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1. GESTION DE COMPTABILIT L ENTREPRISE CONSOLIDATION ET FISCALITE INFORMATION PROFESSION FINANCIERE PRATIQUE COMPTABLE INFOS D EXPERTS PRATIQUES 16 Mise en place et exploitation de la base de donn es conomiques et sociales 10 recommandations pratiques avant le Jour J PAR VIOLAINE Manez Avocat Associ e Landwell amp Associ s EN COLLABORATION AVEC C sar Sois Avocat Landwell amp Associ s 1 La base de donn es conomiques et sociales BDES sera obligatoire compter du 14 juin 2014 pour les entreprises d au moins 300 salari s et le deviendra compter du 14 juin 2015 pour celles de moins de 300 salari s Son contenu et ses modalit s de mise en place et de fonctionnement viennent d tre pr cis s par une circulaire du 18 mars 2014 Son objectif premier est de permettre la consultation annuelle du comit d entreprise sur les orientations strat giques de l entreprise trois ans Derri re les aspects purement techniques et formels de la mise en place de la BDES se cachent des enjeux importants la diffusion d informations strat giques un nombre croissant de salari s le dialogue social et son volution future la place de l encadrement face des repr sentants du personnel et des d l gu s syndicaux davantage inform s sur la vie conomique et strat gique de l entreprise Voici 10 recommandations pratiques en vue du lancement de cette base MC 5040 stra2. cembre 2016 int gration de toutes les informations autres que celles list es l article R 2323 1 3 du Code du travail et qui seront utiles la consultation du comit d entreprise sur INFORMATION PROFESSION les orientations strat giques de l entre prise trois ans qui devra avoir lieu d ici le 31 d cembre 2016 Pour le 31 d cembre 2016 au plus tard int gration de toutes les autres infor mations fournies de mani re r currente aux comit s d entreprise et dans les entreprises tablissements multiples aux comit s centraux d entreprise et aux comit s d tablissement en appli cation du Code du travail et ce pour les ann es 2014 2015 et 2016 ainsi que leur projection sur 2017 2018 et 2019 Recommandation n 7 sous quel format int grer les informations dans la BDES 13 Une autre question r solue par la circulaire du 18 mars 2014 est celle de savoir si le format des informations devant tre communiqu es de mani re r currente aux comit s d entreprise est compatible avec le format requis pour les informations faire figurer dans la BDES Avant la publication de la circulaire du 18 mars 2014 nombre d entreprises confront es au manque de temps et ampleur de la t che envisageaient de se contenter de regrouper au m me endroit ensemble des informations et rapports ransmis de mani re r currente leur comit d entreprise et de laisser les des inataires de la BDES li
3. contexte conomique de l entreprise d Tracer les acc s la BDES ainsi que les impressions et transferts de documents pour m moire de tels proc d s devront avoir t mis en place conform ment aux dispositions l gales e Appliquer les m mes r gles toute personne de l entreprise ayant acc s la BDES ou aux informations confidentielles qu elle contient toute personne ayant acc s des informations confidentielles est susceptible de les diffuser un moment ou un autre f Si une obligation confidentielle est divulgu e enqu ter pour retrouver le contrevenant viter de transiger et dans la mesure du possible communiquer en interne sur les sanctions appliqu es PwC FEUILLET RAPIDE COMPTABLE FRE 6714 Ed Francis Lefebvre FRCO06_Interieur indd 36 amp 27 05 14 10 04 GESTION DE L ENTREPRISE PRATIQUE D EXPERTS COMPTABILIT CONSOLIDATION PROFESSION ET FISCALITE INFOS COMPTABLE PRATIQUES INFORMATION FINANCIERE PwC FRCO06_Interieur indd 37 Recommandation n 10 d signer au sein de l entreprise une personne en charge de la mise en uvre et du suivi de la BDES 16 Un dernier conseil pratique pour les entreprises et leurs dirigeants tant donn les enjeux et les risques associ s la BDES il est recommand de choisir un et un seul responsable de la BDES au sein de l entreprise et de lui remettre une d l gation de pouvoirs sp cif
4. aucun doute celle qu il faut retenir pour tre en mesure de tenir le d lai du 14 juin prochain Les entreprises qui choisiront cette voie devront veiller respecter scrupuleusement les prescriptions l gales et r glementaires sauf s exposer au d lit d entrave Elles devront galement penser informer pr alablement leur comit d entreprise sur la BDES qu elles envisagent de mettre en place le 14 juin prochain Il est galement recommand d informer pr alablement les instances repr senta tives du personnel et les d l gu s syndi caux sur le fait que le contenu et le format choisis initialement pour la BDES pourront tre amen s voluer par la suite d faut les entreprises risquent de se trouver confront es une crispation des relations sociales et ventuellement au blocage de projets de r organisation n cessitant la consultation pr alable du comit d entreprise Le niveau d ambition de la BDES devrait id alement tre d fini par les principaux d cideurs de l entreprise Direction g n rale DRH Direction des relations sociales etc sans oublier la Direction des syst mes d information qui peut seule d terminer ce qui est faisable dans les d lais du point de vue informatique Pour parvenir un choix il faut compter au moins deux r unions au cours desquelles leurs seront pr sent s 1 le cadre r gle mentaire et 2 les diff rentes options possible avec pour chacune d
5. le calendrier de mise en place de la BDES pourrait tre le suivant Le 14 juin 2014 ouverture de la BDES En pratique il semble avis d y ajouter les donn es figurant dans les informations et documents communiqu s de mani re r currente au comit d entreprise au titre de l ann e 2013 Avant le 31 d cembre 2014 int gration de toutes les informations autres que celles list es l article R 2323 1 3 du Code du travail et qui seront utiles la nouvelle consultation annuelle du comit d entreprise sur les orientations strat giques de l entreprise trois ans qui devra se tenir pour la premi re fois au plus tard le 31 d cembre 2014 Circulaire DGT 2014 1 du 18 mars 2014 1 1 D but 2015 int gration des informa tions list es l article R 2323 1 3 du Code du travail au titre des ann es 2013 et 2014 des informations d j disponibles pour 2015 ainsi que leur projection sur 2016 2017 et 2018 Courant 2015 int gration des infor mations list es l article R 2323 1 3 du Code du travail aff rentes l an PwC FRCO06_Interieur indd 32 qui devra contenir les informations lis t es l article R 2323 1 3 du Code du travail voir ci avant n 11 En application de la note figurant sous l article R 2323 1 2 du Code du travail ces informa tions seront celles aff rentes l ann e 2014 les donn es des ann es 2012 et 2013 n ont pas tre int gr es ainsi que les donn es pr visi
6. prendre du temps et dans certains cas la premi re difficult pour les entreprises sera de savoir o se trouve l information Cette comparaison devra tre effectu e a minima sur la p riode commen ant courir le 1 janvier 2013 et ce pour deux raisons une raison juridique si le d cret n 2013 1305 du 27 d cembre 2013 art 2 pr voit exceptionnellement qu au titre bien jour de ses obligations en mati re d informations transmettre de mani re r currente au comit d entreprise grand jour ces manques et ces incoh rences En proc dant un diagnostic pr alable l entreprise pourra identifier en amont les situations non conformes et pourra donc soit y rem dier en temps utile soit tout le moins se pr parer g rer cette situation de non conformit vis vis des repr sentants du personnel de l ann e 2014 les entreprises d au moins 300 salari s ne sont pas tenues d int grer dans la BDES les informations relatives aux deux ann es pr c dentes c est dire les informations relatives aux ann es 2012 et 2013 aucune d rogation n est pr vue au titre de 2015 En 2015 les informations relatives l ann e 2013 devront par cons quent tre int gr es dans la BDES une raison pratique la BDES devant tre mise en place mi ann e les seules informations p riodiques annuelles dis ponibles cette date seront celles de l ann e 2013 Nombre d entreprises ont donc pr
7. se concentrer ce stade sur la mise en place de la BDES au niveau de l entreprise et d en tester le fonctionne ment avant d aller plus loin Avant la circulaire la question se posait fr quemment de savoir ce que l on enten dait par entreprise La circulaire a apport de pr cieuses indications sur ce point Il est maintenant clair que dans les entreprises tablissements multiples il n y a pas d obligation de mettre en place une BDES par tablis sement La BDES mise en place au niveau de l entit juridique suffit elle devra int grer l ensemble des informations que l employeur doit d j remettre p riodiquement aux membres du comit central d entreprise et des diff rents comit s d tablissement lorsqu une Unit Economique et Sociale regroupant au moins 50 salari s a t reconnue par convention ou d cision de justice entre plusieurs entreprises juridiquement distinctes c est au niveau de l Unit Economique et Sociale que la BDES doit tre mise en place Circulaire du 18 mars 2014 2 2 Recommandation n 4 quel r le et quelle place donner aux repr sentants du personnel et organisations syndicales repr sentatives dans l entreprise 9 Depuis l ANI du 11 janvier 2013 l objec tif est d inciter les entreprises fran aises instaurer un dialogue social de qua lit o repr sentants du personnel et d l gu s syndicaux seront associ s aux d cisions de l entreprise en prenant
8. N PROFESSION FINANCIERE PRATIQUE INFOS COMPTABLE D EXPERTS PRATIQUES b Mettre en place une Charte BDES mettant en exergue la responsabilit personnelle incombant chacune des personnes ayant acc s la BDES et mar quer leur engagement respecter scru Une d claration manuscrite sign e par chaque salari ayant acc s la BDES permettrait sans aucun doute de renforcer leur engagement Un exemple de d claration figure dans puleusement les r gles de la Charte et en particulier la n cessit de respecter la confidentialit des informations qui seront d clar es comme telles par l employeur l encadr Bien videmment ce mod le n a qu une valeur indicative et devra tre adapt en fonction de la situation de chaque entreprise Exemple de d claration faire reproduire de mani re manuscrite par les salari s signataires de la charte d acc s de consultation et d utilisation de la BDES Je soussign exer ant le mandat de et ayant acc s en cette qualit la BDES mise en place au sein de la soci t m engage express ment apr s avoir lu int gralement et en ayant le temps suffisant pour le faire respecter chacune des r gles de consultation et d utilisation de la BDES rappel es ci dessus Je m engage galement express ment respecter la confidentialit des informations qui seront d clar es comme telles par l entreprise et reconnais que la divulgation de ces informa
9. acc s de consultation et d utilisation fassent l objet d une n gociation dans l entreprise ou a minima d un dialogue La BDES peut tre sur support papier ou informatique Elle doit tre accessible en permanence aux membres du comit d entreprise ou d faut aux d l gu s du personnel ainsi qu aux membres du comit central d en treprise et des comit s d tablissement du CHSCT et aux d l gu s syndicaux qu ils soient titulaires ou suppl ants C trav art L 2323 7 2 et R 2323 1 7 La circulaire est venue pr ciser que cette notion de disponibilit permanente Circulaire du 18 mars 2014 3 1 ne doit pas s entendre comme une obligation pour toutes les entreprises de rendre la base de donn es accessible aux lus 24 h 24 h et j 7 Il n est donc pas imp ratif mais seulement souhaitable que les repr sentants du per sonnel et les d l gu s syndicaux soient associ s l tablissement des r gles d acc s de consultation et d utilisation de la BDES Quelques recommandations pratiques Que l entreprise d cide d associer ou non les partenaires sociaux la d fini tion des r gles d acc s de consultation et d utilisation de la BDES il est recom mand que les grands principes que l employeur souhaite voir respecter aient t d finis en amont pour les entreprises qui mettront la BDES sur support informatique penser v rifier les r gles mentionn es dans la Charte informati
10. bres d y acc der Le plan de pr sentation des informations faire figurer dans la BDES pr vu par a loi puis par le d cret tait vu comme une simple indication sans r elle valeur contraignante On pouvait douter que les repr sentants du personnel et d l gu s syndicaux par tagent cette vision D ailleurs tr s rapidement la CFDT a publi sur son site internet un mod le ne laissant aucun doute sur le fait qu elle attendait un format beaucoup plus struc tur et synth tique pour les informations int gr es dans la BDES http vwww cfadtfr portail nos modes demploi mode d emploi nego dia logue social en entreprise mettre en oeuvre la bdu prod_191708 FEUILCET RAPTDE COMPTABLE Apr s la publication de la circulaire du 18 mars 2014 nul doute que l approche consistant regrouper purement et simplement les documents transmis au comit d entreprise de mani re r currente dans une pi ce physique ou informa tique est insuffisante En effet les termes de la circulaires sont clairs toutes les informations mises la disposition des lus de mani re r currente doivent tre r parties entre les diff rentes rubriques de la BDES rubriques d finies aux articles R 2323 1 3 et R 2323 1 4 du Code du travail de la fa on qui soit la plus pertinente possible pour faciliter leur exploitation et leur appropriation par les lus Circulaire du 18 mars 2014 1 1 Il est donc n cessaire d extra
11. cial au sein de l entreprise et de son volution dans les mois et ann es venir enfin celui de la place de l encadrement face des repr sentants du personnels et des d l gu s syndicaux de plus en plus inform s sur la vie conomique de l entreprise et sur sa strat gie Malgr ces enjeux le d lai laiss aux entreprises pour mettre en place la BDES est tr s court Dans ce contexte une approche simple structur e et prudente para t tre la meil leure solution Voici quelques recommandations pra tiques destination des entreprises en vue du lancement de la BDES le 14 juin prochain Recommandation n 1 faire un diagnostic pr alable 3 Par pr caution il est recommand de v rifier en amont si l entreprise est Pourquoi 4 Parce que les informations devant tre int gr es dans la BDES doivent d j tre transmises de mani re p riodique au comit d entreprise Si aujourd hui ces informations sont trans mises au comit d entreprise de mani re incompl te ou incoh rente la mise en place de la BDES risque de r v ler au Comment proc der ce diagnostic 5 En comparant d une part la liste des obligations de l entreprise en mati re d informations communiquer chaque trimestre chaque semestre et chaque ann e son comit d entreprise en application du Code du travail et d autre part les communications effectivement r alis es En pratique cette v rification peut
12. contreve nant est un salari prot g Les sanctions p nales qui sont les plus dissuasives sont extr mement rares elles CREUSER EAPAIDIEEAIOIMAPSTIAIBI E ne peuvent intervenir que si la divulga tion d informations confidentielles tombe sous le coup d un d lit caract ris par exemple d lit d initi s Par ailleurs l exp rience montre qu il est souvent difficile d identifier la source de la fuite Enfin une fois l information confidentielle divulgu e le mal est fait et ce ne sont pas les sanctions pr vues qui vont r soudre le pr judice r el subi par l entreprise En pratique malgr les r gles et les sanctions possibles le risque de diffusion d informations confidentielles ne peut en aucune fa on tre totalement radiqu et plus le nombre de personnes ayant acc s aux informations est grand plus ce risque est lev Toute la question est donc de savoir com ment limiter en amont au mieux le risque de voir une information confidentielle divulgu e Voici quelques pistes a S lectionner avec discernement les informations d clar es confidentielles si trop d informations sont d clar es comme telles les informations r ellement confidentielles risquent d tre disquali fi es par le juge FRC 6 14 Ed Francis Lefebvre 27 05 14 10 04 INFOS GESTION DE COMPTABILITE L ENTREPRISE CONSOLIDATION ET FISCALITE INFORMATIO
13. elles leurs avantages et inconv nients au vu des caract ristiques de l entreprise et en par ticulier au vu de l tat du dialogue social au sein de celle ci Recommandation n 3 d finir le niveau de mise en place de la BDES le groupe l UES l entreprise et ou l tablissement 7 Le d cret du 27 d cembre 2013 a pr cis que la BDES doit tre constitu e au niveau de l entreprise C trav art R 2323 1 6 Au del de cette BDES au niveau de l entreprise une BDES peut tre consti FEUILLET RAPIDE COMPTABLE tu e au niveau du groupe par convention ou accord de groupe Les textes sont clairs une BDES mise en place au niveau du groupe ne permet pas de s exon rer de la mise en place d une BDES au niveau de l entreprise FRC 6 14 CEd Francis Uefebvte 27 05 14 10 04 INFOS GESTION DE COMPTABILITE L ENTREPRISE CONSOLIDATION ET FISCALITE INFORMATION PROFESSION FINANCIERE PRATIQUE INFOS COMPTABLE D EXPERTS PRATIQUES Quels pourraient tre les avantages mettre en place une BDES au niveau du groupe 8 Si l on se r f re la circulaire du 18 mars 2014 point 2 3 l avantage serait pour les repr sentants du personnel qui pourraient ainsi avoir une vision plus globale en ayant acc s aux informations p riodiques communiqu es aux comi t s d entreprise des autres soci t s du groupe Vu du c t employeur il semble raison nable de
14. en consid ration non seulement les donn es sociales mais galement les donn es conomiques auxquelles l entreprise est confront e S agissant de la BDES la circulaire du 18 mars 2014 a le m rite de la clart et va sans aucun doute dans le m me sens il est fortement recommand d associer troitement les instances repr sentatives du personnel et les organisations syn dicales repr sentatives dans l entreprise dans l laboration et l volution de la BDES Circulaire du 18 mars 2014 Fiche 1 Introduction et point 2 En pratique quelles que soient les incita tions il est prudent de d cider d impliquer ou non les repr sentants du personnel et les d l gu s syndicaux en fonction de la PwC FEUILLET RAPIDE COMPTABLE FRCO6_Interieur indd 30 amp qualit et du degr de maturit du dia logue social au sein de chaque entreprise Si la qualit du dialogue social au sein de l entreprise y est propice il est bien videmment pr f rable de les associer la d marche de mise en place et de suivi de la BDES Outre le fait que cela contribuera maintenir la qualit du dialogue social repr sentants du personnel et d l gu s syndicaux seront ainsi plus enclins respecter et faire respecter les r gles fix es pour la mise en place et l utilisation de la BDES et notamment l obligation de discr tion qui leur incombe l gard des informations confidentielles Repr sentants du personnel et d l
15. entreprise les informations n cessaires pour les int grer dans la BDES selon la nomenclature pr cise pr vue par le Code du travail Se reporter l article R 2323 1 3 du Code du travail pour les entreprises d au moins 300 salari s et l article R 2323 1 4 du Code du travail pour les entreprises de moins de 300 salari s soit trouver un accord avec leur comit d entreprise CHSCT et d l gu s syn dicaux sur une autre nomenclature ou pr sentation Dernier point ne pas oublier les infor mations int gr es dans la BDES devront tre mises r guli rement jour au moins selon la m me p riodicit que celle pr vue par le Code du travail pour les infor mations remises de mani re r currente au comit d entreprise C trav art R 2323 1 6 Recommandation n 8 comment fixer les r gles d acc s de consultation et d utilisation de la BDES 14 Tout d abord un rappel des quelques principes prendre en compte pour fixer les r gles de consultation et d utilisation de la BDES Selon le Code du travail c est l em ployeur de d finir les modalit s d acc s de consultation et d utilisation de la base de donn es de mani re ce que ces modalit s permettent aux personnes y ayant acc s d exercer utilement leurs comp tences respectives C trav art R 2323 1 7 SJ La circulaire du 18 mars 2014 point 2 pr cise qu il est souhaitable que la mise en place de la BDES ses modalit s d
16. gu s syndicaux pourront en outre difficile ment contester des r gles qu ils auront contribu mettre en place L employeur pourra ainsi viter ou limiter le risque de contentieux Mais attention si le dialogue social au sein de l entreprise n est pas constructif ou si FRE 6 14 OIEdE Francis Lefebvre 27 05 14 10 04 GESTION DE COMPTABILIT L ENTREPRISE CONSOLIDATION ET FISCALITE INFORMATION PROFESSION FINANCIERE PRATIQUE COMPTABLE INFOS D EXPERTS PRATIQUES FRCO06_Interieur indd 31 PwC les relations entre les diff rentes instances repr sentatives sont mauvaises engager une d marche conjointe est certainement vou e l chec et expose les employeurs ne pas tre pr ts temps pour le 14 juin Recommandation n 5 quel r le et quelle place donner au personnel d encadrement 10 La BDES va ouvrir l acc s de donn es jusque l r serv es aux comit s d entre prises aux d l gu s syndicaux et aux membres du CHSCT La question qui se pose est la suivante faut il donner acc s ces m mes infor mations tout ou partie du personnel d encadrement L enjeu ici est le suivant comment g rer les membres de vos quipes et conserver votre positionnement si les membres de vos quipes sont mieux inform s que vous C est toute la place et le positionnement de l encadrement interm diaire qui peut poser question ici Cette question devra
17. ique en bonne et due forme sur ce sujet FEUILLET RAPIDE COMPTABLE Pour que cette d l gation de pouvoirs soit valable ce responsable devra dispo ser d une autorit et d une comp tence suffisantes Il devra galement avoir les moyens humains et mat riels n cessaires l exer cice de cette d l gation FERE 6 14 GIE MAT anicrils Lefebvre 27 05 14 10 04
18. ire les informations des documents remis p rio diquement au comit d entreprise pour les classer dans la rubrique de la BDES pr vue cet effet A notre sens pour les BDES sur support papier un simple renvoi au document consulter pour avoir la r ponse en pr ci sant la page ou pour les BDES sur sup port informatique un lien cliquer pour aller la r ponse risque d tre insuffisant Si l on regarde les textes et l objectif recherch les informations devant figurer dans la BDES doivent tre class es et regroup es de mani re coh rente et par grandes th matiques de mani re FRC 6 14 CEd Francis Cefebvre 27 05 14 10 04 INFOS GESTION DE COMPTABILITE L ENTREPRISE CONSOLIDATION ET FISCALITE INFORMATION PROFESSION FINANCIERE PRATIQUE COMPTABLE INFOS D EXPERTS PRATIQUES permettre aux comit s d entreprise et autres destinataires de la BDES d avoir une meilleure lisibilit des informations Par pr caution tout format d rogatoire et donc potentiellement critiquable devrait tre pr alablement soumis l accord des repr sentants du personnel et des d l gu s syndicaux et leur accord obtenu sauf s exposer un d lit d entrave En pratique si l on veut viter tout risque de contentieux ou de blocage les entreprises vont devoir avant le 14 juin prochain soit extraire des documents remis p rio diquement leur comit d
19. it des acc s informatiques des impressions etc dans le respect bien s r des r gles applicables en la mati re L tablissement d une telle Charte et sa signature par les salari s ayant acc s la BDES contribuera assurer la protection des informations confidentielles int gr es dans la BDES Recommandation n 9 comment assurer la protection des informations int gr es dans la BDES 15 La protection des informations confi dentielles int gr es dans la BDES est l un des enjeux majeurs pour les entreprises Conscient de cet enjeu le l gislateur a express ment soumis les repr sentants du personnel et les d l gu s syndicaux ayant acc s la BDES une obligation de discr tion l gard des informations rev tant un caract re confidentiel et pr sent es comme telles par l employeur C trav art L 2323 7 2 La circulaire rappelle galement cette obligation de discr tion et pr cise que les droits d acc s la base sont strictement personnels et ne peuvent tre transmis un tiers Circulaire du 18 mars 2014 3 3 On sait que la violation de l obligation de discr tion peut tre sanctionn e par le juge Toutefois les sanctions encourues sont dans la grande majorit des cas civiles versement de dommages int r ts par la personne ayant viol son obligation de discr tion et ou sanctions disciplinaires avec suivi de la proc dure sp ciale devant l inspection du travail lorsque le
20. it sans doute tre int gr e dans les sujets soumettre la Direction g n rale de l entreprise bien en amont de la mise en place de la BDES Recommandation n 6 quelles informations mettre dans la BDES A quel moment Quelles informations 11 Selon la nouvelle r glementation C trav art L 2323 7 2 et R 2323 1 2 R 2323 1 9 la BDES doit contenir les l ments suivants a Le 14 juin 2014 pour les entreprises d au moins 300 salari s les informa tions list es l article R 2323 1 3 du Code du travail le chiffre d affaires la valeur ajout e le r sultat d exploita tion le r sultat net les investissements investissement social et investissements mat riel et immat riel les fonds propres endettement et imp ts la r mun ration des salari s et dirigeants dans l ensemble de leurs l ments les activit s sociales et culturelles la r mun ration des finan ceurs les flux financiers destination des entreprises la sous traitance et pour les entreprises appartenant un groupe les transferts commerciaux et financiers entre les entit s du groupe Nota sous l article R 2323 1 2 du Code du travail pour les entreprises de moins de 300 salari s ce sont les informations list es l article R 2323 1 4 du Code du travail qui devront tre int gr es dans la BDES et ce pour le 14 juin 2015 FEUILLET RAPIDE COMPTABLE Au titre de l ann e 2014 ces entreprises ne sont pas
21. onnelles pour les ann es 2015 2016 ECZO Pour les donn es aff rentes l ann e 2014 il devrait s agir des seules informations d j disponibles au 14 juin 2014 En effet en l tat rien n indique que l employeur soit tenu de cr er des donn es en cours d ann e 2014 uniquement pour renseigner la BDES FEUILLET RAPIDE COMPTABLE FRC 6 14 n e 2015 au fur et mesure de leur communication p riodique au comit d entreprise Avant le 31 d cembre 2015 int gration de toutes les informations autres que celles list es l article R 2323 1 3 du Code du travail et qui seront utiles la consultation du comit d entreprise sur les orientations strat giques de l entre prise trois ans qui devra avoir lieu d ici le 31 d cembre 2015 D but 2016 int gration des informa tions list es l article R 2323 1 3 du Code du travail au titre des ann es 2014 et 2015 les informations d j Ed Francis Lefebvre 27 05 14 10 04 GESTION DE L ENTREPRISE PRATIQUE D EXPERTS CONSOLIDATION ET FISCALITE FINANCIERE COMPTABLE PRATIQUES COMPTABILIT FRCO06_Interieur indd 33 PwC disponibles pour 2016 ainsi que leur projection sur 2017 2018 et 2019 Courant 2016 int gration des infor mations list es l article R 2323 1 3 du Code du travail aff rentes l an n e 2016 au fur et mesure de leur communication p riodique au comit d entreprise Avant le 31 d
22. que de l entreprise et s assurer que cette Charte a bien t int gr e au R glement int rieur de l entreprise PwC FEUILLET RAPIDE COMPTABLE FRE 6714 Ed Francis Lefebvre FRCO06_Interieur indd 34 27 05 14 10 04 GESTION DE ET FISCALITE L ENTREPRISE CONSO DATION FINANCIERE COMPTABLE D EXPERTS PRATIQUES COMPTABILIT FRCO06_Interieur indd 35 PwC il est vivement conseill d avoir r dig pr sent aux repr sentants du person nel et aux d l gu s syndicaux et fait signer par chaque salari ayant un droit d acc s la BDES avant le 14 juin pro chain un document explicitant chacune des r gles particuli res d acc s de consultation et d utilisation de la BDES la Charte BDES Cette Charte pourra pr ciser le support choisi les jours et heures d accessibilit les moyens pour y acc der clef codes informatiques etc et comment ces moyens seront communiqu s envoi par informatique remise d une enveloppe par les RH etc la liste des informations et documents mis sur la BDES les modalit s INFORMATION PROFESSION PRATIQUE de mise jour quel rythme comment les destinataires seront inform s de la mise jour le droit ou non de faire des impressions des photocopies pour les documents confidentiels le droit ou non d emporter des impressions des copies pour les documents confidentiels les mesures de s curit mises en place tra abil
23. ret n 2013 1305 du 14 juin 2013 relatif PwC FRCO06_Interieur indd 27 la BDES et aux d lais de consultation du comit d entreprise et d expertise l objec tif premier de la BDES est de permettre au comit d entreprise d tre consult utilement chaque ann e sur les orien tations strat giques trois ans de l entre prise en lui fournissant une vision claire et globale sur la mani re dont est produite et r partie la valeur cr e par l activit de l entreprise ainsi que sur les options FEUILCET RAPTDE COMPTABLE la m me question pourrait se poser concernant les repr sentants de section syndicale Autre changement majeur les informa tions figurant dans la BDES devront avoir un caract re prospectif et historique Elles devront porter sur l ann e en cours sur les deux ann es pr c dentes et telles qu elles peuvent tre envisag es sur les trois ann es suivantes C trav art R 2323 1 5 FRC 6 14 CEd Francis Lefebvre 27 05 14 10 04 GESTION DE COMPTABILIT L ENTREPRISE CONSOLIDATION ET FISCALITE INFORMATION PROFESSION PRATIQUE INFOS FINANCIERE COMPTABLE D EXPERTS PRATIQUES Derri re les aspects purement techniques et formels de la mise en place de la BDES se cachent des enjeux importants pour l entreprise tout d abord celui de la diffusion d infor mations strat giques un nombre croissant de salari s ensuite celui du dialogue so
24. s informations d j transmises de mani re r currente aux comit s d entreprise en application du Code du travail sont un minimum mais elles ne seront pas n cessairement suf fisantes la date du 14 juin cela serait en outre contradictoire avec le principe jurisprudentiel bien tabli selon lequel le comit d entreprise ne peut exiger d obtenir que des informations d j disponibles 12 En pratique d s que possible avant la nouvelle consultation annuelle du comit d entreprise sur les orientations strat giques de l entreprise il est recom mand de r unir toutes les informations et documents illustrant et justifiant ces orien tations et de les int grer dans la BDES En tout tat de cause le d lai minimum respecter entre l int gration de ces l ments dans la BDES et le jour de la r union sur ce sujet devra tre d au moins trois jours 72 heures si l on se trouve face un comit d entreprise o un comit d Unit Economique et Sociale et d au moins huit jours si l on se trouve en pr sence d un comit central d entreprise sous r serve de d lais plus longs pr vus par un accord ou une convention sp ci fique applicable l entreprise Si l on s essaye traduire en pratique la nouvelle r glementation et avec toutes les r serves qu implique un tel travail s agissant de textes nouveaux et laissant malheureusement une marge d interpr tation dans les entreprises d au moins 300 salari s
25. t giques et leurs cons quences en particulier pour les salari s Cette nouvelle consultation annuelle obligatoire du comit d entreprise est pr vue par l article L 2323 7 1 du Code du travail La BDES sera toutefois accessible non seulement aux membres du comit d en treprise ou en l absence de comit d en treprise aux d l gu s du personnels mais galement aux membres du Comit d hygi ne de s curit et des conditions de travail CHSCT et aux d l gu s syndicaux La loi ne pr voit pas de droit d acc s la BDES pour les repr sentants syndicaux au comit d entreprise ou au CHSCT la question de leur droit d acc s la BDES se pose et des contentieux sur ce sujet ne sont pas exclure 2 Le 14 juin prochain les entreprises d au moins 300 salari s devront avoir mis en place la base de donn es economiques et sociales BDES Les entreprises comptant entre 50 et 299 sala ri s pourront attendre le 14 juin 2015 pour le faire D cret n 2013 1305 du 27 d cembre 2013 relatif la BDES et aux d lais de consultation du comit d entreprise et d expertise La circulaire du 18 mars 2014 est venue apporter des pr cisions sur sa mise en place et sur son contenu Circulaire DGT 2014 1 du 18 mars 2014 relative la BDES et aux d lais de consultation du comit d entreprise et d expertise Instaur e par la loi relative la s curisa tion de l emploi n 2013 504 du 14 juin 2013 et le d c
26. tenues d int grer dans la BDES les informations relatives 2012 et 2013 En revanche conform ment l article R 2323 1 5 du Code du travail elles devront int grer dans la BDES ces m mes informations projet es sur les trois ann es suivantes soit sous forme de donn es chiffr es ou de grandes tendances si cela s av re impossible les motifs pour lesquels ces donn es chiffr es ou ces grandes tendances ne peuvent tre four nies devront tre indiqu s b Pour le 31 d cembre 2016 au plus tard toutes les informations compl mentaires fournies de mani re r cur rente au comit d entreprise et dans les entreprises tablissements multiples au comit central d entreprise et aux comit s d tablissement contrario les informations transmises de mani re ponctuelle aux comit s d entre prise n ont pas tre int gr es dans la BDES FRC 6 14 CEd Francis Uefebvre 27 05 14 10 04 GESTION DE COMPTABILITE L ENTREPRISE CONSOLIDATION ET FISCALITE INFORMATION PROFESSION FINANCIERE PRATIQUE COMPTABLE INFOS D EXPERTS PRATIQUES c Attention La circulaire du 18 mars 2014 Circulaire DGT 2014 1 du 18 mars 2014 1 1 est venue pr ciser que si d autres informations compl mentaires s av rent utiles la consultation sur les orientations strat giques elles sont mises disposition dans la base de donn es A quel moment En cons quence le
27. tions causerait n cessairement un pr judice l entreprise et qu elle pourrait donc valablement rechercher ma responsabilit personnelle La mani re dont la remise et la signature de la Charte BDES se fera est importante plus vous donnerez de l importance et de la solennit ce moment plus les repr sentants du personnel et les d l gu s syndicaux prendront conscience de l importance de respecter les r gles qu elle dicte A contrario faire signer cette Charte entre deux portes apr s le 14 juin en demandant aux repr sentants du personnel et aux d l gu s syndicaux de faire vite en accompagnant le tout de la formule consacr e tu peux signer c est juste une formalit pourra se retourner contre l entreprise par la suite et est donc proscrire dans la mesure du possible c Tout faire pour que repr sentants du personnel et d l gu s syndicaux adh rent pleinement la n cessit abso lue de respecter la confidentialit Cela peut passer par l association de ces repr sentants et d l gu s la mise en uvre de la BDES et ou de la Charte BDES lorsque cela est possible Cela peut galement passer par la mise en place de formations de sensibilisation la confidentialit ou de formations qui per mettront de faire passer les repr sentants et d l gu s du r le exclusif de d fenseur des int r ts des salari s au r le de repr sentant des int r ts des salari s dans le
28. vu de les ins rer d s le 14 juin prochain afin d alimenter la BDES PwC FEUILLET RAPIDE COMPTABLE FRE 6714 Ed Francis Lefebvre FRCO06_Interieur indd 28 amp 27 05 14 10 04 GESTION DE L ENTREPRISE PRATIQUE D EXPERTS CONSOLIDATION ET FISCALITE FINANCIERE COMPTABLE PRATIQUES COMPTABILIT FRCO06_Interieur indd 29 PwC INFORMATION PROFESSION Recommandation n 2 d finir le niveau d ambition que l entreprise souhaite mettre derri re la BDES 6 Pour mener ce projet de mani re coh rente il est recommand de d finir le plus en amont possible le niveau d ambition que l entreprise souhaite mettre derri re la BDES Plusieurs approches sont possibles allant de l approche minimaliste l objectif recherch sera de r pondre aux prescrip tions l gales et r glementaires sans plus une approche maximaliste dans laquelle l objectif sera de tirer parti de l obligation de mettre en place la BDES pour enga ger ou d velopper un dialogue social de qualit au sein de l entreprise Il existe plusieurs r ponses possibles cette question et juridiquement aucune obligation d aller au del des prescriptions l gales et r glementaires On peut tout fait imaginer commencer par une version minimaliste ne serait ce que pour une question de d lai et faire voluer la BDES par la suite Pour les entreprises prises par le temps la solution minimaliste est sans
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