ÉLIMINATIONS : MODE D`EMPLOI
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1. DE L YONNE 37 rue Saint Germain 89000 AUXERRE T l 03 86 94 89 00 Fax 03 86 94 89 03 M l archives cg89 ir BORDEREAU D LIMINATION tablir en trois exemplaires dont l un sera retourn au service d origine Code du Patrimoine art L 212 2 extraits l expiration de leur p riode d utilisation courante les archives publiques font l objet d une s lection pour s parer les documents conserver des documents d pourvus d utilit administrative ou d int r t historique ou scientifique destin s l limination La liste des documents ou cat gories de documents destin s l limination ainsi que les conditions de leur limination sont fix es par accord entre l autorit qui les a produits ou re us et l administration des archives Code du patrimoine art R 212 51 Le visa du ministre charg de la culture ou de son repr sentant est requis pour l limination des documents des Hectivit s territoriales Nature des documents se conformer aux instructions interminist rielles en vigueur o au tableau de gestion tabli pour le service Observations et r f rences des textes r glementaires M trage lin aire ACCORD DES ARCHIVES D PARTEMENTALES Date ASignature et cachet du directeur Pierre Fr d ric BRAU2. de leurs groupements sont des archives publiques A ce titre elles sont imprescriptibles Code du patrimoine art L 212 1 Leur conservation est or ganis e dans l int r t public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales publiques ou priv es que pour la documentation historique de la recherche Code du patrimoine art L 211 2 3 POURQUOI LIMINER S1 les liminations ne sont pas obligatoires elles sont cependant n cessaires car elles permettent un gain de place r gulier et sont le gage d une bonne conserva tion des documents d archives d finitives 4 POURQUOI REMPLIR UN BORDEREAU D LIMINA TION Les archives des communes et de leurs groupements sont des archives publi ques A ce titre en application de l article R 212 14 du Code du patrimoine la pro c dure de destruction d archives publiques s accompagne obligatoirement de l ta blissement d un bordereau pr alable de demande de visa d limination galement appel bordereau d limination 5 QUAND REMPLIR UN BORDEREAU D LIMINATION L tablissement du bordereau d limination doit tre concomitant des op ra tions de tri et de classement des archives Sa r daction doit intervenir parall lement l identification des documents liminables Les bordereaux peuvent tre transmis sans limite de nombre tout au long de l ann e au fur et mesure de leur r dacti
3. doubles bleus elle doit per mettre de v rifier que le document n entre pas dans une cat gorie de documents de vant tre conserv s de fa on d finitive car ils sont un int r t juridique ou historique les dates extr mes de chaque ensemble de documents ann e de d but ann e de fin permettant de savoir si leur dur e d utilit administrative est chue le m trage lin aire des documents liminer il sert la fois aux communes pour g rer les flux dans leurs espaces d archivage et aux archives d partementales pour tablir le bilan annuel des actions men es envers les communes la signature du maire ou du pr sident responsable au civil et au p nal des archives de sa commune Elle atteste de son accord de la proc dure c les mentions facultatives zones quadrill es en vert Dans certains cas particuliers des observations mention des textes r glementaires sur lesquels se base le bordereau ou des informations compl mentaires existence de doubles collation des originaux n cessitent d tre port es la connaissance des archives d parte mentales Elles doivent prendre place dans cette partie du bordereau d limination Le bordereau tabli en 3 exemplaires et sign par le maire ou le pr sident doit tre adress au directeur des archives d partementales afin qu il ac corde son visa d finitif autorisant la destruction des documents Feuillet n 1 2 ARCHIVES D PARTEMENTALES
4. 7 LES CAS O LE BORDEREAU D LIMINATION N EST PAS N CESSAIRE Il existe plusieurs cas o la r daction d un bordereau d limination pr alable n est pas obligatoire Ainsi peuvent tre limin s sans visa du directeur des archives d partementales les doubles stricts en possession de la commune ou du groupement les documents pr paratoires l tablissement d un document d finitif dans la me sure o ils ne modifient pas ce dernier de fa on significative la documentation autre que celle produite par la commune recueil des actes admi nistratifs journal officiel bulletins d information du Conseil g n ral 8 QUAND LIMER LES DOCUMENTS D s la fin de son instruction un exemplaire du bordereau d limination vis par le di recteur des archives d partementales est retourn la commune ou au groupement rev tu le cas ch ant d annotations ou d un refus partiel ou total d limination Selon les mentions apport es par le directeur la commune ou le groupement est alors autoris proc der l limination totale ou partielle des documents dont le d tail a t port au bordereau d limination L exemplaire du bordereau transmis la commune ou au groupement doit tre conser v et archiv pr cieusement car il demeure la seule trace de l existence des documents d truits et la marque du respect de la proc dure Il sera opposable un tiers ou aux autori
5. on Il est tout de m me recommand pour des facilit s d instruction attendre d en avoir un nombre suffisant 6 COMMENT R DIGER UN BORDEREAU D LIMINATION a Outils essentiels la pr paration des liminations et la r daction des borde reau Pour les fonds ant rieurs 1983 Cadre de classement des archives communes annex l arr t interminist riel du 31 d cembre 1926 Pour les fonds post rieurs 1982 Instruction n 93 1 du 11 ao t 1993 pour le tri et le classement aux archives communales des documents post rieurs 1982 produits par les services et tablis sements publics des communes Instruction n 2004 1 du 5 janvier 2004 portant sur le traitement et la conserva tion des archives relatives aux lections politiques post rieures 1945 Instruction n 2009 018 du 28 ao t 2009 pour le tri et la conservation des archi ves produites par les services communs l ensemble des collectivit s territoriales b Les informations obligatoires zones quadrill es en rouge Afin de permettre l instruction du bordereau les mentions suivantes doivent figurer l identification pr cise de la commune ou du groupement pr sentant la demande de visa pour l limination et de l agent responsable de la r daction du bordereau la description simple concise mais pr cise des documents liminer en bannissant l emploi de sigles et les appellations locales ex
6. t s demandant communication d archives qui ont t d truites conform ment la r glementation 9 COMMENT LIMINER LES DOCUMENTS L limination mat rielle des documents doit se faire exclusivement par incin ration broiement compactage Ces op rations peuvent tre r alis es soit en interne en apposant la date de la destruc tion sur le bordereau conserv par le producteur soit externalis es aupr s de prestataires qui d livreront la commune un certificat de destruction portant mention de la quantit de docu ments limin s et de la date de la destruction Vos contacts Pierre Fr d ric BRAU directeur des archives de l Yonne Archives d partementales de l Yonne 37 rue Saint Germain 89000 AUXERRE Tel 03 86 94 89 00 Fax 03 86 94 89 03 Mail archives cg89 fr C line CROS responsable des archives publiques d pos es LIMINATIONS MODE D EMPLOI 1 QU EST CE QUE LES ARCHIVES En France les archives sont d finies comme l ensemble des documents quels que soient leur date leur lieu de conservation leur forme et leur support pro duits ou re us par toute personne physique ou morale et par tout service ou orga nisme public ou priv dans l exercice de leur activit Code du patrimoine article L211 1 2 LE STATUT DES ARCHIVES DES COMMUNES ET DE LEURS GROU PEMENTS En application de l article L 211 4 du Code du patrimoine les archives des communes et
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