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1. 65 Pers nliche Taste seules 42 al v 65 Profil aktlVIGI eli u Rye arda 75 Profil kopieren aa anni ee 74 Profil l schen ass nn 74 30 1911 E E E EOE E ROLE La 73 Profllsch lter 2 0 BR RR a 75 Protokollierung Fenstereinstelllungen 15 R RINgAIONE quiasesa eati fii een 63 R ckfrage im Gespr ch 57 R ckruf anfordern lssesesuss 54 R ckruf beantworten sessss 55 Rufumleitung besetzt susesususs 60 Rufumleitung sofort rues sck rye vr eR SE TESTES 60 Rufverteilung Agentensteuerung 86 Rufweiterschaltung elseeseesee 60 hwln2c PTT 69 UD Tr T P 60 S Schnellsuche 2 esicecite rar rn 30 52 SEBIUUZ anne 66 Sicherheitshinweise 222ccseeseeeeeennn 8 Softwareabh ngigkeit 222ecceencen 17 son MP 16 Sprache Q 69 STAND 70 Index m Suchen im Telefonbuch Lss 30 Systemabh ngigkeit suuuusuu 17 T Taste l schen uso odesxpkkexercerRV PEE CES 47 71 Tastenkombinationen Fenstereinstelllungen 13 Tastenquittungston eeeeeeeeeee 69 Teamtaste 22 zberRRer ekesrese vehe puERER RE 70 Telefon sperren u a 69 TEILIOABUER ereraa iner EENE TEESE 25 Telefonbuch verwalten 27 Telefonbucheintrag bearbeiten 29 Telefonbucheintrag drucken
2. e AUSSA ri Dial ped ri aus iB I 0 0015525550175 _ P M Omcesut dp 9 d e a ap PDP W aa 4a 4 r Presence Imbcat m Bram emma tq a4 ax 4 Stefan moos 90123 OCT 150 150 Mm B Dm Cab e nmn M ossis Om J zm om i Alzhonetooi Mame b menire Selan Nobel 80 Achag mit SIP OOI 24 901 amp op SF X Ug Fia P ena f je S NEE DECT Vakaet TIS DECT Vakant 125 35 Qflice 70 RA 29 x Calm Aus n oett v0 B mete ea Adaon SPD Sm Jj omm ML YA Egg Cankac s in phone dook 12 Die OfficeSuite ist ein benutzerfreundlicher CTI Client der sich sehr gut in einer lebhaften und arbeitsintensiven Umgebung einsetzen l sst CTI Computer Technology Integration bezeich net die Verbindung von Telefon mit Computersystemen Die OfficeSuite kann nicht nur mit einem drahtgebundenen Endger t verbunden werden son dern ebenso mit einem zus tzlichem mobilem Endger t oder Softphone und schaltet selbst n dig auf das jeweils genutzte Ger t um Im neuen modernen Design und mit klar strukturierter Bedienoberfl che erweitert die Office Suite die M glichkeiten welche die Systemendger te bieten Viele Optionen und Leistungs merkmale erm glichen hochstehende Telefonie per Mausklick Dank guter Integration in Ihre PC Arbeitsumgebung unterst tzt ja erleichtert die OfficeSuite ein effizientes Arbeiten im hektischen Alltag Sie k nnen einen ankommenden Anruf entgegen nehmen
3. 51 Telefonieren mit Komfortfunktionen mmm B W hlen mit Namen Sie m chten einen Benutzer ber seinen Namen anrufen Voraussetzung Der Name mit zugeh riger Rufnummer ist in einem Telefonbuch des Systems oder in einem angeschlossenen externen Telefonverzeichnis gespeichert F r die Namenwahl geben Sie im Telefonfenster die entsprechenden Buchstaben ein bis der gew nschte Benutzer oder eine Liste angezeigt wird Weil der gew nschte Benutzer in allen ausgew hlten Telefonb chern gesucht wird kann sich die Reaktionszeit stark verl ngern Erweitern Sie Ihre Suche indem Sie Nachname Vorname und Ortschaft jeweils mit Leerzei chen getrennt zum Beispiel nobel stef solo f r Nobel Stefan in Solothurn eingeben Fragen Sie Ihren Systembetreuer ob Sie zuerst die Anfangsbuchstaben des Nach oder des Vor namens eingeben m ssen oder ob Sie unabh ngig davon suchen k nnen Geben Sie im Telefonfenster die Anfangsbuchstaben des gesuchten Namens und Vornamen und Ortschaft ein bis der Benutzer oder eine Liste angezeigt wird und w hlen Sie den entsprechenden Benutzer aus Klicken Sie auf die Gespr chstaste fa Markierte Rufnummer wird gew hlt B W hlen aus Telefonbuch Sie m chten einen Kontakt direkt in einem der angeschlossenen und ausgew hlten Telefonb cher suchen Dazu haben Sie im Telefonbuch die folgenden Suchm glichkeiten e Markieren Sie den gesuchten Kontakt direkt im entsprechenden Telefonbuch
4. ll Fenstereinstellungen Sie m chten die Fenstereinstellungen des Kalenders an Ihre pers nlichen Bed rfnisse anpas sen Alle Einstellm glichkeiten erfahren Sie im Kapitel Fenster Einstellungen Bedienung Seite 13 ffnen Sie das Kontextmen des Kalenderfensters und w hlen Sie Fensterein stellungen aus W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert 48 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 EM Anwesenheitsanzeige und Kalender Aktionen im Kalender In diesem Abschnitt erfahren Sie wie Sie den Kalender an Ihre pers nlichen Bed rfnisse anpassen k nnen E Kalendereintrag anzeigen hinzuf gen bearbeiten l schen Sie m chten einen neuen Eintrag in Ihren Kalender aufnehmen oder bearbeiten oder l schen Kalendereintrag anzeigen W hlen Sie den gew nschten Eintrag aus und ffnen Sie ihn mit Doppelklick Eintrag wird ge ffnet Kalendereintrag hinzuf gen Doppelklicken Sie den gew nschten Tag im Kalender oder ffnen Sie das Kon textmen rechts im Kalenderfenster und w hlen Sie Neu aus Fenster Neuer Kalendereintrag wird ge ffnet W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit OK Einstellung ist gespeichert Kalendereintrag bearbeiten W hlen Sie den gew nschten Eintrag aus ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Bearbei
5. ususuuue 79 BENUTZER area een ee 65 Benutzer ndern 222seeeseeeeneeeenen en 38 Benutzer hinzuf gen eeslssesss 38 Benutzer l schen 22essseeeeeeeeenen nn 38 Benutzerinformationen slsessss 8 BereicliSEOTl unserer sets Pede snietiss 69 Beschriftungsstreifen ssuuuu 47 71 C EE a er ee TM EI EE 2 D Default mleitziel 2 52 1 9 erbe 66 Direkte Antwort DECT sseseeesse 69 Diskretruf DECT eseeeeeeeeee 68 Dokumenteninformation esses 9 DENT aussen ee NM RO ORUM MEN 69 Durchsage Schutz useeslsleeeeesss 66 Durchsage empfangen sues 56 Durchsage starten ssseeeeeeeees 56 E Einstellungen Agentensteuerung 84 Einstellungen Anwesenheitsanzeige 33 Einstellungen Externes Display 4 Einstellungen Journal uses 19 Einstellungen Kalender 48 Einstellungen Leitungstasten 41 Einstellungen Telefonbuch 26 Elementfeld lessen 34 Eine 01 1 EEEE T EEE ETETE 68 Erweiterte Suche 121 2 osten 30 52 Externes Display lseeeeeesss 4 85 F Farbanzeige Benutzererstatus 36 Farbanzeige Leitungsstatus susue 43 Fenster Fenstereinstelllungen 14 Fernbedienung Schutz uususue
6. B Suchen im Telefonbuch Sie m chten einen Kontakt direkt in einem der angeschlossenen und ausgew hlten Telefonb cher suchen Dazu haben Sie im Telefonbuch die folgenden Suchm glichkeiten e Markieren Sie den gesuchten Kontakt direkt im entsprechenden Telefonbuch Klicken Sie am rechten Rand des Telefonbuchfensters auf oder bzw den entspre chenden Buchstaben Schnellsuche Geben Sie dazu im markierten Telefonbuch die Anfangsbuchstaben des gesuchten Namens ein bis der gew nschte Benutzer erscheint Ob Sie zuerst die Anfangs buchstaben des Nach oder des Vornamens eingeben m ssen h ngt davon ab wie die Kon takte angezeigt werden Wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer f r mehr Informationen e Erweiterte Suche Bei der Erweiterten Suche k nnen Sie Ihre Suche nach bestimmten Suchkri terien einschr nken um gezielte Suchresultate zu erhalten Die Suchkriterien sind Suche in Kontakten oder Journaleintr ge wenn Erweiterte Suche ber das Telefoniefens ter ge ffnet wurde Suchen in W hlen Sie bestimmte Telefonb cher aus indem Sie auf klicken Suchtext Geben Sie einen aussagekr ftigen Suchtext wie Name oder Rufnummer ein Wenn Sie keine Feldeinschr nkung festgelegt haben wird in allen Feldern gesucht Falls die Felder nicht angezeigt werden klicken Sie auf In der Erweiterten Suche kann der Suchtext einem beliebigem Teil des gespeicherten Kontakts entsprechen Klicken Sie auf El im
7. Einstellungen sind gespeichert Hinweis Das Fenster Anrufumleitungen k nnen Sie auch ber das entsprechende Sym bol im Telefonfenster siehe Kapitel Anzeige Symbole Anrufumleitungen Seite 5 ffnen oder ber das Kontextmen des Telefonfensters Anrufumlei tungen b Anruflenkung konfigurieren W hlen Sie im Konfigurationsfenster das Dialogfeld Profile aus 13 Markieren Sie das gew nschte Profil und w hlen Sie das Register Anrufumlei tungen aus Setzen Sie das H klein bei Profil ndert Pers nliche Anruflenkung w hlen Sie die gew nschte Anruflenkung und best tigen Sie mit bernehmen Einstellungen sind gespeichert 71 Konfiguration mm B Voice Mail Profile Sie m chten einen Anruf auf eine Voice Mail umleiten Sie k nnen festlegen auf welche Voice Mail umgeleitet werden soll Weisen Sie dazu Ihrem Anwesenheitsprofil ein Voice Mail Profil zu ae W hlen Sie im Konfigurationsfenster das Dialogfeld Profile aus Markieren Sie das gew nschte Profil und w hlen Sie das Register Voice Mail aus W hlen Sie im Fenster Konfiguration die gew nschte Einstellung aus Mit LJ und Sie die Begr ssung anh ren und aufnehmen Best tigen Sie mit ber nehmen Einstellungen sind gespeichert Hinweise Die gesamte Profilkonfiguration k nnen Sie ffnen indem Sie das gew nschte Profil markieren das Kontextmen mit der rechten Maustaste ffnen und Konfigurationen ausw hlen e W
8. Telefonfenster Anzeige mit Symbolzeile Zustandsanzeige mit Symbolen aktuelle Anzeigen zum Telefonverkehr Foxtasten Gespr chstaste Gespr ch aufbauen entgegennehmen e Beendentaste e Gespr ch beenden TT Eingabe ohne Speichern beenden bzw zur ck in Ruhezustand Journaltaste Anruflisten ffnen Telefonbuchtaste Telefonb cher ffnen Fusszeile Verbindungsstatus Kontextmen Kontextmen ffnen Wahlblock Bedienungs und Anzeigeelemente mmm ll Bedienungselemente Externes Display Office Suite Workshop starts at 09 15 in Meeting Room 11 Lesen L schen Auckruf 1 Externes Display Alarmmeldungen die auf der Anzeige Ihres Endger tes angezeigt werden k nnen Sie zus tzlich auf dem Bildschirm Ihres PC anzeigen lassen 2 Kontextmen Kontextmen ffnen lil Einstellungen Externes Display Sie k nnen f r jede Alarmmeldung z B Alarm Dringend Meldung einen individuellen Sound ausw hlen Die Anzeige am Endger t erfolgt gem ss der gew hlten Priorit t Die Priorit tsein stellungen sind Teil des Anzeigeprofils siehe Kapitel Benachrichtigungsprofile Seite 79 ffnen Sie das Fenster Externes Display ber ein Fenster Kontextmen gt Wei 7 tere Fenster gt Externes Display ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie Einstellungen aus 7 Fenster Externes Display Einstellungen wird ge ffnet W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit
9. Klicken Sie am rechten Rand des Telefonbuchfensters auf oder bzw den entspre chenden Buchstaben Schnellsuche Geben Sie dazu im markierten Telefonbuch die Anfangsbuchstaben des gesuchten Namens ein bis der gew nschte Benutzer erscheint Ob Sie zuerst die Anfangs buchstaben des Nach oder des Vornamens eingeben m ssen h ngt davon ab wie die Kon takte angezeigt werden Wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer f r mehr Informationen Erweiterte Suche Bei der Erweiterten Suche k nnen Sie Ihre Suche nach bestimmten Suchkri terien einschr nken um gezielte Suchresultate zu erhalten Die Suchkriterien sind Suche in Kontakten oder Journaleintr ge wenn Erweiterte Suche ber das Telefoniefens ter ge ffnet wurde Suchen in W hlen Sie bestimmte Telefonb cher aus indem Sie auf klicken Suchtext Geben Sie einen aussagekr ftigen Suchtext wie Name oder Rufnummer ein Wenn Sie keine Feldeinschr nkung festgelegt haben wird in allen Feldern gesucht Falls die Felder nicht angezeigt werden klicken Sie auf In der Erweiterten Suche kann der Suchtext einem beliebigem Teil des gespeicherten Kontakts entsprechen 52 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 N Telefonieren mit Komfortfunktionen Hinweise Die Darstellung der Telefonbucheintr ge k nnen Sie unter Ansicht zwischen Liste und Kontaktkarten wechseln Jenach Gr sse und Anzahl der angesch
10. Telefonieren mit Komfortfunktionen Seite 50 oder in der Bedienungsanlei tung zu Ihrem Endger t Teamtaste speichern W hlen Sie das gew nschte Partner Endger t und dessen Audio und Beant wortungsoptionen aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert Beschriftungsstreifen drucken Sobald Sie alle Tasten konfiguriert haben klicken Sie auf Schaltfl che Beschrif tungsstreifen Fenster Beschriftungsstreifen drucken wird ge ffnet W hlen Sie aus was Sie drucken wollen und klicken Sie auf Drucken Beschriftungsstreifen werden gedruckt Taste l schen Klicken Sie auf die gew nschte Taste klicken Sie auf Taste l schen best tigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja und best tigen Sie mit OK Taste wird gel scht 71 Konfiguration mm B Funktionsbefehle Mit den Funktionsbefehlen formulieren Sie eine Funktion nach Ihrem pers nlichen Bed rfnis Eine Funktion kann aus einem oder mehreren Funktionsbefehlen und Funktionscodes sowie der Rufnummer bestehen Sie k nnen eine Funktion direkt ausf hren oder auf einer Funktions taste speichern Funktion frei konfigurierbar ausw hlen Tab 1 Folgende Funktionsbefehle sind verf gbar abh ngig vom Endger t 0 ewen Uo SckundePausevorn chr klen OOOO O inwahereretungeingegebeneAumummereinseien 3 Steenastenfunkton Worgeschahee Anea _ _ _ ___ zZ DTMF Modus Tonwahl aktivieren deaktivieren Zuetzigem hlehum
11. net dass Sie mit dem ersten Tastendruck die Funktion aktivieren und und mit einem weite ren Tastendruck den Befehl wieder deaktivieren Teamtaste Organisation in einem Team Mehr Informationen dazu finden Sie in der Bedie nungsanleitung Ihres Endger tes e Leitungstaste Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel Leitungstasten Seite 41 W hlen Sie im Konfigurationsfenster das Dialogfeld Endger t aus Falls Sie meh _ rere Endger te angemeldet haben markieren Sie das gew nschte Endger t idi W hlen Sie das Register Konfigurierbare Tasten oder Erweiterungstastenmodul aus Klicken Sie auf die gew nschte Foxtaste oder konfigurierbare Taste Fenster Taste bearbeiten wird ge ffnet Aktionstyp ausw hlen W hlen Sie den gew nschten Typ Rufnummer Team oder Funktion aus 70 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 ee Konfiguration Rufnummer speichern W hlen Sie die gew nschte Belegung f r Einzel und Doppelklick aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert Hinweis Ob Sie konfigurierbare Tasten mit Einzel oder Doppelbelegung haben ist abh ngig vom Endger t Funktion speichern Geben Sie einen Namen ein w hlen Sie eine Funktion aus nehmen Sie die gew nschten Einstellungen vor und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert Hinweis Weitere Informationen zu den einzelnen Funktionen finden Sie im Kapitel
12. Leitungstaste speichern Klicken Sie auf die gew nschte Leitungstaste Fenster Taste bearbeiten wird ge ffnet W hlen Sie die Audio Beantwortungs und Belegungsoptionen aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert Beschriftungsstreifen drucken Sobald Sie alle Tasten konfiguriert haben klicken Sie auf Schaltfl che Beschrif tungsstreifen H Fenster Beschriftungsstreifen drucken wird ge ffnet W hlen Sie aus was Sie drucken wollen und klicken Sie auf Drucken Beschriftungsstreifen werden gedruckt Taste l schen Eine Leitungstaste kann nur von Ihrem Systembetreuer gel scht werden 47 Anwesenheitsanzeige und Kalender mmm Kalender In diesem Abschnitt erfahren Sie wie Sie den Kalender an Ihre pers nlichen Bed rfnisse anpassen k nnen E Einstellungen W hlen Sie den gew nschten Rufton aus mit welchem Sie an Ihre Kalendereintr ge erinnert werden sollen Wenn Kalenderereignisse auch auf der Anzeige Ihres Endger tes angezeigt werden sollen ff nen Sie das Kontextmen des Telefonfensters Benachrichtigungen und setzen das H klein bei Kalenderereignisse ffnen Sie das Fenster Kalender ber ein Fenster Kontextmen Weitere Fens ter Kalender ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie Einstellungen aus Fenster Kalendereinstellungen wird ge ffnet W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert
13. Sch tz eee rne RE Rn 66 Anrufumleitung assueti RE RP VR PER US 60 Anrufumleitung bei besetzt 60 Anrufumleitungen Schutz 66 Anrufumleitungprofil lssususs 77 Anrufverwaltung via OfficeSuite 2 Anwesenheitsanzeige ss 32 Anwesenheitsstatus 22222eeeeeeeeneeeenn 37 Anwesenheitsstatus festlegen 37 hp aussnnauast acer 70 Anzeige Symbole Agentensteuerung 85 Anzeige Symbole Anrufumleitungen 5 Anzeige Symbole Benutzer Rufnummer 35 Anzeigesymbole Funktionstasten 36 Anzeige Symbole Journal 20 Anzeige Symbole Profile ususue 5 Anzeige Symbole Telefon 6 Anzeige Symbole Telefonstatus 5 35 of 68 Aufmerksamkeitston 22222eseeeeseeen 68 Aufschalten Schutz sseseessss 66 e U TC 60 B Bedienung Fenstereinstelllungen 13 Bedienung der Leitungstasten 42 Bedienungselemente Agentensteuerung 85 88 Bedienungselemente Externes Display 4 Bedienungselemente Telefon Wahlblock 3 Beendentaste 222eeeeeeeeeneeeenee nennen 3 Belelcht ng ses 70 Beleuchtungsintensit t sussue 70 Benachrichtigungen 2222eceseeeeeeenn 80 Benachrichtigungsprofil
14. ffnen Sie das Kontextmen der Leitung deren Eigenschaften Sie ndern wol len mit der rechten Maustaste und klicken Sie auf Eigenschaften Fenster Leitungstaste Eigenschaften wird ge ffnet W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert Leitung l schen ffnen Sie das Kontextmen der Leitungstaste die Sie l schen wollen mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Element l schen Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja Leitung ist gel scht Aktionen Leitungstasten Bl Anruf auf Leitungstaste entgegennehmen Sie werden auf einer oder mehreren Leitungstasten angerufen Die Leitungstaste n blinken gr n Sie m chten den Anruf f r eine Leitungstaste entgegennehmen Sie entscheiden welchen Anruf Sie auf welcher Leitungstaste entgegennehmen indem Sie eine Leitung ausw hlen und mit der entsprechenden Bedienerf hrung siehe Kapitel Bedie nung der Leitungstasten Seite 42 den Anruf entgegennehmen W hlen Sie die gew nschte Leitungstaste aus und belegen Sie die Taste Lei tung belegen beantworten mit Doppelklick Ihrer Tastenkombination oder via Kontextmen Leitung ist belegt E Telefonieren ber Leitungstaste Sie m chten ber eine Leitungstaste telefonieren Sie k nnen ber jede freie Leitungstaste telefonieren Jede Leitungstaste besitzt ihre eigene Rufnummer das heisst beim Telefonieren bertragen Sie die zur aktiven Lei
15. 00 T Wolfgang Perlich 000483061044 17 03 2008 14 46 26 00 0032 i 0 0783201744 14 03 2008 15 13 31 00 0622 zl Bereit Anrufe in Abwesenheit unbeant Beantwortete Anrufe wortet Anrufe T Gew hlte Nummern Textmeldungen an Voice Mail LE Sperren Notiz Aufgabenliste 20 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 A Jurnal Anruflisten In diesem Abschnitt erfahren Sie wie Sie ber das Journal Gespr che einleiten k nnen B Anrufliste unbeantworteter Anrufe Sie m chten einen Benutzer zur ckrufen der versucht hat Sie anzurufen Ihre OfficeSuite speichert automatisch die Rufnummer dieses Benutzers in einer Anrufliste und die Anzeige zeigt Sie k nnen diesen Benutzer ber das Journal zur ckrufen Das System l scht nach einer bestimmten Zeit alle Eintr ge im Journal Defaulteinstellung 10 Tage Wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer f r mehr Informationen Sie k nnen einzelne Benutzer sperren wenn Sie nicht wollen dass diese aus einer der Listen gel scht werden Klicken Sie auf im Telefonfenster Register Unbeantwortet wird ge ffnet und zeigt Liste der unbeantworteten Anrufe Oder Klicken Sie auf jj im Telefonfenster und w hlen Sie das Register Unbeantwor tt tet aus Liste der unbeantworteten Anrufe wird angezeigt Benutzer anrufen y Markieren Sie den Benutzer und klicken Sie auf die Schaltfl che Anrufen Markierte Rufnummer wi
16. 30 Telefonbucheintrag erstellen 29 Telefonbucheintrag l schen 29 Telefonb cher bearbeiten 28 Telefonb chtaste ora aus a ads 3 Telefonieeinstellungen 16 Telefonieren mit Komfortfunktionen 50 Telefonieren ber Aastra 2380ip 16 Telefonieren ber Leitungstaste 45 Textmeladaungen 42 ecc ae 22 Textmeldungen lesen 62 U berlastton DECT ssseeeen 69 V Verbindung Fenstereinstelllungen 14 Verf gbare Telefonb cher 27 Verf gbarkeit des Produkts 9 Verwendungszweck esses 8 Vibraruf DECT vs cero texeteceos vuveetevtecnr cus 68 Voice Mall an ann cte E EXER ETE AR YR S 23 Voice Mail Begr ssungen 78 Voice Mail Profil 222222eceeeeeeeeenen 78 Vorbestimmte Zielnummern 66 W WANIDIOCK d osea ber pes PIE Ut S estara 3 W hlen aus einer anderen Anwendung 54 W hlen aus Telefonbuch 52 W hlen mit Namen seeeeese 52 W hlen mit Rufnummer ssss 51 Warenzeichen susanne 9 Weitere Funktionen im Journal 24 Weiterleiten 222222eeeeeeeeeeeeenenennnn 61 Z ul Tc 66 90 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 IntelliGate ist ein eingetragenes Warenzeichen von Aastra Techni
17. CLIP die gew nschte Arbeitsgruppe aus Geben Sie die gew nschte Rufnummer ein und klicken Sie auf die Gespr chs taste Rufnummer wird gew hlt Hinweis KD Wenn es sich um einen externen Benutzer handelt sieht der Angerufene die Rufnummer oder den Name der Arbeitsgruppe Wenn es sich um einen inter nen Benutzer handelt sieht der Angerufene Ihre pers nliche interne Rufnum mer oder Ihren Namen 87 Index m A ADWEBEN zes MEM FUMER 61 Agentensteuerung eeeeeee 83 Aktionen Anwesenheitsanzeige 40 Aktionen Leitungstasten sssse 45 AKLIONSIYP MMec CT 70 Aktualisierung dev acr are 12 Allgemein Endger t 69 Allgemein Profile ssseeseeeesse 76 Allgemein Telefonieeinstellungen 16 Alpriawalll 455522 er 16 Anklopfen Schutz eseseueesss 66 Anklopfen beantworten 55 Anklopfen bei internem Benutzer 55 Anruf abweisen w hrend Rufphase 61 Anruf auf Leitungstaste entgegennehmen 45 Anruf entgegennehmen 51 Anruf f r anderen Benutzer bernehmen 40 Anruf in Arbeitsgruppe entgegennehmen 86 Anruf weiterleiten w hrend Rufphase 61 Anrufen aus Telefonbuch 31 Anrufliste beantworteter Anrufe 21 Anrufliste unbeantworteter Anrufe 21 ANTUNISIEN ae 21 Ahrufschutz
18. Einstellungen des Telefonbuchs In diesem Abschnitt erfahren Sie wie Sie das Telefonbuch an Ihre pers nlichen Bed rfnisse anpassen k nnen Je nach Gr sse und Anzahl der angeschlossenen und ausgew hlten Telefonb cher kann sich die Reaktionszeit stark verl ngern E Einstellungen Setzen Sie das H klein bei Zeige auch Kontakte ohne Namenseintrag wenn auch Kontakte ange zeigt werden sollen bei denen im Namensfeld nicht eingetragen wurde Klicken Sie auf H im Telefonfenster Fenster Telefonbuch wird ge ffnet ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie Einstellungen aus Fenster Telefonbucheinstellungen wird ge ffnet W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert E Fenstereinstellungen Sie m chten die Fenstereinstellungen des Telefonbuchs an Ihre pers nlichen Bed rfnisse anpassen Alle Einstellm glichkeiten erfahren Sie im Kapitel Fenster Einstellungen Bedie nung Seite 13 ffnen Sie das Kontextmen des Telefonbuch Fensters und w hlen Sie Fenste reinstellungen aus W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert 26 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 e efonbuch Telefonbuch verwalten In diesem Abschnitt erfahren Sie welche Telefonb cher Ihnen zur Verf gung stehen und wie Sie einen neuen Eintrag im Tel
19. OK Einstellungen sind gespeichert ll Fenstereinstellungen Sie m chten die Fenstereinstellungen des Externen Displays an Ihre pers nlichen Bed rfnisse anpassen Alle Einstellm glichkeiten erfahren Sie im Kapitel Fenster Einstellungen Bedie nung Seite 13 ffnen Sie das Kontextmen des Externen Display Fensters und w hlen Sie Fenstereinstellungen aus W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 A Bedienungs und Anzeigeelemente E Anzeige Symbole Anrufumleitungen Bei neuen Ereignissen zum Beispiel einem Anruf in Abwesenheit einer neuen Meldung oder bei aktivierten Funktionen z B Umleiten zeigt die Anzeige im Ruhezustand ein Symbol oder einen Anzeigetext Klicken Sie auf das Symbol um die entsprechenden Informationen abzuru fen Keine Umleitung Anrufumleitung bei besetzt oder Rufweiterschaltung me Anrufumleitung p Ziel Voice Mail Ziel Vermittler H Ziel mobiles Endger t XC Ziel Ruhe vor dem Telefon ll Anzeige Symbole Telefonstatus 2 Verf gbar LS Nicht verf gbar P Abwesend 5 Besch ftigt Ta Besprechung E Anzeige Symbole Profile P Kein aktives Profil 2a Profil aktiviert mm Aktiviertes Profil mit Anderungen Bedienungs und Anzeigeelemente Mmmm ll Weitere Anzeige Symbole 4 n Anrufe in Abwesenheit unbe
20. Systembetreuer f r mehr Informationen e Display Text Die Meldung wird als Text in das Display des Endger tes als auch in das Externe Display geschrieben Voraussetzung Der Benutzer besitzt ein Telefon das Meldungen empfangen kann 61 Telefonieren mit Komfortfunktionen mmm Klicken Sie auf EE im Telefonfenster Fenster Telefonbuch wird ge ffnet Markieren Sie den gew nschten Kontakt im gew nschten Telefonbuch Klicken Sie auf die Schaltfl che Meldungen w hlen Sie den gew nschten Nachrichtentyp aus schreiben Sie den gew nschten Text und best tigen Sie 2S mit Senden Meldung wird gesendet E Textmeldungen lesen Wenn Sie eine Textmeldungen ber PBX erhalten zeigt Ihre Anzeige im Telefonfenster das Brief umschlagssymbol Klicken Sie auf m p Register Textmeldungen wird ge ffnet und zeigt Liste aller Textmeldungen Meldung lesen ER Gew nschte Meldung markieren und auf Schaltfl che Textmeldung lesen kli cken oder doppelklicken Meldung l schen Gew nschte Meldung markieren und auf Schaltfl che Eintrag l schen klicken ll Pers nliche Anruflenkung Sie m chten festlegen welches Ihrer Endger te bei ankommenden Anrufen ruft Wenn Ihnen Ihr Systembetreuer eine Rufnummer mit mehreren Endger ten sowie die 5 Anruf lenkungen eingerichtet hat k nnen Sie mittels der pers nlichen Anruflenkung bestimmen an welchen Endger ten ein Anruf signalisiert wird Ihr Systembetreuer kann Ihnen
21. Wenn Sie Im Headset Betrieb einen Anruf ber die Gespr chs oder Lautsprechertaste entgegennehmen wird dieser am Headset angeboten Wahlweise kann der Anruf auch durch Abheben des H rers entgegengenommen werden e DTMF aktiviert Aktivieren Sie die W hlart DTMF Tonwahl wenn Sie von Ihrem Telefon aus andere Ger te steuern oder Dienstleistungen abrufen m chten zum Beispiel die Fernab frage des Anrufbeantworters oder Telebanking Im DTMF Modus generiert jeder Tasten druck ein Tonsignal F r mobile Endger te k nnen Sie zus tzlich folgende Einstellungen aktivieren deaktiveren Direkte Antwort Beantworten eines Anrufs direkt durch Herausnehmen des Telefons aus der Lademulde ohne Dr cken der Gespr chstaste e Tastenquittungston Jeder Tastendruck wird mit einem Ton best tigt e berlastton Sobald Sie sich in einer Versorgungsl cke des Versorgunsbereichs befinden oder das System berlastet ist ert nt ein Ton e Bereichston Sobald die Verbindung zwischen Ihrem Telefon und dem System sich an der Verbindungsgrenze befindet ert nt ein Ton W hlen Sie im Konfigurationsfenster das Dialogfeld Endger t aus Falls Sie meh rere Endger te angemeldet haben markieren Sie das gew nschte Endger t aal 27 a i W hlen Sie das Register Allgemein aus W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit ber nehmen Einstellungen sind gespeichert 69 Konfiguration mM ll Anzeige Sie k nnen d
22. auf ein bestimmtes Ziel umgeleitet Fernbedienung Fernbedienung auf Ihr Endger t sperren F W hlen Sie im Konfigurationsfenster das Dialogfeld Benutzer aus d W hlen Sie das Register Schutz aus W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit ber nehmen Einstellungen sind gespeichert eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 ee Konfiguration ll Leitungsrechte Sie m chten einem Benutzer Leitungsrechte bertragen Sie k nnen einem Benutzer ein Recht Kontrollieren oder berwachen auf die eigene Leitung zuweisen Leitung hinzuf gen BE W hlen Sie im Konfigurationsfenster das Dialogfeld Benutzer aus W hlen Sie das Register Leitungsrechte aus W hlen Sie mit Hinzuf gen die gew nschte Leitung aus bertragen Sie das Recht und best tigen Sie mit bernehmen Einstellungen sind gespeichert Leitung l schen Markieren Sie die gew nschte Leitung klicken Sie auf L schen und best tigen Sie mit Ok Leitung wird gel scht li Pers nliche Anruflenkungen konfigurieren Sie m chten eine Auswahl an pers nlichen Anruflenkungen konfigurieren Abh ngig vom Berechtigungsprofil das Ihnen Ihr Systembetreuer zugewiesen hat k nnen Sie selber bis zu 5 Anruflenkungen einrichten und so bestimmen an welchen Endger ten ein Anruf signalisiert wird Weitere Informationen zur pers nlichen Anruflenkung finden Sie im Kapitel Pers
23. bis 5 Anruf lenkungen einrichten siehe auch Kapitel Pers nliche Anruflenkungen konfigurieren Seite 67 Einen Anruf k nnen Sie nur an Endger ten entgegennehmen an welchen der Anruf signa lisiert wird Wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer f r mehr Informationen Sie k nnen eine Anruflenkung f r alle Endger te aktivieren Wenn Sie keine Anruflenkung kon figuriert haben wird die Werkseinstellung alle Endger te werden gerufen als Standard ver wendet Die Funktion muss auf eine Fox oder Funktionstaste des Endger ts siehe Kapitel Konfigurier bare Tasten Erweiterungstastenmodul Seite 70 oder auf eine Funktionstaste in der Anwesen heitsanzeige gelegt werden siehe Kapitel Funktionstaste hinzuf gen ndern l schen Seite 39 62 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 ee Telefonieren mit Komfortfunktionen Pers nliche Anruflenkung auf Funktionstaste in der Anwesenheitsan zeige speichern Funktionstaste in der Anwesenheitsanzeige konfigurieren Funktion PBX Ope rationen gt Pers nliche Anruflenkung und Anruflenkungs ID aus Liste ausw hlen Mit OK best tigen Pers nliche Anruflenkung aktivieren deaktivieren Funktionstaste f r lt Pers nliche Anruflenkung gt in der Anwesenheitsanzeige mit Doppelklick aktivieren deaktivieren Pers nliche Anruflenkung auf Fox Funktionstaste des Endger ts speichern Fox Funktionstaste im Konfigurationsfenster konfigu
24. ert nt f r 10 Sekunden ein Dauerruf der Sie auf den wartenden Gespr chs partner aufmerksam macht Wenn Sie w hrend dieses Dauerrufs den H rer abheben sind Sie wieder mit Ihrem 1 Gespr chspartner verbunden Bl Makeln zwischen R ckfragepartner und Gespr chspartner Sie sprechen mit einem R ckfragepartner und halten Ihren Gespr chspartner in Haltestellung Sie m chten zwischen beiden beliebig wechseln Mit der Funktion Makeln k nnen Sie in einer R ckfrage zwischen R ckfragepartner und gehaltenem Gespr chspartner wechseln Makeln ist m glich mit internen und externen Benutzern Makeln k n nen Sie auch zwischen Konferenzteilnehmern als Gruppe und einem R ckfragepartner Makeln Auf Foxtaste Makeln klicken Gespr chspartner wechselt Anderer Gespr chspartner ist in Haltestellung Aktuelle Verbindung beenden Auf Foxtaste Beenden klicken gt Gespr chspartner getrennt Mit Gespr chspartner in Haltestellung verbun den 57 Telefonieren mit Komfortfunktionen mmm ll Konferenzgespr ch f hren Sie f hren ein Gespr ch und halten gleichzeitig einen Gespr chspartner in Haltestellung Den gehaltenen Gespr chspartner m chten Sie ins laufende Gespr ch hinzuschalten und ein Konfe renzgespr ch f hren Mit der Funktion Konferenz schalten Sie einen gehaltenen Gespr chspartner zum laufenden Gespr ch hinzu Aus einer Konferenz heraus k nnen Sie eine R ckfrage zu einem weiteren Benutzer einleiten Zwischen
25. gemacht Verbindungsstatus zeigt Durchsage an ll Durchsage empfangen Sie werden nach einem Aufmerksamkeitston ber Ihren Lautsprecher angesprochen Sie k nnen die Durchsage stoppen oder als Telefongespr ch weiterf hren Durchsage als Telefongespr ch weiterf hren Auf Foxtaste Antworten klicken Durchsage stoppen T Auf Beendentaste klicken 56 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 N Telefonieren mit Komfortfunktionen Funktionen im Gespr ch nutzen In diesem Abschnitt erfahren Sie welche M glichkeiten Ihr Telefon bietet wenn Sie sich in einem Gespr ch befinden ll R ckfrage im Gespr ch Sie m chten ohne Ihren Gespr chspartner zu verlieren kurz einen anderen Benutzer anrufen Anschliessend m chten Sie das Gespr ch mit Ihrem Gespr chspartner fortsetzen Mit der Funktion R ckfrage k nnen Sie w hrend eines Gespr chs einen anderen Benutzer anru fen und dabei Ihren Gespr chspartner in Haltestellung halten R ckfragen sind m glich an interne und externe Benutzer Sie sind in einem Gespr ch Auf Foxtaste R ckfrage klicken Rufnummer des R ckfragepartners eingeben gt R ckfragepartner wird gerufen 1 Gespr chspartner ist in Haltestellung R ckfrage beenden Auf Foxtaste Beenden klicken Sie sind wieder mit Ihrem 1 Gespr chspartner verbunden Hinweis Wenn Ihr R ckfragepartner aufgelegt hat und Sie ebenfalls versehentlich aufle gen
26. geparkt Gespr ch der gew hlten Leitung aktiv Geparkten Anruf zur ckholen Leitung ausw hlen und Gespr chspartner mit Doppelklick Tastenkombina tion oder via Kontextmen zur ckholen Sie sind wieder mit dem geparktem Gespr chspartner verbunden B Weitere Funktionen W hlen Sie die gew nschte Leitung aus ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maus taste und w hlen Sie eine der kontextabh ngigen Funktionen aus 46 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 N AnNwesenheitsanzeige und Kalender Leitungstasten am Endger t konfigurieren Bl Verhalten einer Leitungstaste am Endger t einstellen Nachdem Ihr Systembetreuer die Leitungstasten eingerichtet hat k nnen Sie das Verhalten der Leitungstaste einstellen Sie k nnen w hlen ob zus tzlich zur blinkenden Leitungstaste ein Ruf ert nt wenn auf einer Leitungstaste angerufen wird F r den Rufton k nnen Sie eine Rufverz gerung konfigurieren Hinweis Wenn Sie eine Leitungstaste auf eine konfigurierbare Taste des Erweiterungstastenmoduls Aastra M535 legen wollen empfiehlt es sich diese auf Ebene 1 zu speichern W hlen Sie im Konfigurationsfenster das Dialogfeld Endger t aus Falls Sie mehrere Endger te angemeldet haben markieren Sie das entsprechende End ger t W hlen Sie das Register Konfigurierbare Tasten oder Erweiterungstastenmodul aus Die Leitungstasten werden angezeigt I bo
27. hrt werden Alle Anruflisten und Kontakte sind auf allen Endger ten verf gbar und werden automatisch abgeglichen Eine Durchsage wird an all Ihren Endger ten signalisiert welche Durchsage unterst tzen Sicherheit mmmmmmmmmmm B Sicherheitshinweise Die Nichtbeachtung dieser Hinweise kann Gefahren verursachen und gegen bestehende Gesetze verstossen Bl Benutzerinformationen Diese Bedienungsanleitung ist fester Bestandteil Ihrer OfficeSuite Dieses Dokument steht Ihnen auch als Online Version zur Verf gung Sie finden die aktuellste Version und weitere Dokumente unter http www aastra com docfinder Weitere Informationen finden Sie in den Unterlagen respektive auf der Homepage Ihres Ver triebsh ndlers Es liegt in Ihrer Verantwortung sich ber den Funktionsumfang die Bedienung und den sachgegerechten Einsatz zu informieren e Pr fen Sie ob Sie im Besitz aller zur Verf gung stehenden Benutzerinformationen zu Ihrem Produkt sind ob diese der Version Ihres Produktes entsprechen und ob sie aktuell sind e Lesen Sie die Benutzerinformationen genau durch bevor Sie Ihre OfficeSuite benutzen Diese Bedienungsanleitung steht Ihnen in der OfficeSuite auch im onlinefreundlichen HTML Format zur Verf gung Dr cken Sie dazu jeweils die Taste F1 e Bewahren Sie die Benutzerinformationen an einem gut zug nglichen Ort auf und nehmen Sie diese zu Hilfe wenn sich im Umgang mit der OfficeSuite
28. in einer anderen Anwendung zum Beispiel in einem Worddokument und m chten eine in diesem Dokument hinterlegte Rufnummer w hlen Sie k nnen direkt aus der Anwendung ein Gespr ch einleiten Markieren Sie die gew nschte Rufnummer Dr cken Sie bei ge ffneter OfficeSuite die von Ihnen hinterlegte Tastenkombi nation siehe Kapitel Fenster Einstellungen Bedienung Seite 13 gt Markierte Rufnummer wird gew hlt B R ckruf anfordern Sie m chten einen Benutzer sprechen Dieser Benutzer ist besetzt oder meldet sich nicht R ck rufe sind m glich zu internen und externen Benutzern Nicht alle Netzbetreiber unterst tzen diese Funktion Wenn der Benutzer besetzt ist k nnen Sie einen automatischen R ckruf aktivieren In diesem Fall ruft Ihr Telefon sobald der Benutzer sein Gespr ch beendet hat Wenn Sie dann den H rer abheben wird direkt der Benutzer angerufen Wenn der Benutzer sich nicht meldet k nnen Sie ebenfalls einen R ckruf anfordern Der Benut zer erh lt dann auf der Anzeige eine Meldung Ihres R ckrufwunsches Sie haben den Benutzer angerufen und h ren den Besetztton oder den Rufkontrollton R ckruf aktivieren Auf Foxtaste R ckruf klicken Anzeige zeigt Anruf erwartet von R ckruf deaktivieren Auf Foxtaste Deaktivieren klicken gt R ckruf ist deaktiviert Hinweis Sie k nnen jeweils nur 1 R ckruf aktiviert haben bzw kann nur 1 R ckruf von Ihnen erwartet werden Ihr R ckruf wird vo
29. nliche Anruflenkung Seite 62 Hinweis Sie k nnen eine Pers nliche Anruflenkung erst konfigurieren wenn Sie mindestens 1 Endger t ausge w hlt haben amp K W hlen Sie im Konfigurationsfenster das Dialogfeld Benutzer aus A W hlen Sie das Register Pers nliche Anruflenkung aus Geben Sie der Anruflenkung einen Namen und aktivieren Sie die gew nschten Kontrollk stchen Best tigen Sie mit bernehmen Einstellungen sind gespeichert 67 Konfiguration m Endger t Unternehmen Sie die folgenden Teilschritte um Ihr Endger t mit Hilfe der OfficeSuite zu konfigurie ren Beachten Sie dass diese Einstellungen abh ngig davon sind was f r ein Endger t Komfort stufe mobil oder drahtgebunden Sie an die OfficeSuite angeschlossen haben B Audio Sie k nnen die folgenden Rufeinstellungen Ihres Endger tes ndern Normale Rufeinstellungen Lautst rke Melodie und Geschwindigkeit Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Externe Rufmelodie verwenden damit Sie zwischen inter nen und externen Anrufen akustisch unterscheiden k nnen abh nging vom Endger t Lautst rke Einstellung f r H rer und Lautsprecher Aufmerksamkeitston Ton zum Beispiel f r Anklopfen oder Durchsage Kontrollk stchen f r Aufmerksamkeitston f r Meldungen F r mobile Endger te k nnen Sie zus tzlich folgende Einstellungen vornehmen 68 Vibraruf W hlen Sie zwischen Audio Vibraruf Beide oder Nur LED Diskretruf Aktivieren Si
30. w hrend Sie an einem Dokument arbeiten ber einen auf Windows aufgesetzten CTI Client k nnen Sie bequem Ihre Anrufe t tigen und verwalten E Anrufverwaltung via OfficeSuite Ob Direktwahl Anrufverfolgung ber das Journal w hlen mittels Tastenkombination oder die Notizfunktionen die OfficeSuite ist ein durchdachter Agent und praktischer Helfer f r die pro fessionelle Anrufkontrolle und steuerung ber den PC Dabei ist dieses Tool nicht nur auf Empfangst tigkeiten oder Sekretariate ausgelegt sondern spricht gezielt Mitarbeiter an die eine hohe Zahl an Anrufen zu bew ltigen haben Denn die OfficeSuite bietet zahlreiche Optionen und Funktionen verpackt in einem ansprechenden Design und mit einer bersichtlichen klar strukturierten Men f hrung Die OfficeSuite ist mit verschiedenen Funktionen und Optionen ausgestattet mit deren Hilfe Sie die Anruf und Mitteilungsverwaltung noch einfacher gestalten Anrufverwaltung Anwesenheits anzeige sowie das Journal sorgen f r besten berblick Zus tzlich erleichtern der Adressbuchser vice sowie verschiedene Anwesenheitsprofile die Kommunikation Dar ber hinaus k nnen Sie Ihr Endger t entsprechend Ihren Vorstellungen und Bed rfnissen konfigurieren eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 N Bedienungs und Anzeigeelemente ll Bedienungselemente Telefon und Wahlblock 10 aus i t 0 0015525550125
31. zu konfigurieren und zu verwenden Sobald Ihr Systembetreuer Ihre OfficeSuite und Ihr Aastra 2380ip eingerichtet hat k nnen Sie die OfficeSuite zusammen mit dem Aastra 2380ip wie mit jedem anderen Endger t verbinden und verwenden siehe Kapitel OfficeSuite starten Seite 12 Alle Audio Einstellungen wie Media Ger t Rufausgabe und Lautst rke nehmen Sie im Aastra 2380ip vor siehe Bedienungsanleitung Aastra 2380ip Sobald beide Applikationen installiert und eingerichtet sind k nnen Sie die OfficeSuite starten Das Aastra 2380ip ffnet sich automatisch jeweils im Hintergrund Sie k nnen bequem Ihre Anrufe ber die OfficeSuite erledigen und alle Funktionen der OfficeSuite nutzen 16 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 A OfficeSuite Hinweis Sie k nnen die OfficeSuite mit allen Aastra IntelliGate Systemendger ten verbinden ll System und Softwareabh ngigkeit Sie m chten ein in dieser Anleitung beschriebenes Leistungsmerkmal ausf hren doch das Sys tem l sst dies nicht zu Einige Leistungsmerkmale werden nicht an allen Systemen oder mit allen Systemversionen unterst tzt Diesbez gliche Textabschnitte sind mit einem Buchstaben in eckigen Klammern versehen a In der folgenden Zusammenstellung ist ersichtlich an welchen Systemversionen die betroffenen Leistungsmerkmale unterst tzt werden Wenden Sie sich an Ihren Systembe treuer f r mehr Informatione
32. 1 32 655xxxx Markieren Sie das gew nschte private Telefonbuch und klicken Sie auf die ta Schaltfl che Neu Fenster Kontakt bearbeiten wird ge ffnet Geben Sie im Register Allgemein bzw Details alle gew nschten Kontaktdaten 4 ein und best tigen Sie mit Speichern und Schliessen Daten sind gespeichert E Telefonbucheintrag bearbeiten oder l schen Sie m chten einen Kontakt bearbeiten den Sie in einem privaten Telefonbuch gespeichert haben Sie k nnen nur Eintr ge in einem privaten Telefonbuch bearbeiten Kontakt ndern Markieren Sie den gew nschten Kontakt im privaten Telefonbuch und klicken Sie auf die Schaltfl che Bearbeiten Fenster Kontakt bearbeiten wird ge ffnet E f ndern Sie die Kontaktdaten und best tigen Sie mit Speichern und Schliessen Hb Daten sind gespeichert Kontakt l schen Markieren Sie den gew nschten Kontakt im privaten Telefonbuch und klicken Sie auf die Schaltfl che L schen Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja Eintrag ist gel scht 29 Telefonbuch mamm Bl Telefonbucheintrag drucken Sie k nnen jeden Kontakt drucken Markieren Sie den gew nschten Kontakt im gew nschten Telefonbuch und klicken Sie auf die Schaltfl che Drucken Geben Sie die Druckeinstellungen mit Hilfe Ihres Druckertreibers ein Markierter Kontakt wird gedruckt Funktionen im Telefonbuch In diesem Abschnitt lernen Sie n tzliche Funktionen des Telefonbuch kennen
33. 3 0 04 2009 A AnNwesenheitsanzeige und Kalender Leitungstasten In diesem Abschnitt erfahren Sie welche M glichkeiten Ihre OfficeSuite bietet wenn Ihnen Ihr Sys tembetreuer eine oder mehrere konfigurierbare Tasten als Leitungstasten zugewiesen hat Leitungs tasten machen Ihr Telefon zum Reihenapparat Eine Leitung hat eine Nummer auf der ein externer oder interner Anruf erfolgen kann An diese Lei tung k nnen ein oder in der Regel mehrere Telefone angeschlossen sein zum Beispiel in einem Reise b ro alle Mitarbeiter die als Reiseziel Europa bearbeiten Im Anwesenheitsfenster erkennen Sie den Zustand der Leitungstaste und bedienen Sie Leitungstaste E Einstellungen Im Fenster Anwesenheitsanzeige Einstellungen k nnen Sie die Einstellungen vornehmen die f r alle Leitungen g ltig sind individuelle Leitungstasten Einstellungen siehe Leitungen hinzuf gen ndern l schen Seite 44 Details zu den Einstellungen im Register Allgemein erfahren Sie im Kapitel Leitungen hinzuf gen ndern l schen Seite 44 Im Register Leitungstastenkombinationen w hlen Sie die Tastenkombination f r die einzelnen Funktionen aus indem Sie eine oder zwei Modifikationstasten Alt Strg Umschalttaste zusam men mit Ihrer gew nschten Buchstaben Zahl oder Funktionstaste F1 F12 dr cken oder die voreingestellten Werte bernehmen ffnen Sie das Fenster Anwesenheitsanzeige ber ein Fenster Kontextmen gt Weitere Fenster gt A
34. 66 FOXUISUB uua dice QR c o CERE Xo oon e 3 70 Frei konfigurierbare Funktion 72 Freisprechen us 69 Funktionen im Telefonbuch 30 Funktionsbefehle seeeeess 72 Funktionscodes seeeeeeeeeeeeee 72 Funktionsprofil 222eseseseeeeeeeneeenn 81 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 A ndex F nktionstaste 1n sdaag A MERI E EL eR EIE RES 70 Funktionstaste ndern 39 Funktionstaste hinzuf gen 39 Funktionstaste l schen sLsuuss 39 Funktionsumfang sees 9 G Geschwindigkeit 22222ceeeeeeeeeeeenen 68 Gespr ch beenden esee 51 Gespr ch einleiten suuuss 40 Gespr che ber eine Arbeitsgruppe einleiten 87 Gespr chspartner verbinden 58 Gesprachstaste nenn aan 3 Gew hlte Nummern 2 2222cseeeeeeenennen 22 Gruppe hinzuf gen ss 38 44 Gruppe l schen 4 5 eere e 38 44 Gruppe mbentneb u 38 44 H Haft ngsausschiuss suec warme i eh a e du 9 Headset M R 69 Rae Tn 17 In Arbeitsgruppe an abmelden 86 J Joumal MP 18 Joufnalt ste 1455 4 xxm rre RR ER ERER REEL ERES 3 K Kalender uud 32 48 Kalendereintrag anzeigen 49 Kalendereintrag bearbeiten 49 Kalenderei
35. Abwesend Besch ftigt Gebucht Nicht verf gbar Mit Vorbehalt Unbekannt Abwesend 73 Konfiguration m ll Neues Profil Profil kopieren Profil l schen Abh ngig vom Berechtigungsprofil das Ihnen Ihr Systembetreuer zugewiesen hat sind Sie berechtigt in der OfficeSuite neue Profile zu erstellen zu kopieren oder zu l schen Wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer f r mehr Informationen Sie k nnen entweder ein neues Profil erstellen oder eines der verf gbaren Defaultprofile ber nehmen und dieses an Ihre eigenen Bed rfnisse anpassen Sie k nnen beliebig viele Anwesen heitsprofile erstellen Sie k nnen nur Profile l schen die Sie pers nlich angelegt haben Defaultprofile k nnen Sie nicht l schen Hinweis Mehr Informationen zu Profileinstellungen entnehmen Sie den nachfolgenden Kapiteln W hlen Sie im Konfigurationsfenster das Dialogfeld Profile aus und markieren se n0 cma Sie das gew nschte Profil Neues Profil Klicken Sie auf die Schaltfl che Neues Profil geben Sie einen Namen ein w h s len Sie die gew nschte Vorlage aus und best tigen Sie mit OK Sie k nnen nun Ihre Einstellungen f r dieses Profil eingeben Profil kopieren Klicken Sie auf die Schaltfl che Profil kopieren geben Sie einen Namen ein Be w hlen Sie die gew nschte Vorlage aus und best tigen Sie mit OK Sie k nnen nun Ihre Einstellungen f r dieses Profil eingeben Hinweis Sie k nnen jeden Profiltyp Priv
36. Anrufumleitungseinstellungen verwenden Beim Aktivieren Deaktivieren des Anwesenheitsprofi les wird auch diese Umleitung aktiviert deaktiviert Ist das H klein nicht gesetzt werden die Einstellungen ignoriert und die Anrufumleitung wird nicht aktiviert deaktiviert Ziel Ziel der Anrufumleitung Einstellungen des Profils erzwingen verhindert dass andere Instanzen die hier festgelegten Umleiteinstellungen ndern k nnen solange dieses Anwesenheitsprofil aktiviert ist Andere Instanzen k nnen sein Anwenderinteraktion ber das Systemendger t oder ein Softphone Umleitziele der Anwesenheitsanzeige der OfficeSuite oder eines Softphones in der PBX defi nierte Default Umleitziele Die pers nlichen Anruflenkungen stellen Sie im Kapitel Pers nliche Anruflenkungen konfigu rieren Seite 67 einl l Hinweis e Sie k nnen jeweils nur 1 Anrufumleitung aktivieren Die Pers nliche Anruflenkung kann gleichzeitg mit Anrufumleitung bei besetzt oder Rufweiterschaltung aktiviert werden Fr Anrufumleitungen konfigurieren W hlen Sie im Konfigurationsfenster das Dialogfeld Profile aus Markieren Sie das gew nschte Profil und w hlen Sie das Register Anrufumlei tungen aus W hlen Sie die gew nschte Anrufumleitung aus und klicken Sie auf die Schaltfl che ndern Fenster Anrufumleitungen wird ge ffnet W hlen Sie das gew nschte Ziel und die entsprechenden Einstellungen aus und best tigen Sie mit OK dann bernehmen
37. Telefonfenster und markieren Sie das gew nschte Tele fonbuch oder Alle Telefonb cher Schnellsuche Schnellsuche Geben Sie im Fenster Schnellsuche die Anfangsbuchstaben des gesuchten Namens ein bis der gesuchte Benutzer erscheint Hinweis Damit die Schnellsuche angezeigt wird muss die Gr sse des Telefonbuchfens ters entsprechend angepasst werden 30 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 e efonbuch Suchen Erweiterte Suche Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen Fenster Erweiterte Suche wird ge ffnet Geben Sie Ihre Suchkriterien ein und klicken Sie auf die Schaltfl che Jetzt suchen Benutzer oder Liste wird angezeigt Hinweise Gross Kleinschreibung und Sonderzeichen haben keinen Einfluss auf die Suche Die Erweiterte Suche kann auch ber das Kontextmen jeden Fensters ge ff net werden Bl Anrufen aus Telefonbuch Sie k nnen direkt aus dem Telefonbuch oder einem ge ffneten Kontakt einen Anruf einleiten Markieren Sie den gew nschten Kontakt im gew nschten Telefonbuch Klicken Sie auf die Schaltfl che Anrufen und w hlen Sie die gew nschte Ruf nummer aus Markierte Rufnummer wird gew hlt Hinweis Weitere Informationen finden Sie im Kapitel W hlen aus Telefonbuch Seite 52 E Meldungen aus Telefonbuch senden Wie Sie eine Meldung senden erfahren Sie im Kapitel Meldungen senden Seite 61 31 Anwesenheitsan
38. Unsicherheiten ergeben ll Verwendungszweck Dieser CTI Client ist ein Produkt des Aastra IntelliGate Kommunikationssystems und ist f r den Betrieb an diesem System vorgesehen Die Software l sst sich nur starten wenn ein entsprechend konfiguriertes PBX System erkannt wird Die OfficeSuite wird immer mit einem drahtgebundenen oder drahtlosen Endger t verbunden Aastra IntelliGate ist ein offenes modulares und umfassendes Kommunikationssystem wel ches die IP PBX in Endbenutzerinformationen als System bezeichnet eine Vielzahl von Erwei terungskarten und Modulen und eine vollst ndige Familie von Systemendger ten inklusive IP Systemendger ten umfassen Die Systeme mit all ihren Teilen wurden entworfen um die gesamten Telekommunikationsbed rfnisse von Betrieben und Organisationen mit einer kom fortablen L sung vollst ndig abzudecken Die Einzelteile der Gesamtsysteme sind aufeinander abgestimmt und d rfen weder f r andere Zwecke verwendet noch durch fremde Teile ersetzt werden ausser es handelt sich um die Anbindung anderer autorisierter Netze Applikationen und Endger te an die hierf r vorgesehenen Schnittstellen eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 Sicherheit E Funktionsumfang Nebst den vielf ltigen Zusatzfunktionen als CTI Client entspricht der Funktionsumfang der OfficeSuite im Wesentlichen dem eines Systemendger tes B Verf gbarkeit Die Verf gbark
39. aft hat oder andere Anwendungen durchschimmern Stellen Sie f r Telefon Journal Anwesenheitsanzeige nur Ausblenden Externes Display nur Ausblenden Kalenderund Agentensteuerung zus tzlich ein ob das Fenster nach einer von Ihnen bestimmten Zeit Geschwindigkeit und Anzeigeart automatisch ein oder ausgeblen det wird Wenn Sie diese Merkmale aktiviert haben wird das Fenster nur bei einer neuen Aktion z B bei einem ankommenden Anruf angezeigt Wenn Sie das H klein bei Sichtbar lassen wenn Mauszeiger auf Fenster setzen bleibt das Fenster sichtbar solange der Mauszei ger auf dem Fenster verweilt Stellen Sie f r Telefon Journal Anwesenheitsanzeige Externes Display Kalender und Agenten steuerung die gew nschten Windowseffekte ein ll Fenster Einstellungen Verbindung Hier sind Ihre Verbindungsdaten zum OIP Server Telefonnummer und Benutzer PIN die Ihr Sys tembetreuer in der Regel f r Sie bereits eingerichtet hat gespeichert Wenn ein entsprechen der OIP Benutzer mit demselben Namen er ffnet ist k nnen Sie das Kontrollk stchen Win dows Benutzername verwenden aktivieren Das System w hlt dann automatisch das angeschlos sene Endger t aus Falls Sie mehrere Endger te an Ihrer OfficeSuite angemeldet haben zum Beispiel im Twinmodus k nnen Sie hier das gew nschte Endger t ausw hlen Die Auswahl erfolgt gem ss OIP Benutzerprofil wenn Sie das H klein bei Endger teauswahl aus OIP berneh men anklicken Wend
40. alten wie die Ruftonsignalisation am Endger t erfolgen soll sowie die Lautst rke des Lauth r und H rerlautsprechers Priorit t Legen Sie hier fest mit welcher Priorit t die Anzeige auf dem Endger t erfolgen soll Meldung Funktion Anzeige Unwichtig Warnung Wichtig Dringend Kritisch Alarm Anzeigeprofil In einem Anzeigeprofil ist festgehalten wie ein Ereignis abh ngig von seiner Pri orit t am Endger t angezeigt werden soll 22 W hlen Sie im Konfigurationsfenster das Dialogfeld Profile aus Markieren Sie das gew nschtes Profil und w hlen Sie das Register Benachrich tigung aus W hlen Sie das gew nschte Benachrichtigungsprofil f r Benachrichtigung Anzeige oder Audio aus oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfl che Konfigurationen Fenster Konfigurationen wird ge ffnet Neues Profil erstellen Klicken Sie auf die Schaltfl che Neu geben Sie einen Namen ein und best ti m gen Sie mit OK Profil kopieren 2o Markieren Sie das gew nschte Profil klicken Sie auf die Schaltfl che Kopieren geben Sie einen Namen ein und best tigen Sie mit OK Benachrichtigungsprofil konfigurieren Markieren Sie das gew nschte Profil klicken Sie auf die Schaltfl che Hinzuf gen und w hlen Sie unter Quelle das Ereignis aus das eine Benachrichtigung ausl sen soll W hlen Sie dann unter Ziel das zu benachrichtigende Ziel aus Best tigen Sie mit bernehmen Profil ist konfiguriert Ziele Q
41. ant wortete Anrufe Neue Voice Mail T Mikrofon deaktiviert Jia Lautsprecher aktiviert Ring Alone aktiviert A Neue Textmeldungen Wahlwiederholung OfficeSuite Symbol im Infobereich der Taskleiste blinkt rot bei neuen Ereignissen Klicken Sie auf das Symbol das Journal wird automatisch ge ff net Ring Alone auf anderem Endger t aktiviert eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 muu Systeminformationen ll One Number Benutzerkonzept Ihr Systembetreuer kann Ihnen mehrere Endger te einrichten welche alle die gleiche Rufnum mer besitzen One Number Benutzerkonzept Sie haben nur einen Namen und eine Rufnum mer mit der Sie sich gegen ber Ihrem Gespr chspartner identifizieren egal mit welchem der zugewiesenen Endger te Sie telefonieren Dies hat den Vorteil dass Sie immer unter derselben Rufnummer erreichbar sind egal wo Sie sich gerade befinden Mit der Pers nlichen Anruflenkung und Ring Alone k nnen Sie bestimmen wohin ankom mende Anrufe gelenkt werden sollen siehe Kapitel Pers nliche Anruflenkung Seite 62 und Ring Alone Seite 63 Ihr Systembetreuer kann einstellen ob Sie wenn Sie an einem dieser Endger te besetzt sind f r alle weiteren ankommenden Anrufe besetzt sind oder nicht Besetzt wenn besetzt Wenn Sie Besetzt wenn besetzt aktiviert haben k nnen weitere abgehende Gespr che nach wie vor von den anderen Endger ten gef
42. at ffentlich Vorlage kopieren Profil l schen Klicken Sie auf die Schaltfl che Profil l schen Best tigen Sie die Sicherheitsab frage mit Ja 74 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 ee Konfiguration B Profil aktivieren Sie k nnen jeweils ein Anwesenheitsprofil aktivieren W hlen Sie ein anderes Anwesenheitspro fil wird das aktuelle automatisch deaktiviert Das Anwesenheitsprofil wird in Abh ngigkeit des Anwesenheitsstatus aktiviert siehe Kapitel Anwesenheitsstatus Seite 73 Oder Sie k nnen ein Anwesenheitsprofil manuell Anwesen heitsstatus festlegen Seite 37 ber Ihr Endger t aktivieren Mit dem Aktivieren eines Anwesenheitsprofils werden alle diesem Profil hinterlegten Einstellun gen vorgenommen 22 W hlen Sie im Konfigurationsfenster das Dialogfeld Profile aus Markieren Sie das gew nschte Anwesenheitsprofil und klicken Sie auf die F Schaltfl che Profil aktivieren c Beim aktivierten Anwesenheitsprofil wird angezeigt Hinweis Ein Profil aktiveren k nnen Sie auch ber das Kontextmen des Telefonfensters B Profilschalter Mit dem Profilschalter k nnen Sie Anwesenheitsprofile abh ngig vom Anwesenheitsstatus der OfficeSuite aktivieren und deaktivieren Wenn Sie die OfficeSuite mit Microsoft Outlook verbun den haben werden die Anwesenheitsprofile abh ngig vom Outlook Anwesenheitsstatus geschaltet Unter Profil umscha
43. ch aus Geben Sie einen Namen ein Neues Telefonbuch wird erstellt Telefonbuch umbenennen Markieren Sie das gew nschte private Telefonbuch ffnen Sie das Kontext men mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Telefonbuch umbennen aus Geben Sie einen neuen Namen ein gt Telefonbuch wird neu benennt Telefonbuch l schen Markieren Sie das gew nschte private Telefonbuch ffnen Sie das Kontext men mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Telefonbuch l schen aus Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja gt Ausgew hltes Telefonbuch wird gel scht 28 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 e etonbuch ll Neuen Telefonbucheintrag erstellen Sie m chten neue private Kontakte erstellen Private Kontakte k nnen Sie nur in einem privaten Telefonbuch speichern Sie haben die M glichkeit zu einem Kontakt mehrere Eintr ge Rufnummer Adresse E Mail vorzunehmen Sie k nnen jeweils einen dieser Eintr ge als Standard festlegen Aktivieren Sie dazu das Kontrollk stchen hinter dem Eintrag Damit eine externe Rufnummer von jedem System PBX OIP Microsoft Outlook TwixTel richtig erkannt und interpretiert werden kann wird empfohlen diese im kanonischen Format Lan deskennzahl Nationale Kennzahl Rufnummer zu speichern Sie k nnen die Rufnummer in einem der folgenden Formate speichern e 0 004132655xxxx e 004132655xxxx e 9 004132655xxxx e 4
44. den Teilnehmern der Konferenz und dem R ckfragepartner k nnen Sie makeln Eine Konferenz kann aus bis zu 6 Konferenzteilnehmern bestehen Eine Konferenz k nnen Sie mit internen und externen Benutzern f hren Gehaltenen Gespr chspartner hinzuzuschalten Auf Foxtaste Konferenz klicken Gehaltener Gespr chspartner ist hinzugeschaltet Hinweis Abh ngig von der Konfiguration des Systems kann ein Aufmerksamkeitston ert nen Konferenz verlassen mr Auf Beendentaste klicken brige Konferenzteilnehmer bleiben im Gespr ch ll Gespr chspartner weiterverbinden Sie m chten Ihren Gespr chspartner mit einem anderen Benutzer verbinden Mit der Funktion Verbinden k nnen Sie Ihren Gespr chspartner mit einem anderen Benutzer verbinden Sie k nnen interne und externe Benutzer miteinander verbinden Auf Foxtaste R ckfrage klicken und Rufnummer des Benutzers eingeben 1 Gespr chspartner ist in Haltestellung Verbinden mit Ank ndigung Warten bis Benutzer Gespr ch entgegennimmt Dann auf Foxtaste Verbinden klicken 1 Gespr chspartner und der andere Benutzer sind verbunden Hinweis Wenn der andere Benutzer nicht antwortet k nnen Sie mit der Foxtaste Been den die R ckfrage abbrechen und das erste Gespr ch zur cknehmen Verbinden ohne Ank ndigung mr Ersten Rufton abwarten auf Beendentaste oder Foxtaste Verbinden klicken gt Anderer Benutzer wird direkt von Ihrem 1 Gespr chspartner gerufen Hinwei
45. der Einstellungen der Anwesenheitsanzeige Erfahren Sie in den folgenden Abschnitten wie Sie die Anwesenheitsanzeige f r eine schnelle ber sicht in Ihren Alltag integrieren und an Ihre pers nlichen Bed rfnisse anpassen k nnen E Einstellungen F r eine flexible Anordnung k nnen Sie die Gr sse und die Hintergrundfarbe der Elemente anpassen Teamtasten anzeigen Die auf dem Endger t programmierten Teamtasten werden angezeigt Ist diese Option eingeschaltet werden manuelle Einstellungen beim n chsten Start der Anwesen heitsanzeige wieder gel scht ACD Skills anzeigen Ist ein Benutzer als ACD Agent eingerichtet werden die Gruppenmitglieder in einem eigenen Register angezeigt W hlen Sie des Weiteren aus ob Anrufe mit blinkendem Benutzerstatus Im Rufzustand blinken und Rufton ein aus signalisiert werden sollen Rufton aus W hlen Sie Ihre gew nschte Farbe f r die einzelnen Elementen Benutzer Funktionstaste Lei tungstaste indem Sie auf das Farbfeld WI klicken Hinweis Den Rufton k nnen Sie auch bei ankommenden Anruf deaktiveren indem Sie das Kontextmen des ent sprechenden Benutzers ffnen und auf Rufton aus klicken ffnen Sie das Fenster Anwesenheitsanzeige ber ein Fenster Kontextmen gt Weitere Fenster gt Anwesenheitsanzeige ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie Einstellungen aus Fenster Anwesenheitsanzeige Einstellungen wird ge ffnet W hlen Sie die gew nschten Einstel
46. e Diskretruf wenn Sie nicht durch den Ruf Ihres Telefons gest rt wer den m chten Das Telefon ruft nur ein einziges Mal W hlen Sie im Konfigurationsfenster das Dialogfeld Endger t aus Falls Sie meh a rere Endger te angemeldet haben markieren Sie das gew nschte Endger t W hlen Sie das Register Audio aus W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit ber nehmen Einstellungen sind gespeichert eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 mu Konfiguration E Allgemein Sie m chten die Einstellungen Ihres Endger tes ansehen oder ndern Sie k nnen folgende Ein stellungen w hlen Sprache Anzeigesprache der OfficeSuite e Ruhetext Text welcher auf der Anzeige Ihres Endger tes im Ruhezustand erscheint Telefon sperren Sperren Sie nur die Konfiguration um zu verhindern dass jemand die Einstel lungen Ihres Telefons ver ndert oder das ganze Endger t so dass Ihre privaten Daten vor Einsicht gesch tzt und externe Anrufe von Ihrem Telefon aus nur gem ss Systemeinstellung freigegeben sind e Freisprechen Sie k nnen einen Anruf entgegennehmen ohne den H rer abzunehmen oder die Gespr chstaste zu dr cken Kann auch nur f r Durchsage aktiviert werden Nur f r draht gebundene Endger te Headset Schalten Sie den Headset Betrieb ein wenn Sie parallel zum H rer ein Headset angeschlossen haben
47. ea AEREN SEEEN P pd pera d bd d td dd 13 OIL ni ee 18 Einstellungen des Journals zu 19 PRU Le a RE PEA 21 Textmeldungen und Voice Mail 22cesceesseeseeeessneeeeessseneeeessnnne nennen 22 Weitere Funktionen Im Journal uns ea 24 TelelonDuch esbessentkes att Ens aaa na a area msi 25 Einstellungen des Telefonbuchs 2222222esseeeeseneeeenneneennenesneeneeneneene 26 Telefonbuch vVerWalen nissen 27 Funktionen im Telefonbuch 2222eseeseseeseeseseeeenseenesneeesseen nennen 30 Anwesenheitsanzeige und Kalender ccsocsoesnensennnnnnnnnnnnnnnnnnn nenne 32 Einstellungen der Anwesenheitsanzeige 222seeeseeeseeeseeseneeeeeessneen ee nenene 33 ARWESENNEIESSTALUS icis a paras oa ODE od S een 37 Gruppen und Elemente Anwesenheitsanzeige sees nne 38 Aktionen in der Anwesenheitsanzeige ssssesseeeeeeeeeee heh 40 EEEE E stas eli due ocio inr otto ep E AGER RE PEDE EE Hear 41 Gruppen und Leitungen Leitungstasten sssssseeeeeeeeee hn 44 Aktionen Leitingstasten a ODER RC Idee lee RR Re eC CUR E e Re 45 Leitungstasten am Endger t konfigurieren llesssseesseeeee nn 47 Kalendern ea ER nee 48 Aktionen im Kalendern 49 Telefonieren mit Komfortfunktionen eeeeeee ee ehh hh tnn 50 Gespr che einleiten und Anrufe entgegennehmen 2222esseseeeeseeeeeneeneese nn 51 Funktionen im Gespr ch nutzen 222sseeeeeeeseeeeeneenssneneeeeneeee
48. eeeeeenenenn 57 ADwWesenlieltell sr ee a een 60 Funktionen f r spezielle Situationen llle III 61 Konldguratlolissereuodavt Pei T EQDUDAT OE KE DETRPCERCE nn 64 Einstellungen der Konfiguration a au un a I ACD a D a 65 BENUTZE ee ne ee een area eh armen 65 ENGE AR ea en ee ee ALTE Dear Leere erde 68 ui ee ee U ee 73 Organisation in der Arbeitsgruppe Agentensteuerung eee 83 Einstellungen der Agentensteuerung 222e2seeeeeeseeeseessseneeeesnneeeeesnnnen nenn 84 Mitglied eine Arbeitsgruppe ssessssleeee III HH 86 10 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 OfficeSuite Lernen Sie in den folgenden Abschnitten alle notwendigen Schritte um die OfficeSuite bequem in Ihren Alltag zu integrieren OfficeSuite Starten seen sera een aan 12 OfficeSuite einrichten 22ccenseeeeeeeeneenneeneeneeen nennen 13 OfficeSuite mmmmmmmmmm OfficeSuite starten Standardm ssig wird die OfficeSuite von Ihrem Systembetreuer so installiert dass sie beim Star ten des PCs automatisch ge ffnet wird Mit dem Programmsymbol auf Ihrem Desktop k n nen Sie die OfficeSuite auch manuell mit Doppelklick starten Wenden Sie sich an Ihren System betreuer f r mehr Informationen Das System berpr ft laufend ob die neueste Software Version der OfficeSuite vorhanden ist Wenn nicht wird das Programm automatisch aktualis
49. efonbuch erstellen ndern oder l schen k nnen B Verf gbare Telefonb cher Durch die Anbindung der Telefonie an die IT Systeme wird die Kommunikation im Unterneh men wesentlich effizienter Die bereits vorhandenen Verzeichnisse Datenbanken und Telefon b cher k nnen f r die Namenwahl oder die Identifikation ankommender Anrufe Anzeige des Namens statt nur der Nummer auf allen Systemendger ten genutzt werden Es gibt PBX Verzeichnisse OIP Verzeichnisse und externe Verzeichnisse Im PBX Private Branch Exchange Verzeichnis sind alle Benutzer Ihres Kommunikationssystems gespeichert OIP Open Interfaces Platform ist eine Software Komponente welche Sprache mit IT also Telefo nie mit Computer Applikationen nahtlos miteinander verbindet und z B Telefonb cher Exchange Kontakte und Outlook Kalender integriert OIP und PBX werden regelm ssig syn chronisiert Es ist daher sinnvoll entweder die OIP seitigen oder die PBX seitigen Telefonver zeichnisse anzuzeigen OIP Verzeichnisse haben in der Regel eine gr ssere Kapazit t zu einem Kontakt k nnen mehrere Rufnummern gespeichert werden das OIP Private Telefonbuch erlaubt Unterordner Abh ngig von der Systemkonfiguration und welche Telefonb cher Ihr Systembetreuer ange schlossen hat k nnen Sie verschiedene interne und externe Telefonb cher anzeigen e PBX Verzeichnisse Kurzwahl Telefonbuch PBX Benutzer Netzwerk Benutzer e OIP Verzeichnisse ffentliches Telefonbuch OIP B
50. eit des Produkts ist abh ngig von der Funktionst chtigkeit und der Stromversor gung des PCs sowie der Verf gbarkeit des Daten Netzwerkes und des Telekommunikationssys tems inklusive OIP Server ll Haftungsausschuss Dieses Produkt wurde unter Anwendung der ISO 9001 Qualit tsrichtlinien gefertigt Dieses Produkt und die zugeh rigen Benutzerinformationen sind mit gr sster Sorgfalt erstellt worden Die Funktionen des Produkts wurden ber umfangreiche Zulassungstests gepr ft und freigegeben Dennoch k nnen Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden Der Hersteller haftet nicht f r allf llige direkte oder indirekte Sch den die durch falsche Hand habung unsachgem ssen Gebrauch oder sonstiges fehlerhaftes Verhalten mit einem Produkt entstehen sollten Auf m gliche Gef hrdungen wird an entsprechender Stelle der Bedienungs anleitung hingewiesen Die Haftung f r entgangenen Gewinn ist in jedem Fall ausgeschlossen B Warenzeichen Aastra IntelliGate ist ein eingetragenes Warenzeichen der Aastra Technologies Limited Micro soft Windows Microsoft Exchange und Microsoft Outlook sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation Alle anderen Warenzeichen sind Warenzeichen der jeweiligen Eigen t mer ll Dokumentinformation e Dokumentnummer eud 0962 e Dokumentversion 2 0 e G ltig ab OfficeSuite 2 3 0 e 04 2009 Inhalt m ONCOS nein 11 Oce ute SEGPTO RN od 3o oo dO ROGO ee 12 Oce ute SIEHE E GEI cob ar
51. eitergeleitet Wenn Sie Erstruf AUL aktiviert haben werden Sie trotz aktivierter Umlei tung auf einen ankommenden Anruf aufmerksam gemacht Sie haben nun 5 Sekunden Zeit den Anruf entgegenzunehmen Default Umleitungen Definieren Sie Standard Umleitungen f r interne und externe Anrufe wenn keine Antwort bei besetzt und wenn Endger t nicht verf gbar Fi W hlen Sie im Konfigurationsfenster das Dialogfeld Benutzer aus o W hlen Sie das Register Ziele aus W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit ber nehmen Einstellungen sind gespeichert B Schutz Sie m chten sich vor gewissen Anruftypen sch tzen Aktivieren Sie jeweils das Kontrollk stchen so dass folgende Funktionen auf Ihr Telefon nicht erlaubt sind 66 Anklopfen Sie sind bereits in einem Gespr ch besetzt Ein Anklopfton und Rufnummer oder Name in der Anzeige signalisieren Ihnen dass ein weiterer Benutzer Sie sprechen m chte Sie k nnen diesen zweiten Anruf entgegennehmen oder abweisen Aufschalten Ein dritter Benutzer kann sich zu Ihrem aktiven Gespr ch dazuschalten und ent sprechend Ihr Gespr ch mith ren Anrufumleitung Ankommende Gespr che werden direkt auf Ihr Telefon umgeleitet Durchsage Interne Benutzer k nnen Sie direkt ber Ihren Lautsprecher sofern vorhanden ansprechen ohne auf eine Antwort zu warten hnlich einer Gegensprechanlage Anrufschutz Ruhe vor dem Telefon Ankommende Anrufe werden automatisch
52. eitsplatz sind aktivieren Sie wieder das daf r vorgesehene Anwe senheitsprofil Es ist auch m glich Anwesenheitsprofile automatisch aufgrund des aktuellen Anwesenheitsstatus zu aktivieren und deaktivieren zu lassen B Anwesenheitsstatus Anwesenheitsstatus sind festgelegte Status die ber Ihre oder eines anderen OIP Benutzers momentane Anwesenheit und Verf gbarkeit informieren Der Anwesenheitsstatus kann f r jeden OIP Benutzer und damit auch f r jeden PBX Benutzer gesetzt werden Er wird angezeigt ber die Anwesenheitsanzeige siehe Kapitel Anwesenheitsanzeige und Kalender Seite 32 Es gibt mehrere Instanzen die den Anwesenheitsstatus setzen k nnen Die Anwesenheitsanzeige zeigt immer den zuletzt gesetzten Anwesenheitsstatus Beispiel Im OIP Kalender ist Ihr Anwesenheitsstatus auf Besch ftigt gesetzt die Anwesenheitsanzeige zeigt Besch ftigt Nun ndern Sie den Anwesenheitsstatus manuell ber Ihre OfficeSuite siehe Kapitel Anwesenheitsstatus festlegen Seite 37 auf Verf gbar Die Anwesenheitsanzeige wechselt auf Verf gbar Der Anwesenheitsstatus des OIP Kalenders bleibt aber auf Besch ftigt Ist OIP an einen Microsoft Exchange Server angebunden bernimmt der OIP Kalender die Anwesenheitsstatus von Microsoft Outlook Die Zuordnung der Exchange Status zu den OIP Status erfolgt wie folgt Anwesenheitecetatus OfficaSuite Anwesenheitsstatus Microsoft Outlook Kalender Verf gbar Frei Abwesend Abwesend Besprechung
53. en vor und best tigen Sie mit OK Funktion wird ge ndert 81 Konfiguration mm 82 Funktion entfernen Markieren Sie das gew nschte Profil und die gew nschte Funktion und klicken Sie auf die Schaltfl che Entfernen Funktion wird gel scht Hinweise Default Profile k nnen Sie nicht ndern Die gesamte Profilkonfiguration k nnen Sie ffnen indem Sie das gew nschte Profil markieren das Kontextmen mit der rechten Maustaste ffnen und Konfigurationen ausw hlen eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 Organisation in der Arbeitsgruppe Agentensteuerung Wenn sich mehrere Personen telefonisch um die Anliegen von Kunden k mmern liegt es auf der Hand sich in Arbeitsgruppen zu organisieren Unabh ngig davon ob Sie in einem Reservierungs zentrum einer Help Desk f r eine Infoline oder in einem Kundenservice Center arbeiten mit der OfficeSuite steht Ihnen ein komfortables Gruppenwerkzeug zur Verf gung Nebst g ngigen Grup penfunktionen wie Pause und Nachbearbeitungszeit k nnen Sie Ihre Arbeitsgruppenmitgliedern in der Anwesenheitsanzeige bersichtlich anzeigen In diesem Abschnitt erfahren Sie welche M glichkeiten Ihre OfficeSuite bietet wenn sie im System als Mitglied einer Arbeitsgruppe konfiguriert ist Einstellungen der Agentensteuerung sees eee 84 Mitglied eine Arbeitsgruppe sess n 86 83 Organisation
54. en Sie sich an Ihren Systembetreuer f r mehr Informationen Hinweis Sie k nnen die OfficeSuite mit allen Aastra IntelliGate Systemendger ten verbinden eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 A OfficeSuite ll Fenster Einstellungen Outlook Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Outlook Synchronisation aktivieren und best tigen Sie die Sicherheitsabfrage um Ihre gew nschten Synchronisationseinstellungen zwischen Outlook und OfficeSuite vornehmen zu k nnenl W hlen Sie dann aus den folgenden Einstellungen aus Outlook Profil W hlen Sie Ihr gew nschtes Outlook Profil Synchronisationsperiode manuell oder automatisch nach Zeit Synchronisationsinhalt Kalender Kontakte oder beides Setzen Sie das H klein bei Unterord ner einschliessen damit s mtliche Unterordner des ausgew hlten Ordners ebenfalls synchro nisiert werden Beachten Sie dass nur Private Ordner synchronisiert werden k nnen Synchronisationsrichtung Werkseinstellung Outlook Daten zu OfficeSuite aktualisieren und wenn n tig Master bei auftretenden Datenkonflikten Ihre letzte Synchronisation k nnen Sie unter Sync Bericht zeigen ansehen Synchronisation einrichten ffnen Sie das Kontextmen im Infobereich der Taskleiste mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Anwendungseinstellungen gt Outlook aus 1 Setzen Sie das H klein bei Outlook Synchronisation aktivieren um die Synchronisa tion z
55. entgegennehmen Auf Foxtaste Antworten klicken 1 Gespr chspartner ist in Haltestellung Mit Anklopfendem verbunden Direkt ein Konferenzgespr ch f hren Auf Foxtaste Konferenz klicken Alle Gespr chspartner sind miteinander verbunden Hinweis Weiterf hrende Informationen wie Sie zwischen den Gespr chspartnern makeln oder eine Konferenz aufbauen k nnen finden Sie im Kapitel Makeln zwischen R ckfragepartner und Gespr chspartner Seite 57 bzw Kapitel Konferenzgespr ch f hren Seite 58 55 Telefonieren mit Komfortfunktionen mmm Anruf weiterleiten Auf Foxtaste Weiterleiten klicken Rufnummer des Benutzers eingeben und mit Foxtaste Weiterleiten best tigen Anklopfender ist weitergeleitet Anruf abweisen Auf Foxtaste Abweisen oder Beendentaste klicken Weiterhin mit 1 Gespr chspartner verbunden Anklopfender h rt Besetztton Laufendes Gespr ch beenden Auf Foxtaste Beenden klicken 1 Gespr ch beendet Mit Anklopfendem verbunden E Durchsage starten Sie m chten interne Benutzer ber deren Lautsprecher sofern vorhanden direkt anspre chen ohne auf eine Antwort zu warten hnlich einer Gegensprechanlage Voraussetzung Der interne Benutzer darf sein Telefon nicht gegen Durchsage gesperrt haben Konfiguration siehe Kapitel Schutz Seite 66 Rufnummer eingeben und auf Foxtaste Durchsage klicken Benutzer wird mit einem akustischen Signal auf die Durchsage aufmerk sam
56. enutzer e Microsoft Verzeichnisse Microsoft Active Directory e Standarddatenbanken LDAP Verzeichnis JDBC ODBC Verzeichnis e Externe elektronische Telefonverzeichnisse z B TwixTel DasTelefonbuch Private Telefonb cher Private Kontakte OIP inkl private Outlook Kontakte Privates Telefon buch PBX Telefonb cher anzeigen Klicken Sie auf JJ im Telefonfenster Fenster Telefonbuch wird ge ffnet Markieren Sie Alle Telefonb cher und ffnen Sie das Kontextmen mit der rech ten Maustaste W hlen Sie Weitere Telefonb cher aus und w hlen Sie einzeln diejenigen Tele fonb cher aus die angezeigt werden sollen gt Ausgew hlte Telefonb cher werden angezeigt 21 Telefonbuch mamm Hinweis Die Darstellung der Telefonbucheintr ge k nnen Sie mit Hilfe der Schaltfl che Ansicht zwischen Liste und Kontaktkarten wechseln Telefonbuch ausblenden Markieren Sie das gew nschte Telefonbuch ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Telefonbuch ausblenden aus gt Ausgew hltes Telefonbuch wird ausgeblendet B Telefonb cher bearbeiten Nur Private Telefonb cher Private Kontakte k nnen Sie neu erstellen umbennen oder l schen Klicken Sie auf E im Telefonfenster Fenster Telefonbuch wird ge ffnet Neues Telefonbuch erstellen Markieren Sie das gew nschte private Telefonbuch ffnen Sie das Kontext men mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Neues Telefonbu
57. er Fenster ffnen schliessen k nnen Sie f r alle Fenster die Tastenkombination eingeben mit welcher das entsprechende Fenster mit einem Tastendruck ge ffnet geschlossen wer den kann e F r die drei h ufig benutzten Funktionen Markierte Rufnummer w hlen Anruf beantworten und Auflegen k nnen Sie ebenfalls eine Tastenkombination z B F10 oder Ctrl End festle gen Statt auf die Beendentaste zu klicken k nnen Sie einen Anruf bequem mit Ihrer gew nschten Tastenkombination beenden e W hlen Sie Fenster ein ausblenden unter Tastenkombinationkombination Verhalten aus um ein Fenster mit der ersten Tastenkombination zu ffnen und der zweiten zu schliessen Mit Fenster einblenden k nnen Sie ein Fenster mit der Tastenkombination ffnen OfficeSuite mmmmmmmmmm E Fenster Einstellungen Fenster Hier sind die Desktop Eigenschaften aller Fenster gespeichert Stellen Sie ein e welches Fenster das Hauptfenster der OfficeSuite ist Grundeinstellung Telefonfenster Die Anderung ist erst nach einem Neustart der OfficeSuite wirksam An dieses Fenster h ngen sich alle anderen Fenster an Wenn Sie das Hauptfenster schliessen oder auf dem Desktop verschieben schliessen verschieben Sie alle Fenster Obsich ein Fenster automatisch an das Hauptfenster der OfficeSuite anh ngt Angeh ngt ob ein Fenster immer im Vordergrund steht d h alle anderen Anwendungen berdeckt Obein Fenster die volle Deckkr
58. ers und w hlen Sie Gruppe hinzuf gen aus Geben Sie einen neuen Gruppennamen ein und best tigen Sie mit OK Einstellung ist gespeichert Gruppe umbennen W hlen Sie die gew nschte Gruppe aus ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Gruppe umbennen aus Geben Sie einen neuen Gruppennamen ein und best tigen Sie mit OK Einstellung ist gespeichert Gruppe l schen W hlen Sie die gew nschte Gruppe aus ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Gruppe l schen aus Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja Gruppe ist gel scht E Leitungen hinzuf gen ndern l schen Sie m chten neue Leitungen zu einer Gruppe hinzuf gen Sie k nnen die Eigenschaften Name Tastenkombination Rufton Pop up Deckkraft individuell f r jede Leitung einstellen Hinweis Leitungen k nnen gleichzeitig in mehreren Gruppen angeh ngt sein 44 Leitung hinzuf gen W hlen Sie die gew nschte Gruppe aus ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Element hinzuf gen aus Fenster Element Eigenschaften wird ge ffnet W hlen Sie den Typ Leitungstaste dann die gew nschte Leitung und die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 M AnNwesenheitsanzeige und Kalender Eigenschaften ndern
59. erunterdr ckung permanent pro Anruf Telefoniefunktionen Rufnummer w hlen Konferenz Durchsage zu Benutzer Gruppe Anruf bernehmen Weiterleiten Parken e PBX Operationen Courtesy Abmelden vom Sammelanschluss Abmelden von allen Sammelan schl ssen Home Alone Benutzeralarm Makro mit ohne Status Andere Anwendungen Voice Mail Begr ssung Redkey Profilschalter LL Ao W hlen Sie im Konfigurationsfenster das Dialogfeld Profile aus Markieren Sie das gew nschtes Profil und w hlen Sie das Register Funktionen aus W hlen Sie die entsprechende Aktion Bei Aktivierung oder Bei Deaktivierung und klicken Sie auf die Schaltfl che Konfigurationen Fenster Konfigurationen Funktionen wird ge ffnet Neues Profil Klicken Sie auf die Schaltfl che Neu geben Sie einen Namen ein und best ti gen Sie mit OK Profil kopieren Markieren Sie das gew nschte Profil klicken Sie auf die Schaltfl che Kopieren geben Sie einen Namen ein und best tigen Sie mit OK Funktion hinzuf gen Markieren Sie das gew nschte Profil und klicken Sie auf die Schaltfl che Hinzu f gen Fenster Funktion bestimmen wird ge ffnet Klicken Sie aufL um im Fenster Funktion ausw hlen die gew nschte Katego rie und Funktion auszuw hlen und best tigen Sie mit OK Funktion ndern Markieren Sie das gew nschte Profil und diegew nschte Funktion undklicken Sie auf die Schaltfl che ndern Nehmen Sie die gew nschten Einstellung
60. fen Markierte Rufnummer wird gew hlt Hinweis Im Kapitel Weitere Funktionen im Journal Seite 24 lernen Sie alle weiteren verf gbaren Funktionen kennen Textmeldungen und Voice Mail In diesem Abschnitt erfahren Sie wie Sie ber das Journal Meldungen abrufen k nnen E Textmeldungen Sie m chten eine Textmeldung lesen die Sie bekommen haben Klicken Sie auf im Telefonfenster p Register Textmeldungen wird ge ffnet Oder Klicken Sie auf jj im Telefonfenster und w hlen Sie das Register Textmeldun ut Hi gen aus Liste der Textmeldungen wird angezeigt Textmeldung lesen A Markieren Sie den Benutzer und klicken Sie auf die Schaltfl che Textmeldung lesen gt Textmeldung wird ge ffnet Textmeldung aus Liste l schen Markieren Sie den Benutzer und klicken Sie auf die Schaltfl che Eintrag l schen Textmeldung wird aus Liste gel scht Hinweis e Wie Sie eine Textmeldung schreiben erfahren Sie im Kapitel Funktionen im Telefonbuch Seite 30 e Lesen Sie im Kapitel Weitere Funktionen im Journal Seite 24 welche weite ren Funktionen Sie hier noch zur Verf gung haben 22 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 A Journal B Voice Mails Sie m chten eine Voice Mail abh ren die Sie bekommen haben Klicken Sie auf ao im Telefonfenster Register Voice Mail wird ge ffnet Oder CIT aa Klicken Sie auf jr im Telefonfe
61. gentensteuerung Bl Nachbearbeitungszeit manuell beenden Nach jedem Anruf wird Ihnen eine Nachbearbeitungszeit einger umt in welcher die Anrufe an die Arbeitsgruppe bei Ihnen nicht signalisiert werden Die Nachbearbeitungszeit beginnt nach einem beendeten Gespr ch automatisch abzulaufen und dient dazu das beendete Gespr ch zu bearbeiten bevor Sie den n chsten Anruf entgegennehmen Klicken Sie auf die Schaltfl che Nachbearbeitungszeit aus um die Nachbearbei de tungszeit manuell zu beenden M e Sie sind sofort wieder bereit ankommende Gespr che zu beantworten Bl Pause aktivieren deaktiveren Sie m chten im Namen der Arbeitsgruppe jemanden anrufen Pause aktivieren w Klicken Sie auf die Schaltfl che Pause ein um die Pause zu aktivieren Pause deaktivieren o Klicken Sie auf die Schaltfl che Pause aus um die Pause zu aktivieren Sie sind sofort wieder bereit ankommende Gespr che zu beantworten ll Gespr che ber eine Arbeitsgruppe einleiten Sie m chten die Rufnummer ausw hlen welche Ihrem Gespr chspartner angezeigt wird wenn Sie als angemeldeter Agent einen abgehenden Anruf f hren Unter Abgehende CLIP k nnen Sie ausw hlen ob der abgehende Anruf mit den CLIP Einstellun gen der privaten Leitung oder der zugeordneten Skills get tigt werden soll Diese Einstellung ist tempor r sobald Sie sich als Agent wieder abmelden wird diese Einstellung wieder zur ck gesetzt W hlen Sie unter Abgehende
62. gt an auf welcher Rufnummer Privat Gesch ft ein Benutzer erreichbar ist Symbole siehe Kapitel Anzeige Symbole Benutzer Rufnummer Seite 35 5 Benutzer Status Farben siehe Kapitel Farbanzeige Benutzerstatus Seite 36 Anordnung Benutzerfelder e m Anordnung der Benutzerfelder kann fixiert oder ver ndert werden Funktionstaste AUL bei besetzt AUL bei besetzt Q ALL bei besetzt Q AUL bei besetzt Rufrsummer 515 33 28 Rufsummer 5153328 Die Funktionstasten bersicht zeigt Ihnen auf einen Blick welche Funktionstasten Sie konfigu riert haben Der Funktionstastenstatus wird durch die unterschiedliche Farbe dargestellt 34 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 EM Anwesenheitsanzeige und Kalender ll Anzeige Symbole Telefonstatus Anrufeinleitung Verbunden Verf gbar P Abwesend Ta Besprechung ll Anzeige Symbole Benutzer Rufnummer Privat Mobiles Endger t m E Konferenz Follow Me oO Pause Agentenstatus b H P A Anrufsignalisierung Konferenz Nicht verf gbar Besch ftigt Unbekannter Anwesenheitsstatus B ro Voice Mail Ruhe vor dem Telefon Weitergeleitet Nachbearbeitungszeit Agenten status 35 Anwesenheitsanzeige und Kalender mmm ll Farbanzeige Benutzerstatus i Verbunden Verf gbar Abwesend j Besch ftigt Durchsage Besprechung Konferenz j Nicht verf gbar ll Anzeigesymbole Funk
63. guration ber das Einstellungsmen des OfficeSu ite Symbols im Infobereich der Taskleiste durchgef hrt werden ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Anwendungseinstellungen aus Best tigen Sie nderungen jeweils mit bernehmen Hinweis Wenn Ihre OfficeSuite in einer Citrix Terminalserver Umgebung eingebunden ist finden Sie dieses Men im Kontextmen des Telefonfensters gt Anwendungseinstel lungen Folgende Einstellungen k nnen Sie vornehmen ll Fenster Einstellungen Bedienung e W hlen Sie eine Sprache oder System aus nach einem Neustart erscheint die OfficeSuite in dieser Sprache bzw in der Sprache Ihres Systems falls verf gbar e Klicken Sie unter Tonsignal bei verpasstem Ereignis auf die Schaltfl che um die Liste der verf gbaren Sounddateien zu ffnen Mit k nnen Sie die Sounddatei anh ren e Klicken Sie das Kontrollk stchen Automatisch mit Windows starten an wenn die OfficeSuite automatisch mit Windows ge ffnet werden soll Setzen Sie das H klein bei Timeout Ruhezustand und die Dauer nach welcher die OfficeSuite in Ruhezustand gehen soll e Setzen Sie das H klein bei Default Anwendung f r callto URLs damit callto URLs auf Webseiten mit OfficeSuite ge ffnet werden Die Telefonnummer in der URL Adresse wird direkt gew hlt E Fenster Einstellungen Tastenkombinationen Aktivieren Sie als Erstes das Kontrollkastchen Tastenkombinationen aktivieren Unt
64. ich als Agent abzumelden L Agent in Nachbearbeitungszeit Schaltfl che zeigt Nachbearbeitungszeit an welche von Ihrem System L betreuer konfiguriert wurde CLLELLIIT Klicken Sie auf diese Schaltfl che um die Nachbearbeitungszeit vorzeitig abzubrechen Pause aktivieren Klicken Sie auf diese Schaltfl che um die Pause zu aktivieren Qo Pause deaktivieren Klicken Sie auf diese Schaltfl che um die Pause wieder zu deaktivieren o ll Anzeige Symbole Der momentane Status der Skills denen der Agent zugeordnet ist werden wie folgt angezeigt y ar Agent angemeldet Agent verf gbar Agent in Rufzustand 3 Agent besetzt g g Agent in Pause rr Agent in Nachbearbeitung Anrufe warten JJ Skill aktiv 85 Organisation in der Arbeitsgruppe Agentensteuerung mmm Mitglied eine Arbeitsgruppe Mit Hilfe der Agentensteuerung k nnen Sie sich als Mitglied einer Arbeitsgruppe an und abmelden sowie den Pausen und Nachbearbeitungsstatus aktivieren Ihr Systembetreuer konfiguriert welche Benutzer zu einer Arbeitsgruppe geh ren Ein Benutzer kann Mitglied von mehreren Arbeitsgruppen sein ll Rufverteilung Ein Anruf wird bei einem Mitglied der Arbeitsgruppe angeboten Nimmt es diesen nicht inner halb einer definierten Zeitspanne entgegen wird der Anruf beim n chsten Mitglied signalisiert Wird der Anruf auch vom letzten Mitglied nicht entgegengenommen beginnt es wieder beim ersten Mitglied zu rufen Ihr Systembetreuer
65. ie Sie eine Voice Mail Begr ssung einstellen erfahren Sie im Kapitel Voice Mail Begr ssungen Seite 78 E Voice Mail Begr ssungen Sie m chten eine neue Voice Mail Begr ssung aufsprechen oder eine andere aktivieren Sie k nnen festlegen mit welcher Voice Mail Begr ssung Ihre Anrufer begr sst werden sollen 78 ffnen Sie das Kontextmen des Telefonfensters und w hlen Sie Voice Mail Begr ssungen aus Fenster Voice Mail Begr ssungen wird ge ffnet Markieren Sie die gew nschte Begr ssung und nehmen Sie Ihre gew nschten Einstellungen vor in dem Sie auf die entsprechende Schaltfl che klicken Klicken Sie auf die Schaltfl che Aktiveren Begr ssung ist aktiviert eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 ee Konfiguration ll Benachrichtigungsprofile Sie m chten individuell bestimmen wie Sie im einzelnen Fall benachrichtigt werden Weisen Sie dazu dem Anwesenheitsprofil ein Benachrichtigungsprofil zu Benachrichtigungsprofile k nnen Sie aktivieren f r Benachrichtigung Anzeige Audio Benachrichtigungsprofil In einem Benachrichtigungsprofil ist festgehalten ob und wie ein bestimmtes Ereignis notifiziert werden soll Dazu werden den verschiedenen Ereignissen Infor mationsziele zugeordnet Sie k nnen zum Beispiel festlegen dass nach einem unbeantworte ten Anruf eine E Mail Nachricht generiert werden soll Audioprofil In einem Audioprofil ist festgeh
66. ie den Benutzer und klicken Sie auf die Schaltfl che Notiz bearbei ten Ed Fenster Notiz bearbeiten wird ge ffnet Hinweis Sie k nnen auch w hrend eines Gespr chs eine Notiz zu diesem Benutzer hin terlegen und mit OK best tigen Notiz l schen H Markieren Sie den Benutzer und klicken Sie auf die Schaltfl che Notiz l schen Notiz wird gel scht Flag Aufgabenliste zu Benutzer setzen zi Markieren Sie den Benutzer und klicken Sie auf die Schaltfl che Aufgabenliste Dieser Flag dient als Erinnerung z B Benutzer zur ckrufen Flag Aufgabenliste l schen EA Markieren Sie den Benutzer und klicken Sie erneut auf die Schaltfl che Aufga benliste Flag wird gel scht Benutzer sperren Markieren Sie den Benutzer und klicken Sie auf die Schaltfl che Sperren N Benutzer wird gesperrt Das heisst dass dieser Benutzer vom System nicht gel scht werden kann Sperren l schen M Markieren Sie den Benutzer und klicken Sie erneut auf die Schaltfl che Sperren Sperrung ist aufgehoben 24 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 Telefonbuch In den folgenden Abschnitten erfahren Sie welche Telefonb cher Ihnen zur Verf gung stehen und wie Sie diese verwenden Einstellungen des Telefonbuchs eese 26 Telefonbuch verwalten cceeeeee een 27 Funktionen im Telefonbuch ccce 30 25 Telefonbuch mamm
67. ie die gew nschte Gruppe aus ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Gruppe l schen aus Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja Gruppe ist gel scht ll Benutzer hinzuf gen ndern l schen Sie m chten neue Benutzer zu einer Gruppe hinzuf gen Sie k nnen die Eigenschaften Name Sound Pop up Deckkraft individuell f r jeden Benutzer einstellen Hinweis Benutzer k nnen gleichzeitig in mehreren Gruppen angeh ngt sein 38 Element hinzuf gen W hlen Sie die gew nschte Gruppe aus ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Element hinzuf gen aus Fenster Element Eigenschaften wird ge ffnet W hlen Sie den Typ Anwesenheit dann den gew nschten Benutzer und die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 N AnNwesenheitsanzeige und Kalender Eigenschaften ndern ffnen Sie das Kontextmen des Benutzers dessen Eigenschaften Sie ndern wollen mit der rechten Maustaste und klicken Sie auf Eigenschaften Fenster Element Eigenschaften wird ge ffnet W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert Element l schen ffnen Sie das Kontextmen des Benutzers den Sie l schen wollen mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Elemen
68. ie eine gew nschte Ziffernl nge ein Min externe Rufnummerl nge Wenn Sie das H klein bei ARV Information anzeigen setzen wird angezeigt wenn ein exter ner Anruf ber ein Anrufverteilungselement ARV ankommt Wenn Sie das H klein bei Sicht bar lassen w hrend Anruf oder R ckrufwunsch bleibt die Anzeige sichtbar e Im Register Sound k nnen Sie das gew nschte Rufger t sowie die Rufmelodien f r interne und externe Anrufe ausw hlen Im Register Alphawahl markieren Sie die Telefonb cher f r die Suche und die Anzahl der Suchresultate Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Alphawahl verwenden wenn Sie im Tele fonfenster auch mit Namen suchen bzw w hlen wollen ffnen Sie das Kontextmen des Telefonfensters und w hlen Sie Telefonieeinstel lungen aus Allgemein W hlen Sie das Register Allgemein aus W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit bernehmen Sound W hlen Sie das Register Sound aus gt Klicken Sie auf die Schaltfl che um die Liste der verf gbaren Soundda PIL teien zu ffnen Mit k nnen Sie die Sounddatei anh ren Best tigen Sie die Auswahl mit bernehmen Alphawahl W hlen Sie das Register Alphawahl aus W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit bernehmen E Telefonieren ber Aastra 2380ip Sie m chten die OfficeSuite mit dem Aastra 2380ip verbinden Das Aastra 2380ip bietet sich an um die OfficeSuite als Softphone
69. ie folgenden Anzeige Einstellungen Ihres Endger tes ndern Beleuchtung Dauer der Hintergrundbeleuchtung Aus Ein 10 min 1 Tag e Beleuchtungsintensit t Dunkle bis helle Hintergrundbeleuchtung Kontrast Kontrast zwischen Beleuchtung und Schrift Standbild Anzeigebild im Ruhezustand W hlen Sie im Konfigurationsfenster das Dialogfeld Endger t aus Falls Sie meh u rere Endger te angemeldet haben markieren Sie das gew nschte Endger t u W hlen Sie das Register Anzeige aus W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit ber nehmen Einstellungen sind gespeichert E Konfigurierbare Tasten Erweiterungstastenmodul Sie m chten eine Rufnummer oder eine Funktion auf eine verf gbare konfigurierbare Taste Foxtaste oder konfigurierbare Taste Ihres Endger tes speichern Welche konfigurierbaren Tasten Sie zur Verf gung haben ist abh ngig von Ihrem Endger t Details dazu erfahren Sie von Ihrem Systembetreuer oder in der Bedienungsanleitung zu Ihrem Endger t Sie k nnen jede Taste mit einem bestimmten Aktionstyp belegen so dass Sie mit einem Tasten druck auf Ihrem Endger t eine Aktion ausl sen k nnen Folgende Auwahl steht Ihnen zur Ver f gung Nummerntaste Auf jeder Foxtaste k nnen Sie eine auf jeder konfigurierbaren Taste jeweils zwei Rufnummern inklusive Namen speichern Funktionstaste Funktion aktivieren deaktivieren blicherweise ist die Funktion so zugeord
70. iert OfficeSuite starten EL Doppelklicken Sie auf Office Suite Die OfficeSuite wird gestartet Das Telefonfenster wird automatisch ge ffnet Wenn Sie die OfficeSuite zum ersten Mal starten falls noch nicht vom Ihrem Systembetreuer eingerichtet ffnen Sie das Kontextmen im Infobereich der Taskleiste mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Anwendungseinstellungen gt Verbindung aus Geben Sie unter Endger tenummer Ihre Benutzerrufnummer ein Geben Sie unter P N Ihre Benutzer PIN ein Best tigen Sie mit Verbinden gt Die OfficeSuite wird mit Ihrem Endger t verbunden Einstellungen EE EM x Proickallierung PIN Werbinden V erbindungsstaus Verbunden Telletung ausw hlen 3323 Nowak Brigite 1665 As Softphone verwenden Endger teauswahl aus OIP bernehmen Asgew hles Endge_ 2525 53507 Hinweise Der Verbindungsstatus zeigt an ob die Verbindung korrekt aufgebaut wurde Weitere Informationen zu Verbindung finden Sie im Kapitel Fenster Einstellungen Bedienung Seite 13 Wenn Ihre OfficeSuite in einer Citrix Terminalserver Umgebung eingebunden ist finden Sie dieses Men im Kontextmen des Telefonfensters Anwendungseinstel lungen 12 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 A OfficeSuite OfficeSuite einrichten Nach dem Starten der OfficeSuite kann die Konfi
71. in der Arbeitsgruppe Agentensteuerung mmm Einstellungen der Agentensteuerung In diesem Abschnitt erfahren Sie wie Sie die Agentensteuerung an Ihre pers nlichen Bed rfnisse anpassen k nnen E Einstellungen Setzen Sie das H klein bei Automatisch ein ausblenden um die verschiedenen Agenteneinstel lungen auszuw hlen ffnen Sie das Fenster Agentensteuerung ber ein Fenster Kontextmen gt Wei 7 tere Fenster gt Agentensteuerung ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie Einstellungen aus T Fenster Agentensteuerungs Einstellungen wird ge ffnet W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert E Fenstereinstellungen Sie m chten die Fenstereinstellungen der Agentensteuerung an Ihre pers nlichen Bed rfnisse anpassen Alle Einstellm glichkeiten erfahren Sie im Kapitel Fenster Einstellungen Bedie nung Seite 13 ffnen Sie das Kontextmen der Agentensteuerungsfensters und w hlen Sie T Fenstereinstellungen aus W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert 84 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 mmm Organisation in der Arbeitsgruppe Agentensteuerung ll Bedienungselemente Agent anmelden Klicken Sie auf diese Schaltfl che um sich als Agent anzumelden Si Agent abmelden Klicken Sie auf diese Schaltfl che um s
72. itsanzeige Anrufe einleiten k nnen ll Gespr che einleiten Halten Sie den Mauscursor ber den gew nschten Benutzer um eine der folgenden Aktionen auszul sen Anrufen ffnen Sie das Kontextmen des Benutzers welchen Sie anrufen wollen mit der rechten Maustaste und klicken Sie auf Anruf oder doppelklicken Sie Rufnummer wird gew hlt Durchsage ffnen Sie das Kontextmen des Benutzers an welchen Sie eine Durchsage starten wollen mit der rechten Maustaste und klicken Sie auf Durchsage an gt Durchsage wird gestartet R ckruf ffnen Sie das Kontextmen des Benutzers von welchem Sie einen R ckruf w nschen mit der rechten Maustaste und klicken Sie auf R ckruf von R ckruf wird aktiviert Nachricht senden ffnen Sie das Kontextmen des Benutzers an welchen Sie eine Textmeldung senden wollen mit der rechten Maustaste und klicken Sie auf Meldung senden an Fenster Textmeldung wird ge ffnet Schreiben Sie Ihre Meldung und best tigen Sie mit OK Textmeldung wird verschickt E Anrufe f r einen anderen Benutzer entgegennehmen Abh ngig vom Berechtigungsprofil das Ihnen Ihr Systembetreuer zugewiesen hat k nnen Sie den Anruf f r einen anderen Benutzer bernehmen ffnen Sie das Kontextmen des Benutzers dessen Anruf Sie bernehmen wollen und klicken Sie auf bernehmen von Sie sind verbunden 40 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2
73. kann einstellen ob der n chste Anruf zuerst wieder beim gleichen Mitglied signalisiert wird oder ob dieser zuerst beim n chsten Mitglied in der Reihe signalisiert wird um so eine gleichm ssigere Rufverteilung zu erreichen Bin Arbeitsgruppe an abmelden Sie sind Mitglied einer oder mehrerer Arbeitsgruppen und m chten sich an oder abmelden nur angemeldete Mitglieder erhalten die Anrufe der jeweiligen Arbeitsgruppe ffnen Sie das Fenster Agentensteuerung ber ein Fenster Kontextmen Wei Wn tere Fenster Agentensteuerung Alle Arbeitsgruppen in denen Sie angemeldet sind werden aufgelistet In eine Arbeitsgruppe anmelden Klicken Sie auf die Schaltfl che Anmelden a Sie sind in allen Arbeitsgruppen angemeldet in denen Sie als Mitglied ein getragen sind Aus einer Arbeitsgruppe abmelden Klicken Sie auf die Schaltfl che Abmelden A Sie sind in allen Arbeitsgruppen abgemeldet in denen Sie als Mitglied ein getragen sind E Anruf in Arbeitsgruppe entgegennehmen In einer Ihrer Arbeitsgruppe liegt ein Anruf an Der Anruf wurde eventuell bereits bei anderen Gruppenmitgliedern angeboten doch die waren besetzt Nun wird der Anruf bei Ihnen ange boten Das Telefonfenster zeigt an an welche Arbeitsgruppe sich der Anruf richtet e Klicken Sie auf die Gespr chstaste 86 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 mmus Organisation in der Arbeitsgruppe A
74. lossenen Telefonb cher kann sich die Reaktionszeit stark ver l ngern Schnellsuche P Klicken Sie auf zl im Telefonfenster und markieren Sie das gew nschte Tele fonbuch oder Alle Telefonb cher Schnellsuche Geben Sie im Fenster Schnellsuche die Anfangsbuchstaben des gesuchten Namens ein bis der gesuchte Benutzer erscheint Hinweis Damit die Schnellsuche angezeigt wird muss die Gr sse des Telefonbuchfens ters entsprechend angepasst werden Klicken Sie auf die Schaltfl che Anrufen und w hlen sie die gew nschte Ruf nummer aus gt Markierte Rufnummer wird gew hlt Suchen Erweiterte Suche Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen Fenster Erweiterte Suche wird ge ffnet Geben Sie Ihre Suchkriterien ein und klicken Sie auf die Schaltfl che Jetzt suchen Benutzer oder Liste wird angezeigt Markieren Sie den gew nschten Benutzer klicken Sie auf die Schaltfl che W hlen und w hlen Sie die gew nschte Rufnummer aus Markierte Rufnummer wird gew hlt Hinweise e Gross Kleinschreibung und Sonderzeichen haben keinen Einfluss auf die Suche Wie Sie einen neuen Kontakt in Ihrem privaten Telefonbuch erstellen k n nen erfahren Sie im Kapitel Neuen Telefonbucheintrag erstellen Seite 29 Die Erweiterte Suche kann auch ber das Kontextmen jeden Fensters ge ff net werden 53 Telefonieren mit Komfortfunktionen mmm E W hlen aus einer anderen Anwendung Sie befinden sich
75. lten wenn Anwesenheitsstatus ndert w hlen Sie die Profile f r die einzelnen Anwesenheitsstatus aus Unter Profil umschalten bei Applikationsereignis k nnen Sie das Profil f r jedes Ereignis ausw hlen Sobald sich Ihr Anwesenheitsstatus ndert oder ein Ereignis stattfindet und Sie Profile daf r festgelegt haben aktiviert der aktuelle Anwesenheitsstatus das zugewiesene Anwesenheits profil 20 W hlen Sie im Konfigurationsfenster das Dialogfeld Profile aus Markieren Sie das gew nschte Anwesenheitsprofil ffnen Sie das Kontext men mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Profilschalter aus Fenster Profilschalter wird ge ffnet W hlen Sie das gew nschte Profil f r jedes Ereignis aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert 75 Konfiguration mm E Allgemein Ihr Systembetreuer hat Ihre OfficeSuite mit Defaultprofilen ausgestattet Abh ngig vom Berechtigungsprofil das Ihnen Ihr Systembetreuer zugewiesen hat k nnen Sie diese Default profile bernehmen oder diese an Ihre Bed rfnisse anpassen Name Name des Profils Profilverf gbarkeit Privat steht nur seinem Besitzer zur Verf gung ffentlich steht allen OIP Benutzern zur Verf gung k nnen individuell aktiviert deaktiviert werden Vorlage dienen als Vorlage zum Erstellen ffentlicher und privater Profile Die Vorlage kann nicht direkt als Profil eingesetzt und deshalb nicht aktiviert werden System wird von einem OIP Diens
76. lungen aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert ll Fenstereinstellungen Sie m chten die Fenstereinstellungen der Anwesenheitsanzeige an Ihre pers nlichen Bed rf nisse anpassen Alle Einstellm glichkeiten erfahren Sie im Kapitel Fenster Einstellungen Bedienung Seite 13 ffnen Sie das Kontextmen des Anwesenheitsanzeige Fensters und w hlen Sie Fenstereinstellungen aus W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert 33 Anwesenheitsanzeige und Kalender mmm B Elementfeld Die Anwesenheitsanzeige zeigt Ihnen auf einen Blick welche Funktions oder Leitungstasten Sie einerseits konfiguriert haben und andererseits wie Ihre Teammitglieder oder Gruppen gerade verf gbar sind Der Anwesenheitsstatus der berwachten Benutzer wird einerseits durch unterschiedliche Farben der Benutzerfelder und durch die Statussymbole dargestellt F r noch mehr bersichtlichkeit k nnen Sie einzelne Elemente direkt auf Ihren Desktop ziehen oder flexibel nach Ihren W nschen anordnen Die Anzahl der Elementfelder wird durch die Fenstergr sse der Anwesenheitsanzeige begrenzt Benutzer 1 2 5 Stefan Nobel 25 3 t Besprechung Gesch hlich f Sitzung mil 4 dn B ro 1 Benutzer Name 2 Benutzer Rufnummer 3 Anwesenheitsstatus Abwesenheitsgrund Symbole siehe Kapitel Anzeige Symbole Telefonstatus Seite 35 4 Definition Benutzer Rufnummer Zei
77. m System nach circa 30 Minuten automatisch gel scht 54 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 N Telefonieren mit Komfortfunktionen B R ckruf beantworten Ein Benutzer bittet Sie um einen R ckruf Die Anzeige zeigt Bitte R ckruf R ckruf beantworten Auf Foxtaste Anrufen klicken Rufnummer wird gew hlt R ckruf deaktivieren Auf Foxtaste Zur ckstellen klicken R ckruf ist deaktiviert E Anklopfen bei einem internen Benutzer Sie m chten einen internen Benutzer sprechen Dieser Benutzer ist besetzt Durch Ihr Anklopfen empf ngt der Benutzer einen Anklopfton und Ihre Rufnummer oder Ihren Namen in seiner Anzeige Der Benutzer kann Ihren Anruf entgegennehmen weiterleiten oder abweisen Voraussetzung Der interne Benutzer darf die Funktion Anklopfen an seinem Telefon nicht gesperrt haben Konfiguration siehe Kapitel Schutz Seite 66 Fragen Sie Ihren Systembetreuer ob die Funktion Anklopfen im System erlaubt ist Benutzer ist besetzt Auf Foxtaste Anklopfen klicken W hlton ert nt Hinweis Wenn der Benutzer den Gespr chswunsch abweist oder Anklopfen nicht m g lich ist wird die Verbindung getrennt Besetztton E Anklopfen beantworten Sie f hren ein Gespr ch und h ren den Anklopfton und die Fusszeile zeigt Neuer Anruf Jemand m chte Sie dringend sprechen Sie k nnen den Anruf entgegennehmen weiterleiten oder abweisen Anruf
78. n B Hilfe Falls Sie einmal nicht mehr weiter wissen die OfficeSuite Hilfe steht Ihnen mit Rat und Tat zur Seite Folgende M glichkeiten die Hilfe aufzurufen stehen Ihnen zur Verf gung Hilfe aufrufen ffnen Sie das Kontextmen im Infobereich der Taskleiste mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Hilfe aus Fenster Hilfe wird ge ffnet Hilfe aufrufen im Men Dr cken Sie jeweils die Taste F1 Fenster Hilfe wird ge ffnet 18 Journal In den folgenden Abschnitten erfahren Sie wie Sie die bersicht und Kontrolle ber Ihre Anrufe Voice Mails und Textmeldungen bewahren Einstellungen des Joumals 3 une 19 EI ULT P H nalen ek 21 Textmeldungen und Voice Mail esses 22 Weitere Funktionen im Journal lesen 24 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 A Journal Einstellungen des Journals In diesem Abschnitt erfahren Sie wie Sie das Journal an Ihre pers nlichen Bed rfnisse anpassen k n nen E Einstellungen Unter Sichtbare Register k nnen Sie diejenigen Anruflisten aktivieren welche angezeigt werden sollen Aktivieren Sie ob ein Eintrag nach einer bestimmten Dauer oder wenn Sie zum n chsten Ein trag bl ttern als gelesen markiert werden soll Des Weiteren k nnen Sie den Journalmodus auf Dauerhaft alle Anrufe werden im Journal ein getragen Dynamisch Anrufe werden nur im Jour
79. nal eingetragen wenn die Applikation offen ist oder Deaktiviert Anrufe werden nie im Journal eingetragen stellen Setzen Sie das H klein Unter Eintrag als gelesen markieren und die gew nschten Einstellungen di Klicken Sie auf Hl im Telefonfenster I Fenster Journal wird ge ffnet ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie Einstellungen aus T Fenster Journaleinstellungen wird ge ffnet W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert E Fenstereinstellungen Sie m chten die Fenstereinstellungen des Journals an Ihre pers nlichen Bed rfnisse anpassen Alle Einstellm glichkeiten erfahren Sie im Kapitel Fenster Einstellungen Bedienung Seite 13 ffnen Sie das Kontextmen des Journal Fensters und w hlen Sie Fensterein kd stellungen aus W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert Journal ll Anzeige Symbole Eg 4 Unbaantwortet 42 4 Beantwortet f Gew nt Textmeldungen as voice mail Rufnummer Dabumiz eit Dauer E D Weitergeleitet von _ f OberiMarie Paule 00817616454 18 03 2008 10 44 32 00 00 50 APOSTROPH AG 00414190101 18 03 2008 09 22 38 00 05 05 l 0 0783201744 18 03 2008 18 16 28 00 02 15 Richner Aschi H 43838 18 03 2008 11 00010 00 01 08 Bier Bemhard 3656 17 03 2008 45 44 03 00 00
80. nster und w hlen Sie das Register Voice Mail aus Liste der Voice Mails wird angezeigt Voice Mail abh ren Markieren Sie den Benutzer klicken Sie auf die Schaltfl che Voice Mail abh ren und w hlen Sie das Medium mit welchem die Voice Mail abgespielt werden soll Voice Mail wird abgespielt Voice Mail aus Liste l schen Markieren Sie den Benutzer und klicken Sie auf die Schaltfl che Eintrag l schen Voice Mail wird aus Liste gel scht Hinweise e Lesen Sie im Kapitel Weitere Funktionen im Journal Seite 24 welche weite ren Funktionen Sie hier noch zur Verf gung haben e Wie Sie eine Voice Mail Begr ssung einstellen erfahren Sie im Kapitel Voice Mail Begr ssungen Seite 78 23 Journal m Weitere Funktionen im Journal Unabh ngig davon in welcher Liste Sie sich befinden k nnen Sie einen Eintrag wie folgt bearbeiten B Aktionen Benutzer in Telefonbuch speichern Markieren Sie den Benutzer und klicken Sie auf die Schaltfl che Kontakt Fenster Kontakt bearbeiten wird ge ffnet Vervollst ndigen Sie die Kontaktdaten und klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern und Schliessen u Hinweis Weitere Informationen zum Telefonbuch erfahren Sie im Kapitel Telefonbuch verwalten Seite 27 Benutzer aus Liste l schen Markieren Sie den Benutzer und klicken Sie auf die Schaltfl che Eintrag l schen Benutzer wird aus Liste gel scht Notiz zu Benutzer schreiben Markieren S
81. ntrag hinzuf gen 49 Kalendereintrag l schen LLsses 49 Konferenzgespr ch sess 58 Konfiguration u nee ERE ROO HR E ene 64 Konfigurierbare Tasten sesess 70 Kontextmen 3222 42 we 3 teippurs tdeo 70 L Lautst rke 2 68 Leitung wechseln eeeeeess 46 Leitungen andern sek een 44 Leitungen hinzuf gen ssesesssee 44 Leitungen l schen eese 44 Leitungsrechte sn eee aa 67 Leitungstaste eeeeeeeeeeeee nee 70 Leitungstaste am Endger t konfigurieren 47 Leitu ngstasten 122525 P eR RIRDERTO E ERES eR 41 Leitungstastenfeld sueesuse 42 M Makel serere Eau EUST MEO EN RTT PEN 57 Meldungen senden 31 61 Melodie dM Dr 68 N Nachbearbeitungszeit manuell beenden 87 Neues Profil rise 74 Nummerntaste 2e rr RRRRPRRRRRRRPER TS 70 O OfficeSuite einrichten 2 2222ecceeccen 13 OfficeSuite starten llssesseeesss 12 Organisation in der Arbeitsgruppe 83 Outlook Fenstereinstelllungen 15 P P arkelbl Sue alerts 59 Parken auf Leitungstaste suss 46 Passwort MMC 65 Pause aktivieren deaktiveren 87 Pers nliche Anruflenkung 62 Pers nliche Anruflenkungen konfigurieren 67 Pers nliche Einstellungen
82. nwesenheitsanzeige ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie Einstellungen aus Fenster Anwesenheitsanzeige Einstellungen wird ge ffnet W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert E Fenstereinstellungen Alle Einstellm glichkeiten erfahren Sie im Kapitel Fenstereinstellungen Seite 33 41 Anwesenheitsanzeige und Kalender mmm ll Bedienung der Leitungstasten Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben stehen Ihnen verschiedene M glichkeiten zur Bedienung der Leitungstasten zur Verf gung F r alle Varianten m ssen Sie zuerst die Lei tung mit der entsprechenden Tastenkombination oder einfachem Klick aktivieren Der Balken links im Leitungsfeld leuchtet f r kurze Zeit Bedienung ber Tastenkombinationen siehe Kapitel Fenster Einstellungen Bedienung Seite 13 und Einstellungen Seite 41 e Kontextmen mit rechter Maustaste ffnen und gew nschte Funktion ausw hlen Bedienung mit Doppelklick z B Leitung belegen beantworten mit 1 Doppelklick Anruf been den mit 2 Doppelklick Entparken ll Interntaste Wenn Sie nicht ber eine Leitungstaste telefonieren wollen telefonieren Sie mit der OfficeSuite wie im Kapitel Gespr che einleiten und Anrufe entgegennehmen Seite 51 beschrieben E Leitungstastenfeld Die Anwesenheitsanzeige zeigt Ihnen auf einen Blick welche Leitungen Sie zur Verf gung haben und deren Status Der Statu
83. omfortfunktionen Funktionen f r spezielle Situationen In diesem Abschnitt erfahren Sie welche M glichkeiten Ihnen Ihre OfficeSuite bietet damit Sie auch nicht allt gliche Situationen meistern Bl Anruf weiterleiten ablenken w hrend der Rufphase Sie m chten einen Anruf nicht selber entgegennehmen und ihn an einen andern Benutzer wei terleiten Mit der Funktion Weiterleiten k nnen Sie einen Anruf w hrend der Rufphase an einen internen oder externen Benutzer oder auf Ihre Voice Mail weiterleiten Ihre OfficeSuite ruft Sie m chten den Anruf weiterleiten Anruf weiterleiten Auf Foxtaste Weiterleiten klicken Rufnummer des Benutzers eingeben und mit Foxtaste Weiterleiten best tigen Der Anruf wird auf den gew nschten Benutzer weitergeleitet E Anruf abweisen w hrend der Rufphase Sie m chten einen Anruf nicht entgegennehmen Sie k nnen einen Anruf bereits w hrend der Rufphase abweisen Auf Foxtaste Abweisen oder Beendentaste klicken Die Verbindung wird abgewiesen und der Anrufer h rt den Besetztton E Meldungen senden Sie m chten einem Benutzer eine schriftliche Mitteilung machen Sie k nnen folgende Meldungen an einen Benutzer senden e Textmeldung ber PBX Die Meldung wird ber die PBX an PBX Benutzer gesendet e Textmeldung ber OIP Die Meldung wird ber OIP an OIP Benutzer gesendet E Mail Die Meldung wird als E Mail gesendet abh ngig von OfficeSuite Lizenz Wenden Sie sich an Ihren
84. rd gew hlt Hinweis Im Kapitel Weitere Funktionen im Journal Seite 24 lernen Sie alle weiteren verf gbaren Funktionen kennen B Anrufliste beantworteter Anrufe Sie m chten einen Benutzer zur ckrufen dessen Anruf Sie entgegengenommen hatten Ihre OfficeSuite speichert automatisch die Rufnummer dieses Benutzers Sie k nnen diesen Benutzer ber das Journal zur ckrufen Klicken Sie auf jt im Telefonfenster und w hlen Sie das Register Beantwortet It aus U Liste der beantworteten Anrufe wird angezeigt Benutzer anrufen Markieren Sie den Benutzer und klicken Sie auf die Schaltfl che Anrufen T Markierte Rufnummer wird gew hlt Hinweis Im Kapitel Weitere Funktionen im Journal Seite 24 lernen Sie alle weiteren verf gbaren Funktionen kennen 2 Journal m ll Liste gew hlter Nummern Sie m chten einen Benutzer anrufen den Sie bereits angerufen haben In der Liste der gew hlten Nummern speichert Ihre OfficeSuite automatisch die Rufnummern von Benutzern die Sie bereits angerufen haben wenn bekannt auch mit Namen Sie k nnen den Benutzer ber diese Liste zur ckrufen Klicken Sie auf f in der Anzeige T Die zuletztgew hlten Rufnummern werden angezeigt Oder t t Klicken Sie auf jt im Telefonfenster und w hlen Sie das Register Gew hlt aus Liste der zuletztgew hlten Anrufe wird angezeigt Benutzer anrufen Markieren Sie den Benutzer und klicken Sie auf die Schaltfl che Anru
85. rieren Funktion gt Per s nliche Anruflenkung und Anruflenkungs ID aus Liste ausw hlen Mit OK best tigen Funktionstaste f r lt Pers nliche Anruflenkung gt auf dem Endger t akti vieren deaktivieren E Ring Alone Sie m chten festlegen welches Ihrer Endger te bei ankommenden Anrufen akustisch ruft Wenn Ihnen Ihr Systembetreuer eine Rufnummer mit mehreren Endger ten eingerichtet hat k nnen Sie mittels Ring Alone bestimmen an welchem Endger t ein Anruf akustisch signali siert wird abh ngig vom Endger t Sobald Sie Ring Alone auf einem Endger t aktiviert haben wird der akustische Rufton f r alle anderen Endger te deaktiviert Ein ankommender Anruf wird in der Anzeige von allen End ger ten signalisiert Sie k nnen den Anruf an jedem Ihrer Endger te entgegennehmen Hinweis Wenn Sie f r ein Endger t gleichzeitig Ring Alone aktiviert und die pers nliche Anruflenkung deaktiviert haben wird ein ankommender Anruf nicht akustisch sondern nur in der Anzeige signalisiert Die Funktion muss auf eine Fox oder Funktionstaste des Endger ts siehe Kapitel Konfigurier bare Tasten Erweiterungstastenmodul Seite 70 oder auf eine Funktionstaste in der Anwesen heitsanzeige gelegt werden siehe Kapitel Funktionstaste hinzuf gen ndern l schen Seite 39 Ring Alone auf Funktionstaste in der Anwesenheitsanzeige speichern Funktionstaste konfigurieren Funktion PBX Operationen gt Ring Alone und End ger
86. s Wiederanruf Wenn der andere Benutzer nicht antwortet kommt der Anruf wieder zu Ihrem Telefon zur ck 58 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 ee Telefonieren mit Komfortfunktionen E Parken eines Gespr chspartners Sie m chten Ihren Gespr chspartner in Haltestellung halten ohne dass dadurch ein Telefonka nal belegt wird Sie k nnen Ihren Gespr chspartner lokal parken Ein lokal geparkter Gespr chspartner kann ausschliesslich von dem Telefon zur ckgeholt werden von welchem die Funktion ausgef hrt wurde Gespr chspartner parken Auf Foxtaste Parken klicken Gespr chspartner ist lokal geparkt rr Auf Beendentaste klicken Geparkten Gespr chspartner zur ckholen Auf Foxtaste Entparken klicken Im Freisprechen verbunden 59 Telefonieren mit Komfortfunktionen mmm Abwesenheiten In diesem Abschnitt erfahren Sie welche Anrufumleitungen Sie konfigurieren k nnen wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen m chten oder gerade keine Zeit haben einen Anruf entgegenzunehmen E Anrufumleitungen Sie k nnen die Zielnummern f r die Anrufumleitungen standardm ssig festlegen Sie k nnen folgende Anrufumleitungen einstellen Anrufumleitung AUL Die an Sie gerichteten Anrufe sollen auf ein anderes Ziel Telefon Voice Mail Vermittlung umgeleitet werden Anrufumleitung bei besetzt Die an Sie gerichteten Anrufe sollen nur auf ein anderes Ziel umge leite
87. s angezeigt werden Stellen Sie im Kapitel Audio Seite 68 den Aufmerksamkeitston f r Meldungen ein ffnen Sie das Kontextmen des Telefonfensters und w hlen Sie Benachrichti a gungen aus Fenster Benachrichtigungen wird ge ffnet Nehmen Sie Ihre gew nschten Einstellungen vor in dem Sie das entspre chende Kontrollk stchen aktivieren und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert 80 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 ee Konfiguration E Funktionsprofile Ein Funktionsprofil enth lt eine oder mehrere vordefinierte PBX Funktionen Beim Aktivieren des Funktionsprofils werden die Funktionen in der Sortierreihenfolge entweder ein oder aus geschaltet Einige Funktionen ben tigen f r die Ausf hrung noch zus tzliche Argumente Sie k nnen festlegen welches Profil automatisch aktiviert wird wenn Sie die OfficeSuite starten Bei Aktivierung oder ausschalten Bei Deaktivierung Weisen Sie dazu dem Anwesenheitsprofil ein Funktionsprofil zu Folgende Kategorien und ihre Funktionen stehen Ihnen zur Verf gung e Anrufumleitungen Anrufumleitung AUL Nachricht hinterlassen AUL zu Sucher Rufweiter schaltung RWS RWS zu Sucher AUL bei besetzt AUL zu Voice Mail RWS zu Voice Mail AUL bei besetzt zu Voice Mail Ruhe vor dem Telefon Schutz Schutz vor Anklopfen Aufschalten Durchsage Anrufumleitung Fast Take Fernbedie nung MCID Rufnumm
88. s der berwachten Leitungen wird einerseits durch unter schiedliche Farben und durch die Statussymbole dargestellt F r noch mehr bersichtlichkeit k nnen Sie einzelne Leitungen direkt auf Ihren Desktop ziehen oder flexibel nach Ihren W nschen anordnen Die Anzahl der Elementfelder wird durch die Fenstergr sse der Anwesenheitsanzeige begrenzt 42 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 N Anwesenheitsanzeige und Kalender Leitungstaste Tem agent Team My Group 4 Europe Asia G Ruf gehalten Dimitri 5 Annuf von Camille 5030 Vim Verrmertiber A 5011 Vig Vermieter B 150125 1 Anwesenheitsanzeige 2 Kontextmen Kontextmen ffnen Gruppen 4 Leitungsname Leuchtet wenn Leitung aktiviert 6 Anordnung Leitungsfelder Anordnung der Leitungsfelder kann fixiert oder ver ndert werden ll Farbanzeige Leitungsstatus N Verbunden intern N Verbunden extern f Abwesend N Besch ftigt Durchsage j Besprechung Konferenz i Nicht verf gbar Verf gbar a u 43 Anwesenheitsanzeige und Kalender mmm Gruppen und Leitungen Leitungstasten In diesen Abschnitten lernen Sie wie Sie Gruppen und Leitungen verwalten k nnen E Gruppe hinzuf gen l schen umbennen Sie m chten eine neue Gruppe hinzuf gen umbennen oder l schen Gruppe hinzuf gen ffnen Sie das Kontextmen des Anwesenheitsanzeige Fenst
89. s festlegen aus W hlen Sie Anwesenheitsstatus sowie Abwesenheitsgrund in der Auswahl aus geben Sie Betreff Ort und Dauer ein und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert In der Anzeige des Telefonfensters wird das entsprechende Symbol ange zeigt siehe Kapitel Einstellungen der Anwesenheitsanzeige Seite 33 Kli cken Sie einmal auf das Symbol f r Details Hinweise Wenn Sie die Endzeit eintragen wird dieser Termin automatisch im OIP Exchange Kalender eingetragen e Ihren eigenen Anwesenheitsstatus k nnen Sie auch ndern indem Sie in der Anwesenheitsanzeige das Kontextmen Ihres Benutzerfeld ffnen und Anwesenheit ausw hlen 37 Anwesenheitsanzeige und Kalender mmm Gruppen und Elemente Anwesenheitsanzeige In diesen Abschnitten lernen Sie wie Sie Gruppen und Elemente verwalten k nnen Bl Gruppe hinzuf gen l schen umbennen Sie m chten eine neue Gruppe hinzuf gen umbennen oder l schen Gruppe hinzuf gen ffnen Sie das Kontextmen des Anwesenheitsanzeige Fensters und w hlen Sie Gruppe hinzuf gen aus Geben Sie einen neuen Gruppennamen ein und best tigen Sie mit OK Einstellung ist gespeichert Gruppe umbennen W hlen Sie die gew nschte Gruppe aus ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Gruppe umbennen aus Geben Sie einen neuen Gruppennamen ein und best tigen Sie mit OK Einstellung ist gespeichert Gruppe l schen W hlen S
90. sche nderungen und Lieferm glichkeiten vorbehalten Copyright O Aastra Technologies Limited Ce AASTRA eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009
91. staste 7 oder Foxtaste Antworten klicken Lauth ren ist automatisch aktiviert Eine von Ihnen hinterlegte Tastenkombination siehe Kapitel Fenster Einstellungen Bedie nung Seite 13 verwenden Lauth ren ist automatisch aktiviert Hinweis Beenden Sie Lauth ren indem Sie den H rer am Endger t abheben ll Gespr ch beenden Um ein Gespr ch zu beenden stehen Ihnen die folgenden M glichkeiten zur Verf gung H rer am Endger t auflegen Auf Beendentaste 7 oder Foxtaste Beenden klicken Eine von Ihnen hinterlegte Tastenkombination siehe Kapitel Fenster Einstellungen Bedie nung Seite 13 verwenden B W hlen mit Rufnummer ffnen Sie das Telefonfenster der OfficeSuite Hier k nnen Sie Anrufe einleiten Anrufe entge gennehmen oder bearbeiten Nachdem Sie eine Rufnummer direkt oder mit Hilfe des Wahlblocks ffnen ber Kontextmen Weitere Fenster Wahlblock eingegeben haben stehen Ihnen folgende M glichkeiten zur Gespr chsverbindung zur Verf gung e Enter Taste auf der PC Tastatur dr cken Telefonfenster muss aktiviert sein Lauth ren ist automatisch aktiviert Auf Gespr chstaste 7 oder Foxtaste Anrufen klicken Lauth ren ist automatisch aktiviert Hinweis Anrufe einleiten k nnen Sie auch direkt aus demTelefonbuch W hlen aus Telefonbuch Seite 52 aus dem Journal Anruflisten Seite 21 oder aus der Anwesenheitsanzeige Aktionen in der Anwesenheits anzeige Seite 40
92. t erzeugt und ist in der Regel nicht ver nderbar Profil nicht deaktivierbar durch Profilschalter Das Profilkann nur manuell deaktiviert werden und nicht ber den Profilschalter Mehr Informationen finden Sie im Kapitel Profilschalter Seite 75 Anwesenheitsstatus z B Verf gbar Besprechung Wird im Benutzerfeld in der Anwesenheitsan zeige eingeblendet Mehr Informationen siehe Kapitel Anwesenheitsstatus Seite 73 Abwesenheitsgrund z B Gesch ftlich Ferien Arzt Wird im Benutzerfeld in der Anwesenheitsan zeige eingeblendet Betreff Text der im Benutzerfeld in der Anwesenheitsanzeige eingeblendet wird Ort Wird im Benutzerfeld in der Anwesenheitsanzeige eingeblendet 25 W hlen Sie im Konfigurationsfenster das Dialogfeld Profile aus Markieren Sie das gew nschte Profil und w hlen Sie das Register A lgemein aus W hlen Sie Ihre gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit ber nehmen Einstellungen sind gespeichert Hinweis Die gesamte Profilkonfiguration k nnen Sie ffnen indem Sie das gew nschte Profil markieren das Kontextmen mit der rechten Maustaste ffnen und Kon figuration ausw hlen 76 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 ee Konfiguration Bl Anrufumleitungsprofile Sie k nnen die Zielnummern f r die Anrufumleitungen standardm ssig festlegen Mehr Informationen finden Sie im Kapitel Abwesenheiten Seite 60
93. t l schen Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja Element ist gel scht E Funktionstaste hinzuf gen ndern l schen Sie m chten neue Funktionstasten zu einer Gruppe hinzuf gen Sie k nnen die Eigenschaften Name Tastenkombination Pop up Deckkraft individuell f r jede Funktionstaste einstellen Element hinzuf gen W hlen Sie die gew nschte Gruppe aus ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Element hinzuf gen aus Fenster Element Eigenschaften wird ge ffnet W hlen Sie den Typ Funktionstaste klicken Sie auf die Schaltfl che ndern um die gew nschte Funktion und die gew nschten Einstellungen auszuw hlen und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert Eigenschaften ndern ffnen Sie das Kontextmen der Funktionstaste deren Eigenschaften Sie ndern wollen mit der rechten Maustaste und klicken Sie auf Eigenschaften Fenster Element Eigenschaften wird ge ffnet W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert Element l schen ffnen Sie das Kontextmen der Funktionstaste die Sie l schen wollen mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Element l schen Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja Element ist gel scht 39 Anwesenheitsanzeige und Kalender mmm Aktionen in der Anwesenheitsanzeige In diesen Abschnitten lernen Sie wie Sie direkt in der Anwesenhe
94. t werden wenn Sie bereits am Telefon besetzt sind Rufweiterschaltung RWS Sie m chten dass Anrufe die bei Ihnen ankommen zus tzlich an ein anderes Ziel weitergeschaltet werden Der Ruf ert nt bei Ihnen und dem anderen Ziel Ob es am anderen Ziel mit Verz gerung ruft ist in der Systemkonfiguration festgelegt Wer zuerst abhebt nimmt das Gespr ch entgegen Abh ngig von der Systemkonfiguration kann die Rufweiterschal tung auch dann aktiv sein wenn Ihr Telefon besetzt ist siehe Kapitel Ziele Seite 66 Hinweis Eine Umleitung gilt f r alle angeschlossenen Endger tel ffnen Sie das Kontextmen des Telefonfensters und w hlen Sie Anrufumlei T tungen aus Fenster Anrufumleitungen wird ge ffnet W hlen Sie das gew nschte Register Anrufumleitung AUL Anrufumleitung bei Besetzt Rufweiterschaltung RWS aus und anschliessend das gew nschte Ziel Rufnummer Voice Mail Textmeldung Vermittlung Twin aus Geben Sie die gew nschte Rufnummer ein oder w hlen Sie das gew nschte Ziel Voice Mail Textmeldung Vermittlung aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert In der Anzeige wird das entsprechende Symbol angezeigt Symbole siehe Kapitel Anzeige Symbole Anrufumlei tungen Seite 5 Hinweis Beachten Sie dass nur eine Umleitung gleichzeitig aktiviert sein kann 60 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 N Telefonieren mit K
95. te ID aus Liste ausw hlen Mit OK best tigen Ring Alone aktivieren deaktivieren Funktionstaste f r lt Ring Alone gt in der Anwesenheitsanzeige mit Doppelklick aktivieren deaktivieren Ring Alone auf Fox Funktionstaste des Endger ts speichern Funktionstaste konfigurieren Funktion gt Ring Alone und Endger te ID aus Liste ausw hlen Mit OK best tigen Funktionstaste f r lt Ring Alone gt auf dem End ger t aktivieren deaktivieren 63 Konfiguration In den folgenden Abschnitten erfahren Sie wie Sie die Grundeinstellungen der OfficeSuite Ihren per s nlichen Bed rfnissen anpassen k nnen damit sie sich optimal mit den anderen T tigkeiten auf Ihrem PC verbindet Die Einstellungen in der Konfiguration sind abh ngig davon an welchem System Ihr Endger t ange schlossen ist siehe Kapitel System und Softwareabh ngigkeit Seite 17 Einstellungen der Konfiguration esee 65 BENUTZER q 65 Uv ee ee ee ee 68 o Eee ee ee 73 64 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 A Konfiguration Einstellungen der Konfiguration In diesem Abschnitt erfahren Sie wie Sie die Konfiguration an Ihre pers nlichen Bed rfnisse anpas sen k nnen ll Fenstereinstellungen Sie m chten die Fenstereinstellungen der Konfiguration an Ihre pers nlichen Bed rfnisse anpassen Alle Einstellm glichkeiten erfahren Sie im Kapitel Fens
96. ten aus W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit OK Einstellung ist gespeichert Kalendereintrag l schen W hlen Sie den gew nschten Eintrag aus ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste und w hlen Sie L schen aus Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja Eintrag ist gel scht 49 Telefonieren mit Komfortfunktionen In den folgenden Abschnitten erfahren Sie welche Komfortfunktionen Ihnen Ihr Telefon bietet um verschiedene Alltagssituationen elegant zu meistern Bitte beachten Sie dass einige Leistungsmerkmale nicht an allen Systemen oder mit allen System versionen unterst tzt werden Gespr che einleiten und Anrufe entgegennehmen 51 Funktionen im Gespr ch nutzen 22222202eeeeeeneeeeneen nen 57 ADWESENNEIEN zueigen 60 Funktionen f r spezielle Situationen lese 61 50 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 N Telefonieren mit Komfortfunktionen Gespr che einleiten und Anrufe entgegennehmen In diesem Abschnitt erfahren Sie welche M glichkeiten die OfficeSuite bietet um ein Gespr ch ein zuleiten oder Anrufe entgegenzunehmen E Anruf entgegennehmen Ihr Telefon ruft und das Telefonfenster erscheint im Vordergrund Sie m chten den Anruf entge gennehmen Folgende M glichkeiten stehen Ihnen zur Verf gung H rer am Endger t abheben Auf Gespr ch
97. ter Einstellungen Bedie nung Seite 13 ffnen Sie das Kontextmen des Konfigurations Fensters und w hlen Sie Fens 7 tereinstellungen aus W hlen Sie die gew nschten Einstellungen aus und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert Benutzer Unternehmen Sie die folgenden Teilschritte um Ihr pers nlichen Einstellungen festzulegen E Pers nliche Einstellungen Sie k nnen Ihre pers nlichen Daten wie Passwort f r die OfficeSuite Grundeinstellung 0000 Ihre Benutzer P N sowie Ihre pers nlichen Telefonnummern und E Mailadressen eingeben Hinweis Ihre PIN ist f r alle Ihre Endger te g ltig Fr W hlen Sie im Konfigurationsfenster das Dialogfeld Benutzer aus JY W hlen Sie das Register Pers nliche Einstellungen aus Passwort Endger te PIN eingeben Klicken Sie auf J ndern Sie den Wert und und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert Passwort Endger te PIN ndern d Klicken Sie auf L ndern Sie den Wert und und best tigen Sie mit OK Einstellungen sind gespeichert 65 Konfiguration mm B Ziele Abh ngig vom Berechtigungsprofil das Ihnen Ihr Systembetreuer zugewiesen hat sind Sie berechtigt in der OfficeSuite folgende Ziele und Optionen f r Ihr Endger t einzustellen Vorbestimmte Ziele Anrufumleitung AUL und RWS erfolgen auf ein bestimmtes Ziel Umleitungsoptionen Wenn Sie RWS bei besetzt aktiviert haben wird ein ankommender Anruf direkt w
98. tionstaste w Funktion Funktion deaktiviert j Funktion aktiviert 36 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 A AnNwesenheitsanzeige und Kalender Anwesenheitsstatus Der Anwesenheitsstatus zeigt Ihren aktuellen Status an Der Anwesenheitsstatus wird je nach Ziel automatisch gesetzt oder Sie ndern diesen manuell In der Anwesenheitsanzeige wird der Betreff des Kalendereintrages sowie der Anwesenheitsstatus automatisch angezeigt Bei Kalendereintr ge die als privat markiert sind wird statt dem Betreff Besetzt angezeigt Wenn Sie die Erinnerungsfunktion aktivieren wird bei entsprechender Einstellung siehe Kapitel Benachrichtigungen Seite 80 eine Erinnerungsnachricht auf Ihrem Endger t angezeigt Auch Kalendereintr ge im Microsoft Outlook werden zur Erinnerung auf Ihrem Endger t angezeigt mehr Informationen zur Synronisation finden Sie im Kapitel Fenster Einstellungen Outlook Seite 15 Dies ist besonders mit den mobilen Handapparaten von grossem Nutzen da die Termine auch unterwegs angezeigt werden Bei aktiviertem Twincomfort Modus wird die Erinnerungsnachricht auf dem Handapparat ange Zeigt ll Anwesenheitsstatus festlegen Sie m chten Ihren Anwesenheitsstatus manuell festlegen Mehr Informationen zum Anwesenheitsstatus finden Sie im Kapitel Anwesenheitsstatus Seite 73 ffnen Sie das Kontextmen des Telefonfensters und w hlen Sie Anwesen T heitsstatu
99. tungstaste geh rige Rufnummer W hlen Sie die gew nschte Leitungstaste aus und belegen Sie die Taste Lei tung belegen beantworten mit Doppelklick Ihrer Tastenkombination oder via Kontextmen Leitung ist automatisch extern belegt Rufnummer im Telefonfenster eingeben Oder Rufnummer z B im Telefonbuch suchen und auf gew nschte Leitungstaste ziehen Rufnummer wird gew hlt 45 Anwesenheitsanzeige und Kalender mmm Bl Anruf auf Leitungstaste parken Sie sind mit Ihrem Gespr chspartner ber eine Leitungstaste verbunden und m chten ihn parken Sie k nnen Ihren Gespr chspartner auf der aktuellen Leitungstaste parken Anruf parken Gespr chspartner via Kontextmen Parken Anruf ist geparkt Hinweis W hrend Ihr Gespr chspartner auf der Leitung wartet haben Sie Ruhe vor dem Telefon k nnen aber diese Leitung nicht f r ein weiteres Gespr ch ver wenden Geparkten Anruf zur ckholen Gespr chspartner via Kontextmen Entparken zur ckholen Sie sind wieder mit dem geparktem Gespr chspartner verbunden E Aktive Leitung wechseln Sie befinden sich in einem Gespr ch und m chten einen Anruf auf einer anderen Leitungstaste entgegennehmen oder einen Anruf t tigen Sie k nnen mit Doppelklick die gew nschte Leitung belegen Das aktive Gepr ch wird automa tisch lokal geparkt Anruf parken und Leitung wechseln Doppelklicken Sie auf die gew nschte Leitung gt Aktives Gespr ch wird
100. uellen konfigurieren Klicken Sie auf die Schaltfl che Quellen konfigurieren oder Ziele konfigurieren ad w hlen Sie das gew nschte Ereignis oder Ziel aus klicken Sie auf die Schaltfl che m und best tigen Sie mit OK W hlen Sie unter Sichtbarkeit den gew nschten Informationsgehalt aus und best tigen Sie bernehmen 79 Konfiguration mm Quellen Ziele entfernen Markieren Sie das gew nschte Profil und die gew nschte Quelle das gew nschte Ziel und klicken Sie auf die Schaltfl che Entfernen dann berneh men Einstellung wird gel scht Anzeigprofil konfigurieren Markieren Sie das gew nschte Profil nehmen Sie Ihre gew nschten Einstel lungen vor und best tigen Sie mit bernehmen Profil ist konfiguriert Audioprofil konfigurieren Markieren Sie das gew nschte Profil nehmen Sie Ihre gew nschten Einstel lungen vor und best tigen Sie mit bernehmen Profil ist konfiguriert Hinweise Default Profile k nnen Sie nicht ndern Die gesamte Profilkonfiguration k nnen Sie ffnen indem Sie das gew nschte Profil markieren das Kontextmen mit der rechten Maustaste ffnen und Konfigurationen ausw hlen ll Benachrichtigungen Sie k nnen festlegen dass Sie bei Neue Voice Mail Meldungen von internen externen Anrufen und unbeantworteten beantworteten Anrufen mit einer E Mail benachrichtigt werden Sie k nnen auch festlegen dass Kalenderereignisse auf der Anzeige Ihres Endger te
101. ummereieun O Verbindung abbauen und Leitung wieder belegen Tab 2 Beispiele wie Sie eine Funktion formulieren k nnen Leitung belegen I zuletzt gew hlte Rufnummer w hlen R 1201 Leitung belegen I und Rufnummer 201 w hlen Leitung belegen I I 21201X Anrufumleitung 21 auf Rufnummer 201 aktivieren Verbindung abbauen X Hinweise Funktionen die nicht ber das Men angeboten werden k nnen Sie mit Funk tionscodes aktivieren Einen Funktionscode k nnen Sie direkt eingeben oder auf einer Taste spei chern Einige Funktionscodes k nnen Sie nur ausf hren wenn die gleiche Funktion nicht auch ber das Men bedienbar ist Einige Funktionscodes stehen je nach System und Softwareversion nur beschr nkt zur Verf gung B Funktionscodes Eine Liste aller Funktionscodes finden Sie im User s Guide Procedures http www aas tra com docfinder 72 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 ee Konfiguration Profile Mit Hilfe der Anwesenheitsprofile k nnen Sie Ihre ankommenden Anrufe individuell und unter Ber cksichtigung Ihres Anwesenheitsstatus verwalten Wenn Sie den Arbeitsplatz verlassen k nnen Sie das f r die Abwesenheit vorgesehene Anwesenheitsprofil aktivieren Dieses regelt w hrend Ihrer Abwesenheit die Anruflenkung die Anruf Benachrichtigung und steuert die Voice Mail Aktionen Sobald Sie wieder zur ck am Arb
102. wischen Outlook und OfficeSuite einzuschalten 2 Abh ngig vom Berechtigungsprofil das Ihnen Ihr Systembetreuer zugewiesen hat k nnen Sie das gew nschte Outlook Profil ausw hlen 3 W hlen Sie Ihre gew nschten Synchronisations Einstellungen aus und best tigen Sie mit bernehmen OfficeSuite und Outlook werden gem ss Ihren Einstellungen synchronisiert Synchronisation manuell starten ffnen Sie das Kontextmen im Infobereich der Taskleiste mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Sync mit Outlook jetzt aus Manuelle Synchronisation von Outlook und OfficeSuite wird jetzt gestartet Synchronisationsbericht ffnen Sie das Kontextmen im Infobereich der Taskleiste mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Sync Bericht zeigen aus Letzte Synchronisation wird angezeigt ll Fenster Einstellungen Protokollierung Sie k nnen einstellen f r welche Log Stufe eine Log Datei geschrieben werden soll Wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer f r mehr Informationen OfficeSuite mmmmmmmmm E Telefonieeinstellungen Nachdem Sie die OfficeSuite gestartet haben k nnen Sie Ihre Telefonieeinstellungen vornehmen Im Register Allgemein Externe Rufnummern identifizieren k nnen Sie einstellen dass externe Nummern bei einem abgehenden Anruf automatisch als externe Rufnummern erkannt wer den bernehmen Sie entweder Einstellungen des Systems System Defaulteinstellungen ver wenden oder geben S
103. zeige und Kalender Mit Hilfe der Anwesenheitsanzeige k nnen Sie sowohl den Telefoniezustand frei im Gespr ch eines gew nschten Benutzers als auch dessen Anwesenheitsstatus Verf gbar Besch ftigt Besprechung einsehen Direkt von der Anwesenheitsanzeige k nnen Sie zudem zum Beispiel Textmeldungen sen den oder einen Anruf einleiten Wenn Sie die entsprechenden Synchronisationseinstellungen vorgenommen haben siehe Kapitel Fenster Einstellungen Outlook Seite 15 werden die Kalender Ihrer OfficeSuite als auch Ihres Out look gem ss Ihren Einstellungen synchronisiert Bestimmen Sie dort wo Sie Ihre Kalendereintr ge vornehmen In der Anwesenheitsanzeige konfigurieren Sie ebenfalls Ihre Funktionstasten und wenn von Ihrem Systembetreuer eingerichtet Ihre Leitungstasten Einstellungen der Anwesenheitsanzeige eee ee eeeeees 33 Anwesenneltsstatus anna reisen 37 Gruppen und Elemente Anwesenheitsanzeige 222222 38 Aktionen in der Anwesenheitsanzeige lessen 40 adytis L 41 Gruppen und Leitungen Leitungstasten 22222eseeeeeeneeee nn 44 Aktionen Cetungstastel oce baee vai ORAN RA ch CE dete 45 Leitungstasten am Endger t konfigurieren lseeseeuue 47 UI o 48 Aktionen im Kalender u ea 49 32 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 eud 0962 2 0 OfficeSuite 2 3 0 04 2009 M AnNwesenheitsanzeige und Kalen

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