comment remplir un bordereau de dépôt
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1. 03 86 94 89 03 m l archives cg89 fr l ordre intellectuel et mat riel de classement des diff rents dossiers pro Bordereau de d p t duits ou re us par la commune r partis selon les comp tences d volues aux archives d partementales aux communes appel es s ries et sous s ries du cadre de classement remplir en trois exemplaires dont l un sera retourn au service d origine l int rieur de chaque s rie ou sous s rie la dur e d utilit administrative Intitul complet du service d posant p des documents ainsi que leur sort final conservation destruction avec les subdivisions hi rarchiques Intitul du service auteur a Personne contacter t l LU fax LU Afin de favoriser la prise en charge du d p t les renseignements suivantes courriel doivent tre mentionn s Nombre d articles liasses bo tes ou registres pr ciser b Les l ments de description globale du d p t M r Statut d service d posant a E situation administrative du d posant a E a nom du producteur commune ou groupement proc dant au d p t nom de la commune productrice des documents ne renseigner que dans le cas de communes associ es ou fusionn es nom et coordonn es de l agent ayant pr par le d p t qui pourra tre SE contact pour toute question relative tant la r daction du bordereau o n qu la pr paration mat r2. c La description du contenu du d p t E A D D P T DES ARCHIVES COMMUNALES ET article ensemble de pi ce se rapportant une m me affaire mais n exc dant INTERCOMMUNALES MODE D EMPLOI pas la capacit d une unit de conditionnement registre bo te 1 ligne sert d crire 1 seul article registre ou bo te Les informations obligatoires 1 QU EST CE QUE LES ARCHIVES le n de l article chaque article doit tre num rot Dans le cas des dossiers vo lumineux 1ls doivent tre scind s de fa on intellectuellement logique et coh En France les archives sont d finies comme l ensemble des documents rente chaque partie du dossier devenant un article et portant donc une num rota quels que soient leur date leur lieu de conservation leur forme et leur support tion voir exemple B TIMENTS COMMUNAUX Les articles doivent tre produits ou re us par toute personne physique ou morale et par tout service ou conserv s dans des bo tes archives l exception des registres sur lesquelles organisme public ou priv dans l exercice de leur activit Code du patrimoine sont report es le ou les num ros des articles contenus article L 211 1 L intitul description simple concise et pr cise du contenu de chaque article Bannir les termes vagues tels affaires g n rales divers Les informations 2 QUELLES SONT LES ARCHIVES CONCERNEES d crites permettront de savoir si le d
3. ielle du d p t T o icabilit de la totalit du d p t oo BE N 7 Sommaire du d p t N articles Description sommaire et dates extr mes des principales cat gories de documents d pos s composition mat rielle du d p t x le nombre d unit documentaire registre bo te archives pr sente comprise dans le d p t Pris en charge Bordereau e D pos le Le Maire nom et titre visa du maire ou du pr sident de l tablissement proc dant au d p t de attestant de son accord de la proc dure valant d charge de la conservation des archives mentionn es sur le i n bordereau a Les espaces gris s seront remplis par les archives d partementales apr s la prise en charge physique des documents Un exemplaire du bordereau d ment renseign sera retourn au producteur dans lattente de tablissement du r pertoire num rique d taill de ses archives d pos es N B les zones gris es sont r serv es aux archives d partementales
4. ocument est de conservation d finitive et s 1l entre dans les cat gories concern es par le d p t Selon l article L 212 11 et suivants du Code du patrimoine sont concern s par le d p t aux archives d partementales Pour les communes les documents d tat civil ayant plus de 150 ans les plans et registres cadastraux ayant cess s d tre en service depuis Archives d partementales de l Yonne D p t niue Peca o l les autres documents d archives d finitives ayant plus de 100 ans CADASTRE_ sas du contenu o Pour les groupements de communes se Matrice des propri t s b ties Folios n 1 480 les documents d archives de conservation d finitive non utiles la ges tion de l tablissement N B le delai de conservation par le producteur est fixer avec les archives d partementales les archives produits par des groupements dont il est mis fin l existence sans reprise des comp tences O O BATIMENTS COMMUNAUX 9 EE EE 3 POURQUOI ETABLIR UN BORDEREAU DE D POT Le bordereau est essentiel car il mat rialise le transfert physique et de la Pr sentation du contenu utiliser dans le cas de documents dont l intitul et les responsabilit juridique des documents servant de d charge au producteur qui dates sont identiques mais dont le contenu diff re remet la conservation des archives d crites entre les mains des archives d parte Dates de d but date
5. s de fin date du document le plus ancien et celle du plus r mentales cent contenus dans l article Elles permettent d tablir que les documents entrent dans le champ chronologique de l article L 212 11 du Code du patrimoine Il sert d outil de v rification lors de la pr paration du d p t afin de s assu rer que les documents propos s sont bien de conservation d finitive et qu ils en Archives d partementales de l Yonne Vos contacts trent bien dans le champ d application des textes r glementaires Il est galement 37 rue Saint Germain Pierre Fr d ric BRAU n cessaire pour effectuer le contr le du contenu de chaque bo te et ainsi s assurer 89000 AUXERRE directeur des archives de l Yonne que tous les documents mentionn s sur le bordereau sont bien pr sent lors du d Tel 03 86 94 89 00 p t Fax 03 86 94 89 03 C line CROS Sa r daction r pond des r gles simples mais qu il convient de respecter Mail archives cg89 fr responsable des archives publiques d pos es 4 COMMENT R DIGER UN BORDEREAU DE D P T a Les outils n cessaires la r daction du bordereau Archives d partementales de l Yonne Le cadre de classement des archives communales de 1926 annex l arr t 37 rue Saint Germain i a ee B 89000 AUXERRE interminist riel du 31 d cembre 1926 est l outil essentiel la pr paration du d p t t l 03 86 94 89 00 et de son bordereau En effet 1l d finit fax
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