Un planning informatisé sous excell Par Laurent
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1. un tel outil n a pas t simple et pourtant laisser tra ner mes oreilles ici o l nombre d tablissement ne poss de pas encore d un r el logiciel de planning L outil propos ici est facilement am liorable pour quelqu un poss dant une bonne formation en VBA et ou en d veloppement et je suis preneur de toutes possibilit s d am lioration Reproduction interdite This document was created with Win2PDF available at http www win2pdf com The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non commercial use only2. version pour les services administratifs et logistiques Int r t et limites Actuellement l ensemble des plannings est visible par tous les cadres et la DRH en lecture seule sur un espace du disque r seau d di a cet usage Les agents peuvent consulter galement en lecture seule le solde de leurs cong s La mise jour est effectu e par chaque cadre avec un mot de passe en criture de fa on plus ou moins r guli re entre le quotidien et le mensuel Cette mise en commun a permis une transparence les difficult s recens es seront int gr s dans un cahier des charges pour l achat d un VRAI logiciel de planning coupl avec le logiciel de gestion de paie Les difficult s rencontr es sont de plusieurs ordres 1 La lourdeur informatique du classeur Excel rend impossible l utilisation en r seau l ext rieur de l tablissement J ai donc cr e en plus des plannings individuels moins lourds mais ne permettant pas une vision d ensemble de l unit 2 Ne manie pas Excel qui veut Pour viter les erreurs de saisie la validation des donn es par exemple t prot g e Suivant le niveau des utilisateurs je l ve donc plus ou moins haut la barri re de protection 3 La mise jour d ann e en ann e n est pas automatique la cr ation l entretien bref le service apr s vente reste d pendants du cr ateur Reproduction interdite www cadredesante com 4 Le planning fonctionne bie
3. es au programme par le fait de mettre un S sur la premi re ligne Les roulements d apr s midi finissent chez nous a 22h Si ce n est pas le cas dans votre tablissement vous pouvez mettre S1 ou remplir de z ro la colonne AM de chaque page 6 En cliquant sur le nom de chaque agent on retrouve son planning individuel et son solde de cong on revient au planning en cliquant sur le mois que l on veut atteindre Sur ces pages individuelles tout est enti rement automatis e 7 En cliquant sur paie vous atteignez le d compte mensuel des EVP Sur cette page en cliquant sur l ic ne de l enveloppe vous d clencher une macro qui copie la feuille active et l ins re en tant que pi ce jointe dans votre messagerie pour envoi a la DRH 8 Une feuille est consacr e des graphiques de pourcentage sur les raisons de l absent isme des agents C est loin d tre parfait Je le reconnais il s agit l d un gigantesque bricolage J ai vit l usine gaz en disant clairement mes coll gues 1 Je ne suis pas informaticien et suis arriv mes limites 2 Ne pas confondre planning administratif et fourre tout o l on voudrait tout mettre une possibilit d annotation toute fois en utilisant l insertion de commentaires 3 Je ne tiens plus compte des sp cificit s de tel ou tel service nombre d AS plus important possibilit de prendre les RTT en minutes que sais je encore Vous le voyez la construction d
4. n pour le roulement qui est le notre avec des journ es de 8h des d calages apparaissent pour les journ es de 7h40 par exemple Mode d emploi L ensemble du planning est un classeur Excel fonctionnant avec des macros en VBA il est donc n cessaire de cliquer sur ex cuter les macros l ouverture Les l ments variables de paie calcul s par le classeur sont le nombre de jours travaill s en jours les heures de dimanches et jours f ri s les heures de nuit 1 Param trer onglet param trage remplir le tableau des agents de l unit Indiquer le temps de travail et le nombre d heures th oriques travaill es par jour sous la forme 00 00 et ventuellement les droits enfants malades en heures et toujours sous la forme 00 00 Indiquer le sexe de l agent par M ou F sinon le calcul des effectifs dans les feuilles mensuelles ne s effectue pas Nom de jeune Nom Pr nom fille profession Matricule INF 1 ATTENTION pour des raisons esth tiques on peut cacher les lignes inutilis es clic droit gt masquer mais en aucun cas ne supprimer des lignes vous risquer d effacer des formules cach es Les diff rents param tres automatiques de la feuille sont dans un tableau masqu lignes 50 66 que vous pouvez modifier 2 Les feuilles mensuelles comportent le planning avec par agent trois lignes La premi re comporte le roulement normal sous forme de symbole voir liste des symboles au
5. toris s sous l onglet planning la seconde comporte les heures r elles effectu es ceci n est pas automatique c est l utilisateur de les compl ter La troisi me ligne comporte ce que j appelle les modulations Ainsi un agent du matin travaillant 8 heures sera not M 8 00 ES Un agent en repos R 0 00 Un agent en journ e ayant travaill 8 heures dont 4 heures de formation continue he 8 00 FC4 Dans le cas suivant l agent n a pas travaill car il b n ficie d un demi RTT et d un demi cong Reproduction interdite www cadredesante com Bien s r je n ose imaginer le cas d un agent qui viendrai travailler 4h en service 2h en formation continue prendrais 1 heure de gr ve et b n ficierais d 1 heure enfant malade Je n ai pas assez de ligne 3 Travaillant dans la fonction publique certains items ne sont videmment pas applicables partout Ainsi le fait de mettre 8 heures de formation continue compte bien 8 heures de travail mais ne compte pas une journ e pour la prime 34 taux 4 Les heures suppl mentaires de jour comme de nuit ne sont pas automatis es et sont a compl ter manuellement 5 Les heures de dimanches et f ri s sont comptabilis es par le fait de mettre le nombre d heures travaill es dans la seconde ligne des jours correspondants mettre seulement le roulement ne paie pas un dimanche A l inverse les heures de nuits compt es sont signifi
6. www cadredesante com Un planning informatis sous excell Par Laurent Beaumont Apr s avoir pr sent le r le de cadre de sant correspondant informatique aupr s de la direction des soins dans un article pr sentant voyons en maintenant un exemple du travail auquel cela correspond Une application concr te le planning informatis Ceux qui connaissent cadredesante com ont peut tre d j t l charg ce planning sous Excel ci joint un petit historique de sa cr ation un bref mode d emploi et son avenir La gen se Lorsqu en 1998 on me confie la responsabilit d une unit de soins je me retrouve confront une des plus grande angoisse du cadre de sant de proximit g rer le planning L absent isme les al as les cong s pourquoi pas mais rajouter cela la paperasserie administrative tr s peu pour moi Cela varie bien s r mais sur le papier il s agissait et cela est toujours d actualit de compter pour chaque agent en fonction de son grade et d envoyer au service de la paie les EVP El ments Variables de Paie Maniant un peu Excel je bricolais d s la premi re ann e une premi re version de planning tendue l ensemble du service puis d ann e en ann e plusieurs services sont devenus mes clients En 2004 la Direction des Ressources Humaines prenait en compte d une mani re quasi officielle ce planning l imposait toutes les unit s et commanditait une
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