dans les d lib rations du Panel seront appliqu es les proc dures fix es pour le Compte sp cial aux termes du Chapitre VI de PAIBT de 1994 vi Le Panel transmettra sa liste des priorit s comprenant les attributions de cr dits et en saisira le Conseil vii Le Panel se r unira galement durant les sessions du Conseil pour contr ler et examiner la gestion du Sous compte B et le d roulement des actions avant projets et projets financ s par ce Sous compte 2 Prier les Consultants et le Groupe d experts engag s dans l activit PA 29 98 Nouveau Plan d action de POIBT D cision 11 XXIX de passer en revue les actions prioritaires identifi es par le Conseil dans sa D cision 8 XXV et dans le Plan d action OIBT de Libreville afin de s assurer Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 55 56 qu elles conservent leur pertinence dans les futurs Plans d action de POIBT Les actions prioritaires r vis es qui auront t identifi es serviront de crit res au Panel dans sa d termination des priorit
35. OIBT 75 76 TAT DE TR SORERIE DU PROJET Num du Projet P riode se terminant le Intitul du Projet Somme Devise Component R f rence Date En EU locale A Fonds re us de l OIBT 1 Premi re tranche Deuxi me tranche Troisi me tranche 2 3 4 Quatri me tranche etc Total des fonds re us D penses de l agence d ex cution Personnel du projet 11 Experts nationaux longue dur e 11 1 Coordonnateur du projet 11 2 Forestier 1 11 3 Forestier 2 etc 11 4 Administrateur Autre personnel 12 1 Assistant 1 12 1 Assistant 2 12 2 Autre main d uvre National Consultant s courte dur e 13 1 Consultant 1 13 2 Consultant 2 13 3 Consultant 3 Consultant s international aux 14 1 Expert en inventaires forestiers 14 2 Consultant 2 Bourses et formations 15 1 Formation 1 sp cifier les b n ficiaires 15 2 Formation 2 15 3 Formation 3 19 Total rubrique 20 Sous t raitance 21 Sous traitance Th me 1 p ex cartographie etc 22 Sous traitance Th me 2 29 Total rubrique Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 30 Voyages 31 Allocation journali re 31 1 Experts et consultants nationaux 31 2 Consulta
36. cadre logique Indicateurs qualificatifs i coh rence et lien logique entre probl mes identifi s et objectifs de d veloppement et sp cifiques ii pr cision et pertinence de l objectif de d veloppement et des objectifs sp cifiques iii objectif sp cifique bien centr et r alisable iv coh rence entre probl mes identifi s et objectifs d finis entre objectifs sp cifiques et produits et entre produits et activit s v de bons indicateurs dans le cadre logique pour les objectifs sp cifiques et les produits 2 3 2 Apports et budget Indicateurs qualificatifs i les ressources affect es au projet sont suffisantes pour l obtention des produits ii postes budg taires correspondant aux activit s iii co ts unitaires justes iv valuation r aliste des contributions des partenaires et des organismes de financement 2 4 Hypoth ses et risques 2 4 1 Hypoth ses et risques Indicateurs qualificatifs i une estimation est faite de la probabilit que les hypoth ses se r aliseront ii les risques sont li s aux hypoth ses sont bien d finies et labor es 2 4 2 Des mesures sont prises en vue d att nuer les risques Indicateurs qualificatifs i des conditions ont t cr es pour se pr munir contre les risques ou les att nuer ii l analyse des risques en phase de planification d bouche sur des strat gies de veille permanente durant la phase d ex cutio
37. ception par POIBT du troisi me rapport d activit semestriel du projet manant de l Agence d ex cution conform ment aux proc dures de POIBT et d une demande de versement justifi e en termes d ch ances montants et co ts estimatifs inscrits au Plan annualis des op rations Plan des travaux en fonction du stade de r alisation atteint cette date et pour la p riode o ces fonds seront utilis s e le cinqui me et dernier versement de US XXX XXXXX dollars des tats Unis seulement apr s r ception par POIBT du quatri me rapport d activit semestriel du projet manant de l Agence d ex cution conform ment aux proc dures de lOIBT et d une demande de versement justifi e en termes d ch ances montants et co ts estimatifs inscrits au Plan annualis des op rations Plan des travaux et faisant tat des mesures prises en vue de p renniser les acquis du projet apr s qu aura cess l appui apport par lOIBT Section 3 04 une somme totale de US XXX XXX XX a a dollars des tats Unis seulement est retenue par POIBT sur le montant total de la contribution de POIBT aux fins d op rer la prise en charge des frais de l OIBT et d autres frais comme indiqu ci apr s a la somme de US XXX XXX XX oaaae dollars des tats Unis seulement affect e la prise en charge des frais de suivi et d examen engag s par POIBT Manuel des proc dures d op rations normalis es du cy
38. changes le panel d experts charg de l valuation technique des propositions de projets les consultants les valuateurs du projet les v rificateurs aux comptes ind pendants le secr tariat de POIBT les Comit s de POIBT et le Conseil doivent respecter les proc dures et directives prescrites dans ce manuel pour conduire efficacement tout projet de son d but sa fin Ce manuel est bref mais complet son objet tant de r capituler toutes les pratiques et les acquis d exp riences des travaux de projets de l OIBT ces pratiques et acquis ayant volu en proc dures normalis es Les annexes du manuel fournissent des lignes directrices et des grilles et mod les relatifs certaines proc dures et certains r sultats d importance d terminante dans les diff rentes phases du cycle de projet Ce manuel a t con u en s appuyant sur les dispositions du R glement et proc dures s appliquant aux projets de POIBT de novembre 1999 et en les d veloppant Il doit tre utilis en articulation avec d autres proc dures et modalit s expos es dans les autres manuels et directives OIBT r vis s ainsi que toutes d cisions pertinentes du Conseil relatives au cycle des projets Emmanuel Ze Meka Directeur ex cutif Yokohama d cembre 2008 Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT Table des mati res Avant Propos
39. d experts il est pr par un r sum de valuation de chaque projet par le personnel concern du secr tariat qui est ensuite parachev par le Panel d experts Les r sultats du r sum sont annex s au Rapport d valuation du Panel d experts et distribu s aux pays membres en vue d ventuelles r visions et autres actions Le Secr tariat doit fournir un appui technique au Panel d experts sans influer sur ses d cisions 2 R le du Panel d experts Le Panel d experts charg de l valuation technique des propositions de projets a t institu aux termes de la D cision 6 IX et maintenu aux termes de la D cision 2 X au vu de l intensification des activit s op rationnelles de l Organisation et de la n cessit de renforcer la capacit du Secr tariat op rer l valuation technique des propositions de projets avant leur pr sentation aux Comit s Composition Les membres du Panel d experts sont nomm s par le Conseil en fonction de leur expertise technique et dans le respect des principes d quilibre et de rotation g ographiques dans sa composition Six membres sont originaires de pays producteurs et six membres de pays consommateurs La nomination des membres du Panel vaut pour une dur e de deux ans avec possibilit d une prorogation trois ans par la r gion concern e D cision 7 XXI et D cision 7 XXII Les avantages qu apporte la continuit dans la composition du Panel sont d ment pris en
40. de POIBT et r unissent des repr sentants de l Agence d ex cution de POIBT et du Gouvernement LOIBT prend en charge les co ts de sa participation ces r unions et les autres repr sentants prennent en charge leurs propres co ts Des repr sentants des bailleurs de fonds au projet peuvent galement si ger leurs frais aux r unions du Comit directeur ou Comit technique ARTICLE VI Publications et rapports techniques Section 6 01 toutes publications et tous rapports techniques r sultant des travaux financ s par le projet porteront comme il se doit mention de la reconnaissance du r le de POIBT et du fait qu ils font partie de la documentation produite par un projet approuv de POIBT Sauf convention contraire avec l OIBT les pages de couverture de ces publications porteront le nom de l OIBT et arboreront son monogramme et les publications ainsi que les rapports techniques du projet sil y a lieu pourront tre t l charg s du site web de l Agence d ex cution Section 6 02 l Agence d ex cution remettra POIBT et sauf accord contraire sans frais un minimum de 25 exemplaires imprim s et un exemplaire en fichier lectronique de chaque publication issue du projet Section 6 03 l Agence d ex cution pr parera en liaison avec le Secr tariat de POIBT un ou plusieurs articles rapportant les r sultats du projet ses publications et enseignements degag s pour inclusion dans la revue de POIBT Actualit
41. de son financement L AE transmet les tats financiers audit s annuels et l tat final LAE s lectionne les consultants le personnel de direction du projet et acquiert les biens et services Remise du rapport de lancement en vue du premier d caissement de fonds Soumission des rapports semestriels d activit du POA et justification du d blocage de fonds Directives sur la s lection d auditeurs ind pendants et mod le de d claration d audit financier Directives OIBT sur la s lection de consultants et l acquisition de biens et services 12 Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT TAPES DU CYCLE DES PROJETS PROC DURES D OP RATIONS NORMALIS ES ENCADREMENT 10 Suivi et valuation LAE transmet les rapports d activit les POA suivants et les rapports financiers et techniques Le Comit directeur du projet ou le Comit technique du projet tient des r unions de suivi et valuation Conduite du suivi interne et externe respectivement par l AG et l OIBT Conduite de l valuation mi parcours et de l valuation post riori selon le cas Dates limites et mod les indiqu s dans le manuel de suivi examen et valuation des projets Cahier des charges mandats et directives concernant les r unions du Comit directeur Directives du manuel de suivi examen rapports et valuation des projets 11 Suspension L OIBT peut suspen
42. de valider les r alisations et impacts indiqu s dans le rapport d ach vement et les rapports techniques Ils peuvent pour ce faire recourir des observations de reconnaissance sur le terrain l chantillonnage et des entretiens individuels avec des acteurs la station du projet en plus de l examen des rapports y aff rents du projet Les conclusions et recommandations peuvent fournir l agence d ex cution l occasion de mesures correctrices avant la cl ture officielle du projet ou encha ner ces mesures dans une autre phase ou des projets de suivi 4 R le des Comit s Les Comit s de POIBT ont en charge la v rification que les conditions requises pour d clarer un projet achev sont r unies Ils peuvent prendre l initiative d un examen plus pouss que POIBT effectuera et qui portera sur des r alisations et r percussions du projet ils peuvent aussi d cider d un audit confi au responsable financier de l OIBT si n cessaire aux termes duquel seront pass s en revue les pi ces justificatives des d penses Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 41 42 5 Conditions techniques et financi res requises pour l ach vement du projet Un projet ou un avant projet peuvent tre consid r s comme achev s lorsque le rapport d ach vement et la d claration d audit final remis par l agence d ex cution ont t examin s et approuv s par les Comit s concern s XV Cl
43. deux ans et d un budget OIBT sup rieur 200 000 dollars EU Un dernier tat audit des projets et avant projets est remis dans les quatre 4 mois faisant suite l ach vement du projet A titre exceptionnel l OIBT peut demander une d claration d audit financier quel que soit le moment o le secr tariat de POIBT en prouvera le besoin Les comptes du projet doivent tre audit s par des commissaires aux comptes ind pendants d ment reconnus s lectionn s par l agence d ex cution en concertation avec POIBT Le cabinet d audit doit tre s lectionn en obtenant et en valuant des devis de la part d au moins trois cabinets d audit Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 29 30 Dans les pays o existent des succursales locales de cabinets internationaux d audit au moins un de ces cabinets sera invit d poser un devis Le commissaire aux comptes externe doit effectuer un audit complet selon les normes d audit g n ralement admises Le commissaire aux comptes remet un rapport d audit qui doit comprendre lavis du commissaire des informations d ordre g n ral et des tats financiers Un rapport de gestion de l audit financier pr par par le commissaire aux comptes est galement requis si apparaissent des carences importantes dans les contr les internes ou des transactions et activit s anormales L agence d ex cution doit signer une lettre de pr sentation pr par
44. du projet et pr sentant un r sum de ses autres traits et l ments pertinents r sultats de projets pr c dents ou de tout avant projet ce qui est n cessaire pour permettre son valuation technique e Le Secr tariat communique aux membres les l ments pr cis du calendrier du cycle des projets de chaque session du Conseil Le calendrier est labor partir du cycle de projets approuv dans les d cisions 7 XXI et 3 XXXVID __Ilest conforme toutes les r gles et proc dures s appliquant aux projets OIBT telles qu approuv es dans la D cision 8 XXVII En plus de passer au crible les propositions avant leur soumission au panel d experts le secr tariat effectue les t ches suivantes e assurer un service de secr tariat et un soutien administratif au panel d experts e traduire les propositions en anglais gs ip 2 gt DN e prendre les dispositions n cessaires l organisation de la r union du panel d experts en mati re de gestion du temps de mise disposition de donn es etc e transmettre au panel d experts toute communication officielle manant des pays membres et des points focaux relativement l ordre de priorit des propositions de projets e cataloguer les propositions dans les ressorts des diff rentes divisions de POIBT et indiquant leur nature de projet nouveau ou de projet r vis et pour ces derniers en donnant le num ro de la r vision Fournissant sa coll
45. dur e de 26 mois D cision 2 X Annexe 2 Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 25 26 VII Financement des projets 1 Sources de financement OIBT Les financements OIBT octroy s des projets avant projets et activit s approuv s par le Conseil sont puis s ce Compte sp cial au Fonds du Partenariat de Bali ainsi qu au Compte administratif comme le stipule l Accord international sur les bois tropicaux Les sources de financement du Compte sp cial sont constitu es de contributions volontaires des Membres du Fonds commun pour les produits de base CFO et d organismes financiers r gionaux et internationaux ainsi que d autres sources qui sont affect es tout projet avant projet et autres activit s approuv es par le Conseil Le Fonds du Partenariat de Bali fut cr en vue de contribuer la gestion durable des for ts tropicales de production tant abond par des contributions volontaires de membres bailleurs de fonds et recevant 50 pour cent des int r ts acquis du fait d activit s li es au Compte sp cial et des contributions volontaires manant de sources publiques et priv es ainsi que des int r ts acquis sur des fonds en d p t Dans son affectation de ressources ce fonds le Conseil prend en compte les besoins des membres i de b n ficier d une assistance pour r aliser des exportations de bois tropicaux et produits ligneux provenant de sources en g
46. e par le Panel d experts suivant 4 Obtenir l aval verbal d au moins trois pays membres producteurs et trois pays membres consommateurs au sein d une session du Comit quand la proposition est mise en d bat D cision 5 XIT Annexe Un exemple r cent de ce type de proposition en urgence a t celui de l initiative de restauration foresti re visant les zones d vast es par le tsunami qui a frapp la Tha lande et l Indon sie III Soumission de projet 1 Point de contact Chaque pays membre doit d signer une personne ou institution faisant office de point de contact ou point focal OIBT pour traiter les questions connexes POIBT D cision 4 XXV Annexe A Section HI Il ne doit y avoir qu un seul point de contact par pays membre afin d viter toute confusion et chevauchement de d cisions Le point de contact doit tre enregistr aupr s du Secr tariat de POIBT et servir de voix de communication officielle entre le pays membre et POIBT et il doit traiter les propositions de projet soumises par l AE suivant les proc dures OIBT Les principales fonctions du point de contact OIBT sont les suivantes e valuer les id es de projets manant des agences d ex cution avant qu une proposition part enti re ne soit formul e e Encadrer la formulation et l ex cution des projets e Traiter les propositions de projets soumises par les agences d ex cution en conformit avec les proc dures OIBT Man
47. et rapports techniques e La mise disposition de biens d quipement e Le cahier des charges du gouvernement e La suspension du projet e Sa r siliation Le r glement des litiges e La modification du contrat 2 Signataires du contrat de projet Les repr sentants d ment nomm s de l Organisation internationale des bois tropicaux du gouvernement du pays membre de POIBT et de l agence ex cution en charge du projet sont les signataires accept s du contrat de projet De mani re sp cifique ces signataires sont le directeur ex cutif de POIBT et le chef du point focal d sign par le gouvernement et l agence d ex cution Le contrat de projet prend effet sa signature par toutes les parties contractantes 3 Contrats subsidiaires Toutes les agences collaboratrices identifi es dans le document de projet doivent conclure l accord subsidiaire avec l agence ex cution afin de fixer les termes de leur collaboration l ex cution du projet Un contrat subsidiaire d finit les r les de chaque agence les sommes et le calendrier des contributions homologues et les conditions requises s agissant des rapports devant tre produits et du suivi des travaux qui sera assur Le contrat subsidiaire doit tre soumis POIBT et constitue ce titre un pr alable au d caissement du premier des versements devant financer l ex cution On trouvera en Annexe E un exemple de contrat de ce type susceptible de servir de mod le e
48. ils leur sont assimilables l ments attestant de la contribution du projet la poursuite et la r alisation des politiques et programmes nationaux ou l laboration de ces programmes 1 Analyse du probl me 1 1 Analyse pr liminaire du probl me Indicateur qualitatif i analyse pr liminaire logique et compr hensible des probl mes traiter par le projet futur Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 49 2 Comblement des lacunes dans l information et gen se d une appropriation activit principale 2 1 Implication des cat gories cibl es et organismes collaborateurs pressentis Indicateurs qualificatifs i proc dures rationnelles d identification et de consultation des communaut s locales organismes collaborateurs gouvernement secteur priv ONG ii description des m thodes permettant de susciter une appropriation et motivant des engagements et indicateurs attestant de l incidence de ces consultations sur la proposition de projet 2 2 Examen des textes et de la documentation publi s Indicateurs qualificatifs i analyse des besoins en mati re d information ii qualit et diversit des sources d information 3 Coh rence Rationali proposition d avant projet t du cadre logique du budget et du plan des travaux de la 3 1 Cadre logique Indicateur qualitatif i coh rence entre les p
49. lection et l emploi de consultants par l Organisation et ses agences d ex cution pour des missions dans tout projet ou activit b n ficiant d un financement direct en totalit ou en partie de la part de l Organisation Ces directives s appliquent sans pr judice de la facult du Conseil d arr ter d autres dispositions pouvant s appliquer des cas particuliers titre exceptionnel Les t ches devant tre ex cut es par les consultants doivent tre sp cifi es avec pr cision dans les termes de r f rence en d crivant les objectifs le cahier des charges devant tre rempli et les fonctions devant tre assur es Ces termes de r f rence doivent dans la mesure du possible se trouver reproduits dans le document de projet finalis ou d faut faire l objet d un accord ult rieur avec l Organisation Les offres relatives aux services requis doivent maner de cabinets de consultants r pertori s lesquels seront s lectionn s uniquement sur dossier pr sentant leur exp rience et capacit s cela en vue de recueillir un nombre maximal de soumissions soit ordinairement trois Les consultants intervenant en tant que personnes priv es doivent tre engag s soit directement soit par l entremise d un organisme qui pourra tre un tablissement universitaire ou assimil un organisme gouvernemental ou international une organisation non gouvernementale ou un cabinet de services conseils Ces cabinets et consultants priv
50. les fonds de POIBT en indiquant la date d achat et la valeur des biens Point 6 Examen du plan des op rations annualis programme de travail et du budget y aff rent L agence d ex cution pr sente le plan des op rations annualis ou le programme de travail pour la p riode en cours ou la p riode suivante en fonction de la date de la r union du comit directeur au comit technique du projet ainsi que le budget y aff rent Point 7 Recommandations Le comit doit e examiner valuer adopter les rapports pr sent s par l agence d ex cution rapport d activit s rapport financier POA rapport techniques e d battre de questions soulev es par expos s ci dessus y compris toutes modifications possibles et ventuelles am liorations devant tre apport es l ex cution du projet ou son budget e prendre des d cisions qui contribuent au renforcement et l am lioration ex cution du projet e ily a lieu convenir d une date pour l valuation mi parcours e le pr sident pourra r sumer les principales recommandations mises dans le cadre de cette r union Point 8 Autres a R union suivante du comit directeur du projet ou du comit technique du projet b deux autres questions c dispositions relatives la pr paration et la signature du proc s verbal Point 9 Cl ture de la r union Manuel des proc dures d op rations normalis es du c
51. lignes directrices relatives aux visites de suivi sur le terrain 5 valuation mi parcours On trouvera des instructions d taill es sur l valuation dans la partie B du Manuel de suivi examen rapports et valuation des projets Les valuations mi parcours et valuations continues sont effectu es lorsque se pr sentent des situations qui r clament une d cision de la part du niveau hi rarchique sup rieur celui du personnel du projet et lorsqu un encadrement est n cessaire et que des experts ind pendants ont t sollicit s pour donner leur avis Ces situations sont susceptibles d appara tre soit en raison de probl mes survenus dans l ex cution du projet soit parce qu est apparue la n cessit qui n avait pas t per ue jusque l d un examen largi pr alable une d cision devant tre prises un stade donn du d roulement du projet Dans ces deux cas le suivi du projet assur par les repr sentants de POIBT ou par le comit directeur du projet permettra de d terminer s il y a lieu d effectuer une valuation mi parcours Pour les projets de grande ampleur les projets complexes ou de longue dur e il est conseill d envisager une valuation mi parcours lorsque les hypoth ses mises au stade de la planification requi rent un examen plus pouss la lumi re des travaux d j effectu s et qu une r vision du projet para t s imposer Le rapport d valuation de projet r sultant de
52. par POIBT et tous autres accords et conventions suppl mentaires ou subsidiaires qui pourront tre pass s par les parties contractantes Elle doit mettre en uvre le projet selon les termes du Manuel SOP de l OIBT relatif au cycle des projets 2008 le Manuel de suivi examen rapports et valuation des projets 3 dition 2008 le dernier R glement financier OIBT relatif aux projets et les Directives OIBT relatives l emploi des consultants ainsi que les Directives pour lachat de biens et services financ s par le Compte sp cial Deuxi me dition 2008 Elle doit se conformer toutes les exigences relatives aux rapports y compris les visites de suivi et valuation suivant un emploi du temps sp cifi et un usage ad quat des fonds de POIBT Elle doit par ailleurs faire en sorte que le projet soit men bien dans le respect du calendrier et des limites budg taires assign s la r alisation du projet en vue d atteindre les r sultats attendus Par ailleurs l agence d ex cution informe POIBT rapidement de tout l ment ou situation susceptible d entra ner des retards sur le calendrier ou de toute d viation de trajectoire susceptible de compromettre le bon d roulement du projet Une des cl s de la r ussite de l ex cution d un projet est la bonne performance du coordonnateur du projet qui supervise et coordonne tous les produits attendus et les activit s du projet Il ou elle peut tre un l ment ext rieu
53. plan d ex cution par ann e PEA doit tre produit sans pour autant tre n cessairement pr sent dans la proposition 3 3 2 Actions et rapports de veille suivi Indicateurs qualificatifs i un plan de suivi ou de veille interne fait partie du plan des travaux ii des dispositifs efficaces de veille et de production de rapports s agissant des risques internes et externes et permettant des r ponses appropri es et sans d lais aux risques et possibilit s nouvelles iii valuation de r sultat Appendice B II Crit res d adjudication des propositions d avant projets de l OIBT 1 Pertinence du projet futur produit principal 1 1 Objectif de d veloppement et objectifs sp cifiques du projet futur int ressant l OIBT et le pays soumissionnaire Indicateurs qualificatifs i le projet contribuera la r alisation des objectifs de l AIBT et du Plan d action de l OIBT en particulier ses domaines prioritaires notamment de par sa contribution directe la r alisation de l Objectif 2000 ii la proposition de projet envisag e expliquera les conditions que celui ci cr era en faveur de la gestion durable des for ts productrices de bois de la transformation efficiente du bois et pour une meilleure connaissance du march ii Naai valeur dite de rayonnement savoir que les produits du projet offrent un int r t pour des pays tiers en sus du pays soumettant et qu
54. plus de 750 projets avant projets et activit s d une valeur d passant les 300 millions de dollars EU Les principaux bailleurs de fonds sont les gouvernements du Japon de la Suisse et des tats Unis d Am rique OIBT 2009 Tous droits r serv s l exception du logo de l OIBT les l ments graphiques et textuels du pr sent ouvrage peuvent tre reproduits en totalit ou en partie condition de ne pas tre mis en vente ou de faire l objet d une exploitation commerciale et que sa source soit cit e ISBN 4 902045 65 6 Photo de couverture CIB Avant Propos J ai le plaisir de pr senter le Manuel sur les proc dures d op rations normalis es SOP pour le cycle des projets OIBT Le cycle des projets OIBT se compose de diverses phases travers lesquelles un projet progresse du stade initial de sa conception celui de son ach vement en passant par sa d finition et son laboration sa soumission l valuation technique de sa proposition son approbation son financement son lancement son ex cution son contr le et son valuation suivis son ach vement et sa cl ture Le Manuel pr sente toutes les proc dures et modalit s mises en uvre dans le travail de projet et guide les principaux ex cutants du cycle du projet dans laccomplissement de leurs fonctions travers l ventail des phases du cycle des projets Le pays membre le point de contact l agence d ex cution le centre national d information et d
55. pr c demment financ s par POIBT pour le projet et avisera imm diatement tout sous traitant dont les prestations sont r gl es par les fonds de POIBT de suspendre ses activit s d s que possible de mani re minimiser les co ts du projet ARTICLE X R siliation Section 10 01 en application de Particle 31 du R glement financier et R glement relatif aux projets de POIBT le CIBT peut sous pr avis crit r silier son approbation et son financement du projet en particulier dans les cas o il a acquis la conviction que a les ressources financi res du projet sont d tourn es telles enseigne que cela compromet la r alisation des objectifs du projet ou que b les moyens techniques et ou le personnel employ s l ex cution du projet sont d tourn s de leurs fins ou employ s mauvais escient telle enseigne que cela compromet la r alisation des objectifs du projet c le maintien de l approbation et du financement du projet ne sert plus les objectifs de ce dernier Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 63 Section 10 02 en cas de d cision de r silier l approbation et le financement du projet par le CIBT les dispositions de la Section 9 01 ci dessus s appliqueront et la part non utilis e des ressources dont l OIBT a fait contribution au projet sera restitu e POIBT et sera remis avec elle un dernier tat audit des comptes du projet dans les tro
56. projet 27 3 Contrats subsidiaires 27 IX Lancement dupr J t 22 mmes hidden essai ans dla ina tese 28 1 DUE eir aa E T a E S 28 2 Dispositions relatives au lancement 28 3 Approbation du rapport de lancement 28 4 Lettre de non objection relative au personnel d encadrement 28 5 Pr alables requis pour le premier d caissement de fonds oibt 29 X EK CUtIOnAU proJet in rar a retire 29 1 Commencement de l ex cution d un projet 29 2 D caissements suivants des fonds OIBT 29 3 S lection des auditeurs financiers et soumission des tats financiers annuels et de l tat final audit 29 4 S lection des consultants contrats de sous traitance et achat de biens 30 5 Respect du calendrier de transmission des rapports d activit rapports financiers et techniques 31 6 Maintien permanent de la documentation du projet et des comptes ANARGIE 24e bete Anne nn Et bats ais nine le tr ae 31 7 Modification du budget et des l ments du projet 31 8 D placements et rapports 32 9 Diffusion des r sultats du projet 32 10 Responsabilit s du gouvernement h
57. projet p ex les bailleurs de fonds dont l OIBT Centre national d information et d change M canisme situ dans le pays par lequel les propositions de projets et d avant projets sont pass es au crible des priorit s nationales et de leur pertinence aux buts de l OIBT pr alablement leur soumission Acquis r sultats Situation qui pr vaut quand l objectif sp cifique a t atteint Situation attendue l ach vement du projet Produits Les r sultats imm diats et livrables du projet Strat gie post projet L organisation des conditions qui permettent aux groupes participants de continuer de travailler de mani re autonome l issue de l intervention du projet Cette strat gie doit reposer sur une analyse des besoins en ressources humaines et des dispositions financi res et institutionnelles qui garantissent leurs p rennit et disponibilit Arbre du probl me Arbre de la probl matique Un diagramme des relations de cause effet sous forme d un arbre dont les racines figurent les causes du probl me et les parties a riennes les cons quences le probl me tant situ au milieu Projet e Avant projet e Petit projet Un effort concert tendu vers la r alisation d un exceptionnellement deux objectif sp cifique bien articul et entretenant un lien avec un objectif de d veloppement plus large assorti d un cadre chronologique pr cis ment d fini po
58. quipe de suivi et examen doit se r f rer au Manuel OIBT de formulation des projets troisi me dition 2008 Les directives relatives la planification et la conduite des r unions du CDP CTP comprenant les grilles de pr sentation de l ordre du jour les proc s verbaux et le plan des rapports figurent en Annexe I 4 Planification pr paration et conduite des missions d examen Les missions de suivi et d examen d un projet MSE OIBT consistent en une r union du PDP CTP et une visite la station du projet Pour chaque projet en cours d ex cution quelle que soit sa taille une MSE doit tre effectu e au moins une fois par an les avant projets ne sont g n ralement pas visit s En principe chaque MSE doit comporter une visite la station de projet dans les cas o cela n est pas possible soit que la station du projet est trop loign e ou que sa visite pr sente des risques d ins curit trop importants la station du projet doit tre visit e au moins une fois pendant le d roulement du projet L agence d ex cution est charg e d assurer les moyens de transport requis pour se rendre la station du projet et de garantir la pr sence des acteurs ou des participants au projet lors de cette visite S agissant des projets dont l ex cution doit s talier sur plus de 24 mois et auxquels POIBT contribue au moins 400 000 dollars EU les missions d examen sont effectu es par le Comit directeur du projet L qu
59. r alisation Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT ORGANISATION INTERNATIONALE DES BOIS TROPICAUX International Organizations Center 5th Floor Pacifico Yokohama 1 1 1 Minato Mirai Nishi ku Yokohama 220 0012 Japon T l phone 81 45 223 1110 T l copie 81 45 223 1111 Courriel itto itto int URL www itto int OIBT 2009
60. s doivent tre retenus par l agence d ex cution avec laval de POIBT Achat de biens Les Directives OIBT pour lachat et le paiement de biens et services r gissent lachat des biens et services et donc leur paiement par l Organisation et ses agences d ex cution pour tout projet ou activit financ directement par l Organisation en totalit ou en partie Ces directives s appliquent sans pr judice de la facult du Conseil de d cider d autres dispositions pouvant s appliquer des cas particuliers titre exceptionnel Tout contrat d une valeur inf rieure ou gale 25 000 dollars EU sera financ par l Organisation seulement s il a t pass l issue d un appel la concurrence ouvert et sans discrimination au sens de ces Directives cet appel devant avoir t adress toutes les soci t s Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT l galement en activit dans le ou les pays o se d roule le projet ou avant projet et tout contrat d un montant gal ou sup rieur 100 000 dollars sera de m me financ par l organisation seulement apr s avoir t pass l issue d un appel international la concurrence conforme ces directives S agissant des contrats inf rieurs 25 000 dollars EU et ceux portant sur des appareils et mat riels sp cialis s livres et publications de projets scientifiques et technologiques de recherche appliqu e ou dans le cas o d
61. sont pas affectables au r glement des missions d audit v aux fins du projet l exercice financier du projet court du ler janvier au 31 d cembre de chaque ann e Section 5 04 si la part des co ts r els du projet prise en charge par POIBT est inf rieure celle pr vue dans le budget du projet au titre du pr sent Contrat le solde non d pens l ach vement du projet comprenant les int r ts bancaires acquis sera restitu POIBT Section 5 05 l Agence d ex cution tablit des proc dures ad quates pour consigner par crit et surveiller l avancement physique technique et financier du projet vers ses objectifs y compris ses co ts int r ts sur capital et autres b n fices et en identifiant les biens et services financ s par POIBT Section 5 06 les repr sentants de POIBT sont habilit s visiter toutes installations et tous sites figurant au projet et d examiner les comptes et registres et les biens et services fournis dans le cadre du projet Section 5 07 sur demande de l OIBT l Agence d ex cution met la disposition de POIBT toutes informations relatives l ex cution au financement ou au suivi du projet En vue d assurer le suivi l examen et l valuation du projet l Agence d ex cution remet les rapports d avancement et les rapports techniques ainsi qu un rapport d ach vement dans la forme les modalit s et suivant le calendrier requis par POIBT L Agence d ex cution fournit rapide
62. ture du projet Le secr tariat de POIBT proc de la cl ture du compte du projet dans les livres et registres financiers de POIBT apr s i l approbation du projet achev par le Comit concern ii la r ception des tats financiers audit s finals jug s satisfaisants et iii la r ception du reliquat de fonds le cas ch ant remis par l agence d ex cution Le reliquat financier dans le compte OIBT du projet achev le cas ch ant comprend a le solde non employ des cr dits allou s au budget de suivi et valuation OIBT et b tout autre reliquat financier non utilis par l Agence d ex cution Dans les livres de l OIBT le compte du projet achev est cl tur l issue du virement de ces fonds non utilis s de ce compte comme suit D cision XXXVIII a reliquat financier du suivi et valuation OIBT au Compte regroup des valuations post riori sous r serve du consentement des membres bailleurs de fonds concern s en vue du financement ult rieur du programme r gulier des valuations post riori approuv es par le Comit concern et b les autres fonds r siduels au compte du ou des bailleurs de fonds concern s habituellement ces fonds sont par la suite r affect s par les membres bailleurs de fonds au financement de projets approuv s Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT ANNEXE A CAT GORIES DE D CISIONS PANEL D EXPERTS Les ca
63. valuer les pays membres sont encourag s limiter leur soumission de propositions de projet nouvelles un nombre maximum de trois par panel d experts et lorsque le membre soumet plus d une propositions de projets ou d avant projets le point focal doit fournir une liste des propositions de projets faisant appara tre leur ordre de priorit l attention du panel d experts D cisions 4 XXV annexe A Section III et 3 XXXVIT S agissant des projets r vis s soumis une deuxi me fois aux experts les pays membres soumettant plus d un projet doivent galement attribuer ces derniers un rang de priorit en fonction des commentaires du panel en retenant notamment le crit re de pertinence aux objectifs de POIBT son plan d action et d autres lignes directrices ainsi que tous crit res propres au pays 5 D lais de soumission Le calendrier du cycle des projets OIBT fixe deux semaines apr s la fin de chaque session du Conseil la date limite de soumission des positions de projets d avant projets destin es examen du Conseil suivant Les dates exactes de soumission des propositions sont annonc es tous les pays membres dans le calendrier du cycle des projets pour toute session du Conseil donn e Ce calendrier est galement mis en ligne sur le site Internet de l OIBT Les propositions dont la soumission n a pas eu lieu dans les d lais fix s par l OIBT ne seront pas retenues pour valuation 6 Re soumissi
64. voir l examen de l organe de contr le interne de l agence d ex cution et de ses fonctions permettant au v rificateur aux comptes de proc der aux analyses des ratios et des tests par sondages 3 Ex cution de l audit Le v rificateur aux comptes doit examiner les tats financiers du projet ou de l avant projet et ex cuter le plan des travaux d audit pour mettre un avis comme indiqu au premier paragraphe du titre Objectifs de l audit Le v rificateur aux comptes veillera ce que les fiches d audit contiennent des l ments suffisants ad quats et pertinents et il actera dans le dossier d audit les proc dures d audit mises en uvre ainsi que leurs r sultats Les mesures mentionn es ci dessus ne sont pas consid r es comme exhaustives ou limitatives et ne dispensent aucunement d agir avec sa conscience professionnelle et en exer ant sa capacit de jugement Ces mesures doivent tre modifi es pour s adapter aux r alit s locales ainsi qu la nature particuli re du projet ou de l avant projet aux modalit s d ex cution et aux dispositions du contrat de projet ou d avant projet Toute limitation au cahier des charges de l audit devra tre mentionn e dans le rapport d audit 4 Rapports remettre Les rapports devant tre remis sont les suivants 1 Rapport d audit Le rapport d audit comprendra lavis du v rificateur aux comptes des renseignements d ordre g n ral et
65. 3 1 Consultant 1 13 2 Consultant 2 13 3 Consultant 3 14 Consultant s international aux 14 1 Expert en inventaires forestiers 14 2 Consultant 2 15 Bourses et formations 15 1 Formation 1 sp cifier les b n ficiaires 15 2 Formation 2 15 3 Formation 3 19 Total rubrique 20 Sous traitance 21 Sous traitance Th me 1 p ex cartographie etc 22 Sous traitance Th me 2 29 Total rubrique Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 81 82 30 Voyages 31 Allocation journali re 31 1 Experts et consultants nationaux 31 2 Consultant s international aux 31 3 Autres 32 Voyages internationaux 32 1 Experts et consultants nationaux 32 2 Consultant s international aux 32 3 Autres 33 Frais de transport locaux 33 1 Experts et consultants nationaux 33 2 Consultant s international aux 33 3 Autres 39 Total rubrique 40 Immobilisations AT Locaux 42 Terrains 43 V hicule s 44 Bien d quipement 44 1 Mat riel informatique pr ciser 44 2 Mat riel forestier pr ciser 44 3 Autres 49 Total rubrique 50 Biens consommables 51 Mati res premi res 52 Pi ces d tach es 53 R seaux et services 54 Fournitures de bureau 59 Total rubrique 60
66. S DE TRAVAIL RELATIFS AU NOUVEAU SYST ME D VALUATION DES PROJETS Appendice B 1 Crit res d adjudication indicateurs de qualit et tableaux de notation servant l valuation des nouvelles propositions de projets et d avant projets Tableau r vis des crit res d adjudication des propositions de projets OIBT Pertinence Pertinence l OIBT Indicateurs qualificatifs i contribution l ex cution des objectifs de l AIBT et du Plan d action de l OIBT notamment de ses domaines prioritaires savoir contribution directe la r alisation de l Objectif 2000 ii explication dans la proposition de projet des conditions que celui ci instaurera en faveur d une production de bois caract re durable de la transformation rentable du bois et d une meilleure connaissance des march s iii valeur dite de rayonnement savoir que les produits du projet sont r plicables ou transposables qu ils offrent un int r t pour des pays tiers en sus du pays d posant la proposition de projet et qu ils leur sont assimilables Conformit aux Indicateurs qualificatifs politiques nationales i l ments attestant de la contribution du correspondantes dans projet la poursuite et la r alisation des le pays politiques et programmes nationaux ou l laboration de ces programmes ii volet renforcement des capacit s et formations 1 Processus d laboration du projet susciter l appropriation 1 1 Origin
67. aboration au travail d valuation technique le Secr tariat affecte les projets et Les avant projets soumis des valuateurs primaires et secondaires d un pays membre producteur et d un pays membre consommateur repr sent s parmi les 12 membres du panel d experts De la sorte sont produites des pr sentations et expertises approfondies des projets avant de proc der l valuation d ensemble effectu e par tous les membres en vue de prendre une d cision Cette attribution pr alable doit se faire en respectant certains crit res r pondant au souci d objectivit chez les valuateurs en assurant notamment que le membre du panel venant d un pays dont les propositions sont examin es ne se voit pas confier des pr sentations primaires et secondaires dans l valuation technique de ces propositions Suivant la pratique institu e les valuateurs principaux ne doivent pas recevoir plusieurs projets manant d un m me pays Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT Des responsables et membres du personnel de POIBT prennent part aux r unions du Panel d experts pour apporter des pr cisions et des informations contextuelles sur tous aspects de la proposition consid r e Par ailleurs ils enregistrent les d bats des valuations d ensemble et valuations sp cifiques et transcrivent les recommandations et d cisions du panel portant sur certaines propositions l issue des r unions du panel
68. ani re rigoureuse des objectifs partag s et envisager des activit s communes en mentionnant celles d j en cours s il y a lieu 17 Les propositions incompl tes ne sont pas accept es 3 Centre national d information et d changes Il est fortement conseill aux pays membres de mettre en place un m canisme national d information et d changes en accord avec les recommandations mises par le Groupe d experts sur les mesures destin es am liorer la formulation et l valuation des propositions de projets ces recommandations ayant t adopt es aux termes de la d cision 3 du 37 me CIBT Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT Fonction Le m canisme du centre national d information et d changes doit aider le point de contact passer au crible pr alablement leur soumission les propositions de projets et d avant projets l aune des priorit s nationales et de la pertinence de chaque proposition aux buts de l OIBT Ce m canisme doit servir de secr tariat technique du point de contact national qui doit lui permettre de proc der l valuation des propositions et leur attribution d un rang de priorit Il doit galement valuer les id es de projets manant des agences d ex cution lorsqu elles sont soumises au point de contact avant de devenir propositions de projets part enti re Il doit par ailleurs v rifier que les propositions sont compl tes et S as
69. application des crit res et indicateurs de la gestion durable des for ts tropicales naturelles Mise en vidence des questions soulev es par le comit directeur ou comit technique du projet et production de toutes recommandations relatives l organisation du projet et son d roulement Point 3 Examen du financement du projet et de la mobilisation de ses apports L agence d ex cution expose les points suivants Le budget du projet ventil par rubriques et postes prenant en compte toute modification ventuellement apport e au budget originel propos dans le document de projet Les d penses engag es depuis le lancement du projet par rubriques et postes budg taires confront es celles originellement pr vues dans le document de projet tat financier et relev de tr sorerie Les contributions homologues au budget et les d penses engag es ce jour une liste de biens d quipement acquis avec les fonds de POIBT Mise en vidence des questions soulev es par le comit directeur ou comit technique du projet en rapport avec le budget et les d penses du projet Si des modifications budg taires sont approuv es par le CDP CTLR elles doivent tre ann es au proc s verbal Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 85 86 Point 4 Examen du plan des op rations annualis programme de travail et du budget y aff rent L agence d ex cution pr sente le plan d
70. ations et des actions ad quates C est sur les r sultats du suivi interne effectu par l agence d ex cution et le point de contact que doivent s appuyer les actions correctives et les am liorations de performance de l agence d ex cution Ces r sultats sont int gr s dans les rapports d activit remis POIBT dont la grille et la structure doivent tre compatibles avec le syst me de suivi et qui doivent tre d battus dans le cadre des r unions du comit directeur ou comit technique du projet Ils comportent galement des donn es et lignes directrices pr cieuses pour tout travail de contr le ext rieur men par POIBT Le suivi interne qui incombe l agence d ex cution et au point de contact doit tre effectu tous les ans de pr f rence imm diatement avant la programmation des r unions du comit directeur ou du comit technique du projet Annexe 1 Il consiste examiner les avanc es pertinentes et les rapports du projet avoir des entretiens avec le personnel dirigeant du projet et les acteurs et op rer des visites de terrain permettant d attester les r alisations Une planification pr alable doit tre effectu e afin de d finir quels dossiers seront examin s quelles seront les personnes de qui solliciter des entretiens pour prendre connaissance des probl mes rencontr s et des r sultats atteints et les domaines sp cifiques o les r alisations annonc es peuvent tre v rifi es sur le terrain
71. ations et des sources utilis es 1 2 Implication des acteurs et analyse du probl me 10 Oui Non 1 2 1 Identification et analyse des acteurs 1 2 2 Implication des acteurs 1 2 3 Analyse du probl me Aspect 2 Contenu de la proposition de projet 55 2 1 Strat gie d ex cution 2 2 Aspects scientifiques et techniques 2 3 Coh rence grille logique et budget 2 3 1 Cadre logique 4 Oui Non 2 3 2 Apports et budget 3 Oui Non 2 4 Hypoth ses et risques 2 4 1 Hypoth ses et risques 2 4 2 Des mesures sont prises en vue d att nuer les risques 2 5 Impact 2 5 1 Impact environnemental 2 5 2 Impacts sociaux b n ficiaires 2 5 3 Impact conomique 2 6 P rennit 7 Oui Non 2 6 1 Reprise ou appropriation court terme et mise en application des produits 2 6 2 P rennit fonctionnement long terme Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 51 52 PD Intitul Notes Scores Seuil Seuil atteint Oui Non Aspect 3 Aspects organisationnels 25 3 1 Exp rience fiabilit et qualit de l agence d ex cution et des organismes collaborateurs Oui Non 3 1 1 Agence d ex cution 3 1 2 Sous traitants et collaborateurs 3 2 Structure organique du projet 3 3 Chronogramme actions de surveillance et rapports 3 3 1 Chronogramme et plan d e
72. cation et d un engagement pr coces des organismes collaborateurs vi s agissant des populations riveraines conformit avec l annexe B du manuel OIBT de formulation des projets 1 2 3 Analyse rationnelle du probl me Indicateurs qualificatifs i Analyse logique et compr hensible du probl me traitant les causes et non seulement les sympt mes ii Rationalit de l arbre des probl mes 2 Structure et contenu de la proposition de projet 2 1 Strat gie d ex cution et valeur strat gique Indicateur qualitatif i d marche et strat gie de mise en uvre d finies et justifi es ii complexit de la proposition de projet organigramme du projet politiques suivies et environnement administratif iii importance du site ou de la situation et accessibilit iv situation socio conomique du lieu de d roulement du projet et v choix des partenaires du projet Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 45 46 2 2 Aspects scientifiques et techniques Indicateurs qualificatifs i r f rence un examen des travaux et dossiers publi s sources des donn es et technologies dominantes ii analyse appropri e de l tat actuel des techniques et aspects scientifiques iii usage adapt des technologies et m thodologies scientifiques 2 3 Coh rence interne analyse du probl me cadre logique et budget 2 3 1 Rationalit du
73. cle des projets OIBT 59 60 b la somme de US XXX XXX XX oaaae dollars des tats Unis seulement affect e la prise en charge des frais OIBT d valuation mi parcours c la somme de US XXX XXX XX dollars des tats Unis seulement affect e la prise en charge des frais OIBT d valuation post riori d la somme de US XXX XXX XX dollars des tats Unis seulement affect e la prise en charge des frais OIBT appui aux programmes e la somme de US XXX XXX XX a a dollars des tats Unis seulement devant tre r serv e pour d ventuels d caissements impr vus qui seront effectu s sur demande crite et justifi e de l Agence d ex cution la somme de US XXX XXX XX dollars des tats Unis seulement affect e au remboursement au Sous compte des avant projets OIBT PPD des frais occasionn s par la pr paration de l avant projet Section 3 05 Agence d ex cution et ou le Gouvernement fournit sans d lai sa contribution de US XXX XXX XX oaaae dollars des tats Unis seulement au projet conform ment au budget convenu pr sent dans le Document du projet et dans tous amendements ce dernier qui auront t convenus L Agence d ex cution rend compte imm diatement POIBT de toutes circonstances qui mettraient en question sa capacit op rer cette contribution dans sa totalit et temps Section 3 06 la con
74. consid ration Les pays membres sont encourag s disposer d une liste d experts dans laquelle certains pourront tre s lectionn s pour devenir membres du Panel d experts Mandat du Panel d experts charg de l valuation des projets Le mandat r vis du Panel d experts est le suivant i valuer les nouvelles propositions de projets et d avant projets soumises l Organisation Les recommandations de modification de ces propositions sont formul es par le Panel d experts uniquement dans l intention d en assurer la validit technique ii Passer au crible les propositions de projets en vue de d terminer leur pertinence au regard du mandat de POIBT de son Plan d action et de ses Programmes de travail dans les domaines de information conomique et de l information sur le march du reboisement et de la gestion foresti re et de l industrie foresti re ainsi que leur conformit aux d cisions et orientations de l OIBT sans toutefois tablir entre elles un ordre de priorit iii Lorsque des reformulations n cessitant des modifications importantes sont recommand es le Panel d experts demande de proc der un examen final des versions r vis es des propositions de projets et d avant projets avant leur pr sentation aux Comit s comp tents de POIBT iv Il tablit l intention des gouvernements qui ont soumis des propositions ainsi que du Conseil et des Comit s de POIBT un rapport sur le
75. dans le document de projet si ce n est sur la date de lancement et certains ajustements mineurs Par ailleurs l agence d ex cution doit aviser l OIBT par crit que le projet est sur le point de commencer officiellement alors que doit intervenir l ach vement des activit s pr paratoires telles que d crites dans le rapport de lancement Le rapport de lancement doit tre conforme au mod le pr sent en annexe du Manuel OIBT de suivi examen rapports et valuation des projets troisi me dition 2008 S agissant des avant projets et des petits projets l agence d ex cution doit se contenter de confirmer dans le rapport de lancement que des quipements de bureaux suffisants sont en place qu un compte en dollars EU a t ouvert pour le projet que le personnel d encadrement du projet a t d sign parmi lequel le personnel homologue et qu un contrat a t dress avec les agences collaboratrices ventuelles S agissant de projets de plus grande complexit et d une dur e de 24 mois au moins et dont le budget d passe les 400 000 un premier plan d op ration annualis POA 1 doit tre joint au rapport de lancement et approuv en m me temps que ce rapport Le POA doit respecter le mod le pr sent en annexe B au Manuel OIBT de suivi examen rapports et valuations des projets troisi me dition 2008 3 Approbation du rapport de lancement comprenant le POA et un plan des travaux d taill Les direc
76. de l valuation post riori des projets d coup s en phases et projets de suivi e R sultats des avant projets ayant d bouch sur une proposition de projet part enti re e Priorit sp cifique des bailleurs de fonds Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT VIII Contrat de projet 1 Production du contrat de projet Le contrat de projet est pr par par le Secr tariat de POIBT imm diatement apr s que le projet a t approuv et financ par le CIBT Ce contrat r partit les r les et comp tences du gouvernement membre de l agence d ex cution et de POIBT dans l ex cution du projet ou de l avant projet en fonction du document de projet et des manuels et lignes directrices OIBT concern s Le gouvernement intervenant par l entremise de son point focal et l agence d ex cution tudient le texte du contrat et lorsqu ils Le jugent acceptable le ratifient et le transmettent l OIBT pour le faire contresigner par le Directeur ex cutif Le contrat de projet prend effet lorsque toutes les parties y ont appos leur signature On trouvera un mod le de contrat de projet sp cifiant les obligations contractuelles et d autres dispositions en Annexe D Entre autres dispositions le contrat de projet comporte des proc dures d taill es relatives e L ex cution du projet Son financement e Lutilisation des fonds e Ses comptes critures et rapports e Ses publications
77. degr de participation r elle des acteurs la formulation et l ex cution de la proposition de projet voir galement 1 1 2 ii mesures devant tre propos es pour assurer un effet positif et une appropriation des connaissances et r sultats issus du projet iii strat gie de diffusion r aliste et con ue sur mesures pour les diff rentes cat gories cibl es iv Pr sence dans la proposition de projet d un volet formation et vulgarisation Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 47 48 2 6 2 P rennit fonctionnement long terme Indicateurs qualificatifs i une strat gie d apr s projet est pr sent e contenant les l ments ci dessous ii esquisse d ensemble sur les activit s devant tre ex cut es apr s l ach vement du projet par exemple l entretien des quipements et installations la mise en uvre des proc dures et concepts nouveaux etc iii indication des acteurs ou partenaires qui devraient intervenir dans les programmes compl mentaires iv indication du nombre des acteurs n cessaires et de leur capacit requise v indication de la capacit qualitative et des moyens disponibles pour prolonger l activit vi disponibilit des instruments sociaux financiers et institutionnels propres garantir la p rennit 3 Aspects organisationnels 3 1 Exp rience fiabilit et qualit de l agence d ex cution ainsi que
78. des tats financiers Un exemple de rapport est pr sent en annexe I 2 Rapport de gestion Un rapport de gestion sera galement requis si sont constat es des carences importantes dans le contr le interne et des d penses ou actes ill gitimes ou mis en question Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 3 Lettre de repr sentation Le v rificateur aux comptes se procurera une lettre de repr sentation sign e de la direction de l agence d ex cution et signifiant que sa connaissance les tats financiers renferment toutes les transactions et que le relev de compte est complet et exact tous gards Les rapports seront remis dans les trois mois suivant la fin de l ann e vis e ou dans les quatre mois suivant l ach vement des activit s du projet ou de l avant projet L agence d ex cution remettra trois exemplaires de chaque rapport lOIBT Examen L OIBT se r serve le droit de conduire un examen de l audit Le v rificateur aux comptes responsable coop rera pleinement cet examen et produira toutes la documentation utile l audit qui sera mise la disposition de l examinateur ou inspecteur Fiches d audit Le cabinet d audit conservera un dossier d audit ordonn et consultable Toutes les fiches d audit seront dress es dans une des langues de POIBT anglais fran ais espagnol Le v rificateur aux comptes sauvegardera le dossier d audit et les fiches d
79. des de leur r alisation Les SOP englobent l encadrement des acteurs principaux dans ex cution du cycle des projets selon leurs comp tences et l accomplissement de leur cahier des charges dans les diff rentes phases du cycle Sont ainsi prescrites du stade de Pidentification et de la formulation du projet celui de son Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT ach vement les SOP des pays membres du Point de contact ou point focal de l agence d ex cution du centre d changes du Panel d experts charg de l valuation technique des propositions de projets des consultants du Secr tariat de POIBT du CIBT et de ses Comit s techniques Le tableau 1 ci dessous r sume les SOP et l encadrement de chaque tape du cycle des projets Tableau 1 Grille r capitulative des SOP et de l encadrement TAPES DU CYCLE DES PROJETS PROC DURES D OP RATIONS NORMALIS ES ENCADREMENT 1 D finition et formulation Les Membres identifient les propositions de projets prioritaires L agence d ex cution formule une proposition de projet Les membres sont encourag s utiliser des outils logiciels Priorit s nationales et OIBT et plans d action directives Id e de projet Manuel de formulation des projets Mode d emploi et outils logiciels de l laboration de projet propositions de projets Le Panel d expert proc de l expertise technique des propositions de
80. diqu s dans le document de projet et le POA Les billets d avion doivent tre limit s aux itin raires les plus directs en classe conomique tant pour les vols int rieurs que pour les cas o un voyage l tranger est requis dans l ex cution du projet L allocation de s jour vers e pour les voyages du personnel ne doit pas d passer ce qui est pr vu pour les voyages locaux et internationaux dans les tarifs ONU et locaux Les v hicules bateaux motos et autres moyens de transport achet s dans le cadre d un projet doivent tre r serv s un usage strictement officiel par le personnel du projet autoris L agence d ex cution doit conserver des justificatifs de l utilisation et des frais de voyages effectu s avec ces v hicules L agence d ex cution doit galement disposer d un syst me d ordres de voyage sp cifiant la finalit la dur e et les r sultats attendus des voyages entrepris par le personnel du projet Le personnel concern partant en voyage doit remettre un rapport l agence d ex cution sur l accomplissement de ces voyages et les activit s qu ils ont permis de mener dans la poursuite des objectifs du projet Une liste des personnes et des acteurs ventuellement consult s et rencontr s doit tre jointe au rapport de voyage 9 Diffusion des r sultats du projet Le rapport d ach vement et les rapports techniques du projet doivent constituer les moyens principaux de diffusion des r sultats
81. dre un projet en raison d une violation des termes du contrat de projet Affectation des fonds contraire aux stipulations du document de projet et cas de fraude de gaspillage de n gligence ou de carence de gestion 12 Mise terme Le Conseil peut mettre un terme tout projet sur recommandation du Secr tariat mise en fonction des crit res de mise terme d un projet Article 31 des crit res R glement financier de l OIBT et R glement relatif aux projets 13 Ach vement L agence d ex cution remet un rapport d ach vement et le dernier tat financier audit Le Conseil d clare officiellement un projet achev sur recommandation des Comit s Mod les de rapports d ach vement et dernier tat financier audit Approbation du rapport d ach vement et du dernier audit financier manant de l AE 14 Cl ture Le secr tariat de l OIBT op re la fermeture du compte du projet Approbation par les Comit s des projets achev s et r ception des derniers tats financiers audit s et des fonds non employ s par l AE Il Identification et formulation des projets 1 Habilitation des pays et agences d ex cution soumettre des projets Les pays membres de POIBT ont facult de soumettre des propositions de projets de petits projets et d avant projets La situation de leur compte de cotisant l Organisation doit tre saine et ne pr senter aucun arri r dans les trois ann
82. du projet Ces publications et d autres publications du projet r sultant des travaux financ s par l OIBT doivent comporter des mentions indiquant qu elles font partie du dossier produit pour diffuser les r sultats du projet tous les pays membres et d autres int ress s L agence d ex cution doit galement fournir des moyens efficaces de diffusion au niveau national des r sultats du projet par le moyen de communiqu s de presse et d articles repris dans des publications nationales L agence d ex cution doit galement pr parer en consultation avec le secr tariat de l OIBT des articles destin s la revue Actualit s des for ts tropicales et d autres publications de l OIBT ces articles tant destin s diffuser Les r sultats du projet ceux en cours puis les r sultats d finitifs ainsi que les enseignements qu ils ont permis de d gager Les valuations de projet effectu es par POIBT et en interne par l agence d ex cution constituent galement une importante source d information pour l identification et la diffusion des enseignements d gag s L OIBT doit galement diffuser les r sultats de projets obtenus par ses activit s op rationnelles en les pr sentant dans ses publications notamment Actualit s des for ts tropicales la S rie technique la S rie D veloppement de politiques les publications suivies les brochures d information les rapports de s minaires d ateliers et d autres r u
83. e lorsque les stations du projet sont trop loign es la station de projet sera visit e au moins une fois pendant la dur e du projet Liste de contr le des activit s 2 1Avant la mission de suivi du projet OIBT Planifier le calendrier g n ral date et lieu de la mission de suivi du projet V rifier dans le budget du projet la disponibilit des fonds devant permettre le suivi obtenir des services administratifs un rapport sur l tat des fonds du projet Se rapprocher de l agence d ex cution au moins un mois avant la date de la mission de suivi pour convenir avec elle de la date lelieu la langue de la r union les participants la documentation requise Pordre du jour la visite la station de projet etc Communiquer l agence d ex cution l organisation des d placements Passer en revue la documentation aff rente au projet document de projet descriptif contrat de projet et s il y a lieu conventions suppl mentaires pass es entre l agence d ex cution et d autres agences collaboratrices POA Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 87 88 rapports d activit y compris tats financiers rapports techniques lettres de non objection proc s verbaux des missions de suivi pr c dentes rapports d audit correspondance Par un examen de la documentation effectuer une valua
84. e de projet petit projet ou avant projet chaque type de projet correspond une grille un contenu et une pr sentation diff rents Le Manuel de formulation des projets troisi me dition 2008 sp cifie la grille le contenu de ces diff rents types de projets et en donne des exemples Un projet constitue un effort concert tourn vers la r alisation d un exceptionnellement deux objectifs sp cifiques bien articul s et se rattachant un objectif de d veloppement plus large Une proposition de projet est un document renfermant toutes les informations utiles l ex cution d un projet y compris un r sultat d fini avec pr cision assorti de caract ristiques chronologiques et de co ts et habituellement d une demande de financement Les petits projets sont ceux dont la dur e ne d passe pas deux ans et dont les besoins financiers sollicit s de POIBT ne d passent pas une somme sp cifique cette somme devant tre fix e par le Conseil tait de 150 000 dollars EU la date de mise sous presse des pr sentes SOP Des tudes et des conventions li es la gestion durable des for ts la fili re for t bois ou au commerce du bois sont autant d exemples de petits projets Les propositions d avant projets ont pour finalit de pr parer le terrain la formulation d une proposition de projet et sa r daction D ordinaire les produits d une proposition d avant projet comprennent les r sultats de prospect
85. e des Indicateurs qualificatifs informations et des i mention pr cise des r sultats utiles de sources utilis es tous projets ou avant projets pr c dents ii qualit et diversit des sources d information 44 Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 1 2 Implication des acteurs et analyse du probl me 1 2 1 Identification et analyse des acteurs Indicateurs qualificatifs i description du processus d identification des acteurs par ex Organismes publics collaborateurs organisations entreprises ONG ou communaut s ii analyse de la d pendance de l ex cution du projet envers les acteurs iii description du r le potentiel des acteurs identifi s 1 2 2 Implication des acteurs cl aux stades de la formulation et de l ex cution du projet Indicateurs qualificatifs i r f rence aux avis et apports de repr sentants des divers acteurs consid r s et de la mani re dont ces apports seront pris en compte ii claire indication du degr d accord sur l int r t qu offre la proposition de projet iii l ments attestant de la mani re dont tous les acteurs ont influ sur le mode d laboration du projet et la teneur de la proposition de projet iv description de la mani re dont les acteurs se trouveront associ s l ex cution du projet et l ments probants cet gard voir galement 2 6 1 v l ments attestant d une impli
86. e impliqu s ou se consulter dans le suivi et l valuation du projet Les bailleurs de fonds peuvent tre convi s prendre part aux r unions du CDP CTP et d autres visites de suivi leurs frais pour prendre la mesure de l avancement des travaux et contribuer aux orientations des projets qu ils soutiennent De m me les acteurs sociaux touch s par le projet doivent prendre part au suivi et aux examens internes et externes men s par l agence d ex cution et POIBT Dans certains cas des acteurs cl s sont invit s si ger au CDP CTP La probabilit d instaurer la gestion durable des for ts s accro t consid rablement s il existe une concertation avec les acteurs en particulier les populations riveraines appel es tre touch es par Le projet Cette concertation doit viser d velopper un consensus de travail sur les priorit s en mati re d utilisation et d exploitation des for ts ce qui doit garantir leur coop ration Il est indispensable que les populations locales prennent part l laboration l ex cution au suivi et l valuation de tous les projets qui les concernent et qu elles soient consult es leur sujet en reconnaissant comme interlocuteurs les repr sentants des groupes de populations concern es ou si ces groupes ne sont pas organis s l entit qu ils d signent comme leur repr sentant Cette concertation doit s op rer de mani re officielle et v rifiable Tous les travaux de su
87. e par le commissaire aux comptes mentionnant qu au mieux de ses connaissances et convictions les tats financiers contiennent toutes les transactions et que la d claration de compte est compl te et exacte dans tous ses aspects L agence d ex cution doit mettre disposition toutes les critures toutes les inscriptions comptables et les op rations d ajustement effectu es et veiller ce que toutes les autres op rations n cessaires ont t effectu es pour permettre au commissaire aux compte de mener bien la mission d audit Les frais d audit doivent tre pris en charge par l Agence d ex cution sauf sp cification du contraire dans le document de projet On trouvera l Annexe F les directives relatives l audit financier annuel et ou final ach vement des projets ou avant projets On trouvera l Annexe G le mod le retenu pour la pr sentation de l tat financier des projets et l Annexe H celui de l tat de tr sorerie Ces mod les doivent servir rendre compte de la situation financi re du projet dans le Rapport sur les projets en cours et l Audit financier des projets Les sommes figurant originellement dans ces rapports doivent tre les m mes que celles inscrites au document de projet 4 S lection des consultants contrats de sous traitance et achat de biens S lection des consultants Les Directives OIBT pour la s lection et l emploi de consultants 2008 r gissent la s
88. echnique de chacun d eux iii une attestation de la s lection du ou des consultants ou experts sil y a lieu au d but de l ex cution du projet et iv un avis que l ex cution du projet est sur le point d tre entam e b le deuxi me versement de US XXX XXX XX dollars des tats Unis seulement apr s r ception par POIBT du premier rapport d activit semestriel du projet manant de Agence d ex cution conform ment aux proc dures de POIBT et d une demande de versement justifi e en termes d ch ances montants et co ts estimatifs inscrits au Plan annualis des op rations Plan des travaux en fonction du stade de r alisation atteint cette date et pour la p riode o ces fonds seront utilis s c le troisi me et dernier versement de US XXX XXX XX dollars des tats Unis seulement apr s r ception par l OIBT de la part de l Agence d ex cution du deuxi me rapport d activit semestriel du projet et d un rapport d audit financier annuel produit conform ment aux proc dures de l OIBT et d une demande de versement justifi e en termes d ch ances montants et co ts estimatifs inscrits au Plan annualis des op rations Plan des travaux en fonction du stade de r alisation atteint cette date et pour la p riode o ces fonds seront utilis s d le quatri me versement de US XXX XXX XX dollars des tats Unis seulement apr s r
89. ence d ex cution Fait le Na 64 Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT ANNEX E EXEMPLE DE CONVENTION ENTRE AGENCE D EX CUTION ET L AGENCE COLLABORATRICE Protocole d accord entre L AGENCE D EX CUTION AUX PHILIPPINES AE et L AGENCE COLLABORATRICE AC SUR L EX CUTION DU PROJET PD 167 02 REV 2 F Int gration des Unit s foresti res d am nagement UFA dans les Unit s de d veloppement durable UDD par l am nagement forestier concert Surigao del Sur Philippines Nous les soussign s repr sentants autoris s de l AE et de l AC avalisons cet accord comme document officiel devant encadrer l ex cution du projet par les deux agences conform ment l article III section 3 03 a du contrat de projet SECTION 1 RESPONSABILIT S G N RALES AE est l agence d ex cution du projet Elle sera charg e de la gestion et de l administration g n rales de toutes les activit s du projet et sera galement charg e de rendre compte directement de tous les r sultats POIBT et aux autres agences et groupes repr sent s dans le Comit directeur du projet Elle est galement charg e de recevoir d bourser et g rer tous les fonds d caiss s par POIBT au projet en accord avec les r gles et r glements de POIBT AC sera l agence de collaboration l ex cution du projet Elle est charg e de mettre disposition le site du projet de mettre en place le
90. es amendements majeurs son texte et son contenu le Panel demande qu il soit proc d une valuation finale de la version r vis e de la proposition de projet ou d avant projet avant de la pr senter au Comit OIBT concern D cision 7 XXID annexe Lorsque les propositions ont t r vis es le Panel d termine s il a t donn effet aux recommandations des Panels ant rieurs de mani re satisfaisante Concernant les propositions r vis es resoumises au Panel d experts pour r valuation le Panel doit prendre pour r f rence les r visions g n rales et sp cifiques qui r pondent aux commentaires du Panel Ces r visions doivent tre r capitul es sous forme de grille pr sent e en annexe o seront repris les commentaires et recommandations du Panel et les r visions correspondantes Les auteurs doivent mettre en exergue des sections sp cifiques de la proposition o les modifications ont t apport es Sit t apr s la r union du Panel d experts un bref rapport sur chaque proposition de projet est transmis par le secr tariat au gouvernement soumissionnaire Le gouvernement soumissionnaire peut par la suite modifier ou r viser sa ou ses propositions de projets comme le recommande le Panel d experts avant leur examen par les Comit s ou r examen par le Panel d experts Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 4 Cat gories de classement Le Panel d experts a ado
91. es d caissements de fonds en l attente d un examen 2 Proc dure de suspension Le Directeur ex cutif pourra suspendre le d caissement de fonds de Organisation un avant projet ou un projet si l usage qui en est fait s av re contraire au document de projet ou en cas de fraude de gaspillage de n gligence ou de mauvaise gestion Le Directeur ex cutif remet au Conseil sa session suivante un rapport pour examen Le Conseil prend toutes mesures qui s imposent l issue de ce rapport et a facult par scrutin extraordinaire de mettre un terme son parrainage de tout projet ou avant projet L OIBT doit alors informer par les voies officielles le point focal du gouvernement de la d cision du Conseil de suspendre le projet Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 39 40 3 Effets de la suspension Lorsqu un financement de projet est suspendu par l OIBT l agence d ex cution doit cesser d engager toutes d penses dans des activit s biens et services financ s par ces fonds jusqu la reprise des financements sauf accord explicite de POIBT d livr cet effet L agence d ex cution doit conserver tous les biens et les l ments d actif pr c demment financ s par l OIBT pour le projet et doit donner avis imm diatement tout sous traitant dont les services sont r gl s par des fonds OIBT de suspendre ses activit s d s que possible de mani re minimiser le co t du projet
92. es et exigences d audit Zdentifier les grandes diff rences entre d penses r elles et d penses projet es dans le document de projet concernant les fonds de provenance OIBT et en rechercher les causes en recensant les justificatifs Contribution homologue r elle et son ad quation la marche du projet Acquisition de biens d quipement v hicules mat riel D battre avec les membres du CDP CTP de toute question que soul ve l valuation et encourager et appuyer les solutions collectives aux probl mes et les d cisions concert es au sein du CDP CTP V rifier que les m canismes visant garantir la p rennisation l issue du projet sont bien tablis et si n cessaire aider le CDP CTP d finir ces m canismes S il y a lieu convenir d une date pour l valuation mi parcours S il y a lieu d battre de la pr paration d un article pour le bulletin de POIBT Actualit s des for ts tropicales et d autres moyens de diffusion des r sultats du projet Passer en revue le texte pr liminaire du proc s verbal de la r union CDP CTP en veillant ce que toutes les questions y compris les d cisions qui ont t prises sont correctement transcrites dans le rapport Signer la version finale du proc s verbal Agence d ex cution b Mettre disposition une salle de r union ad quate et les quipements audiovisuels n cessaires Nommer une secr taire pour prendre des notes et
93. es op rations annualis ou le programme de travail pour la p riode en cours ou la p riode suivante ainsi que le budget y aff rent Mise en vidence des questions soulev es par le comit directeur ou comit technique du projet et production de toutes recommandations relatives au POA plan des travaux et budget y aff rent Point 5 Recommandations et D cisions Le comit a produit les recommandations et les d cisions suivantes relatives l ex cution du projet comprend la d signation des responsables de l ex cution des d cisions et de toute mesure compl mentaire 1 Le comit a d cid d approuver et d adopter les rapports suivants pr sent s par l agence d ex cution ou avec les modifications suivantes rapport d activit rapport financier POA Plan de travail rapports techniques Point 6 Autres Aborder toutes autres questions importantes soulev es dans le cadre de la r union Date provisoire de la r union suivante du CDP CTP S il y a lieu date de l valuation mi parcours Point 7 Cl ture de la r union La r union est d clar e close le Les soussign s ent rinent le proc s verbal de la r union du comit directeur ou comit technique du projet Date lieu Repr sentant de l agence d ex cution Repr sentant du gouvernement Repr sentant de l OIBT Repr sentant des bailleurs de fond Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT
94. es quantit s suppl mentaires sont requises d articles ayant t acquis par contrats pass s apr s appel la concurrence afin de r pondre aux imp ratifs du calendrier d ex cution du projet ou de l avant projet o en cas d absence de toute concurrence v ritable le dispositif auquel on aura recours pourra consister passer des march s de gr gr avec un petit nombre de fournisseurs locaux ou internationaux ou un fournisseur unique Lorsque le projet fait appel un petit nombre de fournisseurs on cherchera obtenir au moins trois devis Lorsqu un seul fournisseur est invit faire une offre l agence d ex cution doit par voie de n gociation s efforcer de parvenir au r sultat le plus efficace et conomique 5 Respect du calendrier de transmission des rapports d activit rapports financiers et techniques L agence d ex cution doit faire en sorte de remettre l OIBT les rapports d activit et rapports techniques requis sans d lais Les rapports d activit biannuels doivent tre remis au plus tard le 28 f vrier et le 31 ao t de chaque ann e de l ex cution du projet Un rapport d ach vement sera soumis au plus tard trois mois apr s l ach vement du projet Un plan d op rations annuel sera soumis pour chaque ann e d ex cution Des rapports techniques doivent tre soumis des dates sp cifi es dans le POA et le document de projet Le rapport de lancement les rapports d activit les rapports fina
95. es selon l ancien syst me d valuation Pour ceux int ress s les outils et le cadre de base du nouveau syst me d valuation quantitative est montr en Annexe B Les cat gories de d cisions reposant sur des crit res d attribution quantitatifs sont les suivantes 1 Proposition recommand e au Comit moyennant des amendements 2 La proposition requiert des modifications essentielles et sera renvoy e aux auteurs 3 La proposition n est pas accept e car une proposition d avant projet est requise et selon l indication du Panel d experts celle ci doit tre resoumise au Panel d expert ou directement au Comit 4 Proposition non recommand e mais soumise au Comit avec recommandation de ne pas approuver la proposition de projet 5 Proposition non recommand e mais soumise au Comit assortie de la recommandation de ne pas l approuver Une justification doit tre fournie l auteur et au Comit soit p ex les scores quantitatifs recueillis par la proposition n atteignent pas un certain seuil en cas de proposition de projet rev 2 d faut de pertinence informations insuffisantes etc Le Manuel r vis de formulation des projets OIBT troisi me dition 2008 a pris en compte le nouveau syst me d valuation propos En fonction de cela les pays membres peuvent pr parer les propositions de projets suivant le nouveau syst me adopt par le Conseil Les modalit s d application des syst me
96. estion durable ii de la mise en place et de la gestion de programmes de conservation importants dans les for ts productrices de bois et iii de mettre en uvre des programmes de gestion durable des for ts Le Conseil en vue de la gestion des ressources du fonds a mis en place un panel et d termin les crit res d admissibilit aux termes de la D cision 4 XXX ci jointe en Annexe C Le Compte administratif qui finance les d penses n cessaires l administration de l Accord pourvoit galement au financement de projets et activit s relevant des travaux normatifs de l Organisation de ses travaux statistiques tudes et informations ainsi que du Rapport annuel et la Revue Biennale Le Compte administratif est aliment par les quotes parts de contribution des Membres 2 Crit res applicables par les bailleurs de fonds Les bailleurs de fonds doivent prendre en consid ration les crit res g n raux suivants dans le financement des projets e Pertinence aux objectifs de POIBT son Plan d action et l Objectif 2000 e Priorit s des pays membres e Repr sentation et affectation g ographiques e Valeur de rayonnement des projets r gionaux et mondiaux e D bats au sein des Comit s techniques sur les projets nouveaux et en instance de financement e Notes attribu es et recommandations mises par le Panel d experts e Admissibilit au Fonds du Partenariat de Bali e R sultats de l valuation mi parcours ou
97. et Rapports e Rapport de lancement Rapport du projet Rapport technique e Rapport financier Rapport d ach vement Rapport n cessaire au lancement du projet II se compose d une confirmation explicite que toutes les conditions sont r unies que les dispositions ont t prises pour un d marrage sans coup de l ex cution du projet Le compte rendu officiel et objectif produit par l agence d ex cution des activit s ex cut es des d penses engag es et des produits obtenus dans la p riode trait e par le rapport destin aux chelons administratifs sup rieurs Les rapports d activit pr sentent des informations qui sont de nature essentiellement manag riale Le moyen de consigner et de transmettre les r sultats des travaux men s dans le cadre des projets de recherche d veloppement et d exp riences pilotes de l OIBT Les rapports techniques renferment des donn es techniques et scientifiques une analyse des donn es et des r sultats du projet Rapport semestriel contenant un solde d ouverture et un solde de cl ture les d penses op r es dans chacune des rubriques budg taires du projet et tout revenu gagn ou constitu Le dernier compte rendu officiel r sumant l issue du projet tous les l ments inscrits au projet par rapport leur r alisation effective en tablissant leur impact et l esp rance de les voir se p renniser dans l apr s projet tout en pr sentant les enseignements qui
98. et peut commencer L agence d ex cution doit en outre aviser l OIBT qu elle est pr te entamer les activit s du projet X Ex cution du projet 1 Commencement de l ex cution d un projet Tout projet d bute de mani re officielle apr s la signature du contrat de projet par les repr sentants d ment autoris s du gouvernement membre de l agence d ex cution et du directeur ex cutif de POIBT ce lancement s effectue gr ce aux premiers versements de fonds permettant la mise en uvre des premi res activit s du projet en fonction d un rapport de lancement approuv qui doit faire tat des achats effectu s par le projet de l engagement de consultants et du personnel de direction du projet Un contrat de projet valide et la r ception par l agence d ex cution du premier d caissement de fonds signifient que l ex cution du projet est entam e L agence d ex cution doit remettre un rapport de lancement apr s la signature du contrat de projet la remise de ce rapport constituant un pr alable au premier d caissement de fonds En outre l agence d ex cution doit aviser POIBT de la date laquelle le projet doit d buter Le secr tariat de POIBT prend acte du commencement r el de chaque projet des fins de gestion de suivi et d valuation il prend acte galement de toutes activit s connexes l ex cution jusqu aux phases de conclusion du cycle de projet 2 D caissements suivants des fonds OIBT Le d caisse
99. evue les d cisions et recommandations de la r union pr c dente du CDP CTP et l agence d ex cution rend compte des actions auxquelles elle a donn suite Point 4 Examen de la structure du projet et de son d roulement L agence d ex cution produit les expos s suivants e Les objectifs d ensemble du projet ses produits et son plan de travail d taill conforme au cadre logique du projet couvrant l ensemble de la p riode pour laquelle le financement a t obtenu de l OIBT et comprenant toute modification ventuelle apport e au plan de travail originel propos dans le document de projet e Un organigramme actualis du projet dont lequel sans pr ciser les diff rents postes et diff rentes attributions de chaque membre du personnel du projet en rapport avec les activit s du projet et le r le et comp tences des organismes collaborateurs et ceux d autres acteurs les m canismes de concertation internes et externes doivent tre explicit s e Un rapport d activit conforme la grille OIBT qui r sume les r alisations et les acquis correspondant chacune des activit s pr cis es dans le document de projet et une analyse de la progression vers la r alisation des produits et des objectifs sp cifiques e Les documents techniques qui auront t pr par s par le projet la date de la r union e Une analyse critique de la r alisation du projet arr t e la date de la r union d crivant les probl
100. i re ann e POA 1 Les d cisions contenues dans le cadre de cette r union sont ensuite int gr es dans le rapport de lancement devant tre soumis POIBT La r union de lancement peut tre consid r e comme le lieu de mobilisation pour l agence d ex cution o seront fix es les dispositions n cessaires la mise en uvre du projet 2 Suivi interne op r par l agence d ex cution et le point focal Toutes les agences intervenant dans l ex cution du projet soit l agence d ex cution et les agences collaboratrices doivent disposer d un syst me de suivi interne permettant d assurer la bonne ex cution du projet La mise en uvre du dispositif de suivi fait partie des activit s inscrites dans le plan des travaux Le syst me de suivi interne est un outil de gestion qui doit tre utilis de mani re efficace afin d am liorer la performance du projet Le Manuel de suivi examen rapports et valuations des projets troisi me dition 2008 se veut aussi un guide d taill des travaux de suivi du projet Le point de contact du pays est mandat pour dans le cycle du projet OIBT assurer galement le suivi des r sultats et des acquis du projet confi l agence d ex cution Il sert ainsi d valuateur national des projets financ s par POIBT Le point de contact doit transmettre ses conclusions et recommandations aux r unions du comit directeur du projet ou de son comit technique en vue d laborer des orient
101. ier ou inverser tout r sultat d valuation ou recommandation de d cision des Comit s concernant l approbation d un projet Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT Dans son approbation des avant projets et projets le Conseil doit prendre en compte a leur pertinence aux objectifs de l Accord b leur pertinence aux objectifs nationaux c leurs effets environnementaux et sociaux d l int r t du maintien d un bon quilibre g ographique e les int r ts et caract ristiques de chacune des r gions de production faisant partie du monde en d veloppement le caract re souhaitable d une r partition quitable des ressources entre les domaines mentionn s au paragraphe 1 du pr sent article g leur rapport co t efficacit h la n cessit d viter les chevauchements d efforts LAIBT de 2006 autorise une plus grande souplesse dans la mani re dont le Conseil use de ses pr rogatives dans l approbation des projets Le Conseil mettra en place une proc dure d valuation et d approbation des projets et avant projets La proc dure actuelle a t instaur e aux termes des dispositions de PAIBT de 1994 2 Approbation de projets par le Directeur ex cutif Les propositions de petits projets et d avant projets de 75 000 dollars EU ou moins peuvent tre approuv es par le Directeur ex cutif sous r serve qu elles soient soumises au Panel d experts et
102. ions et d tudes et lidentification et la participation d agences d ex cution et d acteurs Plus la p riode d ex cution du projet est longue moins pr cise est la d finition des activit s et les estimations des co ts Il est recommand de pr senter des projets d une dur e totale pr vue pour quatre 4 ans ou plus en deux phases au minimum car il est prouv qu un d coupage des projets en phases successives peut aider ma triser le probl me d une vision long terme La pr sentation d une proposition de projet part enti re d coup e en au moins deux phases permet de mettre en perspective la continuit d une phase l autre et de produire une estimation pr liminaire du budget total Un engagement financier est sollicit pour chaque phase prise individuellement commencer par la premi re phase un nouvel engagement devant intervenir ensuite peu de temps avant l ach vement de chaque phase Le d coupage en phases successives permet d introduire tous ajustements n cessaires la proposition et de budg tiser les phases suivantes en soumettant ces budgets l OIBT 6 Projets r gionaux et mondiaux Il est pr conis de conf rer aux projets r gionaux et mondiaux un rayonnement vaste de sorte que les bienfaits qu ils sont appel s dispenser s tendent au del des institutions et personnes qui interviennent directement dans le projet p ex agence d ex cution agences collaboratrices et acteurs i
103. ipe charg e de la mission d examen se compose normalement d un repr sentant de l OIBT et d au moins un repr sentant du ou des gouvernements dans les territoires desquels se d roule le projet elle pourra galement compter en son sein un repr sentant des bailleurs de fonds ayant contribu au financement du projet par le Compte sp cial Les missions d examen portant sur les petits projets ou ceux de moindre dur e sont effectu es par le personnel de POIBT le cas ch ant en coop ration avec l agence d ex cution et le gouvernement h te Les missions d examen prises en main par POIBT sont conduites par le responsable des projets d sign par la Division exer ant sa tutelle sur le projet Ces responsables sont principalement affect s au suivi et l examen de projets situ s dans les zones g ographiques d Asie Pacifique d Afrique et d Am rique du Sud tropicale Ils font galement office de repr sentants OIBT dans les r unions des CDP et CTP Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 35 36 Les membres de la mission d examen valuent le d roulement du projet la station du projet rencontrent les acteurs et participants au projet v rifient les infrastructures et l tat des biens d quipement achet s avec les fonds de POIBT et prennent des photos destin es illustrer les progr s du projet et tre archiv es dans la phototh que de POIBT L annexe J pr sente des
104. ires pass s entre l agence d ex cution et toutes parties collaboratrices Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 67 68 e Les contrats et accords de sous traitance pass s avec des tiers Le document de projet ou d avant projet le budget la correspondance relative l ex cution du projet les proc s verbaux cosign s et les proc dures de gestion du projet ou de l avant projet approuv es par POIBT et toutes lettres de POIBT signifiant l absence d objection e Les rapports financiers et les rapports d activit du projet ou de l avant projet e Les organigrammes un descriptif de l organisation administrative des proc dures et modalit s d achat de r ception d emmagasinage et de distribution des marchandises du projet ou de l avant projet et Le plan comptable n cessaires la bonne ex cution de la mission d audit Le v rificateur aux comptes examinera les mesures prises en r ponse aux conclusions et recommandations produites lors d audits ant rieurs et susceptibles d avoir un effet sur les objectifs d audit courants Le v rificateur aux comptes d terminera si des mesures de correction promptes et adapt es ont t prises par l agence 2 Pr paration du plan des travaux d audit Le v rificateur aux comptes pr parera un plan des travaux d audit en fonction des renseignements recueillis durant la phase de pr audit Ce plan des travaux doit pr
105. is mois suivant la date de r siliation ARTICLE XI R glement des litiges Section 11 01 tout litige survenant dans l interpr tation ou l ex cution du pr sent Contrat ou toute violation pr sum e du dit Contrat sera r gl l amiable par consultation ou n gociation entre l Agence d ex cution et POIBT dans le cadre des r gles d arbitrage de la CNUDCI Commission des Nations Unies pour le droit commercial international ARTICLE XII Modification au contrat Section 12 01 le pr sent Contrat pourra tre modifi par consentement mutuel crit entre les Parties chacune d elles devant accorder sa pleine et bienveillante consid ration toute proposition d amendement ARTICLE XIII Entr e en vigueur Section 13 01 EN FOI DE QUOI les soussign s repr sentants d ment nomm s de l Organisation internationale des bois tropicaux du Gouvernement de nom du pays et de agence ex cution ont appos leurs signatures aux noms des Parties sur le pr sent Contrat de projet tabli en trois exemplaires aux dates indiqu es ci dessous Le pr sent Contrat entrera en vigueur d s sa signature par toutes les Parties Directeur ex cutif Non et titre en capitales Au nom du Gouvernement de Au nom de l Organisation internationale Nom du gouvernement des bois tropicaux OIBT Fait le Fait le Nom et titre en majuscules Au nom de ag
106. it Rapport financier POA Ordre du jour de la r union Tous rapports techniques produits par le projet depuis la derni re mission de suivi Envoi du programme provisoire de la mission de suivi POIBT pour approbation Organisation de l accueil l a roport et des r servations h teli res 2 2 Durant la mission de suivi du projet a R union CDP CTP OIBT V rifier que l ordre du jour est complet e Avec les autres membres du CDP CTP passer en revue les aspects suivants de l ex cution du projet 3 Les rapports financiers doivent tre prepares selon la grille fournie en annexe 1 4 On trouvera une grille normalis e d ordre du jour des reunions du CDP CTP en annexe 2 Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT Qualit de la planification du projet POA Plan des travaux Organisation du projet structure de direction fonctions et attributions des institutions intervenantes et m canismes de coordination internes et externes Ad quation des rapports des projets Activit s relatives la progression vers le ou les objectif s sp cifique s et produits obtenus Facteurs externes incidents l ex cution du projet Risques d crits dans le document de projet y compris risques nouveaux apparaissant dans le cadre de l ex cution D rive par rapport la structure du projet originel Informations financi res courant
107. ivi op r s par les agences d ex cution doivent comporter une v rification que le degr de participation des populations locales et la coop ration de leur part qui doit en r sulter sont conformes ce qui avaient t anticip Dans le cas contraire cela peut signaler que les r percussions du projet sur les populations riveraines et que toutes les mesures engag es pour traiter cet aspect du projet se sont av r es avoir eu l effet contraire de celui recherch ou tre inad quates Lorsque se manifestent des effets impr vus cela fournit l occasion de r fl chir des mesures destin es les contrecarrer Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT Figure 3 Lancement ex cution suivi et examen des projets Contrat de projet Rapport de lancement p ex compte bancaire PAO Plan des travaux Protocole d accord ler d caissement CDP CTP Rapport semestriel d activit PAO Etat financier D caissement suivant Ex cution Activit s achev es Ach vement du projet Rapport final Cl ture tat financier XII Suspension du projet 1 Crit res de suspension Dans le cas o appara t une violation des clauses du contrat de projet ou s il appara t que les conditions d ex cution du projet se sont modifi es au point que de lavis du Directeur ex cutif le bon accomplissement du projet est d sormais improbable POIBT pourra par avis crit suspendre tous l
108. jectif atteindre aux types de produits attendus et si cela est d j possible une premi re estimation des co ts Il est conseill aux auteurs du projet de pr senter les id es de projets en une ou deux pages destin es au point focal national 2 Liste de contr le de la soumission Les auteurs de projets gouvernements et agences d ex cution doivent faire en sorte que les projets soumis l OIBT soient conformes aux directives de base relatives aux modalit s de soumission 1 Le document de projet doit tre structur en coh rence avec des exigences du Manuel OIBT de formulation des projets troisi me dition 2008 On trouvera dans ce manuel l ensemble des instructions relatives la formulation des projets 2 La proposition doit tre soumise en anglais fran ais ou espagnol pour tre traduite par l OIBT en vue de son valuation technique 3 Les auteurs doivent veiller ce que tous les l ments utiles que doivent contenir tout projet avant projet et petit projet soient pr sents en int gralit la norme sur ce point est variable ainsi qu il est indiqu dans le Manuel de formulation de projets troisi me dition 2008 avec ses appendices ses cartes et les mandats des intervenants 4 Toutes les propositions d avant projets et de projets doivent tre soumises directement par le point de contact officiel du membre de l OIBT d cision 4 XXV annexe A section HI Les propositions d avan
109. l valuation mi parcours est destin r sumer les informations r unies les constatations de la mission ses conclusions et recommandations pour fournir des l ments attestant des r sultats de l valuation et consigner ces r sultats Ce rapport ne devrait pas compter plus de 30 pages format A4 en interligne 2 Les informations donn es et documents pertinents qui doivent tre gard s dans un dossier en vue d une consultation ult rieure doivent tre annex s au rapport Il sera galement utile dans les cas qui s y pr tent d illustrer les aspects du rapport par le moyen d outils audiovisuels Les valuateurs de projet doivent respecter les directives relatives au contenu du mod le de rapport d valuation de projet pr sent l annexe B de la partie B du Manuel de suivi examen rapports et valuation des projets Il met en exergue un certain nombre de th matiques de base qui doivent se trouver trait es dans le rapport des valuateurs pour guider les d cisions sans intention de couvrir tous les th mes pertinents Il appartient l valuateur d inclure des th mes suppl mentaires qu il consid re comme pouvant apporter un clairage compl mentaire la proposition de projet indiquant l avancement des projets en cours ou les r alisations et r percussions d un projet achev Composition de l quipe d valuation Dans l id al l quipe d une mission d valuation externe doit tre compos e d
110. l 250 Seuils de participation des acteurs et d analyse du probl me atteints Tous les seuils sont atteints Sauf 2 Les seuils non atteints ne doivent Option 1 Option 2 pas tre Justification Justification Participation des acteurs sp cifique requise sp cifique requise analyse du probl me Durabilit 54 Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT ANNEXE C D CISION 4 XXX GESTION DU SOUS COMPTE B DU FONDS DU PARTENARIAT DE BALI Le Conseil international des bois tropicaux Rappelant sa D cision 9 XXVII sur l attribution de priorit s dans les actions avant projets et projets financ s par le Sous compte B du Fonds du Partenariat de Bali et de leur contr le et la D cision G XXVT sur la gestion du Fonds du Partenariat de Bali et le financement d actions d finies par actuel Plan d action OIBT Notant que le m canisme servant l attribution de priorit s dans les actions avant projets et projets financ s par le Sous compte B du Fonds du Partenariat de Bali et leur contr le tel que mis en place aux termes de la D cision 9 XXVII doit tre revu la trenti me session du Conseil Prenant acte du rapport du Groupe de travail intersession charg des questions financi res et administratives CFA X 7 dans lequel il est recommand que le Sous comit du Sous compte B du Fonds du Partenariat de Bali soit constitu en groupe de travail du Conseil pour po
111. laune des priorit s nationales et de leur pertinence aux objectifs de POIBT 8 Les membres qui d cident de retirer des propositions de projets apr s leur soumission ne doivent pas ignorer que des co ts de traduction important et des heures de travail auront d j t d pens s ces propositions Les gouvernements doivent prendre la d cision d finitive d appuyer toute proposition avant de la soumettre compte tenu du fait que les amendements ne sont pas accept s au del de la date limite car les propositions sont trait es imm diatement pour tre envoy es aux membres du panel d experts 9 La qualit de la langue utilis e dans la proposition doit tre suffisante pour permettre l valuation de la proposition 10 Les propositions de projets ne devraient pas compter plus de 30 pages cependant que les propositions d avant projets ne devraient pas d passer 15 pages voir Manuel OIBT de formulation des projets troisi me dition 2008 11 Il est galement rappel aux auteurs que les propositions en grand nombre ou de longueur excessive et les fautes d orthographe de syntaxe et les erreurs de calcul que comportent certaines d entre elles imposent aux traducteurs de POIBT et au Secr tariat une charge de travail qui ne peut tre assur e dans les d lais impartis du cycle de vingt deux semaines 12 Les propositions doivent tre pr par es et livr es imprim es sur papier A4 en utilisant la police de caract re
112. le projet ma pas de Comit directeur et sur demande du membre soumissionnaire le Directeur ex cutif est autoris modifier le budget du projet ou de l avant projet avec le consentement officiel des bailleurs de fonds de 50 000 dollars EU par an ou d une somme quivalente 5 du budget du projet si cette somme est inf rieure 50 000 dollars D cision 5 XIT S agissant d amendement d l ments internes au budget le Comit directeur du projet peut modifier les co ts du projet de 10 au maximum le Directeur ex cutif peut le modifier de 20 au maximum toute proposition de modification sup rieure 20 doit tre transmise au Comit concern pour d cision L agence d ex cution peut demander une prorogation du projet sans co t suppl mentaire en la soumettant aux Comit s Cette demande doit tre transmise et sign e par le Point focal et tre assortie de justifications Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 31 32 8 D placements et rapports L agence d ex cution doit rigoureusement respecter Les frais de voyage sp cifi s dans le document de projet et le POA concernant le personnel de direction du projet les consultants les homologues et tous membres du personnel ayant droit des d dommagements Les co ts unitaires des d placements dans le pays et ceux des d placements internationaux ainsi que les primes de d placement et allocations de s jour doivent tre in
113. lement reposer sur l audit que nous avons produit Selon nous les tats financiers audit s par nous pr sentent fid lement dans tous leurs aspects mat riels la position financi re du nom du projet au 31 d cembre ou toute autre date d ach vement et qu ils sont conformes aux normes comptables internationales Signature des v rificateurs aux comptes Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 71 72 Nom de l agence d ex cution N du projet Intitul du projet BILAN Au 31 d cembre ann e Ou la date d ach vement Notes Wom de la monna e 200X 31 d cembre 200Y Actifs Liquidit s et quivalents Contributions percevoir Avance percevoir Autres actifs courants Total actifs courants Autres Total des actifs Passif et actifs nets Comptes d biteurs Avances per ues D penses encourues Autres Total passif Actifs nets Fonds non d pens s Total actifs nets Total passif et actifs nets Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT Nom de l agence d ex cution N du projet Intitul du projet TAT DES ACTIVIT S Pour la p riode du date de commencement du projet au 31 d cembre ann e ou date d ach vement tat financier final du projet en dollars EU pr parer s par ment pour le financement OIBT et le financement homologue Num du p
114. les aspects concrets les encaissements per us et les co ts encourus par le projet Lavis du v rificateur aux comptes doit tre coh rent avec les dispositions du contrat de projet ou d avant projet et celles du document de projet ou d avant projet dans le respect des principes comptables g n ralement admis 2 valuer toutes carences constat es du contr le interne et en rendre compte Le v rificateur aux comptes acquiert une connaissance suffisante de l organe de contr le interne de l agence auquel est soumis le projet ou l avant projet et value il juge des risques que comporte le contr le et d finit les aspects devant tre rapport s y compris toutes carences constat es du contr le interne 3 Rendre compte de tous cas de non conformit et de tous actes illicites Le v rificateur aux comptes effectuera des tests par sondages et d terminera si l agence d ex cution s est conform e dans tous les aspects concrets aux termes du contrat de projet ou d avant projet ainsi qu aux r gles et proc dures applicables aux projets et avant projets de l OIBT Tous les cas av r s de non conformit et tous les indices d actes illicites seront identifi s et rapport s D roulement de l audit 1 Pr audit Le v rificateur aux comptes examinera les pi ces suivantes lorsqu il y a lieu afin de prendre connaissance du projet e Le contrat ou convention de projet ou d avant projet e Les contrats subsidia
115. les projets et leurs financements partir de diverses sources p ex le compte sp cial et le Fonds du Partenariat de Bali Les bailleurs de fonds doivent envisager des crit res de financement g n raux de projet 7 Convention ou contrat L OIBT pr pare le contrat de projet relatif aux projets approuv s ou financ s Signature du contrat de projet par des repr sentants autoris s de l OIBT le pays membre l agence d ex cution et les agences collaboratrices selon le cas Mod le de contrat de projet Examen des dispositions de la version pr liminaire du contrat 8 Lancement L agence d ex cution remet un rapport de lancement l OIBT Apr s approbation et financement l AE confirme qu elle est pr te entamer les travaux de projet et qu elle dispose de bureaux quip s cette fin elle ouvre un compte distinct de pr f rence en dollars prend les dispositions n cessaires concernant le recrutement du personnel d encadrement du projet tous accords pass s avec toute agence collaboratrice et un POA1 ou un plan des travaux d taill annex elle tient une r union de lancement o est approuv le rapport de lancement s il y a lieu Utilisation du mod le pr sent dans le manuel de suivi examen rapport et valuation des projets 9 Mise en oeuvre D blocage du premier d caissement de fonds de l OIBT L AE entame l ex cution L OIBT d caisse les tranches suivantes
116. ltants 2008 qui r gissent la s lection et l emploi de consultants par lOrganisation et ses agences d ex cution Le mandat des consultants est conforme la teneur du rapport d valuation du projet pour l valuation post riori prescrivant le domaine et l axe la m thode les enseignements et les constatations obtenus tels qu ils figurent l annexe B de la partie B du Manuel de suivi examen rapports et valuation du projet Pr paration Il est pr conis que l agence d ex cution se donne au moins un mois pour pr parer l valuation de son projet Cette p riode doit tre suffisante pour permettre au personnel du projet de r unir les informations n cessaires et la logistique requises dans la conduite de la mission d valuation Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 37 38 Le repr sentant de POIBT doit se rapprocher du responsable de l agence d ex cution en vue d arr ter de mani re conjointe les modalit s de valuation et le plan des travaux dont une liste des institutions visiter des personnes de qui solliciter un entretien les dates et les collaborations locales devant tre fournies Les informations connexes ainsi que des exemplaires des documents disponibles doivent tre transmises quiconque doit participer la mission d valuation 7 Participation des bailleurs de fonds et des acteurs Les bailleurs de fonds et les acteurs du projet doivent tr
117. ment POIBT toutes informations sur les d lais v nements ou obstacles susceptibles de compromettre notablement la r ussite du projet Section 5 08 l Agence d ex cution remet tous les ans POIBT pendant toute la dur e d ex cution du projet i annuellement les Plans d op ration annualis s ii des rapports d activit mensuels par le biais du Syst me OIBT de suivi en ligne Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 61 62 i des rapports d activit semestriels au plus tard le 28 f vrier et le 31 ao t iv les tats financiers du projet non audit s et les tats de tr sorerie concernant la part de financement OIBT et la part homologue comme l ments du rapport d activit v tous les l ments et produits issus du projet d ment attest s et tous moyens de v rification au sens de la Grille du cadre logique d s leur ach vement et leur obtention finale ou selon le calendrier du projet vi un rapport final au plus tard trois mois apr s l ach vement du projet pro Les rapports d avancement le rapport d ach vement et les rapports techniques ainsi que les plans d op ration annualis s sont pr par s suivant les mod les de rapports fournis dans le Manuel OIBT de suivi examen rapports et valuation des projets Section 5 09 les r unions de suivi et d examen et celles du Comit directeur sont convoqu es sur la demande
118. ment des tranches de financement suivantes par POIBT l appui de projets et de petits projets est effectu par le Secr tariat de POIBT sur r ception des rapports d activit semestriels et des tats de tr sorerie faisant appara tre le solde financier que lui transmet l agence d ex cution assortis de demandes de versement de fonds articulant le calendrier les sommes et les co ts inscrits au plan d op ration annualis et prenant en compte le stade d ex cution devant tre atteint l issue de la p riode correspondant l utilisation des fonds sollicit s Le dernier d caissement est effectu par POIBT sur remise du dernier rapport d activit semestriel et d une demande justifi e de versement prenant en consid ration les co ts projet s dans le dernier POA remis en vue d une conclusion satisfaisante du projet 3 S lection des auditeurs financiers et soumission des tats financiers annuels et de l tat final audit s Le contrat de projet sp cifie que l agence ex cution doit remettre POIBT des tats financiers annuels et un tat final audit s Un tat annuel audit est remis dans les trois mois suivant la cl ture de l exercice financier Aux fins de l audit l exercice annuel des projets d signe la p riode courant du ler janvier au 31 d cembre Conform ment la D cision 4 XXV du CIBT l audit financier annuel n est requis que pour les seuls projets d une dur e gale ou sup rieure
119. ments d un montant gal op r s au cours de la deuxi me et de la troisi me ann e des op rations Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 65 66 Les contributions homologues comprennent la mise disposition d espaces et quipements de bureau pour toutes les activit s du projet Les quipements du bureau central seront mis disposition par PAE Quezon City tandis que le bureau du site du projet Surigao del Sur sera mis disposition par PAC SECTION 3 OBLIGATIONS DE RENDRE COMPTE EA est charg e de pr parer et de soumettre POIBT tous les rapports d activit rapports techniques et le rapport d ach vement en conformit avec le document de projet et le contrat de projet Elle doit galement remettre POIBT les tats financiers relatifs l utilisation des fonds des projets et la fin du projet un relev de compte final relatif aux fonds de POIBT et aux fonds homologues ce relev devant tre audit par des commissaires aux comptes reconnus et nomm s par PAE en concertation avec lOIBT LAC doit collaborer l adoption de normes de rapports an fournissant des donn es et des informations autant que de besoin Le pr sent accord doit prendre effet la date de sa signature par les deux parties Pr sident et CEO Pr sident et Directeur g n ral AE AC Date Date Lieu Lieu Manuel des proc dures d op rations normalis es du c
120. mm diats Le pays dans son ensemble et d autres pays membres doivent pouvoir b n ficier des r sultats et r percussions du projet Ce qui veut dire que les fruits du projet doivent pouvoir tre transpos s et qu une strat gie de diffusion soit con ue pour atteindre le niveau national et s tendre d autres pays membres ou que l ex cution du projet comporte une dimension r gionale ou mondiale Les propositions d extension mondiale ou r gionale pr sent es par un pays unique ou par des organisations r gionales et qui se trouvent avalis es par des membres de POIBT doivent faire tat d un appui des autres pays partenaires Ces propositions doivent comporter des engagements fermes de la part des Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 15 16 pays participants de poursuivre avec rigueur les m mes objectifs et conduire des activit s communes y compris celles qui sont d j en cours d ex cution Elles doivent tre assorties de lettres officielles de tous les pays participants aux termes desquelles ceux ci avaliseront ces engagements ces lettres devant tre contresign es par les points de contact OIBT de chaque pays membre ou par un repr sentant d ment d sign D autres pi ces justificatives de la mani re dont le projet a vu le jour et a t con u doivent galement tre pr sent es 7 Projets devant tre mis en uvre dans un ou plusieurs pays membres de l OIBT Lo
121. mulation des projets pour faciliter la formulation de propositions Il s agit d un outil progiciel convivial propre aider la formulation de projets en exploitant les consignes du Manuel de formulation des projets Le mode d emploi du logiciel OIBT fournit des consignes sur la mani re de faire fonctionner les outils informatiques pour produire une proposition Ces outils informatiques aident les auteurs produire des apports informatis s ayant trait aux aspects suivants de la formulation des projets e Analyse du probl me central et cr ation de l arbre du probl me e Analyse des objectifs e Sp cification des produits de chaque objectif e Cr ation de la grille du cadre logique e Sp cification des activit s correspondant chacun des produits e Cr ation de la grille du plan des travaux e Identification des apports n cessaires par activit Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT e Cr ation des grilles budg taires e Analyse des hypoth ses e Production du document de projet Cet outil logiciel et le mode d emploi ont t install s dans le site web de POIBT Les auteurs de propositions de projets peuvent t l charger sur internet et utiliser les fichiers sauvegard s pour formuler leurs projets 5 Cat gories de projets Les projets de POIBT se voient assign s une cat gorie selon des crit res et exigences et des directives diff rentes en fonction de leur natur
122. n voir galement 3 3 2 Suivi et tablissement des rapports Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 2 5 Impact 2 5 1 Impact environnemental Indicateur qualitatif i le projet am liore la qualit de l environnement Dans le cas contraire devraient tre mentionn es une analyse d impact environnemental et des mesures att nuatrices d impact 2 5 2 Impacts sociaux Indicateur qualitatif i description des avantages potentiels pour les acteurs et la mani re dont leurs int r ts pourront en tre affect s ii le projet am liore les conditions sociales des b n ficiaires vis s dans le cas contraire il doit tre fait r f rence l analyse d impact social et aux mesures att nuatrices qui doivent tre prises 2 5 3 Impacts conomiques Indicateurs qualificatifs i description des avantages potentiels pour les acteurs et la mani re dont leurs int r ts pourront en tre affect s ii le projet am liore les conditions conomiques des b n ficiaires vis s Si tel n est pas le cas il doit tre fait r f rence une analyse d impact conomique et des mesures d att nuation d impact 2 6 Reprise et p rennisation 2 6 1 Reprise ou appropriation court terme et mise en application des produits par les b n ficiaires vis s pouvoirs publics population riveraine secteur priv Indicateurs qualificatifs i
123. n accomplissement en s attachant plus particuli rement aux diff rences les plus importantes entre la r alisation du projet telle avait t planifi e et celle qui a eu lieu dans les faits et les enseignements qui peuvent en tre tir s Le rapport d ach vement r sume les activit s les apports et les d penses les produits obtenus et les objectifs atteints pendant toute la phase d ex cution et met en exergue les diff rences entre les l ments de projet envisag s dans la planification et ceux ayant t r alis s en se r f rant au document de projet originel Le rapport doit proposer une r flexion r trospective sur le processus de d finition du projet les objectifs fix s et la strat gie d ex cution choisie C est sur le rapport d ach vement que se fonde le Secr tariat de POIBT pour rendre compte aux Comit s et au Conseil des projets achev s S il est d cid d organiser par la suite une valuation post riori ou si une telle valuation est d j pr vue dans le contrat de projet le rapport d ach vement sera un des intrants fournis cette valuation laquelle doit tre men e en accord avec les directives sur l valuation des q projets pr sent es dans la partie B du Manuel OIBT de suivi examen rapports et valuation des projets 3 dition 2008 Un mod le de rapport d ach vement est pr sent en annexe E du manuel 2 Rapports techniques L agence d ex cution doit soumettre
124. nce l OIBT et au pays Oui Non Aspect 1 Analyse du probl me 5 1 1 Analyse pr liminaire du probl me Aspect 2 Comblement des lacunes dans l information et gen se d une appropriation activit principale 10 2 1 Implication des cat gories cibl es et 4 Oui Non organismes collaborateurs pressentis 2 2 Examen des textes et de la documentation publi s Aspect 3 Rationalit du cadre logique du budget et du plan des travaux 15 3 1 Rationalit du cadre logique 3 Oui Non 3 2 Apport et budget 3 3 Plan des travaux Proposition d avant projet dans son ensemble 30 23 Oui Non Signification des notes 0 chec 1 tr s faible 2 faible 3 moyen 4 bien 5 excellent Grille de classement des propositions Categorie 1 propositions ayant r alis un score gal ou sup rieur 75 pour cent du score maximal en atteignant tous les seuils des amendements mineurs pouvant encore y tre apport s Categorie 2 propositions dont le score total se situe dans la tranche 50 75 pour cent atteignant au moins le seuil de pertinence Categorie 3 propositions qui n atteignent pas le seuil du crit re de pertinence ou dont le score total est inf rieur 50 pour cent du score total maximal Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 53 DIAGRAMME DE CIRCULATION POUR LE CLASSEMENT DES PROJETS Seuil de pertinence l OIBT atteint Score total gt 75 Score tota
125. nciers techniques et d ach vement ainsi que le POA doivent tre pr par s suivant les directives la pr sentation et les mod les prescrits dans le Manuel OIBT de suivi examen rapports et valuation des projets troisi me dition 2008 Les rapports d activit pr sentent g n ralement des informations d ordre gestionnaire comme la description des activit s entam es ou achev es durant la p riode consid r e le pourcentage de travaux effectu s et les co ts encourus Les rapports techniques d autre part d veloppent les donn es techniques et scientifiques utilis es leur analyse et les r sultats et recommandations 6 Maintien permanent de la documentation du projet et tenue des comptes financiers L agence d ex cution est encourag e conserver apr s l ach vement du projet les pi ces et traces crites des op rations financi res touchant les comptes du projet de pr f rence sous forme de fichiers lectroniques 7 Modification du budget et des l ments du projet Sur avis du Comit directeur du projet le Directeur ex cutif peut modifier la contribution de POIBT au budget du projet ou de l avant projet avec le consentement officiel des bailleurs de fonds du projet pour un montant inf rieur ou gal 50 000 dollars par an ou une somme gale 10 pour cent de la contribution OIBT approuv e par le Conseil si cette somme est inf rieure 50 000 dollars D cision 2 X Annexe 2 Dans le cas o
126. nel prendra ses d cisions et formulera ses recommandations par majorit simple 1 Activit s d signe ici les actions ou activit s avant projets et projets 2 Les domaines de priorit s seront actualis s afin de refl ter les domaines prioritaires r vis s qui seront adopt es dans les nouveaux Plans d action OIBT Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT ANNEXE D MOD LE DE CONTRAT DE PROJET MOD LE DE CONTRAT DE PROJET entre L ORGANISATION INTERNATIONALE DES BOIS TROPICAUX OIBT et LE GOUVERNEMENT DE nom du pays u et ane agence d ex cution ss PORTANT SUR L EXECUTION DU PROJET num ro d identification du projet Mets intitul du projet ATTENDU QUE A C Le Conseil international des bois tropicaux ci apr s d sign comme CIBT a approuv le projet num ro d identification du projet intitul du projet ci apr s d sign comme le projet et Organisation internationale des bois tropicaux ci apr s d sign e comme OIBT souhaite mettre la disposition du Gouvernement de nom du pays Tiza Agence d ex cution des fonds d un total sup rieur US XXX XXX XX dollars des tats Unis seulement dans le but de r aliser le projet susdit comme pr vu au pr sent Contrat Le Gouvernement de nom du pays ci apr s d sign comme
127. nions et les rapports de projets Les rapports de projets les publications et les r sultats des valuations doivent tre mis en ligne sur le site web de POIBT en vue d assurer leur large diffusion gr ce Internet 10 Responsabilit s du gouvernement h te Le gouvernement h te doit faire en sorte que l agence d ex cution puisse ex cuter ses obligations prescrites dans le cadre de l accord de la mise en uvre la phase de cl ture du projet Il doit promptement avaliser le choix et l engagement de tous les experts et du reste du personnel du projet appel fournir des services financ s par POIBT dans le cadre du projet Il doit galement autoriser le d douanement de tout mat riel et fournitures import s par le projet exon rer de droits et taxes d importation ces articles l arriv e ou int grer ces droits et taxes dans les comptes du projet au titre Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT de la contribution gouvernementale au projet De mani re g n rale le Gouvernement doit exprimer sa volont de faciliter l ex cution du projet sur son territoire Lorsqu il y a lieu Les pays doivent acquitter leurs contributions OIBT dans le respect des ch ances 11 Responsabilit s de l agence d ex cution et des autres parties L agence d ex cution doit tre charg e de mettre en uvre le projet selon le contrat de projet le document de projet un plan des travaux d taill approuv
128. nseil et le Plan d action de POIBT dont la liste est donn e ci apr s e Adoption d une politique foresti re et application des lois e Constitution et s curisation d un domaine forestier permanent e R duction des d g ts inflig s par les extractions de bois d uvre l environnement physique et social et l cosyst me forestier e Formation de la main d uvre destin e acc l rer la mise en oeuvre de l exploitation foresti re faible impact e Obtention d une production assurant un dosage optimal de biens et de services et limitant les r coltes de bois d uvre un niveau de capacit et un rythme d extraction p rennisables ET ii Avant projets et projets approuv s ayant t formul s et soumis par un Comit au moins en r ponse une recommandation du Conseil ET iii Activit s que le Panel est unanime consid rer comme urgentes Le Panel assignera des rangs de priorit aux activit s avant projets et projets admissibles et recommandera au Conseil une liste prioritaire pour examen en fonction des crit res et conditions d admissibilit et de priorit explicit s ci dessus Le Panel formulera galement ses recommandations en prenant en compte les ressources disponibles dans le Sous compte B du FPB cette session Le Panel s efforcera de prendre ses d cisions de recommandations d admissibilit et de priorit s l unanimit Si l unanimit ne peut tre obtenue le Pa
129. nt s international aux 31 3 Autres 32 Voyages internationaux 32 1 Experts et consultants nationaux 32 2 Consultant s international aux 32 3 Autres 33 Frais de transport locaux 33 1 Experts et consultants nationaux 33 2 Consultant s international aux 33 3 Autres 39 Total rubrique 40 Immobilisations 41 Locaux 42 Terrains 43 V hicule s 44 Bien d quipement 44 1 Mat riel informatique pr ciser 44 2 Mat riel forestier pr ciser 44 3 Autres 49 Total rubrique 50 Biens consommables 51 Mati res premi res 52 Pi ces d tach es 53 R seaux et services 54 Fournitures de bureau 59 Total rubrique 60 Divers 61 D penses diverses 62 Frais d audit 63 Impr vus 69 Total rubrique 70 Frais de gestion nationaux 71 Frais de gestion de l agence d ex cution 72 Suivi assur par le point focal 79 Total rubrique Total des d penses la date du rapport Solde disponible A B Notes 1 Les sommes en dollars EU sont converties en utilisant la moyenne des taux de change en vigueur aux dates o l agence d ex cution a re u les fonds 2 Le total des d penses la date du rapport en devises locales doit tre le m me dans le sous total de la colonne C de l tat financier Man
130. ntre une agence d ex cution et une agence collaboratrice Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 27 28 IX Lancement du projet 1 Dur e L agence d ex cution doit remettre un rapport de lancement dans les deux mois suivant l approbation et le financement du projet ou avant projet et apr s la conclusion du contrat de projet celle ci constituant un pr alable au d caissement de la premi re tranche de financement La date officiellement de lancement du projet est le jour de r ception par l agence d ex cution du premier d caissement POIBT devant tre avis e de cette r ception 2 Dispositions relatives au lancement Le rapport de lancement fournit les informations n cessaires pour tablir que les activit s pr paratoires l ex cution du projet sont en cours L agence d ex cution doit confirmer dans ce rapport que les espaces et quipements de bureau ad quats sont en place qu un compte bancaire en dollars a t ouvert pour le projet que le personnel d encadrement du projet a t d sign ayant en son sein le personnel homologue que des contrats ont t pass s avec les agences collaboratrices et qu un plan d op ration annualis e a t r dig pour la premi re ann e d ex cution POA 1 dont une copie doit tre jointe au rapport Le POA de la premi re ann e g n ralement ne diff re gu re dans ses activit s calendrier des travaux et budgets de celui figurant
131. on de projets approuv s Les projets approuv s par le Conseil qui n ont pas re u leur financement dans les 20 mois peuvent tre r vis s et soumis nouveau au Comit ou au Conseil d faut le projet est d chu de sa qualit de projet approuv D cision 2 X et se voit frapp de caducit Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 19 20 IV valuation technique des propositions de projets 1 R le du secr tariat Le secr tariat de l OIBT doit s assurer que les propositions soumises par les pays membres peuvent tre correctement valu es par le panel d experts en v rifiant les points suivants e La proposition a t soumise par un pays membre par l interm diaire de son point de contact OIBT officiel e _ Elle a t soumise dans le respect des d lais de rigueur stipul s dans le calendrier du cycle de projets et approuv s aux termes des d cisions 7 XXI et 3 XXXVII e Elle est conforme dans son contenu et sa pr sentation aux normes prescrites par la troisi me dition du Manuel OIBT de formulation des projets 2008 e Elle a t r dig e dans une langue correcte et intelligible e Le projet est correctement catalogu dans une des trois cat gories de projets projets petits projets et avant projets Le Secr tariat doit galement remettre au panel d experts une fiche descriptive de la proposition de projet mettant en exergue l origine et les objectifs
132. ont t d gag s R sultats Voir produits Risques Facteurs externes susceptibles de mettre en p ril ou de compromettre les r sultats escompt s du projet Les risques ont trait aux hypoth ses chaque niveau du cadre logique Sous traitance Engagement par l Agence d ex cution de consultants ou tous autres contractants pour prendre en charge tout aspect de l ex cution du projet avec l approbation de l OIBT Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 95 96 Structure du projet montage du projet l ments du projet d finis et structur s Valeur cible d un indicateur quantitatif Sp cification de la situation qui doit pr voir si l objectif de d veloppement l objectif sp cifique ou le produit est pleinement atteint Valeur de rayonnement Notion selon laquelle les avantages dispens s par le projet s tendent au del des institutions et populations directement associ s au projet soit l agence d ex cution les agences collaboratrices et les acteurs imm diats Le pays dans son ensemble et d autres pays membres doivent tre galement b n ficiaires des r sultats et retomb es du projet Ventilation des travaux Description d taill e des travaux ex cuter se pr sentant g n ralement sous forme d un graphe simple histogramme montrant les produits du projet et l ensemble des activit s devant permettre leur
133. ont d caiss s par l OIBT sont acquis dans le respect des Directives OIBT sur la s lection et l emploi de consultants et les Directives sur les achats et le paiement de biens et services et l Agence d ex cution obtient l accord pr alable de POIBT avant de passer une commande cette effet L Agence d ex cution consulte l avance POIBT sur la s lection et la nomination de sous traitants ou consultants individuels employ s dans tout l ment des travaux li l ex cution du projet ainsi que sur la nomination des cadres du projet et sur celle des participants aux activit s du projet parmi lesquelles les s minaires et ateliers Section 4 04 POIBT recouvrera de l Agence d ex cution toutes sommes issues de fonds fournis par l OIBT qui auront t d pens es des fins ou activit s ou suivant des modalit s non autoris es par le pr sent Contrat Ces sommes pourront tre d duites de tout versement non encore effectu l Agence d ex cution au titre de la Section 3 03 du pr sent Contrat Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT ARTICLE V Comptes registres et rapports Section 5 01 l Agence d Ex cution conserve un contr le budg taire strict sur les fonds qui lui sont allou s par l OIBT pour l ex cution du projet et elle les d tient en attente de leur d caissement effectif dans un compte bancaire distinct tenu en dollars dans les livres d une banque de r p
134. opicales 1996 et D autres Directives OIBT notamment sur les crit res et indicateurs le plan d action sur la mangrove la r habilitation des for ts d grad es et secondaires et les bilans de paysage 3 Processus d valuation Le Panel doit passer les propositions de projets au crible de leur pertinence aux objectifs au Plan d action et aux programmes de travail de POIBT sans toutefois leur assigner un rang de priorit La pratique tablie dans ce domaine consiste faire pr senter chaque proposition par deux membres un Producteur et un Consommateur apr s quoi le Panel a un d bat ouvert au terme duquel il est d cid si la proposition doit tre recommand e aux Comit s ou renvoy e aux gouvernements soumissionnaire pour les r visions qui s imposent en r ponse aux observations du Panel Les propositions de projet qui requi rent des modifications essentielles ou une reformulation font l objet d une r valuation par le Panel d experts charg de l valuation technique des propositions de projets D cision 7 XXII annexe Le Panel doit transmettre au Comit les seules propositions n cessitant des amendements mineurs ou aucun amendement La seule exception cela est celle s appliquant aux propositions pour lesquelles l auteur continue de s affirmer en d saccord avec le Panel au terme de trois r visions D cision 4 XXV annexe A Si sont requis des remaniements la proposition appelant d
135. pr parer le proc s verbal de la r union Arr ter les dispositions relatives l ouverture de la r union et la pr sentation des participants Produire un expos sur Les points de l ordre du jour annexe 2 l aide de mat riaux audiovisuels Faire le n cessaire pour que le proc s verbal soit sign sans d lai par le repr sentant de l agence d ex cution le gouvernement et s ils sont pr sents le ou les bailleurs de fonds Proc s verbal des r unions du CDP CTP On trouvera une grille normalis de proc s verbal l annexe 3 Le proc s verbal doit Respecter l ordre du jour de la r union Reprendre les grands th mes des d bats et les probl mes abord s noncer avec pr cision toutes les recommandations mises et les d cisions prises Indlure l approbation et l adoption des rapports du projet rapport d activit POA Plan de travail rapport financier Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 89 90 e Pr senter en annexe l ordre du jour et la liste des participants e Pr senter en annexe toute modification apport e au budget approuv e par le CDP ou CTP e Le proc s verbal doit tre sign par un repr sentant de l agence d ex cution du gouvernement du ou des bailleurs de fonds pr sents de POIBT et sil y a lieu d autres membres du CDP CTP e Le proc s verbal doit tre compl t et sign avant le d part du rep
136. projets 2 Soumission Les points de contacts Un seul point de contact soumettent la proposition accr dit par l OIBT Le centre national d changes Liste de contr le pour soumission passeal crible les propositions Limiter la soumission trois de projets et leur assigne des propositions de projet nouvelles rangs de priorit par pays 3 valuation Le secr tariat op re un tri des Liste de contr le servant l valuation Crit res et syst me d valuation approuv s par le Conseil 4 Approbation Les comit s techniques recommandent les propositions de projets Le Conseil prend la d cision finale relative aux propositions de projets Rapport d valuation du Panel d experts valuation d finitive par les Comit s 5 Caducit Le Conseil fait jouer la clause de caducit l endroit de certains projets Les projets approuv s par le Comit peuvent tre r vis s dans certaines limites et nouveau soumis directement au Conseil au cours des 20 mois suivants Les projets approuv s par les Comit s sont admissibles un financement au cours des 26 mois suivants apr s quoi ils sont frapp s de la clause de caducit s ils ne b n ficient d aucun financement Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 11 TAPES DU CYCLE DES PROJETS PROC DURES D OP RATIONS NORMALIS ES ENCADREMENT 6 Financement L OIBT s lectionne
137. pt des cat gories de d cision standards pour produire ses recommandations aux Comit s sur les projets et avant projets l heure actuelle le Panel utilise sept cat gories de d cisions en conformit avec les d cisions 4 XXV et 8 XXV prises par le Conseil lors de sa 25 me session Yokohama en novembre 1998 Elles sont expliqu es en Annexe A Les cat gories de d cisions ont t amend es pour prendre en compte la D cision 4 XXV Poursuite du renforcement et de la rationalisation des travaux des Comit s annexe A IV valuation et approbation lorsqu il est seulement demand au Panel d experts de transmettre aux Comit s les projets n cessitant des modifications mineures ou aucune modification et la D cision 8 XXV Gestion du Fonds du Partenariat de Bali dans lequel au point 4 le mandat du Panel d experts est tendu l identification de projets avant projets et activit s admissibles au un financement par le Fonds du Partenariat de Bali en fonction des crit res annex s la D cision Nouveau syst me d valuation la trenti me session du Conseil celui ci a approuv le recours un nouveau syst me d valuation reposant sur des crit res et indicateurs et des seuils quantitatifs Ce syst me d valuation est appliqu tous les nouveaux projets Dans un souci d quit toutes les propositions soumises avant le 30 me Panel et resoumises avec des r visions seront valu
138. qu elles fassent l objet d un rapport la session suivante du Conseil par l interm diaire des Comit s D cision 5 XII Annexe Sinon tous les projets et avant projets sont soumis l valuation finale des Comit s et l approbation d finitive du CIBT Les propositions OIBT pr sentant un caract re d urgence et intervenant l improviste et qui de ce fait ne peuvent suivre le cours normal du cycle complet des projets ne seront examin es par les Comit s ou le Conseil que si elles sont parrain es par au moins trois Membres producteurs et trois Membres consommateurs et pour autant qu elles soient justifi es par crit dans un texte conforme au mod le habituel de descriptif de projet et accompagn es d un m morandum exposant les raisons pour lesquelles la proposition en cause ne peut attendre d tre examin e la r union suivante du Panel d experts D cision 5 XIT Annexe VI Caducit des projets 1 Projets approuv s dont le financement est en instance Les projets approuv s par le Conseil qui n ont pas t financ s durant leur dur e de validit de 20 mois peuvent tre r vis s et soumis nouveau au Conseil d faut d une nouvelle soumission le projet perdra son statut de projet approuv 2 Projets financ s dont l ex cution est en instance Les projets approuv s par le Conseil pour lesquels des fonds ont t commis mais dont ex cution n a pas d but demeurent valides pendant une
139. que V rificateurs aux comptes auditeurs Nom adresse t l phone t l copie courrier lectronique 70 Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT Rapport des auditeurs ind pendants Date Au responsable repr sentant nom de l agence Nous avons audit le bilan ci joint de nom du projet en cours d ex cution au 31 d cembre ou la date d ach vement ann e et ann es et les tats relatifs aux activit s de la p riode ann es ayant y pris fin cette date Ces tats financiers ont t produits sous la direction de nom de l agence Nous avons pour mission d exprimer un avis sur ces tats financiers en se fondant sur notre audit Nous avons effectu notre audit en accord avec les normes de v rification comptable g n ralement accept es Ces normes exigent que nous planifiions et ex cutions l audit pour acqu rir une assurance raisonnable que les tats financiers sont exempts de toute erreur factuelle Un audit consiste examiner titre d essai Les pi ces justificatives des sommes et des nonc s figurant dans les tats financiers Un audit comporte galement une valuation des principes comptables utilis s et des estimations significatives produites par la direction de nom de l agence d ex cution ainsi qu une valuation de la pr sentation d ensemble de l tat financier Nous avons donc la conviction que notre avis peut raisonnab
140. r sentant de lOIBT c Visite la station du projet OIBT e valuation du d roulement du projet la station du projet e Rencontre avec les acteurs et participants au projet e V rification de l infrastructure et de l affectation et de l tat des biens d quipement achet s avec les cr dits allou s par POIBT e Prises de vue photographiques l aide d un appareil photo num rique pour la phototh que de POIBT Agence d ex cution e Assurer un moyen de transport la station du projet e Assurer la pr sence des acteurs ou participants au projet 2 3 Apr s la mission de suivi du projet OIBT e Parachever le rapport de mission et en informer le Directeur ex cutif e Actualiser la base de donn es du projet e Concevoir et engager toutes mesures compl mentaires requises soulign es dans le proc s verbal de la r union et dans le rapport de mission Agence d ex cution e Concevoir et engager toutes actions conformes aux d cisions du PDP CTP notamment toute demande officielle de non objection de lOIBT toute modification des activit s ou du budget qui pourra avoir t pr conis e par le CDP CTP Rapport de mission OIBT Membre du personnel Dates Lieu x v nement s Principales activit s de la visite Principaux probl mes rencontr s Renseignements compl mentaires autres personnes rencontr es questions abord es Travaux encha nant sur la mission
141. r de l agence d ex cution comme il elle peut tre propos dans le document de projet ainsi que dans le POA approuv avec un cahier des charges et un tarif de r mun ration en accord avec celui pratiqu dans le pays pour le type de prestations objet du contrat L agence d ex cution doit fixer ses propres crit res devant pr sider au choix du personnel de direction du projet et plus particuli rement du coordonnateur du projet Le coordonnateur du projet qu il soit li l agence d ex cution ou recrut ext rieur doit satisfaire un minimum d exigences de qualification d exp rience de travail dans des projets similaires d intervention dans d autres projets de connaissance des objectifs de POIBT de ses r gles et proc dures et indiquer s il est engag dans un projet en cours il ou elle doit parler couramment une ou deux des langues officielles de l OIBT et poss der des connaissances de base en informatique Le coordonnateur du projet doit tre engag temps complet pour coordonner les activit s quotidiennes du projet Dans certains cas un directeur de projet est nomm pour chapeauter la direction du projet dans sa globalit Les agences collaboratrices sp cifi es dans le document de projet doivent apporter au projet le soutien n cessaire et les financements homologues en num raire ou en nature Leurs fonctions et leurs responsabilit s doivent tre inscrites dans un contrat suppl mentaire pass avec l
142. rche obtenir la fin du projet si tous les produits sont acquis et utilis s par les acteurs Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT Outils logiciels Un ensemble d outils informatis s qui aidera au travail d laboration de projet en r f rence au Manuel de formulation des projets Les outils t l chargeables sur le site web de l OIBT permettra aux auteurs de structurer les arbres des probl matiques et de produire les grilles budg taires P rennit Des moyens des fonds et des ressources humaines en quantit s suffisantes pour poursuivre le travail apr s l intervention du projet Plan des travaux Plan de travail Tableau montrant le d but et la fin de chaque activit par mois et agence ex cutrice responsable Plan des op rations annualis Actualisation annuelle des activit s portant sur le plan des travaux les apports et le budget L tat r el de l ex cution des activit s de la r alisation des produits et de la d pense budg taire y sont pr sent s tandis que l ann e de projet venir est pr sent e de mani re plus d taill e que dans le document de projet Proc dures d op rations normalis es SOP Pratiques qui ont volu en normes que doit appliquer l Organisation suivant les d cisions et lignes directrices et proc dures instaur es par le Conseil aux diff rents acteurs de l ex cution du d but la fin d un proj
143. robl mes identifi s dans la formulation de la proposition de projet et les objectifs sp cifiques de la proposition d avant projet ces derniers ne sont pas les objectifs sp cifiques pr liminaires de la proposition de projet elle m me entre les objectifs sp cifiques de la proposition d avant projet et ses produits et entre ses produits et ses activit s 3 2 Apport et budget Indicateurs qualificatifs i les ressources allou es l avant projet sont suffisantes pour la d livrance des produits ii postes budg taires correspondant aux activit s iii co ts unitaires justes iv valuation r aliste des contributions des partenaires et des organismes de financement 3 3 Plan de travail Indicateurs qualificatifs i bonne construction des organigrammes du chronogramme et de l encha nement des activit s ii coh rence entre activit s fonds et moyens disponibles Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT Tableau de notation r vis propositions de projets OIBT PD Panel d expert Date Nom de l valuateur Profession degr de formation PD Intitul Notes Scores Seuil Seuil atteint Oui Non Pertinence Pertinence l OIBT Oui Non Conformit aux politiques nationales correspondantes dans le pays Oui Non Aspect 1 Processus d laboration du projet 20 1 1 Origine des inform
144. rojet P riode se terminant le Intitul du projet Rubrique Somme Originelle A D penses ce jour Cont Total ract es R gl es D B C B C Fonds dispo nibles A D l Fonds administr s par l agence d ex cution 10 Personnel du projet 11 Experts nationaux longue dur e 11 1 Coordonnateur du projet 11 2 Forestier 1 11 3 Expert du march ou de la fili re etc 11 4 Administrateur Autre personnel 12 1 Assistant 1 12 2 Autre main d uvre Consultant s national aux contrat de courte dur e 13 1 Consultant 1 13 2 Consultant 2 Consultant s international aux 14 1 Expert en inventaire forestier 14 2 Consultant 2 15 Stages et formations 15 1 Formation 1 sp cifier les b n ficiaires 15 2 Formation 2 19 Total rubrique Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 73 20 Sous traitance 21 Sous traitance th me p ex cartographie etc 22 Sous traitance th me 2 29 Total rubrique 30 Travel 31 Allocation journali re 31 1 Experts et consultants nationaux 31 2 Consultant s international aux 31 3 Autres 32 Voyages internationaux 32 1 Experts et consultants nationaux 32 2 Consultant s international aux
145. rojet L Agence d ex cution garantira POIBT et ses membres employ s et repr sentants contre toutes demandes de dommages int r ts actions et proc dures en justice ayant pour origine l ex cution ou la mise en uvre du pr sent Contrat et les d gagera de toute responsabilit ce titre Section 2 05 l Agence d ex cution fait tout son possible pour que le projet soit ex cut dans le respect de ses ch ances dans les limites du budget convenu et d une mani re qui conduise la r alisation de ses objectifs Section 2 06 un Comit directeur de projet sera constitu Comit technique du projet Le Comit directeur Comit technique du projet devra comprendre un repr sentant de POIBT au moins un repr sentant de l Agence d ex cution et au moins repr sentant du ou des gouvernements qui accueillent le projet et l ex cutent De plus un repr sentant du ou des gouvernements bailleurs de fonds du projet s ils souhaitent y participer et au moins un repr sentant des organismes et agences collaborant au projet pourront tre invit s devenir membres du Comit Le Comit directeur du projet Comit technique du projet se r unit au moins une fois par an pour examiner le d roulement du projet ARTICLE HI Finance Section 3 01 les contributions au projet effectu es par l Agence d ex cution et lOIBT ventuellement le Gouvernement h te et tous autres bailleurs de fonds en num raire ou en nature sont
146. rojets le Secr tariat de POIBT pr sente la session du CIBT une proposition de mise terme d un projet ou avant projet Par scrutin extraordinaire le CIBT peut mettre un terme ce projet en se fondant sur la recommandation du Secr tariat de POIBT Le gouvernement de l Agence d ex cution sera inform par POIBT de la d cision du CIBT de terminer le projet 3 Effets de la mise terme d un projet En cas de d cision de mettre un terme un projet approuv et financ par le CIBT le projet interrompra toutes ses op rations la r ception de la lettre de mise terme manant de POIBT et tout reliquat des ressources que POIBT avait mises la disposition du projet doit tre restitu l OIBT en m me temps qu une d claration d audit final dans les trois mois suivant la mise terme du projet XIV Ach vement du projet 1 Rapport d ach vement et p rennisation des acquis du projet l ach vement du projet l agence d ex cution doit produire une premi re valuation de ses r sultats et r alisations et pr senter POIBT un rapport d ach vement Le rapport d ach vement est le dernier rapport du projet r capitulant l ach vement du projet tous les l ments inscrits au projet en les Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT confrontant leur ex cution effective ainsi que les r percussions et la p rennisation attendue des acquis du projet l issue de so
147. rsqu un pays membre a soumis une proposition dont certaines activit s ou leur totalit doivent se d rouler sur le territoire d un autre membre le pays membre doit solliciter par les voies officielles l accord du pays dont le territoire doit accueillir le projet en partie ou en totalit Le Panel d experts doit aviser les Comit s que les pi ces justificatrices manant des autres pays ou organisations devant participer au projet sont suffisantes et avalis es comme il se doit par les gouvernements concern s en la personne de leur repr sentant autoris 8 Propositions pr sentant un caract re d urgence Dans le cas rare o une proposition pr sente un caract re d urgence l emp chant de se plier au cycle complet des projets et que ses auteurs souhaitent qu elle soit prise en consid ration lors de la session suivante du Conseil et des Comit s le point de contact OIBT officiel pr s le gouvernement concern doit 1 Apporter au secr tariat par crit dans les deux semaines pr c dant la session du Conseil la justification et les raisons invoquant urgence 2 Faire en sorte que la proposition soit conforme au mod le et au contenu prescrits dans le Manuel de formulation des projets 3 dition 2008 3 Faire en sorte que la proposition soit distribu e tous les membres du Comit concern accompagn e d une justification crite des raisons pour lesquelles la proposition ne peut attendre d tre examin
148. rter d sormais l appellation de Panel du Sous compte B du Fonds du Partenariat de Bali FPB et rendre compte directement au Conseil Prenant acte galement des recommandations mises par le Comit financier et administratif sa neuvi me session concernant l examen du rapport du Groupe de travail intersession charg des questions financi res et administratives D cide de 1 Concr tiser les D cisions G XXVT 9 XXVIT et les recommandations du Groupe de travail intersession sur les questions financi res et administratives en mettant en uvre le m canisme suivant i Mettre en place chaque session un Panel du Sous compte B du Fonds du Partenariat de Bali FPB qui rendra compte directement au Conseil ii Ce Panel sera pr sid par le Pr sident du CFA et compos de a trois repr sentants de membres consommateurs qui sont bailleurs de fonds principaux au Fonds du Partenariat de Bali b trois repr sentants de membres producteurs un de chaque r gion g ographique et c le Directeur ex cutif iii Durant les sessions du Conseil le Panel examinera les actions ou activit s les avant projets et projets admissibles un financement par le Sous compte B du Fonds du Partenariat de Bali iv Le Panel attribuera des rangs de priorit aux projets de d cision en prenant en compte les Crit res et Priorit s de financement des actions ou activit s avant projets et projets par le Sous compte B du
149. s d valuation seront arr t es par le Conseil Le secr tariat de POIBT peut fournir de plus amples informations sur le syst me en vigueur pour les projets nouveaux et r vis s Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 23 24 Figure 2 Proc dures d valuation technique des propositions de projets Proposition pr sent e par le pays V rification du secr t OIBT Oui validation proposition R vision requise valuation Panel d experts Recommandation au Comit valuation finale par le Comit Mise en oeuvre du projet 5 R le des Comit s Oui le pays peut resoumettre L valuation finale des projets avant projets et id es de projets incombe aux Comit s AIBT de 19941 Au cours de chaque session du Conseil les Comit s valuent la r ponse aux commentaires mis par le Panel d experts sur Les projets avant projets qu il a recommand s aux Comit s pour approbation ou d sapprobation Le Secr tariat de POIBT doit remettre aux Comit s un rapport succinct Les d cisions des Comit s sont pr sent es en CIBT pour d cision finale V Approbation de projet 1 R le des Comit s et du Conseil L AIBT de 1994 mentionne que l approbation d finitive des propositions de projets et d avant projets est du ressort du Conseil international des bois tropicaux Le Conseil est organe de d cision supr me de POIBT qui peut ce titre modif
150. s r sultats de l valuation technique des propositions de projets et d avant projets et le le leur transmet par l interm diaire du Secr tariat de POIBT pro J v Le Panel d experts prend en consid ration les rapports des Panels d experts pr c dents Dans son valuation des propositions de projets et d avant projets le Panel d experts doit prendre en compte les l ments suivants a la pertinence aux objectifs de l AIBT de 1994 et son accord successeur et lexigence que le projet ou avant projet contribue la r alisation d un ou plusieurs des objectifs de l Accord Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 21 22 b leurs effets environnementaux et sociaux c leurs effets conomiques d leur rapport co t efficacit e la n cessit d viter les chevauchements d efforts lorsqu il y a lieu leurs relations et leur int gration aux travaux de politiques de POIBT et leur coh rence avec l Objectif OIBT 2000 ainsi qu avec les lignes directrices OIBT approuv es Les Directives OIBT pour l am nagement durable des for ts tropicales naturelles 1990 Directives OIBT pour la cr ation et l am nagement durable des for ts artificielles tropicales 1993 Directives OIBT pour la conservation de la diversit biologique des for ts tropicales de production 1993 Les Directives OIBT sur la ma trise du feu dans les for ts tr
151. s s appliquant aux projets de POIBT du Manuel de suivi examen et valuation des projets troisi me dition 2008 du Manuel OIBT des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 2008 du R glement financier et r glement relatif aux projets de POIBT et des Directives de POIBT sur la s lection et l emploi de consultants et les Directives pour les achats et le paiement de biens et de services financ s sur le Compte sp cial deuxi me dition 2008 Section 2 03 l Agence d Ex cution est habilit e en conformit avec le document du projet les Directives de POIBT sur la s lection et emploi de consultants et les Directives pour les achats et le paiement de biens et de services financ s sur le Compte Sp cial 2008 et avec Paval pr alable de POIBT d l guer ou sous traiter des t ches ou des fonctions pr cises du projet d autres consultants personnes morales ou institutions qui ne sont pas sous sa supervision ou son contr le quotidiens Cependant une telle d l gation ou sous traitance ne d chargera pas l Agence d Ex cution de sa responsabilit ou de ses obligations envers le projet telles que d finies dans le Document du projet et le pr sent Contrat Section 2 04 la responsabilit de POIBT ne sera aucunement engag e en cas de plainte ou litige survenant du fait de l ex cution du projet ou qui serait caus par l utilisation de mat riels du p
152. s services auxiliaires de dispenser toutes informations suppl mentaires et de communiquer les donn es requises par le projet elle est principalement charg e de mettre en uvre les interventions am nagistes au sein de PUFA coupes attribu es sous contrat en accord avec le plan d am nagement forestier produit dans le cadre du projet OIBT PD 35 96 Rev 2 F Elle participera galement la conduite d activit s de sensibilisation par le biais de son Unit de relations avec les collectivit s mise en place l issue du projet OIBT susdit Les deux agences sont convenues de mobiliser le personnel n cessaire au soutien gestionnaire administratif et technique devant tre apport au projet conform ment au Plan des travaux et en utilisant les fonds homologues affect s cette fin Elles nommeront galement un repr sentant et un repr sentant suppl ant au Comit directeur du projet SECTION 2 CONTRIBUTIONS HOMOLOGUES LAE et la CA sont convenues de prendre en charge parts gales la contribution homologue s levant 281 750 en num raire et en nature affect e l ex cution du projet Les deux agences effectuent un apport de 86 000 pour la premi re ann e d ex cution de 126 000 pour la deuxi me ann e et de 33 000 pour la troisi me ann e Elles prendront galement en charge parts gales les frais de gestion de 36 750 devant servir appuyer des activit s au service de la collectivit par des verse
153. surer de la validit de leur pr sentation et de leur contenu en vue de permettre leur expertise ult rieure Composition Le centre national d information et d changes doit tre compos de responsables et de personnel du point de contact du pays intervenant dans le domaine de la gestion durable des for ts et du commerce du bois Dans l id al les cadres de ce centre doivent bien conna tre les r gles et les proc dures OIBT relatives son cycle de projets Les repr sentants d agences d ex cution OIBT et d agences collaboratrices peuvent galement tre invit es en tant que membres de m me que des universitaires et des repr sentants d organismes professionnels Ces travaux doivent consister en des r unions d valuation des examens de dossiers constitu s de pi ces et de textes pertinents de l administration du pays et de POIBT et comporter des interviews des acteurs sociaux et des visites de terrain si n cessaire Le centre d information et d changes tant une initiative de pays membre il doit b n ficier de cr dits budg taires suffisants de la part du gouvernement membre Par d cision du Conseil POIBT est susceptible de fournir une assistance l organisation et au fonctionnement de ce m canisme institutionnel 4 Nombre et rangs de priorit des projets Au vu du nombre limit de propositions de projets que le panel d experts charg de l valuation technique des propositions de projets est en mesure d
154. t et b le d douanement rapide de tout quipement import ou de tout autres types de fournitures requis par le projet les droits d importation et frais connexes applicables ces mat riaux devant faire l objet d une exon ration ou tre port s dans les comptes du projet comme l ments de la contribution du Gouvernement ce dernier Section 8 03 le Gouvernement convient qu aucunes impositions ou taxes ou frais de douanes pouvant tre appliqu s limportation de ces mat riels mat riaux et fournitures pour le projet ne sera la charge de POIBT Lutilisation des fonds du projet ne sera pas autoris e pour le r glement de ces taxes et droits ARTICLE IX Suspension Section 9 01 sans pr judice des dispositions de la section 3 03 du pr sent Contrat en cas de violation manifeste du pr sent Contrat o lorsqu il appert que les conditions dans lesquelles ce dernier doit se d rouler ont chang a tel titre que de l avis du Directeur ex cutif de l OIBT sa r alisation est improbable l OIBT pourra par avis crit suspendre tous ses d caissements en lattente d un r examen du projet Section 9 02 si le financement OIBT du projet est suspendu l Agence d ex cution n engagera aucunes d penses sauf accord crit pr alable de POIBT dans des activit s biens ou services financ s par ces fonds jusqu ce que ces financements aient repris L Agence d ex cution aura bonne garde des actifs et des valeurs
155. t gories de d cisions ont t modifi es pour prendre en compte la D cision 4 XXV Poursuite du renforcement et de la rationalisation des travaux des Comit s Annexe A IV valuation et approbation o le Panel d experts est invit transmettre aux Comit s les seules propositions n cessitant des modifications mineures ou ne n cessitant aucune modification et la D cision 8 XXV Gestion du Fonds pour le Partenariat de Bali au point 4 de laquelle le mandat du Panel gt n 4 De 5 P EE ata y d experts est largi l identification des projets avant projets et activit s admissibles un financement par le Fonds pour le Partenariat de Bali en fonction des crit res annex s la D cision 1 Le Panel d experts a conclu que moyennant l incorporation des amendements mineurs indiqu s la proposition de projet ou d avant projet pouvait tre recommand e au Comit pour appr ciation d finitive De l avis du Panel d experts cette proposition de projet ou d avant projet est admissible un financement par le Fonds du Partenariat de Bali conform ment la D cision 8 XXV 1 Le Panel d experts a conclu que cette proposition de projet ou avant projet requiert des modifications essentielles n cessaires sa r ussite et le Panel d experts devra valuer la proposition de projet ou d avant projet modifi e avant de pouvoir la recommander l appr ciation d finitive du Comit
156. t des moyens de diffusion des r sultats d un projet des cat gories cibles d finies avec pr cision en vue d pauler la r alisation de l objectif sp cifique valuation Le recueil d informations l valuation et l analyse de la performance et des r percussions du projet II s agit d un travail syst matique et aussi objectif que possible Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT e Mi parcours e post riori ex post Le recueil d informations l valuation ponctuelle avec analyse approfondie des r sultats et de l impact atteints par le projet ce stade de son ex cution le but tant d encadrer et de conseiller toute action en rapport avec les facteurs agissant dans la suite du projet y compris si besoin est toute r vision de la structure du projet Le recueil d informations l valuation ponctuelle avec analyse approfondie des r sultats et de l impact atteints par le projet l issue de son ach vement le but tant de d terminer dans quelle mesure il a t utile ses finalit s quel a t son degr d efficacit et d efficience et ce que sont ces perspectives de p rennisation des acquis Agence d ex cution Agence responsable de l ensemble de l ex cution du projet qui rend compte directement l OIBT Expert Professionnel sp cialiste d un pays membre de l OIBT engag e par celle ci pour fournir des services et une assistance
157. t projets ou de projets qui ne seront pas pass es entre les mains du Point de contact OIBT ne seront pas accept es La lettre de transmission doit tre d ment sign e par le point de contact 5 Les propositions de projets doivent tre soumises temps apr s annonce du lancement du cycle de projets par POIBT en respectant les horaires japonais avant chaque session du Conseil en ce qui concerne la soumission de projets recommand s par les Comit s et celle de propositions nouvelles et r vis es 6 Au vu du nombre limit de propositions de projets que le panel d experts charg de l valuation technique des propositions de projets est susceptible d expertiser il est souhaitable de limiter la soumission de nouvelles propositions de projets trois par r union du panel d experts et de remettre une liste de propositions de projets attribuant chacune un ordre de priorit l attention du panel d experts Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 17 18 7 Il est souhaitable que les points de contact officiel prennent en consid ration les recommandations mises par le groupe d experts charg s des mesures destin es am liorer la formulation et l valuation des propositions de projets Document ITTC XXXVI 5 s agissant notamment de la mise en place d un m canisme national d information et d changes destin passer au crible les propositions de projets et d avant projets
158. te 32 11 Responsabilit s de l agence d ex cution et des autres parties 33 XI Contr le continu et valuation des projets 33 1 Tenue de la r union de lancement 33 2 Suivi interne op r par l agence d ex cution et le point focal 34 3 Organisation des r unions du comit directeur ou comit technique et missions d examen 34 4 Planification pr paration et conduite des missions d examen 35 5 valuation mi parcoursS ss ln tn Mn en ent 36 6 valuation post riori l ouuu Cr nn rt nt ne 37 7 Participation des bailleurs de fonds et des acteurs 38 Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT XIL Suspension du projet 39 1 Crit res de suspension 39 2 Proc dure de suspension 39 3 Effets de la suspension 40 4 Crit res et proc dures de lev e de la suspension 40 XI Mise terme du projet A0 1 Crit res requis pour une mise terme 40 2 Proc dure de mise terme du projet 40 3 Effets de la mise
159. teurs des projets des divisions OIBT concern es et le responsable financier doivent passer en revue le rapport de lancement afin de d terminer le degr de pr paration de l agence d ex cution qui s appr te entamer le projet Pour les projets OIBT d une dur e gale ou sup rieure 24 mois et d un budget d passant les 400 000 le premier POA doit lui aussi tre valu et approuv en m me temps que le rapport de lancement 4 Lettre de non objection relative au personnel d encadrement du projet et aux consultants Le premier POA devant tre approuv avec le rapport de lancement du projet doit pr ciser quel personnel d encadrement et quel consultant doivent tre engag s pour la premi re ann e des op rations en y joignant leur curriculum vitae leur cahier des charges r pondant aux termes de r f rence inscrits au document de projet la dur e et le tarif de leurs services Les directeurs des projets concern s ayant pass en revue ce rapport sans mettre d objection le Directeur ex cutif de POIBT produit une lettre de non objection ou lettre d accord l effet d approuver l engagement de ce personnel et de ces consultants Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 5 Pr alables requis pour le premier d caissement de fonds OIBT L approbation du rapport de lancement assorti de son POA constitue le double pr alable au premier d caissement de fonds OIBT gr ce auquel le proj
160. tion pr liminaire des aspects suivants Progression du projet suivant le calendrier des travaux convenu POA comparer les produits et les activit s r els inscrits dans le rapport d activit avec ceux figurant dans le document de projet identifier les probl mes ventuels Efficacit de l organisation du projet dont les r les et attributions des institutions qui y sont associ es et structure de direction du projet Acquisition de biens d quipement v hicule mat riel Respect des diverses directives administratives OIBT de la part de l agence d ex cution directive OIBT pour l engagement de consultants l achat de biens et services r gles et proc dures autres guides pratiques actions et mesures compl mentaires concernant les rapports d audit etc Lorsqu il y a lieu respect des lignes directrices OIBT en mati re de politiques Principales questions et probl matiques devant retenir l attention du CDP CTP en vue de mettre au point des interventions correctives et r aliser les objectifs d sign s dans le document de projet Agence d ex cution Invite les participants la r union du CDP CTP Pr pare les dossiers requis Met aux point les dispositions logistiques pour la r union et la visite la station du projet Pr pare un programme d taill de mission de suivi Adresse tous les participants le dossier suivant deux semaines au moins avant la r union du CDP CTP Rapport d activ
161. tions avec d finition des domaines prioritaires des travaux normatifs de politique et travaux de projets de l Organisation sur une dur e de quatre ans Point de contact OIBT Personne et ou institution d sign e par le pays membre et inscrit par le Secr tariat pour prendre en main les dossiers OIBT Anciennement d sign comme point focal Probl me ou probl matique central e L axe central du projet la solution d un probl me central peut tre apport e par un projet Cadre logique grille du cadre logique D marche rationnelle de mise en place de la structure du probl me et d finition des l ments du projet des indicateurs et t moins de sa r alisation et de ses hypoth ses Grille du cadre logique Grille organisant dans une logique horizontale et verticale les objectifs du projet ses produits activit s indicateurs de ses r alisations et hypoth ses Moyens de v rification Sources d information permettant de v rifier la lecture d un indicateur Monitoring e Suivi interne La collecte et l analyse des donn es indicateurs en vue de d terminer toute n cessit d actions correctives qui permette l ex cution du projet selon son plan Contr le suivi assur par la direction du projet l agence d ex cution et les agences collaboratrices Suivi de l ex cution du projet un niveau hi rarchique d un degr sup rieur celui de la direction du
162. tribution de l Agence d ex cution comprend la mise disposition sans frais pour le projet d installations de bureau et d espaces de bureau adapt s toutes les activit s du projet y compris aux r unions entrant dans le cadre du suivi de l examen et de l valuation Section 3 07 sans pr judice des dispositions de toute Section du pr sent article POIBT n est pas tenue de d bourser des fonds l Agence d ex cution en d passement de la somme cr dit e son Compte sp cial et ou au Fonds pour le Partenariat de Bali repr sentant les contributions affect es ce projet ARTICLE IV Utilisation des fonds Section 4 01 les fonds mis disposition par POIBT aux termes du pr sent Contrat servent uniquement la prise en charge des co ts directs du projet impartis POIBT ventil s dans le budget convenu au Document de projet Les fonds allou s une rubrique ou sous rubrique budg taire ne seront transf r s aucune autre sans l approbation pr alable expresse de POIBT Tous les mat riaux mat riels fournitures et services acquis ou lou s en mobilisant les ressources de lOIBT servent exclusivement l ex cution du projet Section 4 02 les fonds non encore mis la disposition de l Agence d ex cution par POIBT ne seront pas mobilis s par cette derni re sauf l autorisation pr alable de l OIBT d livr e sp cifiquement cet effet Section 4 03 tous les biens et services pour lesquels des fonds s
163. uation mi parcours doivent tre deux repr sentant les pays membres producteurs et les membres consommateurs de POIBT 6 valuation post riori On trouvera un guide d taill sur l valuation a posteriori dans la partie B du Manuel de suivi examen rapports et valuation des projets Apr s ach vement du projet une valuation externe a posteriori dite valuation ex post peut tre effectu e dans le but de d terminer l efficacit g n rale et l efficience du projet cette occasion sont galement valu s l impact et les r percussions du projet sur les objectifs sectoriels mentionn s dans le document de projet et d gag s des enseignements et recommandations utiles tous projets futurs La D cision 4 XXV de l annexe A section VII requiert du secr tariat qu il pr pare pour chaque Comit un document rendant compte des avant projets et projets achev s Ce document consiste en un rapport ne comptant pas plus de deux pages par avant projet ou projet qui reprend les donn es contenues dans les rapports et informations manant des agences d ex cution et des comit s directeurs des projets Le Comit se prononce sur la n cessit d une valuation post riori en fonction du document pr par par le secr tariat qui porte mention des ressources financi res disponibles pour une ventuelle valuation post riori Les Comit s peuvent d cider d engager des consultants ind pendants pour effectuer
164. uel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT e Assigner un ordre de priorit aux propositions de projets en fonction des priorit s nationales et des objectifs ainsi que du plan d action de POIBT e Soumettre toutes les propositions d avant projets et de projets OIBT L OIBT n acceptera aucune proposition d avant projet ou de projet qui lui parviendrait par d autres voies que celle du Point de contact OIBT e Assurer le suivi et l examen avec les repr sentants de POIBT des projets en cours d ex cution e Assurer une coordination et r soudre les probl mes que rencontre POIBT dans la mise en uvre notamment ceux conduisant la suspension ou la mise terme d un projet qui seraient provoqu es par les causes d velopp es dans les pr sentes SOP e Etre membre du Comit directeur ou du Comit technique du projet et passer en revue les projets OIBT e Prendre en consid ration le conseil de mettre en place un m canisme national d change et de tri des propositions de projets et d avant projets en fonction des priorit s nationales et des objectifs de l OIBT ce m canisme devant passer au crible les propositions avant leur soumission Document ITTC XXXVI 5 du Groupe d experts charg des mesures destin es am liorer la formulation et l valuation des projets L id e de projet ne contient que des informations l mentaires relatives aux probl mes traiter l ob
165. uel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 77 78 Nom de l agence d ex cution N du projet Intitul du projet Notes aux tats financiers Pour la p riode ann e se terminant le 31 d cembre ann e ou la date d ach vement 1 Activit s et informations g n rales 2 Principes comptables retenus 1 Base de pr paration 2 Conversion devise trang res 3 Taxes 4 Autres 3 Autres Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT ANNEXE G tat financier du projet en dollars EU pr parer s par ment pour le financement OIBT et le financement homologue Num du Projet P riode se terminant le Intitul du Projet Rubrique Somme Originelle A D penses ce jour Cont Total ract es R gl es D B C B C Fonds dispo nibles E A D Fonds administr s par l agence d ex cution 10 Personnel du projet 11 Experts nationaux longue dur e 11 1 Coordonnateur du projet 11 2 Forestier 1 11 3 Expert du march ou de la fili re etc 11 4 Administrateur 12 Autre personnel 12 1 Assistant 1 12 2 Autre main d uvre 13 Consultant s national aux contrat de courte dur e 13 1 Consultant 1 13 2 Consultant 2 14 Consultant s international aux 14 1 Expert en inventaire forestier 14 2 Consultant 2
166. ur sa r alisation et de caract ristiques de co ts Un ensemble d activit s pr paratoires ou exp rimentales n cessaires la formulation d une proposition de projet Le produit principal en est une proposition de projet Un projet dont la dur e ne d passe pas deux ans et dont les besoins financiers devant tre satisfaits par l OIBT ne d passe pas une somme fixe cette somme qui doit tre fix e par le Conseil tait de 150 000 dollars EU la date d impression du pr sent glossaire Contrat de projet parfois convention de projet Contrat portant sur l ex cution d un projet pass entre l OIBT et l Agence d ex cution sign apr s l approbation du projet par le CIBT et son financement int gral Le contrat de projet stipule les attributions et comp tences respectives du gouvernement membre de l agence d ex cution et de l OIBT dans l ex cution du projet ou de l avant projet Cycle du projet Les diff rentes phases par lesquelles un projet passe de sa premi re conception son ach vement elles comportent l identification du projet et sa formulation sa soumission son valuation son approbation son financement son ach vement et sa cl ture Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 93 Cl ture du projet La cl ture du compte du projet dans les livres de l OIBT apr s i l approbation du projet achev par le Comit concern ii
167. utation honorable Section 5 02 l Agence d ex cution prend toutes pr cautions contre toute affectation non autoris e des fonds qui lui ont t remis par l OIBT et elle ne cesse de maintenir des comptes jour et complets des d penses engag es L OIBT a facult de demander tout moment l Agence d ex cution de lui remettre un tat financier accompagn des soldes certifi s des comptes bancaires du projet et toute demande de cet ordre devra tre honor e sans d lais Section 5 03 dans les rapports d activit du projet et la conclusion du projet et toutes les fois que POIBT en fait la demande aux termes de la section 5 02 ci dessus l Agence d ex cution remet l OIBT des relev s de comptes et d utilisation des fonds du projet en r f rence aux rubriques figurant dans le budget du Document du projet i l Agence d ex cution remet un audit financier audit dans les trois mois suivant la fin de exercice financier pour tous les projets d une dur e sup rieure ou gale deux ans et d un budget sup rieur 200 000 dollars EU ii un dernier tat d audit est remis dans les quatre mois suivant l ach vement du projet iii les comptes du projet sont audit s par des v rificateurs aux comptes ind pendants et d ment reconnus nomm s cet effet par l Agence d ex cution en concertation avec POIBT iv sauf disposition contraire dans la partie OIBT du budget du projet les fonds de l OIBT ne
168. ution le suivi et l valuation l ach vement et la cl ture Chaque phase comporte des actions d cisives et des proc dures indispensables qui doivent tre accomplies pour assurer la r alisation compl te de la phase consid r e Le cycle de projet se pr sente g n ralement comme un encha nement de phases successives dont chacune ne peut se conclure que lorsque la pr c dente s est achev e Certaines activit s essentielles peuvent s tendre sur plusieurs phases comme cela est le cas du suivi et valuation et de laudit financier men s en continu Un cycle de projet achev fournit galement le m canisme de r troinformation qui permet d encha ner sur une phase subs quente du m me projet ou d entamer un projet compl mentaire La figure 1 pr sente le sch ma g n ral du cycle des projets OIBT Figure 1 Cycle des projets OIBT n Identification Cl ture formulation Ach vement Soumission A v Le cycle des projets de l OIBT se compose des diff rentes phases au Suivi et valutaion travers desquelles un projet volue Evaluation technique de sa conception sa conclusion Mise en oeuvre Approbation Lancement K Financement 2 Domaine d application des proc dures d op rations normalis es SOP Les Proc dures d op rations normalis es SOP sont des proc dures et exigences qui doivent tre respect es dans lensemble du cycle des projets OIBT pour mener bien les projets travers tous les sta
169. x cution annuel PEA 3 3 2 Actions et rapports de veille suivi Proposition de projet dans son ensemble 100 75 Oui Non Signification des notes 0 chec 1 tr s faible 2 faible Grille de classement des propositions 3 moyen 4 bien 5 excellent auteurs directement au Comit 1 La proposition est recommand e au Comit avec int gration d amendements 4 La proposition n est pas recommand e mais transmise au Comit avec la recommandation de ne pas l approuver Justification doit tre fournie aux auteurs et au Comit par exemple la proposition n atteint pas les seuils en cas de proposition rev 2 projets non pertinents projet comportant des informations insuffisantes etc 2 La proposition n cessite des modifications indispensables et doit tre renvoy ses 3 La proposition n est pas accept e car une proposition d avant projet est n cessaire qui devra selon ce qu indique le Panel d experts tre soumise au Panel d experts ou Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT Tableau de notation r vis Proposition d avant projet OIBT PPD Panel d expert Date Nom de l valuateur Profession degr de formation Seuil PD atteint Intitul Notes Scores Seuil Oui Non Pertinence au futur projet produit principal Pertine
170. xquelles a recours l Organisation Le Manuel SOP de cycle des projets doit tre utilis en conjonction avec e Le Manuel de formulation des projets troisi me dition 2008 e Le Manuel OIBT de suivi examen rapports et valuation des projets 3 dition 2008 e Les Directives OIBT pour la s lection et l emploi de consultants et les Directives pour lachat et le paiement des biens et services 2008 e ProTool 2008 et son Mode d emploi soit un ensemble d outils logiciels destin faciliter l laboration de propositions de projets et la pr paration de leur budget pouvant tre t l charg du site Internet de POIBT e R glement financier et R glement relatif aux projets de POIBT Chacun de ces guides pratiques et manuels qui expose des proc dures et directives d taill es concernant les phases sp cifiques du cycle de projet est cit en r f rence dans l ensemble du Manuel SOP Manuel des proc dures d op rations normalis es du cycle des projets OIBT 10 B Manuel sur les Proc dures d op rations normalis es du Cycle des projets OIBT Introduction au cycle des projets OIBT 1 Description du Cycle des projets OIBT Le cycle des projets OIBT se compose de diverses phases travers lesquelles un projet passe de sa premi re conception son ach vement et comporte l identification et la formulation la soumission l valuation de la proposition l approbation le financement le lancement l ex c
171. ycle des projets OIBT ANNEXE F DIRECTIVES OIBT RELATIVES A L AUDIT FINANCIER ANNUEL ET OU FINAL A L ACH VEMENT DES PROJETS OU AVANT PROJETS Conditions requises de l audit annuel et de l audit final Aux termes de la D cision 4 XXV du CIBT un audit annuel des tats financiers par un auditeur externe est requis pour tous les projets d une dur e de deux ans ou plus et d un budget OIBT sup rieur 200 000 dollars E U Laudit annuel qui s ajoute celui requis l ach vement du projet fait l objet d un rapport qui doit tre remis dans les trois mois apr s la cl ture de l ann e civile L auditeur externe est requis d effectuer un audit int gral en accord avec les normes d audit g n ralement accept es Les tats financiers doivent tre conformes la grille indiqu e l annexe I En outre pour tous les Projets et avant projets les comptes rendus d audit final doivent tre remis dans les quatre mois suivant la date d ach vement du projet L auditeur externe est requis d effectuer un audit int gral en accord avec les normes d audit g n ralement accept es Les tats financiers doivent tre conformes la grille indiqu e l annexe I Objectifs de l audit 1 mettre un avis sur les tats financiers annuels du projet ou avant projet Le v rificateur aux comptes est requis d mettre un avis sur les tats financiers annuels du projet en sp cifiant s ils transcrivent fid lement dans tous
172. ycle des projets OIBT Grille normalis e des proc s verbaux de r union du comit directeur ou comit technique d un projet Proc s verbal de la R union du comit directeur technique du projet Date Lieu Projet OIBT PD s Point 1 Ouverture de la r union Monsieur Madame Pr sident a d clar ouverte cette r union et a souhait la bienvenue aux membres du CDP CTP Suit un bref descriptif des d clarations liminaires prononc es par l agence d ex cution le gouvernement les bailleurs de fonds et les repr sentants de l OIBT L ordre du jour adopt et la liste des participants sont joints au proc s verbal voir annexes 1 et 2 Point 2 Examen de la structure du projet et de son d roulement L agence d ex cution produit les expos s suivants Les objectifs d ensemble du projet et son plan de travail d taill Un organigramme actualis du projet Un rapport d activit conforme la grille OIBT et comportant et une analyse de la progression vers la r alisation des produits et des objectifs sp cifiques Les documents techniques qui auront t pr par s par le projet la date de la r union Une analyse critique de la r alisation du projet arr t e la date de la r union d crivant les probl mes rencontr s et les enseignements d gag s Le degr de conformit aux diff rentes lignes directrices et principes de POIBT et ses guides pratiques d

Manuel des procédures d`opérations normalisées du cycle des

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