mode d`emploi de l`agenda électronique
Contents
1. nr dans lequella t che est cr e Ech ance Aucun Lieu d finir une ch ance _ permet de recevoir des rappels Professionnel Cr v nemen ation d un mode d emploi de l agenda lectronique 17 Acad mie de La R union 4 2 Pour acc der aux options de la messagerie et du calendrier quelques options cliquer sur Options dans la barre de gauche Trois cat gories sont disponibles Celles qui sont d crites ici sont les options globales et les options du calendrier R3 La S B uy gt Global gt Messagerie gt Calendrier A Messagerie 7 Calendrier EX Carnet d adresses Options Convergence 1759 ouvrir le webmail directement sur le calendrier D marrage de Convergence Dans Options Global G n ral passer le Service Sais aa iaaa 2 LL r u 1 e u es rie de Demarrage de convergence sur Calendrier ERIN calendrier options g n rales gt Global gt Messagerie 7 Calendrier G n ral Ev nements A Notifications S G n ral changer la vue initiale du _ pe Vue initiale du calendrier Semaine calendrier mme uois Vue initiale du calendrier Mois S BoR Sept prochains jours Agenda Fu2. Cliquer sur Ajouter un compte Aa ta Ajouter un compte CalDav Sync Adapter r L i 3 S Entreprise Google Skype Choisir le compte calDav sync Adapter Cliquer sur Caldav Sync Adapter Renseigner les champs Imarimoutou https portail ad reunion fr cald Account name optional Sign in or register Note The account name is also used as an email address of the organizer mode d emploi de l agenda lectronique Renseigner les champs ci contre avec votre identifiant et mot de passe de messagerie et v rifier qu elle est bien sous cette forme https portail ac reunion fr caldav dav home vid calendar uid correspond l identifiant de messagerie du compte qui est partag Acad mie de La R union 30 Dans param tres v rifiez que l agenda est bien activ N Synchronisation Agenda Cocher la case pour activer 1 I Derni re synchronisation agenda 22 05 2014 18 02 Ouvrir agenda as m R cent En cours D em r na d E E Bo te Contacts Lecteur DCML ELU outils Google Vid o 23 CO Agenda Cliquez sur l ic ne agenda O Launcher OMOR Param tres Apparel E mail Calculatrice p oto 5 O S Galerie Dictaphone SMS MMS aT Pour afficher l agenda param tr HIER MERCREDI 21 mai 2014 4 06 07 08
3. mode d emploi de e l agenda lectronique L agenda lectronique acad mique permet de g rer un ou plusieurs agenda de d l guer des droits un secr tariat de partager des informations avec ses collaborateurs d inviter des participants des rendez vous et bien plus encore Ce mode d emploi documente les fonctionnalit s de l outil Sommaire SE AR E ne an a a on nn O e E A E E 3 SELS LR O E E E EEE 4 S E 4 UDOT aee E A E AA E A E E EE 4 E ONE TER a E on 5 2 LES NOTIONS MA TRISER AVANT D UTILISER L AGENDA 6 2 1 ELES DE I A O E A E O A A O 6 2 2 sepie OS E E S E 8 3 UNE UNE ATONSIMPRE DANONE an ES 9 3 1 VDO son dagen a ee EA EEEE Lan 9 32 organiser UN V NEMEN eeesssssssseeesssssrerresrssssesreesesssessreteesssssereressssssssseeeree 9 33 COUTER a iaiia 12 3 4 s abonner un agenda PArfAg nn ssrsrrnnrsssssssssessssssssssssssee 14 3 9 Isule tant Mate e S a1e 1e 15 POUR ALLER PEU RO IN aan ouate orme 16 4 1 e ANS ASS AILS O LE 16 4 2 AVUEIGUES OPON S a a te ol 18 4 3 MEE eT O e E E E EE E E E OE 20 4 4 creer un NOUVeg Calende eosecssonsiiesisisossiiniainsicnsconinisnes iiinn 21 4 6 ECO en te te 22 4 7 Import export de calendrier s ss 22 5 PARAM TRER UN SMARTPHONE rer 29 6 TABLE DES EDS RON a de mm ur 33 mode d emploi de l agenda lectronique Acad mie de La R union mode d emploi de l agenda lectronique i Acad mie de La R union propos de hi
4. Ainsi depuis m tice connect avec son identifiant personnel M Payet pourra partager le calendrier scolaire de nouveaux tiers Gr ce au fait que M Payet ait cr ce calendrier sur le compte ce xxxxxx et non sur son compte personnel il sera beaucoup plus facile pour le proviseur de g rer un changement personnel au secr tariat mode d emploi de l agenda lectronique 2 Acad mie de La R union 4 5 4 6 le carnet d adresses 4 6 1 cr er des groupes 4 6 2 faciliter l invitation de destinataires mulitples 4 7 import export de calendrier s Ces rubriques restent compl ter Tout personnel acad mique volontaire peut les compl ter Merci auquel cas de bien vouloir ajouter une ligne dans l historique des versions du document ajouter le nom du r dacteur dans r dacteur et envoyer un mail Affaire suivie par Cela permettra de diffuser la nouvelle version Tout personnel ressource dans les TICEs est m me de compl ter cette rubrique ceci est un appel la collaboration Le contrat de licence Creative Commons est fait pour cela vive le travail collaboratif Merci d avance aux volontaires A venir galement la documentation de param trage des smartphones pour acc s l agenda Format d export PDF recommand pour une collaboration plus efficace options eor G n ral Vue initiale Interface utilisateur Liens S curit Plage G n ral Tout M Incorporer le fichie
5. cliquer sur cr er ou Es i lundi s abonner un calendrier Abonn ES a n MA lllustration 20 cr er un calendrier Nom du nom du calendrier calendrier Description cette description sera visible par les tiers auxquels le calendrier sera partag Z inclure dans ta recherche Libre Occup 3 D finir les propri t s du calendrier Fuseau horaire Ocean Indien Reunion GMT 0400 Couleur M Roses ox DNS 4 D finir les droits de confidentialit et de partage du calendrier comme vu chapitre 2 On pr f rera cr er un calendrier fonctionnel partir d un compte Q fonctionnel Par exemple M Payet est s cr taire de l tablissement scolaire X Son proviseur lui demande de cr er un calendrier dans lequel seront enregistr es les sorties scolaires Il lui demande de partager ce calendrier une liste de professeurs en lecture Lui m me veut tre capable de modifier les rendez vous et de partager le calendrier de nouveaux tiers L id al pour M Payet sera de e se connecter sur portail ac reunion fr avec l identifiant ce xxxxxx e _ cr er le calendrier Sorties scolaires e partager ce calendrier de la fa on suivante o proviseur amp M Payet propri taire o chaque professeur de la liste lecture e attribuer le droit g rer M Payet et au proviseur dans les param tres de confidentialit pour que chacun d eux puisse modifier la planification des rendez vous
6. che a Imprimer 9 Actualiser recherche P A venir Echu Termin Toutes les t ches rier par Date d ch ance Priorit p Supprimer test de t che Priorit Elev e Ech ance jeu 22 05 14 11 00 En retard Statut 0 ch ance eu 22 05 14 11 00 En retard 0 alle de formation cch ance Pas de date d ch ance Statut 0 O h ance Pas de date d ch ance atut 0 a a O Priorit Normale Ech ance Pas de date d ch ance Statut 0 O vider fichier log sql pour le test elise Priorit Normale Ech ance Pas de date d ch ance Statut 0 7 O cr ation procedure de cloture cloture en masse des courriers termin s verifier les exports etiquette pour Priorit Normale Ech ance Pas de date d ch ance Statut 0 ER O Illustration 17 visualisation des t ches Le code couleur rappelle le calendrier duquel d pend la t che Ainsi il est possible de facilement identifier les t ches des calendriers auxquels on est abonn mode d emploi de l agenda lectronique 16 Acad mie de La R union 4 1 2 cr er une t che Dans la barre sup rieure cliquer sur Nouvelle t che Gr Q Er Er Calendrier invitations T ches Illustration 18 cr er une nouvelle t che idem Puis compl ter les d tails de la t che E a cr ation d un v nements
7. tre utilis sur une bo te aux lettres acad mique Les transferts vers une bo te externe personnelle ne sont ni support s ni conseill s mode d emploi de l agenda lectronique 4 Acad mie de La R union 1 se connecter Pour se connecter l agenda acad mique il faut se connecter sur le Portail Intranet Acad mique M tice M TICE acad mie de La R union Mozilla Firefox Fichier dition Affichage Historique Marque pages Outils f lancer un navigateur M TICE acad mie de La R union htip metice ac reunion fr M TICE se connecter http metice ac reunion fr saisir nom d utilisateur amp mot de passe acad miques Veuillez vous identifier Valider Si des homonymes existent pour le nom d utilisateur choisir Authentification acad mique localiser l ic ne et double cliquer dessus Mesagerie el Agenda Academigues Comme pour toutes les applications de m tice la barre sup rieure permet de mettre O Bienve A D connexio A EIT T l application en Di N ss gerie Ry Relever le courrier J74 Ecrire TEE D le 9 o ve C tap favori x PUB S eL 19 mai Agenda et nouvelles 0549 175ko Ms Boite de r ception 59 e 2 Mac shoni au WindowsAvecMSO CE 00 21 42k M Corbeille Trash 7 MachinesBureautiqueWindows ScribeAvecM SOffice 0 lt 00 13 4
8. 09 10 11 J z Nouvel v nement 12 Actualiser 14 15 Rechercher 16 F Appuyer sur le 1 bouton de gauche de a Agendas afficher votre mobile pour acc der au menu TE o Cliquez sur Agendas afficher Effacer les v nements 20 21 Param tres 22 mode d emploi de l agenda lectronique 31 Acad mie de La R union V rifiez si l agenda est affich ET x 28 Agendas afficher M PC Sync v E Imarimoutou gmail com v Cocher la case pour afficher Marimoutou Lynda ia y l agenda Imarimoutou https portail ac 1 Agendas synchroniser Votre agenda s affiche HIER MERCREDI 21 mali 2014 test agenda iphone V rifiez si l v nement apparait mode d emploi de l agenda lectronique 32 Acad mie de La R union 6 Table desillustrations Illustration 1 cote Re lee le 10 e Re 6 Illustration 2Meelte R0t 11fe 1e CARS PR 7 Illustration 3 exemple de param trage final iii 7 Illustration 4 s lectionner un calendrier ss 9 Illustration 5 cr er un nouvel v nement sise 10 Illustration 6 cr er Un V NEMENt ssnsssseessseesssesssresssresssresssresseresseressnesssrsssssnrresssssssesereees 10 Illustration 7 v rifier la disponibilit iii ssssssssssseessnee 11 Illustration 8 notification de r ponse une invitation invit ac reunion fr 11 Illustration 9 notification d acceptation e e e le RAR
9. Description Lynda Marimoutou Renseigner les champs ci contre Serveur est l adresse du serveur de l agenda portail ac reunion fr Nom d utilisateur votre identifiant de messagerie ex Imarimoutou Mot de passe votre mot de passe de messagerie Description Le nom que vous souhaitez donner votre calendrier Cliquez sur suivant l iPhone tente alors de se connect er au compte par d faut en mode SSL Connexion impossible avec SSL Voulez vous tenter de configurer le compte sans SSL Annuler Continuer Cliquer sur Annuler R pondre OK pour le message impossible de verifier les donn es du compte IL est Impossible de v rifier les donn es du compte cliquer sur OK mode d emploi de l agenda lectronique 25 Acad mie de La R union Compte de calendrier Impossible de v rifier les donn es du compte OK Cliquer sur OK Selectionnez la zone R glages avanc s R seau indisp 07 47 lt CalDAV R glages avanc s m gt Utiliser SSL Port O URL du compte https portail ac reu Modifiez l URL du compte en y ajoutant caldav et v rifier qu elle est bien sous cette forme https vid portail ac reunion fr caldav principals users uid uid correspond l identifiant de messagerie du compte qui est partag Enregistrer le compte CalD
10. invitation invit ac reunion fr VOUS recevez Une notification comparable QUAnd ss nes accepted this invitation A amp i I Rendez vous informel l v nement est accept ou refus depuis une messagerie a an otam Reunion extern e here 24 avenue georges brassens map googlemail com Illustration 9 notification Illustration 10 synth se des pr sences d acceptation google Accept D clin Ind cis 3invit s Gi I Retirer l 7 mas Double cliquer sur l v nement dans OL Retirer l agenda synth tise les pr sents absents et non r pondus ou ind cis mode d emploi de l agenda lectronique 11 Acad mie de La R union 3 2 4 g rer des rendez vous personnels sur l agenda professionnel Vous pouvez g rer vos rendez vous personnels dans votre agenda professionnel si vous le souhaitez Auquel cas vous souhaiterez probablement que vos rendez vous personnels ne soient pas visibles par des coll gues qui vous auriez donn des droits sur votre agenda mer 21105 jeu 22 05 ven 23105 Comme vu page 9 lors de la cr ation d un v nement vous pouvez le d finir comme ESS priv auquel cas par d faut vous nome MA 0 00 apparaissez comme libre sur le cr neau de ml l v nement dentiste Si vous choisissez d appara tre occup lorsqu on cherchera v rifier votre disponibilit sur le m me cr neau horaire vous serez non disponible Quand ven 23 05 13
11. l attribuant nominativement plut t qu l adresse fonctionnelle e Propri taire donne le droit de lire crire le droit de partager votre agenda de nouveaux tiers NE DOIT TRE ATTRIBU QU UNE PERSONNE FORM E EXP RIMENT E ET DE CONFIANCE mode d emploi de l agenda lectronique 7 Acad mie de La R union 2 2 confidentialit ar d faut toute personne ayant une adresse en ac reunion fr peut v rifier votre disponibilit Par d faut toute personne qui le souhaite peut vous inviter un v nement Ce param trage initial tr s pratique conviendra l immense majorit des Q agents Il sera souvent le garant d une collaboration efficace N anmoins il peut tre n cessaire pour certains personnels de modifier ce param trage initial On proc dera ainsi Messagerie Acad mique Convergence 4 w a y Calendriers 2 L mp Nouvel v nement s4 Nouvelle t che ss Imprimer v Ry Actualiser T Er Calendrier Agenda Invitations T ches av Y Me LL Propri t s du calendrier lun 17 02 mar 18 02 mer 19 02 jeu 20 02 Partager un calendrier cliquer sur param tres de confidentialit Param tres de confidentialit t puis sur partager un calendrier Param tres pour Utilisateur Autorisations d acc s Tout le monde esses la fen tre suivante appara t Enregistrer Ann
12. 0 Boussole R glages v e Marimoutou Lynda G 08 00 e RAA Fc Autre 09 00 DA v Anniversaires 10 00 T l phone ETI Safari Musique 11 00 Afficher les v n refus s 12 00 Aujourd hui Calendriers R cept 1 mode d emploi de l agenda lectronique 27 Acad mie de La R union 5 1 1 2 android exemple ici version Il est suppos que le mobile est acc s au serveur Calendar soit depuis le r seau 3G 4G soit en Wifi Avoir partag l agenda auquel vous voulez vous abonner et avoir donn des droits sur ce dernier voire compte Il existe l heure actuelle plusieurs application gratuite sur Android permettant l acc s son agenda suivant le protocole calDAV Nous avons choisi l application Caldav Sync Free Beta car elle est tr s simple d utilisation Attention l application caldav sync est payante ef n est en aucun cas prise en charge ou fourni par la DSI T l chargement de Caldav sync Free beta Depuis votre t l phone android Lancer l application Play Store Rechercher l application Caldav sync Free beta E d caldav sync free beta CA ss Caldav Sync Free Beta ogoh f DONOZ xxx Choisir l entr e Caldav Sync Free Beta GRATUIT 2 CardDAV Sync free beta XAA GRATUIT 3 CalDAV Tasksync beta 3 GRATUIT 4 JB Workaround CalDAV 3 GRATUIT 5 reddit sync dr Installer l application J
13. 00 14 00 13 30 Sans titre Un rendez vous priv pa ie est illustre par le symb le lllustration 11 v nement priv Un coll gue qui vous auriez partag votre agenda ne verra pas les rendez vous priv s dans votre agenda que vous apparaissiez libre ou occup et quel que soit le type de partage lire lire crire ou propri taire Si vous souhaitez qu un v nement soit visible par les coll gues qui vous Q avez partag votre agenda sans qu ils puissent consulter ses d tails plut t que priv s lectionner afficher uniquement la date et l heure 3 3 participer un v nement 3 3 1 les notifiactions en provenance de ac reunion fr Quand vous recevez une invitation un v nement le rendez vous se positionne automatiquement dans votre agenda Pour autant votre participation l v nement n est ni confirm e ni infirm e Objet Notification de demande d v nement Pr paration Date 10 44 formation convergence De ac reunion fr A ac reunion fr R sum Pr paration formation convergence Organisateur ac reunion fr VOUS recevez Participants syst matiquement un mail de notification D but ven mai 23 2014 09 00 00 AM RET Fin ven mai 23 2014 12 00 00 PM RET Emplacement Salle 5 Description Illustration 12 notification d invitation un v nement Pour accepter ou refuser l invitation vous devez vous connecter sur v
14. 4k Envoy Sent pus ocation la formation Agenda avanc 19 05 1 14k ra fra C h r Brouillons Drafts 36 Re fr discuss Participation au Hackfest 19 08 14 21 12 Iki Alertes 51 Re fr discuss Participation au Hackfest 19 05 14 21 09 Brouillons PuB sionn 1905142105 29ko Convocations 165 Fa pus fr aosa Sk Q Kelio sas Fai M AR ms i EJ quitter Y LibreOfficeMailing Voulez vous lire l un des messag implement ment poi fficher Y PersonnelR 1 os 3 y Reservations 4 EJ rev e N l r q sos 3 Supports e l accueil Cliquer sur calendrier ouvrir dans un NE nouvel onglet agrandir r duire mode d emploi de l agenda lectronique S Acad mie de La R union 2 les notions maf triser avant d utiliser l agenda otre agenda acad mique est un nouvel outil de travail performant et pratique Comme fout nouvel outil pour pouvoir l utiliser correctement il est important de maitriser certaines notions Le partage et la confidentialit sont primordiales Votre agenda acad mique est personnel Le partage par d faut votre agenda n est pas partag Vous seul pouvez voir les rendez vous qui y figurent et leurs d tails La confidentialit par d faut vos correspondants peuvent vous inviter un v nement et v rifier votre disponibilit au jour et l heure dite Vous pouvez modifier ce comport
15. A ac reunion fr Lire A B E E ac reunion fr Lire z Enregistrer Annuler Enregistrer Annuler la ligne suivante appara t E Aucun r O cliquer sur l agenda pour la Saisir l adresse mail du tiers rechercher dans l agenda et s lectionner un droit parmi qui doit tre en ac reunion fr ut i fi i acad mique ceux qui figurent ci dessous x Acad mie de ia R union Y7 ramassa o taper le nom du tiers Personnes Groupes O Rs Lydie ar Tr y ac Ramassamy Gilles CESFENESENL EE Z i i d reunion s lectionner le tiers O Ramassamy Elisabeth np th y ac Ramassamy Rose Daniele sois bus y O Ramassamy Poulle Shamila O aT O Ramassamy Armand rer gui O Ramassamy Jean Claude sr ri my ac CARE Amer et cliquer sur ajouter e Aucun enl ve tous les droits au tiers s lectionn NE JAMAIS MODIFIER CE PARAMETRE POUR Tout le monde e Lire permet au tiers s lectionne de o visualiser tous les v nements de l agenda et leurs d tails l exception des v nements d finis comme priv s e Lire Ecrire permet au fiers s lectionn de o envoyer des rendez vous en voire nom o visualiser tous les v nements de l agenda et leurs d tails l exception des v nements d finis comme priv s o cr er des v nements o effacer des v nements On attribuera ce droit un secr tariat de direction par exemple en
16. AV Enregistrer Il se peut que ce compte ne puisse pas synchroniser les calendriers Voulez vous enregistrer Cliquer sur Enregistrer Enregistrer le compte CalDAV pour ajouter le calendrier mode d emploi de l agenda lectronique 26 Acad mie de La R union R seau indis O7 S51 rn m ler Ca lO AN Enregistrer Calendriers gt Cliquer sur Enregistrer d gt Rappels Le compte calendrier a bien t rajout R seau indisp 07 51 LL lt R glages Mail Contacts Calendrier COMPTES Lynda Calendriers Rappels V rifiez si votre compte a bien t rajout Lynda Marimoutou Calendriers Rappels Ajouter un compte Nouvelles donn es Push MAIL Aper u 2 lignes Vignettes Cc Style de drapeau Couleur Confirmer suppression Depuis l cran d accueil s lectionnez calendrier vous pouvez d sormais utiliser voire calendrier La tache appara t bien dans votre calendrier R seau indisp 07 51 i E gt Messages Calendrier Photos Appareil photo m euu A V MWM MEA p a A n 280 R seau indisp 07 51 sse O E f 3 M t o Horloge Plans Vid os Modifier Calendriers OK lt m Q T 1 L M J v S D Masquer tous les calendriers Rappels Bourse Game Center mercredi 21 mai 2014 S test agenda iphone i z 06 00 Kiosque iTunes Store App Store MPassbook v Lynda tous A h E vV gilles 07 0
17. E RE 11 Illustration 10 synth se des pr sences iii 11 Illustration 11 v nement EVE de a 12 Illustration 12 notification d invitation UN v nement ss 12 Illustration 13 accepter ou rufuser une invitation depuis la vue invitations 13 Illustration 14 accepter ou rufuser une invitation depuis la vue Calendrier 13 lire tels Aie lee 1olnNe 100 1010 PR 14 lll stration 16 impression SIMO Re da ed te 15 llustranon 17 visvdikalon Aes TIGNE perenner nE EEE Eii 16 Illustration 18 cr er une nouvelle t che ss 17 Illustration 19 recherche VOOR adore essences 20 Illustration 20 cr er un R ere ST e1e 1e CRE 21 mode d emploi de l agenda lectronique 2 Acad mie de La R union
18. Oui Non ou Peut tre Depuis la vue Calendrier Convergence 22 22 La Bg E5 Calendrier E n Er a nement 3 Nouvelle t che ai Imprimer y Actualiser Y Cale cr Agenda Invitations T ches E B EE A 4 Aujourd hui gt Y Mes calendriers LA a 7 2014 dim 18 05 lun 19 05 mar 20 05 mer 21 05 ven 23 05 sam 24 05 O Toute la m journ e 8 00 9 00 10 00 11 00 12 00 les rendez vous auxquels vous n avez pas r pondu sont formalis s RCE NC EU DEN 13 00 l aide de cette D ic ne 2013 2015 _ 16 00 A Messagerie 758 PEA Pr paration formation xX C Carnet d adresses ce Quand ven 23 05 09 00 12 00 B Onfions O Sales Illustration 14 accepter ou rufuser une invitation depuis la vue Calendrier FE Invitant nelly soune seyne ac reunion fr Pouvez vous y assister oui C peut tre C non Afficher des d tails suppl mentaires Supprimer un v nement OK mode d emploi de l agenda lectronique 15 Acad mie de La R union 3 4 S abonner un agenda partag Pour partager un agenda cf partager son agenda un tiers page 7 Quand un coll gue partage un agenda avec vous vous recevez une notification de ce type amp R pondre C3 Transf rer 4 D placer a Imprimer x Supp
19. anuary o Caldav Sync Free 00o EN GEGE min sh O0 INSTALLER kkk 421 2 d c 2013 i i Plus de 50 000 t l ch 778 KO Cliquer sur Installer Noter cette application noes 4 EE s S 7 7 S 7 N LAN LAN LAN Description mode d emploi de l agenda lectronique 28 Acad mie de La R union Accepter l installation Autorisations de l application Caldav Sync Free Beta requiert les satio autor suivantes Vos comptes Cr er des comptes et d finir des mots de passe Communications r seau s complet au r seau Vos informations personnelles Ajouter ou modifier des v nements ACCEPTER Une notification est affich e Q e 3 22 05 2014 C Notifications Caldav Sync Free Beta l tallation Wi Fi Bluetooth eJ ags Connex Mode donn es avion Configuration du compte caldav l Gestionnaire Appar il phott Gal rie Param tres PTS ia en mode d emploi de l agenda lectronique Cliquer sur Accepter l application est install e Cliquer sur Param tres 29 Acad mie de La R union Cliquez sur ajouter un compte 1 ten ORALE TR TES lt VOI AL EC UC TFPOIUOGC GI OCLC TAI S curit M Langue et saisie 2 Sauvegarder et r initialiser COMPTES 8 Google Ajouter un compte SYST ME Date et heure OM Marche arr t auto v Accessibilit
20. ement par d faut de voire agenda et collaborer plus efficacement en sachant param trer partage et confidentialit 2 1 partage 2 1 1 acc der aux param tres de partage Illustration 1 accueil de l agenda e Messagerie Acad mique o x RER Convergence D connexion L 9 r Nouvel v nemen ly E z Agen Propri t s du calendrier Partager un calendrier lun 17 02 mar 18 02 mer 19 02 jeu 20 02 cliquer sur propri t s du calendrier sam 22 02 Param tres de confidentialit puis sur partager un calendrier R union des R unio 7 Partager un calendrier Utilisateur Autorisations d acc s Tout le monde la fen tre suivante appara t cocher partager un calendrier pour faire appara tre la fen tre qui permet d attribuer des droits aux personnes de votre choix Enregistrer Annuler sn Enregistrer Annuler amaaan mode d emploi de l agenda lectronique Acad mie de La R union 2 1 2 partager son agenda un tiers Illustration 2 param trage initial Illustration 3 exemple de param trage final Partager un calendrier Z Partager un calendrier Utilisateur Autorisations d acc s Utilisateur Autorisations d acc s Tout le monde Aucun Tout le monde Aucun z 5 ac reunion E Lire Ecrire v secr tariat ac reunion E Lire z ac reunion fr ER Lire z ac reunion fr Lire A
21. fidentialit iCloud 100 GOB Notes Rappels T l phone Messages Dogi FaceTime Fonds d cran et luminosit z Mail Contacts Calendrier mode d emploi de l agenda lectronique 29 Cliquer sur Mail Contacts Calendrier Acad mie de La R union Ajouter un compte R seau indisp 07 24 m gt lt R glages Mail Contacts Calendrier COMPTES Lynda Calendriers Rappels Ajouter un compte Nouvelles donn es Push MAIL Aper u 2 lignes Vignettes Cc Style de drapeau Couleur Confirmer suppression Charger les images 4 Puis Autre Cliquer sur Ajouter un compte R seau indisp 07 24 lt Mail Ajouter un compte C iCloud ga Exchange Google YAHOO Aol Qz Outlook com Autre Cliquer sur Autre S lectionner au niveau de Calendriers Ajouter un compte Caldav R seau indisp 07 24 lt Retour Autre E MAILS Ajouter un compte Mail CONTACTS Ajouter un compte LDAP Ajouter un compte CardDAV CALENDRIERS Ajouter un compte CalDAV Ajouter un calendrier avec abonn m gt Renseigner les champs mode d emploi de l agenda lectronique 24 Cliquer sur Ajouter un compte CalDav Acad mie de La R union R seau indisp 07 47 E Annuler CalDAV Suivant Serveur portail ac reunion fr Nom d utilisateur Imarimoutou Mot de passe eeeeeeecce
22. hage en choisissant le type comme crit re et en tapant entretien en toutes lettres Les entretiens ne seront affich s correctement avec ce filtre que si le gestionnaire pense bien renseigner le champ type d v nement lors de l enregistrement de l entretien dans son calendrier Pour utiliser la fonction de recherche cliquer sur l ic ne Puis sur Recherche avanc e la fen tre suivante appara t remplir les champs et cliquer sur rechercher Calendriers Recherche avan hercher un r Rechen j Formations Dans Ev nements seulement Rechercher Tous les attributs Rechercher CMS calendrier Plage de dates 4 115 08 13 14 08 14 gt Rechercher Illustration 19 recherche avanc e Cet recherche permettra d afficher tous les v nements du calendrier formations de l ann e scolaire 2013 2014 qui concernent les CMS mode d emploi de l agenda lectronique 20 Acad mie de La R union 4 4 cr er un nouveau calendrier Pour cr er un nouveau calendrier 1 se connecter sur metice ac reunion fr attention si c est un compte fonctionnel la connection m tice ne fonctionnera pas Il faut se connecter partir de portail ac reunion fr puis cliquer sur r f rentiels et outils puis sur webmail Convergence A 9 Calendriers 7 o FN G Ts Le CIS Agenda nv 2 Dans la barre sup rieure m vends TM Cr er ou s abonner un calendrier
23. im tre A l aide de cette documentation on pourra se connecter un agenda acad mique partir de tout ordinateur windows apple ou linux condition de e Utiliser Firefox ou Chrome comme navigateur e avoir une connection internet Cette documentation d crit aussi comment se connecter un agenda acad mique depuis un smartphone de type Android ou Iphone support Les services informatiques acad miques assurent le bon fonctionnement le support et la formation sur l agenda lectronique acad mique e Pour les tablissement scolaires le support est assur par les personnels ressources TICE habituels CTICE AED TICE e Pour le rectorat et services d concentr s comme pour la messagerie o Le service p le usages et service s occupe de la partie accompagnement aux usages et formation o Le service bureautique assure la partie param trage des pcs et des smartphones o Le service syst me assure le bon fonctionnement et les volutions de l infrastructure Pour signaler un probl me sur l agenda merci de bien vouloir cr er un SOS la rubrique agenda Il est permis aux personnels de connecter leur smartphone personnel l agenda acad mique La pr sente documentation est fournie cet effet entre autres N anmoins aucun support ne sera assur sur ces p riph riques Seuls les smartphones fournis par le rectorat sont support s par les services de la DSI L agenda n est support qu la condition d
24. mer A Messagerie CF Camet d adresses TP Ontions Illustration 16 impression simple Cette impression simple imprimera la semaine C o amp htips portail ac reunion fr iwc_static layout calPrint html t affich e avec les d tails de chaque rendez G RSQRIE 1 05 fi aven f 08 30 09 30 Rendez vous informel 3 05 24 avenue georges brassens 09 00 12 00 Pr paration formation convergence Salle 5 13 00 14 00 dentiste sam 4 05 3 5 2 impression avanc e I e 7 e Journali re Limpression avanc e vous donne bien Re Een plus de possibilit s 7 prochains jours Afficher Journali re nc _ Dr com e ci dessus D ma Aujourd hui Agenda re s lectionner les i Impression avanc e l E agendas a imprimer et A eae o cliquer sur la fl che vers ho la bas qui figure c t de l imprimante l intervalle puis sur impression avanc e bel Nicolas D ormations El h isioconf rences ed SR Aaillot David Amaer valider mode d emploi de l agenda lectronique 15 Acad mie de La R union 4 pour aller plus loin 4 planifier ses t ches L agenda lectronique acad mique permet de planifier des t ches leur donner des ch ances visulaiser leur progression etc 4 1 1 visualiser les t ches Aller l accueil de l agenda et cliquer sur T ches voir visualiser son agenda filtrer par
25. notifications par mail 2 7 z e Envoyer un e mail Nicolas Abel ac reunion fr choisir l adresse mail notifi e Et aid a mode d emploi de l agenda lectronique 19 Acad mie de La R union 4 3 filtres amp recherche Calendriers Nouvel v nement s Nouvelle t che Imprimer v Ry Actualiser y7 zone de filtrage et de recherche Il est possible de filtrer ou de rechercher des v nements ou des t ches en fonction de certains crit res Par exemple afficher tous les entretiens r alis s au mois du mois de mai ou encore rechercher toutes les r unions organis es par M Payet pendant l ann e derni re e Titre Lieu Description Remarques Les crit res disponibles pour les filtres sont les suivants ut Organisateur Type Tous les attributs e Titre ka Lieu Les crit res disponibles pour les t ches sont les suivants O Description Remarques Type Tous les attributs Si rien n est sp cifi par d faut le filtre est fait sur le titre de l v nement o de la t che Ainsi on pourra remarquer qu il est utile de compl ter le plus de d tails possible lors de la cr ation d un v nement Par exemple Un gestionnaire dans un service administratif souhaite afficher les entretiens qu il a r alis au cours du mois pr c dent ll peut passer son calendrier en vue mensuelle afficher le mois pr c dent et param trer un filtre d affic
26. otre agenda cf page 5 mode d emploi de l agenda lectronique 12 Acad mie de La R union 3 3 2 les notifications en provenance d une messagerie externe Quand vous recevez Une invitation en provenance d une messagerie externe vous recevez Une notification qui est comparable celle que vous recevez en provenance de ac reunion fr cf page 12 En revanche l v nement ne se positionne pas automatiquement dans voire agenda vous faut l ajouter manuellement 3 3 3 accepter ou refuser de participer Vous pouvez accepter ou refuser un v nement Depuis la vue Inviations Convergence h 1 Invita E3 Calendrier La Nouvel v neme Nouvelle t che Ga Imprimer y Actualiser y B 0 aru Calendrier Agenda GEOEE T ches E A EE 4 Aujurdhui Y Mes calendriers Afficher Ouvert 1 Accept 0 D clin 0 Ind cis 0 Envoy 1 Abel Nicolas n di Abonn Semaine 20 18 05 14 24 05 14 Rendez vous informel 8 De Abel Nicolas Quand ven 23 05 14 08 30 09 30 Vous avez lanc cette invitation A propos de Abel Nicolas O 24 avenue georges brassens Supprimer Pr paration formation convergence De Soune Seyne Nelly ven 23 05 14 09 00 12 00 Pouvez vous y assister A propos O ouiQ peut tre non de Abel Nicolas O Salle 5 Supp Illustration 13 accepter ou rufuser une invitation depuis la vue Invitations Cliquer sur
27. r OpenDocument hu D Rend le PDF facilement ditable dans LibreOffice S lection N PDF A ia V PDF marqu F Cr er un formulaire PDF Format d envoi PDF x 20 z F Autoriser les doublons de noms de champ M R duire la r solution desimages isonrr F Exporter les rep res de texte E F Exporter les commentaires F Signer avec un filigrane J Exporter les pages vides ins r es automatiquement F Incorporer les polices standards Texte du filigrane F Afficher le PDF apr s export mode d emploi de l agenda lectronique 22 Acad mie de La R union 5 Param trer un smartphone 5 1 1 1 iphone exemple ici version 5s Il est bien entendu suppos que l iPhone a acc s au serveur Calendar soit depuis le r seau 3G 4G soit en Wifi Avoir partag l agenda auquel vous voulez vous abonner et avoir donn des droits sur ce dernier votre compte Depuis l cran d accueil ouvrir l application R glages Recherche 07 24 60 un 23 10 2 db CO E 8 4 a M t o Horloge EE ES LS DA Kiosque z App Store Boussole R glages Te T l phone Mail Safari r Fe LS of E ap Cal Messages Calendrier Photos AppareH photo euu Vid os o Notes Rappels Bourse Game Center Passbook ip AULES U Cliquer sur R glagesr Puis s lectionner Mail Contacts Calendrier R seau indisp 07 24 R glages v General Sons Con
28. r z d caler l v nement curseur vert E Confirm DS Provisoire M Occup Inconnu Liste d invit s 12 00 13 00 z 3 3 18 00 19 00 20 00 16 00 TT j D but de 22 05 14 l v nement 16 00 S lectionner automatiquement l horaire Plus t t Plus tard Fnde 22 05 14 l v nement 16 30 Accepter Annuler lllustration 7 v rifier la disponibilit Si vous envoyez un v nement un destinataire qui a d j un rendez vous il pourra choisir entre les deux Vous ne pouvez pos V rifier la disponibilit de destinataires dont l adresse mail n est pas en ac reunion fr De m me il n est pas possible de v rifier la disponibilit d un personnel acad mique s il na jamais ouvert son agenda 3 2 3 visualiser les accepiations et refus Quand un rendez vous est accept ou refus vous recevez une notification de ce type Objet Notification de r ponse d v nement Rendez vous informel Date 08 35 A ac reunion fr De ac reunion fr Statut de la participation L v nement a t accept R sum Rendez vous informel Organisateur sissssamt ac reunion fr AM Ante Meridiem gt matin Participants ac reunion fr ONE PNT D but ven mai 23 2014 08 30 00 AM RET PM Post Meridiem gt apr s midi l o meme mors ep er RET Reunion Time gt fuseau horaire de la R union Emplacement 24 avenue georges brassens Illustration 8 notification de r ponse une
29. rimer Annuler Objet Notification de partage Date 28 05 14 15 32 A w Oac reunion fr De ma c reunion fr v L utilisateurmm 1 ac reunion fr partage son calendrier mmw avec vous Illustration 15 Notification de partage Pour s abonner un calendrier Saisir les premi res lettre du nom du fiers qui partage son calendrier EE Aide D connexion Calendrier Nom du calendrier Autorisations eme Lire Ecrire Aper u du calendrier Cr er un calendrier RS HUIS sUr s abonner un calendrier gt NE s p CIIQUETr sur son nom 1 2 3 W 6 7 el Cocher le calendrier 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 mg Calendrier t cliquer sur CE Carnet d adresses s abonner S abonner amp Options Le calendrier vient s ajouter dans la liste Mes calendriers Abonne On choisit de l afficher ou non G en le cochant dans la liste 7 Abonn mme np Bp 0 x On peut choisir sa couleur d affichage en Q cliguant avec le clic droit de la souris Om dessus et en cliguant sur propri t s mode d emploi de l agenda lectronique 14 Acad mie de La R union 3 5 imprimer un calendrier 3 5 1 impression simple Convergence s lectionner le ou les calendriers impri
30. seau horaire changer le fuseau horaire du Om Ocean indien Reunion GMT 0400 es calendrier Configuration du calendrier D but de la semaine le Lundi Jours de la semaine de Lundi Mardi Mercredi Jeudi si Vendredi _ Samedi _ Dimanche choisir les jours et heures PEENE mean Corso J OoUvrees Heure de fin de la journ e 18 00 u Attention les jours et les heures ouvr es s lectionn es ici ne sont qu une option de visualisation Elle vont permettre de voir facilement les heures travaill es Les v rifications de disponibilit s se feront en fonction d elles Ce n est pas parce que un jour de la semaine est d coch que vous k programmer un v nement avec une r currence hebdomadaire mode d emploi de l agenda lectronique apparaitrez indisponible le jour en question Pour ce faire il est n cessaire de Acad mie de La R union Be options des v nements gt Global gt Messagerie v Calendrier EF G n ral Ev nements z A Notifications re Filtre des v nements d invitations afficher ou non les v nements d clin s e ue nvtatons d cin es Type d v nement par d faut choisir le type d v nement par d faut fenmen Professione Es options des notifiactions Global gt Messagerie x Calendrier E G n ral Notifications s Notifications d v nements activer d sactiver les
31. sir le type d affichage parmi jour semaine 7 prochains jours mois 22 Passer la souris sur Un v nement permet d avoir une info bulle qui s affiche et donne des pr cisions Modes de visualisation Calendrier calendrier classique e Agenda les v nements sont pr sent s de fa on lin aire T ches planification de t ches 7 3 2 1 cr er un v nement organiser Un v nement Invitations invitations non r pondus accept s ou d clin s Dans le volet de gauche s lectionner le calendrier dans lequel l v nement sera cr Mes calendriers en cliquant dessus OOROON Illustration 4 s lectionner un calendrier mode d emploi de l agenda lectronique 7 Acad mie de La R union Dans la barre sup rieure cliquer sur nouvel v nement ES Converger p Nouvel v nement m ma Illustration 5 cr er un nouvel v nement Calendrier R currence x P riodicit Hebdomadaire x z Avanc R p ter 1 DunedE las semaine s Jour du D L Ma a 75 Invitations compl ter les d tails de l v nement Illustration m Enregistre permet de joindre U VE fichier Calendrier Toute la journ e D but 21 05 14 Fin 21 05 14 d tailler l v nement R currence D finir la r currence en rempli
32. ssant les champs Rappels Les invit s pourront consulter fous ces d tails Type d v nement Rendez vous Public tous les tiers qui vous avez partag votre verront les d tails de l v nement Priv seuls le s propri taire s de l agenda voient les d tails l v nement vous seuls par d faut donc Afficher uniquement la date et l heure les tiers qui vous avez partag votre agenda verront uniquement la date et l heure de l v nement mode d emploi de l agenda lectronique Occup iz inviter les participants Invit s et r servations Ary Vous n avez pas ajout d invit s cet v nement Tapez le nom ou ajoutez le partir de votre carnet d adresses R servations iDa cal Vous n avez r serv aucune salle de conf rence ni aucune ressource pour cet v nement Tapez le nom ou ajoutez le partir de votre carnet d adresses v rifier leur disponibilit cliquer sur enregistrer Petit d jeuner Professionnel Conf rence t l phonique Diner Jour f ri D jeuner R union 10 Acad mie de La R union 3 2 2 v rifier la disponibilit des destinataires V rifier la disponibilit des destinataires n est pas une tape obligatoire C est pratique pour savoir si les personnes que vous invitez un v nement sont disponibles ou non au jour et l heure dite Cliquer sur une heure pour z f
33. storique des versions du document Version Date Commentaire 0 1 23 05 2014 R daction intiale 1 0 13 03 2015 Ajout de la rubrique smartphones affaire suivie par Rectorat de La R union Division des Services Informatiques p le usages et services poluserv ac reunion fr r dacteur Nicolas Abel MEN Acad mie de La R union DSI p le usages et services relecteur Nelly Soune Seyne MEN Acad mie de La R union DSI service aux tablissements o trouver ce document licence Ce document est sous licence Creative Commons BY SA Attribution Partage dans les M mes Conditions 4 0 International conception L int gralit de cette documentation a t r alis e l aide des logiciels du Socle Interminist riel de Logiciels Libre SILL Les illustrations sont issues de la gallerie de visuels int gr s la version MimO de LibreOffice 4 1 Toutes les illustrations sont libres de droits Le SILL est t l chargeable ici Le document source est int gr au PDF il est donc possible de l ouvrir le modifier et le r exporter de fa on pratique m me partir du PDF L id al est d utiliser la version 4 1 x de LibreOffice Writer int gr e au SILL2014 mode d emploi de l agenda lectronique 3 Acad mie de La R union public cible Toute personne ayant Une adresse mail en ac reunion fr peut utiliser l agenda et est concern e par cette documentation p r
34. ualiser son agenda filtre l affichage des rendez vous selon un des crit res suivants Titre Lieu Description Remarques Participants Messagerie Acad mique activer d sactiver le mini calendirier Irier Nou a naman morimer v Ry Actualiser Gi lend rie M Agenda Invitations T ches A dimanche lundi mardi mercredi cocher le s calendrier s 1 Poanta du projo Pot aur iss oni coure E Pr sentation d ojet VM Formation Ope visualiser Plus 2 2 3 4 5 E R union Bureautique Plus 1 9 10 11 12 E RDV FOAD LibreOffic W Point FOAD MOBACA W Visio test MimO avec E Point sur le GT GEC 16 17 18 19 2013 2015 E Reunion convergence E INFODOM Une infrast E Sans titre A Messagerie 678 Plus 3 Plus 3 g Calendr 23 24 25 26 s ONE 2eme E Admin cpte CIRCO E Gestion Parc ASH EE Carnet d adresses B Sans titre Sans titre amp Options Plus 1 ea EAA jeudi vendredi 6 7 Calc N2 Analyse et c E Writer N1 13 14 r E Point Grenoble W Cong s 21 Calc N2 Analyse et c G Projet convergence E Reunion convergence W Elise la DAFCO org R union des directeur Point sur Appli Locale g Projet convergence Plus 2 Plus 2 27 28 E r union T l w E Mise en uvre du T Organisateur Type Tous les attributs revient la date du jour lt jour pr c dent gt jour suivant choi
35. uler modifier le niveau de confidentialit de tout le monde en choisissant parmi Aucun V rifier la disponibilit Inviter G rer comme pour le partage cliquer sur pour ajouter un OU plusieurs tiers ven 21 02 sam 22 02 Aucun enl ve toute possibilit de visualisation des disponibilit s et d invitation Un v nement V rifier la disponibilit donne la possibilit de visualiser les disponibilit s Les d tails des v nements ne sont pas visibles Inviter donne la possibilit d inviter un v nement Cette autorisation inclut le droit v rifier la disponibilit G rer s lectionnez cette option pour permettre aux Utilisateurs de g rer l v nement du calendrier NE JAMAIS DONNER CETTE AUTORISATION Tout le monde Comme pour les param tres de partage on peut ajouter des fiers et leur donner des autorisations sp cifiques par exemple Une personne g rant un agenda tr s complexe pourra choisir de donner Tout le monde une autorisation de V rifier la disponibilit uniquement et son secr tariat nominativement la possibilit de G rer son agenda mode d emploi de l agenda lectronique 8 Acad mie de La R union 3 Une utilisation simple de l agenda 3 Chacun de ces modes de visualisation permet d afficher les rendez vous et t ches d une mani re diff rente vis
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