Archives communales mode d`emploi - 257.43 Ko
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1. Archives communales mode d emploi Les archives sont un l ment constitutif essentiel du patrimoine communal Mais il ne faut pas les consid rer uniquement comme un objet patrimonial bien g rer ses archives c est bien g rer sa commune Organiser inventorier conserver ses archives est un engagement fort qui t moigne d une politique de saine administration 1 Qu est ce que les archives Les archives sont l ensemble des documents quels que soient leur date leur lieu de conservation leur forme et leur support produits ou re us par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou priv dans l exercice de leur activit Article L 211 1 du Code du patrimoine modifi par la Loi 2008 696 du 15 juillet 2008 Les archives n existent pas seulement sous la forme de papiers mais peuvent galement tre des disques durs d ordinateur des disquettes des bandes magn tiques des photographies des plans etc Le document d archives existe d s sa cr ation par l administration Les documents produits par la commune sont des archives publiques ce titre elles sont imprescriptibles c est dire qu elles ne doivent pas dispara tre avec le temps et inali nables c est dire qu elles ne peuvent tre ni c d es ni vendues La conservation des archives est une obligation l gale qui incombe chaque administration Elle est organis e dans l int r t public tant pour les besoi2. ou destruction Toutes les proc dures relatives l archivage des documents s appuient sur des textes r glementaires liminer est une n cessit afin de gagner de la place et de retrouver ais ment les documents importants Toute destruction de documents est soumise au visa du directeur des Archives d partementales Il ne s agit pas l d accabler les communes par un travail fastidieux mais surtout de d gager la responsabilit du maire et de s assurer qu aucun papier important ne dispara t Il faut retenir quelques grands principes pour la gestion des archives 1 L archivage se pr pare d s la cr ation des documents 2 une affaire correspond un dossier 3 Un document n est jamais isol 4 Un dossier doit toujours tre identifi 5 Ordonner et conditionner le dossier 6 S parer clairement ce qui doit tre d truit de ce qui doit tre conserv Souvent les archives n ont pas t trait es depuis plusieurs ann es On se trouve alors face des masses qui fr quemment ressemblent un vrac informe L aussi quelques mesures simples permettent d y voir un peu plus clair 1 Distinguer les publications et la documentation g n rale qui peuvent tre d truites sans visa 2 Rep rer et s parer les diff rents fonds commune cole etc qui ont t entass s au m me endroit 3 Rep rer les dossiers d j constitu s ou tenter de reformer des dossiers pars 4 Traiter chacun des dossie
3. archives http www archivesdefrance culture gouv fr gerer preservation methodo
4. le d lai est de 120 ans apr s la date de naissance ou 25 ans apr s la date de d c s si elle est connue Documents mettant cause des mineurs en 100 ans apr s la cl ture du dossier 8 Contact et bibliographie Contact Archives d partementales d Eure et Loir Esplanade Martial Taugourdeau Pont de Mainvilliers 28026 Chartres Cedex T l 02 37 88 82 20 Fax 02 37 36 88 79 M l archives cg28 fr Site Internet www archives28 fr Bibliographie sommaire Code du patrimoine accessible en ligne sur L gifrance Arr t du 31 d cembre 1926 portant r glement des archives communales Circulaire du minist re de la Culture AD 83 1 du 8 mars 1983 portant instruction sur le traitement des archives communales accessible en ligne http www archivesdefrance culture gouv fr static 989 Circulaire du minist re de la Culture AD 93 1 portant instruction pour Le tri et la conservation aux archives communales des documents post rieurs 1982 produits par les services et tablissements publics communaux accessible en ligne http www archivesdefrance culture gouv fr static 958 Les Archives c est simple Guide d archivage l usage des maires et des secr taires de mairie Paris Association des Archivistes Fran ais 2001 Abr g d archivistique Paris Association des Archivistes Fran ais 2007 Dossier complet sur la restauration des documents d
5. ns de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales publiques ou priv es que pour la documentation historique de la recherche Article L 211 2 du Code du patrimoine 2 Les responsabilit s du maire Le maire est responsable au civil et au p nal de l ensemble des archives Des peines qui peuvent aller jusqu trois ans d emprisonnement et 45 000 d amende auxquels peuvent s ajouter des peines d in ligibilit ou d indignit sont pr vues pour le d tournement ou la destruction des archives Le maire est agent de l tat dans sa commune notamment pour la tenue de l tat civil du cadastre et pour l organisation des lections II a aussi l obligation de tenir le registre des d lib rations du conseil municipal document essentiel tant pour la gestion des affaires courantes que pour la connaissance de l histoire communale ainsi que le registre des arr t s La commune est propri taire de ses archives Elle doit en assurer les frais de conservation d pense obligatoire Code g n ral des Collectivit s territoriales art L 2572 52 qui vont de l achat des bo tes d archives au classement et la restauration des documents en passant par l am nagement d un local chaque renouvellement de municipalit le maire tablit en trois exemplaires un proc s verbal de prise en charge des archives accompagn d un tat sommaire appel r colement Les deux documents
6. on organis e par un organisme ext rieur une association par exemple ces r gles pr cises s appliquent aussi En cas de publication on veillera ce que les documents soient correctement l gend s et leur lieu de conservation clairement indiqu Enfin les archives peuvent servir illustrer le site Internet de la commune 7 En r sum Les r gles de base 1 Consulter les Archives d partementales en toute occasion 2 Am nager un endroit sain propre et accessible pour les archives 3 Prendre le temps et les mesures n cessaires pour les op rations d archivage 4 Ne pas liminer sans autorisation des Archives d partementales 5 Communiquer les archives selon des r gles pr cises Le tableau ci dessous indique pour les principaux documents ou les documents les plus demand s certaines r gles pour la communication Registres de naissances e Documents administratifs achev s et non nominatifs Dossiers individuels de personnel 75 ans apr s la cl ture Imm diatement 75 ans apr s la date de cl ture du dossier ou 25 ans apr s la date de d c s Documents contenant des l ments portant sur le secret de la vie priv e 50 ans apr s la cl ture du dossier Ne jamais les photocopier de mariages Registre de d c s Imm diatement Ne jamais les photocopier Ne jamais les photocopier s ils sont reli s Si le dossier contient des informations m dicales
7. rs les d crire sommairement les conditionner et les r partir selon les grandes fonctions de l administration Une telle fiche ne peut entrer dans le d tail parfois complexe des op rations d archivage Il est essentiel de toujours faire appel aux Archives d partementales en cas de besoin ou de doute Des formations peuvent tre dispens es et m me dans les cas les plus urgents les Archives peuvent se d placer pour r aliser un premier tri et un pr classement 6 La communication des archives Communication des documents originaux Les archives communales sont communicables toute personne qui en fait la demande sous r serve des dispositions fix es par la loi 2008 696 du 15 juillet 2008 Elles ne sont consultables qu en mairie et ne peuvent tre emport es m me temporairement par quiconque quelle que soit sa notori t ou sa fonction Les services municipaux ont le droit de consulter tous les documents qu ils ont produits Les conseillers municipaux sont tenus aux r gles de communication qui s appliquent aux particuliers l exception des conseillers pourvu d une d l gation du maire qui peuvent consulter les documents concernant leur domaine de comp tence Les documents qui int ressent une affaire inscrite l ordre du jour du conseil municipal sont consultables par tous les conseillers Code g n ral des Collectivit s territoriales art 2121 13 La consultation doit s effectuer dans des conditions convenable
8. rvir au stockage de mat riel ou de tous autres produits Elle doit tre r guli rement nettoy e et d poussi r e Pour son am nagement on prendra garde la r sistance au sol au moins 1200 kg nv ce qu elle assure des conditions quilibr es de conservation temp rature et hygrom trie notamment son isolement au feu et aux sources de chaleur sa protection contre les risques d inondation On choisira de l quiper avec des rayonnages m talliques Toutes les prescriptions relatives l quipement du local sont disponibles aupr s des Archives d partementales qui dispensent conseils et avis en fonction des situations Conditionnement des archives Les archives sont conditionn es dans des bo tes et des chemises de bonne qualit qui doivent permettre de les prot ger de la poussi re et de la lumi re Les archives ne doivent pas tre laiss es m me le sol et l air libre Restauration de documents Reliure et restauration permettent d assurer la p rennit des documents Elles font appel des techniques distinctes et doivent r pondre des r gles tr s pr cises Tout projet de restauration des documents doit tre soumis l avis du directeur des Archives d partementales 5 L archivage et le classement Dans l archivage la partie qui demande le plus de soin et de rigueur consiste dans l analyse des dossiers et dans la d finition du sort final des documents conservation d finitive
9. s de s curit sous la surveillance d un agent de la mairie Un cahier des communications est tenu afin de savoir qui a consult quels documents La reproduction des documents est un service offert et non une obligation On ne photocopie que les documents en feuille dont l tat le permet La photocopie des registres est absolument interdite pour des raisons de conservation videntes Le chercheur qui vient en mairie peut photographier sans flash les documents qui lui sont communiqu s Le personnel de mairie n est pas tenu de r aliser des recherches pour des chercheurs notamment les g n alogistes mais en revanche doit r aliser les recherches caract re administratif Expositions d archives Des archives bien class es permettent d illustrer l histoire de la commune Elles sont la source premi re de toute publication ou exposition Les expositions de documents r pondent des r gles pr cises afin d assurer la s curit et la bonne conservation des documents On prendra ainsi garde de prot ger les documents expos s contre le vol et les d gradations mat rielles contre les effets nocifs de la lumi re du soleil ainsi que contre les sources violentes de chaleur D une mani re g n rale les documents ne doivent pas tre expos s plus de trois mois dans une p riode de cinq ans et les documents les plus pr cieux ne doivent tre pr sent s qu titre tr s exceptionnel En cas de pr t pour une expositi
10. sont cosign s par le maire entrant et par le maire sortant Un exemplaire demeure en mairie un est donn au maire sortant le troisi me est adress aux Archives d partementales Cette proc dure quivaut un transfert de responsabilit en cas de pertes ventuelles de documents 3 Le r le des Archives d partementales Conseil et contr le Les Archives d partementales apportent aide et conseil pour toute question li e l archivage Le directeur des Archives d partementales est charg au nom du directeur des Archives de France sous l autorit du pr fet du contr le scientifique et technique de l tat sur les archives des collectivit s territoriales Code du patrimoine art L 212 8 modifi par la Loi 2008 696 du 15 juillet 2008 art 8 Ce contr le s exerce notamment par la d livrance de visa pr alable toute destruction de documents publics l approbation concernant tous travaux d am nagement de locaux ou la restauration des documents d archives l approbation de tout projet d informatisation et de num risation les visites sur place En outre le directeur des Archives d partementales apporte son conseil lors du recrutement d un archiviste communal contractuel ou non et surtout pour toute commande aupr s d une soci t priv e d archivage En cas d appel une soci t priv e d archivage les proc dures de classement et d limination sont r alis es sous la responsabilit exclusi
11. ve du maire L externalisation de la conservation des archives communales chez un tiers archiveur est prohib e D p t des Archives anciennes Propri taire de ses archives la commune peut d cider tout moment d en confier la garde aux Archives d partementales c est ce que l on appelle le d p t Celui ci est d cid en conseil municipal Le d p t permet d all ger la charge de gestion des archives pour la commune en la transf rant sur les Archives d partementales Pour les communes de moins de 2000 habitants la loi prescrit le d p t obligatoire aux Archives d partementales des archives communales anciennes Code du patrimoine art 212 11 modifi par la Loi 2008 696 du 15 juillet 2008 art 9 Sont d poser l tat civil de plus de 150 ans les plans et registres cadastraux ayant cess d tre en usage depuis plus de 30 ans les autres documents de plus de 100 ans Une d rogation peut tre accord e par le pr fet sur avis du directeur des Archives d partementales attestant des bonnes conditions de conservation Elle est r vocable lorsque ces conditions ne sont plus satisfaites 4 La conservation des archives Locaux Les archives doivent tre conserv es dans un local sp cifique de la mairie proche des bureaux Cette pi ce doit tre ferm e cl et plac e sous la responsabilit d une seule personne Elle est affect e la seule conservation des archives et ne doit pas se
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