Fiche pratique
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1. A PRATIQUE nichesmpratique Frais des b n voles r gles et proc dures de remboursement E LIANE DERVIN Avances sur achats utilisation du v hicule personnel d placements les frais engag s par les b n voles pour le compte de l association peuvent faire l objet d un remboursement A condition qu ils soient en lien direct avec l activit de l association et puissent tre justifi s sans discussion a r gle de base est la suivante les sommes doivent tre justifi es et calcul es l euro pr s Autrement dit e forfait ou l estimation est strictement prohiber Le remboursement peut s effectuer au cas par cas ou par p riode par exemple en cas de d placements r guliers Justificatif Si le b n vole effectue des achats pour l association il doit ramener une pi ce comptable Ce peut tre une facture au nom de l association ou un simple ticket de caisse Lim portant c est que le type de produit et le prix soient claire ment indiqu s Le remboursement devra correspondre tr s exactement l avance faite Si l achat r alis est noy dans un ticket de caisse comportant d autres achats personnels ce m me ticket devra tre conserv par l association comme justificatif en surlignant les produits concern s Si l associa tion est assujettie la TVA il faudra la recalculer Frais kilom triques L utilisation des v hicules personnels peut galement faire objet d un remboursement ou tou2. que n ou Je soussign Lelarge Yves d clare faire don du remboursement des frais ci dessus l association Signature du b n vole Signature du tr sorier Associations mode d emploi RARE Z RARE RAR IR IR RER ER RL LR RL RL Bar me fiscal Le bar me fiscal de remboursement de frais kilom triques est tabli en fonction de la puissance fiscale du v hicule Il prend en compte la d pr ciation du v hicule les frais de r paration et d entretien la consommation de carburant le co t des assurances Il s agit d un plafond l association peut d cider d appliquer un taux inf rieur Ce bar me ne peut tre utilis que pour les v hicules dont le b n vole est personnellement propri taire Ainsi il est pr f rable d avoir la photocopie de la carte grise en pi ce jointe ose eromen axon Enregistrement comptable Il vaut mieux que les mouvements d argent entre l association et les b n voles apparaissent clairement dans la comptabi lit Pour cela il faut utiliser les comptes de classe 4 Certains se servent des comptes 455 Soci taires comptes courants d autres pr f rent les comptes 46 D biteurs et cr diteurs divers Peu importe en v rit les soldes des uns et des autres appara tront dans la m me ligne du bilan soit en dettes soit en cr ances quoique les cr ances envers les b n voles ne soient pas courantes ENREGISTREMENT DE LA DETTE Compte 625 Voyages et d pla
3. cements Compte 467 1 Lelarge Yves 19 30 19 30 75 PAIEMENT DE LA DETTE Compte de banque 512 ou Collectes dons 754 Compte 467 1 19 30 19 30 En cas d abandon de cr ance le compte de banque est remplac par le compte 754 Collectes dons Ch que repas La loi n 2006 586 du 23 mai 2006 et le d cret n 2006 1206 du 29 septembre 2006 donnent la possibilit aux associa tions de d livrer des ch ques repas leurs b n voles exer ant une activit r guli re condition que cela soit justifi par une contrainte li e l activit de l association tenue d une permanence par exemple L association doit en adopter le principe en assembl e g n rale et d cider de son montant maximum 5 90 euros en 2012 Elle en assume la totalit du financement qui est exon r de toutes charges fiscales cotisations et contributions sociales L association doit s adresser une soci t mettrice et peut changer les ch ques repas non distribu s aux b n voles ou non utilis s par ces derniers au 31 d cembre de leur ann e d mission aupr s de la soci t mettrice Associations mode d emploi
4. e de rembourser ou pas et d termine le taux de remboursement Si la pratique est nouvelle il est pr f rable d en r f rer la prochaine AG Quand las sociation en a l habitude le choix du taux peut tre laiss au conseil d administration Il est important que ces choix soient clairs et que tous les b n voles soient inform s de la possibilit ou non de se faire rembourser leurs frais de d placement Mod le de fiche de frais Pour des raisons d organisation il peut tre plus facile de rembourser les frais des b n voles tous les mois ou tous les tri mestres Dans ce cas les b n voles peuvent faire une fiche de frais comprenant les achats ventuels sur la p riode donn e En t te de l association FICHE DE FRAIS B N VOLE P riode du 01 03 au 30 06 2011 Nom du b n vole Lelarge Yves y A Total O Fait le 28 06 2011 Pay le 28 06 2011 Mode de paiement ch que n ou Je soussign Lelarge Yves d clare faire don du remboursement des frais ci dessus l association Signature du b n vole Signature du tr sorier gt Mod le de remboursement de frais kilom triques En t te de l association FRAIS KILOM TRIQUES Nom du b n vole Lelarge Yves Puissance fiscale du v hicule 5 CV 08 09 11 RdV d partement Le Vern Quimper AR 16 0 536 l 18 11 11 Le Vern Fouesnant AR 20 053 10 72 euros a Total 19 30 euros Fait le 10 12 2011 Pay le 15 12 2011 Mode de paiement ch
5. les b n voles n aient plus qu a se faire rembourser les frais annexes I ABANDON DE CR ANCE Le b n vole peut choisir de faire don l association de ses remboursements de frais La proc dure est la m me que pour un remboursement normal tablissement d une fiche de remboursement au nom du b n vole avec justificatifs l appui Le b n vole a ensuite le choix de se faire rembourser ou d abandonner sa cr ance En ce cas il doit inscrire sa volont directement sur la fiche concern e je soussign Untel d clare faire don du remboursement des frais ci dessus l association dat et sign Si l association y est habilit e elle peut alors d livrer un re u de don au b n vole qui pourra b n ficier de la r duction fiscale Loi n 2000 627 au 6 juillet 2000 CONSULTEZ TOUTES LES FICHES PRATIQUES sur www ame 1901 fr Num ro 142 Octobre 2012 17 LLecasestssstseese iche rat o t Qui d cide Bien entendu le choix de rembourser ou non les frais de d placement et le choix du taux de remboursement bar me g n ral bar me b n vole ou taux sp cifique doit faire l objet d une d cision officielle L id al est que cela apparaisse dans le r gle ment int rieur approuv par l assembl e g n rale Sinon selon le fonctionnement interne de l association cela rel ve d une d cision de l AG comme pour les cotisations elle confirme ou infirme chaque ann e la pratiqu
6. t au moins tre compta bilis s soit en don soit comme contribution volontaire Les frais peuvent tre indemnis s soit d apr s le bar me fiscal des salari s soit d apr s le bar me fiscal des b n voles ou encore selon un taux forfaitaire unique ou d gressif d ter min par l association partir du moment o il reste inf rieur au bar me fiscal des salari s Le bar me b n vole est une indemnit forfaitaire 0 304 par kilom trique pour les voitures et 0 118 pour les deux roues Il est obligatoire en cas d abandon de cr ance c est dire de don voir enca dr Si l association d cide de ne pas rembourser les frais de d placement de ses b n voles elle peut malgr tout les enregistrer en contribution volontaire Auquel cas il est recommand mais pas obligatoire d utiliser le bar me fis cal des b n voles la contribution est alors assimil e un abandon de cr ance D placements Les d placements peuvent impliquer d autres frais par exemple d h bergement de transport en commun de repas L encore tout doit se justifier Il est m me pr f rable que le b n vole soit mandat par le conseil d ad ministration ou le bureau d s que le d placement s av re cons quent C est encore mieux si c est l association qui se pr occupe des r servations de cette fa on son nom appa ra tra dans les documents l id al tant qu elle r gle directe ment les frais principaux afin que
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